Khóa luận quản trị văn phòng: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại công ty cổ phần giấy an hoà
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (634.3 KB, 52 trang )
Khóa luận tốt nghiệp
Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
-----------------
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
GIẤY AN HÒA
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn
: THẠC SĨ LÂM THU HẰNG
Sinh viên thực hiện
: NHỮ MAI NHUNG
Mã số SV, khóa, lớp
: 1307QTVA039
1
Khóa luận tốt nghiệp
Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A
HÀ NỘI - 2015
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................................1
2.Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................................................................2
3.Lịch sử nghiên cứu vấn đề..........................................................................................................................2
4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...............................................................................................................4
5.Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................................5
6.Đóng góp của đề tài....................................................................................................................................5
7.Kết cấu khoá luận........................................................................................................................................6
PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................6
Chương 1..........................................................................................................6
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN GIẤY AN HÒA...................................................................................6
1Lý luận chung về công tác văn thư...............................................................................................................6
1.1.1 Khái niệm...............................................................................................................................................6
1.1.2 Ý nghĩa...................................................................................................................................................7
2Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Giấy An Hòa................................8
1.2.1 Giới thiệu vài nét về Công ty cổ phần Giấy An Hòa.............................................................................8
1.2.2. Chức năng..........................................................................................................................................10
1.2.3 Nhiệm vụ.............................................................................................................................................10
1.2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Giấy An Hòa...........................................................................11
3Khái quát chung về hoạt động công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hòa...................................13
Chương 2........................................................................................................17
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN.....17
GIẤY AN HÒA..............................................................................................17
2.1 Mô hình tổ chức.....................................................................................................................................17
2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản..............................................................................................18
2.3 Công tác tổ chức và quản lý văn bản đi, đến.........................................................................................24
2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu....................................................................................................27
2.5 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ...................................................................................29
2.6 Một số công tác khác.............................................................................................................................30
2.7 Tiểu kết...................................................................................................................................................31
Chương 3........................................................................................................33
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA...............................................33
3.1 Nhận xét.................................................................................................................................................33
3.1.1 Ưu điểm...............................................................................................................................................33
3.1.2 Nhược điểm........................................................................................................................................35
2
Khóa luận tốt nghiệp
Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A
3.2 Các nhóm giải pháp................................................................................................................................36
3.2.1 Nhóm giải pháp tham mưu cho lãnh đạo về công tác văn thư..........................................................36
3.2.2 Nhóm giải pháp về tổ chức công tác văn thư....................................................................................37
3.2.3 Nhóm giải pháp soạn thảo và ban hành văn bản................................................................................37
3.2.4 Nhóm giải pháp tổ chức và quản lý văn bản đi đến............................................................................38
3.2.5 Nhóm giải pháp kiểm tra, thi đua, khen thưởng................................................................................39
3.2.6 Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư............................................40
3.2.7 Nhóm giải pháp lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ..........................................................................41
PHẦN KẾT LUẬN........................................................................................42
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................44
PHỤ LỤC.......................................................................................................45
3
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt
động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhằm đảm bảo
tính chính xác, bảo mật và an toàn thông tin bằng văn bản phục vụ cho quản
lý điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ
chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc
giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi
cơ quan, tổ chức.
Với đặc thù là một doanh nghiệp chuyên sản xuất công nghiệp có quy
mô lớn. Trong quá trình hoạt động Công ty cổ phần Giấy An Hòa có nhiều
loại hình văn bản được hình thành tương đối phong phú và đa dạng, đặc biệt
có tính đặc thù chuyên môn cao như hợp đồng kinh tế, tài liệu kỹ thuật, văn
bản hành chính… đây là nguồn thông tin phong phú giúp phục vụ cho quá
trình quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh của lãnh đạo.
Tuy nhiên do đặc thù là một doanh nghiệp công việc chính là sản xuất
nên một thực tế cho thấy công tác văn thư chưa thực sự được chú trọng và
quan tâm. Quản lý rời rạc không tập trung về nhân sự phụ trách chính dẫn đến
thất thoát văn bản, tài liệu. Nhân sự phụ trách trước không có sự bàn giao về
tài liệu khi rời khỏi vị trí dẫn đến một số tài liệu bị thất lạc không có trách
nhiệm trong công tác tìm kiếm. Các phòng ban, đơn vị, bộ phận khác chưa
thực sự có ý thức lưu văn bản do phòng ban mình phát sinh ra, còn phụ thuộc
nhiều vào cán bộ văn thư khi muốn tìm kiếm tài liệu điều này dẫn tới chậm trễ
trong quá trình giải quyết công việc và mất tính kịp thời trong sản xuất kinh
doanh. Đặc biệt trong quá trình quản lý văn bản bộ phận văn thư chưa có
phần mềm quản lý văn bản nên việc lưu trữ công văn đi, đến bằng bản mềm
còn lưu thủ công trong file excel dẫn tới việc hạn chế tính chuyên nghiệp.
