Xử lý nội dung tài liệu tại trung tâm thông tin thư viện đại học luật hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

VŨ THỊ LƯƠNG

XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN
ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Hà Nội, 2015

1


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

VŨ THỊ LƯƠNG

XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN
ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin – Thư viện
Mã số

: 60.32.02.03

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG
Giáo viên hướng dẫn

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ

TS. Nguyễn Thu Thảo

PGS.TS. Trần Thị Quý

Hà Nội, 2015

2


XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN

.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

PGS.TS. Trần Thị Quý

3


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học
Luật Hà Nội” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, được thực hiện nghiêm túc dưới sự hướng dẫn
của TS. Nguyễn Thu Thảo. Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và có
nguồn gốc rõ ràng. Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày

tháng

Tác giả luận văn

Vũ Thị Lương

4

năm 2016


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới TS. Nguyễn Thu
Thảo, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành
Luận văn.
Tôi xin cảm ơn các thầy cô giáo là giảng viên trong và ngoài khoa Thông tin - Thư viện
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã truyền đạt cho tôi những kiến thức và kinh nghiệm
quý báu trong suốt quá trình học tập tại Trường.
Cuối cùng xin được dành lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè và đồng nghiệp đã
luôn quan tâm, động viên tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu.
Mặc dù bản thân đã có nhiều cố gắng nhưng do năng lực còn hạn chế nên luận văn chắc
chắn không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng
góp quý báu của các thầy cô và đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày

tháng

Tác giả luận văn

Vũ Thị Lương

5

năm 2016

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 5
Chương 1. Cơ sở lý luận của hoạt động xử lý nội dung tài liệu với Trung
tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội............................... 12
1.1 Cơ sở lý luận về công tác xử lý nội dung tài liệu ........................................ 12
1.1.1 Khái niệm .............................................................................................. 12
1.1.2 Vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu........................................... 14
1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xử lý nội dung tài liệu .................. 15
1.1.4 Yêu cầu và tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu . 18
1.2 Vài nét khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện ................................ 21
1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển ............................................................ 21
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ .......................................................................... 22
1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ ......................................................... 23
1.2.4 Cơ sở vật chất ........................................................................................ 25
1.2.5 Nguồn lực thông tin ................................................................................ 26
1.2.6 Đặc điểm người dùng tin....................................................................... 30
Chương 2. Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội ....................................... 34
2.1 Quy trình chung............................................................................................. 34
2.2 Phân loại tài liệu ............................................................................................ 36
2.2.1 Quy trình phân loại ................................................................................ 36
2.2.2 Công cụ phân loại .................................................................................. 41
2.2.3 Đánh giá chất lượng phân loại .............................................................. 46
2.3 Định từ khóa .................................................................................................. 49
2.3.1 Quy trình định từ khóa ........................................................................... 49
2.3.2 Công cụ định từ khóa ............................................................................. 53
2.3.3 Đánh giá chất lượng định từ khóa ......................................................... 54
2.4 Tóm tắt .......................................................................................................... 58
6

2.4.1 Quy trình biên soạn bài tóm tắt ............................................................. 59
2.4.2 Đánh giá chất lượng tóm tắt .................................................................. 64
2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xử lý nội dung tài liệu .......................... 67
2.5.1 Nhân lực ................................................................................................. 67
2.5.2 Tổ chức công việc................................................................................... 69
2.5.3 Các công cụ trợ giúp .............................................................................. 70
2.6 Nhận xét chung về công tác xử lý nội dung tài liệu...................................... 70
2.6.1 Điểm mạnh ............................................................................................. 70
2.6.2 Điểm hạn chế.......................................................................................... 71
Chương 3. Giải pháp nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại
Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội .................. 74
3.1 Nâng cao năng lực cho cán bộ xử lý ............................................................. 74
3.2 Xây dựng và hoàn thiện các công cụ trong công tác xử lý nội dung tài liệu ..... 79
3.3 Thiết lập các quy định nội bộ trong xử lý nội dung tài liệu. ......................... 82
3.4 Xây dựng sổ tay nghiệp vụ xử lý tài liệu ..................................................... 83
3.5 Hiệu đính kết quả xử lý nội dung tài liệu ..................................................... 84
3.6 Xây dựng đội ngũ cộng tác viên .................................................................. 85
3.7 Khuyến nghị .................................................................................................. 86
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 88
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 89
PHỤ LỤC .......................................................................................................... 92

