Hệ thống thông tin quản lý võ đình quyết

5/4/2011

• CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ HỆ
THỐNG THÔNG TIN
• CHƯƠNG II. CÁC TIẾN TRÌNH PHÁT
TRIỂN HỆ THỐNG
• CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH KHẢ THI
• CHƯƠNG IV. PHÂN TÍCH QUÁ
TRÌNH VÀ LẬP MÔ HÌNH
• CHƯƠNG V. PHÂN TÍCH DỮ LIỆU
VÀ LẬP MÔ HÌNH
• CHƯƠNG VI. THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1.1 Đặc trưng của hệ thống:
Mục tiêu
Ranh giới
Môi trường
Đầu vào
Đầu ra

2. KHÁI NIỆM THÔNG TIN:
„

CHƯƠNG 1: HỆ THỐNG THÔNG TIN
I. Tổng quan về hệ thống thông tin
1. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG:
Theo nghóa rộng nhất, một “hệ thống” là một
nhóm các thành tố tác động qua lại lẫn nhau để
đạt được mục đích. Có nhiều loại hệ thống
khác nhau như hệ thống sinh học, hệ thống
thiên văn, hệ thống nguyên tử, hệ thống xã

hội…

Các thành phần của hệ thống:
„ Phần tử
„ Thuộc tính của các phần tử
„ Quan hệ giữa các phần tử
„ Thực thể

3. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ:

Đònh nghóa thông tin:

3.1.Hệ thống thông tin:

Thông tin là gì?

Hệ thống thông tin là một nhóm các thành tố tác động lẫn
nhau để tạo ra thông tin

“ Thông tin là sự phát biểu về cơ cấu của
một thực thể mà nó giúp cho con người ra
quyết đònh hoặc đưa ra một cam kết”.
Thông tin tốt?
- Thích hợp
- Kòp thời
- Chính xác
- Yếu tố bất ngờ

Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm:

DỮ KIỆN

QUÁ TRÌNH

CON NGƯỜI

1


5/4/2011

3.2.Hệ thống thông tin quản lý:
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống
gồm các thiết bò (phần cứng, phần mềm,…),
con người (người chuyên môn về HTTT, nhà
quản lý,…), dữ liệu và thông tin và các
thủ tục quản lý/tổ chức nhằm cung cấp
thông tin cho các nhà quản lý ra quyết đònh.

3.3.Hệ thống thông tin tin học hoá:

Dữ liệu là đầu vào và thông tin là đầu ra được
cung cấp cho nhà quản lý ra quyết đònh.

Trong HTTTQL khác HTTT thông thường vì
vai trò của nhà quản lý là tích cực.
Như vậy, 3 bộ phận rất quan trọng là dữ liệu ‟
thông tin, quy trình quản lý và chính nhà quản
lý là quan trọng

II. Thông tin và làm quyết đònh

Máy tính có thể đảm nhận nhiều vai trò trong việc
tạo ra thông tin.

Quản lý là một quá trình biến đổi thông tin thành
hành động, một quá trình tương đương với việc ra
quyết đònh.

Kho dữ liệu và công cụ truy xuất

Vấn đề càng cấu trúc càng dễ tin học hoá

Khả năng xử lý cho việc tạo ra thông tin
Một công cụ giao tiếp
Tạo ra các bảng biểu, báo cáo, biểu đồ, đồ
thò, và các tài liệu

1. CÁC LOẠI QUYẾT ĐỊNH
„ Mục đích của thông tin là giúp cho nhà quản lý
/ lãnh đạo quyết đònh. Ra quyết đònh là một
hành động nhằm thay đổi trạng thái hiện tại tới
một trạng thái mong muốn.
Có 3 loại quyết đònh: là quyết đònh có cấu trúc,
quyết đònh bán cấu trúc và quyết đònh không
cấu trúc.
Để phân loại, người ta dựa vào 2 yếu tố chính:

Tiêu chuẩn ra quyết đònh, độ vò lợi hay độ
đo hiệu quả.

Dữ liệu cần thu thập và quá trình xử lý dữ
liệu để có được độ đo hiệu quả.

điều tiên quyết là cả nhà quản lý và kỹ
sư phải hiểu được nhau.

2. CÁC QUYẾT ĐỊNH THEO CẤP QUẢN LÝ
Thời
gian
Dài
hạn

Chiến
lược

Mức
Nguồn
chi tiết

Tóm
tắt

Ngoài

Chắc
chắn

Tần số

Không

chắc

Bất
thường

Sách
lược
Tác
nghiệp

Hiện
tại

Chi tiết Trong

Chắc
chắn

Thường
xuyên

Hình 1.1. Đặc tính các loại thông tin cần cung cấp
cho các cấp

2


5/4/2011

„

„

c. Chiến lược

3. SỰ HỖ TR CỦA HTTT ĐỐI VỚI
QUYẾT ĐỊNH CÁC CẤP
a.Tác nghiệp:
cấp quản lý này, HTTT có thể sử dụng hoàn toàn .
Với công nghệ thông tin tiên tiến, hầu như có thể thiết
kế HTTT tự động hoàn toàn ở mức tác nghiệp

Trong HTTT dành cho lãnh đạo (ESS) có một bộ
phận rất quan trọng là cơ sở dữ liệu môi trường bên
ngoài. Các thông tin về môi trường giúp cho lãnh
đạo nhận biết các vấn đề cũng như các cơ hội có thể
xảy đến trong tương lai. Cũng trong HTTT lãnh đạo,
các thông tin nội bộ được cung cấp cho lãnh đạo
dưới dạng tổng hợp và cô đọng cao để giúp cho lãnh
đạo
‟ Đánh gía được điểm mạnh và điểm yếu của từng bộ
phận
‟ Theo dõi kết quả của việc thực hiện kế hoạch chiến
lược.

b. Kiểm soát quản lý chiến thuật
cấp này HTTT có thể sử dụng được hoàn toàn
nhưng phải dùng nhiều loại HTTT khác nhau. Hệ
thống thông tin sử dụng chủ yếu là hệ thông tin quản
ly.

III. Các loại hệ thống thông tin
Chúng ta sẽ nghiên cứu các loại hệ thống thông tin
được áp dụng trong một doanh nghiệp:
1.
HỆ THỐNG XỬ LÝ GIAO DỊCH (Transactions
Processing Systems – TPS)
2.
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
(Management Information System – MIS)
3.
HỆ HỖ TR QUYẾT ĐỊNH (Decision Support
System – DSS)
4.
HỆ TỰ ĐỘNG VĂN PHÒNG (Office Automation
Systems – OAS)
5.
HỆ THÔNG TIN HỖ TR LÃNH ĐẠO
(Executive Support Systems – ESS)
6.
HỆ CHUYÊN GIA (Expert systems – ES)
7.
MẠNG TÍNH TOÁN NƠRON (Artificial Neural
Network – ANN)

1.3 Sơ đồ cấu trúc chung của TPS

Các sự
kiện/ giao
dòch

Giao
diện

1.

