Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và vận chuyển minh tường

MỤC LỤC


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
B/L
C/O
ETD
SI
TNHH

Tiếng Anh
Bill of Lading
Certificate of Origin
Estimated Time Of Departure
Shipping Instruction

Tiếng Việt
Vận đơn đường biển
Chứng nhận xuất xứ
Ngày dự kiến tàu rời
Bản chỉ dẫn làm hàng
Trách nhiệm hữu hạn


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Tên bảng, biểu đồ, sơ đồ

Tran
g

Bảng 1.1. Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2012 – 2014

8

Bảng 1.2. Phân tích
Biểu đồ 3.1. Mục tiêu phấn đấu của công ty giai đoạn 2015 - 2020
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức phòng ban của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu

8
23

và Vận chuyển Minh Tường

7


4
LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, hoạt động ngoại thương ngày càng thể hiện vai
trò chủ chốt trong quan hệ kinh tế quốc tế giữa các quốc gia. Tuy nhiên, khoảng
cách địa lí đã khiến doanh nghiệp gặp không ít khó khăn trong khâu vận chuyển
hàng hóa đến khách hàng. Vì vậy, các công ty vận tải và giao nhận Việt Nam lần
lượt ra đời, bằng chuyên môn của mình đã và đang đáp ứng tốt hơn nhu cầu trên.
Dù xuất hiện đã lâu nhưng gần đây container mới bắt đầu được áp dụng rộng
rãi trong vận tải quốc tế, đặc biệt là đường biển, với ưu điểm rút ngắn tối đa thời
gian chuyên chở và tạo sự an toàn cao cho hàng hóa đã giúp việc phân phối quốc tế
trở nên thuận lợi hơn. Nhận thức được triển vọng của vận tải container, tác giả
quyết định chọn đề tài “Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên
container bằng đường biển tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển
Minh Tường” để có cơ hội tìm hiểu, nghiên cứu quy trình thực tế này của công ty,

từ đó có những giải pháp đề xuất cần thiết nhằm giải quyết khó khăn, khắc phục hạn
chế hiện tại và hoàn thiện quy trình hơn trong tương lai. Bố cục của bài báo cáo bao
gồm 3 chương chính như sau:
− Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận
chuyển Minh Tường
− Chương 2: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container
bằng đường biển tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển
Minh Tường
− Chương 3: Kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa
xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Xuất
nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường trong giai đoạn 2015 - 2020
Trong suốt quá trình thực tập và hoàn thành bài báo cáo, tác giả đã nhận được
rất nhiều sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình và tận tâm từ Thạc Sĩ Nguyễn Thị Quỳnh
Nga – giảng viên hướng dẫn thực tập và Ban Giám Đốc cũng như toàn thể nhân
viên công ty. Tuy nhiên, do hạn chế về kiến thức chuyên môn cũng như thời gian
tìm hiểu nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được
các ý kiến đóng góp từ cô và công ty để hoàn thiện hơn.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Đức Uy


5
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ
VẬN CHUYỂN MINH TƯỜNG
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và
Vận chuyển Minh Tường
Thành lập từ năm 2001, trải qua 14 năm hoạt động, đến nay Công ty TNHH
Xuất Nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường đã đạt có những tiến bộ đáng kể trong
lĩnh vực cung cấp dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa quốc tế. Sau đây là vài nét
khái quát về công ty:
− Tên công ty: Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu và Vận chuyển Minh

Tường.
− Tên giao dịch quốc tế: Minh Tuong Import Export and Transport
Company Limited.
− Tên viết tắt: MTT Co., Ltd.
− Địa chỉ: 62/30B Nhất Chi Mai, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành phố
Hồ Chí Minh.
− Điện thoại: 84-08 38117822
− Fax: 84-08 38117001
− Email:
− Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0312080924 do Phòng đăng kí
kinh doanh, Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hồ Chính Minh cấp.
− Mã số đăng kí kinh doanh: 0312 080 924
− Số tài khoản ngân hàng: 0721000537544 Ngân hàng Vietcombank
− Ban giám đốc: Ông Trần Minh Hà, sinh ngày 28/11/1977, dân tộc Kinh,
quốc tịch Việt Nam.
− Quy mô hoạt động: nhỏ, số lượng nhân viên: 14.
− Ngành nghề kinh doanh: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến
vận tải chi tiết: Giao nhận hàng hóa, Hoạt động của các đại lý vận tải
hàng hóa đường biển và hàng không. Mã ngành: 5229.
− Vốn điều lệ ban đầu: 2.000.000.000 VND (hai tỷ Việt Nam đồng)


6
Từ ngày 21 tháng 9 năm 2001, theo quy định số 4102006599/2006/QĐ-BTC
của UBND TP.HCM, Công ty TNHH Liên vận Minh Tường được chính thức thành
lập. Đây là công ty có tư cách pháp nhân, thực hiện kinh doanh loại hình dịch vụ
vận tải và giao nhận hàng hóa. Công ty có tên tiếng Anh cũng như tên giao dịch là
Master Lines Co.,Ltd.
Tuy nhiên, kể từ ngày 7 tháng 12 năm 2012, công ty đã đăng kí thay đổi tên
thành Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường, đồng thời đổi

tên tiếng Anh và tên giao dịch thành Minh Tuong Import Export and Transport
Company Limited. Trong suốt quá trình hoạt động của mình, từ một công ty quy
mô nhỏ với số vốn điều lệ hạn chế, đến nay Minh Tường đã đi vào giai đoạn kinh
doanh ổn định và từng bước gặt hái được những thành công. Chỉ với 5 nhân viên
ngày thành lập, công ty đã dần mở rộng nguồn nhân lực lên đến con số 14 người,
quy mô ngày càng mở rộng cùng hệ thống đối tác thân thiết đa dạng, có thể kể đến
như Hãng tàu Evergreen, Công ty Cố phần Goodhealth Việt Nam, Công ty TNHH
Cơ điện lạnh Hòa Bình,...
1.2. Mục tiêu và phạm vi hoạt động
1.2.1. Mục tiêu
Tiến hành xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và các kế
hoạch khác nhằm đáp ứng các chức năng hoạt động của công ty.
Bảo đảm việc hoạch toán kinh tế rõ ràng minh bạch, tự trang trải các khoản nợ
và làm tròn nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.
Quản lý việc sử dụng vốn một cách hợp lý và hiệu quả để đảm bảo sự ổn định
trong hoạt động kinh doanh.
Hoàn thành tốt chính sách đãi ngộ, chính sách về lao động và tiền lương.
1.2.2. Phạm vi hoạt động
Minh Tường có chức năng thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình
vận tải và giao nhận hàng hoá quốc tế như vận chuyển hàng container từ kho ra
cảng, lập bộ chứng từ hàng xuất, làm thủ tục hải quan, giao hàng cho người nhận tại
nơi quy định, bán cước hàng không và cước tàu. Căn cứ vào phạm vi hoạt động có
thể chia thành 3 hoạt động chính như sau: Vận tải nội địa (vận tải nội địa, đại lý vận
tải quốc tế bằng đường biển và hàng không), Dịch vụ giao nhận (giao nhận hàng


7
hoá nội địa, dịch vụ thủ tục hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng chuyển cửa khẩu; các
dịch vụ do đại lý cung cấp bao gồm: liên lạc với hãng tàu, thông báo cho khách
hàng) và Kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu.

