Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình – đài truyền hình việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (293.73 KB, 56 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC.........................................................................................................1
PHỤ LỤC.........................................................................................................2
LỜI CÁM ƠN...................................................................................................1
PHẦN NÓI ĐẦU..............................................................................................2
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
THỰC TẬP.......................................................................................................4
I. Quá trình hình thành và phát triển:..............................................................................4
1. Vài nét về trung tâm:...................................................................................................4
2. Những sự kiện tiêu biểu phản ánh sự phát triển của đơn vị........................................4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập:...............7
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:...............................................................................7
2. Cơ cấu tổ chức:............................................................................................................8
3. Địa chỉ trụ sở:..............................................................................................................8
III. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực
tập....................................................................................................................................9
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Tổng hợp - Dịch vụ:.............................9
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tổng hợp - Dịch vụ:..............................................11
3. Mô tả công việc:........................................................................................................12
IV. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan
thực tập..........................................................................................................................22
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng...........................22
2. Khảo sát về công tác văn thư.....................................................................................23
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN
PHÒNG...........................................................................................................26
I. Công tác tiếp khách và đãi khách trong hoạt động của cơ quan...............................26
1. Công tác tiếp khách:.................................................................................................26
2. Công tác đãi khách:..................................................................................................27
II. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.........................28
III. Công tác tổ chức hội họp........................................................................................31
IV. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.......34
1. Quan hệ công tác......................................................................................................34
2. Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng:...........................................................35
V. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng.............................38
VI. Bài trí công sở.........................................................................................................40
PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.................................46
I. NHẬN XÉT...............................................................................................................46
1. Nhận xét chung..........................................................................................................46
2. Ưu điểm.....................................................................................................................47
3. Nhược điểm...............................................................................................................48
II. ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...........................................................................................49
PHẦN IV: KẾT LUẬN..................................................................................50
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHỤ LỤC........................................................................................................52
PHỤ LỤC
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CÁM ƠN
Qua thời gian thực tập tại Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ
Truyền hình, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của cùng tập thể
cán bộ nhân viên của Trung tâm đã giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu, thu thập
thông tin.
Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô giảng
viên tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ dạy cho em những kiến thức, kinh
nghiệm quan trọng cần có để hoàn thành đợt thực tập này. Đặc biệt là đã giúp đỡ
em rất nhiều để em hoàn thành bài báo cáo này.
Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và hạn
chế về nhận thức nên không thể tránh được những thiếu sót khi tìm hiểu, đánh giá
và trình bày về Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ Truyền hình, vì vậy, em
mong được Trung tâm bỏ qua và rất mong nhận được sự đóng góp và giúp đỡ của
quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
1
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN NÓI ĐẦU
Nghề Thư ký là đội ngũ gồm những người có trình độ chuyên môn, khả
năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Trước đây nghề Thư ký chưa
thực sự được coi trọng và phát triển, thậm chí người ta còn có quan niệm và cái
nhìn sai lệch về nghề Thư ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt
động của các cơ quan, tổ chức và công ty. Với xu thế phát triển theo hướng cổ
phần hóa - tư nhân hóa ngày nay, các doanh nghiệp tăng lên nhanh chóng đã thúc
đẩy nghề Thư ký phát triển trở nên được coi trọng, ưu tiên hơn và nó đã mang lại
hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội.
Sự cạnh tranh của các ngành nghề để có được một thế đứng vững chắc
trong xã hội trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề đều có xu hướng
xây dựng cho mình những chiến lược để phát triển được các thế mạnh của mình
so với các ngành nghề cạnh tranh khác để có thể hòa nhịp cùng sự phát triển của
nền kinh thế Thế giới và Việt Nam. Trong thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại
hóa hiện nay, nhu cầu công việc của con người ngày càng trở nên phong phú vì
vậy thực tập tốt nghiệp có vị trí quan trọng trong chương trình đào tạo ngành thư
ký văn phòng của trường. Đây là đợt thực tập duy nhất của mỗi khóa sau khi sinh
viên đã học xong chương trình lý thuyết và các môn học thuộc nghành thư ký văn
phòng.
Thực tập là giai đoạn này rất quan trọng trong quá trình đào tạo, đặc biệt là
quá trình đào tạo “cán bộ thực hành có lý luận” cho cơ sở và cán bộ trong các cơ
quan Nhà nước, doanh nghiệp. Trong giai đoạn này sinh viên sẽ vận dụng những
kiến thức đã học trên lớp để áp dụng vào công việc tại cơ quan mà mình thực tập.
Qua các công việc thực tế, sinh viên sẽ được củng cố thêm kiến thức và tự mình
học hỏi những kinh nghiệm làm việc của cán bộ trong cơ quan, bước đầu rèn
luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng cho mình phong cách làm việc của người
cán bộ văn phòng. Ngoài ra, sinh viên phải tự tìm hiểu các hoạt động của cơ quan
để hiểu và tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu để làm báo cáo thực tập tùy theo
kế hoạch thực tập cũng như sự phân công của lãnh đạo cơ quan.
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
2
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong quá trình đi thực tập thực tế tại cơ quan, sinh viên thường gặp phải
những khó khăn như sự khác nhau giữa lý thuyết và thực tiễn, khi đó sẽ có sự
hướng dẫn của giáo viên cũng như cán bộ hướng dẫn thực tập tại cơ quan giúp
đỡ. Trong quá trình này, sinh viên phải biết tự tìm hiểu các tư liệu, tài liệu trong
cơ quan để viết và hoàn thiện bài báo cáo về kết quả thực tập mà mình đã đạt
được. "Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp" là kết quả mà sinh viên làm được bao
gồm tất cả các công việc từ quá trình khảo sát công tác Thư ký văn phòng, Văn
thư Lưu trữ, những nhận thức kiến nghị và giải pháp của cá nhân vào công tác
văn phòng của cơ quan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quá
trình thực tập, tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của thực tập sinh, trên cơ sở đó
nhà trường có thể nắm được khả năng của học sinh sau đào tạo cũng như bổ sung
kiến thức, đúc rút những kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn cho quy trình
đào tạo các khoá học sau.
