Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại công ty TNHH cung ứng CAD

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
B/L
C/O
L/C
TNHH

Tiếng Anh
Bill of Lading
Certificate of Origin
Letter of Credit

Tiếng Việt
Vận đơn
Giấy chứng nhận xuất xứ
Thư tín dụng
Trách nhiệm hữu hạn



DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Tên bảng biểu, sơ đồ
Bảng 1.1. Tình hình nhân sự Công ty TNHH cung ứng CAD
Bảng 1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
Bảng 1.3. Vai trò của hoạt động nhập khẩu thiết bị điện công

Trang
10
11
11

nghiệp
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH cung ứng CAD
Sơ đồ 2.2. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện

8
14

công nghiệp tại Công ty TNHH cung ứng CAD
Sơ đồ 2.3. Quy trình đặt mua hàng của bộ phận thương mại

15


5
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại toàn cầu hóa, mua bán giao thương với nước ngoài đóng một
vai trò hết sức to lớn trong việc phát triển kinh tế của một quốc gia. Đặc biệt, công
tác nhập khẩu nguồn nguyên vật liệu, máy móc thiết bị trong nước chưa sản xuất
được giúp cho nền kinh tế trong nước tiếp cận công nghệ hiện đại trên thế giới và
công đoạn ấy tham gia vào dây chuyền sản xuất góp phần tạo ra các sản phẩm có
giá trị gia tăng lớn hơn.
Nhận thấy được tầm quan trọng cũng như nhu cầu ngày càng lớn của nền
kinh tế đối với các mặt hàng máy móc thiết bị và các linh phụ kiện sản xuất, Công
ty TNHH cung ứng CAD ra đời năm 2009 đã và đang khẳng định vị thế là nhà cung
cấp các sản phẩm và giải pháp công nghiệp về điện hàng đầu cho các doanh nghiệp

trong nước. Với mạng lưới các nhà cung ứng rộng khắp trên thế giới, Công ty đã và
đang nhập khẩu rất nhiều chủng loại máy móc thiết bị và các linh phụ kiện công
nghiệp từ các thị trường uy tín để phân phối cho các doanh nghiệp nội địa.
Trong đó, quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị đóng vai
trò rất quan trọng. Nếu quy trình thực hiện chặt chẽ, hàng hóa được giao đúng tiến
độ yêu cầu của khách hàng, chất lượng hàng hóa giao đảm bảo, uy tín của Công ty
sẽ được nâng cao. Chính vì vậy, trong quá trình thực tập tại Công ty, người viết đã
mạnh dạn chọn đề tài “Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công
nghiệp tại Công ty TNHH cung ứng CAD” cho thu hoạch thực tập giữa khóa của
mình.
Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH cung ứng CAD
Chương 2: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp
tại Công ty TNHH cung ứng CAD
Chương 3: Giải pháp nhằm cải thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
thiết bị điện công nghiệp tại Công ty TNHH cung ứng CAD
Người viết xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh chị công tác tại Công
ty TNHH cung ứng CAD đã cung cấp số liệu và tạo điều kiện cho người viết được
tham gia tìm hiểu quy trình nhập khẩu tại Công ty. Xin chân thành cảm ơn giảng
viên Vương Thị Bích Ngà – đã hết lòng hướng dẫn, giải đáp thắc mắc và đóng góp


6
những ý kiến quý giá nhằm làm cho bài báo cáo được hoàn chỉnh.
Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng do hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm
thực tiễn cũng như sự giới hạn về thời gian thực tập, bài báo cáo này không tránh
khỏi những thiếu sót về nội dung và hình thức. Rất mong quý thầy cô đóng góp ý
kiến để bài viết được hoàn thiện hơn.
Sinh viên thực tập giữa khóa
Viên Bích Phương

7
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG CAD
1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Thông tin chung về Công ty:
−
−
−
−

Tên Công ty: Công ty TNHH cung ứng CAD
Tên tiếng anh: CAD SUPPLY CO.,LTD
Mã số thuế: 0309362710
Địa chỉ: P 908, Lầu 9, Khu A, Tòa nhà Indochina Park Tower, Số 04

−
−
−
−

Ngu, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Đại diện pháp luật: Nguyễn Mạnh Hà
Ngày cấp giấy phép: 12/09/2009
Ngày hoạt động: 01/10/2009
Điện thoại: (84-8) 62916498/99 / (84-8) 62916496

Công ty TNHH Cung Ứng CAD (Tên tiếng anh CAD Supply Company
Limited) được thành lập vào năm 2009 là nhà cung cấp thiết bị và giải pháp chuyên
nghiệp trong lĩnh vực Điện, Đo lường và Điều khiển. Công ty đang cung ứng các

dòng sản phẩm như hệ thống tủ bảng điện và thiết bị phụ kiện, dây cáp điện, thiết bị
phòng nổ, Hệ thống Valve công nghiệp, bơm công nghiệp, động cơ, biến tần…
Với sứ mệnh của là trở thành nhà tư vấn giải pháp và cung cấp thiết bị điện
tin cậy hàng đầu cho nhu cầu mua sắm thiết bị tại các nhà máy cũng như các Dự án
công nghiệp tại Việt Nam, CAD luôn lắng nghe, tìm hiểu những nhu cầu của khách
hàng, qua đó bằng sự hiểu biết và kinh nghiệm của mình phối hợp với các nhà sản
xuất Quốc tế để cung cấp một giải pháp sản phẩm toàn diện nhằm đem lại sự chọn
lựa tối ưu cho khách hàng về chất lượng, thời gian và tài chính. Theo đó, CAD làm
việc chặt chẽ và thiết lập mối quan hệ sâu rộng với các công ty, tập đoàn sản xuất
quốc tế với tư cách là đối tác, nhà phân phối chính thức tại Việt Nam.
Công ty CAD có tầm nhìn trở thành một nhà cung cấp các sản phẩm và giải
pháp Điện, Đo lường, Điều khiển hàng đầu tại Việt Nam. Qua đó góp phần vào
công cuộc Hiện đại hóa nền công nghiệp của quốc gia và đem lại cho những thành
viên trong Công ty có cơ hội phát triển tài năng và có một cuộc sống đầy đủ về vật
chất và tinh thần.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự
1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ
Công ty TNHH cung ứng CAD có chức năng chính là cung cấp các thiết bị


