quản trị thông tin tại trung tâm thông tin thư viện đại học y hà nội

Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

LỜI NÓI ĐẦU

Trong bối cảnh cuộc cách mạng CNTT đang diễn ra và tác động sâu
sắc,trực tiếp tới mọi hoạt động kinh tế xã hội của các Quốc Gia, loài người
đang phải đối mặt với một thách thức to lớn đó là lượng thông tin không
ngừng tăng nhanh và khả năng thu thập, lưu trữ và xử lý của con người thì có
hạn . CNTT mà hạt nhân là tin học viễn thông đã giúp con người tháo gỡ
những khó khăn này.
Từ thực tế đó trung tâm thông tin Đại Học Y Hà Nội mà bản thân là
một trường Đại học lớn, là một trường 3 cấp gồm có: Trường,Viện, Trung
Tâm thư viện chuyên ngành phục vụ thông tin về vấn đề Y-Dược đã nắm bắt
quá trình phát triển đó một cách kịp thời bằng cách ứng dụng CNTT vào hoạt
động lưu trũ và quản lý. Đồng thời thư viện còn có nhiệm vụ làm cầu nối giữa
vốn tài liệu với bạn đọc, giữa vốn tài liệu trong lĩnh vực Y-Dược học. Để hỗ
trợ và phục vụ các nhiệm vụ của ngành y tế và các ngành khác có liên
quan.Vì lẽ đó việc nghiên cứu để thường xuyên hoàn thiện tổ chức và hoạt
động của hệ thống trung tâm thư viện Y học là nhiệm vụ có ý nghĩa cả về mặt
khoa học lẫn thực tiễn.
Trong thời gian kiến tập, được khảo sát và tiếp cận với các nghiệp vụ
kỹ thuật về công tác Thông tin – Tư liệu và Quản trị thông tin tại Trung tâm
Thông tin- Thư viện trường Đại Học Y Hà Nội khó có thể nắm bắt được một
cách chi tiết đầy đủ công việc của trung tâm. Nhưng với sự giúp đỡ và chỉ bảo
nhiệt tình của ban cán bộ thư viện đặc biệt là cô PHÍ THỊ LỆ HẰNG đã giúp
đỡ em trong suốt quá trình kiến tập. Em biết trong quá trình kiến tập không
thể tránh khỏi những sai sót , khiếm khuyết về mặt chuyên môn cũng như
nghiệp vụ công việc . Vậy em rất mong thầy, cô góp ý cho em hoàn thành tốt
đợt kiến tập này.

Em xin chân thành cảm ơn !

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

1


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

Chương 1: TỔNG QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

1. Lịch Sử Hình Thành Và Phát Triển
Thư viện trường Đại học Y Hà Nội được thành lập vào năm 1903 lúc
đầu có tên là trường Cao Đẳng Đông Dương. Phụ trách thư viện là một viên
thư ký nha học chính Đông Dương. Thư viện ĐHY Hà Nội là một trong
những Thư viện lớn, ra đời sớm nhất trong các Thư viện các trường ĐH trong
cả nước.
Trước đây, Thư viện trường ĐHY HN có tên gọi là Thư viện Y dược
khoa Việt Nam.Nhiệm vụ chính của Thư viện lúc bấy giờ là : Thông qua sách,
báo, phục vụ đào tạo bác sĩ, dược sĩ, và các chuyên gia cao cấp về Y dược học
cho nền Y tế Việt Nam và cho cả các nước Đông Dương nói chung.Địa điểm
tại 13 Lê Thánh Tông.
Năm 1962, Thư viện trường ĐH Y dược khoa Việt Nam được tách ra
thành Thư viện ĐH Y khoa và Thư viện ĐH Dược khoa.
Năm 1969 thư viện Đại học Y khoa chuyển thành thư viện Trung Ương,
nay là viện thông tin thư viện Y học Trung Ương do Bộ Y Tế quản lý và đến
năm 1978 thư viện Đại Học Y mới chính thức thành lập.
Năm 1980, thư viện ĐH Y HN mới được chuyển về Tôn Thất Tùng .Từ

đó thư viện Đai Học Y có điều kiện hơn kết nối giữa độc giả và tài liệu thông
qua các cán bộ thông tin , cùng với quá trình hội nhập và phát triển trường
Đại học Y cũng như trường Đại Học khác ngày càng có nhiều mối quan hệ
với cơ quan trong và ngoài nước vì thế số lượng tài liệu nâng lên rất nhanh
đặc biệt từ ngay sau khi thống nhất đất nước và chủ trương đổi mới của nhà
nước .Năm 1986 số lượng tài liệu và thông tin thu thập lưu trữ tại thư viện
tăng lên rất nhiều không chỉ nhờ mối quan hệ với nước ngoài mà tài liệu trong
nước đã phong phú .Ngoài hình thức phục vụ độc giả theo phương thức

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

2


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

truyền thống thư viện Đại Học Y hiện nay đã nối mạng và quản lý dữ liệu
bằng máy tính.
Qua đó đã tạo điều kiện cho thư viện Đại Học Y Hà Nội có mối quan hệ
với các thư viện trong và ngoài nước , các tập thể cá nhân như Anh, Pháp,
Unessco…đó chính là nguồn cung cấp tư liệu chính cho thư viện.
Với xu thế hội nhập , ngày nay thư viện Đại Học Y Hà Nội đã nhanh
chóng tiếp cận và thực hiện chức năng phục vụ của mình
2. Vai Trò, Nhiệm Vụ và Cơ Cấu Tổ chức
2.1. Vai Trò
Với vai trò là một đơn vị của Bộ Y tế về công tác thông tin thư viện, vì
thế chức năng đầu tiên là đáp ứng nguồn thông tin tư liệu cho độc giả là
những người làm y - dược.

