Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (746 KB, 75 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
PHẦN PHỤ LỤC......................................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
● KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRI THỨC..............4
CỘNG ĐỒNG VIỆT......................................................................................4
PHẦN I.............................................................................................................7
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN, .......................7
DOANH NGHIỆP THỰC TẬP.....................................................................7
CHƯƠNG 1......................................................................................................7
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP THỰC TẬP.......................................7
1.Chức năng.....................................................................................................7
2.Nhiệm vụ, quyền hạn...................................................................................7
2.1. Mục tiêu chung.........................................................................................7
2.2. Định hướng phát triển.............................................................................7
3. Cơ cấu tổ chức. ( sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty cổ phần tri thức cộng
đồng Việt).........................................................................................................7
CHƯƠNG 2. ....................................................................................................7
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỐ CHỨC
CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ....................................................8
1.Chức năng:....................................................................................................8
2.Nhiệm vụ:......................................................................................................8
3. cơ cấu tổ chức: ( Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Nhân sự
Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt )...............................................12
4. Xây dựng Bản mô tả công việc.................................................................12
4.1. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo văn phòng:...................................13
4.2. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính Nhân sự:................14
4.3. Bản mô tả công việc của nhân viên nhân sự, nhân viên Hành chính:
.........................................................................................................................16
Ma Khánh Biển
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 3. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, ............18
HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT......................................18
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.................................................18
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần............................................18
1.2. Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
Công ty...........................................................................................................19
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị của Công ty...............................20
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo.........20
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở
của cơ quan:...................................................................................................21
2. Khảo sát về công tác văn thư....................................................................22
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty..................................22
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Công ty.................................23
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ..........................25
PHẦN II.........................................................................................................27
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH ......................27
CỦA CÔNG TY.............................................................................................27
1. Xây dựng mẫu các mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và
năm.................................................................................................................27
2. Soạn thảo quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ của công ty...................27
3. Soạn thảo Quy chế văn hoá công sở của Công ty...................................39
4. Quy trình tổ chức hội nghị của công ty...................................................52
4.1. Mẫu hoá chương trình nghị sự của Công ty........................................53
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho công ty...............................53
5.1. Ưu điểm:..................................................................................................53
5.2. Nhược điểm:............................................................................................53
Ma Khánh Biển
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan thực tập.54
6.1. Ưu điểm...................................................................................................54
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ................................56
1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác
hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt...56
2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những
nhược điểm.....................................................................................................59
PHẦN KẾT LUẬN........................................................................................61
PHẦN PHỤ LỤC.............................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC
Ma Khánh Biển
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang bước vào nền kinh tế thị trường, cần có những nhân
tài cho dân tộc, những người có trình độ chuyên môn để giúp cho mọi hoạt
động của nước nhà. Việt Nam đã ra nhập WTO – Tổ chức Thương mại thế
giới vào năm 2007, đây là một sự kiện đặc biệt quan trọng chứng tỏ rằng
chúng ta đang ngày càng đổi mới, kèm theo đó là những thách thức, khó khăn
đòi hỏi chúng ta phải vượt qua để hòa nhập với nền kinh tế thế giới.
Đứng trước những trọng trách to lớn của đất nước, Đảng ta đã đưa ra
hàng loạt những mục tiêu để tạo điều kiện phát triển nền kinh tế hàng hóa,
nhiều thành phần định hướng XHCN gắn với yêu cầu xây dựng Nhà nước
pháp quyền Xã hội chủ nghĩa. Lúc này, nâng cao năng lực quản lý là một vấn
đề cấp bách hàng đầu cần làm là cải cách toàn bộ từ Trung Ưng đến địa
phương. Việc đầu tiên cần làm là đó là chú trọng đến việc xây dựng đội ngũ
cán bộ công chức có phẩm chất, năng lực đáp ứng được nhu cầu công cuộc
cải cách nền hành chính, xây dựng và phát triển Đất nước. Cần phải quan tâm
hơn nữa vai trò lãnh đạo, đó chính là vai trò của bộ phận văn phòng trong cơ
quan, nơi tiếp nhận và xử lý thông tin tổng hợp phục vụ công tác lãnh đạo
điều hành và đáp ứng nhu cầu của xã hội.
