Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại chi nhánh công ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường Đà Nẵng

A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là quá trình
chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn
trong thanh toán. Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu
kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa hiện này, khối lượng thông tin cần xử lý ngày
càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý. Ngày nay
trên thế giới ngành công nghệ thông tin đang phát triển như vũ bão nhiều phát kiến mới
đã ra đời để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của con người. Việt Nam đang là một nước
nghèo, khoa học công nghệ còn lạc hậu. Các doanh nghiệp gặp khó khăn về mọi mặt như
về vốn, về nguyờn vật liệu dùng cho sản xuất, một vấn đề lớn đặt ra ở đây đó là việc tổ
chức như thế nào để doanh nghiệp có thể nâng cao được lợi nhuận và có thể áp dụng được
những thành tựu khoa học của thế giới,để có thể gia tăng sản xuất. để có thế tiếp thu được
những thành tựu khoa học của thế giới thì các doanh nghiệp Việt Nam cần có sự thay đổi
về mặt tổ chức, cũng như là phương pháp làm việc. Đối với một doanh nghiệp thì việc
làm thế nào để đạt được lợi nhuận, doan thu lớn nhất là một vấn đề lớn và đặt lên hàng
đầu. Để có thể tăng doanh thu thì doanh nghiệp luôn phải cải tiến kỹ thuật sản xuất đặc
biệt là phải cải tiến công tác quản lý. Do vậy, công nghệ tin học đóng một vai trò quan
trọng trong công tác quản lý nói chung, quản lý bán hàng nói riêng.
Tại chi nhánh công ty ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường Đà Nẵng thì việc quản lý
bán hàng chủ yếu thực hiện bằng công tác thủ công tốn nhiều thời gian, nguồn lực và có
thể gây ra sai sót vì vậy cần phải áp dụng hệ thống quản lý bán hàng để có thể kiểm soát
được quá trình bán hàng tại công ty từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.
Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác quản lý bán hàng trong doanh nghiệp sản
xuất và cơ sở, kiến thức môn học em đã chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản
lý bán hàng tại chi nhánh công ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường Đà Nẵng ” không ngoài
mục đích học hỏi và mong muốn đóng góp vào việc giải quyết những vấn đề khó khăn
trong công tác quản lý bán hàng mà công ty đang gặp phải giúp ban quản lý bớt vất vả,
tiết kiệm được thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.
1

2. Phạm vi đề tài
• Về lưu trữ:
Hệ thống lưu trữ thông tin để phục vụ cho quản lý bán hàng
Hệ thống có thể đáp ứng với số lượng khách hàng ở công ty tương đối lớn mà ít gây
ra lỗi
• Về xử lí:
- Hệ thống có thể cho ta xem thông tin về khách hàng để ta có thể sửa, xoá, tra cứu
…Ví dụ xem thông tin về sinh viên như tên, ngày sinh, quê quán, có chính sách hay
không, trường nào..
- Tra cứu theo tên khách hàng theo quê quán, ngày sinh, mã số khách hàng …Ví dụ
ta muốn biết khách hàng đó mua loại hàng hóa gì? Số lượng bao nhiêu? Vào ngày nào thì
chỉ cần nhập mã số khách hàng vào thì nó sẽ liệt kê ra các thông tin mà ta cần biết
-Thống kê theo ngày, nhóm khách hàng …

2


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1. 1.Mô hình phân rã chức năng
1.1.1. Định nghĩa mô hình phân rã chức năng
Mô hình phân rã chức năng (BFD – Business Function Diagram) là công cụ biểu
diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được
chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ
thống.
1.1.2. Các thành phần của mô hình phân rã chức năng
a. Khái niệm về chức năng trong hệ thống thông tin
Chức năng là công việc mà tổ chức cần làm và được phân theo nhiều mức từ tổng

hợp đến chi tiết.
Cần chú ý cách đặt tên cho chức năng, tên chức năng phải là một mệnh đề
động từ, gồm động từ và bổ ngữ. Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan
đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu. Tên các chức năng phải phản ánh
được các chức năng của thế giới thực chứ không chỉ dùng cho hệ thông tin. Tên của
chức năng cần ngắn và giải thích đủ nghĩa của chức năng và phải sử dụng thuật ngữ
nghiệp vụ.
Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau phải có tên khác
nhau. Để xác định tên cho chức năng có thể bàn luận và nhất trí với người sử dụng.
b. Quan hệ phân cấp chức năng
Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con. Các chức năng con có
quan hệ phân cấp với chức năng cha.
Biểu diễn mối quan hệ phân cấp chức năng như sau:

Mô hình phân rã chức năng được biểu diễn thành hình cây phân cấp.
3


1.1.3. Đặc điểm và mục đích của mô hình phân rã chức năng
a. Đặc điểm
Mô hình phân rã chức năng có các đặc điểm sau:
- Cung cấp cách nhìn khái quát về chức năng
- Dễ thành lập
- Gần gũi với sơ đồ tổ chức
- Không đưa ra được mối liên quan về thông tin giữa các chức năng.
b. Mục đích
Mục đích của mô hình phân rã chức năng là:
- Xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích
- Cho phép mô tả khái quát dần các chức năng của tổ chức một cách trực tiếp,
khách quan, phát hiện được chức năng thiếu hoặc trùng lặp

