Công tác tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt nhựa pvc của công ty trách nhiệm hữu hạn resinoplast việt nam

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG
CƠ SỞ II TẠI TP. HỒ CHÍ MINH
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ
---------***---------

THU HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG
XUẤT KHẨU HẠT NHỰA PVC CỦA CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN RESINOPLAST
VIỆT NAM

Họ và tên sinh viên: Đinh Trần Mai Quế Chi
Mã sinh viên: 1104025007
Lớp: Anh 1
Khóa: Liên thông 7
Giáo viên hƣớng dẫn: ThS Nguyễn Thị Mai Anh

TP. Hồ Chí Minh, tháng 4 năm 2013



NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU
HẠN RESINOPLAST VIỆT NAM........................................................................... 3
I. Quá trình hình thành và phát triển ......................................................................... 3
II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính và quản trị nhân sự ................ 4
1. Chức năng ............................................................................................................. 5
2. Nhiệm vụ .............................................................................................................. 5
3. Cơ cấu tổ chức hành chính .................................................................................... 5
4. Quản trị nhân sự .................................................................................................... 7
III. Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2008
- 2012 ........................................................................................................................ 9
IV. Vai trò của quy trình xuất khẩu hạt nhựa PVC đối với Công ty ........................ 10
CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HẠT NHỰA PVC CỦA CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN RESINOPLAST VIỆT NAM................................... 12
I.

Thực tế quy trình............................................................................................... 12

1. Nhận đơn đặt hàng .............................................................................................. 12
2. Sản xuất hàng hóa ............................................................................................... 13
3. Thuê phƣơng tiện vận tải .................................................................................... 14
4. Xuất kho hàng hóa .............................................................................................. 15
5. Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho hãng tàu ................................................ 16
6. Chuẩn bị bộ chứng từ .......................................................................................... 19
7. Theo dõi việc thanh toán ..................................................................................... 21
8. Giải quyết các khiếu nại ...................................................................................... 22
II. Nhận xét chung ................................................................................................. 23
1. Điểm mạnh .......................................................................................................... 23
2. Hạn chế ............................................................................................................... 25
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT
KHẨU HẠT NHỰA PVC ....................................................................................... 27
I.

Triển vọng phát triển của Công ty..................................................................... 27


1. Cơ hội ................................................................................................................. 27
2. Thách thức .......................................................................................................... 28
II. Định hƣớng hoàn thiện công tác thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt nhựa PVC28
III. Một số giải pháp hoàn thiện công tác thực hiện hoạt động xuất khẩu nhạt nhựa
PVC ......................................................................................................................... 29
1. Giải pháp hoàn thiện lịch tiếp nhận các đơn đặt hàng ......................................... 29
2. Giải pháp hoàn thiện việc lên kế hoạch sản xuất ................................................. 30
3. Giải pháp hoàn thiện việc thu thập thông tin cƣớc phí và lịch tàu của các hải trình
phổ biến ................................................................................................................... 31
4. Giải pháp nhằm giảm khối lƣợng công việc của nhân viên Trợ lý xuất khẩu...... 33
IV. Một số kiến nghị ............................................................................................... 34
KẾT LUẬN ............................................................................................................. 35

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Tiếng Anh

Tiếng Việt

Business Planning and Control

Hệ thống kiểm soát và lên kế

System

hoạch kinh doanh

CFR

Cost and Freight

Tiền hàng và cƣớc phí

CIF

Cost, Insurance and Freight

Tiền hàng, bảo hiểm và cƣớc phí

DDP

Delivery Duty Paid

Giao hàng đã nộp thuế

L/C

Letter of Credit

Tín dụng thƣ

QC

Quality Control

Kiểm soát chất lƣợng

R&D

Research and Development

Nghiên cứu và Phát triển

T/T

Telex Transfer

Chuyển khoản

BPCS

CP

Chi phí

DT

Doanh thu

LNST

Lợi nhuận sau thuế

LNTT

Lợi nhuận trƣớc thuế

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn


DANH MỤC BẢNG BIỂU
STT
1
2

3

4

5

Tên bảng biểu
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam
Bảng 1.1: Cơ cấu nhân sự Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam
giai đoạn 2008 - 2012
Bảng 1.2: Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Resinoplast Việt
Nam giai đoạn 2008 - 2012
Bảng 1.3: Tỷ trọng doanh thu xuất khẩu hạt nhựa PVC trên tổng
doanh thu của Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam giai đoạn 2008
-Sơ2012
đồ 2.1: Các bƣớc trong quy trình xuất khẩu hạt nhựa PVC bằng
đƣờng biển tại Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam

Trang
6
7

9

11

12


LỜI MỞ ĐẦU
Từ sau khi gia nhập Tổ chức Thƣơng mại Thế giới vào năm 2007, nền công

nghiệp Việt Nam đang dần cải thiện vị trí trong chuỗi giá trị toàn cầu. Việt Nam
từng bƣớc chuyển sang xuất khẩu nguyên vật liệu đầu vào có giá trị gia tăng cao
hơn so với nguyên liệu thô nhƣ trƣớc kia. Điều này là kết quả từ sự phát triển hạ
tầng cơ sở và sự thông thoáng của hành lang pháp lý dành cho nhà đầu tƣ thế giới.
Các nhà nhập khẩu dần xem Việt Nam nhƣ một thị trƣờng nhập khẩu hạt nhựa đáng
tin cậy. Do đó, đầu ra cho sản phẩm hạt nhựa nói chung và hạt nhựa PVC nói riêng
là rất khả quan. Hạt nhựa PVC là nguyên vật liệu đầu vào quan trọng cho các ngành
công nghiệp sản xuất chai lọ, dụng cụ y khoa, cáp điện, giày dép… Tỷ lệ hạt nhựa
PVC trong thành phẩm của các ngành kể trên thƣờng hơn 75%. Nhạy bén nắm bắt
nhu cầu này, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Resinoplast Việt Nam đã đƣa vào hoạt
động nhà máy sản xuất hạt nhựa PVC tại khu công nghiệp Biên Hòa 2 từ năm 1994.
Hiện nay, sản phẩm của Công ty đƣợc xuất sang các thị trƣờng chính nhƣ châu Á,
châu Mỹ, và châu Phi.
Thông qua đề tài thu hoạch thực tập tốt nghiệp “Công tác tổ chức thực hiện
hoạt động xuất khẩu hạt nhựa PVC của Công ty Trách nhiệm hữu hạn
Resinoplast Việt Nam”, ngƣời viết mong muốn tìm hiểu cặn kẽ thực tế quy trình
xuất khẩu hạt nhựa PVC của Công ty từ bƣớc nhận đơn đặt hàng đến khi nhận thanh
toán, giải quyết các khiếu nại. Nhờ đó, ngƣời viết sẽ nắm bắt đƣợc quy trình thực
hiện giao dịch thƣơng mại quốc tế, đƣợc trau dồi kiến thức về nghiệp vụ xuất nhập
khẩu - những hành trang quý báu cho nghề nghiệp tƣơng lai.
Quy trình xuất khẩu giữ vai trò huyết mạch giúp hoạt động sản xuất kinh
doanh diễn ra thông suốt. Do đó, bài thu hoạch này sẽ tập trung nghiên cứu công tác
tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu của Công ty. Ngƣời viết cũng mạn phép đề
xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hoạt động xuất
khẩu hạt nhựa PVC của Công ty.
Cùng với lời mở đầu và kết luận, bài thu hoạch có những chƣơng nhƣ sau:
Chƣơng 1: Giới thiệu khái quát về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Resinoplast
Việt Nam
1