HỆ THỐNG XỬ LÝ GIAO DỊCH
(Transactions Processing Systems – TPS)

1.1 Mục đích
TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo
dõi những hoạt động hàng ngày (các giao dòch)
1.2 Các vấn đề TPS thường đặt ra

Sơ đồ cấu trúc chung của TPS

Biểu
( Form
)
Báo cáo
( Report
)

Cơ sở dữ
liệu của
TPS

Các sự
kiện/ giao
dòch

Giao
diện

Tập tin
giao dòch
được sắp
xếp

Tập tin
giao dòch
Chương
trình sắp
xếp
Chương
trình TPS

Đònh
kỳ
Hình 1.2. Cấu trúc chung của hệ TPS trực tuyến

Cơ sở dữ
liệu của
TPS

Đònh
kỳ
Hình 1.3.Cấu trúc chung của hệ TPS theo lô

3

5/4/2011

2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
(Management Information System – MIS)

1.4 Đặc điểm thành phần của hệ thống TPS
Thành phần

Đặc điểm

Đối tượng sử dụng

Các nhân viên và các nhà quản lý cấp thấp (cấp tác
nghiệp - operational)

Dữ liệu

Các giao dòch hàng ngày (cụ thể, chi tiết)

Thủ tục

Có cấu trúc và chuẩn hóa

Công nghệ thông Phần mềm: thường sử dụng các phần mềm lưu trữ File
tin
(Basic, Fortran,…). Phần cứng: Không cần phần
cứng mạnh

2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

(Management Information System – MIS)
2.3 Cấu trúc chung của MIS

Cơ sở
dữ liệu
TPS

Cơ sở
dữ liệu
MIS
Truy vấn
(Query)
Báo cáo
(Report)

2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
(Management Information System – MIS)
2.4 Đặc điểm MIS


Chương trình
MIS
Biểu
(Form)


Nhà quản
lý cấp
trung




- Đònh kỳ
- Bất thường
- Ngoại lệ
Hình 1.4. Cấu trúc chung của hệ MIS

2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
(Management Information System – MIS)
2.5 Đặc điểm các thành phần của hệ thống MIS
Thành
phần

2.1 Mục đích
Mục đích của MIS là tạo ra các báo cáo thường xuyên
hoặc theo yêu cầu dưới dạng tóm tắt về hiệu qủa hoạt
động nội bộ của tổ chức hoặc hiệu quả đóng góp của các
đối tượng giao dòch (khách hàng và nhà cung cấp)
2.2 Vấn đề đặt ra
MIS phục vụ cho công tác quản lý (hoạch đònh, thực hiện
và kiểm sóat) còn TPS phục vụ cho việc xử lý các công
việc hàng ngày.

Đặc điểm

Đối tượng Các nhà quản lý cấp trung. Nhà quản lý phải hợp tác với phân
sử dụng
tích viên trong quá trình xây dựng MIS
Dữ liệu

Có cấu trúc. Từ 2 nguồn: TPS (các giao dòch hàng ngày) và từ
nhà quản lý (kế hoạch)

Thủ tục

Có cấu trúc. Thông tin cần tạo ra: báo cáo tóm tắt đònh kỳ
(chính xác, dễ hiểu); báo cáo theo yêu cầu (kòp thời và tin
cậy); báo cáo ngoại lệ



Hỗ trợ cho TPS trong xử lý và lưu trữ giao dòch
MIS sử dụng CSDL hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều
chức năng trong tổ chức
MIS đủ mềm dẻo để có thể thích ứng được với
những nhu cầu về thông tin của tổ chức
MIS tạo đựoc lớp vỏ an toàn cho hệ thống và phân
quyền cho việc truy cập hệ thống
MIS cung cấp thông tin theo thời gian cho các nhà
quản lý, chủ yếu là các thông tin cấu trúc.

3. HỆ HỖ TR QUYẾT ĐỊNH
(Decision Support System – DSS)
3.1. Đònh nghóa
DSS là hệ hỗ trợ ra quyết đònh cho các nhà quản lý về các vấn đề bán cấu
trúc trong một hoàn cảnh nhất đònh / không thường xuyên

3.2 Vấn đề đặt ra

Công nghệ Phần mềm: dùng hệ quản trò cơ sở dữ liệu (Fox, Access…) cho
thông
những thủ tục cũng xử lý đơn giản và truyền thống. Đối với
tin
những vấn đề không truyền thống, dùng thêm chương trình
bảng tính Excel.
Phần cứng: đủ mạnh để hỗ trợ phần mềm và lưu trữ được
nhiều dữ liệu qúa khứ

4


5/4/2011

„

3. HỆ HỖ TR QUYẾT ĐỊNH
(Decision Support System – DSS)
3.3. Cấu trúc chung của DSS
Các mô
hình DSS
Quản lý
mô hình

Dữ liệu
từ MIS

Chương trình
DSS

Quản lý dữ
liệu

Dòch vụ dữ
liệu ngoài

Quản lý
đối
thoại

Tương tác

Người sử
dụng DSS

3. HỆ HỖ TR QUYẾT ĐỊNH
(Decision Support System – DSS)
3.4. Đặc điểm của DSS
- Linh động (Flexible)
- Tương tác giữa người và máy (Interactive)
 Không thay thế người ra quyết đònh
 Thời gian sống ngắn
 Chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề
 Người không chuyên có thể làm

- Khách hàng
- Đối thủ
- Ngành công nghiệp
- Nền kinh tế

3. HỆ HỖ TR QUYẾT ĐỊNH
(Decision Support System – DSS)

3. HỆ HỖ TR QUYẾT ĐỊNH
(Decision Support System – DSS)

3.6. Đặc điểm các thành phần của hệ thống DSS
„
„
„
„
„

3.5. Điều kiện sử dụng DSS
- Môi trường hoạt động bất ổn, không chắc chắn
- Mục tiêu ra quyết đònh không rõ ràng hoặc nhiều
mục tiêu.
- Khi phòng xử lý thông tin không tiên liệu được
hết các yêu cầu đa dạng và phong phú của nhà
quản lý.
- Khi công cụ máy tính dễ sử dụng.

4. HỆ TỰ ĐỘNG VĂN PHÒNG
(Office Automation Systems –
OAS)
4.1.Mục đích
Hệ tự động văn phòng giúp tạo, lưu trữ, trình bày các hoạt động giao
tiếp. Mục đích của OAS là hỗ trợ giao tiếp và truyền thông.
4.2. Các thành phần


Gồm các phần mềm cho phép tạo và trình bày một văn bản đẹp
như Word. Các công cụ cho phép giao tiếp truyền thông xa như
điện thoại, fax, e – mail

Network

Siêu văn bản là một dạng phát triển cao cuả OAS. Thư viện trong
Internet là một dạng siêu văn bản điển hình và đầy đủ.

Hội nghò từ xa (Video teleconference) là một dạng phát triển
khác của OAS.

Thành phần
Đối tượng
dụng

Đặc điểm
sử Các nhà quản lý các cấp. Người sử dụng cũng là người
tạo ra DSS

Dữ liệu

2 loại dữ liệu cần từ bên trong (TPS, MIS) và bên ngoài (
nghiên cứu thò trường, thống kê, mạng dòch vụ thông
tin…)

Thủ tục

Các mô hình / các công cụ của DSS. Thông tin cần tạo ra
: Độ nhạy và dạng thức / quan hệ

Công
nghệ Phần mềm như Excel, Access, @Risk, Risk Master,
thông tin
SPSS…
Phần cứng: đủ mạnh để hỗ trợ phần mềm và lưu trữ được
nhiều dữ liệu quá khứ. Công nghệ phát triển tương
đối ổn đònh co ùhướng phát triển tốt

4. HỆ TỰ ĐỘNG VĂN PHÒNG
(Office Automation Systems – OAS)
4.2. Cấu trúc
Cấu trúc của OAS dựa vào cấu trúc mạng và hệ thống điện
thoại và được trang bò bằng hệ thống đa phương tiện,
trong đó tính nối kết, tương ứng rất quan trọng.
Thành phần
Đối

tượng
dụng

Đặc điểm
sử Tất cả mọi người

Dữ liệu

Đa dạng: văn bản, tiếng nói, hình ảnh, chương trình

Thủ tục

Giao tiếp và truyền thông

Công
nghệ Phần mềm: thay đổi nhiều và nhanh
thông tin
Phần cứng: thay đổi nhiều và nhanh

5


5/4/2011

5. HỆ THÔNG TIN HỖ TR LÃNH ĐẠO
(Executive Support Systems – ESS)

5. HỆ THÔNG TIN HỖ TR LÃNH ĐẠO
(Executive Support Systems – ESS)

5.1. Đònh nghóa:

Là một hệ thống thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trò cấp
cao (chiến lược) nhằm mục đích cuối cùng là hoạch đònh và kiểm soát
chiến lược.

