Tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-------------***------------

LÊ THỊ HUYỀN TRANG

TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN
TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

HÀ NỘI - 2015

6


LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên, với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin được bày tỏ
lời cảm ơn chân thành tới PGS.TS. Nguyễn Thị Lan Thanh, người đã luôn bên
cạnh để khuyến khích và tận tình chỉ dạy cho tôi trong suốt thời gian thực hiện
đề tài luận văn tốt nghiệp.
Tiếp đó, tôi xin được bày tỏ sự biết ơn sâu sắc của mình đến quý thầy giáo,
cô giáo, giảng viên Khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học
tập tại trường và khoa.
Nhân đây, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các bạn bè, đồng
nghiệp tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân Hàng, Trung tâm
Thông tin – Thư viện Đại học Luật Hà Nội, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại
học FPT, Thư viện Đại học Thủy Lợi, Thư viện Tạ Quang Bửu đã giúp đỡ tạo
điều kiện tốt nhất về thời gian, cung cấp đầy đủ các thông tin, số liệu để tôi có

thể hoàn thành được luận văn tốt nghiệp.
Xin trân trọng cảm ơn!

Tác giả

Lê Thị Huyền Trang

7


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU: ........................................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT
ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN VÀ TỔNG QUAN VỀ CÁC THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI .................................................................................. 10
1.1. Lý luận chung về tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện .......... 10
1.1.1. Khái niệm tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin - thư viện .......................... 10
1.1.2. Các loại hình sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện .................................. 15
1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện.. 21
1.1.4. Các tiêu chí đánh giá chất lượng tổ chức sự kiện ................................................ 24
1.2. Vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện .................... 28
1.2.1. Phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện ............................................ 29
1.2.2. Kết nối với người dùng tin và xây dựng các mối quan hệ hợp tác ...................... 29
1.2.3. Quảng bá hình ảnh và tạo dựng thương hiệu cho thư viện .................................. 30
1.2.4. Tạo môi trường phát triển và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ thư viện... 30
1.3. Tổng quan về các thư viện trường đại học tại Hà Nội ....................................... 31
1.3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức ......................................................................................... 32
1.3.2. Đội ngũ cán bộ thư viện ....................................................................................... 32
1.3.3. Nguồn lực thông tin .............................................................................................. 33
1.3.4. Cơ sở vật chất và trang thiết bị ............................................................................. 34

1.3.5. Các dịch vụ thông tin – thư viện .......................................................................... 34

6


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG
THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI .............. 36
2.1. Các loại hình sự kiện được tổ chức trong hoạt động thông tin – thư viện tại
các trường đại học ở Hà Nội ........................................................................................ 36
2.1.1. Toạ đàm người dùng tin ....................................................................................... 36
2.1.2. Thi tuyên truyền giới thiệu tài liệu và tìm hiểu về thư viện ................................. 40
2.1.3. Triển lãm sách ...................................................................................................... 41
2.2.4. Ngày hội đọc sách ................................................................................................ 43
2.1.5. Hội thảo chuyên ngành thông tin – thư viện ........................................................ 45
2.1.6. Các sự kiện kỷ niệm và khai trương ..................................................................... 46
2.2. Quy trình tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các
trường đại học ở Hà Nội .............................................................................................. 48
2.2.1. Tiếp nhận thông tin và hình thành ý tưởng .......................................................... 49
2.2.2. Xây dựng kế hoạch thực hiện .............................................................................. 50
2.2.3. Triển khai tổ chức thực hiện ................................................................................. 52
2.2.4. Đánh giá và báo cáo kết quả ................................................................................. 54
2.3. Truyền thông sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường
đại học ở Hà Nội ........................................................................................................... 55
2.3.1. Truyền thông trước sự kiện .................................................................................. 55
2.3.2. Truyền thông sau sự kiện ..................................................................................... 57

