Tiểu luận : Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và thực hiện các văn bản của cơ quan

Bài tiểu luận
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
B. NỘI DUNG...................................................................................................3
I.Khái quát về tổ chức và hoạt động của cơ quan..............................................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan ................4
1.1. Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn:...................................4
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn:..................5
2. Cơ cấu tổ chức huyện Triệu Sơn...................................................................9
II. Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản .............12
2.1. Khái quát về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi, đến....12
2.2. Tình hình công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản đi của
UBND huyện Triệu Sơn..................................................................................13
2.3. Tình hình công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản đến của
UBND huyện Triệu Sơn..................................................................................15
III. Đánh giá ưu, nhược điểm công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn
bản của UBND huyện Triệu Sơn.....................................................................19
3.1. Ưu điểm....................................................................................................19
3.2. Nhược điểm..............................................................................................20
3.3. Nguyên nhân của những hạn chế..............................................................21
3.4. Giải pháp..................................................................................................21
C. KẾT LUẬN.................................................................................................23

Sinh viên: Quách Thị Thơm

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
A. LỜI NÓI ĐẦU

Xã hội ngày càng hiện đại với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, kéo theo
mọi ngành nghề, lĩnh vực cũng phát triển cho thấy rõ vai trò quan trọng của thông
tin đối với sự phát triển, tồn tại của các cơ quan tổ chức nói riêng và đối với toàn
xã hội nói chung. Thông tin trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng cho mỗi
cơ sở, cơ quan, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm tạo ra chất lượng, hiệu quả trong
quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Như vậy một trong những vấn đề
đặt ra đối với các cơ sở, đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp…phải giải quyết là nâng
cao chất lượng hoạt động của văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình. Việc
củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng đặc biệt là trong công tác kiểm
soát và tổ chức thực hiện các văn bản của đơn vị trợ giúp đắc lực về công tác thông
tin cho quản lý đang là nhu cầu bức thiết của xã hội
Trong tình hình hiện nay nước ta đang từng bước phát triển và hội nhập vào
nền kinh tế tri thức, công tác văn phòng trở thành nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ
quan, đơn vị đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay
các cơ quan, đơn vị phải tăng cường đầu tư trang thiết bị hiện đại vừa phải thường
xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ cho mỗi cán bộ, nhân viên
trong văn phòng
Qua quá trình khảo sát thực tế về hoạt động của văn phòng tại UBND huyện
Triệu Sơn em chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động
của văn phòng trong công tác kiểm soát và thực hiện các văn bản của cơ quan” làm
đề tài cho bài tiểu luận môn kỹ năng tổ chức kiểm tra của mình. Đây là một đề tài
có lẽ đã có nhiều công trình nhiên cứu, song đối với UBND huyện Triệu Sơn với
những hoạt động mang tính chất đặc thù của một cơ quan hành chính nhà nước vẫn
chưa có một giải pháp nào phù hợp với tình hình thực tiễn của cơ quan. Giải quyết
vấn đề này nhằm đánh giá thực trạng và đưa ra một số biện pháp, kiến nghị em
muốn đóng góp một phần nhỏ bé trong bước đầu nghiên cứu và nâng cao hiệu quả
hoạt động của công tác văn phòng đặc biệt là trong công tác kiểm soát và tổ chức
thực hiện các văn bản của cơ quan tại UBND huyện Triệu Sơn, đồng thời góp phần
vào công cuộc cải cách hành chính hiện nay tại cơ quan.
Sinh viên: Quách Thị Thơm

1

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
Qua đây em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đối với thầy giáo Nguyễn Hữu
Danh và các thầy cô giáo trong khoa quản trị văn phòng đã truyền đạt cho em
những kiến thức chuyên ngành, những kinh nghiêm bổ ích và đã nhiệt tình giúp đỡ
để em hoàn thành tốt bài tiểu luận của mình. Bài tiểu luận là kết quả của quá trình
nghiên cứu, khảo sát và đánh giá của bản thân em về công tác quản lý, kiểm soát
và thực hiện văn bản của UBND huyện Triệu Sơn
Bài tiểu luận gồm 3 phần:
Phần 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của cơ quan
Phần 2: Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
Phần 3: Đánh giá ưu, nhược điểm công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện
các văn bản của UBND huyện Triệu Sơn
Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình khảo sát, nghiên cứu và tổng hợp thông
tin nhưng do thời gian và kinh nghiệm cũng như kiến thức còn nhiều hạn chế nên
không thể tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy em mong thầy cô và các bạn góp ý để
em ó thể hoàn thiện tốt hơn bài tiểu luận của mình
Em xin chân thành cảm ơn!
Triệu Sơn, ngày 28 tháng 5 năm 2015
Sinh viên
Quách Thị Thơm