Những hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS/EIS) chủ yếu
được phát triển cho những mục tiêu sau:

Phục vụ những nhu cầu thông tin cho ban lãnh đạo

Giao tiếp cực kỳ thân thiện với người sử dụng


Đáp ứng được phong cách ra quyết đònh của từng nhà lãnh
đạo

Có khả năng theo dõi và giám sát đúng lúc, hiệu quả

Có khả năng cung cấp thông tin chi tiết thêm nằm sau văn
bản, con số hay đồ thò (khả năng chi tiết hoá)

Có khả năng lọc, nén, và tìm kiếm những dữ liệu và thông
tin quan trọng

5. HỆ THÔNG TIN HỖ TR LÃNH ĐẠO
(Executive Support Systems – ESS)

5. HỆ THÔNG TIN HỖ TR LÃNH ĐẠO
(Executive Support Systems – ESS)

5.3. Cấu trúc chung của một ESS
OAS
data

CSDL
môi trường/
dòch vụ dữ liệu
trực tuyến
Người
quản lý
chương
trình

MIS
data

5.4. Đặc điểm các thành phần của một hệ thống ESS

Thành phần
Đặc điểm
Đối tượng sử Các nhà quản lý cấp cao. Người sử dụng thường có
dụng
hiểu biết hạn chế về công nghệ thông tin

DSS
models

Lãnh
đạo/nhà
quản lý
Chương trình
ESS

Đồ thò

Từ đó có thể:

Nhận ra được vấn đề (cơ hội) của môi trường kinh doanh

Đánh giá được nhược điểm, ưu điểm của mỗi bộ phận nội bộ
của tổ chức.
5.2. Vấn đề


Các vấn đề mà ESS cần giải quyết liên quan tới sự tồn tại và
phát triển lâu dài của tổ chức/doanh nghiệp

Tình hình hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp hiện
tại như thế nào?

Tình hình hoạt động của môi trường kinh doanh như thế nào ở
hiện tại và tương lai?

Phải chuẩn bò nguồn lực hiện tại như thế nào để có thể đáp
ứng được các yêu cầu tương lai của môi trường kinh doanh?

Báo cáo

Dữ liệu

2 loại dữ liệu cần bên trong (TPS, MIS, DSS) và
bên ngoài (nghiên cứu thò trường, thống kê,
mạng dòch vụ thông tin
Thủ tục
Tổng hợp cao, các phương tiện biểu diễn dễ nhìn
(đồ thò), dễ sử dụng. Thông tin cần tạo ra: điểm
mạnh, yếu của tổ chức và cơ hội, nguy cơ
Công
nghệ Phần mềm: thường được thiết kế riêng
thông tin
Phần cứng: mạnh về biểu diễn đồ thò/ hình ảnh

Hình 1.6. Cấu trúc chung của một ESS

6. HỆ CHUYÊN GIA (Expert systems – ES)
6.1. Đònh nghóa
Là một hệ thống máy tính thực hiện nhiệm vụ của một chuyên gia
hay đóng vai trò của một chuyên gia.
Hệ chuyên gia là một nhánh của trí tuệ nhân tạo được áp dụng
trong nhiều lónh vực khác nhau.
tưởng cơ bản của ES rất đơn giản. Khả năng chuyên môn được
chuyển từ một chuyên gia sang cho máy tính. Sau đó kiến thức
này được lưu trữ trong máy tính và người sử dụng gọi chúng
trên máy tính để nhận những lời khuyên cụ thể khi cần. Máy
tính có thể suy luận và dẫn đến những kết luận cụ thể. Sau đó,
giống như những cố vấn thực thụ, nó có thể cho lời khuyên đối
với người không chuyên và nếu cần có thể giải thích phương
pháp/logic nằm sau lời khuyên.

6. HỆ CHUYÊN GIA (Expert systems – ES)
6.3. Ích lợi của hệ chuyên gia
 Baỏ tồn được tri thức của chuyên gia
 Giúp cho nhiều người có cùng trình độ “chuyên
gia” để ra quyết đònh
 Tăng hiệu quả của quá trình ra quyết đònh
 Quyết đònh nhất quán, ít phụ thuộc vào con
người
 Có thể dùng làm công cụ huấn luyện

6


5/4/2011

6. HỆ CHUYÊN GIA (Expert systems – ES)

7. MẠNG TÍNH TOÁN NƠRON (Artificial
Neural Network – ANN)

6.4. Cấu trúc chung của ES
Hệ thống
giải thích

Kiến thức
chuyên gia
(quy tắc)

Giao diện
người sử
dụng

Nhà quản lý/
người sử
dụng

Máy suy luận
(Điều kiện kết luận)
Hệ thống thu
thập kiến
thức
Các sự
kiện cụ
thể

(CSDL)
Cơ sở kiến thức

Kiến thức
chuyên
gia
(các quy
tắc)

8. TỔNG KẾT SỰ PHÁT TRIỂN CỦA NHỮNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hướng

TPS

(1)

MIS

DSS

ES

 Tất cả các kỹ thuật trước đây đều dựa vào dữ liệu, thông tin, hay kiến
thức rõ ràng được lưu trữ trên máy tính và được sử dụng khi cần. Tuy
nhiên, trong thế giới thực tế phức tạp, chúng ta có thể không có đủ dữ
liệu, thông tin, hay kiến thức rõ ràng. Những người ta lại phải ra những
quyết đònh dựa trên những thông tin tưnøg phần, không đầy đủ hay
không chính xác. Những tình huống như thế được tạo ra do sự thay đổi
nhanh chóng của môi trường. Những người ra quyết đònh thường sử

dụng kinh nghiệm để xử lý những tính huống này; nghóa là, họ nhớ lại
những kinh nghiệm và học hỏi từ kinh nghiệm của họ để suy ra việc
cần làm với những tình huống mới tương tự. Khả năng hoạt động của kỹ
thuật tính toán nơron khi mất dữ liệu là một trong những ưu điểm lớn
nhất của kỹ thuật mới này, nó đựơc sử dụng thành công trong nhiều ứng
dụng quản lý tài chính.
 Trong tất cả các kỹ thuật trước đây, chúng ta chưa hề thấy yêú tố máy
tính có khả năng “học” (learning). Công nghệ cho phép khép kín lỗ
hổng này được gọi là kỹ thuật mạng tính toán nơron hay mạng nơron
nhân tạo (ANN). Kỹ thuật ANN, dùng phương pháp nhận dạng mẫu, đã
được sử dụng thành công trong một vài ứng dụng kinh doanh nhưng vẫn
cần có nhiều nghiên cứu và phát triển.


ESS

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

ng dụng

Tính lương, ks tồn kho,
xử lý đơn hàng

Ks sản xuất, dự báo bán
hàng, giám sát

Lập kế hoạch chiến lược
dài hạn, nhữn g
vấn đề tổn g hợp
phức tạp

Chẩn đoán , lập kế hoạch
kiểm soát nội bộ,
chiến lược

Hỗ trợ quyết đònh quản
lý cấp cao, thu
thập thôn g tin môi
trường

Trọng tâm

Những dữ kiện giao dòch

Thông tin quản lý

Quyết đònh, linh hoạt, dễ
sử dụng

Suy luận , sự truyền đạt
chuyên môn

Theo dõi , kiểm soát , yêu
cầu chi tiết thêm

Cơ sở dữ liệu

Duy nhất cho mỗi ứn g
dụng, cập nhật
theo bó

Hệ quản lý cơ sở dữ
liệu , truy xuất
tương tác bởi
người lập trình

Hệ quản lý cơ sở dữ
liệu , truy xuất
tương tác bởi
người sử dụng

Kiến thức thủ tục và dữ
kiện, cơ sở kiến
thức (dữ kiện, quy
tắc)

Trong và ngoài (trực
tuyến ), truy xuất
rộng đến tất cả
các cơ sở dữ liệu

Khả năng quyết

đònh

Không có quyết đònh

Vấn đề có cấu trúc sử
dụng nhữn g mô
hình khoa học
quản lý thôn g
thường

Vấn đề bán cấu trúc , mô
hình khoa học
quản lý tổn g hợp,
pha trộn giữa sự
phán đoán và mô
hình

Thực hiện những quyết
đònh phức tạp,
khôn g cấu trúc , sử
dụng các quy luật
(Kinh nghiệm)

Chỉ khi được kết hợp vơí
một DSS

Loại xử lý

Số

Số

Số

Ký hiệu

Số (chủ yếu); ký hiệu

Loại thông tin

Báo cáo tóm tắt , vận
hành

Báo cáo đònh lỳ và theo
nhu cầu, báo cáo
ngoại lệ

Thôn g tin hỗ trợ nhữn g
quyết đònh đặc
trưng

Lời khuyên và giải thích

Báo cáo ngoại lệ, các
chỉ số chủ yếu

Cấp phục vụ

Quản lý cấp thấp, trợ lý

Quản lý cấp trung

Phân tích viên và nhà
quản lý

Nhà quản lý và chuyên
gia

Lãnh đạo cấp cao

Mục tiêu hướng
tới

Được việc

Hiệu quả

Kết quả

Kết quả và được việc

Kòp thời



Sự phân loại HTTT không có nghóa là một HTTT trong thực tế
phải thuộc về một loại duy nhất. Ngược lại, một MIS có thể
được ghép/phối hợp với một hệ thống xử lý giao dòch TPS. Một
DSS có thể được kết hợp với một MIS và được tổng hợp với
một ES.