Chƣơng 2: Quy trình xuất khẩu hạt nhựa PVC của Công ty Trách nhiệm hữu
hạn Resinoplast Việt Nam
Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hạt nhựa
PVC
Ngƣời viết xin chân thành cám ơn Công ty Trách nhiệm hữu hạn Resinoplast
Việt Nam, đặc biệt là các anh chị tại bộ phận Bán hàng - Marketing đã nhiệt tình
giúp đỡ và tạo điều kiện để ngƣời viết thực hiện bài thu hoạch này. Ngƣời viết xin
gửi lời tri ân chân thành đến Cô - Thạc sĩ Nguyễn Thị Mai Anh, giảng viên Bộ môn
Nghiệp vụ - Cơ sở II Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng tại thành phố Hồ Chí Minh vì
đã dành nhiều công sức và tâm huyết để hƣớng dẫn ngƣời viết suốt thời gian thực
tập, từ lúc định hƣớng đề tài, phác thảo đề cƣơng đến lúc nhận xét bản thảo và hoàn
tất thu hoạch. Thiếu sự hƣớng dẫn của Cô, ngƣời viết không thể hoàn thành bài thu
hoạch này.
Tuy ngƣời viết đã có nhiều cố gắng, dành nhiều thời gian thực hiện bài thu
hoạch nhƣng do kiến thức hạn chế nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những khiếm
khuyết, thiếu sót. Ngƣời viết rất mong nhận đƣợc những nhận xét, phê bình từ Cô,
Quý thầy cô để bài thu hoạch đƣợc phát triển đầy đủ và hoàn thiện hơn.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 04 năm 2013
SINH VIÊN ĐINH TRẦN MAI QUẾ CHI

2


CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN RESINOPLAST VIỆT NAM
I.

Quá trình hình thành và phát triển
Vào đầu những năm 1990, đầu tƣ nƣớc ngoài vào Việt Nam tăng rất nhanh,

song phần lớn tập trung vào lĩnh vực dịch vụ tại hai thành phố lớn là Hà Nội và Hồ
Chí Minh. Trong khi đó, đầu tƣ nƣớc ngoài vào công nghiệp, đặc biệt là công
nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu lại rất hạn chế. Giai đoạn này Nhà nƣớc định hƣớng
phát triển kinh tế theo hƣớng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thông qua chủ trƣơng
xây dựng các khu chế xuất, khu công nghiệp và những chính sách ƣu đãi về thuế,
đất đai. Thêm vào đó, nhu cầu nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất công nghiệp là
hết sức to lớn. Nắm bắt thời cơ này Công ty Elf Atochem S.A. (trụ sở tại Pháp)
quyết định đầu tƣ xây dựng công ty sản xuất hạt nhựa PVC tại khu công nghiệp
Biên Hòa 2. Công ty đƣợc Ủy ban Nhà nƣớc về hợp tác và đầu tƣ cho phép thành
lập theo giấy phép số 966/GP vào ngày 27/8/1994, với tên ban đầu là Công ty
TNHH Elf Atochem Việt Nam. Sau đó, Công ty đƣợc Ban Quản lý các Khu Công
nghiệp Đồng Nai cấp Giấy chứng nhận đầu tƣ số 472043000467 ngày 08 tháng 5
năm 2008. Mục tiêu kinh doanh của Công ty là cung cấp nguyên vật liệu cho ngành
sản xuất cáp đầy tiềm năng của Việt Nam trong giai đoạn đầu phát triển công
nghiệp.
Tên Công ty hiện nay: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Resinoplast Việt Nam
Tên đối ngoại: Resinoplast Viet Nam Limited
Trụ sở chính: Số 2 Đƣờng 15A, Khu công nghiệp Biên Hòa 2, Đồng Nai
Điện thoại: 061 3836 339/ 3836 475
Fax: 061 3836 372
Mã số thuế: 3600243377
Cùng với sự phát triển của hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã trải
qua nhiều lần đổi tên và đổi chủ đầu tƣ. Nhìn chung, những thay đổi này không ảnh
hƣởng nghiêm trọng đến hoạt động của Công ty vì chỉ tác động đến chủ thể nắm giữ
vốn đầu tƣ, không kéo theo những thay đổi về mặt nhân sự.

3

Tháng 7/2000, vị trí chủ đầu tƣ của Công ty TNHH Elf Atochem Việt Nam
đƣợc chuyển sang cho Công ty Atofina có trụ sở tại Pháp. Tên Công ty đƣợc đổi
thành Công ty TNHH Atofina Việt Nam.
Tháng 11/2004, chủ đầu tƣ và tên Công ty TNHH Atofina Việt Nam đƣợc
thay đổi. Chủ đầu tƣ mới là Công ty Arkema mang quốc tịch Pháp. Công ty TNHH
Atofina Việt Nam mang tên mới là Công ty TNHH Arkema.
Tháng 5/2008, toàn bộ vốn của Công ty Arkema trong Công ty TNHH
Arkema đƣợc chuyển nhƣợng cho Arkema Asie Sas.
Tháng 6/2012, toàn bộ vốn góp vào dự án của Arkema Asie Sas cùng quyền
lợi và nghĩa vụ tƣơng ứng đƣợc chuyển nhƣợng cho Difi 8 (có trụ sở tại Pháp). Và
nhà đầu tƣ Difi 8 quyết định đổi tên Công ty TNHH Arkema thành Công ty TNHH
Resinoplast Việt Nam.
Vào thời điểm thành lập, Công ty chỉ tập trung sản xuất hạt nhựa PVC dùng
làm nguyên vật liệu đầu vào cho ngành sản xuất cáp. Theo thời gian, danh mục sản
phẩm của Công ty ngày càng đƣợc mở rộng. Hiện tại Công ty sản xuất hạt nhựa
PVC phục vụ rất nhiều lĩnh vực khác ngoài ngành cáp nhƣ xây dựng, giày dép, ô tô,
bao bì và dụng cụ y khoa.
Thị trƣờng mục tiêu của Công ty cũng thay đổi đáng kể. Ban đầu Công ty
định hƣớng sản xuất chỉ nhằm phục vụ thị trƣờng nội địa. Sau đó tỷ trọng hạt nhựa
PVC sản xuất để xuất khẩu ngày càng tăng lên và ngày nay giữ vai trò chủ yếu. Kết
quả là hơn 70% hạt nhựa PVC của Công ty đƣợc xuất sang nhiều thị trƣờng trên
khắp thế giới.
Ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty đã xác định chất lƣợng là yếu tố
cốt yếu giúp Công ty thành công so với đối thủ cạnh tranh. Do đó, Công ty không
ngừng cải tiến quy trình để chất lƣợng sản phẩm ngày càng đƣợc nâng cao, đủ khả
năng đáp ứng yêu cầu đa dạng của các thị trƣờng xuất khẩu. Kết quả là Công ty
đƣợc cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 vào tháng 6/2006. Chứng chỉ này mang ý nghĩa
to lớn, công nhận việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lƣợng vào việc phát triển,
sản xuất và cung ứng hạt nhựa PVC của Công ty.
II.

Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính và quản trị nhân sự
4


1. Chức năng
Thực hiện sản xuất hạt nhựa PVC phục vụ thị trƣờng trong nƣớc và quốc tế.
Hạt nhựa PVC là nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong sản xuất các chi tiết, phụ
kiện ngành xây dựng, giày dép, ô tô, bao bì và dụng cụ y khoa. Nhờ vậy, những
ngành này sẽ không phải nhập khẩu nguyên vật liệu, giúp tiết kiệm ngoại tệ cho
quốc gia. Quan trọng hơn nữa, Công ty có thể tăng tích lũy thu nhập đáng kể khi
xuất khẩu thông qua việc thúc đẩy quá trình sản xuất nhằm tạo thêm giá trị gia tăng.
2. Nhiệm vụ
Công ty có nhiệm vụ tìm hiểu yêu cầu của khách hàng về hạt nhựa PVC nhƣ
màu sắc, độ bền, tính chịu nhiệt… để sản xuất theo đơn đặt hàng. Công thức hạt
nhựa PVC sẽ đƣợc điều chỉnh sao cho phù hợp với yêu cầu riêng biệt của từng
khách hàng. Bộ phận Bán hàng - Marketing phối hợp chặt chẽ với bộ phận R&D QC và các bộ phận khác trong việc chăm sóc khách hàng. Ngoài ra, công việc chính
của bộ phận Bán hàng - Marketing trải dài từ khi nhận đơn hàng cho đến khi kết
thúc thanh toán. Nhiệm vụ này rất phức tạp vì các giao dịch xuất khẩu mang tính rủi
ro cao do việc thanh toán và giao hàng không thể diễn ra cùng lúc.
Vì là một dự án đầu tƣ nƣớc ngoài, Công ty nhận rất nhiều ƣu đãi nhƣ đƣợc
giảm thuế thu nhập doanh nghiệp, miễn thuế nhập khẩu và kéo dài thời gian thuê
đất. Điều này càng khiến Công ty phải làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách
theo quy định của Nhà nƣớc. Với các ƣu đãi kể trên, các bộ phận chuyên trách của
Công ty cần chủ động tìm kiếm nguyên vật liệu, tìm kiếm khách hàng. Từ đó mở
rộng sản xuất và tăng doanh thu của Công ty trong thời gian sắp tới nhằm mang lại
hiệu quả ngày càng cao cho dự án.
Hoạt động nghiên cứu và phát triển là chìa khóa giúp Công ty giữ vị trí dẫn
đầu trong ngành sản xuất hạt nhựa PVC. Nguồn vốn đầu tƣ cho hoạt động này khá
lớn. Vì vậy, Công ty không chỉ theo đuổi các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận trong

hiện tại mà còn phải dành một phần lợi nhuận đáng kể đầu tƣ cho những nghiên cứu
tƣơng lai. Do đó, Công ty cần có một tầm nhìn chiến lƣợc để phát triển bền vững.
3. Cơ cấu tổ chức hành chính

5


Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam
Tổng giám đốc

Bán hàng Marketing

Cung ứng

Hành chính Nhân sự

Kế toán

Sản xuất

R&D - QC

(Nguồn: Bộ phận Hành chính - Nhân sự Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam)
Công ty áp dụng cơ cấu tổ chức chức năng để quản lý nhân sự. Theo cơ cấu
này, mỗi bộ phận phụ trách chức năng theo chuyên môn. Mỗi bộ phận tùy theo chức
năng mà theo đuổi mục tiêu riêng, mục tiêu chung của Công ty cũng đƣợc hoàn
thành thông qua quá trình này. Tổng giám đốc có nhiệm vụ đảm bảo việc thực hiện
mục tiêu chung.
Ƣu điểm của cơ cấu tổ chức này là mỗi bộ phận chỉ chuyên trách xử lý một
nhóm công việc nhất định, giúp đảm bảo hiệu quả của từng bộ phận. Công việc của

bộ phận nào sẽ do bộ phận đó toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm. Tuy
nhiên, cơ cấu tổ chức chức năng cũng bộc lộ nhƣợc điểm trong thực tế hoạt động
sản xuất kinh doanh. Mỗi bộ phận chỉ quan tâm đến những chỉ tiêu đo lƣờng hiệu
quả công việc của mình mà không quan tâm đến những bộ phận khác có liên quan.
Ví dụ, ƣu tiên hàng đầu của bộ phận Sản xuất là công suất nhà máy, đôi khi không
quan tâm đến lịch trình giao hàng của bộ phận Bán hàng - Marketing. Vậy nên việc
chậm giao hàng có thể xảy ra, đặc biệt là những đơn đặt hàng mà thời gian vận
chuyển trên biển kéo dài từ hai đến ba tháng. Những sự cố nhƣ thế ảnh hƣởng
không nhỏ đến uy tín của Công ty.
Hiện tại, ông Daniel Le Cerf (quốc tịch Pháp) giữ chức vụ Tổng giám đốc và
là ngƣời đại diện theo pháp luật của Công ty. Tất cả sáu trƣởng bộ phận chịu trách
nhiệm báo cáo trực tiếp lên Tổng giám đốc. Trong đó ba bộ phận chính có những
nét khái quát nhƣ sau:


Bộ phận Bán hàng - Marketing
Hiện tại, nhân sự của bộ phận Bán hàng - Marketing gồm 10 ngƣời đƣợc

phân công thực hiện và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Trong đó, 5 nhân viên bán
6


hàng đảm nhiệm việc tìm kiếm khách hàng và đem đơn đặt hàng về cho Công ty.
Những nhân viên khác phụ trách phần việc còn lại từ sau khi nhận đơn đặt hàng cho
đến khi nhận thanh toán. Ví dụ: lập thông tin sản phẩm giao bộ phận Sản xuất, thuê
phƣơng tiện vận tải, khai hải quan, chuẩn bị chứng từ, cập nhập thông tin cho khách
hàng, giải quyết các khiếu nại…


Bộ phận Sản xuất

Công việc của bộ phận Sản xuất rất quan trọng. Nhà máy đƣợc vận hành liên

tục, công suất tối ƣu, dây chuyền đƣợc bảo trì thƣờng xuyên… là những ƣu tiên
hàng đầu. Một số công việc chủ yếu của bộ phận là lên kế hoạch, thực hiện sản
xuất, cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý chung của Công ty, duy trì công tác
an toàn lao động. Bộ phận Sản xuất gồm hơn 100 công nhân, cán bộ quản lý.