- Tạo điều kiện thuận lợi khi hợp tác giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong qua
trình phát triển hệ thống.
1.1.4. Xây dựng mô hình phân rã chức năng
a. Nguyên tắc phân rã các chức năng
Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo phương pháp từ trên xuống (top- down)
ta nhận được thông tin về các chức năng từ mức gộp (do lãnh đạo cung cấp) đến mức
chi tiết (do các bộ phận chức năng cung cấp). Cách phân rã cho này là phù hợp với sự
phân công các chức năng của một tổ chức nào đó.
Cách phân chia này thường theo nguyên tắc sau:
- Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức
năng đã phân rã ra nó.
-Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện
được các chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng
Quy tắc này được sử dụng để phân rã một sơ đồ chức năng nhận được còn đang
ở mức gộp. Quá trình phân rã dần thường được tiếp tục cho đến khi ta nhận được một
mô hình với các chức năng ở mức cuối mà ta hoàn toàn nắm được nội dung thực hiện
nó.
b. Cách tiến hành
4


Bước 1: Xác định chức năng
Trong hầu hết các hoàn cảnh, các chức năng cha và chức năng con trong hệ thống
có thể được xác định một cách trực giác trên cơ sở thông tin nhận được trong khảo
sát.
Bước 2: Phân rã các chức năng
Khi phân rã các chức năng cần phân rã có thứ bậc và thực hiện việc phân rã chức
năng theo các nguyên tắc phân rã.
Bước 3: Mô tả chi tiết chức năng mức lá
Đối với mỗi chức năng lá (mức thấp nhất) trong mô hình cần mô tả trình tự và

cách thức tiến hành nó bằng lời và có thể sử dụng mô hình hay một hình thức nào khác.
1.2. Mô hình luồng dữ liệu
1.2.1. Mục đích của mô hình luồng dữ liệu
Mô hình luồng dữ liệu nhằm mục đích:
-Bổ sung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung các luồng
thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng.
-Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống
-Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống.
1.2.2. Định nghĩa mô hình luồng dữ liệu
Mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) là một công cụ mô tả mối
quan hệ thông tin giữa các công việc .
1.2.3. Các thành phần của mô hình luồng dữ liệu
a. Chức năng (còn gọi là Tiến trình)
- Định nghĩa: Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên
thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Nếu
trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chức
năng trong mô hình luồng dữ liệu.
- Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ.
b. Luồng dữ liệu:
- Định nghĩa: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng
- Cách đặt tên : Danh từ + tính từ
5


- Biểu diễn : là mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển
c. Kho dữ liệu
Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần lưu giữ, để một hoặc nhiều chức năng sử
dụng chúng.
Cách đặt tên kho dữ liệu như sau : danh từ + tính từ. Tên kho phải chỉ rõ nội
dung dữ liệu trong kho.

Kho dữ liệu được biểu diễn bằng cặp đường thẳng song song chứa tên kho cần cất
giữ.
d. Tác nhân ngoài
- Định nghĩa: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng có
trao đổi trực tiếp với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn
của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài
- Tên : Danh từ
- Biểu diễn : hình chữ nhật
e. Tác nhân trong
- Là một chức năng hoặc một hệ thống con của hệ thống đang xét nhưng được trình
bày ở một trang khác của mô hình.
Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có thể bao gồm một số trang, thông tin truyền giữa
các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ kí hiệu này.
- Tên: động từ + bổ ngữ
1.2.4. Một số quy tắc vẽ biểu đồ luồng dữ liệu
Khi vẽ biểu đồ luồng dữ liệu ta phải thực hiện theo các quy tắc sau:
- Các luồng dữ liệu vào của một tiến trình cần khác với các luồng dữ liệu ra của
nó. Tức là các dữ liệu qua một tiến trình phải có thay đổi. Ngược lại, tiến trình là không
cần thiết vì không tác động gì đến các luồng thông tin đi qua nó
- Các đối tượng trong một mô hình luồng dữ liệu phải có tên duy nhất: mỗi tiến
trình phải có tên duy nhất. Tuy nhiên, vì lí do trình bày cùng một tác nhân trong, tác
nhân ngoài và kho dữ liệu có thể được vẽ lặp lại.
- Các luồng dữ liệu đi vào một tiến trình phải đủ để tạo thành các luồng dữ liệu đi ra.

6


- Nói chung tên luồng thông tin vào hoặc ra kho trùng với tên kho vì vậy
không cần viết tên luồng. Nhưng khi ghi hoặc lấy tin chỉ tiến hành một phần kho thì lúc
đó phải đặt tên cho luồng

- Không có một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào. Đối tượng chỉ có
cái ra thì có thể là tác nhân ngoài (nguồn)
- Không một tiến trình nào mà chỉ có cái vào mà không có cái ra. Một đối
tượng chỉ có cái vào thì chỉ có thể là tác nhân ngoài (đích)
- Không thể xảy ra các trường hợp biểu diễn sau:

1.2.5. Trình tự xây dựng mô hình luồng dữ liệu
Bước 1: Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0)
- Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh gồm một chức năng duy nhất biểu thị
toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của
hệ thống.
- Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào và ra của
hệ thống
Bước 2: Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)
- Với mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ
nguyên với các luồng thông tin vào ra.
- Hệ thống được phân rã thành các chức năng mức đỉnh là các tiến trình chính bên
trong hệ thống theo mô hình phân rã chức năng mức 1.
- Xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng
mức đỉnh.
Bước 3: Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2 và dưới 2)
- Ở mức này thực hiện phân rã đối với mỗi chức năng của mức đỉnh.
- Khi thực hiện mức phân rã này vẫn phải căn cứ vào mô hình phân rã chức năng
để xác định các chức năng con sẽ xuất hiện trong mô hình luồng dữ liệu.
7


- Việc phân rã có thể tiếp tục cho đến khi đủ số mức cần thiết
- Khi phân rã các chức năng phải đảm bảo tất cả các luồng thông tin vào ra ở chức
năng mức cao phải có mặt trong các chức năng mức thấp hơn và ngược lại.

1.3. Mô hình thực thể liên kết
1.3.1. Mục đích của việc xây dựng mô hình
Xây dựng mô hình thực thể liên kết nhằm các mục đích sau;
- Mô tả thế giới thực gần với quan niệm, suy nghĩ của ta. Đây là mô hình tốt với
lượng thông tin ít nhất, mô tả thế giới dữ liệu đầy đủ nhất.
- Việc xây dựng mô hình nhằm thành lập một biểu đồ cấu trúc dữ liệu bao gồm dữ
liệu cần xử lý và cấu trúc nội tại của nó.
1.3.2. Các thành phần của mô hình thực thể liên kết
a. Thực thể
Khái niệm về thực thể
Thực thể là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng có cùng đặc tính chung mà
người ta muốn quản lý thông tin về nó.
Một đối tượng cụ thể trong thực thể được gọi là một cá thể (còn gọi là một thể hiện
của thực thể).
Thuộc tính của thực thể
Để mô tả thông tin về một thực thể người ta thường dựa vào các đặc trưng riêng
của thực thể đó. Các đặc trưng đó được gọi là thuộc tính của thực thể.
Thuộc tính của thực thể bao gồm các loại sau
Thuộc tính định danh (còn gọi là định danh thực thể, đôi khi còn gọi là thuộc tính
khoá): Là một hoặc một số thuộc tính mà giá trị của nó cho phép phân biệt các thực thể
khác nhau. Một thực thể bao giờ cũng được xác định một thuộc tính định danh làm cơ sở
để phân biệt các thể hiện cụ thể của nó.
Thuộc tính mô tả: Là các thuộc tính mà giá trị của chúng chỉ có tính mô tả cho thực
thể hay liên kết mà thôi. Hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là mô tả. Có
một số thuộc tính mô tả đặc biệt như sau:
--ƒ Thuộc tính tên gọi: là thuộc tính mô tả để chỉ tên các đối tượng thuộc thực thể.
Thuộc tính tên gọi để phân biệt các thực thể (tách các thực thể).
8

--ƒ Thuộc tính kết nối (thuộc tính khoá ngoài): là thuộc tính chỉ ra mối quan hệ
giữa một thực thể đã có và một thực thể trong bảng khác. Thuộc tính kết nối giống
thuộc tính mô tả thông thường trong thực thể chứa nó nhưng nó lại là thuộc tính khoá
của một thực thể trong bảng khác.
b. Liên kết và các kiểu liên kết
Liên kết (còn gọi là quan hệ) là sự kết hợp giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh
sự ràng buộc trong quản lý.
Đặc biệt: Một thực thể có thể liên kết với chính nó ta thường gọi là tự liên kết.
Giữa hai thực thể có thể có nhiều hơn một liên kết.
Có ba kiểu liên kết: một - một, một - nhiều, nhiều - nhiều.
+ Liên kết một – một (1-1):
Mỗi thể hiện của thực thể A quan hệ với một thể hiện của thực thể B và ngược lại.
Kí hiệu:

+ Liên kết một – nhiều (1-N)

Mỗi thể hiện của thực thể A quan hệ với nhiều thể hiện của thực thể B. Ngược lại
mỗi thể hiện của thực thể B quan hệ với chỉ một thể hiện của thực thể A.
+ Liên kết nhiều – nhiều (N-N)
Mỗi thể hiện của thực thể A quan hệ với nhiều thể hiện của thực thể B. Ngược lại
mỗi thể hiện của thực thể B quan hệ với nhiều thể hiện của thực thể A.
Kí kiệu:

Điều kiện để một cá thể của thực thể tham gia vào liên kết với một thực thể khác
gọi là loại thành viên. Nó có thể là bắt buộc hay tuỳ chọn trong quan hệ. Các loại
thành viên cho biết số thể hiện nhỏ nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một
thể hiện của một thực thể khác.