Sinh viên: Quách Thị Thơm

2

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
B. NỘI DUNG
I.Khái quát về tổ chức và hoạt động của cơ quan
• Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Triệu Sơn
- Vị trí địa lý: Huyện có diện tích 292.2 km², phía Đông giáp huyện Đông
Sơn, phía Đông Nam giáp huyện Nông Cống, phía Nam giáp huyện Như Thanh,
phía Tây Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây Bắc giáp huyện Thọ Xuân, phía
Đông Bắc giáp huyện Thiệu Hóa. Triệu Sơn là một huyện bán sơn địa nhưng diện
tích chủ yếu vẫn là đồng bằng, địa hình thấp dần về phía Bắc, với vài con sông
suối nhỏ chảy vào sông Chu ở hai huyện bên: Thọ Xuân và Thiệu Hóa, ở phía Nam
có một vài ngọn núi thấp với độ cao khoảng 250 – 300 m, như núi Nưa ở xã Tân
Ninh. Cực Nam là xã Tân Ninh, cực Tây là xã Bình Sơn, cực Đông là xã Đồng
Tiến. Dân số là 208.300 người (1999) gồm 3 dân tộc Kinh, Mường, Thái.
- Địa hình: Thuộc vùng đồng bằng tỉnh Thanh Hóa, có địa hình trung du miền núi và địa hình đồng bằng. Địa hình này khá pháy triển cho việc trồng cây
lâm nghiệp và cây nông nghiệp.
- Khí hậu: Nằm trong tiểu vùng khí hậu đồng bằng Thanh Hóa, có nền nhiệt
độ cao, có lượng mưa lớn, chịu ảnh hưởng của gió Tây khô nóng về mùa Hè;
sương giá, sương muối về mùa Đông.
• Tài nguyên thiên nhiên:
- Tài nguyên đất trồng: Tổng diện tích đất đai huyện quản lý và sử dụng
thường xuyên: 29.195,82 ha được cơ cấu như sau:
- Đất nông nghiệp: 14.382'66 ha chiếm

49, 26% diện tích tự nhiên;

- Đất lâm nghiệp:

13,28%

3.876,69 ha chiếm

diện tích tự nhiên;

- Đất chuyên dùng: 4.111,34 ha chiếm

14,08% diện tích tự nhiên;

- Đất ở:

4,05% diện tích tự nhiên;

1.183,70 ha chiếm

- Đất chưa sử dụng: 5.641,43 ha chiếm

19,32% diện tích tự nhiên;

- Tài nguyên rừng: Tổng diện tích rừng toàn huyện 2.837,15 ha (bao gồm
385,7 ha rừng tự nhiên và 2.451,45 ha); Rừng mới được trồng từ năm 1990 trở lại
đây, chủ yếu là Bạch đàn, Keo tai tượng, Bồ đề và rừng hỗn hợp tre, nứa, luồng.
Sinh viên: Quách Thị Thơm

3

Lớp: Quản trị văn phòng K1B

Bài tiểu luận
- Tài nguyên khoáng sản: Trên địa bàn huyện Triệu sơn có: mỏ Sắt - man
gan ở xã Hợp thành; mỏ Crom ở các xã Tân Ninh, Thái Hòa, Văn Sơn; Sét làm
gạch ngói ở các xã Dân Lực, Dân lý, Hợp Thành, Minh Sơn; Đá vôi ở xã Đồng
Thắng; Than bùn ở các xã Thọ Tiến, Thọ Bình, Minh Sơn.
- Tài nguyên nước: Triệu Sơn được hưởng lợi từ nguồn nước sông Chu và
các sông Hoàng, sông Nhơm.
- Giáo dục: Huyện có các trường Cấp 3 gồm: thpt Triệu Sơn 1, thpt Triệu
Sơn 2, thpt Triệu Sơn 3, thpt Triệu Sơn 4, Dân lập Triệu Sơn, thpt Triệu Sơn 5,
thpt Triệu Sơn 6, TTGTTX Triệu Sơn.
- Y Tế: Các cơ sở y tế được trang bị tương đối đầy đủ các trang thiết bị
khám và chữa bệnh nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân trong địa bàn huyện.
Với những yếu tố trên huyện Triệu Sơn hướng tới mục tiêu và định hướng:
Giữ vững ổn định về chính trị, tận dụng thời cơ thuận lợi, vượt qua khó khăn thách
thức tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tiềm năng và nguồn lực, thúc đẩy
quan hệ sản xuất mới phát triển, tạo môi trường thông thoáng thu hút mọi thành
phần kinh tế tham gia, tạo bước đột phá trong phát triển kinh tế, đẩy nhanh tốc độ
đô thị hóa. Kết hợp hài hòa giữa tăng trưởng kinh tế với giải quyết tốt vấn đề an
sinh xã hội, bảo vệ môi trường, củng cố quốc phòng an ninh. Hình thành dần cơ
cấu kinh tế nông - công nghiệp - dịch vụ và chuyển dịch theo hướng cơ cấu kinh tế
công nghiệp - dịch vụ - nông nghiệp.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
1.1. Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn:
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố

quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Sinh viên: Quách Thị Thơm

4

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ trung ương tới cơ sở.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn:
a) Trong lĩnh vực kinh tế
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức
và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân
sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp
cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân
dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội
đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của
pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
b) Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ

chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm
sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợi
Sinh viên: Quách Thị Thơm

5

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ
ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân
tỉnh.
d) Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện

quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
e) Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
Sinh viên: Quách Thị Thơm

6

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
f) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể
dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được
cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi
cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào
về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo
vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa
phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá
gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề
y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ
chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,
nhân đạo.
g) Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất
Sinh viên: Quách Thị Thơm

7

Lớp: Quản trị văn phòng K1B

Bài tiểu luận
lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện;
ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.
h)Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản
lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,
công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi
vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ
khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân
dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công

dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật
Sinh viên: Quách Thị Thơm

8

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
i) Trong việc thi hành pháp luật
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện
pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ
chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và
lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
k) Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân

dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.
2. Cơ cấu tổ chức huyện Triệu Sơn.
• Chủ tịch:
Ông Trần Quang Hùng: phụ trách chung; trực tiếp chỉ đạo công tác trọng
tâm, trọng điểm, cụ thể:
- Phụ trách công tác nội chính, bao gồm các đơn vị: Công an, Quân sự, Thanh
tra, Tư pháp và công tác tổ chức cán bộ, biên chế, tổ chức bộ máy theo phân cấp;
phối hợp với công tác viên kiểm sát, Tòa án nhân dân huyện;
Sinh viên: Quách Thị Thơm

9

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
- Phụ trách kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, công tác quy hoạch huyện
- Phụ trách công tác tài chính – ngân sách, đầu tư xây dựng
- phụ trách công tác thi đua- khen thưởng
- Phụ trách một số ban chỉ đạo của UBND huyện
• Phó chủ tịch:
Ông Hồ Trường Sơn: làm nhiệm vụ điều hành chung công viêc của UBND
khi chủ tịch đi vắng; phụ trách các lĩnh vực: Kinh tế, tài chính, công nghiệp, doanh
nghiệp, giao thông vận tải, thương mại – dịch vụ, du lịch, điện nông thôn, viễn
thông và chỉ đạo thực hiện công tác quản lý nhà nước đầu tư XDCB đối với các dự
án, công trình trên địa bàn huyện; đấu giá quyền sử dụng đất, bồi thường giải
phóng mặt bằng các dự án thuộc lĩnh vực được phân công.

- Giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện thường xuyên theo dõi các công
trình quy hoạch, kế hoạch, tài chính, ngân hàng, thống kê, kho bạc, thuế, giải quyết
các khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Giúp Chủ tịch UBND huyện thường xuyên theo dõi việc thực hiện cải cách
thủ tục hành chính
Phụ trách Văn phòng UBND huyện.
- Phụ trách một số ban chỉ đạo của UBND huyện.
- Ông Lê Xuân Dương: phụ trách lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy
lợi, chăn nuôi, thuỷ sản, khoa học công nghệ, tài nguyên - môi trường, phát triển
ngành nghề - xây dựng nông thôn; xây dựng, củng cố, kiện toàn HTX nông nghiệp;
chỉ đạo thực hiện công tác bồi thường - giải phóng mặt bằng và XDCB thuộc lĩnh
vực thuỷ lợi, nông nghiệp - thủy sản, ngành nghề xây dựng nông thôn mới, công
tác Dân tộc và miền núi, các Hội làm vườn và trang trại, Sinh vật cảnh...
- Giúp Chủ tịch UBND huyện thường xuyên theo dõi quy hoạch đất đai, kế
hoạch sử dụng đất, giao đất, cho thuê đất, tài nguyên, môi trường; ký cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất; giải quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân,
thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Phụ trách một số ban chỉ đạo của UBND huyện.
- Ông Đào Hữu Cơ: phụ trách lĩnh vực văn hoá - xã hội, bao gồm các lĩnh
Sinh viên: Quách Thị Thơm

