Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân QUẬN cầu GIẤY
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.09 MB, 61 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC........................................................................................................1
PHỤ LỤC.........................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI..............................2
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY...................................................2
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND QUẬN CẦU GIẤY.............................................................2
1. Vị trí, vai trò của UBND Quận Cầu Giấy.............................................2
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Cầu Giấy................................2
3. Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Cầu Giấy..........................................6
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA PHÒNG NỘI VỤ QUẬN CẦU GIẤY............................................6
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng....................................................6
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức..............................6
2. Bản mô tả công việc............................................................................11
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ
QUẬN CẦU GIẤY.................................................................................14
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.............................................14
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu,
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.............................14
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan. (phụ lục 3).........................................................15
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo của cơ quan. (phụ lục
4)..............................................................................................................16
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.........16
1.5 Tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công
sở của UBND Quận Cầu Giấy.................................................................17
2. Khảo sát về công tác văn thư:..............................................................17
2.1. Mô hình tổ chức văn thư ở cơ quan..................................................17
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư của cơ quan:.................................................................18
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ........................19
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:......................................19
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:.....................................................19
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ....................................................20
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu:....................................................20
3.5. Đánh giá ưu, nhược điểm.................................................................20
PHẦN II.........................................................................................................21
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI.....................................21
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY.................................................21
1. Lịch công tác tuần, Kế hoạch Công tác tháng, Kế hoạch công tác năm
.................................................................................................................21
2. Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ cho cơ quan....................32
3. Soạn thảo quy chế văn hóa công sở cho cơ quan................................32
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan..............................38
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan...........................41
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Ủy ban nhân dân
quận Cầu Giấy.........................................................................................45
Phần III..........................................................................................................46
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN..........................................................46
I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG..........................................46
1. Ưu điểm:..............................................................................................46
2, Nhược điểm:........................................................................................47
II. ĐỀ XUẤT NHỮNG Ý KIẾN ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC
PHỤC KHÓ KHĂN................................................................................48
KẾT LUẬN....................................................................................................51
PHỤ LỤC.......................................................................................................43
Phụ lục 1.........................................................................................................44
PHỤ LỤC
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Thực tập tốt nghiệp là quá trình nhằm củng cố, nâng cao kiến thức đã
được trang bị cho sinh viên, hệ thống hóa được những kiến thức cơ bản thuộc
chuyên ngành; trang bị cho sinh viên những kiến thức về thực tiễn công việc,
giúp sinh viên vận dụng lý luận đã học vào môi trường thực tiễn, tiếp cận và
thâm nhập với thực tế; bước đầu vận dụng các kiến thức được học vào công
việc; làm quen và tăng cường các kỹ năng ngành nghề và năng lực chuyên
môn đã được đào tạo.
Với phương châm “học đi đôi với hành” Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan. Dưới sự chỉ đạo
của trường và sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan em đã được tiếp nhận đến thực
tập tại Phòng Nội vụ quận Cầu Giấy từ ngày 09/3/2015 đến ngày 29/4/2015.
Sau gần hai tháng tiếp xúc với môi trường thực tế, dưới sự hướng dẫn
nghiệp vụ của Bà Đỗ Minh Ngọc - Phó Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy em đã
tích lũy được những kiến thức, những kinh nghiệm bổ ích để vận dụng vào
thực tế. Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên bài báo
cáo của em còn nhiều thiếu xót vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của quý thầy cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Để hoàn thành được bài báo cáo này em xin chân thành cảm ơn sự tạo
điều kiện giúp đỡ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và khoa Quản trị văn
phòng, sự hướng dẫn chỉ bảo của quý thầy cô, và đặc biệt là sự hướng dẫn
nghiệp vụ tận tình của Bà Đỗ Minh Ngọc - Phó Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy
và tập thể các cán bộ, công chức, chuyên viên tại đây.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn.
Cầu Giấy, ngày 25 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Đỗ Đình Thuần
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
1
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND QUẬN CẦU GIẤY.
1. Vị trí, vai trò của UBND Quận Cầu Giấy.
UBND Quận Cầu Giấy là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và
cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND Quận Cầu Giấy chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật,
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng
cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên
địa bàn Quận Cầu Giấy.
UBND Quận Cầu Giấy thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương đến địa phương.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Cầu Giấy.
