Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Chi cục kểm lâm tỉnh hòa bình

Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp

MỤC LỤC
MỤC LỤC....................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.............................................................................................1
PHẦN I.........................................................................................................3
KHÁO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
..............................................................................................................................3
3.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:.....................................21
3.2.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:.....................................................21
3.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:...................................................22
3.4.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:........................................24
PHẦN II.....................................................................................................25
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ
QUAN.................................................................................................................25
Xây dựng cho các cán bộ một chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh đó phải
tạo thời gian cơ hội cho các nhân viên, ngoài công việc cũng phải quan tâm
lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, các
buổi giao lưu giữa các đơn vị và trong văn phòng.........................................60
PHỤ LỤC.....................................................................................................1
PHỤ LỤC

Bùi Thị Thu Thủy

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Thực tế công việc cho thấy trong

bất kỳ cơ quan nhà nước nói chung hay một doanh nghiệp nói riêng thì văn
phòng cũng đóng một vai trò, chức năng nhiệm vụ quan trọng trọng việc tham
mưu giúp việc cho Lãnh đạo. Do đó ở các văn phòng của các đơn vị sự nghiệp,
các doanh nghiệp, các tổ chức từ trung ương đến địa phương, việc nâng cao chất
lượng công tác hoạt động văn phòng là việc đòi hỏi cần thiết để có những đóng
góp quan trọng cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước ta.
Vì “ đây là ngành học dành cho những người năng động và chuyên
nghiệp, để trở thành một nhà Quản trị văn phòng giỏi, bạn cần có đầu óc tổ chức
và quản lý, khả năng tương tác và giao tiếp tốt, có khát vọng trở thành những “
key person” ( là nhân sự cao cấp) đóng góp vào sự thành công trong hoạt động
của các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp…” nên công tác văn phòng ngày càng
đóng góp vai trò quan trọng trong xu thế mở cửa và hội nhập nền kinh tế quốc
tế. Qua đó, em nhận thấy được vị trí quan trọng của đợt thực tập này trong
chương trình đào tạo Chuyên ngành Quản trị văn phòng với thực tiễn nhà trường
đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập để tiếp xúc với công việc thực tế nhằm củng
cố và vận dụng những kiến thức mình đã học vào công việc.
Trong quá trình 3 năm học tập tại Trưởng Đại học Nội vụ Hà Nội, sinh
viên ngành Quản trị văn phòng chúng em đã và đang được trang bị những kiếm
thức tổng hợp về công tác văn phòng. Và trong quá trình thực tập 2 tháng tại Chi
cục Kiểm lâm tỉnh Hoà Bình, chúng em đã có cơ hội được học hỏi, tiếp thu rõ
hơn công việc ngành văn phòng và nắm vững hơn
kiến thức đã học tại Nhà trường, có điều kiện cọ sát với thực tế. Đợt thực tập
này là dịp để chúng em rèn luyện phẩm chất đạo đức, là cơ hội để đúc rút nhưng
kinh nghiệm làm việc và giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.

Bùi Thị Thu Thủy 1

QTVP K7C

Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
Trong quá trình học tập ở trường Đại học Nội Vụ, sinh viên ngành Quản trị văn
phòng chúng em đã và đang được trang bị những kiếm thức tổng hợp về công
tác văn phòng. Theo phương thức đào tạo mới phải kết hợp giữa lý thuyết và
thực tế, kết hợp kiến thức giữa nhà trường và xã hội. Do vậy trường đã tổ chức
cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng đi thực tế tại các cơ quan, để sinh viên
chúng em có cơ hội nắm vững hơn kiến thức đã học trong nhà trường về môn
học và có điều kiện được cọ sát và làm quen dần với công tác văn phòng trong
thực tế. Là dịp để rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên, là cơ hội
để đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Qua đợt thực tập này em đã tích lũy thêm cho mình những kiến thức cũng
như kinh nghiệm thực tế, đó sẽ là hành trang giúp em năng động, tự tin hơn
trong cuộc sống và công việc sau này. Qua đây, em cũng xin cảm ơn Ban giám
hiệu nhà trường, các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện cho
tôi được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế. Xin cảm ơn ban lãnh đạo Chi
cục Kiểm lâm và lãnh đạo văn phòng, các anh chị nhân viên trong văn phòng cơ
quan, và đặc biệt cảm ơn Giảng viên hướng dẫn thực tập Lâm Thu Hằng đã tạo
mọi điều kiện tốt nhất, hướng dẫn quan tâm nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành
đợt thực tập viết bài báo cáo này.
Hòa Bình, ngày29 tháng04 năm 2015
Sinh viên

Bùi Thị Thu Thủy

Bùi Thị Thu Thủy 2

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp

PHẦN I
KHÁO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục
Kểm lâm tỉnh Hòa Bình.
1.Chức năng.
- Chi cục Kiểm lâm là cơ quan chuyên môn trực thuộc Sở Nông nghiệp
và phát triển nông thôn, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về bảo vệ và phát
triển rừng, bảo đảm chấp hành pháp luật về bảo vệ, phát triển rừng, phòng cháy,
chữa cháy rừng trong phạm vi địa phương; đồng thời chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo
về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Kiểm lâm (Bộ Nông nghiệp và phát triển
nông thôn).
- Chi cục Kiểm lâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được hưởng
kinh phí từ ngân sách và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để hoạt động,
giao dịch. Trụ sở tại Phường Phương Lâm, thành phố Hoà Bình, tỉnh Hoà Bình.
2.Nhiệm vụ và quyền hạn.
2.1. Tham mưu cho cấp có thẩm quyền về bảo vệ rừng và đảm bảo
chấp hành pháp luật về bảo vệ và phát triển rừng ở địa phương:
- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành về bảo vệ
rừng, quản lý lâm sản trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về bảo
vệ rừng, quản lý lâm sản; phương án phòng, chống các hành vi vi phạm pháp
luật trong lĩnh vực quản lý bảo vệ rừng, khai thác và sử dụng lâm sản, phòng
cháy, chữa cháy ở địa phương.
- Huy đọng các cơ quan đơn vị vũ trang; các lực lượng, phương tiện khác
của tổ chức, cá nhân đóng trên địa bàn để kịp thời ngăn chặn, ứng cứu vụ cháy
rừng và những vụ phá rừng nghiêm trọng trong những tình huống cần thiết và
cấp bách.
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện pháp luật, chiến lược, quy
hoạch, kế khoạch, tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm, chế độ, chính sách sau khi
được ban hành; hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về bảo vệ rừng, quẩn lý lâm

