Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại HĐND UBND QUẬN NAM từ LIÊM

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............3
CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ HĐND& UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM. .3
1. Giới thiệu Khái quát sự hình thành và Phát triển của quận Nam Từ Liêm:....................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Nam Từ Liêm.. .4
2.1. Chức năng của UBND quận Nam Từ Liêm. ...............................................................4
3. Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Nam Từ Liêm..........................................................5

CHƯƠNG II: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG HĐND&UBND QUẬN
NAM TỪ LIÊM.................................................................................................10
1. Chức năng.....................................................................................................................10
2. Nhiệm vụ......................................................................................................................10
3. Quyền hạn.....................................................................................................................11
4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng......................................................................................11

CHƯƠNG III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT
HỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN........17
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng ......................................................................17
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp,
giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
............................................................17
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan
...........................................................................................................................................19
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Nam Từ Liêm, Hồ sơ hội

nghị....................................................................................................................................21
1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo ..................................21
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa
công sở của UBND quận Nam Từ Liêm...........................................................................23
2. Khảo sát công tác văn thư............................................................................................25
2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư của UBND quận Nam Từ Liêm...........25
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư của cơ quan;...................................................................................27
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ:.................................................29

PHẦN II: CHUYẾN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH ........31
1.giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.. .31
2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan.........................................31
3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở ” của UBND quận Nam Từ Liêm......................48
4. Xây dưng quy trình tổ chức hội nghị cho cơ quan........................................................54
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan....................................................56
6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND&UBND quận...............................57

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐÊ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................58
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn
phòng của UBND quận Nam Từ Liêm............................................................................58

Sinh viên: Hoàng Thị Nga
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.Ưu điểm..........................................................................................................................58
2.Nhược điểm:...................................................................................................................60
II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm............62
III . Kiến nghị....................................................................................................................64

LỜI CẢM ƠN....................................................................................................65
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Sinh viên: Hoàng Thị Nga
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời kỳ đổi mới đất nước công cuộc cải cánh nền hành chính quốc
gia thì việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng đã góp phần quan trọng
không thế thiếu trong công cuộc đổi mới và phát triển đất nước
Trong bối cảnh đó, con người là yếu tố trung tâm quyết định đến sự thành
công hay thất bại, hay nói cách khác trình độ đội ngũ cán bộ công chức hành
chính Nhà nước ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của bộ
máy nhà nước từ Trung ương đến cơ sở . Bởi vậy, để thực hiện được mong
muốn ấy chúng ta phải nâng cao hơn nữa trình độ đội ngũ cán bộ, công chức để
họ vừa chuyên nghiệp, thành thạo trong công việc, nắm bắt kịp thời với sự thay
đổi của xã hội, vừa phải có thái độ giao tiếp tận tình, lịch sự, có ý thức cộng
đồng, trách nhiệm trong công việc cũng như trong các quan hệ giao tiếp hàng
ngày.

Chính từ yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trường công
nghệ của thời đại thông tin khiến văn phòng trở thành một bộ phận quan trọng
không thể thiếu của mỗi cơ quan tổ chức .Do vậy văn phòng phải có ý thức đi
trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới văn phòng để
làm được điều này trong sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có sự quan tâm đàu
tư hơn nữa của Đảng và Nhà nước giúp cho Văn phòng có thể phát huy hết tiềm
năng thế mạnh của mình
Với chức năng nhiệm vụ của mình Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là ngôi
trường đào tạo công tác hành chính với các ngành học phong phú như: Văn thư
lưu trữ, tin học, quản trị nhân lực.. đặc biệt là chuyên ngành quản trị văn phòng
là ngành rất cần thiết của xã hội hiện đại phục vụ nguồn lực trong quá trình hội
nhập của đất nước. Sau khi tuyển sinh đào tạo nghiệp vụ Hành chính văn phòng
nhằm đáp ứng nguồn lực có trình độ cao về nghiệp vụ văn phòng nên khi hoàn
thành xong chương trương trình đào tạo trên ghế nhà trường lớp quản trị văn
phòng k7c được nhà trường tạo điều kiện để sinh viên mang kiến thức đã học áp
dụng vào thực tế song song với đó Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm đên sự
phát triển toàn diện của ngành Giáo dục.
Đợt thực tập tốt nghiệp này là cơ hội tốt cho sinh viên vận dụng các kỹ
nằng thực hành cơ bản vào nghiệp vụ chuyên môn của mình, học hỏi được nhiều
kinh nghiệm thực tế nâng cao năng lực của bản thân; Thực tập tốt nghiệp là một
môn học thực tiễn bất cứ ngành học nào cũng phải có; Giúp sinh viên làm quen
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