Chức năng bổ sung, lưu trữ, xủ lý tài liệu có liên quan trực tiếp hoặc
gián tiếp tới lĩnh vực Y - Dược, các đề tài nghiên cứu, quy trình biên tập và
xuất bản tư liệu công cụ, bộ chủ đề y học, từ điển y dược. kỷ yếu công trình
nghành y tế.Trung tâm đã tuyên truyền, phổ biến các ấn phẩm thông tin liên
quan đến ngành y dược.
Tìm kiếm các thông tin dữ liệu, thông tin tư liệu Medline trên CD – Rom.
Đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và giảng dạy,nghiên cứu sinh, học viên cao
học và sinhviên. Đồng thời phục vụ việc đào tạo bác sỹ, học viên, chuyên
viên, chuyên gia cao cấp về y học cho ngành y tế trong và ngoài nước.
Ngoài chức năng trên thì trung tâm còn có đặc trưng của ngành y tế có tính
quốc tế cao, nên có chức năng là một đơn vị đầu mối trong quan hệ hợp tác của
Bộ Y tế Việt Nam với tổ chức y tế thế giới về công tác thông tin thư viện.
2.2. Nhiệm vụ
Thư viện Đại học Y Hà Nội có những nhiệm vụ sau:
- Thu thập, bổ sung, lưu trữ, xử lý, bảo quản, cung cấp các tài liệu liên
quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới lĩnh vực y dược học.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

3


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

- Nghiên cứu và đề xuất ý kiến, phương án xây dựng và củng cố, phát triển
nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của cán bộ
giảng viên, học viên, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường.
- Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học thông tin của trung tâm.

- Tổ chức hoạt động thư mục, giới thiệu sách báo mới và các hoạt động
thông tin tư liệu khoa học khác.
- Thực hiện các hoạt động kỹ thuật nghiệp vụ như phân loại, mô tả ấn
phẩm làm thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp từng bước
thực hiện tin học hoá, hiện đại hoá trong hoạt động thông tin.
- Tổ chức các phòng đọc, phòng mượn phục vụ sinh viên, cán bộ giảng
dạy. Hướng dẫn cho người dùng tin cách tra tìm tài liệu trên máy tính hoặc
trong tủ thư mục.
- Thực hiện các tổ chức trao đổi thông tin, nâng cao trình độ, nghiệp vụ,
ngoại ngữ tin học cho cán bộ thư viện.
- Khai thác và tìm kiếm Thông Tin.
- Phổ biến các ấn phẩm Thông Tin về chuyên nghành Y dược.
- Đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản được giao.
- Tổ chức các buổi gặp gỡ sinh viên để giải đáp thắc mắc về tài liệu, giờ
giấc phục vụ để Thư viện làm tốt chức năng của mình.
2.3. Cơ Cấu Tổ Chức
Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Y Hà Nội là một đơn vị trực
thuộc Bộ Y tế và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Y tế. Do đó mà cơ cấu tổ
chức của thư viện được hình thành trên nguyên tắc chỉ đạo tập trung và có sự
hỗ trợ giữa các phòng ban nhằm đạt hiệu quả thông tin cao nhất phục vụ cán
bộ và sinh viên trong ngành.
Cơ cấu tổ chức của trung tâm Thư viện Đại học Y Hà Nội có thể khái
quát như sau:

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

4

Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

Ban giám đốc
Phòng biên mục
Phòng mượn cán bộ
Phòng máy tính
Phòng giáo trình
Phòng đọc sinh viên
Phòng đọc ngoại văn
Trung tâm thư viện Đại học Y Hà nội là một hệ thống thông tin hoàn
chỉnh bao gồm 6 phân hệ nhỏ:
●

Phòng biên mục: bổ sung tài liệu, làm cơ sở dữ liệu (xây dựng
các mục lục, thư mục và các cơ sở dữ liệu điện tử), phân loại tài
liệu làm từ khoá, tóm tắt.

●

Phòng đọc sinh viên: lưu trữ tài liệu tra cứu, sách báo tạp chí,
luận văn, băng hình…phục vụ sinh viên tra cứu, tìm tài liệu trong
thư viện.

●

Phòng ngoại văn: lưu trữ toàn bộ sách, báo ngoại văn theo từng
chuyên khoa,tài liệu tra cứu phục vụ tra cứu, học tập của cán bộ,
học viên và sinh viên năm cuối.

●

Phòng mượn cán bộ: lưu trữ toàn bộ sách, báo, tạp chí tiếng Việt
và tiếng Nước ngoài cho cán bộ trong trường mượn nghiên cứu.

●

Phòng giáo trình: lưu trữ toàn bộ sách giáo khoa cho sinh viên từ
Y1 – Y6 mượn.

