Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND quận tây hồ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.2 MB, 77 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG.............................................................................................4
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN............4
THỰC TẬP.........................................................................................................4
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ..............................4
1. Vài nét về UBND quận Tây Hồ.....................................................................................................4
2.Chức năng, nhiệm vụ của UBND quận Tây Hồ:............................................................................7
2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ ( phụ lục 01)......................................................7
2.2Chức năng:.................................................................................................................................7
2.3Nhiệm vụ, quyền hạn:................................................................................................................7
2.4. Cơ cấu tổ chức của HĐND & UBND quận Tây Hồ:....................................................................8
II. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND& UBND quận Tây
Hồ:.................................................................................................................................................11
1. Chức năng của văn phòng UBND quận Tây Hồ.........................................................................11
2. Nhiệm vụ, quyền hạn, của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ:....................................12
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND Quận.................................................................14
4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hồ ( xem phục lục 01)...........................15
5. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo Văn phòng...........................................................15
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND
quận Tây Hồ..................................................................................................................................18
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng...................................................................................18
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm
bảo hậu cần...................................................................................................................................18
1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND quận Tây
Hồ (phụ lục 03)..............................................................................................................................19
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của UBND quận (phụ lục 04 ).......................................19
1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (phụ lục 05)............................19
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở
của cơ quan...................................................................................................................................22
2. Khảo sát về công tác văn thư....................................................................................................23
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ..................................................................23
Nguyễn Thị Nguyệt
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ
quan..............................................................................................................................................24
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ..............................................................25
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH ........27
CỦA CƠ QUAN.................................................................................................27
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm....................................27
CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC TRỌNG TÂM CỦA UBND QUẬN TÂY
HỒ NĂM 2015( Ban hành kèm theo Chương trình số 66/Ctr-UBND ngày 19
tháng 3 năm 2015).............................................................................................32
2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND Quận Tây Hồ...................................32
3.Soạn thảo “ quy chế văn hóa công sở” của cơ quan..................................................................53
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan.....................................................................59
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô
hình văn phòng này.......................................................................................................................59
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan thực tập.....................................63
PHẦN III..........................................................................................................64
KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..........................................................64
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của
cơ quan thực tập..........................................................................................................................64
1. Ưu điểm:...................................................................................................................................64
2. Nhược điểm:.............................................................................................................................65
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.......................65
1. Đối với UBND quận Tây Hồ.......................................................................................................65
2. Đối với nhà trường....................................................................................................................66
C.LỜI CẢM ƠN..............................................................................................68
CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT...............................................................................69
PHỤ LỤC 01......................................................................................................69
Nguyễn Thị Nguyệt
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, khi Việt Nam đang chuyển mình từ nền công nghiệp thô sơ lạc
hậu sang nền kinh tế công nghiệp phát triền kéo theo các ngành nông – lâm –
ngư nghiệp ngày một phát triển. Nhu cầu hội nhập kinh tế với tất cả các cường
quốc kinh tế ngày càng cao kéo theo nguồn nhân lực ngày càng lớn, việc đào tạo
nguồn nhân lực hội nhập nền kinh tế tăng cao cả về chất lượng và số lượng. Đất
nước ta cũng có những chính sách cần thiết để đáp ứng các nhu cầu cần thiết để
đưa đất nước ngày một phát triển hơn.
Trong hơn 40 năm hình thành và phát triển cả về cơ sở vật chất lẫn đội
ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm đã đưa Trường trung cấp Văn thư – Lưu trữ
TW 1 lên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào năm 2011 dưới sự chỉ đạo của Bộ
Nội Vụ. Đội ngũ lao động có chất lượng cao, hoạt động trên nhiều lĩnh vực :
Văn thư – Lưu trữ, Hành chính văn phòng. Trường đã mở rộng quá trình giảng
dạy1hơn như : Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, Hành chính
học……………
Trường Đại học Nôi Vụ Hà Nội đào tạo chuyên sâu ngành Quản trị văn
phòng . Sự ra đời của ngành đã thu hút rất nhiều các đơn đăng ký dự thi ở khắp
mọi nơi, trường đã mở thêm cơ sở 2 ở Đà Nẵng để đáp ứng nhu cầu của sinh
viên theo học. Nhiều gia đình đã hướng cho con em mình theo học khoa Quản
trị văn phòng. Đối với bản thân em cũng vậy, trong quá trình học tập tại Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Quản trị văn phòng, em thấy mình được mở rộng
tầm quan trọng của mình khi theo học tại trường vì Quản trị văn phòng là một
bộ phận rất quan trọng trong các cơ quan, đơn vị và các doanh nghiệp. Thời bao
cấp , văn phòng được quan niệm là một bộ phận có tính chất bàn giấy, rất thụ
động, có sự tham gia của nhiều người, nhiều ban ngành mà công việc kém hiệu
quả. Từ khi nươc ta bước sang thời kỳ đổi mới , cả nước chuyển sang cơ chế thị
trường và thực hiện công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, thì nhiều
Văn phòng đã đổi mới về tổ chức, thiết bị, nghiệp vụ và đặc biệt là con người
làm văm phòng. Đổi mới công tác Văn phòng là quy luật tất yếu của thời đại
ngày nay. Vì nó chịu áp lực mạnh mẽ của cạnh tranh kinh tế, của cách mạng
Nguyễn Thị Nguyệt
1
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khoa học công nghệ, sự bùng nổ thông tin và cả áp lực của xã hội. Thực hiện tốt
các công việc hành chính văn phòng thì các công việc khác trong cơ quan cũng
thực hiện tốt.Trước yêu cầu của công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước hội nhập
kinh tế với các nước quốc tế, công tác hành chính có những bước phát triên
phong phú và đa dạng.Vấn đề được đặt ra là phải nâng cao hiệu quả hoạt động
quản lý của các cơ quan tổ chức. Mà ở đây đơn vị chịu trách nhiệm là văn
sphòng; Văn phòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc cho các cơ quan tổ chức
hoặc một doanh nghiệp mà ở đó còn diễn ra các hoạt động công tác văn thư lưu
trữ, còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý các thông tin phục vụ cho lãnh đạo
trong công tác quản lý và đảm bảo công tác hậu cần cho các cơ quan, tổ chức đó.
