Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại HĐND UBND quận tây hồ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (848.03 KB, 67 trang )
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
MỤC LỤC...............................................................................................................1
PHỤ LỤC.................................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
Phần I..................................................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN -ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ..3
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND- UBND quận Tây Hồ........................3
1.1 Chức năng:....................................................................................................................................3
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn....................................................................................................................4
1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ........................................................................................4
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập....................5
III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của HĐND và
UBND Quận Tây Hồ.............................................................................................................................9
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.........................................................................................9
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm
bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể;.............................................................9
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá
ưu, nhược điểm................................................................................................................................11
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của UBND quận Tây Hồ.............................................13
1.4 Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan.....................................14
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở ở
UBND quận Tây Hồ............................................................................................................................14
2. Khảo sát về công tác văn thư.........................................................................................................16
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ........................................................16
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công
tác văn thư của cơ quan....................................................................................................................17
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ..................................................................18
3.1 Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước...................................................18
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3.2 Đánh giá ưu, nhược điểm về công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ.......................................21
Phần II...................................................................................................................23
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN.23
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác
năm...................................................................................................................................................23
1.1. Lịch công tác tuần của UBND quận Tây Hồ.................................................................................23
1.2. Kế hoạch công tác tháng của UBND quận Tây Hồ......................................................................27
1.3 Kế hoạch công tác năm...............................................................................................................28
2 Soạn thảo ‘’ Quy chế văn hóa công sở’’ của cơ quan.....................................................................44
3 Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan..........................................................................48
4 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan.......................................................................50
42. Nhận xét, đánh giá......................................................................................................................51
5.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập.
Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính.
..........................................................................................................................................................53
PHẦN III:............................................................................................................................................55
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT.......................................................................................................................55
I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ........................................................................55
1. Công tác văn phòng.......................................................................................................................55
2. Công tác văn thư, Lưu trữ.............................................................................................................56
2.1. Công tác văn thư:.......................................................................................................................56
2.2. Công tác lưu trữ:........................................................................................................................57
II. ĐỂ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN......57
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................................................60
PHỤ LỤC...............................................................................................................61
PHỤ LỤC
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Trong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta đều có
công tác văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng.Công tác văn phòng
luôn giữ vị trí, vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của các cơ quan và đơn vị
làm công tác văn phòng là nguồn nhân lực không thể thiếu. Họ là cầu nối giữa cấp
trên và cấp dưới. giữa lãnh đạo và quần chúng nhân dân.
Hòa cùng với sự phát triển của Thế giới và xu hướng hội nhập kinh tế
Quốc tế, ngành Quản trị văn phòng đang vươn lên tự khẳng định là một ngành đầy
triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị hành chính tại các cơ quan, tổ chức.
Với tư cách là những người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong từng lĩnh
vực chuyên môn nhất định, cán bộ văn phòng đã và đang cố gắng nâng cao hơn
nữa về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp nhằm phục vụ tốt
công tác hành chính trong các cơ quan, tổ chức. Đây cũng là vấn đề được tất cả
các tầng lớp trong xã hội quan tâm .
Đáp ứng nhu cầu của xã hội, các cán bộ, giảng viên và toàn thể học sinh,
sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã không ngừng cố gắng, chủ động,
sáng tạo, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, đổi mới, nâng cao chất lượng
và hiệu quả công tác… để xây dựng Nhà trường trở thành trung tâm đào tạo nhân
lực chất lượng cao, góp phần xứng đáng vào sự phát triển của ngành Nội vụ và của
đất nước trong thời gian tới.
Từ những ngày đầu thành lập cho đến nay, trường đại học Nội vụ Hà Nội
đã đạt được thành tích to lớn về quy mô, số lượng, chất lượng học tập và giảng
dạy: Đào tạo được hàng ngàn cán bộ Văn thư- Lưu trữ, Thông tin thư viện, Quản
trị văn phòng, Thư ký văn phòng, Quản trị nhân lực…. đang làm việc trên phạm vi
toàn quốc. Hàng năm, trường đã tiếp nhận hàng trăm học sinh- sinh viên bao gồm
hệ chính quy và hệ vừa học vừa làm vào nhập học.
Trong quá trình học tập, Trường có tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại
các cơ quan. Thông qua đó sinh viên có điều kiện vận dụng những kiến thức và kỹ
năng đã được học vào công việc thực tế ở từng cơ quan, doanh nghiệp. Từ đó, sinh
viên có thể tự đánh giá được trình độ, năng lực của bản than trong môi trường làm
việc mới, đồng thời có thời gian tập dượt, rèn luyện, học hỏi thêm về chuyên môn
nghiệp vụ của người cán bộ trong công tác văn phòng ở các cơ quan.
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
1
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Xu hướng trong tương lai ngành Quản trị văn phòng sẽ phấn đấu trở thành
ngành hàng đầu trong nền kinh tế, khẳng định được vị trí của mình.
