Báo cáo thực tập Văn thưc lưu trữ tại Viện khoa học thủy lợi việt nam

A. LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay với đà phát triển của xã hội, quan niệm lý thuyết và thực hành
được hiểu rõ hơn , học và hành lúc nào cũng đi đơi , khơng thể tách rời nhau. Điều
đó đã được Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định : " Học để hành, học với hành phải
đi đôi .Học mà không hành thì học vơ ích . Hành mà khơng học thì hành khơng trơi
chảy".Từ xưa đến nay lời dạy của Bác ln là điều có ý nghĩa đối với mỗi người
trong xã hội nói chung và đối với mỗi con người Việt Nam chúng ta nói riêng. Lời
dạy của Bác có tầm ảnh hưởng lớn đối với việc học của chúng ta.
Học và hành luôn đi đôi với nhau, chúng có mối quan hệ song song khơng
thể tách rời, chúng bù trừ tác dụng và ý nghĩa cho nhau. Học ở đây nghĩa là như
thế nào? Học là tiếp thu kiến thức đã được tích lũy trong sách vở, là nắm vững lý
luận đã được đúc kết trong các bộ môn khoa học, đồng thời tiếp nhận những kinh
nghiệm của cha ông đi trước. Học là trau dồi kiến thức, mở mang trí tuệ, từng lúc
cập nhật hóa sự hiểu biết của mình, khơng để tụt lùi, lạc hậu, học là tìm hiểu ,
khám phá những tri thức của lồi người nhằm chinh phục thiên nhiên, chinh phục
vũ trụ, Học là thuộc ở khía cạnh của lý thuyết. Cịn hành nghĩa là thực hành, ứng
dụng những kiến thức mình được học trên sách vở, ngồi trên ghế nhà trường vào
thực tiễn đời sống , là làm lý thuyết cho thực tiễn đời sông . Học và hành là hai mặt
của một q trình thống nhất , nó khơng thể tách rời nhau mà phải luôn gắn chặt
với nhau làm một , " học mà khơng hành thì thì vơ ích " , đã tiếp thu lý thuyết mà
ta không vận dụng vào thực tiễn , thì học chẳng để làm gì cả , nhiều người "học"
mà vẫn chưa "hành" được là do lúc học chưa thấu đáo hết được hoặc thiếu môi
trường hoạt động.
Ngày nay , lời dạy của Hồ Chủ tịch ngày càng được khẳng định tác dụng của
nó trong thực tiễn. Học ở đây khơng chỉ bó hẹp ở trong một môi trường giáo dục
trên ghế nhà trường mà ta cần phải học mà không giới hạn cho nên ta phải học tập
không ngừng , "học-học nữa-học mãi" , học chưa bao giờ là đủ , ở lứa tuổi nào
cũng phải học - học ở nhà trường, gia đình, xã hội, học thầy, học bạn, học ở mọi
nơi mọi chốn " đi một ngày đàng học một sàng khơn " .
Chính vì thế mà trường Đại học Nội vụ hà Nội ra đời với chức năng đào tạo
nguồn nhân lực trình độ Đại học , Cao đẳng và Trung cấp thuộc các chuyên ngành:

Lưu trữ học, Quản trị văn phịng, Văn thư-Lưu trữ, Thơng tin thư viện, Quản lý
văn hóa , Quản trị nhân lực, Hành chính văn phịng,...
Tư duy của con người ngày càng cao cũng vì sự phát triển của xã hội ngày
càng phong phú, mọi hình thức , yêu cầu quản lý xã hội ngày càng cao cho nên
hình thức của văn bản ngày càng đa dạng. Tài sản lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, phải được bảo quản an toàn tuyệt đối theo
đúng những yêu cầu , qui định của Nhà nước , chúng là tài sản quý giá của Dân
tộc. Vì vậy việc quản lý tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng cần
thiết. Nó vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luôn đặt phương châm "học đi đôi với hành ,
lý thuyết đi đơi với thực tế" lên hàng đầu. Chính vì thế sau khi hoàn thành chương
1


trình học tập 3 năm, năm ngối nhà trường đã tổ chức cho chúng em tiếp cận với
thực tế bằng đợt kiến tập dài 04 tuần tại các cơ quan theo đúng chuyên ngành mình
học, thời gian từ ngày 05/05/2014 đến ngày 05/06/2014. Được sự quan tâm ,giới
thiệu của nhà trường , Tỉnh ủy Hịa Bình đã tiếp nhận em về kiến tập tại phòng
Lưu trữ-văn phòng Tỉnh ủy Hòa Bình. Năm nay , là năm cuối của chúng em lại
được Nhà trường tổ chức cho chúng em tiếp cận với thực tế lần nữa bằng đợt thực
tập kéo dài hơn, thời gian từ ngày 02/03/2015 đến ngày 24/4/2015 tại phịng Văn
thư thuộc Ban Tổ chức Hành chính thuộc Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam.
Trong khoảng thời gian này bản thân em khơng chỉ được nhìn, được chứng kiến
mọi cơng việc , hoạt động của văn phịng mà cịn được tiếp cận trực tiếp với công
việc , nỗ lực cố gắng học hỏi kinh nghiệm làm việc , chương trình nghiệp vụ của
văn phịng trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã được học ở trường vào thực tế, và nhận
được sự hướng dẫn nhiệt tình chu đáo của cán bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ tại
phòng Văn thư đã góp ý vào đề cương báo cáo giúp em hồn thành khóa thực tập
này.
Tuy nhiên trong q trình thực tập, việc áp dụng lý thuyết đã học vào

công tác thực tiễn còn nhiều hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều , chưa sát thực. Đây
là lần thứ hai chúng em được thực hành sát thực với công việc thực tế. Tuy nhiên,
đợt thực tập này là em học hỏi ở cơ quan khác so với năm ngối, vì vậy em vẫn
còn nhiều bỡ ngỡ nên bản báo cáo vẫn khơng sao tránh khỏi những thiếu sót hạn
chế. Bản thân em rất mong nhận được sự đóng góp , nhận xét của Nhà trường , các
thầy, cô giáo trong Khoa Văn thư-Lưu trữ nói chung và các cán bộ đơn vị thực tập
nói riêng để bài báo cáo của em hoàn chỉnh hơn, giúp em hoàn thiện được bản thân
cả về công việc lẫn kỹ năng giao tiếp xã hội, có thêm được những kinh nghiệm q
báu trong cơng việc và tạo điều kiện thuận lợi cho những bước đi tiếp theo trong
tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn!

2


B. NỘI DUNG

CHƯƠNG I: Vài nét về Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam
I – Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện
Khoa học Thủy lợi Việt Nam
1.