1.3. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty
1.3.1. Cơ cấu tổ chức và quản lý điều hành
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức phòng ban của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và
Vận chuyển Minh Tường
Giám đốc

Phó giám đốc

Bộ phận
Sales

Bộ phận
chứng từ

Bộ phận
kế toán

Bộ phận
dịch vụ
khách hàng và hiện trường

(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường)
Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm
chung tất cả hoạt động của công ty trước pháp luật. Giám đốc có thẩm quyền quyết
định và điều hành mọi hoạt động của công ty.
Phó giám đốc: là người hỗ trợ giám đốc trong việc quản lí hoạt động kinh
doanh, các phòng ban và thay mặt giám đốc khi vắng mặt chỉ đạo hoạt động.
Ở các bộ phận nghiệp vụ của công ty có các trưởng phòng quản lí, trực tiếp
điều hành hoạt động trong phạm vi chức năng của phòng ban mình.
1.3.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban

Bộ phận Sales: gồm 3 nhân viên làm nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, giới
thiệu sản phẩm của công ty ở thị trường trong nước như chào giá, thỏa thuận điều
khoản , kí kết hợp đồng, chịu trách nhiệm kết quả kinh doanh hàng tháng.


8
Bộ phận chứng từ: gồm 4 nhân viên đảm nhiệm chức năng lập các chứng từ
theo yêu cầu của khách hàng như Invoice, Packing List, C/O…
Bộ phận kế toán: gồm 2 nhân viên. Đây là bộ phận quản lý sổ sách, tài chính,
thu chi, lưu trữ hồ sơ cho công ty. Sau một thời gian hoạt động, công ty đã tiến hành
thuê ngoài đối với bộ phận này.
Bộ phận dịch vụ khách hàng và hiện trường: gồm 5 nhân viên. Trong đó, 2
nhân viên tiếp khách, trả lời tư vấn về giá cước, thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa và
booking tàu. 3 nhân viên còn lại chịu trách nhiệm giao nhận và điều động container.
1.4. Tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2012 – 2014
Bảng 1.1. Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2012 – 2014
Đơn vị tính: nghìn đồng
Chỉ tiêu

2012

2013

2014

Tổng doanh thu
16.330.067
17.627.960
16.868.919
Tổng chi phí

13.534.159
14.488.176
13.808.044
Tổng lợi nhuận
2.795.908
3.139.784
3.060.875
(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường)
Bảng 1.2. Phân tích doanh thu, chi phí và lợi nhuận giai đoạn 2012 - 2014
Đơn vị tính: nghìn đồng
2014/2013
Giá trị
%
Tổng doanh thu
1.297.893
7,95
-4,65
759,041
Tổng chi phí
954.017
7,05
-680,132
-4,69
Tổng lợi nhuận
343.876
12,30
-78,909
-2,51
(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường)
Chỉ tiêu

2013/2012
Giá trị
%

Trong giai đoạn 2012-2014, công ty đạt tổng doanh thu năm 2013 là
17.627.960 nghìn đồng, tăng 7,95% so với năm 2012, đạt được 146% kế hoạch.
Tăng trưởng cao này xuất phát từ việc từ năm 2013, Nhà nước đã đề ra các chính
sách hỗ trợ cho ngành cũng như thị trường trong nước có xu hướng xuất nhập khẩu
nhiều hơn. Một yếu tố quan trọng khác là Minh Tường đã hoạt động trong thời gian
dài, có nhiều khách hàng thân thiết và vị trí trên thị trường trong nước và quốc tế.
Bước sang năm 2014, công ty vấp phải sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh
nghiệp cùng ngành trong và ngoài nước, thị trường trở nên khó khăn hơn. Bên cạnh


9
đó, Minh Tường vẫn đầu tư dàn trải vào nhiều lĩnh vực khác nhau như xuất khẩu,
buôn bán hàng hóa, nhập khẩu, giao nhận vận tải... Vì vậy cho tổng doanh thu của
công ty giảm 4,65% so với năm 2013.
Từ năm 2012 đến năm 2013 tổng chi phí của công ty tăng lên là 954.017 nghìn
đồng tương ứng 7,05%. Trong giai đoạn này kinh tế Việt Nam có sự tăng trưởng
tốt, hoạt động nhập khẩu hàng hóa tăng cao dẫn đến chi phí dành cho dịch vụ cũng
tăng theo. Nhưng đến năm 2014, nước ta đã bị ảnh hưởng tiêu cực từ nền kinh tế
nước ngoài, chi phí của công ty giảm 4,69% so với năm 2013.
Giai đoạn 2012-2014, nhìn vào tiêu chí tổng lợi nhuận ta thấy năm 2013 mức
tổng lợi nhuận đạt giá trị cao nhất là 3.139.784 nghìn đồng tăng, tăng đến 12,30 %
so với năm 2012 nhưng lại giảm vào năm 2014 còn 3.060.875 nghìn đồng. Dễ thấy,
biến động của doanh thu và chi phí đã tác động đến lợi nhuận của công ty.
Tuy có sự biến động nhẹ về mặt doanh thu và lợi nhuận nhưng nhìn một cách
tổng quát công ty đã có sự ổn định trong việc kiểm soát chi phí giai đoạn 20122014. Các kế hoạch tài chính được dự báo khá chính xác và được thực hiện tốt.

1.5. Mô tả công việc được giao
Quá trình thực tập diễn ra trong vòng 3 tuần tính từ ngày 1 tháng 6 năm 2015
đến ngày 20 tháng 6 năm 2015. Trong quãng thời gian này, tác giả có cơ hội được
tiếp xúc thực tế với môi trường công sở, tìm hiểu về cơ cấu, chức năng và lĩnh vực
hoạt động của toàn công ty và đặc biệt là bộ phận chứng từ.
Trong những ngày đầu tiên, chị trưởng phòng chứng từ đã nhiệt tình giới thiệu
và trực tiếp hướng dẫn kĩ càng các bước thực hiện, hoàn thiện các loại chứng từ cần
thiết để xuất khẩu các mặt hàng giao dịch thường xuyên của công ty. Qua buổi trao
đổi, tác giả vừa củng cố lại những kiến thức căn bản đã học, vừa có cơ hội đào sâu
hơn chức năng từng loại chừng từ liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa nguyên
container bằng đường biển. Tác giả cũng rút ra một số so sánh, nhận xét nhất định
giữa kiến thức đã học và thực tế áp dụng.
Và điều bổ ích nhất là chị cho phép tác giả quan sát và trực tiếp giải thích về
hợp đồng cũng như các chứng từ liên quan: B/L, Invoice, Packing List, C/O, tờ khai
hải quan hàng xuất nhập khẩu. Sau khi nắm vững kiến thức về chứng từ, công việc


10
của tác giả là lập, khai báo, phân loại và sắp xếp lại những giấy tờ trên để hoàn
thành đầy đủ bộ chứng từ giao cho khách hàng.
Trong thời gian 3 tuần, tác giả vừa thực hiện công việc do công ty giao vừa
tổng hợp kiến thức thu mỗi ngày được để hoàn thiện bài báo cáo thực tập của mình.
Vào ngày 14 tháng 7 năm 2015, tác giả đã xin xác nhận thực tập giữa khóa cũng
những nhận xét, đánh giá của phòng chứng từ để hoàn tất quá trình thực tập giữa
khóa 3 tuần của mình tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển Minh
Tường.


