Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại phòng giáo dục và đào tạo quận hoàng mai

Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên
Phạm Thị Hồng Nhật

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K7C
HỆ CAO ĐẲNG CHÍNH QUY
KHĨA HỌC 2012-2015

Tên cơ quan: Phịng Giáo dục & Đào tạo – UBND Quận Hoàng Mai
Địa chỉ:Pháp Vân, Thịnh Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Trần Thu Lan
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI – 2015

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
MỤC LỤC
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành chính phòng
Giáo dục và đào tạo.........................................................................................11
2. Khảo sát về tổ chức cơng tác văn phịng.....................................................11
LỊCH CƠNG TÁC TUẦN................................................................................21

(Từ ngày …/…/… đến ngày …/…/…).............................................................21
LỜI NĨI ĐẦU
Thực tập thực tế có vai trị vơ cùng quan trọng trong các chương trình đào
tạo chun ngành của Nhà trường từ bậc Đại học, Cao Đẳng đến Trung cấp.Việc
thực tập không chỉ rèn luyện cho sinh viên kỹ năng nghề nghiệp, củng cố kiến
thức mà còn giúp nâng cao năng lực nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm, phong
cách làm việc.
Trong bất kỳ một tổ chức nào thì hoạt động cơng tác hành chính văn
phịng ln có một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu, đặc biệt
là công tác quản lý.Cùng với xu thế hội nhập và mở cửa của Việc Nam, các
doanh nghiệp được hình thành ngày càng nhiều đã đặt ra những yêu cầu cấp
thiết đối với nền hành chính văn phòng cũng như hoạt động quản lý của mỗi
doanh nghiệp. Với vai trò tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng và cơ quan thì
việc đổi mới và nâng cao chất lượng của hoạt động văn phịng có ý nghĩa tích
cực trong việc cải thiện hiệu suất lao động. Để làm được điều này thì việc cải
thiện các kỹ năng cho người làm hoạt động hành chính văn phịng là hết sức cần
thiết.
Nắm rõ được điều đó Trường Đại học Nội vụ Hà nội đã tổ chức cho sinh
viên khoa Quản trị văn phòng được đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức nhằm
nâng cao trình độ nghiệp vụ sau khi ra trường và rèn luyện ý thức cho sinh viên
sau khi ra trường là “Học thật đi đôi với làm thật” và “Học đi đôi với hành”.
Nhận được sự giúp đỡ của trường và của khoa Quản trị văn phòng, cũng
như sự tiếp nhận của phòng Giáo dục và Đào tạo – quận Hoàng Mai, em đã
được thực tập tại Phòng bắt đầu từ ngày 09/03/2015 đến hết ngày 29/04/2015.
Trong suốt thời gian thực tập em đã được vận dụng kiến thức đã được học
tại Trường vào thực tiễn các công việc trong công tác Văn thư, Lưu trữ, cơng tác
Văn phịng ở một số khâu nghiệp vụ cơ bản như: soạn thảo văn bản, đăng ký văn
bản đi, đến, chuyển giao văn bản, đóng dấu, lập hồ sơ, tổ chức phòng làm việc
khoa học, tiếp khách,... giúp em hiểu biết sâu sắc hơn về ngành học Quản trị văn
phòng mà chúng em đang được học tại trường từ đó củng cố, nâng cao kiến thức

và từng bước rèn luyện phong cách làm việc chuyên nghiệp.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

2


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
Báo cáo thực tập của em được xây dựng trên cơ sở những quy định, những
kiến thức lý luận chung cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn. Trong bài báo
cáo khó tránh khỏi những thiếu sót, kính mong các cán bộ trong Phịng và các
thầy, cơ giáo trong khoa Quản trị văn phịng đóng góp ý kiến để bài Báo cáo
thực tập của em được hoàn thiện.
Em xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2015
PHẦN I
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
Nhân dân quận Hoàng Mai
1. Chức năng:
Phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các
chính sách khác trên địa bàn; thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở, chịu trách nhiệm trước pháp luật và
các cơ quan cùng cấp, cấp trên.
2. Nhiệm vụ và Quyền hạn:
- Trong lĩnh vực kinh tế:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm;
+ Lập dự toán, quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước trên địa bàn;
+ Tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra ngân sách địa phương theo quy

định của pháp luật;
- Trong lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai:
+ Xây dựng, khuyến khích phát triển, tổ chức thực hiện nông nghiệp, lâm
nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương;
+ Chỉ đạo thực hiện, khai thác, phát triển, bảo vệ kinh tế, nông nghiệp,
lâm nghiệp, lâm sản;
+ Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;
+ Xây dựng quy hoạch cơng trình thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều;
- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

3


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
+ Xây dựng, quy hoạch và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công
nghiệp, dịch vụ ở các xã, thị trấn;
+ Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống;
- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
+ Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện;
+ Quản lý, khai thác, sử dụng các cơng trình giao thơng và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
+ Xây dựng, phát triển, kiểm tra mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch;
+ Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh, chấp hành
các quy định trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Trong lĩnh vực GD, y tế, xã hội, văn hoá thông tin và thể dục thể thao:
+ Xây dựng các chương trình, đề án phát triển, thực hiện văn hố, giáo

dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện;
+ Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường MN, TH, THCS, trường dạy nghề;
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế;
- Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
+ Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
+ Tổ chức thực hiện bảo vệ mơi trường; phịng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt; các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng
sản phẩm;
- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
+ Tổ chức, thực hiện kế hoạch xây dựng LLVT và quốc phịng tồn dân;
+ Tun truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
+ Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến, chỉ đạo và kiểm tra chính sách,
pháp luật về dân tộc và tôn giáo;
- Trong việc thi hành pháp luật:
+ Chỉ đạo, tổ chức, kiểm tra, thanh tra công tác tuyên truyền, GDPL;
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