Sự ra đời, vị trí địa lý và những thuận lợi, khó khăn

Phố Tây Sơn mang tên của nghĩa quân Tây Sơn. Nằm bên phố là di tích lịch
sử nổi tiếng Gị Đống Đa. Tại đây năm 1789 quân Tây Sơn đã đánh thắng quân nhà
Thanh. Đêm 4 rạng ngày 5 tháng giêng năm Kỷ Dậu (1789) trận đánh của quân
Tây Sơn diễn ra với sự tham gia của nhân dân vùng Khương Thượng, do Đô đốc
Long (cịn có tên là Đặng Tiến Đơng) chỉ huy. Trận này diệt tan đồn Khương
Thượng của quân nhà Thanh. Tướng nhà Thanh là Sầm Nghi Đống phải treo cổ tự

tử ở núi Ốc (Loa Sơn) gần chùa Bộc bây giờ. Trận đánh đã mở đường cho đại quân
Tây Sơn từ Ngọc Hồi thừa thắng tiến vào Thăng Long.
Phố: dài 1,5km; nối tiếp phố Nguyễn Lương Bằng (Nam Đồng cũ), từ chạc
ba với phố Hồ Đắc Di đến Ngã Tư Sở. Đoạn đầu phố có gị Đống Đa, di tích xếp
hạng năm 1962, cơng viên văn hố Đống Đa, tượng đài Quang Trung. Trước mặt
gị Đống Đa có chùa Đồng Quang, di tích được xếp hạng năm 1990. Cả một đoạn
dài bên số chẵn trước đây là ấp Thái Hà của Hồng Cao Khải, nay cịn di tích kiến
trúc lăng mộ. Cuối phố này có chùa Sở tức Phúc Khánh tự, di tích xếp hạng năm
1988. Phố có nhiều ngõ như ba ngõ Trung Liệt: 1-2-3, ngõ vào ấp Thái Hà cũ, ngõ
vào lăng Hoàng Cao Khải, ngõ vào làng Thịnh Quang.
Đất trại Khương Thượng, tổng Hạ, huyện Vĩnh Thuận cũ. Nay thuộc các
phường Quang Trung, Trung Liệt, Ngã Tư Sở, quận Đống Đa.
Thời Pháp thuộc là phố Thái Hà Ấp và phố Ngã Tư Sở. Từ 1964 đổi tên này
cho cả hai đường phố.
Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện KHTLVN) được
thành lập theo Quyết định số 594/QĐ-TTg ngày 10/5/2007 của Thủ tướng Chính
phủ về việc thành lập Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam trên cơ sở tổ chức, sắp
xếp lại VIện Khoa học Thủy lợi và Viện Khoa học Thủy lợi miền Nam và Quyết
định số 55/2008/QĐ-BNN ngày 24/4/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam.
Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam ra đời là tổ chức sự nghiệp nghiên cứu
khoa học cơng lập có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy
định của pháp luật; trụ sở chính đặt tại số 171 phố Tây Sơn, quận Đống Đa, thành
3


phố Hà Nội. Viện có tên giao dịch bằng Tiếng Anh: Vietnam Academy for Water
Resources (Viết tắt VAWR).
2.

Việt Nam

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Khoa học Thủy lợi

2.1- Vị trí pháp lý
Viện Koa học Thủy lợi Việt Nam trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn là tổ chức sự nghiệp khoa học cơng lập có tư cách pháp nhân, có con
dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc và ngân hàng nhà nước để hoạt động
theo quy định của pháp luật; trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nội.
Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam được xếp hạng đặc biệt theo quy định tại
Điều 10 Quyết định 181/2005/QĐ-TTg ngày 19/7/2005 của Thủ tướng Chính phủ
Quy định về phân loại, xếp hạng các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công.
2.2- Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của Viện Khoa học Thủy lợi Việt
Nam
* Chức năng
Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam có chức năng nghiên cứu khoa học,
nghiên cứu khoa học phục vụ dịch vụ cơng ích, chuyển giao cơng nghệ, đào tạo
sau đại học, hợp tác quốc tế, tham gia tư vấn đầu tư và xây dựng cơng trình thủy
lợi, thủy điện và mơi trường phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước, phát triển ngành
nông nghiệp và phát triển nông thôn.
* Nhiệm vụ và thẩm quyền, quyền hạn
- Xây dựng và trình Bộ chiến lược, các chương trình, quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, năm năm và hàng năm về khoa học, công nghệ và các dự án phát triển
công nghệ về thuỷ lợi, thuỷ điện và môi trường nhằm đáp ứng yêu cầu quy hoạch,
khai thác, phát triển và quản lý tổng hợp nguồn nước; tổ chức thực hiện chiến lược,
các chương trình, quy hoạch, kế hoạch và các dự án sau khi được cấp có thẩm
quyền phê duyệt.
- Nghiên cứu tổng hợp nguồn nước, điều kiện tự nhiên và môi trường để
cung cấp cơ sở khoa học cho việc lập quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã
hội của cả nước và các vùng lãnh thổ. Các lĩnh vực nghiên cứu khoa học cụ thể:

+ Chiến lược thuỷ lợi của các vùng, miền và quốc gia;
+ Quy hoạch phát triển và quản lý, sử dụng bền vững tài nguyên đất, nước ở
các lưu vực, tiểu lưu vực sông trên phạm vi toàn quốc;
4


+ Tài nguyên nước và bảo vệ môi trường;
+ Chỉnh trị sơng, bảo vệ bờ biển, phịng chống lũ, lụt và giảm nhẹ thiên tai;
+ Ảnh hưởng của biến đổi khí hậu đến nguồn nước, quy hoạch, xây dựng,
vận hành hệ thống thuỷ lợi, đê điều, thuỷ sản, nông nghiệp, nơng thơn.
+ Thuỷ nơng cải tạo đất và cấp thốt nước; quản lý khai thác và bảo vệ cơng
trình thuỷ lợi, thuỷ điện;
+ Công nghệ xây dựng và bảo vệ cơng trình thuỷ lợi, thuỷ điện;
+ Vật liệu xây dựng;
+ Thiết bị cơ điện chuyên dùng thuỷ lợi;
+ Nước sạch và vệ sinh môi trường nông thôn;
+ Kinh tế thuỷ lợi;
+ Cơng nghệ thơng tin và tự động hố;
+ Nghiên cứu phòng trừ mối.
- Thẩm tra hoặc tham gia thẩm tra về công nghệ, kinh tế, kỹ thuật các dự án
trọng điểm của Nhà nước và của các địa phương theo quy định của pháp luật.
- Thẩm định và phê duyệt đề cương nghiên cứu, dự toán và nghiệm thu kết
quả đề tài nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, dự án sản xuất thử, thử
nghiệm công nghệ của các đơn vị trực thuộc Viện theo quy định của Nhà nước và
phân cấp của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Chuyển giao kết quả nghiên cứu khoa học, công nghệ vào sản xuất theo quy
định của pháp luật.
- Tư vấn xây dựng, thẩm tra, tư vấn thẩm định các dự án thuỷ lợi, thuỷ điện,
thuỷ sản và bảo vệ môi trường phù hợp với các lĩnh vực chuyên môn của Viện; đầu
tư và xây dựng các công trình hoặc hạng mục cơng trình thuộc dự án đầu tư phát

triển cơng trình kết cấu hạ tầng theo quy định của pháp luật.
- Đào tạo nhân lực khoa học, cơng nghệ có trình độ cao; tổ chức đào tạo sau
đại học, liên kết đào tạo đại học về chuyên ngành thuỷ lợi, thuỷ điện và môi trường
theo quy định của pháp luật.
- Hợp tác quốc tế về nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, liên
doanh, liên kết phát triển công nghệ, thử nghiệm kỹ thuật mới, đào tạo nguồn nhân
5


lực thuộc lĩnh vực được giao với các tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước
theo quy định của pháp luật.
- Chủ trì tổ chức biên soạn các quy trình, quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn, định
mức kinh tế, kỹ thuật, trình cấp có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp
luật.
- Tổ chức sản xuất, kinh doanh và xuất nhập khẩu theo quy định của pháp
luật.
- Thông tin khoa học, công nghệ và môi trường, phát hành tạp chí, trang
thơng tin điện tử theo chun ngành.
- Quản lý và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư xây dựng của Viện theo quy
định của Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và pháp luật có liên quan.
- Quản lý và tổ chức thực hiện nguồn nhân lực, kinh phí, tài sản và các nguồn
lực khác được giao theo quy định của pháp luật.
- Quyết định việc mời chuyên gia, các nhà khoa học nước ngoài vào Việt
Nam và cử cán bộ ra nước ngồi cơng tác theo quy định của pháp luật hiện hành và
phân cấp quản lý cán bộ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao.
3. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam
3.1- Thời gian hoạt động của Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam
Tiền thân là Học viện Thủy lợi - Điện lực được thành lập năm 1959. Sau 55
năm thành lập, Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam đã từng bước phát triển, lớn

mạnh và có nhiều đóng góp về Khoa học – Cơng nghệ quan trọng cho sự nghiệp
xây dựng và phát triển đất nước.
* Các chặng đường lịch sử
- Từ năm 1959 đến 196:
Năm 1959, cùng với sự kiện thành lập Binh đoàn 559 “xẻ dọc Trường sơn đi
cứu nước", Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã quyết định thành lập
Học viện Thủy lợi - Điện lực. Đến năm 1963, Viện Nghiên cứu Khoa học Thủy
lợi (KHTL) được thành lập và tách thành một đơn vị độc lập khỏi Học viện Thủy
lợi - Điện lực, đặt nền tảng cho sự nghiệp phát triển KHTL gắn với sản xuất khôi
phục kinh tế miền Bắc.
-Từ năm 1963 đến 1975:
6