●

Phòng máy tính: hướng dẫn độc giả tìm kiếm thông tin trên
mạng, trên đĩa CD, cơ sở dữ liệu trên máy và tra Internet.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

5


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

Trình độ cán bộ :
●

2 cán bộ có trình độ thạc sĩ chuyên nghành thư viện.

●

8 cán bộ có trình độ Đại học.

●

2 cán bộ có trinh độ Trung cấp.

●

1 nhân viên phục vụ.

Nhìn chung nhân sự trên được bố trí phù hợp theo trình độ chuyên môn
và khả năng của từng cán bộ trong những bộ phận khác nhau. Vì đối tượng
người dùng tin của Thư viện Đại Học Y Hà Nội là giảng viên, học sinh, sinh
viên. Số lượng sinh viên nhiều khoảng trên 3000 sinh viên, 4000 sinh viên sau
Đại Học. Những đối tượng này có trình độ cao, không những tìm kiếm thông
tin mà còn sản sinh ra thông tin.
3. Cơ Sở Hạ Tầng và Trang Thiết Bị, Lưu trữ .
3.1. Cơ sở hạ tầng :
Với tổng diện tích là 1500 m² của tòa nhà 2 tầng, tại địa điểm rộng rãi,
thoáng mát trong trường Đại học Y Hà Nội. Các phòng ban trong trung tâm
được bố trí hài hòa, thuận tiện cho việc đi lại cũng như tìm tin của độc giả, là
địa điểm khá lý tưởng cho sinh viên học tập và nghiên cứu.
Thư viện có phòng đọc tiếng việt, phòng ngoại văn, kho, phòng giáo trình,
phòng xử lý, phòng máy tính.
3.2. Trang thiết Bị và Nguồn lực thông tin ( Vốn tài liệu)
Ngoài những trang thiết bị văn phòng, trung tâm thông tin Thư viện Đại
học Y Hà Nội còn có:
●

Sách: có 10874 cuốn.

●

Luận án: 8056 cuốn.

●

CSDL bài báo: 33583 cuốn.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

6


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

●

Báo – tạp chí: 674 cuốn.

●

Tạp chí điện tử: 2 cuốn.

●

Sách giáo khoa: trên 26000 cuốn.

●

Từ điển: 1023 cuốn.

●

Sách ngoại văn: 8000 cuốn

+ Tạp chí nước ngoài: hơn 500 đầu tạp chí.
+ Tạp chí tiếng việt: hơn 100 đầu tạp chí.
●

Một máy in Laser, một máy in màu, một máy quét ảnh màu
Scanner, một máy photo coppy ricoh.

Với trang thiết bị hiện có tuy chưa đầy đủ nhưng đã góp phần đáng kể
vào việc cải tiến quy trình kỹ thuật làm việc nhằm nâng cao năng suất lao
động và hiệu quả công tác thông tin thư viện. Như việc áp dụng phần mềm
vào công tác quản lý thông tin thư viện do khoa công nghệ trường đại học
quốc gia biên soạn (Medli).
3.3. Lưu trữ và bảo quản thông tin
- Kho lưu trữ:
Kho lưu trữ của thư viện thuộc dạng mở (phòng đọc cán bộ) và kho đóng
(kho giáo trình, kho phòng đọc sinh viên, kho phòng mượn cán bộ) gồm 2 thành
phần chủ yếu là sách và tạp chí, trong đó sách Y học chiếm khoảng 90%.
- Kho sách :
Bao gồm toàn bộ sách Y – Dược học và ngành có liên quan như: sinh hóa,
hóa học, sinh vật được in bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp và một số

sách bằng tiếng Nga, tiếng Đức, cùng một số tài liệu của tổ chức Y Tế thế
giới (WHO), thư viện hiện có 10874 sách.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

7


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

- Kho tạp chí :
Thư viện gồm có các tạp chí tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga và tiếng
Việt, trong đó tạp chí nước ngoài chiếm phần lớn. Báo, tạp chí có tổng số
khoảng trên 674 đầu tạp chí.Ngoài sách và tạp chí, thư viện còn lưu trữ
khoảng trên 8056 báo cáo (luận án) sau đại học của cán bộ ngành Y – Dược
học Việt Nam.
3.4. Bảo quản tài liệu :
- Xông mối mọt bằng các hóa chất chuyên dụng cho các kho của thư viện.
- Có hệ thống thông gió tốt.
- Đóng bìa cho sách cũ.
- Dán lại nhãn sách.
- Khuyến cáo với người sử dụng tài liệu, với hình thức hỏng mất tài liệu,
mất tài liệu 1 đền 3 rất có hiệu quả trong công tác bảo quản sách, tài liệu tại
phòng đọc, nhằm nâng cao ý thức tự giác đối với độc giả. Nhìn chung công
tác bảo quản tài liệu trong kho của Trung tâm là tốt.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

