Công nghệ thông tin – Thời cơ và thách thức đối với Lưu trữ Việt Nam

Công nghệ thông tin – Thời cơ và thách thức
đối với Lưu trữ Việt Nam
Thạc sỹ Lê Văn Năng
Giám đốc Trung tâm Tin học - Cục VTLT Nhà nước
Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ
thông tin và thực tế quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ
chức đã sản sinh ra một loại hình tài liệu đó là tài liệu điện tử.
Cũng giống như tài liệu giấy, tài liệu điện tử chứa đựng thông tin đa dạng, phong
phú như: thông tin về hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứu khoa học,
hoạt động sản xuất, kinh doanh... Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền thống là thông tin
được ghi trên giấy và con người có thể đọc được trực tiếp thì đối với tài liệu điện tử,
thông tin được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu
trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm
tương thích. Có thể nói, tài liệu điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn,
các vấn đề như thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng
đối với tài liệu lưu trữ điện tử đang là cơ hội và thách thức đối với những người làm
công tác lưu trữ các nước, cần phải được đầu tư nghiên cứu.
1. Sự hình thành tài liệu điện tử
Tài liệu lưu trữ điện tử được định nghĩa như là một tài liệu được tạo ra, nhận
được và được lưu giữ lại để phục vụ cho công việc tiếp theo ở dạng điện tử, có nghĩa
là một tài liệu nhận được ở dạng điện tử nhưng được lưu giữ lại ở dạng giấy thì đó là
tài liệu giấy hoặc ngược lại một tài liệu ở dạng giấy, sau đó được quét vào máy tính và
được sử dụng ở dạng tài liệu điện tử thì là tài liệu điện tử. Tuy nhiên, vấn đề khó
khăn, phức tạp cần nghiên cứu là tài liệu được sinh ra bằng phương tiện điện tử, lưu
trữ và khai thác sử dụng ở dạng điện tử.

1


Theo Luật Giao dịch điện tử của Việt Nam, thì văn bản điện tử là văn bản được
thể hiện dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng

phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền
dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. Trong đó, những đặc
điểm sau đây được coi là quan trọng để xác định tài liệu điện tử: 1. tồn tại một cách
hoàn chỉnh và không bị sửa đổi như khi nó được tạo ra và lưu giữ lúc ban đầu; 2. có
mối liên kết rõ ràng với các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài hệ thống số
thông qua một mã số phân loại hoặc các chỉ số nhận dạng riêng khác dựa trên nguyên
tắc phân loại; 3. có ngữ cảnh hành chính, có thể nhận dạng được; 4. có tác giả, địa chỉ
và người tạo ra; 5. phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có
một số đặc điểm chung.
Vào những năm 1970, nhiều quốc gia đã bổ sung các thuật ngữ chuyên ngành để
ghi nhận rằng tài liệu “đọc bằng máy” hay “điện tử” được đưa vào trong định nghĩa
tài liệu. Ở một số quốc gia, luật pháp thường nhấn mạnh chức năng của tài liệu hơn là
hình thức của chúng bằng cách khẳng định luật pháp về lưu trữ và về tài liệu áp dụng
đối với tất cả tài liệu “không lệ thuộc vào vật mang tin hay đặc điểm của chúng”.
Ngày nay, nhiều người vẫn còn cho rằng tài liệu điện tử được coi là nằm ngoài
phạm vi điều chỉnh của luật pháp lưu trữ, lý do là tài liệu điện tử trong các hệ thống
thông tin có thể dễ dàng bị chỉnh sửa mà không hề để lại bất kỳ một dấu vết nào.
Chính vì lẽ đó mà giá trị của chúng như là bằng chứng pháp lý nhìn chung là yếu, nếu
không muốn nói là chúng không được thừa nhận. Tiến bộ liên quan tới sự thừa nhận
tài liệu điện tử trong các thủ tục tố tụng pháp lý chỉ có thể đạt được nếu các hệ thống
thông tin được thiết kế để giữ lại những bằng chứng tin cậy và an toàn về tất cả các
hoạt động tác nghiệp của các cơ quan, tổ chức. Các phương pháp đặc biệt phải được
thực hiện và các quy định quốc tế được thiết lập, nhằm bảo đảm tính xác thực của