4


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
+ Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;
- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
+ Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp

của Uỷ ban nhân dân cấp trên; hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính
của huyện
3. Cơ cấu tổ chức:
* Chủ tịch UBND: đồng chí Nguyễn Mạnh Hồng
* 3 phó Chủ tịch: + Nguyễn Đức Hải
+ Chu Mạnh Phúc
+ Đàm Quốc Khánh
* 13 phòng ban:
* 11 đơn vị sự nghiệp:
* 15 đơn vị hiệp quản:
* 8 hội
( Sơ đồ hóa tổ chức bộ máy của UBND Quận Hồng Mai-phụ lục số 1)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng
Giáo dục và đào tạo quận Hồng Mai
1. Chức năng:
Phịng Giáo dục và Đào tạo có chức năng tham mưu, giúp UBND quận
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo, bao gồm: Mục
tiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu
chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và
đồ chơi trẻ em; qui chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượng
giáo dục và đào tạo.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
a). Trình Uỷ ban nhân dân quận:
- Dự thảo văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật, các
qui định của UBND Thành phố về hoạt động giáo dục trên địa bàn Quận;
- Dự thảo quyết định, chỉ thị, kế hoạch 5 năm, hàng năm và chương trình,
nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địa
bàn Quận;
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

5


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
- Dự thảo qui hoạch mạng lưới các trường THCS, trường TH, cơ sở giáo
dục Mầm non và Trung tâm học tập cộng đồng trên địa bàn Quận theo hướng
dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo;
- Dự thảo các quyết định thành lập, sát nhập, chia tách, đình chỉ hoạt
động, giải thể các cơ sở giáo dục công lập, gồm: trường THCS, trường TH, cơ
sở giáo dục Mầm non; cho phép thành lập, đình chỉ hoạt động giải thể các
trường, các cơ sở giáo dục ngồi cơng lập thuộc thẩm quyền quản lý của UBND
quận theo qui định của pháp luật.
b. Hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản qui phạm
pháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương sau khi được
cấp có thẩm quyền phê duyệt; hướng dẫn, tổ chức thực hiện các cơ chế, chính
sách về xã hội hố giáo dục; huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát
triển sự nghiệp giáo dục trên địa bàn Quận;
c. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo và
cán bộ quản lý giáo dục các ngành học, cấp học trong phạm vi quản lý của quận
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
d. Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, thành tựu khoa học công nghệ tiên
tiến trong giáo dục, tổng kết kinh nghiệm, sáng kiến của địa phương.
e. Hướng dẫn kiểm tra, thanh tra và tổ chức thực hiện công tác thi đua,
khen thưởng đối với các cơ sở Giáo dục và Đào tạo trên địa bàn quận; xây dựng
và nhân điển hình tiên tiến về giáo dục trên địa bàn quận.
f. Hướng dẫn, kiểm tra các cơ sở Giáo dục và Đào tạo công lập, dân lập
và tư thục thuộc phạm vi quản lý của quận; xây dựng kế hoạch biên chế; tổng
hợp biên chế của các cơ sở giáo dục công lập thuộc phạm vi quản lý của quận,
trình cấp có thẩm quyền quyết định.
g. Phối hợp với phịng Tài chính - Kế hoạch lập dự toán và phân bổ ngân

sách giáo dục, dự tốn chi các chương trình mục tiêu quốc gia hàng năm về giáo
dục của quận theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo và Sở Tài chính.
h. Kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm theo thẩm quyền việc thực hiện
chính sách, pháp luật, kế hoạch, chương trình, đề án và các quy định của cấp có
thẩm quyền trong lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo, giải quyết khiếu nại, tố cáo và
kiến nghị của công dân về lĩnh vực giáo dục thuộc thẩm quyền; thực hành tiết
kiệm, phịng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật.
3. Tổ chức bộ máy của phòng GD&ĐT:
- 01 trưởng phịng: Đ/c Bùi Thị Thanh
- 02 phó phòng:

Đ/c Đinh Thanh Hằng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

6


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
Đ/c Trần Thị Thanh Vân
- Cơ cấu tổ chuyên môn:

+ Tổ Mầm non
+ Tổ Tiểu học
+ Tổ THCS
+ Tổ Hành chính

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng GD&ĐT – phụ lục số 02)

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

7


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
4. Bản mô tả công việc
UBND QUẬN HỒNG MAI

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC CỦA PHỊNG GD&ĐT
STT

Chức danh

01

Trưởng
phịng
GD&ĐT

Tiêu chuẩn,
trình độ
Đại học trở
lên

Vai trị, nhiệm vụ cơng việc

Ghi
chú

- Phụ trách trực tiếp các nội dung:
+ Phụ trách các vấn đề của 3cấp
học MN,TH, THCS.
+ Công tác tổ chức, cán bộ, nhà
giáo, CBQL cơ sở giáo dục
+ Công tác thống kê, kế hoạch,
tăng cường CSVC
+ Quy hoạch mạng lưới trường lớp
và trang thiết bị dạy học
+ Thi đua, khen thưởng, phổ cập
giáo dục, thanh tra
+ Công tác thu chi tài chính và
huy động các nguồn lực xã hội
+ Báo cáo tổng kết năm, tháng
+ Hội cựu giáo chức

02

Phó trưởng
phịng
GD&ĐT

Đại học trở
lên

- Giúp Trưởng phòng GD&ĐT
phụ trách, theo dõi và chịu trách
nhiệm trước Trưởng phòng và
trước pháp luật về các nhiệm vụ
được phân công sau:
+ Giáo dục các cấp học
+ Giáo dục Thường xuyên
+ Khảo thí và Kiểm định chất
lượng giáo dục

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

8


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
+ Công tác Thanh tra, Pháp chế,
cải cách TTHC
+ Phong trào thi đua “Xây dựng
trường học thn thiện, học sinh tích
cực”.
+ Cơng tác ytế, bán trú trường học.
Quy chế dân chủ
+ Văn thể mỹ, giáo dục đạo đức,
đồn đội, hoạt động ngoại khóa.
+ Phổ cập Giáo dục
+ Cơng tác khuyến học.
+ Vì sự tiến bộ của phụ nữ
03

Chuyên viên Cao đẳng trở Phụ trách nội dung công việc của
Mầm non
lên
cấp Mầm non:
+ phổ cập GD, tuyển sinh, thi đua
khen thưởng, thanh tra, cơng đồn
+ Cơ sở vật chất, CBQL, tổ chức
bồi dưỡng cán bộ.
+ Kế hoạch hàng tháng/quý/năm...
+ Tài chính
+ Các hoạt động, hội thi...
+ Xây dựng, cấp phép hoạt động,
kỷ luật, chất lượng CSVC của cấp
học