9

Kí hiệu:

1.3.3. Xây dựng mô hình thực thể liên kết của hệ thống
a. Các bước tiến hành
Bước 1: Xác định và định danh thực thể
Xác định các thực thể là các mục thông tin cần thiết cho hệ thống và hệ
thống cần lưu giữ. Tìm các thực thể từ ba nguồn :
- Thông tin tài nguyên: con người, kho bãi, tài sản (VD: nhà cung cấp, mặt hàng,
kho...)
- Thông tin giao dịch: là các luồng thông tin đến từ môi trường và kích hoạt một
chuỗi hoạt động của hệ thống (VD: đơn hàng (mua,bán), dự trù, phiếu yêu cầu,...)
- Thông tin tổng hợp: thường ở dưới dạng thống kê liên quan đến các kế hoạch hoặc
kiểm soát (VD: dự toán chi tiêu, tính lương...)
Bước 2: Xác định các thuộc tính mô tả cho các thực thể
Khi xác định các thuộc tính mô tả cho các thực thể cần chú ý rằng:
- Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện một lần trong thực thể tương ứng.
- Nếu không chắc chắn là thuộc tính hay thực thể cần tiếp tục nghiên cứu và phân tích nó.
Bước 3: Xác định liên kết giữa các thực thể
Xác định liên kết giữa các thực thể theo trình tự sau:
- Thiết lập sự tồn tại của liên kết (Vẽ đường thẳng và đặt tên quan hệ tại hai đầu)
- Xác định loại liên kết (1-1, 1-N, N-N) và loại thành viên (tuỳ chọn hay bắt buộc).
- Tách liên kết N-N thành hai liên kết 1-N với một thực thể kết hợp. Khi đó thực thể
kết hợp sẽ có định danh được tạo thành từ hai thuộc tính định danh của các thực thể
ban đầu.

10


CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

2.1. Ý nghĩa của việc quản lý bán hàng
• Cho biết số lượng hàng hóa của công ty
• Thực hiện các chức năng thống kê về số lượng hàng hóa đã bán, doanh thu, số
lượng mặt hàng còn lại tại công ty
2.2. Mô hình trung tâm quản lý bán hàng
Giám đốc

Phòng kinh doanh

Phòng kế toán

Phòng kỹ thuật

Chức năng của các phòng ban
a. Giám đốc chi nhánh: thâu tóm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, nhận báo
cáo thống kê định kỳ của phòng kế toán và phòng kinh doanh, kiểm tra các hóa đơn để
nhập_xuất tiền. Nhận các báo cáo từ phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật.
b. Phòng kinh doanh
Nhận đơn đặt hàng dự trù từ phòng kế toán sau đó tiến hành soạn thảo và liên lạc đặt
hàng với tổng công ty.
Cập nhật những thay đổi về các loại sản phẩm như: đơn giá, đặc điểm, thời gian bảo
hành, … theo bảng báo giá của công ty đưa xuống. Tính các chi phí kèm theo như: cước
vận chuyển, các vấn đề phát sinh, VAT … để gửi lên cho phòng quản lý.
Việc định giá để giao cho các công ty con, khách hàng là khác nhau đối với từng
khu vực. Dựa vào báo cáo tổng kết và thống kê hàng tháng của phòng kế toán để tiến
hành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu dùng trên địa bàn các tỉnh miền Trung và Tây
Nguyên. Từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm, từng khu
vực để tăng số lượng và lợi nhuận cho công ty. Ngoài ra tùy vào từng thời điểm để đưa ra
những chương trình khuyến mại hợp lý.
11

Phòng kinh doanh phụ trách việc đặt hàng từ các công ty con, cửa hàng đại lý của
công ty sau đó tập hợp đơn đặt hàng từ phía khách hàng, gửi đơn phúc đáp lại cho khách
hàng (nếu khách hàng yêu cầu). Sắp xếp lịch giao hàng cho từng nhóm hoặc liên hệ với
các công ty vận chuyển thuê. Từng nhóm sau khi nhận được lịch trình công việc trong
tuần, nhận phiếu giao hàng và đến kho hàng nhận hàng và tiến hành công việc của mình.
Sau chuyến đi giao hàng của nhóm mình về kiểm tra lượng hàng còn lại đối chiếu sổ sách,
tổng kết số tiền và nợ lại của khách hàng cho kế toán vào sổ và nộp lại tiền cho phòng kế
toán.
c. Phòng kế toán
Phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp các loại giấy tờ, sổ sách của công ty.
• Kế toán kho
Chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất hàng. Khi nhập hàng mới về thì tiến hành
nhập vào máy để lưu. Từ những bản kế hoạch của phòng kinh doanh chuyển xuống sẽ
tiến hành soạn các hóa đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng của khách hàng. Sau đó
tiến hành thống kê lượng hàng bán ra_nhập về theo định kỳ.
Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho, lập đơn đặt hàng dự trù gửi lên cho phòng
kinh doanh.
Nhập hàng vào kho: có hai kiểu nhập hàng vào kho:
+Nhập hàng mới lấy về. Khi nhận hàng từ công ty_ nhà cung cấp kèm theo hóa đơn
hay bản kê khai chi tiết các mặt hàng, thủ kho tiến hành đối chiều kiểm tra lô hàng.
+Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi, … thủ kho ghi lại tên khách trả lại, lý do trả
hàng, ngày trả hàng gửi lại kế toán.
Xuất hàng: có hai kiểu xuất
+ Xuất hàng cho bộ phấn bán hàng theo phiếu xuất hàng hay là các hóa đơn giao
hàng cho các công ty con.
+ Xuất hàng do hàng bị lỗi quá hạn … về công ty và hàng khuyến mại cho khách
hàng (nếu có).
• Kế toán tài chính : Chuyên phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty. Thống