Quá trình thực tập của sinh viên diễn ra trong thời gian ngắn từ ngày 16/3
đến ngày 05/5/2015, với kiến thức đã được học trong Nhà trường và thực tế trong
hoạt động của cơ quan, em hi vọng rằng bản báo cáo của em mặc dù không tránh
khỏi sai sót sẽ có thể đóng góp một phần nhỏ vào năng suất, chất lượng trong
công tác văn phòng của cơ quan Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan khác nói
riêng.
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
3
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ
QUAN THỰC TẬP
I. Quá trình hình thành và phát triển:
1. Vài nét về trung tâm:
Tên đơn vị: Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình – Đài
Truyền hình Việt Nam.
Tên giao dịch tiếng Anh:
Vietnam Television Training Centre –
VTVTC.
Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình là đơn vị có con dấu và
tài khoản riêng.
Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình – Đài Truyền hình Việt
Nam ( THVN) tiền thân là Trung tâm đào tạo Cán bộ Phát thanh – Truyền hình
trực thuộc Cục Truyền thanh – Phát thanh – Truyền hình được thành lập theo
Quyết định số 256/TC-QĐ ngày 06/02/1991 của Bộ Văn hoá – Thông tin, Thể
thao và Du lịch. Ngày 24/9/1991, Bộ Văn hoá – Thông tin và Thể thao đã có
Quyết định số 1526/TC-QĐ chuyển Trung tâm về trực thuộc Bộ Văn hoá –
Thông tin và Thể thao. Trung tâm đào tạo cán bộ Phát thanh – Truyền hình được
chuyển về trực thuộc Đài Truyền hình ViệtNam theo Quyết định tiếp nhận số
13/QĐ-THVN ngày 10/01/1994.
Theo Nghị định 96/2003/NĐ-CP ngày 20/8/2003 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đài THVN, Trung tâm
đào tạo cán bộ Phát thanh – Truyền hình đã được đổi tên thành Trung tâm đào
tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình.
2. Những sự kiện tiêu biểu phản ánh sự phát triển của đơn vị
– Năm 2005: Trung tâm được tặng Huân chương Lao động Hạng ba
(Quyết định số 122/2006/QĐ-CTN của Chủ tịch nước ngày 19/01/2006 về
việc tặng thưởng Huân chương Lao động).
– Năm 2006: “Tập thể Lao động xuất sắc”;
(Quyết định số 256/QĐ-THVN của Tổng Giám đốc Đài THVN ngày
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
4
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
08/2/2007 về việc công nhận danh hiệu “Tập thể Lao động xuất sắc năm 2006”)
– Năm 2008: “Bằng khen Tổng Giám đốc Đài THVN”;
(Quyết định số 55/QĐ-THVN của Tổng Giám đốc Đài THVN ngày
13/01/2009 về việc tặng Bằng khen cho các tập thể hoàn thành tốt nhiệm vụ năm
2008)
– Năm 2009: “Bằng khen Tổng Giám đốc Đài THVN”.
(Quyết định số 108/QĐ-THVN của Tổng Giám đốc Đài THVN ngày
29/01/2010 về việc tặng Bằng khen cho các tập thể hoàn thành tốt nhiệm vụ năm
2009).
Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình được giao nhiệm vụ đào
tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, viên chức của Đài Truyền
hình Việt Nam và các Đài PT-TH địa phương. Trung bình mỗi năm đơn vị tổ
chức từ 40 đến 50 khoá đào tạo cho trên 1.000 lượt học viên. Các khoá học đều
tập trung vào các lĩnh vực quan trọng của ngành truyền hình như đạo diễn, dẫn
chương trình, quay phim, âm thanh, ánh sáng, dựng phim, đồ họa, truyền dẫn
phát sóng, các khóa học về kỹ năng lãnh đạo quản lý, chuyên sâu trong các lĩnh
vực tài chính, tổ chức, quản lý Nhà nước…
-
Từ năm 1991 đến 2001: Trung bình một năm tổ chức 20 khóa đào tạo cho
toàn ngành truyền hình kể cả các đài truyền hình địa phương. Trung tâm có kết
hợp với một số tổ chức Quốc tế như ABU, AIBD, DW, JAICA để tổ chức các
khoá đào tạo về truyền hình và cả cho Phát thanh. Đào tạo cho khoảng 400 học
viên trên một năm.
-
Từ năm 2002 đến 2007: Trung bình một năm tổ chức 40 khoá đào tạo cho
VTV với tổng số khoảng 800 học viên. Giảng viên là những người có kinh
nghiệm lâu năm trong lĩnh vực truyền hình (cả giảng viên trong nước và của một
số tổ chức quốc tế như JAICA Nhật Bản, AIBD, DW, ABU, THOMSON
REUTER…)
-
Từ năm 2008 đến 2011: Trung bình một năm tổ chức 45 khóa tạo tạo cho
VTV với tổng số khoảng gần 1000 học viên đã qua các khoá đào tạo. Giảng viên
là những người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực truyền hình (cả giảng viên
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
5
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong nước và của một số tổ chức quốc tế như AIBD, DW, ABU, THOMSON
REUTER, CFI…)
Phát huy thành tích đã đạt được trong nhiều năm, Trung tâm luôn hoàn thành tốt
kế hoạch được Tổng Giám đốc Đài THVN giao. Ngoài việc bám sát kế hoạch
được giao hằng năm, Trung tâm còn thường xuyên trao đổi thông tin với các đơn
vị có liên quan để phối hợp tổ chức các khoá học mang tính cấp bách và đột xuất
phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ của từng giai đoạn phát triển của Đài THVN.