1
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

với thực tế công việc, vậy nên sinh viên phải vận dụng tư duy, những kiến thức
đã học trên ghế nhà trường để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình . Qua đợt thực
tập sinh viên có thể kiểm chứng lại những gì đã học ơ trường và biết cách áp
dụng những kiến thức đó vào công việc thực tế một cách nhuần nhuyễn, tích lũy
những kinh nghiệm để phục vụ cho công việc về sau và phát huy tính linh hoat,
sáng tạo sự nhạy bến đối với những tình huống có thể xảy xa. Đồng thời, qua
quá trình thực tập nhà trường có thể đánh giá được năng lực thực sự của sinh
viên trong quá trinh học tập và giải quyết công việc thực tế
Nhờ kỳ thực tập cuối khoá 2012 - 2015 của nhà trường và khoa Quản trị
Văn phòng, sự giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi của HĐND - UBND quận
Nam Từ Liêm em được thực tập tại Bộ phận một cửa thuộc Văn phòng HĐND –
UBND quận Nam Từ Liêm Thời gian từ ngày 09 tháng 03 năm 2015 đến hết
ngày 29 tháng 04 năm 2015
Qua đây, em xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo khoa Quản Trị
văn phòng, đã quan tâm và giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập và thực tập
tại trường. Em xin trân trọng cảm ơn đến chú Nguyễn Quang Diên - phó Chánh
văn phòng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm đã tạo điều kiện cho em được
tham gia thực tập, cảm ơn 02 chị Trần Thanh Thủy và Nguyễn Thị Thanh Tuyền
đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin về UBND
để em hoàn thành tốt bài báo cáo của mình, đó cũng là một phần hành trang nhỏ
giúp cho em trong công việc sau khi ra trường.
Do thời gian và kiến thức có hạn, bản thân lại chưa có nhiều kinh nghiệm
từ công việc thực tế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em
rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy giáo, cô giáo cùng các cán bộ
trong UBND để bài báo cáo của em được phong phú về lý luận và phù hợp với
thực tiễn hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà nội, ngày 02 Tháng 05năm 2015
SINH VIÊN

Hoàng Thị Nga
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

2
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ HĐND& UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM.
1. Giới thiệu Khái quát sự hình thành và Phát triển của quận Nam
Từ Liêm:
Quận Nam Từ Liêm được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày
27/12/2013 của Chính phủ về điều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để
thành lập 02 quận và 23 phường thuộc Thành phố Hà Nội.
Quận Nam Từ Liêm được thành lập trên cơ sở toàn bộ diện tích tự nhiên
và dân số của các xã: Mễ Trì, Mỹ Đình, Trung Văn, Tây Mỗ, Đại Mỗ; một phần
diện tích và dân số xã Xuân Phương (phía nam Quốc lộ 32); một phần diện tích
và dân số thị trấn Cầu Diễn (phía nam Quốc lộ 32 và phía đông Sông
Nhuệ).Quận Nam Từ Liêm có diện tích tự nhiên là 3.227,36 ha, dân số 232.894
người.
- Địa giới hành chính quận Nam Từ Liêm:
- Phía đông giáp quận Thanh Xuân và Cầu Giấy;
- Phía tây giáp huyện Hoài Đức;
- Phía nam giáp quận Hà Đông;
- Phía bắc giáo quận Bắc Từ Liêm.

Theo quy hoạch chung Thủ đô Hà Nội đến 2030, tầm nhìn 2050, quận Nam
Từ Liêm là một trong những đô thị lõi, là trung tâm hành chính, dịch vụ, thương
mại của Thủ đô Hà Nội; Quận Nam Từ Liêm có nhiều công trình kiến trúc hiện
đại và quan trọng của Quốc gia và Thủ đô Hà Nội. Quận cũng là địa phương có
tốc độ đô thị hóa nhanh và mạnh mẽ trong các quận, huyện thuộc Thành phố,
với nhiều dự án trọng điểm đã và đang được triển khai.
Là một phần của vùng đất Từ Liêm quận Nam Từ Liêm có truyền thống lịch
sử, văn hóa lâu đời, mang đặc trưng của nền văn minh sông Hồng rực rỡ và gắn
liền với những thăng trầm lịch sử của đất Thăng Long – Hà Nội ngàn năm văn
hiến.
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

3
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhân dân Từ Liêm nói chung, nhân dân quận Nam Từ Liêm nói riêng có
lòng yêu nước nồng nàn, bản chất cần cù, sáng tạo, trong lịch sử luôn có những
đóng góp quan trọng trong sự nghiệp đấu tranh giải phóng dân tộc, bảo vệ Thủ
đô, đất nước.
Phát huy những truyền thống tốt đẹp đó, Đảng bộ, chính quyền và các tầng
lớp nhân dân quận Nam Từ Liêm đang vững bước trên con đường công nghiệp
hóa, hiện đại hóa, từng bước xây dựng quê hương trở thành đô thị văn minh,
giàu đẹp, tiếp tục có những đóng góp quan trọng cho sự nghiệp chung của Thủ
đô Hà Nội và đất nước.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND

quận Nam Từ Liêm.
2.1. Chức năng của UBND quận Nam Từ Liêm.
UBND quận Nam Từ Liêm là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa
phương, quản lý phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh,
Nghị quyết của HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế,
Chính trị,
UBND quận Nam Từ Liêm do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp
hành của HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên, an ninh, xã hội,
quốc phòng cụ thê như sau:
- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp,Nông nghiệp,Lâm nghiệp, Thương
nghiệp, Văn Hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;
- Thu chi ngân sách của địa phương;
- Tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành Hiến pháp,
Luật,
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công
dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Công tác thi hành án, giải quyết đơn Thư khiếu nại.
UBND quận Nam Từ Liêm do Hội đồng nhân dân quận Nam Từ Liêm
bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan Hành chính
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

4
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước cơ quan cùng cấp và cơ quan
Nhà nước cấp trên. UBND quận Nam từ Liêm thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước trên địa bàn quận Nam từ Liêm, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý
thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, là cơ
quan chấp hành, phục vụ giải quyết các thủ tục hành chính cho nhân dân quận
Nam Từ Liêm.
2.1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Nam Từ Liêm.
UBND quận Nam Từ Liêm làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
tập thể Lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Nam Từ Liêm có nhiệm vụ
chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng,
quý, năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản
lý Nhà nước. UBND quận Nam Từ Liêm thực hiện nhiệm vụ của mình Theo
Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh,
quốc phòng, quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch
đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp
thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện
pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND quận về kinh tế, xã hội, an ninh, quốc
phòng, thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBND
quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Nam Từ Liêm.

