Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND PHƯỜNG QUAN HOA

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ THANH HOA

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K5 HỆ CAO ĐẲNG
KHÓA HỌC 2012 - 2015

Tên cơ quan: UBND PHƯỜNG QUAN HOA
Địa chỉ: 68 Dương Quảng Hàm - Cầu Giấy - Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Nguyệt Ánh
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2015


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI............................................................1
MỤC LỤC............................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
Trong thời gian học tập tại trường em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm

giúp đỡ của tập thể Ban giám hiệu nhà trường, các thầy, cô và cán bộ
công nhân viên trong trường.........................................................................3
Qua bài viết cho em được gửi tới các thầy, cô giáo, tập thể Ban giám hiệu
Trường ĐH Nội vụ Hà Nội, đặc biệt các thầy, cô giáo khoa QTVP lời cản
ơn sâu sắc nhất và lời chúc sức khỏe tốt đẹp nhất.......................................3
Là một người sinh viên với lòng ham muốn học hỏi, muốn được nâng cao
kiến thức, giúp ích thêm trong cuộc sống ý nghĩ đó đã thúc giục em
quyết tâm theo học tại trường ......................................................................3
Xin chân thành cảm ơn các thầy, cô! những người đã cống hiến cả cuộc đời
cho sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp trồng người. Chúc các thầy, cô luôn
dồi dào sức khỏe và hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập tại trường.............3
Em xin cảm ơn Lãnh đạo Đảng ủy - UBND phường Quan Hoa, cảm ơn đội
ngũ cán bộ công chức văn phòng UBND phường Quan Hoa đã giúp đỡ
tạo điều kiện cho em hoàn thành bài tập......................................................3
Cảm ơn gia đình và tập thể lớp CĐ QTVP K5 đã luôn bên cạnh động viên
và chia sẻ về mặt tinh thần giúp tôi là một sinh viên của lớp đạt được
nguyện vọng của mình...................................................................................3
Do trình độ hiểu biết còn hạn chế, kiến thức còn chưa sâu rộng lên bài báo
cáo của em sẽ còn nhiều thiếu sót, em kính mong các thầy, cô giáo Khoa
Quản trị Văn phòng và tập thể BGH trường ĐH Nội vụ Hà Nội tạo điều
kiện và giúp đỡ để em hoàn thành tốt bài báo cáo......................................3
Em xin trân trọng cảm ơn!................................................................................3
Phần I:..................................................................................................................4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND....................................4

PHƯỜNG QUAN HOA.....................................................................................4
PHẦN II..............................................................................................................28
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND
PHƯỜNG QUAN HOA...............................................................................28
1. Soạn thảo văn bản.........................................................................................28
BẢN MÔ TẢ......................................................................................................52
CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG QUAN HOA.......................52
Bộ phận: Văn phòng UBND phường...............................................................52
Chức danh: Văn phòng.....................................................................................52
Cán bộ quản lý: Phó Chủ tịch UBND phường................................................52
1, Trách nhiệm:..................................................................................................52
PHẦN III............................................................................................................54
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................54
KIẾN NGHỊ.......................................................................................................60
KẾT LUẬN........................................................................................................61
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................63
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA............63
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG.........................................64
UBND PHƯỜNG QUAN HOA........................................................................64
SƠ ĐỒ HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, CUỘC
HỌP CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA................................................65
SƠ ĐỒ HOÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO
LÃNH ĐẠO CƠ QUAN...............................................................................66
PHỤ LỤC...........................................................................................................67
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KÌ CỦA UBND
........................................................................................................................67
PHƯỜNG QUAN HOA....................................................................................67
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc............................................................................68
71

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Trong một cơ quan, tổ chức, văn phòng là bộ máy giúp việc tổng hợp trực
tiếp của một cơ quan, tổ chức, phục vụ cho tổ chức quản lý, điều hành của Lãnh
đạo, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, đồng thời đảm
bảo các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ
chức đó.
Trong công tác Hành chính Nhà nước thì văn phòng là trung tâm điều
hành, phối hợp mọi hoạt động của cơ quan. Trong công cuộc công nghiệp hóa,
hiện đại hóa đất nước việc đẩy mạnh giao lưu, hội nhập công tác Hành chính càng
nắm vai trò quan trọng. Hoạt động văn phòng là một trong những yếu tố chủ quan
quyết định sự tồn tại, phát triển vững mạnh của cơ quan. Văn phòng hoạt động
hiệu quả giúp cơ quan hoạt động có chất lượng, tăng khả năng cạnh tranh, chủ
động trong quá trình hội nhập và nâng cao vị thế của cơ quan.
Công tác Quản trị văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị hành chính sự
nghiệp luôn đóng vị trí quan trọng. Trong mỗi cơ quan, đơn vị hành chính sự
nghiệp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng cơ quan có
khác nhau. Chính vì vậy công tác văn phòng luôn giữ vai trò chủ đạo, là một mắt
xích quan trọng trong sự phát triển của cơ quan, đơn vị đó nói riêng và của Nhà
nước nói chung. Trong nền kinh tế tri thức hiện nay sự cạnh tranh về thông tin là
quan trọng và quyết liệt nhất chính vì vậy công tác văn phòng được ví như “một
cây cầu”. Cầu càng vững chắc gọn nhẹ thì càng đảm bảo cho tất cả các phương
tiện và mọi người qua lại an toàn. Cũng như nền hành chính của chúng ta càng
gọn nhẹ, chặt chẽ, chính xác thì càng tạo điều kiện để người dân tiếp cận tin
tưởng và công việc của cơ quan thông suốt hơn.
Nhà trường với phương châm “ Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với