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
Quận thông qua để trình UBND thành phố thông phê duyệt, tổ chức và kiểm
tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn quận; dự toán thu,
chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình;
quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa
phương trong trường hợp cần thiết trình HĐND quận quyết định và báo cáo
UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND
các phường xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của HĐND
các phường về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
2
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội trên địa bàn các các phường;
- Xây dựng, trình UBND quận thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện
các chương trình đó;
- Chỉ đạo UBND các các phường thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của
pháp luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các phường;
- Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thủy lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn quận theo quy
định của pháp luật;
- Tham gia với UBND thành phố trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn quận;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
các các phường;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND thành
phố;
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch
thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn quận; quản lý việc thực hiện quy
hoạch xây dựng đã được phê duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
3
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuât, kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của UBND thành phố.
- Xây dựng và phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và
kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại và
dịch vụ, du lịch trên địa bàn quận;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn quận và tổ chức thực hiện
sau khi được cấp trên phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề,
tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên
địa bàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo
viên, quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các
phong trào về văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy các giá
trị di tích lịch sử - văn hóa, và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y
tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng,
chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi,
thực hiện chính sách dân số kế hoach hóa gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động, tổ chức phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện
nhân đạo.
- Thực hiện các biện pháp hướng dẫn tiến bộ khoa học – công nghệ
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
4
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phục vụ sản xuất và đời sống ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường
và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa trên địa bàn
quận; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện xây dựng kế hoạch khu vực phòng thủ
quận; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo xây dựng lực lượng dân
quân tự vệ, công tác tập huấn dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các
trường hợp theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội,
xây dựng lực lượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà
nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội
và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
- Tuyên truyên, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc, tôn giáo.
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hôi và đại biêu HĐND
theo quy định của pháp luật;
- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính quận;
- Thực hiện các Nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây
dựng và phát triển đô thị của quận trên cơ sở quy hoạch chung;
- Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao của thị xã,
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
5
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quận thuộc thành phố, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa,
danh lam thắng cảnh do quận quản lý.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Cầu Giấy.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chưc của UBND Quận Cầu Giấy ( phụ lục 1)
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ QUẬN CẦU GIẤY.
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức.
1.1.1. Chức năng.
Căn cứ vào Nghị định số 71/1998/NĐ-CP ngày 08/9/1998 của Chính
Phủ về thực hiện quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan;
Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Quận Cầu Giấy, có
chức năng tham mưu giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về nội vụ, gồm: Tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp;
cải cách hành chính; chính quyền địa phương;địa giới hành chính;cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã phường; tổ chức hội;tổ
chức phi Chính Phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo, thi đua – khen
thưởng; quy chế dân chủ.
Phòng Nội Vụ UBND quận chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của
UBND quận đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ
của Sở Nội Vụ thành phố Hà Nội.
Phòng Nội Vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
Trình UBND quận dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, trung hạn, hằng năm và dự thảo các đề án; chương trình, biện pháp tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ về các lĩnh vực thuộc pham vi quản lý nhà nước
được giao theo chức năng, nhiệm vụ của phòng.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, đề án, dự án đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn,
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
6
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kiểm tra, phổ biến,giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý
nhà nước được giao.
Tham mưu giúp UBND quận trong việc đề nghị cấp có thẩm quyền
quyết định việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các phòng ban, đơn vị
thuộc quận quản lý.
Trình UBND quận về đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh
địa giới hành chính dưới cấp quận trên địa bàn để trình cấp có thẩm quyền
xem xét quyết định.
Giúp UBND quận nghiên cứu, hướng dẫn, theo dõi công tác tổ chức và
hoạt động của bộ máy chính quyền các cấp thuộc quận; phối hợp với các cơ
quan hữu quan của quận tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc
Hội; tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu HĐND các cấp theo quy
định của pháp luật và của các cơ quan cấp trên; giải quyết khiếu nại, tố cáo
của công dân về thực hiện các quy định của pháp luật về bầu cử; tổng hợp báo
cáo kết quả bầu cử HĐND và UBND;thực hiện các thủ tục để thường trực
UBND phê chuẩn kết quả bầu cử các chức danh lãnh đạo của HĐND, UBND
cấp xã.
Làm đầu mối giúp UBND quận quản lý công tác bồi dưỡng kiến thức
pháp luật, quản lý nhà nước, quản lý hành chính đối với đại biểu HĐND; tổ
chức thống kê số lượng, chất lượng đại biểu HĐND, thành viên UBND các
cấp để tổng hợp, báo cáo theo quy định.
Tổ chức triển khai các quy định về quản lý, phân vạch, điều chỉnh địa
giới hành chính trên địa bàn Quận theo hướng dẫn của Chính Phủ và các cơ
quan nhà nước cấp trên.