Sinh viên: Hoàng Thị Nga

5
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Nam Từ Liêm gồm có: 01 Chủ tịch, 03
Phó Chủ tịch và 12 phòng, ban tham mưu giúp việc.
UBND quận Nam Từ Liêm là Cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước,
thực hiện nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ
chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003. Bộ máy UBND quận Nam Từ Liêm
là toàn bộ hệ thống các thành viên, các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực
tuyến. Mỗi thành viên của UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân về phần công
tác được phân công trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận; cùng các
thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể và hoạt động của UBND quận trước
Thành ủy, HĐND và UBND Thành phố, Quận ủy, HĐND quận Nam Từ Liêm
và cơ quan Nhà nước cấp trên.
a) Chủ Tịch UBND quận Nam Từ Liêm: (Đ/c Nguyễn Văn Tứ).
Chủ tịch UBND là người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điều hành và chịu trách
nhiệm toàn diện các mặt hoạt động của UBND quận trước UBND Thành phố Hà
Nội, Quận uỷ và HĐND quận và thực hiện các nhiệm vụ theo Quy chế làm việc
của UBND quận Nam Từ Liêm
Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện các
nhiệm vụ, chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội của quận; Chỉ đạo chung công tác
lập dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho các đơn vị, Uỷ ban nhân dân các
Phường để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh;

Chỉ đạo công tác quy hoạch xây dựng, giới thiệu địa điểm xây dựng các
dự án trên địa bàn quận;
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Nội chính, An ninh Quốc phòng, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội, địa giới hành chính, đối ngoại,
công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công tác thi đua - khen thưởng, chương trình
công tác của UBND quận, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại
- tố cáo của công dân;
Đảm bảo mối quan hệ phối hợp giữa UBND quận với Quận uỷ, Thường
trực HĐND quận;
Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng thi đua - khen thưởng, Chủ
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

6
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự... Trưởng các Ban chỉ đạo khác được thành lập
theo chương trình kế hoạch công tác thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;
Trực tiếp theo dõi chỉ đạo các đơn vị; ban chỉ huy quân sự, Công an quận,
Phòng Nội vụ phòng Tài chính - Kế toán thanh tra quân phường cầu diễn
Trực tiếp ký các văn bản
Xử lý công việc có liên quan đến: Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân
Quận;
Là chủ tài khoản thu - chi ngân sách quận Nam Từ Liêm.
Các Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận.
Giúp việc cho Chủ tịch la 03 phó chủ tịch, mỗi phó chủ tịch được giao
nhiệm vụ quản lý các lĩnh vực nhất định.

b. phó chủ tịch UBND quận ( Đ/c Nguyễn Thành Long)
Phụ trách các phòng, Cơ quan, đơn vị, Giáo dục và đao tạo, Tư pháp, Y
tế, Văn hóa và thông tin Lao động thương binh và xã hội,Trung tâm văn hóa,
Trung tâm thể dục thể thao, Trung tâm hướng nghiệp và dạy nghề,Chị cục thi
hành an dân sự, Bảo hiểm xã hội, Trung tâm y tế, Trung tâm kế hoạch hóa gia
đình, Các trường trung học cơ sở, tiểu học mầm non, ngân hàng chính sách xã
hội và các tổ chức xã hội, nghề nghiệp, Phường Mỹ Đình 2, Trưởng ban chỉ đạo
Công nghệ thông tin, Chủ tịch Hội đồng Giáo dục quốc phòng an ninh, Trưởng
ban chỉ đạo 62, Trưởng ban quân – dân – y.
C. Phó chủ tịch UBND quận (Đ/c Nguyễn Trọng Lương)
Phụ trách và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, tập thể UBND và HĐND
quận về quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Tài chính ngân sách, tổ chức thực
hiện ngân sách đia phương; Hướng dẫn kiểm tra UBND phường xây dựng và
thực hiện ngân sách và kiềm tra nghị quyết của HĐND phường về thực hiện
ngân sách địa phương, quyết toàn ngân sách địa phương theo quy định của pháp
luật, Dịch vụ - Thương mại, Công nghệ, Quản lý các tổ chức kinh tế, ngưới sản
xuất kinh doanh, Nông nghiệp, Thủy lợi, Công nghiệp,Tiểu thủ công nghiệp và
làng nghề; Thương mại, dịch vụ và du lịch; Khoa học công nghệ.
Phụ trách các phòng, Cơ quan, đơn vị: Phòng kinh tế, Kho bạc, Chi cục
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

7
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thuế, chi cục thông kê, Đội quản lý thị trường, ban quản lý dự án, Ban quản lý