Qua hơn 20 năm thực hiện đường lối đổi mới, thành tựu về chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục, quốc phòng – an ninh và ngoại giao đã tạo
thế lực mới cho cách mạng Việt Nam. Chính những thắng lợi to lớn đó là
nhân tố quyết định tạo ra thời cơ lớn cho nước ta phát triển nhanh hơn trong
thời gian tới. Để tiếp tục củng cố và phát triển đất nước, bên bên cạnh đội ngũ
bác sỹ, kỹ sư, công nhân…v.v., chúng ta không thể không nhắc đến những
con người gắn bó với sự nghiệp trồng người. Với mục tiêu đào tạo con người
có hệ thống, bài bản, có đủ năng lực để làm chủ máy móc, làm chủ công nghệ
thông tin, làm chủ đất nước. Vì vậy mà vấn đề giáo dục luôn được Đảng và
Nhà nước ta đặt lên hàng đầu “ Giáo dục là quốc sách hàng đầu của đất
nước”.
Ma Khánh Biển
1
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Là sinh viên năm thứ 3 chuyên ngành Quản trị Văn phòng, được Nhà
trường tạo điều kiện cho đi thực tập tại Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng
Việt. Đợt thực tập này đã giúp em làm quen với công việc tại Công ty, vận
dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi ngồi trên ghế Nhà trường vào
công việc thực tế tại Công ty. Đó cũng là dịp để em củng cố, tổng hợp lại kiến
thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một nhà quản trị trong tương lai, từ
đây em đã đúc kết và rút ra rất nhiều kinh nghiệm làm việc, giao tiếp sau này.
Báo cáo thực tập này là kết quả thực tập của em sau hơn một tháng làm
việc, từ ngày 09/03 đến ngày 29/4/2015 tại Công ty Cổ phần Tri Thức Cộng
Đồng Việt ( vicko). Với sự cố gắng và nỗ lực hết sức của bản thân cùng với
sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của các anh chị nhân viên trong công ty em đã
hoàn thành được bài báo cáo và có sự thành công nhất định trong bài báo cáo
này.
Để hoàn thành được bài báo cáo này, trước hết, em xin chân thành cảm
ơn ban lãnh đạo, các thầy, cô giáo trong Khoa Quản Trị Văn Phòng đã tạo
điều kiện giúp cho em có được một thời gian thực tập hết sức cần thiết và
quan trọng này để giúp em có thể định hướng lựa chọn được công việc sau
khi ra trường.
Tiếp sau đó, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới tập thể, đội ngũ cán
bộ, nhân viên công ty Cổ phần Tri Thức Cộng Đồng Việt, đặc biệt là nhân
viên phòng Hành Chính Nhân Sự của công ty đã hết sức tạo điều kiện giúp
đỡ, cung cấp thông tin cũng như chỉ bảo em làm các công việc của mình trong
quá trình thực tập tại Công ty.
Để có được thông tin, nội dung chính xác nhất trong bài báo cáo này,
em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới chị Trần Thị Loan - người trực tiếp
hướng dẫn, cung cấp tài liệu, thông tin cho em, giúp em hoàn thành được bài
báo cáo này một cách nhanh nhất.
Dưới đây là toàn bộ bài báo cáo thực tập của em, mặc dù em đã rất cố
gắng song bài báo cáo của em vẫn không thể tránh khỏi những hạn chế và
Ma Khánh Biển
2
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thiếu sót. Kính mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các Anh, chị
trong Văn phòng để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2015
SINH VIÊN
MA KHÁNH BIỂN
Ma Khánh Biển
3
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
● KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRI THỨC
CỘNG ĐỒNG VIỆT
Tên công ty. Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt
Tên tiếng Anh. Viet community knowledge joint stock company
Mã số doanh nghiệp. 0103482411
- Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt - Vicko được thành lập
năm 2009. Đến nay Vicko đã phát triển và mở rộng, tại các tỉnh thành trên cả
nước Vicko đã mở chi nhánh, văn phòng đại diện tại: TP Hồ Chí Minh, Hà
Tĩnh, Nghệ An, Hà Nam, Hải Phòng, Thái Nguyên, Yên Bái,... tại Hà Nội
Vicko có trên 20 văn phòng giao dịch, cơ sở đào tạo với cơ sở vật chất đảm
bảo cho các khóa đào tạo từ cơ bản đến nâng cao.
- Hiện nay Vicko đang được sự quan tâm của rất đông đảo các tầng lớp
như: Trí thức, học sinh, sinh viên,... đã tham gia là thành viên cũng như đăng
ký tham dự các đào tạo chất lượng.
- Vicko là thành viên của Liên hiệp các hội UNESCO Việt Nam.
Vicko sẽ trở thành Công ty đào tạo số 1 tại Việt Nam trong thời gian tới.