2


những thông tin được chuyển tải thông qua các mạng công cộng như Internet.
Đối với loại hình tài liệu điện tử, để bảo đảm tính xác thực của tài liệu, yêu cầu
quan trọng là phải giải quyết được vấn đề thiết kế các hệ thống thông tin, trong đó tài

liệu điện tử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải
được kiểm soát một cách chặt chẽ trong suốt vòng đời của chúng. Chính vì lẽ đó, vai
trò của cơ quan lưu trữ cần được xác định rõ ràng trong mối quan hệ với các cơ quan
có chức năng quản lý nhà nước về công nghệ thông tin, về cung cấp và quản lý chữ ký
điện tử, về xây dựng các quy định pháp lý đối với tài liệu điện tử... trong việc bảo đảm
các yêu cầu kỹ thuật, các chuẩn dữ liệu, chuẩn trao đổi thông tin... có liên quan đến
việc tạo lập và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Một khi, cơ quan lưu trữ
không có thẩm quyền đối với sự sản sinh của tài liệu điện tử, thì sẽ sớm nhận ra rằng
họ có rất ít phương án/giải pháp trong việc quản lý tài liệu điện tử.
2. Công tác xác định giá trị tài liệu điện tử
Tài liệu điện tử sẽ trải qua nhiều thay đổi từ thời điểm chúng được sản sinh cho
đến khi hết giá trị hiện hành. Công nghệ thông tin luôn ở trong trạng thái phát triển,
các cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu liên tục phải cập nhật các thay đổi đó trong các
hệ thống thông tin của mình bao gồm cả các tài liệu “sống” trong các hệ thống đó.
Trong mỗi lần thay đổi chuyển tài liệu hình thành trong một hệ thống đã lỗi thời sang
một hệ thống mới, bên cạnh những thay đổi có chủ định, những thay đổi không cố ý
vẫn xẩy ra vì mỗi công nghệ có một sự định dạng, cách thức tổ chức dữ liệu khác
nhau và đặc biệt là ngày càng ưu việt hơn. Như vậy, sẽ hình thành một “quy trình bảo
quản liên tục”. Quy trình này bắt đầu khi tài liệu được tạo lập theo đúng những yêu
cầu về tính xác thực đã đặt ra và tiếp tục với việc ghi chép lại/tài liệu hoá toàn bộ
những thay đổi đối với tài liệu cũng như các quá trình đánh giá, chuyển giao, tái tạo
và bảo quản tài liệu.

3


Việc đánh giá tài liệu điện tử, vì vậy phải bao gồm các hoạt động sau: thu thập
thông tin về tài liệu và các bối cảnh của chúng; xác định giá trị của tài liệu; xác định
tính khả thi của việc bảo quản tài liệu, và đưa ra quyết định đánh giá cuối cùng.
Những thông tin về tài liệu cần được thu thập bao gồm thông tin về bối cảnh tạo lập

và về bối cảnh công nghệ - thông tin làm cơ sở và căn cứ vào đó, tài liệu được xem là
xác thực. Việc xác định giá trị đòi hỏi phải xác định cả giá trị cần tiếp tục bảo quản
của tài liệu điện tử và tính xác thực của chúng. Tóm lại, việc xác định giá trị tài liệu
bao gồm 4 phần: thứ nhất, phải xem xét, xác định tính xác thực của tài liệu; thứ hai,
phải xác định tính khả thi của việc bảo toàn tính xác thực của tài liệu trong suốt quá
trình bảo quản, khai thác sử dụng sau này; thứ ba, là các tiêu chuẩn đánh giá và việc
đánh giá phải được thực hiện ngay từ đầu trong vòng đời của tài liệu; thứ tư, là phải
liên tục giám sát tài liệu của cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu.
Vấn đề thách thức đặt ra ở đây là quá trình đánh giá phải có một phương pháp
khác mặc dù lý thuyết về đánh giá không hề thay đổi: mục đích vẫn là giữ lại những
tài liệu có giá trị, không trùng thừa mà quan trọng là tính xác thực mà thiếu chúng, tài
liệu không thể được xem là đáng tin cậy với tư cách là những bằng chứng cũng như là
nguồn lực thông tin. Tuy nhiên, những thay đổi về phương pháp luận là những thay
đổi khá căn bản, đòi hỏi những người làm công tác lưu trữ phải tham gia, phối hợp lâu
dài với các cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu, giữa một bên là sự hướng dẫn theo
thẩm quyền việc thực hiện các quy trình phù hợp trong tạo lập và duy trì tài liệu và
một bên là sự can thiệp một cách triệt để vào việc tạo lập và lưu trữ tài liệu. Đó là một
công việc tuy khó thực hiện, có vai trò quyết định đối với việc bảo đảm tính xác thực
của tài liệu nhưng vẫn có thể thực hiện được nếu như có các chính sách, chiến lược và
tiêu chuẩn của cơ quan/tổ chức, của nhà nước và quốc tế để hỗ trợ cho công việc của
người làm lưu trữ. Nhưng trở ngại lớn nhất hiện nay với việc áp dụng phương pháp
luận đánh giá mới vẫn là từ những người làm công tác lưu trữ truyền thống và sự từ
4