Bộ phận Kế toán
Nhân sự của bộ phận Kế toán gồm 4 ngƣời, hết sức tinh gọn nhƣng hiệu quả.

Mỗi ngƣời đảm trách một nghiệp vụ riêng biệt và báo cáo trực tiếp với Kế toán
trƣởng. Bộ phận thực hiện các nghiệp vụ chính nhƣ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, lập báo cáo tài chính,… Kế toán trƣởng là ngƣời chịu trách nhiệm cuối
cùng đối với mọi thông tin kinh tế tài chính do bộ phận cung cấp.
4. Quản trị nhân sự
Bảng 1.1: Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam
giai đoạn 2008 - 2012
Năm

2008
2009
2010
2011
2012
Số
Số
Số
Số
Số

%
%
%
%
%
lƣợng
lƣợng
lƣợng
lƣợng
lƣợng
Giới Nam
114 89,06 111 88,80 102 87,93 110 87,30 124 88,57
tính Nữ
14 10,94
14 11,20
14 12,07
16 12,70
16 11,43
Tuổi < 30
99 77,34
93 74,40
84 72,41
93 73,81 106 75,71
> 30
29 22,66
32 25,60
32 27,59
33 26,19
34 24,29
Trình THPT

89 69,53
86 68,80
76 65,52
85 67,46
97 69,29
độ
CĐ
5 3,91
5 4,00
6 5,17
4 3,17
4 2,86
ĐH
30 23,44
30 24,00
30 25,86
33 26,19
34 24,29
CH
4 3,13
4 3,20
4 3,45
4 3,17
5 3,57
Tổng
128
125
116
126
140

(Nguồn: Bộ phận Hành chính - Nhân sự Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam)
7


Giai đoạn 2008 - 2012, tình hình nhân sự Công ty tƣơng đối ổn định. Tổng
số công nhân viên không biến động lớn qua các năm. Năm 2010 là năm có số công
nhân viên thấp nhất với 116 ngƣời. Công suất nhà máy giảm do nhu cầu hạt nhựa
PVC xuống thấp nên Công ty giảm số công nhân làm việc. Số lƣợng công nhân viên
cao nhất là 140 ngƣời rơi vào năm 2012. Vì tình hình kinh doanh của Công ty rất
khả quan nên cần thêm công nhân để vận hành hết công suất nhà máy. Biến động về
nhân sự chủ yếu do thay đổi về số công nhân gây ra, số nhân viên tại khối văn
phòng khá ổn định qua các năm.
Công ty có một cơ cấu nhân sự trẻ, hơn 72% công nhân viên có độ tuổi dƣới
ba mƣơi. Đƣợc thành lập cách đây 19 năm, một số nhân sự đƣợc tuyển dụng ban
đầu nay đã trở thành trƣởng các bộ phận. Trong khi đó, những nhân viên thừa hành
đƣợc tuyển mới qua từng thời kì. Sự phối hợp giữa kinh nghiệm và sự năng động là
chính sách nhân sự của công ty. Đối với cơ cấu về mặt giới tính, số lƣợng công
nhân viên nam chiếm từ 87,03% đến 89,06%, vì 100% công nhân làm việc dƣới nhà
máy là nam. Công ty không phân biệt giới tính trong tuyển dụng, chỉ dựa vào yêu
cầu công việc để lựa chọn ứng viên phù hợp. Về trình độ học vấn, những nhân viên
làm việc tại khối văn phòng ít nhất phải tốt nghiệp Cao đẳng, riêng công nhân làm
việc tại nhà máy chỉ yêu cầu tốt nghiệp THPT trở lên. Công ty muốn nâng cao trình
độ của đội ngũ nhân viên làm việc tại văn phòng. Có thể nhận thấy số lƣợng nhân
viên tốt nghiệp Đại học ổn định qua các năm, dao động từ 30 đến 34 ngƣời. Phần
lớn những ngƣời đứng đầu 6 bộ phận của Công ty có trình độ Cao học. Điều này là
yếu tố tiên quyết giúp việc quản lý nhân sự ở từng bộ phận đạt hiệu quả. Trong 5
năm tới, công ty có định hƣớng tăng số ngƣời có trình độ Cao học lên từ 2 đến 3
ngƣời.
Một cách khái quát, Công ty có một tình hình nhân sự ổn định về cơ cấu giới

tính, độ tuổi, và trình độ học vấn. Điều này giúp việc quản trị diễn ra thông suốt.
Với hơn 116 công nhân viên giai đoạn 2008 - 2012, khối lƣợng công việc cho từng
nhân viên không quá tải, đáp ứng đƣợc hầu hết các yêu cầu công việc hàng ngày.
Chính sách chung của Công ty giai đoạn này là xây dựng bộ máy tinh gọn nhƣng
hiệu quả.
8


Về công tác quản trị nhân sự, Công ty đã thành công khi tạo đƣợc một môi
trƣờng làm việc thân thiện, hòa đồng và kích thích sự đóng góp của từng cá nhân.
Thực tế quan sát cho thấy, không có sự phân biệt đối xử giữa công nhân làm việc
dƣới nhà máy và nhân viên làm việc trên văn phòng. Đóng góp của từng cá nhân
đƣợc đánh giá công bằng và có những phần thƣởng thỏa đáng để thể hiện sự ghi
nhận từ phía Công ty.
III.

Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai

đoạn 2008 - 2012
Bảng 1.2: Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam
giai đoạn 2008 – 2012
ĐVT: 1.000 USD

Năm

2008

2009

2010

2011

2012

DT
41.564 34.585 40.796 44.248 48.595
CP
36.951 30.435 36.247 39.425 43.492
LNTT 4.614 4.150 4.549 4.823 5.102
LNST 3.922 3.528 3.866 4.100 4.337

2008/2009
2009/2010
Giá trị % Giá trị %
-6.979 -16,79 6.211 17,96
-6.516 -17,63 5.813 19,10
- 463 -10,04 399 9,60
- 394 -10,04 339 9,60

2010/2011
Giá trị %
3.452 8,46
3.178 8,77
274 6,03
233 6,03

2011/2012
Giá trị %
4.347 9,82

4.067 10,32
279 5,79
237 5,79

(Nguồn: Bộ phận Kế toán Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam)
Giai đoạn 2008 - 2012, Công ty đạt lợi nhuận trƣớc thuế cao nhất là 5.102
nghìn USD vào năm 2012, thấp nhất là 4.150 nghìn USD vào năm 2009. Công ty
không vấp phải thua lỗ trong 5 năm trở lại đây. Điều này có thể đƣợc giải thích bởi
nhiều nguyên nhân. Thứ nhất, Công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất nên với
mỗi đơn vị thành phẩm bán ra giá bán hòa vốn đƣợc xác định chắc chắn. Thứ hai,
Công ty đã xây dựng đƣợc chỗ đứng trên thị trƣờng trong nƣớc và quốc tế với rất
nhiều bạn hàng lâu dài. Do đó, việc dự báo nhu cầu thị trƣờng để lên kế hoạch thu
mua nguyên vật liệu và sản xuất đƣợc thực hiện khá chính xác, giúp Công ty kiểm
soát đƣợc chi phí. Xét trên phƣơng diện lợi nhuận, tình hình kinh doanh có 2 điểm
đáng lƣu ý: sự sụt giảm đáng kể vào năm 2009 và sự tăng trƣởng đều từ 2010 trở về
sau.
Năm 2008, doanh thu đạt 41.564 nghìn USD và lợi nhuận trƣớc thuế là 4.614
nghìn USD tƣơng đƣơng với 11,1% doanh thu. Đối với một doanh nghiệp sản xuất,
9


