Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại văn phòng cơ quan Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam

Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B
KHÓA HỌC (2012-2016)

Tên cơ quan: Liên hiệp các hội Khoa học Kỹ và Kỹ thuật Việt Nam
Địa chỉ: Số 53 Nguyễn Du, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Công Lương
Giản viên hướng dẫn: Lâm Thu Hằng
Tên sinh viên: Đinh Thị Kim Cúc

1


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Năm 2015

2


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng được coi là “ bộ tổng tham mưu”, là bộ phận “ đầu não” của
các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp. quản trị văn phòng là một công tác quan
trọng đối với bất kỳ một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của
cả cơ quan. Nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt nó sẽ thúc đẩy mọi mặt
hoạt động của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả sẽ ảnh hưởng
đến sự phát triển và hoạt động của cơ quan. Trong bất kỳ cơ quan nào dù lớn hay
nhỏ cũng đều cần đến văn phòng. Từ các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính
trị- xã hội, đến các doanh nghiệp. Bên cạnh những đơn vị chuyên môn thì văn
phòng ngày càng được nhiều lãnh đạo các đơn vị dành sự quan tâm xứng đáng.
Bởi vì, trong mọi hoạt đông của cơ quan văn phòng được ví như một cái mắt
xích nối liền các mối quan hệ của cơ quan với các tổ chức bên ngoài, với đối tác
và với mỗi cá nhân, phòng ban, đơn vị trong mỗi cơ quan. Với tầm quan trọng
cũng như cơ hội của nghề khi ra trương ngành quản trị đã và đang trở thành
sự lựa chọn của nhiều bạn trẻ khi rời mái trường trung học phổ thông.
Xong để đáp ứng được yêu cầu của công việc ngày càng đòi hỏi khắt
khe về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, người cán bộ văn phòng cần phải được
đào tạo, được trang bị đầy đủ những kiến thức cũng như kỹ năng cần phải có
của một cán bộ văn phòng. Nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội và cung cấp nguồn
nhân lực có năng lực chuyên môn, trình độ về quản trị văn phòng có thể đảm
nhiệm công việc của một người nhân viên, cán bộ văn phòng, của người quản
lý, phụ trách văn phòng trong các cơ quan ,tổ chức doanh nghiệp nhiều
trường học đã tiến hành đào tạo ngành quản trị văn phòng. Năm 2005
Trường cao đẳng văn thư Lưu trữ nay la trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã
được Bộ Giáo Dục và Đào tạo đồng ý cho mở ngành đào tạo cao đẳng Ngành
Quản trị văn phòng. Năm 2011 trường Đại học Nội vụ một lần nữa được
khẳng định vị thế của mình khi trường chính thức được nhận Quyết định
thành lập trường đại học Nội vụ Hà Nội. Với sự phát triển không ngừng của
nhà trường nhiều ngành nghề được Nhà trường mở mang đào tạo, Ngành

3


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

quản trị văn phòng cũng là một môn ngành học nhận được sự quan tâm to
lớn của Nhà trường cũng như của các thầy cô đặc biệt khi chúng tôi trở thành
đứa con đầu lòng kể từ khi trường tiến lên thành trường đại học.
Trong suốt quá trình học chúng tôi đã nhận được sự chỉ bảo tận tình
của thầy cô, với lòng nhiệt huyết với học trò, thầy cô đã truyền đạt cho chúng
tôi nhiều kiến thức bổ ích, những kinh nghiệm để chuẩn bị hành trang khi rời
mái trường có thể bắt kịp nhịp sống và công việc đòi hỏi khắt khe hơn bên lề
của sách vở. Viêc tổ Kiến tập ngành nghề là một nội dung quan trọng của
ngành Quản trị văn phòng nhằm kết hợp giữa lý luận và thực hành, giúp cho
chúng tôi vận dụng những kiến thức đã được học để bước đầu tìm hiểu thực
tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng. Đây là cơ hội để chúng tôi làm
quen với thực tiễn, tự tin trong giao tiếp và đúc rút ra những kinh nghiệm quý
báu cho mình.
Được sự đồng ý của lãnh đạo văn phòng cơ quan Liên hiệp các hội Khoa
học và Kỹ thuật Việt Nam. Tôi đã đến kiến tập tại đây. Nhờ sự giúp đỡ chỉ bảo
tận tình của lãnh đạo, các anh chị, cô chú trong văn phòng tôi đã học được rất
nhiều điều về kiến thức chuyên môn, những đặc thù của công việc, cùng
những kỹ năng giao tiếp ứng xử hàng ngày giúp chúng tôi tích lũy và đúc rút
được nhiều bài học kinh nghiệm quý báu. Kết thúc quá trình kiến tập với
nhiều cảm xúc còn ngưng đọng, nhìn vào thực tế giúp tôi hiểu biết sâu sắc
hơn về nghề, cảm thấy yêu nghề, yêu công việc của mình sau này hơn. Để làm
được điều đó tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới các cán bộ, chuyên
viên văn phòng đặc biệt là cô giáo Lâm Thu Hằng đã tận tình hướng dẫn

chúng tôi trong đợt kiến tập này. Xin kính Chúc các cô chú lãnh đạo, các anh
chị chuyên viên, cán bộ công nhân viên văn phòng cùng cô giáo nhiều sức
khỏe, may mắn và thành công.

