Quản lý nhân sự tại Công ty TNHH công nghệ và truyền thông PL.DOC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
KHOA TOÁN TIN - ỨNG DỤNG
- - - - - - - 000 - - - - - - - -


BÁO CÁO THỰC TẬP
Đề Tài:
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Giáo viên Hướng dẫn : T.s Nguyễn Thị Thanh Huyền
Sinh viên Thực hiện : Phùng Thanh Độ
Lớp : K10c- Khoa Toán Tin ứng dụng

Báo cáo thực tập
Hà Nội : 3/2010
MỤC LỤC
Lời mở đầu :
Ngày nay tin học là một ngành khoa học phát triển mạnh mẽ cả về
phần cứng lẫn phần mềm. Những năm gần đây các sản phẩm của ngành tin
hoc được ứng dụng rộng rãi trên nhiều lĩnh vực mang lại nhiều hiệu quả thiết
thực cho đời sống xã hội. Nó không những giải quyết những bài toán phức
tạp trong kỹ thuật mà còn giải quyết những bài toán về quản lý rất hiệu quả.
Tin học mặc nhiên được xã hội công nhận và ứng dụng trong bất cứ một lĩnh
vực nào.
Do tính năng đa tiện ích của tin học nên hầu hết các cơ quan, xí ngiệp
hiện nay đã đáp ứng vào nhiều lĩnh vực để tăng năng suất, nâng cao chất
lượng, giảm chi phí tối đa, rút ngắn thời gian, đoảm bảo độ chính xác cao.
Các cơ quan hành chính đã khai thác sử dụng nhiều phần mềm về quản lý như
quản lý nhân sự, quản lý nhân sự và tiền lương, quản lý bán hàng,... .
Xuất phát từ yêu cầu đó, được sự đồng ý của cơ quan , được sự chỉ bảo
tận tình của T.s Nguyễn Thị Thanh Huyền Em đã chọn đề tài :” quản lý nhân
sự” Công ty TNHH công nghệ và truyền thông PL làm báo cáo thực tập.

Tuy thời gian có hạn, song được chỉ bảo tận tình của T.s Nguyễn Thị
Thanh Huyền đã giúp Em hoàn thành báo cáo thực tập này. Chương trình này
không tránh khỏi thiếu sót và những điểm hạn chế. Kính mong Thầy Cô đóng
góp giúp đỡ để Chương chình của Em hoàn thiện hơn.
2
Báo cáo thực tập
Chương I: Khảo sát hiện trạng
1. Khảo sát hệ thống:
Công ty TNHH công nghệ và truyền thông PL là công ty mới
thành lập chuyên ngành công nghệ thông tin, bán những sản phẩm phần
mềm, làm wed, quản trị mạng. Công ty sản xuất kinh doanh độc lập tự
hoạch toán trong phạm vi từng Chương trình. Trách nhiệm quản lý và
lãnh đạo thuộc về Giám đốc, phó giám đốc và các Trưởng phòng.
Nhưng trên phạm vi toàn công ty thì ban giám đốc có nhiệm vụ thực
hiện quản lý và lãnh đạo tập trung thống nhất đảm bảo cho sự hoạt
động giữa các bộ phận trong công ty. Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý hiện nay của công ty là cơ cấu trực tuyến thực hiện chế độ một
thủ trưởng. Cấp lãnh đạo cao nhất là giám đốc người phải chịu trách
nhiệm về mọi mặt và toàn quyền quyết định trong phạm vi toàn công
ty, tham gia ký kết các hợp đồng. tiếp đó là Phó giám đốc và các
trưởng, phó phòng là cánh tay đắc lực cho giám đốc có nhiệm vụ tham
mưu cho giám đốc, đựơc phân công nhân viên trên các mặt của Công
ty, Nhân viên có nhiệm vụ thực thi những công việc mà lãnh đạo đặt ra.
Việc phân cấp quản lý nhân sự của công ty được tổ chức theo từng bộ
phận như sau :
Sơ đồ tổ chức:
3
Báo cáo thực tập
1.1/ Ban giám đốc: Có trách nhiệm điều hành chung toàn bộ công tác trong
công ty.