11
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU

NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
XUẤT NHẬP KHẨU VÀ VẬN CHUYỂN MINH TƯỜNG
2.1. Quy trình thực tế
2.1.1. Giai đoạn 1
2.1.1.1. Tìm kiếm khách hàng
Bộ phận Sales sẽ tìm kiếm và liên lạc với khách hàng, thông qua nhiều cách
thức khác nhau như danh sách khách hàng công ty có được, các website xuất nhập
khẩu, mail, điện thoại, gặp trực tiếp đối tác,... Đối tượng khách hàng của Minh
Tường chủ yếu là doanh nghiệp nội địa, quy mô vừa và nhỏ, có nhu cầu xuất khẩu
hàng hóa nhưng bị hạn chế năng lực chuyên môn cũng như những công ty xuất
nhập khẩu đang theo đuổi chiến lược thuê ngoài.
Một khi nhận thấy khách hàng tiềm năng và thị trường xuất khẩu phù hợp với
dịch vụ mà Minh Tường cung cấp, nhân viên Sales sẽ đề xuất với họ về việc đóng
vai trò là người giao nhận vận tải hàng hóa, gởi thư giới thiệu và bảng báo giá.
Đối tượng khách hàng được đề cập trong trường hợp này là Công ty TNHH
Thương mại và Sản xuất Anh Em (từ đây sẽ gọi tắt là Anh Em), mã số doanh
nghiệp 3700561359, địa chỉ: Khu phố Long Bình, Phường Khánh Bình, Thị xã Tân
Uyên, tỉnh Bình Dương. Ngành nghề kinh doanh là sản xuất và kinh doanh đồ gỗ
nội thất. Nhân viên Sales tiến hành liên lạc qua điện thoại, hẹn gặp mặt và thuyết
phục khách hàng. Khách hàng tin tưởng và yêu cầu Minh Tường gửi bảng báo giá.
2.1.1.2. Gửi bảng báo giá cho khách hàng
Nhân viên Sales tìm hiểu về ngành hàng và ước tính chi phí của các nhà cung
cấp dịch vụ vận tải cũng như những thủ tục cần thiết khác (hun trùng, xin C/O, hải
quan,...). Sau đó, nhân viên sẽ tổng hợp lại thông tin để lập bảng báo giá chi tiết gửi
khách hàng.
Việc gửi bảng báo giá có thể tiến hành dưới hình thức qua mail và gặp trực
tiếp. Minh Tường và Anh Em tiến hành thỏa thuận với nhau qua mail. Giá cả đối
với hàng xuất khẩu kinh doanh thông thường là 5.1000.000 đồng cho 1 container 20
feet, 5.200.000 đồng cho 1 container 40 feet. Đơn giá chỉ bao gồm chi phí nâng hạ
và vận chuyển container từ kho đến cảng xếp hàng, phí lập chứng từ, làm thủ tục

12
hải quan. Lưu ý đơn giá không bao gồm phí các loại dịch vụ đi kèm như hun trùng,
phí B/L, phí lưu container, phí C/O và các loại phí khác.
2.1.1.3. Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng
Khách hàng kiểm tra, xem xét các chi tiết trong bảng báo giá và tiến hành thỏa
thuận giá (nếu có). Sau khi đạt được sự nhất trí giữa hai bên, khách hàng đồng ý ký
kết hợp đồng vận chuyển và giao nhận hàng hóa với công ty.
Hợp đồng dịch vụ giao nhận trong trường hợp này có các nội dung chính sau:
Bên A: Công Ty TNHH Thương mại và Sản xuất Anh Em (tên tiếng Anh Brothers
Furniture Co. Ltd), đại diện là ông Phạm Văn Sáu kí kết với Bên B: Công Ty
TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường, đại diện là ông Trần Minh Hà.
Lô hàng này là sản phẩm nội thất làm từ gỗ thông và gỗ tràm do Anh Em tự sản
xuất trong nước. Trách nhiệm của Minh Tường là nhận chứng từ, làm thủ tục hải
quan cho lô hàng; hoàn trả các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng cho bên
Anh Em và đảm bảo hoàn tất thủ tục hải quan để kịp tiến độ xuất hàng. Nói cách
khác, Minh Tường sẽ đại diện Anh Em thực hiện giao hàng cho người nhập khẩu.
Hàng hóa Minh Tường sẽ giao thuộc phạm vi điều chỉnh của hợp đồng ngoại
thương kí kết giữa người xuất khẩu là Anh Em và người nhập khẩu là Helderberg
International Importers (PTY) LTD, địa chỉ là Cape Town, Nam Phi. Hợp đồng
ngoại thương này có một số nội dung chính như sau: Số hợp đồng là 201502. Kí
ngày 25/3/2015. Mặt hàng: sản phẩm gỗ nội thất, đóng trong 1 container 40 feet vận
chuyển bằng đường biển. Điều kiện giao hàng: FOB. Tổng đơn giá: 15.718 USD.
Thời gian giao hàng: trước 30/6/2015. Cảng xếp hàng: Thành phố Hồ Chí Minh.
Cảng dỡ hàng: Cape Town, Nam Phi.
2.1.2. Giai đoạn 2
2.1.2.1. Khách hàng gửi Booking Request cho Minh Tường
Booking Request (Yêu cầu đặt chỗ) được khách hàng gửi cho công ty bằng
email hoặc điện thoại. Booking Request bao gồm các thông tin sau: Thông tin người

gửi hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, người liên lạc, số điện thoại, fax, loại hình doanh
nghiệp); Thông tin vận tải (cảng đi, cảng đến, hãng tàu, tên tàu, ngày tàu chạy ước
tính, vị trí lấy container rỗng); Thông tin loại hình xuất khẩu (gia công, kinh doanh,


13
phi mậu dịch,... ) và Thông tin hàng hóa (tên thương mại, tên gọi thông thường, mã
HS, số lượng kiện/carton, kích thước kiện/carton, trọng lượng).
Khi nhận được Booking Request, cần lưu ý các điểm sau: thứ nhất là ngày tàu
chạy: xem xét kĩ để quyết định có nhận Booking Request này hay không. Thứ hai là
thời gian hết hạn nhận chở hàng (Closing time): cần thực hiện trước thời hạn này,
nếu không thì khả năng hàng sẽ bị rớt lại rất cao. Cuối cùng là thời hạn lấy và trả
container: tùy thuộc vào mỗi hãng tàu. Để biết chính xác thời hạn cần liên hệ trực
tiếp với họ. Nếu lấy sớm hơn thời hạn này thì ta sẽ phải đóng phí lưu container, còn
hạ container trễ hơn thì bắt buộc ta phải làm thủ tục lưu bãi và đóng phí lưu bãi.
Nội dung chính của Booking Request mà Anh Em gửi cho Minh Tường như
sau: Hãng tàu: MSC. Ngày gửi: 28/5/2015. Tên người gửi (người xuất khẩu). Tên
người nhận (người nhập khẩu). Mặt hàng. Tổng trọng lượng: 10.000 kg. Cước phí:
trả trước. Cảng dỡ hàng. ETD: 12/6/2015. Lưu ý vì giá là FOB nên Minh Tường chỉ
chịu các loại phí và phụ phí liên quan đến việc giao hàng. Chi phí thuê tàu do người
nhập khẩu là Helderbreg chịu.
2.1.2.2. Minh Tường gửi Booking Request cho hãng tàu
Sau khi có được thông tin lô hàng từ khách hàng, công ty tiến hành gửi email
cho hãng tàu về các thông tin như: tuyến đường vận tải, trọng tải của lô hàng, số
lượng container, khối lượng hàng đóng trong 1 container, tình trạng lô hàng, ngày
dự kiến xuất đi, nơi đóng hàng, loại hàng, nơi hạ bãi. Trong đơn hàng này, Minh
Tường gửi Booking Request qua mail cho hãng tàu MSC.
2.1.2.3. Minh Tường nhận Booking Confirmation từ hãng tàu
Ngay sau khi nhận được thông tin booking, hãng tàu gửi Booking
Confirmation (Lệnh cấp container rỗng) bằng email, đính kèm số booking để thuận

