Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND HUYỆN THANH THỦY

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
VỊ TRÍ ĐỊA LÝ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
UBND HUYỆN THANH THỦY........................................................................3
1. Vài nét về huyện Thanh Thủy......................................................................................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thanh Thủy..........................................3
2.1.Vị trí hành chính........................................................................................................................4
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...............................................................................................................4
2.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................................................5
II. Tình hình tổ chức quản lý hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND huyện Thanh
Thủy................................................................................................................................................6
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Thủy.................................6
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND, UBND huyện Thanh Thủy.................6
1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng và lề lối là việc của Văn phòng:.......................................8
1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Xem phụ lục II)...........................................................8
1.2.2 Lề lối làm việc của Văn phòng:...............................................................................................9
1.3 Sơ đồ hóa quy trình tuyển dụng nhân sự và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc Văn
phòng............................................................................................................................................10
1.4 Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Văn phòng và nhận xét về ưu, nhược điểm của Văn phòng
HĐND- UBND huyện Thanh Thủy..................................................................................................10
1.5. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và của từng đơn vị.
......................................................................................................................................................11
2.Khảo sát về công tác văn thư.....................................................................................................12
2.1.Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan....................................................................................12
2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản..............................................................................................12
2.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Thanh Thủy..........12

2.2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Thanh Thủy............................13

Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.4 Số lượng văn bản của UBND huyên Thanh Thủy được ban hành trong 5 năm trở lại đây.
Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản.......................................................................13
2.2.5. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản............14
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản:...................................................................................15
2.3.1. Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi (Xem phụ lục VII)........................15
2.3.2. Sơ đồ quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến (Xem phụ lục VIII)..................15
2.3.3. Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Xem phụ lục
IX).................................................................................................................................................17
2.3.4. Nhận xét những ưu nhược điểm về nội dung quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan.. 17
3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ................................................................................18
3.1 Công tác thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ.............................................................................18
3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:............................................................................................18
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.........................................................................................18
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ...............................................................................19

PHẦN II:............................................................................................................20
NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ KIẾN TẬP..........................................................20
1.Về công tác văn thư:...................................................................................................................20
2.Về công tác lưu trữ:....................................................................................................................23
3.Về công tác nhân, sao in văn bản:..............................................................................................23
4.Về công tác soạn thảo văn bản:..................................................................................................23

PHẦN III:...........................................................................................................25
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ...........................................................................25
I. Nhận xét, đánh giá những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND
huyện Thanh Thủy........................................................................................................................25
II. Đề suất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm............26

PHỤ LỤC

Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu
thập, xử lí, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí; là nơi
chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị. Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước hay hay các doanh nghiệp tư
nhân… cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng. Để sinh viên nắm rõ hơn
về chuyên ngành của mình và tạo cơ hội cho sinh viên áp dụng những kiến thức
đã được học vào thực tế cũng như các trường đại học khác trường Đại học Nội
vụ Hà Nội đã giành một khoảng thời gian ngắn gần hai tháng cho sinh viên cuối
cấp đi thực tập về chuyên ngành của mình ở các cơ quan nhà nước, các công ty,
doanh nghiệp hay các tỉnh huyện…Thông qua việc khảo sát và nghiên cứu về
công tác văn phòng tại cơ quan sẽ giúp sinh viên củng cố được kiến thức đã học,
vận dụng lý luận vào thực tế và phần nào sẽ tránh khỏi cho sinh viên những sai
lầm dễ mắc phải trong quá trình giải quyết công việc của mình khi đã trở thành
một nhân viên văn phòng chính thức sau này.

Sau khi nhận được quyết định của nhà trường, nhận được đề cương hướng
dẫn của Khoa Quản trị văn phòng và được sự đồng ý của bác Chánh văn phòng
UBND huyện Thanh Thủy từ ngày 20/4 đến ngày 25/5/2015 tôi đã đến thực tập
tại Văn phòng của UBND huyện Thanh Thủy. Trong thời gian thực tập tôi đã
nghiêm túc chấp hành nội quy của cơ quan, luôn cố gắng tìm tòi, học hỏi vì vậy
nên tôi đã tiếp thu, học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm trong công tác văn
phòng của huyện.
Sau gần hai tháng đi thực tập em đã kết thúc đợt thực tập của mình. Sau
đây tôi xin được tổng kết quá trình thực tập của tôi bằng bài báo cáo có cấu trúc
gồm những phần sau:
Phần I: Vị trí địa lý, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Thanh Thủy
Phần II: Vị trí chức năng nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Thanh
Thủy
Phần III: Nội dung và kết quả học tập
1
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần IV: Kết luần và đề xuất
Qua bài báo cáo này tôi xin chân thành cảm ơn thầy Ts. Nguyễn Mạnh
Cường – Trưởng khoa Quản trị văn phòng, cô Lâm Thu Hằng – Giảng viên khoa
Quản trị văn phòng cùng các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng và Nhà
trường đã tổ chức cho chúng tôi có đợt thực tập vô cùng ý nghĩa này và quan
tâm, hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực tập vừa qua.
Bên cạnh đó tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Bác Nguyễn
Đức Hiền –Chánh văn phòng, chị Nguyễn Thị Cẩm Yến–cán bộ văn thư, chị

Phan Tú Anh– Chuyên viên văn phòng cùng các cán bộ ở văn phòng đã nhiệt
tình đón nhận, giúp đỡ và hướng dẫn về nghiệp vụ để tôi hoàn thành tốt đợt thực
tập này.
Đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế. Do trình độ năng lực
của bản thân còn hạn chế, dù đã cố gắng rất nhiều xong bản báo cáo không thể
tránh khỏi những thiếu xót. Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của
các thầy cô giáo là cán bộ viên chức trong cơ quan cùng toàn thể các bạn để bài
báo cáo của tôi được hòa thiện hơn.

Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

2
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
VỊ TRÍ ĐỊA LÝ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
UBND HUYỆN THANH THỦY
1. Vài nét về huyện Thanh Thủy
Thanh Thủy là huyện miền núi nằm ở phía Tây Nam của tỉnh Phú Thọ có
vị trí địa lý :
• Phía đông giáp huyện Ba Vì( thành phố Hà Nội )
• Phía tây giáp huyện Thanh Sơn
• Phía nam giáp huyện Thanh Sơn
• Phía đông nam giáp huyện Kỳ Sơn( tỉnh Hòa Bình)
• Phía bắc giáp huyện Tam Nông
Huyện Thanh Thủy có diện tích rộng. Theo số liệu thống kê diện tích
của huyện là 12.097 ha, dân số là 75.588 người, có 15 đơn vị hành chính trực

thuộc (trong đó có 1 thị trấn và 14 xã).
Thanh Thủy không có đường sắt, quốc lộ đi qua nhưng có hệ thống
đường giao thông lien tỉnh, huyện, xã rất thuận lợi với tổng chiều dài 650 km.
Những con đường này là huyết mạch giao thông trong việc giao lưu, trao đổi
hang hóa giừ các địa phương trong và ngoài huyện rất thuận lợi góp phần thúc
đẩy, phát triển kinh tế - xã hộ, ổn định an ninh quốc phòng.
Thanh Thủy là nguồn đất dốc, nguồn tài nguyên khoáng sản như: Than
bùn, than nâu, caolin, penspat, nước khoáng nóng…. Qua khảo sát, nghiên cứu
của các nhà khoa học đã đánh giá khu nước khoáng nóng Thanh Thủy là một
trong 7 mỏ nước khoáng có chứa hàm lượng nguyên tố vi lượng cao và có khả
năng chữa một số bệnh. Các yếu tố này là tiền đề để huyện phát triển.
Thanh Thủy có bề dày lịch sử văn hóa lâu đời xen lẫn các truyền thuyết
của dân tộc thể hiện qua các di tích lịch sử văn hóa còn lại đến ngày nay. Trong
đó nổi bật là các di tích Đền Lăng Sương ở Trung Nghĩa( di tích cấp quốc gia),
Tượng đài chiến thắng Tu Vũ, đình Đào Xá và đền Tam Công ở Đào Xá… Gắn
liền với đó là các lễ hội truyền thống mang đậm văn hóa bản sắc dân tộc và tính
nhân văn sâu sắc.
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thanh
3
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thủy
2.1.Vị trí hành chính
- UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và
cơ quan nhà nước cấp trên.

- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm
bảo thực hiện chử chương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách trên địa bàn huyện.
- UBND huyện Thanh Thủy thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng kế hoach phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND tỉnh phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thục
hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán ngân sách Nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách
địa phương, phân bổ dự toán ngân sách cấp mình. Tổ chức thực hiện ngân sách
địa phương.
- Phê chẩn kế hoach phát triển kinh tế- xã hội của các xã, thị trấn. Xây
dựng kế hoạch, quy hoạch phát triển công ngiệp, tiểu thủ công ngiệp, thương
mại, dịch vụ du lịch.
- Thực quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa- xã hội,
thông tin, thể dục thể thao, giao thông vận tải, quốc phòng an ninh và trật tự an
toàn xã hội trên địa bàn huyện.
- UBND huyện tổ chức thực hiện và quản lý về các chính sách dân tộc,
tôn giáo về việc thi hành pháp luật ở địa phương. Thực hiện các nhiệm vụ xây
dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.

Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

4
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3. Cơ cấu tổ chức
* Sơ đồ tổ chức của UBND huyện Thanh Thủy (Xem phụ lục I)
+ HĐND là cơ quan quyền lực Nhà nước ở địa phương, do nhân dân địa
phương bầu ra với nhiệm kỳ 5 năm đại diện cho ý trí, nguyện vọng và quyền
làm chủ của nhân dân, chịu trách nhiệm trước nhân dân và cơ quan cấp trên.
+ UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, chịu
trách nhiệm trước HĐND và UBND tỉnh.
* Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thanh Thủy
Để đáp ứng được các yêu cầu sự nghiệp đổi mới của nhà nước trong lĩnh
vực kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh, quốc phòng và thực hiện tốt các chức
năng nhiệm vụ nêu trên, UBND huyện Thanh Thủy đã xây dựng cơ cấu tổ chức
các phòng ban chặt chẽ khoa học, cán bộ công chức có trình độ nghiệp vụ ,
phẩm chất đạo đức tốt.
Cơ cấu tổ chức bộ máy UBND huyện Thanh Thủy bao gồm:
+ Chủ tịch UBND : Là người đứng đầu cơ quan khối Uỷ ban có nhiệm vụ
quản lý và điều hành toàn bộ các công việc của UBND huyện
+ Phó chủ tịch UBND: Bao gồm 2 Phó chủ tịch, giúp việc cho Chủ tịch
UBND huyện trong công tác lãnh đạo, điều hành.
+ Cơ phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện:
1-

Văn phòng HĐND – UBND Huyện

2-

Phòng Nội vụ;

3-

Thanh tra huyện;

4-

Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn;

5-

Phòng Văn hóa và Thông tin;

6-

Phòng Giao dục và Đào tạo;

7-

Phòng Tài chính _ Kế hoạch;

8-

Phòng Công thương;

9-

Phòng Tài nguyên - Môi trường;

10-

Phòng Lao động thương binh và xã hội

Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

5
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
11-

Phòng y tế;