kết quả kinh doanh của năm 2008 là rất khả quan. Bƣớc sang năm 2009, Công ty
không duy trì đƣợc mức lợi nhuận tƣơng tự. Cụ thể, lợi nhuận giảm 10,04% và chỉ
đạt 4.150 nghìn USD. Vì phần lớn doanh thu đến từ hoạt động xuất khẩu nên Công
ty phụ thuộc nhiều vào nền kinh tế của các thị trƣờng xuất khẩu chính nhƣ các nƣớc
châu Á, châu Mỹ. Năm 2009, các nƣớc này thật sự chịu ảnh hƣởng của cuộc khủng
hoảng diễn ra cuối năm 2008. Do đó, khối lƣợng đặt hàng giảm đáng kể dẫn đến sự
sụt giảm của doanh thu.
Từ năm 2010 đến 2012, hoạt động sản xuất của Công ty có những dấu hiệu
hồi phục, lợi nhuận trƣớc thuế tăng liên tục qua các năm. Năm 2010, lợi nhuận đạt

4.549 nghìn USD, tăng 9,6% so với năm 2009. Một khi nền kinh tế của các thị
trƣờng xuất khẩu đƣợc vựng dậy, tình hình hoạt động của Công ty đƣợc cải thiện
đáng kể. Xét về mặt giá trị, lợi nhuận năm 2010 vẫn thấp hơn 16 nghìn USD so với
năm 2008. Nhƣng vì lợi nhuận xuống thấp vào năm 2009 nên vẫn thấy sự tăng
trƣởng cao khi xét theo phần trăm. Tiếp nối đà phục hồi năm 2010, Công ty chứng
kiến sự tăng trƣởng đều về doanh thu và lợi nhuận qua các năm 2011 và 2012. Công
ty lần lƣợt đạt 4.823 và 5.102 nghìn USD lợi nhuận trƣớc thuế; tăng 6,03% và
5,79% so với các năm trƣớc. Đà tăng lợi nhuận bắt đầu chậm lại so với giai đoạn
2009 - 2010.
Nhìn chung, Công ty đã thể hiện khả năng kiểm soát tốt chi phí giai đoạn
2008 - 2012. Kế hoạch tài chính đƣợc dự báo khá chính xác, chỉ cần giải quyết đƣợc
vấn đề tiêu thụ sản phẩm là Công ty sẽ hoạt động có lợi nhuận. Chiến lƣợc 5 năm
sắp tới của Công ty là nâng mức tăng trƣởng lợi nhuận mỗi năm lên mức hai con số.
IV.

Vai trò của quy trình xuất khẩu hạt nhựa PVC đối với Công ty
Việc xuất khẩu nguyên vật liệu có hàm lƣợng giá trị gia tăng cao sẽ mang lại

hiệu quả kinh tế gấp nhiều lần so với xuất khẩu nguyên liệu thô. Thực tiễn hoạt
động của Công ty cho thấy doanh thu bán hàng xuất khẩu chiếm hơn 70% tổng
doanh thu của công ty. Vì khi đó thị trƣờng đầu ra đƣợc mở rộng sang phạm vi quốc
tế. Kể từ khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thƣơng mại Thế giới, việc giao thƣơng
buôn bán giữa Việt Nam với các nƣớc ngày càng thuận lợi do sự hiện diện của các

10


tuyến hàng hải quốc tế huyết mạch. Tỷ trọng doanh thu xuất khẩu của Công ty giai
đoạn 2008 - 2012 càng làm rõ thêm nhận định này.
Bảng 1.3: Tỷ trọng doanh thu xuất khẩu hạt nhựa PVC trên tổng doanh thu

của Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam giai đoạn 2008 – 2012
ĐVT: 1.000 USD

Năm

2008
Giá trị
%

2009
Giá trị
%

2010
Giá trị
%

2011
Giá trị
%

2012
Giá trị
%

Doanh thu
xuất khẩu 20.248 77,94 16.798 77,71 19.585 76,81 21.068 76,18 23.523 77,45
Tổng
doanh thu 25.978 100 21.616 100 25.498 100 27.655 100 30.372 100
(Nguồn: Bộ phận Bán hàng - Marketing Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam)

Số liệu cho thấy doanh thu từ hoạt động xuất khẩu chiếm từ 77,45% đến
77,94% tổng doanh thu của Công ty. Nói cách khác, việc xuất khẩu đóng góp chủ
yếu vào kết quả hoạt động toàn Công ty. Tỷ lệ doanh thu xuất khẩu giai đoạn 2008 2012 không có nhiều biến động. Ngay cả khi doanh thu xuất khẩu giảm mạnh từ
20.248 nghìn USD xuống còn 16.798 nghìn USD vào năm 2009, tỷ lệ của nó vẫn
chiếm 77,71% tổng doanh thu. Ngoài ra, Công ty đã thiết lập mối quan hệ lâu dài
với những nhà nhập khẩu chính từ châu Á, châu Mỹ và châu Phi trong suốt thời
gian hoạt động từ năm 1994. Do đó, các đối tác thƣờng đặt hàng theo chu kỳ sản
xuất, khiến tỷ lệ doanh thu xuất khẩu ổn định qua các năm.
Đặc biệt, quy trình xuất khẩu đƣợc hoàn thiện liên tục nên việc xuất khẩu
hạt nhựa PVC diễn ra thông suốt, không gây nên những ảnh hƣởng xấu đến doanh
thu. Trong suốt quy trình này, khách hàng đƣợc cập nhật thƣờng xuyên mọi thông
tin liên quan đến đơn đặt hàng, ví dụ nhƣ kế hoạch sản xuất, tên hãng tàu phụ trách
vận chuyển, ngày hàng đến dự kiến, tình trạng của bộ chứng từ… Điều này là một
trong những yếu tố giúp khách hàng yên tâm và quyết định đặt hàng lâu dài với
Công ty. Nhờ vậy, doanh thu xuất khẩu ngày càng chiếm vị trí bền vững trong tổng
doanh thu.

11


CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HẠT NHỰA PVC CỦA CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN RESINOPLAST VIỆT NAM
I.