Cần nhấn mạnh là giải pháp thành công cho vấn đề quản lý
chứ không phải là kỹ thuật hay công cụ sử dụng trong quá trình
giải quyết vấn đề. Nhà quản lý cũng thương tự như người sửa
máy, anh/ cô ta mong muốn tìm kiếm một công cụ tốt nhất để
giải quyết vấn đề của mình. Đôi khi không có một công cụ tốt
có thể dùng được, khi đó người ta phải nghó ra các công cụ đặc
biệt nếu như không muốn giải quyết vấn đề không cần công
cụ. DSS,ES,ANN và những kỹ thuật khác có thể xem là các
công cụ. Một cách lý tưởng, nên kết hợp nhiều công cụ khác
nhau để có kết quả tốt hơn

CHƯƠNG II. CÁC TIẾN TRÌNH
PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
I. Chu kỳ sống của Hệ thống thông tin quản lý
Sinh thành
Phát triển

II. Các tiến trình phát triển hệ
thống
1.

Phát triển hệ thống theo kiểu truyền thống (Traditional
system development)
Hay còn gọi là Mô hình thác nước (Waterfall), Phân tích thiết kế theo
kiểu cấu trúc (Structured analysis and design)
Khảo sát

Khai thác

Thoái hoá

Phân tích
Thiết kế
Thực hiện

7


5/4/2011

a.Bước khảo sát:

Xác đònh mục tiêu, những giới hạn và phạm vi của dự án.
Cần ước lượng về CF, những lợi ích sẽ đạt được sau khi thực hiện dự án .
Đánh giá tính khả thi .
Lọc tư liệu, xác đònh rõ mục tiêu , giới hạn và phạm vi ( viết bằng văn bản )
Phải đạt được những chấp thuận để chuyển qua bước kế tiếp.

b.Bước phân tích

Phân tích yêu cầu của tổ chức, của người sử dụng cũng như môi trường tổ
chức
Phân tích môi trường ngữ cảnh đối với từng chức năng
Phân tích hệ thống hiện thời ( đang tồn tại ):
phân tích vật lí
Logic
Xác đònh các chức năng cần có trong hệ thống mới. Yêu cầu ở giác độ logic
như thế nào? Tính chất của người sử dụng. Các giao diện với các hệ thống
khác như thế nào
Lọc tư liệu đối với các yêu cầu của người sử dụng.

Phải đạt được sự cthuận để … . Cần phải có bảng liệt kê các yêu cầu của
người sử dụng cũng như đáp ứng của người lập trình

2. Phát triển theo kiểu liên kết
(Joint Application Development

c. Bước thiết kế :
Tổng quát : ở giác độ logic thiết kế vật lí ở diện rộng của một hay nhiều giải
pháp
Đgiá các giải pháp
chọn giải pháp
Chi tiết: thiết kế vật lí cụ thể của giao diện người sử dụng . Thiết kế
Database . Thiết kế chương trình phần mềm hay lựa chọn một phần mềm đã
có. Phần cứng
Thiết kế các chương trình huấn luyện cũng như tài liệu hướng dẫn, và
lọc tư liệu toàn bộ các vấn đề.

d. Thực hiện:

XD các thành phần trong hệ thống. Viết hướng dẫn hệ thống cho
người sử dụng. Huấn luyện người sử dụng. XD CSDL. Lập trình Chuẩn bò các
tiện ích cho phần cứng( phòng ốc, đường truyền).
Thực hiện việc kiểm tra (test) ứng với từng đơn vò. Sau đó test toàn
bộ hệ thống.
Cài đặt: Test sự chấp thuận người sử dụng.
Thực hiện sự xem xét sau khi hệ thống đưa vào thực hiện.

3. Phased Development
Nhằm khắc phục nhược điểm không năng động
Phân rã thành các hệ thống con (sub - systems)

Bằng phương pháp làm bản mẫu (Prototype)
Đưa ra giao diện cho người sử dụng xem trước nhằm thống
nhất quan điểm
Chiến lược thực hiện:
-Xây dựng bản mẫu cho những bộ phận quan trọng nhất

Khảo sát

Phân tích 1

Phân tích 2

Phân tích 3

Thiết kế 1

Thiết kế 2

….

Thực hiện 1

Thực hiện 2

-Chỉ là giao diện màn hình
-Tập trung cho một số hệ con

….

-Chỉ sử dụng trong giai đoạn phân tích khả thi

4. Phương pháp làm bản mẫu nhanh (Rapid
application development)
Đònh nghóa hệ thống
Đònh nghóa
lại
Xây dựng bản mẫu

Xem xét của người
dùng
Thay đổi

Nếu sửa đổi
nhỏ, phụ

Đánh giá hệ thống

Khai thác

So sánh cách tiếp cận truyền thống
và theo phương pháp làm bản mẫu
Cách tiếp cận truyền thống
Xác đònh tính khả thi của dự án

Làm bản mẫu
Xác đònh tính khả thi của dự án

Nghiên cứu hệ thống hiện thời

Xác đònh bản mẫu

Nghiên cứu của người dùng

Xây dựng bản mẫu

Thiết kế hệ thống mới
Thử nghiệm bản mẫu
Lập trình
Chuyển đổi, cài đặt
Kiểm tra thực hiện
Kiểm tra sự chấp thuận của người dùng
Đào tạo người sử dụng
Chuyển đổi, cài đặt

8


5/4/2011

Phương pháp tiến hóa của Pilking

Theo phương pháp tiến hoá
Phát biểu về nhu cầu cơ bản của người sử
dụng:
- Phạm vi hệ thống
- Giá ước lượng cho việc thực hiện dự án

Xác đònh yêu cầu thông tin cơ
bản của người sử dụng và nhà

thiết kế

Bản mẫu ban đầu

Nghiên cứu hệ
thống của người sử
dụng

Xem xét các yêu
cầu

Nghiên cứu chung
các yêu cầu

Sửa đổi bản mẫu

Thiết kế hệ thống
ban đầu

Hệ thống cuối cùng

Bản mẫu ban đầu

Kiểm thử

Phát triển hệ thống bản mẫu ban đầu

Làm rõ yêu cầu của người sử
dụng và nhà thiết kế
Thoả mãn

Vận
hành
bản
mẫu

Không thoả
mãn

Người sử dụng và nhà thiết kế
có thoả mãn hay không?

Điều chỉnh bản mẫu

Bản mẫu cải tiến

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH KHẢ THI
Những Giai Đoạn Khởi Đầu
Việc thúc đẩy sự phát triển hệ thống thông tin
máy tính hóa là vì có ai đó ở đâu đó đã nhận
thức được nhu cầu hay thời cơ của kỹ thuật
thông tin hiện đại
Trong một tổ chức lớn với một chiến lược hệ thống
thông tin và kỹ thuật hiện tại thì ban chỉ đạo hệ
thống thông tin sẽ là nguồn động lực. Trong một
tổ chức nhỏ thì ý tưởng về một hệ thống thông
tin phải do một thành viên cao cấp của ban
giám đốc đề xuất ý kiến hay ít nhất là đồng ý sử
dụng kỹ thuật mới này.
I.