kê về tài chính như: các khoản nợ của khách hàng, vấn đề về thuế, chi phí công tác, tiền
lương cho nhân viên trong công ty, …
12


d. Phòng kỹ thuật
Phụ trách việc bảo hành các loại sản phẩm của công ty khi có lỗi, đồng thời phối
hợp với các trạm bảo hành trong khu vực.
∗ Khách hàng
Khách hàng phải đặt hàng với công ty bằng cách gọi điện trực tiếp cho nhân viên
kinh doanh, hoặc gửi fax, gửi đơn đặt hàng. Sau khi nhận được hàng, khách hàng kiểm tra
số lượng và quy cách đóng gói. Khách hàng sẽ thanh toán ngay sau khi nhận được đủ
hàng, hoặc thanh toán trước, hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian được hai bên
thống nhất. Khách hàng có thể lựa chọn 1 trong các hình thức thanh toán sau: Thanh toán
trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng vào tài khoản của công ty.
2.3. Mục tiêu, nhiệm vụ chính của đề tài
2.3.1. Mục tiêu
Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại công ty. Nội dung thực hiện là phải
phân tích và thiết kế hệ thống, xây dựng một hệ thống thông tin phục vụ cho chương trình
quản lý bán hàng. Đầu tiên là đi từ lí thuyết về mô hình thiết kế hệ thống thông tin, từ đó
phân tích thiết kế xây dựng được các mô hình thực thể kết hợp, mô hình logic. Phần tiếp
theo là thiết kế chương trình dựa trên hệ thống thông tin đã phân tích để xây dựng một
chương trình quản lý bán hàng.
2.3.2. Nhiệm vụ chính của đề tài
Hệ thống mới đảm bảo được việc lưu trữ và tra cứu thông tin về : hàng hóa, khách
hàng các đơn đặt hàng và phiếu xuất của công ty. Thống kê được lượng hàng bán ra theo
tháng, quý, năm;thống kê lượng hàng nhập vào theo tháng, quý, năm; thống kê sản phẩm
bị lỗi, bảo hành; thống kê lãi suất, tiền thu chi của công ty cũng như lượng hàng tồn kho
Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều sổ sách việc lưu hồ sơ chứng từ được lặp đi,
lặp lại và kiểm tra nhiều khâu rất tốn thời gian nhưng không tránh khỏi sự sai sót dữ liệu.

Nếu có sai sót thì việc tìm kiếm để khắc phục dữ liệu cũng rất khó khăn, gây tốn thời gian
và mất mát cũng như không phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo quản lý khách hàng.
Vì vậy, việc tin học hóa trong bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói
chung sẽ giúp mọi người làm việc trong bộ phận kế toán khắc phục được nhiều điểm nói
trên đồng thời có thể xử lý dữ liệu một cách chính xác và nhanh gọn.
13


CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
3.1. Giới thiệu tổng quan về hệ thống quản lý bán hàng tại chi nhánh công ty TNHH
TM & DV Vĩnh Cường Đà Nẵng)
Công ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường chuyên bán và giới thiệu các loại sản phẩm
Điện tử mang thương hiệu SUMO, AGO, SHINA có chi nhánh tại Đà Nẵng. Chi nhánh
mới được thành lập được 3 năm song sản phẩm của công ty đã có mặt ở khắp các tỉnh
miền Trung- Tây Nguyên nói riêng và trên khắp cả nước nói chung.
Công ty gồm có 3 chi nhánh giới thiệu- bán sản phẩm và một nhà máy sản xuất lắp
ráp. SUMO có nhiều mẫu sản phẩm như: Đầu đĩa DVD, Tivi, nồi cơm, máy xay sinh tố,
…
Hoạt động chính của công ty là bán và giới thiệu các sản phẩm của công ty và cửa
hàng trên địa bàn các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên.
3.2. Thiết kế hệ thống
3.2.1. Sơ đồ chức năng
Đây là sơ đồ phân rã có thứ bậc các chức năng, từ sơ đồ này chúng ta sẽ biết các dữ liệu,
thông tin mà hệ thống sử dụng cũng như cách tổ chức công việc và thực hiện của nó.