thực tiễn” nhằm đào tạo đội ngũ nhân viên văn phòng có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ tay nghề vững vàng, biết vận dụng kiến thức linh hoạt từ Nhà trường
vào thực tế. Xuất phát từ thực tế trên và theo chương trình đào tạo của Nhà
Nguyễn Thị Thanh Hoa

1

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trường, cứ mỗi khóa học được đi thực tập tại các cơ quan theo nội dung lý
thuyết đã học. Đó là một yêu cầu quan trọng đối với học sinh, sinh viên. Bởi
thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian cần thiết để học sinh, sinh viên rèn luyện
đạo đức, tác phong nghề nghiệp và tiếp thu được những kinh nghiệm bổ ích của
một cán bộ Văn phòng trong tương lai sau khi ra trường.
Theo Kế hoạch đào tạo của Nhà trường đã tổ chức cho học sinh, sinh viên
chuyên ngành Quản trị văn phòng khóa 2012 – 2015 đi thực tập tại cơ quan, các
tổ chức. Và được sự đồng ý của Nhà trường và cơ quan liên hệ thực tập, em đã
thực tập tại UBND Phường Quan Hoa - Quận Cầu Giấy - Hà Nội.
Qua đợt thực tập tại UBND Phường Quan Hoa - Quận Cầu Giấy - Hà
Nội với sự quan tâm giúp đỡ của Lãnh đạo, cán bộ công chức trong văn phòng
UBND phường em đã tiếp cận được với thực tế công việc, củng cố vững kiến
thức còn thiếu khi còn học trong nhà trường để nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ, trong quá trình thực tập em đã rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm
và còn áp dụng linh hoạt từ lý thuyết vào thực tế giúp em hiểu rõ hơn về tình
hình tổ chức quản lý Văn phòng tại cơ quan.

Bài Báo cáo thực tập tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu và phần kết
luận còn có các phần nội dung chính như sau:
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP.
Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN.
Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.

Nguyễn Thị Thanh Hoa

2

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian học tập tại trường em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm
giúp đỡ của tập thể Ban giám hiệu nhà trường, các thầy, cô và cán bộ công nhân
viên trong trường.
Qua bài viết cho em được gửi tới các thầy, cô giáo, tập thể Ban giám hiệu
Trường ĐH Nội vụ Hà Nội, đặc biệt các thầy, cô giáo khoa QTVP lời cản ơn sâu
sắc nhất và lời chúc sức khỏe tốt đẹp nhất.
Là một người sinh viên với lòng ham muốn học hỏi, muốn được nâng cao
kiến thức, giúp ích thêm trong cuộc sống ý nghĩ đó đã thúc giục em quyết tâm
theo học tại trường .
Xin chân thành cảm ơn các thầy, cô! những người đã cống hiến cả cuộc
đời cho sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp trồng người. Chúc các thầy, cô luôn dồi
dào sức khỏe và hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập tại trường.

Em xin cảm ơn Lãnh đạo Đảng ủy - UBND phường Quan Hoa, cảm ơn
đội ngũ cán bộ công chức văn phòng UBND phường Quan Hoa đã giúp đỡ tạo
điều kiện cho em hoàn thành bài tập.
Cảm ơn gia đình và tập thể lớp CĐ QTVP K5 đã luôn bên cạnh động viên
và chia sẻ về mặt tinh thần giúp tôi là một sinh viên của lớp đạt được nguyện
vọng của mình.
Do trình độ hiểu biết còn hạn chế, kiến thức còn chưa sâu rộng lên bài báo
cáo của em sẽ còn nhiều thiếu sót, em kính mong các thầy, cô giáo Khoa Quản
trị Văn phòng và tập thể BGH trường ĐH Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện và giúp
đỡ để em hoàn thành tốt bài báo cáo.
Em xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, Ngày 26 tháng 4 năm 2015
SINH VIÊN

