Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN THIẾT bị NGÂN HÀNG và máy văn PHÒNG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (526.34 KB, 68 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................2
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG.........................................3
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG.................................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn....................................................................................3
2. Cơ cấu tổ chức...............................................................................................................4
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG.....4
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng..............................................................................5
2. Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng ...............................................................6
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG
VÀ MÁY VĂN PHÒNG....................................................................................................6
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng..........................................................................6
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp,
giúp việc và đảm bảo hậu cần.............................................................................................6
1.2. Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty ( Phụ
lục 3)...................................................................................................................................8
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị của Công ty ( Phụ lục 4)...................................9
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo (Phụ lục 5)................9
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa
công sở của cơ quan..........................................................................................................10
2. Khảo sát về công tác văn thư........................................................................................11
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty.........................................................11
2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản:..............................................................................11
2.1.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:..................................................................12
2.1.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:..............................................................12
2.1.4. Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản quản lý của Công ty:................14
2.1.5. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Công ty:..............................................14
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ Công ty:................16
2.1.7. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:.....................................................................17
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư của Công ty....................................................................................18
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ................................................19
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:...............................................................19
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:..............................................................................19
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:.............................................................................19
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:..................................................................20
PHẦN II..............................................................................................................22
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH...........................22
CỦA CÔNG TY.................................................................................................22
1.Giúp Công ty xây dựng mẫu Lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm.....................22
2. Soạn thảo “Quy chế công tác Văn thư lưu trữ”của Công ty.........................................30
3. Quy chế văn hóa công sở..............................................................................................43
4. Quy trình tổ chức hội nghị............................................................................................46
5. Hiện đại hóa văn phòng................................................................................................48
6. Đánh giá cơ cấu tổ chức của cơ quan............................................................................51
PHẦN III............................................................................................................52
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................52
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn
phòng của Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng..................................52
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm...........54
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................56
PHỤ LỤC...........................................................................................................58
PHỤ LỤC
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU
Sự phát triển của xã hội, những bước tiến nhảy vọt của Khoa học và Công
nghệ, công việc trao đổi thông tin của các đơn vị, xí nghiệp ngày càng cao và
thông tin trao đổi đòi hỏi sự chính xác, kịp thời và hiệu quả. Để làm được điều
đó các cá nhân làm công tác trao đổi thông tin cần phải có chuyên môn nghiệp
vụ, phải đào tạo một cách khoa học, bài bản và hệ thống.
Thực tập cuối khóa là giai đoạn rất cần thiết đối với các cấp học từ bậc
trung học chuyên nghiệp đến Cao đẳng, Đại học. Mục đích của thực tập cuối
khóa nhằm nâng cao và trang bị cho sinh viên nhất là sinh viên sắp ra trường
những kiến thức kiến thức cơ bản, những kinh nghiệm cần thiết để chuẩn bị
hành trang khi rời khỏi ghế nhà trường. Hơn thế nữa, thực tập còn là khâu quan
trọng để đánh giá chất lượng học tập và khả năng tiếp thu kiến thức của sinh
viên. Đồng thời giúp cho sinh viên một mặt củng cố kiến thức lý luận và những
nghiệp vụ đã học, mặt khác biết cách vận dụng linh hoạt vào thực tiễn xã hội.
Cũng giống như sinh viên các trường khác, Sinh viên trường Đại học Nội
vụ Hà Nội thực tập còn là cơ hội để sinh viên tiếp cận với thực tiễn công tác
quản lý hành chính trong cơ quan. Bởi vậy, công tác đào tạo của trường được
thiết lập dưới sự quản lý trực tiếp của Bộ Nội Vụ. Theo đó, nhà trường đã tổ
chức đào tạo các ngành nghề phục vụ cho công tác Văn phòng như: Quản trị
Văn phòng, Tin học Văn phòng, Thư ký và Quàn trị nhân lực, Quản lý văn hóa...
nhằm đáp ứng cho nhu cầu của xã hội.
Trong các ngành đào tạo nêu trên thì ngành Quản trị văn phòng là ngành
quản lý, trao đổi thông tin, là bộ phận quan trọng nhất, đòi hỏi phải có đội ngũ
làm công tác hành chính văn phòng có chuyên môn đáp ứng yêu cầu của xã hội
hiện nay.
Với phương châm “Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn”
nhằm giúp cán bộ Quản trị văn phòng trong tương lai nắm vững được các kiến
thức đã học áp dụng vào thực tiễn. Chính vì vậy, trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp từ
ngày 09/3/2015 đến ngày 29/4/2015. Đây cũng là dịp để sinh viên tập dượt và
rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp của cán bộ hành chính văn phòng
tương lai. Được sự giúp đỡ của Nhà trường, cùng với sự tận tình quan tâm của
lãnh đạo và các anh (chị), cán bộ, nhân viên trong Công ty Cổ phần thiết bị ngân
hàng và máy văn phòng đã giúp tôi hiểu hơn về các nghiệp vụ hành chính.
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy
văn phòng tôi đã tiếp thu được nhiều bài học kinh nghiệm quý giá về công tác
văn phòng, đã tạo cơ hội cho tôi được cọ sát với công việc giúp tôi có tính tổ
chức kỷ luật và trách nhiệm cao trong công việc, nắm vững các kiến thức đã
được đào tạo với nghề nghiệp chính của mình và có thêm nhiều kinh nghiệm áp
dụng vào thực tiễn để khi ra trường không gặp phải những bỡ ngỡ trước công
việc, đồng thời quá trình thực tập này đã rèn luyện bản thân tôi tình thần khắc
phục mọi khó khăn, phát huy được tính tích cực linh hoạt nhanh nhẹn khi làm
việc. Nhận được sự chỉ bảo hướng dẫn nhiệt tình của các anh (chị) và lãnh đạo
trong Công ty giúp tôi có thêm niềm tin để trở thành một cán bộ Quản trị văn
phòng trong tương lai “vừa giỏi về chuyên môn vừa vững vàng trong nghiệp
vụ”. Có thể nói đợt thực tập này có ý nghĩa rất quan trọng đối với tôi.