Viện Nghiên cứu KHTL mở rộng hoạt động nghiên cứu phục vụ sản xuất và
chiến đấu. Những năm 60, viện tập trung nghiên cứu, thí nghiệm về hàn khẩu đê
chống lụt, chủ động đối phó với ném bom phá hoại đê điều mùa lũ trong chiến
tranh phá hoại miền Bắc; nghiên cứu về thủy nơng, chống xói mịn đất, chỉnh trị
sơng, phục hồi tu sửa các cơng trình như đập Đô Lương, đập Đáy, Vân Cốc, xây
mới thủy điện Thác Bà...Đây là những cơng trình thủy lợi, thủy điện có quy mô lớn
và kỹ thuật phức tạp nhất thời bấy giờ.
-Từ năm 1975 đến 1990:
Sau ngày giải phóng miền Nam, cán bộ chủ chốt của viện tỏa đi các vùng khó
khăn ở miền Trung, miền Nam, đặc biệt là vùng chua phèn, nhiễm mặn, ngập úng,
hoang hóa ở Đồng bằng Sông Cửu Long(ĐBSCL).
Năm 1978, Phân viện Nghiên cứu KHTL Nam bộ (Viện Nghiên cứu KHTL)
ra đời, có nhiều nghiên cứu về cải tạo đất chua phèn, mặn, về xây dựng cơng trình
cống, đập, đê, kè… trên nền đất yếu vùng ĐBSCL, góp phần quan trọng vào việc
biến ĐBSCL thành vựa lúa và nguồn cung cấp thủy sản cho cả nước.
Năm 1990, Phân viện được nâng cấp thành Viện KHTL miền Nam.

-Từ năm 1990 đến nay:
Ngày 10/5/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ký quyết định thành lập Viện Khoa
học Thủy lợi Việt Nam trên cơ sở sáp nhập Viện KHTL và Viện KHTL miền Nam.
Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam được giao những chức năng, nhiệm vụ
mới đặc biệt quan trọng. Hiện nay, viện có 17 đơn vị thành viên, trong đó có 3 ban
chức năng; 3 viện vùng; 6 viện chun đề; 1 phịng thí nghiệm trọng điểm quốc gia
(đây là một trong 17 phịng thí nghiệm trọng điểm của cả nước); 3 trung tâm
nghiên cứu và 1 Cty xây dựng & chuyển giao công nghệ thủy lợi.
Viện hiện có 1.150 cán bộ, trong đó 3 Giáo sư, 28 Phó Giáo sư, 1 Tiến sĩ
Khoa học, 75 Tiến sĩ và 353 Thạc sỹ, còn lại là kỹ sư, cử nhân. Viện cịn có những
cơ sở nghiên cứu, thí nghiệm tại các vùng kinh tế trọng điểm của đất nước.
*Một số kết quả nổi bật từ năm 1990 đến nay
Viện đã thực hiện hàng trăm đề tài, dự án khoa học cấp Bộ và cấp Nhà nước.
Tỷ lệ đề tài, dự án có kết quả ứng dụng vào SX và đời sống là 40%, tỷ lệ thắng
thầu chủ trì các đề tài dự án rất cao (trên 80%).
Với chủ trương của Đề án tái cơ cấu ngành Nông nghiệp-Phát triển Nông
thôn, Đề án tái cơ cấu ngành Thủy lợi đã được Bộ Nông nghiệp-Phát triển Nông
thôn phê duyệt tháng 4/2014. Theo đó, hoạt động Khoa học – Cơng nghệ của viện
7


đã tập trung một số hướng trọng tâm, bước đầu cho kết quả thiết thực, được đánh
giá cao. Nổi bật là:
-Nghiên cứu quy hoạch, khai thác bảo vệ tài nguyên nước
+ Tính tốn dự báo biến động nguồn nước sơng Mê Kông ứng với các kịch
bản sử dụng nước của các quốc gia thượng nguồn và kịch bản biến đổi khí hậu
(BĐKH) - nước biển dâng, cung cấp thơng tin về diện tích, thời gian lũ, hạn hán,
xâm nhập mặn, thiếu hụt phù sa trên đồng ruộng, diễn biến sạt lở, bồi lắng...
+ Xây dựng hệ thống quản lý tổng hợp tài nguyên nước lưu vực sông Vu Gia
- Thu Bồn, sông Hồng trong bối cảnh BĐKH; xây dựng quy trình điều tiết liên hồ

chứa các hồ lớn thuộc lưu vực sông Hồng.
-Lĩnh vực cấp nước
+ Xây dựng, ứng dụng công nghệ dự báo, giám sát xâm nhập mặn vùng
ĐBSH và ĐBSCL; xây dựng đề án “Giám sát tình trạng xâm nhập mặn hạ du trên
các hệ thống sông” với phần mềm và chương trình tính tốn diễn biến xâm nhập
mặn 3 hệ thống sơng chính là sơng Hồng - Thái Bình, Vu Gia - Thu Bồn và sơng
Cửu Long.
+ Nghiên cứu giải pháp cấp thoát nước cho một số loại hình ni tơm chính ở
ĐBSCL; hệ thống xử lý chất thải cho trang trại nuôi tôm nước lợ; mô hình cấp
nước ngọt cho vùng ni trồng thủy sản ven biển ĐBSCL...; công nghệ cấp - trữ
nước cho vùng đất dốc, núi cao, biên giới, hải đảo như bơm thủy luân, bể chứa bê
tông thành mỏng, lọc nước biển thành nước ngọt dùng năng lượng mặt trời..., công
nghệ Nano xử lý nước nhiễm Asen, ô nhiễm sinh học tại những vùng ngập lụt; xử
lý nước thải, rác thải cho nông thôn, làng nghề các tỉnh ĐBSH...
-Lĩnh vực bảo vệ sông, bờ biển, phòng chống và giảm nhẹ thiên tai
+ Phòng Thí nghiệm trọng điểm quốc gia về động lực sơng biển và Phịng
Thí nghiệm thủy lực của Viện (ở Bình Dương) đủ năng lực giải quyết hầu hết vấn
đề phức tạp như dự báo xói lở, bồi lắng bờ sơng bờ biển, giải pháp chỉnh trị khu
vực xói lở trọng điểm trên sông Tiền, sông Hậu, sông Đồng Nai + Sài Gịn, các
vùng cửa sơng ven biển Hải Hậu - Nam Định, Thanh Hóa, Ninh Bình, cửa Thuận
An, cửa Định An...
+ Rà soát đê biển từ Quảng Ninh đến Kiên Giang và giải pháp nâng cấp trong
điều kiện BĐKH, nước biển dâng; đã xây dựng xong bản đồ ngập lụt hạ du các lưu
vực sơng từ Thanh Hóa đến Phú Yên phục vụ điều hành mùa lũ năm 2014; xây
dựng bản đồ ngập lụt, nước dâng do siêu bão cho một số tỉnh ven biển như Thanh
Hóa, Quảng Bình, TT - Huế, ĐBSCL...
8