Được sự đồng ý của trưởng khoa Quản trị văn phòng : Nguyễn Mạnh
Cường, Giáo viên hướng dẫn Lâm Thu Hằng và sự đồng ý tiếp nhận của Văn
phòng Hội đồng Nhân dân- Ủy ban Nhân dân Quận Tây Hồ em được thực tập tại
Văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ từ ngày 09 tháng 3 năm 2015 đến
ngày 29 tháng 4 năm 2015. Tuy đây là lần thứ 2 em được đi kiến tập và thực tập ở
ngoài cơ quan nhưng do đặc thù mỗi cơ quan là không giống nhau nên có nhiều
điều bỡ ngỡ, thêm vào đó điều kiện thực tế thực tập có nhiều điểm khác biệt so với
kiến thức đã học trên giảng đường nhưng nhờ có sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình
của Lãnh đạo, các anh, chị trong văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ và các
phòng ban có liên quan đã tạo điều kiện cho em học hỏi, hoàn thành kỳ thực tập và
bài báo cáo này.
Song với khả năng có hạn, trình độ lý luận còn non kém và hiểu biết thực
tế chưa sâu nên bản báo cáo thực tập của em không thể tránh khỏi những thiếu
sót. Kính mong các thầy, cô giúp đỡ để bản báo cáo của em được đầy đủ và hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Phượng
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
2
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN -ỦY
BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐNDUBND quận Tây Hồ
Theo Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 nawmm 2003 thì
chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND- UBND quận Tây
Hồ được quy định như sau:
1.1 Chức năng:
HĐND- UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chấp hành của HĐND quận, là
cơ quan Hành chính Nhà nước ở quận, thi hành việc quản lý Nhà nước trong phạm
vi lãnh thổ của quận mình theo Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của cơ quan
quản lý Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND quận trong tất cả các lĩnh
vực cụ thể là:
-Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, lâm nghiệp,
văn hóa, xã hội, giáo dục, Y tế, dịch vụ, thể dục thể thao, báo chí, công nghệ môi
trường…
-Thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật, phối hợp
với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế
và các khoản thu khác.
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;
-Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của Nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết các đơn thư khiếu nại.
UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của
HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
HĐND cùng cấp và các cơ quan Nhà nước cùng cấp trên.
UNDN quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương,
góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà
nước từ Trung Ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ
của nhân dân địa phương.
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
3
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành
thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra,
quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước. UBND
quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật tổ chức HĐND và UBND
ngày 26 tháng 11 năm 2003. Cụ thể là:
-Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh
quốc Ư\hòng dài hạn và hàng năm của quận. Xây dựng kế hoạch đầu tư và xây
dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp thông qua, quyết
định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch;
-Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện
pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND về Kinh tế, Xã hội, An ninh quốc phòng,
thông qua các báo cáo khác của UBND Quận trước khi trình HĐND Quận;
-Xây dựng quy chế làm việc của UBND Quận, công tác tổ chức bộ máy và
thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể và cá nhân do UBND
Quận trực tiếp quản lý;
-Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt
do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại
tố cáo;y
Kiểm điểm, đành giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND Quận hàng năm;
-Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND Quận.
1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ
UBND do HĐND bầu ra, vừa là cơ quan giúp việc cho HĐND vừa là cơ
quan chấp hành của HĐND và UBND Quận là cơ quan Hành chính Nhà nước ở
địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản của
cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND cùng cấp. ( Theo điều 2 Luật
tổ chức HĐND và UBND).
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
4
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 chủ tịch, 03 phó chủ
tịch và 12 phòng, ban tham mưu giúp việc được thể hiện qua:
UBND quận Tây Hồ là Cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước, thực hiện
nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chức HĐND
và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003. Bộ máy UBND quận Tây Hồ là toàn bộ hệ
thống các thành viên, các phòng ban, được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến. Mỗi
thành viên của UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác được phân
công trước HĐND, UBND quận trước Thành ủy, HĐND và UBND Thành phố,
Quận ủy, HĐND quận Tây Hồ và các cơ quan Nhà nước cấp trên.
*Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Tây Hồ ( Phụ lục 1 ).
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
cơ quan thực tập
Văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ
* Chức năng của văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ
Văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND quận Tây Hồ, chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND quận Tây Hồ, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên
môn, nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBND Thành phố Hà Nội.
Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng nghiên cứu, đề xuất tham
mưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu quả. Chức năng này được
thể hiện thông quan việc xây dựng chương trình làm việc cho UBND; Chuẩn bị
báo cáo về hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến về nội dung và hình thức
trong quá trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống nhất ban hành văn bản của cơ
quan, tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ,…
-Chức năng Hành chính quản trị: Là chức năng cung ứng những điều kiện
về cư sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của UBND Quận nhằm đạt
được mục tiêu đề ra hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu quả cao mà Cơ quan Nhà nước
quản lý cấp trên giao cho.
*Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND và UBND
Quận Tây Hồ:
+Nhiệm vụ:
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
5
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm của
Thường trực HĐND, UBND quận; Chương trình các kỳ họp của HĐND, UBND
quận. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và UBND
quận. Tổ chức phục vụ các kỳ họp của Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND Thành
phố, HĐND quận;
Thu thập xử lý thông tin, phối hợp với các phòng ban, ngành, UBND
phường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBND
quận theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ,
đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận;
Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản,
chỉ đạo của UBND quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường;
Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân vận trên địa bàn quận;
Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực hiện
Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng
Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiên Quy chế ‘’ một cửa’’ tại cơ quan
Hành chính Nhà nước ở địa phương.
Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải
cách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của văn phòng;
Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của
tổ chức công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các phòng, ban,
ngành và UBND quận; Thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bản của Thường
trực HĐND, UBND quận;
Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách do
Thường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thường trực
HĐND, UBND quận, đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ sở vật
chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận. Quản lý
tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND và các phòng, ban
chuyên môn thuộc UBND quận;
Giúp HĐND, UBND quận đảm bảo mối quan hệ công tác của Quận ủy, Ủy
ban Mật trận Tổ quốc và các đoàn thể Nhân dân quận, các đơn vị trong và ngoài
Quận, các quan hệ đối nội, đối ngoại. Thường xuyên giữ mối quan hệ phối hợp
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
6
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
công tác với Văn phòng Quận ủy để đảm bảo phục vụ có hiệu quả các hoạt động
chung của lãnh đạo quận;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận giao.
+Quyền hạn:
Tổ chức công bố, truyền đạt các Quyết định, chỉ thị của UBND quận và các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ công tác do Văn
phòng quản lý có liên quan đến cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND quận;
Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND quận, UBND các phường
có liên quan đến các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;
Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND quận
và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND quận;
Thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND
quận;
Giải quyết các đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân theo Quy
định của Pháp luật;
* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND quận (Phụ lục 2)
* BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
* Chánh văn phòng.
+ Vị trí và Mã số công việc:
- Vị trí: Chánh văn phòng.
- Mã số công việc:
+ Mức lương:
+ Số lượng: 01 người.
+ Nhiệm vụ:
- Là người lãnh đạo, điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng;
- Trực tiếp phụ trách các công việc: tổ chức bộ máy, cán bộ; tài chính; tham
mưu, tổng hợp. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các bộ phận: Tham mưu - Tổng hợp;
Kế toán – thủ quỹ;
- Bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên Văn phòng có đủ năng lực,
trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực
HĐND và lãnh đạo UBND Quận;
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
7
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn Quận,
phục vụ công tác điều hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND Quận. Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo
của Thường trực HĐND và UBND Quận;
- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên, đột
xuất của HĐND, UBND Quận, hoạt động của Đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội,
Đoàn Đại biểu HĐND Thành phố;
- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạo của
UBND Quận;
- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND Quận;
- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể văn phòng để kiểm điểm, đánh giá
kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
+ Quyền hạn:
- Được Chủ tịch giao cho ký thừa lệnh một số văn bản.
- Làm chủ tài khoản của Văn phòng.
- Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộ
thuộc quyền quản lý của Văn phòng.
+ Yêu cầu trình độ, chuyên môn nghiệp vụ:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên, tiếng Anh B, tin học B trở lên;
- Là chuyên viên chính 5 năm trở lên, Cao cấp Chính trị, Quản lý Nhà
nước.
- Am hiểu đường lối, chủ trương của Đảng, Pháp luật và Nhà nước.
- Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị.
- Có khả năng tổng hợp Báo cáo; lập Kế hoạch, tổ chức thực hiện Kế
hoạch;
- Có khả năng giao tiếp tốt;
- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm về công tác Văn phòng.
* Phó Chánh Văn phòng.
+ Vị trí và Mã số công việc:
- Vị trí: Phó Chánh Văn phòng.
- Mã số công việc: PCVP
+ Mức lương:
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
8
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Số lượng:
+ Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về lĩnh vực
quản lý được phân công.
- Giúp Chánh Văn phòng điều hành công việc chung và theo dõi lĩnh vực
thuộc nhiệm vụ quản lý.
- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng chương trình, Kế hoạch và Báo cáo công
tác thường kỳ (năm, quý, tháng).
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng thực hiện công tác quản lý tổ chức bộ máy
biên chế công chức, viên chức được giao của Văn phòng theo quy định.
- Trực tiếp thực hiện Cải cách Hành chính, ISO, ứng dụng Công nghệ
Thông tin vào hoạt động Hành chính – Văn thư, Lưu trữ.
- Đề xuất chế độ chính sách đối với cán bộ công chức theo quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
+ Quyền hạn:
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc được
phân công phụ trách.
- Giải quyết công việc cấp bách của Phó Chánh Văn phòng khác khi Phó
Chánh Văn phòng phụ trách vấn đề đó đi vắng.
III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính
văn phòng của HĐND và UBND Quận Tây Hồ.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình
huống cụ thể;
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, có chức năng tham
mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành của thủ trưởng cơ quan và đảm
bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động.
* Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp
Trong công tác tham mưu tổng hợp thì văn phòng HĐND và UBND quận
Tây Hồ đóng một vai trò cực kỳ quan trọng.
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
9
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nhìn chung công tác tha mưu tổng hợp được văn phòng thực hiện tương đối
tốt, văn phòng luôn thực hiện tốt công việc được giao.
Thật vậy, văn phòng đã nghiên cứu đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan tổ
chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ
quan.
Ví dụ: Văn phòng đã tổng hợp ý kiến từ các đơn vị trong cơ quan, thu thập
kế hoạch công việc của từng đơn vị cụ thể để xây dựng lịch công tác tuần choc ơ
quan.
Mặt khác công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng còn được thể hiện khá
rõ nét trong việc tham mưu các ý kiến trong việc tổ chức các cuộc hội nghị, hội
thảo để giúp thủ trưởng cơ quan đưa ra các biện pháp để thực hiện cho phù hợp
với nội dung cuộc họp cũng như điều kiện hiện có của cơ quan.