Thực tế quy trình
Sơ đồ 2.1: Các bƣớc trong quy trình xuất khẩu hạt nhựa PVC bằng đƣờng
biển tại Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam
Nhận đơn đặt hàng

Giải quyết khiếu nại

Sản xuất hàng hóa

Theo dõi thanh toán

Thuê phƣơng tiện

Chuẩn bị bộ chứng từ

vận tải
Làm thủ tục hải quan và
Xuất kho hàng hóa

giao hàng cho hãng tàu

(Nguồn: Bộ phận Bán hàng - Marketing Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam)
1. Nhận đơn đặt hàng
Đối với khách hàng truyền thống, nhân viên Bán hàng tiến hành báo giá khi
nhận đƣợc thƣ hỏi hàng. Nếu khách hàng đồng ý thì sẽ gửi đơn đặt hàng cho Công
ty qua thƣ điện tử hoặc fax. Ngoài ra, nhân viên Bán hàng cũng thƣờng xuyên gửi
thƣ chào hàng đến những khách hàng tiềm năng. Thông tin liên lạc của những
khách hàng này đƣợc nhân viên Bán hàng thu thập qua các hiệp hội chuyên ngành.
Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng nhân viên Bán hàng sẽ chuyển tiếp cho nhân
viên Trợ lý xuất khẩu để thực hiện các bƣớc tiếp theo. Dựa vào đơn đặt hàng, nhân
viên Trợ lý xuất khẩu soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế để hai bên
cùng ký. Hợp đồng này đƣợc soạn theo mẫu thống nhất, chỉ cần thay đổi thông tin
theo từng đơn đặt hàng cụ thể. Đơn đặt hàng chỉ thể hiện những điều khoản chủ yếu
nhƣ tên hàng, số lƣợng, giá cả theo Incoterms 2010, thời hạn thanh toán, thời gian
giao hàng… Công ty cần một hợp đồng chi tiết hơn để bảo toàn quyền lợi khi có
tranh chấp xảy ra. Ngoài ra, hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế sẽ giúp các thủ tục

nhƣ khai hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ (nếu cần) diễn ra nhanh chóng.
12


Để minh họa cho quy trình xuất khẩu hạt nhựa PVC, ngƣời viết sẽ mô tả cụ
thể các bƣớc cần thực hiện đối với đơn đặt hàng số ARKARR/10094/MS (ME 34).
Ngày 24/1/2013, Công ty nhận đơn đặt hàng số ARKARR/10094/MS (ME 34) từ
khách hàng Arreau Industries (Pty) Ltd (quốc tịch Nam Phi). Theo đơn đặt hàng
này, khách hàng đặt mua 1.000 kg hạt nhựa PVC màu hổ phách và 19.000 kg hạt
nhựa PVC không màu; tính theo giá CFR Durban lần lƣợt là 2,385 USD/kg và
1,610 USD/kg. Khối lƣợng hàng nhƣ trên sẽ đƣợc giao trong một container 20’.
Thời gian giao hàng vào tháng 4/2013. Đơn đặt hàng đƣợc thanh toán theo phƣơng
thức T/T, hạn thanh toán là trong vòng 90 ngày kể từ sau ngày ký phát vận đơn.
Trên đơn đặt hàng cũng thể hiện rõ loại chứng từ, số lƣợng mỗi loại mà Công ty cần
cung cấp cho khách hàng Arreau Industries (Pty) Ltd. Những thông tin khác nhƣ địa
chỉ giao hàng, ký mã hiệu... cũng đƣợc ghi chú cho các bƣớc tiếp theo.
2. Sản xuất hàng hóa
Một khi nhận đƣợc hợp đồng có chữ ký của khách hàng, Trợ lý xuất khẩu
tiến hành điền đầy đủ thông tin vào đơn contract review và chuyển cho bộ phận Kế
toán. Bộ phận này dựa vào lịch sử mua hàng của đối tác với Công ty sẽ cho ý kiến
về việc sản xuất. Thông thƣờng, mỗi khách hàng đƣợc Công ty cấp một giới hạn tín
dụng nhất định, giá trị của những đơn đặt hàng trƣớc đó chƣa đƣợc thanh toán phải
nằm trong giới hạn này. Sau khi đƣợc ký duyệt, đơn contract review đƣợc chuyển
cho bộ phận Sản xuất. Đơn contract review thể hiện toàn bộ yêu cầu của ngƣời mua
về hàng hóa và hƣớng dẫn có liên quan cho các tiếp theo. Cụ thể, đơn này cho biết
chủng loại hàng hóa, khối lƣợng cần sản xuất, quy cách đóng gói, hƣớng dẫn xếp
hàng… Bộ phận Sản xuất tiếp nhận, xử lý đơn contract review và thƣờng xuyên cập
nhật tình trạng sản xuất hàng hóa vào phần mềm quản lý BPCS để Trợ lý xuất khẩu
cùng theo dõi.
Với đơn đặt hàng trên, contract review số SAL2/13/01/56 đƣợc lập vào ngày

28/1/2013. Trên contract review thể hiện rõ cần sản xuất 1.000 kg loại hàng MB
GFB 64DV M201 và 19.000 kg GFB 64DV C833. Đây là ký hiệu đại diện cho hạt
nhựa PVC màu hổ phách và không màu trên dây chuyền sản xuất cũng nhƣ phần
mềm quản lý BPCS của Công ty. Thành phẩm đƣợc đóng trong 800 bao, mỗi bao
13


nặng 25 kg, và cứ 50 bao đƣợc xếp trên 1 pallet. Hàng sẽ đƣợc ký mã hiệu trƣớc khi
xếp vào container. Lô hàng phải đƣợc hoàn thành vào ngày 01/3/2013 để kịp giao
cho khách hàng bên Nam Phi vào đầu tháng 4. Sau khi hàng đƣợc xếp lên container
thì đƣợc khử trùng. Chỉ khi contract review đƣợc ký duyệt bởi bộ phận Kế toán và
nhân viên Bán hàng thì bộ phận Sản xuất mới lên kế hoạch chạy dây chuyền cho lô
hàng. Tình trạng của lô hàng đƣợc bộ phận Sản xuất cập nhật liên tục vào phần
mềm quản lý BPCS.
3. Thuê phƣơng tiện vận tải
Công ty thực hiện giao dịch xuất khẩu theo 11 điều kiện cơ sở giao hàng của
Incoterms 2010, từ EXW đến DDP. Trong đó, 3 điều kiện đƣợc sử dụng phổ biến
nhất là CFR, CIF, và DDP. Vì lý do này, bƣớc thuê phƣơng tiện vận tải đƣờng biển
là bắt buộc trong quy trình xuất khẩu. Phƣơng thức thuê tàu chợ và giao hàng
nguyên container đƣợc sử dụng đối với phần lớn các đơn đặt hàng. Căn cứ vào lịch
trình sản xuất, lịch tàu, và thời gian giao hàng Trợ lý xuất khẩu sẽ tiến hành đặt tàu.
Việc thuê tàu đƣợc thực hiện trực tiếp với hãng tàu hoặc qua công ty giao nhận. Số
lƣợng container 20’ xuất đi hàng tháng khá lớn và đi khắp các tuyến vận tải trên thế
giới nên năng lực đàm phán giá cƣớc của Công ty khá mạnh. Hơn 90% việc thuê tàu
đƣợc thực hiện trực tiếp với các hãng tàu, không thông qua công ty giao nhận.
Định kỳ hàng tháng, các hãng tàu có dịch vụ Công ty thƣờng xuyên sử dụng
sẽ gửi thông tin giá cƣớc cho nhân viên Logistics. Sau đó, nhân viên này sẽ tập hợp
tất cả thông tin nhƣ lịch trình tàu chạy, giá cƣớc, các cảng chuyển tải, thời gian hải
trình dự kiến… thành một bảng giá cƣớc chung cho tất cả các Trợ lý xuất khẩu cùng
sử dụng. Trợ lý xuất khẩu căn cứ vào yếu tố chính là giá cƣớc để lựa chọn hãng tàu,