+ Công nghệ gây bồi tạo bãi, trồng cây chắn sóng bảo vệ bờ, đê biển; khơi

phục, trồng rừng ngập mặn các tỉnh Thanh Hóa, Ninh Bình, Nam Định, Quảng
Ninh, Hà Tĩnh, Quảng Trị, Trà Vinh, Sóc Trăng và sẽ triển khai ở nhiều tỉnh ven
biển ĐBSCL.
- Tưới cho lúa và cây trồng cạn
Viện đã nghiên cứu công nghệ tưới tiên tiến, tiết kiệm nước cho cây trồng
cạn ở vùng khô hạn như Nam Trung bộ, Đông Nam bộ (thanh long, nho, chà là);
tưới nhỏ giọt, tưới phun mưa ở Đắk Lắk (cà phê của Tập đoàn Trung Nguyên);
tưới cho mía ở Quảng Ngãi, Bình Dương; hoa và cà chua ở Sơn La, cây dược liệu
ở Phú Thọ, cam Cao Phong - Hịa Bình; tưới tiết kiệm nước thâm canh lúa cải tiến
(SRI) tại hệ thống thuỷ lợi Cầu Sơn - Cấm Sơn, Bắc Giang...
- Công nghệ xây dựng và bảo vệ cơng trình thủy lợi
+ Liên tục hồn thiện công nghệ đập trụ đỡ, đập xà lan di động để xây dựng
các cơng trình ngăn sơng, ngăn mặn, giữ ngọt, chống úng ngập cho các thành phố
lớn, làm lợi cho nhà nước hàng ngàn tỷ đồng; công nghệ cống lắp ghép bằng bê
tông cốt thép dự ứng lực ứng dụng thi cơng tại 18 cơng trình ở Kiên Giang, Cà
Mau, hiện đang chuẩn bị xây dựng trên 20 công trình khác ở ĐBSCL; cơng nghệ
Jet-grouting xử lý thấm cho cống Tắc Giang - Hà Nam, cơng trình hồ Sơng Bạc Hà Giang...
+ Nghiên cứu, làm chủ thiết kế, thi công đập bê tông đầm lăn, ứng dụng cho
nhiều công trình Định Bình, Sơng Cơn, Nước Trong...; cơng nghệ túi địa kỹ thuật,
công nghệ Neoweb để xây dựng, sửa chữa đường giao thơng nơng thơn với kinh
phí thấp; cơng nghệ phát hiện và xử lý ẩn họa đê sông và đập thủy lợi - thủy điện;
xử lý mối cho đê, đập...
+ Mơ hình vật lý thí nghiệm thuỷ lực là thế mạnh của viện đã chỉ ra nhiều bất
cập trong các đồ án thiết kế, vận hành, giúp tiết kiệm cho nhà nước hàng nghìn tỉ
đồng, tiêu biểu như hồ Ea Rơk, tràn Đá Hàn, thủy điện hạ Sesan 2 - Campuchia,
Bản Chát - Lai Châu, hồ Tả Trạch, Ngàn Trươi, Bản Mồng...
- Thiết bị cơ điện chuyên dùng thủy lợi
+ Làm chủ thiết kế, chế tạo các loại bơm công suất lớn, cột nước thấp phục
vụ chống ngập úng; nâng cấp, cải tạo trên 700 trạm bơm đã được xây dựng 50 - 60
năm trước trên hệ thống thuỷ nông đồng bằng Bắc Bộ...; chế tạo thành công bơm

hút sâu ứng dụng cho vùng miền núi, trung du; ứng dụng giúp bơm nước biển xa
hàng trăm mét, đảm bảo chất lượng nước trong nuôi trồng thủy sản.
+ Nghiên cứu chế tạo thành công thiết bị vớt rác tự động cho các hệ thống
bơm lớn với giá thành đầu tư chỉ bằng 40 - 50% so với nhập ngoại; nghiên cứu cửa
9


van lớn phục vụ chống úng ngập cho TP.HCM, cửa van đóng mở cưỡng bức thay
thế cửa van đóng mở tựu động để đảm bảo chủ động...
- Lĩnh vực công nghệ thơng tin, tự động hóa và phần mềm
Nghiên cứu thành công công nghệ tổ hợp, chế tạo thiết bị, lắp đặt các trạm
giám sát tự động (giám sát mực nước, độ mở cửa tràn, cửa cống, đo mưa, độ
mặn…) và xây dựng các module phần mềm để tích hợp thành hệ thống thông tin
quản lý, giám sát và hỗ trợ điều hành các cơng trình thủy lợi theo thời gian thực,
giúp quản lý cơ sở dữ liệu hồ chứa, hệ thống cơng trình thủy lợi; dự báo lũ, dự báo
ngập lụt vùng hạ du và hỗ trợ điều hành hồ chứa...
3.2- Cơ cấu tổ chức bộ máy của Viện
- Lãnh đạo Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam có Giám đốc và các Phó
Giám đốc Viện :
+ Giám đốc Viện do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn bổ

nhiệm, miễn nhiệm và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, trước pháp luật về toàn
bộ hoạt động của Viện;
+ Các Phó Giám đốc Viện do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Viện, chịu trách nhiệm
trước Giám đốc Viện, trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ
trách hoặc uỷ quyền.
- Bộ máy tham mưu Giám đốc Viện:
+ Ban Tổ chức, Hành chính;
+ Ban Kế hoạch, Tổng hợp;

+ Ban Tài chính, Kế tốn;
Ban có Trưởng ban và các Phó Trưởng ban. Trưởng ban do Bộ trưởng Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám
đốc Viện, Phó Trưởng ban do Giám đốc Viện bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định
hiện hành của Nhà nước và phân cấp quản lý cán bộ của Bộ Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn.
- Các đơn vị sự nghiệp khoa học trực thuộc Viện:
+ Viện Khoa học Thuỷ lợi miền Nam;
+ Viện Khoa học Thuỷ lợi miền Trung và Tây Nguyên;
10


+ Viện Nước, Tưới tiêu và Môi trường;
+ Viện Thuỷ công;
+ Viện Bơm và Thiết bị thuỷ lợi;
+ Viện Thuỷ điện và năng lượng tái tạo;
+ Viện Kinh tế và Quản lý Thuỷ lợi;
+ Viện Kỹ thuật Biển (Bộ quyết định thành lập khi có đủ điều kiện);
+ Phịng Thí nghiệm trọng điểm Quốc gia về động lực học sông biển;
+ Trung tâm Đào tạo và hợp tác quốc tế;
+ Trung tâm phịng trừ mối và sinh vật có hại;
+ Trung tâm công nghệ phần mềm thuỷ lợi;
+ Trung tâm Tư vấn quản lý thuỷ nơng có sự tham gia của người dân.
- Các doanh nghiệp khoa học công nghệ:
+ Công ty xây dựng và chuyển giao công nghệ thuỷ lợi chuyển đổi hoạt
động theo cơ chế doanh nghiệp khoa học và công nghệ, quy định tại Nghị định số
80/2007/NĐ-CP ngày 19/5/2007 của Chính phủ về doanh nghiệp khoa học và công
nghệ;
+ Các doanh nghiệp khác thành lập và hoạt động theo Luật Khoa học và
công nghệ, Luật Doanh nghiệp và Nghị định số 80/2007/NĐ-CP ngày 19/5/2007

