tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty tnhh giao nhận vận tải á châu - atl

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
CƠ SỞ II TẠI TP. HỒ CHÍ MINH
CHUN NGÀNH KINH TẾ ĐỚI NGOẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA
TÊN ĐỀ TÀI:

TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT
KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
TẠI CÔNG TY TNHH
GIAO NHẬN VẬN TẢI Á CHÂU – ATL

Họ và tên sinh viên: Lê Hữu Tín
Khoá: K47
Lớp: A14
MSSV: 0851015634
Giáo viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thị Phương Chi

Tp. Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2011
1


MỤC LỤC
Trang
LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................................1
Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
ASIA TRANS LOGISTICS – ATL
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN...................................................3
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ KINH DOANH..........................................................3
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ .....................................................................4
1. Sơ đồ tổ chức của công ty..............................................................................................5

2. Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban...................................................................5
IV. TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2009-2011...........................................6
1. Tình hình kinh doanh chung...........................................................................................6
2. Tình hình kinh doanh giao nhận hang xuất bằng container đường biển.......................7
Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN
CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
ASIA TRANS LOGISTICS - ATL
I. QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER
1.

BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL) TẠI CÔNG TY ATL...............................................9
Giai đoạn 1....................................................................................................................10

1.1 Tìm kiếm khách hàng...................................................................................................10
1.2 Gửi bảng báo giá cho khách hàng................................................................................10
1.3 Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng.........................................................10
2.

Giai đoạn 2....................................................................................................................11

2.1 Nhận Booking Request từ khách hàng.........................................................................11
2.2 Gửi Booking Request cho người chuyên chở..............................................................11
2.3 Gửi thông tin vận tải cho Đại lý ở nước hang đến.......................................................12
2.4 Gửi thông tin Booking cho khách hàng.......................................................................12
2.5 Người chuyên chở gửi Booking Confirmation cho ATL............................................12
3.

Giai đoạn 3....................................................................................................................13

2

3.1

Thơng quan hang hóa khi hang đưa ra cảng................................................................13

3.2

ucầu chứng từ hang hóa để làm tờ khai từ khách hang và lên tờ khai hải quan điện
tử và gửi cho hải quan..................................................................................................13

3.3

Ra cảng lấy container rỗng đưa về kho đóng hang và trở ra cảng..............................13

3.4

Cầm booking qua hang tàu đổi lệnh cấp container rỗng.............................................13

3.5

Làm HB/L gửi cho khách hang kiểm tra....................................................................... 14

3.6

Làm CO nộp phòng thương mại...................................................................................14

3.7

Gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở.............................................................14

3.8

Người chuyên chở gửi MB/L và công ty ATL kiểm tra MB/L...................................15

3.9

Kiểm tra MB/L và gửi Pre-alert cho đại lý nước hàng đến.........................................15

4.

Giai đoạn 4....................................................................................................................15

4.1 Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi.........................................................15
4.2 Xác nhận việc Đại lý nhận hàng ở cảng đến................................................................16
4.3 Thông báo khách hang khi hàng đến tay người nhận thực sự.....................................16
5.

Giai đoạn 5....................................................................................................................16

5.1

Gửi Debit Note cho khách hang kiểm tra và xác nhận và xuất hóa đơn và yêu cầu
khách hàng thanh toán..................................................................................................17

5.2

Làm Shipping Request cho bộ phận kế toán để tính lợi nhuận...................................17

I. ĐÁNH GIÁ CHUNG...............................................................................................17

1. Ưu điểm........................................................................................................................17
2. Nhược điểm..................................................................................................................18
II. SO SÁNH VỚI LÝ THUYẾT.................................................................................19
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ HỒN THIỆN QUY TRÌNH
GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG
BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS ATL
I. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG
XUẤT KHẨU TRONG CONTAINER CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU
HẠN ASIA TRANS LOGISTICS..........................................................................20
3


1.
2.

Thuận lợi ......................................................................................................................20
Khó khăn.......................................................................................................................20

II. MỘT SỚ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ.........................................................................21
1.
2.
3.

Về nhân sự....................................................................................................................21
Về IT.............................................................................................................................22
Về mạng lưới đại lý và đối tác.....................................................................................22

KẾT LUẬN.................................................................................................................... 23

4

LỜI MỞ ĐẦU
Sau gần 35 năm Đổi Mới, Việt Nam đã và đang đạt được những thành tựu nhất định
và đáng ghi nhận về mọi mặt, từ chính trị, ngoại giao đến kinh tế, đời sống văn hóa xã
hội. Ngày 11 tháng 1 năm 2007, Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổ
chức Thương mại thế giới – WTO. Có thể nói, kể từ thời điểm sau 2 năm gia nhập WTO,
hoạt động ngoại thương nói chung, đặc biệt hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của Việt
Nam nói riêng có nhiều thuận lợi để phát triển. Năm 2007 – 2008, tốc độ xuất khẩu tăng
nhanh hơn 2 lần so với tốc độ tăng GDP; tổng kim ngạch xuất khẩu và nhập khẩu cao gấp
1,6 lần so với tổng giá trị GDP.
Những thành tựu kể trên có được một phần khơng chỉ nhờ những thuận lợi khách
quan như những ưu đãi thuế quan, hàng rào phi thuế quan được dỡ bỏ, sự cạnh tranh bình
đẳng khi Việt Nam tham gia vào WTO, chúng còn xuất phát từ tư duy nhạy bén, đổi mới
của các thành phần kinh tế trước vận mệnh mới của đất nước. Tuy nhiên, mọi khâu sản
xuất, từ bước tìm kiếm thị trường, khách hàng cho đến việc xuất khẩu hay nhập khẩu,
thực tế đã cho thấy bản thân các doanh nghiệp không thể chủ động trực tiếp vận chuyển,
giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đến các khách hàng của mình ở các quốc gia khác
nhau trên thế giới, vốn có đặc thù cách xa nhau về khoảng cách địa lý, đặc biệt là phải
qua đường biển dài ngày. Chính vì tính chun mơn hóa ngày càng cao của một nền kinh
tế hội nhập, các công ty vận tải và giao nhận ở Việt Nam đã ra đời.Hiện nay, nước ta có
hơn 1000 công ty tham gia vào ngành này, và cơ hội phát triển cịn vơ cùng tiềm năng,
chưa được khai thác hết. 1 điều đáng lưu ý là 95% kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt
Nam được thông qua đường biển.
Cuộc cách mạng container hóa vào cuối thập kỉ 60 của thế kỉ XX trên thế giới đã rút
ngắn thời gian truân chuyển và chuyên chở hàng hóa tại các cảng biển, đảm bảo an tồn
và tránh thất thốt cho hàng hóa, giúp hàng hóa được phân phối và tiếp cận với khách
hàng trên khắp thế giới nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều. Chính vì tính ưu việt đó,
ngày nay, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu trong container bằng đường biển đã trở
thành phương thức vận tải phổ biến và được ưa chuộng. Vì lý do đó, tác giả xin phép