04

Chuyên viên Cao đẳng trở Phụ trách nội dung công việc của
tiểu học
lên
cấp Tiểu học:
+ phổ cập GD, tuyển sinh, thi đua
khen thưởng, thanh tra, cơng đồn
+ Cơ sở vật chất, CBQL, tổ chức
bồi dưỡng cán bộ.
+ Kế hoạch hàng tháng/quý/năm...
+ Tài chính

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

9


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
+ Các hoạt động, hội thi...
+ Xây dựng, cấp phép hoạt động,
kỷ luật, chất lượng CSVC của cấp
học
05

Chuyên viên Cao đẳng trở Phụ trách nội dung công việc của
THCS
lên
cấp THCS:
+ phổ cập GD, tuyển sinh, thi đua
khen thưởng, thanh tra, cơng đồn
+ Cơ sở vật chất, CBQL, tổ chức
bồi dưỡng cán bộ.
+ Kế hoạch hàng tháng/quý/năm...
+ Tài chính
+ Các hoạt động, hội thi...
+ Xây dựng, cấp phép hoạt động,
kỷ luật, chất lượng CSVC của cấp
học

06

Chuyên viên Cao đẳng trở + Phụ trách vấn đề tài chính, thu
kế tốn
lên

chi, bảo hiểm cho Phịng GD&ĐT

07

Chun viên Cao đẳng trở + Phụ trách công tác văn thư, lưu
Văn thư
lên
trữ các văn bản đi và đến của
Phòng GD&ĐT

08

Chuyên viên Cao đẳng trở + Phụ trách về cơng tác tuyển
hành chính
lên
sinh, CSVC, trang thiết bị tại các
cấp học

(Bảng phân công công việc – Phụ lục số03)

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

10


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành
chính phịng Giáo dục và đào tạo
1. Khái quát, cơ cấu, nhiệm vụ của tổ Hành chính.
- Tổ Hành chính:

• Tổ trưởng: Nguyễn Văn Vỹ
• Kế tốn: Đỗ Thị Vân
• Văn thư: Trần Thị Thu Lan
• Thường trực Cơng đồn: Hồng Thu Trang
- Những nhiệm vụ trọng tâm của tổ:
+ Công tác văn phòng, văn thư lưu trữ
+ Thực hiện chức năng gửi công văn đi, nhận công văn đến
+ Tổng hợp báo cáo Quận ủy, ủy ban theo từng tháng , báo cáo quý, báo
cáo 6 tháng, báo cáo năm.
+ Lập báo cáo Sở GD&ĐT: b/c kế hoạch tuần, tháng, đầu năm, giữa năm,
cuối năm.
+ Lập báo cáo công tác tổ chức, Thanh tra, đào tạo bồi dưỡng, Thi đua,
CSVC các trường học, Cơng nghệ thơng tin, tin học chính khóa, quản lý thi, thư
viện trường học...
+ Thực hiện công tác kế tốn, thủ quỹ tài vụ của Phịng Giáo dục
+ Cơng tác Nội vụ, Quản trị mạng phòng Giáo dục
( Sơ đồ hóa tổ chức tổ Hành chính – phịng GD&ĐT phụ lục số 04)
2. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của tổ Hành chính trong việc thực hiện chức
năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho phòng
GD&ĐT
Tổ Hành chính là nơi giao tiếp đầu tiên giữa phịng GD&ĐT với đến liên
hệ làm với cơ quan. Chính vì vậy Phịng Giáo dục và đào tạorất chú ý đến cơng
tác văn phòng, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho hoạt động của Tổ.
* Với chức năng tham mưu tổng hợp:
Tổ Hành chính hàng ngày có trách nhiệm xuống lấy cơng văn, văn bản từ
Văn thư UB, trên trang quản lý văn bản quả UB, trên mail, trang web của Sở,
nhập dữ liệu văn bản đến vào máy tính, in phiếu xử lý cơng việc cho từng văn bản
và trình Lãnh đạo để Lãnh đạo giao việc cho các chuyên viên. Sau khi Lãnh đạo
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

11


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
giao việc xong, Văn thư nhập phần giao việc vào máy tính để quản lý quá trình
giải quyết cơng việc, photo phiếu xử lý và nội dung văn bản đi kèm. Phần văn bản
gốc Văn thư lưu lại còn bản photo chuyển giao tới các chuyên viên được giao
nhiệm vụ viết trong phiếu xử lý công việc. Việc giải quyết công việc cũng được
Văn thư theo dõi, đơn đốc. Nếu có trường hợp sai sót xảy ra, Văn thư nhanh
chóng baó cáo với Lãnh đạo, tham mưu cho Lãnh đạo để kịp thời tìm cách giải
quyết nhanh nhất, tốt nhất.
Mặt khác, Văn thư còn giúp Lãnh đạo Phòng trong việc tham mưu xây
dựng các văn bản đi của Phòng, tham mưu trong việc xây dựng “Quy chế thực
hiện dân chủ trong tổ chức và hoạt động của cơ quan Phòng Giáo dục & Đào
tạo”, “Nội quy Phòng Giáo dục & Đào tạo”, “Quy ước nếp sống văn hố của
Phịng GD”;...tham mưu cho Lãnh đạo trong việc xây dựng các chương trình Kế
hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học, Báo cáo công tác hàng tháng, hàng năm của
Phịng. Cơng tác thammưu tổng hợp của cịn được thể hiện khá rõ nét trong việc
tham mưu các ý kiến trong việc tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo để giúp thủ
trưởng cơ quan đưa ra các biện pháp để thực hiện cho phù hợp với nội dung
cuộc họp cũng như điều kiện hiện có của cơ quan.
Thu thập, phân tích, xử lý và tổng hợp thơng tin rất quan trọng trong việc
phục vụ cho sự chỉ đạo của ban lãnh đạo cơ quan trong việc tổ chức điều hành
hoạt động quản lý. Mọi quyết định của người quản lý sẽtrở nên đúng đắn nếu các
thông tin mà Tổ tổng hợp, cung cấp cho lãnh đạo luôn đảm bảo sự chính xác và
kịp thời.Ngược lại, nếu thơng tin thu thập, xử lý khơng chính xác, chậm trễ, sẽ
ảnh hưởng tới tiến độ công việc cũng như chất lượng công việc của cả Phòng
GD&ĐT.
(Một số văn bản Quy chế của Phòng GD&ĐT được xây dựng nhờ chức