12-

Phòng tư pháp

Ngoài ra còn có các đơn vị sự nghiệp: Trạm thú y, trạm Khuyến nông, Đài
truyền thanh, truyền hình huyện, Bảo hiểm xã hội
II. Tình hình tổ chức quản lý hoạt động công tác hành chính Văn
phòng của UBND huyện Thanh Thủy
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện
Thanh Thủy
* Vài nét cơ bản về công tác Văn phòng
- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan trong công tác
lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhệm vụ của cơ quan.
+ Chức năng của Văn phòng thể hiện ở 2 mặt: Công tác tham mưu tổng
hợp; Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động ngoài
ra Văn phòng còn có chức năng thông tin và chức năng giao tiếp.
+ Nội dung của công tác Văn phòng bao gồm: Hoạt động của Hành chính

– tổng hợp; hoạt động văn thư – lưu trữ.
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND, UBND
huyện Thanh Thủy
1.1.1 Chức năng
Văn phòng HĐND và UBND: Tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt
động của UBND; tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều
hành của Chủ tịch UBND cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý và hoạt động
của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở, vật
chất, kĩ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND thường trực HĐND,
UBND và Chủ tịch UBND cấp huyện, giúp tổ chức thực hện chương trình đó.
- Phối hợp với các Ban của HĐND để giúp Thường trực HĐND chuẩn bị
các báo cáo về hoạt động của HĐND.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

6
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND theo dõi, đôn đốc các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp, HĐND và UBND cấp dưới trong việc
chuẩn bị các văn bản để HĐND, Thường trực HĐND và UBND cấp huyện xem
xét,quyết định. Kiểm tra thủ tục chuẩn bị các văn bản của các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND cùng cấp và UBND cấp dưới.
- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thương
xuyên, kịp thời, chính xác.
- Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức triển khai thực hiện các văn

bản quy phạm pháp luật của HĐND- UBND huyện và cơ quan Nhà nước cấp
trên.
- Phục vụ kỳ họp HĐND và các phiên họp, làm việc của UBND, Thường
trực HĐND, Chủ tịch UBND, các Ban của HĐND huyện với các cơ quan
chuyên môn, các đoàn thể nhân dân và UBND xã, Thị trấn.
- Soạn thảo và quản lý hồ sơ tài liệu hoạt động của các kỳ họp của UBND
và Chủ tich UBND.
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND, Văn phòng
HĐND và UBND xã, Thị trấn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và Văn phòng
theo Qui định của pháp luật.
- Bảo đảm các điều kiện, phương tiện làm việc cho HĐND, Thường trực
HĐND, các Ban của HĐND, UBND, Chủ tịch UBND
- Phối hợp với Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp và các phòng chức năng
thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mô hình “một cửa” trên địa bàn.
- Chủ trì hoặc phối hợp với Thanh tra huyện giúp Thường trực HĐND,
UBND huyện trong việc tổ chức tiếp dân và tiếp nhận giải quyết đơn thư khiếu
nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật.
- Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND và UBND được giao
theo quy định. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND và UBND
giao.
* Các công việc cụ thể của lãnh đạo văn phòng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

7
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xem xét và xử lý công văn tài liệu và thông tin gửi đến Văn phòng hàng

ngày, tổng hợp, báo cáo với chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện hoặc
chuyển các bộ phận trong Văn phòng để xử lý cụ thể.
- Quản lý về việc phát hành tất cả các văn bản của HĐND- UBND, Chủ
tịch UBND và Văn phòng HĐND –UBND huyện.
- Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện kí các văn bản hành chính thông
thường để đôn đốc các đơn vị chuẩn bị văn bản trình UBND huyện, công văn
chỉ đạo, thông báo kết luận của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện, giấy
giới thiệu, các công văn hành chính giao dịch, giấy mời họp của UBND huyện,
các văn bản khác thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng HĐND- UBND
huyện. Chịu trách nhiệm về việc ký văn bản của UBND huyện theo đúng quy
chế và sự phân công của UBND huyện và thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ
tịch UBND huyện giao.
- Chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng cán bộ công chức, ngân sách, tài
sản của cơ quan theo chính sách, chế độ của Nhà nước, chăm lo đời sống vật
chất, tinh thần và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ công chức
Văn phòng HĐND – UBND huyện.
- Bảo đảm các điều kiện vật chất cho hoạt động của UBND huyện và Văn
phòng HĐND- UBND huyện.
1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng và lề lối là việc của Văn
phòng:
1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Xem phụ lục II)
* Lãnh đạo Văn phòng
+ Chánh Văn Phòng: Là thủ trưởng Văn phòng chịu trách nhiệm trước
Thủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tác của Văn phòng, phụ trách chung công
tác của Văn phòng và được ủy quyền làm chủ tài khoản của Văn phòng.
+ Phó Văn phòng: Giúp việc cho Chán Văp phòng, được Chánh Văn
Phòng giao cho phụ trách, theo dõi một số mặt công tác như: tổng hớp, đảm bảo
cơ sở vật chất… Bao gồm 2 phó Văn phòng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