Thao dõi, quản lý địa giới hành chính trên địa bàn Quận; chuẩn bị các
thủ tục đề nghị thành lập mới, sáp nhập, chia tách điều chỉnh địa giới hành
chính, thành lập đô thị theo quy định, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy
định của nhà nước về việc thành lập mới, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa
giới hành chính tại địa phương; giúp Chủ tịch UBND quận thực hiện, hướng
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
7
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dẫn và quản lý về công tác phân loại đơn vị hành chính các cấp theo quy định
của pháp luật.
Tổng hợp và quản lý hồ sơ bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính của
Quận theo hướng dẫn của Chính Phủ và các cơ quan nhà nước cấp trên.
Giúp UBND quận trong việc hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp báo cáo
việc thực hiện Quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan hành chính, tổ
chức sự nghiệp trên địa bàn Quận.
Trình UBND quận các đề án thực hiện về: phân công, phân cấp quản lý
cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chức cơ sở; chính
sách, chế độ tiền lương, phụ cấp, trợ cấp và các chế độ khác đối với cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước, cán bộ dân cử, lao động hợp đồng trong các
cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp; tuyển dụng, sử dụng, đánh giá, bổ
nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật
cán bộ, công chức, viên chức nhà nướ;cán bộ quản lý doanh nghiệp thuộc
thẩm quyền quản lý của UBND quận theo quy định của pháp luật.
Giúp UBND quận quản lý nhà nước đối với đội ngũ cán bộ,công chức,
viên chức nhà nước,cán bộ công chức xã, cán bộ bán chuyên trách. Xây dựng
quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước, cán bộ, công chức xã, công chức dự bị. tham mưu và tổ chức thực
hiện việc thi tuyển, xét tuyển, quản lý và sử dụng, thực hiện chính sách, chế
độ đối với cán bộ, công chức nhà nước và cán bộ, công chức xã.
Trình UBND quận quyết định theo phân cấp việc tuyển dụng, đánh giá,
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật các chế độ chính
sách khác đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc diện UBND
quận quản lý.
Hướng dẫn kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định về chức
danh, tiêu chuẩn cán bộ, công chức, viên chức; việc thực thi công vụ của cán
bộ, công chức, viên chức hành chính sự nghiệp và cán bộ công chức xã thuộc
quận.
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
8
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giúp UBND quận quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: tổ
chức thực hiện việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp theo
quyết định của UBND Thành phố và UBND Quận.
Giúp Chủ tịch UBND Quận chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công
tác cải cách hành chính nói chung; trình UBND quyết định phân công các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND quận phụ trách các nội dung, công việc của
cải cách hành chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành
chính, xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính
công, hiện đại hóa nền hành chính; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai
thực hiện theo quyết định của UBND Thành phố và Quận.
Trình UBND quận quyết định các chủ trương, biện pháp cải cách hành
chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý các cơ quan hành chính nhà nước
thuộc cơ quan Quận; chủ trì, phối hợp với các cơ quan ngành dọc của Trung
ương, của thành phố đóng trên địa bàn quận trong việc triển khai công tác cải
cách hành chính.
Tổng hợp công tác cải cách hành chính trình UBND quận; thực hiện chế độ
báo cáo công tác hành chính với UBND thành phố và Sở Nội vụ theo quy định.
Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
quận, UBND các xã triển khai công tác cải cách hành chính theo chương
trình, kế hoạch cải cách hành chính của quận đã được phê duyệt.
Phối hợp với các cơ quan liên quan để tổng hợp chung việc thực hiện
các quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong quản lý biên chế,
kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan hành chính và chế độ tự chủ, tự
chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính
đối với các đơn vị sự nghiệp nhà nước.
Tham mưu cho UBND quận quyết định thành lập và quản lý các tổ
chức hội theo phân cấp của Chính Phủ và UBND thành phố.
Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính, tổ chức sự
nghiệp trên địa bàn quận chấp hành các chế độ, quy định của pháp luật về văn
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
9
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thư, lưu trữ.
Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương,
chính sách của Đảng và nhà nước về công tác tôn giáo trên địa bàn quận.
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan để thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về tôn giáo theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về tôn giáo, làm đầu mối giữa chính
quyền địa phương với các tổ chức tôn giáo trên địa bàn quận.
Làm nhiệm vụ cơ quan thường trực của Hội đồng thi đua – khen
thưởng quận, tham mưu giúp UBND quận và Chủ tịch UBND quận chỉ đạo,
thống nhất quản lý công tác thi đua, khen thưởng; cụ thể hóa chủ trương,
chính sách của Đảng và nhà nước về công tác thi đua, khen thưởng phù hợp
với tình hình thực tế của quận.