4


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Bài báo cáo chính là kết quả của sự phấn đấu và nỗ lực không ngừng
của bản thân tôi trong suốt quá trình học tập vừa qua. Nội dung bài báo cáo
gồm 2 phần, 3 chương như sau:
Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan kiến tập
- Chương 1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức và hoạt
động của Liên hiệp Hội Việt Nam và Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam.
- Chương 2. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Liên hiệp Hội Việt
Nam.
- Chương 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn
phòng của Liên hiệp Hội Việt Nam.
Phần II: Nhận xét ưu, nhược điểm và đề xuất giait pháp

5


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

6


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CHƯƠNG I:
KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC
VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA
HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM
Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam( Gọi tắt là Liên hiệp
Hội Việt Nam). Được thành lập theo Quyết định số 121/BT ngày 29/7/1983 của
Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ), là tổ chức chính trị - xã hội có hệ thống
từ Trung ương đến các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, (bao gồm 62 Liên
hiệp khoa học và kỹ thuật tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, 77 Hội khoa
học và kỹ thuật ngành toàn quốc và 600 tổ chức KH&CN trực thuộc). Giữ vững
vai trò nòng cốt trong việc tập hợp, đoàn kết và phát huy sức sáng tạo của đội
ngũ trí thức.Góp phần đưa khoa học và công nghệ trở thành động lực phát triển
kinh tế- xã hội của đất nước.Liên hiệp hội Việt Nam là thành viên của Mặt trận
Tổ quốc Việt Nam.Được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, dân
chủ và đoàn kết.
Trải qua trên 30 năm xây dựng và phát triển, dưới sự lãnh đạo của
Đảng Cộng Sản Việt Nam, sự chỉ đạo của chính phủ , sự quan tâm của các
ngành các cấp, Liên Hệp hội Việt nam đã kiên trì phấn đấu xây dựng và phát
triển tổ chức, tập hợp và đoàn kết đội ngũ trí thức khoa học và công nghệ,
tích cực thực hiện nhiệm vụ tuyên truyền và phổ biến kiến thức , góp phần
nâng cao dân trí đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài , áp dụng tiến bộ khoa
học kỹ thuật vào sản suất và đời sống, phát triển cộng đồng và xóa đói giảm

nghèo, tư vấn phản biện và giám định xã hội. Bằng những kết quả đạt được
trên lĩnh vực, Liên hiệp các hội Khoa học kỹ Thuật Việt Nam đã khẳng định
được vai trò và vị trí của mình, được Đảng và Nhà nước tin cậy và xã hội
thừa nhận

7


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Liên hiệp các Hội Khoa
học và Kỹ thuật Việt Nam.
1.1.1.Chức năng
Tập hợp, đoàn kết đội ngũ trí thức khoa học và công nghệ ở trong
nước, trí thức khoa học và công nghệ người Việt Nam ở nước ngoài; điều
bhoà, phối hợp hoạt động của các hội thành viên.
Làm đầu mối giữa các hội thành viên và các cơ quan Đảng, Nhà
nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức khác nhằm giải quyết
những vấn đề chung trong hoạt động của Liệp hiệp Hội Việt Nam.
Đại diện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các hội viên, hội
thành viên, c ủa trí thức khoa học và công nghệ Việt Nam.
1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng và phát triển tổ chức
Thực hiện công tác xây dựng tổ chức; củng cố phát triển kiện toàn tổ
chức bộ máy của Liên hiệp Hội Khoa học và Kỹ thuật ở trung ương và các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Điều hòa phối hợp và trợ giúp hoạt động của các hội thành viên.
Tăng cường mối liên kết ngành, liên vùng giữa các hội thành viên.

- Vận động trí thức khoa học và công nghệ
Tuyên truyền phổ biến rộng rãi đương lối, chủ trương, chính sách
của Đảng và pháp luật Nhà nước trong đội ngũ trí thức khoa học và công
nghệ.
Vận động trí thức khoa học và công nghệ người Việt Nam ở trong và
ngoài nước tham gia tích cực vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động
Chủ động tư vấn, phản biện và giám định xã hội nhằm góp phần xây
dựng cơ sở khoa học cho việc hoạch định và việc thực hiện các đường lối,
chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, các dự luật, chiến lược, quy
8