8
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
*Các bộ phận chuyên môn:
- Bộ phận tôngr hợp: bao gồm 3 chuyên viên giúp Chánh Văp phòng thực
hiện công tác thông tin tổng hợp, tham mưu cho Thủ trưởng. Tổ chức thẩm định
đề án, soạn thảo các văn bản được giao.
- Bộ phận văn thư đánh máy: CÓ nhiệm vụ tiếp nhận, chuyển giao kịp
thời các văn bản đến. Quản lý và giải quyết văn bản đi. Đánh máy, sao in văn
bản. Bảo đảm tốt con dấu theo quy định, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Bộ phận lưu trữ: Là nơi lưu trữ tài liệu của cơ quan, Văn phòng HĐNDUBND huyện Thanh Thủy chưa có cán bộ chuyên môn về lưu trữ nên cán bộ
văn thư kiêm lưu trữ. Chánh Văn phòng quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ.
- Bộ phận tài vụ- kế toán: Tổ chức thực hiện thanh toán, quyết toán kịp
thời, chính xác. Cập nhật và báo cáo chi tiêu hàng ngày cho lãnh đạo Văn
phòng. Theo dõi ngay công lao động của cán bộ, nhân viên cơ quan. Quản lý tài
sản của cơ quan. Cung cấp đầy đủ các Văn phòng phẩm cần thiết cho các đơn vị.
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (Bộ phận một cửa): Là bộ phận tiếp
nhận và giải quyết các loại giấy tờ lien quan đến quyền sở hữu của công dân,
giúp Chánh Văn phòng và Thủ trưởng cơ quan về hoạt động cấp giấy phép kinh
doanh. Niêm yết, công khai các quy định, thủ tục hành chính, giấy tờ hồ sơ, mức
thu phí, lệ phí và thời gian giải quyết các loại công việc.
- Bộ phận bảo vệ: Có nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, tài ản của cơ quan,
theo dõi, tiếp khách đến liên hệ công tác….
- Bộ phận lái xe: Có nhiệm vụ đưa đón các lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan
đi công tác, giúp đảm bảo phương tiện đi lại.
- Bộ phận nhà ăn, nhà khách: Có nhiệm vụ đảm bảo cơ sở vật chaatsphucj

vụ nơi ăn- nghỉ và tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp, buổi lễ của UBND
huyện.
1.2.2 Lề lối làm việc của Văn phòng:
- Văn phòng HĐND - UBND huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng và
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

9
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nguyên tắc tập chung dân chủ, đảm bảo xử lý và giải quyết công việc theo đúng
phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền.
- Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ giao một người phụ trách và
chịu trách nhiệm chính, chuyên sâu trong lĩnh vực được giao, đảm bảo không
chồng chéo , bỏ sót công việc , đồng thời có sự thống nhất các bộ phận.
- Đảm bảo tuân chủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo
đúng qui định của pháp luật, chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và quy chế
làm việc trừ trường hợp đột suất hoặc theo yêu cầu của cơ quan cấp trên.
- Đảm bảo dân chủ, rõ rang, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động.
1.3 Sơ đồ hóa quy trình tuyển dụng nhân sự và phân công nhiệm vụ
các nhân sự thuộc Văn phòng.
* Sơ đồ (Xem phụ lục III)
- Trước khi tiến hành tuyển dụng nhân sự thì cần phải hoạch định nhân sự.
- Trên cơ sở tổng số chỉ tiêu lao động được giao, căn cứa vào chế độ Nhà
nước, thông qua đơn vị làm công tác tuyển dụng cán bộ của cơ quan (Phòng Nội
Vụ) Văn phòng tiếp nhận lao động.
Hiện nay, Văn phòng HĐND- UBND huện Thanh Thủy bao gồm:
Việc phân công nhiệm vụ các đơn vị thuộc Văn phòng tương đối hợp lý

và khoa học. Các nhân viên đều có bằng cấp phù hợp với chuyên nghành, có sự
phân công, sắp xếp công việc phù hợp với năng lực, trình độ của từng người (bộ
phận tổng hợp: 3 người, văn thư- lưu trữ: 3 người, tài vụ: 2 người…). Nhờ có sự
phân công hợp lý đã giúp cho Văn phòng hoạt động ngày càng hiệu quả.
1.4 Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Văn phòng và nhận xét về ưu,
nhược điểm của Văn phòng HĐND- UBND huyện Thanh Thủy.
* Sơ đồ (Xem phụ lục IV)
* Nhận xét:
1. Ưu điểm
- Cơ sở vật chất mới được tu bổ lại, trang thiết bị Văn phòng được trang
bị khá dầy đủ phục vụ tốt cho công việc.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

10
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bàn ghế làm việc trang thiết bị trong Văn phòng: Máy tính, máy photo,
tủ đựng tài liệu… được kê gọn gang, ngăn nắp tạo khoảng trống di động hợp lý.
- Phòng văn thư thiết kế đúng quy định , có khung kính ngăn cách phòng
làm việc với nơi tiếp khách, đảm bảo được tính bảo mật của văn bản tài liệu.
2. Nhược điểm
- Phòng lưu trữ chưa trnag bị đầy đủ các thiết bị bảo quản tài liệu: Máy
hút ẩm, máy hút bụi…
- Các bộ phận Văn phòng bố trí còn xa nhau theo kiểu mô hình Văn
phòng khép kín gây cản trở đến công việc.
3. Biện pháp khác phục
- Trang bị đầy đủ các trang thiết bị bảo quản tài liệu.

- Sắp xếp lại các bộ phận thuộc Văn phòng, bố trí tập chung tạo điều kiện
cho dây chuyền công việc, sự lien kết giữa các khâu được lien tục.
1.5. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ
quan và của từng đơn vị.
* Sơ đồ (Xem phụ lục V):
+ Lịch công tác tuần: Được chuẩn bị từ thứ 6 của tuần trước, chuyên viên
tổng hợp sẽ xin lịch công tác Thường trực HĐND- UBND, CHủ tịch, Phó Chủ
tịch, lãnh đạo Văn phòng sau đó tổng hợp lại để hoàn chỉnh.
+ UBND huyện Thanh Thủy có xây dựng: Thông báo chương trình công
tác của Chủ tịch HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND. Công việc nào có lien
quan đến bộ phận chuyên môn nào thì có ghi rõ đơn vị đó phải thực hiện những
việc gì. ( Xem thông báo số…)
+ Chương trình công tác tháng: Cụ thể hóa chương trình công tác Quý
được thực hiện trong từng tháng, thường được làm châm nhất là ngày 25 hàng
tháng. Sauk hi các đợ vị đăng ký các công việc trong tháng thì Văn phòng
HĐND- UBND phải tổng hợp để trình Chủ tịch UBND duyệt để ban hành.
+ Chương trình công tác quý: Cụ thể hóa chương trình công tác năm
thường được chẩn bị vào cuối tháng của tháng cuối Quý trước.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

11
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Chương trình công tác năm: Nhằm tống kê các công việc cần giải quyết
trong 1 năm, Văn phòng HĐND- UBND sẽ tổng hợp dự kiến kế hoạch công tác
năm để gửi đến các cơ quan để xin đóng góp ý kiến. Sau hi đã lấy được ý kiến
đóng góp Văn phòng hoàn chỉnh trình Chủ tịch duyệt để ban hành.