năng tham mưu tổng hợp – phụ lục05)
* Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần
Là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phịng với tồn bộ cơ quan
đơn vị. Với chức năng này văn phịng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự
vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức. Muốn vận hành được các cơ
quan tổ chức phải có các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. Các
yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ
kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị.
Với chức năng giúp việc hậu cần bao gồm chuẩn bị tốt cơ sở vật chất cho
các cuộc họp, hội nghị, hội thảo. Cả việc đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật, vệ sinh,
y tế môi trường và những vấn đề khác có liên quan đến hoạt động của cơ quan
cũng được Tổ Hành chính thực hiện một cách logic, chặt chẽ. Về công tác đảm
bảo hậu cần cho Phịng thì nhiệm vụ của tổ Hành là:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

12


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
-Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện quản lý, mua sắm, sử dụng tài
sản; hướng dẫn các tổ tổ chức sử dụng các thiết bị, phương tiện bảo đảm thiết
thực, tiết kiệm và hiệu quả.
-Thực hiện cơng tác lễ tân ngoại giao đón tiếp khách, phục vụ trực tiếp
hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị,
các chuyến đi công tác, chuẩn bị phương tiện đi lại, hoạt động chuyên môn của
các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều kiện đảm bảo công tác của cơ quan. Làm
tốt chức năng hậu cần giúp các cá nhân, tổ thực hiện tốt các công tác được giao
hướng đến mục tiêu chung của Phịng.
Ví dụ: để Ngày hội khuyến học quận Hồng Mai được thành cơng tốt đẹp,
tổ Hành chính đã thực hiện tốt cơng tác chuẩn bị cơ sở vật chất như địa điểm,

maket, hoa, bàn ghế…..Không những thế, việc chuẩn bị bằng khen, giấy mời,
báo cáo cũng được thực hiện một cách logic, chặt chẽ.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác
thường kỳ của Phịng GD&ĐT
Chương trình cơng tác thường kỳ là chương trình được xây dựng theo định
kỳ. Việc này được lặp đi lặp lại sau 1 khoảng thời gian nhất định. Chương trình
cơng tác thường kỳ có đặc điểm cơ bản là nó bao quát tất cả cá lĩnh vực hoạt
động của cơ quan như công tác chuyên môn nghiệp vụ, công tác tổ chức cán bộ,
….
Bất cứ một cơ quan, tổ chức, đơn vị, phòng ban nào trong quá trình hoạt
động của mình cũng phải thực hiện theo chương trình, kế hoạch cơng tác đã
được xây dựng từ trước. Từ đó mới có cơ sở để đánh giá hiệu quả đạt được,
cũng như để phục vụ công tác kiểm tra, ra soát và quy trách nhiệm cụ thể khi có
hạn chế, sơ xuất xảy ra.Chương trình cơng tác thường kỳ của Phòng Giáo dục và
đào tạo gồm chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm...
Tại Phịng GD&ĐT, theo sự phân cơng, chỉ đạo của Lãnh đạo Phịng,
chun viên được giao xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ sẽ tổng hợp
các nội dung công việc từ các tổ nghiệp vụ MN, TH, THCS (trước đó, các tổ
nghiệp vụ đã họp bàn, tổng hợp trước các nội dung công việc, các ý kiến thông
qua văn bản). Sau khi tổng hợp nội dung từ các tổ nghiệp vụ, chuyên viên xây
dựng chương trình cơng tác thường kỳ, trình Lãnh đạo xét duyệt, Nếu chương
trình được phê duyệt, chuyên viên ký nháy vào cuối nội dung văn bản, Văn thư
lấy số, photo, đóng dấu. Một bản trình Lãnh đạo UBND quận để báo cáo, các
bản còn lại ban hành. Lưu bản gốc tại Văn thư, một bản chuyên viên được giao
xây dựng chương trình cơng tác thường kì lưu.
*Đánh giá ưu điểm, hạn chế
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

13

Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
+Ưu điểm: Các nội dung được tổng hợp từ lncó sự thay đổi, thể hiện
sự mong muốn của các cá nhân và phù hợp với nhu cầu của phịng. Đảm bảo nội
dung cơng việc ln đủ, chặt chẽ, phong phú.
Việc xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ luôn đảm bảo nội dung
văn bản đảm bảo đúng thể thức, thủ tục và trình tự soạn thảo.
+Hạn chế: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và đôi khi còn phụ
thuộc vào ý thức tự giác của con người. Nhiều khi phải giục các tổ nộp văn bản
tổng hợp ý kiến.
Như vậy chương trình cơng tác thực chất là một khơn mẫu.Có thể nó
phù hợp với ở cơ quan, tổ chức này nhưng chưa phù hợp với cơ quan khác. Vì
vậy, việc thực hiện chương trình cơng tác của Phịng Giáo dục và đào tạo quận
Hồng Mai khơng thể tránh khỏi những hạn chế nhất định, đây chính là vấn đề
để các cá nhân, Lãnh đạo trong Phòng xem xét và đưa ra những chính sách thích
hợp nhằm thúc đẩy cơ quan mình phát triển hơn nữa.
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của cơ
quan - Phụ lục 06 .
1.3. Sơ đồ hóa tổ chức hội nghị của Phòng GD&ĐT
Với các cơ quan, văn phòng việc tổ chức buổi hội nghị là việc vô cùng
quan trọng và thường xuyên diễn ra.Việc tổ chức các buổi hội nghị sẽ giúp cho
việc tổng kết, đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vụ cần triển khai tới các
cán bộ công chức trong cơ quan một cách cụ thể và dễ dàng hơn.
Trong thời gian thực tập, em đã được tham gia “Đại hội chi bộ Phịng
Giáo dục và đào tạo Quận Hồng Mai nhiệm kỳ 2015-2020”.
*Công tác tổ chức Hội nghị:
- B1: Trước khi tổ chức:
Phịng GD&ĐT họp để giao nhiệm vụ cơng việc, trong đó:
+ Một chuyên viên được giao phụ trách mảng Báo cáo: trách nhiệm thu
thập thông tin, xây dựng bản báo cáo phục vụ cho hội nghị đó. Sau khi xây dựng

bản báo cáo (dự thảo), đem trình Lãnh đạo, Lãnh đạo xem xét, chỉnh sửa.
Chuyên viên dựa theo sự chỉnh sửa của Lãnh đạo để hoàn thành bản Báo cáo.
+ Một chuyên viên khác được giao phụ trách mảng điều kiện. Tại mảng
này, chuyên viên xây dựng bảng phân công cơng việc cụ thể cho từng chun
viên cịn lại
Cụ thể, sẽ có một chuyên viên lo CSVC: đại điểm tổ chức Đại hội, bàn
ghế, âm thanh, ánh sáng....
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