Tổ chức các phong trào thi đua va triển khai thực hiện chính sách khen
thưởng của Đảng và nhà nước; hướng dẫn việc kiểm tra kế hoạch, nội dung
thi đua, khen thưởng trên địa bàn quận; xây dựng và quản lý quỹ thi đua, khen
thưởng theo quy định của pháp luật.
Quản lý cấp phát, cấp đổi hiện vật khen thưởng theo phân cấp và theo
quy định của pháp luật; thực hiện việc tổ chức và trao tặng khen thưởng theo
quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại,tố cáo theo các lĩnh
vực công tác được UBND quận giao theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ đối với cơ quan
hành chính, tổ chức sự nghiệp thuộc quận, UBND các xã.
Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của các cơ quan nhà nước cấp trên
vế tổ chức các cơ quan hành chính, sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính
cấp xã, thôn; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà
nước, cán bộ công chức cấp xã; về công tác văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn
giáo, thi đua, khen thưởng và về các lĩnh vực khác được giao; hướng dẫn thực
hiện phân cấp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật.
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
10
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, kỹ thuật, xây dụng
hệ thống thông tin, lưu trữ, cung cấp số liệu phục vụ công tác quản lý và
chuyên môn, nghiệp vụ được giao.
Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình
thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định với UBND quận va Sở Nội vụ.
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế thực hiện chế độ tiền lương và chính
sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên
môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức của phòng theo quy định.
Quản lý tài chính, tài sản của phòng theo quy định của pháp luật và
phân cấp của UBND quận.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND quận phân công.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy (phụ lục 2)
Trưởng phòng Nội vụ quận chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch
UBND quận và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng.
Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm
vụ được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó trưởng phòng được
Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng.
Việc điều động, bổ nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó
trưởng phòng do Chủ tịch UBND quận quyết định theo quy định của pháp
luật và phân cấp của thành phố.
2. Bản mô tả công việc.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
( Trưởng phòng Nội vụ )
- Họ và tên: Trịnh Thị Dung.
- Bộ phận: Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy.
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
11
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chức danh: Trưởng phòng.
- Chịu trách nhiệm báo cáo cho Chủ tịch, các Phó chủ tịch HĐND và
UBND Quận Cầu Giấy.
- Hệ số lương:
* Mục đích công việc:
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận có chức năng
tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ. Để
đảm bảo cho công việc của phòng diễn ra thuận lợi và thông suốt thì việc xây
dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng là rất cần thiết.
* Nhiệm vụ:
- Điều hành chung các hoạt động, nhiệm vụ của văn phòng.
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác:
+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp
trình cấp có thẩm quyền quyết định.
+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND quận quyết định thành lập, giải thể,
sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành quận theo quy định.
+ Triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cùng cấp và
UBND các xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương.
+ Xử lý và giải quyết các văn bản đến theo chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và theo quy định của pháp luật.
+ Tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu của tổ chức, công dân theo
nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
+ Quản lý các cơ sở vật chất cho bộ máy, đảm bảo các điều kiện vật
chất cho hoạt động của phòng Nội vụ.
+ Ký các văn bản theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
+ Tổ chức thực hiện chế độ, chính sách của Đảng và nhà nước các
quyết định của UBND trong phạm vi Phòng Nội vụ.
+ Là người truyền đạt chủ trương của UBND quận tới các cấp, các
ngành trong quận khi được UBND quận ủy nhiệm.
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
12
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Hàng ngày phân công cán bộ về chuyên môn và tổng hợp tham mưu
giúp thường trực UBND quận về các công việc của cơ quan.
+ Làm chủ tài khoản và quản lý các mặt thu – chi ngân sách của phòng
nội vụ theo quy định của pháp luật.
+ Chịu trách nhiệm về an toàn, an ninh trật tự cơ quan và bảo vệ bí
mật thông tin tư liệu.
+ Thường xuyên quan tâm công tác tổ chức cán bộ, công tác đào tạo,
bồi dưỡng đội ngũ công chức của phòng Nội vụ.
+ Triệu tập và chủ tọa các công việc của Phòng Nội vụ.
* Về thẩm quyền.
- Ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Phòng Nội vụ.
- Thừa lệnh UBND quận ký các văn bản hành chính thông thường để
đôn đốc các ngành, phòng, ban, các đơn vị, UBND các các phường trong
quận việc thực hiện công tác được giao.
- Ký giấy giới thiệu cho các cán bộ, chuyên viên của phòng Nội vụ đi
công tác.