2.Khảo sát về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằn văn bản, phục vụ
cho hoạt động của quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2.1.Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.
Văn thư UBND huyện Thanh Thủy được tổ chức theo mô hình tập
chung, phòng làm việc của Văn thư là 1 phòng độc lập được bố trí ở tầng 1 của
cơ quan, cạnh phòng nhà đất. Đây là 1 vị trí trong tương đối thuận lợi cho việc
tiếp nhận văn bản và tiếp cận thông tin. Phòng văn thư được trang bị đầy đủ các
thiết bị Văn phòng phục vụ tốt cho công việc hàng ngày.
2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND
huyện Thanh Thủy
- Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản: Chỉ thị, Quyết định của UBND
huyện về các chủ chương, công tác quan trọng về tổ chức bộ máy về kế hoạch,
ngân sách. Phê chuẩn biên bản bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã, Thị
traansveef các văn bản về quản lý đất đai. Chủ tịch UBND huyện các văn bản
trình Tỉnh ủy, UBND tỉnh. Nếu Chủ tịch UBND bận thì có thể giao cho Phó Chủ
tịch ký thay.
- Phó Chủ tich UBND huyện được Chủ tịc ủy nhiệm ký thay một số Chỉ
thị hay Quyết định của UBND huyện , ký các lĩnh vực thuộc Quyết định mình
phụ trách.
- Chánh Văn phòng được chủ tịch UBND huyện giao cho ký thừa lệnh
một số văn bản thông thường như: Giấy giới thiệu, giấy mời, thông báo, sao lục
các văn bản của cấp trên…
- UBND huyện có thẩm quyền ban hành các loại văn bản, các đơn vị
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

12
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyên môn trực thuộc UBND huyện không được phép ban hành các văn bản
quy phạm pháp luật.
2.2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Thanh
Thủy
* Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản (Xem phụ lục IV)
+ Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Thah Thuy
nhìn chung là đúng theo quy định từ khâu soạn thảo đến khâu ban hành văn bản
đều được các cán bộ chuyên môn thực hiện tốt.
Văn bản sau khi soạn thảo xong phải có chữ ký nháy của thủ trưởng đơn
vị chịu trách nhiệm soạn thảo và của Chánh văn phòng. Sau đó là Chủ tịch
UBND huyện duyệt, ký văn bản, văn thư đóng dấu và làm các thủ tục theo trình
tự để ban hành văn bản.
2.2.4 Số lượng văn bản của UBND huyên Thanh Thủy được ban hành
trong 5 năm trở lại đây. Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản.
a) Số lượng văn bản được ban hành trong 5 năm trở lại đây
Theo số liệu từ năm 2009 – 2014 thì UBND huyện Thanh Thủy ban hành
khoảng 35.000 văn bản
- Chỉ thị: 65 văn bản
- Quyết định khoảng 16.000 văn bản
- Công văn hành chính khoảng gần 5000 văn bản
Còn lại là các văn bản của HĐND, các loại văn bản hành chính thông
thường khác của các đơn vị chuyên môn. Riêng Văn phong mỗi năm có khoảng
120 văn bản.
b) Tình hình kiểm tra, rà soát và hệ thống hóa văn bản.
Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của UBND huyện
Thanh Thủy được thực hiện tương đối tốt mặc dù chưa thường xuyên.
Trong một năm UBND huyện Thanh Thủy tiến hành kiểm tra, rà soát

nhằm kiểm tra lại xem các văn bản có bị chồng chéo hay trái với văn bản của
cấp trên hay không. Công tác hệ thống hóa thì được tiến hành thường xuyên hơn
đây là công việc cần phải làm trong quá trình hoạt động của UBND.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

13
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhìn chung UBND huyện nên có kết hoạch cụ thể cho công tác kiểm
tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản.
2.2.5. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban
hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn
bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản.
a) Thẩm quyền ban hành văn bản:
UBND huyện có quyền ban hành các loại văn bản, các đơn vị chuyên
môn trực thuộc không được phép ban hành những văn bản quy phạm pháp luật.
Hầu hết các văn bản do UBND huyện Thanh Thủy ban hành ra đều đúng thẩm
quyền.
b) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Một văn bản không chỉ đúng về nội dung mà cần phải đúng về thể thức
và kỹ thuật trình bày. Đây là yếu tố bắt buộc cần phải có, nhằm đảm bảo cho văn
bản ban hành đúng tiêu chuẩn và hiệu lực pháp lý để thi hành. Nhà nước ta đã có
văn bản quy định rất cụ thể về vấn đề này. Vì vậy các cơ quan, tổ chức căn cứ để
thực hiện.
Về cơ bản UBND huyện Thanh Thủy thực hiện tương đối đúng so với
quy định. Tuy nhiên vẫn còn 1 số đơn vị trình bày một số các yếu tố còn chưa
đúng.