Chợ, Ngân hàng phường Xuân Phương, Phú Đô: Chủ tich Hội đồng Khoa học
của quận, Trưởng ban chỉ đạo công tác phòng không nhân dân, Trưởng ban chỉ
huy tìm kiếm cứu nại.
D. Phó chủ tịch UBND quận (Đ/c NguyễnTrường Sơn)
Được phân công phụ trách và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, tập thể
UBND và HĐND quận về quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Đô thị và nhà ở
Quy hoạch chị tiết và quy hoạch tổng măt bằng các dự án đầu tư trên địa bàn
quận mà UBND quận được phân cấp hoach ủy quyền phê duyệt, Giao thông vận
tải, Đất đại, Nguyên Mội trường.
Tổ trưởng tổ công tác liên ngành về xử lý vi phạm đất đai và trật tự xây
dựng
Phụ trách các phòng, cơ quan, đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND, Phòng
quản lý đô thị, Đội thanh tra xây dưng quận, Trung tâm phát triển quỹ đất, Ban
bồi

thường giải phóng mặt bằng, Đội Thanh tra giao thông vân tải, phường

Phương Canh, Tây Mỗ
Giúp việc cho Chủ tịch còn có 04 uỷ viên Uỷ ban nhân dân Gồm:
•
•
•
•

Đ/c Trần Quang Trọng Phụ trách phường Mễ Trì, Trung Văn.
Đ/c Nguyễn Văn Long Phụ trách phường Mỹ Đình 1
Đ/c Hồ Văn Chính Phụ trách phường Đại Mỗ
Đ/c Nguyên Trung Nghĩa
Các phòng, ban chuyên môn:
Giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch có 12 Phòng, ban chuyên môn trực

thuộc UBND quận, hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của mình.
1. Văn phòng HĐND & UBND Quận.
2. Phòng Nội vụ.
3. Phòng Thanh tra.
4. Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.
5. Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao.
6. Phòng Kinh tế.
7. Phòng Giáo dục và Đào tạo.
Sinh viên: Hoàng Thị Nga
8
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

8. Phòng Quản lý - Đô thị.
9. Phòng Tư pháp.
10. Phòng Tài chính - Kế hoạch.
11. Phòng Y tế
12. Phòng Tài nguyên và Môi trường.
Ngoài ra, còn có 6 Đoàn thể chính trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ,
Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động; Bên
cạnh đó, còn có các đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án,
Đội thanh tra Giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm
sát nhân dân, Toà án nhân dân
(Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận phụ lục 1)

Sinh viên: Hoàng Thị Nga

9
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG HĐND&UBND QUẬN
NAM TỪ LIÊM
1. Chức năng.
Văn phòng HĐND và UBND quận Nam Từ Liêm đơn vị chuyên môn trực
thuộc UBND quận Nam Từ Liêm, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế
và công tác của UBND quận Nam Từ Liêm, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra,
hướng dẫn của Văn phòng HĐND và UBND Thành phố Hà Nội.
Văn phòng HĐND và UBND quận Nam Từ Liêm thực hiện các chức
năng chung của Văn phòng là chức năng tham mưu - tổng hợp và chức năng hậu
cần.
Tham mưu tổng hợp: Là chức năng nghiên cứu, đề xuất tham mưu tổng
hợp cho lãnh đạo UBND quận điều hành công việc có hiệu quả. Chức năng này
được thể hiện thông qua việc xây dựng chương trình làm việc cho UBND, chuẩn
bị báo cáo, đề án... Tham gia ý kiến về nội dung và hình thức trong quá trình
soạn thảo văn bản, Tổ chức thống nhất ban hành văn bản của cơ quan, quản lý
công tác văn thư - lưu trữ...
Hậu cần: Là chức năng cung ứng những điều kiện về cơ sở vật chất phục
vụ cho quá trình hoạt động của UBND quận, nhằm đạt hiệu quả cao trong hoạt
động của cơ quan.
2. Nhiệm vụ.

Văn phòng HĐND và UBND quận giúp Chủ tịch xây dựng chương trình
kế hoạch công tác tuần, tháng, quý cho lãnh đạo UBND quận;
Thu thập xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban, UBND các phường
chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBND quận.
Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất theo sự chỉ đạo
của HĐND - UBND quận.
Soạn thảo và ban hành các văn bản quản lý theo sự chỉ đạo của lãnh đạo,
theo dõi đôn đốc, kiểm tra văn bản chỉ đạo của UBND quận.
Tham mưu cho về công tác dân vận trên địa bàn quận; Tổ chức việc tiếp
dân, tiếp nhận đơn thư khiếu nại tố cáo của nhân dân gửi đến UBND quận;
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

10
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổ chức, chuẩn bị cho các cuộc hội họp và các hoạt động khác của HĐND và
UBND;
Quản lý mọi mặt tổ chức cán bộ công chức, công tác bảo vệ nội bộ, xây
dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiệp vụ;
Quản lý chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của UBND;
Phối hợp với các phòng ban chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo xây
dựng các quy chế hoạt động của cơ quan;
Nghiên cứu, phân loại, kiểm tra đề xuất và giải quyết các công việc hàng
ngày cho lãnh đạo;
Đảm bảo đầy đủ cơ vật chất, kỹ thuật và phương tiện làm việc cho hoạt

động của cơ quan;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận giao.
3. Quyền hạn.
Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận và
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Được tham dự các cuộc họp của HĐND và UBND quận, UBND các
phường có liên quan đên chức năng nhiệm vụ của văn phòng;
Kiểm tra đôn đốc các phòng, ban chuyên môn cơ quan thuộc UBND quận
và UBND các phường thực hiện chương trình kế hoạch công tác của UBND
quận thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ Thường trục HĐND, lãnh đạo
UBND quận giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định
của pháp luật
4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Văn phòng UBND quận Nam Từ Liêm làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp
cho UBND quận đồng thời, văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữa
UBND quận với các đoàn thể, các phòng ban, chức năng và UBND các phường
thuộc quận.
Hiện nay văn phòng UBND quận có tổng số cán bộ, công chức, viên
chức, nhân viến là 45 người trong đó có.
Phó chánh văn phòng HĐND và UBND phụ trách công tác tổng hợp
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