7


2.4. Đánh giá chất lượng tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện

tại các trường đại học ở Hà Nội .................................................................................. 58
2.4.1. Độ sáng tạo và sự đa dạng của các loại hình sự kiện ........................................... 58
2.4.2. Tính chuyên nghiệp trong quy trình tổ chức sự kiện ........................................... 62
2.4.3. Hiệu quả hoạt động truyền thông sự kiện ............................................................ 64
2.5. Nhận xét chung về tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện ....... 66
2.5.1. Điểm mạnh ........................................................................................................... 66
2.5.2. Hạn chế ................................................................................................................. 70
2.5.3. Nguyên nhân ......................................................................................................... 71
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN TẠI CÁC TRƯỜNG
ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI .................................................................................................... 75
3.1. Đảm bảo các điều kiện thuận lợi cho hoạt động tổ chức sự kiện ...................... 75
3.2. Đa dạng hóa các loại hình sự kiện ....................................................................... 78
3.3. Chuyên nghiệp hóa quy trình tổ chức sự kiện .................................................... 83
3.4. Tăng cường hiệu quả truyền thông sự kiện ........................................................ 85
3.5. Đào tạo đội ngũ cán bộ .......................................................................................... 88
KẾT LUẬN ................................................................................................................... 92
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................... 94
PHỤ LỤC ...................................................................................................................... 97

8


DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Tên biểu đồ

Trang

Thống kê số lượng các loại hình sự kiện đã được tổ chức

Biểu đồ 2.1 trong hoạt động thông tin – thư viện tại một số trường đại

59

học ở Hà Nội (2013-2015)
Mức độ đánh giá của người dùng tin về độ sáng tạo trong
Biểu đồ 2.2 việc tổ chức các loại hình sự kiện tại các thư viện trường

61

đại học ở Hà Nội (2013-2015)
Biểu đồ 2.3

Biểu đồ 2.4

Biểu đồ 2.5

Biểu đồ 3.1

Biểu đồ 3.2

Mức độ đánh giá của người dùng tin về địa điểm, thời gian
và nội dung các hoạt động được tổ chức tại các sự kiện
Hiệu quả quảng bá sự kiện của các kênh truyền thông đã
được các thư viện trường đại học sử dụng
Nguyên nhân người dùng tin không tham gia các sự kiện
được tổ chức tại các thư viện trường đại học
Nhu cầu về loại hình sự kiện mà người dùng tin muốn tham
gia tại các thư viện trường đại học ở Hà Nội
Mục đích mà các nội dung chương trình trong sự kiện tại

các thư viện trường học nên chú trọng hướng tới

6

63

64

65

79

82


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Năm 2007, Việt Nam chính thức gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới
WTO – Điều này đã mang đến những cơ hội mới nhưng đồng thời cũng đặt ra
những thách thức lớn cho nền kinh tế - xã hội Việt Nam. Hội nhập với nền kinh
tế toàn cầu trên cơ sở giữ gìn những nét truyền thống riêng trong đời sống văn
hoá, xã hội là yêu cầu cấp thiết được đặt ra trong giai đoạn này. Chính trong bối
cảnh đó, một số ngành nghề đã có những bước phát triển vượt bậc và ngày càng
khẳng định được vị trí quan trọng, “tổ chức sự kiện” (TCSK) là một trong số đó.
Trong những năm gần đây, hoạt động TCSK đang ngày càng trở nên phổ
biến. Các sự kiện được diễn ra thường xuyên trong đời sống kinh tế - xã hội trên
nhiều lĩnh vực, với nhiều phạm vi quy mô khác nhau. Tổ chức sự kiện giúp các
doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, các hoạt động văn hóa - nghệ thuật tới được
với công chúng, chính trị - quân sự trở nên gần gũi hơn với nhân dân. Với những
vai trò thiết thực như vậy, ngay từ năm 2007, theo một khảo sát được thực hiện