- Quốc hiệu: Nhìn chung đã trình bày đings với quy định của Nhà nước
- Tên cơ quan ban hành văn bản
- Số, ký hiệu văn bản: Được đánh riêng cho từng loại văn bản
Về cơ bản số, ký hiệu văn bản được trình bày đúng về quy định soạn thảo
văn bản.
- Địa danh, ngày tháng năm banh hành văn bản: Đúng cỡ chữ theo quy
định tại Thông tư liên tịch Số 55/2015/TTLT-BNV-VPCP.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Nhìn chung là đúng về nội dung,
kiểu chữ, cỡ chữ nhưng có những văn bản còn sai….
- Nội dung văn bản: Đúng về thể thức, cỡ chữ, kiểu chữ.
- Nơi nhận: Đúng với Thông tư liên tịch Số 55/2015/TTLT-BNV-VPCP.
- Thể thức đề ký: Đúng với quy định
- Chữ ký và con dấu: Đúng thẩm quyền, đóng dấu chuẩn theo quy định.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

14
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
c) Quy trình soạn thảo văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản
* Ưu điểm:
- Công tác soạn thảo văn bản được thực hiện tốt, đảm bảo đúng quy trình
và kỹ thuật soạn thảo.
- HĐND- UBND huyện hết sức quan tâm đến công tác Văn phòng.
- Cán bộ nhân viên Văn phòng có trình độ chuyên môn cao đáp ứng cho
yêu cầu của công việc.
* Tuy nhiên bên cạnh đó thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn
một số hạn chế như chưa áp dụng đầy đủ những quy định của Thông tư liên tịch,

những văn bản còn sai thành phần thể thức.
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản:
2.3.1. Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi (Xem phụ
lục VII)
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi được thực hiện đầy
đủ các bước theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Như đã nói ở
phần trên các văn bản sau khi được duyệt thẩm định về nọi dung và thể thức,
trình người có thẩm quyền ký, ban hành sẽ được chuyển đến bộ phận văn thư để
tiến hành đăng ký, vào sổ ghi số, ngày tháng, năm. Sau đó photo văn bản đóng
dấu để ban hành.
Văn thư sẽ tiến hành chuyên giao văn bản cả nội bộ và qua đường bưu
điện, văn thư sẽ lưu lại bản gốc cuối cùng sắp xếp văn bản bảo quản đưa vào hồ
sơ để chuyển vào kho lưu trữ phục vụ cho công tác lưu trữ và sử dụng sau này.
2.3.2. Sơ đồ quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến (Xem
phụ lục VIII)
Văn bản đến của UBND được chuyển qua nhiều đường: Gửi trực tiếp, qua
fax, qua bưu điện… Tất cả đều tập chung tại bộ phận văn thư. Văn thư sẽ tiếp
nhận và bóc bì văn bản đến.
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục đó văn thư sẽ trình văn bản đó cho
Chánh Văn phòng để Chánh Văn phòng nghiên cứu cho hướng giải quyết, lãnh
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

15
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạo sẽ cho ý kiến chuyển lên đầu văn bản. Sau đó văn thư sẽ viết giấy kèm theo
văn bản để chuyển cho chủ tịch, các Phó chủ tịch xin ý kiến chỉ đạo. Cuối cùng

văn thư sẽ tiến hành vào sổ văn bản đi, sao in, nhân bản văn bản chuyển giao
đến các cơ quan đơn vị, cá nhân và theo dõi việc giải quyết văn bản đến.

Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

16
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
*Mẫu dấu đến của UBND huyện Thanh Thủy:

UBND huyện Thanh Thủy
Công văn đến:………..
Số:…..
Ngày…. Tháng….năm……
2.3.3. Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
cơ quan (Xem phụ lục IX)
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan là khâu
cuối cùng của công tác văn thư và mở đầu cho công tác lưu trữ.
Khi đã hết 1 năm, văn thư sẽ nộp toàn bộ tất cả văn bản vào sổ đăng ký
văn bản đi, đén của 1 năm đó để lưu trữ cơ quan tiến hành xử lý. Trong quá trình
làm việc văn thư sẽ để văn bản vào tập hồ sơ theo tên loại văn bản.
2.3.4. Nhận xét những ưu nhược điểm về nội dung quản lý và giải quyết
văn bản của cơ quan.
a) Ưu điểm:
- Việc quản lý và giải quyết văn bản của UBND huyện Thanh Thủy đã
tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ nên đạt hiệu qur tương đối cao.
- Các sổ đăng ký văn bản đi, đến được lập thành tập riêng thuận lợi cho

việc tra tìm, kiểm tra khi cần thiết.
- Các tập lưu văn bản được lập thành từng từng tập theo từng tên loại văn
bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Việc chuyển giao văn bản được thực hiện chính xác, kịp thời, đúng đối
tượng giúp cho quá trình giải quyết công việc nhanh chóng, đạt hiệu quả.
b) Nhược điểm:
- Việc bố trí tên sổ đăng ký văn bản đi, đến và nội dung bên trong còn 1
số điểm chưa hợp lý đó là: Sổ công văn đi, đến, các loại công văn.
- Văn bản đi của các đơn vị nhiều khi để cuối tuần với tới Văn thư để lấy
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

17
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
số hoặc lấy số trước rồi trả văn bản sau.
3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
3.1 Công tác thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ.
HĐND- UBND mỗi năm có số lượng văn bản ban hành ra khoảng hơn
4000 văn bản, tất ca đều được lưu lại và nộ vào kho lưu trữ cơ quan.
Có 3 cán bộ văn thư kiêm cả lưu trữ nên việc thu thập tài liệu tương đối
tốt, kể cả tài liệu của các đơn vị chuyên môn. Tuy nhiên vẫn không thể tránh
được tình trạng thiếu tài liệu.
3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là 1 khâu quan trọng trong công tác lưu trữ. Vì
quan trọng nên cần thiết phải tiến hành cẩn thận, chính xác.
- Công tác chỉnh lý sơ bộ được thực hiện ở bộ phận văn thư đến công tác
lưu trữ chỉ căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu, nhiệm vụ và chỉnh sủa, phân loại.