10

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
vực: Giáo dục và đào tạo, văn hoá và thông tin, phát thanh - truyền thanh, bưu
điện, y tế, dân số KHHGĐ, lao động - thương binh và xã hội, tôn giáo, bảo hiểm xã
hội và chỉ đạo thực hiện công tác bồi thường GPMB, đầu tư XDCB thuộc lĩnh vực

được phân công.
- Thay mặt UBND huyện giữ mối quan hệ giữa chính quyền với Uỷ ban
MTTQ và các đoàn thể, các tổ chức xã hội trên địa bàn huyện.
- Giải quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc lĩnh vực được phân
công phụ trách;
- Phụ trách một số ban chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân huyện.
05 Ủy viên:
- Ông Trần Sỹ Bình, Uỷ viên UBND huyện, Chánh Văn phòng UBND
huyện, phụ trách công tác Văn phòng;
- Ông Hà Quang Hạnh, Uỷ viên UBND huyện, Chỉ huy trưởng Ban chỉ huy
Quân sự huyện, phụ trách công tác Quân sự.
- Ông Đào Xuân Chinh, Uỷ viên UBND huyện, Trưởng Công an huyện, phụ
trách công tác Công an.
- Ông Nguyễn Trung Thành, Uỷ viên UBND huyện, Chánh Thanh tra
huyện, phụ trách công tác Thanh tra.
- Ông Lê Đình Hoá, Uỷ viên UBND huyện, Trưởng phòng Tài nguyên và
Môi trường huyện, phụ trách công tác Tài nguyên và Môi trường.
- Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Triệu Sơn:
+ Phòng nội vụ
+ Phòng giáo dục
+ Phòng nông nghiệp
+ Phòng Tài chính – kế hoạch
+ Văn phòng UBND huyện
+ Phòng tài nguyên môi trường
+ Phòng công thương
+ Phòng tư pháp
+Phòng thanh tra
Sinh viên: Quách Thị Thơm

11

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
+ Phòng y tế
+ Phòng Văn hóa – Thông tin
+ Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội
II. Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
2.1. Khái quát về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi,
đến
- Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản là quá trình thực hiện những công
việc quản lý văn bản đi, đến bao gồm toàn bộ văn bản do cơ quan ban hành và
những văn bản tiếp nhận từ bên ngoài như công văn, quyết định, giấy mời, tờ
trình, báo cáo... được thực hiện tại bộ phận văn thư của cơ quan
- Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho công tác quản lý của cơ quan. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản
và ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt
động của UBND. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết
yếu cho hoạt động của cơ quan, bởi vậy hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt.
- Văn bản là công cụ, phương tiện giao tiếp, trao đổi cơ bản giữa các cơ
quan chính vì vậy, UBND huyện Triệu Sơn phải thường xuyên ban hành và tiếp
nhậna các văn bản hành chính như Quyết định, công văn, báo cáo, tờ trình, thông
báo, giấy giới thiệu, giấy mời…để trao đổi, truyền đạt thông tin, giải quyết công
việc với các cơ quan, tổ chức cấp dưới, cùng cấp và cơ quan cấp trên.
• Ý nghĩa của công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi, đến
- Làm tốt công tác quản lý, kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi, đến sẽ
góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác…hạn chế
được bệnh quan liêu giấy tờ

- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng
minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp

Sinh viên: Quách Thị Thơm

12

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
- Giữ gìn bí mật của nhà nước cũng như bí mật của cơ quan
- Thực hiện tốt công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản là một
yếu tố có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động của cơ quan
2.2. Tình hình công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản đi
của UBND huyện Triệu Sơn
• Khái niệm văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn
bản QPPL, băn bản hành chính và cả văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn
bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát hành.
• Nguyên tắc kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi: Các tài liệu, văn
bản, giấy tờ để gửi ra ngoài của của UBND huyện Triệu Sơn nhất thiết phải qua
bộ phận văn thư, cán bộ văn thư có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có
trách nhiệm gửi đi
• Quy trình kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi của UBND huyện
Triệu Sơn gồm 5 bước
Bước 1: Kiểm tra văn bản
- Phần lớn các văn bản của UBND huyện Triệu Sơn đều do cán bộ văn phòng
soạn thảo còn có một số phòng, ban chuyên môn tự soạn thảo, nhưng trước khi ban
hành tất cả các văn bản đều phải tập trung tại văn thư để đăng ký, lấy số, kiểm tra
thể thức và đóng dấu văn bản