5


chọn đề tài: “TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN
CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂNTẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
ASIA TRANS LOGISTICS – ATL” để làm báo cáo thực tập giữa khóa. Bài báo cáo có
bố cục gồm 3 chương chính sau:
Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
ASIA TRANS LOGISTICS – ATL
Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU
NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ HỒN THIỆN QUY TRÌNH
GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL
Thông qua bài báo cáo này, với thời gian 1 tháng ngắn ngủi thực tập tại công ty
ATL, tác giả mong muốn được quan sát và tìm hiểu thực trạng hoạt động xuất khẩu hàng
hóa nguyên container bằng đường biển của công ty cho các khách hàng của mình để đánh
giá về tính ưu việt về thời gian và chi phí, qua cách bố trí nhân sự tham gia vào hoạt động
kinh doanh này của cơng ty ATL, để từ đó có sự đối chứng và ứng dụng giữa lý thuyết đã
được học so với thực tế. Tác giả xin chân thành cảm ơn Bộ môn nghiệp vụ Trường Đại
học Ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh, cơ giáo Nguyễn Phương Chi, và tập thể công
ty ATL đã dành nhiều ưu ái, thời gian quý báu và tạo điều kiện tốt nhất để giúp tác giả
hồn thành bài báo cáo này.
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7, 2011
Sinh viên Lê Hữu Tín

Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
ASIA TRANS LOGISTICS - ATL
V. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

6


Công ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu (ATL) được thành lập và hoạt động vào
ngày 17/03/2009.
Dù mới ra đời nhưng cơng ty ATL lại có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với hơn
10 năm kinh nghiệm trong ngành giao nhận vận tải, logistics. Bên cạnh đó, cơng ty ln
có những khóa huấn luyện đặc biệt được tổ chức tại công ty nhằm giúp nhân viên nắm
vững nghiệp vụ và nâng cao tay nghề trong quá trình làm việc.
Hiện nay, công ty đang từng bước mở rộng mạng lưới của mình thơng qua việc liên
kết với các đại lý ở nước ngoài như: hệ thống Agent Intercargo (Hoa Kỳ), hệ thống Cargo
Partner Logistics với hơn 37 quốc gia trên thế giới, Pilot Trans Global (Ấn Độ)… để thực
hiện các nghiệp vụ giao nhận quốc tế một cách chuyên nghiệp.
Công ty cịn đẩy mạnh hoạt động mơi giới thương mại giữa các doanh nghiệp nước
ngoài với các doanh nghiệp trong nước để đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó gia
tăng thêm khách hàng giao nhận, vận tải với công ty.
Tuy chỉ mới thành lập được hơn 2 năm, nhưng công ty đã đạt được những thành quả
nhất định về kinh doanh, có những bước đi ban đầu bền vững.
VI.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ KINH DOANH
Nhìn chung, các cơng ty forwarder đều tích hợp các giải pháp vận tải để đáp ứng
nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng trong thị trường logistics. Công ty ATL hoạt
động như 1 nhà General Forwarder, kể cả th ngồi, tích hợp 5 loại hình sau:
+ Air Forwarder: chuyên về dịch vụ giao nhận quốc tế bằng đường hàng không.
+ Air & Sea Forwarder: chuyên về dịch vụ giao nhận quốc tế bằng đường hàng
khơng và đường biển.
+ Consolidator: chun thực hiện, tích hợp các giải pháp cho các lô hàng lẻ (LCL)
cả đường hàng không và đường biển.
+ Trucking Forwarder: chuyên thực hiện giải pháp giao nhận vận tải nội địa, giao
nhận tận nhà, tận xưởng (door-to-door).
+ Broker: là các công ty forwarder chuyên thực hiện nghiệp vụ khai hải quan

(customs).
Bảng 1.1:

TÓM TẮT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY ATL

7


Tên công ty
Tên đối ngoại
Tên viết tắt
Website
Điện thoại
Fax

Cty TNHH một thành viên giao nhận vận tải Á Châu
ASIA TRANSPORT LOGISTICS COMPANY LIMITED
ATL Co., Ltd
www.atltrans.com
+84.8.3820 9905
+84.8.3820 9906

Logo công ty
Vốn kinh doanh
Giấy phép kinh

1.800.000.000 đồng
4104008667

doanh số

Mã số thuế
Mã số doanh

307768899
307768899

nghiệp
Ngày cấp GPKD
Người đại diện
pháp lý
Địa chỉ
Văn phòng đại
diện

17/03/2009
Nguyễn Diên Hồng Ngọc
215/26 Nguyễn Xí, Phường 13, Quận Bình Thạnh
Lầu 1, tịa nhà GreenHouse – 62A Phạm Ngọc Thạch, Q.3

Ngành nghề kinh

Dịch vụ đại lý tàu biển và vận tải biển; Dịch vụ vận tải đa

doanh chính

phương thức; Mơi giới thương mại
(Nguồn: Phịng chứng từ công ty ATL)

VII. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
3. Sơ đồ tổ chức của công ty

Công ty ATL có 8 nhân viên tất cả, bao gồm cả ban giám đốc. Đội ngũ nhân sự
cơng ty đều có trình độ đại học, cao đẳng, xuất thân và được đào tạo bài bản ngành vận
tải giao nhận. Đây là 1 cơng ty có quy mơ nhỏ, vì chỉ mới thành lập được hơn 2 năm, có
cấu trúc khá tinh gọn, sử dụng nhân sự đúng người đúng vị trí và tổ chức cơng ty được
chia ra làm 3 phịng ban chính như sau:

8


Sơ đồ 1.1:

Giới thiệu tóm tắt tổ chức cơng ty ATL
(Nguồn: Phịng chứng từ cơng ty ATL)

4. Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban
+ Phịng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng có nhu cầu giao nhận vận
tải về cho cơng ty, tìm giá cước các hãng tàu, hãng hàng không cạnh tranh để cung cấp
cho khách hàng, tìm kiếm, liên lạc, xây dựng và duy trì quan hệ với các đại lý, hãng tàu,
lên kế hoạch kinh doanh cho cơng ty.
+ Phịng chứng từ: có nhiệm vụ lập các chứng từ cần thiết cho các lô hàng giao nhận
vận tải của khách hàng như vận đơn, khai báo hải quan, theo dõi các đơn hàng từ lúc kí
kết hợp đồng vận chuyển với khách hàng cho đến lúc hàng đã được giao cho người nhận;
chăm sóc, giải đáp và tư vấn thắc mắc cho khách hàng.
+ Phịng kế tốn: có nhiệm vụ theo dõi chi phí, doanh thu, lợi nhuận của cơng ty, lên
ủy nhiệm chi và phiếu nợ cước của khách, lập báo cáo kinh doanh hằng quý và năm.
Riêng giám đốc công ty có nhiệm vụ bố trị nhân sự, theo dõi tiến độ kinh doanh, mở
rộng quan hệ với các đối tác đại lý, môi giới thương mại để xúc tiến hoạt động xuất nhập
khẩu, đem thêm khách hàng giao nhận vận tải về cho cơng ty.
Cách bố trí nhân sự của cơng ty khá hợp lí. Vì là một cơng ty nhỏ, phòng sales chỉ
do 2 nhân viên đảm nhận để bảo đảm lượng khách hàng và tìm kiếm thêm khách hàng

9


mới trong khả năng cung cấp dịch vụ của công ty, mỗi người lo một mảng cước vận tải
quốc tế xuất khẩu và nhập khẩu. Riêng phòng chứng từ, do lượng chứng từ cần xử lý và
giải quyết cho khách khá lớn nên phịng này có lượng nhân viên nhiều nhất, gồm: 2 nhân
viên lo chứng từ hàng xuất, 1 nhân viên lo chứng từ hàng nhập và 1 nhân viên chạy
chứng từ (giao chứng từ cho khách, đi lấy container, v.v…). Ở phịng kế tốn, do sổ sách
cơng ty không nhiều nên công việc này do một nhân viên đảm nhiệm. Chức năng của
giám đốc như đã nói ở trên đảm bảo cho công việc kinh doanh của công ty ln ổn định.
VIII.

TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2009-2011

3. Tình hình kinh doanh chung
Cơng ty ATL được thành lập vào cuối quý I năm 2009, vì thế, tác giả xin được phép
so sánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận rịng của cơng ty trong 3 q cuối năm trong 2
năm 2009 và 2010 (tính đến thời điểm này):

Biểu đồ 1.1:

Kết quả kinh doanh công ty ATL trong 3 q cuối năm 2009 & 2010
(Nguồn: Phịng kế tốn cơng ty ATL)

Năm 2009, công ty ATL bắt đầu đi vào hoạt động. Do khách hàng chưa biết nhiều
đến công ty, cộng với hệ quả suy thối kinh tế tồn cầu từ năm 2008 kéo dài sang năm
2009, số lượng đơn hàng xuất nhập khẩu khá ít; do đó, doanh thu trong 3 quý cuối năm
2009 chỉ đạt 155.666,14 USD. Do cơng ty mới thành lập nên các chi phí đầu tư ban đầu
cũng như các chi phí cố định khác như: chi phí th văn phịng, điện, nước, tiền lương
nhân viên… khá cao. Vì thế, lợi nhuận thu về trong 3 quý cuối năm 2009 đạt 24.605,24

USD.
10


Năm 2010, mặc dù có sự tăng trưởng vượt bậc về số lượng đơn hàng xuất nhập khẩu
(gấp 3 – 9 lần) so với cùng kỳ năm 2009 nhưng doanh thu mang về trong 3 quý cuối năm
2010 chỉ đạt 273.855,94 USD, tăng 1.76 lần so với năm 2009. Nguyên nhân là do trong
thời điểm 2010, công ty phụ trách phần lớn các lô hàng xuất nhập khẩu ở thị trường châu
Á là chủ yếu. Các tuyến vận tải quốc tế ở thị trường châu Á rất cạnh tranh nên cơng ty
ATL chỉ có thể “mark-up” giá cước (làm giá) cho tuyến vận tải này ở mức chỉ từ 30 – 50
USD để thu hút khách hàng. Các chi phí cũng có sự gia tăng đáng kể, đặc biệt là chi phí
bảo trì và chi phí sử dụng cho các thiết bị đầu tư ban đầu của công ty ATL.Đây có thể
xem là một điểm yếu của cơng ty khi đầu tư vào các thiết bị chưa thật sự tiết kiệm. Đặc
biệt, chi phí lương nhân viên gia tăng đột biến 71.557,13 USD, tăng gấp 2,46 lần so với
cùng kỳ năm 2009 (29.050,9 USD). Điều này được giải thích vì lí do giám đốc cơng ty
ATL trong năm 2009 quyết định không nhận lương thời gian đầu công ty mới th ành lập.
Tuy nhiên, cuối năm 2009, lợi nhuận ròng của công ty đạt 24.605,24 USD nên giám đốc
công ty ATL quyết định nhận lương trong năm 2010, làm chí phí lương tăng nhanh
chóng. Vì ngun nhân đó, trong năm 2010, cơng ty ATL lỗ và lợi nhuận rịng đạt mức
âm là:-23.531,33 USD.
4. Tình hình kinh doanh giao nhận hàng xuất bằng container đường biển
Hiện nay, công ty ATL đang cung cấp các dịch vụ chủ yếu và chủ lực của mình là:
xuất nhập khẩu bằng vận tải biển (container), xuất nhập khẩu bằng đường hàng không.
Biểu đồ dưới đây cho thấy, cơng ty ATL đang có thế mạnh trong vận tải xuất nhập
khẩu bằng đường biển với tỷ trọng là 39,12% cho hàng xuất và 35,36% cho hàng nhập.
Trong khi đó, vận tải xuất nhập khẩu bằng đường hàng không chiếm tỷ trọng thấp hơn
với 3,37% cho hàng xuất và 22,15% cho hàng nhập. Như vậy, tỷ trọng hàng xuất bằng
đường biển gấp hơn 10 lần hàng xuất bằng đường không, và con số đối với hàng nhập là
1,6 lần.
Điều này phù hợp với xu thế giao nhận vận tải hiện nay vì vận tải hàng hóa bằng

đường biển là phương thức vận tải tiết kiệm nhất, vì thơng thường, chi phí thấp hơn 5 lần
so với vận tải bằng đường hàng không.Nắm bắt được xu hướng này cũng như nhu cầu

11


của thị trường, công ty ATL không ngừng mở rộng các tuyến đường vận tải biển bằng
cách thỏa thuận giá cước tốt nhất với các hãng tàu.

