Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND xã quân bình

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG .........................................................3
CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ QUÂN BÌNH.................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Quân
Bình. .................................................................................................................3
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Quân Bình.
...........................................................................................................................3
1.1.1. Chức năng của UBND xã Quân Bình..................................................4
1.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Quân Bình.................................4
1.1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: ......................................................................4
1.1.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công
nghiệp...............................................................................................................5
1.1.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:..................................5
1.1.2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, TDTT...................6
Giáo dục:..........................................................................................................6
1.1.2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội và thi hành pháp
luật ở địa phương:..............................................................................................7
1.1.2.6. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.....7
1.1.2.7. Trong việc thi hành pháp luật...............................................................7
2.2. Cơ cấu bộ máy hoạt động của UBND xã Quân Bình.............................8
2.1.1. Cơ cấu tổ chức..........................................................................................8
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc.................9
2.2.2.1 Văn phòng HĐND - UBND. ..................................................................9
2.2.2.2. Ban quân sự.............................................................................................9

2.2.2.3. Ban Công an.........................................................................................10
2.2.2.4. Ban Tài chính - Kế toán......................................................................10
2.2.2.5. Ban Tư pháp - Hộ tịch. ........................................................................11
Nguyễn Văn Trần

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.2.6. Ban địa chính.......................................................................................11
2.2.2.7. Ban văn hóa- xã hội.............................................................................12
II. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND
xã Quân Bình.....................................................................................................13
1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng UBND xã Quân Bình.
.............................................................................................................................13
1.1.Chức năng:...................................................................................................13
1.2. Nhiệm vụ: ..................................................................................................13
1.3.Cơ cấu bộ máy hoạt động của Văn phòng UBND xã Quân Bình........13
1.4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng......................................14
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính
Văn phòng của UBND xã Quân Bình.............................................................14
1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng...................................................14
1.1 Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc đảm bảo công tác hậu cần.....................................................14
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ cơ quan. Ưu điểm, hạn chế.......................................................................15
1.3. Sơ đồ hóa tổ chức một hội nghị của UBND xã Quân Bình..................16

1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. ..........16
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức Nhà
nước về văn hóa công sở của cơ quan............................................................17
1.6. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan: nhận xét ưu,
nhược điểm của mô hình Văn phòng............................................................17
2.Khảo sát về công tác văn thư.......................................................................20
2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức VT-LT của UBND xã Quân Bình ..............20
2.2. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của UBND xã Quân Bình...................21
3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ................................22
PHẦN II..............................................................................................................24
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH...........................24
CỦA CƠ QUAN................................................................................................24
Nguyễn Văn Trần

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm......................24
1.2. Chương trình công tác tháng của UBND xã Quân Bình........................26
1.3. Chương trình (kế hoạch) công tác năm của UBND xã Quân Bình......28
2. Soạn thảo “Quy chế công tác VTLT” của UBND xã Quân Bình ............32
PHẦN III............................................................................................................40
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .......................................................40
I. Nhận xét và đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính Văn phòng của UBND xã Quân Bình. ................................................41

1. Ưu điểm.........................................................................................................41
II. Đề xuất giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm trong công tác hành chính Văn phòng tại UBND xã Quân Bình......45
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................49
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................61

PHẦN PHỤ LỤC

Nguyễn Văn Trần

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


LỜI MỞ ĐẦU
Công tác Văn phòng là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
công tác quản lý, tổ chức, hoạt động của cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác Văn
phòng sẽ đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà
nước của mỗi cơ quan, đơn vị; góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ
gìn bí mật của Đảng và Nhà nước.
Để phục vụ kịp thời cho công tác điều hành có hiệu quả của các nhà quản lý,
lãnh đạo, những năm gần đây lý luận và thực tiễn công tác hành chính Văn phòng
và công tác văn thư - lưu trữ nước ta có những bước phát triển mới phong phú và
đa dạng. Công tác Văn phòng ngày càng có một vị trí quan trọng trong công cuộc
phát triển của nền kinh tế đất nước. Làm tốt Công tác Văn phòng sẽ góp phần giải
quyết công việc một cách tốt nhất, chính xác cũng như góp phần vào việc cải cách
nền hành chính nhà nước. Trong giai đoạn mới, giai đoạn thực hiện Công nghiệp
hoá - Hiện đại hoá đất nước thì công tác Văn phòng càng được Đảng và Nhà nước
hết sức quan tâm đặc biệt. Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn, thông
qua nghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác Hành chính Văn phòng, công tác

Văn thư và công tác Lưu trữ ở cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học,
nâng cao năng lực vận dụng lý luận và thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây
dựng phong cách làm việc của một cán bộ Văn phòng.
Thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạo của
bất cứ một chương trình đạo tạo nào từ bậc trung cấp chuyên nghiệp đến cao đẳng,
đại học và sau đại học. Mục đích của việc thực tập cuối khóa là nhằm nâng cao và
trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản, kinh nghiệm cần thiết để chuẩn bị
hành trang khi rời khỏi nhà trường. Đồng thời, thực tập còn là khâu quan trọng để
đánh giá chất lượng học tập và tiếp thu kiến thức của sinh viên tại trường ra sao?
Hơn thế nữa, sẽ giúp cho sinh viên một mặt cũng cố kiến thức lý luận về nghiệp vụ
đã học, mặt khác giúp cho sinh viên nắm, hiểu được hoạt động của các cơ quan,
doanh nghiệp, tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu, tài liệu để chuẩn bị cho kỳ thi
tốt nghiệp sắp tới.