- Tầm nhìn:
VICKO muốn được trở thành một tổ chức có tính cộng đồng, thịnh
vượng bằng nỗ lực không ngừng trong học tập, lao động kết hợp đón đầu xu
Ma Khánh Biển
4
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thế thời đại, VICKO luôn luôn vận động và quyết tâm phấn đấu để chiến
thắng đối thủ cạnh tranh là “sự không hài lòng của khách hàng”, VICKO
muốn góp phần cùng xây dựng nước Việt Nam hùng mạnh. VICKO muốn
trưởng tồn! VICKO muốn mỗi thành viên của mình đều thịnh vượng!
- Chiến lược:
Chiến lược của VICKO tới năm 2020 mang tên “Nâng Tầm Tri Thức”
sẽ tập trung vào: Xây dựng một giảng đường trong kỷ nguyên số, kết hợp với
việc phát triển hệ thống người dùng thông qua mô hình kinh doanh theo
mạng. VICKO mong muốn việc học tập, chia sẻ kiến thức là đa chiều có sàng
lọc từ đó nâng cao tri thức người Việt và tạo được nguồn thu nhập tốt cho mọi
người trong hệ thống, từ các thành viên cho tới cán bộ nhân viên của VICKO.
-Về mô hình đào tạo Hocduong.vn của Công ty CP Tri thức Cộng Đồng
Việt, trước hết phải thừa nhận đây là một giảng đường trong kỷ nguyên số,
kết hợp với việc phát triển hệ thống người dùng thông qua mô hình kinh
doanh theo mạng lấy sản phẩm là “tri thức” làm mặt hàng. Đó là một món
hàng thật – một món hàng rất lớn mà người tiêu thụ (người học) có thể “xem
thấy – học thử” và nếu thấy phù hợp thì mới thỏa thuận và mua bán. Khách
hàng có quyền lựa chọn sản phẩm của công ty phù hợp với nhu cầu sử dụng
của cá nhân.
- Hai là, với mô hình kinh doanh của Công ty Vicko, có thể khẳng định
“quyền dân chủ – cái tôi” của khách hàng được quan tâm, đặt lên mức “tối
cao”. Sản phẩm mua bán giữa chủ và khách được thực hiện: Bình đẳng – thực
tế - nguyên tắc. Khách hàng có quyền trả lại mặt hàng nếu như không thích.
Đây chính là cái hơn của hình thức kinh doanh theo mang tại Hocduong.vn –
Vicko mà các công ty khác ở Việt Nam chưa áp dụng. Ví dụ, khi bạn đi mua
kim cương, chỉ cần bạn bước chân ra khỏi cửa hàng và quay lại trả vì không
còn ưng nữa thì việc trả lại đó đã làm mất đi khoảng 30 – 40% giá trị sản
phẩm (hay được gọi là lệ phí trả lại hàng). Tôi không nhầm, khi đến với của
hàng Hocduong.vn thì cái “lệ phí” đó không xảy ra, khách hàng đã mua thẻ để
Ma Khánh Biển
5
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tham gia khóa học nhưng nếu đổi ý vì không ưng nữa, công ty vẫn sẵn sàng
hoàn trả số tiền cho bạn. Tôi tự hỏi, ở Việt Nam liệu có mấy nơi kinh doanh
đặt quyền dân chủ của khách hàng lên “mức tối thượng” thế này? Đây chính
là một trong những lí do chính góp phần tạo nên thương hiệu: “Nâng tầm tri
thức – Chia sẻ thành công”.
- Ba là, tại Hocduong.vn quyền sử dụng thẻ của các bạn là vô thời hạn.
Học viên có thể dùng tiền vào những khóa học mà mình yêu thích, chỉ khi nào
các bạn báo không sử dụng thì số thẻ đó mới được xóa bỏ. Đây chính là một
cơ hội học tập không thể tốt hơn được nữa. Bạn hoàn toàn có quyền lựa chọn
thời gian, nội dung bài học phù hợp với yêu cầu mình.
Hocduong.vn mang lại cho bạn những sản phẩm chất lượng cao về tri
thức. Mà tri thức là một tài sản khổng lồ không thể bị cướp đoạt, có thể luôn
mang theo người, là thứ tài nguyên vô giá. Do đó Hocduong.vn chính là
người đưa đôi vai cho các bạn đứng lên và vươn tới con đường thành công.
Ma Khánh Biển
6
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I.
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN,
DOANH NGHIỆP THỰC TẬP
CHƯƠNG 1.
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP THỰC TẬP
1. Chức năng.
Chức năng chính của công ty đó là: kinh doanh các ngành nghề mà
công ty đã đăng ký kinh doanh.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tổ chức sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký kinh
doanh.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp với mục tiêu của Công ty.
- Tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên trong công ty có thu nhập ổn
định và mức sống ngày càng được nâng cao.