tiện trong việc quản lý quá trình trình giao nhận vận chuyển cho lô hàng sau này.
Sau khi nhận được thông tin trên, Minh Tường sẽ thông báo cho khách hàng để họ
kiểm tra và sắp xếp thời gian, địa điểm đóng hàng vào container.
Lệnh cấp container rỗng trong trường hợp này có các nội dung sau: Số:
LN1518998. Cấp cho: Brothers Furniture Co. LTD 1 container rỗng 40HC của hãng
tàu MSC. Dự kiến xếp lên tàu: WILLI HS524R. Dự kiến ngày tàu rời (ETD):
14/6/2015. Cảng chuyển tải: Singapore. Cảng đến: Cape Town. PO số 201502. Thời


14
gian hết hạn nhận chở hàng: 18h00 ngày 11/6/2015 tại điểm thông quan nội địa là
ICD Tanamexco, khu vực IV.
Vì Booking Confirmation có đưa ra danh sách nơi cấp container rỗng để lựa
chọn nên Minh Tường tiến hành gửi mail xác nhận với MSC, với nội dung sau: Nơi
lấy container rỗng là Cát Lái, ngày lấy là 8/6/2015, Số lượng 1x40’HC. Tuy nhiên,
MSC xác nhận lại cho Minh Tường lệnh lấy container tại Sunnystream do Cát Lái
đã hết container rỗng.
2.1.3. Giai đoạn 3
2.1.3.1. Gửi Booking Confirmation cho người kéo container
Sau khi kiểm tra thời gian hoàn thành việc sản xuất hàng hóa của khách hàng,
công ty sẽ tiến hành fax Booking Confirmation cho người kéo container. Họ lấy
lệnh và ra cảng làm thủ tục mượn container về kho người sản xuất hoặc ra bãi
container (CY) đóng hàng. Sau khi đóng xong, nhân viên công ty sẽ niêm phong
container bằng seal riêng của người xuất khẩu và vận chuyển container ra cảng để
hạ bãi đối với trường hợp mượn container về kho. Trường hợp này, Minh Tường
yêu cầu người kéo container đến nơi kho hàng xuất của Anh Em để đóng hàng.
2.1.3.2. Khách hàng gửi thông tin chi tiết lô hàng cho Minh Tường
Sau khi đóng hàng xong, người xuất khẩu sẽ gửi thông tin chi tiết hàng hóa để
nhân viên chứng từ kê khai Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Bảng kê
chi tiết (Packing List). Từ các loại giấy tờ nêu trên, công ty tiến hành tổng hợp, lập

bộ chứng từ để khai quan và để gửi cho người nhập khẩu.
Pro Forma Invoice có thể xem như đơn hàng dự kiến kí kết giữa Helderberg và
Anh Em, đối với từng mặt hàng sẽ có số lượng và đơn giá tương ứng. Helderberg đã
đặt cọc 30% tổng trị giá hóa đơn cho Anh Em. Dựa vào Pro Forma Invoice, Anh
Em sẽ làm Kế hoạch xuất hàng để gửi cho Minh Tường.
Thông tin chi tiết lô hàng trong trường hợp này là Kế hoạch xuất hàng lần I,
tháng 6/2015, hàng được sản xuất bằng gỗ thông và gỗ tràm gửi Helderberg, đóng
trong container số 3. Số hiệu container là GLDU 7716087, số seal riêng của người
xuất khẩu đóng là 026651 xuất ngày 9/6/2015. Vì Anh Em mượn container rỗng về
kho của mình để đóng hàng nên họ phải đóng seal riêng của mình lên container,
tránh trường hợp mất mát hàng trong quá trình vận chuyển container từ kho ra CY.


15
2.1.3.3. Minh Tường lập bộ chứng từ và lên tờ khai hải quan điện tử:
Bộ chứng từ để khai hải quan bao gồm: hợp đồng, hóa đơn thương mại, bảng
kê chi tiết, phụ lục tờ khai hải quan và các loại chứng từ cần thiết khác.
Hóa đơn thương mại do người bán (cũng là người xuất khẩu) lập, yêu cầu
người mua (cũng là người nhập khẩu) trả đúng số tiền ghi trên hóa đơn. Hóa đơn
này thường có các nội dung chính sau: Ngày, tháng lập hóa đơn. Số hiệu hóa đơn.
Tên, địa chỉ người mua, người bán. Mô tả hàng hóa. Ngày gửi hàng. Tên tàu, số
chuyến. Ngày tàu rời cảng, Ngày dự kiến tàu đến. Cảng đi, Cảng đến. Điều kiện
giao hàng. Điều kiện thanh toán.
Trường hợp này, số hiệu hóa đơn là 201502, lập vào 9/6/2015, người lập hóa
đơn là Anh Em gửi cho Helderberg, liệt kê mặt hàng nội thất làm bằng gỗ với từng
quy cách và mã hiệu cụ thể, tổng số lượng 243 cái với tổng trị giá 15.718 USD.
Bảng kê chi tiết cũng do người bán lập, kê khai tất cả hàng hóa đựng trong các
kiện hàng đóng trong container. Bảng kê thường có các nội dung như sau: Tên
người bán, tên người mua, số hiệu hóa đơn, tên hàng, số thứ tự của kiện hàng, cách
đóng gói, số lượng hàng đựng trong kiện, trọng lượng, kích thước của kiện hàng.

Trường hợp này, ngoài các thông tin tương tự như trên hóa đơn thì bảng kê chi
tiết còn có các chi tiết cụ thể về hàng đóng trong 1 container 40 feet, số lượng 243
cái đặt trong 243 kiện, tổng khối lượng 7.294 kg, tổng số khối là 66.59 CBM.
Nhân viên chứng từ sẽ dùng phần mềm ECUSS VINACCS để khai hải quan,
ta chỉ cần nhập các thông tin cơ bản mà phần mềm yêu cầu khai báo. Chi tiết quy
trình khai báo cho lô hàng này được trình bày ở phần phụ lục.
Sau khi đã có phản hồi tiếp nhận từ hệ thống hải quan và được phân luồng
hàng hóa, bộ phận chứng từ sẽ thông báo cho khách hàng chuẩn bị các giấy tờ và
chứng từ cần thiết để hỗ trợ cho việc khai hàng như: Hóa đơn thương mại dùng để
khai quan, Bảng kê chi tiết, giấy giới thiệu và các chứng từ cần thiết khác. Nhân
viên hiện trường của Minh Tường hướng dẫn khách hàng ký tên và đóng dấu trên
các chứng từ. Nhân viên phải kiểm tra thật kỹ toàn bộ chứng từ để đảm bảo không
có sai sót và sau đó ra cửa khẩu để khai hàng.