Trong thời gian thực tập từ ngày 09/3 đến ngày 29/4/2015 tại xã Quân Bình,
huyện Bạch Thông, tỉnh Bắc Kạn. Em hiểu rằng đợt thực tập này là một thời gian
rất quý báu và thiết thực đối với một sinh viên theo học tại Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị Văn phòng nói riêng. Để thực hiện tốt kế
hoạch thực tập của trường đề ra, bản thân em phải nỗ lực không ngừng để vừa
hoàn thành nhiệm vụ thực tập tại cơ quan đồng thời phải gắn kết, xâu chuỗi được
những lý thuyết đã học tại trường vào thực tiễn công việc một cách thuần thục
nhất.
Với thời gian thực tập tuy không dài nhưng được sự giúp đỡ tận tình của
Lãnh đạo và các Cán bộ, Công chức Văn phòng HDND& UBND xã Quân Bình đã
tạo điều kiện hướng dẫn nhiệt tình và cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết trong
suốt quá trình em thực tập và viết báo cáo, hơn thế nữa là những kiến thức quý báu
của các thầy giáo, cô giáo truyền đạt đã giúp cho em vững vàng hơn trong việc
thực hiện những nhiệm vụ mà cơ quan giao cho.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới các thầy cô giáo của Khoa

Quản trị Văn phòng, các Cán bộ Công chức Văn phòng HĐND và UBND xã Quân
Bình đã giúp em hoàn thành đợt thực tập này. Mặc dù bản thân em có nhiều cố
gắng, xong do thời gian có hạn và vốn kiến thức còn hạn chế nên bản báo cáo thực
tập của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý
kiến đóng góp của thầy cô và các Cán bộ, Công chức Văn phòng HĐND và UBND
xã Quân Bình để bản Báo cáo của em đạt kết quả tốt nhất.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Quân Bình, ngày 29 tháng 4 năm 2015
SINH VIÊN

Nguyễn Văn Trần


PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ QUÂN BÌNH
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Quân Bình.
1. Vài nét về UBND xã Quân Bình. Xã Quân Bình là một xã miền núi của
huyện Bạch Thông, tỉnh Bắc Kạn, nằm trên trục đường Quốc lộ 3 và giáp với các
xã như sau:
Bắc giáp: Xã Tân Tiến - huyện Bạch Thông.
Nam giáp: Xã Cẩm Giàng - huyện Bạch Thông.
Tây giáp: Xã Hà Vị , xã Lục Bình - huyện Bạch Thông.
Đông giáp: Xã Tân Tiến, xã Nguyên Phúc - huyện Bạch Thông .
Xã có vị trí địa lý tương đối thuận lợi cho việc giao lưu kinh tế, buôn bán hàng
hoá với các khu vực lân cận (nằm trên trục đường quốc lộ 3).
Xã có diện tích tự nhiên 762,07 ha, xong chủ yếu là đồi, chiếm 47,90% tổng
diện tích tự nhiên toàn xã ( 365,01 ha).Với đặc điểm của địa hình chủ yếu đồi, phân
bố đất sản xuất theo lưu vực 2 con sông và đồi thấp, do đó hình thành 3 khu vực

dân cư thuộc 7 thôn.
- Khu vực Phía đông dọc quốc lộ 3 gồm 2 thôn: Nà Pò, Nà Cáy.
- Khu vực Phía nam gồm 3 thôn: Thôm Mò, Lủng Coóc, Nà Liềng.
- Khu vực phía tây Trung tâm xã gồm 3 thôn: Thái Bình, Nà Lẹng , Nà Búng.
- Diện tích đất nông nghiệp chủ yếu chạy theo các chân đồi và dọc theo các
khe suối. Các khu dân cư và các công trình công cộng, công trình sự nghiệp chủ
yếu nằm ở những khu vực thấp.(Thôn Thái Bình, Nà Lẹng)
- Độ dốc phổ biến vùng đồi là 200-250, cao độ trung bình 250 m. Lưu vực
các sông Vi Hương, Lục Bình, địa hình tương đối bằng phẳng, cao độ trung bình
dao động từ 20 m - 40 m.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Quân
Bình.
(UBND xã Quân Bình là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương hoạt


động theo luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003.)
1.1.1. Chức năng của UBND xã Quân Bình.
(Ban hành kèm theo Đ2- Luật tổ chức HĐND và UBND)
- UBND do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp
và cơ quan Nhà nước cấp trên.
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực
hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội củng cố quốc phòng an ninh
và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung
ương đến cơ sở.
1.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Quân Bình
1.1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND xã phê duyệt và tổ chức thực hiện kế
hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách trên địa bàn; dự toán thu chi ngân sách địa
phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp mình, dự toán điều
chỉnh ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách; dự
toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết
toán ngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo
UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan
Nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên địa bàn xã và
báo cáo về ngân sách Nhà nước theo Quy định của Pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ
các nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công
cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện nước


theo quy định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu tư, xây
dựng các công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân
chủ, tự nguyện. Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai có
kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo
quy định của pháp luật.
1.1.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ
công nghiệp.
- Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chương trình kế hoạch, đề án khuyến
khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, để phát triển sản xuất và
hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi, trong sản xuất
theo quy định, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật
nuôi;

- Tổ chức việc vây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo bệ rừng ; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;
ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ
rừng tại địa phương;
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dựng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
- Tổ chức hướng dẫn việc khai thác và phát triển các nghành, nghề truyền
thống ở địa phương và các tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để
phát triển các ngành, nghề mới.
1.1.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật theo thẩm thẩm quyền do pháp luật quy
định;


- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật;
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
1.1.2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, TDTT.
• Giáo dục:
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lý trường
tiểu học, trường THCS trên địa bàn; - Tập trung đổi mới và nâng cao chất lượng
giáo dục của các trường trên địa bàn xã.
- Duy trì kết quả phổ cập giáo dục tiểu học đúng độ tuổi, phổ cập giáo dục
trung học cơ sở.