1.2/ Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ biên soạn các tài liệu liên quan đến các
chương trình nhằm :
- Tạo và Thiết kế các chương trình theo yêu cầu của đối tác.
- Có các phương án và biện pháp quản lý kỹ thuật.
- Có các quy trình vận hành, bảo trì, bảo dưỡng sản phẩm.
1.3/ Phòng nhân sự: Có các nhiệm vụ sau:
- Khi có yêu cầu của ban lãnh đạo thì phòng nhân sự xắp xếp Nhân viên
làm việc theo từng năng lực của mỗi người.
- Sắp xếp hoặc điều động phân công nhân viên đi công tác hoặc theo dự
án của công ty.
- Nhập mới các cán bộ, công nhân viên mới được tuyển
- Cập nhật thông tin về gia đình của cán bộ nhân viên trong toàn công
ty.
- Xóa bỏ và ghi vào hồ sơ lưu trong sổ sách chứa dữ liệu.
- Tìm kiếm hồ sơ của cán bộ công nhân viên ở công ty để bổ xung sửa
chữa thông tin hoặc đáp ứng nhu cầu nào đó của cấp lãnh đạo.
- Đưa ra báo cáo về nhân sự khi có yêu cầu của các cấp lãnh đạo.
1.4/ Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ
- Hỗ trợ và tư vấn khách hàng.
- Giới thiệu về các sản phẩm của Công ty.
4
Báo cáo thực tập
- Đưa ra các bảng biểu thống kê, các thông tin kết suất hàng tháng, hàng
quý để phục vụ nhu cầu của các phòng ban liên quan và các cấp lãnh đạo.
- Tìm thị trường tiêu thụ từ đấy trình lên Ban giám đốc xem xét và sử lý.
- Giao sản phẩm cho Khách hàng.
* Ngoài ra trong công ty còn có 1 nhân viên kế toán có nhiệm vụ tính
lương cho các nhân viên và hoạch toán chi phí cho Công ty cụ thể như sau:
- Tổng hợp các phụ cấp mà mỗi cán bộ nhân viên được hưởng.
- Thống kê lương theo từng phòng ban.

- Thống kê mức thưởng (phạt) cho từng nhân viên theo quy định của
công ty từ đấy đưa ra báo cáo lên Ban giám đốc để xử lý.

2. Phân tích hiên trạng của Công ty TNHH công nghệ và truyền thông
PL
Công ty TNHH công nghệ và truyền thông PL là một công ty trẻ mới
được thành lập năm 2008. Đến nay tổng số cán bộ công nhân viên trong toàn
công ty hiện nay là 22 nhân viên và đang dần dần tăng theo nhu cầu mở rộng
công ty.

<> Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại công ty hiện nay:
+ Khi đã được ban giám đốc chấp thuận có một nhân viên mới đến làm
thì cần đến phòng nhân sự để đăng ký về sơ yếu lý lịch, sau đó phòng tổ chức
căn cứ theo khả năng và tầm hiểu biết của nhân viên đó sẽ sắp xếp cho nhân
viên mới làm, hồ sơ lý lịch của các nhân viên này đều được nghi chép trên
giấy.
+ Trong quá trình làm việc của nhân viên, phòng tổ chức luôn theo
dõi, nghi chép đầy đủ qua đấy làm căn cứ để điều động đi công tác, bổ nhiệm
vị trí mới khi được phép của Ban giám đốc.
5
Báo cáo thực tập
+ Hàng tháng, nhân viên kế toán có nhiệm tổng hợp tiền lương mà
mỗi cán bộ nhân viên được hưởng, Lương dc thỏa thuận của mỗi cán bộ nhân
viên khi làm hợp đồng với công ty, các mức thưởng (phạt) cho từng nhân viên
theo quy định của công ty , dựa vào đó phòng kế toán tính lương cho từng
nhân viên.
Cuối cùng phòng kế toán đưa ra danh sách tiền lương tương ứng cho mỗi
nhân viên cho Ban giám đốc xem xét và giải quyết.
+ Vì làm việc dựa trên sổ sách là nhiều nên khi có yêu cầu tra cứu, tìm
kiếm thông tin thì các nhân viên quản lý phải tra sổ, lục tung những sổ sách