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

hoạch, các trương trình, kế hoạch phát triền kinh tế - Xã hôi, các dự án đầu
tư quan trọng.
Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, đẩy mạnh hợp tác
chuyển giao các tiến bộ khoa học, vào sản xuất và đời sống, bảo vệ môi
trường, ứng phó với biến đổi của khí hậu toàn cầu.
Phổ biến kiến thức khoa học và công nghệ trong nhân dân, giáo dục
đào tạo và dạy nghề, góp phần xây dựng xã hội học tập; nâng cao dân trí,
đào tạo nhân lực bồi dưỡng nhân tài.
Tổ chức, hướng dẫn và khuyến khích phong trào của quần chúng tiến
quân vào khoa học và công nghệ.
Tham gia cấp chứng chỉ hành nghề, thực hiện giám soát hoạt động
nghề nghiệp vào các dịch vụ công theo quy định của pháp luật.
Tham gia phát triển cộng đồng, xóa đói giảm nghèo, chăm sóc sức

khỏe nhân dân và các hoạt động khác.
- Thực hiện vai trò thành viên của Mặt trận tổ quốc Việt Nam
Phối hợp với các tổ chức thành viên của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam
triển khai các hoạt động chung nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp, tăng
cường liên minh công nhân – nông dân – trí thức và xây dựng khối đại
đoàn kết toàn dân tộc.
- Tăng cường hợp tác với các hội, các tổ chức phi chính phủ của các
nước, tham gia các tổ chức khoa học và công nghệ của khu vực và quốc tế
theo quy định của pháp luật.

1.1.3.Cơ cấu tổ chức Liên hiệp Hội Việt Nam
(Phụ lục 03)

9


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1.2. Tổ chức và hoạt động văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam
1.2.1. Chức năng của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam
Văn phòng thuộc cơ quan Liên Hiệp Các Hội Khoa học Và Kỹ thuật Việt
Nam có chức năng tham mưu, giúp việc lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam
trong công tác tổng hợp, văn thư, hành chính, quản trị đơn vị dự toán cấp III
và điều phối các hoạt động chung của Liên hiệp hội Việt Nam.
1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam
1.2.2.1. Công tác tổng hợp
Tổng hợp tình hình và xây dựng các báo cáo về Hoạt động của Hội đồng
trung ương, Đoàn chủ tịch, Cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam;

Tổng hợp theo dõi đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc và kế hoạch
làm việc của cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam;
Thông báo ý kiến chỉ đạo của Đoàn chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ
tịch và Thủ trưởng cơ quan trong việc họp giao ban, các buổi làm việc của
Lãnh đạo Liên hiệp các hội Việt Nam với các đơn vị có liên quan;
Làm đầu mối trong việc tham gia chuẩn bị nội dung, xây dựng chương
trình, tổ chức hội nghị, hội thảo khi được lãnh đạo phân công.
1.2.2.2. Hành chính, văn thư
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư trong cơ quan: văn bản đi,
văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu theo quy định;
Xây dựng và hướng dẫn các đơn vị thực hiện các chế độ, quy định về
công tác văn thư;
Lưu trữ và bảo quản tài liệu văn thư.
1.2.2.3. Quản trị
Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết, thông tin liên lạc,
phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của cơ quan Liên hiệp hội Việt nam;
10


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Theo dõi, đánh giá, bảo quản tài sản và cơ sở vật chất của cơ quan, Tổ
chức và quản lý có hiệu quả tài sản công của cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam;
Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa nhỏ, mua sắm tài sản và trang
thiết bị phục vụ các hoạt động thường xuyên của cơ quan liên hiệp hội Việt
Nam;
Làm đầu mối tổ chức và quản lý các nhiệm vụ xây dựng và cơ bản ;
Phục vụ các cuộc hội nghị, hội thảo các cuộc hội họp Hội đồng Trung

ương, Đoàn chủ tịch, Ủy ban kiểm tra và cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam;
Tổ chức phục vụ ăn trưa cho cán bộ, nhân viên cơ quan Liên hiệp Hội
Việt Nam;
Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiêt, đón tiếp, phục vụ khách đến làm
việc tại cơ quan; Làm đầu mối công tác hiếu hỉ;
Thực hiện công tác thường trực, bảo vệ cơ quan, đảm bảo an ninh trật
tự, phòng chống cháy nổ, vê sinh môi trường tại cơ quan Liên hiệp hội Việt
Nam.
1.2.2.4. Thực hiện nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp III
Thực hiện thu, chi ngân sách theo dự toán cấp III đối với các hoạt động
của cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam, gồm chi quản lý hành chính, chi hoạt
động của Đoàn Chủ tịch, Văn phòng và các Ban, các nhiệm vụ, dự án, để tài
khoa học, đảm bảo việc sử dụng kinh phí đúng mục đích, tiết kiệm và có hiệu
quả;
Lập báo cáo tài chính gửi đơn vị dự toán cấp I theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Thường trực Đoàn Chủ tịch, Thủ
trưởng cơ quan giao.