Hình 1: Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống
14


• Đặc tả chức năng của hệ thống

Hệ thống quản lý bán hàng gồm 5 chức năng con là: quản lý xuất nhập hàng, quản lý
thu chi, bán hàng, tra cứu quản lý nhân viên
( 1)Quản lý xuất nhập hàng gồm: nhập hàng, xuất hàng và thống kê
• Chức năng nhập hàng
Cho phép người dùng thao tác các công việc nhập hàng vào kho với số lượng thực
hàng nhập về từ công ty tổng.
Trong chức năng nhập hàng có các công việc sau:
+ Lập phiếu nhập hàng: là thiết lập một phiếu nhập hàng mới hoặc nhập lại hàng từ
khách hàng.
+ Xem thông tin các phiếu nhập hàng trước.
+ Hủy việc nhập hàng.
+ Lưu thông tin phiếu nhập hàng.
• Chức năng xuất hàng
Cho phép người dùng thao tác các công việc xuất hàng từ kho.
Trong chức năng xuất hàng gồm các công việc sau: Lập phiếu xuất hàng: thiết lập
một phiếu xuất hàng cho khách theo: xuất bán, xuất đổi (bảo hành), xuất khuyến mại; xem
thông tin các phiếu xuất hàng; hủy việc xuất hàng; lưu lại thông tin phiếu xuất và in
phiếu xuất hàng.
• Chức năng thống kê
Cho phép người dùng tổng hợp lại số lượng hàng xuất, hàng nhập, trong tháng,
trong năm.
Trong chức năng thống kê gồm những công việc sau:thống kê hàng nhập, thống kê hàng
xuất, thống kê hàng tồn, in báo cáo thống kê.
(2) Quản lý thu chi
Gồm các chức năng : quản lý thu, quản lý chi, thống kê
• Quản lý thu
Cho phép người dùng thao tác các công việc thu tiền: thu nợ từ khách hàng.
Chức năng quản lý thu gồm những công việc sau:Lập phiếu thu, lưu phiếu thu vào cơ sở
dữ liệu, xem phiếu thu, in phiếu thu và hủy phiếu thu.
15

• Quản lý chi
Cho phép người dùng thao tác các công việc chi tiền: chi tiêu các khản trong công ty
(tiền điện, nước, điện thoại, tiếp khách, …), trả tiền hàng, …
Chức năng quản lý chi gồm những công việc sau: lập phiếu chi, lưu phiếu chi vào cơ
sở dữ liệu, xem phiếu chi, in phiếu chi và hủy phiếu chi.
• Chức năng thống kê
Cho phép người dùng tổng hợp lại số lượng tiền thu chi trong trong từng tháng,
trong từng năm. Trong chức năng thống kê thu gồm những công việc sau: thống kê thu,
thống kê chi, thống kê công nợ của khách hàng và in báo cáo thống kê.
(3) Bán hàng
Gồm các chức năng: quản lý hàng, quản lý hóa đơn, quản lý khách hàng và thống kê
• Quản lý hàng
Cho phép người dùng thao tác các công việc cập nhật hàng:
+ Thêm hàng: khi có sản phẩm mới cần nhập bổ sung thêm hàng.
+ Sửa thông tin về hàng: khi có sự thay đổi thông tin về sản phẩm.
+ Xóa hàng.
+ Xem danh sách các mặt hàng.
+ In danh sách các mặt hàng.
• Quản lý hóa đơn
Cho phép người dùng thao tác các công việc bán hàng: nhận đơn đặt hàng, phúc đáp
lại đơn đặt hàng, lập hóa đơn bán hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Trong chức năng này gồm những công việc sau:
+ Thêm hóa đơn: mỗi lần xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng.
+ Sửa thông tin về hóa đơn: khi có sự thay đổi về số lượng hay mặt hàng từ phía
khách hàng.
+ Xóa hóa đơn.
+ Xem danh sách các hóa đơn.
+ In hóa đơn bán hàng.

• Quản lý khách hàng
Cho phép người dùng thao tác các công việc quản lý khách hàng.
16


Chức năng này gồm những công việc cụ thể sau: thêm khách hàng mới, sửa thông
tin về khách hàng, xóa khách hàng, xem danh sách khách hàng, in danh sách khách hàng.
(4) Chức năng tra cứu
Cho phép người dùng tìm kiếm các thông tin như: mã hàng, tên hàng, loại hàng, số
hóa đơn bán hàng, số phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, khách hàng, ...
(5) Quản lý nhân viên
Cho phép người dùng thao tác các công việc quản lý nhân viên trong công ty.
Chức năng này gồm những công việc cụ thể sau:
+ Thêm nhân viên mới.
+ Sửa thông tin về nhân viên trong công ty.
+ Xóa nhân viên khỏi danh sách.
+ Xem danh sách nhân viên trong công ty.
3.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu
Là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý và trao đổi thông tin
giữa các chức năng
Mức 0 ( Mức khung cảnh): là mức khái quát của hệ thống, mô tả sự trao đổi thông
tin của các đối tác với hệ thống
Chương trình KM

Báo giá sản phẩm

Trả lời đơn đặt hàng

Khách hàng

Hợp đồng mua bán

Quản lý bán
hàng hàng

Xuất hàng
Đơn đặt hàng

Đặt hàng
Nhập hàng

Nhà cung
cấp

Hình 2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 0:
Nhà cung cấp sẽ gửi bản báo giá sản phẩm đến cho chi nhánh. Chi nhánh có thể
gọi điện thoại hoặc fax đến cho công ty để đặt hàng. Chi nhánh nhập hàng về kho. Phòng
kinh doanh tìm kiếm khách hàng, làm hợp đồng mua bán với khách hàng. Đồng thời,
phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ phía khách hàng, sau đó gửi đơn phúc đáp lại cho
khách hàng hoặc nếu có đủ lượng hàng và có thể giao hàng ngay thì gửi lại cho khách
17


hàng hóa đơn bán hàng cùng lượng hàng trong đơn. Phòng kế toán kho sẽ tiến hành xuất
hàng cho khách hàng.
Mức 1 (Mức đỉnh) : là mức mô tả quá trình trao đổi thông tin của những chức năng
chính với nhau và đối tác.