Bên cạnh đó văn phòng còn thu thập và xử lý thông tin giúp thủ trưởng cơ
quan đưu ra các quyết định quản lý đúng đắn.
Thông tin có vai trò quan trọng đối với điều hành quản lý, có vai trò quan
trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành, giải quyết công việc cho lãnh đạo. Chính
vì vậy mà văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ đã nỗ lực hết mình để hoàn
thành tốt trong việc thu thập và xử lý thông tin. Thông tin có thể giúp thủ trưởng
cơ quan kiểm soát được công việc, theo dõi tiến độ thực hiện công việc của từng
lao động, từng đơn vị trong cơ quan.
Công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng được thể hiện khá rõ nét trong
việc Xây dựng chương trình và báo cáo thực hiện chương trình công tác dài hạn, 1
năm, 6 tháng.
Văn phòng HĐND và UBND đã đóng góp ý kiến để thủ trưởng cơ quan ra
các quyết định để điều hành cơ quan, mặt khác văn phòng còn tham mưu cho lãnh
đạo trong công tác sử dụng cán bộ hợp lý và công tác thi đua khen thưởng.
Có thể nói rằng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp thì văn
phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ đóng vai trò quan trọng, giúp thủ trưởng cơ
quan tìm ra các quyết định tối ưu nhất trong hoạt động quản lý của cơ quan.
Hàng năm Văn phòng đã tham mưu hàng trăm kế hoạch, báo cáo và các văn
bản chỉ đạo, nhằm tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của
HĐND và UBND. Văn phòng đã tổng hợp, xử lý thông tin về tình hình hoạt động
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
10
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
của cơ quan, nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo cách giải quyết và xử lý. Tham mưu
trong việc xây dựng bộ máy của văn phòng, xây dựng các quy chế hoạt động của
cơ quan….Tiêu biểu là việc xây dựng các Quy chế như:Quy chế làm việc, quy
chế hoạt động của Quận ủy, quy chế công tác văn thư lưu trữ…., mỗi phòng, ban
đều có quy chế riêng cho mình.
*Thực hiện chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần
Thuộc công tác này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với
thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến
của thủ trưởng có ý kiến phê duyệt.Văn phòng trực tiếp mua sắm, quản lý, tổ chức
sử dụng toàn bộ taì sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan.
Ví dụ: Trong chuyến đi công tác cuả thủ trưởng cơ quan vừa rồi thì văn
phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ đã chuẩn bị tài liệu phục vụ chuyến đi của
lãnh đạo.
Ngoài ra để thực hiện chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần thì văn
phòng còn quản lý xe cộ, phương tiện đi lại, phòng làm việc.
Trong đợt nắng nóng vừu qua, do hệ thống điều hòa của Quận ủy đã bị
xuống cấp nên văn phòng đã đề xuất, xin ý kiến lãnh đạo bảo dưỡng toàn bộ điều
hòa trong cơ quan để đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu, nhược điểm.
*Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND
quận Tây Hồ ( Phụ lục 3).
Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng
theo định kỳ, được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như sau một
nhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng….
*Nội dung Quy trình xây dựng chương trình công tác:
-Xây dựng lịch công tác tuần: Thứ ha đầu tuần chuyên viên tổng hợp xin
lịch công tác của Thường trực HĐND, chủ tịch, các phó Chủ tịch, lãnh đạo văn
phòng trong tuần đó, sau đó cán bộ tổng hợp lại gửi lại cho từng lãnh đạo.
-Kế hoạch công tác tháng: là cụ thể hóa từng tháng, quý và những việc
cần bổ sung, điều chỉnh cần phải giải quyết trong tháng, chậm nhất là vào ngày 25
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
11
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
hàng tháng. Văn phòng HĐND – UBND Quận tổng hợp xây dựng chậm nhất là
vào ngày 20 hàng tháng và có trách n hiệm trình Chủ tịch phê duyệt và thông báo
cho UBND Phường biết để thực hiện.
- Chương trình công tác năm: Nhằm thống kê giải quyết công việc trong
một năm, văn phòng HĐND-UBND Quận tổng hợp dự kiến kế hoạch công tác
năm gửi đến các cơ quan tham gia ý kiến. Sau 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận
được văn bản dự thảo cơ quan được hỏi phải có ý kiến trả lời.
-Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan, chủ
trương chung của cấp trên, đề nghị của phó phòng. UBND xây dựng Chương trình
công tác với trình tự: Các đơn vị chức năng trong cơ quan đăng ký công tác cho
văn phòng, văn phòng tổng hợp thành chương trình công tác chung cho toàn cơ
quan. Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, hoàn chỉnh bản dự thảo lần
cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, sau đó gửi đến các thành viên UBND,
cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường, thị trấn biết để thực hiện.
*Đánh giá ưu điểm, hạn chế
+Ưu điểm: Khi tổng hợp ý kiến bằng cách gửi đề nghị đến các phòng, ban,
đơn vị và các cá nhân thì tổng hợp ý kiến được chính xác và phù hợp với nhu cầu
của phòng, ban, đơn vị, cá nhân.
Trong quá trình thực hiện công tác thường kỳ, văn phòng UBND quận Tây
Hồ đã có trách nhiệm tham mưu cho UBND quận trong việc xây dựng điều chỉnh
và đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của UBND quận.