8


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

Chương II: CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VÀ PHỤC VỤ VỀ
THÔNG TIN TƯ LIỆU CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC
Y HÀ NỘI
A QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Mặc dù thời gian kiến tập chỉ trong 5 tuần nhưng ngay từ những ngày
đầu tiên các thầy cô trong thư viện Đại học Y Hà Nội đã tạo điều kiện thuận
lợi cho em và các bạn làm quen với công việc của thư viện từ khi tài liệu được
đưa vào thư viện xử lý cho đến khi đưa ra phục vụ độc giả.
Em đã được làm việc qua các phòng:
1. Phòng ngoại văn
2. Phòng đọc
3. phòng máy tính
4. Phòng thư mục
5. Phòng giáo trình
1. Phòng thư mục
Tại đây em được các cô , các chị giới thiệu về chức năng hoạt động
cũng như nhiệm vụ của phòng.
Em được tham gia đăng ký ,biên mục , đánh số và sắp xếp các tài liệu ,
tham gia công việc lưu nhập các tài liệu dạng giấy , dạng đĩa ghi.
Đây là một trong những phòng yêu cầu kiến thức chuyên ngành mà khi
ngồi trên ghế nhà trường em đã được học và ở đây em được làm một số khâu
của quá trình xử lý tài liệu:
- Phân loại tài liệu

- Đăng ký tài liệu
- Đăng ký vào sổ tổng quát ,cá biệt
- Dán nhãn
- Đóng dấu
- Sắp xếp tài liệu.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

9


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

2. Phòng máy tính :
Phòng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy tra cứu và cung cấp tài liệu điện tử
cho người dùng tin .Chúng em đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích về khai thác
các cở sở dữ liệu và các nguồn tin trên Internet. Đây là những kiến thức vô
cùng quan trọng trong quá trình tự động hóa thư viện.
Chúng em còn được tim hiểu về các dịch vụ này cũng như theo dõi việc
tìm tin theo yêu cầu của các cán bộ.
Tai đây chúng em được tham gia biên mục tài liệu :
- Phân loại tài liệu
- Nhập máy tài liệu
- Định từ khóa
- Làm tóm tắt
3. Phòng giáo trình :
Đây là phòng tổ chức lưu trữ , sắp xếp các tài liệu , giáo trình cho sinh
viên các khoa mượn về.

Hiện nay thư viện đang trong quá trình cập nhật giáo trình lên thư viện
điện tử, đến nay đã cập nhật được 198 tài liệu.
4. Phòng ngoại văn :
Đây là phòng dành cho học viên sau Đại học nghiên cứu và sinh viên
năm cuối làm Khóa luận tốt nghiệp.Tổ chức và sắp xếp các tài liệu ngoại văn
mới nhất và cho đọc tại chỗ theo các hình thức kho mở
Kho tài liệu của phòng gồm các tài liệu tiếng anh , tiếng pháp ,được sắp
xếp theo số đăng ký cá biệt và theo hình thức tài liệu.
5. Phòng đọc
Chức năng ,nhiệm vụ: phục vụ đọc tại chỗ cho bạn đọc ,phục vụ yêu
cầu photo,tim tim của bạn đọc.
Kho tài liệu phòng đọc được phân loại theo số đăng ký cá biệt và hình
thức của tài liệu .Các tài liệu tại đây được phân chia theo các ký hiệu:

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

10


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

●

Luận văn, luận án:ĐL; gồm 7817 tài liệu

●

Sách tham khảo tiếng việt gồm: ĐVA : 3109 cuốn

ĐVB: 892 cuốn
ĐVC: 4050 cuốn

- Tài liệu tham khảo tiếng anh pháp: ĐLA: 634 tài liệu
ĐLB: 892 tài liệu
ĐLC: 552 tài liệu
●

Báo tiếng việt: BV :29005 tài liệu

●

Ngoài ra còn các từ điển, cẩm nang tra cứu chuyên nghành

Trong thời gian làm việc tại phòng chúng em được học hỏi và làm rất
nhiều công việc nghiệp vụ cụ thể một số công việc như sau:
●

Nghe giới thiệu về các công việc của phòng

●

Tham gia làm thẻ cho độc giả

●

Tìm hiểu về kho sách và phục vụ độc giả

●

Tham gia xếp sách ,sắp xếp lại kho

●

Phục vụ độc giả đến phòng đọc

B. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ
Bao gồm 4 công đoạn sau:
●

Bổ sung thông tin

●

Xử lý thông tin

●

Lưu trữ và bảo quản thông tin

●

Cung cấp và bảo quản thông tin.

Dây chuyền thông tin – tư liệu của trung tâm được tổ chức theo dây
chuyền ngành Y – Dược học. Với chức năng bổ sung toàn bộ những xuất bản
phẩm bằng tiếng Việt

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

11


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

Sơ đồ quy trình Thông tin tư liệu của Trung tâm :

Bổ sung

Xử lý tài
liệu

Kho

Phục vụ bạn
đọc

a. Trường Đại Học Y Hà Nội với sự đầu tư của các đơn vị.( bổ sung )
Chỉ trong những năm gần đây, Trung tâm mới nhận được sự tài trợ về
kinh phí do Bộ Y Tế cấp và nhận được một khoản đáng kể từ các tổ chức
quốc tế, công ty chế tạo thiết bị Y – Dược với nguồn kinh phí từ 200 triệu đến
500 triệu mỗi năm. Với nguồn kinh phí này tài liệu bổ sung cho trung tâm hầu
hết là các tài liệu bằng tiếng việt, sách giáo trinh, và sách mới cũng được bổ
sung hàng năm. Còn sách ngoại văn thì ít được bổ sung. Số còn lại là do được
tài trợ.
b. Xử lý tài liệu
Khâu xử lý trung tâm là xử lý về hình thức và nội dung:
● Xử