8
và giải pháp chuyên nghiệp trong lĩnh vực Điện, Đo lường, Điều khiển.
Nhiệm vụ quan trọng được ưu tiên hàng đầu là xác định chính xác các yêu
cầu của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ của Công ty trong từng giai đoạn
khác nhau. Sau đó phân tích các dữ liệu và đưa ra kế hoạch cụ thể nhằm kịp thời
liên hệ các đối tác sản xuất quốc tế và nhập khẩu các sản phẩm phù hợp nhất về chất
lượng, thời gian và tài chính cho khách hàng.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện ở Sơ đồ 1.1 như sau:
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH cung ứng CAD

Giám đốc

Phòng
Phòng

Phòng

kinh doanh

chứng từ

Phòng
Phòng

dịch vụ

kế toán kỹ thuật

khách hàng

nhân sự

(Nguồn: Phòng kế toán – nhân sự)
Cơ cấu tổ chức của Công ty CAD tương đối đơn giản, chỉ gồm giám đốc
quản lý và các phòng ban trực thuộc. Tuy nhiên, mô hình đơn giản này phù hợp với
quy mô công ty hiện tại là một công ty nhỏ đồng thời cũng tạo ra hiệu quả trong
hoạt động của công ty, khi các phòng ban có thể hỗ trợ và phối hợp với nhau trong
quy trình nghiệp vụ một cách dễ dàng và thuận tiện.
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm
trong việc ra các quyết định về tài chính cho công ty đồng thời cũng là người thay

mặt công ty ký kết các hợp đồng với khách hàng.
Phòng kinh doanh được xem là bộ phận quan trọng nhất trong việc mang lại
doanh thu cho công ty, chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, tham gia đấu thầu và
đàm phán với khách hàng để tiến tới ký kết hợp đồng; duy trì và phát triển mối quan
hệ với khách hàng. Đồng thời, phòng kinh doanh chịu trách nhiệm liên hệ với nhà
cung cấp để tìm kiếm thiết bị phù hợp với nhu cầu khách hàng, đàm phán giá tốt
nhất từ nhà cung cấp.


9
Phòng chứng từ chịu trách nhiệm quản lý các chứng từ nhập khẩu: nhận
thông tin đơn hàng từ phòng kinh doanh gửi về; theo dõi hành trình đi của hàng hóa
từ nước nhà cung cấp về đến Việt Nam; chịu trách nhiệm thuê các công ty giao
nhận để vận chuyển hàng về đến kho của khách hàng; quản lý các chứng từ nhập
khẩu.
Phòng dịch vụ khách hàng chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng bằng việc
thường xuyên giữ liên lạc với khách hàng; tiếp nhận các phản ánh của khách hàng
về sản phẩm và dịch vụ của Công ty để chuyển các phòng ban khác kịp thời xử lý.
Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm thẩm định chất lượng, quy cách các máy
móc thiết bị nhập về của Công ty; chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tính phù hợp
của hàng hóa nhập về so với yêu cầu của khách hàng; phối hợp cùng phòng kinh
doanh tham gia vào các hoạt động chào giá, đấu thầu.
Phòng kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi các hoạt động tài chính
của công ty như hạch toán kết quả kinh doanh của công ty để báo cáo cho giám đốc;
xuất hóa đơn cho khách hàng và tạm ứng tiền cho phòng khai thác làm thủ tục giao
nhận, lấy chứng từ; tư vấn cho giám đốc các vấn đề pháp lý về kế toán và thuế.
1.2.3. Tình hình nhân sự
Tình hình nhân sự của Công ty TNHH cung ứng CAD được thể hiện ở Bảng
1.1. Từ Bảng 1.1 chúng ta có thể thấy một số thay đổi nhỏ trong cơ cấu nhân sự của
Công ty như sau:

Số lượng nhân viên tăng nhẹ từ 20 nhân viên vào năm 2013 đã tăng lên 21
nhân viên vào năm 2014 và 23 nhân viên vào năm 2015.
Về giới tính, tỉ lệ nam trong Công ty tương đối ít nhưng có xu hướng tăng
lên. Đến năm 2015, tỉ lệ nhân viên nam có tăng lên vì tình hình kinh doanh trong
năm này tương đối khởi sắc, số lượng hợp đồng với Công ty nhiều, nên Công ty có
nhu cầu tuyển dụng nhân viên nam cho phòng kinh doanh.
Về độ tuổi, đa phần nhân viên trong Công ty có tuổi đời rất trẻ (dưới 35). Họ
là những người chưa hoặc mới lập gia đình nên có thể toàn tâm phục vụ khách hàng
tốt nhất. Bên cạnh đó, họ có sự nhanh nhẹn trong việc cập nhật các quy định của
nhà nước và diễn biến thị trường cũng như linh động, sáng tạo trong các hoạt động
kinh doanh.


10
Bảng 1.1. Tình hình nhân sự Công ty TNHH cung ứng CAD
Đơn vị tính: người, %
2013
Số

Tỉ

lượng
Giới
tính
Tuổi

Nam
Nữ
< 35
≥ 35

Cao

Trình đẳng
Đại
độ
học

2014

(người)
4
16
17
3

lệ

(%)

Số

Tỉ

lượng

20,0
80,0
85,0
15,0

(người)
4
17
18
3

8

40,0

12

60,0

2015
lệ

(%)

Số

Tỉ

lượng

lệ

(%)

19,0

81,0
85,7
14,3

(người)
5
18
20
3

9

42,9

10

43,5

12

57,1

13

56,5

21,7
78,3
87,0
13,0

(Nguồn: Báo cáo tình hình nhân sự, phòng nhân sự)
Về trình độ, đa phần nhân sự trong Công ty có trình độ đại học nhưng có xu
hướng giảm do Công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân sự có kinh nghiệm hơn nhân
sự mới ra trường có trình độ cao.
1.3. Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn
năm 2013 – 2015
Tình hình hoạt động của Công ty TNHH cung ứng CAD giai đoạn 20132015 được thể hiện ở Bảng 1.2. Từ Bảng 1.2, Công ty chưa tối ưu được chi phí khi
tỉ lệ chi phí trên doanh thu chiếm quá lớn, chiếm trung bình 98% - 99% trong ba
năm. Chính vì vậy, mặc dù Công ty làm ăn rất có triển vọng với mức doanh thu lên
đến trên hàng chục tỉ đồng nhưng lợi nhuận trước thuế lại chưa đến một tỉ đồng.
Nguyên nhân là do trong những năm vừa qua, trong khi giá dịch vụ vận tải cùng với
các phụ phí của các hãng tàu ngày một tăng, cùng với việc Công ty vừa mới thành
lập nên nhu cầu đầu tư cơ bản cao dẫn đến chi phí tăng lên tương đối lớn. Thêm vào
đó, các máy móc, linh kiện nhập khẩu hầu hết là sản phẩm đặc thù, khả năng đàm
phán giảm giá từ các nhà cung cấp rất thấp trong khi áp lực cạnh tranh trong nước
đối với một Công ty mới thành lập nên Công ty phải báo giá thấp để thắng thầu.