1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam
11


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Văn phòng Liên hiệp Hôi Việt Nam có cơ cấu thống nhất như sau:
Lãnh đạo văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam bao gồm:
- Chánh văn phòng
- Phó Chánh văn phòng

Bên dưới có các phòng, tổ chuyên môn:
- Phòng Tổng hợp
- Phòng Văn thư
- Phòng Quản trị
- Phòng Kế toán – Tài Vụ
- Phòng Lái xe
- Phòng Bảo vệ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam
(phụ lục 04)
1.2.2. Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong văn phòng
1.2.2.1. Chánh văn phòng
Chánh văn phòng là người có quyền quyết định cao nhất về hoạt động
của Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ
quan. Chánh văn phòng có quyền tổ chức quản lý, điều hành toàn bộ hoạt
động của các bộ phận, đơn vị, nhân viên.Quản lý toàn bộ nhân viên trong văn
phòng;
Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhân
viên trong văn phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực
thuộc;
Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển ….đối vơi nhân viên văn
phòng;
Giải quyết hoặc không giải quyết công việc của cá nhân hay bộ phận
dựa trên nội quy, quy định của cơ quan và quy định hiện hành;
12


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Được quyền kiểm tra chất vấn các trưởng bộ phận liên quan nếu phát
sinh ra những vấn đề liên quan đến sự thiệt hại của cơ quan;
Yêu cầu mọi bộ phận của cơ quan báo cáo, thuyết minh cung cấp dữ
liệu chính để văn phòng hoàn thành nhiệm vụ do Ban lãnh đạo cơ quan giao
phó.
1.1.2.2. Phó Chánh Văn phòng
- Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành công việc của Văn phòng và
chịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết công việc thuộc lĩnh vực công tác được
phân công;
- Ký thay Chánh Văn phòng các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn
phòng theo sự uỷ quyền của Chánh Văn phòng và ký thừa lệnh một số văn
bản.
1.2.2.3. Phòng tổng hợp
Làm công tác tổng hợp: Tổng hợp tình hình và xây dựng các báo cáo về
hoạt động của Hội đồng Trung ương, Đoàn chủ tịch và Cơ quan Liên hiệp Hội
Việt Nam;
Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc và kế hoạch
làm việc của cơ quan;
Thông báo ý kiến chỉ đạo của Đoàn chủ tịch, Thường trưc Đoàn Chủ
tịch và Thủ trưởng Cơ quan trong các cuộc họp giao lưu, các buổi làm việc
của lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam với các đơn vị có liên quan;
Làm đầu mối trong việc tham gia chuẩn bị nội dung, xây dựng chương
trình và tổ chức các hội nghị, hội thảo khi được lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt
Nam phân công.
Văn phòng đã chuẩn bị chương trình, nội dung báo cáo, tài liệu và tổ
chức phối hợp hoạt động chung của Liên hiệp Hội Việt Nam như Hội nghị Hội
đồng Trung ương hàng năm, Hội nghị Đoàn chủ tịch thường niên, Hội nghị
13

Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

giao ban Liên hiệp Hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hàng năm
…;
Tổ chức hội thảo lấy ý kiến đóng góp của các nhà khoa học và các hội
thành viên cho dự thảo sửa đổi Hiến pháp 1992;
Văn phòng đã chủ trì xây dựng và trình lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt
Nam ban hành 05 quy chế: Quy chế công tác văn thư- lưu trữ; Quy định về thể
loạị, thể thức, thẩm quyền thông qua, ban hành văn bản của Liên hiệp Hội
Việt Nam; lQuy định về chế độ họp báo và báo cáo; Quy chế chi tiêu nội bộ;
Quy chế quản lý tài sản của cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam.
1.2.2.4. Phòng Văn thư
Làm công tác Hành chính- Văn thư: Tổ chức thực hiên các nhiệm vụ của
văn thư trong Cơ quan ( văn bản đi, văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu
theo quy định, xây dựng, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các chế độ, quy định
về công tác văn thư, lưu trữ và bảo quản tài liệu văn thư).
Văn phòng đã thực hiện việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến và đi theo
đúng quy định, quản lý tốt văn bản đi và đến của Cơ quan Liên hiệp Hội Việt
Nam, quản lý tốt con dấu của Liên hiệp Hội Việt Nam. Không để mất mát thất
lạc giấy tờ, đảm bảo chế độ bảo mật thông tin.
Văn phòng đã chủ trì và phối hợp với Ban Tổ chức- Cán bộ tổ chức một
số lớp tập huấn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, lưu trữ hồ sơ cho
cán bô, nhân viên của Cơ quan, của nhiều hội ngành toàn quốc và đơn vị trực
thuộc nhằm phổ biến những quy định mới của Liên hiệp Hội Việt Nam về văn
thư, lưu trữ, nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hệ
thống Liên hiệp Hội Việt Nam.
1.2.2.5. Phòng Kế toán- Tài vụ
Thực hiện nhiệm vụ đơn vị dự toán cấp III: Thực hiện thu, chi Ngân

sách dự toán cấp I; lập dự toán, thực hiện việc sử dụng kinh phí của đơn vị dự
14