- Ghi số, ngày, tháng của văn bản :
Số của văn bản được đánh chi tiết theo từng tên loại của văn bản
Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày văn bản được người có thẩm
quyền ký và đóng dấu; Đối với văn bản có ngày nhỏ hơn 10 và có tháng nhỏ hơn
02 thì phải thêm số 0 vào trước đó
Nhưng nhìn chung việc đánh số của UBND huyện Triệu Sơn là đúng thể thức,
số ký hiệu tuy nhiên vẫn còn một số văn bản quên ghi phần ngày tháng của văn
bản
Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu khác
Nhằm mục đích đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản,

Sinh viên: Quách Thị Thơm

13

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
chống giả mạo giấy tờ, tài liệu của cơ quan
Văn thư thực hiện đúng theo nguyên tắc đóng và bảo quản sử dụng con dấu,
không đóng dấu khống lên những văn bản giấy tờ khi chưa có chữ ký của người có
thẩm quyền; Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng màu mực quy
định và đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký phía bên phải
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản là ghi chép cập nhật một số thông tin cần thiết của văn bản
như số, ký hiệu…vào sổ đăng ký truyền thống hoặc phần mềm quản lý văn bản
trên máy vi tính để quản lý, tra tìm văn bản.
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ.
Ví dụ bìa sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Triệu Sơn

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN
NĂM 2014
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI QUYẾT ĐỊNH
Số, ký

Từ số 01 đến số 670
Nội dung bên trong sổ gồm:
Từ ngày 01 đến ngày 31/ 3/2014
Ngày,

hiệu

Tên loại Người
kýsố:Nơi
Quyển
01 nhận Đơn vị Ghi
tháng văn và trích (4)
văn bản người
(7)

văn

bản (2)

bản (1)

yếu

nội

(5)

dung văn

chú

nhận bản
lưu (6)

bản (3)

-

Đăng ký văn bản đi bằng phần mềm máy tính là sử dụng phần mềm

vào quản lý văn bản. Ở UBND huyện Triệu Sơn sử dụng phần mềm quản lý
văn bản &hồ sơ công việc Expoler8
Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát & theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Lựa chọn bì
- Đóng dấu mức độ mật,khẩn lên bì
- Chuyển phát văn bản đi
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản
Bước 5: Lưu văn bản đi
Văn bản lưu tại văn thư là bản lưu có chữ ký trực tiếp của người có thẩm
Sinh viên: Quách Thị Thơm

14

Lớp: Quản trị văn phòng K1B

Bài tiểu luận
quyền. Được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành ( tại Đ19, NĐ 110;
khoản 8, điều 1, nghị định 09; điều 12, thông tư 07)
• Tình hình thực hiện việc kiểm soát và thực hiện văn bản đi của UBND
huyện Triệu Sơn:
- UBND huyện Triệu Sơn đã chỉ đạo hướng dẫn cán bộ văn phòng thường
xuyên cập nhật, theo dõi và thực hiện công tác văn thư lưu trữ của cơ quan theo
quy định, Thường xuyên rá soát, kiểm tra các văn bản đảm bảo đúng quy trình,
đúng thể thức trình tự trước khi ban hành Theo Thông tư 07/2012/TT-BNV, Tại
UBND huyện Triệu Sơn đã có bảng phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân,
bộ phận trong văn phòng.
Trong đó, bộ phận văn thư có trách nhiệm:
Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính
xác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành của Thường
trực HĐND, UBND và Văn phòng;
Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của Thường trực HĐND
huyện, UBND huyện và Văn phòng trước khi phát hành; quản lý và sử dụng các
loại con dấu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của cơ quan;
Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo đúng
quy định chung, văn bản phải in rõ và đẹp; Các nội dung văn bản đến, văn bản đi,
tài liệu đánh máy được quản lý chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản
lý văn bản theo quy định.
- Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình
- Nhìn chung công tác kiểm tra và tổ chức thực hiện văn bản đi của UBND
huyện Triệu Sơn thực hiện tương đối tốt, đảm bảo cho việc lưu giữ bảo quản,
truyền đạt thông tin cho hoạt động quản lý
2.3. Tình hình công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản đến
của UBND huyện Triệu Sơn
• Khái niệm văn bản đến: Văn bản đến: Là tất cả các loại văn bản bao gồm

văn bản QPPL, băn bản hành chính và cả văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax,
văn bản chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan tổ chức
Sinh viên: Quách Thị Thơm