chối tham gia của họ vào những hoạt động mà họ không cho là thuộc lĩnh vực lưu trữ.
Để vượt qua rào cản đó có thể mất nhiều năm. Hy vọng rằng trong thời gian đó, chúng
ta sẽ không bị mất một phần đáng kể di sản tài liệu của thời đại này.
3. Công tác thu thập và bảo quản tài liệu điện tử
Việc lựa chọn các phương tiện và khuôn thức chuyển giao, bảo quản tài liệu là

yêu cầu cần phải được nghiên cứu, quy định bởi các cơ quan có thẩm quyền. Việc
này, đã được nhiều nước như Canada, Mỹ, Anh, Australia ... đầu tư nghiên cứu một
cách có hệ thống. Ở Việt Nam, Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành Quyết
định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4 năm 2008 về việc ban hành Danh mục
tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước. Trong đó quy
định các tiêu chuẩn: tiêu chuẩn về kết nối; tiêu chuẩn về tích hợp dữ liệu; tiêu chuẩn
về truy cập thông tin; tiêu chuẩn về an toàn thông tin; tiêu chuẩn về dữ liệu đặc tả.
Trong đó đáng lưu ý là tiêu chuẩn về truy cập thông tin, đã quy định chuẩn nội dung
web: HTML v4.01; chuẩn nội dung web mở rộng: XHTML v1.1; văn bản: (.txt),
(.rtf), v1.8, (.pdf) v1.4, v1.5, (.doc), (.odt) v1.0; ảnh đồ họa: JPEG, GIF v89a, TIFF,
PNG; phim ảnh/âm thanh: MPEG-1, MPEG-2, MP3, AAC; bộ ký tự và mã hóa:
ASCII; bộ ký tự và mã hóa cho tiếng Việt: TCVN 6909:2001.... Tuy nhiên việc
hướng dẫn sự lựa chọn hay quy định phương tiện chuyển giao hay lưu trữ chưa được
thực hiện. Trong khi hiện nay có rất nhiều phương tiện lưu trữ thông tin số như: băng
tuyến tính số (DLT IV, không nén); băng tuyến tính - mở (LTO); băng 9 rãnh; đĩa CD
ghi (CR-R); đĩa (lưu giữ trực tuyến hoặc gần tuyến tính)...
Đối với phương tiện lưu trữ thông tin số có 6 tiêu chí để đánh giá một phương
tiện lưu trữ có tính ưu việt hay không bao gồm:
- Tuổi thọ của phương tiện lưu trữ được chứng minh là trong khoảng ít nhất
10 năm;

5


- Dung lượng lưu trữ;
- Có những phần mềm/dịch vụ phát hiện và sửa lỗi hiệu quả;
- Công nghệ/hãng sản xuất có tên tuổi trên thị trường;
- Chi phí thấp (bao gồm chi phí lưu trữ trên mỗi MB và tổng chi phí cho việc
mua và duy trì các phần mềm và phần cứng cần thiết);
- Chi phí đào tạo cho các nhân viên quản lý phương tiện lưu trữ.