Nguyễn Thị Thanh Hoa
Nguyễn Thị Thanh Hoa

3

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND
PHƯỜNG QUAN HOA
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND

Phường Quan Hoa. (Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND Phường Quan Hoa xem
phụ lục)
1. Chức năng:
Uỷ ban nhân dân Phường là cơ quan hành chính ở địa phương dưới sự
lãnh đạo giám sát của Đảng uỷ, Hội đồng nhân dân và UBND Phường có nhiệm
vụ thực hiện các mục tiêu, nghị quyết, chỉ thị của Đảng uỷ, Nghị quyết của Hội
đồng nhân dân và Chỉ thị, văn bản của các ngành cấp trên, quá trình hoạt động
của Uỷ ban nhân dân Phường thực hiện đúng theo chức năng, nhiệm vụ của
ngành đã triển khai nhiều văn bản, Nghị quyết của cấp trên đến từng ban, ngành
thực hiện tốt mục tiêu kinh tế - xã hội - an ninh - quốc phòng.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
Căn cứ vào Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26
tháng 11 năm 2003;
Uỷ ban nhân dân Phường thảo luận và Quyết nghị theo đại đa số các vấn
đề được quy định tại điều 124 của Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng
3 năm 2003 và các vấn đề khác liên quan đến phát triển kinh tế văn hoá xã hội,
Quốc phòng - An ninh trên địa bàn Phường;
Uỷ ban nhân dân Phường trực tiếp chỉ đạo các hoạt động về phát triển
kinh tế, văn hoá xã hội, Quốc phòng an ninh, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền
hạn do Pháp luật quy định. Uỷ ban nhân dân Phường ban hành các văn bản quản
lý, điều hành đồng thời tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thi hành các văn bản
đó;
Uỷ ban nhân dân Phường tổ chức tiếp dân vào thứ 2 hàng tuần tại phòng
giao dịch một cửa, trực tiếp xem xét giải quyết các kiến nghị, khiếu nại của công
dân;
Nguyễn Thị Thanh Hoa

4

Lớp: CĐ QTVPK5

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cán bộ, công chức thuộc UBND Phường được điều chỉnh theo Pháp luật
cán bộ, công chức ngày 01 tháng 7 năm 2003 và các văn bản khác của Nhà nước
về chế độ chính sách đối với cán bộ xã, phường, thị trấn;
Uỷ ban nhân Phường hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Tập
thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách; đặt dưới sự lãnh đạo của BCH Đảng bộ Phường
và chịu sự giám sát của Thường trực HĐND Phường theo luật định;
Uỷ ban nhân dân Phường là cơ quan điều hành thực hiện Nghị quyết của
HĐND tạo điều kiện thuận lợi để Uỷ ban MTTQ và các tổ chức đoàn thể tham
gia xây dựng và củng cố chính quyền thực hiện việc giám sát các hoạt động của
Uỷ ban nhân dân và cán bộ, công chức Uỷ ban nhân dân.
a. Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân Phường thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân Quận phê duyệt; tổ chức và kiểm
tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra các tổ
chức đoàn thể và các ban ngành thực hiện ngân sách địa phương theo quy định
của pháp luật.
b. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất

đai, Uỷ ban nhân dân Phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và
tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo các ban ngành vận động nhân dân thực hiện các biện pháp chuyển
Nguyễn Thị Thanh Hoa

5

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai trình các cấp có thẩm
quyền phê duyệt;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
c. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
Phường thực hiện những nhiện vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân Quận trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn Phường;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, dịch vụ;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghể truyền thống,
sản xuất sẩn phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến

nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân Quận.
d. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân
Phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng điểm dân cư trên địa bàn Phường; quản lý việc thực hiện quy hoạch xây
dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân Phường.
e. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, UBND Phường thực
Nguyễn Thị Thanh Hoa

6

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ và kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch
trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn Phường.
g. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, UBND Phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, giáo dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn Phường và tổ chức thực hiện
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ
trương xã hội hoá trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định
về tiêu chuẩn giáo viên, cơ chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di
tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế;
chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh;
chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nương tựa; bảo vệ, chăm
sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số kế hoạch hoá gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
h. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường,
UBND Phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Nguyễn Thị Thanh Hoa

7

Lớp: CĐ QTVPK5

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; Kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
xã; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
i. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội,
UBND Phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; Thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ
Phường; Quản lý lực lượng dự bị động viên; Chỉ đạo việc xây dựng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân phường vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
k. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo,
UBND Phường có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
Nguyễn Thị Thanh Hoa