Trước thực tế đó việc đổi mới và nâng cao hiệu quả công tác văn thư
1
trong hoạt động văn phòng Công ty cổ phần Giấy An Hòa là rất cần thiết và
cấp bách. Sau một thời gian nhìn nhận tìm hiểu và tiếp xúc tôi đã quyết định
chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại
Công ty cổ phần Giấy An Hoà” nhằm đưa ra những cách thức, giải pháp
hiệu quả, phù hợp đưa công tác văn thư của Công ty cổ phần Giấy An Hòa đi
vào khuân khổ và nề nếp. Đồng thời giúp cho mọi người có cái nhìn khách
quan và thực sự quan tâm, coi trọng tới công tác văn thư trong hoạt động
chung của Công ty.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài nhằm làm rõ công tác tổ chức quản lý
công tác văn thư nói chung và việc thực hiện nói riêng từ đó giúp đẩy mạnh
và nâng cao vai trò công tác văn thư và làm rõ thực trạng công tác văn thư
trong Công ty cổ phần Giấy An Hoà. Nhìn nhận từ thực trạng đưa ra phương
pháp quản lý thống nhất, đồng bộ nhằm bảo đảm an toàn, tính bí mật và phát
huy giá trị tài liệu văn bản phục vụ cho hoạt động của Công ty. Phân tích từ
những ưu điểm, hạn chế đưa ra những định hướng và giải pháp cải tiến hoàn
thiện nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong hoạt động của văn phòng. Đề
tài nghiên cứu còn đóng góp cho công tác hoàn thiện tổ chức cán bộ văn thư
chuyên trách Công ty nhằm quản lý công tác văn thư được thống nhất. Giúp
mọi cá nhân có cái nhìn đúng đắn về công tác văn thư, nâng cao ý thức bảo
quản, lưu trữ tài liệu chung. Đồng thời xây dựng cơ sở vật chất, ứng dụng
khoa học công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Cùng với sự phát triển của đất nước trong quá trình hội nhập thế giới
qua các thời kỳ, công tác văn thư thực tế đã và đang ngày một củng cố và
hoàn thiện hơn trong mọi công tác. Trong những năm qua cùng với việc tiến
hành công cuộc cải cách hành chính, nhà nước ta đã không ngừng đổi mới và
2
hoàn thiện công tác văn thư Trên thực tế đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu,
những bài tham luận đóng góp nhằm nâng cao vai trò và hoàn thiện hơn về
công tác văn thư. Có thể kể đến các đề tài luận văn thạc sỹ, đề tài nghiên cứu
khóa luận tốt nghiệp về công tác văn thư trong các đơn vị doanh nghiệp như:
Luận văn Thạc sỹ Khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công
tác văn thư lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà Nội
của Nguyễn Đăng Việt – 2014- Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn;
Khóa luận thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 của sinh viên Trần Thị Thúy – Lớp QT10001P
– Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn;
Và một số một số bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư lưu trữ như:
Bài viết của Tác giả Hồng Minh – Đăng ký và quản lý văn bản đến đi
qua thực tế ở một số cơ quan cấp tỉnh, huyện (trang 168- Tạp chí Văn thư lưu
trữ Việt Nam số 6-Tháng 12/2003);
Bài viết của Tác giả Quốc Thắng – Đổi mới và nâng cao chất lượng
công tác văn thư một yêu cầu cấp bách trong cải cách hành chính ở nước ta
(trang 7 - Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6-Tháng 6/2008);
Bài viết của Tác giả Dương Mạnh Hùng – Một vài ý kiến về việc xây
dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ và tập lưu công văn điện tử (trang 3- Tạp chí Văn
thư lưu trữ Việt Nam số 10-Tháng 10/2007);
Bài viết của Tác giả Nguyễn Trọng Biên – Một số vấn đề về sử dụng
con dấu trong các cơ quan, tổ chức ở nước ta hiện nay (trang 12- Tạp chí Văn
thư lưu trữ Việt Nam số 11-Tháng 11/2008);
Bài viết của Tác giả Vũ Thị Phụng – Thu thập tài liệu của các đơn vị
sản xuất kinh doanh vào lưu trữ thực trạng và giải pháp (trang 127- Tạp chí
Văn thư lưu trữ Việt Nam số 5-Tháng 10/2004);
Bài viết của Tác giả Phạm Hồng Duy – Đôi điều suy nghĩ về thể thức
3
xây dựng văn bản của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh (trang 24 - Tạp chí
Văn thư lưu trữ Việt Nam số 8 -Tháng 8/2008);
Các bài viết đã nêu ra một cách chân thực về thực trạng công tác văn
thư nói chung đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn
thư không chỉ trong các cơ quan nhà nước mà còn đối với doanh nghiệp.
Như chúng ta thấy công tác văn thư luôn là một đề tài có sức hút lớn để các
tác giả nghiên cứu không chỉ trong các cơ quan nhà nước mà cả trong các
doanh nghiệp tư nhân... Tuy nhiên tại Công ty cổ phần Giấy An Hòa chưa có
đề tài nghiên cứu về vấn đề này nắm bắt được tình hình thực tế đó tôi đã tiến
hành nghiên cứu đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư
tại Công ty cổ phần Giấy An Hoà” là một đề tài không quá mới nhưng đã cho
chúng ta thấy được cái nhìn thực tế về công tác văn thư tại một doanh nghiệp
cụ thể. Để từ đó có những biện pháp thích hợp hoàn thiện công tác văn thư
trong doanh nghiệp. Lợi ích đề tài mang lại là nhằm nâng cao vai trò công tác
văn thư, đồng thời giúp cho mọi người nâng cao ý thức và có quan điểm tích
cực trong việc lưu giữ tài liệu giúp chủ động trong công việc đặc biệt đó là
bước đệm tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng mà đề tài nghiên cứu hướng tới là các công tác chỉ đạo, điều
hành công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hòa. Từ cái nhìn lý luận
tới thực trạng công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hoà dựa trên kết
quả phân tích những ưu điểm, hạn chế trong hoạt động công tác văn thư. Từ
đó đưa ra các kiến nghị, đề xuất tìm ra những biện pháp thích hợp nâng cao
vai trò công tác văn thư trong văn phòng.