14


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
Một chuyên viên lo kinh phí: lập bản dự trù kinh phí cho Đại hội
Một chuyên viên lo việc lập danh sách đại biểu: in ấn giấy mời, viết giấy
mời và gửi giấy mời đến các đại biểu.
Một chuyên viên lo việc in ấn tài liệu, chường trình, hồ sơ phục vụ Đại
hội.
- B2:Trong quá trình diễn ra Hội nghị:
Dựa theo bảng phân công công việc mà các chuyên viên ở các Tổ hoàn
thành đúng phần việc mình được giao.
Cụ thể, chun viên lo cơng tác lễ tân tiếp đón đại biểu, chuyên viên lo
điểm danh đại biểu, chuyên viên dẫn chương trình, chuyên viên lo giúp đỡ Lãnh
đạo trong quá trình đọc báo cáo,...
- B3: Kết thúc Hội nghị: Các Tổ dọn dẹp hội trường tổ chức Hội nghị.
Bàn giao chứng từ, hồ sơ, tài liệu của Hội nghị cho Văn thưlập danh
mục hồ sơ
Kế toán quyết toán với Văn thư để báo cáo với Lãnh đạo.
Tổ chức họp rút kinh nghiệm sai sót trong Hội nghị.
*Lập mục lục văn bản hồ sơ một Hội nghị

Mục lục văn bản Hồ sơ ‘’ Ngày Hội khuyến học lần thứ IX và triển khai
công tác Khuyến học năm 2015”của Phịng GD&ĐT quận Hồng Mai.
1. Bảng phân cơng công việc trong Ngày Hội khuyến học
2. Giấy mời Ngày hội Khuyến học.
3.Giấy mời Ngày hội khuyến học
4. Tờ trình về việc tổ chức Ngày hội Khuyến học năm 2015
5. Chương trình Ngày hội khuyến học.
6. Báo cáo về hoạt động của Hội Khuyến học năm 2014 và phương
hướng hoạt động của Hội năm 2015.
Danh mục hồ sơ của ngày Hội Khuyến học lần thứ IX và triển khai
công tác Khuyến học năm 2015 – phụ lục 07
Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị của cơ quan - Phụ lục 08
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo
Phịng Giáo dục và đào tạo
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ
của cơ quan. Các chuyến đi cơng tác của lãnh đạo cơ quan nói chung là đa dạng,
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

15


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
như đi dự hội nghị, hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn cơ sở, đi công tác nước
ngồi...Có thể nói, từ trung ương đến cơ sở, khơng có cơ quan nào mà các nhà
lãnh đạo lại khơng đi cơng tác ngồi cơ quan. Mỗi chuyến đi cơng tác của lãnh
đạo có tác dụng trên nhiều phương diện. Vì vậy các chuyến đi đó cần được tổ
chức chu đáo.
Hoạt động của tổ Hành chính trong việc tổ chức các chuyến đi công tác
của lãnh đạo bao gồm các cơng việc chính duới đây:
1. Trước chuyến đi cơng tác

Trước mỗi chuyến đi, Văn thư phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi.
Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thới gian,
thành phần, phương tiện và kinh phí. Lãnh đạo Phịng có trách nhiệm đề xuất ý
kiến vào kế hoạch nói trên.
Văn thư soạn Tờ trình về việc đi cơng tác của Lãnh đạo, trong Tờ trình ghi
rõ địa điểm đến, thời gian đi, thời gian về, lý do đi công tác, mục đích, nội dung
đi cơng tác... (trong tờ trình có kèm theo đơn xin nghỉ phép của Lãnh đạo). Đem
Tờ trình trình lên Ban tổ chức Quận ủy, UBND quận, phịng Nội vụ, chờ UBND
phê duyệt và ra Thông báo đồng ý về chuyến đi cơng tác của Lãnh đạo Phịng.
Sau khi được UBND quận phê duyệt và ra Thông báo, Văn thư cần chuẩn
bị:
- Đặt vé, chuẩn bị kinh phí; chuẩn bị phương tiện đi lại, nơi ăn nghỉ của
Lãnh đạo trong chuyến công tác.
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho chuyến đi công tác;
- Chuyển văn bản chỉ đạo, phân công công việc, hướng dẫn, ủy quyền
người ký thay cho các chuyên viên được giao trong q trình Lãnh đạo đi cơng
tác.
- Hồn tất các văn bản, dự thảo quan trọng để Lãnh đạo giải quyết và ký
trước khi đi công tác.
2. Trong chuyến đi công tác.
Trong khi Lãnh đạo đi công tác, Văn thư theo dõi, đôn đốc công việc, liên
lạc với Lãnh đạo thường xuyên để Lãnh đạo nắm bắt được tình hình làm việc tại
Phòng. Chuyển mail văn bản cần xử lý hằng ngày cho Lãnh đạo. Báo cáo kết
quả cơng việc, tình hình tại Phịng cho Lãnh đạo hằng ngày.
Các chun viên tại Phòng cũng phải giữ liên lạc với Lãnh đạo, báo cáo
tình hình cơng việc, xin ý kiến Lãnh đạo trong các việc quan trọng. Nhận sự chỉ
đạo của Lãnh đạo thông qua mail hoặc điên thoại.
3. Sau chuyến đi cồng tác
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