8

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của Quận đối với những nơi khó khăn;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính sách của Nhà nước
theo quy định của pháp luật.
l. Trong việc thi hành pháp luật, UBND Phường thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Chỉ đạo tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục, pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo ban ngành thực hiện các biện pháp bảo vệ
tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế,
bảo vệ tính mạng, tự do, nhân phẩm, tài sản các quyền và lợi ích hợp pháp khác

của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác thi hành án theo quy định của
pháp luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
m. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính,
UBND Phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
Nguyễn Thị Thanh Hoa

9

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của
Phường;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp

trên xem xét, giải quyết.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND Phường Quan Hoa:
1. 01 Chủ tịch
2. 02 Phó Chủ tịch
3. Phòng địa chính Tài nguyên &Môi trường
4. Trưởng Công an phường
5. Phòng Thanh tra Đô thị - xây dựng
6. Phòng Tư pháp
7. Phòng Kế toán ngân sách
8. Phòng Dân số KHHGĐ
9. Văn phòng UBND phường
10. Phòng Văn hoá &Thông tin
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND Phường Quan Hoa. (Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND
Phường Quan Hoa xem phần phụ lục).
1. Chức năng:
- Văn phòng là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân Phường, là
cơ quan tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân Phường thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về các lĩnh vực: Tổ chức, soạn thảo, quản lý công chức viên chức,
thực hiện cải cách hành chính, văn thư, lưu trữ nhà nước; thi đua khen thưởng.
- Văn phòng chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
Uỷ ban nhân dân cấp phường, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn, nghiệp vụ của phòng Nội vụ.

Nguyễn Thị Thanh Hoa

10

Lớp: CĐ QTVPK5

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Giúp UBND xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi
thực hiện chương trình công tác đó. Tổng hợp báo cáo tình hình về kinh tế xã
hội, tham mưu cho UBND trong chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ.
- Giúp UBND dự thảo các văn bản, làm báo cáo hàng tháng, hàng quý,
cuối năm theo quy định. Quản lý công văn, sổ sách giấy tờ, quản lý về hồ sơ lưu
trữ, báo cáo thống kê, theo dõi biến động cán bộ, công chức của Phường.
- Giúp HĐND - UBND tổ chức các kỳ họp, các cuộc tiếp xúc, tiếp khách
đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp và công việc của UBND.
- Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng.
- Giúp HĐND và UBND thực hiện nhiệm vụ công tác bầu cử đại biểu
HĐND theo quy định của pháp luật. Nhận và trả kết quả trong giao dịch công
việc giữa UBND với cơ quan, tổ chức và cá nhân theo cơ chế một cửa.
- Tham mưu cho UBND làm công tác tổ chức và quản lý hồ sơ lý lịch cán
bộ công chức, thực hiện chế độ, thủ tục thi đua khen thưởng đối với cán bộ công
chức của cơ quan.
- Quản lý tài sản các phòng ban UBND, lên kế hoạch tu sửa, mua sắm
trang thiết bị văn phòng phẩm trong cơ quan.
- Thông báo kết quả làm việc của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND
Phường với các ban ngành có liên quan.
3. Cơ cấu tổ chức:
o Lãnh đạo văn phòng.
o Bộ phận tham mưu tổng hợp.
o Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
o Bộ phận tiếp dân.

o Bộ phận văn thư.
o Bộ phận lưu trữ.

Nguyễn Thị Thanh Hoa

11

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành
chính Văn phòng của UBND Phường Quan Hoa.
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác
lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đảm
bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan.
Chức năng của Văn phòng thể hiện tính hai mặt trong hoạt động của cơ quan:
+) Tham mưu tổng hợp.
+) Công tác đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho cơ quan hoạt động.
- Nội dung công tác Văn phòng bao gồm:
+) Hoạt động Hành chính Văn phòng.
+) Hoạt động Văn thư.
+) Hoạt động Lưu trữ
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình
huống cụ thể.

Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp:
Tham mưu tổng hợp là văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan tham gia đóng
góp ý kiến có tính chất chỉ đạo nghiên cứu đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan
tổ chức điều hành giải quyết công việc.
Vai trò của văn phòng trong việc đảm bảo hậu cần:
Là việc đảm bảo cơ sở vật chất kỷ thuật và các yếu tố như y tế, vệ sinh
môi trường, bảo vệ, nghỉ lễ,… để phục vụ quản lý của cơ quan tổ chức.
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, chánh văn phòng là người
đứng đầu chịu trách nhiệm trước thủ trưởng về mọi hoạt động của cơ quan.
Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với công dân.Thông qua
văn phòng cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm, quyền uy của công sở.
Với vai trò là người tham mưu giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần thì
văn phòng là một đơn vị không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ
Nguyễn Thị Thanh Hoa

12

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan, người làm công tác văn phòng tốt là góp phần quan trọng vào kết quả
công tác chung của cơ quan.