của Chính phủ;
Viện có Viện trưởng và các Phó Viện trưởng; Trung tâm có Giám đốc và các
Phó Giám đốc Trung tâm; Cơng ty có Giám đốc và các Phó Giám đốc Cơng ty;
Phịng Thí nghiệm trọng điểm Quốc gia về động lực học sơng biển có Giám đốc và
các Phó Giám đốc;
Viện trưởng các Viện, Giám đốc Phịng Thí nghiệm trọng điểm Quốc gia về
động lực học sông biển, Giám đốc Công ty, Giám đốc Trung tâm trực thuộc Viện
Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định của pháp luật;
Các Phó Viện trưởng, Phó Giám đốc Phịng Thí nghiệm trọng điểm Quốc
gia về động lực học sông biển, Phó Giám đốc Cơng ty, Phó Giám đốc Trung tâm
trực thuộc Viện Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam do Giám đốc Viện Khoa học Thuỷ
11


lợi Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định của pháp luật và phân cấp quản
lý cán bộ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Căn cứ vào nhu cầu, Giám đốc Viện Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam thành lập
các Hội đồng khoa học để tư vấn cho Giám đốc Viện về chiến lược, phương hướng
và kế hoạch phát triển khoa học và công nghệ của Viện.
Việc thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị trực thuộc Viện Khoa học
Thuỷ lợi Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Quyết
định theo đề nghị của Giám đốc Viện Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam và Vụ trưởng
Vụ Tổ chức cán bộ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và từng giai đoạn phát triển
Viện và theo quy định của pháp luật.
(Phụ lục 01: Trụ sở cơ quan Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam;
Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Viện Khoa học Thủy lợi Việt
Nam).
II- Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác văn thư của Viện
Khoa học Thủy lợi Việt Nam

1.

Chức năng

+ Thường trực, tiếp nhận, đăng ký, lưu chuyển các văn bản của các ngành,
báo cáo của Viện về các phòng, ban, các đơn vị trực thuộc Viện Khoa học Thủy lợi
Việt Nam. Đăng ký vào sổ để theo dõi theo quy định lưu trữ hồ sơ.
+ Chuẩn bị mọi mặt cho các Hội nghị của Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam
như: Tổng hợp tình hình, dự thảo văn bản; chuẩn bị kinh phí, phương tiện và ghi
biên bản hội nghị; báo cáo kết quả thực hiện tháng, quý, năm các ngành, ban và
các đơn vị trực thuộc Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam.
1.1. Yêu cầu chung trong cơng tác văn thư lưu trữ:
- Đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu:
tiếp nhận, phân loại, chuyển giao, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành và nộp lưu;
- Đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật và an tồn;
- Đạt chất lượng và hiệu quả cao.
1.2. Tiếp nhận và xử lý văn bản đến
1.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản, thông tin đến
1. Tiếp nhận văn bản đến:
12


a) Tất cả các văn bản, tài liệu, đơn, thư, giấy tờ gửi trực tiếp hoặc qua bảo vệ,
cán bộ Viện, qua fax, email, điện thoại v.v (sau đây gọi chung là văn bản) chuyển
đến cơ quan đều phải làm thủ tục tiếp nhận tại văn thư:
- Văn thư có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận tất cả các văn bản đến cơ
quan;
- Những văn bản gửi các đơn vị, cá nhân qua Văn thư được vào sổ theo dõi
riêng và chuyển đến các đơn vị, cá nhân;
- Cán bộ, viên chức trực tiếp nhận văn bản (kể cả gửi đích danh cá nhân) có

liên quan đến cơng việc của cơ quan thì phải chuyển cho Văn thư để làm thủ tục
tiếp nhận, đăng ký.
b) Những văn bản của các đơn vị trong cơ quan gửi đến các phòng, ban chức
năng liên quan đến cơng việc của phịng, ban chức năng nào thì đơn vị gửi trực tiếp
đến phịng, ban chức năng đó, khơng gửi qua Văn thư.
c) Trách nhiệm của Văn thư:
- Văn thư tiếp nhận, đăng ký vào sổ văn bản đến và phân loại văn bản: loại
hỏa tốc, loại khẩn, loại mật, loại nghiên cứu, tham khảo, loại không đúng thể thức
để thuận tiện cho việc xử lý.
- Trả lại nơi gửi những văn bản sai địa chỉ, chữ mờ, nhàu nát, bản dấu đen
(trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo và do cơ quan sao chụp chuyển tới);
- Khơng bóc những bì thư có đóng dấu “Mật”, “ Tuyệt mật ”, bì thư gửi đích
danh hoặc có ghi “chỉ người có tên trên bì thư mới được bóc ”;
- Phải giữ lại bì thư kèm với văn bản đối với những đơn thư khiếu nại,
tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh.
2. Đăng ký văn bản đến:
a) Văn thư có trách nhiệm đóng dấu ghi ngày tháng văn bản đến và đăng ký
vào sổ hoặc trên file máy tính; Đối với các thơng tin nhận qua fax, email chuyển
phát nhanh hoặc truyền qua mạng được vào sổ theo dõi như những văn bản khác
nhưng phải được ghi chú cụ thể rõ ràng.
b) Lập sổ đăng ký văn bản đến:
Việc lập sổ đăng ký văn bản đến do Thủ trưởng cơ quan quy định.
c) Đối với các thơng tin nhận được qua điện thoại, truyền miệng có
liên quan đến công tác chỉ đạo, điều hành của cơ quan, người tiếp nhận phải ghi lại
13


nội dung, thời gian tiếp nhận, họ tên người truyền đạt và chuyển ngay cho thủ
trưởng cơ quan xử lý;
d) Thông tin nhận được qua Email hoặc truyền qua mạng phải được in ra

giấy và đăng ký vào sổ hoặc trên file máy tính.
1.2.2. Xử lý, phân phối văn bản đến
1. Văn bản đến được phân loại như sau:
- Loại A: Văn bản phải trả lời cho nơi gửi (có ghi thời hạn phải trả lời);
- Loại B: Văn bản phải trả lời cho nơi gửi (không ghi thời hạn phải trả lời);
- Loại C: Văn bản không phải trả lời cho nơi gửi.
2. Trách nhiệm của Văn thư:
- Văn bản đến cơ quan ngày nào thì chuyển ngay trong ngày hơm đó. Các văn
bản có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” phải trình ngay sau khi đăng ký;
- Chuyển giao văn bản đến cho đơn vị, cá nhân được giao xử lý sau khi thủ
trưởng cơ quan ghi ý kiến xử lý và lưu 01 bản phôtô;
- Lưu văn bản mật theo quy định.
3. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan:
- Xem xét, xử lý văn bản theo đúng yêu cầu về nội dung và thời hạn trả lời
theo quy định tại mục 5.2.3 của Quy trình này.
- Thủ trưởng cơ quan là người trực tiếp bút phê phân phối văn bản đến cho
đơn vị/ cá nhân có trách nhiệm chính để giải quyết.
4. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị:
- Thủ trưởng đơn vị chỉ xử lý văn bản khi nhận được ý kiến chính thức do thủ
trưởng cơ quan chuyển đến;
- Những văn bản gửi trực tiếp cho đơn vị, đơn vị tự giải quyết theo chức
năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và chịu trách nhiệm về việc giải quyết;
- Chủ động phối hợp với các đơn vị khác xử lý những văn bản liên quan đến
nhiều đơn vị hoặc phối hợp xử lý theo yêu cầu của đơn vị chủ trì;

14


- Kiểm tra, đôn đốc việc xử lý, cập nhật kết quả xử lý văn bản đến theo yêu
cầu;