lý hình thức:phân theo kích cỡ khổ sách

Các tài liệu được đánh số từ nhỏ đến lớn được đặt vào khung phân loại
như: tài liệu về sách tiếng Việt thì mang kí hiệu ĐVA là sách cỡ nhỏ, ĐVB là
sách cỡ vừa, ĐVC sách cỡ lớn. Tài liệu về sách Latinh thì được kí hiệu là
ĐLA, ĐLB, ĐLC. Luận văn thì được kí hiệu ĐL, từ điển là ĐTC, tạp chí
được kí hiệu là BV1, BV3, BV16.
● Xử

lý nội dung:

Ngay sau khi tài liệu đã được nhập và được xử lý phân ra theo khung
phân loại các loại sách, tạp chí chuyên ngành Y – Dược.
Xử lý sách, tạp chí được định từ khóa bởi các cán bộ chuyên môn. Khi
tài liệu được xử lý xong thì được lưu trữ bảo quản trong kho theo một trật tự
sắp xếp nhất định để thuận tiện cho việc tìm kiếm và phổ biến thông tin cho
người dùng.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

12


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

C. ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ THÔNG TIN THƯ VIÊN
1. Hình thức phục vụ truyền thống:

Công tác phục vụ Thông tin – Thư viện chủ yếu dưới hình thức phục vụ
tại chỗ và phục vụ có chọn lọc. Người dùng tin có thể tìm tin thông qua hộp
phiếu mục lục chữ cái hoặc mục lục phân loại của thư viện Y học Quốc gia
NLM (National Librari Medicine). Sau đó viết nhan đề và viết kí hiệu tài liệu
cần tìm ra phiếu yêu cầu, thủ thư sẽ đưa ra những tài liệu cần tìm và người
dùng tin có thể sử dụng tại chỗ hoặc có thể photo nhưng cần phải thông qua
dịch vụ photo của thư viện với giá dịch vụ là 300 đồng cho 1 trang.
Nếu bạn đọc không phải là cán bộ, sinh viên của trường thì phải trả 2000
đồng một buổi. Hiện tại thư viện quản lý hơn 6000 thẻ sinh viên của hơn 1000
cán bộ, khoảng 2000 sinh viên và hơn 3000 học viên cao học.
Hàng năm lượt bạn đọc đến thư viện rất đông, trong đó:
a.

Phòng đọc phục vụ khoảng 40.000 lượt đọc trên năm.

b.

Phòng giáo trình phục vụ từ 7000 đến 8000 lượt bạn đọc trên
học kì.

c.

Phòng ngoại văn (phục vụ bạn đọc chuyên nghành) từ 1600
đến 1800 bạn đọc trên năm.

Cán bộ làm việc ở phòng này yêu cầu phải biết tiếng Anh, tin học. Tuy
nhiên theo cách sắp xếp như vậy có những hạn chế như: giá sách xếp phức
tạp, người cán bộ phải có chuyên môn. Theo dự định thì các thư viện nên tiến
hành toàn bộ bằng kho mở để giúp cho: độc giả tìm sách dễ dàng theo từng
ngành của mình, cách sắp xép theo kho mở tốn ít diện tích.

d.

Phòng mượn của cán bộ, sau đại học: là toàn bộ sách cũ sau 5
năm và gần như toàn bộ bằng ngoại ngữ.

e.

Toàn bộ sắp xếp theo khổ, theo đăng ký cá biệt, ngôn ngữ
nhưng báo cáo tại đây sẽ xếp theo chủ đề. Phòng này nhằm
phục vụ cán bộ cao học, học sinh đọc tại chỗ và photo tài liêu.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

13


Báo cáo thực tập giữa kỳ
f.

Nguyễn Văn Thạch

Phòng máy: phục vụ độc giả tra cứu tài liệu như sách báo, từ
điển, luận văn…Thư mục sách tại thư viện và tài liệu trên
Internet. Số độc giả đăng ký làm thẻ thư viện là 1000 cán bộ,
gần 2000 sinh viên và 3000 cao học.

2. Hình thức phục vụ hiện đại
Thực hiện nhiệm vụ xây dựng đề án thực hành trang chủ về thông tin Y –
Dược trên mạng tin học của Bộ Y Tế, trung tâm thông tin Thư viện trường
Đại học Y đã tiến hành khảo sát nghiên cứu , xây dựng các CSDL và nội dung

thông tin trên mạng, tổ chức đào tạo cán bộ, thiết kế quản lý mạng.
Đưa tin học hóa vào công tác hoạt động của thư viện cho phép nhập
thông tin vào CSDL trên máy. Người dùng tin có thể tìm mọi trường theo từ
khóa có thể làm (nhan đề, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, chỉ số phân
loại) dựa vào toán tử tìm AND, OR, NOT.
Các thành tố chủ yếu của mạng thông tin Y dược bao gồm:
● Giới

thiệu trung tâm và các hoạt động của trung tâm.

