Trình bày khái niệm, phân tích đặc điểm, chức năng, yêu cầu của văn bản quản lý nhà nước liên hệ thực tiễn

Câu 2: Trình bày khái niệm, phân tích đặc điểm, chức năng, yêu cầu của văn
bản quản lý Nhà nước? Liên hệ thực tiễn ?
Bài làm
Ngay khi xã hội loài người hình thành đã xuất hiện nhu cầu về giao tiếp, trao đổi
hoạt động giữa con người với nhau. Thông qua giao tiếp con người thể hiện và thực
hiện đc nhu cầu vật chất, tinh thần của mình. Để thực hiện những nhu cầu đó, con người
phải nhờ những công cụ, cách thức nhất định. Đầu tiên con người thực hiện giao tiếp
thông qua cử chỉ, thông qua các dấu hiệu được quy ước. Ngôn ngữ và văn bản là những
hình thức phát triển cao của các hoạt động công cụ giao tiếp.
Như thế, văn bản là “Những bản viết hoặc bản in một loại ngôn ngữ nhát định,
thể hiện một lượng thông tin càn thiết cho hoạt động của con người, tổ chức cũng như
việc quản lý xã hội”.
Văn bản QLNN: “Là công cụ và hình thức của QLNN. Đó là “Những bản in thể
hiện các quyết định quản lý, các thông tin cần thiết khác phụ vụ cho hoạt động QLNN,
do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định ra theo một hình thức, trình tự, thủ
tục nhất định do pháp luật quy định, để tổ chức các hoạt động của nhà nước, xã hội
cũng như giải quyết các công việc liên quan đến cá nhân, tổ chức”.
Đặc điểm của văn bản QLNN: Văn bản QLNN có những đặc điểm chung của
một văn bản nhất định. Tuy nhiên, do được nhà nước quy định ban hành, văn bản
QLNN có những đặc điểm riêng, đó là:
Thứ nhất, văn bản QLNN thể hiện và nhằm thực hiện quyền lực công, do nhân
dân ủy nhiệm cho các cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật. Nói cách khác,
van bản QLNN thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước, phục vụ cho những
hoạt động nhà nước, nhằm đạt được những mục đích công, lợi ích công, bảo vệ quyền
và lợi ích hợp pháp của nhân, tổ chức.
Thứ hai, văn bản QLNN do nhiều cơ quan nhà nước khác nhau ban hành, trên cả
ba lĩnh vực lập pháp, hành pháp và tư pháp; có chức năng sử dụng, giá trị pháp lý khác
nhau. Đặc điểm này là cơ sở quan trọng cho việc khai thác, sử dụng van bản, phân loại,
quản lý và kiện toàn hệ thống văn bản.
Thứ ba, hiệu lực của văn bản quản lý, hình thức văn bản, tiêu chuẩn sử dụng cụ
thể các hình thức, cũng như trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành chúng đều phụ thuộc