để tìm, Việc làm này rất bất tiện và mất thời gian rất nhiều.
- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự trước đây đã không còn phù hợp với
thực trạng xã hội hoá ngày càng cao như hiện nay với nền kinh tế thị trường
luôn luôn có sự thay đổ theo từng ngày, từng giờ. Đối với hệ thống quản lý
nhân sự trước đây luôn gây ra sự tổn thất về thời gian, công sức mà chưa
chắc đã đem lại hiệu quả cao.
Trên thực tế hiện nay toàn bộ hồ sơ của nhân viên từ khi được nhận vào
làm việc hay công việc cập nhật quá trình công tác của mỗi nhân viên và công
việc tính lương cho mỗi nhân viên (có cả các khoản hoa hồng và các khoản
phải trừ) đều được thực hiện một cách hết sức thủ công, đa số chỉ dựa trên
giấy tờ sổ sách. Với cách quản lý đó thì sẽ dẫn tới dữ liệu cần lưu trữ trên giấy
tờ ngày càng nhiều dễ xẩy ra sai sót và mất mát mặt khác làm cho việc tìm
kiếm, tra cứu gặp rất nhiều khó khăn.
<> Những bất cập của hệ thống quản lý nhân sự trước đây.
* Một số những bất cập còn tồn tại trong hệ thống thông tin quản lý
nhân sự trước đây là:
- Trước đây việc quản lý nhân sự được làm còn rất thủ công đó là việc quản
lý vẫn dựa trên sổ sách, chứng từ là chủ yếu nên nó sẽ không thể đáp ứng lâu
được tất cả các đòi hỏi của một hệ thống quản lý thông tin về nhân sự và do
6
Báo cáo thực tập
đó cần xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự làm sao thân thiện, dễ dàng xử
dụng và đáp ứng được mọi yêu cầu về quản lý.
- Đối với hệ thống quản lý thông tin nhân sự trước đây để hoạt động một
cách có hiệu quả thì phải tốn một số lượng thời gian khá lớn để làm việc với
số lượng sổ sách nhiều do đó rất tốn kém nhân công và tiền của.
- Trong mỗi hồ sơ nhân viên thường gồm có một mã nhân viên, tên nhân
viên, ngày sinh, giới tính, số chứng minh thư, địa chỉ liên hệ, trình độ, điện
thoại, ... . do đó việc cập nhật hồ sơ với một số lượng lớn nhân viên được làm
bằng tay thì không tránh khỏi nhầm lẫn. Điều này dẫn đến sai lệch về thông

tin của nhân viên, mất nhiều thời gian và công sức vào lưu trữ.
- Đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên, khi lấy ra một hồ sơ
cán bộ nhân viên do cấp trên yêu cầu thì cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ sẽ
tra sổ, sau đó tìm trên ngăn, giá tư liệu để lấy ra hồ sơ cần tìm dẫn đến công
việc lưu trữ, bảo quản gây khó khăn chậm tdễ và tốn nhiều thời gian, phương
tiện, công sức cho việc tra cứu thông tin phục vụ cán bộ nhân viên.
- Điều đặc biệt nữa đối với hệ thống quản lý nhân sự đó thì tính bảo mật
không cao bởi chương trình cần một lượng lớn cán bộ quản lý làm việc và
làm việc bằng thủ công.
* Có thể tóm tắt những bất cập của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
trước đây đó là:
+ Hiệu quả công việc không cao.
+ Hệ thống quản lý mất nhiều thời gian và chi phí.
+ Việc quản lý, giám sát không chặt chẽ.
+ Độ chính xác không cao, dễ nhầm lẫn.
+ tốn kém về nhân lực.
+ Tra cứu và cập nhật còn nhiều hạn chế.
Nhưng trái ngược với các nhược điểm trên thì hệ thống quản lý nhân sịư cũ
còn có ưu điểm sau:
7
Báo cáo thực tập
+ Chương trình tương đối đơn giản.
+ Chương trình không đòi hỏi trình độ của nhân viên cao.
3./ Đánh giá chung về hệ thống hiện trạng:
Măc dù công ty chuyên làm về phần mềm nhưng chính công ty vẫn
chưa tạo cho mình một công cụ hoàn hảo để quản lý tốt công nhân viên của
Cty mình, Vì vậy dù cán bộ tổ chức có cố gắng và tìm mọi cách cải tiến
phương pháp làm việc thì vẫn luôn tồn tại một số vấn đề sau:
- Thời gian tìm kiếm, ghi chép quá lớn. Khi có thông tin cần thiết thì do
tính phức tạp của chương trình cho nên thời gian tổng hợp thông tin yêu cầu