sản ở địa phương.
- Đề xuất với cấp có thẩm quyền quyết định những chủ trương, biện pháp
cần thiết thực hiện pháp luật, chính sách, chế độ bảo vệ rừng ở địa phương.
Bùi Thị Thu Thủy 3

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
2.2. Tổ chức, chỉ đạo bảo vệ rừng ở địa phương:
Chỉ đạo, tổ chức thực hiện các biện pháp chống chặt, phá rừng trái phép
và các hành vì trái pháp luật khác xâm hại đến rừng và đất lâm nghiệp.
Tham gia xây dựng chương trình, dự án, tiêu chuẩn , quy rình, quy phạm
kỹ thuật về bảo vệ rừng, phòng cháy, chữa cháy rừng; bảo tồn thiên nhiên, đa
dạng sinh học, quản lý động, thực vật hoang dã và hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện các nội dung nêu trên.
Tổ chức dự báo nguy cơ cháy rừng; xây dựng lực lượng phòng cháy, chữa
cháy rừng chuyên nghiệp; thống kê, kiểm kê rừng và đất lâm nghiệp; tham gia
phòng, trừ sâu bệnh hại rừng.
Quản lý hệ thống rừng đặc dụng, rừng phòng hộ trên địa bàn; trực tiếp tổ
chức bảo vệ các khu rừng đặc dụng, rừng phòng hộ thuộc địa phương quản lý.
Chỉ đạo phối hợp hoạt động bảo vệ rừng đối với lực lượng bảo vệ của các
chủ rừng, kể cả lực lượng bảo vệ rừng của cộng đồng dân cư trên địa bàn.
Bảo đảm chấp hành pháp luật về bảo vệ và phát triển rừng ở địa phương:
- Kiểm tra, hướng dẫn các cấp, các ngành trong việc thực hiện trách
nhiệm quản lý nhà nước về rừng và đất lâm nghiệp trên địa bàn.
- Chỉ đạo và tổ chức, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham
nhũng trong lực lượng kiểm lâm địa phương và trong lĩnh vực quản lý rừng,
quản lý khai thác và sử dụng lâm sản theo quy định của pháp luật.
- Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của chủ rừng khi rừng bị xâm hại.

Tổ chức thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục phấp luật về bảo vệ và
phát triển rừng; phòng cháy, chữa cháy rừng; đa dạng sinh học, quản lý động,
thực vật hoang dã ở địa phương.
2.3. Xây dựng lực lượng và bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức kiểm
lâm.
- Quản lý, chỉ đạo hoạt động các đơn vụ trực thuộc theo quy định của
pháp luật; quản lý, sử dụng con dấu búa kiểm lâm; quản lý, sử dụng giấy phép,
vận chuyển lâm sản đặc biệt.
Bùi Thị Thu Thủy 4

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
- tổ chức công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho công
chức kiểm lâm và lực lượng bảo vệ rừng ở địa phương.
- Cấp phát, quản lý trang phục, phù hiệu, cấp hiệu, biển báo, cờ hiệu, thẻ
kiểm lâm, vũ khí quân dụng, công cụ hỗ trợ, các loại phương tiện, trang thiết bị
chuyên dùng của kiểm lâm địa phương; ấn chỉ xử lý vi phạm hành chính trong
lĩnh vực quản lý bảo vệ rừng, quản lý lâm sản.
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ trong hoạt
động của kiểm lâm địa phương.
- Quản lý tổ chức cán bộ, biên chế, kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật, thực
hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật
đối với công chức kiểm lâm địa phương theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện Cải cách hành chính, chấp hành chế độ thông tin, báo cáo
thống kê theo hướng dẫn của Cục Kiểm lâm và các nhiệm vụ khác do Uỷ ban
nhân dân tỉnh và Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn giao.
3.Cơ cấu, tổ chức và biên chế.
• Lãnh đạo Chi cục Kiểm lâm có Chi cục Trưởng và các Phó Chi cục

Trưởng.
- Chi cục Trưởng ( là Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn) là người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi
cục.
- Phó Chi cục Trưởng là người giúp việc Chi cục Trưởng, phụ trách một
số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chi cục Trưởng, trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân công.
- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ quản lý của Chi cục thực hiện theo
quy định hiện hành của Nhà nước và theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
• Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:
- Phòng Quản lý, bảo vệ rừng.
- Phòng Thanh tra, phấp chế.
- Phòng Bảo tồn thiên nhiên.
- Phòng Tổ chức, xây dựng lực lượng.
- Phòng Hành chính, tổng hợp.
- Trong đó: các phòng đều có 01 trưởng phòng và các nhân viên.
• Các đơn vị trực thuộc:
a.Đội Kiểm lâm cơ động và phòng cháy chữa cháy rừng.