Chịu trách nhiệm về chức năng tham mưu, hậu cần và tổng hợp những ý kiến
quan trọng cho các cơ quan tổ chức; những cán bộ, chuyên viên trong văn phòng
thường thực hiện các công việc như tổ chức mua các trang thiết bị cần thiết là
nơi điều phối các hoạt động diễn ra trôi chảy và có sự thống nhất. Đất nước phát
triển kéo theo công tác văn phòng lại càng trở nên quan trọng hơn và cần thiết
hơn bao giờ hết. Ngoài ra, văn phòng còn là một trong những yếu tố quyết định
đến sự phát triển của cơ quan.
Với phương châm của trường đặt ra sinh viên đã trau rồi những kiến thức
nghề nghiệp, giảng viên trang bị cho viên những kỹ năng cần thiết để đáp ứng
những nhu cầu của công việc đặt ra. Không chỉ về chất lượng mà còn cả về số
lượng, sinh viên còn được tiếp cận với các cơ quan, đơn vị để làm quen với môi
trường thực tế, được thực hành các kỹ năng đã học, được áp dụng lý thuyết học
ở trường vào công việc thực tiễn. Sinh viên hòa nhập với các công việc và kỹ
năng nghề nghiệp của mình, tự tin hơn khi được tiếp xúc, hòa nhập với công
việc của mình. Thời gian đi kiến tập hay thực tập là thời gian rất quan trọng đối
với các sinh viên.
Sau quãng thời gian học tập ở trường trau rồi những kiến thức cơ bản và
lý thuyết chuyên ngành và các nghiệp vụ cơ bản. Được sự giới thiệu của Khoa
Quản trị văn phòng và sự tiếp nhận của HĐND & UBND Quận Tây Hồ. Được
sự quan tâm của các quý thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng và các thầy cô
Nguyễn Thị Nguyệt
2
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bộ môn trong trường; em bắt đầu quá trình thực tâp của mình từ 09/03/2015 tới
ngày 29/04/2015 tại phòng văn thư của Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ. Trong
thời gian thực tập tại cơ quan, trong quá trình làm việc em được chị Trần Thị
Thu Huyền là cán bộ của phòng Lưu Trữ UBND quận Tây Hồ em đã trực tiếp
tham gia quá trình công tác quản lý văn bản, nhập hồ sơ và các cô, chú, anh, chị
trong cơ quan giúp đỡ và chỉ dẫn tận tình. Do đây là lần đầu trực tiếp, tiếp xúc
với công việc hơn nữa khả năng nhận thức và kiến thức thực tế còn nhiều hạn
chế, vì vậy báo cáo này còn nhiều thiếu sót nhất định.Đây là thời gian em được
học hỏi và được làm việc như một nhân viên văn phòng, được áp dụng những kỹ
năng và kiến thức đã học ở trường vào công việc của mình.Trong thời gian kiến
tạp cho em những bài học kinh nghiệm quý báu, những kỹ năng cần thiết về
khoa Quản trị văn phòng mà trong thời gian học tập ở trường em chưa có cơ
hội.Lời mở đầu thay cho lời giới thiệu của em về báo cáo kiến tập tại cơ quan.
Em rất mong được sự nhận xét, đánh giá và đóng góp ý kiến của các thầy cô và
các cán bộ trong cơ quan để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn, giúp em có
thêm kinh nghiệm và trang bị kiến thức cho bước đi tiếp theo trong tương lai.Và
dưới đây là tổng hợp kết quả của quá trình thực tập tại UBND quận Tây Hồ
thành phố Hà Nội.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2015
SINH VIÊN
Nguyễn Thị Nguyệt
Nguyễn Thị Nguyệt
3
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN NỘI DUNG
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
THỰC TẬP.
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
quận Tây Hồ.
1. Vài nét về UBND quận Tây Hồ
UBND QUẬN TÂY HỒ
Địa chỉ : 657 Lạc Long Quân – Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội
Điện thoại :04.7533396
Wesbsite :www.tayho.gov.vn
Từ ngàn xưa, Hồ Tây – một cảnh đẹp vô cùng nổi tiếng, là viên ngọc xanh
lung linh giữ long Thủ đô, đã bao lần đi vào thơ ca nhạc họa. Mấy ai đến thăm
Hồ Tây mà không khỏi ngỡ ngàng bởi vẻ đẹp của hồ.Mùa đông sương sớm mờ
Nguyễn Thị Nguyệt
4
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mờ ảo ảo, mùa hè tới trong xanh như những viên ngọc quý.Nó chứng kiến bao
cuộc cách mạng, trong suốt 1000 năm qua.
“Hồ Tây sóng xô huyền thoại xưa
Hồ Tây cùng du thuyền sóng lướt sóng
Xa xa thoáng như trâu vàng còn in bóng đâu đây”
Để sánh bước cùng các cường quốc năm châu, cùng với nhịp độ phát triển
kinh tế.Thành phố Hà Nội không ngừng cố gắng để phát triển Thủ đô trong thời
kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa.Ngày 28/10/1995 Chính Phủ ra nghị định số
69/CP về việc thành lập Quận Tây Hồ. Tổ chức bộ máy của Quận chính thức đi
vào hoạt động từ tháng 1/1996.
Quận được thành lập trên 3 cơ sở phường bao gồm : Thụy Khuê, Bưởi,
Yên Phụ của quận Ba Đình và 5 xã của quân Tây Hồ và Từ Liêm : Tứ Liên,
Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng đã họp thành 8 phường thuộc quận
Tây Hồ.Và được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch – văn hóa, vùng có cảnh
quan thiên nhiên của Hà Nội. UBND quận Tây Hồ có diện tích hơn 2.400 ha,
với số dân gần 140.000 người. Phía đông giáp quận Long biên ; Phía tây giáp
quận Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giáp quận Ba Đình; Phía bắc giáp
Đông Anh. Quận Tây Hồ có địa hình tương đối bằng phẳng, có chiều hướng
thấp dần từ Bắc xuống Nam. Dân số của quận (đến năm 2006) là 115.163 người,
mật độ dân số là 4.798 người/km 2, quận Tây Hồ có mật độ dân số thấp nhất
trong các quận nội thành.
Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong
địa giới Quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước, phía
bắc và phía đông là sông Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam. Xung quanh
Hồ Tây có các làng nghề thủ công truyền thống, và nhiều các di tích lịch sử lâu
đời thắng nổi bật nhất của Hà Nội.