dài, không đáp ứng được yêu cầu nhanh, gọn.
- Công việc tổng hợp, báo cáo hết sức khó khăn, do thông tin đến từ
nhiều người sẽ không nhất quán, dễ bị nhầm lẫn.
- Khi có sự thay đổi, điều chỉnh tốn nhiều thời gian, công sức, tiền bạc.
* Đứng trước thực trạng nêu trên, được sự quan tâm của lãnh đạo công
ty, phòng tổ chức cán bộ nhân viên đã và đang gấp rút chuẩn bị cơ sở cho việc
xây dựng chương trình ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý nhân sự
trong toàn công ty.
4./ Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mới.
Do nghành tin học phát triển đi theo đó là sự phát triển mạnh mẽ của
nghành phần mềm, nó đã hiện đại hoá các khâu trong quá trình quản lý của
các công ty.
Hệ thống quản lý mới có vai trò rất quan trọng, nó là công cụ trợ giúp
hữu ích cho các nhà quản lý cũng như giúp cho các nhân viên phát huy tốt
năng lực của mình trong công việc.
* Yêu cầu về chức năng
8
Báo cáo thực tập
- Quản lý được hồ sơ, lý lịch của các cán bộ nhân viên trong toàn
công ty.
- Quản lý được các thông tin về phòng ban.
- Quản lý được quá trình công tác của từng nhân viên.
- Quản lý được các thông tin về chức vụ của từng nhân viên.
- Quản lý được các mức thưởng (phạt) cho từng nhân viên theo
quy định của công ty từ đấy đưa ra báo cáo lên Ban giám đốc để xử lý.
- Tính Phụ cấp và lương cuối tháng cho từng nhân viên
- Cập nhật mới, sửa chữa các thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu.
- Cập nhật thông tin về gia đình của cán bộ nhân viên trong toàn
công ty.
- Truy suất, tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả.

- Báo cáo nhanh chóng theo yêu cầu của lãnh đạo.
* Kiến trúc hệ thống
- ứng dụng được xây dựng trên nền công nghệ VisualBasic 6.0
với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microshop Access.
- Kiến trúc vật lý: Client- Server
Tính chất cơ bản hệ thống mới là tính khoa học, tính logic và tính hệ
thống cao, Khác phục được nhiều sự cố xảy ra trong hệ thống.
* Hệ thống mới được xây dựng trên nguyên tắc cũ nhưng hầu hết tất cả
các công việc quản lý được tự động hoá, do vậy nó khắc phục được tối đa các
nhược điểm của hệ thống cũ. Các chứng từ sổ sách, các hồ sơ được thay thế
bằng các số liệu, dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu sẽ tiết kiệm được thời gian và
công sức giúp cho việc tính toán tìm kiếm, cập nhập, sửa chữa thông tin được
nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.
9
Báo cáo thực tập
5./ Yêu cầu hệ thống quản lý nhân sự mới.
- Một yêu cầu tối quan trọng với hệ thống là phải có giao diện thân thiện
và dễ sử dụng cho người dùng.
- Với những người thường hay phải nhập dữ liệu với số lượng lớn, việc
phải thao tác nhiều lần một số các động tác nhập dữ liệu có cấu trúc giống
nhau là khó tránh khỏi. Do đó cần làm đơn giản hoá các thao tác này, giúp
người nhập dữ liệu thấy thoải mái, nhanh chóng và giảm tối thiểu những sai
sót.
- Tuy chương trình quản lý hồ sơ nhân viên cũ cũng áp dụng ít nhiều
phương pháp khoa học phần nào giúp cho người quản lý thuận lợi hơn, song
việc tổ chức quản lý theo dõi bằng phương pháp cũ là rất phức tạp, kém hiệu
quả và độ chính xác không cao. Khi cần tìm kiếm những thông tin thì rất tốn
thời gian, độ chính xác không cao mà thậm chí còn bỏ sót trong quá trình tìm
kiếm. Vì vậy hệ thống mới phải có đủ sức mạnh để truy lùng tìm kiếm một
cách hiệu quả, nhanh chóng và dễ ràng cho người sử dụng.

- Việc in ấn đưa ra báo cáo nhanh chóng cho ban lãnh đạo xem xét và sử
lý cũng được hệ thống quản lý nhân sự mới này ứng dụng khá tốt, không mất
nhiều thời gian, giảm tải gánh nặng cho nhân viên khi có yêu cầu cần đưa ra
báo cáo thống kê.

Thấy rõ những nhựơc điểm nói trên của phương pháp quản lý cũ và sự
tiện dụng, hiệu quả của công việc quản lý bằng ứng dụng công nghệ phần
mềm, em dã mạnh dạn cùng phía công ty khảo sát và thiết kế phần mềm
“Quản lý nhân sự” để có thể trợ giúp cho công ty quản lý tốt nhân sự của
mình.
10
Báo cáo thực tập
Chương II : Phân tích hệ thống
1./Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC):
* Qua quá trình khảo sát và phân tích Công ty TNHH và truyền thông
PL Em thấy cần xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự mới với biểu đồ
phân cấp chức năng của hệ thống quản lý nhân sự như sau:
11
Báo cáo thực tập
12