- Mở các lớp tập huấn, chuyển giao tiến bộ kỹ thuật sản xuất nông nghiệp
cho nông dân.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo nghề cho nông dân để chuyển lao động nông
nghiệp sang lao động phi nông nghiệp.
- Mở các lớp đào tạo kiến thức phát triển nông thôn cho cán bộ Đảng, chính
quyền, các đoàn thể từ xã đến các thôn.
• Y tế :
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ vệ sinh; phòng chống dịch bệnh.
• Văn hóa, xã hội, TDTT:
- Trang bị hệ thống loa truyền thanh đến các thôn trong xã: 06 bộ.
- Tuyên truyền phổ biến pháp luật cho nông dân: 02 lớp.
- Vận động các thôn xây dựng, bổ sung hương ước, quy ước về văn hoá, môi
trường...
- Phấn đấu đến năm 2015 có 05 thôn đạt tiêu chuẩn “Làng văn hoá”.
- Xây dựng phát triển và tổ chức cá hoạt động văn hóa; TDTT, tổ cức các lễ
hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lích sử, văn hóa và danh
lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sỹ những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;


- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ: quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
1.1.2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục, xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng, xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
- Thực hiện công tác, nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, ATXH; xây dựng phong
trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; Thực hiện biện pháp phòng
ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở
địa phương.
- Quản lý hộ khẩu: Tổ chức việc đăng ký tạm trú,đăng ký kết hôn, tạm vắng,
quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương cũng như việc chuyển khẩu
của người dân địa phương.
1.1.2.6. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.
- Tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách
tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy
định của pháp luật.
1.1.2.7. Trong việc thi hành pháp luật.
- Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp luật
và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi


hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
2.2. Cơ cấu bộ máy hoạt động của UBND xã Quân Bình.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của ủy ban nhân dân xã Quân Bình( phụ lục 1).
* Cơ cấu tổ chức của UBND xã Quân Bình.
Ban lãnh đạo xã:

- 01 Chủ tịch UBND xã
- 01 Phó chủ tịch xã
Các phòng, ban thuộc đơn vị:
- Văn phòng HĐND-UBND
- Ban Văn hoá - Xã hội
- Ban Địa chính
- Ban khuyến nông
- Ban Công an
- Ban Tư pháp
- Kế toán - ngân sách
2.1.1. Cơ cấu tổ chức.
UBND xã Quân Bình là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, làm
việc theo nguyên tắc tập chung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách
nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của Chủ tịch, phó Chủ tịch Uỷ ban.
Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính, mỗi thành
viên Uỷ ban nhân dân xã chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công
phụ trách. Uỷ ban nhân dân xã Quân Bình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ
chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11
năm 2003.
Đứng đầu UBND là chủ tịch UBND là người phụ trách lãnh đạo chung, điều
hành mọi mặt công tác của UBND xã.
Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạo giải quyết các công việc thuộc phạm
vi được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể UBND xã,
HĐND xã về những quyết định, ý kiến chỉ đạo điều, điều hành những kết quả công


việc và các lĩnh vực được phân công, cùng với tập thể UBND xã chịu trách nhiệm
về hoạt động của UBND xã trước UBND huyện Bạch Thông, UBND tỉnh Bắc
Kạn.
UBND xã có 08 Phòng, ban: Văn phòng, Khuyến Nông, Ban Quân sự, Ban

Công an, Tài chính Kế toán, Tư pháp Hộ tịch, Địa chính xây dựng, Văn hóa - Xã
hội.
Ngoài ra còn các đoàn, hội như: Nông dân, đoàn Thanh Niên, Phụ Nữ, Cựu
chiến binh, Hội người cao tuổi, Hội Làm Vườn, Hội Khuyến Học...
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc.
2.2.2.1 Văn phòng HĐND - UBND.
- Giúp UBND cấp xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo
dõi việc thực hiện chương trình, lịch làm việc, tổng hợp báo tình hình kinh tế - xã
hội, tham mưu giúp UBND xã trong chỉ đạo thực hiện;
- Giúp UBND xã dự thảo văn bản trình cấp trên có thẩm quyền, làm báo cáo
gửi lên cấp trên;
- Quản lý Công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ, công tác lưu
trữ, biểu báo cáo thống kê;
- Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,
nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân;
- Thực hiện nghiệp vụ tổ chức công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND
theo quy định của pháp luật và công tác được giao.
2.2.2.2. Ban quân sự.
- Tham mưu đề suất với cấp Ủy Đảng, chính quyền cấp xã về chủ trương biện
pháp lãnh đạo, chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng quân sự,
xây dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên;
- Xây dựng kế hoạch, xây dựng lực lượng, giáo dục chính trị và pháp luật,
huấn luyện quân sự, hoạt động chiến đấu trị an của lực lượng dân quân, xây dựng
kế hoạch tuyển chọn và gọi công dân nhập ngũ, huy động lực lượng dự bị động
viên và các kế hoạch khác liên quan đến nhiệm vụ quốc phòng, quân sự;
- Phối hợp với lực lượng quân đội trên địa bàn, huấn luyện quân dự bị theo