- Công tác chỉnh lý được tiến hành theo các bước:
+ Phân loại tài liệu: Phân thành nhóm theo các năm, chia tài liệu theo các
nhóm nhỏ theo tên loại văn bản (Vd: Tập lưu quyết định)
+ Lập hồ sơ: Mỗi nhóm nhỏ là 1 hồ sơ (Đơn vị bảo quản) và được để
trong 1 tở sơ mi tạm.
+ Biên mục hồ sơ: Là công việc quan trọng, là giai đoạn kết thúc hoàn
chỉnh 1 hồ sơ. Bao gồm công việc: Đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng
từ kết thúc, viết bìa hồ sơ.
+ Đánh số hồ sơ vào bìa cặp, viết nhãn hộp. Số được đán bằng bút chì
mềm, đen và liên tục trong toàn phông từ 01 cho đến hết.
Sau khi hệ thống hóa, biên mục toàn bộ số hồ sơ ta tiến hành sắp xếp
các cặp hồ sơ lên giá theo số thứ tự, theo năm ghi ở nhãn hộp, sắp xếp lần lượt
tài liệu lưu trữ từ trên xuống dưới từ trái qua phải.
+ Xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ. Phòng lưu trữ sử
dụng biện pháp lưu trữ truyền thống, chỉ có mục lục hồ sơ, chưa có thẻ tra tìm,
sách chỉ dẫn..
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

18
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tổ chức khai thác, sử dụng các biện pháp kỹ thuật để đảm bảo an toàn
cho tài liệu, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu.
Công tác này thực hiện nhằm cho tài liệu không bị hỏng, rách nát, mất
mát… để phục vụ cho nghiên cứu tra tìm khi cần thiết.
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cung cấp những thông tin tài liệu lưu
trữ cho các cơ quan tổ chức, cá nhân phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu,
giải quyết công việc và một số mục đích khác.
Đây là mục tiêu, là khâu cuối cùng của công tác lưu trữ. Công tác sử
dụng tài liệu lưu trữ của UBND huyện Thanh Thủy diễn ra với tần suất nhỏ.
Việc tra tìm và sử dụng tài liệu lưu trữ phải được người có thẩm quyền
cho phép và được sự đồng ý của cán bộ lưu trữ. Cán bộ lưu trữ sẽ trực tiếp thực
hiện.
*Nhận xét: Công tác lưu trữ của Văn phòng HĐND- UBND huyện Thanh
Thủy nhìn chung thực hiện chưa tốt. Cán bộ trình độ chuyên môn chưa cao vì
vậy công tác chỉnh lý được thực hiện từ thời gian rất lâu đến nay chưa tiến hành
lại.
Tuy nhiên, việc bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng thì được
thực hiện tương đối tốt. Phòng lưu trữ được trang bị đầy đủ các trang thiết bị
phục vụ và bảo quản tài liệu giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.

Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

19
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II:
NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ KIẾN TẬP
Trong thời gian hơn 1 tháng, từ ngày 11/4 đến 25/5 được thực tập tại
Văn phòng HĐND-UBND huyện Thanh Thủy em làm quen và tiếp xúc với tất
cả các công việc trong công tác Văn phòng. Là 1 sinh viên thời gian kiến tập là

thời gian để làm quen, tiếp xúc với môi trường làm việc nơi công sở. Vì vậy
trong quá tình kiến tập em luân vận dụng lý thuyết đã học vào thực tế công việc
để hoàn thành đợt kiến tập 1 cách tốt nhất.
Chỉ trong vòng 4 tuần em đã cố gắng tiếp xúc với tất cả các công việc
của Văn phòng, từ đó giúp em học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm trong công
việc. Điều đó đồng nghĩa với việc e đã thu được 1 số kết quả sau:
1.Về công tác văn thư:
Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động
quản lý của Nhà nước của mỗi cơ quan, UBND huyện Thanh Thủy cũng vậy.
Tất cả các văn bản đi, đến của cơ quan đều phải qua văn thư.
Văn thư là 1 nội dung quan trọng không thể thiếu trong hoạt động Văn
phòng. Đây là 1 dây chuyền có lien quan đến tất cả các đơn vị chuyên môn, các
xã, các thị trấn trong huyện để tạo thành 1 bộ máy hoạt động nhịp nhàng.
Văn thư là 1 nghiệp vụ rất quan trọng, có thể nói rằng nó chiếm một
phần lớn trong công tác văn phòng.
Đây là công việc em được phân công nhiều hơn trong suốt quá trình
kiến tập.
+ Việc đăng ký văn bản đi:
Trước khi tiến hành đăng ký văn bản đi, văn thư cần phải kiểm tra đã đủ
chữ ký nháy thẩm định văn bản chưa sau đó mới được vào sổ, ghi số ngày tháng
cho văn bản.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

20
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Các đơn vị, phòng ban trong cơ quan sau khi đã hoàn chỉnh việc soạn