16
2.1.3.4. Làm hàng tại cửa khẩu
Nhân viên hiện trường phải kiểm tra số lượng, chất lượng sơ bộ của hàng hóa
thực tế có đúng với đã khai báo hay không. Nếu phát hiện ra bất kì sai lệch nào thì
phải liên hệ với người xuất khẩu để kịp thời điều chỉnh. Khi hàng có yêu cầu hun
trùng, kiểm tra với các cơ quan chức năng,… thì nhân viên chịu trách nhiệm thực
hiện việc này và đi lấy chứng thư. Sau khi thông quan, mọi thiệt hại phát sinh do
việc thực hiện thiếu dịch vụ được yêu cầu, nhân viên sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Cụ thể, sau khi in bộ tờ khai hải quan (có số tờ khai và kết quả phân luồng)
nhân viên hiện trường sẽ ra khu vực IV ICD Tây Nam làm thủ tục với cơ quan hải
quan. Cán bộ xem xét lại số liệu tờ khai và hàng hóa của công ty có đúng không.
Nếu đúng họ sẽ đóng dấu lên tờ khai. Khi tờ khai có đầy đủ các con dấu, lúc này
hàng hóa đã qua khu vực giám sát, cán bộ sẽ đóng dấu thông quan lên tờ khai và
giao lại cho nhân viên.
Vì lô hàng này là đồ gỗ nội thất nên bắt buộc phải tiến hành hun trùng. Cơ

quan đảm nhiệm là Công ty Cổ phần Vina Crop Science sẽ liên hệ với nhân viên để
xác định loại hàng hóa, nơi nhập khẩu để lựa chọn loại hóa chất hun trùng phù hợp.
2.1.3.5. Gửi Shipping Instruction cho hãng tàu
Sau khi hoàn tất các thủ tục làm hàng tại cửa khẩu, nhân viên giao nhận sẽ
giao tờ khai lại cho bộ phận chứng từ để làm Bản chỉ dẫn làm hàng (Shipping
Instruction - SI) gửi cho hãng tàu. SI bao gồm bảng mô tả hàng, nơi gửi và nơi đến,
tên tàu vận chuyển, ngày tàu chạy, mã HS, số booking,...
Trong trường hợp này, SI được Minh Tường gửi đến hãng tàu MSC, có các
thông tin như người gửi (Anh Em), người nhận (Helderberg), bên thông báo
(Helderberg). Tên tàu. ETD. Cảng xếp, cảng dỡ hàng. Số lượng, thông tin container
(số hiệu và seal), khối lượng, số khối. Mã HS: 940360, cước phí trả trước. Số
booking: LN1518998.
2.1.3.6. Hãng tàu gửi B/L Draft cho Minh Tường kiểm tra
Sau khi công ty gửi SI, hãng tàu sẽ dựa vào đó để làm vận đơn bản nháp
(B/L Draft) và gửi lại cho công ty kiểm tra. B/L Draft có tác dụng làm căn cứ để
công ty so sánh với SI đã gửi hãng tàu trước đó, đảm bảo mọi thông tin đều phải


17
trùng khớp tất cả các chi tiết giữa chúng. Nếu phát hiện sai sót, công ty sẽ báo lại
hãng tàu để kịp thời điều chỉnh.
Trong trường hợp này, B/L Draft được in chữ “DRAFT” ở giữa trang giấy,
đề mục có ghi chữ “NON-NEGOTIABLE COPY” thể hiện tính không thể dùng
B/L Draft để lưu thông. Số B/L là MSCUV9967257. Các thông tin còn lại giống với
SI mà Minh Tường đã gửi MSC. Vì không có sai sót xảy ra, Minh Tường xác nhận
với MSC về tính chính xác của B/L Draft này.
Bên cạnh đó, Minh Tường sẽ gửi B/L Draft cho VinaCrop để họ cấp Giấy
chứng nhận hun trùng gồm các nội dung thông tin hàng hóa, tên tàu, số B/L, sử
dụng hóa chất CH3Br, liều dùng là 50gr/m3, thời hạn tác dụng của thuốc là 48 giờ ở
270C, tiến hành hun trùng ngày 13/6/2015, container GLDU7716087, số seal MSC

đóng là FEJ3824244.
2.1.3.7. Minh Tường nhận B/L sau khi tàu chạy
Sau khi tàu chạy, công ty sẽ lên hãng tàu để lấy B/L bản gốc. Dựa vào B/L
gốc này, Minh Tường sẽ dùng để lập bộ chứng từ hoàn chỉnh gửi cho người nhập
khẩu. B/L trong trường hợp này cũng giống như B/L Draft đã nêu trước đó, điểm
khác biệt là có dấu xác nhận của hãng tàu MSC và không có chữ “DRAFT”.
2.1.4. Giai đoạn 4 (nếu có)
Khi có yêu cầu từ phía khách hàng (người xuất khẩu), công ty sẽ đảm nhiệm
việc xin Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Việc xin C/O tùy thuộc vào điều khoản
trong hợp đồng ngoại thương kí kết giữa người bán và người mua có bắt buộc hay
không. Người nhập khẩu sử dụng C/O để hưởng các ưu đãi về thuế nhập khẩu. Việc
xin C/O được thực hiện sau khi tàu chở hàng hóa xuất khẩu đã khởi hành.
2.1.4.1. Làm hồ sơ xin C/O cho lô hàng
Dựa vào nước hàng hóa được xuất khẩu đến mà công ty dùng loại form C/O
cho phù hợp. Bộ hồ sơ xin C/O cho hàng hóa xuất khẩu bao gồm Đơn xin cấp và
các chứng từ kèm theo là Hóa đơn thương mại, Tờ khai hải quan hàng xuất, Hóa
đơn mua nguyên vật liệu trong nước, Bảng kê thu mua, Bảng kê chi tiết, Vận đơn,
Giấy phép xuất khẩu,...
Trong trường hợp này, vì lô hàng được xuất sang Nam Phi nên ta dùng Form
B làm Đơn đề nghị cấp C/O. Bộ hồ sơ này bao gồm: Đơn xin cấp, Hóa đơn thương


18
mại (1 bản gốc), Tờ khai hải quan hàng xuất (1 bản sao có dấu đỏ, chữ ký và dấu
“Sao y bản chính”), Bảng kê chi tiết (1 bản gốc), Hóa đơn mua nguyên vật liệu
trong nước, Bảng kê thu mua, Vận đơn (1 bản sao có dấu đỏ, chữ ký và dấu “Sao y
bản chính”) và các chứng từ khác.
Ở đây, Hóa đơn mua nguyên vật liệu trong nước bao gồm 6 loại hóa đơn giá trị
gia tăng (thuế suất 10%) do Anh Em mua nguyên vật liệu để sản xuất hàng: gỗ
thông nhập khẩu; gỗ tràm xẻ sấy; đinh các loại với kích thước khác nhau; bóng, lót