bởi tạp chí Fast Company của Mỹ, nghề “tổ chức sự kiện” đã được xếp ở vị trí
thứ sáu trong mười nghề có tiềm năng nhất trên thế giới [25]. Tại Việt Nam,
cùng với tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hoạt động TCSK cũng đã và
đang không ngừng phát triển với phạm vi mở rộng, theo một quy trình chuyên
nghiệp, mang tính sáng tạo và cạnh tranh cao. Theo báo Diễn đàn doanh nghiệp
trong loạt bài nghiên cứu về mức độ quan tâm của giới trẻ với các nghề đã đánh
giá truyền thông marketing và TCSK là nghề hấp dẫn nhất trong xã hội Việt
Nam hiện đại tính đến thời điểm năm 2007 mặc dù đây là nghề mới du nhập vào

7


Việt Nam chưa lâu. Như vậy, có thể khẳng định TCSK đang là mối quan tâm của
toàn thể xã hội, trở thành một nghề giàu tiềm lực, mang lại nhiều lợi ích cho sự
phát triển của kinh tế- chính trị, văn hóa - xã hội và nhiều lĩnh vực cụ thể khác,
trong đó có lĩnh vực thông tin – thư viện (TT-TV).
Trong lĩnh vực TT-TV, với sự bùng nổ về số lượng thông tin, tài liệu cùng
với sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các cơ quan truyền thông khác như báo chí, các
nhà xuất bản…để những thông tin, tài liệu có chất lượng đến được với người
dùng tin (NDT) và quảng bá được hình ảnh của thư viện, chúng ta cần phải tăng
cường các hoạt động quan hệ công chúng (PR), truyền thông marketing. Trong
đó, hoạt động TCSK là một phần không thể thiếu trong chuỗi các hoạt động
quảng bá cho thư viện. Các sự kiện được tổ chức trong lĩnh vực TT-TV được đề
cập ở đây là các buổi triển lãm, ngày hội sách, các cuộc thi tuyên truyền giới
thiệu tài liệu, các hội thảo chuyên ngành, hội nghị bạn đọc… Những sự kiện này
giúp các cơ quan thư viện giới thiệu sản phẩm - dịch vụ một cách rộng rãi, quảng
bá hình ảnh của thư viện tới gần hơn với bạn đọc, tìm hiểu nhu cầu của người
dùng và nâng cao trình độ chuyên môn. Chính những lợi ích to lớn như vậy đã
khiến cho nhu cầu TCSK ngày càng trở thành một trong những vấn đề cấp thiết
cần được đáp ứng. Đặc biệt đối với thư viện đại học (ĐH) - nơi mà đối tượng

NDT chủ yếu là học viên và sinh viên - là những người trẻ tuổi và năng động thì
hoạt động TCSK ngày càng trở nên quan trọng. Vì thế, trên thực tế trong khối
thư viện trường ĐH, các sự kiện đã và đang diễn ra ngày càng phổ biến với quy
mô ngày càng lớn.
Tuy nhiên, trong các cơ quan TT-TV nói chung và khối thư viện trường
ĐH nói riêng, hoạt động TCSK chủ yếu vẫn mang tính tự phát và chưa được đi

8


sâu nghiên cứu để tổ chức một cách chuyên nghiệp. Chính những vấn đề này đã
làm giảm hiệu quả thu được từ các hoạt động TCSK trong lĩnh vực TT-TV. Mặt
khác, việc khái quát hệ thống lý luận về TCSK trong lĩnh vực TT-TV để làm cơ
sở cho việc triển khai thực tế cũng chưa được chú trọng. Chính vì vậy, cùng với
vấn đề hoàn thiện hệ thống lý luận, việc tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt
động TCSK tại các cơ quan thông tin – thư viện trường ĐH là nhu cầu tất yếu để
tìm ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Từ đó, thúc đẩy sự phát
triển của các cơ quan thư viện trường ĐH, nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo
và nghiên cứu khoa học.
Từ những lý do trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Tổ chức sự kiện
trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở Hà Nội” làm
đề tài luận văn.