11
Bảng 1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
Đơn vị tính: triệu đồng, %
ST
T

CHỈ TIÊU

1
2

Tổng doanh thu
Tổng chi phí

3

Lợi nhuận

Năm 2013
Tăng
Giá trị
trưởng
82.298
81.735
563

-

Năm 2014
Tăng
Giá trị
trưởng
75.769
-7,9%

Năm 2015
Tăng
Giá trị
trưởng
85.538 12,9%

75.283

-7,9%

84.648

12,4%

486

-13,7%

891

83,3%

(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, phòng Kế toán – nhân sự)
Công ty đã hoạt động không hiệu quả trong năm 2014 khi cả tổng doanh thu
và lợi nhuận trước thuế đều giảm. So với năm 2013, nền kinh tế trong nước mặc dù
hồi phục nhưng chưa mạnh mẽ, nhu cầu mở rộng sản xuất trong nước của khách
hàng vẫn còn chưa thực sự cao. Phòng Kinh doanh của Công ty trong năm này cũng
có sự xáo trộn về nhân sự, dẫn đến Công ty mất một số khách hàng tiềm năng.
Đến năm 2015 tình hình chuyển biến tích cực khi báo cáo ghi nhận doanh
thu và lợi nhuận trước thuế đều tăng, đặc biệt là lợi nhuận trước thuế tăng ấn tượng
với mức tăng lên đến 83,3%. Năm 2015 vừa qua, tình hình kinh tế vĩ mô chuyển
biến tích cực, đặc biệt là vào giai đoạn cuối năm giá dầu giảm tạo điều kiện cho các
doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và đẩy mạnh đầu tư sản xuất. Do đó các hợp đồng
của Công ty được ký kết tương đối nhiều hơn so với năm 2014. Hơn nữa, Công ty
đã đi vào hoạt động ổn định và quy củ hơn, tỉ lệ chi phí trên doanh thu bắt đầu
giảm.

1.4. Vai trò của nghiệp vụ nhập khẩu khẩu thiết bị điện công nghiệp tại Công
ty TNHH cung ứng CAD
Vai trò của nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại Công ty TNHH
cung ứng CAD được thể hiện tại Bảng 1.3 như sau:
Bảng 1.3. Vai trò của hoạt động nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp
Đơn vị tính: triệu đồng, %
CHỈ TIÊU

2012

2013

2014


12
Doanh thu từ kinh doanh thiết
bị điện công nghiệp nhập
khẩu
Tổng doanh thu
Tỉ trọng

35.399

32.704

37.473

82.298
75.769

85.538
43,01%
43,16%
43,81%
(Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh, Phòng Kinh doanh)

Bảng 1.3 cho thấy, doanh thu từ kinh doanh thiết bị điện công nghiệp nhập
khẩu chiếm tỉ lệ khá lớn trong tổng doanh thu toàn Công ty, ổn định quanh mức 4344% toàn doanh thu. Hiện nay, Công ty cung cấp các dòng sản phẩm Điện, Đo
lường và Điều khiển công nghiệp bên cạnh việc cung cấp các dịch vụ tư vấn các
giải pháp công nghiệp. Nếu tính trung bình, mỗi loại sản phẩm hoặc dịch vụ chiếm
25% trong tổng doanh thu. Như vậy, với tỉ trọng 43-44%, các thiết bị điện công
nghiệp đang cho thấy vai trò rất quan trọng trong bức tranh doanh thu của Công ty.
Nguyên nhân được giải thích là do đây là dòng sản phẩm thế mạnh khi Công ty đã
và đang thuộc mạng lưới phân phối độc quyền cho rất nhiều nhà sản xuất các mặt
hàng điện công nghiệp trên toàn thế giới. Với tính đặc thù trong sản phẩm và chất
lượng của mặt hàng điện Công nghiệp, Công ty có thể dễ dàng thắng các gói thầu
cung cấp sản phẩm cho các công ty lớn trong cả khu vực tư nhân và nhà nước.
Tỉ trọng doanh thu từ kinh doanh các thiết bị điện công nghiệp tăng nhẹ qua
các năm đã tiếp tục khẳng định thế mạnh của Công ty đối với các dòng sản phẩm
này. Trong tương lai, bên cạnh việc đẩy mạnh tìm kiếm các nhà cung cấp chất
lượng khác, Công ty sẽ tiếp tục khai thác thế mạnh này để mở rộng doanh thu.
Chính vì vậy, Công ty có thể tự tin dự báo tỉ trọng này sẽ tiếp tục tăng trưởng trong
thời gian tới.
1.5. Các công việc trong quá trình thực tập
Người viết được thực tập tại Phòng Chứng từ của công ty. Trong quá trình
thực tập, người viết đã học hỏi nhiều điều nhờ thực hiện một số công việc cụ thể.
Trong tuần đầu tiên (từ 1/6 đến 8/6), người viết được nghiên cứu các tài liệu
tổng quan về công ty và làm quen với môi trường làm việc chuyên nghiệp bám sát
với chuyên ngành mà đang theo học. Ngoài ra, người viết được hướng dẫn tận tình
trong việc thực hiện các thủ tục, giấy tờ cơ bản của quy trình giao nhận hàng như

vận đơn đường biển (B/L), chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận chất lượng


13
và số lượng…
Tuần thứ hai (từ 9/6 đến 15/6), người viết được tìm hiểu quy trình ra quyết
định mua hàng, được tham gia dịch thuật hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Qua
đó người viết hiểu hơn về quá trình soạn thảo hợp đồng, các điều khoản chủ yếu,
các rủi ro có thể gặp phải trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Tuần thứ ba (từ 16/6 đến 22/6), người viết được tìm hiểu quy trình nhập khẩu
hàng hóa thông qua làm việc trực tiếp với Công ty logistics. Trong đó, người viết
được tìm hiểu về các loại phí trong vận tải hàng container bằng đường biển, quy
trình giao nhận hàng, việc phối hợp chuyển giao chứng từ giữa các bên.