Thông báo kịp thời đến Chủ tịch, các thành viên trong UBND quận được
biết và thực hiện.
Văn phòng đã tổng hợp , trình Chủ tịch UBND quận quyết định điều chỉnh,
bổ sung vào chương trình công tác, phù hợp với yêu cầu chỉ đạo điều hành của
UBND quận.
Việc soạn thảo đề án, văn bản có trách nhiệm tổ chức xây dựng nội dung
văn bản đảm bảo đúng thể thức, thủ tục và trình tự soạn thảo.
Đảm bảo đúng thời hạn trình.
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
12
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Hạn chế: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và đôi khi còn phụ thuộc
vào ý thức tự giác của con người.
Việc xây dựng chương trình công tác nhiều khi không phản ánh đúng thực
tế hoạt động của bộ máy cơ quan do những đặc thù và khó khăn riêng.
Khuôn mẫu về lề lối làm việc, các chuẩn mực công tác truyền thống chưa
thực sự phát huy tác dụng.
Năng lực trình độ quản lý của đội ngủ cán bộ công chức chưa được cao.
Chương trình công tác còn quá khô cứng và máy móc, chưa thực sự phù hợp
với điều kiện thực tế.
Như vậy chương trình công tác thực chất là một khôn mẫu. Có thể nó phù
hợp với ở cơ quan, tổ chức này nhưng chưa phù hợp với cơ quan khác. Vì vậy,
việc thực hiện chương trình công tác của UBND quận Tây Hồ không thể trách
khỏi những hạn chế nhất định, đây chính là vấn đề để các cá nhân, Lãnh đạo trong
Quận xem xét và đưa ra những chính sách thích hợp nhằm thúc đẩy cơ quan mình
phát triển hơn nữa.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của UBND quận Tây Hồ
Trong thời gian thực tập tại HĐND và UBND quận Tây Hồ, tôi đã được
tham gia tổ chức Hội nghị công tác Đảng và chính quyền năm 2015 của UBND
quận.
*Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị của cơ quan ( Phụ lục 4)
* Văn bản hồ sơ một Hội nghị
Mục lục văn bản Hồ sơ ‘chương trình đại hội công đoàn khóa VIII nhiệm kỳ
2015 – 2017” của HĐND và UBND quận Tây Hồ.
1.Giấy mời
2. Kịch bản đại công đoàn văn phòng.
3. Chương trình đại hội công đoàn khóa VIII nhiệm kỳ 2015-20137
4. Báo cáo của BCH Công đoàn Văn phòng HĐND và UBND khóa VII tại
đại hội Công đoàn Văn phòng lần thứ VIII
5.Báo cáo của Ban chấp hành Liên đoàn Lao động khóa V tại đại hội Đại
biểu công đoàn quận Tây Hồ lần thứ VIII
6. Phiếu bầu: Ủy viên BCH Công đoàn Văn phòng HĐND và UBND quận
nhiệm kỳ 2015 – 2017.
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
13
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
7. Phiếu bầu Đại biểu chính thức dự Đại hội Đại biểu công đoàn quận Tây
Hồ lần thứ VIII, nhiệm kỳ 2015 – 2017.
8. Phiếu bầu Đại biểu dự khuyết dự Đại hội Đại biểu Công đoàn quận Tây
Hồ lần thứ VIII, nhiệm kỳ 2015 – 2017.
9. Báo cáo của Ban chấp hành Công đoàn phòng HĐND và UBND quận
khóa VII tại Đại hội công đoàn lần thứ VIII.
10. Nghị quyết Đại hội Công đoàn Văn phòng HĐND và UBND quận Tây
Hồ lần thứ VIII, nhiệm kỳ 2015 – 2017.
11. Một số quy định về bầu cử tại Đại hội Công đoàn Văn phòng HĐND và
UBND quận Tây Hồ lần thứ VIII, nhiệm kỳ 2015 – 2017.
12. Bài phát biểu của Ủy viên Ban chấp hành Công đoàn.
1.4 Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan
(Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan - Phụ lục 5 )
Tổ chức đi công tác là một hoạt động cần thiết và thường gặp trong các cơ
quan, tổ chức.
Đi công tác có thể bàn bạc vấn đề, có thể ký kết hợp đồng cũng có thể là để
giải quyết công việc cũng có thể là để trao đổi công việc.
Cho dù đi công tác với mục đích như thế nào đi chăng nữa thì việc đảm bảo
chu đáo c ho lãnh đạo trước, trong và sau chuyến đi công tác là một trong những
công việc mà văn phòng phải thực hiện.
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà
nước về văn hóa công sở ở UBND quận Tây Hồ.
Trong đời sống xã hội, con người bị ảnh hưởng bởi nền văn hóa trong đó họ
sống, bao gồm những giá trị, niềm tin, thái độ và những hành vi mong đợi. Cũng
như xã hội, ở phạm vi hẹp hơn, mỗi một cơ quan đều có những quy định riêng gọi
là văn hóa trong tổ chức. Thực tiễn đã cho ta thấy được rằng văn hóa càng cao thì
việc thực hiện chức năng của bộ máy quản lý càng đầy đủ và rõ ràng hơn, uy tín
của bộ máy quản lý do đó cũng được nâng lên. Vì thế ngày nay, việc xây dựng và
duy trì văn hóa tổ chức là vấn đề được quan tâm hàng đầu của tổ chức.