● Danh

mục các cơ quan y tế Trung ương và địa phương, sơ đồ tổ chức

ngành y tế, danh mục các trang web về y tế, y học Việt Nam và thế
giới.
+ Cơ sở dữ liệu y dược Việt Nam bao gồm: sách, bài báo y dược, luận án và
các công trình nghiên cứu y dược. Các danh mục này đều được tra cứu qua
phần mềm Medline và được cập nhật thường xuyên.
+ Tài liệu trong và ngoài nước.
- Tạp chí Y – Dược trên mạng: tạp chí thông tin Y – Dược, tạp chí Y học
thưc hành, Dược học, Y học Việt Nam.
- Dịch vụ tra cứu hỗ trợ: từ điển Y – Dược, phân loại bệnh tật quốc tế
chủ đề Y học Medline…
- Hỏi đáp thường xuyên.
- Cấu trúc của mạng Y – Dược được chia làm 2 giai cấp:
+ Giai đoạn 1: Tổ chức mạng cục bộ của trung tâm ( mạng LAN).
Khoa thông tin học và quản trị thông tin

14

Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

+ Giai đoạn 2: Hòa nhập với mạng của bộ Y tế trở thành một bộ phận
của mạng Internet, của mạng Y tế và kết nối với các mạng khác trong
toàn ngành thông qua giao thức Internet hoặc kết nối mạng viễn thông
khác.
Để đảm bảo và đáp ứng một cách nhanh chóng, chính xác yêu cầu của
người dùng tin thư viện đã chú trọng đến việc tin học hóa các hoạt động tra
cứu và tìm tin thông qua hệ thống máy tính có cài đặt phần mềm thống nhất.
Phần mềm quốc gia Medlib được trung tâm thông tin tư liệu khoa học
và công nghệ chuyển giao cho Thư viện từ năm 2001. Phần mềm này dùng để
tìm tin hiện đại ưu việt hơn hẳn phương pháp tra cứu truyền thống. Đây là
phần mềm dùng trong công tác thư viện, tuy nhiên do sách của mỗi thư viện
là khác nhau do đó việc phải làm đàu tiên là xây dựng một CSDL riêng của
mình trên phần mềm này. Hiện tại thư viện đang làm công tác này. Trong thời
gian thực tập tại cơ quan, em cũng được tiếp xúc với công việc này, quan sát
và nhìn nhận em thấy. CSDL trên máy bao gồm:
●

Sách (tài liệu khoa học công nghệ y học) gồm 10874 tài liệu.

●

Bài trích báo: 33583

●

Báo tạp chí ( bài báo tiếng Anh và tiếng Pháp): 674 tài liệu.

●

Luận văn (các luận văn, luận án): 8056 tài liệu.

●

Giáo trình (sách y dược học): 198 tài liệu.

Ilib 4.0 là phần mềm cho phép ta tra cứu tên bài trích của tạp chí, sách
báo đã nhập trong máy và được đưa lên mạng. Với khoảng 10000 biểu ghi
trong CSDL sách và 18000 biểu ghi CSDL y bài trích. Giúp cho NDT có thể
nhanh chóng tìm kiếm hầu hết được các tên đầu sách mỗi biểu ghi sẽ cho ta
tìm thấy các dữ liệu mà ta cần.
Việc ứng dụng phần mềm Medlip trong công tác xử lý, phục vu thông tin
đã giúp cho việc quản lý và lưu trữ được dễ dàng, cũng như việc tìm và tra
cứu tin được nhanh chóng thuận tiện, đạt hiệu quả cao.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

15


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

Trình tự tìm tin được tiến hành như sau: NDT đưa ra yêu cầu tin, sau đó

cán bộ tìm tin sẽ căn cứ vào yêu cầu tìm để tiến hành tìm tin trên máy. Nếu
NDT có yêu cầu thì cán bộ tìm tin có thể in tài liệu cho NDT.
Từ ngày 12/6/2001 Thư viện đã hoàn thành việc nối mạng Internet cho
toàn bộ mạng máy tính của Thư viện. Ngoài ra Thư viện còn trang bị băng
hình, tài liệu về y học thực hành. Hàng tháng tổ chức chiếu cho sinh viên và
cán bộ ngành y tế học tập.
3. Thông tin đầu vào và dịch vụ đầu ra của Thư viện.
Trong mọi hoạt động của con người đều hướng tới việc tạo ra các sản
phẩm cần thiết cho đời sống và sự phát triển của xã hội.
Bản thân các hoạt động đó được kết tinh thành những sản phẩm phục vụ
cho con người.
Xét theo quan điểm như vậy, quá trình tổ chức của Thư viện trường Đại
học Y Hà Nội cũng tuân theo các quy tắc đó.
3.1 Thông tin đầu vào
Thông tin đầu vào của Đại học Y Hà Nội được thu nhập từ các tuyến
bệnh viện, tin tức từ các Đại hội, hội nghị, hội thảo chuyên ngành, các thông
tin được tìm kiếm trên mạng Internet hay đĩa CD.
Việc xử lý thông tin được phòng nghiệp vụ tự chọn, dịch thuật những
thông tin trên mạng hay đĩa CD, các thông tin từ các cộng tác viên sau khi
xem xét đánh giá, chọn lọc, và có thể đưa ra phục vụ người dùng tin. Thông
qua ban thư ký biên tập, các thông tin trên được biên tập sau đó được chế bản.
Bước tiếp theo những thông tin này sẽ được tổng biên tập xét duyệt. Sau đó in
ra giấy tại nhà in FAFIM (công ty nhiếp ảnh và điện ảnh phim).
3.2 Dịch vụ đầu ra
Danh mục một số tạp chí y dược có thể truy nhập trực tiếp trên mạng
Internet.
Mục lục của các số tạp chí mới nhất được cập nhật hành tuần.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