- Ký báo cáo, thông báo, các đề xuất về tổ chức cán bộ, tiền lương,
khen thưởng, kỷ luật cho nội bộ Phòng Nội vụ.
* Về quyền hạn
- Có quyền quyết định các công việc do hai Phó Trưởng phòng đề xuất.
- Được cấp trên ủy quyền hoặc ủy quyền cho cấp dưới trong việc giải
quyết công việc.
- Bố trí công tác văn phòng.
- Được hưởng quyền lợi theo luật lao động hiện hành.
* Về trình độ:
- Có trình độ từ đại học trở lên.
- Có kiến thức sâu rộng và khả năng lý luận chính trị tốt.
- Qua đào tạo sơ cấp về nghiệp vụ hành chính văn phòng.
- Có khả năng tư duy và năng lực lãnh đạo tốt.
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
13
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT
ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI
VỤ QUẬN CẦU GIẤY.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Văn phòng có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng đối với UBND Quận
Cầu Giấy. Nhìn chung các công tác hành chính văn phòng được thực hiện
tương đối tốt đặc biệt là công tác tham mưu, tổng hợp. Hàng năm văn phòng
đã tham mưu hàng trăm kế hoạch, báo cáo và các văn bản chỉ đạo nhằm tìm
kiếm các phương án tối ưu phục vụ cho quá trình quản lý của cơ quan. Văn
phòng đã tổng hợp xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan, nghiên
cứu đề xuất với lãnh đạo cách giải quyết và xử lý. Tham mưu trong việc xây
dựng bộ máy của văn phòng, xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan…
Tiêu biểu là việc xây dựng các quy chế sau: Quy chế làm việc, quy chế hoạt
động của UBND quận, quy chế công tác văn thư lưu trữ, mỗi phòng ban đều
có quy chế hoạt động riêng của mình.
Bên cạnh việc hoàn thành tốt chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn
phòng UBND quận, thì vẫn còn không ít những khó khăn hạn chế. Một số cán
bộ trong Văn phòng vẫn chưa được đào tạo đúng với chuyên môn, nghiệp vụ
của mình, phân công chức năng còn chồng chéo, trùng lặp. Điều này ảnh
hưởng lớn đến việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng.
Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần văn phòng UBND quận cũng
không thể thiếu, đây là chức năng giúp cho cơ quan đảm bảo đầy đủ các
phương tiện cơ sở vật chất, tài chính và các trang thiết bị phục vụ tốt cho các
hoạt động của UBND quận.
Văn phòng có vị trí vai trò hết sức quan trọng đối với UBND quận Cầu
Giấy.Nhìn chung công tác tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần
đã được văn phòng thực hiện tương đối tốt, Văn phòng luôn thực hiện tốt
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
14
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhiệm vụ được giao.Văn phòng giúp hoạt động của UBND được triển khai
nhịp nhàng từ cấp chỉ đạo, điều hành tới cơ sở.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan. (phụ lục 3).
Xây dựng Chương trình công tác là yêu cầu thường trực không thể
thiếu được của bất kỳ một cơ quan nào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động có
hiệu quả. Trong thời gian thực tập em rút ra vài nhận xét về việc thực hiện
quy trình xây dựng Kế hoạch,công tác thường kỳ của UBND quận Cầu Giấy:
* Ưu điểm:
- Trong quá trình thực hiện công tác thường kỳ, Văn phòng UBND
Quận Cầu Giấy đã có trách nhiệm tham mưu cho UBND quận trong việc xây
dựng điều chỉnh và đôn đốc việc thực hiện Kế hoạch công tác của UBND
quận.
- Thông báo kịp thời đến Chủ tịch, các thành viên trong UBND quận
biết, thực hiện.
- Việc soạn thảo đề án, văn bản có trách nhiệm tổ chức xây dựng nội
dung văn bản đề án đảm bảo đúng thể thức, thủ tục, trình tự soạn thảo.
- Đảm bảo đúng thời hạn trình.
* Hạn chế:
- Việc xây dựng Kế hoạch công tác nhiều khi không phản ánh đúng
thực tế hoạt động của bộ máy cơ quan do những đặc thù và khó khăn riêng.
- Khuôn mẫu về lề lối làm việc, các chuẩn mực công tác truyền thống
chưa thực sự phát huy tác dụng.
- Năng lực trình độ quản lý của đội ngũ cán bộ công chức chưa được
cao.
- Kế hoạch công tác còn quá khô cứng và máy móc chưa thực sự phù
hợp với thực tế.