Bùi Thị Thu Thủy 5

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
Giao Chi cục trưởng Chi cục Kiểm lâm quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền
hạn và mối quan hệ công tác của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và Đội
Kiểm lâm cơ động và phòng cháy, chữa cháy rừng thuộc Chi cục.
b.Hạt Kiểm lâm các huyện, thành phố( gọi chung là Hạt Kiểm lâm cấp

huyện)
Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành về quản lý bảo
vệ và phát triển rừng, sử dụng rừng, đất lâm nghiệp, quản lý lâm sản trên địa bàn
và tổ chức thực hiện các văn bản đã được cấp có thẩm quyền ban hành; Xây
dựng kế hoạch bảo vệ, phát triển rừng theo từng giai đoạn phù hợp với điều kiện
phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.
Thành lập và kiện tòn các Ban chỉ đạo thực hiện Chỉ thị của Trung ương
và của tỉnh về ngăn chạn tình trạng chặt, phá rừng trái phép; Thành lập và kiện
toàn các Ban chỉ huy phòng cháy, chữa cháy rừng của huyện, xã; xây dựng các
phương án về phòng cháy, chữa cháy rừng.
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện kiểm tra viwjc thực hiện các
phương án, quy hoạch, thiết kế kinh doanh lâm nghiệp, bảo vệ, phát triển rừng,
sử dụng rừng; tham gia với các ngành liên quan xác định các loại rừng, phân
định ranh giới rừng, đấy lâm nghiệp trên bản đồ và thực địa đến đơn vị hành
chính cấp xã; thống kê theo dõi diễn biến rừng, biến động đất lâm nghiệp.
Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân cấp xã tổ chức lập quy hoạch, kế hoạch
bảo vệ, phát triển rừng và sử dụng rừng, đất lâm nghiệp của từng xã và của
huyện, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong việc chấp hành pháp luật, chính sách
về quản lý bảo vệ, phát triển rừng, sử dụng rừng, đất lâm nghiệp; giải quyết các
tranh chấp về rừng và đất lâm nghiệp.
c. Các Ban quản lý Khu bảo tồn thiên nhiên:
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức theo quy
định của Pháp luật và các Quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
• Biên chế:
Bùi Thị Thu Thủy 6

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp

Biên chế cán bộ, công chức, viên chức của Chi cục Kiểm lâm trong tổng
chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp được Ủy ban nhân dân tỉnh giao
hàngnăm.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức cơ quan (Phụ lục số 01)
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH.
1.Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp.
1.1. Chức năng.
Phòng hành chính – Tổng hợp tham mưu giúp Chi cục trưởng tổng hợp,
chỉ đạo, điều phối hoạt động theo chương trình, kế hoạch làm việc của Chi cục
và thực hiện công tác tổ chức, hành chính, quản trị đối với các hoạt động của
toàn chi cục.
1.2. Nhiệm vụ.
- Tổng hợp, lập kế hoạch công tác định kỳ (tháng, năm, quý), trên cơ sở
kế hoạch của các phòng, đội và các đợn vị trực thuộc. theo dõi, đôn đốc việc
thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, tổng hợp lập báo cáo định kỳ và đột
xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ của chi cục;
- Tiếp nhận, xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo chi cục, đảm bảo
thường xuyên, kịp thời, chính xác. Giúp lãnh chi cục thực hiện chế độ thông tin,
báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định;
- Phối hợp với các phòng, đội, các cơ quan chức năng tổ chức tuyên
truyền phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng
dẫn của cơ quan nhà nước theo sự phân công của chi cục trưởng. Tổ chức truyền
đạt chỉ đạo của chi cục trưởng đến các phòng, đội chuyên môn và các đơn vị
trực thuộc chi cục;
- Tiếp nhận đề nghị của các đơn vị cơ sở về lĩnh vực chuyên môn chuyên
ngành được giao, nghiên cứu, đề xuất lãnh đạo chi cục xem xét giaiur quyết;
- Quản lý cấp, đổi vũ khí quân dụng, công cụ hỗ trợ và giấy phép sử dụng
vũ khí quân dụng công cụ hỗ trợ, phù hiệu, cấp hiệu, biểu hiệu, cờ hiệ, thẻ kiểm
lâm và các trang thiết bị chuyên dùng cho lực lượng Kiểm lâm;

Bùi Thị Thu Thủy 7

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
- Tham mưu cho Chi cục trưởng về công tác tổ chức, nhân sự, biên chế,
hợp đồng, đào tạo, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, xếp ngạch,
nâng ngạch cho các bộ, công chức, viên chức của văn phòng chi cục và toàn lực
lượng;
- Tham mưu giúp Chi cục trưởng thực hiện công tác thực hành tiết kiệm
chống lãng phí trong văn phòng và các đơn vị trực thuộc theo quy định của nhà
nước;
- Thực hiện công tác nâng lương thường xuyên, nâng lương trước thời
hạn, nâng phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề cho các bộ,
công chức, viên chức.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu theo quy định;
- Thực hiện công tác chuẩn bị văn phòng, thừa uỷ quyền của Chi cục
trưởng ký các văn bản sao theo quy định;
- Soát xét, hiệu chỉnh các văn bản do phòng soạn thảo và các văn bản do
các phòng, đội soạn thảo thuộc thẩm quyền soát xét của phòng trước khi trình
lãnh đạo chi cục ký ban hành;
- Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng toàn lực
lượng, hướng dẫn ghi chép hồ sơ mới, tờ khai Bảo hiểm xã hội của cán bộ mới
được tuyển dụng, đố chiếu sổ Bảo hiểm xã hội theo quy định của cơ quan Bảo
hiểm xã hội, Làm, cấp thẻ Bảo hiểm y tế, giải quyết các chế độ nghỉ hưu, thương
tật, ốm đau, thai sản, dưỡng sức cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc phòng;
- Quản lý và điều động xe công vụ của văn phòng chi cục;
- Tham gia thường trực hộ đồng thi đua khen thưởng và hội đồng kỷ luật

của chi cục;
- Theo dõi đôn đốc cán bộ, công chức thực hiện việc quản lý tài chính, tài
sản trong toàn lực lượng, lập dự toán thu chi ngân sách, dự kiến phân bổ ngân
sách cho các đơn vị trực thuộc;
- Lập kế hoạch xây mới, sửa chữa, cải tạo lại các công trình trụ sở làm
việc của các đơn vị cơ sở;
- Làm đầu mối chính trong việc chuẩn bị điều kiện vật chất để tổ chức
các cuộc họp, hội nghị, mở các lớp tập huấn, kỷ niệm các ngày lễ lớn do Chi cục
tổ chức;
- Tham mưu cho Chi cục trưởng thực hiện công tác an ninh trật tự, bảo vệ
cơ quan, bảo vệ chính trị nội bộ;
Bùi Thị Thu Thủy 8