16


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

Các bài báo toàn văn được lấy từ một số tạp chí y học chính theo yêu
cầu của người dùng tin.
Tóm tắt các bài tạp chí y dược bằng tiếng Anh. Các dịch vụ này được
truy cập miễn phí, người dùng tin phải trả tiền khi muốn sao chụp.
CD Medline: thư mục về các báo cáo đang đăng tải bao gồm 3400 tap
chí y dược và sinh học.
Các dịch vụ về thông tin thư viện bao gồm những cơ sở dữ liệu y dược
trên máy tính, tổ chức kho thư viện y dược, xây dựng các hệ thống phân loại
tư liệu, tra cứu tư liệu theo từng chủ đề y học, khai thác và tìm kiếm thông tin
trên mạng Internet, tìm tin trên đĩa CD.
4. Giao Lưu đối ngoại :
● Tham gia liên hiệp Thư viện các trường Đại Học khu vực phía Bắc.
●

Phối hợp với Viện Công Nghệ thông tin – Thư viện Y học TW, tổ
chức đào tạo, trao đổi chuyên môn Thư viện và chia sẻ nguồn lực
thông tin.

●

Quan hệ Quỹ hỗ trợ Châu Á.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

17


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

Chương III: NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ

Thời gian thực tế tại trung tâm Thư viện Đại học Y Hà Nội đã đem lại
cho em nhiều điều bổ ích, giúp em hình dung được cơ cấu tổ chức cũng như
những nghiệp vụ kỹ thuật về công tác thông tin tư liệu và quản trị thông tin.
Với việc vận dụng những kiến thức đã học, em đã được làm quen với các
khâu nghiệp vụ từ bổ sung xử lý kỹ thuật, đến công tác phục vụ độc giả, truy
cập Internet. Từ đó em xin đưa ra một số nhận xét về trung tâm như sau:
1. Ưu điểm và nhược điểm
1.1. Ưu điểm
- Trung tâm Thư viện trường Đại học Y Hà Nội là một trng những trung
tâm thông tin về y dược hàng đầu của nước ta. Trung tâm có hệ thống cơ sở
hạ tầng tốt, thuận tiện cho việc nghiên cứu và học tập. Với mạng máy tính
được nối mạng LAN và hầu hết tất cả các máy tính ở trung tâm được nối
mạng Internet, một loạt cơ sở dữ liệu về y dược, CD – Mediline. Và phần
mềm cơ sở dữ liệu.
- Với cơ cấu tổ chức thư viện hợp lý, đội ngũ các bộ có năng lực và yêu
nghề đã đáp ứng được yêu cầu của sinh viên và giảng viên trong học tập,
nghiên cứu.
- Cùng với thời gian, Thư viện Đại học Y Hà Nội đã không ngừng củng
cố và hiện đại hóa cơ sơ vật chất cũng như trình độ cán bộ để đáp ứng kịp thời
yêu cầu phong phú và ngày càng cao của sinh viên, giảng viên của trường.

- Thư viện có hệ thống máy tính hoàn chỉnh (cả về chất lượng và số
lượng).
- Công tác phục vụ thông tin nhanh, kịp thời và chính xác, với thái độ
phục vụ nhiệt tình người dùng tin của cán bộ thư viện.
- Đối tượng người dùng tin của trung tâm Thư viện trường Đại học Y Hà
Nội có trình độ tương đối cao.
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên trung tâm Thư viện Đại học Y Hà Nội
cần có một số nhược điểm cần khắc phục.
Khoa thông tin học và quản trị thông tin

18


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

1.2. Nhược điểm
- Số cơ sở dữ liệu trên CD rom chưa phong phú, mới chỉ có cơ sở dữ liệu
Medline, và tương lai sẽ có Popline.
- Xu thế hội nhập, quốc tế hóa thông tin của trung tâm còn là một thách
thức lớn.
- Từ những mặt mạnh cũng như những vấn đề bất cập còn tồn tại trung
tâm cần phát huy mức tối đa có thể, đồng thời có những biện pháp khắc phục
để trung tâm ngày càng hoàn thiện và phát triển.
2. Một số kiến nghị
Hiện nay chúng ta đang sống trong một xã hội mà thông tin đóng vai
trò quan trọng trong mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội. Đặc biệt là vấn đề
thông tin trong công tác bảo vệ sức khỏe con người thì thông tin y tế luôn
phải chính xác. Do đó để đáp ứng kịp thời chính xác những thông tin cho