vào thẩm quyền, vị trí, chức năng của cơ quan ban hành. Việc đảm bảo thể hiện đặc
điểm này là yếu cầu cơ bản đảm bảo tính hợp pháp của văn bản QLNN.
Thứ tư, văn bản QLNN đc lập thành một hệ thống nhất quan về nội dung, thống
nhất nhất thành một hệ thống. Đặc điểm này có ý nghĩa hết sức quan trọng cho việc duy
trì kỷ luật, kỷ cương trong quản lý nhà nc, đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý.
Thứ năm, bộ phận quan trọng, cốt yếu của hệ thống văn bản QLNN là văn bản
hành chính nhà nc nhằm thực hiện chức năng chấp hành và điều hành, tổ chức quàn lý
toàn diện, trực tiếp trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.
Chức năng của văn bản QLNN:
Các loại văn bản đều có nhiều chức năng, như chức năng dữ liệu, chức năng
thống kê, chức năng văn hóa, chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp
lý,.... Việc khai thác đúng các chức năng của văn bản sẽ tăng và nâng cao chất lượng,
cũng như là định hướng cho việc sử dụng, quản lý văn bản hiệu quả nhất.
Trong quản lý nhà nc, văn bản QLNN có ba chức năng cơ bản sau:
- Thứ nhất, chức năng thông tin: đây là chức năng chung của văn bản. Việc khai
thác chức năng thông tin của văn bản là hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý.
Văn bản QLNN bao giờ cũng là nguồn gốc, công cụ quan trọng nhất, đáp ứng đc đầy đủ
những yêu cầu của QLNN, lý do ở đây là:
+ Một là: đó là thể hiện kênh thông tin hết sức phong phú, đa dạng về tất cả các
lĩnh vực của đời sống vật chất, tinh thần của con người, của xã hội;
+ Hai là: Những thông tin mà văn bản cung cấp mang tính toàn diện, cả thông tin
quá khứ, hiện tại và tương lai;
+ Ba là: Đây là những nguồn thông tin có đọ tin cậy cao nhất, đc đảm bảo bởi giá
trị và hiệu lực pháp lý cao.
Ngoài ra, chức năng thông tin của bản còn thể hiện đc khả năng truyền tin, thông
tin liên quan đến đối tượng quản lý nhanh, chính xác, đồng thời lưu giữ tin để làm cơ sở
đánh giá hiệu quả, trách nhiệm quản lý.
- Thứ hai, chức năng quản lý: chức năng thông tin của văn bản dưới góc độ quản

lý cũng là một biểu hiện của chức năng quả lý văn bản. Tuy nhiên, nếu nhìn nhận quản
lý toàn diện hơn thì chức năng quản lý nhà nc còn đc thể hiện ở các phương diện sau:
2


+ Một là, đây là cớ sở tổ chức bộ máy quản lý, bảo đảm sự phân công, phân cấp
một cách rõ ràng, chính xác giữa các cơ quan, tổ chức quản lý;
+ Hai là, ở đây thể hiện sự cung cấp các chuẩn mực cho hoạt động quản lý, đồng
thời cũng là phương tiện tổ chức, điều hành các mối quan hệ quản lý cụ thể;
+ Ba là, đây là cơ sở để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả quản lý cũng như
trách nhiệm cụ thể trong quản lý.
- Thứ ba, chức năng pháp lý: Văn bản QLNN không chỉ cần đến quản lý, chuẩn
mực quản lý mà nhất thiết còn phải cần đến quyền uy để đảm bảo cho các quyết định
quản lý đc thực hiện. Những đòi hỏi đó đc đáp ứng qua khai thác chức năng pháp lý của
văn bản QLNN. Nó đc thể hiện ở các điểm sau:
+ Một là: nó chính thức hóa và hợp pháp hóa bộ máy quản lý, các hoạt động quản
lý;
+ Hai là: nó đem lại hiệu lực thi hành cho các quyết định quản lý. Thực hiện đầy
đủ, chính xác, đúng hạn định các quyết định quản lý trở thành mệnh lệnh quyền lực đối
với các đối tượng quản lý;
+ Ba là: trên cơ sở đó nó còn xác lập trách nhiệm pháp lý và trình tự, thủ tục thực
hiện trách nhiệm đó đối với các cá nhân, tổ chức không tuân thủ nghiêm chỉnh các
quyết định quản lý.
Các yêu cầu đối với công tác xây dựng văn bản quản lý Nhà nước:
Văn bản QLNN là cơ sở QLNN, đồng thời là công cụ, phương tiện quản lý. Vì
thế, chất lượng văn bản QLNN là yếu tố quyết định hiệu lực, hiệu quả quản lý. Chất
lượng văn bản QLNN cũng bị ảnh hưởng bởi công tác xây dựng văn bản. Chính vì vậy,
nâng cao xây dựng văn bản QLNN, trong đó có văn bản pháp luật đc Đảng CS Việt
Nam đặc biệt quan tâm. Việc xác định yêu cầu đối với công tác xây dựng văn bản
QLNN xuất phát từ những cơ sở lý luận và thực tiễn sau:

- Phải nhìn nhận công tác xây dựng văn bản QLNN một cách toàn diện. Xây dựng
văn bản QLNN là những hình thức hoạt động nhà nc trên cả ba lĩnh vực lập pháp, hành
pháp và tư pháp. Đây vừa là hoạt động tạo ra cơ sở pháp lý của QLNN, vừa là hoạt
động trực tiếp thực thi các nhiệm vụ quản lý cụ thể.

3


- Xây dựng văn bản QLNN không chỉ hoạt động thể chế hóa đường lối, chủ
trương của Đảng, mà còn là hoạt động trực tiếp tổ chức thực hiện đường lối, chủ trương
đó.
- Xây dựng văn bản QLNN phải xuất phát từ yêu cầu thực tiễn của kinh tê – xã
hội, thực tiễn quản lý, trong nhiều trường hợp phải bám sát pháp luật các nc và pháp
luật quốc tế nữa.
- Xây dựng văn bản QLNN phải bám sát mục tiêu, phương hướng đổi mới, tiếp
tục xây dựng và hoàn thiện nhà nước CHXHCNVN, phục vụ cho quá trình đổi mới đó.
- Công tác xây dựng văn bản QLNN phải tuân thủ các nguyên tắc tổ chức và hoạt
động của bộ máy nhà nc, các quy tắc soạn thảo văn bản, theo đúng bản chất, đặc điểm
của nhà nc pháp quyền XHCN, của dân, do dân và vì dân. Từ đây, có những yêu cầu cơ
bản đối với công tác xây dựng văn bản và với văn bản QLNN sau:
+ Thứ nhất: Phải xác định rõ sự cần thiết hay lý do xác thực đòi hỏi phải ban
hnahf văn bản, tránh không ban hành văn bản khi không có nhu cầu nhất định.
+ Thứ hai: Phải xác định một cách chính xác mục đích ban hành văn bản; mục
đích đó phải vừa đủ, phù hợp với yêu cầu quản lý, khả năng, điều kiện thực hiện, không
“ôm đồm” cũng không manh mún, không xác định đc mục đích, hoặc mục đích chưa rõ
ràng thì chưa ban hành văn bản.
+ Thứ ba: Phải đảm bảo nội dung văn bản phù hợp với đường lối, chủ trương của
Đảng, pháp luật nhà nc ta.
+ Thứ tư: phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp Hiến và hóp lý của đơn vị soạn thảo
văn bản. Văn bản QLNN phải đc ban hành xuất phát từ thực tiễn, phù hợp với thẩm

quyền của cơ quan bàn hành, đúng hình thức, thể thức và thể loại văn bản, đúng thủ tục,
trình tự soạn thảo theo quy định của pháp luật.
Điều quan trọng trong yêu cầu này là cơ quan xây dựng văn bản phải tuân thủ
những nguyên tắc về hiệu lực của văn bản. Các nguyên tắc đó là:
- Hiến pháp là luật cơ bản của nhà nc, có hiệu lực pháp lý cao nhất;
- Văn bản quy phạm pháp luật đc ban hành phải phù hợp với văn bản Hiến pháp,
phải đảm bảo tính thống nhất, thứ bậc hiệu lực pháp lý của văn bản trong hệ thống pháp
luật.
4