11
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phó chánh văn phòng phụ trách công tác HĐND, bộ phận “ mở cửa’’và
văn thư lưu trữ
Phó chánh văn phòng phụ trách công tác hành chính quản trị
Các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên làm công tác tổng hợp cho các
lĩnh vực
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế văn phòng có các bộ
phận trực thuộc sau.
Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chính
Bộ phận công nghệ thông tin
Bộ phận văn thư – lưu trữ
Bộ phận Hành chính – Quản trị
(Xem phụ lục 2)
Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng HĐND và UBND
Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND quận Nam Từ Liêm gôm:01
Chánh vă phòng và 03 Phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực nhất
định trong hoạt động của Văn phòng. ( Vì lý do quận mới được thành lập nên
chưa bổ nhiệm được chánh văn phòng chính thức tạm thời phó chánh văn phòng
Đ/c Nguyễn Quang Diên là người được bổ nhiệm phụ trách cao nhất toàn bộ văn
phòng HĐND và UBND).
Chức danh: Chánh văn phòng HĐND&UBND quận.
Vị trí trách nhiệm: Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của
Văn phòng HĐND&UBND quận.
Nhiệm vụ quyền hạn: Các công việc cụ thể của Chánh Văn phòng bao
gồm:
Trực tiếp phụ trách các công việc: tổ chức bộ máy cán bộ, tài chính, tham
mưu tổng hợp; Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: tham mưu - tổng hợp, Kế toán - Thủ
quỹ;
Bố trí sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ năng lực,
trình độ chuyên môn để phục vụ tôt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực

Sinh viên: Hoàng Thị Nga

12
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

HĐND và lãnh đạo UBND quận;
Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,
phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo HĐND và UBND. Truyền đạt các Nghị
quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo Trường trực HĐND và UBND
quận;
Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên,
đột xuất của HĐND, UBND quận, hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, đoàn
đại biểu HĐND Thành phố;
Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND quận;
Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND và UBND quận;
Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để kiểm điểm, đánh
giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
Phẩm chất: Có tinh thần yêu nước tân tụy phục vụ nhân dân kiên định
mục tiêu độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội, có bản lĩnh vững vàng dám nghe
dám làm dám chịu trách nhiệm cần, kiệm, liêm chính chí công vô tư.
Năng lực: Có năng lục tham mưu tổ chức thực hiện các chủ trương chính
sách của Đảng nhà nước về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành được giao
Có khả năng tham mưu nghiên cứu xây dựng văn bản, đề xuất giải pháp,
tổ chức điều hành cán bộ, công chức trong phòng phối hợp với các đợn vị thực

hiện các nhiệm vụ được giao.
Hiểu biết: Am hiểu tình hình chính trị, Kinh tế - Xã hội của đất nước, địa
phương năm vững những chủ chương đường lối chính sách của đảng và pháp
luật về lĩnh vực, chuyên ngành có kinh nghiệm tổ chức quản lý điều hành.
Trình độ: Đạt tiêu chuẩn nghiệp vụ từ nghạch chuyên viên trở lên, tốt
nghiệp đại học hành chính, hoặc nghành quản lý nhà nước phù hợp với chuyên
môn,trình độ lý luận chính trị trung cấp trở lên, biết một số ngôn ngữ thông
dụng ( anh, pháp, nga ..)
Tiêu chuẩn khác: Có 05 năm công tác trong ngành trở lên, trong đó ít
nhất 03 năm làm công tác chuyên môn ngành được giao, sức khỏe tốt.
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

13
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quan hệ công tác: Chịu sự giám sát trực tiếp của lãnh đạo UBND quận,
trao đổi và phối hợp với các phòng ban, đợn vị khác trực thuộc quận, thực hiện
các công việc khác khi có sự phân công của lãnh đạo quận.
Phó văn phòng phụ trách công tác tổng hợp – Đ/c Nguyễn Sĩ Thắng
Trực tiếp phụ trách các công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, Cải cách hành chính và ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận;
Giúp Chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận: tiếp
nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệ
thông tin;

Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề xuất
với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại
UBND quận;
Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo điều
hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo, giao
nhiệm vụ của Chánh văn phòng;
Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc được
phân công phụ trách;
Là trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính tại bộ
phận “một cửa” của UBND quận, có nhiệm vụ điều hành hoạt động của bộ phận
tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đảm bảo đúng quy
định;
Chủ trì các cuộc họp giao ban và họp kiểm điểm đánh giá chất lượng
chuyên viên của các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục
hành chính, trung tâm công nghệ thông tin.
Phó văn phòng phụ trách công tác tổng hợp về quản lý đất đai, trật tự
xây dựng đô thị và tiếp dân - Đ/c Đỗ Xuân Bình
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc: Theo dõi, tổng hợp về công
tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng đô thị, Tiếp dân, tiếp nhận và xử lý đơn thư
tại bộ phận tiếp dân của UBND quận;
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