Hình 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 1:
Phòng kinh doanh gửi yêu cầu nhập hàng với nhà cung cấp. Nhà cung cấp gửi bảng
báo giá sản phẩm đến cho phòng kinh doanh và xuất hàng cho chi nhánh. Kế toán kho
kiểm kê hàng hóa và nhập vào kho hàng. Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng thì có thể
gọi điện trực tiếp đến công ty cho nhân viên phụ trách kinh doanh hoặc fax cho công ty,
hoặc gửi đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh sẽ kiểm tra, lập hóa đơn và kế toán kho sẽ tiến
hành xuất hàng. Khách hàng có thể thanh toán với công ty theo một trong hai hình thức
sau: chuyển khoản vào tài khoản của công ty, hoặc trả tiền trực tiếp cho nhân viên bán
18


hàng. Kế toán tài chính có nhiệm vụ, theo dõi việc thanh toán của khách hàng và các
khoản chi cho công ty.
3.2.3. Dữ liệu sơ cấp
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29

Tên dữ liệu
Sophieunhap
Ngaynhap
Makho
Manv
Lydonhap
Sophieuxuat
Hoadonso
Ngayxuat
Lydoxuat
Mahangnhap
Mahang
Soluong
Tenhang
Donvi

Dongia
Dacdiem
TGBH
Maloaihang
Hoadonso
Ngaylap
Makhach
Mahttt
Mahangban
Sohieuhd
Giaban
Khoso
Diachi
Ngayvao
Dienthoai

Giải thích
Số phiếu nhập
Ngày nhập
Mã kho nhập hàng
Mã nhân viên
Lý do nhập hàng:nhập mới hoặc nhập lại
Số phiếu xuất
Hóa đơn số
Ngày xuất
Lý do xuất
Mã hàng nhập
Mã hàng
Số lượng
Tên hàng

Đơn vị
Đơn giá
Đặc điểm
Thời gian bảo hành
Mã loại hàng
Hóa đơn số
Ngày lập
Mã khách
Mã hình thức thanh toán
Mã hàng bán
Số hiệu hóa đơn
Giá bán
Mã kho
Địa chỉ( kho, nhân viên)
Ngày NV vào làm việc
Số điện thoại

30
31
32

Congviec
Makhach
Tenkhach

Công việc làm: NV kinh doanh, kế toán
Mã số khách hàng
Họ tên của khách

33

34
35
36
37

Fax
tenhttt
Sophieuchi
Ngaychi
Lydo

Số fax
Tên hình thức thanh toán
Số phiếu chi
Ngày chi
Lý do (chi tiền, thu tiền)
19


38
39
40
41
42
43

Sotien
Nguoinhan
Sophieuthu
Maloaihang

Tenloaihang
Ghichu

Số tiền chi
Người nhận
Số phiếu thu
Mã hình loại hàng
Tên loại hàng
Ghi chú

3.2.4. Từ điển dữ liệu
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32

Tên dữ liệu
Sophieunhap
Ngaynhap
Makho
Manv
Lydonhap
Sophieuxuat
Hoadonso
Ngayxuat
Lydoxuat
Mahangnhap
Mahang
Soluong
Tenhang
Donvi

Dongia
Dacdiem
TGBH
Maloaihang
Hoadonso
Ngaylap
Makhach
Mahttt
Mahangban
Sohieuhd
Giaban
Khoso
Diachi
Ngayvao
Dienthoai
Congviec
Makhach
Tenkhach

Loại
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT

KTT
TT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
TT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT

Kiểu dữ liệu
Number
Datetime
Text
Text
Text
Number

Number
Date/time
Text
Text
Text
Number
Text
Number
Number
Text
Date/time
Text
Number
Date/time
Text
Number
Text
Number
Number
Number
Text
Date/time
Number
Text
Text
Text
20

CT

CT1


33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43

Fax
tenhttt
Sophieuchi
Ngaychi
Lydo
Sotien
Nguoinhan
Sophieuthu
Maloaihang
Tenloaihang
Ghichu

KTT
KTT
KTT

KTT
KTT
TT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT

Number
Text
Number
Date/time
Text
Number
Text
Number
Text
Text
Text

CT2

3.2.5.Xây dựng các thực thể
∗Thực thể khách hàng
Khách hàng

Gồm các trường:

Makhachhang

+ Makhachhang: mã khách hàng

Tenkhachhang

+ Tenkhachhang:tên khách hàng

Diachi
Dienthoai
Tài khoản

+diachi: địa chỉ
+ dienthoai: điện thoại
+ taikhoan: tài khoản
+ fax: số fax (nếu có)

Fax
∗Thực thể hàng
Hàng
Mahang
Tenhang
Donvi

Hóa đơn bán Hàng

TGBH
hoadonso
Dacdiem
ngaylap
Dongia

soluong
Soluong
dongia
∗ Thực thể hóa đơn bán hàng
mahang
makhach
nhanvienbanhang

Gồm các trường:
+ mahang: mã hàng
+ tenhang: tên hàng
+ donvi: đơnvị
+ TGBH: thời gian bảo hành
+ dacdiem: đặc điểm
+ dongia: đơn giá
+ soluong: số lượng