14
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT
BỊ ĐIỆN CÔNG NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG CAD
2.1. Thực tế quy trình
Sơ đồ 2.2. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp
tại Công ty TNHH cung ứng CAD
Ra quyết định mua hàng và ký kết hợp đồng

Thanh toán

Giao nhận hàng hóa

Lưu trữ hồ sơ và giải quyết khiếu nại

(Nguồn: Tài liệu hướng dẫn quy trình mua hàng, phòng kinh doanh)

Để minh họa cho quy trình trên, người viết xin trình bày chi tiết quy trình
thực hiện hợp đồng (contract) PO-CAD-TEC-004(ver3) AIR DAMP ngày
05/01/2016 giữa bên bán là Công ty Tecofi ở Singapore với bên mua là Công ty
TNHH cung ứng CAD.
2.1.1. Ra quyết định mua hàng và ký kết hợp đồng
Công ty đang áp dụng hệ thống Maximo trong công tác quản lí tài sản, mua
sắm và quản lý hàng tồn kho nhằm đảm bảo tính ổn định cho chuỗi cung ứng để đáp
ứng nhanh chóng nhu cầu thiết bị cần thiết cho hoạt động chào hàng và mua bán
giữa Công ty với khách hàng.
Dựa trên kế hoạch dự báo nhu cầu tháng và các hợp đồng đã được ký kết,
phòng kinh doanh phối hợp cùng phòng kỹ thuật lên danh sách các thiết bị hoặc
máy móc cần nhập. Quy trình tìm kiếm nhà cung ứng và ký kết hợp đồng được thể
hiện tại Sơ đồ 2.2.


15
Sơ đồ 2.3. Quy trình đặt mua hàng của bộ phận thương mại
Tìm kiếm nhà
cung ứng

Mời
chào
hàng

Đánh giá
kĩ thuật

Đánh giá
thương
mại

Lựa chọn nhà

Ký kết

cung ứng

hợp đồng

(Nguồn: Tài liệu hướng dẫn quy trình mua hàng, phòng kinh doanh)
Bước đầu tiên là tìm kiếm nhà cung ứng và yêu cầu mời chào hàng, đối với
mỗi đơn hàng, Bộ phận kinh doanh phải tìm được ít nhất ba nhà cung ứng để so
sánh giá cả, uy tín và chất lượng của hàng hóa của đối tác dựa trên mời chào hàng
hóa. Sau đó đưa các chào hàng và hàng mẫu (nếu có) cho Phòng kỹ thuật kiểm tra
quy cách và chất lượng. Sau khi hai bộ phận trên lựa chọn nhà cung ứng thì phòng
kinh doanh tiến hành đặt hàng hoặc ký kết hợp đồng với nhà cung ứng. Về mặt
pháp lý, đơn đặt hàng cũng có ý nghĩa như một hợp đồng mua bán hàng hóa.
Đối với những linh kiện đặt thù không có nhiều nhà cung cấp hoặc Công ty
chịu ràng buộc bởi các hợp đồng phân phối độc quyền, thì phòng Kinh doanh chỉ
phải yêu cầu chào hàng từ nhà cung cấp độc quyền để tiến hành đặt hàng hoặc ký
hợp đồng.
Trong báo cáo thực tập này, người viết chọn phân tích hợp đồng (contract)
PO-CAD-TEC-004(ver3) AIR DAMP ngày 05/01/2016 (phụ lục 1) với các thông
tin chính như sau:
− Bên cung cấp: Công ty Tecofi
− Bên mua: Công ty TNHH cung ứng CAD
− Tên mặt hàng: van bướm (air damper), chất liệu nhựa điều khiển bằng
tay quay
− Trị giá hợp đồng: 2.089,8 USD, giá EXW France
− Phương thức thanh toán: TT 100% before shipment (điện chuyển tiền

100% trước khi giao hàng)
− Các chứng từ yêu cầu: 1 C/O, 1 giấy chứng nhận chất lượng và 1 giấy
cam kết bảo hành của nhà cung cấp.
2.1.2. Thanh toán
Phương thức thanh toán thỏa thuận trong hợp đồng là phương thức điện
chuyển tiền (T/T), thanh toán 100% trước khi giao hàng. Phương thức này ít chi phí
so với các phương phức thanh toán quốc tế khác như L/C hoặc nhờ thu. Tuy nhiên,


16
về mặt lý thuyết phương thức này trả trước khi giao hàng có thể mang lại rủi ro cho
bên mua ở chỗ bên bán có thể nhận tiền nhưng không giao hàng.
Để thanh toán bằng điện chuyển tiền, mỗi ngân hàng có yêu cầu khác nhau
nhưng nhìn chung, người nhập khẩu cần các chứng từ sau:
− Hồ sơ pháp lý: giấy đề nghị chuyển tiền theo mẫu của ngân hàng, giấy
đề nghị bán ngoại tệ trong trường hợp không có đủ ngoại tệ.
− Bộ chứng từ thanh toán: mỗi ngân hàng đề nghị bộ chứng từ khác
nhau nhưng bắt buộc phải có hợp đồng kinh tế giữa các bên, nếu nhập
khẩu mặt hàng hạn ngạch thì cần có giấy phép nhập khẩu hạn ngạch.
Để thanh toán cho hợp đồng PO-CAD-TEC-004(ver3) AIR DAMP, ngày
01/03/2016 phòng chứng từ Công ty liên hệ với ngân hàng TMCP Á Châu chi
nhánh Sài Gòn để viết giấy đề nghị chuyển tiền và trình bộ chứng từ ngoại thương
gồm có hợp đồng PO-CAD-TEC-004(ver3) AIR DAMP. Trên cơ sở xem xét bộ
chứng từ và giấy đề nghị chuyển tiền, ngân hàng tiến hành làm thủ tục thanh toán
cho Công ty. Cùng ngày, ngân hàng phát hành chi tiết chuyển tiền (Remittance
details) và đóng dấu đã thanh toán vào bản chính của hợp đồng. Chi tiết chuyển tiền
bằng điện là bằng chứng cho việc Công ty đã hoàn tất các thủ tục thanh toán đầy đủ
cho bên bán. Chi tiết chuyển tiền bằng điện thể hiện đầy đủ tất cả các thông tin về
ngân hàng chuyển tiền, người chuyển, người hưởng lợi, số tiền chuyển, thông tin
chuyển tiền. Nội dung chi tiết chuyển tiền bằng điện được thể hiện tại phụ lục 2.