16


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
- Sau khi thủ trưởng đi cơng tác về, Văn thư quyết tốn kinh phí cho Kế
tốn Phịng. Thơng báo kết quả chuyến đi cơng tác bằng văn bản cho các chuyên
viên trong Phòng, UBND quận, BTC Quận ủy, phịng Nội vụ để biết.
(Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo cơ quan – phụ
lục 09)
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa cơng
sở của Phịng Giáo dục và đào tạo quận Hồng Mai
Việc thực hiện văn hóa cơng sở được lãnh đạo Phịng Giáo dục và đào tạo
rấtquan tâm và triển khai rất có hiệu quả tới mọi khía cạnh của các hoạt động
cơng tác trong Phịng.
- Về trang phục của cán bộ, công chức, viên chức : luôn ăn mặc gọn gàng
sạch sẽ (nam mặc quần âu, áo sơ mi sơ vin; nữ mặc quần âu sơ vị với áo sơ mi
hoặc mặc váy xòe dài tới đầu gối, váy duýp dài gần đến đầu gối). Phải mặc lễ
phục trong các buổi lễ trang trọng, hội nghị, hội thảo của Phòng (Lễ phục của
Nam là bộ Comple, áo sơ mi thắt cravat; Lễ phục của nữ là bộ comple nữ hoặc
áo dài).
- Về giao tiếp ứng xử của cán bộ, cơng chức:có văn hóa với đồng
nghiệp, với cán bộ, nhân dân đến liên hệ cơng tác. Nói năng lịch sự, nhã nhặn,
khi tiếp xúc với cán bộ, nhân dân để giải quyết cơng việc phải có thái độ hịa
nhã, niềm nở, biết lắng nghe và tiếp thu ý kiến.
- Về giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức phải xưng tên, cơ
quan, đơn vị nơi công tác, trao đổi ngắn gọn tập trung vào nội dung công
việc, không ngắt điện thoại đột ngột.
- Văn hóa trong giờ làm việc: Đi làm đúng giờ, khơng làm việc riêng
trong giờ làm trong phịng làm việc.
- Văn hóa trong hội họp: Tổ chức hội họp và đến họp đúng giờ,giữ thái

độ tôn trọng, từ tốn, khơng làm việc riêng, khơng nói chuyện riêng ảnh hưởng
đến mọi người trong cuộc họp, không hút thuốc lá trong phịng họp.
- Văn hóa trong giữ giữ gìn vệ sinh, an toàn nơi làm việc: Sắp xếp gọn
gang, ngăn nắp vệ sinh phịng làm việc. Phịng làm việc có thùng đựng rác và bỏ
rác đúng nơi quy định. Thực hiện chế độ vệ sinh phòng làm việc, trang thiết bị
làm việc hàng ngày, hàng tuần. Thực hành tiết kiệm điện, tắt điện trước khi ra
về, lau dọn bàn ghế, sắp xếp phòng làm việc ngăn nắp, gọn gàng.
- Trong Phịng khơng có tình trạng lãnh đạo gọi cấp dưới xách mé hoặc
coi thường người giúp việc mình.Chứng tỏ mọi người ý thức được mội người có
cương vị và trách nhiệm riêng được giao nên cần biết tự trọng và tôn trọng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

17


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
người khác.Tính thứ bậc của cơ quan được đảm bảo, cấp dưới phục tùng cấp
trện, cấp trên có quyền lãnh đạo kiểm tra cấp dưới.
Nhìn chung việc thực hiện văn hóa cơng sở được đội ngũ cán bộ, cơng
chức, viên chức của Phịng thực hiện với một tinh thần tự giác cao, thể hiện
được sự tôn trọng, nhã nhặn, trung thực, thân thiện và hợp tác với đồng nghiệp.
Tất cả tạo nên bầu khơng khí làm việc vừa nghiêm túc, chuyên nghiệp vừa vừa
thân thiện, củng cố các mối quan hệ trong và ngồi cơng sở.
Bên cạnh những mặt đã làm được thì Phịng Giáo dục và đào tạo cịn
một số hạn chế như: Chưa có đồng phục riêng của cơ quan, việc đeo thẻ khi vào
cơ quan của cán bộ công chức không thường xuyên. Đây là một mặt còn hạn chế
của Phòng.
3. Khảo sát về cơng tác văn thư
3.1. Tìm hiểu mơ hình tổ chức văn thư của cơ quan
Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong

hoạt động của tất cả các cơ quan. Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh
mọi hoạt động của các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ; góp phần giữ gìn
bí mật của Đảng và Nhà nước; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Về nội dung công tác văn thư bao gồm:
-Xây dựng văn bản.
-Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản
đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
-Quản lý và sử dụng con dấu.
Phòng Giáo dục và đào tạo đã lựa chọn tổ chức công tác văn thư theo mơ
hình văn thư hỗn hợp.
- Đối với văn bản đến, cán bộ Văn thư mỗi ngày vừa phải xuống Phòng
Văn thư của UB để lấy công văn từ mọi nơi chuyển tới (đối với bản có dấu đỏ),
vừa lên mail, trang Web Sở để lấy công văn từ sở, các trường ( đối với bản đen).
Đối với văn bản đi của Phịng, Phịng GD&ĐT tự soạn thảo, trình ký,
đóng dấu và làm thủ tục phát hành đến các trường MN, TH, THCS trong Quận ;
tự nộp lên Sở các Kế hoạch, Báo cáo... Mặt khác, với những văn bản đi cần
chuyển cho các phòng trong Quận, Văn thư chuyển văn bản xuống Phòng Văn
thư của Quận để Văn thư của các Phòng trong Quận xuống Phòng Văn thư của
Quận lấy văn bản.
Mặt khác, nơi làm việc của Cán bộ Văn thư cũng ảnh hưởng khơng nhỏ
tới q trình làm việc. Tại tổ Hành chính, nơi làm việc của Văn thư ngay cạnh
cửa ra vào, rất dễ dàng cho những người bên ngồi muốn liên hệ với phịng GD
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