14
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phối hợp với Thủ trưởng các đơn vị liên quan tham mưu cho đồng chí Phó
Chủ tịch UBND quận phụ trách về quản lý và xử lý các vi phạm về đất đai, trật
tự xây dựng;
Điều hành tổ chức công tác tiếp dân, tiếp nhận đơn thư kiến nghị, khiếu
nại, tố cáo của công dân, đôn đốc các phòng ban, UBND các phường giải quyết
đơn thư theo quy định; Phối hợp cùng Thanh tra quận bố trí lịch tiếp dân của
Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND quận.
Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng chí
Phó chủ tịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng và
cán bộ tiếp dân thuộc văn phòng;
Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc được
phân công phụ trách.
Phó văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị - Đ/c Nguyễn
Quang Diên.
Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: công tác văn thư-lưu trữ, hành
chính, quản trị;
Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành nhân viên các bộ phận: Văn
thư - lưu trữ, quản trị điện nước, giao thông, in ấn, đánh máy, lái xe, trực tổng
đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn, bảo vệ, chăm
sóc vườn hoa, cây cảnh;
Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của UBND quận
theo quy định;
Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ của
Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận;
Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phòng, ban thuộc
UBND quận, Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan
HĐND&UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận, Đề xuất
việc thanh lý tài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc,
phương tiện phục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận;
Chỉ đạo điều hành thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phương

Sinh viên: Hoàng Thị Nga

15
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tiện cho cá nhân đến giao dịch tại quận, đảm bảo an ninh trật tự, công tác phòng
cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, công tác thực hành tiết kiệm tại trụ sở cơ
quan HĐND, UBND quận;
Chỉ đạo điều hành việc nấu ăn tại bếp cơ quan, đảm bảo chất lượng bữa ăn
và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường;
Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc được phân
công phụ trách, chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính, quản trị, họp
kiểm điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hành chính, quản trị.

Sinh viên: Hoàng Thị Nga

16
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT

HỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan,
phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo trong hoạt động của Văn phòng, việc
thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp lãnh đạo điều hành công việc của
cơ quan
Việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của Văn phòng HĐND và
UBND quận Nam Từ Liêm đã được quy định tam thời tại Quyết định số 11/QĐUBND ngày của UBND về việc quy định tam thời chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chưc của Văn phòng HĐND&UBND .
Hàng tháng, quý, năm Văn phòng lập báo cáo tình hình, kết quả làm được
và những việc chưa làm được của Văn phòng trong tháng, quý, năm đó và định
ra phương hướng trong thời gian tiếp theo.
Trong thời gian qua, Văn phòng HĐND&UBND quận Nam Từ Liêm đã
tham mưu cho lãnh đạo UBND trong việc giải quyết các văn bản đến cơ quan,
góp ý kiến cho lãnh đạo giải quyết các vấn đề đưa ra trong các văn bản đến cơ
quan Khi các văn bản đến cơ quan đều được chuyển đến văn thư cơ quan, sau đó
văn thư trình lên Chánh văn phòng cho ý kiến đề xuất, sau đó chuyển lên lãnh
đạo UBND. Văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạo UBND về việc ban hành
các văn bản quản lý hoặc giao dịch của UBND. Văn phòng tham gia góp ý về
hình thức, thể thức văn bản, trực tiếp soạn thảo văn bản cho lãnh đạo... Văn
phòng tham mưu cho lãnh đạo UBND quận xây dựng các quy chế hoạt động của
cơ quan, các đơn vị thuộc UBND quận như: Quy chế làm việc của các phòng
ban trực thuộc UBND quận, Quy chế hoạt động, làm việc của UBND các
phường, Quy chế hoạt động và làm việc của đơn vị “một cửa”, quy định về việc
cấp phép xây dựng, quy định về công tác văn thư lưu trữ, quy định văn hoá công
sở... Ngoài ra, Văn phòng HĐND &UBND quận còn tham mưu cho lãnh đạo
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

17
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND trong việc tổ chức phòng làm việc, tổ chức hội họp, bài trí khuôn viên
UBND...
Ví dụ: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Quy chế này đem lại hiệu quả
cao trong việc xây dựng và ban hành văn bản của HĐND và UBND quận. Sự
thống nhất công tác văn thư, lưu trữ đã hạn chế được rất nhiều lỗi trong khâu
soạn thảo văn bản của các đơn vị, phòng ban… như sai về thể thức văn bản ký
duyệt sai thẩm quyền, sử dụng và bảo quản con dấu phù hợp đúng nguyên tắc.
Bên cạnh đó công tác lưu trữ trong cơ quan cũng được nâng cao chất lượng hơn
trong việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ..
Ví dụ: Quy chế làm việc của văn phòng HĐND&UBND quận quy chế
này giúp các các bộ trong văn phòng thực hiện nghiêp túc trách nhiệm của tưng
cá nhân, bộ phận , giờ giấc làm khen thưởng kỷ luật.
Tình huống cụ thể: Tổng hơp thông tin cho lãnh đạo về cuộc họp báo
cáo tổng kết năm với cấp trên.
Văn phòng sẽ tổng hợp các báo cáo của các đơn vị, những công việc đã
thực hiện được chưa thực hiện được và kết quả đạt được như thế nào những văn
bản yêu cầu của cấp trên những kiến nghị của nhân viên, nhân dân trên địa bàn
quận;
Tổng hợp những thông tin chính xác, nhiều chiều, kịp thời, nhanh chóng,
đầy đủ; Thể hiện bằng văn bản chuyển cho lãnh đạo giúp lãnh đạo nắm bắt tổng
kết tình hình từ đó báo cáo chính xác thực trạng và ngược lại nếu thông tin
không chính xác, không đầy đủ ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc của lãnh