2.1.3. Giao nhận hàng hóa
Sau khi hoàn tất các thủ tục chuyển tiền, phòng chứng từ Công ty scan bộ
hợp đồng đã đóng dấu thanh toán và chi tiết chuyển tiền bằng điện của ngân hàng
để gửi cho người bán. Người bán tiến hành các thủ tục giao hàng cho Công ty. Theo
thỏa thuận trong hợp đồng, rủi ro của hàng hóa được chuyển giao từ người bán cho
người mua tại kho của người bán theo điều kiện Exwork 2010. Theo đó người mua
có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải để chở hàng từ kho về kho Công ty (hoặc
về kho khách hàng của Công ty) và làm các thủ tục hải quan cần thiết. Do các thủ
tục giao nhận hàng hóa tương đối nhiều và diễn ra trong phạm vi cả hai nước, nên
phòng chứng từ tiến hành thuê công ty dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa quốc
tế. Công ty này có trách nhiệm nhận hàng ở bên nước người mua, làm các thủ tục


17
hải quan và giao hàng tận nơi theo yêu cầu của Công ty đồng thời trao trả bộ chứng
từ phù hợp cho Công ty. Công ty, ngược lại, có trách nhiệm cung cấp hợp đồng, chi
tiết chuyển tiền và thanh toán đầy đủ như thỏa thuận cho Công ty giao nhận.
Để thực hiện hợp đồng PO-CAD-TEC-004(ver3) AIR DAMP, ngày 1/3
Công ty ký hợp đồng giao nhận với Chi nhánh công ty TNHH TNT-VIETTRANS
Express Worldwide. Ngày 3/3, Công ty TNT liên hệ với người bán để nhận hàng và
bộ chứng từ hàng xuất. TNT sau khi nhận hàng từ người bán đã ký phát giấy gửi
hàng (Consigment note) số 927083533 cho người bán. Cùng ngày, TNT đặt chỗ
dịch vụ vận chuyển. Do khối lượng hàng hóa nhỏ nên Công ty sử dụng dịch vụ vận
chuyển bằng đường hàng không. Ngày 8/3, TNT gửi giấy báo nợ (Debit note) số
ACC 22216 cho Công ty CAD đề nghị thanh toán số tiền dịch vụ 6.438.000 VNĐ
để CAD chuẩn bị thanh toán và nhận hàng từ TNT. Ngày 9/3, Công ty TNT gửi
giấy báo hàng đến (dự kiến chuyến bay ngày 10/3) đề nghị Công ty CAD nhanh
chóng đăng ký tờ khai hải quan và hoàn thành nghĩa vụ thuế để nhanh chóng nhận
hàng. Mục đích là tránh các chi phí lưu kho (theo quy định là 5 ngày kể từ ngày
hàng đến). Ngày 16/3, Công ty CAD tiến hành đăng ký tờ khai hải quan số

100780534850. Tờ khai được phân luồng xanh nên Công ty không phải trình bộ
chứng từ cho Công ty kiểm tra bộ chứng từ mà chỉ phải hoàn tất nghĩa vụ về thuế.
Ngày 17/03, Công ty hoàn tất thủ tục về thuế GTGT và thuế nhập khẩu cho nhà
nước và nhận về giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước số 170316|0309362710|
7041884 để chuyển cho Công ty TNT làm các thủ tục nhận hàng. Ngày 21/03, TNT
nhận hàng và giao cho Công ty CAD cùng bộ chứng từ sau khi đã nhận đầy đủ
thanh toán tiền dịch vụ.
2.1.4. Lưu trữ hồ sơ và giải quyết khiếu nại
Trong một quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty, có hai vấn
đề thường gặp nhất mà Công ty phải khiếu nại là hàng không đúng phẩm chất và
hàng đến chậm so với ngày giao hàng dự kiến. Nguyên nhân có thể xuất phát từ hai
phía: người bán và công ty cung cấp dịch vụ giao nhận. Khi gặp một trong hai sự cố
trên, Công ty cần có đủ các bằng chứng để tiến hành khiếu nại. Khi có đủ các bằng
chứng, Công ty liên hệ các bên liên quan để xem xét nguyên nhân và tiến hành giải
quyết.


18
Nếu sau khi nhận hàng và kiểm tra, không phát sinh bất cứ sự cố nào đối với
lô hàng trên, Công ty tiến hành lập bộ hồ sơ bao gồm các chứng từ có liên quan đến
lô hàng để lưu trữ và sử dụng khi cần thiết.
2.2. Nhận xét chung
2.2.1. Ưu điểm
− Tổ chức quy trình nhập khẩu: nhìn chung quy trình nhập khẩu thiết
bị điện công nghiệp trên được phân chia rõ ràng, cụ thể và đạt được
hiệu quả nhập hàng như mong muốn của Công ty đặt ra. Công ty đã
sử dụng tốt các nguồn lực trong nội bộ công ty và tận dụng hiệu quả
các nguồn lực bên ngoài.
− Cơ cấu tổ chức: các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong khẩu tổ
chức nhập khẩu. Đội ngũ nhân viên trẻ năng động, nhiệt tình, nhiều