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

toán cấp III đối với các hoạt động của Cơ quan, gồm chi quản lý hành chính,
cho hoạt động của Đoàn Chủ tịch, Văn phòng và các ban, các nhiệm vụ, dự án,
đề tài khoa học, đảm bác việc sử dụng kinh phí dùng mục đích, tiết kiệm và có
hiệu quả, Lập báo cáo tài chính gửi đơn vị dự toán cấp I theo quy định.
1.2.2.6. Phòng Quản trị
Làm công tác đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết, thông tin
liên lạc, phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của Cơ quan. Theo dõi, đánh
giá bảo quản tài sản và cơ sở vật chất của Cơ quan;
Tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản công của Cơ quan;
Lập kế hoạch và thực hiện sữa chữa nhỏ, mua sắm tài sản, trang thiết
bị phục vụ các hoạt động thường xuyên của Cơ quan; Làm đầu mối tổ chức và
quản lý các nhiệm vụ xây dựng cơ bản của Cơ quan. Phục vụ các hội nghị, hội
thảo, các cuộc họp Hội đồng Trung ương, Đoàn chủ tịch, Ủy ban Kiểm tra và
Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam;
Tổ chức phục vụ ăn trưa cho cán bộ, nhân viên Cơ quan, thực hiện công
tác lễ tân, khánh tiết, đón tiếp, phục vụ khách đến làm việc với Cơ quan;
Làm đầu mối công tác hiếu, hỉ của Liên hiệp Hội Việt Nam;
Thực hiện công tác thường trực, bảo vệ cơ quan, đảm bảo an ninh, trật
tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường tại Cơ quan.
1.2.1.7.Phòng lái xe
Làm công tác quản lý xe ô tô: Bộ phận lái xe chấp hành sự phân công
của lãnh đạo Văn phòng trong việc quản lý, duy trì, bảo dưỡng 06 xe ô tô của

cơ quan.
Phục vụ chu đáo, kịp thời, đảm bảo đúng thời gian theo yêu cầu của
lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam, đặc biệt là đảm bảo tuyệt đối an toàn cho
người và phương tiện khi vận hành.
15


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Mỗi lái xe đều có sổ nhật ký riêng hành trình cho từng loại xe. Ghi chép
rõ rang, đầy đủ theo yêu cầu, vì vậy việc quản lý, giám sát quá trình lái xe
được đảm bảo theo các quy định hiện hành của nhà nước.
1.2.2.8. Phòng Bảo vệ
Thực hiện công tác an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ: Tình hình an
ninh trật tự của Cơ quan được Văn phòng duy trì, đảm bảo, không có sự mất
mát tài sản của cán bộ, nhân viên và khách đến Cơ quan công tác. Bộ phận
bảo vệ có sự phân công công tác, các ca trực rõ rang. Số bàn giao giữa hai ca
trực được ghi chép đầy đủ. Công tác phòng chống cháy nổ đảm bảo an toàn
tuyệt đối, không để xảy ra bất kỳ vụ cháy nổ nào tại Cơ quan.
CHƯƠNG 2:
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Công tác văn thư là bao gồm các công việc liên quan về soạn thảo văn
bản, ban hành văn bản; quản lý văn bản khác và tài liệu hình hành trong quá
trình hoạt động của cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam; lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của Liên hiệp Hội
Việt Nam.
Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu, nó chiếm một phần
lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy quản lý

của cơ quan tổ chức
Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác
thông tin cho hoạt động quản lý. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ
để điều hành mọi hoạt động của cơ quan một cách hợp lý, hiệu quả đảm bảo cho
cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý điều hành theo đúng chức năng,
nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên, cho thấy công tác văn thư lưu trữ là
hoạt động vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan nào.

16


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ, Lãnh
đạo Liên hiệp hội đã đặc biệt quan tâm chỉ đạohướng dẫn và xây dựng nhiều
văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên cơ cở áp dụng quy định
các văn bản quy phạm pháp luật Nhà nước ngày 13/12/2013 Cơ quan đã
ban hành quyết định số 970/QĐ-LHHVN quyết định Ban hành Quy chế về công
tác văn thư lưu trữ, mở ra một bước ngoạt mới trong việc quản lý công tác
văn thư thư lưu trữ của Liên hiệp Hội Việt Nam.
Việc ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ tạo sự thống nhất, rõ
ràng, tránh tình trạng chồng chéo trong thực hiện chức năng nhiệm vụ của
từng phòng ban đơn vị, Đồng thời nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm
tra, giám sát công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan cũng như đôn đốc nhắc nhở
các đơn vị thực hiện theo đúng quy chế đề ra.

2.1. Hệ thống các văn bản quản lý về Công tác văn thư, lưu trữ
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng

dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan;
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ
chức;
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số
970/QĐ-LHHVN ngày 13/12/2013 của Đoàn Chủ tịch Liên hiệp các Hội Khoa
học và Kỹ thuật Việt Nam);
Quy định về thể loại, thể thức, thẩm quyền thông qua, ban hành văn bản
của Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam (Ban hành kèm theo
Quyết định số 770/QĐ-LHHVN ngày 14/12/2011 của Đoàn Chủ tịch Hội đồng
Trung ương Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam;
17


