Những lưu ý cần tránh khi làm kế toán

Những sai sót cần tránh khi làm kế toán
Thu - chi tưởng chừng là những nghiệp vụ rất cơ bản trong công tác kế toán, tuy nhiên
vẫn luôn tiềm ẩn những sai sót dễ dàng gặp phải. Bài viết sau VnDoc.com xin giới thiệu
và liệt kê những vấn đề này nhằm giúp các kế toán viên đạt hiệu quả cao hơn trong công
việc.

1. Về chứng từ
- Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng ghi chép không


đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các cá nhân có
liên quan.
- Mẫu phiếu thu, phiếu chi không đúng mẫu
+ Các phiếu chu, phiếu chi không được đánh số liên tục trong năm mà đánh theo tháng.
+ Phiếu chi, phiếu chi thiếu định khoản kế toán,thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan
trong đó phiếu chi quan trọng nhất là chữ ký người nhận tiền, phiếu thu quan trọng nhất
là chữ ký của thủ quỹ; không ghi dòng “Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ”, dòng“ Chứng
từ gốc kèm theo…
- Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ.
- Một số khoản chi trên 100.000 đồng không có Hóa đơn tài chính.
- Các khoản chi thuộc nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi..; không phục vụ mục đích sản
xuất kinh doanh, đơn vị hạch toán vào chi phí như chi ngày 8/3, chi cho tài trợ, ủng hộ,
khen thưởng cá nhân trong công ty… phải điều chỉnh lấy từ quỹ.
- Các khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính… cần thống kê để loại ra khỏi chi phí
hợp lý hợp lệ khi tính thuế như:
+ Thanh toán chi khoán tiền điện thoại chỉ có danh sách ký nhận, không có hóa đơn kèm
theo… đúng ra phải có hóa đơn tài chính, còn việc khoán chỉ là căn cứ để khống chế mức
chi thôi.
+ Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn tài chính (mặc dù nó là chi phí thực tế
của doanh nghiệp).
+ Thanh toán chi phí qua qua thẻ Mastercard chỉ kèm sao kê của Ngân hàng, không có

chứng từ gốc kèm theo.
+ Thanh toán chi độc hại bằng tiền mặt, không bằng hiện vật và có chứng từ gốc kèm
theo.
+ Chi phí tiền nước, tiền điện thoại, hóa đơn tài chính không ghi tên, mã số thuế công ty.
- Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính logic về mặt thời gian
- Ngày trên hóa đơn trước ngày viết Tờ trình.
- Ngày trên Đề nghị thanh toán sau ngày Hóa đơn tài chính.
- Ngày tháng trên các hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic.
- Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính đầy đủ.


Chi phí cho nhân viên
- Các bảng lương thiếu không có chữ ký của người nhận tiền.
- Một số khoản chi công tác phí khoán chi theo danh sách ký nhận không có diễn giải thể
hiện đi công tác lưu động trên 15 ngày/tháng.
- Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/đơn giá nhưng không có
bảng chấm công lưu kèm.
- Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ.
- Chi từ Quỹ Dự phòng mất việc làm cho đào tạo tại chức cán bộ nhân viên, không có tài
liệu giải trình về sự thay đổi công nghệ dẫn đến người lao động bị mất việc làm.
Chi phí mua nguyên liệu, nhiên liệu
- Bảng kê thu mua hàng nông sản chưa ghi chưa đầy đủ địa chỉ, số chứng minh thư của
người bán hàng.
- Thanh toán chi phí xăng dầu thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên theo hóa đơn tài
chính, không có định mức.
Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi sửa chữa vật dụng hỏng không có giấy báo hỏng, chi phí sửa chữa xe không có biên
bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của tài sản trước khi đưa vào sửa chữa, không có tờ trình
xin duyệt kinh phí, chỉ có hóa đơn tài chính.
- Chi sửa chữa lớn không có biên bản bàn giao đưa vào sử dụng

- Chi phí sửa chữa lớn đó ghi nhận vào tăng nguyên giá tài sản cố định nhưng không có
Biên bản đánh giá của bộ phận kế toán về thời gian sử dụng ước tính của tài sản sau sửa
chữa là cơ sở trích khâú hao của đơn vị.
- Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu Quyết định cử di học, Chương trình kế hoạch học tập
làm việc, chỉ có đề nghị thanh toán và hóa đơn tài chính.
Chi phí bằng tiền
- Chi phí cấp phát quà tết không có danh sách đính kèm.
- Khoản chi hội nghị khách hàng không có danh sách khách hàng mời đính kèm.
- Một số khoản chi hội thảo, hội nghị thiếu danh sách đại biểu, các khoản chi tiền bồi
dưỡng cho đại biểu dự họp, hội nghị không có ký nhận của từng người mà chỉ có tờ trình
xin thanh toán của bộ phận văn phòng.


- Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ tiếp khách nào.
Thanh toán công nợ
- Đơn vị thực hiện chi trả tiền hàng cho bên thứ 3 không phải là đại diện theo pháp luật
của người cung cấp hàng hóa cũng như không có giấy ủy quyền của người cung cấp hàng
hóa và dịch vụ.
- Chi tiếp khách không ghi rõ tiếp khách nào.
- Việc ký kết hợp đồng còn chưa đúng theo quy định của pháp luật, chưa chặt chẽ.
- Một số hợp đồng khi ký kết hợp đồng kinh tế còn căn cứ theo pháp lệnh Hợp đồng kinh
tế năm 1989.
- Hồ sơ mời thầu không yêu cầu nhà thầu cung cấp các tài liệu đã thực hiện cho gói thầu
tương tự để có tiêu chí đánh giá chính xác,… Ngoài ra trong hồ sơ thầu cũng không yêu
cầu nhà thầu gửi kèm theo Báo cáo tài chính đã được kiểm toán độc lập hoặc quyết toán
thuế của nhà thầu. Trong hồ sơ mời thầu của các gói thầu xây lắp chỉ yêu cầu là "doanh
thu, lợi nhuận trước và sau thuế có mức tăng trưởng hoặc duy trì ở mức ổn định" nhưng
không nêu rõ cụ thể mức ổn định đó là như thế nào.
- Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, người ký kết hợp đồng không phải là người đại diện
theo pháp luật của nhà cung cấp này, tuy nhiên không có giấy ủy quyền của người đại

diện theo pháp luật.
Thực hiện ký kết hợp đồng vượt phân cấp
- Theo Quyết định phân cấp tài chính của đơn vị đối với các đơn vị cấp dưới, có thể ký
vượt cấp hoặc chia nhỏ giá trị hợp đồng .
Chưa ký hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng bổ sung
- Một số hợp đồng đã hết hiệu lực thi hành hoặc các điều khoản hợp đồng không còn phù
hợp nhưng các đơn vị vẫn chưa ký lại hoặc ký bổ sung phụ lục hợp đồng.
Chưa thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng
- Một số hợp đồng mua vật tư, hàng hoá trong điều khoản cam kết đã ghi rõ thời gian bên
bán phải giao hàng nhưng khi thực hiện bên bán đã giao hàng chậm so với quy định. Tuy
nhiên đến khi thanh toán và thanh lý hợp đồng chưa có Biên bản xác nhận nguyên nhân
chậm tiến độ và chưa đề cập đến vấn đề vi phạm điều khoản tiến độ thực hiện hợp đồng.
Chưa theo dõi chặt chẽ các hợp đồng
- Một số đơn vị chưa có sổ theo dõi các hợp đồng kinh tế đã ký và tình hình thực hiện các


hợp đồng này. Một số hợp đồng hết hiệu lực chưa tổ chức thanh lý theo quy định.
2. Về hạch toán
- Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng.
Ví dụ: Một số khoản chi phí do bỏ sót từ những năm trước đơn vị đang hạch toán vào chi
phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không theo dõi hạch toán trên Tài khoản " chi phí
khác" theo quy định.
* Hạch toán khoản tiền gửi có kỳ hạn trên TK 112.
* Hạch toán vốn cho vay ngắn hạn Ngân hàng A trên TK 112.
* Hạch toán khoản vay lấy lãi trên TK 112.
- Hạch toán một số nghiệp vụ không có cơ sở hoặc không kịp thời hoặc bị trùng 2 lần.
- Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa kịp thời.
- Lập phiếu thu không phù hợp với thời điểm thực tế thu tiền.
Ví dụ:
+ Một số đơn vị lập phiếu thu và hạch toán trước khi thực thu tiền dẫn đến số dư quỹ tiền

mặt trên sổ kế toán chênh lệch so với kiểm kê thực tế tại thời điểm kết thúc niên độ,
nguyên nhân là do cuối tháng kế toán đã lập phiếu thu và hạch toán doanh thu đối với
khoản doanh thu thực hiện trong tháng nhưng đến tháng sau các đơn vị cấp dưới mới nộp
tiền về quỹ.
+ Kế toán đơn vị căn cứ vào Hóa đơn mua bán hàng của các bộ phận gửi về để hạch toán
khoản thu tiền của khách hàng, do đó không phản ánh chính xác thời điểm chuyển tiền
của các bộ phận
- Lập phiếu chi và hạch toán được thực hiện sau khi đã chi tiền, Ví dụ như: PC ngày
29/12/2006 trả tiền cho Công ty A từ ngày 25/12/2006 với số tiền 39.380.000 đồng (Biên
bản thanh lý ngày 25/12/2006 nêu rõ Công ty A đã nhận đủ số tiền)… hoặc xuất quỹ tiền
mặt nộp Ngân hàng sau đó mới lập phiếu chi.
- Quản lý thu chi tiền mặt không chặt chẽ như việc nộp tiền mặt về quỹ không kịp thời
theo quy định. Ví dụ khi thu bưu điện phí của các đơn vị đều có quy định: “Định kỳ hàng
ngày, các đối tượng thuê thu có trách nhiệm đến phòng Kế toán bưu điện huyện quyết
toán hoá đơn và nộp đủ số tiền đã thu từ khách hàng...”, tuy nhiên các đối tượng thuê thu
không nộp tiền kịp thời về bưu điện theo từng ngày.
- Không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép không đúng trình tự nhập, xuất quỹ nên sổ


quỹ tiền mặt của một số ngày còn có hiện tượng dư âm, hoặc khi có sự chênh lệch giữa sổ
kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế rất khó phát hiện ra các nguyên nhân chênh lệch.
- Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị số dư tiền gửi tại một số
ngân hàng (phát hiện thông qua thủ tục đối chiếu xác nhận số dư với Ngân hàng).
- Một số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.
3. Về lưu trữ chứng từ
- Một số khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm, tuy nhiên đơn vị
chưa lập bảng kê chi phí điều này làm khâu kiểm soát chứng từ khó khăn.
- Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán còn chưa kịp khoa học như chứng từ công nợ lưu
cùng chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.