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
- Quản lý cán bộ, công chức, tài sản được giao theo quy định của Nhà
nước và quy chế làm việc của Chi cục Kiểm lâm
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Chi cục giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức, biên chế và trách nhiệm, quyền hạn của văn
phòng.
• Cơ cấu tổ chức và biên chế:
- Lãnh đạo Văn phòng gồm Chánh Văn phòng, không quá 02 Phó Chánh
Văn phòng và các công chức chuyên môn, lao động hợp đồng thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
- Việc bổ nhiệm các chức danh Chánh, Phó Chánh Văn phòng do Giám
đốc Chi cục Kiểm lâm Quyết định theo quy định của Pháp luật và phân cấp của
Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Biên chế của Văn phòng do Giám đốc Chi cục Kiểm lâm Quyết định

trong tổng số biên chế được Ủy ban nhân dân tỉnh giao hàng năm.
• Trách nhiệm, quyền hạn của công chức:
Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác của Sở và lãnh đạo Sở, theo dõi tình hình thực hiện quy chế làm
việc của Sở; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở về việc thực hiện các nhiệm vụ
nêu trên và có quyền hạn:
- Đề nghị các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở và các tổ chức
của ngành cung cấp thông tin, số liệu, tài liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều
hành của lãnh đạo Sở;
- Đề nghị lãnh đạo Sở tạm hoãn hoặc điều chỉnh các cuộc họp của lãnh
đạo Sở nếu thấy việc chuẩn bị nội dung, tài liệu, thành phần dự họp không đúng
với giấy triệu tập;
- Được phép trả lại văn bản của các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc
Sở và các tổ chức khác gửi đến nếu kiểm tra thấy không đúng quy định; trả lại
đơn vị soạn thảo các văn bản không đúng thể thức và trình tự, thủ tục ban hành;
- Theo quỷ quyền của lãnh đạo Sở được triệu tập và chủ trì cuộc họp, hội
nghị với các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở và các đơn vị có liên quan
để thống nhất ý kiến giải quyết 1 số công việc trước khi báo cáo lãnh đạo Sở
Quyết định;
- Được tham gia đóng góp ý kiến đối với các dự thảo, đề án, văn bản do
Bùi Thị Thu Thủy 9

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở và các đơn vị khác xây dựng;
- Được ủy quyền công bố, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy
chế hoạt động của Sở;

Bùi Thị Thu Thủy 10

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
2. Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng.
CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH HOÀ BÌNH
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Tình trạng công việc: Thường xuyên.
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính – tổng hợp.
1) Vị trí, số lượng:
- Vị trí : Trần Văn Cường : Trưởng phòng Hành chính – tổng hợp.
- Số lượng: 01
2) Tóm tắt nhiệm vụ:
- Tiếp nhận, xử lý văn bản, phân công điều hành mọi công việc trong
phòng, tham gia điều phối công việc của toàn văn phòng theo thẩm quyền được
giao;
- Soát xét, hiệu chỉnh các văn bản do phòng soạn thảo và các văn bản do
các phòng, đội soạn thảo thuộc thẩm quyền soát xét trước khi trình lãnh đạo Chi
cục ký ban hành;
- Trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo Chi cục trong công tác tổ chức cán
bộ, nhan sự, biên chế, hợp đồng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều
động, nâng ngạch, chuyển ngach cán bộ, công chức, viên chức của văn phòng
Chi cục và toàn lực lượng;
- Phụ trách công tác kế toán toàn ngành, tham mưu giúp Chi cục trưởng
trong công tác đàu tư xây dựng, mua sắm tài sản của toàn lực lượng;
- Ký các loại văn bản sao theo thẩm quyền;
- Là thường trực hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật của Chi cục;
- Chủ trì hoặc trực tiếp soạn thảo tất cả các văn bản tham mưu thuộc lĩnh

vực phụ trách;
- Theo dỗi lịch công tác của lãnh đạo Chi cục, của văn phòng, trưc tiếp
điều động xe công vụ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Chi cục giao.
3) Quyền hạn và quyền lợi
- Làm chủ tài khoản của Phòng Hành chính – tổng hợp.
- Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộ
thuộc quyền quản lý của Phòng Hành chính – tổng hợp.
- Mức lương sẽ cao theo năng lực và theo từng khối lượng công việc;

Bùi Thị Thu Thủy 11

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
- Cơ quan sẽ đưa ra các cuộc thi đua khen thưởng giưa các phòng ban, bộ
phận khi cá nhân, tập thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ hoặc có đóng góp có lợi
cho cơ quan;
- Được đóng bảo hiểm đầy đủ.
4) Thời gian và địa điểm làm việc
• Thời gian làm việc:
Sáng: 8h00’ – 12h00’, chiều: 13h00’ – 17h00’
Làm việc từ thứ 2 – hết thứ 7
• Địa điểm làm việc :
Phường Phương Lâm, thành phố Hoà Bình, tỉnh Hoà Bình
• Điệu kiện làm việc
Làm việc trong nhà và ngoài trời (tùy thuộc vào từng nhiệm vụ mà quản
lý trực tiếp giao cho).
5) Yêu cầu khả năng chuyên môn

• Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học trở lên.
• Kỹ năng chính:
Có khả năng giao tiếp tốt và xử lý tình huống nhanh chóng
Là chuyên viên chính 5 năm trở lên
Am hiểu đường lối, chủ trương của Đảng, Pháp luật và Nhà nước.
Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị.
Có khả năng tổng hợp báo cáo; lập và tổ chức thực….
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng ( phụ lục 02)
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Chi cục Kiểm Lâm.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Phòng Hành chính – Tổng hợp làm việc theo quy chế của Chi cục Kiểm
lâm tỉnh Hoà Bình
Văn phòng có vai trò quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của cơ
quan, đơn vị là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo. Sự thành bại của công việc
phụ thuộc vào mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý. Do đó người lãnh đạo
Bùi Thị Thu Thủy 12

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
rất cần những ý kiến tham mưu trợ giúp. Những nhân tố này được Văn phòng
thu thập, chọn lọc và tổng hợp thành những kết luận chung nhằm cung cấp cho
lãnh đạo những thông tin, những phương án để ra quyết định kịp thời và đúng
đắn. Đây chính là chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng.
Chức năng của phòng Hành chính – Tổng hợp của Chi cục Kiểm lâm tỉnh
Hoà Bình thể hiện qua những công việc mà phòng Hành chính – Tổng hợp đảm

nhiệm:
• Chức năng tham mưu tổng hợp:
- Tham mưu, tổng hợp là sự đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo bằng
việc thu thập, xử lý và tập hợp các thông tin từ nhiều vấn đề, nhiều sự việc nhằm
đưa ra ý kiến tốt nhất phục vụ cho công việc của lãnh đạo.
- Đây là một chức năng vô cùng quan trọng của văn phòng không chỉ
riêng ở các tổ chức doanh nghiệp mà ở bất cứ một đơn vị, tổ chức, các cơ quan
nhà nước nào.
- Đối với các vấn đề lớn nhỏ trong cơ quan, nhìn chung văn phòng đã
thực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp của mình.
- Công tác tham mưu, tổng hợp được các chuyên viên đảm nhiệm và thực
hiện nghiêm túc theo đúng quy định trong quy chế của cơ quan.
- Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu có một
vai trò và vị trí đặc biệt thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu đắc lực cho
lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện các quyết định của lãnh
đạo, quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan. Chức
năng tham mưu của văn phòng còn được khẳng định trong các hoạt động thực tế
và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các văn bản quan trọng.
- Tham mưu phải đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ, quản lý, chỉ đạo và điều
hành công việc của cơ quan, đảm bảo chất lượng tham mưu đề xuất trong xây
dựng ban hành và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định và hướng dẫn về các
nghiệp vụ. Các vấn đề cần tham mưu đề xuất, phải nắm chắc các chủ trương
đường lối, chính sách của đảng, tham mưu phải trung thực khách quan, phải đảm
bảo tính khả thi và hiện thực trong công tác tham mưu, đáp ứng các yêu cầu
hành chính, nhạy bén, sáng tạo.
Bùi Thị Thu Thủy 13

QTVP K7C

Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
- Tham mưu giúp việc Ban lãnh đạo Cơ quan về việc tổ chức bộ máy
quản lý thuộc thẩm quyền toàn cơ quan phù hợp với yêu cầu thực tế và lâu dài.
- Tham mưu soạn thảo, trình duyệt các văn bản pháp lý của cơ quan; các
văn bản áp dụng trong cơ quan.
- Xây dựng các chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, năm; sắp xếp
lịch làm việc hàng tuần của cơ quan.
- Văn phòng luôn theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương
trình kế hoạch, lịch làm việc của cơ quan và các quyết định quản lý.
- Sau các hoạt động thường kỳ của cơ quan thì văn phòng thực hiện việc
tổng kết, sơ kết các hoạt động đó và báo cáo lên cấp trên.
- Trong quá trình thu thập, quản lý và sử dụng thông tin thì văn phòng
tổng hợp thông tin theo những nguyên tắc, trình tự nhất định đem lại hiệu quả
thiết thực cho lãnh đạo cấp trên.
- Trong việc tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị của cơ quan thì văn
phòng luôn đưa ra các ý kiến tham mưu của mình giúp cho lãnh đạo thực hiện
được tốt hơn công việc của mình.
• Chức năng giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần.
Bên cạnh việc thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp, phòng HC-TH
còn hoàn thành rất tốt vai trò giúp việc và dảm bảo công tác hậu cần:
- Thực hiện tốt công tác xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc
của cơ quan. Theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch của cơ quan.
- Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và cán bộ cơ quan.
- Hướng dẫn các cán bộ văn phòng về nguyên tắc, tiếp khách và giải
quyết các vấn đề khác trong phạm vi quyền hạn.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ cho cơ quan. (Phụ lục 03)
Chương trình công tác được hiểu là các định hướng và các biện pháp lớn
nhằm thực hiện mục đích đạt ra. Chương trình công tác cũng được hiểu là lịch

trình làm việc để thể hiện cho nội dung công việc. Chính vì thế nên văn phòng
đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được diễn ra liên tục, thống nhất và hiệu
quả bằng cách xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác tuần , tháng, quý,
năm tùy theo mục đích đã đặt ra của cơ quan.
Bùi Thị Thu Thủy 14