Ví dụ về vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức
năng tham mưu, tổng hợp như sau:
Văn phòng UBND Phường đã tham mưu phục vụ cho Thường trực

HĐND Phường và tổ chức thành công 10 kỳ họp, thông qua 50 Nghị quyết,
trong đó có 30 Nghị quyết chuyên đề liên quan đến lĩnh vực kinh tế - xã hội
được cử tri quan tâm; phục vụ 10 đợt khảo sát, giám sát; nội dung giám sát có
trọng tâm, trọng điểm. Thông qua hoạt động khảo sát, giám sát, tiếp xúc cử tri
Văn phòng đã đôn đốc các cơ quan giải quyết 95% các ý kiến, kiến nghị. Các ý
kiến, kiến nghị sau giám sát được tổng hợp, phân loại và phản ánh kịp thời tới
các cấp, các ngành có liên quan để chỉ đạo và tìm biện pháp khắc phục. Hoạt
động thẩm tra, tiếp xúc cử tri có nhiều đổi mới, công tác tiếp dân, đôn đốc, giám
sát việc giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân được thực hiện tốt. Trong
nhiệm kỳ qua, Văn phòng UBND Phường đã tiếp nhận hơn 30 đơn thư khiếu
nại, tố cáo của công dân, tham mưu cho UBND Phường phân loại xử lý.
Qua ví dụ trên ta thấy được kết quả hoạt động của UBND Phường trong
những năm qua có vai trò tham mưu, tổng hợp, giúp việc tích cực của đội ngũ,
cán bộ, nhân viên văn phòng UBND Phường Quan Hoa.
1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của UBND Phường Quan Hoa.(xem phần phụ lục)
1.3. Sơ đồ hoá Nội dung Công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo,
cuộc họp) của UBND Phường Quan Hoa.(Sơ đồ quy trình tổ chức Hội họp xem
phần phụ lục)
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND
Phường Quan Hoa. (Sơ đồ xem phần phụ luc).
1.5. Nhận xét, đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn
hoá công sở của UBND phường Quan Hoa.
Ngày 02 tháng 8 năm 2007, Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã ký Quyết
Nguyễn Thị Thanh Hoa

13

Lớp: CĐ QTVPK5

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định số 129/2007/QĐ-TTg về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ
quan Hành chính Nhà nước.
Thực hiện Quyết định này, UBND Phường Quan Hoa đã triển khai và
thực hiện văn hóa công sở một cách rõ nét.
Qua thời gian thực tập tại Văn phòng em nhận thấy tình hình triển khai và
thực hiện văn hoá công sở của UBND Phường Quan Hoa thực hiện đúng theo
quy chế, quy định để đảm bảo tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của cơ
quan. Đồng thời xây dựng cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên
chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
được giao. Triển khai mọi hoạt động của cơ quan đến từng cá nhân cụ thể trong
toàn cơ quan để nâng cao hiệu quả công việc.
Tuân thủ theo các quy định của cơ quan: làm việc đúng giờ: sáng 8h00
đến 12h00, chiều 1h30 đến 5h00. Không hút thuốc lá trong phòng làm việc,
không sử dụng đồ uống có cồn.
Đến làm việc tại cơ quan mọi cán bộ, công chức đều ăn mặc gọn gàng,
lịch sự. Thái độ làm việc đối với nhân dân cũng như đối với đồng nghiệp nhã
nhặn, thân thiện, trung thực không có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu gây khó
khăn phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
Trong phòng làm việc đều được bày trí gọn gàng ngăn nắp, không thu phí
giao thông đối với người đến cơ quan làm việc.
1.6. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy của Văn phòng
UBND phường Quan Hoa.
Cùng với sự phát triển của Khoa học - Công nghệ, đặc biệt các thành tựu
về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế,

hội nhập với cộng đồng quốc tế, UBND Phường Quan Hoa đã từng bước thực
hiện việc hiện đại hóa văn phòng một cách rõ nét.
Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong
nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hóa, càng phục vụ tốt sự lãnh
Nguyễn Thị Thanh Hoa

14

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đạo của Đảng. Hiện đại hóa văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để
trang bị cơ sở vật chất cũng không khó lắm, cái quan trọng là phải đào tạo con
người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó với phong cách làm việc mới, hiện
đại.
Nhận thức được điều này, trước hết UBND Phường đã hiện đại chính tri
thức con người làm việc ở văn phòng; sau đó mới hiện đại hóa trang thiết bị;
Hiện đại hóa trang thiết bị cơ sở vật chất trong văn phòng: UBND Phường
mua sắm trang thiết bị trong văn phòng đã chú ý tới tính đồng bộ với các thiết bị
khác đã có trong văn phòng. Có như vậy, cơ quan mới sử dụng hết chức năng
của những trang thiết bị hiện đại và phát huy hết khả năng của máy móc, trang
thiết bị phục vụ công việc;
UBND Phường đã nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hóa các quá
trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng, UBND Phường đã quan tâm đến những
nội dung của hoạt động hoàn thiện văn phòng, nhỏ nhất từ khâu chuẩn bị các vật
dụng thông thường như: kẹp ghim, máy in, bút, bìa cặp, máy tính, máy photo;