và dung môi; băng keo; thùng carton.
Đối với bảng kê thu mua để làm hồ sơ xin C/O thì đây là Bảng kê khai nguyên
phụ liệu sử dụng trong sản xuất, kê khai các loại sản phẩm trong những hóa đơn nêu
trên, ghi rõ mã HS đối với từng loại nguyên phụ liệu, số lượng, đơn vị tính, nước
xuất xứ, chứng từ tham chiếu (số hóa đơn). Từ các Hóa đơn mua nguyên vật liệu
trong nước, nhân viên sẽ tính toán trị giá cụ thể từng loại nguyên phụ liệu được
dùng dựa vào định mức sử dụng cho một sản phẩm. Tổng cộng trị giá là
126.846.332 đồng. Tỷ lệ % giá trị gia tăng của sản phẩm tại Việt Nam là 62.96%.
Tỷ lệ này phù hợp với yêu cầu của VCCI là 60 – 70%.
2.1.4.2. Khai báo C/O điện tử
Việc khai báo C/O điện tử được thực hiện tại website covcci.com.vn, đăng
nhập bằng Mã số doanh nghiệp và điền các thông tin theo yêu cầu của C/O.
Cụ thể trong đơn hàng này, nhân viên chứng từ sẽ khai báo như sau: Địa điểm
cấp: Hồ Chí Minh. Hình thức cấp: Cấp lần thứ nhất. Form: B. Bộ hồ sơ gồm có:
Đơn xin cấp, Invoice,... (đã nêu phía trên). Người xuất khẩu: Anh Em. Công ty nhập
khẩu: Helderberg. Tên hàng: Bàn, Tủ, Giường (viết không dấu). Mã HS: 94036090.
Số lượng 243 cái. Tổng trị giá 15.718 USD. Số CAT là 243. Số Invoice là 201502.
Ngày 9/6/2015. Nước nhập: South Africa. Số vận đơn: MSCUV9967257. Ngày
15/6/2015. Số tờ khai 300421308410. Ngày 9/6/2015. Làm tại Hồ Chí Minh, ngày
17 tháng 6 năm 2015. Sau khi điền đầy đủ thông tin, chọn “Xác nhận”, sau đó qua
tab “In kê khai” in đơn.
2.1.4.3. Nộp hồ sơ xin C/O
Tùy theo từng loại form công ty sẽ nộp tại một cơ quan nhất định. Do đây là
form B nên nộp ở Phòng Thương Mại và Công nghiệp Việt Nam, địa chỉ: 171 Võ


19
Thị Sáu, Phường 7, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh. Bộ hồ sơ xin C/O gồm các
chứng từ được sắp xếp theo thứ tự sau: Phiếu nộp/nhận hồ sơ, Đơn đề nghị cấp
C/O, Phiếu ghi chép về hồ sơ, Hóa đơn thương mại, Vận đơn (bản nháp), Tờ khai

hàng hóa xuất khẩu (thông quan), Phụ lục tờ khai, Bảng kê chi tiết, Bảng kê nguyên
phụ liệu sử dụng trong sản xuất, Các hóa đơn giá trị gia tăng khác.
Sau khi nộp bộ hồ sơ, cơ quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ để quyết định cấp C/O.
Nếu phát hiện sai sót, cơ quan sẽ ghi chú vào mục Ghi chép của chi nhánh VCCI
trong Phiếu ghi chép về hồ sơ. Bộ phận chứng từ có trách nhiệm kiểm tra sai sót và
bổ sung lại cho phù hợp và tiến hành thủ tục nộp lại.
2.1.4.4. Nhận C/O
Sau thời gian hẹn nhất định, nhân viên chứng từ sẽ đến cơ quan để nhận lại
C/O. Đối với lô hàng này, sau 02 ngày, nhân viên sẽ đem Phiếu nộp/ nhận hồ sơ tại
VCCI HCM lên văn phòng để nhận C/O gồm 01 bản gốc và 02 bản sao. Trong đơn
hàng này, C/O bản gốc có chữ Original màu đỏ, số 56354633, gồm các thông tin đã
khai báo C/O và chữ kí của cơ quan.
2.1.5. Giai đoạn 5
2.1.5.1. Gửi bộ hồ sơ cho khách hàng
Nhân viên chứng từ sẽ gửi bộ hồ sơ cho khách hàng. Bộ hồ sơ bao gồm: Hóa
đơn thương mại (3 bản gốc), Bảng kê chi tiết (3 bản gốc), Tờ khai hải quan (1 bản
gốc và các phụ lục), B/L (3 bản gốc và 3 bản sao), C/O (1 bản gốc và 3 bản sao),
Giấy chứng nhận hun trùng (1 bản gốc và 3 bản sao).
2.1.5.2. Kết toán việc hoàn thành lô hàng
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ, bộ phận chứng từ sẽ bàn giao cho bộ
phận kế toán để lập hóa đơn gửi khách hàng yêu cầu thanh toán dịch vụ công ty đã
cung cấp và các chi phí mà công ty đã chi hộ như phí B/L, phí C/O, phí hun trùng,...
2.2. Nhận xét chung
2.2.1. Thuận lợi
Công ty nằm tại trung tâm Thành phố Hồ Chí Minh, vốn là vùng kinh tế trọng
điểm của phía Nam. Bên cạnh đó còn tiếp giáp với các khu vực có tốc độ phát triển
kinh tế cao như Bình Dương, Đồng Nai, Long An, Vũng Tàu,... vì vậy nhu cầu giao
thương lớn sẽ là điều kiện tốt để mở rộng hệ thống đối tác của công ty.

20
Quy trình giao nhận hàng FCL của công ty được tổ chức khép kín, chặt chẽ và
rõ ràng trong các giai đoạn từ khâu tìm kiếm khách hàng, làm chứng từ, vận tải và
kết toán. Đạt được điều đó phần lớn là nhờ đội ngũ quản lí giàu kinh nghiệm cùng
hệ thống nhân viên tuổi đời trẻ, năng động và trình độ chuyên môn vững vàng, được
đào tạo từ các trường đại học, cao đẳng hàng đầu trong lĩnh vực logistics. Ban giám
đốc quản lý trực tiếp các phòng ban và luôn theo sát các hoạt động của nhân viên,
kịp thời chỉ đạo để công việc diễn ra nhanh chóng, tránh sai sót, tiết kiệm được thời
gian, chi phí và đạt được hiệu quả kinh doanh cao.
Công ty luôn nhận thức được tầm quan trọng trong mối quan hệ giữa các bên
có liên quan: Hãng tàu - Forwader - Khách hàng. Chính vì vậy nên công ty đã chú
trọng xây dựng, tạo mối quan hệ đối tác với các hãng tàu nhằm tìm được giá tốt
nhất phục vụ khách hàng và đem lại lợi nhuận cao. Công ty có mối quan hệ tốt với
hãng tàu tạo thế mạnh trong vận chuyển hàng hóa và trao đổi, cung cấp các chứng
từ liên quan. Bên cạnh đó, công ty đặc biệt quan tâm đến khâu chăm sóc khách
hàng để đảm bảo đem đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất.
2.2.2. Khó khăn
Thứ nhất, trong quá trình tìm kiếm khách hàng, công ty thường gặp vấn đề tìm
không đúng đối tượng khách hàng. Minh Tường chỉ phục vụ tốt các nhóm khách
hàng có quy mô vừa và nhỏ, đồng thời sản phẩm của họ phải phù hợp với dịch vụ
công ty cung cấp (thường là hàng nội thất, gạch lót sàn, các loại đá xây dựng,...) để
các nhân viên có thể hoàn thành tốt nhất nghiệp vụ của mình.
Việc tìm kiếm khách hàng trở nên khó khăn hơn do áp lực cạnh tranh của thị
trường logistics trong nước, đặc biệt là về cước phí và các dịch vụ đi kèm. Số lượng
lớn các công ty cùng ngành đồng nghĩa khách hàng có nhiều sự lựa chọn hơn. Các
công ty khác đều có một số lượng khách hàng thân thiết nhất định khiến việc tiếp
cận nhóm đối tượng này rất phức tạp và mất nhiều thời gian.
Thứ hai, trong quá trình gửi bảng báo giá cho khách hàng, nếu nhận thấy mức
giá không như mong muốn thì họ sẽ từ chối sử dụng dịch vụ công ty. Điều này bắt
nguồn từ tác động tiêu cực của nền kinh tế của những năm gần đây, các doanh

nghiệp sản xuất tìm cách cắt giảm các loại chi phí đến mức thấp nhất có thể, trong