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
Quy trình xây dựng các chương trình, kế hoạch này theo các bước cụ thể
sau: Văn phòng yêu cầu các phòng, ban đăng ký nội dung công việc. Sau đấy
văn phòng tổng hợp và xử lý thông tin; Xây dựng bản thảo và lấy ý kiến dự
thảo; từ đấy chỉnh sửa, hoàn thiện dự thảo để lãnh đạo văn phòng duyệt và trình
ký. Tiếp đến là phân công công việc cụ thể và kiểm tra giám sát hoạt động của
cơ quan nhằm phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời.
• Ưu điểm:
- Việc xây dựng chương trình công tác hợp lý, khoa học sẽ giúp các
phòng ban, đơn vị trong Viện giải quyết các công việc nhanh chóng, kịp thời và
hiệu quả.
- Làm việc theo chương trình đảm bảo cho Lãnh đạo cơ quan chủ động
trong công việc hơn, biết việc gì cần phải làm trước việc gì cần phải làm sau,
không bỏ sót việc, ưu tiên cho công tác trọng tâm và các nhiệm vụ chính trong
từng thời gian.
- Tránh được sự thiếu sót trong bản mô tả làm việc của mỗi đơn vị.
• Nhược điểm:
- Bên cạnh những ưu điểm thì việc còn xảy ra sai sót trong quá trình thực
hiện còn khá phổ biến.
- Còn xảy ra một số lỗi thường gặp phải như thiếu sót trong khâu tổng
hợp thông tin và ở các bộ phận, phòng ban đăng ký nội dung công việc còn thiếu

sót dẫn đến tình trạng các công vệc bị tồn đọng, gây khó khăn trong quá trình
giải quyết công việc của cơ quan.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của cơ quan, lập mục lục
văn bản hồ sơ. ( phụ lục 4 )
Hội họp, hội nghị là một hình thức hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm
phổ biến chủ trương, chính sách của cơ quan cấp trên hoặc phối hợp công việc
trong một cơ quan, tổ chức.
Quy trình công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp được tiến hành
như sau:
- Chuẩn bị hội nghị: Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất thành
phần hội nghị, dự trù kinh phí, lập danh sách...
Bùi Thị Thu Thủy 15

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
- Quá trình diễn ra hội nghị: Đón tiếp khách, điểm danh đại biểu, làm
công tác lễ tân trong quá trình hội nghị, công tác thư ký ghi biên bản...
- Kết thúc hội nghị: Văn phòng giải quyết công tác hậu cần, tổng kết hội
nghị, quyết toán kinh phí.
- Quá trình diễn ra hội nghị Văn phòng còn có trách nhiệm thường trực
ngoài hội trường để giải quyết công việc đột xuất, công tác lễ tân trong quá trình
diễn ra hội nghị.
Mục lục văn bản hồ sơ
- Việc tổ chức Đại hội cần rất nhiều văn bản cần thiết, như : Kế hoạch,
biên bản, báo cáo, nội quy… vì vậy cần có sự chuẩn bị chu đáo, cẩn thận.1.4.
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan. ( phụ lục 5)
Tổ chức chuyến đi công tác là một số hoạt động thường xuyên, cần thiết

không thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan. Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thảo, đi kiểm tra….
Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo là một việc rất quan trọng. Các
chuyến đi công tác thực hiện các nhiệm vụ và mang lại nhiều lợi ích khác nhau
như: nắm tình hình thực tế cơ sở, học tập kinh nghiệm của các đối tác, tìm kiếm
cơ hội hợp tác hoạc ký kết hợp đồng trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh…
Như vậy, có thể thấy việc tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng cơ quan,
cán bộ cơ quan, cũng như lãnh đạo văn phòng là một công tác cần được tiến
hành thường xuyên mà nhiệm vụ chủ yếu thuộc về văn phòng.
Vì vậy chuyến đi công tác của lãnh đạo được văn phòng chuẩn bị rất chu
đáo từ chuẩn bị những cơ sở vật chất phục vụ cho chuyến đi đến các yếu tố phát
sinh có thể xảy ra trong chuyến đi để đảm bảo chuyến đi công tác của lãnh đạo
được thuận lợi và hiệu quả. Văn phòng cần phải làm tốt công tác chuẩn bị trước
chuyến đi như: liên hệ với đơn vị mà lãnh đạo đến công tác để chuẩn bị tài liệu
liên quan, chuẩn bị phương tiện, kinh phí đi lại, chỗ ở cho lãnh đạo và giúp lãnh
đạo chuẩn bị các nội dung liên quan khác như: Tổ chức cuộc họp bàn giao công
Bùi Thị Thu Thủy 16

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
việc khi lãnh đạo đi công tác.
Tại Chi cục Kiểm lâm tỉnh Hoà Bình việc tổ chức chuyến đi công tác cho
lãnh đạo cơ quan cũng như cho Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp được
chuẩn bị khá kỹ lưỡng và tiến hành rất tốt. Công tác này đã được sơ đồ hoá
thành một quy trình chuẩn khá đầy đủ và hợp lý.
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công
sở của cơ quan.
Với sự phát triển của khoa học và công nghệ, con người được tiếp cận với

nhiều máy móc hiện đại cũng như tiếp cận với rất nhiều nền văn hóa khác nhau,
những nền văn hóa đó rất đa dạng và phong phú đòi hỏi con người cần phải tiếp
thu có chọn lọc những nền văn hóa đẹp của các nước. Nhưng vẫn giữ được nền
tinh hoa văn hóa của dân tộc Việt.
Trong môi trường làm việc của Chi cục Kiểm lâm đã triển khai và truyền
đạt tới toàn cơ quan về nghi thức công sở như:
- Giao tiếp giữa cấp trên với cấp dưới phải lịch sự, giữa nhân viên trong
cơ quan cần phải có thái độ tôn trọng lẫn nhau và có tinh thần phối, kết hợp làm
việc tập thể.
- Tất cả cán bộ, công chức trong cơ quan đều được làm việc trong một
môi trương luôn có sự giúp đỡ lẫn nhau trong cơ quan. Đó là một môi trường
làm việc rất thân thiện và cởi mở.
- Cán bộ, cống chức khi tới cơ quan phải mặc các bộ trang phục công sở
mà cơ quan đã cấp.
- Cán bộ, nhân viên đều phải đeo thẻ khi đi tới cơ quan hoặc đi ra ngoài
làm công việc của cơ quan trong giờ làm vẫn phải đeo thẻ.
- Cán bộ, cống chức đi làm đúng giờ theo đúng quy định mà cơ quan đề
ra.
Trong thời gian thực tập tại Chi cục Kiểm lâm tôi đã tiếp thu được rất
nhiều kinh nghiệm về văn hóa công sở, đó là hình ảnh đẹp mà Chi cục Kiểm lâm
. Một văn hóa công sở trang trọng, lịch sự và đều được tất cả các nhân viên thực
hiện rất tốt.
Bùi Thị Thu Thủy 17