7


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Tiếng việt
BPL

Bảng phân loại

CBTV

Cán bộ thư viện

CSDL

Cơ sở dữ liệu

KHPL

Ký hiệu phân loại

NDT

Người dùng tin

TT-TV

Thông tin – Thư viện

TVVN

Thư viện Việt Nam

XLTL

Xử lý tài liệu

Tiếng Anh
DDC

Dewey Decimal classification

LCC

Library of Congress classification

MARC

Machine Readable Cataloging

8


DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật HN .... 24
Bảng 1.1: Đội ngũ cán bộ, viên chức của Trung tâm ......................................... 25
Bảng 1.2 Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo dạng .............................................. 26
Bảng 1.3 Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung ....................................... 27
Bảng 1.4 Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ ....................................... 27
Bảng 1.5: Các CSDL tính đến tháng 5/2015....................................................... 29
Sơ đồ 2.1. Quy trình xử lý tài liệu tại Thư viện Trường ĐH Luật HN ............... 34
Sơ đồ 2.2. Quy trình xử lý nội dung tài liệu ....................................................... 35
Bảng 2.1 Danh sách các tài liệu phân loại chưa chính xác ................................. 48
Bảng 2.2 Cách thức trình bày từ khóa trong CSDL của Trung tâm ................... 52
Bảng 2.3 Kết quả khảo sát, đánh giá chất lượng từ khóa.................................... 55
Bảng 2.4 Danh sách các biểu ghi để khảo sát chất lượng bài tóm tắt................. 64
Bảng 2.5 Kết quả khảo sát bài tóm tắt về mặt hình thức ................................... 66

Bảng 2.6 Kết quả khảo sát bài tóm tắt về mặt nội dung .................................... 67

9


LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thế kỉ XXI là thế kỉ của bùng nổ thông tin và sự phát triển vượt bậc của
nền kinh tế tri thức làm cho số lượng sách báo và các loại hình tài liệu gia tăng
nhanh chóng. Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, người dùng tin có thể tra
cứu tài liệu/ thông tin về bất cứ lĩnh vực tri thức nào, ở bất cứ nơi đâu và vào
bất cứ thời điểm nào khi có nhu cầu. Tuy nhiên, sự bùng nổ thông tin đó lại
gây nhiễu tin và làm cho người dùng khó xác định được chất lượng các nguồn
tin phù hợp với nhu cầu thông tin ngày càng cao của mình. Đây là bài toán đặt
ra và cần có lời giải cho tất cả các thư viện và cơ quan thông tin trên thế giới
cũng như ở Việt Nam. Muốn có được các công cụ tra cứu và các sản phẩm
thông tin hữu ích hỗ trợ người dùng tin trong quá trình tìm kiếm thì thông
tin/tài liệu phải trải qua quá trình xử lý. Chính vì thế, công tác xử lý tài liệu nói
chung và xử lý nội dung tài liệu nói riêng đóng một vai trò quan trọng, không
thể thiếu ở bất kì thư viện và cơ quan thông tin nào. Chất lượng của khâu công
tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng các sản phẩm, dịch vụ của Thư
viện cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu tin cho người dùng tin.
Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội là một đơn
vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu, có lịch sử gắn liền với lịch sử phát triển
của Nhà trường. Trung tâm có chức năng thông tin, thư viện phục vụ công tác
đào tạo, nghiên cứu khoa học, tư vấn pháp luật và quản lý của nhà trường; thu
thập, xử lý, khai thác và sử dụng các tài liệu chuyên ngành luật và lĩnh vực
khác phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của các đối tượng bạn đọc.
Trong những năm qua, Trung tâm luôn nỗ lực không ngừng đổi mới tổ
chức và hoạt động, nâng cao chất lượng các hoạt động thông tin thư viện đáp

ứng ở mức cao nhất nhu cầu của người dùng tin. Đặc biệt, từ năm 2002, với
việc sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5 (nay là Libol 6.0),
các hoạt động thư viện đã được tự động hóa, giúp giảm công sức cho cán bộ
10


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt:
1.

Bảng phân loại các tài liệu luật học. – H.: Trường Đại học Luật Hà Nội,
1998.

2.

Bảng phân loại thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14. – H.: Thư viện Quốc
gia Việt Nam, 2006.

3.

Bảng phân loại dành cho các thư viện khoa học tổng hợp. – H.: Thư viện
Quốc gia Việt Nam, 2002.

4.

Bộ từ khóa. – H.: Thư viện Quốc gia Việt Nam, 2005

5.

Đào Kim Phương (2012), Xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin

Thư viện Viện khoa học giáo dục Việt Nam: Luận văn thạc sĩ khoa học thư
viện, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.

6.

Đồng Đức Hùng (2005), Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Trung tâm
Thông tin tư liệu Đại học Quốc gia Hà Nội: Luận văn thạc sĩ khoa học thư
viện, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.