Phạm vi nghiên cứu là công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hoà.
Với thời gian nghiên cứu khoảng 02 tháng là một khoảng thời gian ngắn.
Tuy nhiên cũng phần nào giúp cho tôi có cái nhìn thực tế về công tác văn thư
trong Công ty cổ phần Giấy An Hoà. Để từ đó xây dựng được đề tài và có
4
những đóng góp để nâng cao và phát triển công tác văn thư tại đây.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thiện khoá luận tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp quan sát, tiếp cận
Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin
6. Đóng góp của đề tài
Các doanh nghiệp dù là sản xuất hay thương mại trong quá trình hoạt
động đều sản sinh ra giấy tờ có liên quan và những giấy tờ có giá trị đều được
lưu giữ lại để tra cứu khi cần thiết. Vậy nâng cao hoạt động công tác văn thư
trong doanh nghiệp là rất quan trọng và cần thiết. Đề tài nghiên cứu “Một số
giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy
An Hoà” đã mang lại những đóng góp không hề nhỏ đối với Công ty. Trước
tiên đó là những thay đổi về quan điểm của các cá nhân trong công ty về công
tác văn thư như: thực sự coi trọng công tác văn thư, có ý thức soạn thảo và
trình bày văn bản được thực hiện nghiêm túc hơn, đầy đủ khâu bước hơn
không còn xảy ra tình trạng văn bản soạn thảo sai thể thức.
Tiếp đến nhân viên văn thư đã thực hiện được công tác tham mưu cho
lãnh. Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các văn bản chuyên môn chỉ đạo,
hướng dẫn về soạn thảo văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư. Từ đó
xây dựng mô hình tổ chức công tác văn thư chuyên trách tốt cho đơn vị. Giúp
ích cho công tác soạn thảo, quản lý văn bản và quản lý con dấu hiệu quả, đảm
bảo tính chuyên nghiệp.
Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và
giải quyết văn bản đã giải quyết được vấn đề quản lý, tra tìm, cung cấp thông
tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và độ chính xác cao, tiết kiệm thời gian.
Như vậy thông qua đề tài khóa luận tốt nghiệp “Một số giải pháp nâng
cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hoà” đã phần
5
nào phản ánh được thực trạng công tác văn thư và đề xuất được những giải
pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư.
7. Kết cấu khoá luận
Cấu trúc của của đề tài gồm có 3 chương như sau:
Chương 1. Lý luận chung về công tác văn thư và khaí quát chức năng,
nhiệm vụ cơ cấu tổ chức tại công ty cổ phần Giấy An Hòa
Chương 2. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hoà
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại
Công ty cổ phần Giấy An Hoà
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA
1
Lý luận chung về công tác văn thư
1.1.1 Khái niệm
Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại
văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra và các
6
văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành để phục vụ quản lý, điều hành
công việc chung.
Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,
Nhà nước, các tổ chức kinh tế.... dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục
vụ cho lãnh dạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến
hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, ký duyệt, chuyển giao,
tiếp nhận văn bản... Những công việc này được gọi là công tác văn thư và trở
thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức, nhân viên mọi cơ
quan, tổ chức doanh nghiệp.
Vậy có thể định nghĩa về công tác văn thư như sau:
“Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên
quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động
quản lý của các cơ quan, tổ chức”1
1.1.2 Ý nghĩa
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ
quan: trong hoạt động mỗi cơ quan thông tin đóng vai trò quan trọng, thông
tin càng đầy đủ chính xác thì hoạt động quản lý của cơ quan càng tăng hiệu
quả cao. Đặc biệt trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết những
vấn đề, sự việc liên quan đến chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật
của Nhà nước.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng
công tác của cơ quan: Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ
chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình. Do đó hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, từng
cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chạc chẽ với công tác văn thư.
1
Vương Đình Quyền: Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà
Nội, Hà Nội, 2005, trang 8.
7
Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy
tờ: Tệ quan liêu trong các cơ quan thường gắn liền với việc lạm phát giấy tờ,
tức ban hành văn bản trong trường hợp lẽ ra có thể dùng những hình thức
khác để truyền đạt thông tin hoặc chỉ đạo, hướng dẫn thì thuận tiện và đạt
hiệu quả cao hơn. Nếu công tác văn thư thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực
đối với việc phòng chống tệ quan liệu, giấy tờ.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật
cơ quan: Ngoài bí mật nhà nước mỗi cơ quan, nhất là trong cơ sở sản xuất
kinh doanh, khoa học kỹ thuật còn có thể có bí mật riêng của mình. Đó là
những thông tin có nội dung quan trọng nếu bị tiết lộ sẽ gây tổn thất và tác hại
to lớn đến cơ quan đó. Do đó việc bảo vệ bí mật nhà nước và bí mật cơ quan
có liên quan chặt chẽ với công tác văn thư. Bởi phần lớn các thông tin thuộc
bí mật nhà nước và bí mật cơ quan đều được văn bản hóa, có nghĩa là đều
được phản ánh các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan hữu
quan.
Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ: công tác
văn thư và công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau. Muốn cho công
tác lưu trữ tiến hành được thuận lợi thì phải làm tốt công tác văn thư. Làm tốt
công tác soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan. Văn bản soạn thảo có nội dung chính xác thành phần thể
thức đầy đủ sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ chính xác, góp phần nâng cao chất
lượng của tài liệu lưu trữ nói chung và tạo thuật lợi cho việc nghiên cứu và sử
dụng.
2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ
phần Giấy An Hòa
1.2.1 Giới thiệu vài nét về Công ty cổ phần Giấy An Hòa
'' Rừng cọ đồi chè, đồng xanh ngào ngạt
8
Nắng chói sông Lô hò ô tiếng hát ''
Tuyên Quang là tỉnh miền núi phía Bắc, là Thủ đô xanh khu giải phóng
là biểu tượng cách mạng Việt Nam. huyện Sơn Dương Tuyên Quang nằm trải
dài bên dòng sông Lô lịch sử cách thành phố Tuyên Quang 30 km, là một
trong huyện thị của tỉnh, với diện tích 788km 2, dân số 179.846 người. Bao
gồm nhiều dân tộc anh tôi sinh sống trên địa bàn như: Kinh, Tày, Cao Lan,
Sán dìu, Hoa, Dao, Nùng, Thái.
Công ty cổ phần Giấy An Hòa được thành lập năm 2002, là Chủ đầu tư
của nhà máy Bột giấy và giấy An Hòa, bao gồm 2 dây chuyền: Sản xuất bột
giấy sợi ngắn tẩy trắng và giấy tráng phấn. Nhà máy được xây dựng trên diện
tích 223 ha tại xã Vĩnh Lợi, huyện Sơn Dương, tỉnh Tuyên Quang.
Dây chuyền bột giấy có công suất 130.000 tấn/năm, với công nghệ nấu
liên tục, tẩy trắng không sử dụng Clo nguyên tố (ECF), hệ thống thiết bị hiện
đại, mới 100%, trong đó các thiết bị chính do hãng Metso sản xuất tại Thụy
Điển và Phần Lan. Hệ thống thu hồi có khả năng thu hồi đến 95% lượng hóa
chất sử dụng trong quá trình sản xuất. Điều này góp phần làm giảm giá thành
sản phẩm và giảm thiểu tối đa các chất thải ra môi trường. Đây là những ưu
điểm lớn nhất của dây chuyền sản xuất bột giấy An Hòa. Dây chuyền bột giấy
bắt đầu sản xuất thương mại từ tháng 11/2012 và đến nay, sản phẩm bột giấy
An Hòa đã được các đơn vị sản xuất giấy hàng đầu tại Việt Nam sử dụng
thường xuyên và xuất khẩu sang các nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Thái Lan,
Trung Quốc, Ấn Độ, Bangladesh. Dây chuyền sản xuất giấy tráng phấn cao
cấp An Hòa có công suất 140.000 tấn/năm. Hệ thống thiết bị của dây chuyền
được đầu tư đồng bộ và hiện đại vào bậc nhất Việt Nam do các hãng lớn từ
các nước G7 cung cấp như: Allimand của Pháp, Andritz của Đức và Thụy Sỹ,
ABB của Pháp, Bielomatik của Italia, Metso của Thụy Điển. Sau khi dây
chuyền đi vào sản xuất sẽ đáp ứng phần lớn nhu cầu giấy tráng phấn trong
9
nước và một phần xuất khẩu.
Ngoài ra, để đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định, lâu dài cho sản xuất.
Công ty đã thành lập Công ty cổ phần nguyên liệu giấy An Hòa Tuyên Quang
với nhiệm vụ chính là: Ươm giống cây, trồng rừng nguyên liệu đủ cung cấp
các loại giống tốt cho các đơn vị sản xuất nguyên liệu giấy trong và ngoài tỉnh
Tuyên Quang.
1.2.2. Chức năng
Là Công ty chuyên sản xuất kinh doanh đa nghành nghề và chủ yếu là:
Sản xuất bột giấy, giấy và bìa.
Trồng rừng và chắm sóc rừng
Bán buôn máy móc thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
Xây dựng công trình đường bộ
Hoàn thiện công trình xây dựng
Bán lể xi măng, gạch xây, ngói, đá, cát sỏi và vật liệu xây dựng khác
trong các cửa hàng chuyên kinh doanh
Bán buôn sắt, thép
Vận tải hàng hóa đường thủy, nội địa bằng phương tiện cơ giới
Sản xuất hóa chất cơ bản (các hóa chất công nghiệp trừ các loại nhà
nước cấm)
Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phân
vào đâu. Chi tiết tư vấn về công nghệ (không bao gồm tư vấn pháp luật và tư
vấn tài chính)
1.2.3 Nhiệm vụ
Xây dựng kế hoạch phát triển, định hướng sản xuất kinh doanh hằng
năm theo chủ trương Uỷ ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang.