Quy trình công tác được xây dựng đầy đủ, cắt bỏ những công đoạn, những
thao tác không cần thiết, các tài liệu thường xuyên được xem xét và loại bỏ
những phần thừa, lạc hậu;
Hơn thế, UBND Phường đã xây dựng tiêu chuẩn về kỹ năng và trình độ
nhân viên ở các vị trí khác để đảm bảo chất lượng công việc;
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động của
văn phòng: trang bị kiến thức về các bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng;
lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo sát hệ thống hiện có của UBND Phường,
viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh giá nội bộ và cải tiến.
Bên cạnh đó, việc thực hiện vấn đề hiện đại hóa văn phòng của UBND
Phường Quan Hoa vẫn không tránh khỏi những hạn chế nhất định: cải cách hành
chính chưa nhanh chóng dứt điểm, thiếu biện pháp triệt để. Đội ngũ làm việc,
trình độ chuyên môn chưa được đào tạo nhiều, số lượng ít; tổ chức bộ máy văn
phòng còn chồng chéo. Chính vì vậy cần phải có sự chuẩn hóa trong công tác
Nguyễn Thị Thanh Hoa

15

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đào tạo và bồi dưỡng cán bộ trong văn phòng.
Hiện đại hóa văn phòng của một cơ quan là một nhu cầu và tất yếu. Bởi
lẽ, công tác văn phòng cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu
của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của Đất nước. Với các biện
pháp hiện đại hóa văn phòng, UBND Phường Quan Hoa đã từng bước phát triển và

dần đáp ứng nhu cầu về công tác hành chính trong cả nước.
2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ:
2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND phường Quan
Hoa.
Công tác văn thư bao gồm những về soạn thảo văn bản, ban hành văn bản;
quản lí văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức; quản lí và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho việc chỉ đạo quản lý, điều hành văn bản của cơ quan. Đối tượng của công
tác văn thư là văn bản, công tác Văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về văn
bản giấy tờ. Công tác Văn thư là một khâu quan trọng trong bộ máy hành chính
nhà nước nói chung và quản lý cơ quan đơn vị nói riêng.
Công tác văn thư luôn giữ một vai trò quan trọng, là một trong những
phương tiện cần thiết trong hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung. Đối với
UBND Phường Quan Hoa, công tác văn thư là một nội dung chủ yếu, chiếm một
phần lớn hoạt động của uỷ ban và được xem như một bộ phận có ảnh hưởng trực
tiếp tới chất lượng quản lý của uỷ ban. Vì vậy, uỷ ban đã và đang rất quan tâm,
chú trọng tới công tác văn thư và tạo ra được một mô hình tổ chức văn thư hợp
lý.
* Về công tác Soạn thảo văn bản của UBND Phường:
Văn bản là phương tiện để ghi chép, truyền đạt các thông tin bằng tín hiệu
ngôn ngữ giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân để thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của mình, để giải quyết các công việc. Để thực hiện được chức năng,
Nguyễn Thị Thanh Hoa

16

Lớp: CĐ QTVPK5

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đơn vị và để giải quyết công việc đạt hiệu quả
cao thì việc soạn thảo và ban hành văn bản là đặc biệt quan trọng và không thể
thiếu được, việc soạn thảo có tính chất quyết định tới trọng lượng quản lý Nhà
nước đối với mỗi cơ quan, đơn vị. Chính vì vậy, UBND Phường Quan Hoa rất
coi trọng việc soạn thảo và ban hành văn bản thực hiện theo quy định của Đảng
và Nhà nước về công tác này.
- Quy trình Soạn thảo văn bản của UBND Phường:
Việc soạn thảo các văn bản hành chính thông thường (Quyết định, Công
văn, Thông báo, Tờ trình, Giấy mời, Báo cáo, Hướng dẫn...) của UBND Phường
Quan Hoa được quy định theo các phòng ban. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của các phòng ban để ban hành văn bản. Quy trình như sau: Chuyên
viên của các phòng ban soạn thảo, sau khi đánh máy in ấn xong thì chuyên viên
trình lên lãnh đạo của phòng mình để kiểm tra về nội dung của văn bản. Khi
kiểm tra xong nếu sai sót thì chuyên viên soạn thảo lại, nếu nội dung văn bản đã
được sự đồng ý của lãnh đạo duyệt thì lãnh đạo của phòng mình ký nháy và
chuyển lên cho thủ Trưởng cơ quan ký theo thẩm quyền đã quy định. Sau đó
chuyển cho cán bộ văn thư kiểm tra về thể thức văn bản. Khi đã có chữ ký, cán
bộ văn thư đóng dấu vào thể thức đề ký của văn bản và đăng ký vào sổ “Sổ
đăng ký văn bản đi”. Sau đó gửi cho các cán bộ cơ quan có liên quan để giải
quyết.
+ Ưu điểm: Quá trình soạn thảo văn bản và quản lý văn bản của phường
được quản lý rất chặt chẽ và rất quy trình từ công tác văn thư đến các thủ trưởng
cơ quan.
+ Nhược điểm: Do cơ sở vật chất còn chưa đầy đủ, tủ đựng tài liệu còn thiếu
nên việc quản lý và lưu trữ chưa được tốt chưa phân loại được các loại văn bản.