Trung tâm đã tổ chức nhiều khóa đào tạo về chính trị, công tác tư tưởng và các
thể loại báo chí cơ bản trong truyền hình cho học viên là đội ngũ cán bộ mới
được tuyển dụng vào làm việc tại các đơn vị của Đài THVN. Phục vụ cho EURO
2008, Trung tâm đã tổ chức khóa học luyện phát âm chuẩn tiếng Ý, Tây Ban
Nha, Trung Quốc cho các bình luận viên, dẫn chương trình thể thao.
Trung tâm còn làm đầu mối phối hợp triển khai các hoạt động tổ chức khóa
đào tạo “Đại học tại chức chuyên ngành đạo diễn, biên kịch, quay phim năm học
2008-2009”. Đây là hoạt động liên kết đào tạo tại chức giữa Trường Đại học Văn
hóa – Nghệ thuật Quân đội và Đài Truyền hình ViệtNam.
Ngoài ra, Trung tâm đă hoàn thành các khóa đào tạo về tổ chức sản xuất, quay
phim, đạo diễn hình và tổ chức sản xuất các chương trình thể thao phục vụ
Seagames 25 cho 147 lượt học viên của Đài THQG Lào. Kết quả các khóa học
cũng như những kinh nghiệm trong thời gian kiến tập tại Việt Nam được Lãnh
đạo Đài Truyền hình Quốc gia Lào và các học viên đánh giá khá cao.
Trung tâm đã phối hợp chặt chẽ với các đơn vị thuộc Đài như Ban Hợp tác
quốc tế, Ban Thể thao Giải trí và Thông tin Kinh tế, Ban Kế hoạch – Tài chính…
thực hiện các hoạt động của dự án “Đào tạo nhân lực phục vụ AI Games III”.
Theo đánh giá của học viên và lãnh đạo các đơn vị, dự án “Đào tạo nhân lực phục
vụ AI Games III” thực sự hiệu quả, góp phần vào thành công chung của Đài
THVN với tư cách là truyền hình chủ nhà cũng như thành công của Đại hội.
Bên cạnh đó, các lớp tập huấn về công tác tổ chức, công tác Đảng, Công đoàn,
Đoàn Thanh niên do Trung tâm tổ chức cũng góp phần nâng cao chuyên môn
nghiệp vụ và chính trị cho những cán bộ viên chức của Đài Truyền hình. Chất
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
6
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lượng các khoá học đã tiếp cận được yêu cầu của học viên, các Ban biên tập, các
đơn vị trong từng giai đoạn phát triển của Đài truyền hình Việt Nam.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực
tập:
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
Theo Nghị định 18/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đài Truyền hình
ViệtNam. Ngày 03/9/2008, Tổng Giám đốc Đài THVN đã ban hành quyết định
số 1118/QĐ-THVN về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình.
– Chức năng: Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình có chức
năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức và người lao
động thuộc Đài THVN về hệ thống Truyền hình trong cả nước theo chỉ đạo của
Tổng Giám đốc Đài THVN.
– Nhiệm vụ: Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng
năm trong đó có kế hoạch bồi dưỡng và đào tạo lại cho cán bộ, viên chức và
người lao động công tác trong lĩnh vực truyền hình cả nước.
+ Phối hợp với các đơn vị có liên quan mở rộng quan hệ quốc tế trong lĩnh vực
đào tạo, nghiên cứu khoa học, sản xuất chương trình với các tổ chức, cá nhân
trong khu vực và thế giới theo quy định hiện hành của Nhà nước và của Đài
THVN.
+ Tổ chức đội ngũ giảng viên, cộng tác viên phục vụ công tác biên soạn giáo
trình, chương trình giảng dạy theo nội dung đã được Tổng Giám đốc phê duyệt.
+ Biên soạn, in ấn các tài liệu, giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học phục vụ
cho công tác nghiên cứu đào tạo của Trung tâm.
+ Trực tiếp quản lý các công trình, đề tài nghiên cứu khoa học phục vụ công
tác giảng dạy của Trung tâm.
+ Tổ chức hợp tác, liên kết trong lĩnh vực đào tạo và các dịch vụ khác khi được
lãnh đạo Đài giao, từng bước thực hiện cơ chế tự chủ tài chính trình Tổng Giám
đốc khoán thu chi.
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
7
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Soạn thảo nhiệm vụ cụ thể, quy chế, lề lối làm việc, mối quan hệ công tác
của Trung tâm với các đơn vị thuộc Đài THVN trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
+ Phối hợp với Ban Tổ chức – Cán bộ xây dựng kế hoạch đào tạo, đào tạo lại
và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức, người lao động xây dựng quy
hoạch của Trung tâm đáp ứng nhu cầu công tác.
+ Quản lý theo phân cấp về tổ chức cán bộ, tài chính, tài sản của Trung tâm
theo quy định chung của Đài THVN.
2. Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình bao
gồm:
1. Ban giám đốc
2. Phòng Tổng hợp – Dịch vụ
3. Phòng Giáo vụ
4. Phòng Kỹ thuật
5. Phòng Quản lý đào tạo
6. Phòng Kế hoạch- Tài chính
Ngoài 05 Phòng chức năng Trung tâm còn có 02 cơ sở đào tạo:
– Cơ sở đào tạo cán bộ truyền hình khu vực miền Trung tại Thị Xã Cửa Lò
Nghệ An, địa chỉ: Số 2 đường SàoNam, thị xã Cửa Lò, Nghệ An.
– Trung tâm đào tạo của Đài Truyền hình Việt Nam tại TP. Vũng Tàu (cơ sở
đang được xây dựng dự kiến cuối năm 2013 đưa vào hoạt động).
– Văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh.
Tổng số CBCNV: 42 người, trong đó có 39 cán bộ viên chức và người lao
động (hợp đồng từ 12 tháng trở lên) và 03 lao động vụ việc.
3. Địa chỉ trụ sở:
* Trụ sở chính: Số 59 phố Thợ Nhuộm, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn Kiếm,
Thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 04.3.8255181.