Có được kết quả như vậy là nhờ sự giảng dạy nhiệt tình của các Thầy, Cô
giáo trong khoa Quản trị Văn phòng đã trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản
và kỹ năng nghiệp vụ cần thiết trong công tác văn phòng, cùng với sự giúp đỡ
của lãnh đạo và các anh (chị) công nhân viên trong công ty, tôi đã hoàn thành
tốt đợt thực tập này. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo công ty
đã tạo điều kiện cho tôi về thực tập tại công ty.
Dưới đây là toàn bộ báo cáo thực tập của tôi, mặc dù đã nhận thức tầm
quan trọng trong công tác thực tập của mình. Song, do mới chỉ là một sinh viên
thực tập, nên cách nhìn nhận và đánh giá vấn đề trong bản báo cáo chỉ dừng lại
ở góc độ nhất định, chưa thể có cái nhìn sâu sắc để có cách nhận xét và nhìn
nhận bao quát đúng đắn. Vì Vậy bản báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót.
Kính mong các thầy, cô giáo cùng lãnh đạo và các công nhân viên trong công ty
đóng góp ý kiến để bản báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn và rút ra kinh
nghiệm làm việc sau này.
Xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Nhài
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG.
* Vài nét về Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng.
Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng được hình thành
từ năm 2009 và quyết định thành lập 10/3/2011
Tên Công ty: Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng
Tên giao dịch: Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng
Trụ sở chính của Công ty: 14 Lô 7 Đền Lừ 1, phường Hoàng Văn Thụ Quận Hoàng Mai - Hà Nội
Hiện nay xây dựng và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh về nhiều
mặt, và đang dần chiếm lĩnh thị trường không chỉ trong nước mà còn ngoài
nước, lấy chỉ tiêu hiệu quả kinh tế, uy tín và chất lượng dịch vụ làm phương
châm hành động và làm kim chỉ nam cho sự phát triển bền vững của công ty nói
riêng, của nền kinh tế nước ta nói chung.
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY
VĂN PHÒNG.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
* Chức năng:
- Kinh doanh các mặt hàng máy móc, thiết bị văn phòng.
- Sửa chữa bảo dưỡng các loại máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động
kinh doanh của công ty
- Lắp ráp các loại máy móc thiết bị.
- Công ty phải chấp hành và thực hiện đầy đủ, nghiêm túc chính sách chế
độ của ngành, pháp luật của nhà nước về hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ đối
với nhà nước.
- Công ty phải luôn xem xét khả năng kinh doanh của mình, nắm bắt nhu
cầu tiêu dùng của thị trường để từ đó đưa ra kế hoạch nhằm cải tiến tổ chức sản
xuất kinh doanh đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng và đạt được lợi nhuận tối
đa.
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên nhằm đáp
ứng nhu cầu quản lý kinh doanh của Công ty.
- Nhiệm vụ, quyền hạn
Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng kinh doanh các sản
phẩm về vật liệu xây dựng
Các sản phẩm của Công ty bao gồm:
+ Phạm vi kinh doanh: Kinh doanh trong nước
+ Đối với các sản phẩm do Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy
văn phòng phân phối sản phẩm trong phạm vi địa bàn hoạt động của doanh
nghiệp và bán buôn bán lẻ cho tất cả các khách hàng không hạn chế địa bàn.
+ Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng thông qua người
đại diện vốn góp chi phối toàn bộ về vốn, chính sách, thị trường, bán hàng trong
suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
+ Có quyền các chương trình khuyến mại, hỗ trợ bán hàng để phục vụ cho việc
kinh doanh của doanh nghiệp cũng như Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy
văn phòng.
2. Cơ cấu tổ chức
- Hội đồng quản trị;
- Ban giám đốc;
- Giúp việc cho Giám đốc có phó Giám đốc;
- Các phòng chức năng:
+ Phòng Hành chính - Tổ chức
+ Phòng Tài chính - Kế toán
+ Phòng kinh doanh
+ Phòng kỹ thuật
+ Bộ phận vận chuyển.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn
phòng ( phụ lục I kèm theo )
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN
HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG.
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Chức năng của phòng Hành chính - Tổ chức
Là phòng chức năng có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Công
ty trong công tác Pháp chế, quan hệ công chúng, Tổ chức, quản lý nhân sự, tiền
lương, chế độ thu hút, chính sách, công nghệ thông tin, công tác Hành chính,
Quản trị, thanh tra, khen thưởng, kỷ luật. Đảm bảo đáp ứng kịp thời phục vụ cho
yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý, điều hành các bộ phận
trong Công ty.
- Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, hỗ trợ cho Phòng kinh doanh hoàn
thành mục tiêu.
- Chịu trách nhiệm về mặt thủ tục hành chính có liên quan đến Pháp luật
của Công ty.
- Chịu trách nhiệm về hợp đồng lao động, chế độ của Cán bộ - Công nhân
viên, nhân viên ký hợp đồng lao động với Công ty.
- Lập kế hoạch cung cấp Quảng cáo theo kế hoạch phát triển thị trường của
Phòng Kinh doanh.
Nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổ chức
- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty. Theo dõi, đôn
đốc các đơn vị thuộc Công ty thực hiện chương trình. Sắp xếp lịch công tác tuần
của Hội đồng Quản trị và Giám đốc Công ty.