Cùng với sự lựa chọn và thay đổi của các phương tiện lưu trữ này là sự nâng cấp
nền tảng công nghệ. Các băng được thực hiện trong môi trường công nghệ này không
thể sử dụng được trong môi trường công nghệ mới vì vậy phải có những biện pháp
kịp thời để xử lý. Cơ hội đối với công tác thu thập, bảo quản tài liệu điện tử là vật
mang tin có dung lượng lớn, có thể chuyển giao dưới nhiều hình thức: băng từ, đĩa
CD.ROM, DVD, đĩa lưu giữ trực tuyến...tiết kiệm được thời gian, kho tàng, nhân
lực.
Bên cạnh đó là những thách thức như tốc độ thay đổi của công nghệ cho thấy
bất kỳ sự lựa chọn về khuôn thức và phương tiện chuyển giao đều chỉ mang tính
nhất thời. Vì không có yêu cầu cụ thể nào về phương tiện lưu trữ nên việc lựa chọn
trách nhiệm chủ yếu ở đây dựa trên các nhân tố ảnh hưởng đến cơ quan lưu trữ. Vì
nỗ lực của lưu trữ không chỉ đơn thuần là bảo quản tài liệu mà yếu tố truy cập, khai
thác sử dụng tài liệu cũng là yếu tố quan trọng của công tác lưu trữ. Trong quá
trình thu thập tài liệu điện tử, cần phải xem xét những vấn đề: khuôn thức tệp dữ
liệu chuyển giao được chấp nhận; xác định cần phải làm gì khi tài liệu bị mất hoặc
không hoàn chỉnh hoặc có vấn đề về tính xác thực của tài liệu; xác định phương
tiện chuyển giao: chuyển giao trên các phương tiện số như băng hoặc đĩa quang
hay chuyển giao trực tuyến. Chuyển giao trên băng là các thao tác sao chép các dữ
liệu sang băng, thường được thực hiện bằng cách sử dụng các phần mềm sao lưu,
6


những phần mềm này thường có tính độc quyền cao, giá thành đắt. Vì vậy, việc lựa
chọn phương tiện chuyển giao cần phải được cân nhắc và thoả thuận trước với các
cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu là nguồn nộp lưu vào các lưu trữ lịch sử. Sau
khi tài liệu được thu thập về các lưu trữ lịch sử, vấn đề quan trọng nhất và cũng là
khó khăn nhất đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử là: duy trì các
thành phần của tài liệu điện tử và các siêu dữ liệu liên quan; có thể tái tạo được tài
liệu bảo đảm tính xác thực ban đầu. Tái tạo lại tài liệu điện tử là việc khôi phục lại
nó, tức là sắp xếp lại các thành phần số hoá và trình bày nó dưới dạng ban đầu. Ví

dụ thông tin trên một trang web, có thể ở các dạng văn bản, hình ảnh và nội dung
của trang web này chỉ có thể đọc được thông qua một trình duyệt web. Thế nhưng,
trang web thường không có tệp ảnh hoặc thành phần ảnh nhưng thay vào đó là các
phần văn bản chỉ dẫn cách làm cho hình ảnh xuất hiện trên trang. Bản thân hình
ảnh được lưu dưới dạng một thành phần tách rời khỏi trang web. Vì vậy, có ít nhất
hai thành phần cần được sắp xếp lại để tạo thành trang web và sau khi khôi phục
cũng chỉ đọc được nội dung của trang web này thông qua một trình duyệt web.
Như vậy, thực tế phải bảo quản: nội dung trang web bao gồm cả các thành phần chỉ
dẫn; các thành phần hình ảnh đi kèm; trình duyệt web. Trong quá trình bảo quản
mà chỉ cần một trong ba yếu tố này thay đổi là không thể tái tạo lại nội dung ban
đầu của trang web. Đây thực sự là thách thức lớn đối với những người làm công
tác lưu trữ trong thời đại công nghệ liên tục thay đổi mà dung lượng lưu trữ tài liệu
điện tử ngày một lớn trong các cơ quan lưu trữ.
4. Công tác tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin trong những năm gần đây
đã có những tác động to lớn tới mọi lĩnh vực đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của
mọi quốc gia trên thế giới, về bản chất, công nghệ thông tin là phương tiện tạo lập,
truyền, xử lý và lưu trữ thông tin, tạo ra thông tin mới có giá trị cao hơn dựa trên
7