15

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
Với đặc điểm của công tác hành chính là làm việc, trao đổi, giải quyết công
việc đều thông qua văn bản giấy tờ bởi vậy, hàng ngày UBND Huyện Triệu Sơn
phải tiếp nhận vài chục văn bản bản đến từ các cơ quan, tổ chức cấp trên về việc
thông báo, chỉ đao…và văn bản từ các đơn vị sự nghiệp, đơn vị kinh tế và UBND
các xã, thị trấn trên địa bàn huyện qua đường bưu điện, gửi trực tiếp tại cơ quan và
văn bản đến qua đường mạng
• Nguyên tắc kiêm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến
Các văn bản đến đều phải qua văn thư để đăng ký, đóng dấu đến và ghi số đến
sau đó trình lãnh đạo văn phòng xem xét phân công cụ thể cho các cá nhân, đơn vị
để giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời.
• Quy trình kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến của UBND
huyện Triệu Sơn được thực hiện theo 6 bước
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến
- UBND huyện Triệu Sơn thường tiếp nhận các loại văn bản như: Giấy mời,
công văn, Tờ trình, Quyết định, báo cáo của các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên
ngoài gửi đến qua đường bưu điện hoặc văn bản chuyển qua mạng: email, fax…
- Cán bộ văn thư kiểm số lượng, trình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có),
kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận. Kiểm tra xem bì gửi cho cơ quan
nào, có còn nguyên vện không, nếu không dứng địa chỉ phải trả lại nơi gửi, nếu bị
bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người chuyển giao văn bản

Bước 2: Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
- Phân loại: Loại cán bộ văn thư được bóc bì là văn bản loại thường gửi
chung cho cơ quan, tổ chức, không có dấu mật; Loại cán bộ văn thư không được
bóc là văn bản mật, gửi cho đích danh cá nhân, đơn vị, gửi cho các tổ chức đoàn
thể trong cơ quan
- Bóc bì: Dồn bì vào phía bên trái, bóc bì phía bên phải, khi bóc bì cán bộ văn
Sinh viên: Quách Thị Thơm

16

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
thư phải kiểm tra, đối chiếu số, ký hiệu trên văn bản và số, ký hiệu ghi trên bì;
Những bì có dấu khẩn được ưu tiên bóc trước
- Đóng dấu đến nhằm mục đích xác định văn bản đến đã qua văn thư theo
đúng đường chính thống, vị trí dấu đên được đóng ở dưới số, ký hiệu đối với văn
bản có tên loại,dưới trích yếu nội dung đối với công văn
Bước 3: Đăng ký văn bản đến bằng sổ truyền thống và phần mềm máy
tính
- Mẫu dấu đến của UBND huyện Triệu Sơn:
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN
Số: ……….
ĐẾN

Ngày: ……….

Chuyển: …………
Lưu hồ sơ số: ……………

Sinh viên: Quách Thị Thơm

17

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
- Nội dung bên trong sổ gồm:
Ngày

Số

đến

đến

Tác giả

Ký

Ngày,

Tên loại và

Đơn vị,

Ghi

hiệu

tháng

trích yếu nội

người

chú

văn

văn

dung văn bản

nhận

bản

bản

Bước 4: Trình chánh văn phòng xem xét, phân phối văn bản
Khi tiếp nhận và đăng ký văn bản đến xong thì cán bộ văn thư có trách nhiệm
trình văn bản đến cho Chánh văn phòng xem xét để phân phối văn bản cho các cá
nhân, đơn vị để thực hiện và giải quyết văn bản được nhanh chóng, kịp thời.
Bước 5: Sao văn bản đến
Sau khi tiếp nhận và trình chánh văn phòng xem xét, phân phối văn bản thì
cán bộ văn thư của cơ quan thực hiện công tác sao lưu văn bản theo đúng thể thức
và quy định của nhà nước. Cán bộ văn thư scan văn bản và lưu văn bản để phục vụ