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Hướng dẫn số 374/HD-LHHVN ngày 22/12/2011 của Liên hiệp Hôi Việt
Nam quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Thông báo số 696/TB-LHHVN ngày 26/10/2012 của Liên hiệp các Hội
Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam về một số loại văn bản cấp trưởng Ban và Văn
phòng được phép ký và đóng dấu của Liên hiệp Hội Việt Nam.
2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Công tác văn thư lưu trữ của Liên hiệp các Hội Việt Nam được tổ chức
theo hình thức tập trung. Ngoài văn thư chung của cơ quan, các đơn vị phòng

ban không có văn thư riêng. Tất cả các văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan đều
phải tập trung ở phòng văn thư, sau đó văn thư sẽ tiến hành phân loại văn
bản tài liệu (đối với những văn bản gửi chung cho cơ quan, văn thư tiến hành
bóc bì, đóng dấu đến và đăng ký các thông tin văn bản vào sổ đăng ký văn bản
đến; đối với những văn bản mật, văn bản gửi đích danh, hay văn bản gửi cho
các đơn vị, thì văn thư không trực tiếp bóc bì mà gửi ngay cho cá nhân, đơn vị
có liên quan giải quyết.
Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam bố trí 01 văn thư chuyên trách(trình
độ đại học) về công tác văn thư, lưu trữ. Văn thư được đào tạo chuyên môn
nghiệp vụ về văn thư và lưu trữ, với nhiều năm kinh nghiệm sử dụng thành
thạo trang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt các nghiệp vụ chuyên môn nên
hiệu quả công việc cao.
Phòng văn thư được bố trí tại tầng 1, ngay cạnh cổng chính đi vào cơ
quan nên thuận tiện cho việc trao đổi thông tin và liên hệ công tác. Ở phòng
Văn thư được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc như:
Bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, cặp đựng tài liệu, và sổ giải quyết văn bản đi,
văn bản đến. Ngoài ra văn thư còn được trang bị máy tính, máy in, máy fax,
máy scan, máy photocoppy, máy hủy tài liệu, điện thoại và một số trang thiết

18


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

bị văn phòng khác chất lượng và hiện đại nên việc tổ chức văn thư cũng diễn
ra đơn giản, nhanh gọn.
Mặc dù đã đạt được một số thành quả trong hoạt động nhưng công tác
văn thư của văn phòng vẫn còn tồn tại một số khó khăn cần được khắc phục.

Đó là quy mô phòng làm việc còn trật hẹp trong khi phòng văn thư lại chứa
rất nhiều giấy tờ, tài liệu và trang thiết bị chung của cơ quan như máy photo,
scan, và tủ thư riêng của các đơn vị.
Hiện nay cơ quan vẫn chưa có phòng văn thư riêng, do cơ sở vật chất
cũng như không gian cơ quan trật hẹp nên phòng văn thư của cơ quan Liên
hiệp hôi Việt Nam được bố trí chung với Phòng làm việc của Phó Chánh văn
phòng, cả 2 phòng được ngăn cách bằng tủ đựng tài liệu. Điều đó nảy sinh ra
những bất cập mới. Đó là hàng ngày, Văn thư chính là nơi tiếp xúc với mọi đối
tượng, là nơi tiếp nhận mọi công văn giấy tờ, và các đơn vị đến photo, chỉnh
sửa đóng dấu tạo ra một không gian thêm trật trội, đông người đến không
tránh khỏi ồn ào mà trong khi đó cán bộ là người cần được bố trí không gian
riêng, yên tĩnh để làm việc. Vì vậy cơ cấu lại phòng Văn thư đang là một bài
toán đặt ra đối với lãnh đạo cơ quan cũng như của văn phòng.
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan
2.3.1.1. Hệ thống các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam
Hệ thống văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam bao gồm: Điều lệ, chiến
lược, quy chế, quy định, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, hướng dẫn, thông báo,
quy trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, giấy mời,
thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy chứng
nhận, giấy đi đường, phiếu chuyển, phiếu gửi, phiếu trình, thư công.

19


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

2.3.1.2. Thẩm quyền thông qua và ban hành văn bản quản lý của Liên

hiệp Hội Việt Nam
Thẩm quyền ban hành văn bản được quy định dựa vào chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn của mỗi cá nhân, đơn vị trong phạm vi Liên hiệp hội Việt Nam.
Căn cứ vào Quyết định số 770/QĐ/-LHHVN ngày 14 tháng 12 năm 2011 của
Liên hiệp Hội Việt Nam ban hành Quy định về thể loại, thể thức, thẩm quyền
thông qua, ban hành văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam thì thẩm quyền ban
hành văn bản của cơ quan được quy dịnh như sau:
Đại hội đại biểu toàn quốc Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thông
qua các văn bản: điều lệ, chiến lược, nghị quyết, báo cáo tuyên bố, lời kêu gọi.
Hội đồng trung ương Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thông qua
các loại văn bản sau: nghị quyêt, quyết định, báo cáo, thông cáo, tuyên bố, lời
kêu gọi.
Đoàn Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thông qua các loại
văn bản sau: chiến lược, quy chế, quy định, nghị quyết, quyết định, chỉ thị,
thông báo, báo cáo, kế hoạch, biên bản, kết luận.
Ủy ban kiểm tra ương Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thông qua
các loại văn bản sau: quyết định, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, kế hoạch,
biên bản kết luận.
Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Hội đồng
trung ương và Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên
hiệp Hội Việt Nam (trừ Ủy ban kiểm tra)
Phó Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Chủ tịch
Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam theo quy chế
làm việc hoặc theo sự phân công nhiệm vụ của Đoàn Chủ tịch hoặc Chủ tịch
Liên hiệp Hội Việt Nam ủy quyền.
Tổng Thư ký Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Đoàn Chủ
tịch Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam theo quy