21


Gồm các trường:
+ hoadonso: hóa đơn số
+ ngaylap: ngày lập
+ soluong: số lượng
+ dongia: đơn giá
+mahang: mã hàng
+ makhach: mã khách
+ nhanvienbanhang: nhân viên bán hàng
∗ Thực thể phiếu nhập hàng
Nhập hàng

Sophieunhap
Nguoinhap
Ngaynhap
Lydo
Hang
Soluong

Gồm các trường :
+ Sophieunhap: số phiếu nhập
+ nguoinhap: người nhập
+ ngaynhap: ngày nhập
+ lydo: lý do nhập
+ hang: hàng
+ soluong: số lượng

∗ Thực thể phiếu xuất hàng
Phiếu xuất hàng
Sophieuxuat

Gồm các trường:
+ sophieuxuat: số phiếu xuất

Nguoixuat

+ nguoixuat: người xuất

Ngayxuat

+ ngayxuat: ngày xuất

Lydo

+ lydo: lý do xuất

Hang

+ hang : hàng

Soluong

+ soluong :số lượng

Khachhang
Phiếu thu

+ khachang: khách hàng

∗ Thực
thể phiếu thu
Sophieuthu
∗

ngaythu
nguoithu
lydo
sotien
người nộp

Gồm các trường:
+ sophieuthu: số phiếu thu

22


+ ngaythu: ngày thu
+ nguoithu: người thu
+ lydo: lý do thu
+ sotien: số tiền
+ nguoinop: người nộp
∗ Thực thể phiếu chi
Phiếu chi
Sophieuchi
ngaychi

Gồm các trường:
+ sophieuchi: số phiếu chi
+ ngaychi: ngày chi

lydo

+ lydo: lý do chi

sotien

+ sotien : số tiền

nguoinhan
nguoichi

+ nguoinhan: người nhận
+ nguoichi: người chi

∗Thực thể kho
Kho
Sokho
diachi

Gồm các trường:
+ sokho: số kho
+ diachi: địa chỉ kho

∗Thực thể hình thức thanh toán
Thanh toán
Mahttt
tenhttt

Gồm các trường
+ mahttt : mã hình thức thanh toán
+ tenhttt: tên hình thức thanh toán

∗ Thực thể nhân viên

Nhân viên
Manv

Tennhanvien
Diachi
sodienthoai

Gồm các trường
+ manv : mã nhân viên

+ tennhanvien: tên nhân viên
23


+ diachi: địa chỉ
+ sodienthoai: số điện thoại
3.2.6. Mối quan hệ giữa các thực thể
∗Quan hệ giữa thực thể khách hàng và hóa đơn bán hàng
Khách hàng

1

N

Có

Hóa đơn bán hàng

( 1 khách hàng có thể có nhiều hóa đơn bán hàng, 1 hóa đơn bán hàng chỉ
thuộc về 1 khách hàng : liên kết một- nhiều)
∗Quan hệ giữa thực thể khách hàng và phiếu xuất
1

Khách hàng

N

C
ó

Phiếu xuất

( 1 khách hàng có thể có nhiều phiếu xuất, 1 phiếu xuất chỉ thuộc về 1 khách hàng :
liên kết một- nhiều)
∗Quan hệ giữa thực thể hình thức thanh toán và hóa đơn bán hàng
Hình thức thanh
1
N
Hóa đơn bán hàng
C
toán
( 1 hình thức thanh toán có thể áp ódụng cho nhiều hóa đơn bán hàng nhưng 1 hóa
đơn bán hàng chỉ áp dụng 1 hình thức thanh toán: liên kết một- nhiều)
∗ Quan hệ giữa thực thể nhân viên và hóa đơn bán hàng
1

Nhân viên

N

Hóa đơn bán hàng

C
ó bán hàng nhưng 1 hóa đơn bán hàng chỉ có thể
(1 nhân viên có thể có nhiều hóa đơn
có 1 nhân viên: liên kết một- nhiều)
∗ Quan hệ giữa thực thể kho và hàng
Kho

1

N

Hàng

C
(1 kho có thể chứa được nhiều loại hàng hóa, nhưng một hàng hóa chỉ chưa trong 1
ó
kho: liên kết một – nhiều)
∗Quan hệ giữa thực thể phiếu nhập và hàng
Phiếu nhập

N

N
C
ó

24

Hàng


(1 phiếu nhập có thể có nhiều loại hàng và một loại hàng có thể có nhiều phiếu
nhập :liên kết nhiều- nhiều)
∗Quan hệ giữa thực thể phiếu xuất và hàng
Phiếu xuất

N

N

Hàng

C
(1 phiếu xuất có thể xuất được ónhiều loại hàng, và 1 loại hàng có thể có nhiều phiếu
xuất: liên kết nhiều- nhiều)
∗Quan hệ giữa thực thể hóa đơn và hàng
N

N

Hàng
Hóa đơn
C
(1 hóa đơn có thể bao gồm nhiều loại hàng và một loại hàng có thể có nhiều hóa đơn: liên
ó
kết nhiều- nhiều)

3.3. Mô hình thực thể kết hợp

25