quy định;
- Tổ chức thực hiện đăng ký quản lý công dân trong độ tuổi làm nghĩa vụ

quân sự, quân nhân dự bị và dân quân theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện công tác động viên, gọi thanh niên lên đường nhập ngũ;
- Tuyển quân phối hợp với công an, lực lượng khác thường xuyên hoạt động
bảo vệ an ninh trật tự, sẵn sàng chiến đấu, phục vụ chiến đấu, khắc phục thiên tai,
cứu hộ, cứu nạn;
- Phối hợp với các tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội thực hiện nền quốc phòng
gắn với nền an ninh nhân dân;
- Thực hiện chính sách hậu phương quân đội;
Thực hiện chế độ kiểm tra, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác quốc phòng
quân sự ở xã.
2.2.2.3. Ban Công an.
- Tham mưu cho Đảng ủy - UBND về công tác trật tự an toàn, đảm bảo an
ninh chính trị trên địa bàn xã;
- Quản lý hộ khẩu, nhập khẩu;
- Quản lý các đối tượng có tiền án tiền sự, quản lý các hồ sơ của các đối tượng;
- Xây dựng kế hoạch bảo vệ an ninh trên địa bàn xã;
- Xây dựng kế hoạch và thành lập lực lượng tuần tra canh gác;
- Xây dựng nội bộ lực lượng công an trong sạch, vững mạnh và thực hiện một số
nhiệm vụ khác do cấp ủy Đảng, UBND xã, công an cấp trên giao;
2.2.2.4. Ban Tài chính - Kế toán.
- Xây dựng dự toán thu chi ngân sách Nhà nước, quyết toán ngân sách, kiểm
tra hoạt động tài chính khác của xã;
- Thực hiện quản lý các dự toán đầu tư xây dựng cơ bản, tài sản công;
- Tham mưu cho UBND xã trong khai thác nguồn thu;
- Kiểm tra các hoạt động tài chính ngân sách theo đúng quy định, tổ chức
thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên;
- Thực hiện chia tiền theo lệnh chuẩn chi;
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngân sách ở địa phương;

- Quản lý các diện tích khoán, đấu thầu, xây dựng kế hoạch thu, chi các loại
quỹ thuộc ngân sách quản lý;
- Báo cáo tài chính ngân sách đúng theo quy định.
2.2.2.5. Ban Tư pháp - Hộ tịch.
- Giúp UBND quản lý Nhà nước về công việc tư pháp;
- Giúp UBND soạn thảo ban hành các văn bản quy phạm pháp luật;
- Thực hiện việc phổ biến giáo dục pháp luật trong nhân dân;
- Thực hiện việc đăng ký quản lý hộ tịch, quản lý lý lịch tư pháp, thống kê tư
pháp;
- Hướng dẫn hoạt động các tổ hòa giải;
- Tổ chức việc phối hợp thi hành án ở địa phương theo sự chỉ đạo của đội thi
hành án ;
- Thực hiện công chứng, chứng thực theo thẩm quyền.
2.2.2.6. Ban địa chính.
- Lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ mục kê toàn bộ
đất trong xã;
- Giúp UBND cấp xã hướng dẫn sử dụng, thẩm tra để xác nhận việc tổ
chức, hộ gia đình đăng ký đất ban đầu, thực hiện các quyền công dân liên quan tới
đất trên địa bàn xã;
- Thẩm tra, lập văn bản để UBND cấp xã trình UBND cấp trên quyết định
về giao đất, thu hồi đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với hộ gia
đình, cá nhân và tổ chức thực hiện quyết định đó;
- Thu thập tài liệu, số liệu về số lượng, chất lượng đất đai, tham gia xây
dựng, quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế
hoạch sử dụng đất đai đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt;
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê đất đai theo thời gian và mẫu quy định;
- Bảo quản hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính sổ địa
chính, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các loại sổ khác về đất đai;
- Tham mưu cho UBND cấp xã quản lý công tác xây dựng giám sát về kỹ
thuật trong việc xây dựng các công trình phúc lợi ở địa phương;

- Tuyên truyền giải thích, hòa giải tranh chấp về đất đai, tiếp nhận đơn thư
khiếu nại tố cáo của dân về đất đai;
- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp trên trong việc đo đạc, lập bản
đổ địa chính, bản đồ địa giới hành chính;
- Tham mưu tuyên truyền phổ biến về chính sách pháp luật đất đai.
2.2.2.7. Ban văn hóa- xã hội.
- Thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối, chính sách của Đảng và
Pháp luật của Nhà nước, tình hình kinh tế - chính trị ở địa phương;
- Quản lý về công tác giáo dục ở trường, ở địa phương;
- Lập chương trình, kế hoạch công tác văn hóa, văn nghệ, thông tin tuyên
truyền, công tác lao động, thương binh và xã hội trình UBND cấp xã và tổ chức
thực hiện chương trình kế hoạch đã được phê duyệt;
- Tổ chức các hoạt động TDTT, văn hóa văn nghệ quần chúng, bảo vệ các di
tích lịch sử văn hóa, danh lam thắng cảnh ở địa phương, điểm vui chơi giải trí và
xây dựng nếp sống văn minh, gia đình văn hóa;
- Thống kê dân số lao động, tình hình việc làm ngành nghề trên địa bàn, nắm
số lượng và tình hình các đối tượng hưởng chính sách lao động thương binh và xã
hội;
- Phối hợp với các đoàn thể trong việc chăm sóc, giúp đỡ các đối tượng chính
sách, quản lý nghĩa trang liệt sỹ, việc nuôi dưỡng chăm sóc các đối tượng xã hội
cộng đồng;
- Theo dõi thực hiện chương trình xóa đói giảm nghèo;
- Thực hiện sơ kết, tổng kết, báo cáo công tác văn hóa, văn nghệ, TDTT,
công tác lao động thương binh và xã hội ở xã.
2.2.2.8 Khuyến Nông
- giúp việc cho UBND xã về công tác khuyến nông và phát triển kinh tế trên
địa bàn xã.

II. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND xã Quân Bình
1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng UBND xã Quân Bình.
1.1.Chức năng:
Văn phòng UBND là một bộ phận giúp việc cho chủ tịch UBND trong quá
trình điều hành, lãnh đạo cơ quan với hai chức năng là tham mưu và hậu cần.
Tham mưu giúp UBND xã về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo,
quản lý, tổ chức lịch làm việc là bộ phận phục vụ trực tiếp các công việc hàng ngày
của các ban, ngành, tổ chức các buổi làm việc, hội họp các chuyến đi công tác
chuẩn bị tài liệu cho HĐND và UBND đảm bảo điều kiện làm việc cho Uỷ ban.
1.2. Nhiệm vụ:
Đối với chức năng tham mưu tổng hợp
Văn phòng UBND xã có một số nhiệm vụ cơ bản sau:
- Giúp lãnh đạo xây dựng các chương trình công tác 6 tháng, quý, tuần.
Thảo luận văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo gửi lên cấp trên.
- Theo dõi nắm tình hình các ban chức năng và báo cáo tiến độ thực hiện
Công việc cho chủ tịch UBND xã, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách, cấp giấy giới
thiệu, trả lời và giải quyết các đề nghị, kiến nghị của dân.
- Chuẩn bị tài liệu cần thiết trong các cuộc họp, hội nghị.
- Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý văn bản, tiếp
dân, làm công tác văn thư, đánh máy đề xuất các ý kiến giải quyết công việc hàng
ngày.
- Tổ chức điều hành các cuộc họp, hội nghị, ghi biên bản hội nghị.
- Quản lý Công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo
cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, Công chức cấp xã.
- Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của UBND xã.
- Giúp HĐND - UBND thực hiện nhiệm vụ công tác bầu đại biểu HĐND và
UBND theo quy định của pháp luật và công tác được giao.
1.3.Cơ cấu bộ máy hoạt động của Văn phòng UBND xã Quân Bình.

*Sơ đồ bộ máy hoạt động của Văn phòng UBND xã Quân Bình ( phụ lục2)


1.4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng.
* Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng ( phụ lục3).
Công tác tổ chức của Văn phòng được thực hiện một cách chặt chẽ và nghiêm
túc, cán bộ công chức thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Đi làm đúng giờ theo quy định của pháp lệnh cán bộ công chức và luật lao động
(ngày làm 08 tiếng) vào các ngày lễ tết, thứ bảy, chủ nhật được nghỉ.
Có 01 công chức Văn phòng HĐND - UBND
+ Phụ trách chung về mọi mặt hoạt động của HĐND - UBND và phụ trách
công tác thống kê.
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính
Văn phòng của UBND xã Quân Bình.
1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng.
1.1 Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc đảm bảo công tác hậu cần.
Văn phòng có vị trí hết sức quan trọng đối với UBND xã Quân Bình. Nhìn
chung công tác tham mưu tổng hợp, đảm bảo công tác hậu cần được thực hiện
tương đối tốt, Văn phòng luôn thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Hằng năm Văn
phòng đã tham mưu hàng trăm kế hoạch, báo cáo và các văn bản chỉ đạo, nhằm
ghóp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của UBND.
Văn phòng đã tổng hợp, xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan, đề
suất với lãnh đạo cách giải quyết và xử lý. Tham mưu trong việc xây dựng bộ máy
của Văn phòng, xây dựng quy chế hoạt động của cơ quan …Tiêu biểu là việc xây
dựng các quy chế như: Quy chế làm việc, quy chế hoạt động của UBND xã… góp
phần tích cực thực hiện thắng lợi toàn diện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội. Bên
cạnh đó Văn phòng vẫn còn một số hạn chế như:
- Công tác tham mưu tổng hợp có việc chưa kịp thời, không sát với tình hình
thực tế; sự phối kết hợp chưa được chặt chẽ làm chất lượng, hiệu quả chỉ đạo điều

hành của UBND xã:
- Chưa áp dụng được công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, do cán bộ
văn phòng còn thiếu kinh nghiệm trong việc sử dụng máy vi tính.


- Chưa xây dựng được quy chế công tác văn thư - lưu trữ riêng
- Các phòng ban chưa xây dựng được quy chế hoạt động riêng.
- Thực hiện cải cách hành chính còn chậm, hiệu quả thấp; đặc, Cơ sở vật
chất, trang thiết bị còn thiếu thốn, chưa đảm bảo điều kiện để phục vụ cũng như
nâng cao chất lượng tham mưu tổng hợp.
Ví dụ : Văn phòng có nhiệm vụ đảm bảo cơ sở vật chất cơ quan như máy
móc, phương tiện, bàn ghế,....
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ cơ quan. Ưu điểm, hạn chế.
Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng
theo định kỳ, được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như: Sau một
nhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng...
*Sơ đồ quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan và của từng đơn
vị (phụ lục 4)
* Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác:
- Xây dựng lịch công tác tuần: Thứ 2 đầu tuần chuyên viên tổng hợp xin lịch
công tác của Thường trực HĐND, Chủ tịch, phó chủ tịch, lãnh đạo Văn phòng
trong tuần đó, sao đó cán bộ tổng hợp gửi lại cho từng lãnh đạo.
- Kế hoạch công tác tháng là cụ thể hóa từng tháng, quý và những việc cần
bổ sung, điều chỉnh cần phải giải quyết trong tháng, chậm nhất là vào 22 hàng
tháng.Văn phòng HĐND - UBND tổng hợp xây dựng chậm nhất là vào ngày 25
hàng tháng và có trách nhiệm trình chủ tịch phê duyệt và thông báo cho UBND xã
biết để thực hiện.
- Chương trình công tác năm: Nhằm thống kê giải quyết công việc trong một
năm, Văn phòng HĐND và UBND xã tổng hợp dự kiến kế hoạch công tác năm gửi