cho công tác đăng ký văn bản vào phần mềm máy tính và tra tìm sử dụng tài liệu
Bước 6: Chuyển văn bản đến
Bước cuối cùng của công tác kiểm soát và thực hiện văn bản đến là chuyển
giao văn bản đến các cá nhân, đơn vị theo sự phân công của Chánh văn phòng,
theo dõi việc chuyển giao và thực hiện văn bản
• Tình hình kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến của UBND
huyện Triệu Sơn
Ở UBND huyện Triệu Sơn sau khi tiếp nhận văn bản đến tại văn thư đã thực
hiện đúng trình tự các bước theo quy định hiện hành về công tác văn thư của cơ
quan và của nhà nước
- Khi có văn bản đến qua đường bưu điện, cán bộ văn thư đã phân loại phong
Sinh viên: Quách Thị Thơm

18

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
bì và chỉ bóc những văn bản loại thường gửi chung cho cơ quan, tổ chức, không có
dấu mật, tuyệt mật; Và giữ nguyên bì đối với văn bản mật, văn bản gửi cho đích
danh cá nhân, đơn vị, gửi cho các tổ chức đoàn thể trong cơ quan
- Sau khi bóc bì, cán bộ văn thư đóng dấu đến, ghi số, ngày đến của văn bản,
đăng ký văn bản đến vào sổ đăng ký truyền thống, Scan văn bản lưu và đăng ký
văn bản vào phần mềm quản lý văn bản & hồ sơ công việc trên máy tính
- Khi đăng ký văn bản đến xong thì trình Chánh văn phòng xem xét phân
phối văn bản cho các cá nhân, đơn vị giải quyết và đăng ký vào sổ văn bản đến
Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến của UBND huyện Triệu
Sơn được thực hiện chặt chẽ đúng theo trình tự các bước, đảm bảo cho việc giải
quyết các văn bản được nhanh chóng, kịp thời phục vụ thông tin cho quá trình

quản lý của cơ quan.
III. Đánh giá ưu, nhược điểm công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện
các văn bản của UBND huyện Triệu Sơn
3.1. Ưu điểm
- Nhìn chung công tác văn thư của cơ quan được quan tâm chú trọng đầu tư
về trang thiết bị văn phòng hiện đại như: Máy vi tính, máy in, máy Scan, điện thoại
bàn và các vật các vật dụng văn phòng phẩm: như giấy, bút, cặp tài liệu, biểu
mẫu…và các trang thiết bị khác. Ngoài ra văn phòng UBND huyện Triệu Sơn còn
trang bị các thiết bị khác như bàn ghế, quạt, đèn, tủ đựng tài liệu… phục vụ cho
hoạt động của công tác văn thư
- Cán bộ văn thư được trang bị kiến thức, kỹ năng chuyên môn về nghiệp vụ
công tác văn thư
- Thực hiện chủ trương rà soát lại các văn bản đã ban hành mang lại hiệu quả
tích cực, giúp loại bổ nhưng văn bản ban hành sai quy định, những văn bản hết
hiệu lực, những văn bản cần sửa đổi bổ sung….
- Công tác văn thư đã tiến hành các bước đồng bộ, nhịp nhàng, chuyển giao
Sinh viên: Quách Thị Thơm

19

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
các văn bản đi đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại đọ mật, khẩn để chuyển
giao kịp thời
- Cán bộ văn thư đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, thực hiện
tốt công việc của bộ phận phụ trách, thường xuyên cập nhật và đảm bảo các quy
định về công tác văn thư hiện hành
- Công tác văn thư được lãnh đạo quan tâm chú trọng về trang thiết bị,

Thường xuyên hướng dẫn và cử cán bộ đi học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ. Chính nhờ
sự quan tâm của lãnh đạo UBND huyện nên công tác văn thư đặc biệt là công tác
kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản đi, đến được từng bước hoàn thiện
- Công việc được thực hiện theo trình tự các bước theo quy định hiện hành
của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, vận dụng sáng tạo để phù hợp với thực
tiễn của cơ quan
3.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được thì công tác văn thư, công tác kiểm soát
và tổ chức thực hiện văn bản của UBND huyện Triệu Sơn vẫn còn gặp một số hạn
chế sau:
- Các văn bản, tài liệu sắp xếp chưa khoa học, tài liệu còn để chất đống chưa
được chỉnh lý, lập hồ sơ vì thế công tác kiểm soát và thực hiện văn bản còn nhiều
khó khăn, khó kiểm soát và tra cứu
- Các văn bản tài liệu còn để rải rác ở các phòng ban chuyên môn, việc giao
nộp tài liệu để tập trung bảo quản chưa được thực hiện, gây khó khăn trong công
tác kiểm soát văn bản
- Chưa có có kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tập trung
- Chưa sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng, việc ứng dụng công
nghệ thông tin chưa hiệu quả
- Số lượng văn bản đi, đến nhiều mà việc kiểm soát và thực hiện văn bản
Sinh viên: Quách Thị Thơm