những thông tin có trước, nhằm cung cấp thông tin cho các hoạt động điều hành
quản lý, sản xuất kinh doanh, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử... Như vậy,
trong quá trình hoạt động của các cơ quan/tổ chức trong môi trường ứng dụng công
nghệ thông tin đã xuất hiện tài liệu điện tử ngay từ lúc sản sinh, ngoài ra tại các cơ
quan lưu trữ với những tài liệu truyền thống hiện đang bảo quản cũng triển khai
ứng dụng công nghệ thông tin bằng cách tạo lập các cơ sở dữ liệu thông tin cấp
một, thông tin cấp hai tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu quản lý và khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác hiệu quả thông tin tài liệu
lưu trữ cần xây dựng hệ thống thông tin đa phương tiện (hệ thống thông tin được

xác định bao gồm cả phần cứng, phần mềm và dữ liệu) cho phép độc giả truy cập
thông qua hệ thống máy tính.
Khác với các phương pháp lưu trữ truyền thống như lưu trữ trên giấy, băng từ,
Micro Film hay một số phương tiện mang tin khác, công nghệ thông tin tỏ rõ thế
mạnh trên tất cả các phương diện như: có thể tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ theo
nhiều chiều, đối với các loại hình tài liệu, đối với nhiều phông; có thể phục vụ
đồng thời nhiều độc giả cùng một thời điểm; có thể lưu trữ trên nhiều phương tiện,
bảo quản ở nhiều nơi, bảo đảm tính an toàn của các cơ sở dữ liệu; cung cấp công
cụ quản lý hiện đại cho công tác lưu trữ như thống kê lưu trữ, quản lý độc giả,
quản lý kho, quản lý môi trường bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm),...Ngày nay, đã có một
số thư viện số được tạo nên bằng kỹ thuật thư viện số (Library Digital) và thông tin
được lưu trữ trên các phương tiện số dưới dạng các cuốn sách điện tử, có thể lưu
trữ được nhiều chủ đề khác nhau, từ chủ đề văn hoá xã hội, lịch sử, âm nhạc, hội
hoạ, thể thao cho tới những chủ đề về pháp luật, nhân vật lịch sử và thế giới tự
nhiên... Thông qua mạng máy tính và các phương tiện truyền thông, độc giả có thể
truy cập vào thư viện số khổng lồ đó, tự chọn và tìm kiếm cho mình những thông
tin cần thiết một cách nhanh chóng, thuận tiện không phụ thuộc vào không gian,
8


thời gian. Không những vậy, hệ thống còn cho phép kế thừa, cập nhật, liên kết các
đối tượng dữ liệu từ những thư viện khác tạo thành những chủ đề mới, tận dụng
được công nhập dữ liệu của tất cả các điểm khác, mở ra triển vọng to lớn trong
việc tạo lập và khai thác sử dụng thông tin nói chung. Bên cạnh đó là những khó
khăn như vấn đề truy cập trái phép, lấy thông tin trái phép, làm mất hoặc thay đổi
thông tin; virus tấn công hệ thống phần mềm và cơ sở dữ liệu; các cơ quan lưu trữ
luôn phải thay đổi công nghệ theo kịp sự thay đổi của công nghệ trong xã hội vì tài
liệu điện tử sẽ trở nên không thể tiếp cận khai thác được nếu như chúng lệ thuộc
vào công nghệ lỗi thời.
Hiện nay, lưu trữ tại các nước phát triển, đã thực hiện việc số hóa và xây dựng

các cơ sở dữ liệu quốc gia, tạo lập các dịch vụ khai thác sử dụng thông tin tài liệu
lưu trữ như các hệ thống thông tin: dữ liệu địa chính, thăm dò tài nguyên, nông
nghiệp, khoa học công nghệ,… Phải nói rằng các dịch vụ lưu trữ, khai thác và tìm
kiếm thông tin ngày càng phát triển với tốc độ nhanh chóng, bằng chứng là hàng
loạt các công ty dịch vụ tìm kiếm ra đời và đang rất thành công. Bởi vậy, vấn đề
thu thập, lưu trữ, bảo quản an toàn, xác định giá trị tài liệu, tổ chức khai thác sử
dụng, bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn thông tin... đối với tài liệu điện tử được
hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức là một vấn đề có
tính thời cơ và cũng là thách thức cần phải được các cơ quan lưu trữ đầu tư nghiên
cứu./.