Biểu đồ 1.2:

Tỷ trọng dịch vụ của cty ATL trong 3 năm từ quý II – 2009
đến quý II – 2011
(Nguồn: Phòng chứng từ)

Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN
CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
ASIA TRANS LOGISTICS - ATL
III.

QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN

CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL) TẠI CÔNG TY ATL

12


Dưới đây là các bước thực hiện quy trình xuất khẩu một lô hàng nguyên container
bằng đường biển (FCL) tại công ty ATL, bao gồm dịch vụ cả dịch vụ vận tải nội địa
(Trucking Inland):l

Bảng 2.1:

Quy trình giao nhận xuất khẩu hàng ngun container đường biển
tại cơng ty ATLcóiê

GĐ

MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Tìm kiếm khách hàng
Gửi bảng báo giá cho khách hàng
Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng
Nhận Booking Request từ khách hàng
Gửi thông tin vận tải cho đại lý ở nước hàng đến
Gửi Booking Request cho người chuyên chở
Người chuyên chở gửi Booking Confirmation cho ATL
Thông báo kết quả Booking cho khách hàng
Cầm Booking qua hãng tàu đổi lệnh cấp container rỗng
Ra cảng lấy container rỗng đưa về kho đóng hàng và trở ra
cảng
Yêu cầu chứng từ hàng hóa để làm tờ khai từ khách hàng
Lên tờ khai hải quan điện tử và gửi cho hải quan
Thông quan hàng hóa khi hàng đưa ra cảng
Làm HB/L gửi cho khách hàng kiểm tra
Làm CO nộp phòng thương mại
Gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở
Người chuyên chở gửi MB/L và ATL kiểm tra MB/L
Gửi Pre-alert cho đại lý nước hàng đến
Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi
Xác nhận việc đại lý nhận hàng ở cảng đến
Thông báo khách hàng khi hàng đến tay người nhận

Gửi debit note (giấy báo nợ) cho khách hàng kiểm tra và
xác nhận
Xuất hóa đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán
Làm Shipping Request cho bộ phận kế toán để tính lợi
nhuận

Giai
đoạn
01
Giai
đoạn
02

Giai
đoạn
03

Giai
đoạn
04
Giai
đoạn
05

Người thực hiện
Phịng kinh doanh
Phịng kinh doanh
Phịng kinh doanh
Phịng kinh doanh
Phòng chứng từ

Phòng chứng từ
Người chuyên chở
Phòng chứng từ
Phòng chứng từ
Phòng chứng từ
Phòng chứng từ
Phòng chứng từ
Phòng chứng từ
Phòng chứng từ
Phòng chứng từ
Phòng chứng từ
Người chuyên chở
Phòng chứng từ
Phòng kinh doanh
Phịng kinh doanh
Phịng kinh doanh
Phịng chứng từ
Phịng kế tốn
Phịng kế toán

Để rõ ràng, tác giả xin dẫn chứng quy trình thực hiện trong một trường hợp cụ thể,
cho lơ hàng mã số: ASE1105016 1, xuất khẩu 01 container 20’ DC - hàng máy móc cơ khí
(Machine) của CƠNG TY TNHH CƠ KHÍ NƠNG NGHIỆP BƠNG LÚA.
1

Xem phụ lục 1

Do cơng ty Bơng Lúa có u cầu ATL thực hiện nghiệp vụ vận tải nội địa và khai
hải quan nên quy trình xuất khẩu sẽ tiến hành các giai đoạn như sau:
13

6.

Giai đoạn 1

1.4 Tìm kiếm khách hàng
Qua tìm hiểu trên các website xuất nhập khẩu, nhân viên kinh doanh biết cơng ty
Bơng Lúa chun sản xuất hàng hóa máy móc để xuất khẩu, nên chủ động liên lạc với
công ty này để biết thị trường xuất khẩu. Công ty Bông Lúa thơng báo sắp có một lơ hàng
máy móc xuất khẩu đi Sri Lanka, cảng đến là Colombo, đóng trong 1 container 20’DC.
Nhận thấy thị trường xuất khẩu phù hợp với dịch vụ mà ATL cung cấp (quen nhiều hãng
tàu có tuyến chuyên chở tương tự, có đại lý giao nhận tại nước nhập khẩu), nhân viên
kinh doanh đề xuất đóng vai trị là người giao nhận vận tải hàng hóa của Bơng Lúa cho
khách hàng của mình ở nước nhập khẩu, sau đó gởi thư giới thiệu, bảng báo giá cho Bông
Lúa qua thư điện tử (email) và fax trực tiếp.
1.5 Gửi bảng báo giá cho khách hàng
Nhân viên kinh doanh ATL gửi bảng chào giá sang cho công ty Bơng Lúa.
Cước phí Vận tải chính (Ocean Freight) đến cảng Colombo của Sri Lanka là 850
USD/container 20’ DC, vận chuyển trong khoảng thời gian 14 ngày và đi vào thứ 6 hàng
tuần.
Chính vì ATL có mối quan hệ tốt với các hãng tàu nên cước phí của ATL rất cạnh
tranh, so với thị trường cước chung cho lô hàng này thường là vào khoảng 950 đến 1000
USD. Vì vậy nên ngay sau khi chào giá, ATL đã nhận được sự đồng ý đặt chỗ của công
ty Bông Lúa.
1.6 Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng
Sau khi thoả thuận giữa bên công ty Bông Lúa và công ty ATL đã đồng ý kết hợp
đồng vận chuyển hàng hoá.
7.