Hàng năm đóng góp GDP cho tỉnh thông qua xuất khẩu các sản phẩm
10
bột giấy và giấy ra thị trường trong và ngoài.
Hằng năm báo cáo định kỳ về an toàn lao động, quản lý và sử dung
người lao động là người nước ngoài, công tác môi trường…
Lập dự toán thu chi ngân sách của công ty từng tháng, quý, 6 tháng đầu
năm, 6 tháng cuối năm thực hiện kiểm toán hàng năm.
Tổ chức thực hiện đợt tập huấn về vệ sinh an toàn lao động, công tác
phòng cháy chữa cháy, y tế, bếp ăn công nghiệp …
1.2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Giấy An Hòa
( Xem phụ lục I).
Là doanh nghiệp tiên phong trong hoạt động bảo vệ tài nguyên rừng và
hoạt động sản xuất kinh doanh gắn liền với sự phát triển của cộng đồng.
* Công ty cổ phần Giấy An Hòa có cơ cấu tổ chức bao gồm:
+ Tổng giám đốc: Là người tổ chức quản lý và điều hành toàn bộ hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty theo chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc
chịu trách nhiệm trước người đại diện quy định của pháp luật công ty về
những nội dung được ủy quyền.
+ Các Phó tổng giám đốc, giám đốc sản xuất: Giúp việc cho Tổng giám
đốc là người chỉ đạo thực hiện xử lý thường xuyên các lĩnh vực công tác của
công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về lĩnh vực được phân công
và các công việc do Tổng giám đốc trực tiếp giao; chịu trách nhiệm trước
người đại diện quy định của pháp luật công ty về những nội dung được ủy
quyền. Bao gồm 4 Phó tổng giám đốc: Phó tổng giám đốc phụ trách Hành
chính Nhân sự - Tài chính Kế toán; Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh;
Phó tổng giám đốc phụ trách Dự án; Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất.
+ Có 14 phòng ban, đơn vị:
* Khối văn phòng:
1. Phòng Hành chính Nhân sự
11
2. Phòng Tài chính kế toán
3. Phòng Nguyên liệu gỗ
4. Phòng Mua hàng
5. Phòng Bán hàng
6. Phòng Kế hoạch tổng hợp
* Khối sản xuất:
7. Phòng An toàn lao động và Môi trường
8. Phòng Đo lường điều khiển
9. Phòng Quản lý kho
10. Phòng Quản lý chất lượng
11. Phân xưởng Phụ trợ
12. Phân xưởng Giấy
13. Phân xưởng Chính
14. Phòng Kỹ thuật công nghệ
Ngoài ra có:
- Ban Quản lý
12
3
Khái quát chung về hoạt động công tác văn thư tại Công ty cổ
phần Giấy An Hòa
Dự án xây dựng nhà máy bột giấy và giấy An Hòa được khởi công từ
những năm 2002, trải qua thời gian giải phóng mặt bằng rồi xây dựng và lắp
đặt máy móc đến cuối năm 2011 bắt đầu chạy thử và đi vào hoạt động và cho
ra thị trường những sản phẩm bột giấy và giấy in, giấy viết... Ngay từ khi
thành lập dự án công ty đã chú trọng đến công tác lưu giữ tài liệu, văn bản.
Phòng Hành chính Nhân sự được thành lập theo quyết định số 28/QĐAHP ngày 04 tháng 03 năm 2010 về việc thành lập Phòng Hành chính Nhân
sự do Tổng giám đốc Phạm Văn Cường ký duyệt có sơ đồ cơ cấu tổ chức kèm
theo. Bộ phận văn thư thuộc Tổ Hành chính quản trị và nằm dưới sự chỉ đạo
trực tiếp của Phó trưởng phòng Hành chính Nhân sự phụ trách mảng hành
chính. Nhân sự phụ trách văn thư có 01 người có trình độ Cử nhân cao đẳng
Quản trị văn phòng đảm nhận.
Trong quá trình hoạt động Phòng Hành chính Nhân sự thường xuyên cập
nhật những văn bản chỉ đạo của nhà nước về công tác văn thư nói chung.
Thực hiện sự chỉ đạo của Ban tổng giám đốc ngay từ năm 2010 Phòng Hành
chính Nhân sự đã xây dựng được hai bộ quy chế về công tác văn thư lưu trữ
và thể thức kỹ thuật trình bày các loại văn bản trình Ban tổng giám đốc và đã
được phê duyệt đó là:
Quyết định số 21/QĐ-AHP ngày 01 tháng 4 năm 2011 của Công ty cổ
phần Giấy An Hòa ban hành quy chế về thể thức, kỹ thuật trình bày các loại
văn bản;
Quyết định số 36/QĐ-AHP ngày 10 tháng 5 năm 2010 của Công ty cổ
phần Giấy An Hòa ban hành quy định về công tác văn thư và lưu trữ;
Mô hình công tác văn thư tại công ty cổ phần Giấy An Hòa là môi hình
tập trung. Mọi giao dịch về đóng dấu, tiếp nhận và phát hành văn bản đều
được diễn ra tại bộ phận văn thư thuộc phòng Hành chính Nhân sự.