9


MỘT SỐ GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI PHỤC VỤ
KHAI THÁC TRỰC TUYẾN TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUỐC GIA
ThS. Lê Văn Năng
Giám đốc Trung tâm Tin học
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
Ngày nay, nền kinh tế thế giới đang chuyển từ nền kinh tế chủ yếu dựa vào
nguồn tài nguyên thiên nhiên sang nền kinh tế thông tin và tri thức. Tài liệu lưu trữ
quốc gia có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước, việc
ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ quốc gia một cách hiệu quả là một trong những nhiệm vụ cơ bản của
ngành Lưu trữ trong thời gian tới, đóng góp đáng kể cho mục tiêu công nghiệp hoá
và hiện đại hoá đất nước.
Với tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, có thể nói tài liệu lưu trữ là di sản và
là bộ nhớ của dân tộc. Vì vậy, quan điểm của chúng tôi là cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ là một trong những cơ sở dữ liệu Quốc gia, cần được đầu tư xây dựng và tổ

chức khai thác sử dụng trong đó có việc tổ chức khai thác trực tuyến nhằm bảo vệ
và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ như Nghị quyết Đại hội Đảng khoá X và Chỉ
thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ đã đề
ra.
II. GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ
1. Xây dựng hạ tầng CNTT
1.1. Lựa chọn công nghệ mạng
Công nghệ mạng cục bộ Share LAN Network là công nghệ mạng hiện đang
được sử dụng rộng rãi. Công nghệ này hoạt động dựa trên nguyên lý chia sẻ băng
thông và khả năng xung đột lớn. Vì vậy, với số lượng người sử dụng lớn trong
10


mạng cùng với các ứng dụng yêu cầu băng thông lớn thì công nghệ này phần nào
không đáp ứng được. Hiện nay, các kiến trúc mạng đang được sử dụng phổ biến
đối với công nghệ mạng này là kiến trục mạng hình sao START, kiến trúc mạng
dạng đường trục BUS và kiến trúc mạng dạng kết hợp BUS – START.
Công nghệ mạng Switched LAN network: công nghệ mạng này hoạt động
trên các tầng cao hơn trong mô hình 7 lớp OSI so với công nghệ mạng cục bộ
Share LAN (tầng 1). Chính vì ưu điểm này của công nghệ Switched LAN network,
công nghệ này có khả năng cung cấp toàn bộ dải thông cho một kết nối trong khi
đó các thiết bị HUB trong công nghệ Share LAN chỉ có khả năng chia sẻ băng
thông, đồng thời công nghệ mạng này cũng cung cấp rất nhiều các tính năng hỗ trợ
các dịch vụ đòi hỏi tính ưu tiên.
Qua phân tích nói trên, hệ thống mạng nội bộ của các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia được xây dựng theo công nghệ mạng Switched LAN với kiến trúc hình
sao phân tán. Việc lựa chọn này mang lại cho hệ thống mạng một số lợi ích sau:
tốc độ nhanh trong từng cụm máy; đáp ứng các chuẩn Ethernet, Fast Ethernet,
Gigabit Ethernet; tốc độ lên tới 100 Mbps khi truy suất dữ liệu và 100 Mbps cho
các kết nối giữa máy tính và SW, 54 Mbps giữa các Access poit và Switch; dễ

dàng tích hợp trong hệ thống; sửa chữa và mở rộng dễ dàng; độ tin cậy cao, khi có
sự cố ở một node mạng nào đó thì mạng vẫn duy trì hoạt động bình thường.
Hệ thống mạng được lựa chọn thiết kết theo mô hình 3 lớp gồm: lớp truy
nhập, lớp ứng dụng và lớp hệ thống. Với mô hình này, hệ thống mạng sẽ đem lại
một số ưu điểm sau: tính mở khá cao; độ bảo mật cao; dễ dàng khắc phục khi có sự
cố; dễ dàng phát triển các ứng dụng phần mềm cao cấp; phù hợp với các ứng dụng
Web.
1.2. Lựa chọn thiết bị