Ngoài chức năng và nhiệm vụ của mình, công ty còn đề ra những mục
tiêu chung cần phải thực hiện và có định hướng phát triển như sau:
2.1. Mục tiêu chung
- Trở thành một Công ty hàng đầu tại Việt Nam trong việc Xây dựng
một giảng đường trong kỷ nguyên số, kết hợp với việc phát triển hệ thống
người dùng thông qua mô hình kinh doanh theo mạng.
- Là công ty có uy tín lớn đối với khách hàng và học viên.
2.2. Định hướng phát triển
- Phát huy hết mức những mặt mạnh sẵn có của Công ty về những sản
phẩm chất lượng cao về tri thức. đồng thời tổ chức chặt chẽ và chi tiết các bộ
máy hoạt động, nâng cao khả năng của Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu ngày
càng cao của khách hàng.
- Giữ vững và gia tăng tốc độ phát triển trên mọi lĩnh vực : doanh số, nhân lực,...
3. Cơ cấu tổ chức. ( sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty cổ phần tri thức
cộng đồng Việt)
(Xem phụ lục 1)
CHƯƠNG 2.
Ma Khánh Biển
7
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỐ CHỨC
CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ.
1. Chức năng:
1.1. Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo
yêu cầu, chiến lược của công ty.
1.2. Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự,
đào tạo và tái đào tạo.
1.3. Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty.
1.4. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người
lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
1.5. Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của
Ban Giám đốc .
1.6. Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong
Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực
hiện.
1.7. Phục vụ các công tác hành chính để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo –
điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động
tốt.
1.8. Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm
bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy
nổ trong công ty.
1.9. Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ
chức - Hành chính - Nhân sự.
1.10. Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa
BGĐ và Người lao động trong Công ty.
2. Nhiệm vụ:
2.1. Thực hiện chức năng 1.1
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công
ty và các bộ phận liên quan.
Ma Khánh Biển
8
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực
hiện.
- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt.
- Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty.
- Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng
CNV Công ty nghỉ việc.
- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lương đội ngũ CNV lập
các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc.
- Làm cầu nối giữa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động.
2.2. Thực hiện chức năng 1.2
- Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm.
- Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong công ty.
- Đánh giá kết quả đào tạo.
- Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới
vào công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động...
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty.
2.3. Thực hiện chức năng 1.3
- Điều động nhận sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành.
- Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của CNV
` - Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
- Lập ngân sách nhân sự
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh
doanh và chiến lược của công ty.
- Giải quyết khiếu nại kỷ luật của cán bộ, nhân viên trong Công ty.
2.4. Thực hiện chức năng 1.4
- Bảo vệ lợi ích hợp pháp của Công ty và của người lao động.
- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
Ma Khánh Biển
9
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo
đúng qui định của công ty.
- Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trả
lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại Công ty.
- Theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo qui định của
Công ty.
- Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và
thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế cho người lao động theo chỉ
đạo của BGĐ.
- Lập danh sách lao động định kỳ theo qui định của cơ quan nhà nước.
- Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép cho
người lao động.
- Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các chế độ lễ tết.
- Giao dịch với các cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người
lao động.
- Đánh giá thực hiện công việc.
2.5. Thực hiện chức năng 1.5
- Lập phương án, tổ chức thực hiện các Quyết định, Quy định của Ban
Giám đốc.
- Giám sát việc thực hiện theo các phương án đã được duyệt, báo cáo
đầy đủ, kịp thời và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi
thực hiện nhiệm vụ Ban Giám đốc giao.
2.6. Thực hiện chức năng 1.6
- Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty.
- Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và
giám sát việc chấp hành các nội qui đó.
2.7. Thực hiện chức năng 1.7
- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin.
- Nghiên cứu và nắm vững qui định pháùp luật liên quan đến hoạt động
Ma Khánh Biển
10
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của Công ty, đảm bảo cho hoạt động của Công ty luôn phù hợp pháp luật.
- Phục vụ hành chánh, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh
doanh.
- Xây dựng, gìn giữ và phát triển mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội
xung quanh.
- Tổ chức cuộc họp theo yêu cầu của Côngty.
- Tổ chức lễ tân, tiếp khách hàng, đối tác trong, ngoài nước. Xây dựng
phong cách làm việc chuyên nghiệp, từng bước xây dựng văn hóa riêng của
Công ty tạo điều kiện phục vụ tốt nhất cho khách hàng.
- Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ và phổ biến các thông tin
kinh tế, xã hội, thương mại, pháp luật, công nghệ và kịp thời báo cáo ban
Giám đốc để có quyết định kịp thời.