13
Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại bộ phận văn thư
để đăng ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký,
phát hành tại đây.
Phòng văn thư của công ty cổ phần Giấy An Hòa là một phòng khép kín,
được trang bị khá đầy đủ về cơ sở vật chất và các thiết bị cần thiết để phục vụ
công việc chuyên môn như: Bàn ghế ngồi làm việc, máy photocopy, điện
thoại, điều hòa, máy tính, máy in, máy scan văn bản, máy fax, giá tủ đựng tài
liệu… tạo ra một không gian làm việc khá chuyên nghiệp với trang thiết bị và
cơ sở vật chất đầy đủ. Đảm bảo cho các hoạt động của công tác văn thư diễn
ra thuận lợi.
Công tác soạn thảo văn bản đã thực hiện khá tốt tại Công ty cổ phần
Giấy An Hòa. Tất cả các văn bản của các phòng ban trong Công ty sau khi
soạn thảo đều được kiểm tra kỹ về thể thức và nội dung và phải có chữ ký
nháy của trưởng các phòng ban trực tiếp quản lý. Đã đảm bảo đúng thể thức
và trình tự luật định theo văn bản đã quy định. Soạn thảo theo các bước trình
tự, đúng thẩm định. Bám sát vào nội dung thông tin để soạn thảo văn bản. So
với các văn bản của nhà nước như Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày tháng
01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính thì Công ty cổ phần Giấy An Hòa là một doanh nghiệp thực
hiện khá tốt việc soạn thảo văn bản đúng theo trình tự. Hơn thế công ty còn
xây dựng được quy chế về soạn thảo văn bản và thể thức văn bản. Tuy nhiên,
trong quá trình soạn thảo không thể tránh khỏi những sai sót về lỗi chính tả,
câu chữ , thể thức chưa hoàn chỉnh và được sửa chữa ngay kịp thời nên đảm
bảo được sự chuẩn xác của văn bản sau khi hoàn tất các thủ tục và ban hành
văn bản.
Công tác tổ chức và quản lý giải quyết văn bản đi đến
Văn bản sau khi soạn thảo xong được kiểm tra về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản sau đó trưởng bộ phận ký nháy vào cuối văn bản. Khi kiểm
14
tra văn bản đúng thể thức văn bản được chuyển đi trình ký người có thẩm
quyền. Sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền văn bản được chuyển
đến bộ phận Văn thư để đăng ký vào sổ lấy số công văn đi và phát hành. Việc
phát hành văn bản đi được thực hiện theo đúng trình tự các bước từ khâu soạn
thảo cho đến khâu phát hành văn bản.
Thư từ, bưu phẩm gửi đến theo đường bưu điện được tập trung giao nhận
tại bộ phận văn thư. Nhân viên văn thư có trách nhiệm phân loại và bóc bì
chuyển giao bưu phẩm, thư từ đến các cá nhân phòng ban trong công ty. Văn
bản đến mang tên nơi nhận công ty thì được bóc bì vào sổ công văn đến và
trình lên lãnh đạo phê duyệt chỉ đạo, sau đó nhân viên văn thư sẽ scan và gửi
mail cho các cá nhân, bộ phận xử lý.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo đúng quy định
theo đúng với các văn bản chỉ đạo của nhà nước như:
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính Phủ về quản lý
và sử dụng con dấu;
Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ
Công an- Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy
định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Về quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số 31/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính Phủ về sửa dổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của
Chính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Quyết định số 36/QĐ-AHP ngày 10 tháng 5 năm 2010 của Công ty cổ
phần Giấy An Hòa ban hành quy định về công tác văn thư và lưu trữ;
Con dấu của doanh nghiệp được giao riêng cho nhân viên văn thư quản
lý và sử dụng có trách nhiệm bảo quản và cất giữ.
Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ còn chưa thực hiện được đầy
đủ các bước. Công văn, tài liệu sau khi ban hành và xử lý giải quyết đã được
15
lập thành hồ sơ theo tên loại, chia theo từng năm. Tuy nhiên toàn bộ số công
văn tài liệu này bước đầu mới chỉ là để lên kho lưu trữ chưa được biên mục
hồ sơ hoàn chỉnh.
Như vậy, công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động quản lý,
điều hành công việc của Công ty. Mô hình công tác văn thư tại công ty cổ
phần Giấy An Hòa là môi hình tập trung. Mọi giao dịch về đóng dấu, tiếp
nhận và phát hành văn bản đều được diễn ra tại bộ phận văn thư thuộc phòng
Hành chính Nhân sự. Cách tổ chức này giúp văn thư công ty quản lý, kiểm
soát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc. Tra cứu tìm kiếm
thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời nâng cao trách
nhiệm của nhân viên khi làm công tác này cao hơn. Trên đây là khái quát một
số công việc tại bộ phận văn thư Phòng Hành chính Nhân sự để có cái nhìn
chi tiết hơn về công tác này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về thực trạng công tác
văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hòa ở chương 2.