thảo, thẩm định văn văn bản phải đến văn thư để lấy số, ngày tháng cho văn
bản.
Sau khi đã đăng ký, văn bản sẽ được chuyển vào phòng máy bên trong
để tiến hành photo, nhân bản văn bản sau đó đóng dấu rồi chuyển giao.
+ Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
UBND huyện Thanh Thủy nhận được rất nhiều công văn của UBND
tỉnh, các cơ quan cấp trên khác, UBND xã, Thị trấn, các đơn vị trực thuộc và của
người dân gửi tới.
-Mỗi ngày trung bình tiếp nhận khoảng 15- 20 văn bản đến, trong đó có
văn bản đơn thư, sách báo. Nếu là từ bưu điện đem tới thì phải ký nhận, ngoài ra
còn có các văn bản từ các cơ quan, công dân trực tiếp đem đến.
- Sau khi tiếp nhận văn bản tiến hành phân chia:
Văn bản đơn thư, sách báo…bóc bì. Nếu văn bản đem đến gửi đích danh
tên người nhận thì không được phép bóc bì, văn bản mật chỉ được bóc bì ngoài.
Đối với các loại đơn thư (đề nghị, khiếu nại, tố cáo, nạp danh…) sẽ
được bóc bì và đăng ký vào sổ theo dõi nhưng bì phải giữ lại để làm chứng cứ
giải quyết công việc sau này.
-Tất cả các văn bản sau khi bóc bì thì đều đóng dấu đến và đăng ký vào sổ
công văn đến, sổ theo dõi đơn thư, ghi thông tin vào dấu đến, sổ theo dõi đơn
thư. Các loại sách báo cũng được phân chia chuyển giao đúng đối tượng.
-Bước tiếp theo là trình văn bản cho Chánh Văn phòng xem xét sách báo,
giấy mời và các văn bản khác.
Như vậy có thể thấy công tác quản lý và giải quyết văn bản đến cũng rất
quan trọng đây là nguồn thông tin không thể thiếu để triển khai các công việc
của ủy ban. Vì vậy phải được tiến hành nhanh chóng chính xác.
+ Việc chuyển giao văn bản:
-Đối với văn bản đi, sau khi đã tiến hành đăng ký, vào sổ, ghi số ngày
tháng, photo văn bản và đóng dấu nếu là của phòng, ban nào thì phòng ban đó
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

21
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thực hiện phát hành văn bản. Nếu văn bản phải chuyển qua đường bưu điện thì
xuống văn thư lấy phong bì ghi địa chỉ. Văn thư sẽ thực hiện khâu chuyển tới
bưu điện.
- Đối với văn bản đến, sau khi tiếp nhận từ lãnh đạo văn phòng văn thư sẽ
tiên hành kính gửi cho lãnh đạo cơ quan để lãnh đạo cơ quan cho ý kiến giải
quyết sau đó chuyển vào sổ văn bản đến.
- Nếu văn bản đó chỉ cần người cho 1 đơn vị, bộ phận thì tiến hành
chuyển giao trong nội bộ cơ quan hoặc các cơ quan cần gửi. Nếu văn bản đó cần
gửi đến nhiều nơi, cả trong và ngoài cơ quan (UBND xã, Thị trấn các tổ chức, cá
nhân khác) thì cần phải tiến hành sao lục.
Đối với văn bản chuyển giao nội bộ thì chỉ cần để đúng ô của các đơn vị
phòng ban sau đó họ sẽ đến lấy và ghi các thông tin ký nhận vào sổ đăng ký
riêng.
+ Việc đóng dấu văn bản:
Đóng dấu văn bản là công việc thường xuyên và rất quan trọng vì con
dấu thể hiện tính pháp lý của văn bản. Đóng dấu văn bản đi, văn bản đến, văn
bản sao… trong đó có dấu ủy ban, dấu văn phòng, dấu chức danh… Sau 4 tuần
thực tập em đã đóng dấu khoảng 200 văn bản ( trong đó có cả văn bản đến, văn
bản công chứng…) tốc độ đóng dấu khá nhanh và đẹp hơn rất nhiều.
+ Công tác lập hồ sơ:
Đây là công việc cuối cùng của công tác văn thư. Đây là công việc cuối
của năm nhung trong quá trình làm việc thì các văn bản đi, đến để lưu được sắp
xếp và để vào cặp hồ sơ.
-Em còn thực hiện việc photo văn bản , sắp xếp, ghim kẹp các loại văn

bản , đóng gói văn bản đi vào bì, dán tem để gửi qua đường bưu điện.
Như vậy trong qua trình kiến tập ở bộ phận văn thư, em đã cố gắng vận
dụng lý thuyết đã học được cộng them sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ văn
thư coă quan để hoàn thành tốt công việc. Qua đây, em đã thấy rằng công việc
Văn thư mà trước kia mọi người hay nói là nhàn hạ thì ngày nay khi làm tốt
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

22
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác này thì khi làm tốt công tác này không hề đơn giản và vai trò của nó đối
với văn phòng nói riêng và toàn cơ quan nói chung là vô cùng to lớn.
2.Về công tác lưu trữ:
Lưu trữ là công tác tổ chức sắp xếp bảo quản và tổ chức khai thác , sử
dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công việc quản lý , nghiên cứu khoa học và các
nhu cầu khác của cơ quan, tổ chức.
Lưu trữ là một lĩnh vực không kém phần quan trọng trong hoạt động
Văn phòng.
Tuy nhiên, công tác lưu trữ của UBND huyên Thanh Thủy thực hiện
chưa được tốt nên cần được quan tâm nhiều hơn.
3.Về công tác nhân, sao in văn bản:
Đây là hoạt động vô cùng quan trọng và không thể thiếu đối với công
tác Văn phòng.
Văn phòng UBND huyện Thanh Thủy có bộ phận văn thư đánh máy,
bên cạnh có 1 khoảng rộng dành riêng cho photo, sao in văn bản, tài liệu trước
khi đóng dấu để ban hành.
Trong thời gian kiến tập em đã tiến hành photo hơn 700 văn bản. Sau đó

tiến hành ghim kẹp văn bản.
Nhờ có quá trình thực tập ở bộ phận này em đã sử dụng thành thạo máy
phô tô.
Văn bản sau khi đã vào sổ đăng ký, ghi số, ngày tháng thì sẽ được
chuyển tới bộ phận photo em sẽ trực tiếp photo văn bản ghim, kẹp văn bản. tiếp
đó chuyển đến Văn thư dể đóng dấu phát hành.
Đây thực chất là 2 khâu nghiệp vụ nhưng được thiết kế theo kiểu khép
kín giúp cho công việc được hoàn thành nhanh hơn, hiệu quả tốt hơn.
Điều đó cho thấy công tác sao in, nhân bản văn bản được thực hiện
tương đối tốt ở bộ phận văn thư thuộc Văn phòng HĐND- UBND huyện Thanh
Thủy.
4.Về công tác soạn thảo văn bản:
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

23
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D