đến cơ quan tham gia ý kiến. Sau 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận văn bản dự
thảo cơ quan được hỏi phải có ý kiến trả lời.
- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan; chủ trương
chung của cấp trên; đề nghị của phó Văn phòng; UBND xây dựng chương trình
công tác với trình tự: Các đơn vị thuộc chức năng trong cơ quan đăng ký công tác
cho Văn phòng, Văn phòng tổng hợp thành chương trình công tác chung cho toàn


cơ quan. Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, hoàn chỉnh bản dự thảo lần
cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, sau đó gửi đến các thành viên của
UBND, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc ủy ban xã, thị trấn biết được để thực
hiện.
1.3. Sơ đồ hóa tổ chức một hội nghị của UBND xã Quân Bình.
* Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của cơ quan (phụ lục 5).
* Công tác tổ chức hội nghị:
- Tổ chức chuẩn bị hội nghị: Văn phòng chuẩn bị giấy mời, các văn bản
phục vụ hội nghị (đánh máy, nhân bản, ghép bộ tài liệu).
- Trong quá trình diễn ra hội nghị: Văn phòng tiếp đón đại biểu (ghi danh
sách, phát tài liệu...); tổ chức hội nghị (giới thiệu đại biểu và tuyên bố lý do); làm
công tác hậu cần (giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tiến trình hội nghị và thường
trực ngoài hội trường; ghi biên bản hội nghị ).
Kết thúc hội nghị: Văn phòng phục vụ sau hội nghị (hoàn tất hồ sơ hội nghị,
quyết toán kinh phí ).
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
* Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (phụ lục 6)
* Quy trình chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo
- Trước khi lãnh đạo đi công tác: Văn phòng phải xác định mục đích, nội
dung, yêu cầu của chuyến đi công tác, xây dựng kế hoạch cho chuyến đi công tác,
thành lập đoàn đi công tác, thông báo cho các đơn vị về thời gian lãnh đạo đicông
tác và hoàn tất các văn bản giấy tờ trình lãnh đạo ký, hoàn tất các văn bản ủy

quyền, thu thập tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác, chuẩn bị kinh phí, giấy
đề nghị tạm ứng, chỗ ăn, chỗ ở, phương tiện đi lại...vv.
-Trong khi lãnh đạo đi công tác: Văn phòng phải giữ chế độ liên lạc với lãnh
đạo, báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan cho lãnh đạo, và giải quyết các vấn
đề phát sinh.
- Sau khi lãnh đạo đi công tác: Báo cáo kết quả chuyến đi công tác, thu thập
thông tin, , hoàn tất các văn bản giấy tờ, quyết toán kinh phí.


1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức Nhà
nước về văn hóa công sở của cơ quan.
Qua thời gian thực tập tại UBND xã Quân Bình, nhìn một cách tổng thể thì
việc triển khai thực hiện nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở của UBND xã
tương đối tốt. Các cán bộ đã có ý thức được văn hóa công sở là một nét đẹp sang
trọng tại cơ quan nhằm tôn vinh người cán bộ cơ quan. Việc thực hiện trang phục
đảm bảo tính trang nghiêm. Phong cách ứng sử chuẩn mực phù hợp với nét đẹp
văn hóa truyền thống của con người Việt Nam.
+ Cán bộ, nhân viên đều chấp hành tương đối tốt mọi nội quy, quy định của
cơ quan và từng nơi làm việc. Việc treo quốc kỳ được thực hiện tương đối tốt và
theo đúng quy định.
+ Biển của cơ quan thực hiện đúng quy định, chẳng hạn như: Phòng làm
việc có ghi biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh cán bộ, CC - VC.
+ Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp,
khoa học, hợp lý.
Tuy nhiên, công tác triển khai và thực hiện nghi thức Nhà nước về văn hóa
công sở của cơ quan vẫn còn một số hạn chế như:
+ Trang phục của cán bộ khi đi làm vẫn không đồng nhất,( ví dụ như vẫn có
tình trạng đi dép lê tới cơ quan, quần áo thì mặc chưa đúng với quy định...)
+ Việc đeo thẻ đi làm của cán bộ công chức không thường xuyên.
+Một số cán bộ trong cơ quan vẫn đi làm không đúng giờ quy định (đi làm

muộn hơn so với thời gian quy định).
+ Khi ra vào cơ quan không cần xuất trình giấy tờ, vần còn tình trạng đi xe
trong cơ quan.
+ Một số cán bộ sử dụng điện thoại vào việc riêng nhiều hơn việc công.
+ Tiếp dân chưa nhiệt tình cho lắm, (vẫn còn tình trạng quan liêu...)
1.6. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan: nhận xét ưu,
nhược điểm của mô hình Văn phòng.
* Văn phòng giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức. để việc giải quyết công việc được nhanh chóng và chính xác vì vậy mà