Giai đoạn 2

2.6 Nhận Booking Request từ khách hàng
From: Bong lua vn[mailto:]
Sent: ThurG.P. SHIPPINGY, May 17, 2011 10:40 AM
To: ATL
Cc:
14


Subject:
Dear Mr./ Ms.,
Would you please send us booking as folows:
Commodity: Machine
Volume: 1x20’DC.
POL/POD: HCM/ COLOMBO
Thanks & Best Regards.
Sau khi nhận được email booking của khách hàng, công ty ATL xác nhận việc đã
nhận email từ khách hàng và bắt đầu tiến hành làm thủ tục chứng từ cho lô hàng xuất
khẩu của công ty Bông Lúa.
2.7 Gửi thông tin vận tải cho đại lý ở nước hàng đến
Công ty ATL ký hợp đồng với cơng ty G.P. SHIPPING (PVT) LTD đóng vai trị
làm đại lý của cơng ty ATL bên Colombo - Sri Lanka để phụ trách về lô hàng của công ty
Bông Lúa.
Công ty ATL thông báo về ngày dự kiến lơ hàng máy móccủa cơng ty Bơng Lúa sẽ
đến cảng Colombo của Sri Lanka là ngày 10/06/2011 cho công ty G.P. SHIPPING ở Sri
Lanka biết để thông báo cho người nhận hàng ở Sri Lanka đến nhận hàng.
Trong trường hợp lơ hàng máy móc của cơng ty Bơng Lúa, do điều kiện thanh tốn
thương mại quốc tế giữa cơng ty Bông Lúa và công ty Semuthu Argo là thanh tốn bằng
tín dụng chứng từ L/C (Letter of Credit) theo lệnh của ngân hàng Hatton National Bank ở

Colombo (Sri Lanka), nên chỉ khi nào người nhận hàng chấp nhận thanh tốn tiền hàng
thì mới được lấy chứng từ và nhận được hàng bởi việc kí hậu House B/L của ngân hàng
này.
2.8 Gửi Booking Request cho người chuyên chở
Sau khi có được thông tin lô hàng từ công ty Bông Lúa Việt Nam, công ty ATL tiến
hành gửi email booking cho hãng tàu APL về các thông tin như: tuyến đường vận tải (từ
Hồ Chí Minh đến Colombo, Sri Lanka), volume (trọng tải của lơ hàng), số lượng
container, tình trạng lơ hàng, ngày dự kiến xuất đi (ETD) là 27/05/2011, đóng hàng ở
kho.
15


From: Kelly - ATL [mailto:]
Sent: Thur G.P. SHIPPINGY, May 17, 2011 11:21 AM
To:
Cc:
Subject: request from ATL
Dear Mr. Song,
Would you please send us booking to Colombo as follows:
Com: Machine
Volume: 1x20’DC
ETD: 27-May
Stuff: warehouse.
Appreciate your reply soonest.
2.9 Người chuyên chở gửi Booking Confirmation2 cho ATL(xem phụ lục 2)
Ngay sau khi nhận được thông tin booking của công ty ATL, hãng tàu APL gửi
email phản hồi đính kèm số booking: 74612095để thuận tiện trong việc quản lý quá trình
trình giao nhận vận chuyển cho lô hàng sau này. Đồng thời, đây cũng là bằng chứng hãng
tàu APL chấp nhận việc booking của công ty ATL cho 01 container 20’DC dự kiến đi
ngày 27/05/2011. Trong Booking Confirmation này, APL cũng cho biết ATL sẽ phải cầm

Booking Confirmation này đến Asaco Thủ Đức/Rạng Đông để đổi container rỗng.
2.10 Gửi thông tin Booking cho khách hàng
Sau khi nhận được thông tin trên, ATL sẽ thông báo cho Bông Lúa để công ty lo
chuẩn bị hàng, khi ATL nhận được container rỗng sẽ chở đến nhà xưởng của Bơng Lúa
để đóng hàng vào container.
8.
3.10

Giai đoạn 3
Cầm booking qua hãng tàu đổi lệnh cấp cont rỗng
Quá trình giao nhận container rỗng, Seal và Packing List diễn ra tại nơi cấp

container rỗng Asaco Thủ Đức/Rạng Đông vào ngày 22/05/2011. Sau khi đã lấy được
container, Seal và Packing List, công ty ATL cập nhật lại thông tin về số container và số
Seal để hồn tất thơng tin chứng từ MB/L và HB/L sau này.
16


3.11

Ra cảng lấy cont rỗng đưa về kho đóng hàng và trở ra cảng
Vì ATL nhận dịch vụ vận chuyển nội địa cho Bông Lúa, nên sau khi lấy container

và chở về kho của Bơng Lúa, sau khi đóng hàng, Bơng Lúa sẽ hết trách nhiệm với hàng
hóa, và mọi tổn thất, mất mát xảy ra sẽ do phía ATL chịu trách nhiệm. Sau khi hàng được
đóng vào container xong, ATL sẽ chở hàng ra để hạ container tại ICD Transimex.
3.12

Yêu cầu chứng từ hàng hóa để làm tờ khai từ khách hàng và lên tờ khai Hải
quan điện tử và gửi cho Hải quan3(Xem phụ lục 3)

Trong quá trình đóng hàng cơng ty ATL liên hệ với cơng ty Bơng Lúa để nhắc nhở

phía cơng ty Bơng Lúa về việc cung cấp các thông tin chứng từ cần thiết làm các thủ tục
thông quan xuất khẩu cho lô hàng (lên tờ khai hải quan, xin giấy C/O…) trước 2 ngày tàu
chạy (ngày 27/5/2011). Các thông tin chứng từ cần thiết như:
+ Số container/ Số Seal: APZU3239490/APA8127889.
+ Sales Contract.
+ Commercial Invoice.
+ Packing List.(Xem phụ lục 4)
+ Chứng từ L/C.
Các chứng từ này thơng thường phải hồn tất trước 2 ngày tàu chạy, đồng thời công
ty ATL tiến hành thực hiện các chứng từ vận tải như MB/L (giữa ATL và đại lý giao
nhận ở Sri Lanka), HB/L (giữa ATL và Bơng Lúa). Trước khi hồn chỉnh và gửi tờ khai
điện tử, ATL sẽ làm tờ khai nháp và gởi cho Bơng Lúa kiểm tra, sau đó đính chính nếu có
sai xót.
3.13

Thơng quan hàng hóa khi hàng đưa ra cảng
Việc đóng hàng vào container và hoàn tất các thủ tục hải quan, vô sổ tàu chứng

nhận “thực xuất” cho lô hàng của mình và phải đem container đã chất hàng ra ICD
Transimex chờ xếp lên tàu để xuất đi trước giờ closing time (thời gian trễ nhất, hàng phải
được đóng vào container và xếp ở cảng chờ xếp lên tàu). Trong trường hợp này, closing
time là 23h59 26/05/2011, nên nội trong ngày này, ATL phải đưa container đến ICD
Transimex.