Quận Tây Hồ ngày một lớn mạnh. Trong mấy năm trở lại đây kinh tế trên
địa bàn phát triển khá cao, giá trị sản xuất tăng bình quân 14,8%, trong đó: Kinh
tế Nhà nước tăng 13,4% trên năm, kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tăng 18,7%
trên năm; kinh tế ngoài quốc doanh doanh 16,9% năm vượt chỉ tiêu Nghị quyết
Đại hội II đề ra trong 5 năm từ 2001 – 2005.
Các ngành giá trị như Dịch vụ - Du lịch – Công nghiệp – Nông Nghiệp.
Nguyễn Thị Nguyệt
5
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tỷ trọng giá trị sản xuất của các ngành : Dịch vụ 51,8%, Công nghiệp 43,2%,
Nông nghiệp 5%.
Trong 5 năm qua quận đã được Thành phố đánh giá cao. Quy hoạch chi
tiết quận Tây Hồ 1/2000; quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội giai
đoạn từ 2001-2010. Đặc biệt là thực hiện quy hoạch khu đô thị mới Nam Thăng
Long (CIPUTRA) và chuẩn bị đầu tư khu đô thị Tây Hồ. Các quy hoạch được
duyệt đã tạo cơ sở pháp lý cho việc đầu tư xây dựng, quản lý đô thị và thực hiện
kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của quận.
Cuộc vận động “ Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa”, “ Tổ
dân phố văn hóa”, “Khu dân cư tiên tiến xuất sắc” tăng cả về số và chất lượng
góp phần xây dựng nếp sống văn hóa người Hà Nội. Tỷ lệ các cấp học đều đạt
và vượt chỉ tiêu hàng năm.Cơ sở vật chất được quan tâm đầu tư đáp ứng yêu cầu
dạy và học.Sự nghiệp y tế được quan tâm chỉ đạo, mạng lưới y tế cơ sở từng
bước được củng cố và kiện toàn, có 5/8 phường được công nhận đạt chuẩn quốc
gia về y tế.Trang thiết bị được đầu tư mới nhằm nâng cao chất lượng khám chữa
bệnh.
An ninh – quốc phòng, công tác tuyển chọn và gọi thanh niên nhập ngũ
hàng năm được thực hiện đúng luật, công khai, công bằng, dân chủ( đảm bảo
100% chỉ tiêu giao quận).
Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây
Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm. Trong tương lai Tây Hồ
sẽ là khu trung vực trung tâm của Thủ đô Hà Nội, quận sẽ có điều kiện thuận lợi
thu hút các nguồn nhân lực để thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế - xã hội của
Quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung.
Nguyễn Thị Nguyệt
6
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.Chức năng, nhiệm vụ của UBND quận Tây Hồ:
2.1
2.2
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ ( phụ lục 01)
Chức năng:
HĐND & UBND quận Tây Hồ là cơ quan chấp hành của HĐND quận, là
cơ quan hành chính nhà nước thi hành việc quản lí nhà nước trong phạm vi lãnh
thổ của mình theo Hiến pháp, pháp luật và các văn bản cơ quan quản lí nhà nước
cấp trên và Nghị quyết của HĐND quận trong tất cả các lĩnh vực của đời sống
kinh tế, chính trị, xã hội… Xây dựng, tổ chức, quản lí, phê chuẩn, lập dự toán,
chỉ đạo và tổ chức kiểm tra mà cụ thể là:
Phát triển kinh tế công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, văn hóa, xã
hội, giáo dục, y tế, thể dục thể thao, dịch vụ.
Tuyên truyền giáo dục pháp luật và kiểm tra việc thực hiện Hiến pháp,
Luật và văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND các
cấp, các tổ chức kính tế - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa
phương.
Tăng cường đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng
lực lượng vũ trang và lực lượng quốc phòng toàn dân.
Phòng chống các thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước, các tổ chức và của
công dân, quyền tự do dân chủ của nhân dân.
Ngoài ra, quản lí về tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã
hội, thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật… Đảm bảo
kịp thời và đúng đắn.
2.3
Nhiệm vụ, quyền hạn:
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc dân chủ, tập thể lãnh đạo,
cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ chủ trương chính sách, quyết định theo số
đông.
Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, ngăn chặn các biểu hiện quan liêu
tham nhũng, lãng phí, cậy quyền hách dịch và tiêu cực trong bộ máy cơ quan.
Bên cạnh đó tăng cường pháp chế CNXH.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ ( được quy định theo Luật
Nguyễn Thị Nguyệt
7
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tổ chức Hội đồng Nhân dân và UBND của Quốc hội ngày 26/11/2003 ): các
nhiệm vụ và quyền hạn được quy định cụ thể như sau:
- Xây dựng chương trình công tác, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh
quốc phòng hàng năm và lâu dài của cơ quan.
- Xây dựng các quy chế của UBND quận, các quy chế công tác tổ chức
bộ máy và thực hiện chế đọ quản lí cán bộ theo phân cấp và quy định của nhà
nước.
- Đánh giá và kiểm điểm công tác chỉ đạo điều hành hàng năm của tập thể
và cá nhân trong cơ quan.
- Kết luận các khiếu nại, tố cáo có liên quan đến các cán bộ chủ chốt của
UBND quận quản lí và các nhiệm vụ khác theo quy định của Luật khiếu nại tố
cáo.
- Giải quyết các vấn đề khác mà Pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của cơ quan.
2.4. Cơ cấu tổ chức của HĐND & UBND quận Tây Hồ:
Cơ cấu tổ chức của HĐND & UBND quận Tây Hồ bao gồm 01 Chủ tịch
và 03 Phó chủ tịch giúp việc cho chủ tịch và các ủy viên.
- Chủ tịch UBND là người đứng đầu phụ trách chung, là lãnh đạo điều
hành toàn diện các mặt hoạt động của UBND quận. Chỉ đạo điều hành và đôn
đốc các thành viên cấp dưới, các phòng ban chuyên môn trực thuộc quận.
- Chủ tịch UBND quận là người phải chịu trách nhiệm cá nhân về những
nhiệm vụ,quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình đồng thời cùng các thành viên
trong cơ quan chịu trách nhiệm về các hoạt động chung của UBND quận.