16
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
GIẤY AN HÒA
2.1 Mô hình tổ chức
Công tác văn thư đươc xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng,
công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một
phần không hề nhỏ trong nội dung hoạt động của văn phòng. Công tác văn
thư gắn liền hoạt động của cơ quan, được xtôi như một bộ phận hoạt động
quản lý của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý và
Công ty cổ phần Giấy An Hòa là một ví dụ.
Phòng Hành chính Nhân sự Công ty cổ phân Giấy An Hòa được thành
lập theo quyết định số 28/QĐ-AHP ngày 04 tháng 03 năm 2010 do Tổng
giám đốc Phạm Văn Cường ký duyệt có sơ đồ cơ cấu tổ chức kèm theo (sơ đồ
cơ cấu Phòng Hành chính Nhân sự xtôi tại phu lục số II). Trong đó bộ phận
văn thư nằm trong Phòng Hành chính Nhân sự trực thuộc Tổ Hành chính
quản trị và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó trưởng phòng Hành chính Nhân
sự phụ trách Hành chính. Định biên nhân sự phụ trách văn thư có 01 người có
trình độ Cử nhân cao đẳng Quản trị văn phòng.
Nhân sự hiện tại của bộ phận văn thư Phòng Hành chính Nhân sự bao
gồm 02 người. Trong đó phụ trách công tác văn thư hiện có 01 nhân viên phụ
trách chính có trình độ chuyên môn cử nhân cao đẳng quản trị văn phòng và
01 nhân viên lưu trữ hồ sơ tài liệu có trình độ chuyên môn cao đẳng thư ký
văn phòng. Tất cả văn bản đi của công ty đều phải qua văn thư để bộ phận
văn thư vào sổ, đóng dấu và phát hành. Quy trình tiếp nhận văn bản đến đăng
ký vào sổ văn bản đến và được trình lãnh đạo giải quyết luôn trong ngày.
Trường hợp lãnh đạo đi vắng ủy quyền cho cấp phó giải quyết thay. Sau đó
17
nhân viên văn thư sẽ nhân bản văn bản và chuyển đến theo nơi nhận.
Mô hình công tác văn thư tại Phòng Hành chính Nhân sự được tổ chức
theo mô hình tập trung nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả. Tất cả các công
việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn
đến; đánh máy, in ấn, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của
công ty và các đơn vị trực thuộc đều tập trung ở Bô phận Văn thư.
Phòng làm việc của văn thư là một phòng độc lập riêng biệt, được bố trí
sát cạnh Phòng Hành chính Nhân sự và nằm về khối Ban tổng giám đốc là
một vị trí thuận lợi cho việc trong việc tiếp nhận văn bản đến từ ngoài và tiếp
cận thông tin với mọi cá nhân. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc trình và xin ý
kiến lãnh đạo giải quyết văn bản.
Phòng Văn thư được trang bị khá đầy đủ trang thiết bị phục vụ trong
công việc như: máy vi tính, máy scan HP Scanjet Pro 3000s2 (máy quét văn
bản), máy điện thoại, máy fax, máy photocopy, két sắt. Thuận tiện trong việc
đảm bảo thông tin nhanh chóng đến lãnh đạo, đảm bảo thông tính bí mật.
2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
* Hệ thống hóa các văn bản chỉ đạo của cơ quan về công tác văn thư lưu
trữ:
Dựa trên các văn bản chỉ đạo của Nhà nước Công ty cổ phần Giấy An
Hòa đã xây dựng được quy chế, quy định về công tác văn thư lưu trữ và thể
thức kỹ thuật trình bày văn bản:
Quyết định số 21/QĐ-AHP ngày 01 tháng 4 năm 2011 của Công ty cổ
phần Giấy An Hòa ban hành quy chế về thể thức, kỹ thuật trình bày các loại
văn bản;
Quyết định số 36/QĐ-AHP ngày 10 tháng 5 năm 2010 của Công ty cổ
phần Giấy An Hòa ban hành quy định về công tác văn thư và lưu trữ;
Nhờ các văn bản chỉ đạo trên thời gian qua công ty đã thực hiện khá tốt
18
về công tác soạn thảo văn bản, xây dựng được hệ thống các biểu mẫu soạn
thảo từ quyết định, công văn, tờ trình…. Là cơ sở rõ ràng phục vụ công tá
soạn thảo văn bản.
Thẩm quyền ban hành văn bản được quy đỉnh rõ ràng theo từng
cấp bậc ký.
- Tổng giám đốc ký các văn bản: các báo cáo gửi lên Ban kiểm soát,
Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và Tập đoàn; Các quy định quản lý
và các văn bản quan trọng mang tính chủ trương, định hướng hoặc có lien
quan hay phạm vi điều chỉnh đến các cấp trên; Các quyết định về tổ chức
nhân sự; Quyết định ban hành các định hướng kế hoạch sản xuất kinh doanh;
Các hợp đồng kinh tế, tín dụng, lao động và hợp đồng giao dịch khác; Phê
duyệt chứng từ thu chi, nhận nợ.
- Các Phó tổng giám đốc, giám đốc sản xuất: ký các văn bản thuộc lĩnh
vực phụ trách ngoại trừ các văn bản do cấp Tổng giám đốc ký duyệt; các hợp
đồng đồng giao dịch do người đại diện theo pháp luật của Công ty ủy quyền;
Các hợp đồng kinh tế, tín dụng, lao động và hợp đồng giao dịch khác thuộc
lĩnh vực quản lý trên cơ sở nội dung đã được Tổng giám đốc phê duyệt.