11


Năng lực xử lý của các thiết bị chính trong hệ thống có ảnh hưởng đáng kể
tới hoạt động và chất lượng của toàn bộ hệ thống. Do đó, việc lựa chọn được các
thiết bị đáp ứng được các yêu cầu của hệ thống là một yêu cầu cần được hết sức
quan tâm trong quá trình thiết kế hệ thống.
- Máy chủ lưu trữ dữ liệu: Mạng lưu trữ SAN (Store Area Network), đáp ứng
được tính ổn định, độ bảo mật cao, và quản trị mềm dẻo, đáp ứng được hoàn toàn
các yêu cầu hệ thống tính toán và lưu trữ dữ liệu hiệu năng cao.
- Máy chủ Firewall, DSN, Portal, LDAP: Đây là hệ thống các máy chủ thực
hiện các chức năng như: Bảo mật, ngăn chặn truy nhập trái phép từ bên ngoài vào
mạng, lọc các gói tin bất hợp pháp; quản lý tên miền; cung cấp thông tin chính xác,
kịp thời, hỗ trợ nhiều thiết bị truy nhập; xác thực bảo mật, thiết lập danh mục bảo
mật, quản lý danh sách bảo mật.
- Máy chủ ứng dụng Web: Đây là hệ thống máy chủ đảm nhiệm các chức
năng: Logic quá trình trình bày; logic ứng dụng; xử lý các tác vụ; tích hợp ứng
dụng.
Khi các tác vụ trở lên phức tạp, dữ liệu có tính chất giống nhau và số lượng
tác vụ lớn thì máy chủ này cần phải đáp ứng được một số yêu cầu sau: Tính sẵn
sàng cao; có khả năng quản trị từ xa; khả năng mở theo chiều ngang; phân dải từng

phần.
- Máy chủ ứng dụng: Đây là máy chủ đảm nhiệm xử lý các ứng dụng phức
tạp, thực thi các ứng dụng và gửi lại kết quả cho máy chủ Web.
1.3. Lựa chọn hệ điều hành và hệ quản trị CSDL
Qua phân tích một số tài liệu kỹ thuật về một số hệ điều hành mạng như
Unix, Novell Netware và Microsoft Window kếp hợp với mức độ và khả năng khai

12


thác cũng như kỹ năng sử dụng phần mềm hiện tại, phương án lựa chọn hệ điều
hành cho máy chủ và máy trạm tại như sau:
Đối với máy chủ: Sử dụng hệ điều hành mạng Windows Avanced Server
2000/Windows Server 2003
Đối với máy trạm: Sử dụng hệ điều hành thông dụng như: Windows 9x/XP
Pro/2000 Pro (căn cứ theo cấu hình máy)
Hệ quản trị dữ liệu đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và lưu trữ dữ
liệu. Vì vậy, việc lựa chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp là rất quan trọng
và cần thiết.
Hiện nay, có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được sử dụng rộng rãi
trên thị trường như Microsoft SQL, Oracle, DB2… Qua kinh nghiệm triển khai
thực tế, dựa trên khảo sát sơ bộ về số lượng bản ghi cần quản lý, số lượng người
truy cập vào hệ thống CSDL; căn cứ vào các ưu điểm của hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Oracle/SQL. Giải pháp lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước như sau:
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Oracle/SQL Server;
- Mô hình: 03 lớp.
1.4. Phương án kết nối hệ thống
Để đáp ứng được các yêu cầu đặt ra cho công tác quản lý và khai thác tài
liệu lưu trữ, tại mỗi trung tâm cần xây dựng được một hệ thống thông tin đầy đủ.

Ngoài ra, dựa trên nhu cầu sử dụng, cần thực hiện kết nối các trung tâm với Trung
tâm Tích hợp dữ liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước dùng cho mục đích
trao đổi và khai thác dữ liệu.
a) Sơ đồ kết nối