- Phục vụ tốt nhất các điều kiện pháp lý hành chánh, hậu cần, an sinh
để sản xuất thông suốt.
- Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Công ty.
- Thực hiện các công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Công ty,
giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty.
- Phối hợp với các đơn vị khác bảo vệ bản quyền nhãn hiệu hàng hóa,
kiểu dáng công nghiệp, xuất xứ, phát minh, sáng chế… của Công ty.
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến.
- Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp
tài liệu hồ sơ theo yêu cầu.
- Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên
quan.
- Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc
được giao.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ
sơ.
- Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu…
Ma Khánh Biển
11
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của Công ty.
- Giao nhận hàng hoá, công văn tài liệu đến các bộ phận liên quan.
2.8. Thực hiện chức năng 1.8
- Quản lý hồ sơ các loại tài sản của công ty.
- Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản
công ty của các bộ phận.
- Phối hợp nhà cung cấp tổ chức việc lắp đặt tài sản.
- Phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì
đột xuất.
- Xử lý kịp thời những công việc liên quan đến công tác bảo vệ.
- Thực hiện công tác an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động
và phòng chống cháy nổ trong công ty.
- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện ra vào cổng, trông
giữ xe cho khách đến liên hệ công tác, CBCNV Công ty.
2.9. Thực hiện chức năng 1.9
- Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của
công ty.
- Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty.
- Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen
thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động.
- Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chính của công ty.
2.10. Thực hiện chức năng 1.10
- Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên,cách
thưc tuyển dụng nhân sự…
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
3. cơ cấu tổ chức: ( Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Nhân
sự Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt )
( Xem phụ lục 2 )
4. Xây dựng Bản mô tả công việc
Ma Khánh Biển
12
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4.1. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo văn phòng:
a. Chức danh: Trưởng phòng Hành chính.
- Vị trí công việc: Là Lãnh đạo Văn phòng, Thủ trưởng trực tiếp của
Văn phòng, giúp Lãnh đạo Công ty quản lý, điều hành và tổ chức thực nhiệm
vụ được Lãnh đạo Công ty giao cho Văn phòng.
- Trách nhiệm: Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Công ty
và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng và việc thực hiện
nhiệm vụ được giao.
- Nhiệm vụ: trực tiếp lãnh đạo Văn Phòng giúp Lãnh đạo Công ty thực
hiện các công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trị hành chính, ứng
dụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Công ty giao
b. Nhiệm vụ cụ thể:
1. Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng và những công việc khác do Lãnh đạo
Công ty giao.
2. Phụ trách chung về hoạt động của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo
công tác cán bộ, tài chính, kế hoạch.
3. Phân công các Phó phòng và nhân viên thực hiện nhiệm vụ; thường
xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
4. Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do nhân viên văn thư
chuyển đến..
5. Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội nghị trước
khi lưu trữ; các cuộc họp triển khai.
6. Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản.
7. Cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng theo chỉ đạo
của Lãnh đạo Công ty.
8. Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng, ban để xử lý những vấn
đề có liên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các
phòng, ban thuộc cơ quan.
Ma Khánh Biển
13
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
9. Vận động các cá nhân trong Công ty xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp
đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ
quan. Thay mặt tập thể cán bộ, nhân viên Văn phòng đề xuất, kiến nghị với
Lãnh đạo Công ty về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác;
các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn
và về quyền lợi chính đáng của công chức, nhân viên Văn phòng.
10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Công ty giao.
c. Quyền hạn:
1. Được Lãnh đạo Công ty ủy quyền làm chủ tài khoản. Ký các chứng
từ thu và chứng từ chi theo ủy quyền của Lãnh đạo Công ty; xác nhận chi phụ
cấp làm việc ngoài giờ, ngày lễ và các phụ cấp khác của Công ty; duyệt chi
tạm ứng; duyệt cấp phát văn phòng phẩm; kinh phí hoạt động…cho các
Phòng, ban chuyên môn nghiệp vụ.
2. Được Lãnh đạo Công ty ủy quyền ký thừa lệnh một số văn bản thuộc
thẩm quyền của Lãnh đạo Công ty.
3. Lập danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
5. Giải quyết chế độ chính sách cho cán bộ, nhân viên Văn phòng.
d. Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Lãnh đạo Công ty.
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Lãnh đạo Công ty.
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc cơ quan.
4.2. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính Nhân sự:
a. Chức danh: Phó phòng Hành chính Nhân sự.
- Vị trí công việc: Phó Trưởng phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp
Trưởng phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Trưởng
phòng.
- Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng giao, Phó
phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Lãnh đạo Công ty và trước pháp
Ma Khánh Biển
14
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
luật về về toàn bộ kết quả hoạt động được giao.