- Biên tập các báo cáo thường kỳ của Công ty và các văn bản khác được
Hội đồng Quản trị, Giám đốc giao.
- Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục
vụ việc quản lý của Hội đồng Quản trị và việc điều hành của Giám đốc.
- Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do Hội đồng Quản trị và Giám đốc
Công ty ban hành.
- Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác văn phòng Công ty.
- Tổ chức việc chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đi
công tác của lãnh đạo Công ty với cấp trên và với các cơ quan, đoàn thể, tổ chức,
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cá nhân trong, ngoài Công ty. Tổ chức ghi biên bản các cuộc làm việc đó.
- Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác bảo vệ tại cơ quan Công ty.
- Đảm bảo cơ sở vật chất cho Hội đồng quản trị, Giám đốc và Công ty.
- Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản văn phòng Công ty,
thực hiện công tác thống kê, kế toán của Công ty.
- Tổ chức công tác thi đua khen thưởng.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và
máy văn phòng (phụ lục số 2).
2. Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng .
Công việc cụ thể của Trưởng, phó phòng Hành chính – Tổ chức
- Báo cáo: Giám đốc Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn
phòng.
- Khi trưởng/ phó phòng vắng mặt thì phó/ trưởng phòng Hành chính – Tổ
chức có trách nhiệm giải quyết các công việc và đảm bảo công việc đã được
giao của mình.
- Trực tiếp đôn đốc các công tác văn thư - lưu trữ, Quản lý và phân công mọi
hoạt động Văn phòng. Phối hợp các phòng ban, đơn vị thuộc Công ty.
- Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài: Các cơ quan ban
ngành liên quan đến công tác quản lý lao động, chế độ, chính sách của người lao
động trong công ty.
- Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các bộ phận bên trong: Phối hợp
với các phòng ban, chi nhánh trực thuộc Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy
văn phòng.
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần.
Phòng Hành chính – Tổ chức làm việc theo quy chế của Công ty Cổ phần thiết bị
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ngân hàng và máy văn phòng
Chế độ làm việc của phòng : Phòng Hành chính – Tổ chức làm việc theo
chế độ thủ trưởng. Trưởng phòng là người đứng đầu văn phòng, trong phạm vi
văn phòng, Trưởng phòng có trách nhiệm và thẩm quyền quyết định tất cả các
công tác của văn phòng và có trách nhiệm báo cáo tình hình công tác của phòng
lên Giám đốc theo định kỳ hoặc đột xuất.
Văn phòng có vai trò quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của cơ
quan, đơn vị là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo. Sự thành bại của công việc
phụ thuộc vào mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý. Do đó người lãnh
đạo rất cần những ý kiến tham mưu trợ giúp. Những nhân tố này được Văn
phòng thu thập, chọn lọc và tổng hợp thành những kết luận chung nhằm cung
cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án để ra quyết định kịp thời
và đúng đắn. Đây chính là chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng.
Chức năng của phòng Hành chính – Tổ chức của Công ty Cổ phần thiết bị
ngân hàng và máy văn phòng thể hiện qua những công việc mà phòng Hành
chính – Tổ chức đảm nhiệm:
- Tham mưu cho Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc Công ty về mọi
hoạt động quản lý, điều hành công ty về các lĩnh vực:
+ Công tác tổ chức hành chính: xây dựng quy chế làm việc và tổ chức
thực hiện quy chế đó trong cơ quan, xây dựng chương trình công tác tháng, quý,
năm, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan.
+ Công tác tổ chức, công tác cán bộ
+ Chế độ chính sách đối với người lao động
+ Công tác đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực
+ Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo.
+ Công tác hành chính - Văn phòng : Theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc
thực hiện các chương trình kế hoạch, tổng hợp báo cáo công tác thường kỳ về
hoạt động Công ty.
Có thể thấy Phòng Hành chính – Tổ chức của Công ty đã nắm bắt được
chức năng tham mưu, tổng hợp của mình để đảm bảo tính khách quan, giảm bớt
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công việc cho Ban lãnh đạo, giúp ban lãnh đạo quản lý, điều hành công việc một
cách tốt nhất và có hiệu quả cao nhất.
Phòng Hành chính – Tổ chức tiến hành họp giao ban vào ngày thứ 7 hàng
tuần và tất cả các nhân viên trong phòng đểu phải có mặt đầy đủ (trừ trường hợp
đặc biệt).
Vì vậy, văn phòng có vai trò rất quan trọng, là cánh tay đắc lực trong việc
tham mưu tổng hợp cho Lãnh đạo Công ty.
Ví dụ: Trong các chiến lược phát triển hệ thống bán hàng làm cho bộ phận
bán hàng bán được nhiều sản phẩm văn phòng đã tổng hợp ý kiến khách hàng sau
đó thu thập trình lên Ban Giám đốc và có chiến lược bán hàng làm tăng lợi nhuận
của công ty như: Khi khách hàng mua hàng sẽ được triết khấu 15%.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
Công ty ( Phụ lục 3).
Mỗi cơ quan đều cần có chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan nói
chung và từng đơn vị nói riêng nhằm sắp xếp công việc khoa học và đúng lịch
trình, tránh chồng chéo, bỏ sót công việc.
Chương trình công tác thường kỳ thường bao gồm: Chương trình công tác
năm, quý, tháng, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, lịch công tác tuần…
- Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của Công ty, quy mô
thời gian có thể là tuần, tháng, quý, năm... Kế hoạch tuần được lập vào ngày
cuối cùng của tuần trước; Kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của tháng
trước; Kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của tháng trước; Kế hoạch
quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước; Kế hoạch năm được lập vào
quý cuối cùng của năm trước.
Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và
hiệu qủa văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác
tuần, tháng, năm, qúy cho Công ty. Quy trình xây dựng có chương trình kế
hoạch này tuân theo các bước cụ thể sau:
Văn phòng yêu cầu các phòng, ban đăng ký nội dung công việc; sau đó
tổng hợp và xây dựng bản thảo; trình bản thảo, để xin ý kiến phê duyệt, ban
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hành chương trình, kế hoạch.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị của Công ty ( Phụ lục 4).
Các khâu tổ chức vả chuẩn bị cho Hội nghị rất chu đáo và chuyên nghiệp.
Sự thành công của Hội nghị này chính là do công tác chỉ đạo của lãnh đạo Công
ty và công tác tổ chức của Phòng Hành chính – Tổ chức phối kết hợp với các
phòng ban liên quan.
Quy trình công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp được tiến hành
như sau:
- Chuẩn bị hội nghị: Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất thành
phần hội nghị, dự trù kinh phí, lập danh sách...
- Quá trình diễn ra hội nghị: Đón tiếp khách, điểm danh đại biểu, làm
công tác lễ tân trong quá trình hội nghị, công tác thư ký ghi biên bản...
- Kết thúc hội nghị: Văn phòng giải quyết công tác hậu cần, tổng kết hội
nghị, quyết toán kinh phí.
Quá trình diễn ra hội nghị Văn phòng còn có trách nhiệm thường trực
ngoài hội trường để giải quyết công việc đột xuất, công tác lễ tân trong quá trình
diễn ra hội nghị.
Mục lục văn bản hồ sơ hội nghị (phụ lục số 4)
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo (Phụ
lục 5).
Ở bất cứ cơ quan, tổ chức, công ty nào, thủ trưởng cơ quan hay cán bộ công
ty cũng cần có những chuyến đi công tác nhằm xem xét, nắm bắt, kiểm tra tình
hình bên ngoài cũng như mở rộng mối quan hệ trong phạm vi hoạt động của cơ
quan, công ty. Như vậy, có thể thấy việc tổ chức chuyến đi công tác cho thủ
trưởng cơ quan, cán bộ công ty, cũng như lãnh đạo văn phòng là một công tác
cần được tiến hành thường xuyên mà nhiệm vụ chủ yếu thuộc về văn phòng.
Chuyến đi công tác, đây là hoạt động rất cần thiết và không thể thiếu đối
với mỗi cơ quan. Chuyến đi công tác của lãng đạo rất đa dạng, có thể đi dài
ngày, ngắn ngày, tùy thuộc vào tính chất của công việc vì vậy văn phòng phải
chuẩn bị hết sức chu đáo.
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phòng cần phải làm tốt công tác chuẩn bị trước chuyến đi như: liên
hệ với đơn vị mà lãnh đạo đến công tác để chuẩn bị tài liệu liên quan, chuẩn bị
phương tiện, kinh phí đi lại, chỗ ở cho lãnh đạo và giúp lãnh đạo chuẩn bị các
nội dung liên quan khác như: Tổ chức cuộc họp bàn giao công việc khi lãnh đạo
đi công tác.
Tại Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng việc tổ chức
chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty cũng như cho Trưởng phòng Hành
chính – Tổ chức được chuẩn bị khá kỹ lưỡng và tiến hành rất tốt. Công tác này
đã được sơ đồ hoá thành một quy trình chuẩn khá đầy đủ và hợp lý .
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của cơ quan.
Trong môi trường làm việc của Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và
máy văn phòng đã triển khai và truyền đạt tới toàn công ty về nghi thức công sở
như:
- Giao tiếp giữa cấp trên với cấp dưới phải lịch sự, giữa nhân viên trong
công ty cần phải có thái độ tôn trọng lẫn nhau và có tinh thần phối, kết hợp làm
việc tập thể.
- Khi nhân viên trong Công ty giao tiếp với các khách hàng ngoài Công ty
có thái độ tôn trọng và tiếp thu ý kiến, lắng nghe, cảm nhận của khách hàng khi
tới Công ty.
- Tất cả nhân viên trong công ty đều được làm việc trong một môi trương
luôn có sự giúp đỡ lẫn nhau trong công ty.
- Nhân viên khi tới Công ty phải mặc các bộ mà Công ty đã cấp
- Nhân viên đều phải đeo thẻ khi đi tới Công ty hoặc đi ra ngoài làm công
việc của Công ty trong giờ làm vẫn phải đeo thẻ.
- Nhân viên đi làm đúng giờ theo đúng quy định mà công ty đề ra.
Qua thời gian thực tập tại công ty tôi đã tiếp thu được rất nhiều kinh
nghiệm về văn hóa công sở, đó là hình ảnh đẹp mà công ty đã làm được. Một
văn hóa công sở trang trọng, lịch sự và đêu được tất cả các nhân viên thực hiện
rất tốt.
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty.
Công ty Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng được tổ
chức văn thư theo mô hình tập trung, chỉ có một văn thư chung của Công ty, các
đơn vị phòng ban trong Công ty không tổ chức văn thư riêng. Công ty đã bố trí
một cán bộ có trình độ văn thư chuyên làm chuyên trách công tác văn thư lưu
trữ, in ấn tài liệu. Công tác văn thư Công ty được trang bị các máy móc hiện đại
như: máy vi tính, máy in lazer, máy quét, máy fax ,máy phô tô copy... rất đầy
đủ. Phòng làm việc của nhân viên văn thư chung với phòng làm việc của phòng
Hành chính – Tổ chức, do đó cách bố trí nơi làm việc của cán bộ văn thư rất hợp
lý và khoa học, giúp thuận tiện cho công việc và trao đổi giữa bộ phận văn thư
và các bộ phận khác trong phòng Hành chính – Tổ chức.