II. Phát biểu về phạm vi và mục tiêu
Tên đề án: Xử lý đơn hàng ‟ công ty 44TM ngày: 14/02/06
Những vấn đề hiện tại:
Những vấn đề đã được nhận đònh:
Bảng giá và sản phẩm bán, dùng để đònh giá những đơn
hàng của khách hàng thường là quá hạn. Những yêu cầu
của khách hàng đôi khi khó giải quyết vì những mẫu ghi
của những đơn hàng không được lưu trữ dưới dạng dễ truy
xuất.
Không thể xử lý ngay những đơn hàng từ số hàng tồn kho
hiện tại ‟ nghóa là, không xử lý thống nhất những đơn
hàng bò trả về.

Cài đặt

Lý do đề xướng đề án hệ thống máy tính có thể là
sự kết hợp của các lý do sau:










Hệ thống thông tin hiện tại, dù trên cơ sở bằng tay hay
máy tính, không thể đáp ứng được những yêu cầu được đặt
ra.

Có thể cắt giảm được những chi phí quan trọng nhờ vào
khả năng xử lý rẻ của máy tính.
Ban quản lý hiểu rõ hơn về nhu cầu thông tin nội bộ trong
việc ra quyết đònh.
Việc máy tính hóa sẽ cung cấp những dòch vụ tốt hơn cho
những khách hàng của công ty.
Việc đưa vào những kỹ thuật mới sẽ mở ra nhiều công cụ
mạnh mà công ty muốn khai thác.
Công ty muốn đẩy mạnh ý niệm hình ảnh kỹ thuật cao, có
thể như một chiến lược tiếp thò với một phạm vi rộng lớn
hơn nhiều.
Những thay đổi trong luật pháp đòi hỏi phải thiết kế lại hệ
thống.





Vì có quá nhiều tài liệu lưu chuyển trong hệ
thống nên đôi khi thời gian để xử lý một đơn
hàng có thể lên đến nhiều ngày, thậm chí khi
tất cả các hàng hóa đều nằm trong kho
Dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống nói chung
được lưu trữ kém nên gây khó khăn cho nhà
quản lý truy xuất những thông tin cần thiết.

9


5/4/2011

Những mục tiêu:

Nghiên cứu khởi đầu tính khả thi của việc máy tính
hóa hệ thống xử lý đơn đặt hàng, hệ thống lập hóa đơn, và
hệ thống kho.
Những ràng buộc:
 Toàn bộ đề án dự đònh phải thực hiện trong sáu tháng với
chi phí khoảng 100.000 đô la.
Kế hoạch hoạt động:
 Nghiên cứu đầy đủ hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống kho
và hệ thống hóa đơn hiện tại.
 Nghiên cứu tính khả thi của hệ thống máy tính hóa đưa ra
một giải pháp cho những vấn đề hiện tại.
 Phúc thảo tổng quát về hệ thống được đề nghò kèm theo
các chi phí.
 Hình thành báo cáo khả thi trong hai tuần với chi phí
khoảng 1.500 đô la.

Phân tích viên cần có những thông tin về hệ
thống hiện tại và môi trường của nó. Có năm
nguồn chính mà phân tích viên có thể sử
dụng:
 phỏng vấn
 tài liệu
 quan sát
 bảng câu hỏi
 đo lường

Từ / đến

khách
hàng
Đơn
hàng

Kho hàng

Hàng hóa
đến
khách hàng

Thanh toán
Xử lý
đơn hàng

Đóng gói
và gởi đi
Hàng
hóa

Bây giờ phân tích viên phải quen thuộc hoàn toàn với
hệ thống hiện tại. Đặc biệt phân tích viên phải xác
đònh:
 Mục đích của hệ thống hiện tại;
 Hệ thống hiện tại hoạt động như thế nào;
 Những điều luật, quy đònh của chính phủ, hay bất
cứ những luật lệ nào khác có thể ảnh hưởng đến
hoạt động của hệ thống
 Môi trường kinh tế và môi trường tổ chức mà trong
đó hệ thống hoạt động và đặc biệt là những thay

đổi chắc chắn sẽ xảy ra.

2. TIẾN HÀNH ĐIỀU NGHIÊN

2.1. Sơ đồ khối dòng chảy
Những sơ đồ dòng khối trình bày những hệ thống con
quan trọng trong một tổ chức và sự lưu thông
thông tin giữa chúng.
Nói chung những sơ đồ dòng khối xoay quanh những
chức năng kinh doanh cổ điển ‟ bán, mua, chế
tạo, kho lưu trữ, kế toán, lập kế hoạch, kiểm tra…
Một sơ đồ khối dòng chảy của 44TM được trình
bày như sau

Hóa
đơn
Kế toán
Hóa
đơn

Kiểm soát
kho hàng

III. Điều Nghiên Hệ Thống

Mua

Thanh
toán

Đặt hàng

Trong mỗi hệ thống, phân tích viên sẽ phải nhận
dạng những công việc chủ yếu. Mô hình sử dụng
thích hợp là mô hình hệ thống (xem hình sau),

Bán và
tiếp thò
Từ nhà
cung
cấp

10


5/4/2011

IV. Nghiên Cứu Và Báo Cáo Tính Khả Thi
Điều khiển công việc

Công việc
nhập

Xử lý công việc

Công việc
xuất

Lưu trữ

1. TÍNH KHẢ THI KINH TẾ
1.1. Chi phí kinh tế
a. Phân tích và thiết kế hệ thống: Chi phí cho phân
tích viên phải được đưa vào tổng chi phí của đề
án.

Một trong những mục đích thực hiện điều nghiên, khảo sát hệ thống,
có lẽ mục đích chính là thiết lập tính khả thi của việc đưa một hệ
thống máy tính vào hoạt động. Báo cáo khả thi sẽ đánh giá chi phí
và lợi nhuận có thể của hệ thống được đề xuất. Nhờ đó, ngay ở giai
đoạn khởi đầu của đề án, chúng ta có thể biết được đề án có thực thi
được hay không. Hoạt động này phải được tiến hành với một chi phí
tối thiểu. Nếu đề án là không khả thi thì tất cả những chi phí về thời
gian và tiền bạc trong quá trình điều nghiên, khảo sát này sẽ “bò mất
trắng”.

Nhìn vào báo cáo khả thi, phân tích viên quan tâm
đến ba lónh vực chính ‟ tính khả thi kinh tế, kỹ
thuật, và tổ chức.

„

C. Chi phí phần mềm: Phần này thường là phần
khó ước lượng nhất.

„

D. Chi phí huấn luyện: Nhân viên cần được huấn
luyện sử dụng hệ thống mới.

„

E. Chi phí lắp đặt: Đây là một chi phí quan trọng
khi xây dựng phòng ban mới, đặt dây cáp và thay
đổi môi trường làm việc.

„

F. Chi phí chuyển và đổi

„

1.2 Lợi ích kinh tế

„

A. Tiết kiệm chi phí lao động: Có thể ước lượng được dựa vào
khả năng thay đổi của tỷ lệ lương trong tương lai.

„

B. Xử lý nhanh hơn

„

C. Ra quyết đònh tốt hơn: Những hệ thống thông tin được máy
tính hóa cung cấp những thông tin đùng mục tiêu hơn và
chính xác hơn, nhanh hơn và rẻ hơn hệ thống thủ công. Kết
quả là quyết đònh quản lý tốt hơn.

b. Mua phần cứng: Chọn lựa mua như là thuê hay
cho thuê có thể được xem xét ở đây.

„

„

H. Chi phí dư thừa: Nếu mục đích của việc máy tính hóa
là thay thế người bằng máy thì phải trả số tiền dư.
I.
„
„
„

Chi phí hoạt động:
- Những chi phí bảo trì phần cứng và phần mềm.
- Những chi phí năng lượng, giấy…
- Những chi phí điều hành hệ thống mới ‟ ví dụ,
nhân viên của trung tâm tính toán, thư ký nhập dữ
liệu…

11


5/4/2011

2. TÍNH KHẢ THI KỸ THUẬT
„

„

D. Dòch vụ khách hàng tốt hơn: một lần nữa, nói chung
chúng ta không thể ước lượng được lợi ích kinh tế của
một dòch vụ khách hàng tốt hơn hay có tính cạnh tranh
hơn. Đây chỉ là một yếu tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn
của khách hàng.
E. Giảm sai sót: lợi nhuận có được nhờ giảm sai sót này
có thể ước lượng nếu biết được những thua lỗ hiện tại có
liên quan tới việc xử lý sai sót.