Fax: 04.3.8267230
* Cơ sở đào tạo cán bộ truyền hình khu vực miền Trung tại Thị xã Cửa Lò Nghệ
An.
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
8
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Điện thoại: 0383.951238 – 0383.951659 Fax 0383. 824951
Địa chỉ: Số 2 đường SàoNam, thị xã Cửa Lò, Nghệ An.
* Trung tâm đào tạo của Đài Truyền hình Việt Nam tại TP. Vũng Tàu (cơ sở
đang được xây dựng dự kiến cuối năm 2013 đưa vào hoạt động), địa chỉ Đường
Nguyễn An Ninh – Phường 8 Thành phố Vũng Tàu.
* Văn Phòng Tại TP Hồ Chí Minh:
Địa chỉ: 323/14 Võ Thị Sáu – Phường 7 – Quận 3 TP Hồ Chí Minh
Điện thoại: 083.9326627
Fax 083.8114877
Website: www.daotao.vtv.vn
III. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ
quan thực tập
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Tổng hợp - Dịch vụ:
Phòng Tổng hợp - Dịch vụ có chức năng tham mưu giúp Giám đốc trong
các lĩnh vực công tác: tổ chức - cán bộ; hành chính - quản trị; kế hoạch - tài
chính; quản lý, điều hành hoạt động của các cơ sở thuộc Trung tâm; xây dựng và
triển khai các hoạt động dịch vụ nhằm tăng nguồn thu cho Trung tâm. Phòng
Tổng hợp - Dịch vụ có nhiệm vụ:
1. Công tác Tổng hợp:
1.1 Nhiệm vụ tổ chức và đào tạo cán bộ:
a. Tham mưu cho Giám đốc trong việc sắp xếp bộ máy, quản lý cán bộ,
viên chức và người lao động.
b. Phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện chế độ, chính sách về lao
động, tiền lương, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho cán bộ, viên chức và
người lao động trong Trung tâm theo đúng quy định của Nhà nước và của Đài
THVN.
c. Giúp Giám đốc xây dựng kế hoạch bồi dưỡng cán bộ, viên chức nhằm
đáp ứng nhu cầu công tác của đơn vị.
d. Tham mưu cho Giám đốc về công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của
đơn vị.
1.2 Nhiệm vụ Hành chính - Quản trị:
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
9
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
a. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, lễ tân
phục vụ các hoạt động của Trung tâm.
b. Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định của Nhà nước.
c. Quản lý cơ sở vật chất (nhà xưởng, phòng học, trang thiết bị văn phòng,
xe ô tô....); lập kế hoạch xây dựng, sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất trình cấp có
thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện các kế hoạch khi đã được phê duyệt.
d. Thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, đảm
bảo điện nước, vệ sinh của cơ quan.
1.3 Nhiệm vụ Kế hoạch - Tài chính:
a. Tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch tài chính của
đơn vị.
b. Quản lý tài chính, giám sát, thanh quyết toán và hướng dẫn việc thanh
quyết toán các khoản kinh phí hoạt động của Trung tâm theo quy định của Nhà
nước và của Đài THVN.
c. Thực hiện công tác thống kê, kiểm kê, quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính
theo quy định của Bộ Tài chính và theo hướng dẫn của Đài THVN.
1.4 Nhiệm vụ quản lý các cơ sở đào tạo của Trung tâm tại:
- Số 59 Thợ Nhuộm, Cửa Nam, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
- Số 2 Sào Nam, Thị xã Cửa Lò, Tỉnh Nghệ An.
- TP Hồ Chí Minh.
- Phường 8 TP Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
2. Công tác dịch vụ:
2.1 Tham mưu giúp Giám đốc xây dựng chỉ tiêu, kế hoạch và các chế độ
liên quan đến hoạt động dịch vụ, nhằm từng bước xây dựng cơ chế tự chủ về tài
chính theo chức năng nhiệm vụ do lãnh đạo Đài THVN giao.
2.2 Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ, liên doanh, liên kết về đào
tạo, tư vấn đào tạo, khai thác cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, sản xuất các
chương trình truyền hình.... tạo nguồn thu cho Trung tâm theo kế hoạch hàng
năm đã được phê duyệt.
3. Nhiệm vụ chung và quan hệ với các phòng hữu quan:
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
10
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.1 Là đầu mối triển khai, tổ chức thực hiện công tác đối ngoại của Trung
tâm.
3.2 Phối hợp với các phòng trong đơn vị để xây dựng và thực hiện tốt kế
hoạch công tác của phòng và của Trung tâm.
3.3 Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Pháp luật và nội quy, quy
định của Đài THVN về các hoạt động liên quan và thực hiện nghiêm chỉnh công
tác báo cáo định kỳ và báo cáo khác theo yêu cầu của Giám đốc.
3.4 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc.
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tổng hợp - Dịch vụ:
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG TỔNG HỢP - DỊCH VỤ
Phòng Tổng hợp dịch vụ gồm có 11 người gồm: Trưởng phòng, 2 Phó Trưởng
phòng, 1 nhân viên, 1 văn thư, 3 lái xe, 2 bảo vệ và 1 nhân viên nhà ăn.
Trưởng phòng
Phó Trưởng phòng
Nhân viên
Văn thư
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
Lái xe
11
Bảo vệ
Nhà ăn
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Mô tả công việc:
a. Ông: Phí Quang Tý
- Chức vụ: Trưởng phòng Tổng hợp - Dịch vụ
- Nhiệm vụ: + Phụ trách chung mọi mặt công tác chuyên môn của phòng.
Trực tiếp chỉ đạo, tổ chức thực hiện, điều hành bộ phận Tổ chức Lao động Tiền
lương - Văn thư lưu trữ, bộ phận Dịch vụ, bộ phận Hành chính - Quản trị, hoạt
động của các cơ sở nhằm thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ công tác.