17


3.14

Làm HB/L gửi cho khách hàng kiểm tra5
Khi đã có thơng tin đầy đủ và những chứng từ có liên quan đến lô hàng Machine của

công ty Bông Lúa như: Commercial Invoice, Packing List… thì cơng ty ATL sẽ tiến hành
làm HB/L.
Trên HB/L sẽ bao gồm các thông tin về Seal (công ty Bông Lúa Việt Nam), người
nhận hàng (theo lệnh của ngân hàng Hatton National Bank, Sri Lanka) và bên thông báo
(công ty Semuthu Argo).
Tuy nhiên, công ty ATL sẽ làm HB/L nháp trước để gửi cho Bông Lúa kiểm tra và
tiến hành xuất HB/L gốc khi công ty Bơng Lúa hồn tất việc kiểm tra và chấp nhận.
5

Xem phụ lục 5

3.15

Làm C/O nộp phịng thương mại6
Cơng việc này được thực hiện đồng thời với làm thủ hải quan, làm C/O nộp lên

phòng thương vụ xin cấp C/O. Làm C/O mục đích để được giảm hoặc miễn thuế cho
consigee khi làm thủ tục nhập khẩu.
6

Xem phụ lục 6

3.16

Gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở
Sau khi đã có thơng tin về lơ hàng máy móc từ cơng ty Bơng Lúa, cơng ty ATL sẽ

tiến hành gửi email tồn bộ thơng tin đó, có đính kèm chi tiết làm MB/L cho hãng tàu
APL:
Booking 74612095
Ngoc - ATL []
Sent: 26/05/2011 4:35 PM
To: ;
Cc:
Dear Mr. Song,
Please kindly find bill details as attached file, Pls draft bill and send to us for checking.
Container no: APZU3239490/APA8127889
Vessel: MATHU BHUM V.036

18


Nội dung của MB/L sẽ bao gồm các thông tin về seal (công ty TNHH giao nhận vận
tải Á Châu, Việt Nam), người nhận hàng (công ty G.P. SHIPPING (PVT) LTD), tên con
tàu vận chuyển, quy cách hàng hóa, số container, số seal…
3.17

Người chuyên chở gửi MB/L và công ty ATL kiểm tra MB/L7
Dựa trên chi tiết làm Bill mà công ty ATL đã gửi, hãng tàu APL tiến hành hồn tất

MB/L và gửi cho cơng ty ATL kiểm tra Bill nháp trước khi in ra Bill gốc (original).
Khi MB/L đã hồn tất, hãng tàu APL sẽ thơng báo cho ATL đến lấy MB/L. Khi đến
hãng tàu lấy MB/L, ATL phải trả tất cả các phí như: thu hộ phí chứng từ hàng xuất, thu
hộ APL phí seal, thu hộ APL phí xếp dỡ (THC) cũng như cước vận tải được thể hiện
trong hóa đơn của hãng tàu.
7

Xem phụ lục 7

Lưu ý: Nếu làm cung cấp sai thông tin chi tiết làm bill, nên phải nhờ hãng tàu tu sửa
bill sẽ bị phạt khoảng 500.000 VNĐ phí chỉnh sửa bill (Amendment fee).
3.18

Kiểm tra MB/L và gửi Pre-alert cho đại lý nước hàng đến
Khi đã có đầy đủ bộ chứng từ gốc gồm: MB/L, HB/L, Commercial Invoice và

Packing List thì cơng ty ATL sẽ tiến hành gửi toàn bộ số chứng từ hay (còn gọi là gửi
pre-alert) trên cho đại lý ở Sri Lanka là công ty G.P. SHIPPING vào ngày ETD (ngày dự
kiến tàu đi). Việc gửi pre-alert nhằm giúp đại lý nắm được thông tin lô hàng xuất khẩu từ
Việt Nam sang để liên hệ nhận hàng tại hãng tàu APL Sri Lanka. Đồng thời công ty G.P.
SHIPPING liên hệ với người nhận hàng là ngân hàng Hatton National Bank để gửi thông
báo hàng đến (Arrival Notice). Ngân hàng Hatton National Bank thông báo lại cho người
nhận hàng thực sự là công ty Semuthu Argo đến ngân hàng này để hồn tất các thủ tục
thanh tốn, nhận HB/L và Arrival Notice.
9.

Giai đoạn 4

4.4 Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi
Hàng hóa sau khi thơng quan phải được vào sổ tàu để chứng nhận “thực xuất”. Ngay
sau khi hàng hóa được đưa lên tàu và rời khỏi cảng đi, bộ phận chăm sóc khách hàng của
cơng ty ATL sẽ tiến hành việc theo dõi, giám sát tình trạng lơ hàng (hay cịn gọi là
19


tracking cargo). Việc tracking cargo nhằm mục đích theo dõi lơ hàng đang ở vị trí nào, dự