ngành y tế thì trung tâm thông tin Thư viện trường Đại học Y Hà Nội cần phải
đầu tư một cách có hiệu quả và đầy đủ hơn nữa.
Việc sử dụng phần mềm CDS/ISIS là tương đối thích hợp, tuy nhiên cơ sở
dữ liệu này chỉ quản lý cơ sở dữ liệu như, sách, báo, tạp chí mà hạn chế việc tính
toán. Vì vậy trung tâm cần bổ sung thêm một số phần mềm quản lý khác.
Bổ sung thêm các cơ sở dữ liệu trên CD – ROM như là: cơ sở dữ liệu CD
– ROM Pascal về y dược của INIST (viện khoa học kỹ thuật Pháp), hình thành
dịch vụ tra cứu trên mạng VISTA cũng như trên cơ sở dữ liệu CD – ROM.
Trung tâm cần chủ động mở các lớp đào tạo người dùng tin để trong
trường hợp học có thể tự giải quyết, nhất là đào tạo người dùng tin để họ có
thể tự khai thác được mạng.
Nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc trên cơ sở xây dựng một thư viện
hiện đại (thư viện điện tử), ứng dụng các thành tựu công nghệ thông tin hiện
đại và đa dạng hóa các dịch vụ thông tin.
Cần dùng bảng phân loại chuẩn cho ngành Y. Thư viện nên tiêu chuẩn
hóa từ khóa cho tư liệu để tiện cho công tác tìm kiếm và xử lý số liệu.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

19


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

Nguyễn Văn Thạch

20

Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

KẾT LUẬN
Hiện nay chúng ta đang sống trong xã hội của sự phát triển khoa học và
công nghệ thông tin thì thông tin là một vấn đề được đặt lên hàng đầu kéo theo
sự phát triển của các ngành khác .Cùng với việc nghiên cứu tài liệu trong thư
viện truyền thống thì ngày nay bạn đọc có thể tìm đọc mọi thông tin cần thiết
bằng cách truy nhập vào thư viện điện tử một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Mỗi quốc gia trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng thì vấn đề
Y tế là một ngành quan trọng ,đối với ngành Y tế việc cung cấp thông tin tài
liệu một cách kịp thời chính xác là vấn đề then chốt góp phần tích cực vào
việc đào tạo và đầu tư hiện đại hóa các khâu cung cấp và xử lý thông tin tại
trung tâm .Với một mạng máy tính được nối mạng LAN và hầu hết tất cả các
máy tính ở trung tâm được nối mạng internet cùng với một hệ thống cán bộ
chuyên môn nghiệp vụ cũng như trình độ tin học đã góp phần thúc đẩy công
tác phục vụ thông tin trung tâm từng bước tiến tới bắt kịp thời đại .
Được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ, hiện nay thư viện đang từng bước
tin học hóa ,cùng với sự phấn đấu không ngừng của toàn thể cán bộ trung tâm
đã vượt qua nhưng khó khăn về tài chính ,cơ sở hạ tầng ,đội ngũ cán bộ …
như đã nêu ở trên.
Song song với những ưu điểm thì trung tâm còn có những bất cập cần
phải giải quyết kịp thời như : Công tác thông tin thư viện chưa được đầu tư
thích đáng cụ thể như việc bổ sung hàng năm của thư viện được đầu tư ít
trong khi đó sách Y-Dược là sách đắt nhất hiện nay do đó có rất nhiều loại tài
liệu không được bổ sung.Cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật vẫn còn những
hạn chế.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

21


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................................1
Chương 1: TỔNG QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI........................................2
1. Lịch Sử Hình Thành Và Phát Triển................................................................................2
2. Vai Trò, Nhiệm Vụ và Cơ Cấu Tổ chức........................................................................3
2.1. Vai Trò....................................................................................................................3
2.2. Nhiệm vụ.................................................................................................................3
2.3. Cơ Cấu Tổ Chức......................................................................................................4
Trình độ cán bộ :................................................................................................................6
3. Cơ Sở Hạ Tầng và Trang Thiết Bị, Lưu trữ ..................................................................6
3.1. Cơ sở hạ tầng :
........................................................................6
3.2. Trang thiết Bị và Nguồn lực thông tin ( Vốn tài liệu).............................................6
3.3. Lưu trữ và bảo quản thông tin.................................................................................7
3.4. Bảo quản tài liệu :....................................................................................................8
Chương II: CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VÀ PHỤC VỤ VỀ THÔNG TIN TƯ LIỆU CỦA
THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI................................................9
A QUÁ TRÌNH THỰC TẬP..............................................................................................9
1. Phòng thư mục............................................................................................................9
2. Phòng máy tính :.......................................................................................................10

3. Phòng giáo trình :.....................................................................................................10
4. Phòng ngoại văn :.....................................................................................................10
5. Phòng đọc ................................................................................................................10
B. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ.......................................................................................11
C. ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ THÔNG TIN THƯ VIÊN........................13
1. Hình thức phục vụ truyền thống:..............................................................................13
2. Hình thức phục vụ hiện đại.....................................................................................14
3. Thông tin đầu vào và dịch vụ đầu ra của Thư viện..................................................16
3.1 Thông tin đầu vào ..............................................................................................16
3.2 Dịch vụ đầu ra....................................................................................................16
4. Giao Lưu đối ngoại :....................................................................................................17
Chương III: NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ..........................................................................18
1. Ưu điểm và nhược điểm ..............................................................................................18
1.1. Ưu điểm.................................................................................................................18
1.2. Nhược điểm...........................................................................................................19
2. Một số kiến nghị...........................................................................................................19
KẾT LUẬN 21

Khoa thông tin học và quản trị thông tin