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
2. Khảo sát về công tác văn thư.
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các
cơ quan Nhà nước hay là các tổ chức kinh tế chính trị hay là các tổ chức. Công
tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.
Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan
trọng chiếm một phần nội dung hoạt động của văn phòng. Vì thế cán bộ văn
phòng làm công tác văn thư phải có trình độ chuyên môn và khả năng nghiệp vụ
nhất định.
Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan ví như một sợi dây
chuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận
đó trong cơ quan với Giám đốc, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ giữa cơ
quan với cơ quan cấp trên và cơ quan cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đó ngừng
hoạt động hoặc hoạt động không đồng đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động
của nhà máy. Vì vậy công tác văn thư có tác dụng rất lớn trong hoạt động của
doanh nghiệp.
Chi cục Kiểm lâm đã xây dựng một hệ thống Văn thư tập trung, xuất phát
từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và hình thức làm việc theo chế độ thủ
trưởng. Toàn bộ khâu tiếp nhận và xử lý văn bản; quản lý và sử dụng các loại
con dấu, thống nhất được cả quy trình thực hiện công tác Văn thư trong toàn cơ
quan, do đó Văn thư phải đảm nhận một khối lượng công việc rất lớn. Việc được
đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ, thường xuyên được bồi
dưỡng, không ngừng nâng cao kiến thức nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học,
nhận thức chính trị - xã hội cùng với kinh nghiệm làm việc lâu năm đã giúp cán
bộ văn thư – lưu trữ của cơ quan làm việc ngày càng hiệu quả
Trong phòng Hành chính – Tổng hợp công tác văn thư do nhân viên văn
phòng quản lý, có mô hình tổ chức văn thư tập trung tất cả các khâu nghiệp vụ
của công tác văn thư.
Bùi Thị Thu Thủy 18

QTVP K7C

Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác Văn thư. Thông tư số 01/2011/TT–BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Tất cả các văn bản
đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
đều được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan. Các công việc văn
thư thường làm như: Nhận công văn đến chuyển giao công văn đi, phân báo và
chia báo. Xử lý thông tin, cho số văn bản trình lãnh đạo ký, cho ý kiến giải
quyết theo dõi việc luân chuyển văn bản, v.v….
• Ưu điểm:
- Công tác văn thư của cơ quan khá tiện lợi,tập trung chỉ một đầu mối vì
vậy việc tìm kiếm văn bản dễ dàng hơn so với nhiều đơn vị cùng thực hiện công
tác này. Ở đây được trang bị khá hiện đại. Nhân viên Phòng Hành chính- tổng
hợp là một người đã có kinh nghiệm với công việc được đào tạo cơ bản về
nghiệp vụ văn phòng đã qua trường lớp nên hiệu quả công việc rất cao. Bàn làm
việc của nhân viên được trang bị đầy đủ như những nhân viên làm ở các bộ phận
khác.
- Bàn ghế làm việc thuận tiện, thoải mái. Trên bàn có máy tính, máy điện
thoại. Ngoài ra còn có tủ đựng hồ sơ tài liệu, lưu công văn giấy tờ quan trọng, có
máy in, máy photo copy, máy quét….Hiện tại cơ quan đã đưa phần mềm công
tác văn thư – lưu trữ vào sử dụng. Việc này đòi hỏi người cán bộ làm công tác
văn thư phải nắm vững cả hai phương pháp quản lý tài liệu trên máy và sổ sách.
Điều này góp phần lớn vào việc lưu giữ những giấy tờ quan trọng của cơ quan.
- Hình thức tổ chức văn thư tập trung cho phép giảm bớt chi phí cho viêc
thực hiện các công tác văn thư, cải tiến tổ chức lao động, tạo điều kiện cho việc
định mức hóa, chuyên môn hóa, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức
nghiệp vụ, các loại công văn giấy tờ của cơ quan luôn được giải quyết nhanh
chóng, kịp thời, chính xác nhằm nâng cao hiệu quản hoạt động của cơ quan. Với

một cơ quan quy mô không lớn lắm, cơ quan bố trí chuyên viên phòng HC-TH
kiêm cả văn thư lưu trữ.

Bùi Thị Thu Thủy 19

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
2.4. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư.
- Công tác văn thư thực hiện chức năng bảo đảm thông tin cho hoạt động
quản lý của Cơ quan. Vì vậy công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng, để
công tác văn thư trong Cơ quan hoạt động có hiệu quả và thực hiện theo đúng
quy định của Nhà nước thì Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo thực hiện công tác
văn thư của Cơ quan như sau:
- Trưởng phòng Hành chính – Tổng hop tham mưu cho lãnh đạo ban
hành các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành.
- Tham mưu cho trưởng phòng ban hành những văn bản hướng dẫn, chỉ
đạo về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản, quản
lý con dấu, lập hồ sơ hiện hành.
- Ký thừa lệnh Chi cục Trưởng một số văn bản được giao và ký văn bản
do văn phòng ban hành.
- Các quy trình soạn thảo hay các thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đã
được nhân viên văn thư làm rất tốt, thực hiện đúng theo Thông tư số:
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Đôn đốc, nhắc nhở và kiểm tra việc đăng ký văn bản đi, đến của cơ
quan.
- Đôn đốc nhắc nhở cán bộ, nhân viên lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ

Cơ quan đúng thời hạn quy định.
- Cho ý kiến đối với văn bản đi.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Trưởng phòng Hành chính đã làm tốt trách nhiệm chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư của cơ quan. Song, vẫn mắc phải một số thiếu sót và chỉ đạo
chưa tốt trong việc xem xét về thể thức văn bản đi trước khi trình cho Giám đốc
ký. Trưởng phòng chỉ chú ý, đánh giá xem xét về phần nội dung của văn bản
Bùi Thị Thu Thủy 20