2. Tình hình nghiên cứu
Ban đầu, nghiên cứu về “tổ chức sự kiện” chỉ được dừng lại ở việc xem
xét dưới góc độ là một hoạt động quan trọng trong chuỗi các hoạt động của
“quan hệ công chúng” (PR). Trong một số công trình nghiên cứu về PR của các
nhà nghiên cứu nổi tiếng như “The Fall of Advertising and the Rise of PR” (Al
Ries& Laure Ries, 2002), “The new rules of marketing and PR” (David
Meerman Scott, 2008), “The AMA Handbook of public relations: Leveraging PR

in the Digital World”(Robert L. Dilenschneider, 2010), “Để người khác gọi ta là
PR”(Hà Nam Khánh Giao, 2004), “PR: Kiến thức cơ bản và đạo đức nghề
nghiệp” (Đinh Thị Thúy Hằng, 2007)… đều có đề cập tới một số vấn đề khái
quát về “tổ chức sự kiện”. Tuy nhiên, các tác phẩm trên chủ yếu tập trung xem

9


xét hoạt động PR như là một chiến lược để xây dựng thương hiệu và TCSK là
một hoạt động trong chuỗi những hoạt động PR đó mà không đề cập chuyên sâu
về hoạt động TCSK.
Sau này, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động “tổ chức sự kiện”
nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của kinh tế - xã hội, một số cuốn giáo trình
nghiên cứu chuyên sâu về TCSK đã ra đời như: cuốn “Successfull event
management: a practical handbook” của Anton Shone (2006), giáo trình “Tổ
chức sự kiện” của PGS.TS Lưu Văn Nghiêm (2007)… Tuy nhiên, những cuốn
sách trên cũng mới chủ yếu tập trung vào việc khai thác các kỹ năng trong hoạt
động có tính chuyên ngành đặc thù là kinh tế, chưa đề cập tới vấn đề TCSK
trong nhiều lĩnh vực khác như văn hóa, giáo dục, thông tin – thư viện.
Trong lĩnh vực TT-TV, việc tiếp cận với khái niệm “tổ chức sự kiện” vẫn
còn khá mới mẻ. Có rất ít công trình nghiên cứu về vấn đề này.
- Về sách, trong cuốn sách “62 chiến dịch PR xuất sắc nhất” (2008)
đã giới thiệu hai chiến dịch PR bằng hoạt động TCSK đã thành công rực rỡ của
Thư viện ở Portland và Thư viện công cộng New York [14]. Đây được xem là
hai minh chứng thực tế rõ ràng nhất cho việc ứng dụng PR và cụ thể là TCSK
đem lại những hiệu quả rõ rệt làm thay đổi sự phát triển của một thư viện nói
riêng và cả sự nghiệp thư viện nói chung.
- Về các công trình nghiên cứu khoa học với đề tài TCSK trong hoạt
động thông tin – thư viện nói chung, đề tài luận văn: “Tổ chức sự kiện văn hóa
tại các thư viện ở Hà Nội” (2010) của ThS. Tạ Minh Hà được xem là một trong