yếu tố chất lƣợng của dịch vụ cũng đƣợc lƣu ý đến. Các hãng tàu thƣờng đƣa ra thời
gian hàng đến dự kiến để giúp Công ty ƣớc tính thời gian giao hàng cho đối tác.
Công ty sẽ không sử dụng dịch vụ của những hãng tàu đƣợc ghi nhận là có thời gian
hàng đến trễ hơn 1-2 tuần so với lịch ban đầu. Vì vận chuyển trong container nên
khả năng hàng hóa bị tổn thất rất thấp.
Với đơn hàng trên, ngày 25/2/2013 sau khi kiểm tra qua phần mềm BPCS
Trợ lý xuất khẩu nhận thấy 20.000 kg hạt nhựa PVC của đơn hàng số
14


ARKARR/10094/MS (ME 34) sẽ đƣợc sản xuất xong vào ngày 03/3/2013. Theo
bảng giá cƣớc chung, cƣớc phí của hãng tàu Hamburg Sud cho hải trình từ cảng Hồ
Chí Minh đi cảng Durban (Nam Phi) ở mức 1.095 USD/container 20’ là cạnh tranh
nhất. Thời gian dự kiến của hải trình là 3 tuần, tàu xuất phát vào chủ nhật hàng tuần.
Nhƣ vậy để lô hàng đến Durban vào đầu tháng 4 thì phải xuất phát vào chủ nhật
07/3/2013. Trợ lý xuất khẩu quyết định sử dụng dịch vụ của Hamburg Sud, sau khi
đặt tàu qua thƣ điện tử sẽ nhận đƣợc booking note. Theo booking note, lô hàng sẽ
đƣợc chuyên chở bằng tàu Warnow Mate, chuyến số 1320, cảng xếp hàng là Hồ Chí
Minh, cảng dỡ hàng là Durban, cảng chuyển tải là Singapore, ngày tàu chạy là
07/3/2013… Trợ lý xuất khẩu sẽ kiểm tra sự chính xác của tất cả những thông tin
trên và ghi chú cẩn thận cho bƣớc chuẩn bị hàng hóa.
4. Xuất kho hàng hóa
Dựa vào booking note, Trợ lý xuất khẩu nhập lệnh xuất hàng vào phần mềm
BPCS để bộ phận Sản xuất chuẩn bị hàng hóa. Trong lệnh xuất hàng ghi chú những
chi tiết chủ yếu nhƣ: số lƣợng pallet, khử trùng container, ký mã hiệu, thời gian trễ
nhất container phải có mặt tại nơi hạ bãi của hãng tàu… Bộ phận Sản xuất căn cứ
vào lệnh xuất hàng để kiểm tra tình trạng và lấy mẫu thành phẩm gửi bộ phận R&D
- QC kiểm tra chất lƣợng. Sau đó sẽ bàn giao hàng hóa cho Thủ kho của bộ phận
Cung ứng.
Vì giao hàng nguyên container nên Công ty sẽ tự đóng hàng tại kho. Sau khi

Thủ kho tiếp nhận những chi tiết về việc xuất hàng, Trợ lý xuất khẩu sẽ gửi thƣ điện
tử kèm theo booking note cho công ty vận tải đƣợc thuê ngoài để yêu cầu kéo
container của hãng tàu về sân Công ty. Công ty vận tải có nhiệm vụ xuất trình
booking note cho đại diện của hãng tàu tại bãi cấp container rỗng. Sau đó dùng đầu
kéo đƣa container rỗng cùng với phiếu giao nhận container, container packing list,
và niêm phong của hãng tàu về cho Công ty. Một khi nhận bàn giao từ phía công ty
vận tải, Trợ lý xuất khẩu sẽ điền đầy đủ thông tin vào container packing list nhƣ tên
tàu, số chuyến, số hiệu container, số niêm phong, khối lƣợng hàng hóa, số bao, số
pallet… Nhân viên Logistics tiếp nhận bộ hồ sơ gồm 1 booking note, 1 container
packing list, 1 niêm phong và tờ ký mã hiệu. Nhân viên Logistic kết hợp với Thủ
15


kho điều động công nhân chất hàng vào container và bấm niêm phong. Nếu nhƣ
hàng đƣợc miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, Thủ kho sử dụng trực tiếp niêm phong
cũa hãng tàu, ngƣợc lại thì sử dụng niêm phong tạm. Hàng phải đƣợc chuẩn bị theo
đúng hƣớng dẫn của Trợ lý xuất khẩu thì bƣớc xuất kho hàng hóa mới diễn ra suôn
sẻ. Sau khi hàng đƣợc xếp lên container, Trợ lý xuất khẩu sẽ liên hệ Công ty Cổ
phần Khử trùng Việt Nam. Nhân viên khử trùng sẽ đến khử trùng hàng hóa bên
trong container. Một khi công tác khử trùng đƣợc thực hiện xong, container đã sẵn
sàng để bàn giao cho công ty vận tải chở ra nơi hạ bãi của hãng tàu hoặc nơi kiểm
hóa của hải quan.
Với đơn hàng trên, ngày 03/3/2013 Trợ lý xuất khẩu nhập lệnh xuất hàng số
20832 cho bộ phận Sản xuất và gửi thƣ điện tử yêu cầu công ty vận tải kéo
container về sân Công ty. Ngày 04/3/2013, container số SUDU 7675915 và niêm
phong hãng tàu số 4947701 đƣợc bàn giao cho công ty. Trợ lý xuất khẩu tiếp nhận
và điền đầy đủ thông tin vào container packing list. Những thông tin nhƣ tên tàu
Warnow Mate, số chuyến 1320, cảng đích Durban, lô hàng gồm 800 bao đƣợc xếp
trên 16 pallet, khối lƣợng đƣợc tải lên container 20.400 kg, nơi thanh lý container
Cát Lái phải đƣợc điền đầy đủ và chính xác. Sau khi hoàn tất, Trợ lý xuất khẩu bàn

giao toàn bộ chứng từ gồm container packing list, niêm phong số 4947701, booking
note và 16 tờ ký mã hiệu cho nhân viên Logistics xử lý. Thủ kho tiếp nhận thông tin
từ nhân viên Logistics và xếp hàng lên container nhƣ hƣớng dẫn. Mỗi pallet sẽ đƣợc
dán 1 tờ ký mã hiệu phía trƣớc. Thủ kho kiểm tra một lần cuối và bấm niêm phong
số 4947701 vào container vì lô hàng đƣợc miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Sau khi
xếp hàng xong, bên trong container đƣợc khử trùng. Tài xế đầu kéo đợi sẵn, nhận
bàn giao công số SUDU 7675915 và kéo công ra nơi thanh lý hải quan Cát Lái
trƣớc 8h ngày 06/3/2013 cùng bộ chứng từ gồm bản gốc tờ khai hải quan, container
packing list và booking note.
5. Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho hãng tàu