2.1. Công việc theo quy đònh
2.2. Công việc lặp đi lặp lại
2.3. Công việc phức tạp.
2.4. Mức độ chính xác cao

2.5. Tốc độ đáp ứng
2.6. Dữ liệu được dùng cho nhiều công việc

3. TÍNH KHẢ THI TỔ CHỨC
Tính khả thi tổ chức hay, như đôi khi người ta gọi nó, “tính
khả thi hoạt động” liên quan đến khả năng sống còn của hệ
thống được đề nghò trong môi trường hoạt động và quản lý.
Vấn đề sẽ thay đổi từ tổ chức này đến tổ chức khác, nhưng
đối với một phân tích viên cần nhận ra ít nhất những câu hỏi
sau:
- Sử dụng hệ thống thông tin trong lòch sử của tổ chức có
được chấp nhận không hay dẫn tới mâu thuẫn?
- Những nhân viên trong tổ chức có thể đương đầu với kỹ
thuật mới không?
-Cấu trúc tổ chức có tương thích với hệ thống thông tin được

đề nghò hay không?

Phương pháp nghiên cứu: Mô tả chi tiết về quá trình điều
nghiên, khảo sát hệ thống bao gồm phỏng vấn nhân viên và tìm
kiếm tài liệu, cùng với bất kỳ kênh thông tin nào khác. Những
giả thiết phải chấp nhận và phải xét đến những giới hạn.
Hệ thống hiện tại: Phát biểu về những đặc tính chính của hệ
thống hiện tại bao gồm những công việc chính của nó, việc bố trí
nhân viên, lưu trữ, thiết bò, những quy trình kiểm tra, và cách nó
quan hệ với những hệ thống khác trong tổ chức.
Những hệ thống đề nghò: Mỗi hệ thống, nếu nhiều hơn một,
được đề nghò phải phác thảo. Phác thảo này phải chứa các công
cụ (những sơ đồ dòng chảy dữ liệu, những kỹ thuật lập biểu đồ).
Đối với mỗi đề xuất, chúng ta phải đánh giá tính khả thi kinh tế,
kỹ thuật và tổ chức. Những đặc tính kiểm soát chính cũng được
đưa vào.
Kiến nghò: Phải trình bày lý do tại sao hệ thống được đề xuất lại
được ưa thích hơn.

Những tiêu chí phát thảo cho một báo cáo tính khả
thi tiêu biểu.
Trang tiêu đề: Tên đề án, tên báo cáo, số phiên bản, tác
giả, ngày.
Mục tiêu và phạm vi: Những thuật ngữ này lấy từ phát biểu
về phạm vi và mục tiêu.
Tóm tắt: Phần này đưa ra một số phát biểu súc tích rõ ràng
về quá trình nghiên cứu tính khả thi và những đề nghò của
nó.
Nền tảng: Phát biểu về những lý do khởi đầu đề án, nền
tảng của hệ thống hiện tại, nó đặc trưng như thế nào trong tổ

chức, tính toán như thế nào trong những kế hoạch phát triển
của tổ chức, những vấn đề nào nó gặp phải.

Kế hoạch phát triển: Kế hoạch phát triển đối với hệ thống
đề nghò phải được trình bày khá chi tiết; bao gồm những chi
phí dự kiến cho những giai đoạn tương lai trong chu kỳ sống
ước lượng thời biểu cho mỗi giai đoạn.
Phụ lục: Phần này sẽ cung cấp tài liệu hỗ trợ cho báo cáo
chính. Nó bao gồm những tài liệu tham khảo, bảng tóm tắt
phỏng vấn, những biểu đồ và đồ thò trình bày chi tiết quá
trình xử lý giao dòch và ước lượng những chi phí phần cứng…
Phụ lục chứa tất cả những phần cần cho những ai đọc báo
cáo cho phép ta quyết đònh có nhiều thông tin hơn.
Một khi báo cáo tính khả thi được chấp nhận thì đã có thể
tiến đến giai đoạn kế. Báo cáo cung cấp cho chúng ta một
khả năng phân tích, nhờ đó có thể thiết kế và thực hiện hệ
thống mới.

12


5/4/2011

Dòng chảy
Biểu diễn hướng và trình tự dòng chảy
Thao tác thủ công
Ví dụ: chuẩn bò xử lý một chồng hoá đơn

„ I. Lưu Đồ Hệ Thống Thủ Công
„ Dòng thông tin hình thức trong một hệ

thống thường xảy ra: những tài liệu chuyển
từ bộ phận này đến bộ phận khác. Công cụ
phân tích hệ thống cổ điển là lưu đồ của hệ
thống thủ công.

Tài liệu
Ví dụ: Mẫu đơn hàng
của công ty
Nơi lưu trữ ngoại tuyến tổng quát
Đây là nơi lưu trữ không được nối trực tiếp với đơn vò xử
lý trung tâm của máy tính. Do đó nó bao gồm tất cả
những phương tiện lưu trữ bằng tay, ví dụ một tập tin hoá
đơn bằng tay
Nhập / xuất tổng quát
Vò trí và hoạt động tại đó một tài liệu đi vào hay rời
khỏi hệ thống trong sơ đồ

Dấu nối tiếp trang

Ví Dụ về Lưu đồ hệ thống thủ công

Dấu nối hết trang

của quá trình xử lý đơn hàng
So sánh đối chiếu

Sắp xếp

Vấn đề là phải nhận thấy rằng quá trình trao đổi dữ
liệu và lưu trữ dữ liệu là quan trọng

Nguồn hay
đích dữ liệu
hay

Xử lý dữ
liệu

Lưu trữ dữ
liệu

1. LƯU ĐỒ DÒNG CHẢY DỮ LIỆU
„ Nếu quan sát, như được mô tả trong đoạn trên, có
thể thấy một tiến trình rất tổng quát. Đơn hàng
của khách hàng được xử lý để tạo ra phiếu xuất
(kèm với những hàng hóa được gửi đến khách
hàng) và lập những hóa đơn (được gửi đến khách
hàng và bộ phận kế toán). Trong khi thực hiện
điều này, phải tra cứu bảng giá (catalog) và xem
xét chi tiết về những tài khoản của khách hàng
và cập nhật những mẫu ghi kho.

Dòng chảy dữ
liệu

13


5/4/2011

Danh sách

Đ.hàng c.ty (được chấp nhận)

Chi tiết khách
hàng

Khách
hàng

Khách
hàng

Kho

Xử lý
đơn
hàng

Đơn hàng
của
k.hàng

1
Đ. hàng cty
được chấp
nhận

Yêu cầu
hàng hoá

Tài khoản

D2 d.sách

D3 c.tiết khách hàng

Giá loại
hàng

2
xử lý giao
dòch h.hoá

Phiếu xuất

Giám đốc
kiểm tra tín
dụng
Đ.hàng c.ty (không được chấp nhận)
Đ.hàng c.ty
Giới hạn tín dụng khách
Giá loại
hàng và thu chi KH
hàng

c.tiết xuất
của c.ty

s.lượng
h.hoá

Đ.hàng c.ty

3
Hoá đơn
lập hóa
c.ty
đơn
Đ.hàng c.ty và
hoá đơn và chi
tiết xuất

D5 đ.hàng/h.đơn/xuất

Đóng gói
và gửi đi

D1 kho

D4 l.trữ đ.hàng cty

c.tiết đơn
k.hàng

Tài khoản
Hoá đơn
c.ty
Khách hàng

c.tiết xuất

của cty
Đóng gói và gởi đi









Lưu đồ dòng chảy dữ liệu cho thấy nhiều dòng
chảy dữ liệu giữa những quá trình. Tuy nhiên,
điều quan trọng là nội dung của những dòng
chảy dữ liệu và những kho dữ liệu phải được
xác đònh chính xác. Điều này sẽ hữu ích khi
thiết kế tập tin hay cơ sở dữ liệu và khi viết
chương trình