20

Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

chế làm việc hoặc theo sự phân công nhiệm vụ của Đoàn Chủ tịch hoặc Chủ
tịch Liên hiệp Hội Việt Nam ủy quyền.
Chánh văn phòng, trưởng các ban thừa Lệnh (TL.) lãnh đạo liên hiệp
Hội của Liên hiệp Hội Việt Nam ký
Trường hợp đặc biệt, Chánh văn phòng của Liên hiệp Hội Việt Nam có
thể được Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng Thư ký giao thừa ủy quyền (TUQ.) ký
một số văn bản theo lĩnh vực chuyên môn.
Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại văn bản quy định như trên tùy
theo điều kiện cụ thể, Đoàn Chủ tịch Liên hiệp Hộip Việt Nam, ban thường vụ
Liên hiệp hội địa phương, ban thường vụ hội ngành toàn quốc và thủ trưởng
các tổ chức trực thuộc ban ngành các thể loại văn bản như: chương trình, kế
hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, giấy mời…
2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Liên hiệp
hội Việt Nam
Liên hiệp hội Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội của trí thức khoa
học và công nghệ Việt Nam, việc soạn thảo văn bản chủ yếu theo chức năng
nhiệm vụ được giao của các phòng ban, đơn vị và các cán bộ chuyên viên kỹ
thuật nghiệp vụ trong công ty. Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban, đơn vị
nào thì phòng, ban, đơn vị đó soạn thảo.
Trên cơ sở áp dụng của thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01
năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Liên hiệp Hôi Việt Nam. Căn cứ vào tình hình thực tế, để phù hợp hơn với cách
thức làm việc và tạo sự thống nhất trong việc ban hành văn bản của cơ quan,
Liên hiệp Hội Việt Nam đã ban hành Hướng dẫn số 734/HD-LHHVN ngày
22/12/2011 hướng dẫn về thể thức rvà kỹ thuật trình bày văn bản của Liên

hiệp Hôi Việt Nam
Do các cán bộ, chuyên viên của cơ quan thường xuyên được lãnh đạo
quan tâm tổ chức tập huấn bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, và việc áp dụng
21


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

chặt chẽ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nên hầu hết các
văn bản do cơ quan ban hành đều đạt yêu cầu, đảm bảo đúng thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản theo quy định.
Tuy nhiên do những thói quen trước đó trong việc xây dựng văn bản
hoặc một số cán bộ chưa được đào tạo về việc soạn thảo văn bản nên dẫn đến
tình trạng có những sai sót trong kỹ thuật trình bày văn bản.
Ví dụ:
Trong việc soạn thảo quyết định theo quy định ở bên dưới phần tiêu
ngữ có một đường kẻ, nét liền có độ dài bằng độ dài dòng chữ. Tuy nhiên có
những văn bản chỉ được lẻ một đoạn ở giữa. Trong phần tên cơ quan chủ
quản và cơ quan ban hành có đường kẻ ngang độ dài bằng 1/3 hoặc 2/3 dòng
chữ đôi khi dòng kẻ kéo dài cả dòng.
Trong phần căn cứ theo quy định mỗi một căn cứ phải xuống dòng, sau
mỗi dòng đặt dấu chấm phẩy (;). Nhưng có những căn cứ không được xuống
dòng.
Trong công văn có một số đơn vi đôi khi soạn thảo còn quên không ghi
phần trích yếu nội dung văn bản.
2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
Mỗi văn bản soạn thảo và ban hành đều được thực hiện theo một quy

trình nhất định và đảm bảo tính khoa học. Việc soạn thảo văn bản ở cơ quan
cần nhanh chóng và chín xác nhưng cũng phải đảm bảo theo các bước soạn
thảo và ban hành văn bản như sau:
Bước 1: Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc Lãnh đạo Liên hiệp
Hội Việt Nam giao cho cho một đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì
soạn thảo.
22


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Bước 2: Tiến hành thu thập xử lý, thông tin có liên quan đến văn bản
cần soạn thảo
Cán bộ chuyên viên các phòng ban, đơn vị được phân công giải quyết
một văn bản đến căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản tiến hành xác
định hình thức, nội dung, độ mật, khẩn và nơi nhận của văn bản cần soạn
thảo.Tiến hành thu thập xử lý thông tin có liên quan để soạn thảo văn bản
theo đúng yêu cầu.
Bước 3: Cán bộ, chuyên viên được phân công có trách nhiệm soạn thảo
văn bản
Bước 4: Trình duyệt bản thảo
Cá nhân được giao soạn thảo văn bản trình người đứng đầu đơn vị
duyệt nội dung dự thảo văn bản và trình Chánh văn phòng duyệt thể thức văn
bản trước khi trình Lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam ký văn bản theo trình tự
Phiếu trình văn bản quy định ( Phụ lục 5).
Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác nội dung, ngôn ngữ, chính tả của văn bản, ký
nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (Sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo

Liên hiệp Hôi Việt Nam ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, mật, đối tượng
nhận văn bản và trình người ký văn bản quyết định. Trường hợp lãnh đạo cấp
Trưởng Ban ký thừa lệnh hoặc ký thừa ủy quyền lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt
Nam, người soạn thảo văn bản phải ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản.
Chánh văn phòng hoặc người được Chánh văn phòng ủy quyền phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, chỉnh
sửa trực tiếp vào văn bản, trường hợp sai nhiều thì đề nghị đơn vị soản thảo
chỉnh sửa lại. Khi chấp thuận văn bản đã đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
thì ký nháy/tắt vào cuối cùng ở “Nơi nhận” của văn bản trước khi lãnh đạo
Liên hiệp Hội Việt Nam ký ban hành.
23


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Bước 5: Trình ký lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam.
Khi văn bản đã có chữ ký nháy/tắt của người đứng đầu đơn vị soạn
thảo và của Chánh văn phòng , Lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam cho ý kiến,
duyệt ban hành hoặc đề nghị đơn vị soạn thảo chỉnh sửa lại văn bản trên
Phiếu trình văn bản.
Trường hợp văn bản được phê duyệt và cho phép ban hành, Lãnh đạo
Liên hiệp Hội Việt Nam ký chính thức vào văn bản, sau đó chuyên viên soạn
thảo chuyển văn bản kèm theo Phiếu trình văn bản để đăng ký văn bản đi tại
Văn thư. Văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số vào sổ công văn đi, nhân bản
đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản.
Chủ tịch là người có thẩm quyền ký tất cả các loại văn bản nảy sinh
trong quá trình làm việc ở Liên hiệp Hội Việt Nam. Chủ tịch có thể giao cho
các Phó Chủ tịch ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ

trách. Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút mực đỏ hay mực dễ phai để ký
văn bản.
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản ở Liên hiệp Hội Việt Nam được
tiến hành tương đối chặt chẽ nề nếp, đảm bảo đúng trình tự và thể thức văn
bản. Các cán bộ, trưởng các đơn vị, chuyên viên thường xuyên được đào tạo,
tập huấn chuyên môn nghiệp vụ nên việc soạn thảo văn bản luôn đảm bảo
được thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình, thủ tục; đảm bảo về thể thức và
kỹ thuật trình bày, cách sử dụng từ đơn nghĩa, ngắn gọn, súc tích, logic, dễ
hiểu.
Quy trình soạn thảo văn bản của cơ quanh được trình bày cụ thể, rõ
ràng, điều đó giúp cho việc thực hiện công việc được thuận lợi hơn, các cán bộ
giao nhiêm vụ soạn thảo bao gồm cả chuyên viên có thể dễ dàng áp dụng
theo. Tuy nhiên do năng lực cán bộ soạn thảo không đồng đều do phần lớn
cán bộ soạn thảo kiêm nhiệm không chuyên trách. Do đó nhiều văn bản nội
24


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

dung còn chưa đạt yêu cầu, thiếu logic, ngôn ngữ sử dụng trong văn bản thiếu
chuẩn xác, dài dòng.

* So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá
Từ quy trình trên cho ta thấy quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan
được thực hiện tương đối giống theo quy trình soạn thảo văn bản tại Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ quy định
về công tác văn thư và Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm
2013 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ ở các cơ

quan tổ chức.
Việc áp dụng theo đúng quy định tạo nên một quy trình làm việc chuyên
nghiệp, thống nhất khoa học hiểu quả, tránh được những sai sót, mất mát,
trong quá trình thực hiện. Đồng thời việc thực hiện theo đúng theo quy định
tạo ra sự thống nhất trong việc thực hiện cũng như dễ dàng trong kiểm tra
giám sát và đánh giá công việc chung của cơ quan.
Tuy nhiên, theo quy trình soạn thảo văn bản hiện nay của cơ quan vẫn
còn nhiều hạn chế. Để ban hành một văn bản đảm bảo cả nội dung và thể thức
phải trải qua nhiều giai đoạn điều đó giúp cho việc kiểm soát văn bản tốt hơn
tuy nhiên do các phòng ban bố trí phòng làm việc ở xa nhau để ban hành một
văn bản cán bộ, phòng ban, đơn vị soạn thảo văn bản phải đi lại nhiều lần để
xin ý kiến, kiểm tra nội dung ở trưởng đơn vị mình rồi xuống văn phòng kiểm
duyệt thể thức sau đó mới trình ký lãnh đạo và cuối cùng trở lại văn thư để
đóng dấu. Có một sự khác biệt so với quy định về quy trình soạn thảo hiện nay
là mỗi lần trình ký cán bộ, đơn vị trình ký phải kèm theo Phiếu trình văn bản
để lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt lên phiếu trình điều đó cho thấy một quy
trình phức tạp và mất nhiều thời gian nhất là trong những dịp lãnh đạo nào
đó đi công tác thì một quy trình như thế không được đảm bảo, việc ban hành
25