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
chứ không quan tâm, xem xét đến thể thức của văn bản hoặc có thì chỉ lướt qua
nên các văn bản của cơ quan chủ yếu là sai về thể thức. Vì vậy tôi đã tham mưu
và giúp Trưởng phòng soạn thảo một số mẫu về thể thức văn bản.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất
cả các vấn đề về lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ về pháp chế liên quan
đến tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý Nhà nước, nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công dân.
Công tác Lưu trữcủa Chi cục Kiểm lâm tỉnh Hòa Bình nhìn chung chất
lượng tài liệu đưa vào Kho lưu trữ khá tốt, phần lớn là những tài liệu có giá trị
vĩnh viễn và giá trị lâu dài.
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
- Từ khi thành lập cho đến nay cơ quan đã ban hành khá nhiều văn bản.
Tài liệu lưu trữ của cơ quan chủ yếu là các văn bản do cơ quan ban hành. Các
văn bản sau khi nhân viên văn thư đăng ký sẽ được nộp lưu tại lưu trữ của cơ
quan. Số lượng văn bản nộp vào lưu trữ tương đối đầy đủ, gồm những văn bản
từ khi thành lập cơ quan đến nay.

- Nhược điểm của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ở cơ quan đó
là: Các văn bản còn nằm sót lại ở các phòng, ban chưa được thu thập hết. Một số
văn bản nộp lưu ít có giá trị hoặc trùng lặp .
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân
loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi, lập mới hồ sơ;
xác định giá trị tài liệu, hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu
đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
- Công tác chỉnh lý tài liệu của Cơ quan lựa chọn phương án chỉnh lý là
“thời gian - mặt hoạt động”.

Bùi Thị Thu Thủy 21

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
- Để tiến hành thực hiện chỉnh lý phải thực hiện các bước sau đây:
• Phân chia tài liệu chỉnh lý:
- Bước đầu phân chia tài liệu thành từng nhóm lớn theo từng mặt hoạt
động.
- Nếu có thể chia nhỏ được thì cán bộ chỉnh lý tiếp tục chia nhỏ khối tài
liệu đó để tiện cho việc tra tìm.
- Trong quá trình này cần chú ý loại bỏ những tài liệu đã hết giá trị. Tài
liệu trong một nhóm nhỏ lại được sắp xếp theo một trật tự nhất định.
• Lập hồ sơ:
- Khi phân loại tài liệu cán bộ văn thư phải dự kiến tiêu đề hồ sơ bằng
mảnh gài vào sơ mi.
- Khi biên mục trên cơ sở tiêu đề dự kiến, biên mục chính thức vào bìa
hồ sơ. Nội dung của Bìa hồ sơ phải thể hiện được những nội dung như: Tên

phông lưu trữ; tên đơn vị, tổ chức; tên tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết
thúc; số lượng bì; thời hạn bảo quản; số lưu trữ; sắp xếp tài liệu lên giá tủ.
- Hạn chế trong công tác chỉnh lý tài liệu ở Cơ quan đó là thực hiện
không thường xuyên (mới thực hiện chỉnh lý tài liệu một lần), chưa thấy hết tầm
quan trọng của tài liệu lưu trữ nên không thành lập hội đồng xác định giá trị tài
liệu.
- Tuy nhiên công tác chỉnh lý vẫn được tiến hành rất nghiêm túc, quy củ
và đúng quy trình tuần tự, bao gồm: phân loại tài liệu; lập hồ sơ; biên mục hồ
sơ; nhãn, hộp đánh số hồ sơ vào bìa, cặp; xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài
liệu lưu trữ. Công tác tìm kiếm dễ dàng nhờ những dữ liệu đã được lưu trên máy
tính và sự sáng tạo của nhân viên văn thư.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Do Cơ quan không có kho lưu trữ mà chủ yếu tài liệu của Cơ quan được
bảo quản ngay tại phòng Hành chính – Tổng hợp nên cơ sở vật chất phục vụ cho
Bùi Thị Thu Thủy 22

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
công tác lưu trữ rất ít và thiếu quan tâm, chủ yếu chỉ là các hộp đựng tài liệu có
ghi tên cụ thể các loại tài liệu, hồ sơ bên ngoài được để ngay ngắn trong tủ đựng
tài liệu.
Để có thể bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt, Cơ quan cần quan tâm hơn
nữa đến việc trang bị cơ sở vật chất cho văn phòng như bình chữa cháy mini,
thuốc chống ẩm, mốc, xịt gián, mối…
Ngoài ra còn cần thường xuyên lau bụi cho hồ sơ, tài liệu, quét dọn lau
chùi tủ đựng tài liệu.

Bùi Thị Thu Thủy 23

QTVP K7C


Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Các tài liệu lưu trữ của Cơ quan thường xuyên được sử dụng để phục vụ
nhu cầu tra cứu và khai thác của lãnh đạo cũng như của công, nhân viên trong cơ
quan.
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc về phòng Hành chính –
Tổng hợp và giao trực tiếp công việc cụ thể cho nhân viên văn thư kiêm lưu trữ
của cơ quan.
Lưu trữ cơ quan hiện nay tổ chức sử dụng tài liệu bằng việc thông báo tài
liệu lưu trữ được đưa vào sử dụng tra cứu, tài liệu khi cho mượn là tài liệu gốc
vì thế cán bộ lưu trữ phải phô tô lại để phục vụ người mượn và cũng để tránh
thất thoát và làm rách, nhàu tài liệu.
Đối với các công, nhân viên trong cơ quan có nhu cầu tra cứu tài liệu thì
liên hệ với cán bộ lưu trữ. Đối với người ngoài cơ quan thì phải có giấy giới
thiệu và ý kiến đồng ý của trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp.

Bùi Thị Thu Thủy 24

QTVP K7C