- Văn bản QPPL do các cơ quan nhà nc cấp dưới ban hành phải phù hợp với văn
bản QPPL của cơ quan nhà nc cấp trên ban hành;
- Văn bản QPPL trái với Hiến pháp, trái với văn bản của của nhà nc cấp trên phải
đc cơ quan nhà nc có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành;
Đối với việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành văn bản
QPPL, tức là can thiệp vào hiệu lực của văn bản, thì cơ quan có thẩm quyền phải tuân
thủ theo các nguyên tắc sau:
- Chỉ có thể sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ một văn bản QPPL bằng một
văn bản QPPL khác do chính cơ quan nhà nc đó ban hành; hiawcj đình chỉ thi hành, bãi
bỏ bằng một văn bản của cơ quan nhà nc cấp trên;
- Văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ hoặc đình chỉ thi hành văn bản khác
phải xác định rõ tên văn bản, điều khoản của văn bản bị sửa đổi, bổ sung, thay thế bãi
bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành;
- Văn bản QPPL khi chưa đc cơ quan nhà nc có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, thay
thế, bãi bỏ đình chỉ việc thi hành thì vẫn còn nguyên hiệu lực và phải đc nghiêm chỉnh
thi hành;
Các văn bản QLNN khác, nhất là văn bản quản lý cá biệt, mặc dù có hiệu lực đơn
phương, buộc cá nhân, tổ chức phải thi hành, song hiệu lực thực sự của nó chỉ có thể có
khi cơ quan ban hành tuân thủ các nguyên tắc về hiệu lực, lấy cắn cứ là văn bản quản lý

quy phạm, tuân thủ theo tinh thần và lời văn của văn bản nay.
+ Thứ năm:bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ và kịp thời. Cơ quan nhà nc khi xây
dựng văn bản phải chú ý đến những văn bản hiện hành, nhất là những văn bản có nội
dung liên quan, cố gắng quy định cụ thể, thực hiện trực tiếp; phải soạn thảo các văn bản
cụ thể hóa, hướng dẫn thực hiện, đồng thời với các văn bản chính trong trường hợp văn
bản này có những quy định đòi hỏi điều đó.
+ Thứ sáu: Văn bản QLNN phải đảm bảo tính phổ thông, đại chúng. Trước hết,
yêu cầu này đòi hỏi công tác xây dựng văn bản phải triệt để thực hiện nguyên tắc dân
chủ, bảo đảm cho văn bản quản lý thể hiện đc đầy đủ nguyện vọng, lợi ích của nhân
dân, thực sự là tiếng nói, tài sản của nhân dân, thể hiện:

5


- Các thông tin, nhất là các quyết định quản lý, phải đc trình bày, diễn đạt chặt
chẽ, đơn giản, theo đúng quy tắc cấu trúc; giữa các quyết định có mối liên hệ nội tại,
tránh trùng lặp, dài dòng không cần thiết;
- Phải xử lý đc hìa hòa các mẫu thuẫn nội tại phát sinh trong quá trình soạn thảo
văn bản bằng các giải pháp kỹ thuật hợp lý, như mẫu thuẫn giữa tính cụ thể của các
quan hệ xã hội chịu tác động quản lý với yêu cầu về tính khái quát của các quy định,
giữa yêu cầu về tính ổn định của văn bản và tính vận động, biến đổi của đối tượng quản
lý, giữa tính khách quan của văn bản và sự chi phối ý chí chủ quan của cơ quan soạn
thảo văn bản;
- Văn bản phải dễ hiểu, hiểu nhất quán và dễ thực hiện. Việc trình bày nội dung
văn bản phải tuân thủ theo đúng quy tắc cơ cấu văn bản, văn bản phải có bố cục hợp lý,
chặt chẽ; ngôn ngữ và cách hành văn phải tuân thủ các nguyên tắc của kỹ thuật soạn
thảo văn bản, đúng quy định của pháp luật.
+ Thứ bảy: văn bản QLNN phải có tính khả thi, tức là khả năng thực hiện trên
thực tiễn và đem lại hiệu quả thiết thực, đúng mục đích của việc ban hành văn bản, để
văn bản QLNN có tính khả thi, trong quá trình xây dựng văn bản, cơ quan nhà nc phải