* Quản lý và giải quyết văn bản:
- Quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND Phường Quan Hoa.
Mẫu sổ đăng ký văn đi của UBND Phường Quan Hoa
+ Bìa sổ và trang đầu.
Nguyễn Thị Thanh Hoa

17

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UỶ BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG QUAN HOA

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm 2014
Từ ngày……đến ngày…
Từ số……..đến số……..

Quyển số...
+ Phần đăng kí bên trong:
Số ký

Ngày

Tên loại,

Người

Nơi

Đơn vị

Số

Ghi

hiệu

tháng

trích yếu

ký

nhận

người

lượng

chú

văn

văn

nội dung

văn

nhận bản

bản

bản

bản

văn bản

bản

lưu

(1)

(2)

(3)

(5)

(6)

(4)

(7)

(8)

++Ưu điểm: Qua sơ đồ trên em thấy được quá trình tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản đi của UBND Phường đã đem lại rất nhiều ưu điểm:
Việc trình ký văn bản theo đúng thẩm quyền, không vượt cấp, không
chồng chéo gây mất hiệu lực văn bản.
Tất cả các văn bản đi đều qua công tác kiểm tra về thể thức nên đã nâng
Nguyễn Thị Thanh Hoa

18

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cao giá trị pháp lý của văn bản.
Với sự chỉ đạo, đôn đốc trực tiếp của lãnh đạo nên chất lượng công tác
văn thư ngày càng được quan tâm và nâng cao.
Việc quản lý công văn đi được quản lý khoa học, chặt chẽ tạo điều kiện
cho việc khai thác tra cứu văn bản được thuận lợi.
++Nhược điểm:
Trong việc đăng ký, quản lý văn bản bằng sổ ghi chép chưa cài đặt những
ứng dụng phần mềm về quản lý văn bản nên việc giải quyết công việc vẫn chưa
được nhanh chóng.

Trong quá trình chuyển giao văn bản đi cần theo dõi chặt chẽ hơn, đặc
biệt phải lập sổ chuyển giao qua đường bưu điện.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND Phường Quan Hoa.
+ Bìa sổ đăng ký văn bản đến của UBND Phường Quan Hoa
ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG QUAN HOA
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm 2014
Từ ngày……đến ngày…
Từ số……..đến số………
Quyển số...
+ Nội dung bên trong sổ đăng ký văn bản đến của UBND Phường
Quan Hoa.
Ngày

Số

Tác

Số ký Ngày

đến

đến

giả

hiệu

Nguyễn Thị Thanh Hoa

tháng
19

Tên loại

Đơn

Ký

Ghi

trích

vị, cá

nhận

chú

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn

văn

văn

yếu nội

nhân

bản

bản

bản

dung

nhận

5

văn bản
6

7

2

3

4

8

9

++Ưu điểm:
Khi văn bản đến của UBND được cán bộ văn thư tiếp nhận một cách chặt
chẽ đúng theo quy định của nhà nước, đảm bảo nguyên tắc, kịp thời, chính xác
và thống nhất.
Đối với việc giải quyết văn bản đến được thực hiện một cách nhanh
chóng, đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị, cá nhân gửi đến. Tất cả đều được
quản lý một cách thống nhất, không xảy ra sai sót, nhầm lẫn trong việc giải
quyết văn bản đến.
++Nhược điểm:
Khi văn bản được chuyển tới Lãnh đạo thì không nên kẹp vào báo vì chỉ
cần sơ ý sẽ làm rơi văn bản.
Trong quá trình giải quyết văn bản đến các khâu nghiệp vụ vẫn chưa được
tiến hành một cách đầy đủ theo quy định. Việc đăng ký quản lý văn bản bằng sổ,
chưa được thực hiện quản lý đăng ký bằng máy. Đây là một hạn chế về giải
quyết công việc trong công tác văn thư. Việc theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý,
giải quyết văn bản đến chưa chặt chẽ.
Do văn bản mật đến UBND còn ít nên việc tổ chức và giải quyết vẫn
chưa đảm bảo các yêu cầu quy định chung của Nhà nước.
* Lập hồ sơ hiện hành
Giữa công tác Lưu trữ và Văn thư có sự gắn kết chặt chẽ bởi mắt xích
Nguyễn Thị Thanh Hoa