21
đó có chi phí vận tải giao nhận hàng hóa, để có thể cạnh tranh với những doanh
nghiệp khác.
Thứ ba, trong quá trình kí kết hợp đồng, khách hàng thường đưa ra các điều
khoản bất lợi cho công ty, yêu cầu trách nhiệm công ty cao nhưng nghĩa vụ của họ
thì thấp. Mặt khác, việc thực hiện hợp đồng từ phía khách hàng còn chưa nghiêm
túc. Khách hàng thường chậm trễ trong việc gửi Booking Request cho công ty,
khiến Minh Tường không kịp lấy Booking Confirmation từ hãng tàu nên hàng bị trễ
lại. Ngoài ra, khách hàng thường xuyên gửi thông tin chi tiết lô hàng chậm hoặc
chia thành nhiều đợt, khó tổng hợp và thiếu sót khiến cho công tác lập chứng từ và
khai quan không diễn ra đúng dự kiến. Việc khác hàng gửi thiếu chứng từ và thông
tin cần thiết khác làm cho cơ quan cấp không chấp nhận bộ hồ sơ xin cấp C/O
thường xuyên xảy ra.
Thứ tư, công tác làm chứng từ và khai báo hải quan khó tránh khỏi những sai
sót do thiếu nhân viên, khối lượng công việc lớn, thông tin không đồng bộ giữa các
chứng từ và kiểm tra dữ liệu chưa kĩ càng. Hệ thống khai báo hải quan điện tử còn
chưa hoàn thiện trong quyết định thông quan hàng hóa khiến nhân viên chứng từ
phải đến chi cục hải quan làm thủ tục. Cán bộ hải quan không tích cực trong công
việc, tình trạng quan liêu còn gây nhiều khó khăn cho nhân viên giao nhận, đặc biệt
trong các chiến dịch siết chặt việc kiểm hàng hoặc hàng hóa ở cảng quá tải.
Thứ năm, cơ sở hạ tầng của công ty còn hạn chế, chưa có sự đầu tư vào hệ
thống kho bãi và phương tiện vận chuyển nội địa dẫn đến việc phải thuê ngoài, gia
tăng chi phí cung cấp dịch vụ. Công ty vẫn còn phụ thuộc nhiều vào tính thời vụ
nên công ty hoạt động không ổn định. Cụ thể, lượng hàng giao dịch sẽ rất lớn vào
mùa cao điểm như giữa và cuối năm trong khi thời gian đầu năm thì giảm xuống
đáng kể.
Cuối cùng, công tác quản trị rủi ro còn nhiều hạn chế, công ty chưa hoạch định

cụ thể kế hoạch dự phòng cho các tình huống khó khăn ngoài dự kiến như tàu gặp
sự cố đến cảng muộn, xe chở container trên đường ra ICD bị tắc nghẽn hư hỏng,...
gây mất lòng tin ở khách hàng và chịu trách nhiệm đối với các điều khoản liên quan
đến thời hạn thực hiện dịch vụ của Minh Tường trong hợp đồng.


22
CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN
HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ VẬN CHUYỂN
MINH TƯỜNG TRONG GIAI ĐOẠN 2015 - 2020
3.1. Triển vọng
3.1.1. Cơ hội
Tình hình kinh tế vĩ mô trong nước và thế giới đã bắt đầu ổn định và phát
triển trở lại, tạo điều kiện cho thương mại quốc tế phát triển. Đối với thế giới, giá
dầu giảm trong những tháng vừa qua đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong
nước mở rộng sản xuất, tạo nguồn để xuất khẩu. Tình hình trong nước, chính sách tỉ
giá được điều hành linh hoạt nhưng vẫn ổn định, giúp doanh nghiệp có niềm tin và
động lực để tiến hành các hoạt động xuất nhập khẩu. Từ đó giúp công ty tiếp cận
được với khách hàng mục tiêu của mình dễ dàng hơn.
Theo lộ trình các cam kết của Việt Nam khi gia nhập WTO, kể từ năm 2014
nhà cung ứng dịch vụ nước ngoài sẽ được phép thành lập Doanh nghiệp 100% vốn
đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Công ty có nhiều cơ hội giao thương với các hãng
tàu lớn trên thế giới. Đồng thời, các doanh nghiệp càng xuất nhập nhiều hàng hoá
thì các công ty giao nhận càng có nhiều cơ hội để phát triển và hoàn thiện hơn tất cả
mọi loại hình dịch vụ của mình.
Việc Nhà nước mở rộng quan hệ kinh tế quốc tế, ký kết các hiệp định song
phương, khu vực và đa phương cũng tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho các công ty
giao nhận nói chung và Minh Tường nói riêng. Trong năm 2015 này, cộng đồng
kinh tế ASEAN chính thức được thành lập. Sau đó là các hiệp định sắp sửa được kí

kết như hiệp định TPP, hiệp định thương mại tự do Việt Nam – EU… đã giúp cho
các rào cản đối với hoạt động ngoại thương được tháo dỡ tương đối nhiều.
3.1.2. Thách thức
Hiện nay, các doanh nghiệp logistics nước ngoài chiếm tới 75% thị trường.
Các doanh nghiệp trong nước mới chỉ đáp ứng 25% nhu cầu thị trường và chỉ dừng
lại ở việc cung cấp dịch vụ cho một số công đoạn của chuỗi dịch vụ quan trọng này.
Đây thực sự là thách thức cho hoạt động giao nhận của công ty khi chưa có được sự
hoàn thiện trong một chuỗi cung ứng dịch vụ.


23
Hiện tại Việt Nam có khoảng hơn 1200 doanh nghiệp kinh doanh về dịch vụ
giao nhận vận tải. Ngoài thách thức cạnh tranh với các công ty nước ngoài thì cạnh
tranh với các đối thủ ngang tầm cũng là vấn đề không nhỏ cho doanh nghiệp.
Các văn bản pháp lý từ bộ Tài Chính và bộ Công Thương thường xuyên thay
đổi, gây khó khăn cho công ty trong việc cập nhật. Điển hình như theo thông tư
38/2015 của Bộ Tài chính quy định thời gian áp dụng là mã vạch đối với hàng đóng
trong container xuất khẩu bắt đầu tháng 04/2015 nhưng hải quan mới bắt đầu áp
dụng vào ngày 10/06/2015 đã gây nhiều nhầm lẫn. Hệ thống Hải quan vẫn còn tồn
tại nhiều vấn đề phức tạp, tiêu cực, mất nhiều thời gian và làm tăng chi phí trong
quá trình giao nhận hàng hoá của công ty.
3.2. Mục tiêu phấn đấu của công ty
Trong giai đoạn 2015-2020, công ty phấn đấu hoàn thành các chỉ tiêu sau:
Biểu đồ 3.1. Mục tiêu phấn đấu của công ty giai đoạn 2015 - 2020
Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường
− Về nhân sự: tăng số lượng nhân viên công ty lên trung bình 7,5% để
đáp ứng nhiệm vụ mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty. Trong
đó, 100% nhân viên công ty đều được chuẩn hóa quy trình thông qua
quá trình tự đào tạo nội bộ và cử đi đào tạo nghiệp vụ.
− Về doanh thu: tăng bình quân 6,6%. Mặc dù trong năm 2014 doanh thu