- Phó chủ tịch gồm có 03 người, giúp việc cho chủ tịch phân công chỉ đạo
một số lĩnh vực công tác và chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng, ban
chuyên môn của quận.
+ 01 Phó chủ tịch phụ trách về kinh tế: chịu trách nhiệm quản lý và
hướng dẫn các đơn vị phòng, ban bao gồm Văn phòng HĐND & UBND quận,
phòng kinh tế, phòng Tài chính – kế hoạch và phòng Thống kê thực hiện chức
năng nhiệm vụ của mình trợ giúp cho Chủ tịch UBND quận.
+ 01 Phó chủ tịch phụ trách về địa chính, xây dựng: chịu trách nhiệm trực
tiếp và quản lý các phòng ban bao gồm phòng Quản lý đô thị văn phòng Tài
nguyên môi trường.
Nguyễn Thị Nguyệt
8
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ 01 Phó chủ tịch phụ trách văn xã: chịu trách nhiệm trực tiếp và quản lý
các đơn vị phòng ban như phòng LĐTB & XH, phòng VHTT & TDTT, phòng y
tế và phòng Giáo dục và Đào tao.
+ Khối nội chính: phụ trách và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận đơn
vị, phòng ban còn lại trong cơ quan như phòng Nội vụ, phòng Tư pháp và phòng
Thanh tra quận.
• Chủ Tịch UBND Quận: (Nguyễn Phúc Quang)
- Lãnh đạo, quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm toàn diện các mặt
công tác của UBND Quận trước UBND Thành phố Hà Nội, Quận ủy và HĐND
quận. Thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Điều 4 – Quy chế làm việc của
UBND quận Tây Hồ;
- Chỉ đạo chung việc xây dựng kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ, chỉ
tiêu phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng của Quận; Chỉ đạo chung
công tác lập dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho các đơn vị, UBND các
Phường để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh;
- Chỉ đạo công tác quy hoạch xây dựng, giới thiệu địa điểm xây dựng các
dự án trên địa bàn Quận;
- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Nội chính, An ninh –
Quốc phòng, kế hoạch phát triển Kinh tế - Xã hội, địa giới hành chính, đối
ngoại, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công tác Thi đua – Khen thưởng,
chương trình công tác của UBND quận, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải
quyết khiếu nại – tố cáo của công dân;
- Đảm bảo giữ mối quan hệ phối hợp giữa UBND quận với các Ban Đảng
ủy, Thường trực HĐND quận;
- Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng thi đua - khen thưởng, Chủ
tịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự, Chủ tịch Hội đồng tuyên truyền phổ biến giáo
dục pháp luật, Trưởng Ban chỉ đạo phòng chống khủng bố, Trưởng Ban chỉ đạo
thi hành án, Trưởng Ban chỉ đạo phòng chống tham nhũng. Là Chủ tịch các Hội
đồng, Trưởng các Ban chỉ đạo khác được thành lập Theo chương trình, kế hoạch
công tác thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;
- Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Thanh tra
Quận, Công an Quận, Ban chỉ huy quân sự, Cơ quan Thi hành án;
- Phụ trách các Phường: Thụy Khuê, Quảng An;
Nguyễn Thị Nguyệt
9
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xử lý công việc có liên quan đến các ngành: Tòa án nhân dân, Viện
Kiểm sát nhân dân Quận;
- Là chủ tài khoản Thu – chi ngân sách Quận Tây Hồ.
• Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quân:
- Giúp việc cho Chủ tịch là 03 Phó Chủ tịch (01 Phó Chủ tịch phụ trách
Kinh tế, 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa xã hội, và 01 Phó Chủ tịch phụ
trách Đất đai – Trật tự xây dựng) và các thành viên UBND quận:
* Phó chủ tịch Kinh tế UBND Quận: (Lê Văn Phượng).
- Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng
Kinh tế, Văn phòng HĐND & UBND Quận, Ban quản lý Dự án Xây dựng hạ
tầng kỹ thuật xung quanh Hồ Tây, Ban quản lý Chợ Quận;
- Phụ trách các Phường: Tứ Liên, Nhật Tân;
- Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Thống kê, Chi cục Thuế,
Kho bạc, Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y.
* Phó Chủ tịch phụ trách Đất đai - Trật tự Xây dựng: (Đỗ Anh
Tuấn).
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: quản lý đất đai, Tài nguyên và
môi trường; quản lý trật tự xây dựng; giao thông vận tải; công tác giải phóng
mặt bằng để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn Quận (trừ các dự
án do UBND Quận làm chủ đầu tư, dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh
Hồ Tây; Dự án xây dựng tuyến đường Văn Cao - Hồ Tây và dự án nâng cấp, cải
tạo đường Lạc Long Quân); tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo có
liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;
- Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Tài nguyên Môi trường, Thanh tra
xây dựng; Ban Bồi thường GPMB Quận.
- Phụ trách Phường Yên Phụ;
- Xử lý công việc liên quan đến ngành Thanh tra Giao thông vận tải.
* Phó chủ tịch phụ trách văn hóa – xã hội: ( Đinh Trọng Sơn )
- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể UBND Quận, HĐND Quận
về công tác quản lý Nhà nước trên lĩnh vực: Y tế, Giáo dục – Đào tạo, Văn hóa
– Thông tin, Thể dục – Thể thao, Lao động, Thương binh và Xã hội, Đào tạo
nghề, Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, phòng chống tệ nạn xã hội, Bảo hiểm xã
hội, Công tác tôn giáo và các vấn đề xã hội khác:
- Trực tiếp phụ trách các đơn vị Phòng Văn hóa – Thông tin, Phòng Giáo
Nguyễn Thị Nguyệt
10
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dục – Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Trung
tâm Y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, trung tâm Thể dục – Thể
thao, Trung tâm Văn hóa, Trung tâm Dạy nghề, Hội Chữ thập đỏ;
- Phụ trách các Phường: Bưởi, Xuân La;
- Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Bảo hiểm xã hội, Ngân hành
chính sách xã hội Quận, Hội người mù.