18


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
để làm việc. Các văn bản đi, đến được lưu vào cặp, tủ một cách cẩn thận, kín
đáo. Đối với những Cơng văn phát cho các trường thì Văn thư đặt trên bàn theo

từng chồng MN, TH, THCS, thuận tiện cho Văn thư các trường lên lấy. Máy
tính quản lý văn bản đến, đi của Văn thư được đặt phía trong đảm bảo an tồn bí
mật, an tồn cho các văn bản. Dấu của Phịng được Văn thư bảo quản trong hộp,
cất trong tủ của Văn thư đảm bảo cho con dấu ln an tồn.
* Ưu:
- Các thủ tục phát hành được thực hiện dễ dàng. Việc chuyển các văn
bản trở nên dễ dàng, gọn lẹ, chặt chẽ, nhanh chóng, kịp thời (với các văn bản
mật, khẩn)
- Văn thư của Phịng có thể dễ dàng theo dõi, kiểm tra chắc chắn các văn
bản đã được chuyển đi như thế nào, chuyển đến ai.
- Các văn bản được bảo quản cẩn thận, dễ dàng tìm kiếm.
* Nhược:
- Nhiều khi Văn thư các Phòng khác lười trong việc xuống Phịng Văn
thư quận để lấy cơng văn nên đơi lúc gây ra chậm trễ trong việc giải quyết công
việc.
- Cán bộ Phòng Văn thư quận dễ chuyển giao nhầm nơi nhận của văn
bản.
3.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong việc chỉ đạo thực hiện cơng tác văn thư của cơ quan.
Phịng GD&ĐT khơng có Quy chế Văn thư – Lưu trữ mà hồn toàn thực
hiện theo Quy chế Văn thư – Lưu trữ của UBND quận Hoàng Mai theo Quyết
định số 01/2014/QĐ-UBND ngày 28/3/2014 của UBND quận Hoàng Mai. Tuy
thế việc thực hiện cơng tác Văn thư – Lưu trữ của Phịng ln được thực hiện
nghiêm túc, theo đúng Quy chế, ; Lãnh đạo Phịng ln quan tâm sát sao đến
việc thực hiện Cơng tác Văn thư – lưu trữ của Phịng.
Các văn bản đi của Phòng GD&ĐT trước khi được ban hành đều được
Lãnh đạo kiểm tra về kỹ thuật, thể thức trình bày và nội dung một cách chặt chẽ.
Đối với các văn bản quan trọng, Lãnh đạo luôn chỉnh sửa rất nhiều lần cho đến
khi chuẩn về thể thức, nội dung, câu chữ hoàn hảo mới ký văn bản để ban hành.
Không những thế, với sự chỉ đạo của Lãnh đạo, tham mưu của Văn thư

đã xây dựng nên quy trình giải quyết thủ tục hành chính của Phịng GD&ĐT,
giúp cho việc giải quyết các thủ tục hành chính trở nên chặt chẽ, đơn giản hơn.
Các văn bản đi, đến của Phịng, sự phần cơng, thời gian hồn thành mỗi văn bản
đều được quản lý thông qua phần mềm quản lý Excel kết nối với phần mềm
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

19


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
word để in phiếu xử lý cơng việc tương ứng với từng văn bản. Việc tìm kiếm các
văn bản hay theo dõi tiến độ, kết quả hồn thành cơng việc từ đó cũng trở nên
nhanh chóng, dễ dàng hơn.
4. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Phịng GD&ĐT khơng có Quy chế riêng về công tác Lưu trữ mà thực hiện
dựa theo Luật lưu trữ năm 2011. Vì là một phịng trong UBND quận cho nên
phịng khơng có kho lưu trữ riêng mà dùng chung kho lưu trữ của UBND quận
Hoàng Mai ( hằng năm thu hồ sơ, tài liệu lưu trữ và giao nộp vào lưu trữ của
UBND quận).
Phịng GD&ĐT khơng có nội quy phịng đọc, khơng có quy chế riêng về
công tác lưu trữ, tuy thế công tác lưu trữ của phòng vẫn được đảm bảo thực hiện
theo đúng quy định của Nhà nước và của UBND quận. Văn thư luôn thực hiện
đầy đủ việc lưu trữ tất cả các văn bản đến, đi của phòng ; lưu trữ các văn bản
vào hộp, cặp có ghi rõ tên loại văn bản được lưu trữ. Không chỉ lưu trữ các bản
cứng của văn bản, Văn thư còn lưu trữ file mềm của các văn bản ; để đảm bảo
nếu mất văn bản gốc sẽ vẫn còn bản mềm của văn bản đó.
Lãnh đạo Phịng cũng quan tâm sát sao tới việc lưu trữ văn bản, đối với
các văn bản quan trọng, ngoài việc văn thư lưu bản gốc, Lãnh đạo cũng Phịng
cũng có một bản có dấu đỏ để lưu vào hồ sơ lưu trữ của Lãnh đạo. Lúc nào Lãnh
đạo cũng dặn dò Văn thư phải lưu trữ đầy đủ các văn bản đi, đến của phịng, đơn

đốc, kiểm tra hàng năm việc lưu trữ của Phòng.
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công
tác tháng và năm.
a. Lịch công tác tuần của Phịng Giáo dục & đào tạo
quận Hồng Mai

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

20


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
UBND QUẬN HỒNG MAI

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

LỊCH CÔNG TÁC TUẦN
(Từ ngày …/…/… đến ngày …/…/…)

Lịch làm việc trong tuần (nội dung công việc, địa điểm làm việc)
Ghi chú
TT
TỔ
NGHIỆP

VỤ

MẦM
NON

Họ tên

Chức vụ

1

Bùi Thị
Thanh

2

Đinh Thanh
Hằng

Phó phịng

3

Trương Thị
Ngọc Bích

Chun viên, tổ
trưởng tổ MN

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Thứ 2

Thứ 3

Thứ 4

Thứ 5

Thứ 6

(../../…)

(../../…)

(../../....)

(../../…)

(../../…)

Trưởng phòng

21

(Đánh giá
kquả thực
hiện công
việc)

Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C

TIỂU
HỌC

4

Nguyễn Thị
Thanh Hòa

Cán bộ hợp đồng
Quận

5

Bùi Thị Hạnh

Cán bộ Biệt phái

6

Nguyễn Thị
Bích Hạnh

Chuyên viên, Tổ
trưởng tổ Tiểu học

7

Nguyễn Văn
Chung

Chun viên

8

Bùi Thị Nhàn

Chun viên

Trần Thị
Thanh Vân

Phó phịng

Nguyễn Kim
Oanh

Chun viên, tổ
trưởng tổ THCS,
Chủ tịch cơng đồn

11

Nguyễn Thị
Trà Mi

Chun viên

12

Nguyễn Lan
Anh

Chuyên viên

13

Vương Thị

Cán bộ hợp đồng

TRUNG 9
HỌC
CƠ SỞ
10

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

.