- Nhiệm vụ: giúp Trưởng phòng thực hiện công tác nghiên cứu, tham
mưu, tổng hợp và các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng giao.
b. Nhiệm vụ cụ thể:
1. Giúp Trưởng phòng quản lý điều hành nhân viên, do mình phụ trách
theo phân công của Trưởng phòng.
2. Trực tiếp phân công nhân viên thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực
công tác được Trưởng phòng giao phụ trách; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc,
nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao, cùng với Trưởng phòng chịu
trách nhiệm quản lý, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên để nâng cao kiến
thức, năng lực kinh nghiệm thông qua công tác thực tiễn.
3. Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất kịp thời,
chính xác, đúng nội dung yêu cầu.
4. Soạn thảo các chương trình, kế hoạch, thông báo, công văn, giấy
tờ… Chuẩn bị nội dung phục vụ các cuộc họp, hội nghị theo sự phân công.
5. Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ và thi đua – khen thưởng trong
công tác thi đua – khen thưởng để thực hiện nhiệm vụ do Trưởng phòng giao.
6. Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai theo sự
phân công của Trưởng phòng.
7. Phối hợp với các Phòng khác để xử lý những vấn đề có liên quan đến
những công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng giao.
8. Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho chuyên viên, nhân viên thuộc
Văn phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao.
9. Vận động các cá nhân xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong
công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công sở trong Công ty.
10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
c. Quyền hạn:
1. Thay mặt Trưởng phòng chỉ đạo, giải quyết công việc của Văn
phòng khi được Trưởng phòng giao.
Ma Khánh Biển
15
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Đề xuất với Trưởng phòng danh sách cán bộ, nhân viên tham gia các
lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
3. Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Trưởng phòng về nhân sự,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng
suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng
của công chức, nhân viên Văn phòng.
d. Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng; khi có yêu cầu của Trưởng
phòng thì báo cáo trực tiếp cho Lãnh đạo Công ty.
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Trưởng phòng.
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc cơ quan.
4.3. Bản mô tả công việc của nhân viên nhân sự, nhân viên Hành
chính:
a. Chức danh: Nhân viên Nhân sự, nhân viên Hành chính.
- Vị trí công việc: Nhân viên Nhân sự là nhân viên của Công ty, thực
hiện công tác Nhân sự và các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng
phòng, Phó Trưởng phòng.
- Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, nhân viên chịu
trách nhiệm trước Phó Trưởng phòng phụ trách và trước pháp luật về ý
kiến đề xuất, tiến độ, kết quả, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc
được phân công.
- Nhiệm vụ: thực hiện một số mặt công tác thuộc nhiệm vụ về Nhân sự
do Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng phụ trách giao.
b. Nhiệm vụ cụ thể:
1. Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao, đảm bảo tiến độ, chất
lượng và hiệu quả công việc góp phần đáp ứng yêu cầu của Lãnh đạo công ty.
2. Giữ gìn đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức
và văn hóa công sở trong Công ty.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng
Ma Khánh Biển
16
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phụ trách giao.
c. Quyền hạn:
1. Đề xuất ý kiến với Phó Trưởng phòng phụ trách, Trưởng phòng các
vấn đề liên quan đến việc thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao.
2. Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Văn phòng về nhân
sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng
suất, chất lượng hiệu quả công tác và về quyền lợi chính đáng của công chức,
nhân viên Văn phòng.
d. Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách Bộ phận. Khi có
yêu cầu của Trưởng phòng thì báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng.
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách Tổ (bộ
phận) và Trưởng phòng.
3. Quan hệ phối hợp với các phòng, ban thuộc Công ty.
Ma Khánh Biển
17
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 3. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ,
HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần.
Phòng Hành chính Nhân sự làm việc theo quy chế của Công ty Cổ phần
Tri thức Cộng đồng Việt
Chế độ làm việc của phòng : Phòng Hành chính Nhân sự làm việc theo
chế độ thủ trưởng. Trưởng phòng là người đứng đầu văn phòng, trong phạm
vi văn phòng, Trưởng phòng có trách nhiệm và thẩm quyền quyết định tất cả
các công tác của văn phòng và có trách nhiệm báo cáo tình hình công tác của
phòng lên Giám đốc theo định kỳ hoặc đột xuất.
Văn phòng có vai trò quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của cơ
quan, đơn vị là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo. Sự thành bại của công việc
phụ thuộc vào mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý. Do đó người lãnh
đạo rất cần những ý kiến tham mưu trợ giúp. Những nhân tố này được Văn
phòng thu thập, chọn lọc và tổng hợp thành những kết luận chung nhằm cung
cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án để ra quyết định kịp thời
và đúng đắn. Đây chính là chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng.