Hóa đơn hàng hóa của

công ty
Hóa đơn#
Ngày
Khách#
Tên khách
Đòa chỉ khách
Đơn#
[mặt hàng#
giá

số lượng]*
 Kho dữ liệu
thuế bán
D3 Những chi tiết
khấu hao%
của khách hàng
tổng phải trả
khách#
Kho dữ liệu
tên khách
D1 Kho
mặt hàng#
số lượng trong kho

Yêu câu kho
đơn#
khách#
tên khách
đòa chỉ phân phối
[mặt hàng#
số lượng


Kho dữ liệu
D2 Catalog
mặt hàng#
giá
đòa chỉ khách
[đòa chỉ phân phối]
giới hạn tín dụng

lợi tức
ngày đăng ký



Nguồn / đích
Khách hàng
Giám đốc kiểm tra
tín dụng
Đóng gói và xuất
Kế toán
Dòng chảy dữ liệu
Đơn khách hàng
Khách#
Tên khách
[mặt hàng#
số lượng]
đòa chỉ phân phối





Quá trình
(1) Tạo đơn hàng đã
được xuất
(2) Xử lý giao dòch
kho hàng
(3) Lập hóa đơn
hàng hóa

Dòng chảy dữ liệu
Đơn công ty
đơn#
ngày
khách#
tên khách
đòa chỉ khách
[mặt hàng#
số lượng
giá]



Dòng chảy dữ liệu
Những chi tiết xuất của
công ty
phiếu xuất#
đơn#
khách#
tên khách
đòa chỉ phân phối
ngày xuất
[mặt hàng#
số lượng]*

Thiết kế lưu đồ dòng chảy dữ liệu cho những hệ thống
đơn giản tương đối không phức tạp. Tuy nhiên, đối
với những hệ thống lớn hơn chúng ta cần phải tuân
theo một tập các hướng dẫn. Đó là:

 Nhận đònh những quá trình chính.
 Nhận đònh những nguồn, đích và những kho dữ liệu
chính.
 Nhận đònh những dòng dữ liệu chính.
 Đặt tên những dòng chảy dữ liệu, những quá trình,
nguồn, đích và kho.
 Vẽ lưu đồ.
 Rà soát lại lưu đồ, cụ thể là kiểm tra những dòng
chảy dữ liệu, kho, nguồn, đích tương tự có cùng tên
và những dòng chảy dữ liệu khác nhau có tên khác
nhau.

14


5/4/2011

V. Bảng quyết đònh:
 Lưu đồ dòng chảy dữ liệu cho thấy sự phân rã những chức
năng được thực hiện trong một tổ chức thành những quá
trình xử lý và những dòng chảy dữ liệu đơn giản hơn. Bản
thân một vài quá trình xử lý này có thể phức tạp nhưng
không thể được phân tích nhỏ hơn nữa trong lưu đồ dòng
chảy dữ liệu. Ví dụ như quy trình tính toán tiền chiết khấu.
 Ba thông số xác đònh phần trăm tiền chiết khấu. Thứ nhất
là tổng giá trò của đơn hàng (đặt ít đơn hàng hơn nhỏ để dễ
phân phối và lặp thời khóa biểu vận chuyển). Tiền chiết
khấu là 3% đối với những đơn hàng trên 4000$. Nếu giao
hàng trong phạm vi 50 km thì chi phí phân phối sẽ rẻ hơn
và chiết khấu lại là 2% (Trong trường hợp đã chiết khấu

3% thì sẽ được chiết khấu thêm là %). Những khách hàng
mua trên 100.000$ (doanh thu) trong 12 tháng qua được
tính chiết khấu là 2%.

VII. Lời văn cấu trúc:
Lời văn cấu trúc là một tập hợp con của ngôn ngữ
viết tự nhiên có quy đònh và chính xác. Không
có một tiêu chuẩn được chấp nhận đối với lời
văn cấu trúc nhưng tất cả những cách dùng
thông thường đều có một số những đặc tính
chung.



Khối lệnh tuần tự: các lệnh phải ngắn gọn
và chứa một động từ và một túc từ. Ví dụ:



„
„
„
„
„
„



Tính tổng
Đặt thuế doanh thu bằng tổng số nhân với thuế

suất
Đặt tổng bằng tổng cộng thuế
Tính chiết khấu
Đặt tổng thực trừ chiết khấu
Viết tổng vào hoá đơn

CASE<biến>
CASE 1<biến ‟1>
do khối ‟1
CASE 2<biến ‟2>
do khối ‟2
CASE 3<biến ‟3>
do khối -3

Lặp
DO WHILE <điềukiện>
do khối
REPEAT
do khối
UNTIL <điều kiện>

Cấu trúc quyết đònh: những cấu trúc này được
dùng khi yêu cầu một chuỗi tuần tự các hoạt động
phải thực hiện nếu một điều kiện nào đó thoả mãn
và một chuỗi tuần tự các hoạt động khác được
thực hiện nếu nó không thỏa.

Văn cấu trúc
(1) Chuỗi tuần tự = khối

Quyết đònh

<lệnh>
lệnh 1
lệnh 2
lệnh 3
If <điều kiện>
THEN do khối ‟1
ELSE do khối -2

Chương 6: PHÂN TÍCH DỮ LIỆU VÀ
LẬP MÔ HÌNH

I. Lập Mô Hình Thực Thể – Quan Hệ

Giả thiết cơ bản nằm sau mô hình thực
thể ‟ quan hệ là cấu trúc dữ liệu của tổ chức
có thể được mô hình hoá bằng cách sử dụng
đúng ba loại đối tượng phân biệt sau đây
không. Đó là:

15


5/4/2011

1. LOẠI THỰC THỂ:

Loại thực thể là loại sự việc có khả năng tồn tại
độc lập và nó có dữ liệu cần lưu trữ. Dữ liệu là đặc

tính chủ yếu của một loại thực thể.

3. THUỘC TÍNH

Những loại thực thể trong một tổ chức cũng có
các thuộc tính. Những thuộc tính này có thể xem
như những đặc tính hay tính chất.

2. QUAN HỆ

Những loại thực thể trong một tổ chức có thể có quan
hệ với nhau.



Thuộc tính khoá

III. Phân tích dữ liệu và lập mô hình – tổng quan về phương pháp.
Đònh nghóa những phạm vi dữ liệu
chính cho tổ chức

4. NHỮNG LOẠI QUAN HỆ
Có nhiều cách phân biệt các mối quan hệ khác
nhau. Sự phân biệt này được xác đònh theo một số sự
kiện của những loại thực thể tương ứng có vai trò
trong mối quan hệ.




Xác đònh những loại thực thể cho
mỗi phạm vi dữ liệu
Xác đònh những mối quan hệ giữa
những loại thực thể
Rút ra mô hình thực thể cho phạm
vi của tổ chức

Mối quan hệ 1;n
Mối quan hệ m;n
Mối quan hệ 1;1

Xác đònh thuộc tính cho mỗi loại
thực thể
Chuẩn hoá các thuộc tính 7của
những loại thực thể
Tổng hợp các mô hình thực thể để
rút ra một mô hình thực thể đầy đủ
cho tổ chức
Kiểm tra tính chính xác của mô
hình thực thể so với các chức năng
và quá trình được yêu cầu



Phân tích viên đònh nghóa những vùng (chức năng) dữ liệu chính
cần được mô hình. Những vùng dữ liệu chính này thường được
xác đònh bởi những chức năng chính của tổ chức. Quá trình xử lý
đơn bán hàng, tiếp thò, kế toán, mua hàng, chế tạo, kho và quảng
cáo là tất cả những ví dụ về những lónh vực chức năng chính.
Phân tích viên sau đó sẽ tập trung vào một lónh vực này và phát

triển mô hình dữ liệu cho mỗi lónh vực này. Sau này, những mô
hình sẽ được tổng hợp lại. Chỉ nên phân chia theo những lónh
vực chức năng như thế này khi tổ chức có quy mô lớn và phức
tạp. Đối với một tổ chức đơn giản, chúng ta phát triển mô hình
dữ liệu mà không cần phân chia.
Nghiên cứu trường hợp được hạn chế trong hệ thống con xử lý
đơn đặt hàng. Trong một hệ thống đầy đủ chúng ta còn phải kể
đến những lónh vực khác. Những vùng dữ liệu chúnh tương ứng
với những lónh vực chức năng chính của hệ thống, như quá trình
xử lý đơn mua, kiểm soát kho và lập thời khoá biểu xuất kho.