Làm thủ tục hải quan
Nhân viên Logistics nhận chứng từ từ Trợ lý xuất khẩu để làm thủ tục hải

quan cho lô hàng. Hồ sơ hải quan gồm 1 bản chính hợp đồng mua bán hàng hóa
16


quốc tế, hóa đơn thƣơng mại, phiếu đóng gói, và chứng từ có liên quan khác nếu
cần thiết. Nhân viên Logistics thực hiện khai hải quan điện tử nên sẽ ngồi tại máy
tính Công ty nhập và truyền dữ liệu. Từ mục 1 đến mục 29 trên tờ khai hải quan
phải đƣợc nhập liệu đầy đủ, chính xác và trùng khớp với bộ hồ sơ của lô hàng.
Những mục chính của tờ khai bao gồm ngƣời xuất khẩu, ngƣời nhập khẩu, loại
hình, cửa khẩu xuất hàng, điều kiện giao hàng, đồng tiền tính thuế, mô tả hàng hóa,
thuế xuất khẩu. Khi thực hiện thành công, Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử Hải quan
sẽ tự động phân luồng hàng hóa và cung cấp số tờ khai cho lô hàng. Nếu hàng hóa
đƣợc phân luồng màu xanh, nhân viên Logistics sẽ in 2 tờ khai hải quan điện tử, kẹp
cùng bộ hồ sơ ban đầu và nộp cho Chi cục Hải quan đăng ký tờ khai để đóng dấu
thông quan. Nếu luồng vàng thì tất cả chứng từ của bộ hồ sơ sẽ đƣợc kiểm tra, lô

hàng sẽ đƣợc thông quan nếu Chi cục Hải quan xét thấy bộ hồ sơ hợp lệ. Nếu phân
luồng màu đỏ, Công ty sẽ phải đƣa container ra nơi kiểm hóa đƣợc Chi cục Hải
quan chỉ định. Nếu đăng ký tờ khai tại Chi cục Hải quan Biên Hòa thì nơi kiểm hóa
là ICD Long Bình.
Với đơn đặt hàng trên, nhân viên Logistics nhận chứng từ gồm hợp đồng
mua bán hàng hóa quốc tế, hóa đơn thƣơng mại, và phiếu đóng gói từ Trợ lý xuất
khẩu vào ngày 04/3/2013. Sau khi in và đóng dấu Công ty lên chứng từ, nhân viên
Logistics tiến hành nhập và truyền dữ liệu. Vì nhà máy đặt tại khu công nghiệp Biên
Hòa 2 nên sẽ đăng ký tờ khai tại Chi cục Hải quan Biên Hòa. Theo booking note,
Công ty phải bàn giao lô hàng cho hãng tàu tại Cát Lái nên sẽ đăng ký xuất hàng tại
Chi cục Hải quan cửa khẩu Cảng Sài Gòn KV1. Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử Hải
quan phân luồng xanh và cung cấp số tờ khai điện tử 2664 cho lô hàng. Nhân viên
Logistics in 2 tờ khai hải quan điện tử, đƣa Trợ lý xuất khẩu ký tên, và đóng dấu
Công ty. Sau đó đem đầy đủ chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan của lô hàng ra Chi
cục Hải quan Biên Hòa để đƣợc xác nhận thông quan tại mục 30 trên tờ khai. Chi
cục Hải quan đóng dấu thông quan, giữ lại bộ hồ sơ và đƣa lại 1 bản tờ khai hải
quan cho Nhân viên Logistics.


Bàn giao hàng cho hãng tàu

17


Thủ tục hải quan đƣợc tiến hành song song với việc xếp hàng lên container.
Một khi có kết quả phân luồng và tờ khai hải quan điện tử đƣợc đóng dấu thông
quan, Thủ kho sẽ bàn giao container cùng bộ chứng từ gồm tờ khai hải quan điện tử,
container packing list và booking note cho công ty vận tải vận chuyển đến nơi hạ
bãi do hãng tàu chỉ định hoặc nơi kiểm hóa của cơ quan hải quan. Nếu lô hàng đƣợc
miễn kiểm tra thực tế thì tài xế đầu kéo đƣa container ra nơi hạ bãi. Tại đây, tài xế

xuất trình tờ khai hải quan đƣợc đóng dấu thông quan cho Chi cục Hải quan cửa
khẩu xuất đặt tại nơi hạ bãi. Chi cục Hải quan sẽ đóng dấu thanh lý hải quan vào tờ
khai để xác nhận đã hoàn thành thủ tục hải quan và cho hàng hóa thông quan. Sau
khi thanh lý hải quan, tài xế sẽ đƣa tờ khai hải quan, container packing list, và
booking note cho hãng tàu tại nơi hạ bãi để tiến hành thủ tục bàn giao container.
Dựa vào các chi tiết trên container packing list nhƣ số lƣợng container, số hiệu
container, số niêm phong… nhân viên hãng tàu nhập thông tin vào hệ thống dữ liệu
của hãng tàu. Việc bàn giao container phải đƣợc thực hiện trƣớc thời gian quy định
trên booking note. Nếu không đƣợc miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, tài xế sẽ đƣa
container ra nơi kiểm hóa đƣợc Chi cục Hải quan đăng ký tờ khai chỉ định (ICD
Long Bình). Cơ quan Hải quan tiến hành kiểm tra lô hàng theo xác suất, ghi kết quả
vào tờ khai, đóng dấu thông quan nếu hợp lệ và cho thông quan hàng hóa. Tài xế
thực hiện tiếp bƣớc bàn giao container tại nơi hạ bãi của hãng tàu nhƣ những trƣờng
hợp đƣợc miễn kiểm tra thực tế.
Với đơn đặt hàng trên, chiều ngày 04/3/2013 tài xế container nhận bàn giao
bộ chứng từ gồm tờ khai quan điện tử số 2664, container packing list và booking
note số 3BLHKG0150. Sau đó kéo container số SUDU 7675915 ra cảng Cát Lái để
thanh lý với Chi cục Hải quan cửa khẩu xuất Cảng Sài Gòn KV1. Vì lô hàng đƣợc
phân luồng xanh nên Chi cục Hải quan cho phép thông quan và đóng dấu thanh lý
hải quan ở mục 31 của tờ khai hải quan điện tử số 2664. Tài xế tiếp tục bàn giao
container cho đại diện hãng tàu Hamburg Sud tại cảng Cát Lái. Nhân viên này nhập
các thông tin nhƣ số booking 3BLHKG0150, số container SUDU 7675915, số niêm
phong 4947701… vào hệ thống máy tính và đóng dấu xác nhận đã nhận container
số SUDU 7675915. Việc bàn giao container đƣợc thực hiện xong vào khuya ngày
18