đặc biệt chú ý các vấn đề sau:
- Văn bản phải ảnh, giải đáp đc những yêu cầu, đòi hỏi của đời sống kinh tế - xã
hội, của quản lý nhà nc;
- Nội dung văn bản phải đc thể hiện, trình bày rõ ràng, chặt chẽ, đơn giản, dễ hiểu,
phù hợp với trình độ nhận thức của đối tượng thi hành;
- Văn bản phải dự kiến đc đầy đủ các điều kiện thực hiện, có các chế tài xử lý và
các hình thức khen thưởng cụ thể.
Liên hệ thực tiễn tại huyện Hoài Nhơn, Bình Định:
Nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực, bảo đảm thống nhất,
đồng bộ, công khai, minh bạch, tạo thuận lợi cho tổ chức và công dân trong việc tiếp
cận và thực hiện các thủ tục hành chính, hằng năm, UBND huyện đều có văn bản chỉ
đạo các cơ quan, đơn vị thuộc huyện, UBND các xã, thị trấn tuân thủ thực hiện và công
khai các thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực quản lý, cụ thể huyện đã rà soát 10 văn
bản quy phạm pháp luật và 8.692 văn bản áp dụng pháp luật do HĐND và UBND
6


huyện ban hành. Trong 2 năm, 2014 và 2015, trong lĩnh vực tư pháp, bộ phận “một cửa”
của huyện đã tăng thêm 3 loại việc, nâng tổng số giải quyết thủ tục hành chính lên 14
loại việc thực hiện trên 4 lĩnh vực là đăng ký kinh doanh, quản lý xây dựng, nhà ở, đất
đai. Đối với bộ phận “một cửa” tại UBND các xã, thị trấn đã thực hiện được 6 loại việc
như: Giao đất ở, chuyển quyền sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử đất, cấp
phép xây dựng nhà ở và sửa chữa nhà ở, hộ tịch, khai sinh, khai tử, kết hôn. Những thủ
tục hành chính giải quyết tại bộ phận “một cửa”đã tạo thuận lợi cho tổ chức, công dân
tiếp cận, tìm hiểu và thực hiện đúng các quy định, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp,
đồng thời thực hiện quyền giám sát đối với cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết
thủ tục hành chính. Chất lượng giải quyết hồ sơ hành chính của các tổ chức và công dân
được áp dụng theo cơ chế “một cửa” đúng quy trình, kịp thời, chính xác; số lượng hồ sơ
giải quyết trước hẹn ngày càng tăng, hồ sơ phải trả hoặc trả không đúng hẹn chiếm tỷ lệ
thấp, chủ yếu là hồ sơ thuộc lĩnh vực đất đai do vướng mắc các quy định của Nhà nước.

Sự hài lòng của người dân ngày càng được nâng lên.
Bên cạnh những kết quả đạt được, vẫn còn hạn chế: Một số lĩnh vực thủ tục hành
chính còn rườm rà; cơ chế “một cửa”, một cửa liên thông chưa thực hiện một cách đồng
bộ, nghiêm túc, hiệu quả chưa cao. Công tác nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý, điều hành ở một số cơ quan, đơn vị hiệu quả thấp. Việc hiện đại hóa công
sở chưa đáp ứng được yêu cầu đổi mới hiện nay, cơ sở vật chất, trụ sở làm việc, kinh phí
phục vụ cho công tác cải cách hành chính còn nhiều khó khăn, thiếu thốn.
Tóm lại, Văn bản quản lý nhà nước là một trong những phương tiện quan trọng và
chủ yếu để tiến hành tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói chung. Đồng
thời, nó là nguồn tư liệu xác thực và có giá trị cần thiết cho việc nghiên cứu ở trên tất cả
các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, khoa học - công nghệ, lịch sử,... Nắm
chắc vai trò, tầm quan trọng và thực hiện tốt công tác quản lý văn bản quản lý nhà nước
là một trong những yếu tố có tính chất quyết định đến hiệu quả công việc và có ảnh
hưởng đến chất lượng hoạt động chung của cơ quan, đơn vị./.

7