• Các uỷ viên UBND Quận:
* Uỷ viên UBND quận (Nguyễn Bá Hùng) - Trưởng Công an quận:
* Uỷ viên UBND quận (Nguyễn Văn Kha) - Chỉ huy trưởng BCH quân sự
quận:
* Uỷ viên UBND quận (Lê Trung Đức) - Chánh Văn phòng HĐND &
UBND quận:
*Uỷ viên UBND quận (Nguyễn Văn Tài) - Chánh thanh tra:
• Các phòng, ban chuyên môn:
Giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch có 12 Phòng, ban chuyên môn trực
thuộc UBND Quận, hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của mình.
1.Văn phòng HĐND & UBND Quận.
2.Phòng Nội vụ.
3.Phòng Thanh tra.
4.Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.
5.Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao.
6.Phòng Kinh tế.
7.Phòng Giáo dục và Đào tạo.
8.Phòng Quản lý - Đô thị.
9.Phòng Tư pháp.
10. Phòng Tài chính - Kế hoạch.
11. Phòng Y tế.
12. Phòng Tài nguyên và Môi trường.
Ngoài ra, còn có 6 Đoàn thể chính trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ,
Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động; Bên
cạnh đó, còn có các đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án,
Đội thanh tra Giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm
sát nhân dân, Toà án nhân dân.
II. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
HĐND& UBND quận Tây Hồ:
1. Chức năng của văn phòng UBND quận Tây Hồ.
- Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực
Nguyễn Thị Nguyệt
11
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thuộc UBND Quận Tây Hồ; Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của UBND Quận; Đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Thành phố
Hà Nội.
* Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng nghiên cứu, đề
xuất tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu quả. Chức
năng này được thể hiện thông qua việc xây dựng chương trình làm việc cho
UBND; Chuẩn bị báo cáo về hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến về
nội dung và hình thức trong quá trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống nhất
ban hành văn bản của Cơ quan, tổ chức quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ,…
* Chức năng Hành chính quản trị: Là chức năng cung ứng những điều
kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của UBND Quận nhằm
đạt được mục tiêu đề ra hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu quả cao mà Cơ quan Nhà
nước quản lý cấp trên giao cho.
2.
Nhiệm vụ, quyền hạn, của Văn phòng HĐND & UBND Quận
Tây Hồ:
* Nhiệm vụ:
Công chức của văn phòng là công chức chuyên môn thuộc UBND quận
giúp UBND quận quản lý Nhà nước về công tác văn phòng và thực hiện nhiệm
vụ khác do chủ tch UBND quận giao.
- Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm của
Thường trực HĐND, UBND quận; Chương trình các kỳ họp của HĐND, UBND
quận. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và
UBND quận. Tổ chức phục vụ các kỳ họp của Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND
Thành phố, HĐND quận;
- Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban, ngành, UBND
phường chuẩn bị các báo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBND
quận theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ,
đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận;
- Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn
bản, chỉ đạo của UBND Quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường;
- Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân vận trên địa bàn quận;
Nguyễn Thị Nguyệt
12
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực
hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính
phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế " một cửa" tại cơ quan hành
chính Nhà nước ở địa phương. Điều hành hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ
và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" tại UBND
quận;
- Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vị quản lý của Văn phòng;
- Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tổ cáo
của tổ chức, công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các
phòng, ban, ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết;
- Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của
Thường trực HĐND, UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bản
của Thường trực HĐND, UBND quận;
- Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách do
Thường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thường
trực HĐND, UBND quận; đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ
sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.
Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND và các
phòng, ban chuyên môn thuộc UBND Quận;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận giao.
* Quyền hạn:
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận vầ
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ công tác do
Văn phòng quản lý có liên quan đến các cơ quan đơn vị trực thuộc UBND quận;
- Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND quận, UBND các
phường có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;
- Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
quận và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
UBND quận; thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực HĐND,
lãnh đạo UBND quận; giải quyết đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công
dân theo quy định của pháp luật;
Nguyễn Thị Nguyệt
13
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Ngoài những quyền hạn trên, Văn phòng được HĐND, UBND quận uỷ
quyền thực hiện một số nhiệm vụ khác hoặc giao thêm quyền hạn do HĐND,
UBND quận quy định cụ thể bằng văn bản.
* Chế độ làm việc: Thực hiện theo quy định của Nhà nước: làm việc theo
giờ hành chính (8 giờ/1 ngày) từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần. Nghỉ làm việc
vào ngày thứ Bảy (trừ số công chức trực tại bộ phận “ Một cửa” để tiếp nhận,
giải quyết Thủ tục hành chính của công dân theo quy định tại Quyết định số
95/2007/QĐ-UBND ngày 27/8/2007 của UBND Thành phố), Chủ nhật và các
ngày lễ, Tết theo quy định chung.
Cán bộ, công chức, nhân viên phải đeo thẻ theo quy định.
* Chế độ họp: Hàng tuần, Phó văn phòng chủ trì họp giao ban các bộ phận
được phân công phụ trách để kiểm điểm, đánh giá kết quả công tác tuần vào
ngày thứ 6; Lãnh đạo văn phòng họp giao ban vào sáng thứ 2 hàng tuần; Hàng
tháng họp toàn thể văn phòng để kiểm điểm công tác tháng, triển khai nhiệm vụ
tháng tới vào ngày cuối tháng; Ngoài ra, Văn phòng có thể tổ chức cuộc họp bất
thường để phổ biến, triển khai các công việc đột xuất của Quận hoặc họp theo
chuyên đề công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
*Chế độ thông tin, báo cáo:
- Báo cáo định kỳ;
- Báo cáo đột xuất.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND Quận.
Theo chức năng nhiệm vụ của UBND quận, văn phòng HĐND – UBND
quận chỉ có 01 người Cán bộ van phòng đảm nhiệm các công việc của văn
phòng.
Chánh văn phòng giúp UBND quận quản lý Nhà nước về công tác Văn
phòng và thực hiện nhiệm vụ khác do chủ tịch UBND quận giao.
Ngoài ra còn có 03 Phó chánh văn phòng trợ giúp cho Chánh văn phòng
thực hiện các nhiệm vụ và công việc của cấp phó do trưởng phòng giao. Mỗi
phó chánh văn phòng phụ trách một mảng theo sự phân công sắp xếp của Chánh
văn phòng và trực tiếp chịu trách nhiệm về những bộ phận thuộc phạm vi quản
lý của mình.