kiến ngày hàng đến trong bao lâu cũng như kịp thời biết được các sự cố có thể xảy ra với
lơ hàng trong suốt quá trình vận chuyển.
Việc tracking cargo được thực hiện bằng cách truy cập vào website của công ty
ATL: www.atltrans.com chọn mục “Tracking Cargo”. Sau đó, chọn “container tracking”
để theo dõi lô hàng vận tải bằng đường biển, chọn link “APL Line” để truy cập vào
website của hãng tàu APL. Khi đã vào website hãng tàu APL, nhập số container để kiểm
tra tình trạng lơ hàng.
4.5 Xác nhận việc đại lý nhận hàng ở cảng đến
Sau khi tracking cargo và nắm được ngày dự kiến hàng đến cảng Colombo của Sri
Lanka là ngày 10/06/2011, công ty ATL sẽ liên hệ với Đại lý ở Sri Lanka là công ty G.P.
SHIPPING để thông báo về lô hàng sắp đến và phụ trách lơ hàng đó cho đến khi người
nhận hàng thực sự là cơng ty Semuthu Argo ở cảng đến hồn tất việc nhận hàng. Đây
được xem như là bằng chứng giao hàng để tránh những tranh chấp phát sinh sau
này.Trong trường hợp, hàng bị thất thoát hay người nhận hàng có đầy đủ bộ chứng từ
nhưng khơng nhận được hàng thì cơng ty G.P. SHIPPING sẽ chịu trách nhiệm.
4.6 Thơng báo khách hàng khi hàng đến tay người nhận thực sự
Sau khi người nhận hàng thực sự ở Sri Lanka là cơng ty Semuthu Argo hồn tất các
thủ tục cần thiết để nhận hàng, Đại lý của công ty ATL bên Sri Lanka là công ty G.P.
SHIPPING sẽ gửi email thông báo cho công ty ATL biết người nhận hàng đã nhận hàng.
Công ty ATL nhận được thông báo từ đại lý ở Sri Lanka sẽ liên hệ với công ty Bông
Lúa Việt Nam (Seal) bằng Email để thông tin về việc người nhận hàng ở Sri Lanka đã
nhận hàng. Đây sẽ là bằng chứng cho việc nhận hàng của người nhận hàng ở Sri Lanka
và là cơ sở để cơng ty Bơng Lúa thanh tốn tiền hàng với người nhận hàng ở Sri Lanka
sau này.
10. Giai đoạn 5

20


5.3

Gửi Debit Note cho khách hàng kiểm tra và xác nhận và xuất hóa đơn và yêu
cầu khách hàng thanh tốn8
Sau khi đã hồn tất việc giao hàng đến tay người nhận thực sự là công ty Semuthu

Argo, công ty ATL làm Debit note (giấy báo nợ) gửi cho công ty Bơng Lúa để xác nhận
các khoản phí. Khi gửi Debit note khách hàng thuận tiện hơn trong việc điều chỉnh nếu
có phát sinh sai lệch.
Sau khi cơng ty Bơng Lúa đã xác nhận, ATL xuất hoá đơn VAT và u cầu cơng ty
Bơng Lúa thanh tốn.
8

Xem phụ lục 8

5.4

Làm Shipping Request9 cho bộ phận kế toán để tính lợi nhuận
Đây là bước cuối cùng trong quy trình thực hiện chứng từ vận tải hàng xuất bằng

đường biển. Bộ phận chứng từ sẽ thực hiện việc trích xuất một Shipping Request sau khi
hồn tất mỗi lơ hàng dựa trên các hóa đơn thanh tốn cước phí giữa các bên tham gia
trong suốt quá trình giao nhận vận tải. Shipping Request này sẽ là cơ sở tính lời lỗ khi
cơng ty ATL phụ trách vận chuyển một lơ hàng nào đó.Sau khi hoàn tất, Shipping
Request sẽ được chuyển về bộ phận Kế Tốn.Trên cơ sở lời lỗ đó, bộ phận Kế Toán sẽ
tổng hợp và báo cáo kết quả hoạt động, kinh doanh của công ty. Cuối cùng, bộ phận
chứng từ dựa trên Shipping Request để trích xuất một bảng “Lợi nhuận Statement” để lưu
lại vào hồ sơ lô hàng, làm cơ sở để báo cáo sau này. Cụ thể, ở lần vận chuyển này, công
ty ATL đạt lợi nhuận là 1.654.754,29 VNĐ.
9

Xem phụ lục 9

IV.ĐÁNH GIÁ CHUNG
3. Ưu điểm
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển (FCL) tại
công ty ATL khá chặt chẽ, các giai đoạn rõ ràng, từ khâu tìm kiếm khách hàng, đặt cước
tàu, làm chứng từ, vận tải và theo dõi lô hàng, thanh tốn. Cơng việc từng phịng ban hỗ
trợ và bổ sung cho nhau. Cụ thể:
Do có quan hệ tốt với các hãng tàu đi Sri Lanka, lơ hàng nói trên được hưởng cước
cạnh tranh, với chất lượng tốt, tàu cập cảng đúng thời điểm dự tính.
21


Việc theo dõi hành trình của lơ hàng nói trên có sự hỗ trợ từ hệ thống theo dõi
(tracking & tracing) từ phía APL nên cơng ty ATL ln cập nhật được tình hình vận
chuyển và liên lạc cho khách hàng Bơng Lúa.
Vì Master B/L và House B/L ở dạng surrender, nên thuận tiện cho việc gửi vận đơn
thông qua fax, giảm chi phí gởi trực tiếp bằng đường bưu điện hay đường hàng không.
Đại lý G.P. SHIPPING (PVT) LTD hồn thành đúng trách nhiệm của mình, từ việc
nhận hàng từ APL ở cảng đến và thông báo kịp thời cho ngân hàng Hatton National Bank
kịp xử lý để lô hàng đến với tay người nhận.
Việc sử dụng hòm thư Outlook nội bộ chung công ty và các thành viên trong từng
phịng ban nói riêng có địa chỉ mail riêng biệt, nên vừa thuận tiện cho việc theo dõi tiến
độ cơng việc nói chung, vừa có thể bổ sung, hỗ trợ cho nhau trong quá trình xử lý việc
hợp đồng vận tải cho khách hàng.
4. Nhược điểm
Tính tương tác của website công ty với khách hàng chưa cao, chưa giúp khách hàng
có thể truy cập vào và tìm hiểu, chủ động liên hệ với công ty để được tư vấn dịch vụ giao
nhận vận tải biển quốc tế, mà chỉ mới dừng lại ở việc cung cấp thông tin sơ lược về cơng
ty và các lĩnh vực kinh doanh chính, nhìn chung khá nghèo nàn. Chính vì vậy, việc tìm