1.2.3. Thời hạn trả lời văn bản đến
1. Đối với các văn bản trình thủ trưởng cơ quan:
a) Đối với văn bản loại A, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trình thủ trưởng cơ
quan văn bản trả lời trước ít nhất một ngày làm việc so với thời hạn yêu cầu của
văn bản đến;
b) Đối với văn bản loại B, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trình thủ trưởng cơ
quan văn bản trả lời:
- Không quá 3 ngày làm việc đối với những văn bản thông thường, kể từ khi
nhận được văn bản đến;
- Không quá 7 ngày làm việc đối với những văn bản góp ý kiến về chương
trình, dự án, đề án, quy hoạch kể từ khi nhận được văn bản đến;
- Trước ít nhất 3 ngày làm việc theo quy định của pháp luật về thời hạn thẩm
định, phê duyệt dự án đầu tư, quyết toán dự án hoàn thành.
2. Đối với các văn bản các đơn vị ký thừa lệnh, thừa ủy quyền; các văn bản
thuộc thẩm quyền của đơn vị:
a) Đối với văn bản loại A, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trả lời đúng thời hạn
ghi trong văn bản đến;
b) Đối với văn bản loại B, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trả lời:
- Không quá 4 ngày làm việc đối với những văn bản thông thường, kể từ khi
nhận được văn bản đến;
- Theo đúng quy định của pháp luật về thời hạn thẩm định, phê duyệt dự án
đầu tư, quyết tốn dự án hồn thành.
3. Hết thời hạn quy định tại mục 1.2.3 này, đơn vị được giao xử lý văn bản
khơng hồn thành nhiệm vụ phải có bản tường trình nêu rõ lý do ngay trong ngày
làm việc hơm sau để gửi thủ trưởng cơ quan xem xét, giải quyết.
1.3. Soạn thảo, trình ký, ký phát hành và phát hành văn bản
1.3.1. Soạn thảo văn bản

15

Việc soạn thảo văn bản phải đảm bảo hình thức, thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản theo quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 về công
tác văn thư; Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Và Thông báo số 525/TBVKHTLVN ngày 22/11/2008 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
1. Văn bản do một đơn vị soạn thảo: Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị soạn
thảo:
- Chịu trách nhiệm về việc soạn thảo theo đúng kế hoạch, nội dung và thời
gian; hoàn chỉnh dự thảo, báo cáo thủ trưởng cơ quan. Trong trường hợp vấn đề
phức tạp, cần chủ động đề xuất, xin ý kiến thủ trưởng cơ quan trước khi dự thảo
văn bản;
- Đề nghị mức độ mật, khẩn, phạm vi lưu hành của văn bản;
- Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật về nội dung
của văn bản.
2. Văn bản do một đơn vị chủ trì phối hợp với một hoặc nhiều đơn vị soạn
thảo:
a) Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị chủ trì: chịu trách nhiệm chính, phân
cơng trách nhiệm soạn thảo cho các đơn vị phối hợp và thực hiện các quy định tại
khoản 1 của mục 5.3.1 trên;
b) Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị phối hợp: Chịu trách nhiệm về nội
dung chuyên mơn do đơn vị tham gia.
1.3.2. Trình ký văn bản
1. Hồ sơ trình ký gồm:
- Dự thảo văn bản gồm 02 bản, trong đó: 01 bản (bản 1) có chữ ký nháy, họ
tên cá nhân soạn thảo ở cuối “ Nơi nhận” và có ghi ngày, tháng, chữ ký của lãnh
đạo đơn vị chủ trì soạn thảo và đơn vị đồng trình (nếu có) vào lề trái trang đầu; 01
bản để nhân bản (bản 2): là bản sau khi đã được hoàn thiện đúng theo sự chỉnh sửa
của thủ trưởng cơ quan;
- Các phụ lục kèm theo văn bản chính (nếu có). Thủ trưởng đơn vị chủ trì
soạn thảo phải ký tắt vào cuối các trang phụ lục;

- Các văn bản khác có liên quan.
2. Trách nhiệm trình ký:
16


a) Văn bản do đơn vị nào chủ trì soạn thảo thì đơn vị đó có trách nhiệm trình
ký. Thủ trưởng các đơn vị phân công cán bộ chuyên chịu trách nhiệm tŕnh kư,
nhận và phát hành văn bản.
b) Tất cả các văn bản phát hành với tư cách cơ quan có nội dung liên quan
đến chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban chức năng nào đều phải qua phòng, ban
chức năng đó kiểm tra. Sau khi nhận được văn bản, các phịng, ban chức năng phải
có trách nhiệm xem xét, kiểm tra và trả lời trong thời gian không quá 2 ngày làm
việc tính từ khi nhận được văn bản ( trừ trường hợp văn bản hỏa tốc hoặc theo yêu
cầu của thủ trưởng cơ quan).
1.3.3. Ký phát hành
1. Văn bản có đủ điều kiện, Thủ trưởng cơ quan ký cả 2 bản; Trường hợp
văn bản chưa đủ điều kiện, Thủ trưởng cơ quan ghi rõ ý kiến vào “Phiếu trình văn
bản” hoặc lề của “bản 1” để trả lại đơn vị soạn thảo hồn chỉnh và trình ký lại.
2. Phó thủ trưởng cơ quan được quyền ký thay Thủ trưởng cơ quan theo
quyết định của Thủ trưởng cơ quan về lĩnh vực được phân công và chịu trách
nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật về nội dung văn bản.
3. Thủ trưởng các đơn vị được ký thừa lệnh (TL), thừa uỷ quyền (TUQ)
Thủ trưởng cơ quan theo các quyết định của Thủ trưởng cơ quan giao trực tiếp và
chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật về nội dung văn
bản.
1.3.4. Phát hành văn bản
- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt thể thức văn bản, các chữ ký,
nếu đúng, đủ thì cho số, ngày, tháng để đơn vị soạn thảo nhân bản sau đó làm thủ
tục đóng dấu. Nếu khơng đúng, đủ các chữ ký thì trả lại.
- Khi đã đóng dấu và vào số, văn thư phải lưu một bản gốc có chữ ký tươi để

quản lý và nộp lưu trữ sau đó. Người soạn thảo văn bản lưu một bản để theo dõi.
- Văn bản do đơn vị nào chủ trì soạn thảo thì đơn vị đó nhân bản và phát
hành theo “Nơi nhận” ghi trong văn bản;
1.3.5. Xử lý văn bản có sai sót
1. Đối với những văn bản đã ký hoặc đã phát hành, đơn vị hoặc cá nhân phát
hiện có sai sót về thể thức, nội dung, phải có trách nhiệm thơng báo ngay cho Ban
Tổ chức, Hành chính hoặc thủ trưởng đơn vị soạn thảo để báo cáo thủ trưởng cơ
quan xem xét quyết định.
17


2. Đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đính chính văn bản khi có ý kiến
của thủ trưởng cơ quan.
2. Nhiệm vụ
+ Giúp Giám đốc Viện xây dựng lịch công tác tuần, tháng và báo cáo Giám
đốc và các Trưởng Ban xem xét các Quyết định. Giúp các Trưởng Ban và Giám
đốc Viện phối hợp công tác giữa các thành viên trong Viện với các ban ngành đoàn
thể, thực hiện kế hoạch công tác.
+ Quản lý, trang bị cơ sở vật chất, xem xét đề xuất, sửa chữa, bổ sung kịp
thời. Chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn con dấu của Viện Khoa học Thủy lợi Việt
Nam. Thực hiện quy định về thủ tục trình ký văn bản.
+ Bố trí lịch tiếp dân, tiếp nhận đơn thư của công dân, xem xét thẩm quyền,
khả năng và bộ phận giải quyết, viết giấy hẹn trả lời.