Tất cả các loại con dấu của Công ty do cán bộ văn thư chịu trách nhiệm
quản lý và sử dụng. Tiếp nhận xử lý sơ bộ văn bản đến, làm thủ tục gửi văn bản
đi. Đăng ký kiểm tra thể thức văn bản, thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư.
Nhược điểm: Văn thư của cơ quan chưa có phòng làm việc riêng nên khó
khăn cho việc quản lý giấy tờ và công việc.
2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản:
Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng không phải là một
Công ty Nhà nước. Do đó số lượng văn bản do Công ty soạn thảo và ban hành
khá nhiều. Nhận thức được rằng: hiệu quả hoạt động của Công ty một phần tuỳ
thuộc vào chất lượng hệ thống văn bản được ban hành, vì vậy việc soạn thảo và
ban hành văn bản của Công ty rất được quan tâm và chú trọng.
Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng giao công việc soạn thảo
văn bản cho phòng Hành chính – Tổ chức, mà nhiệm vụ chủ yếu thuộc về bộ
phận văn thư dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức và trình
ký lên lãnh đạo Công ty. Soạn thảo văn bản là công việc thường xuyên và rất
quan trọng trong hoạt động quản lý của Công ty. Vì vậy, công tác soạn thảo văn
bản được coi trọng đúng mức.
Thể thức trình bày văn bản của Công ty được tuân theo quy định rất chi
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tiết trong Thông tư 55/2005/BNV - VPCP, tuy nhiên Công ty vẫn mắc phải
nhiều lỗi sai do tư tưởng chung của hầu hết các Công ty đó là cho rằng mình
không phải cơ quan Nhà nước nên không cần chấp hành theo quy định của chính
phủ về soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, dẫn đến khá tuỳ tiện trong việc lựa
chọn hình thức văn bản (công văn, tờ trình, thông báo, chương trình…). Điều
này được thể hiện ở một số các văn bản của Công ty.
Về cơ bản, các văn bản của Công ty đều xác định rõ mục tiêu, thể hiện bản
chất hoạt động của một Công ty là lợi nhuận trên cơ sở phù hợp với chủ trương,
chính sách của Đảng, phù hợp với hiến pháp, pháp luật của Nhà nước. Nội dung
văn bản đều đảm bảo tính khoa học, phổ thông, đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với
khả năng, trình độ người thực hiện, phù hợp với cuộc sống, các quyết định đưa
ra có thể trở thành hiện thực. Tuy nhiên, các văn bản vẫn mắc nhiều lỗi sai
thường thấy trong các văn bản của Công ty. Cụ thể như sau:
2.1.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Ưu điểm: Thể thức của các văn bản do Công ty soạn thảo và ban hành phần
lớn đều rất đầy đủ các thành phần theo quy định trong thông tư liên tịch
55/2005/TTLT - BNV - VP. Nay được thay bằng Thông tư 01/2011/TT - BNV.
Nhược điểm: Theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV - VPCP
thì có thể thấy các văn bản của công ty mắc rất nhiều lỗi sai.
Ví dụ: Trong Quyết định số 10/2011/QĐ-CT của Giám đốc Công ty ngày
18/10/2011 về việc chi thưởng ngày thành lập hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam
20/10 (kèm theo trong phụ lục).
+ Quốc hiệu: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------( Hai dòng chữ Quốc hiệu không viết đậm, đường kẻ ngang bên dưới
không liền mạch, không kéo dài hết dòng chữ “ Độc lập - Tự do - Hạnh phức”
Lề không đúng quy định, sai thể thức nội dung văn bản, chức vụ, họ tên
người có thẩm quyền.
2.1.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo.
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
- Soạn thảo văn bản.
- Tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan hoàn chỉnh bản
thảo.
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất của công ty việc tham khảo ý kiến
của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn thiện
bản thảo.
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đề
xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của Lãnh đạo Công ty
hay Lãnh đạo đơn vị ghi rõ trong phiếu trình.
- Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt.
+ Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt
+ Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải
trình người ký duyệt xem xét quyết định
- Đánh máy nhân bản
+ Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, theo đúng quy định thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện thấy có sự sai sót hoặc không
rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị, cá nhân soạn thảo
hoặc người duyệt bản thảo đó.
+ Người đánh máy phải chịu trách nhiệm giữ gìn bí mật nội dung văn bản
và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng số lượng và thời gian quy định; ghi tên
bằng chữ cái viết tắt và số lượng văn bản sau ký hiệu đơn vị nhận lưu văn bản.
+ Việc đánh máy, in, nhân bản tài liệu mật phải tiến hành ở nơi đảm bảo
bí mật, an toàn và do Lãnh đạo Công ty, Lãnh đạo các đơn vị trực tiếp quản lý
tài liệu quy định.
+ Văn bản mật giao cho người có năng lực và phẩm chất tin cậy đánh
máy. Sau khi in, ấn nhân bản phải kiểm tra lại và huỷ ngay bản dư thừa và
những bản in, chụp hỏng. Phải thực hiện chế độ bảo vệ tài liệu cả văn bản trình
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ký và bản thảo bằng giấy cũng như văn bản điện tử lưu trong máy.
- Thẩm định và kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành.
Nhược điểm:
Một số bước trong quy trình trên bị coi nhẹ và thường xuyên bị bỏ qua.
Ví dụ: Bước xây dựng đề cương và viết bản thảo, người soạn thảo văn bản
thường xuyên bỏ qua bước này, không có đề cương chi tiết hoặc sơ lược cũng
như không viết bản thảo, đọc lại bản thảo mà chủ yếu soạn ngay trên máy vi tính
sau đó chỉnh sửa và in ấn văn bản ra. Do đó, câu văn trong một số văn bản còn
lủng củng, thiếu sót và thiếu logic, sai lỗi đánh máy.