kinh nghiệm, tác phong làm việc nhanh chóng nên có thể hỗ trợ nhau
trong công việc giúp đạt hiệu quả cao hơn. Dù ở khâu nào thì nhờ có
sự phối hợp nhịp nhàng, khi có bất cứ sự chậm trễ thực hiện thì sẽ
được kiểm tra, giám sát, đôn đốc và hỗ trợ giải quyết từ đồng nghiệp
và cấp trên để đảm bảo các bước được hoàn thành đúng tiến độ.
− Tìm kiếm đối tác chủ động: Công ty đứng ra tìm kiếm nhà cung ứng
hàng hóa cho công ty mình. Việc chủ động giúp cho Công ty quản lí
tốt nguồn hàng, chủ động đặt quan hệ với đối tác nhằm đặt mối quan
hệ làm ăn lâu dài. Hơn nữa, chủ động tìm kiếm đối tác còn giúp cho
Công ty mở rộng các mối quan hệ với các doanh nghiệp nước ngoài
hoạt động trong lĩnh vực thiết bị điện công nghiệp nói riêng và còn
ngành kinh tế thế giới nói chung.
− Hệ thống thông tin liên lạc: nhanh chóng thông qua email, điện
thoại, fax…. Ngoài ra còn sử dụng hiệu quả hệ thống thông tin tiên
tiến như phần mềm teamviewer trên máy tính, token cung cấp chữ kí
số điện tử,… Trong nội bộ ngành, Công ty đã áp dụng thành công hệ
thống quản lí hàng tồn kho Maximo, nhằm kiểm tra hàng hóa tồn kho
và cung cấp dây chuyền liên lạc giữa các phòng có liên quan để đạt
hiệu quả cao nhất.
2.2.2. Điểm yếu


19
Tuy nhiên, bên cạnh những điểm mạnh, quy trình mua sắm của Công ty vẫn
tồn tại một số điểm yếu:
Thứ nhất, mặc dù công tác tổ chức việc nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp
của Công ty rõ ràng giữa các bộ phận nhưng do có sự tham gia của nhiều bộ phận
khác nhau nên công tác tổ chức còn khá phức tạp. Do đó kéo dài thời gian nhập
hàng, làm chậm tiến độ của các khâu khác trong chuỗi hoạt động của Công ty. Quy
trình trải qua sự phê duyệt nhiều lần dẫn đến thời gian mua hàng bị kéo dài, ảnh

hưởng đến tiến độ mua sắm. Đặc biệt trong trường hợp mua sắm để khắc phục sự cố
hoặc bảo hành cho khách hàng, điều này sẽ làm chậm tiến độ mua sắm, có thể gây
thiệt hại đối với uy tín của Công ty.
Thứ hai, Công ty phải thuê trung gian vì nhập khẩu không phải là nghiệp vụ
kinh doanh chính của Công ty nên việc tổ chức nhập hàng phải thông qua dịch vụ
giao nhận. Công ty sử dụng dịch vụ giao nhận của các công ty giao nhận và
logistics. Với tính chất hoạt động của Công ty, Công ty cần liên tục mua sắm vật tư,
thiết bị, việc sử dụng dịch vụ giao nhận khiến cho chi phí của Công ty tăng lên rất
nhiều và không chủ động được trong khâu giao nhận.
Thứ ba, Công ty có thể gặp rủi ro người bán không giao hàng. Với lô hàng
mua bán theo hợp đồng PO-CAD-TEC-004(ver3) AIR DAMP, việc thanh toán
hàng hóa diễn ra trước khi hàng hóa được giao. Mặc dù hợp đồng mua bán dựa trên
uy tín của các bên. Nhưng, điều này có thể phát sinh rủi ro nếu người bán nhận
được tiền do người mua thanh toán cho lô hàng nhưng lại không giao hàng cho
người mua.
2.3. So sánh với lý thuyết
Quy trình thực tế và lý thuyết cơ bản có nhiều điểm tương đồng, bao gồm
các công đoạn cơ bản như: xác định nhu cầu, đặt mua và kí kết hợp đồng mua bán
hàng hóa và tổ chức giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, thực tế và lý thuyết có nhiều
điểm khác nhau rõ rệt: về mặt thanh toán và về mặt giao nhận.
- Về mặt thanh toán
Theo lý thuyết, phương thức chuyển tiền bằng điện TT trong thanh toán là
rất rủi ro, nhưng thực tế, phương thức này được sử dụng khá phổ biến bởi tính tiện
lợi của nó. Rủi ro là tồn tại nhưng vẫn được sử dụng vì các bên mua bán trên cơ sở


20
tin tưởng vào uy tín của đối phương.
Hơn nữa, thanh toán toàn bộ lô hàng trước khi giao hàng không được khuyến
khích sử dụng vì trên lý thuyết, phương thức thanh toán này độ rủi ro rất cao.

Nhưng trên thực tế, vì hai bên tin tưởng nhau nên phương thức này vẫn được sử
dụng thường xuyên. Theo như lô hàng được phân tích trong quy trình trên, người
mua thanh toán toàn bộ giá trị lô hàng cho người bán trong vòng 30 ngày từ ngày kí
kết hợp đồng và ngày giao hàng diễn ra sau khi giá trị toàn bộ lô hàng đã được
chuyển đến cho người bán.
− Về mặt giao nhận
Trên lý thuyết, công ty không nên chọn điều kiện giao hàng theo EXW nếu
không nắm rõ về thị trường của người bán, không nắm rõ các thủ tục hải quan của
nước xuất khẩu hoặc không nắm rõ về thị trường thuê tàu vận chuyển. Nhưng trên
thực tế, người mua vẫn có thể chọn điều kiện giao hàng EXW khi kí kết hợp đồng
mua bán hàng hóa. Sau đó sử dụng dịch vụ giao nhận của công ty khác để vận
chuyển hàng hóa về kho của mình.
Hơn nữa, trên lý thuyết, khai hải quan điện tử được thực hiện bởi người nhập
khẩu là người mua hàng hóa. Nhưng trên thực tế, tất cả các khâu khai hải quan điện
tử được thực hiên bởi công ty giao nhận bằng cách công ty giao nhận đăng nhập vào
hệ thống máy tính của người nhập khẩu bằng phần mềm Teamviewer trên máy tính.
Lý thuyết dù cập nhật đến đâu, khi áp dụng vào thực tế cũng có nhiều khác
biệt và nhiều vấn đề nảy sinh. Điều này đòi hỏi bên cạnh trang bị cho mình những
kiến thức chuyên môn, sinh viên cần phải đi sâu vào thực tiễn để tìm hiểu và năm
bắt thông tin về ngành một cách chính xác. Để từ đó có thể có cái nhìn thực tiễn hơn
và chuẩn bị tốt hơn cho nghề nghiệp tương lai.