+ Tổ chức triển khai thực hiện các công việc về lao động, tiền
lương; chế độ chính sách; khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển dụng; Tổ
chức, triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo cán bộ của Trung tâm hàng năm.
+ Triển khai thực hiện các công tác bổ nhiệm chức vụ, bổ
nhiệm ngạch viên chức; tiếp nhận, tuyển dụng viên chức và người lao động; điều
động, biệt phái, luân chuyển viên chức và người lao động; nâng ngạch, chuyển
ngạch viên chức; nâng lương thường xuyên.
+ Điều hành công tác quản lý hồ sơ nhân sự theo đúng quy
định. Tổ chức thực hiện công tác minh bạch tài sản hàng năm theo quy định;
công tác bổ sung lý lịch hàng năm theo quy định; Tổ chức triển khai công tác
đánh giá cán bộ hàng tháng, hàng năm....
+ Cập nhật biến động nhân sự trong trung tâm, lập kế hoạch và
tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng lao động hàng năm về tổ chức, nhân sự, lao
động, tiền lương....theo yêu cầu của Đài.
+ Chủ trì xây dựng các quy chế về tiền lương, đánh giá lao
động,...và các quy chế nội bộ khác của Trung tâm về lĩnh vực tổ chức, nhân sự,
hành chính.
+ Lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện chi hàng năm cho
các phần việc được phân công phụ trách.
+ Triển khai hoạch và triển khai, giám sát thực hiện công tác
cải tạo, sửa chữa và mua sắm.
+ Quản lý, điều động các xe ô tô.
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
12
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Quản lý các Cơ sở.
+ Điều hành thực hiện công tác Dịch vụ.
+ Điều hành thực hiện công tác văn thư, lưu trữ được thực
hiện theo đúng quy định của Nhà nước, của Đài THVN.
+ Theo dõi kí lại hợp đồng với các bên: vệ sinh, môi trường,
báo chí, xăng dầu....khi đến hạn.
+ Lập các kế hoạch, phương hướng công tác của đơn vị và
triển khai, giám sát thực hiện.
+ Phân công công việc và theo dõi, kiểm tra, đánh giá việc
hoàn thành nhiệm vụ công tác hàng tháng đối với viên chức và người lao động do
mình phụ trách. Phát huy tính chủ động, sáng tạo trong công việc của cán bộ,
viên chức và người lao động thuộc đơn vị mình quản lý. Đề xuất khen thưởng, kỷ
luật tại đơn vị.
+ Đại diện cho Phòng trong quan hệ, phối hợp với các phòng
khác thuộc Trung tâm khi giải quyết các công việc có liên quan.
+ Thừa lệnh Giám đốc làm việc với các đơn vị thuộc Đài
THVN để giải quyết nhiệm vụ được giao.
+ Báo cáo định kỳ và đột xuất với Giám đốc về kế hoạch công
tác của đơn vị mình phụ trách và việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ được
giao.
+ Đề xuất với Giám đốc về các biện pháp tổ chức và thực hiện
công việc của đơn vị mình phụ trách theo kế hoạch.
+ Đề xuất các phương án hoặc tham mưu cho Giám đốc về
những lĩnh vực chuyên môn.
+ Chỉ đạo việc thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên
môn, kiểm tra, đôn đốc việc học tập để nâng cao trình độ viên chức và người lao
động của đơn vị.
+ Quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản của đơn vị do mình
phụ trách.
- Quyền hạn: + Làm việc trực tiếp với các Trưởng phòng thuộc Trung tâm,
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
13
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các Ban chức năng thuộc Đài THVN về các vấn đề liên quan đến tổ chức, nhân
sự, hành chính. Với các vấn đề ngoài thẩm quyền giải quyết, phải báo cáo Lãnh
đạo Trung tâm quyết định.
+ Có quyền được phân công công việc, quyền giao nhiệm vụ,
quyền điều động viên chức và người lao động thuộc đơn vị mình quản lý để thực
hiện các nhiệm vụ của đơn vị.
+ Có quyền kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của
các viên chức và người lao động trong đơn vị.
+ Có quyền đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ công tác hàng
tháng của từng viên chức và người lao động trong đơn vị mình phụ trách.
+ Có quyền đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi miễn cấp
phó của đơn vị.
+ Có quyền đề nghị bổ sung hoặc thuyên chuyển viên chức
và người lao động khi cần thiết.
+ Được kí và đóng dấu các văn bản được Giám đốc ủy quyền
và phân cấp trong nội bộ Trung tâm thuộc lĩnh vực chuyên môn do đơn vị phụ
trách.
+ Được sử dụng các phương tiện, cơ sở vật chất, tài liệu,
công cụ, thiết bị phục vụ công tác theo quy định của Đài THVN.
b. Bà: Phan Thu Phương
- Chức vụ: Phó trưởng phòng Tổng hợp - Dịch vụ (Mảng TC-HC-QT)
- Nhiệm vụ: + Trợ giúp Trưởng phòng trong các công việc về quản lý
CBCNV, cơ sở vật chất, tổ chức đơn vị thực hiện nhiệm vụ của phòng.
+ Tham gia thực hiện công tác quản lý hồ sơ nhân sự, quy
hoạch, đánh giá lao động, đào tạo, thi đua khen thưởng....và các công việc khác
liên quan đến nhân sự.
+ Thực hiện một phần các công việc hành chính, quản trị khi
được phân công.
* Công tác Tổng hợp:
- Lưu giữ, cập nhật hồ sơ nhân sự.
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
14
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Bảo quản, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ nhân sự, đảm bảo bảo mật
thông tin về hồ sơ nhân sự theo đúng quy định của Nhà nước.
+ Cập nhật thông tin biến động của từng người vào Hồ sơ
nhân sự và phần mềm quản lý nhân sự của Đài.
+ Thực hiện giao, nhận hồ sơ nhân sự khi có nhân sự được tiếp
nhận mới, hoặc chuyển đi theo đúng quy định.