chúng ta phải xây dựng Văn phòng phải xây dựng mô hình Văn phòng hợp lý cho
cơ quan.
Ở Việt Nam hiện nay tồn tại hai loại mô hình Văn phòng: Văn phòng truyền
thống và Văn phòng hiện đại. Mỗi loại có những ưu điểm, nhược điểm riêng để
đáp ứng từng môi trường làm việc cụ thể.
Mô hình Văn phòng truyền thống là một loại Văn phòng phổ biến và được
sử dụng từ rất lâu. Tuy nhiên cùng với sự phát triển của xã hội hiện tại mô hình
Văn phòng kiểu mới, đã được áp dụng phổ biến ở các Văn phòng trên thế giới.
Bố trí phòng làm việc là một công việc đòi hỏi khoa học và sáng tạo, việc bố
trí, sắp xếp phòng làm việc ảnh hưởng rất lớn đến năn suất, chất lượng, hiệu quả
công việc và con người làm việc trong đó.
Tùy vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phòng làm
việc được sắp xếp, bài trí, trang bị đồ dùng khác nhau.
Văn phòng của cơ quan được bố trí ở tầng 1. Bên trong được trang bị các đồ
dùng, vật phẩm cần thiết: máy điều hòa, máy tính, máy in, máy phô tô, bàn làm
việc, bàn tiếp khách… Các phòng chức năng khác được bố trí ngay sát Văn phòng
để thuận tiện cho việc trao đổi công việc.
Hiện nay, Văn phòng UBND xã Quân Bình được trang bị một số trang thiết
bị như: 08 máy vi tính, 01 máy phô tô, 03 máy in, 03 máy điện thoại,

Qua thời gian thực tập ở Văn phòng HĐND&UBND xã em đã nhận thấy
một số ưu điểm và nhược điểm trong cách bố trí phòng làm việc của UBND xã
Quân Bình như sau:
* Ưu điểm:
- Với mô hình Văn phòng hiện đại này sẽ mang lại cho cơ quan những điều
kiện làm việc tốt nhất.
- Các phòng làm việc được bố trí tập trung ở tầng 1 tạo điều kiện thuận lợi
cho việc đi lại, trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với nhân viên. Mỗi phòng làm việc
đều được trang bị những trang thiết bị, đem lại hiệu quả làm việc cao.
- UBND xã mới được xây dựng lại nên cơ sở vật chất hạ tầng tương đối đầy
đủ.


- Các trang thiết bị được sắp đặt khoa học và phù hợp tạo điều kiện tốt nhất
cho cán bộ Văn phòng khi làm việc.
* Nhược điểm:
- Do UBND xã Quân Bình mới được nâng cấp nên một số phòng vẫn chưa
có đủ trang thiết bị gầy ảnh hưởng đến việc xử lý thông tin giữa các phòng ban vì
vậy hiệu quả công việc chưa cao.
- Cán bộ văn phòng chưa có kinh nghiệm trong công việc, nên xử lý công
việc chưa khoa học.
- Chưa bố chí được phòng văn thư riêng nên việc dò rỉ thông tin là rất cao
- Quản lý con dấu còn chưa đúng với quy định, đôi khi không phải cán bộ
văn thư nhưng vẫn tự ý đóng dâu.
- Do không có cán bộ văn thư nên cán bộ văn phòng kiêm luôn văn thư nên
hiệu quả công việc không đạt hiệu quả cao.
- Mặc dù có thẻ đeo nhưng cán bộ trong cơ quan vẫn còn chưa thực hiện
đúng quy định…
* Các biện pháp hiện đại hóa Văn phòng.
Cùng với sự phát triền của khoa học, đặc biệt đối với các thành tựu của công

nghệ thông tin, điện tử viễn thông. UBND xã Quân Bình cũng đã bắt nhịp với sự
phát triển đó, vấn đề hiện đại hóa Văn phòng được UBND xã tiến hành đồng thời
với hiện đại hóa tri thức con người và trang thiết bị máy móc hiện đại để hỗ trợ
cho công tác Văn phòng. Ngoài ra UBND xã đã tập trung vào hiện đại hóa các
mặt:
* Hiện đại hóa con người: con người là yếu tố căn bản nhất, trong mọi hoạt
động giải quyết công vệc và sử dụng trang thiết bị cũng như ứng dụng công nghệ
thông tin.
- Thường xuyên trau dồi, học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ
cũng như sử dụng các phương tiện tiên tiến hiện đại.
* Hiện đại hóa máy móc:
- Trang thiết bị là phương tiện hỗ trợ đắc lực cho con người đạt năng suất
lao động tối đa.


- Luôn luôn đầu tư các trang thiết bị máy móc, thiết bị Văn phòng, máy tính,
máy in, máy điện thoại, máy fax…tạo thuận lợi cho việc giải quyết công việc được
nhanh chóng, hiệu quả. Đầu tư trang thiết bị máy móc mới, tân tiến, phù hợp với
hoàn cảnh Công việc và khả năng tài chính không lãng phí tiền của Nhà nước, ví
dụ: Mua máy không dùng đến hoặc không dùng hết tính năng.
- Trang thiết bị luôn được bảo quản, bảo dưỡng, tramg thiết bị sử dụng liên
kế được với nhau để tận dụng tối đa tính năng. Ví dụ: Máy in nối với máy tính,
máy scan nối trực tiếp với máy tính…
* Hiện đại các nghiệp vụ Văn phòng: Khi có trang thiết bị hiện đại được
trang bị cho Văn phòng thì nghiệp vụ Hành chính Văn phòng vẫn được thực hiện
một cách chính xác, bài bản đảm bảo khoa học.
* Các bố trí phòng làm việc của Văn phòng: Văn phòng ở vị trí tầng 1 nên
tiện cho việc giải quyết công việc.
- Thiết kế theo mô hình khép kín với nhiều phòng làm việc, các phòng có
cửa cách âm để giảm thiểu tiếng ồn.

- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 vào hoạt động của
Văn phòng.
2.Khảo sát về công tác văn thư.
2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức VT-LT của UBND xã Quân Bình .
Tuy công tác văn thư liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận và cán bộ, viên
chức trong cơ quan, nhưng nói chung bất cứ nơi nào cũng cần có văn thư chuyên
trách. Điều khác biệt là về hình thức tổ chức văn thư có thể không giống nhau giữa
các cơ quan. Hình thức tổ chức là cách thức tổ chức các đơn vị, bộ phận hoặc cán
bộ chuyên trách để thực hiện một số khâu của công tác văn thư mang tính nghiệp
vụ thuần túy như tiếp nhận, vào sổ, chuyển giao, đánh máy, … Vì vậy công tác văn
thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động của lãnh
đạo quản lý, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức.
Nội dung công tác văn thư bao gồm:
Xây dựng văn bản.
-Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản


đến, nộp hồ sơ hiện hành và lưu nộp vào lưu trữ cơ quan.
-Quản lý và sử dụng con dấu.
Về hình thức công tác văn thư, các cơ quan đơn vị căn cứ vào pham vị hoạt
động và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình để lựa chọn hình thức tổ chức
công tác văn thư phù hợp. Ở nước ta hiện nay có các hình thức tổ chứccông tác văn
thư như: Văn thư tập trung, và văn thư hỗn hợp .
Trong quá trình thực tập, em thấy UBND xã Quân Bình chưa áp dụng được
hình thức tổ chức công tác văn thư tập trung nghĩa là việc soạn thảo, giải quyết văn
bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu khác của công tác văn thư đều tập trung vào
một đầu mối: Văn phòng của cơ quan. Còn các đơn vị tổ chức khác của cơ quan
không bố trí bộ phận, cán bộ chuyên trách hay kiêm nhiệm về công tác Văn thư.
* Nhận xét ưu, nhược điểm:
Ở UBND xã Quân Bình, do tính chất công việc và nhiệm vụ công tác

chuyên môn không phức tạp, số lượng văn bản không nhiều, địa điểm làm việc tập
trung .
Ưu điểm: Với hình thức tổ chức công tác Văn thư tập trung sẽ giảm bớt được
các thủ tục, tiết kiệm nhân lực và nâng cao hiệu suất công tác. Việc tìm kiếm văn bản
giấy tờ tập trung vào một đầu mối nên việc tìm kiếm sẽ mất ít thời gian.
Nhược điểm:
Công việc chồng chéo, giải quyết công việc chưa được nhanh cho lắm, cơ
quan không có kho lưu trữ vì vậy công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
không được quy định.
Không có cán bộ văn thư nên chưa đảm bảo công tác văn thư trong cơ quan.
2.2. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của UBND xã Quân Bình.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội
các đơn vị vũ trang các văn bản hình thành củacông tác Văn thư là phương tiện
thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của công tác Văn thư đối với hoạt động


quản lý nói riêng và hoạt động của toàn cơ quan nói chung, lãnh đạo UBND xã
Quân Bình đã quan tâm và có các biện pháp chỉ đạo phù hợp để thúc đẩy sự phát
triển của công tác văn thư.
Sự chỉ đạo thể hiện qua các hình thức sau đây:
- Phổ biến, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư
cho cán bộ văn phòng kiêm nhiệm.
Hoạt động phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ về văn thư luôn được chú trọng trong công tác Văn thư của UBND xã
Quân Bình. Lãnh đạo Văn phòng luôn có ý thức cập nhật và phổ biến các văn bản
mới của Nhà nước quy định về công tác Văn thư. Thời gian vừa qua, lãnh đạo cơ
quan đã tiến hành phổ biến một số văn bản mới, đặc biệt là Nghị định 09/2010/NĐ CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi một số điều của

Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác
văn thư và Thông tư 01/2012/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Bên cạnh hoạt động phổ biến, tuyên truyền các văn bản quy phạm pháp luật
của Nhà nước về công tác văn thư, lãnh đạo cơ quan cũng chú trọng đến việc xin ý
kiến chỉ đạo cấp huyện trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công
tác văn thư của cơ quan mình.
Năm 2008 UBND xã Quân Bình đã ban hành Công văn số 107/UBND-VP
ngày 08 tháng 9 năm 2008 về việc hưỡng dẫn kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính của UBND xã Quân Bình.
- Tổ chức kiểm tra và tập huấn các nghiệp vụ công tác văn thư.
Hoạt động kiểm tra công tác văn thư của các đơn vị thuộc UBND được tiến
hành hàng năm. Văn phòng UBND xã là đơn vị có trách nhiệm tổ chức kiểm tra và
báo cáo kết quả kiểm tra hàng năm với Lãnh đạo, trong đó lãnh đạo Văn phòng là
người trực tiếp chỉ đạo kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện công tác văn thư
của toàn cơ quan.
3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Công tác lưu trữ của cơ chưa được chú trọng về các mặt như: công tác thu
thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chính lý tài liệu lưu trữ,
- Chưa kiểm tra định kỳ các phòng, ban chuyên môn trong công tác lưu trữ.