đạo và toàn thể bộ máy văn phòng.
Qua tình huống này ta thấy được sự quan trọng trong việc thu thập thông
tin và cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan.
Giúp lãnh đạo cơ quan trong việc tổ chức xây dựng, áp dụng duy trì và cải
thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001;

ứng dụng

công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
Ngoài chức năng tham mưu tổng hợp ra văn phòng không thể thiếu chức
năng giúp việc và đảm bảo hậu cần: phong luôn theo dõi và kịp thời đap ứng
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

18
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vấn đề trang thiết bị, cở sở vật chất, điều kiện làm việc cho cán bộ công hân,
viên chức … kịp thời sửa chữa những trang thiết bị, máy móc bị hỏng hóc, sự cố
nhằm đảm bảo tốt cho vân hành công viêc của mối đơn vị, phòng ban UBND
quận nhằm đạt hiệu quả cao trong hoạt động của cơ quan.
Trong thời gian thực tập tại UBND quận Nam Từ Liêm, em thấy Văn
phòng HĐND và UBND thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và
đảm bảo hậu cần tốt, giúp cho lãnh đạo UBND giải quyết các công việc đạt hiệu
quả cao, và giúp lãnh đạo UBND quản lý, điều hành hoạt động của UBND được
tốt hơn.

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan
Xây dựng chương trình công tác là yêu cầu không thể thiếu của tất cả các
cơ quan nhằm đảm bảo cho cơ quan hoạt động có hiệu quả.UBND quận Nam Từ
Liêm có kế hoạch xây dựng chương trình công tác cụ thể là;
a. Xây dụng chương trình công tác năm;
Nhằm thông kê, giaỉ quyết công việc trong một năm văn phòng HĐND và
UBND quận tổng hợp ý kiến, kế hoạch công tác năm gưi đến các lãnh đạo và
phòng ban thuộc cơ quan tham gia góp ý kiến sau 07 ngày làm việc kể từ ngày
gửi bản dự thảo
b. Xây dựng chương trình công tác quý:
Chậm nhất là ngày 20 tháng cuối quý, văn phòng có trách nhiệm trình
Chủ tịch UBND quận phê duyệt Chương trình công tác quý sau của UBND
quận gưi các phòng ban chuyên môn, đơn vị thuộc UBND quận và UBND
phường để triển khai thực hiện;
c. Xây dụng chương trình công tác tháng;
Ngày 20 hàng tháng, thủ trưởng các phòng ban chuyên môn các đơn vị
thuộc UBND quận, Chủ tịch UBND phường căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề
án, văn bản đã ghi trong chương trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng
hoạch mới phát sinh xây dựng chương tình công tách tháng tới của đợn vị mình,
gửi văn phòng;
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

19
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Châm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Văn phòng trình Chủ tịch UBND
quận duyệt Chương trình công tác tháng sau của UBND quận, gửi cac cơ quan
chuyên môn, cơ quan thuộc UBND quận và UBND phường để triền khai thực
hiện.
d. Xây dụng chương trình công tác tuần:
Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch các phó
Chủ tịch UBND, Văn phòng xây dụng Chương trình công tác tuần sau của Chủ
tịch và các phó Chủ tịch UBND quận, trình chủ tịch quyết định chậm nhất vào
chiều thứ sáu tuần trước và thông báo cho các, cá nhân có liên quan biết và thực
hiện;
Văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho UBND quận trong việc xây
dựng điều chỉnh và đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của UBND
quận.Việc điều chỉnh chương trình công tác do Chủ tịch UBND quận, Thủ
trưởng cơ quan liên quan để triển khai thực hiện;
Trong quá trình xây dựng chương trình công tác, Văn phòng HĐND và
UBND quận phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Quận ủy để không xảy ra tình
trạng chồng chéo hoạt động giữa Thường trực Quận ủy, Thường trực HĐND,
Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND quận.
Ưu điểm:
Công tác thường kỳ của UBND quận được thực hiện theo đúng trinh tự
của nhà nước và quy chế làm việc của UBND quận nhằm thực hiện các chỉ đạo,
điều hành triển khai các nhiệm vụ kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh,
và giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định
của pháp luật;
Đảm bảo kế hoạch, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm xây dựng
có hiệu quả;
Giúp cho cán bộ, công dân viên làm việc có trình tự, khoa học
Hiệu quả công việc được phát huy; công việc không chồng chéo
Các đơn vị phòng ban dựa vào quy trình xây dựng chương trình công tác

thường kỳ của UBND quận để thực hiện nhiệm vụ của mình theo đúng trình tự,
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

20
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thủ tục, thời gian quy định nhằm thực hiện công việc của mình đạt hiệu quả
nhất.
Hạn chế:
Quá trình lấy ý kiến của các phòng ban còn gặp nhiều khó khăn do các
phòng, ban chưa chủ động đưa ra ý kiến vì vậy công tác tổng hợp lấy ý kiến dự
thảo chưa đầy đủ, kịp thời so với yêu cầu đề ra;
Cán bộ công nhân viên chức còn bị thụ động trong công việc, chưa thực
sự có kỹ năng giải quyết các công việc đột xuất khi vấn đề không có trong
chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
Khi triển khai thực hiện một số kế hoạch còn gặpphải một số vấn đề rào cản
không chủ động xử lý kịp thời do chưa xây dựng phương án dự phòng.
(Xem phụ lục 3)
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Nam Từ
Liêm, Hồ sơ hội nghị.
Hội nghị hội họp là công việc thường xuyên phải tổ chức, thực hiện trong
quá trình giao tiếp và làm việc của cơ quan, là biện pháp quan trọng đẻ tổ chức
thực hiện chương trình công tác;
(xem phụ lục 4)
(Xem phụ lục 10)