- Công tác đánh giá lao động.
- Thực hiện các chế độ về tiền lương, phụ cấp theo lương theo
đúng quy định của Đài và của Nhà nước.
- Thực hiện các chế độ về tiền lương theo quy chế chi trả
lương của Đài, của Trung tâm đảm bảo đúng quy định.
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến chuyển ngạch, nâng
ngạch cho công chức, viên chức.
- Thực hiện các thủ tục điều động, biệt phái, luân chuyển cán
bộ. Soạn thảo văn bản đề nghị, quyết định điều động/ biệt phái/ luân chuyển cán
bộ.
- Tham gia công tác tuyển dụng nhân sự.
- Thực hiện các chế độ của Đài THVN về hưu trí, thai sản và
các chế độ khác cho người lao động.
- Theo dõi biến động nhân sự, cập nhật danh sách người lao
động trong Trung tâm.
- Công tác thi đua khen thưởng
- Công tác đào tạo
- Các công việc hành chính, quản trị khác.
* Công tác Hành chính - Quản trị:
- Quản lý tài sản, trang thiết bị được giao của phòng và của
Lãnh đạo Trung tâm.
- Đảm bảo cơ sở vật chất, điện, nước, thông tin liên lạc...luôn
hoạt động ổn định và an toàn.
- Thực hiện các yêu cầu của Ban chỉ huy Quân sự Đài THVN
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
15
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đối với Trung tâm về thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, dân quân tự vệ, sĩ quan
dự bị theo quy định.
- Theo dõi, thực hiện các thủ tục cho người lao động hưởng
các chế độ thâm niên, kỷ niệm chương hàng năm.
- Theo dõi, thực hiện các thủ tục về thi đua khen thưởng của
Trung tâm.
- Tổ chức thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Lãnh
đạo Trung tâm.
- Theo dõi, quản lý việc cấp mới, cấp đổi, cấp lại thẻ ra vào
Đài cho CBVC.
- Đề xuất các ý kiến để đẩy mạnh hoạt động của đơn vị.
- Chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động của phòng khi
Trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền.
- Khi thay mặt Trưởng phòng giải quyết những công việc
thuộc quyền của Trưởng phòng, khi được phân công phải báo cáo Trưởng phòng
về kết quả thực hiện công việc.
- Báo cáo Trưởng phòng thường xuyên, định kì về tình hình,
kết quả công việc theo quy định.
- Thực hiện các công việc khác khi Lãnh đạo Trung tâm yêu
cầu.
- Quyền hạn: + Có quyền giao nhiệm vụ cho viên chức và người lao động
trong đơn vị khi cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị. Trực tiếp phân
công lái xe, điều động xe ô tô đảm bảo yêu cầu công tác của đơn vị.
+ Được thay mặt Trưởng phòng giải quyết những công việc
thuộc quyền của Trưởng phòng khi được phân công.
+ Được sử dụng tài liệu, công cụ, thiết bị, cơ sở vật chất để
thực hiện công việc, phục vụ nhiệm vụ, công tác được giao theo quy định hiện
hành.
+ Có quyền kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của
các viên chức và người lao động trong đơn vị thuộc phạm vi công việc được phân
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
16
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công phụ trách.
+ Có các quyền được quy định trong Bộ luật Lao động, Luật
Viên chức.
c. Ông Nguyễn Anh Tú:
- Chức vụ: Phó Trưởng phòng phòng Tổng hợp - Dịch vụ (Mảng Dịch vụ)
- Nhiệm vụ: + Trợ giúp Trưởng phòng trong các công việc về hoạt động
dịch vụ, tổ chức đơn vị thực hiện nhiệm vụ của phòng.
+ Tham gia thực hiện công tác khác liên quan.
+ Thực hiện một phần các công việc hành chính, quản trị khi
được phân công.
* Công tác Dịch vụ:
+ Xây dựng kế hoạch hoạt động Dịch vụ của Trung tâm.
+ Chủ động liên hệ, lên chương trình các khóa đào tạo dịch vụ.
+ Lập dự toán, tổ chức triển khai, thực hiện khóa đào tạo Dịch
vụ theo đúng nội dung, chương trình đã được lãnh đạo đơn vị phê duyệt.
+ Tổng hợp, báo cáo khi kết thúc khóa học, các hoạt động dịch
vụ.
* Đề xuất các ý kiến để đẩy mạnh hoạt động của đơn vị.
+ Chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động của phòng khi
Trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền.
+ Nắm mặt bằng, diện tích sử dụng đất ở các khu vực. Thực
hiện các thủ tục liên quan đến nhà, đất của Trung tâm.
+ Khi thay mặt Trưởng phòng giải quyết những công việc
thuộc quyền của Trưởng phòng khi được phân công, phải báo cáo Trưởng phòng
về kết quả thực hiện công việc.
+ Báo cáo Trưởng phòng thường xuyên, định kỳ về tình hình,
kết quả công việc theo quy định.
+ Tham gia Ban PCCC của Trung tâm.
+ Thực hiện các công tác khác theo sự phân công của Trưởng
phòng và Giám đốc.
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
17
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Quyền hạn: + Có quyền giao nhiệm vụ cho viên chức và người lao động
trong đơn vị khi cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị. Trực tiếp phân
công lái xe, điều động xe ô tô đảm bảo công tác của đơn vị.
+ Được thay mặt Trưởng phòng giải quyết những công việc
thuộc quyền của Trưởng phòng khi được phân công.
+ Được sử dụng tài liệu, công cụ, thiết bị, cơ sở vật chất để
thực hiện công việc, phục vụ nhiệm vụ, công tác được giao theo quy định hiện
hành.
+ Có quyền kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của
các viên chức và người lao động trong đơn vị thuộc phạm vi công việc được phân
công phụ trách.