Có thể thấy, Kế hoạch công tác không hẳn phải theo một khuôn mẫu
nhất định, mà tùy vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi cơ quan,
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
15
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cũng như khối lượng công việc của cơ quan đó. Vì vậy, cần phải linh hoạt và
có những kế hoạch cụ thể.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo của cơ quan.
(phụ lục 4)
- Tổ chức chuẩn bị hội nghị: chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị;
chuẩn bị kinh phí,chuẩn bị giấy mời, các văn bản, tài liệu phục vụ hội nghị
- Trong quá trình diễn ra hội nghị: Văn phòng tiếp đón đại biểu ( ghi
danh sách, phát tài liệu...); tổ chức hội nghị ( giới thiệu đại biểu và tuyên bố lý
do); làm công tác hậu cần (giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tiến trình hội
nghị và thường trực ngoài hội trường; ghi biên bản hội nghị).
- Kết thúc hội nghị: Cán bộ văn phòng giải quyết công tác hậu cần,
quyết toán kinh phí, hoàn tất hồ sơ hội nghị.
Trong thời gian hội nghị được diễn ra thì Phòng Nội vụ còn có trách
nhiệm phụ trách công tác chuẩn bị và tổ chức Đại hội Đảng bộ cơ quan lần
thứ VI.
(Hồ sơ Đại hội đảng bộ cơ quan lần thứ VI Phụ lục số 06)
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Chuyến đi công tác của lãnh đạo có thể đi
dài ngày, ngắn ngày tuỳ vào công việc cụ thể. Vì vậy, chuyến đi công tác của
lãnh đạo được cán bộ văn phòng tổ chức chuẩn bị chu đáo.
Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác; trình thủ trưởng phê
duyệt, liên hệ nơi lãnh đạo đến công tác; đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực
hiện nhiệm vụ được phân công; chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí và tài
liệu có liên quan; kết thúc chuyến đi công tác quyết toán kinh phí chuyến đi,
báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (Phụ lục 5).
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
16
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.5 Tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa
công sở của UBND Quận Cầu Giấy.
Trụ sở của UBND Quận Cầu Giấy được đặt tại trung tâm của quận với
diện tích lớn, cơ sở vật chất khang trang. Đặc biệt cơ quan còn rất chú trọng
tới việc thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở.
- Về Quốc kỳ, Quốc huy: Quốc kỳ, Quốc huy được treo tại nơi trang
trọng nhất của cơ quan, chính giữa sân của cơ quan.
- Về trang phục: Tất cả các cán bộ, công chức, nhân viên của UBND
Quận Cầu Giấy khi đến cơ quan làm việc đều ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ, nam
mặc áo sơ mi dài tay, quần đen, giầy đen hoặc dép có quai hậu; nữ mặc áo sơ
mi, quần đen hoặc áo váy công sở.
- Về lễ phục: lễ phục của nam là quần đen, áo sơ mi; lễ phục của nữ là
áo dài truyền thống.
- Các cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan khi đến cơ quan làm
việc đều phải đeo thẻ, mọi người trong cơ quan giao tiếp lịch sự, tế nhị.
Nhìn chung việc thực hiện các nghi thức nhà nước về văn hóa công sở
ở UBND Quận Cầu Giấy diễn ra rất tốt, mọi người trong cơ quan luôn tự giác
chấp hành các quy định đã đề ra. Khách đến cơ quan giao dịch đều được tiếp
đón nhiệt tình tạo cảm giác thân thiện khiến các yêu cầu công việc được thực
hiện nhanh chóng.
2. Khảo sát về công tác văn thư:
2.1. Mô hình tổ chức văn thư ở cơ quan
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục
vụ cho công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc xây dựng văn bản, tổ
chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan. Ngoài chức năng đảm bảo thông tin thì công tác văn thư còn chiếm
nhiệm vụ quan trọng trong việc tạo và giữ mối quan hệ tốt đẹp trong cơ quan
cũng như ngoài cơ quan.
Công tác văn thư của phòng Nội vụ bao gồm:
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
17
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng và ban hành văn bản gồm: Thảo văn bản, duyệt văn bản,
đánh máy, in ấn và sao các văn bản, ký và ban hành văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản gồm: Đăng ký và giải quyết văn bản
đến, văn bản đi, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Công tác văn thư ở phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy tổ chức theo mô hình
văn bản tập trung, mọi văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan tập trung vào văn thư.
Trong 1 năm, phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy đã ban hành một số văn bản
như sau: Báo cáo, thông báo, biên bản, công văn, quyết định, các văn bản khác.
* Nhận xét ưu, nhược điểm:
* Ưu điểm:
Phòng Nội vụ được trang bị đầy đủ các trang thiết bị văn phòng hiện
đại phục vụ tốt cho quá trình soạn thảo văn bản.