Chức năng của phòng Hành chính Nhân sự của Công ty Cổ phần Tri
thức Cộng đồng Việt thể hiện qua những công việc mà phòng Hành chính
Nhân sự đảm nhiệm:
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty về mọi hoạt động quản lý, điều
hành công ty về các lĩnh vực:
+ Công tác tổ chức hành chính: xây dựng quy chế làm việc và tổ chức
thực hiện quy chế đó trong Công ty, xây dựng chương trình công tác tháng,
quý, năm, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của Công ty.
+ Công tác tổ chức nhân sự, công tác cán bộ
Ma Khánh Biển
18
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Chế độ chính sách đối với người lao động
+ Công tác đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực
+ Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo.
+ Công tác hành chính - Văn phòng : Theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc
thực hiện các chương trình kế hoạch, tổng hợp báo cáo công tác thường kỳ về
hoạt động Công ty.
Qua đây có thể thấy Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty đã nắm
bắt được chức năng tham mưu, tổng hợp của mình để đảm bảo tính khách
quan, giảm bớt công việc cho Ban lãnh đạo, giúp Ban lãnh đạo quản lý, điều
hành công việc một cách tốt nhất và có hiệu quả cao nhất.
Phòng Hành chính Nhân sự tiến hành họp giao ban vào ngày thứ 7 hàng
tuần và tất cả các nhân viên trong phòng đểu phải có mặt đầy đủ.
Vì vậy, văn phòng có vai trò rất quan trọng, là cánh tay phải đắc lực
trong việc tham mưu tổng hợp cho Lãnh đạo Công ty.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ
của Công ty.
( Xem phụ lục 3).
Bất cứ cơ quan, tổ chức nào đều cần có chương trình công tác thường
kỳ cho cơ quan nói chung và từng đơn vị nói riêng nhằm sắp xếp công việc
khoa học và đúng lịch trình, tránh chồng chéo, bỏ sót công việc và tạo điều
kiện thuận lợi trong quá trình giải quyết công việc.
Chương trình công tác thường kỳ thường bao gồm: Chương trình công
tác năm, quý, tháng, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, lịch công tác tuần…
- Ưu điểm:
+ Văn phòng đã xây dựng được chương trình công tác một cách đầy đủ,
khoa học và hợp lý.
+ Chương trình công tác đã nêu rõ những công việc cần thực hiện một
cách cụ thể và chi tiết, giúp Ban lãnh đạo cũng như các phòng, ban trong
Công ty hiểu và nắm được những công việc cần làm trong thời gian tới.
Ma Khánh Biển
19
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nhược điểm: Đôi khi sự sắp xếp công việc trong chương trình còn
chưa được phù hợp, chưa sắp xếp được công việc theo tính chất quan trọng
mà công việc đề ra.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị của Công ty.
( Xem phụ lục 4).
Các khâu tổ chức vả chuẩn bị cho Hội nghị được diễn ra rất chu đáo và
chuyên nghiệp. Sự thành công của Hội nghị này chính là do công tác chỉ đạo
của Lãnh đạo Công ty và sự phối kết hợp giữa Phòng Hành chính nhân sự với
các phòng ban liên quan trong Công ty.
Quy trình công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp được tiến hành
như sau:
- Chuẩn bị hội nghị: Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất
thành phần hội nghị, dự trù kinh phí, lập danh sách...
- Quá trình diễn ra hội nghị: Đón tiếp khách, điểm danh đại biểu, làm
công tác lễ tân trong quá trình hội nghị, công tác thư ký ghi biên bản...
- Kết thúc hội nghị: Văn phòng giải quyết công tác hậu cần, tổng kết
hội nghị, quyết toán kinh phí.
Quá trình diễn ra hội nghị Văn phòng còn có trách nhiệm thường trực
ngoài hội trường để giải quyết công việc đột xuất, công tác lễ tân trong quá
trình diễn ra hội nghị.
- Văn bản hồ sơ hội nghị.
( Xem phụ lục 5).
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo.
(Xem phụ lục 6).
Ở bất cứ cơ quan, tổ chức, công ty nào, thủ trưởng cơ quan hay cán bộ
công ty cũng cần có những chuyến đi công tác nhằm xem xét, nắm bắt, kiểm
tra tình hình bên ngoài cũng như mở rộng mối quan hệ trong phạm vi hoạt
động của cơ quan, công ty. Như vậy, có thể thấy việc tổ chức chuyến đi công
tác cho thủ trưởng cơ quan, cán bộ công ty, cũng như lãnh đạo văn phòng là
Ma Khánh Biển
20
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
một công tác cần được tiến hành thường xuyên mà nhiệm vụ chủ yếu thuộc về
văn phòng.