Qua thời gian thực tập tại UBND quận Tây Hồ, theo đánh giá một cách khác
quan về việc triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở của
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
14
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
UBND quận tương đối tốt. Các cán bộ đều ý thức được rằng văn hóa công sở là
một nét văn hóa đẹp, là sự sang trọng tôn vinh con người nơi làm việc, mọi người
đều có trang phục và lễ phục phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan nhưng vẫn
tạo được tính nghiêm trang. Có phong cách ứng xử chuẩn mực phù hợp với văn
hóa truyền thống.
-UBND quận Tây Hồ đã triển khai phù hợp với truyền thống, bản sắc văn
hóa dân tộc và điều kiện kinh tế xã hội, định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại, các quy định của pháp luật và mục đích,
yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước.
-Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của UBND quận, xây
dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức, có phẩm
chất đạo đức tốt.
-Văn hóa công sở luôn được thể hiện trên mọi phương diện, từ trang phục
đến lễ phục, cách giao tiếp. mối quan hệ giữa các cán bộ, công chức với quản lý,
với nhân dân.
Tuyên truyền, vận động cán bộ. công chức học tập và làm theo tấm gương
đạo đức Hồ Chí Minh bằng những việc làm rõ ràng, cụ thể.
Song song với việc triển khai thì UBND quận Tây Hồ đã thực hiện một cách
thống nhất như sau:
+Văn hóa trong giờ làm việc: Đi làm đúng giờ, không làm việc riêng trong
giờ làm trong phòng làm việc.
+Văn hóa trong hội họp: Tổ chức hội họp và đến họp đúng giờ,giữ thái độ
tôn trọng, từ tốn, không làm việc riêng, không nói cquận riêng ảnh hưởng đến mọi
người trong cuộc họp, không hút thuốc lá trong phòng họp.
+Văn hóa trong giao tiếp ứng xử: Giao tiếp, ứng xử có văn hóa với đồng
nghiệp, với cán bộ, nhân dân đến liên hệ công tác. Nói năng lịch sự, nhã nhặn, khi
tiếp xúc với cán bộ, nhân dân để giải quyết công việc phải có thái độ hòa nhã,
niềm nở, biết lắng nghe và tiếp thu ý kiến.
+Văn hóa trong giữ giữ gìn vệ sinh, an toàn nơi làm việc: Sắp xếp gọn gang,
ngăn nắp vệ sinh phòng làm việc. Phòng làm việc có thùng đựng rác và bỏ rác
đúng nơi quy định. Thực hiện chế độ vệ sinh phòng làm việc, trang thiết bị làm
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
15
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
việc hàng ngày, hàng tuần. Thực hành tiết kiệm điện, tắt điện trước khi ra về, lau
dọn bàn ghế, sắp xếp phòng làm việc ngăn nắp, gọn gàng.
Bên cạnh những mặt đã làm được thì UBND quận Tây Hồ còn một số hạn
chế như: Chưa có đồng phục riêng của cơ quan, việc đeo thẻ khi vào cơ quan của
cán bộ công chức không thường xuyên. Đây là một mặt còn hạn chế của UBND
quận.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
hoạt động quản lý của lãnh đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ
chức.Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với các hoạt động quản lý Nhà
nước và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý. Có thể nói rằng đây là một
mắt xích quan trọng trong hoạt động quản lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp
phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất và
chất lượng.
Nội dung công tác văn thư bao gồm:
-Xây dựng văn bản.
-Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản
đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
-Quản lý và sử dụng con dấu.
Về hình thức tổ chức công tác văn thư, các cơ quan, đơn vị căn cứ vào phạm
vi hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình để lựa chọn hình thức tổ
chức công tác văn thư cho phù hợp. Ở nước ta hiện nay có 3 hình thức tổ chức
công tác văn thư: Văn thư tập trung, văn thư phân tán và văn thư hỗn hợp… Mỗi
hình thức đều phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc mà có thể
lựa chọn hình thức cho phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan mình.
Trong quá trình thực tập tôi thấy UBND quận Tây Hồ đã lựa chọn mô hình
tổ chức công tác văn thư tập trung.
*Ưu điểm: UBND quận Tây Hồ áp dụng hình thức tập trung nên giải quyết
công việc nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo và thuận tiện trong
việc tra cứu, sử dụng và bảo quản hồ sơ tài liệu.
*Nhược điểm:
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
16
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Do mỗi đơn có chức năng, nhiệm vụ riêng nên gây nhiều khó khăn trong
việc bảo đảm thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
Có thể thấy rằng, với việc áp dụng hình thức tập trung trong tổ chức văn thư
của UBND quận Tây Hồ có thể giảm tải được công việc của bộ phận văn thư. Do
đó, các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư được giải quyết nhanh chóng. Kịp
thời, đáp ứng được kịp thời trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ
quan.
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Vì công tác văn thư đóng một vai trò cực kỳ quan trọng, bởi vậy mà rất
được lãnh đạo cơ quan chú trọng.
* Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ đã
được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và pháp luật. Chấp hành đúng
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 04/ 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
-Về thẩm quyền ban hành văn bản, UBND quận Tây Hồ ban hành các văn
bản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật, các phòng ban chuyên môn
không được phép ban hành văn bản Quy phạm pháp luật.
-Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Các văn bản đã đảm bảo các thành
phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày
19/01/1011 của Bộ Nội vụ.
Công văn số 139/VTLT Nhà nước- TTTH về hướng dẫn quản lý văn bản đi,
văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Ngoài ra, với sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan thì Quận Tây Hồ đã ban
hành Công văn số 705/UB_VP về việc thực hiện quy định về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản ngày 17 tháng 8 năm 2005 của UBND quận.
-Kế hoạch số 27/KH-UBND về việc kiểm tra, hướng dẫn công tác Văn thưLưu trữ tại các đơn vị, UBND các phường trực thuộc UBND quận.
-Kế hoạch số 41/KH-UBND về công tác Văn thư – Lưu trữ năm 2015.
-Kế hoạch số 33/KH-UBND về việc kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật
trên địa bàn quận Tây Hồ năm 2015.
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
17
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Quyết định số 1470/1998/QĐ-UBND về việc ban hành quy định về công
tác Văn thư- Lưu trữ .
*Trong công tác quản lý giải quyết văn bản
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và ban hành
chuyên ngành và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
Việc thực hiện công tác giải quyết văn bản được thực hiện nghiêm túc theo
quy định. Việc đăng ký văn bản đến được làm cẩn thận, sau khi đăng ký vào sổ
văn bản đến được đăng ký trên máy tính, từ đó giúp cán bộ văn thư tiết kiệm được
thời gian trong việc đăng ký, tra tìm văn bản đến, lưu giữ khối tài liệu lớn trong
một thời gian dài.
*Trong công tác quản lý con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận Tây Hồ được thực hiện
nghiêm túc theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 58/2011/NĐCP của Chính phủ. Con dấu UBND và của văn phòng được giao cho nhân viên
văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, nhân viên văn thư được giao trách nhiệm
thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
-Không con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người có thẩm quyền trong cơ quan.
-Tự tay đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký hợp lệ
của người có thẩm quyền trong cơ quan.
-Không đóng dấu khống chỉ vào văn bản chưa ghi nội dung.
-Dấu trong UBND được sắp xếp gọn gàng, ngay ngắn, dấu được để trong tủ
có khóa chắc chắn, bảo đảm an toàn.
*Trong công tác lập hồ sơ hiện hành
Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực
hiện nghiêm túc theo quy định,
-Việc lập hồ sơ trước hết được thực hiện ở các phòng ban do các chuyên
viên đảm nhiệm, vì vậy các chuyên viên khi lập hồ sơ sẽ hiểu rõ hơn về công việc
mình phải làm và lập hồ sơ một cách dễ dàng và nhanh chóng.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
3.1 Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
18
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến
việc tổ chức khoa học tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học
và nhu cầu chính đáng của công dân. Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan về
việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ nhu cầu của toàn xã
hội. Chính vì vậy mà công tác lưu trữ đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong
hoạt động của bộ máy Nhà nước nói chung và UBND quận Tây Hồ nói riêng.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, để phát huy được giá trị của chúng thì
việc tổ chức tốt công tác lưu trữ là rất cần thiết.
Nhìn chung, công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ đã được thực hiện tốt,
đi vào nề nếp, khoa học, chất lượng và ngày càng được nâng cao.
Công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn
phòng được tiến hành nghiêm túc và rất được lãnh đạo quan quan tâm.
*Trong công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ:
Công tác này được hiện đúng theo pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số
34/2001/PL-UBTVQH ngày 04 tháng 4 năm 2001 về bảo vệ tài liệu Quốc gia.
*Trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng nên được tiến hành
đúng kỹ thuật và chính xác. Đòi hỏi người thực hiện phải có nghiệp vụ chuyên
môn.Công tác lưu trữ tuân thủ nguyên tắc không phân tán phòng lưu trữ tài liệu
của cơ quan được sắp xếp riêng cùng với sự sắp xếp của cán bộ chuyên môn.
Căn cứ vào thực tế của UBND quận có cơ cấu tổ chức trong từng thời gian
không ổn định, có sự sáp nhập hoặc chia tách cơ cấu tổ chức. Theo đó, tài liệu
được chia theo thời gian, phân loại theo các đơn vị tổ chức.
Tài liệu của cấp trên gửi xuống để lãnh đạo chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc có giá
trị cao những taì liệu gửi đến để thông báo để biết những tài liệu có giá trị.
Tài liệu cấp dưới gửi lên để báo cáo, xin ý kiến, kiến nghị là những tài liệu
có giá trị.
Tài liệu gửi đến để học tập, thông báo là những tài liệu không có giá trị.
Nhìn chung công tác chỉnh lý tài liệu của UBND Quận Tây Hồ thực hiện
theo đúng quy định của Nhà nước về công tác chỉnh lý tài liệu giúp cho việc tìm
kiếm văn bản được thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng.
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
19
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
* Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật để
đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu
cầu khai thác sử dụng tài liệu.
Để đảm bảo tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ được bố trí ở tầng 4, với 2 kho rộng
rãi và thoáng mát. Có các giá và tủ đựng tài liệu để tránh bụi bẩn và thuận tiện
trong việc tra tìm tài liệu.
Kho lưu trữ được trang bị tự động, ngoài ra phông lưu trữ còn được trang bị
bìa hồ sơ, cặp, hộp, đựng tài liệu để tránh bụi bẩn và các tác động của các yếu tố
bên ngoài, phông lưu trữ được thiết kế bảo quản các yếu tố khô thoáng và kín.