18


CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT NỘI DUNG THỰC TẬP
Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp
cao hoạt động như một mơ hình Nhà nước thu nhỏ. Việc xây dựng và hoàn thiện

hệ thống cơng tác lưu trữ ở đây có một ý nghĩa vơ cùng quan trọng bởi trong q
trình thực hiện nhiệm vụ của mình Viện Khoa học Thủy lợi cũng như các cơ quan
hành chính nhà nước ở cấp sản sinh ra một khối lượng tài liệu tương đối lớn phản
ánh một cách toàn diện kết quả hoạt động trên tất cả các lĩnh vực: chính trị, kinh tế,
văn hóa, xã hội… Vì vậy, việc tổ chức tốt cơng tác lưu trữ là một việc làm cần
thiết và có ý nghĩa.
1.

Tình hình tổ chức và cán bộ làm cơng tác lưu trữ

1.1-

Về tổ chức công tác lưu trữ

Trong một quốc gia một cơ quan tổ chức để thực hiện hiệu quả một nhiệm
nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phận chun trách làm cơng tác đó. Bộ phận
chun trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công việc
như: xây dựng kế hoạch phát triển công việc ngắn hặn, dài hạn về lĩnh vực chuyên
môn; thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát triển trong
thời gian tới.
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của tất
cả các cơ quan tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt cơng tác lưu trữ, trong mỗi cơ
quan cần tổ chức bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ. Đối với các cơ quan
cụ thể việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tuỳ thuộc vào tầm cỡ và quy mô,
vị trí của từng cơ quan. Dù ở cơ quan nào đi nữa thì cơng tác lưu trữ cũng gắn bó
mật thiết với cơng tác văn thư, cơng tác văn phịng của cơ quan. Bởi lẽ văn phòng
là đầu mối thu thập thơng tin của cơ quan, nơi tập trung tồn bộ công văn giấy tờ
đi đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức
công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng cơng văn giấy tờ đó ,
Hơn nữa văn phịng có chức năng xử lý thơng tin tổng hợp để phục vụ cho công

tác quản lý của lãnh đạo. Lưu trữ là bộ phận giữ gìn và xử lý thông tin quá khứ,
một trong những nguồn tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo. Vì vậy
cơng tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của cơng tác văn phịng.
Trong Văn phịng, cơng tác lưu trữ khơng thể thiếu được và là nội dung quan
trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phịng. Như vậy,
cơng tác lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan được xem như một mặt
hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà
nước.
Công tác lưu trữ thực hiện hai chức năng: Tổ chức bảo quản an toàn và sử
dụng khai thác có hiệu quả. Trong phạm vi hoạt động của cơ quan, tài liệu lưu trữ
của cơ quan chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu Khoa học Thủy lợi Việt Nam.
19


Ngồi ra, có một ít tài liệu ảnh, băng, đĩa hình ghi lại một số hoạt động tiêu biểu
của cơ quan để thông tin giới thiệu cơ quan hoặc ghi nhận quá trình hình thành và
phát triển của cơ quan.
- Nguồn tài liệu lưu trữ của cơ quan:
+ Các văn bản, hồ sơ giấy tờ được lưu tại Văn thư;
+ Các sản phẩm nghiên cứu khoa học công nghệ hàng năm;
+ Các luận án, luận văn tốt nghiệp của Tiến sỹ, Thạc sỹ;
+ Các sách báo tài liệu đọc tham khảo.
Tại Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam công tác lưu trữ được tổ chức trong
văn phòng Văn thư và tiếp nhận giấy tờ, làm việc lưu trữ đưa về Thư viện bảo
quản hồ sơ tài liệu.
(Phụ lục 03: Sơ đồ bố trí văn phịng làm việc của cán bộ Văn thư-Lưu trữ)
1.2.

Về cán bộ làm công tác lưu trữ

Về tổ chức cán bộ làm công tác Lưu trữ tại Viện Khoa học Thủy lợi Việt
Nam gồm có 02 cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ. Em được biết là ở đây
khơng có cán bộ Lưu trữ chuyên trách mà chỉ có Văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm và
do công việc quá nhiều mà phần nghiệp vụ bên lưu trữ ít được để ý tới.
Nhiệm vụ của người làm công tác văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm thì chủ yếu
là tổ chức thu nhận, chỉnh lý tài liệu và sắp xếp, tập hợp tài liệu cơ quan, đơn vị
thuộc nguồn nộp lưu vào thư viện của Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam.
Thống kê, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác
điều hành, chỉ đạo, quản lý của các lãnh đạo Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam.
Bảo quản an toàn tài liệu trong thư viện và tổ chức kiểm tra, tổng hợp bảo
cáo về thống nhất công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
Hằng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị phịng, ban,
chun mơn thuộc Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam để đưa vào thư viện, tham
mưu việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của nhà nước.
2.Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ
2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ
Mỗi năm Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam đều ban hành văn bản chỉ đạo về
công tác lưu trữ, hầu như đều là về Kế hoạch cho công tác.
20


2.2.

Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ

Cũng như các lĩnh vực công tác khác, công tác lưu trữ của Viện Khoa học Thủy lợi
Việt Nam nhận được sự quan tâm của Chính phủ và Nhà nước bằng những văn
bằng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác.
Qua thời gian thực tập, khảo sát tình hình cơng tác tại văn phòng văn thư – lưu trữ
của Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam cho thấy cán bộ lưu trữ đã thực hiện theo

những văn bản do các cơ quan của Chính Phủ:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 24 tháng 8 năm 2001 về
quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 về công tác văn
thư.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 8 tháng 4 năm 2004 Qui
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01 tháng 4 năm 2009 Sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Bộ Quy chế công vụ của Bộ Nông Nghiệp và Phát triển Nông nghiệp.
Với những văn bản này đã giúp cho cán bộ Văn thư – Lưu trữ của văn phịng
có thêm hiểu biết về nghiệp vụ, vận dụng vào cơng việc để có thể đạt hiệu quả cao
mà lại theo đúng qui định của Chính phủ trong công việc.
Như ở trên ta đã thấy một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Lưu trữ
mà phịng Văn thư thuộc Ban Tổ chức Hành chính - Viện Khoa học Thủy lợi Việt
Nam đã thực hiện. Dù em chỉ được thực tập tại phòng Văn thư một thời gian ngắn
nhưng theo quan sát và tìm hiểu thì em được biết rằng: cán bộ Văn thư – Lưu trữ
của Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam thực hiện cơng tác văn thư rất bài bản, đúng
trình tự, thủ tục, hình thức nhất định theo như các văn bản hướng dẫn của Chính
phủ và Nhà nước.
3. Tình hình thực hiện nội dung công tác lưu trữ
3.1. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu văn thư lưu trữ cơ quan.
Trong thời gian vừa qua, việc lập hồ sơ công việc tại các đơn vị thuộc Viện
Khoa học Thủy lợi Việt Nam bước đầu có chuyển biến, tiến bộ. Một số đơn vị đã
thực hiện lập hồ sơ công việc theo đúng hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước, các nghị định của Chính Phủ. Tuy nhiên, ở một vài đơn vị, việc lập hồ
sơ của các cán bộ chưa được quan tâm đúng mức nên việc thu, nộp hồ sơ, tài liệu
21

vào lưu trữ hiện hành hàng năm gặp nhiều khó khăn.Theo như em tìm hiểu thì tài
liệu ở Viện hầu như mang tính chất bí mật, khơng tiện để người người tiếp xúc với
nội dung tài liệu cho nên hầu hết khi tài liệu hồn thành cơng việc, các phịng Ban
vẫn tự giữ lại để tham khảo và nghiên cứu, hầu như là đưa về kho thư viện để bảo
quản và khai thác sử dụng khi cần. Việc giữ hồ sơ, tài liệu tại đơn vị, thu, nộp tài
liệu chưa được lập thành hồ sơ theo quy định còn tương đối phổ biến, gây lãng phí
về thời gian, kinh phí…
3.2.