Các chuyên viên văn phòng có trình độ từ cao đẳng trở lên, đảm bảo
thực hiện tốt công tác văn phòng cũng như soạn thảo và ban hành văn bản.
Hầu hết các văn bản đều trình bày rõ ràng, sạch sẽ, nội dung ngắn gọn
nhưng đầy đủ về nội dung và các thành phần thể thức, ngôn từ chính xác đạt
yêu cầu về câu chữ.
* Nhược điểm:
Một số văn bản của phòng đôi lúc còn ban hành sai thể thức, cách trình
bày chưa đạt yêu cầu, quá trình đánh máy còn sai sót.
Một số văn bản khi soạn thảo chưa làm đúng theo thông tư số 01/2011
của Bộ Nội Vụ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư của cơ quan:
Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị
trực thuộc.Tại Uỷ ban nhân dân quận Yên Sơn Chánh Văn phòng phải trực
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
18
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tiếp chỉ đạo và thực hiện tốt về các hoạt động, giải quyết những công việc
trong phạm vi quyền hạn của mình được cấp trên giao phó.
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng;
- Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng
giao và ký những văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp
ban hành;
- Tham gia việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của Thủ trưởng cơ quan;
- Tham gia về mặt thủ tục, thể thức đối với các văn bản trước khi ký
gửi đi;
- Chánh văn phòng giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện
một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
* Ưu điểm:
Việc bổ sung tài liệu lưu trữ được cán bộ văn thư giao nộp đầy đủ nên
rất thuận lợi cho quản lý và khai thác.
* Nhược điểm:
Cán bộ lưu trữ của Phòng Nội vụ chỉ có 1 người lên công tác thu thập
bổ sung tài liệu lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn..
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng lên được tiến hành
đúng kỹ thuật và chính xác. Đòi hỏi người thực hiện phải có chuyên môn, quy
trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ gồm các bước sau:
1. Phân loại tài liệu.
2. Lập hồ sơ.
3. Biên mục phiếu tin.
4. Hệ thống hóa hồ sơ.
5. Biên mục hồ sơ.
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
19
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
6. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu.
7. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
8. Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, cặp, hộp, viết và gián nhãn hộp.
9. Xây dựng công cụ quản lý và công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tài liệu sau khi chỉnh lý lập thành hồ sơ, được sắp xếp gọn gàng trong
các cặp, hộp và được đặt lên giá một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi
cho việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu.
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu:
Có nhiều hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Thông báo tài liệu lưu
trữ, tổ chức phòng đọc tài liệu, triển lãm tài liệu…
3.5. Đánh giá ưu, nhược điểm
+ Ưu điểm:
- Ở UBND quận Cầu Giấy đã có biên chế lưu trữ riêng, vì vậy công tác
lưu trữ ở đây được tiến hành khá tốt.
- Công tác lưu trữ được tổ chức tương đối khoa học, hợp lý, tài liệu
được bảo quản với số lượng lớn, chất lượng của tài liệu cũng được đảm bảo.
- Công tác lưu trữ rất được quan tâm vì vậy không xảy ra tình trạng ứ
đọng tài liệu.
+ Nhược điểm:
- Do tài liệu của các đơn vị nộp vào lưu trữ cơ quan trong tình trạng bó
gói, rời lẻ chưa hoàn chỉnh nên dẫn đến khó khăn cho việc chỉnh lý và lập hồ
sơ.
- Kho lưu trữ cũng chưa được quan tâm, các trang thiết bị bảo quản tài
liệu đã cũ, không còn phù hợp; phương tiện tra tìm lạc hậu, chưa đáp ứng
được yêu cầu của người sử dụng, tài liệu sắp xếp còn lộn xộn, chưa khoa
học…
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
20
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY
1. Lịch công tác tuần, Kế hoạch Công tác tháng, Kế hoạch công tác năm
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
21
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1. Lịch công tác tuần
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY
Thứ Thời
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN CỦA LÃNH ĐẠO HĐND - UBND QUẬN
(Từ ngày 13/4/2015 đến ngày 19/4/2015)
Người
Đơn vị
Thành phần
chủ trì
Cục Thuế TP
chuẩn bị
Cục Thuế TP
tham dự
Đ/c Hà + GM
Phòng họp số 1
thuế quý I/2015.
9h00 - Kiểm tra tiến độ thực hiện các dự án Khối Văn hóa xã
Đ/c Vân Anh
Ban QLDA
Theo giấy mời
Tại cơ sở
hội.