Xác đònh lại những thực thể và
những mối quan hệ





Đònh nghóa lại nếu
không chính xác

Phân tích viên chộn tất cả những loại thực thể quan trọng
cho những vùng dữ liệu được chọn trong tổ chức. đặt ra
câu hỏi “Đây có phải là loại sự việc mà tổ chức cần lưu
trữ thông tin về nó vì một lý do nào đó không?”. Phân
tích viên liệt kê những loại thực thể này. Ở giai đoạn
này, phân tích sẽ mô tả thuộc tính chủ yếu cho mỗi loại
thực thể.

Phân tích viên xác đònh những mối quan hệ nào tồn tại

giữa những loại thực thể. Ở giai đoạn này, phân tích
viên xác đònh những mối quan hệ nào tồn tại giữa
những loại thực thể trong tổ chức đã được xác đònh
trước đây. Trong khi xác đònh sự tồn tại của những mối
quan hệ, phân tích viên không chỉ quan sát những
trường hợp thực tế mà còn phải quan tâm tới những
trường hợp có thể xảy ra.

16


5/4/2011



Thực thể

Thực thể

Tên mối
quan hệ
KHÁCH HÀNG
ĐƠN ĐẶT HÀNG Đặt hàng
ĐƠN ĐẶT HÀNG HÀNG HOÁ
Yêu cầu
PHIẾU XUẤT
HÀNG HOÁ
Bao gồm
PHIẾU XUẤT
ĐƠN ĐẶT HÀNG Liên quan

HOÁ ĐƠN
HÀNG HOÁ
Lập hoá đơn
PHIẾU XUẤT
HOÁ ĐƠN
Liên quan
PHIẾU XUẤT
KHÁCH HÀNG
Gửi đến
KHÁCH HÀNG
HOÁ ĐƠN
Nhận

Bậc
1:n
m:n
m:n
n:1
m:n
1:1
n:1
1:n

Phân tích viên xây dựng mô hình thực thể và phác
thảo sơ đồ thực thể. Mô hình thực thể là một sự tổng
hợp của tất cả những thực thể và những mối quan hệ
tồn tại giữa chúng
KHÁCH
Đặt hàng

ĐƠN

Liên quan
đến

Yêu cầu

Gởi đến
PHIẾU
XUẤT
Bao
gồm

Liên quan
đến
HÀNG



Phân tích viên xác đònh những thuộc tính của mỗi thực thể .
Sau khi quyết đònh cấu trúc chung của mô hình, phân tích
viên sẽ bắt đầu đi vào chi tiết bằng cách liệt kê thuộc tính
của mỗi thực thể.
Thực thể
(1)



Thuộc tính
(2)

ĐƠN HÀNG

Mã số đơn hàng, ngày đặt hàng, mã số khách hàng. tên khách hàng,
[mã hàng, số lượng, đơn giá]*

KHÁCH HÀNG

Mã số khách hàng, tên khách hàng, đòa chỉ khách , [ddiaj chỉ phân
phối]*, tên ngườ i đại diện, điện thoại, mã phân loại khách, giới
hạn tín dụng, thời hạn nợ, chiết khấu chuẩn, doanh thu, số dư tài
khoản.

PHIẾU XUẤT

Mã số phiếu xuất, ngày lập phíu xuất, mã số đơn hàng, mã số khách
hàng, tên khách hàng, đòa chỉ khách, [mã mặt hàng, số lượng]*

HOÁ ĐƠN

Mã số hoá đơn. Ngày lập hoá đơn, mã số đơn hàng, mã số khách hàng,
tên khách hàng, đòa chỉ khách, [mã mặt hàng, tên mặt hàng, đơn
giá, số lượng]*, thành tiền, chiết khấu, thuế, tiền phải trả.

HÀNG HOÁ

Mã mặt hàng, tên mặt hàng, số lượng tồn kho, giá vốn, giá bán, mức
tái đặt hàng, mã phân loại tồn kho.



Nhận

HOÁ ĐƠN

Các hóa
đơn

Chuẩn hoá những thuộc tính trên mô hình thực thể . Sự chuẩn hoá
đảm bảo rằng mô hình thực thể bao gồm những loại thực thể dưới
dạng đơn giản nhất của chúng. Điều này quan trọng đối với quá
trình thiết kế một mô hình dữ liệu. Để có được một cơ sở dữ liệu
hiệu quả và được xem như một sản phẩm sau cùng của thiết kế.
Chuẩn hoá là phân rã những loại thực thể thành những thành
phần hợp thành đơn giản hơn của chúng. Những thành phần này
chính bản thân nó cúng là những loại thực thể.

Tổng hợp những mô hình thực thể riêng biệt thành
một mô hình thực thể tổng thể cho tổ chức. Chúng ta
thực hiện bước này nếu ở bước 1 trước đây chúng ta
đã tách ra nhiều vùng dữ liệu cho những chức năng
riêng biệt trong tổ chức. Trong một tổ chức đơn giản,
mô hình thực thể có được phát triển cho toàn thể tổ
chức ngay từ đầu.

CHƯƠNG 6 THIẾT KẾ HỆ THỐNG


Kiểm tra sự phù hợp của mô hình thực thể với những
quá trình yêu cầu. Làm thế nào phân tích viên có thể

đảm bảo rằng một mô hình thực thể vừa phát triển là
phù hợp? Có hai câu hỏi phải trả lời:
(a) Có thể cung cấp những dữ liệu cần không?
(b) Có thể truy xuất dữ liệu không?

giai đoạn này, chúng ta phải quyết đònh phạm
vi máy tính hoá, những quá trình được thực hiện
theo lô, hay theo chế độ trực tuyến. Chúng ta
cũng phải quyết đònh hệ thống sẽ được tập trung
hay hay phân bố và hệ thống dựa trên cơ sở tập
tin hay cơ sở dữ liệu. Trong chương này chúng ta
sẽ phát thảo những phương án khác nhau.

17


5/4/2011

II. Đề Nghò Những Cách Thiết Kế Khác Nhau
Để chuẩn bò thiết kế, phân tích viên cần tạo nhiều chọn lựa
khác nhau. Sẽ có những quyết đònh về phạm vi máy tính hoá
‟ những quá trình xử lý nào trong mô hình xử lý sẽ được
máy tính hoá và những quá trình xử lý nào sẽ được thực hiên
bằng tay ‟ và những quyết đònh về loại hệ thống cho những
quá trình xử lý được máy tính hóa. Trong trường hợp sau,
những chonï lựa bao gồm:
- Hệ thống tập trung và phân bố
- Hệ thống trên cơ sở tập tin hay cơ sở dữ liệu
- Hệ thống theo lô hay trực tuyến.
- Phương pháp nhập

- Phần mềm ứng dụng và những chương trình được thiết kế
chuyên biệt
- Phần cứng

NHỮNG PHƯƠNG PHÁP NHẬP
giai đoạn này, phân tích viên cũng sẽ mô tả những
loại thiết bò và những phương pháp nhập chính cần
được sử dụng. Những yếu tố chính cần xem xét là :
- Khối lượng giao dòch nhập
- Tốc độ nhập cần thiết
- Chi phí khởi đầu và chi phí vận hành của phương
pháp được chọn
- Mức độ chính xác được yêu cầu trên trò nhập
- Những đặc tính đặc biệt của ứng dụng

Bàn phím
Nhận dạng ký tự được in trước
Đọc mã thanh
Những thẻ đục lỗ
Nhập bằng âm thanh

18