22


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C

TỔ
HÀNH
CHÍNH

Sinh

quận

14

Nguyễn Văn
Vỹ

Chun viên, Tổ
trưởng tổ Hành
chính

15

Đỗ Thị Vân

Kế tốn

16

Trần Thu Lan

Văn thư

17

Hồng Thu
Trang

Thường trực cơng
đồn

TRƯỞNG PHỊNG

Nơi nhận:
- UBND quận (để b/c);
- Đ/c Trưởng phòng (để b/c);

(Đã ký)

- Các tổ nghiệp vụ;
- Lưu VT.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

23


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
b. Kế hoạch công tác Tháng và Năm của Phịng GD&ĐT quận Hồng
Mai
Phịng GD&ĐT quận Hồng Mai, k có Kế hoạch cơng tác cụ thể từng
tháng, mà chỉ có Kế hoạch cho từng tháng trong năm ( Kế hoạch cơng tác
Tháng của Phịng – phụ lục số10). Bản kế hoạch cơng tác tháng vẫn cịn rất
nhiều sai sót.Mặt khác, phịng GD&ĐT k có Kế hoạch năm mà chỉ có Báo cáo
nhiệm vụ năm học năm cũ và triển khai nhiệm vụ năm học mới.

Dưới đây là mẫu 2 bản Kế hoạch tháng và năm do em xây dựng dựa theo
Chức năng, nhiệm vụ của Phòng GD&ĐT.
* Kế hoạch cơng tác tháng của Phịng GD&ĐT
UBND QUẬN HỒNG MAI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc

Số: /KH-PGD&ĐT

Hoàng Mai, ngày tháng 03 năm 2015

KẾ HOẠCH
Triển khai nhiệm vụ tháng 3 năm 2015
Ngành Giáo dục & Đào tạo quận Hồng Mai
I. MỤC ĐÍCH, U CẦU
1. Mục đích:
- Để các thành viên trong Phòng, các trường MN, TH, THCS nắm vững
được công tác kế hoạch trọng tâm của tháng. Từ đó hồn thành các cơng việc
trong tháng một cách tốt nhất.
- Dựa vào Kế hoạch để kiểm tra, đánh giá, nhận xét q trình hồn thành
cơng việc.
2. u cầu:
- Tất cả các thành viên thuộc Phòng GD&ĐT, các trường MN, TH, THCS
thực hiện đúng, đầy đủ các công việc đã nêu trong Kế hoạch.
- Đảm bảo các công việc được hoàn thành một cách tốt nhất, đạt kết quả
đúng như trong Kế hoạch đã nêu.

II. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM THÁNG 3 NĂM 2015

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

24


Phạm Thị Hồng Nhật_ QTVPK7C
Tổ chức tốt phong trào thi đua Dạy tốt – Học tốt và các hoạt động giáo
dục chào mừng ngày quốc tế phụ nữ 8/3 và ngày thành lập Đồn TNCS Hồ
Chí Minh 26/3, chào mừng ngày giải phóng Miền Nam thống nhất đất nước
30/4 và ngày Quốc tế lao động 1/5.
A. Công tác chuyên môn.
1. Tiếp tục duy trì tốt nề nếp dạy và học. Thực hiện đúng quy chế chuyên
môn. Tổ chức các hoạt động giáo dục để chào mừng ngày Quốc tế phụ nữ 08/3,
ngày thành lập Đồn TNCS Hồ Chí Minh 26/3.
2. Tham gia thi GVDG cấp Thành phố với các cấp học:
- Cấp Tiểu học: 3 trường TH Đền Lừ, Giáp Bát, Tân Mai tham gia thi
GVDG tại TH Tân Định ngày 6/3/2015.
- Cấp THCS: Thi GVDG các bộ môn Ngữ văn, Địa lý, Thể dục (THCS
Tân Định, Tân Mai, Yên Sở, Vĩnh Hưng)vào ngày 12/03/2015 tại THCS Giáp
Bát.
3. Cấp THCS tiếp tục bồi dưỡng đội tuyển HSG lớp 9 các mơn văn hóa
tại THCS Tân Mai, bồi dưỡng học sinh giỏi kỹ thuật tại TTKTTH số 2 để
chuẩn bị thi TP vào tháng 4/2015. Các trường cấp TH tiếp tục bồi dưỡng học
sinh năng khiếu.
4. Cấp TH, THCS thi Tiếng Anh trên Internet cấp Thành phố (07/03);
thi Toán trên Internet cấp Quận (06/03), cấp Thành phố (20/03). Cấp TH thi
Olympic Tiếng Anh cấp Thành phố (theo kế hoạch của Sở GD&ĐT). Thi vơ
địch Tin học văn phịng cho học sinh từ lớp 7 đến lớp 9 cấp Thành phố ngày

07/3/2015
5.Phòng GD&ĐT tổ chức các chuyên đề bồi dưỡng giáo viên:
- Cấp THCS: Mơn Tốn tại THCS Tân Định (tuần 3), chuyên đề báo cáo
các tiết dự thi cấp Thành phố môn Ngữ văn, Địa lý, Thể dục (tuần 4).
- Cấp TH: Tổ chức chuyên đề bồi dưỡng CBQL – GV, thí điểm phương
pháp “Bàn tay nặn bột”; báo cáo các tiết dự thi GVG Thành phố tuần 4 tháng 3.
- Cấp MN: Tổ chức Ngày hội dinh dưỡng cho trẻ mầm non vào sáng ngày
11/03/2015.
6.Kiểmtra hoạt động của các trường theo kế hoạch và đột xuất.
7. Phòng GD tham gia đoàn Thanh tra của Sở GD thanh tra chuyên ngành
THCS Lĩnh Nam ( từ ngày 16 đến ngày 18/3/2015), MN Trần Phú ( từ ngày 17
đến ngày 18/3/2015).

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

25