2.1.4. Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản quản lý của
Công ty:
Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của Công ty được thực
hiện thường xuyên hàng năm. Công tác này thường được tập trung vào cuối mỗi
năm khi các văn bản giấy tờ trong năm đã được vào sổ đăng ký đầy đủ và kết
thúc để lập sổ mới. Công việc kiểm tra diễn ra chặt chẽ, theo đúng trật tự, nhất
quán, logic, khoa học theo quy trình đã định. Mỗi quy trình được hệ thống và sơ
đồ hóa thành các sơ đồ hợp lý.
Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản giúp loại bỏ những văn
bản, những quy định lỗi thời, không phù hợp, sửa đổi, bổ sung những quy định
hiện hành nhưng còn có những khiếm khuyết để hoàn thiện hệ thống văn bản
của Công ty. Do đó, đây là một công tác được Trưởng phòng Hành chính – Tổ
chức rất quan tâm dưới sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Công ty.
2.1.5. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Công ty:
* Tình hình thực hiện tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản
đến của Công ty so với các quy định hiện hành
Quy trình quản lý:
Tất cả các công văn và giấy tờ do Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và
máy văn phòng ban hành hoặc gửi ra ngoài hay trong nội bộ đều phải đưa qua
bộ phận Văn thư cơ quan để vào sổ đăng ký công văn đi, viết số ngày tháng văn
bản, sau đó đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Việc tổ chức và quản lý văn bản đi
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của Công ty.
- Đăng ký văn bản đi:
Việc đăng ký văn bản đi của Công ty là đăng ký bằng sổ, gồm các loại sổ
sau:
+ Sổ đăng ký chỉ thị.
+ Sổ đăng ký Quyết định.
+ Sổ đăng ký Công văn: báo cáo, tờ trình, thông báo, công văn…
+ Sổ đăng ký hợp đồng.
+ Sổ đăng ký văn bản mật.
Ngoài ra còn có sổ cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ
phép…
Tất cả văn bản trước khi ban hành đều được Văn thư đăng ký vào sổ bắt
đầu từ số 01 đầu năm đến số kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cuối năm và lưu 01
gốc tại Văn thư Công ty.
- Đóng dấu văn bản:
Đóng dấu khi văn bản có đầy đủ nội dung thể thức chứ ký của người có
thẩm quyền, dấu đóng trùm 1/3 chữ ký phía bên trái, dấu đóng phải rõ ràng,
ngay ngắn, chính xác, đẹp đảm bảo tính thẩm mĩ.
- Chuyển giao văn bản đi:
Sau khi đăng ký vào sổ cán bộ văn thư tiến hành chuyển giao văn bản, các
công văn giấy tờ được chuyển ngay sau khi hoàn thiện nội dung và hình thức sẽ
được chuyển một cách nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng.
Văn bản ngày nào thì chuyển giao ngày đó chậm nhất là ngày làm việc
tiếp theo
Văn bản khẩn, mật phải ưu tiên chuyển trước. Trong trường hợp cần phải
gửi văn bản đi bằng Fax, gửi qua mạng sau đó gửi bản chính.
* Theo dõi và giải quyết văn bản đi:
Văn bản nếu thuộc phạm vi, trách nhiệm của phòng, ban hoặc cá nhân nào
thì phòng, ban hoặc cá nhân đó trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra,
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
theo dõi công việc.
Cán bộ chuyên môn soạn thảo ra công văn nên chịu trách nhiệm về nội
dung do mình soạn thảo.
- Sắp xếp theo dõi bản lưu:
Các văn bản sau khi đóng dấu theo quy định Văn thư lưu 01 bản.
Đầu năm, dựa vào danh mục hồ sơ của Công ty, văn thư mở hồ sơ, văn
bản theo từng tháng, cuối năm hoàn tất thủ tục lập hồ sơ.
Ưu điểm: Thực hiện theo đúng quy định hiện hành của nhà nước. Đối với
văn bản đi Công ty đã làm công tác kiểm tra khá chặt chẽ và sát sao, đảm bảo
theo đúng quy trình từ khâu soạn thảo văn bản đến khâu cho văn bản vào bao bì
và chuyển đến nơi cần gửi.
Đối với văn bản đến: Tất cả các văn bản chuyển đến đều được tập trung
tại văn thư, cũng được thực hiện đúng quy trình thống nhất.
Nhược điểm: Văn bản đi của cơ quan chuyển giao còn chậm, còn tẩy xóa
khi đăng ký văn bản gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu.
Việc bóc bì văn bản đến dùng tay bóc, xé có thể làm rách văn bản.
2.1.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
Công ty:
Lập hồ sơ là nhiệm vụ cuối cùng của công tác văn thư, hồ sơ được lập
trong quá trình giải quyết công việc và hoàn thành sau khi công việc kết thúc.
Việc lập hồ sơ trước hết giúp cho mỗi cán bộ sắp xếp công văn, giấy tờ một cách
khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến giải quyết công việc,
phục vụ cho yêu cầu quản lý công văn hiện tại của công ty, là mắt xích nối liền
giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ. Đối với công ty, việc lập hồ sơ hiện
hành và nộp lưu hồ sơ giúp cho công việc quản lý văn bản có kế hoạch và giữ
các hồ sơ cần thiết tránh trường hợp lặp hoặc thiếu hồ sơ.