+ 01 Phó Chánh văn phòng phụ trách về công tác tổng hợp có trách nhiệm
Nguyễn Thị Nguyệt
14
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
về bộ phận một cửa và bộ phận chức năng thông tin.
+ 01 Phó Chánh văn phòng phụ trách về đất đai, xây dựng có trách nhiệm
về bộ phận tiếp dân và trật tự xây dựng đô thị.
+ 01 Phó Chánh văn phòng phụ trách công tác công Hành chính chịu
trách nhiệm chính về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, bộ phận quản trị,
quản lý bộ phận bảo vệ, bếp ăn, nhà để xe cho cán bộ nhân viên trong cơ quan.
Đồng thời phụ trách công tác lễ tân và quản lý phòng họp.
Ngoài ra, có các chuyên viên làm công tác tổng hợp phụ trách về công tác
kế toán, tài vụ và công tác thi đua khen thưởng của cơ quan.
Tổ chức nhân sự của văn phòng UBND quận Tây Hồ.
STT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Họ vàTên
Lê Trung Đức
Phạm Khánh Sinh
Võ BíchThủy
Dương Văn Trường
Đới Thị Luận
Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Nam Anh
Đặng Thị Thảo
Trần Thu Huyền
Chức vụ
Chánh văn phòng
Phó Chánh văn phòng
Phó Chánh văn phòng
Phó Chánh văn phòng
Chuyên viên
Chuyên viên
Chuyên viên
Chuyên viên
Chuyên viên
Năm sinh
01/5/1963
05/9/1957
04/11/1966
22/12/1977
04/12/1980
30/05/1986
10/9/1984
15/8/1981
25/11/1982
ĐT Liên hệ
4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hồ ( xem
phục lục 01)
5. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo Văn phòng.
1. Chánh văn phòng: Lê Trung Đức
+ Vị trí mã số công việc:
Vị trí: Chánh văn phòng.
Mã số công việc: CVP
+ Mức lương: 3.500.000đ
+ số lượng :01 người.
+ Nhiệm vụ:
Là người lãnh đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng, trực tiếp
phụ trách các công việc như: tổ chức bộ máy, các bộ, tài chính; tham mưu, tổng
hợp, trực tiếp chỉ đạo điều hành các bộ phận.
Bố trí và sắp xếp các bộ, công chức, nhân viên văn phòng có đủ năng lực
và trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường
Nguyễn Thị Nguyệt
15
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trực HĐND – UBND quận.
Chỉ đạo theo dõi tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận đồng
thời phục vụ công tác điều hành của thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó
Chủ tịch UBND quận.
Chuẩn bị nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên, đột xuất của
quận.
Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của lãnh đạo cơ quan.
Chủ trì các cuộc họp giao ban của văn phòng để kiểm điểm và đánh giá
kết quả công tác của đơn vị theo tháng, quý, năm.
+ Quyền hạn:
Được ký thừa lệnh một số văn bản do chủ tịch giao.
Có quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, tuyên truyền, bổ nhiệm cán bộ
thuộc thẩm quyền của văn phòng.
+ Yêu cầu:
Tốt nghiệp Đại học trở lên.
Có năng lực lãnh đạo.
Có khả năng giao tiếp tốt.
Khả năng tổng hợp báo cáo, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch.
2. Phó Chánh văn phòng: - Phạm Khánh Sinh
-Võ Bích Thủy
-Dương Văn Trường
+ Vị trí và mã số công việc:
Vị trí: Phó Chánh văn phòng.
Mã số công việc: PCVP
+ Mức lương: 300.000đ
+ Số lương: 03 người.
+ Nhiệm vụ:
Chịu tránh nhiệm trước Chánh văn phòng và trước Pháp luật về lĩnh vực
quản lý của mình.
Tham mưu cho Chánh văn phòng thực hiện các công việc quản lý tổ
chức bộ máy biên chế công chức, viên chức đồng thời giúp Chánh văn phòng
Nguyễn Thị Nguyệt
16
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
điều hành các công việc chung và lĩnh vực thuộc nhiệm vụ mình quản lý.
Thực hiện các công tác cải cánh Hành chính, ISO và ứng dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động Hành chính văn phòng, văn thư – lưu trữ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng giao phó.
+ Quyền hạn:
Được ký một số văn bản thông thường và các văn bản trong lĩnh vực mình
phụ trách, giao phó.
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho
UBND Quận; Đồng thời, Văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữa
UBND Quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các Phường
thuộc Quận. Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quận
trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộc
UBND Quận, chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND và
UBND Quận. Văn phòng được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc Thủ
trưởng.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chia
thành các bộ phận sau:
- Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp (6 người)
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (5
người)
- Bộ phận tiếp dân (1 người)
- Bộ phận công nghệ thông tin (4 người)
- Bộ phận kế toán, thủ quỹ (3 người)
- Bộ phận văn thư - lưu trữ (3 người)
- Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ (19 người)
Nguyễn Thị Nguyệt
17
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần.
Văn phòng hiện có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo HĐND UBND, đồng thời cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ để
đảm sử dụng hiệu quả.
Văn phòng là bộ phận đảm trách các hoạt động như tổ chức, thu thập xử
lý, phân phối, quản lý, sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh
đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan đơn vị.