những nghiên cứu chuyên sâu đầu tiên khảo sát về thực trạng TCSK tại một số

10


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu tiếng Việt
[1] Bùi Thanh Thủy (2011), Hoạt động truyền thông marketing trong thư viện
ĐH, Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Một chặng đường đào tạo và nghiên cứu khoa
học thông tin – thư viện: Kỷ niệm 38 năm truyền thống đào tạo và 15 năm thành
lập Khoa Thông tin – Thư viện”, tr.510 – 519
[2] Bùi Thanh Thủy (2012), “Nghiên cứu ứng dụng Marketing hỗn hợp trong
hoạt động thông tin – thư viện ở các trường ĐH Việt Nam”, ĐH Văn hóa Hà
Nội, Luận án tiến sĩ
[3] Đinh Thị Thuý Hằng (2008), PR- Kiến thức cơ bản và đạo đức nghề nghiệp,
Alpha Books và NXB. Lao động - Xã hội.
[4] Đinh Thị Thúy Hằng (2008), PR - Lý luận và ứng dụng, Alpha Books và
NXB. Lao động - Xã hội.
[5] Hà Nam Khánh Giao (2004), Quan hệ công chúng - Để người khác gọi ta là
PR, NXB. Thống kê
[6] Hoàng Phê, ch.b. (2003), Từ điển Tiếng Việt, Nxb. Đà Nẵng
[7] Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Nxb. Văn hóa Thông tin
[8] Lưu Văn Nghiêm (2007), Tổ chức sự kiện, NXB. ĐH Kinh tế quốc dân
[9] Mai Mỹ Hạnh (2006), Quan hệ công chúng dưới góc độ hoạt động TT-TV,
Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Ngành Thông tin - thư viện trong xã hội thông tin”.
[10] Nguyễn Thị Bích Lệ (2013), Công tác TCSK tại thư viện trường ĐH FPT,
Kỷ yếu Hội nghị nghiên cứu khoa học sinh viên Khoa Thông tin – Thư viện,
ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN.

11

[11] Nguyễn Thị Lan Thanh (2010), Tập bài giảng Marketing trong hoạt động
thông tin – thư viện, ĐH Văn hóa Hà Nội
[12] Nguyễn Vũ Hà (2009), Tập bài giảng Tổ chức sự kiện, Trường Cao đẳng
Du lịch Hà Nội
[13] Tạ Minh Hà (2010), Tổ chức sự kiện văn hóa tại các thư viện ở Hà Nội,
ĐH Văn hóa Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ
[14] Trần Anh (2008), 62 chiến dịch PR xuất sắc, NXB. Lao động – Xã hội
[15] Trần Đức Hòa (2014), Một vài suy nghĩ về tính thân thiện của thư viện,
Hoạt động thông tin – thư viện với vấn đề đổi mới căn bản và toàn diện giáo dục
ĐH Việt Nam (sách chuyên khảo), NXB. ĐHQGHN, tr.97-104
[16] Trần Thị Mai Anh, Bùi Thị Thùy Dương (2007), Thực trạng hoạt động PR
và xu thế phát triển ở Việt Nam, Quan hệ công chúng - lý luận và thực tiễn,
NXB. Chính trị quốc gia, tr. 41-49
[17] Trần Thị Hòa (2010), Tổ chức sự kiện từ góc nhìn kinh tế, văn hóa, xã hội,
Tạp chí Thông tin – Tư Liệu, tr.57-59
[18] Trương Thị Bích Tiên (2012), Các loại hình TCSK, Tạp chí Khoa học,
ĐHSP TPHCM

Tài liệu nước ngoài
[19] Dilenschneider, Robert L. (2010), The AMA Handbook of public relations:
Leveraging PR in the Digital World
[20] GoldBlatt, Joe (2002), Special Events: Twenty – first century global event
managament, Wiley.
[21] Ries, Al & Ries, Laura (2002), The Fall of Advertising and the Rise of PR,
HarperBusiness, Reprint edition

12

[22] Scott, David Meerman (2008), The new rules of marketing and PR, Your
Coach In A Box; Una Upd Re edition
[23] Shone, Anton (2006), Successfull event management: a practical handbook,
Cengage Learning Business Press
[24] Sullivan, Marguerite H. (2002), A responsible of Press Office: An insider’s
guide ( />[25] Tuggle, Kathryn (2007), 10 Hot jobs for 2007, Fast Company
[26] Wagen, Lynn Van (2005), Event management, Prentice Hall
[27] US Dept of Labor (2010), What is Event Planning ( />
Website
[28] Diễn đàn TCSK: />[29] Thư viện Tạ Quang Bửu: />[30] Thư viện ĐH Thủy Lợi: />[31] Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân Hàng:
và
[32] Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường ĐH FPT:
và />[33] Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường ĐH Luật Hà Nội:
/>[34] Trang tìm kiếm:

13