20

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
được tập trung tại văn thư, trong khi bộ phận văn thư chỉ có một cán bộ phụ trách
thì không thể kiểm soát và thực hiện tốt được công việc phụ trách, gây quá tải công

việc nên văn bản không được sắp xếp và lập hồ sơ đầy đủ
- Hiện tại UBND huyện Triệu Sơn chưa có kho lưu trữ nên tài liệu còn ở phân
tán tại các phòng ban, tài liệu chưa được bảo quản tập trung, khó kiểm soát và thực
hiện
3.3. Nguyên nhân của những hạn chế
- Do thiếu nguồn nhân lực
- Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ chưa đạt kết quả
- Nhận thức về tầm quan trọng của việc kiểm soát và tổ chức thực hiện văn
bản của cán bộ chưa đúng đắn, chưa phù hợp với thực tế của cơ quan
-Công tác chỉnh lý tài liệu chưa được quan tâm thực hiện
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa hiệu quả
- Cơ sở vật chất còn hạn chế.
3.4. Giải pháp
- Chú trọng công tác tuyển dụng bổ sung nhân sự và công tác đào tạo bồi
dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ văn thư
- Nâng cao nhận thức về công tác văn thư lưu trữ cho cán bộ trong cơ quan
- Đầu tư, bổ sung trang thiết bị văn phòng hiện đại và các vật dụng văn phòng
phẩm phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
- Tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn cán bộ văn thư sử dụng các trang thiết bị
văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc
- Cần ban hành các quy chế, nội quy về công tác văn thư lưu trữ,quan tâm chú
trọng đến công tác chỉnh lý, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan để hỗ trợ cho
công tác bảo quản và kiểm soát văn bản tài liệu của cơ quan
Sinh viên: Quách Thị Thơm

21

Lớp: Quản trị văn phòng K1B

Bài tiểu luận
- Tăng cường kiểm tra, giám sát các hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ
nói chung và công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản nói riêng để kịp thời
phát hiện những sai sót để khắc phục và rút kinhn nghiệm trong quá trình làm việc
đểtránh gặp phải những thiếu sót tương tự

Sinh viên: Quách Thị Thơm

22

Lớp: Quản trị văn phòng K1B


Bài tiểu luận
C. KẾT LUẬN
Qua quá trình khảo sát công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản của
UBND huyện Triệu Sơn em đã hiểu rõ hơn về công tác văn thư, lưu trữ trong việc
kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản trong thực tế. Qua đây em đã học hỏi được
nhiều kinh nghiệm thực tế bổ ích để phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập và
công việc sau này. Em nhận thấy việc kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản trong
cơ quan là một việc làm quan trọng, thiết thực có ý nghĩa rất lớn trong công tác
đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan
Bài tiểu luận là kết quả của quá trình khảo sát, nêu ra thực trạng, nguyên
nhân, những ưu, nhược điểm, giải pháp để khắc phục những hạn chế trong công tác
kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản của UBND huyện Triệu Sơn. Em hy vọng
với những nhận xét, đánh giá đưa ra sẽ bước đầu khắc phục những được những hạn
chế của công tác kiểm soát và tổ chức thực hiên văn bản của UBND huyện Triệu
Sơn và sẽ góp phần làm nên sự phát triển của công tác hành chính tại cơ quan nhất
là trong quá trình cải cách hành chính hiện nay
Với kiến thức và thời gian hạn chế, , bên cạnh đó việc phát hiện ra ưu,

nhược điểm và đề xuất một số giải pháp chỉ mang tính tương đối cá nhân. Vì vậy,
bài tiểu luận chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được
sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các cán bộ trong Văn phòng Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội để các giải pháp của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Triệu Sơn, ngày 28 tháng 5 năm 2015
Sinh viên

Quách Thị Thơm

Sinh viên: Quách Thị Thơm

23

Lớp: Quản trị văn phòng K1B