+ Có các quyền được quy định trong Bộ luật Lao động, Luật
Viên chức.
d. Cô Phạm Thị Chúc
- Chức vụ: Văn thư
- Nhiệm vụ: + Quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định.
+ Thực hiện quy trình quản lý văn bản đi.
+ Thực hiện quy trình quản lý văn bản đến.
+ Chuyển phát, sao chụp văn bản.
+ Sắp xếp, bảo quản bản lưu khoa học, ngăn nắp và phục vụ
tra cứu văn bản.
+ Thực hiện lưu trữ văn bản trên phần mềm quản lý văn bản.
+ Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường
cho cán bộ, viên chức.
+ Nhận, kiểm tra đối chiếu hóa đơn chuyển phát nhanh hàng
tháng của Trung tâm đảm bảo chính xác theo thực tế.
+ Tổng hợp nhu cầu báo hàng quý của các đơn vị, lên danh
mục báo, số lượng đặt trình Lãnh đạo phòng.
+ Nhận và phân phát báo chí cho các đơn vị thuộc Trung tâm.
+ Hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc tới đúng địa
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
18
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chỉ.
+ Thực hiện làm báo cáo thống kê định kì hoặc đột xuất về
công tác văn thư.
+ Thực hiện các công việc khác khi được phân công.
- Quyền hạn: + Được trang bị phương tiện và điều kiện làm việc.
+ Được hưởng các quyền lợi, chế độ theo quy định hiện hành
+ Được phổ biến các chủ trương, chính sách liên quan
+ Được cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ phải thực
hiện
+ Được tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ
+ Được đề xuất ý kiến, cách thức thực hiện để hoàn thành
nhiệm vụ
+ Được quyết định các công việc liên quan đến chuyên môn,
nghiệp vụ. Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo Trung tâm về
các quyết định của mình. Các trường hợp bất thường phải báo cáo Trưởng phòng.
e. Cô Triệu Quỳnh Ngân
- Chức vụ: Nhân viên phục vụ
- Nhiệm vụ: + Có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công
của Trưởng phòng
+ Làm công tác lễ tân, tạp vụ của cơ quan
+ Đón tiếp và phục vụ khách, học viên đến công tác, học tập
và nghỉ tại Trung tâm.
+ Quản lí các phòng nghỉ của khách, giảng viên và học viên.
+ Kiểm tra theo dõi và đề xuất việc thay thế các trang thiết bị,
đồ dùng trang bị cho các phòng nghỉ.
+ Phục vụ các lớp học của Trung tâm.
+ Nhận báo chí, công văn hàng ngày chuyển phát cho các
phòng.
+ Thực hiện các công tác khác theo sự phân công của Trưởng
phòng và Giám đốc.
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
19
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Quyền hạn: + Được trang bị phương tiện và điều kiện làm việc.
+ Được hưởng các quyền lợi, chế độ theo quy định hiện hành
+ Được phổ biến các chủ trương, chính sách liên quan
+ Được cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ phải thực
hiện
+ Được tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ
+ Được đề xuất ý kiến, cách thức thực hiện để hoàn thành
nhiệm vụ
+ Được quyết định các công việc liên quan đến chuyên môn,
nghiệp vụ. Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo Trung tâm về
các quyết định của mình. Các trường hợp bất thường phải báo cáo Trưởng phòng.
g. Nhân viên bảo vệ
- Nhiệm vụ: + Kiểm soát người ra, vào trong đơn vị, bảo vệ tài sản của cơ
quan đơn vị.
+ Phối hợp với lực lượng công an phường để bảo vệ, nắm
vững tình hình an ninh trật tự tại đơn vị.
+ Đề xuất nội quy bảo vệ cơ quan, đề xuất phương án xử lý.
+ Phối hợp với cơ quan nâng cao ý thức cảnh giác của tất cả
các cán bộ.
+ Giữ gìn an ninh trật tự công cộng trong đơn vị.
+ Tham gia công tác PCCC.
+ Tiếp đón và hướng dẫn khách, giảng viên, học viên đến làm
việc, khi có sự cố xảy ra phải tham gia bảo vệ hiện trường và hợp tác với cơ quan
điều tra khi xảy ra vụ việc, bắt quả tang người phạm tội, báo công an.
+ Tiếp nhận công văn chuyển đến.
+ Trong khi làm việc được kiểm tra giấy tờ, hàng, người,
phương tiện ra vào cơ quan nếu thấy cần thiết.
+ Những việc không thường xuyên sẽ do Trưởng phòng phân
công.
- Quyền hạn: + Được trang bị phương tiện và điều kiện làm việc.
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
20
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Được hưởng các quyền lợi, chế độ theo quy định hiện hành
+ Được phổ biến các chủ trương, chính sách liên quan
+ Được cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ phải thực
hiện
h. Lái xe cơ quan
- Nhiệm vụ: + Lái xe theo sự phân công của Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo
Trung tâm.
+ Đảm bảo lái xe đúng giờ và an toàn.
+ Trong chuyến công tác chịu sự quản lý của trưởng đoàn, phụ
trách chuyến đi, cán bộ tổ chức lớp.... theo đúng quy định.
+ Đảm bảo xe luôn đủ điều kiện vận hành an toàn và sạch sẽ.
+ Có trách nhiệm quản lý, bảo vệ tài sản được giao, tài sản của
khách, học viên...để trên xe, không để xảy ra mất mát, hư hỏng.
+ Có trách nhiệm theo dõi tình trạng làm việc của xe để đề
xuất với Lãnh đạo phòng phương án bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời.
+ Lập sổ theo dõi, cập nhật quá trình hoạt động của xe
+ Lập sổ theo dõi quá trình bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ
tùng theo quy định.
+ Đảm bảo tự sửa chữa các sự cố nhỏ, để đảm bảo xe hoặc các
thiết bị khác được giao theo xe luôn trong tình trạng sẵn sàng hoạt động.
+ Có trách nhiệm theo dõi hạn đăng kiểm và bảo hiểm của xe
và báo cáo Lãnh đạo phòng trước 10 ngày khi hết hạn các hạng mục nói trên.