tăng trưởng âm nhưng từ đầu năm 2015, công ty đã bắt đầu ổn định trở
lại. Bên cạnh đó, công ty đã tiến hành một loạt các biện pháp tái cơ cấu
lại bộ máy nhân sự, chuẩn hóa quy trình hoạt động,… từ đó số lượng
đơn đặt hàng đã tăng lên 50% so với cùng kì 6 tháng đầu năm 2014.
− Về chi phí: tăng bình quân 6,6%. Công ty tiếp tục đặt mục tiêu kiểm
soát tốc độ tăng chi phí thấp hơn doanh thu nhằm gia tăng lợi nhuận.
− Về lợi nhuận: tăng bình quân 7,4%. So sánh với tốc độ năm 2013 là
12,3% có thể thấy mục tiêu này tương đối khiêm tốn, nhưng công ty
nhận thấy tốc độ này không bền vững, cụ thể là trong năm 2014 công ty
bị tăng trưởng âm. Do đó, công ty đặt mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận
bền vững.


24
3.3. Định hướng hoạt động
Công ty đã đề ra một số định hướng hoạt động trong thời gian 5 năm tới như:
Tiến hành tuyển dụng thêm nhân viên, đặc biệt là bộ phận Sales và bộ phận
chứng từ, từ đó mở rộng quy mô công ty từ nhỏ sang trung bình.
Đẩy mạnh hoạt động của công ty để tăng doanh thu, có thể mở rộng ra các
hoạt động khác có liên quan đến vận tải và giao nhận như cho thuê cơ sở vật chất,
cung cấp dịch vụ bảo hiểm và thanh toán.
Giảm chi phí đến mức tối thiểu trong quá trình cung cấp dịch vụ của công ty,
từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và cải thiện lợi nhuận.
3.4. Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên
container bằng đường biển tại công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển
Minh Tường trong giai đoạn 2015 - 2020
3.4.1. Đối với hoạt động của bộ phận Sales
Công ty cần chú trọng đào tạo chuyên môn để mọi nhân viên đều nắm rõ các
loại sản phẩm mà Minh Tường có thể cung cấp dịch vụ một cách tốt nhất để họ tìm
kiếm đúng đối tượng khách hàng của công ty. Ngoài ra, công ty phải thường xuyên

tổ chức các cuộc họp phổ biến, cập nhật giá từ hãng tàu và có những chế độ ưu đãi
khác để bảng báo giá có sức hấp dẫn đối với khách hàng. Nhân viên Sales phải có
tính kiên trì trong quá trình tiếp cận khách hàng, khuyến khích họ dùng thử dịch vụ
của công ty bằng các hình thức ưu đãi như tặng kèm dịch vụ tư vấn chọn hình thức
bảo hiểm và phương thức thanh toán có lợi nhất cho khách hàng.
Để cạnh tranh tốt, công ty cần giảm cước tàu và các chi phí đi kèm khác. Cụ
thể, Minh Tường sẽ yêu cầu bộ phận Sales tìm kiếm, mở rộng mối quan hệ với các
hãng tàu và nhà cung ứng các dịch vụ vận chuyển nội địa để tìm mức giá hợp lí
nhất. Nhân viên cần lựa chọn các hãng tàu uy tín cũng như nhà cung ứng có trình độ
nghiệp vụ chuyên môn cao, phải thỏa thuận rõ với họ về việc đền bù thiệt hại nếu
xảy ra các rủi ro như trễ tàu, phương tiện chuyên chở bị tắc nghẽn, tai nạn,...
Công ty nên thường xuyên nâng cao khả năng thương thuyết của nhân viên
vì trong quá trình kí kết hợp đồng, họ phải đề ra các phương án khả thi nhất sao cho
các điều khoản cân bằng giữa trách nhiệm của công ty và nghĩa vụ của khách hàng.
Nhân viên cần chú ý đề cập các điều khoản ràng buộc thực hiện hợp đồng của hai


25
bên. Cụ thể, Minh Tường cam kết hoàn thành đúng hạn các dịch vụ giao nhận. Nếu
trễ khách hàng có quyền yêu cầu chiết khấu giá thành dịch vụ. Về phía khách hàng,
thời gian hoàn thành nghĩa vụ đóng hàng và cung cấp chứng từ phải đúng như thỏa
thuận. Nếu chậm trễ, Minh Tường sẽ tùy theo mức độ nghiêm trọng để có biện pháp
thích hợp. Bên cạnh đó, cần quy định các điều khoản về các lí do bất khả kháng xảy
ra trong quy trình có thể ảnh hưởng đến chất lượng thực hiện dịch vụ để miễn giảm
trách nhiệm của công ty đối với các rủi ro không kiểm soát được.
3.4.2. Đối với hoạt động của bộ phận chứng từ
Công ty cần tuyển thêm nhân viên chứng từ do áp lực từ công việc ngày một
tăng, yêu cầu về độ chính xác và tốc độ hoàn thành bộ chứng từ cao. Để tránh
trường hợp khách hàng gửi chậm, thiếu sót hoặc gửi bổ sung nhiều lần chứng từ,
nhân viên cần nắm vững kĩ năng chuyên môn để biết trong giai đoạn nào sẽ cần loại

chứng từ gì, từ đó yêu cầu khách hàng gửi một lần tất cả những giấy tờ cần thiết.
Nhân viên cũng nên thường xuyên đốc thúc khách hàng gửi chứng từ để kịp tiến độ,
kiểm tra kĩ dữ liệu trên các loại giấy tờ để đảm bảo việc đồng bộ giữa chúng.
Để khắc phục tình trạng chuẩn bị thiếu chứng từ hoặc khai báo sai thông tin
trong quá trình làm thủ tục hải quan, công ty nên xem xét việc tin học hóa công tác
chuẩn bị chứng từ. Cụ thể, để có thể áp chính xác mã số thuế nhân viên nên thường
xuyên cập nhật và sử dụng phiên bản mới nhất các phần mềm hỗ trợ đăng kí và
kiểm tra mã số. Nhân viên chứng từ cần khai báo dự phòng trước một khoảng thời
gian, tránh trường hợp hệ thống hải quan gặp sự cố và những rủi ro trong quá trình
truyền tải dữ liệu. Về việc đảm bảo đầy đủ chứng từ cần thiết, công ty nên sử dụng
hệ thống quản lí tin học để thống kê phân nhóm các loại chứng từ theo tiêu chí mỗi
loại hàng xuất khác nhau. Cụ thể, nhân viên chứng từ chỉ cần xác định mặt hàng cần
khai báo hoặc giao nhận thuộc phân nhóm nào và truy cập vào hệ thống để in ra.
Công ty nên xem xét lại việc tái cơ cấu công tác chuẩn bị chứng từ. Hiện tại,
chỉ có một nhân viên đảm nhiệm một khâu gồm bốn nghiệp vụ nhỏ như sau: Chuẩn
bị các loại chứng từ bắt buộc và chứng từ bổ sung; Chuẩn bị các loại chứng từ phải
xuất trình; Dịch và sửa chữa sai sót của chứng từ; Lấy xác nhận của khách hàng, lập
một bộ hồ sơ đầy đủ. Điều này khiến cho công tác chuẩn bị gặp nhiều khó khăn do