Cơng tác thu thập và bổ xung tài liệu vào lưu trữ

* Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ tại Viện Khoa học Thủy lợi Việt
Nam được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và Pháp luật.
- Theo quy định của Nhà nước thì sau khi cơng việc kết thúc cán bộ, nhân
viên làm công tác giấy tờ công văn, cán bộ nhân viên làm công tác chun mơn
khác nhưng có liên quan đến cơng văn giấy tờ phải kiểm tra lại đầy đủ tài liệu
mình đang giữ giao nộp cho cán bộ hoặc phòng lưu trữ cơ quan.
Đối với hồ sơ đã nộp vào lưu trữ cơ quan đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ
cơ quan nhưng cán bộ công chức cần giữ lại để tham khảo, giải quyết cơng việc thì
vẫn làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng sau đó làm thủ tục cho mượn
hồ sơ để dược giữ lại tài liệu.
( Phụ lục 03: một số hình ảnh tài liệu được thu thập về cơ quan )
- Theo quy định của Viện thì cán bộ Văn thư, Lưu trữ phải thu thập tài liệu
ngay khi các đơn vị, phòng ban trực thuộc đến xin dấu tức là cán bộ Văn thư, Lưu
trữ sẽ thu lại bản gốc, những bản gốc, những bản có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo
cơ quan và cất giữ cẩn thận, hàng tháng phải sắp xếp, kiểm tra lại tài liệu mình
đang giữ, nếu thiếu thì phải đến các phịng ban thu thập đầy đủ sau đó cuối năm lập
hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan.

* Thủ tục giao nhận tài liệu.
Tại Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam, thủ tục giao nhận tài liệu được thực
22


hiện nghiêm ngặt theo quy định của Nhà nước. Khi các phòng, ban giao nộp tài
liệu vào kho lưu trữ cơ quan thì cán bộ lưu trữ phải lập 2 bản: “Biên bản giao nhận
tài liệu” có giá trị pháp lý như nhau để mỗi bên giữ một bản.
( Phụ lục 04: Mẫu biên bản giao nhận tài liệu)
3.3.

Công tác xác định giá trị tài liệu

Khối tài liệu có trong Phơng Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam là tồn bộ
khối tài liệu được hình thành từ khi Viện được thành lập. Khối lượng tài liệu trong
phơng là tồn bộ tài liệu được sản sinh ra trong quá trình tổ chức, hoạt động, điều
hành của Viện và các đơn vị trực thuộc. Tuy phòng Văn thư – Lưu trữ chỉ có 2 cán
bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ, nhưng đều được đào tạo bài bản, có nhiều kinh
nghiệm cũng như nghiệp vụ để thực hiện công việc xác định giá trị tài liệu. Cơ
quan đã thành lập được Hội đồng xác định giá trị tài liệu, mà việc xác định giá trị
tài liệu diễn ra dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo thực hiện thống nhất theo quy định của
Nhà nước. Do vậy nên kết quả đạt được cao, hiệu quả, công việc này đã xác định
được: tài liệu xác định một cách cụ thể, rõ ràng giữa những tài liệu có giá trị và tài
liệu hết giá trị.
Khi xác định giá trị tài liệu những tài liệu có giá trị đã được đưa vào kho lưu
trữ để bảo quản, những tài liệu hết giá trị, tài liệu trung gian được loại ra tiêu hủy.
Muốn không nhầm lẫn tài liệu có giá trị thực tiễn cũng như giá trị lịch sử và để xác
định một cách chính xác thì mấy năm trở về đây trong khi xác định giá trị tài liệu
thì văn phịng văn thư của Viện đã tiến hành xác định giá trị tài liệu (Thành lập Hội
đồng xác định giá trị tài liệu).

( Phụ lục 05: Mẫu việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu)
Trong quá trình xác định những tài liệu loại được thống kê vào danh mục tài liệu
loại. Và việc tiêu hủy tài liệu cũng đã được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định của cơ
quan. Cán bộ Văn thư - Lưu trữ trình danh mục tài liệu loại lên cấp trên xem xét. Sau
khi cấp trên xem xét xong đồng ý cho tiêu hủy tài liệu thì mới thực hiện việc tiêu hủy
tài liệu, trong khi tiêu hủy phải có ít nhất 2 người làm chứng để đảm bảo khách quan.
Thủ tục tiêu hủy tài liệu được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định của cơ quan song
23


vẫn còn một số hạn chế nhất định:
 Tài liệu chưa được phân loại theo đơn vị tổ chức hình thành phông;
 Mỗi loại tài liệu được thống kê không theo một trình tự nhất định.
3.4.

Cơng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Qua khảo sát, tài liệu trong kho lưu trữ của Viện Khoa học Thủy lợi Việt
Nam thì tài liệu ở đây mang tính chất bí mật khơng tiện để người ngoài cơ quan
tiếp xúc, rất nhiều tài liệu mật được đưa về trong kho thư viện không đồng đều, đa
số là tài liệu có giá trị vĩnh viễn và lâu dài.
3.4.1. Tổng số tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh
Các tài liệu được Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam đưa ra chỉnh lý hoàn
chỉnh từ năm 1985 theo phông Lưu trữ cơ quan: Phông Viện Khoa học Thủy lợi
Việt Nam, đưa tổng số tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh lên 8.000 biểu ghi bao
gồm: Sách chuyên ngành, đề tài dự án, tạp chí,… Tài liệu được sắp xếp trên kệ
trong thư viện khoảng 10 giá.
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Viện được các cán bộ văn thư – lưu trữ
làm gói gọn trong phịng văn thư với diện tích 15m 2 và đưa về thư viện để bảo
quán nằm trong diện tích 40m2.

3.4.2. Tổng số tài liệu chưa chỉnh lý.
Số lượng tài liệu mà Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam chưa chỉnh lý cịn
khá nhiều.
Tài liệu thực hiện cơng tác nghiệp vụ chỉnh lý đã tiến hành tại Viện nhìn
chung tốt, trong quá trình chỉnh lý đã tiến hành khảo sát tài liệu trong các phơng
thấy tài liệu vẫn cịn thiếu nên cơ quan đã tiến hành thu thập bổ sung tài liệu từ các
phong ban, đưa mức độ hoàn chỉnh của phơng chỉnh lý lên tới 98%. Sau đó viết
bản lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phơng. Đội ngũ chỉnh lý tài liệu đã
xây dựng phương án phân loại tài liệu (tài liệu chuyên ngành thủy lợi), phương án
phân loại được lựa chọn từ “ Thời gian - Mặt hoạt động”. Tài liệu trước hết được
chia theo thời gian, sau đó phân theo mặt hoạt động.
24


3.5. Công tác thống kê trong lưu trữ
Tài liệu lưu trữ ở Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam chủ yếu là loại hình tài
liệu hành chính và hiện nay là tài liệu lưu trữ được thống kê bằng sổ gốc Đề tài/Dự
án; phần mềm thư viện điện tử là chủ yếu.
Mẫu số do Nhà nước quy định.
Những loại sổ này vẫn chưa được cơ quan sử dụng:
- Sổ thống kê phông lưu trữ
- Sổ xuất tài liệu lưu trữ.
3.6 . Cơng tác xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
“Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu và thơng tin
tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Đây là một dạng thông tin rút
gọn, khái quát của thông tin tài liệu sau khi chúng được xử lý, phân tích và tổng
hợp”.
Thành phần tài liệu lưu trữ gồm: Công cụ tra cứu truyền thống và công cụ
tra cứu hiện đại.

Sổ gốc tài liệu và xen kẽ phần mềm thư viện điện tử là loại hình cơng cụ tra
tìm chủ yếu tại kho thư viện lưu trữ Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam.

25