21
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN
HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN CÔNG NGHIỆP TẠI CÔNG TY
TNHH CUNG ỨNG CAD
3.1. Triển vọng của Công ty
3.1.1. Cơ hội
Tình hình kinh tế trong nước và thế giới có chuyển biến tích cực. Đầu tiên

phải kể đến sự dỡ bỏ các rào cản pháp lý về ngăn cản thương mại giữa Việt Nam và
các nước khi Cộng đồng kinh tế ASEAN chính thức được thành lập vào cuối năm
2015. Nhờ có ưu đãi này, hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra tự do, thuận lợi hơn rất
nhiều. Đối với hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu, AEC sẽ tháo gỡ hoặc đơn giản
hóa các thủ tục pháp lý như các thủ tục hải quan, giấy phép nhập khẩu,… theo yêu
cầu của nước xuất khẩu lẫn thủ tục pháp lý của Việt Nam. Thứ hai, kinh tế thế giới
đang bước vào giai đoạn tăng trưởng mặc dù còn nhiều thách thức. Điều này đã
thúc đẩy các doanh nghiệp tăng cường đầu tư sản xuất. Từ đó nhu cầu máy móc
thiết bị điện công nghiệp tăng.
Giá dầu thế giới đang ở mức thấp nên giá cước vận tải có xu hướng giảm.
Điều này tạo điều kiện để Công ty đàm phán với các đơn vị vận tải và giao nhận đề
nghị giảm giá dịch vụ vận tải, gia tăng lợi nhuận.
Sự thay đổi mạnh mẽ về thể chế của nhà nước theo hướng tạo điều kiện tối
đa cho doanh nghiệp làm ăn. Luật doanh nghiệp 2015 bắt đầu có hiệu lực đã mở ra
cơ hội Kinh doanh ngày càng tốt hơn. Các thủ tục hành chính, thủ tục hải quan đã
và đang được cải tiến theo hướng đơn giản hóa. Thời gian qua, Chính phủ cũng đã
có những động thái quy hoạch lại ngành logistics trong nước. Điều này thể hiện qua
những nỗ lực đặt mục tiêu giảm thời gian làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa từ
mức hiện nay là 21 ngày xuống mức bình quân còn 13 ngày vào cuối năm 2015, cải
thiện, mở rộng và nâng cấp cơ sở hạ tầng, hệ thống kho bãi, cảng biển, sân bay,
cũng như các phương tiện vận tải đã được quan tâm vận dụng triệt để. Nhờ đó, hoạt
động nhận hàng nhập khẩu được rút ngắn thời gian và diễn ra thuận lợi hơn.
3.1.2. Thách thức
Các Công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ như CAD đang xuất hiện ngày
càng nhiều. Bên cạnh đó, do các hiệp định thương mại tự do ngày càng tạo điều


22
kiện cho các doanh nghiệp nước ngoài mạnh dạn mở văn phòng đại điện tại Việt
Nam thay vì bán qua trung gian như CAD.

Hệ thống Hải quan vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề phức tạp, tiêu cực, gây nhiều
khó khăn, mất nhiều thời gian và làm tăng chi phí trong quá trình giao nhận hàng
hoá của Công ty. Bên cạnh đó, các văn bản hành chính của các Bộ ngành quá nhiều,
gây ra sự chồng chéo tạo rất nhiều khó khăn cho Công ty trong khâu làm thủ tục
Hải quan. Trong một số trường hợp, mặt hàng nhập khẩu phải chịu sự hướng dẫn,
tuân thủ của một lúc nhiều văn bản cùng một lúc, gây lúng túng cho Công ty trong
việc xác định chấp hành văn bản hành chính nào
Khách hàng trong một số trường hợp chưa nắm vững các bước trong quy
trình của Công ty nên thường hối thúc, gây sức ép với Công ty hoặc thanh toán tiền
cước chậm trễ. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình hoạt động của
Công ty.
3.2. Định hướng của Công ty
Với thực trạng cạnh tranh gay gắt hiện nay, Công ty cần phải có những biện
pháp tích cực để xây dựng hoàn thiện và phát triển quy trình của mình. Sự phát triển
ấy cần đòi hỏi quá trình hợp tác, làm việc chăm chỉ của các nhân viên trong Công ty
nói chung, đi theo định hướng mà Công ty đã lập sẵn theo kế hoạch. Theo đó Công
ty sẽ chú trọng vào những định hướng sau:
− Tăng cường các hoạt động gặp gỡ, giao lưu để duy trì mối quan hệ tốt
và giữ bằng được những khách hàng hiện có. Khách hàng là một
trong những yếu tố quan trọng nhất của Công ty.
− Tham gia các hội chợ trong nước và quốc tế để tìm kiếm thêm khách
hàng tiềm năng.
− Thị trường trong nước và quốc tế là yếu tố căn bản để Công ty có nền
móng phát triển. Theo đó, Công ty sẽ tích cực dự các buổi trao đổi
chuyên ngành để có thêm thông tin về thị trường, tiến hành khảo sát ý
kiến của khách hàng để biết thêm nhu cầu của họ, từ đó thay đổi quy
trình cho phù hợp.
− Tăng năng suất làm việc để giảm bớt chi phí cho Công ty.
Với những định hướng của mình, trong vòng 5 năm tới, Công ty sẽ cố gắng,
phấn đấu để đạt được những mục tiêu sau:

23
− Mở rộng quy mô Công ty khi hoạt động kinh doanh có bước tiến
đáng kể. Việc mở rộng quy mô không những là mở rộng về vốn, nhân
sự mà còn mở rộng khách hàng mục tiêu, danh mục dịch vụ cung
ứng.
− Được nhiều Công ty trên toàn quốc biết đến với hình ảnh của một
Công ty cung cấp các giải pháp công nghiệp hiệu quả, giúp khách
hàng sử dụng hiệu quả đồng vốn nhiều nhất.
3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập
khẩu thiết bị điện công nghiệp tại Công ty TNHH cung ứng CAD
3.3.1. Thiết lập một quy trình mua sắm đồng bộ, nhanh chóng do một bộ phận
đảm trách
Để tránh các rủi ro không đáng có do sai sót, nhầm lẫn trong khi phân công
công việc không rõ ràng, việc mua hàng hóa chỉ do một bộ phận đảm trách từ khâu
liên hệ với khách hàng cho đến khâu đặt mua hàng và giao nhận.
Một bộ phận đảm nhiệm tất cả các khâu trong quy trình giúp cho việc kiểm
tra hàng hóa được đảm bảo và thống nhất. Trước đây, bộ phận mua hàng lựa chọn
đối tác và kiểm tra hàng mẫu nhưng tới kiểm tra hàng hóa thực giao ở khâu giao
nhận, do bộ phận logistic đảm nhiệm nên nếu phẩm chất hàng hóa kém khi được
giao sẽ không được phát hiện kịp thời.
Ngoài ra, một bộ phận đảm nhận toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa giúp
rút ngắn được thời gian không cần thiết như: thu thập bộ chứng từ của các phòng
ban khác nhau; trình bộ chứng từ cho ban giám đốc của các phòng ban khác nhau kí
và đóng dấu.
3.3.2. Đào tạo đội ngũ nhân viên có kiến thức về giao nhận
Công ty CAD không chuyên về nhập khẩu hàng. Tuy nhiên, hoạt đồng mua
bán các máy móc thiết bị điện công nghiệp là một hoạt động diễn ra thường xuyên.
Việc thuê dịch vụ giao nhận bên ngoài sẽ tốn một khoảng phí lớn của doanh nghiệp.

Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp nên đào tạo đội ngũ nhân viên có kiến thức
nghiệp vụ về hoạt động giao nhận để tiến hành giao nhận không thông qua các công
ty giao nhận.
Sau khi được đào tạo, nhân viên giao nhận phải trang bị vững chắc nghiệp vụ


24
và am hiểu các công việc khác liên quan đến giao nhận để biết cách sắp xếp, bố trí
hợp lý phương tiện vận tải phù hợp với nhu cầu sử dụng và phù hợp với hàng hóa.
Ngoài ra, đội ngũ nhân viên trên phải hiểu được tập quán mua bán và tập quán giao
nhận tại thị trường nước người mua. Đồng thời, Đội ngũ trên phải nắm rõ các quy
trình, quy định trong việc làm thủ tục hải quan xuất khẩu cũng như nhập khẩu đối
với các mặt hàng nhập khẩu.
3.3.3. Sử dụng phương thức thanh toán theo tín dụng chứng từ (L/C)
Các lô hàng thiết bị điện công nghiệp do Công ty mua từ đối tác nước ngoài
có giá trị rất lớn. Mặc dù, các bên mua bán dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau nhưng
phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền và điện chuyển tiền trước khi giao
hàng có rất nhiều rủi ro. Thay vào đó, để đảm bảo an toàn, Công ty nên sử dụng
phương thức thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C).
Phương thức thanh toán L/C an toàn vì ngân hàng thay mặt người mua cam
kết với người bán sẽ trả tiền trong thời gian quy định khi người bán xuất trình bộ
chứng từ phù hợp với qui định trong L/C.
Đây cũng là phương thức thanh toán giúp cho Công ty hạn chế những tranh
chấp phát sinh. Nếu trong L/C có yêu cầu người bán cung cấp giấy giám định hàng
hóa, người mua chỉ thanh toán sau khi chất lượng hàng hóa đảm bảo yêu cầu của
người bán.
3.3.4. Ứng dụng mô hình supply chain management (SCM) vào hoạt động mua
hàng
Khi áp dụng mô hình SCM, Công ty không trực tiếp tìm kiếm nhà cung ứng
các máy móc thiết bị điện công nghiệp và tổ chức nhập hàng như quy trình tổ chức

được nêu tại mục 2.1. Thay vào đó quy trình tổ chức được tổ chức như sau. Để đảm
bảo Công ty hoạt động liên tục, ngay khi có thiết bị cần mua, phòng kinh doanh liên
hệ kho để lấy hàng. Nếu hàng hóa không có sẵn trong kho và cần mua bên ngoài
nhập kho để sử dụng cho kho hàng gửi danh sách hàng hóa cần mua cho phòng kinh
doanh để đặt trước.
Thay vì trực tiếp tìm kiếm nhà cung ứng và trực tiếp tham gia nhập hàng hóa
về giao cho khách hàng thì để giảm sự phức tạp của quy trình, Công ty mua hàng
hóa trực tiếp từ người cung cấp. Người cung cấp là người cung cấp thiết bị điện


25
công nghiệp của do chính mình sản xuất hoặc mua lại từ đối tác có xưởng sản xuất
thiết bị điện công nghiệp và cung cấp lại cho Công ty.
Khi áp dụng SCM vào thực tiễn, tất cả các điểm yếu của quy trình thực hiện
hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp của Công ty sẽ được khắc phục. Cụ
thể:
− Người cung cấp có hệ thống thông tin liên lạc và hệ thống giao thông
vận tải hiện đại để cung cấp hàng hóa cho khách hàng một cách nhanh
chóng. Công ty không tham gia vào quy trình giao nhận mà hàng hóa
được người cung cấp vận chuyển tới kho của Công ty. Điều này làm
đơn giản hóa công tác mua hàng và tránh những sai sót phát sinh do
không có sự tham gia của nhiều bên trong quy trình.
− Chi phí giảm khi mua hàng từ người cung cấp theo mô hình SCM.
Mặc dù giá các thiết bị điện công nghiệp mua từ người cung cấp sẽ
cao hơn so với mua từ người bán theo điều kiện giao hàng EXW
nhưng Công ty không tốn chi phí thuê dịch vụ vận tải. Ngoài ra, Công
ty còn giảm được chi phí hoặc giá thành thiết bị điện công nghiệp vì
khi trở thành đối tác làm ăn lâu dài, người cung cấp có các chương
trình chiết khấu thương mại cho Công ty.
− Chất lượng sản phẩm là một ưu điểm của mô hình SCM. Vì trước hết,

nhà cung cấp là đối tác kinh doanh của nhiều công ty có nhu cầu về
thiết bị điện công nghiệp nên nhà cung cấp cần tìm nguồn hàng có
chất lượng cao nhất với chi phí hợp lí nhất trên phạm vi toàn cầu.
Điều mà khó có thể thực hiện bởi Công ty vì Công ty gặp giới hạn về
ngân sách và giới hạn về kênh giao tiếp. Do đó, mua hàng từ người
cung cấp sẽ tạo cơ hội cho Công ty tìm được các nguồn hàng có chất
lượng cao hơn.