7.

Đinh Thúy Quỳnh (2009), Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Thư viện
Tạ Quang Bửu trường Đại học Bách khoa Hà Nội: Luận văn thạc sĩ khoa
học thư viện, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.

8.

Lã Huyền Trang (2009), Công tác thu nhận – sưu tầm, xử lý nghiệp vụ và
tổ chức khai thác nguồn tài liệu xám tại Thư viện Bộ Tư pháp: Khóa luận
tốt nghiệp, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.

9.

Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề Thư viện . – H.: Văn hóa thông tin.

10. Ngô Thị Thu Huyền (2012), Xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin
Thư viện trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội: Luận văn thạc sĩ khoa học thư
viện, , Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.
11.

Nguyễn Lan Hương (2012), Vai trò và ý nghĩa của công tác phân loại tài
liệu trong hoạt động thư viện hiện nay // Tạp chí Thư viện Việt Nam . – Số
2. – Tr. 31-34.
11


12.

Nguyễn Thanh Tâm (2012), Một số vấn đề trong công tác phân loại tại
Thư viện Quốc gia Việt Nam // Tạp chí Thư viện Việt Nam, Số 6, Tr. 24-27.

13.

Nguyễn Thu Thảo (2013), Đề cương bài giảng Xử lý, phân tích và tổng
hợp thông tin: Chương trình cao học ngành thông tin - thư viện, Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội.

14. Phan Huy Quế (2001), Mô tả nội dung tài liệu bằng từ khóa: Tài liệu
hướng dẫn, TT TTKH & CNQG, Hà Nội.
15. Pháp lệnh Thư viện (2001), Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
16. Tạ Thị Thịnh (1999), Phân loại và tổ chức mục lục phân loại, Đại học
Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
17.

Trần Thị Khánh (2011), DDC 14 với công tác phân loại tài liệu ở thư viện
trường đại học Khoa học Huế // Tạp chí Thư viện Việt Nam , số 1, tr. 1115.

18. Trần Thị Quý, Nguyễn Thị Đào (2007), Xử lý thông tin trong hoạt động
thông tin thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội
19. Trần Thị Quý (2006), Phân loại khoa học và phân loại tài liệu: Tập bài

giảng, Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn, Hà Nội.
20. Trần Thị Quý (2006), Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư
viện Đại học Quốc gia Hà Nội: Đề tài nghiên cứu cấp Trường, Trường Đại
học Khoa học Xã hội & Nhân văn, Hà Nội.
21.

Vũ Cao Đàm (1997), Phương pháp luận nghiên cứu khoa học, Khoa học
và kỹ thuật, Hà Nội.

22.

Vũ Dương Thúy Ngà (2009), Phân loại tài liệu, Văn hóa thông tin, Hà Nội

23.

Vũ Dương Thúy Ngà (2006), Định chủ đề và định từ khóa tài liệu, Văn hóa
thông tin, Hà Nội.

24. Vũ Dương Thúy Ngà (2010), Khảo cứu và đánh giá về các bộ từ khóa và từ
điển từ khóa được sử dụng trong định từ khóa tài liệu ở Việt Nam hiện nay
// Tạp chí Thư viện Việt Nam, Số 1, Tr. 10-13.
12


25.

Vũ Dương Thúy Ngà (2010), Quan điểm chuẩn hóa trong xử lý tài liệu và
những biện pháp đảm bảo chuẩn hóa trong xử lý tài liệu ở Việt Nam hiện
nay // Tạp chí Thư viện Việt Nam, Số 4, Tr. 15-18.

26.

Vũ Dương Thúy Ngà. Một số vấn đề lưu ý trong việc ghép ký hiệu khi sử
dụng khung phân loại thập phân Dewey // Tạp chí Thư viện Việt Nam . –
Số 3. – 2007 . – Tr. 25-28.

27. Vũ Dương Thúy Ngà (2012), Nghiên cứu hoàn thiện việc chuẩn hoá trong
xử lý tài liệu tại các thư viện Việt Nam: Luận án tiến sĩ khoa học thư viện,
Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.
28. Vũ Thị Lương (2009), Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu tại một số thư
viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội: Khóa luận tốt nghiệp. – H.: Đại
học Văn hóa Hà Nội.
29. />Tiếng anh:
1. Dewey Decimal classification and relative index . – 22 ed. – Anbany:
Forest Press. 2003.
2. Lois Mai Chan. The role of classification : Workshop paper. – H.: 1997.
3. Lois Mai Chan. Cataloging and of classification : an introduction. –
Mc. Graw – Hill, 1994

13