Trưởng phòng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ
của đơn vị mình và chỉ đạo cho cán bộ trong đơn vị lập hồ sơ cần thiết. Khi có
những công việc ngoài dự kiến, cán bộ, công chức và nhân viên văn thư đơn vị
cần bổ sung kịp thời vào bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cuối năm các đơn vị
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đánh giá xác định số hồ sơ nộp lưu trữ hàng năm và hồ sơ xin gia hạn để lại đơn
vị.
Hồ sơ lập ra luôn đảm bảo:
- Thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của công ty, đơn vị, cá nhân;
- Các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ có giá trị bằng chứng xác thực và có
mối liên quan đến nhau;
- Hồ sơ đảm bảo trình tự thời gian giải quyết công việc và tên loại văn bản.
Việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là hoạt động
nghiệp vụ quan trọng. Do vậy, được Công ty thực hiện một cách khoa học và
chuẩn xác đã góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác tại Công ty.
Từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Và điều này cũng có nghĩa
là việc lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư của cơ quan đã phục vụ tốt hơn cho
mục đích hiện hành cũng như mục đích tương lai của Công ty.
2.1.7. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Công ty tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của chính phủ quy định việc quản lý và sử
dụng con dấu và nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về
công tác văn thư.
Con dấu của Công ty được giao cho nhân viên Văn thư giữ và đóng dấu tại cơ
quan. Nhân viên Văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép của người có
thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm
quyền;
- Không được đóng dấu khống chỉ.
- Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, không bị lệch, trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Về quản lý con dấu: Nhân viên văn thư là người có trách nhiệm giữ và
quản lý con dấu. Nếu cán bộ văn thư có việc đột xuất phải nghỉ sẽ phải báo cáo
lãnh đạo để chỉ đạo việc bàn giao con dấu và thực hiện công tác văn thư thay
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cán bộ văn thư trong thời gian nghỉ, Phòng Hành chính – Tổ chức và nhân viên
văn thư có trách nhiệm trước pháp luật, Công ty.
Về việc sử dụng con dấu: Văn thư Công ty chỉ được đóng dấu vào Văn
bản khi văn bản đã đầy đủ và đúng về mặt thể thức và có chữ ký của người có
thẩm quyền. Đóng đúng theo quy định hiện hành.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Công ty.
Như trên đã nêu, công tác văn thư thực hiện chức năng bảo đảm thông tin
cho hoạt động quản lý của Công ty. Vì vậy công tác văn thư đóng vai trò rất
quan trọng, để công tác văn thư trong Công ty hoạt động có hiệu quả và thực
hiện theo đúng quy định của Nhà nước thì Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư của Công ty như sau:
Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức là người trực tiếp giúp Giám đốc
Công ty, tổ chức tham mưu, thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong phạm vi
Công ty hoặc đơn vị trực thuộc.
Ký thừa lệnh Giám đốc một số văn bản được giao và ký văn bản do văn
phòng ban hành.
Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Giám đốc Công ty.
Xem xét và ký chịu trách nhiệm về thể thức văn bản đi trước khi trình cho
Giám đốc ký.
Đôn đốc nhắc nhở cán bộ, nhân viên lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ
Công ty đúng thời hạn quy định.
Cho ý kiến đối với văn bản đi.
Phân loại văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Trưởng phòng Hành chính đã làm tốt trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công
tác văn thư của công ty. Song, vẫn mắc phải một số thiếu sót và chỉ đạo chưa tốt
trong việc xem xét về thể thức văn bản đi trước khi trình cho Giám đốc ký.
Trưởng phòng chỉ chú ý, đánh giá xem xét về phần nội dung của văn bản chứ
không quan tâm, xem xét đến thể thức của văn bản hoặc có thì chỉ lướt qua nên
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các văn bản của Công ty chủ yếu là sai về thể thức. Vì vậy tôi đã tham mưu và
giúp Trưởng phòng soạn thảo một số mẫu về thể thức văn bản.
Một số mẫu về thể thức văn bản (Phụ lục số 8)
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất
cả các vấn đề về lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ về pháp chế liên quan
đến tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý Nhà nước, nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công dân.
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Từ khi thành lập cho đến nay Công ty đã ban hành khoảng 1400 văn bản.
Do vậy tài liệu lưu trữ của Công ty chủ yếu là các văn bản do Công ty ban hành,
cùng với các tài liệu thu thập từ các chi nhánh của Công ty. Các văn bản sau khi
nhân viên văn thư đăng ký sẽ được nộp lưu tại lưu trữ của Công ty. Số lượng
văn bản nộp vào lưu trữ tương đối đầy đủ, gồm những văn bản từ khi thành lập
Công ty đến nay.
Nhược điểm của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ở Công ty đó
là: Các văn bản còn nằm sót lại ở các phòng, ban chưa được thu thập hết. Một số
văn bản nộp lưu ít có giá trị hoặc trùng lặp .
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Hạn chế trong công tác chỉnh lý tài liệu ở Công ty đó là thực hiện không
thường xuyên (mới thực hiện chỉnh lý tài liệu một lần), chưa thấy hết tầm quan
trọng của tài liệu lưu trữ nên không thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Tuy nhiên công tác chỉnh lý vẫn được tiến hành rất nghiêm túc, quy củ và
đúng quy trình tuần tự, bao gồm: phân loại tài liệu; lập hồ sơ; biên mục hồ sơ;
nhãn, hộp đánh số hồ sơ vào bìa, cặp; xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu
lưu trữ. Công tác tìm kiếm dễ dàng nhờ những dữ liệu đã được lưu trên máy tính
và sự sáng tạo của nhân viên văn thư.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Do Công ty không có kho lưu trữ mà chủ yếu tài liệu của Công ty được
bảo quản ngay tại phòng Hành chính – Tổ chức nên cơ sở vật chất phục vụ cho
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác lưu trữ rất ít và thiếu quan tâm, chủ yếu chỉ là các hộp đựng tài liệu có
ghi tên cụ thể các loại tài liệu, hồ sơ bên ngoài được để ngay ngắn trong tủ đựng
tài liệu.