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Đi công tác là hoạt động thường xuyên, cần thiết để thực hiện chức năng
nhiệm vụ của cơ quan
Các chuyên đi công tác của lãnh đạo nói chúng là đa dạng như: đi hội
nghị, hội thảo, kiểm tra hướng dẫn cơ sở, đi công tác nước ngoài… có thể nói từ
trung ương đến cơ sở, không có cơ quan nào mà các nhà lãnh đạo không đi công
tác ngoài cơ quan. Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác dụng trên nhiều
phương diện vì vậy bấy kỳ cơ quan nào lãnh đạo cũng đi công tác có thể ra
hoạch gần, do vậy hoạt đọng chuyển bị tổ chức chuyến đi công tác cho thủ
trưởng cơ quan là một khâu quan trọng có quyết định sự thành công chuyên đi,
thành công trong công việc
Sinh viên: Hoàng Thị Nga

21
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trước chuyến đi:
Văn phòng thông báo tới các phòng ban trong cơ quan về thời gian thủ
trưởng đi công tác
Văn phòng thông báo với cơ quan về nơi đoàn đến công tác về thời gian
và lịch trình của đoàn
Chuẩn bị thành phần lập đoàn đi và yếu tố quan trọng của chuyến đi công
tác do vậy đơn vị hoạch cá nhân được giao nhiệm vụ phải chuẩn bị tài liệu cho
chuyến đi công tác
Văn phong soạn thảo văn bản ủy quyền cho lãnh đạo

Văn phòng đôn đốc nhắc nhở tất cả các đơn vị hoàn thiện văn bản trình
lãnh đạo ký văn bản trước khi lãnh đọa đi công tác
Văn phong dự trù kinh phí, chuẩn bị các phương tiện phục vu chuyên đi;
Trong thời gian lãnh đạo đị công tác:
Văn phòng tổ chức một cuộc hội ý lãnh đạo cơ quan để thủ trưởng cho ý
kiến chỉ đạo trong công việc thơi gian lãnh đạo đi công tác
Văn phòng thông báo bằng văn bản về thời gian sự phân công
Văn phòng thường xuyên dữ liên lạc với lãnh đạo để báo cáo tình hình
công tác của cơ quan, đồng thời nhận sự chỉ đạo từ lãnh đạo
Giúp việc cho người được ủy quyền
Sau chuyến đi công tác:
Văn phong thông báo nội dung kết quả của chuyến đi công tác với toàn
thể đơn vị trong cơ quan ;
Văn phòng quyết toán kinh phí chuyến đi công tác ;
Viết thư cảm ơn cơ quan, tổ chức nơi đến công tác ;
Bổ sung vào chương trình công tác (nếu cần)
Lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, rút kinh nghiệm về tổ chức chuyến
đi công tác
(Xem phụ lục 5)

Sinh viên: Hoàng Thị Nga

22
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của UBND quận Nam Từ Liêm.
Văn hóa công sở luôn gắn liền với sự phát triển, một trong những yếu tố
làm nên nép đẹp của cơ quan ; là chìa khóa sự phát triển tiến bộ xã hội nhìn
chung mảng triển khai thực hiện văn hóa công sơ ơ UBND quận đã được quan
tâm thưc hiện tốt ở mỗi cán bộ, công nhân viên trong cơ quan ;
Văn hóa công sở là một hệ thống được hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tạo niên niềm tin, giá trị, về thái độ ứng sử của cán bộ, công
chức, nhân viên làm việc trong cơ quan, không những thế nó còn ảnh hưởng tới
hiệu quả giải quyết công việc và hoạt động của bộ máy. Xây dựng văn hóa công
sở là là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ luật và dân chủ
Muốn làm được điều này các nhà quản lý, lãnh đạo những thành viên
trong trong ngôi nhà chung ấy phải quan tâm và có nhìn nhận đúng đắn, nghiêm
túc, thái độ giao tiếp tận tình, lịch sự trang trọng, có ý thức cộng đồng và khoa
học về văn hóa công sở vì đây không chỉ là danh dự bộ mặt của một cá nhân mà
nó ảnh hưởng không nhỏ đến cả cơ quan..
Thực hiện nếp sống văn minh nơi công sở, kỷ luật làm việc, thái độ ứng
sử với lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên, với nhân dân. UBND quận Nam Từ
Liêm đã duy trì thực hiện tốt quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành
chính Nhà nước được Thủ tướng Chính phủ ban hành kèm theo quyết định số
129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 08 năm 2007.
Thực hiện quyết định này UBND quận Nam Từ Liêm đã triển khai và
thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở một cách rõ nét như sau.
Văn hóa giờ làm việc: không đi làm muộn, đến cơ quan trước giờ làm 15
phút, không làm về sớm, không làm việc riêng trong giờ làm việc, trang phục
đến cơ quan gon gàng, lịch sự, trong giờ làm việc cán bộ phải đeo thể tên, tổ bảo
vệ trong cơ quan mặc đồng phục
Văn hóa trong giao tiếp ứng xử: giao tiếp, ứng xử có văn hóa với đồng
nghiệp với cán bộ nhân dân đến liên hệ công tác, nói năng lịch sự, không nói tùy
tiện thiếu văn hóa, khi tiếp xúc với cán bộ nhân dân để giải quyết công việc phải

Sinh viên: Hoàng Thị Nga

23
Lớp: Quản trị Văn phòng k7C