Các phòng chuyên môn được bố trí khá đủ chuyên viên, nhân viên. Thời
gian gần đây, nhờ có sự đồng thuận cao trong thực hiện nhiệm vụ, Văn phòng đã
thực hiện khá tốt việc điều hòa hoạt động giữa các phòng, các CBCC, cho nên
công việc không bị chồng chéo hoặc bỏ sót. Với chức năng là cơ quan tham mưu
giúp việc và phục vụ, trong những năm qua CBCC Văn phòng đã tích cực tham
mưu, phục vụ Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND – UBND nội dung, kế hoạch làm
việc hàng năm, chương trình làm việc từng tuần đảm bảo khoa học, không
chồng chéo, giúp cho từng chủ thể phục vụ thực hiện hài hòa chức trách nhiệm
vụ được giao. Trong công tác tham mưu, CBCC Văn phòng luôn thể hiện sự
sáng tạo, tích cực đổi mới trong từng lĩnh vực hoạt động của HĐND - UBND
như: đổi mới về hình thức, cách tổ chức giám sát, tăng cường khảo sát thực tế tại
cơ sở để thu thập thông tin phục vụ giám sát; nội dung giám sát được CBCC
Văn phòng tham mưu đúng trọng tâm, trọng điểm, tập trung vào những vấn đề
cốt lõi; kết luận giám sát đã đưa ra những tồn tại, hạn chế. Đồng thời tham mưu
trong việc xây dựng bộ máy của văn phòng, xây dựng các quy chế hoạt động của
cơ quan. Tiêu biểu là việc xây dựng các quy chế như: Quy chế làm việc, quy chế
văn hoá công sở, quy chế Văn thư lưu trữ…
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, CBCC Văn
phòng cũng còn mốt số vấn đề khắc phục đó là: Sự am hiểu pháp luật, nắm bắt
Nguyễn Thị Nguyệt
18
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đường lối, chủ trương chính sách mới của Đảng và Nhà nước; năng lực nắm bắt
diễn biến quá trình phát triển; năng lực nghiên cứu, tổng hợp, tham mưu soạn thảo
văn bản còn nhiều hạn chế. Kinh nghiệm công tác, phong cách làm việc chưa
chuyên nghiệp. Ngoài ra, một số chuyên viên còn có tư tưởng bảo thủ, thụ động
trong công việc đã được phân công.
Trước đòi hỏi ngày càng cao về chức năng quyết định các vấn đề quan
trọng và giám sát các hoạt động kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh của địa
phương, trong thời gian tới cần tiếp tục hoàn thiện về tổ chức, cán bộ và tăng
cường phương tiện làm việc, phấn đấu làm tốt chức năng tham mưu, giúp việc
và đảm bảo công tác hậu cần cho HĐND – UBND quân Tây Hồ.
1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của UBND quận Tây Hồ (phụ lục 03).
Ưu điểm: Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
UBND quận Tây Hồ chặt chẽ, trình tự lôgic góp phần cho chương trình công tác
được hoàn thiện phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan.
Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm thì việc thực hiện chương trình
công tác thường kỳ của UBND quận Tây Hồ cũng còn những hạn chế nhất định
cụ thể là:
- Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ nhiều khi không phản ánh
đúng với thực tế hoạt động của cơ quan do những đặc thù và khó khăn riêng.
- Do chương trình công tác thường kỳ thực chất là một khuôn mẫu, vì thế
nên việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ chưa thực sự khoa học có
thể nó phù hợp với nơi này nhưng lại không phù hợp với nơi khác.
- Khuôn mẫu về lề lối làm việc và các chuẩn mực công tác truyền thống
chưa được phát huy tác dụng theo đúng nghĩa.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của UBND quận (phụ lục 04 )
1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
(phụ lục 05)
Việc tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo là hoạt động thường
xuyên và phổ biến ở các cơ quan. Nó giúp cho Thủ trưởng cơ quan cũng như các
Nguyễn Thị Nguyệt
19
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng ban có thể tham khảo kinh nghiệm quản lý hoạt động của cơ quan khác,
từ đó có thể hợp tác, thỏa thuận và ký kết các hợp đồng trong lĩnh vực mà cơ
quan hoạt động.
Xác định rõ tầm quan trọng của các chuyến đi công tác, UBND quận
Tây Hồ thường xuyên có những chuyến đi công tác tới các cơ quan khác nhau
như các Uỷ ban quận khác, UBND cấp trên như UBND Thành phố Hà Nội.
- Trước khi Lãnh đạo đi công tác.
Việc tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng cơ quan là nhiệm vụ
của Văn phòng:
- Khi Thủ trưởng có thông báo về chuyến đi công tác, Văn phòng sẽ xếp
lịch cho chuyến đi đó.
- Khi Thủ trưởng đi công tác thì Phó Thủ trưởng sẽ ở lại cơ quan để giải
quyết công việc.
- Một số trường hợp khi cả Thủ trưởng và Phó Thủ trưởng đều có lịch đi
công tác thì bộ phận Văn phòng có trách nhiệm sắp xếp cho hợp lý để trong cơ
quan vẫn có người ở lại để giải quyết công việc. Chẳng hạn như: Khi cả Thủ
trưởng cơ quan Phó Thủ trường cơ quan đều có lịch đi công tác lên Thành phố
thì Văn phòng sẽ tư vấn để 1 trong 2 người kết hợp cả hai công việc trong cùng
một chuyến đi. Qua đó tiết kiện thời gian và công sức. Trong mỗi chuyến đi
công tác, Văn phòng chuẩn bị các nội dung như sau:
- Trước tiên là liên hệ chuyến đi công tác: có thể bằng Văn bản, Điện
thoại hoặc trực tiếp liên hệ. Như đi kiểm tra tình hình thực tế phòng chống dịch
bệnh tiêu chảy ở các Phường trong Quận, đi thăm quan các mô hình sản xuất
kinh doanh ở các Quận như Quận Ba Đình, Cầu Giấy, Từ Liêm…, đi dự Hội
nghị, Hội thảo của UBND Thành phố… tất cả đều được liên hệ trước và Văn
phòng phải cung cấp đầy đủ thông tin về chuyến đi như thời gian, mục đích,
thành phần… cho cơ quan mà mình đến công tác.
Trường hợp đi công tác dài ngày Văn phòng còn phải liên hệ với nơi đến
để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm việc. Tuy nhiên đa số các chuyến đi đều do
đoàn tự lo về việc ăn nghỉ nên Văn phòng chỉ liên hệ về nội dung và thời gian
Nguyễn Thị Nguyệt
20
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
làm việc nhưng Văn phòng vẫn thông báo sơ lược nơi ăn nghỉ cho nơi mình đến
công tác.
- Khi đã liên hệ chuyến đi, Văn phòng còn phải chuẩn bị cho Thủ trưởng
các Văn bản tài liệu phục vụ cho chuyến đi đó, các Văn bản được sắp xếp theo
trình tự, tiết kiệm thời gian cho Lãnh đạo trong quá trình sử dụng tài liệu.
Tùy vào nội dung chuyến đi công tác của Thủ trưởng, Văn phòng sẽ
chuẩn bị tài liệu:
+ Trường hợp ký hợp động cung cấp nước sạch, điện… cho Quận thì sẽ
mang theo dự thảo hợp đồng.