Để có thể bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt, Công ty cần quan tâm hơn
nữa đến việc trang bị cơ sở vật chất cho văn phòng như bình chữa cháy mini,
thuốc chống ẩm, mốc, xịt gián, mối…
Ngoài ra còn cần thường xuyên lau bụi cho hồ sơ, tài liệu, quét dọn lau
chùi tủ đựng tài liệu.
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Các tài liệu lưu trữ của Công ty thường xuyên được sử dụng để phục vụ
nhu cầu tra cứu và khai thác của lãnh đạo cũng như của công, nhân viên trong
Công ty.
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc về phòng Hành chính – Tổ
chức và giao trực tiếp công việc cụ thể cho nhân viên văn thư kiêm lưu trữ của
Công ty.
Lưu trữ Công ty hiện nay tổ chức sử dụng tài liệu bằng việc thông báo tài
liệu lưu trữ được đưa vào sử dụng tra cứu, tài liệu khi cho mượn là tài liệu gốc
vì thế cán bộ lưu trữ phải phô tô lại để phục vụ người mượn và cũng để tránh
thất thoát và làm rách, nhàu tài liệu.
Đối với các công, nhân viên trong Công ty có nhu cầu tra cứu tài liệu thì
liên hệ với cán bộ lưu trữ. Đối với người ngoài cơ quan thì phải có giấy giới
thiệu và ý kiến đồng ý của trưởng phòng Hành chính – Tổ chức.
Để thống kê tên các hồ sơ và những thông tin khác về thành phần và nội
dung hồ sơ. Công ty được phân chia theo 7 khối tài liệu. Do vậy tờ bìa hồ sơ
được ghi từ năm….…. đến năm……. ; nhan đề mục lục hồ sơ thông tin từ hồ
sơ……. đến hồ sơ…… (số cuối cùng của 1 quyển mục lục).
Ưu điểm: Cán bộ văn thư đảm nhiệm hai nhiệm vụ là Văn thư và Lưu trữ
nên Công tác Lưu trữ ở Công ty cổ phần được tiến hành thống nhất. Cán bộ văn
thư của Công ty đã thực hiện công tác Lưu trữ khá tốt, đúng quy định, quy trình
các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Tài liệu được sắp xếp khoa học, ngăn nắp, gọn gàng
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dễ tra tìm; được trang bị đầy đủ những trang thiết bị cơ sở vật chất đảm bảo,
nguồn tài liệu trong kho luôn được thu thập bổ sung để phục vụ cho việc nghiên
cứu của cán bộ, nhân viên trong Công ty; phục vụ cho công việc sản xuất, kinh
doanh của Công ty.
Nhược điểm: Cán bộ Văn thư phải đảm nhiệm nhiều công việc; vừa phải
kiêm Văn thư; vừa phải kiêm luôn nhiệm vụ Lưu trữ, cho nên dễ dẫn đến nhầm
lẫn trong khi làm việc.
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
CỦA CÔNG TY
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy
văn phòng từ ngày 09 tháng 04 đến ngày 25 tháng 05 năm 2015, tôi đã vận dụng
các kiến thức đã được học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào thực tế công
việc tại Công ty và đã đạt được một số kết quả nhất định. Được sự tín nhiệm và
được tạo điều kiện từ phía Công ty, tôi đã được thực hành các nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ và quản tri văn phòng một cách đầy đủ và cố gắng hoàn thành tốt
nhất các nhiệm vụ được giao.
Dưới đây là những gì mà trong qua trình thực tập của em tại Công ty Cổ
phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng tôi đã thực hiện được:
1.Giúp Công ty xây dựng mẫu Lịch công tác tuần, kế hoạch công tác
năm.
1.1 Mẫu Lịch công tác tuần của Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và
máy văn phòng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CTCP THIẾT BỊ NGÂN HÀNG
VÀ MÁY VĂN PHÒNG
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày
tháng 4 năm 2015
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN
PHÒNG
(Tuần thứ 15 của Công ty từ ngày 18 tháng 04 đến ngày 25
tháng 4 năm 2015)
Ngày
Thời gian
Nội dung công tác
Thành phần
Địa
họp
điểm
Ban Tổng
Trụ sở
TGĐ
Giám đốc
Công ty
Công ty
Báo cáo công tác xây
Ban Tổng
Trụ sở
TGĐ
dựng, quy chế quản lý, sử
Giám đốc
Công ty
Công ty
dụng và phát triển thương
Công ty,
hiệu Công ty
trưởng các
Họp ban chấp hành Công
phòng, ban
Ban chấp
Trụ sở
Chủ tịch
đoàn Công ty
hành Công
Công ty
Công
Làm việc với Công ty
đoàn Công ty
Đại diện
Trụ sở
đoàn
TGĐ
Năm
TNHH Phúc Đại Lộc về
Công ty
Công ty
Công ty
21/4
thực hiện gói thầu trang
THHH Phúc
thiết bị xây dựng.
Đại Lộc,
Thứ
Nghỉ theo Thông báo số
Hai
/TT-TBNH&MVP
Chủ trì
18/04
Thứ
Nghỉ theo Thông báo số
Ba
/TT-TBNH&MVP
19/4
Thứ
8h00
Giao ban Tổng Giám đốc
Tư
20/4
13h30
14h00
Thứ
9h00
Sinh viên: Nguyễn Thị Nhài
23
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