+ Tuân thủ các quy định về sử dụng tài sản của đơn vị.
+ Hàng tháng tổng hợp xăng dầu tiêu thụ, vé cầu đường, gửi
xe, rửa xe... theo đúng quy định trình Lãnh đạo Trung tâm kí thanh toán.
+ Chấp hành nghiêm chỉnh các chủ trương, chính sách của
Đảng, quy định của Nhà nước và địa phương. Tuân thủ các nội quy, nguyên tắc
làm việc của phòng, của Trung tâm, các quy định của Đài THVN và những quy
định của pháp luật.
+ Thực hiện một số công việc khác khi được Lãnh đạo phòng
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
21
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phân công.
- Quyền hạn: + Được phổ biến những chủ trương, chính sách của Đảng,
quy định của Nhà nước, của Đài THVN và của Trung tâm.
+ Được hưởng quyền lợi, chế độ theo quy định của pháp luật.
+ Được đảm bảo những điều kiện cần thiết để hoàn thành
nhiệm vụ.
+ Có quyền từ chối vận hành phương tiện khi thấy điều kiện
xe hoặc đường xá không đảm bảo an toàn.
IV. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng
tại cơ quan thực tập
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng
Cũng như các nghề khác - Thư ký Văn phòng cũng được coi là một nghề Nghề Thư ký Văn phòng.
Thư ký Văn phòng là người tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo trong việc
chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của cơ quan. Với sự xuất hiện của máy
tính và các phần mềm văn phòng thì nghiệp vụ của Thư ký Văn phòng đã có sự
thay đổi rất lớn. Công việc của người Lãnh đạo hết sức phức tạp, cho nên Thư ký
không chỉ đơn thuần là một người giúp việc cho lãnh đạo về một lĩnh vực nhất
định nào đó, công việc đánh máy chữ trước đây chiếm 60% khối lượng công việc
của Thư ký thì ngày nay chỉ còn khoảng 20%. Công tác Thư ký văn phòng ngày
nay là một bộ phận không thể thiếu giữa Lãnh đạo và môi trường hoạt động của
cơ quan, trong các quan hệ với nhân viên, với những người cùng cộng tác, với
khách hàng. Công tác Thư ký văn phòng còn được hiểu là phụ trách tổng hợp,
điều hành mọi quan hệ của Thủ trưởng, biết phân loại các cuộc hẹn cho Lãnh
đạo, chịu trách nhiệm về các hoạt động khác trong văn phòng như: Soạn thảo văn
bản, Tổ chức Hội nghị, tiếp khách, đãi khách, tổ chức chuyến đi công tác cho
lãnh đạo, tổ chức phòng làm việc khoa học và các nghiệp vụ chuyên môn khác.
Vì thế người Thư ký phải là người trợ lý tích cực, giúp giảm bớt thời gian lao
động cho Lãnh đạo. Bởi là người giúp việc trực tiếp cho Thủ trưởng, người Thư
ký phải được Thủ trưởng tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó, đồng thời
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
22
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
người Thư ký còn là người đại diện cho Lãnh đạo giải quyết công việc với các
đơn vị, tập thể trong cơ quan, là mắt xích nối liền người lãnh đạo với khách hàng,
cộng sự và các thành viên trong trong cơ quan. Người Thư ký Văn phòng phải có
sự am hiểu về nghiệp vụ, thành thạo trong chuyên môn, chủ động, chu đáo, vững
vàng trong công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng, cởi mở và tế nhị trong giao tiếp.
Tóm lại, công tác Thư ký Văn phòng nhằm đảm bảo cho công việc của lãnh đạo
được thông suốt, Thư ký tổng hợp các công việc, phân loại và giúp Thủ trưởng
duy trì các mối quan hệ.
2. Khảo sát về công tác văn thư
Mẫu sổ đăng kí văn bản đi và đến của Trung tâm được thống nhất theo
mẫu quy định của Nhà nước.
Mọi văn bản, tài liệu, thư từ, sách báo, tạp chí... do nhân viên bưu điện,
liên lạc cơ quan đem đến đều đc gửi ở bộ phận bảo vệ của trung tâm. Sau đó, bộ
phận bảo vệ chuyển tất cả bưu phẩm về phòng Tổng hợp - Dịch vụ. Do trung tâm
không có bộ phận văn thư riêng nên cán bộ văn thư của phòng Tổng hợp - Dịch
vụ có chức năng tiếp nhận bưu phẩm tới trung tâm, lưu trữ, bảo quản và đóng dấu
cho trung tâm. Do Trung tâm có quy mô nhỏ nên bộ phận Văn thư trong Trung
tâm do một cán bộ kiêm nhiệm, phần lớn chưa đúng chuyên môn nghiệp vụ.
Trung bình hàng ngày ở trung tâm có khoảng 20 văn bản đến, trong đó có
khoảng 4 đến 5 văn bản là người lãnh đạo phải giải quyết trực tiếp. Vì vậy, để tiết
kiệm thời gian cho lãnh đạo, người thư ký phải tham gia vào việc tổ chức quản lý
và giải quyết văn bản đến.
Người thư ký của bộ phận Tổng hợp - Dịch vụ phải thực hiện các nhiệm
vụ sau:
- Tiếp nhận và chuyển giao văn bản: Người thư ký sau khi tiếp nhận các
văn bản đã được phân loại và chuyển giao tới phòng phải kiểm tra lại một lượt
nội dung của văn bản, cũng như phải giữ lại những văn bản thuộc bộ phận của
phòng để giải quyết. Sau khi đã chuyển giao văn bản, thư ký kiểm tra xem các
văn bản chuyển giao cho lãnh đạo có đúng không. Sau đó bóc bì văn bản bằng
kéo và lấy văn bản ra khỏi phong bì. Khi lấy văn bản ra khỏi bì cần chú ý các văn
Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp
23
Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7