+ Trường hợp đi đến các Phường để truyền đạt chính sách, chủ chương
mới thì mang theo các Văn bản.
+ Nếu đi họp, Hội nghị ở Thành phố thì mang theo các Bản tham luận,
các số liệu hoặc các bài phát biểu.
+ Nếu đi kiểm tra tình hình khảo sát Đất đai, Môi trường sinh thái… ở
các Phường thì những chuyến đi công tác này thường diễn ra trong thời gian
ngắn cán bộ Văn phòng không cần Lập kế hoạch.
- Hầu hết các chuyến đi công tác là trong nước ngoài những Văn bản tài
liệu thì các giấy tờ mà Thủ trưởng mang theo khi đi công tác cũng đơn giản chỉ
giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân và danh thiếp.
- Ngoài ra căn cứ vào tính chất công việc và số lượng thành phần, cũng
như mức độ xa hay gần thì Văn phòng cần chuẩn bị phương tiện đi lại cho Thủ
trưởng cũng như cho đoàn đi cùng.
+ Trường hợp đi công tác xa như đến các Tỉnh, Thành phố các Quận
khác thì phương tiện đi là ô tô.
+ Nếu đến các Phường, Quận lân cận thì phương tiện đi là ô tô.
+ Bên cạnh đó Văn phòng chuẩn bị về quà tặng thuốc men và nhiều vật
dụng khác.
- Cuối cùng Văn phòng phải chuẩn bị và Lập bảng dự trù kinh phí. Sau
đó tiến hành quyết toán kinh phí khi chuyến đi công tác của Lãnh đạo kết thúc.
Tại UBND quận việc tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo thường xuyên
Nguyễn Thị Nguyệt
21
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được nhân viên trong Văn phòng sắp xếp lịch và thông báo với các Phòng ban
chức năng có liên quan tới chuyến đi của Lãnh đạo.
- Trong khi Lãnh đạo đi công tác.
- Trong khi Lãnh đạo đi công tác nhân viên trong Văn phòng có nhiệm
vụ đi đôn đốc, kiểm tra quá trình thực hiện công việc của các Phòng ban.
- . Sau khi Lãnh đạo đi công tác về.
- Cán bộ Văn phòng tiến hành báo cáo tình hình thực hiện công việc cho
Lãnh đạo.
- Báo cáo cho Thủ trưởng những công việc đang tồn đọng để xin ý kiến
chỉ đạo.
- Gửi lại Thủ trưởng những Công văn, Giấy tờ, Thư từ, Báo chí.
Những chuyến đi công tác của Lãnh đạo cơ quan đều nhằm giải quyết
công việc và thiết lập mối quan hệ cho cơ quan, Cán bộ Văn phòng cần chuẩn bị
đầy đủ chu đáo thủ tục tài liệu, tất cả công việc liên quan thì chuyến đi của Lãnh
đạo mới đem lại kết quả cao. Vì vậy công tác chuẩn bị của Cán bộ Văn phòng là
rất cần thiết.
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của cơ quan.
Qua gần hai tháng thực tập tại UBND quận Tây Hồ, em có đánh giá một
cách khách quan việc triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá
công sở của các cán bộ công chức viên chức thuộc UBND quận Tây Hồ tương
đối tốt. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của văn hoá công sở là rất tốt,
nó không chỉ làm đẹp cho bản thân mình mà còn thể hiện tính văn minh lịch sự
của UBND quận, vì thế tất cả các cán bộ công viên chức đều ăn mặc đúng quy
định đề ra của cơ quan, cách cư xử thân thiện cởi mở vừa đảm bảo được tính
trang trọng, lịch sự nơi công sở vừa thể hiện cách cư xử chuẩn mực phù hợp với
văn hoá truyền thống dân tộc. Các cán bộ, nhân viên đều chấp hành tốt mọi nội
quy quy định của cơ quan, có thái độ làm việc nghiêm túc, nhiệt tình trong công
việc, đi làm đúng giờ…ngoài ra việc treo quốc kỳ, biển tên cơ quan thực hiện tốt
theo đúng quy định của pháp luật.
Nguyễn Thị Nguyệt
22
Lớp Quản trị văn phòng K7B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tuy nhiên, bên cạnh việc đã đạt được đó, vẫn tồn tại một số hạn chế nhất
định như: Việc đeo thẻ khi đến cơ quan vẫn chưa được coi trọng, một số cán bộ
có thái độ cáu gắt khi giải quyết công việc, cơ quan chưa có đồng phục riêng nên
trang phục trong cơ quan chưa thật sự đồng bộ...Để khắc phục tình trạng này,
UBND quận Tây Hồ cần sát sao hơn nữa trong việc triển khai và thực hiện nghi
thức nhà nước về công sở, cần đưa ra những hình thức kỷ luật với những trường
hợp vi phạm để văn hoá công sở của cơ quan được hoàn thiện hơn, tốt đẹp hơn.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ.
Về hình thức tổ chức công tác văn thư, các cơ quan, đơn vị căn cứ vào
phạm vi hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình để lựa chọn hình
thức tổ chức công tác văn thư phù hợp. Ở nước ta hiện nay có 3 hình thức tổ
chức công tác văn thư: Văn thư tập trung; văn thư phân tán; văn thư hỗn hợp.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho hoạt động lãnh đạo quản lý, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức.
Tình hình công tác văn thư của UBND quận khá đảm bảo. Theo quy chế
làm việc của Văn phòng HĐND & UBND quận thì văn thư được tổ chức làm
việc theo cơ chế tập trung, vì vậy mọi văn bản giấy tờ đều phải tập trung tại
phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao. Với những văn
bản không được đăng ký tại phòng tiếp nhận hồ sơ và văn thư thì chuyển giao
cho Chủ tịch, các phó Chủ tịch chịu trách nhiệm giải quyết. Tất cả các văn bản
do UBND và các đơn vị thuộc UBND quận làm ra cũng đều phải tổng hợp về
văn thư để làm thủ tục ban hành.
Nội dung của công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn
bản đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Do tính chất công việc và nhiệm vụ công tác thường phức tạp và đa dạng;
cán bộ công viên chức đông, cơ cấu tổ chức của cơ quan gồm nhiều tầng nấc và
Nguyễn Thị Nguyệt
23
Lớp Quản trị văn phòng K7B