20

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

này. Việc lập Hồ sơ hiện hành nhằm bảo quản, giữ gìn thông tin và phục vụ cho
việc thực hiện nghiệp vụ Văn thư được hoàn chỉnh. Bất kỳ một cơ quan nào,
trong quá trình hoạt động có rất nhiều Văn bản làm ra có giá trị giải quyết công
việc trước mắt, có loại phải bảo quản sau khi giải quyết xong để phục vụ cho
việc tra cứu sau này. Nắm bắt được vai trò quan trọng của việc lập Hồ sơ hiện
hành, UBND Phường Quan Hoa đã tiến hành thực hiện khâu công việc này
nhằm hoàn chỉnh công tác Văn thư.
Trong thời gian thực tập ở đây, được quan sát và tìm hiểu về công việc này tôi
xin được trình bày một số ưu điểm và tồn tại của việc lập Hồ sơ hiện hành.

Ưu điểm:
+ Tài liệu có trong hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ quyền
hạn của cơ quan.
+ Tài liệu có trong hồ sơ có quan hệ mật thiết với nhau và có giá trị tương
đối đồng đều. Hồ sơ được biên mục một cách đầy đủ và chính xác.
+ Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng trong công tác văn thư và được
thực hiện sau khi sự việc, vấn đề được đề cập trong văn bản đã giải quyết xong.
+ Nâng cao hiệu suất chất lượng công việc của cán bộ văn thư.
+ Giúp cơ quan đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ.
+ Tạo điều kiện thuận cho công tác lưu trữ.

Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm trên còn có nhược điểm sau: Do việc lập hồ của

UBND tiến hành còn chậm so với quy định. Một số cán bộ làm công tác văn
phòng, văn thư kiêm lưu trữ nên việc lập hồ sơ hiện hành vẫn chưa được tiến
hành kịp thời hoặc phân loại sơ bộ, chưa sắp xếp hồ sơ một cách hoàn chỉnh. Hồ
sơ còn trong tình trạng bó gói gây khó khăn cho công tác lưu trữ.
Mẫu dấu đến của UBND Phường Quan Hoa.
UBND PHƯỜNG QUAN HOA

Nguyễn Thị Thanh Hoa

21

Lớp: CĐ QTVPK5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Số………
ĐẾN - Ngày…….
- Chuyển ……

* Quản lí và sử dụng con dấu của cơ quan.
Con dấu là sự thể hiện tính pháp lý và hiệu lực thi hành của Văn bản trong
việc giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị với nhau. Xuất phát từ vai trò quan trọng
đó mà cơ quan (cụ thể là bộ phận Văn thư và đơn vị giữ dấu) phải có sự quản lý
chặt chẽ; sử dụng dấu vào đúng mục đích, đúng quy định.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND Phường Quan Hoa được
thực hiện đúng theo quy định của Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm
2003 của Chính phủ và Thông tư số 32/TT-LT của Bộ Nội vụ và Ban tổ chức

Cán bộ Chính phủ ngày 30 tháng 12 năm 1993 và Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
về quản lí và sử dụng con dấu. Con dấu chỉ được đóng khi có chữ ký của người
có thẩm quyền. Dấu được đóng trùm 1/3 chữ ký về phía trái chữ ký. Không
đóng dấu lên giấy trắng, dấu khống chỉ.
Con dấu của UBND Phường Quan Hoa được giao cho Cán bộ Văn phòng
giữ, chịu trách nhiệm đóng dấu. Trước khi đóng dấu, cán bộ đó phải kiểm tra sự
hợp pháp của các thủ tục trước đó, xác định chữ ký để đóng dấu tròn của cơ
quan và dấu chức danh. Dấu tròn được cất cẩn thận trong tủ có mã số và chìa
khoá do cán bộ Văn phòng được giao giữ. Dấu chức danh và một số loại dấu
khác được bảo quản trên kệ dấu nhằm phục vụ thuận tiện cho việc đóng dấu.
Hàng năm UBND phường cùng với Công an Thành phố Hà Nội kiểm tra
tình trạng con dấu.
Qua thời gian thực tập tại UBND được trực tiếp quan sát, thực hiện những
khâu công việc trong phạm vi cho phép và dưới sự hướng dẫn của các cán bộ
chuyên môn, tôi thấy công tác quản lý và sử dụng con dấu của UBND Phường
được tiến hành theo đúng quy định, chính xác và nhanh chóng.
Nguyễn Thị Thanh Hoa

22

Lớp: CĐ QTVPK5