14h30 - Đối thoại với ông Lại Phú Kỳ thuộc dự án đường
Đ/c Hà
Ban BTGPMB
Theo giấy mời
Trụ sở TCD
Vành đai 2.
15h30 - Đối thoại với ông Vũ Hồng Tiến thuộc dự án đường
Đ/c Hà
Ban BTGPMB
Theo giấy mời
Trụ sở TCD
Đ/c Bí thư QU
TB Nhân sự
Nội dung công việc
Ngày gian
Thứ 2 8h00 - Giao ban trực tuyến v/v đánh giá kết quả công tác
13/4
Vành đai 2.
Thứ 3 8h30 - Họp Tiểu ban Nhân sự ĐH Đại biểu lần thứ V Đảng
14/4
bộ quận.
8h30 - Hội nghị Kỷ niệm ngày Người khuyết tật Việt Nam
Đ/c Vân Anh
(18/4).
9h00 - Sát hạch thí sinh dự tuyển Công chức TP không qua thi
Sở Nội vụ
Đ/c Thanh + GM Phòng họp TV
LĐTBXH+NKT Theo giấy mời
Sở Nội vụ
Địa điểm
14 Phạm Hùng
Đ/c T.Anh + GM Trg BDCBGD HN
tuyển năm 2015.
14h00 - Đại hội Đảng bộ cơ quan UBND quận Cầu Giấy BCH ĐB quận
BCH ĐB quận
Theo giấy mời HT UBND quận
lần thứ VI, nhiệm kỳ 2015 - 2020 (Phiên trù bị).
Thứ 4 7h00 - Đại hội Đảng bộ cơ quan UBND quận Cầu Giấy BCH ĐB quận
BCH ĐB quận
Theo giấy mời HT UBND quận
15/4
lần thứ VI, nhiệm kỳ 2015 - 2020 (Phiên chính
thức).
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
22
Khoa Quản trị văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Thứ Thời
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nội dung công việc
Ngày gian
Thứ 5 6h30 - Tham gia Đoàn c/t trong khuôn khổ Dự án Giáo dục
16/4
Người
Đơn vị
Thành phần
chủ trì
Đ/c Vân Anh
chuẩn bị
P. GDĐT
tham dự
Theo giấy mời
Sa Pa - LC
Đ/c Hà
P. TNMT
Theo kế hoạch
P. Nghĩa Đô
P. LĐTBXH +
Theo giấy mời
Trạm Y tế
Địa điểm
phát triển bền vững giữa quận Cầu Giấy và Thành phố
Umea Thụy Điển tại TP Lào Cai.
8h00 - Triển khai KH cưỡng chế GPMB dự án Đường Vành
đai 2.
8h30 - Truyền thông, khám tư vấn bệnh và tặng quà Lãnh đạo quận
Người khuyết tật nhân dịp kỷ niệm Ngày Người
TT Y tế + NKT
Nghĩa Tân
khuyết tật Việt Nam.
9h00 - Họp Đảng ủy Quân sự quận.
Đ/c Bí thư QU Ban CHQS quận Đ/c Thanh + GM Ban CHQS quận
14h00 - Họp đối thoại với ông Nguyễn Xuân Hỡi, phường Đ/c Tuấn Anh Thanh tra quận Theo giấy mời Phòng họp số 3
Dịch Vọng Hậu.
Thứ 6 8h00 - Ban Kinh tế - Ngân sách HĐND TP giám sát tình
17/4
Ban KT-NS
P. TNMT
Đ/c Thanh + GM Phòng họp số 1
Đoàn KT
P. VHTT
Đ/c Hà + GM
Phòng họp số 3
Ban BTGPMB
Theo giấy mời
Phòng họp số 1
P. Nội vụ
Theo giấy mời
Phòng họp số 4
hình sử dụng đất của các tổ chức được nhà nước giao
đất, cho thuê đất để thực hiện dự án trên địa bàn
Thành phố.
8h30 - Đoàn kiểm tra liên ngành Thành phố làm việc với
quận về biển hiệu, biển quảng cáo trên địa bàn.
14h00 - Giao ban công tác GPMB các dự án: Thảm cỏ cây Đ/c Tuấn Anh
xanh Bệnh viện Quốc tế Hoa Kỳ; Thu hồi 5.188 m2 đất
phường Nghĩa Đô; Nhà thu nhập thấp phường Trung
Hòa.
Thứ 7 7h30 - Khai mạc và tổ chức thi tuyển viên chức sự nghiệp
18/4
Đ/c Vân Anh
năm 2015.
Sinh viên: Đỗ Đình Thuần
23
Khoa Quản trị văn phòng