Chuyến đi công tác, đây là hoạt động rất cần thiết và không thể thiếu
đối với mỗi cơ quan. Chuyến đi công tác của lãng đạo rất đa dạng, có thể đi
dài ngày, ngắn ngày, tùy thuộc vào tính chất của công việc vì vậy văn phòng
phải chuẩn bị hết sức chu đáo.
Văn phòng cần phải làm tốt công tác chuẩn bị trước chuyến đi như: liên
hệ với đơn vị mà lãnh đạo đến công tác để chuẩn bị tài liệu liên quan, chuẩn
bị phương tiện, kinh phí đi lại, chỗ ở cho lãnh đạo và giúp lãnh đạo chuẩn bị
các nội dung liên quan khác như: Tổ chức cuộc họp bàn giao công việc khi
lãnh đạo đi công tác.
Tại Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt việc tổ chức chuyến đi
công tác cho lãnh đạo Công ty cũng như cho Trưởng phòng Hành chính được
chuẩn bị khá kỹ lưỡng và tiến hành rất tốt. Công tác này đã được sơ đồ hoá
thành một quy trình chuẩn rất đầy đủ và hợp lý, đáp ứng được yêu cầu công
việc đề ra.
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công
sở của cơ quan:
Với sự phát triển của khoa học và công nghệ, con người được tiếp cận
với nhiều máy móc hiện đại cũng như tiếp cận với rất nhiều nền văn hóa khác
nhau, những nền văn hóa đó rất đa dạng và phong phú đòi hỏi con người cần
phải tiếp thu có chọn lọc những nền văn hóa đẹp của các nước. Nhưng vẫn
giữ được nền văn hóa của dân tộc Việt.
Trong môi trường làm việc của Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt
đã triển khai và phổ biến tới toàn công ty về nghi thức công sở như:
- Môi trường làm việc thân thiện và cởi mở, các cá nhân trong công ty
có thể bộc lộ hết những khả năng của mình.
- Giữa cán bộ và nhân viên luôn có sự giao tiếp trên sự tôn trọng và
lắng nghe ý kiến của nhau.
Ma Khánh Biển
21
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Mối quan hệ giữa các nhân viên luôn được đặt lênhàng đầu, có tinh
thần đoàn kết, làm việc tập thể.
- Việc giao tiếp với khách hàng được cán bộ và nhân viên trong công ty
quan tâm, mọi người luôn có thái độ đón tiếp niềm nở và lắng nghe ý khiến,
phản hồi của khách hàng.
- Nhân viên mặc đúng đồng phục đã quy định khi đi làm.
- Nhân viên đi làm đúng giờ theo đúng quy định mà công ty đề ra.
Đây là, một nét đẹp văn hóa công sở trang trọng, lịch sự và đều được
tất cả các nhân viên thực hiện rất tốt. Tuy nhiên, bên cạnh đó thì cũng có một
số mặt hạn chế khi cán bộ và nhân viên thực hiện văn hóa như:
- Vẫn có một số nhân viên không đeo thẻ khi đi làm.
- Ý thức làm việc còn chưa thật sự tốt.
- Khu vực làm việc của một số cá nhân chưa được chú trọng vẫn còn
bừa bộn.
Qua thời gian thực tập tại công ty em đã thu được rất nhiều kinh
nghiệm về văn hoá công sở, đó chính là hình ảnh đẹp mà Công ty Cổ phần Tri
thức cộng đồng Việt đã làm được. Một văn hoá công sở trang trọng, lịch sự và
đều được tất cả các nhân viên thực hiện rất tốt.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty.
Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt được tổ chức văn thư theo
mô hình tập trung, chỉ có một văn thư chung của Công ty, các đơn vị phòng
ban trong Công ty không tổ chức văn thư riêng. Công ty đã bố trí một cán bộ
có trình độ văn thư chuyên làm chuyên trách công tác văn thư lưu trữ, in ấn
tài liệu. Công tác văn thư Công ty được trang bị các trang thiết bị phục vụ cho
công tác chuyên môn như: máy vi tính, máy in, máy fax ,máy phô tô copy...
Phòng làm việc của nhân viên văn thư chung với phòng làm việc của phòng
Hành chính Nhân sự, do đó cách bố trí nơi làm việc của cán bộ văn thư rất
hợp lý và khoa học, giúp thuận tiện cho công việc và trao đổi giữa bộ phận
Ma Khánh Biển
22
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