Như vậy, ở UBND quận Tây Hồ, tài liệu lưu trữ được bảo quản tương đối
tốt, diện tích kho và lưu trữ và chế độ bảo quản tài liệu đã từng bước đạt tiêu
chuẩn quy phương tiện báo cháy, chữa cháy, phương tiện bảo vệ, giá hộp. cặp
đựng tài liệu, bìa hồ sơ…..Vệ sinh kho tang được thực hiện tốt, kho lưu trữ sạch sẽ
và thoáng mát đảm bảo cho tài liệu không bị ẩm mốc. Với tất cả sự trang bị đó
cùng với sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan thì giúp cho công tác chỉnh lý
tài liệu lưu trữ được tốt hơn.
* Trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu
và yêu cầu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Tổ chức sử dụng tài liệu là một trong những công tác quan trọng nhất và mục tiêu
cuối cùng của công tác lưu trữ nhằm biến các thông tin thành tư liệu bổ ích phục
vụ yêu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế- khoa học – kỹ thuật.
UBND quận Tây Hồ coi công tác tổ chức sử dụng tài liệu không chỉ phục vụ
tạm thời mà còn phục vụ lâu dài. Không chỉ phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu của
cán bộ nhân viên cơ quan mà còn phục vụ cho các ban, ngành, đơn vị, các phường, các
cơ quan ngoài Quận đến khai thác với mục đích thiết thực.
Tài liệu lưu trữ của UBND quận được áp dụng chỉ có một hình thức sử dụng
tài liệu: Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc, các tài liệu mà độc giả đến khai
thác hầu hết được cán bộ lưu trữ ghi lại có biên bản ghi nhận khai thác và sử dụng.
Cán bộ lưu trữ UBND quận Tây Hồ đã giúp các phòng, ban chuyên môn tra cứu
mỗi năm khoảng 90 lượt người đến tra cứu tài liệu tại kho lưu trữ.
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
20
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Hiện nay, số lượng tài liệu trong kho chưa nhiều, các sách báo tham khảo
chưa phong phú vậy nên cũng gây nhiều hạn chế trong việc khai thác và sử dụng
tài liệu của người nghiên cứu.
Độc giả chưa đánh giá hết được tác dụng của tài liệu lưu trữ nên chưa chủ
động đến nghiên cứu, khi có công việc cần giải quyết thì mới tra tìm do đó chất
lượng sử dụng tài liệu chưa cao.
Thật vậy, mặc dù công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ đã có một bước
phát triển mới, song vẫn còn một số hạn chế đòi hỏi UBND quận phải quan tâm
hơn nữa đến công tác lưu trữ, phổ biến rộng rãi tầm quan trọng trong công tác lưu
trữ để phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ.
3.2 Đánh giá ưu, nhược điểm về công tác lưu trữ của UBND quận Tây
Hồ
*Ưu điểm
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt, thường xuyên vệ sinh
kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ đảm bảo an toàn, bí mật hồ sơ tài liệu. Tổ chức khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ khá hiệu quả.
Thực hiện nghiêm chế độ thông tin báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm
và báo cáo đột xuất phục vụ cho công tác kiểm tra chỉ đạo của các cấp, đặc biệt
thực hiện nghiêm chế độ báo cáo, thống kê định kỳ công tác lưu trữ hàng năm với
UBND Thành phố.
Được sự chỉ đạo của UBND Thành phố, UBND quận Tây Hồ đã từng bước
bố trí kinh phí, mua trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ.
Với đội ngũ cán bộ công chức được bổ sung hàng năm và sắp xếp lại bố trí
cán bộ phù hợp với chuyên môn năng lực trong công tác lưu trữ.
*Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm trên thì công tác lưu trữ ở UBND quận Tây Hồ
cũng có những hạn chế nhất định:
Tài liệu của các phòng ban vẫn còn tồn đọng trong tình trạng xé lẻ, bó gói
chưa được giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Các sách, báo tham khảo chưa phong phú nên vẫn hạn chế trong việc khai
thác, sử dụng tài liệu.
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
21
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Tuy được trang bị khá đầy đủ trang thiết bị song những trang thiết bị này đã
hư hỏng cần được tu sửa và thay thế.
Việc lắp đặt các trang thiết bị đòi hỏi tốn kém và hết nhiều chi phí.
Những văn bản cơ quan ban hành để chỉ đạo công tác Lưu trữ:
-Quyết định số:1023/QĐ-UBND về việc ban hành danh mục các cơ quan
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ cơ
quan.
-Kế hoạch số:131/KH-UBND về việc kiểm tra công tác cải cách hành chính,
công tác ban hành văn bản, văn thư lưu trữ năm 2015.
-Kế hoạch số:98/KH-UBND về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
các cơ quan Nhà nước trên địa bàn Quận Tây Hồ đến năm 2010, định hướng đến
năm 2015.
-Kế hoạch số:145/KH-UBND về việc ứng dụng công nghệ thông tin UBND
quận Tây Hồ năm 2010.
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
22
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên Nguyễn Thị Phượng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN.
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công
tác tháng, kế hoạch công tác năm.
1.1. Lịch công tác tuần của UBND quận Tây Hồ
Lớp Cao đẳng QTVP-K7C
23
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