kiếm khách hàng chỉ mới dừng lại ở một phía từ công ty ATL, chứ khách hàng chưa
thông qua website mà liên hệ dịch vụ vận tải giao nhận với công ty.
Do chưa trang bị được hệ thống vận tải nội địa, nên dịch vụ vận tải trong nước, cụ
thể là từ đưa container từ Asaco Thủ Đức/Rạng Đông đến nhà kho của Bông Lúa để làm
hàng và chở ngược lại từ nhà kho Bông Lúa đến cảng ICD Transimex phải th ngồi,
làm đội chi phí (160 USD) và tăng rủi ro cho phía ATL nếu q trình vận tải nội địa
không thuận lợi (container bị lật, đổ, v.v…), do trách nhiệm của ATL cịn bao gồm cả
q trình vận tải nội địa.(Xem phụ lục 10)
Việc khai báo hải quan điện tử vẫn phải th ngồi, làm đội chi phí cho khách hàng
(3.200.000 VNĐ), làm giảm tính cạnh tranh dịch vụ.(Xem phụ lục 12)
V. SO SÁNH VỚI LÝ THUYẾT

22


So với lý thuyết, quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng
đường biển (FCL) tại công ty ATL khá giống với kiến thức tác giả được nghiên cứu. Quy
trình thực tế cụ thể và chi tiết hơn, chia ra từng khâu, từng giai đoạn, bao gồm: tìm kiếm
khách hàng, lập chứng từ, theo dõi lô hàng từ lúc vận chuyển và thủ tục thanh toán với
khách hàng.Trong mỗi khâu lại trình bày cụ thể như đã đề cập xuyên suốt ở trên.

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ HỒN THIỆN QUY TRÌNH
GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG
23


BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS ATL
III.

THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN

HÀNG XUẤT KHẨU TRONG CONTAINER CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS
1. Thuận lợi
Về nhân sự: Công ty ATL có đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, năng động, chịu khó học
hỏi, và thường xuyên được training, hỗ trợ cho nhau trong công việc. Chế độ lương bổng
hợp lý, hậu hĩnh.
Về hoạt động môi giới thương mại xuất nhập khẩu: Cơng ty khơng chỉ có lợi
riêng biệt, mà hoạt động này cịn mang lại khách hàng có nhu cầu vận chuyển đường biển
xuất nhập khẩu lớn cho công ty.
Về thương hiệu: Công ty định hướng thương hiệu của mình theo hướng nhân hiệu,
lấy con người làm điểm mạnh của công ty. Điều này được thể hiện qua các mối quan hệ
rộng của giám đốc với khách hàng và đối tác.
Về hãng tàu và đại lý: công ty không ngừng mở rộng mạng lưới đối tác của mình
để cung cấp mức giá cạnh tranh nhất cho khách hàng với chất lượng tốt nhất.
2.

Khó khăn
Vì chỉ thành lập được hơn 2 năm, với số vốn còn hạn chế, nên ATL khơng tránh

khỏi những khó khăn trong những năm đầu:
Nhiều mảng dịch vụ cịn phải th ngồi như: khai báo hải quan, vận tải nội địa.
Đây là một trong những nguyên nhân làm tăng chi phí của cơng ty.
Điều phối nhân sự chưa ổn: vào mùa vận chuyển cao điểm (giáp Tết Âm lịch),
khối lượng cơng việc mà phịng kinh doanh và phòng chứng từ phải đảm nhận khá nhiều,
trong khi vào mùa nhu cầu vận chuyển thấp, mức độ công việc giữa phòng kinh doanh và
phòng chứng từ còn chênh lệch khá lớn, gây khó khăn cho tính hiệu quả và bảo đảm tiến
độ của cơng việc. Ngồi ra, việc trao đổi thông tin kinh doanh và hướng phát triển của
cơng ty cịn chưa thống nhất và truyền đạt cụ thể đến từng thành viên trong công ty, gây

24


khó khăn cho nhân viên khi chưa biết tầm nhìn và phương hướng tăng trưởng, điểm
mạnh của công ty để thích ứng và làm việc tốt nhất.
Việc ứng dụng tin học vào cơng ty cịn nằm ở mức sơ khai: đặc biệt ở việc phân
loại, cập nhật giá cước tàu. Điều này gây khó khăn khi tìm kiếm giá cước cạnh tranh cho
khách hàng và tốn thời gian.
Lượng khách hàng cịn khiêm tốn: (Xem phụ lục 13), khơng đảm bảo doanh thu
và lợi nhuận cao, ổn định cho công ty.
Các tuyến vận tải thông qua các đại lý và hãng tàu: chỉ tập trung ở Nam Á, Đông
Nam Á, Đông Á, Trung Đông, Mỹ (Xem phụ lục 14). Khu vực châu Âu, Địa Trung Hải
hay Bắc Á, Nam Mỹ còn ít. Thực tế cho thấy các tuyến này mới đem lại thu nhập lớn và
cao cho cơng ty.
IV. MỘT SỚ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ
1. Về nhân sự
Nâng cao hơn nữa trình độ nhân viên thơng qua việc thường xun tổ chức các lớp
nghiệp vụ về giao nhận hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL) đường biển và
đường hàng không.
Tăng sự chia sẻ và giao tiếp, phối hợp giữa các nhân viên trong cùng phòng ban và
khác phòng ban về tầm nhìn, sứ mệnh cơng ty và phương hướng kinh doanh trong từng
quý, năm, trung và dài hạn (5 năm). Hằng tuần công ty nên dành 1 thời gian cố định để
chia sẻ những khó khăn và vướng mắc trong cơng việc trong tuần, đề xuất hướng giải
quyết, bàn bạc công việc mới trong tuần. Từ đó tăng tính chia sẻ và thông cảm hơn cho
từng nhân viên trong công ty.
Tuyển dụng thêm nhân viên kinh doanh để tăng mức độ chuyên nghiệp và hỗ trợ
công việc cho nhau.
Cử nhân viên học thêm về nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử để đảm nhận luôn
công việc này, nhằm giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho cơng ty.
Vào mùa nhu cầu vận tải thấp, công ty ATL nên tập trung vào mảng mơi giới

thương mại để tìm kiếm thêm khách hàng cho công ty, không nên chỉ tập trung nghiên
cứu khách hàng tiềm năng tại chỗ chỉ bằng các danh bạ kinh doanh, website xuất nhập
25