- Giám đốc Hành chính Nhân sự kiêm trưởng phòng thừa lệnh Tổng
giám đốc ký các công văn thông thường, giấy giới thiệu, giấy mời, thông báo,
sao y các văn bản.
- Các trưởng phòng ban, đơn vị: ký xác nhận chứng từ, tài liệu giao
dịch; ký trình các văn bản theo chức năng của đơn vị; ký kiểm tra kiểm soát
đối với các văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ giải quyết của đơn vị nhưng
phải do Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc; giám đốc sản xuất ký duyệt.
Như vậy, thẩm quyền ban hành văn bản của Công ty được chia ra rất rõ
ràng trong Ban tổng giám đốc, giám đốc và trưởng phó các phòng ban. Được
chia ra theo mảng và thực hiện theo chế độ Phân cấp ủy quyền. Có sự phân
19
công công việc cụ thể cho từng mảng công việc, theo từng lĩnh vực khác nhau
như: lĩnh vực bao quát chung Tổng giám đốc; lĩnh vực Hành chính Nhân sự
Tài chính kế toán; lĩnh vực Kinh doanh; lĩnh vực sản xuất; lĩnh vực dự án.
Việc phân công rõ nhiệm vụ và trách nhiệm theo từng mảng giúp cho hoạt
động của công ty được thông suốt, quá trình làm việc trao đổi giữa các phòng
ban được thuận tiện trách việc gây nhầm lẫn, trồng chéo công việc lẫn nhau.
*Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty cổ phần Giấy
An Hòa được thực hiện theo:
- Quyết định số 21/QĐ-AHP ngày 01 thán 4 năm 2011 của Công ty cổ
phần Giấy An Hòa ban hành quy chế về thể thức, kỹ thuật trình bày các loại
văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty được thực hiện
theo các bước: (Phụ lục số III)
- Bước 1: Chuẩn bị.
+ Xác định mục đích, tính chất tầm quan trọng của văn bản.
+ Lựa chọn tên loại và trích yếu nội dung.
+ Thu thập và xử lý thông tin.
+ Xây dựng đề cương.
- Bước 2: Viết bản thảo.
Căn cứ thông tin đã thu thập và đề cương, tiến hành viết bản thảo. Bản
thảo được viết đi viết lại nhiều lần và kiểm tra về hình thức và nội dung.
- Bước 3: Duyệt bản thảo.
Sau khi bản thảo được thảo xong trình Trưởng phòng Hành chính Nhân
sự kiểm tra nội dung và hình thức sau đó ký nháy vào văn bản.
- Bước 4: Hoàn thiện thể thức văn bản.
+ Văn thư ghi số ngày tháng văn bản.
+ Nhân bản văn bản.
20
+ Đóng dấu. Lưu ý giữ lại bản gốc không đóng dấu.
- Bước 5: Làm thủ tục ban hành, Chuyển giao văn bản.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là hai yếu tố quan trọng cơ bản
để tạo thành một văn bản hoàn chỉnh đúng quy định, nhằm đảm bảo cho văn
bản ban hành đúng tiêu chuển và hiệu lực pháp lý thi hành.
+ Tên cơ quan ban hành văn bản: Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
bao gồm tên của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và tên của cơ quan, đơn vị
chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn
cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, có thẩm quyền.
Điểm khác là phía trên tên công ty là một dòng logo đậm .
Ví dụ:
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA
+ Quốc hiệu: ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “Cộng hoà xã hội
chủ nghĩa Việt Nam” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
+ Địa danh, ngày, tháng, ban hành văn bản:
Địa danh ghi trên văn bản của Công ty cổ phần Giấy An Hòa là: Tuyên
Quang
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được
ký ban hành.
Ví dụ:
Tuyên Quang, ngày tháng năm 2015
+ Số ký hiệu văn bản:
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty cổ phần Giấy
An Hòa ban hành trong một năm. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ảrập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12
hàng năm.
21
Ký hiệu của văn bản hành chính:
- Ký hiệu của quyết định và của các hình thức văn bản có tên loại khác
bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản
và chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị.
Ví dụ:
+ Quyết định của Công ty cổ phần Giấy An Hòa ban hành:
Số:…../QĐ-AHP
+ Quyết định do Ban Quản lý dự án giấy tráng phấn cao cấp ban hành:
Số:…../QĐ-DAG
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban
hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công
văn đó (nếu có).
Ví dụ:
+ Công văn của Công ty cổ phần Giấy An Hòa do Phòng Hành chính
Nhân sự soạn thảo:
Số: ... /AHP-HCNS
- Nội dung và bố cục văn bản hợp lý phù hợp với hình thức văn bản được
sử dụng. Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp
với quy định của pháp luật; phù hợp với các quy định, quy chế của Công ty cổ
phần Giấy An Hoà; từ ngữ sử dụng phổ thông cách trình bày ngắn gọn, dễ
hiểu, xúc tích.
- Nơi nhận: Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá
nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám
sát; để xtôi xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để
lưu.
22