13


Hệ thống mạng thực hiện kết nối trung tâm tích hợp dữ liệu của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước và các trung tâm lưu trữ quốc gia. Kết nối giữa các điểm này
được thực hiện thông qua các đường leased line. Để đáp ứng nhu cầu cung cấp
dịch vụ cho người dùng thông qua web cũng như tăng cường khả năng phục vụ
nhu cầu truy xuất, tìm kiếm dữ liệu phục vụ công tác chuyên môn của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước, hiện nay hệ thống mạng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước đã kết nối với Internet thông qua Leased Line.
Hệ thống LAN tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trang bị switch để xây
dựng hệ thống LAN cho một trung tâm.
b) Mô tả hệ thống lưu trữ
Tăng cường hệ thống SAN tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước.
Tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, sử dụng một thiết bị lưu trữ mạng
(NAS) để lưu trữ dữ liệu. Thiết bị NAS này có khả năng gắn trực tiếp vào mạng và
hoạt động độc lập với các server, tăng tối đa khả năng an toàn dữ liệu. NAS cũng có
dung lượng lưu trữ lớn và có thể mở rộng theo yêu cầu sử dụng.
Bên cạnh thiết bị NAS, cần sử dụng hệ thống băng từ để tăng cường khả
năng và dung lượng dữ liệu lưu trữ. Dữ liệu ghi trên băng từ dùng cho mục đích
lưu trữ lâu dài và đặc biệt phù hợp các dữ liệu có dung lượng lớn.
c) Mô tả hệ thống server
Bổ sung server tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước phục vụ nhu cầu backup dữ liệu, quản lý ứng dụng.

Tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, các server được chia làm hai nhóm.

14


Nhóm thứ nhất là các internal server nằm trong internal LAN (Application
Server, Database Server, Storage Server) dùng cho mục đích lưu trữ và quản lý cơ
sở dữ liệu, phát triển ứng dụng.
Nhóm thứ hai là các public server nằm trong vùng DMZ. Đây là các server
thực hiện giao tiếp trực tiếp với internet, cung cấp kết nối cho người dùng. Các
server loại này gồm có Web Server, Mail Server, DNS/Proxy Server.
d) Mô tả hệ thống backup
Backup được sử dụng để phục vụ mục đích sao lưu dữ liệu. Bên cạnh việc
lưu trữ dữ liệu trên các tủ đĩa cứng hoặc NAS server, việc lưu trữ dữ liệu trên băng
từ cũng là một giải pháp với nhiều ưu điểm như:
- Băng từ là thiết bị lưu trữ ngoại tuyến hoạt động theo chế độ truy nhập tuần
tự (Sequence Access mode) cho dung lượng lưu trữ rất lớn, lớn hơn rất nhiều lần
so với các thiết bị lưu trữ dùng đĩa quang và đĩa cứng;
- Băng từ cũng có tuổi thọ trung bình cao (MTBP - Mean Time Between
Failure) cao hơn so với thiết bị quang, ổ đĩa cứng;
- Các thiết bị băng từ rẻ hơn nhiều so với đĩa cứng, đĩa quang....
- Các ổ băng từ đã trở nên dễ sử dụng và phù hợp với việc lưu trữ dữ liệu.
Các phần mềm điều khiển các ổ băng từ và quản lý lưu trữ trên băng từ cho khả
năng làm việc và sao lưu các loại cơ sở dữ liệu và các hệ điều hành phổ biến.
Với các ưu điểm trên của băng từ, sử dụng thiết bị ghi đọc băng từ tại Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước dùng lưu trữ các dữ liệu cần bảo quản lâu dài. Máy
chủ backup gắn trực tiếp với hệ thống ghi băng từ và thực hiện công việc sao lưu
trên thiết bị này với phần mềm buckup chuyên dụng.
e) Switch

15


Trong hệ thống mạng LAN của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các switch
đóng vai trò là các điểm tập trung trong cấu trúc mạng hình sao, cung cấp các kết nối
tốc độ cao đến các máy trạm của người dùng. Tương tự như thiết bị Hub trong các
mạng cũ, nhưng catalyst có ưu điểm hơn nhờ băng thông lớn và cung cấp các kết nối
dành riêng thay vì các kết nối sử dụng chung như Hub. Nhờ vậy, các thiết bị catalyst
switch đang dần thay thế thiết bị Hub.
Các thiết bị switch được sử dụng phải bảo đảm cung cấp đủ băng thông cho
người dùng. Bên cạnh đó, hệ thống các switch cần hỗ trợ khả năng mở rộng trong
tương lai khi số lượng người dùng và nhu cầu trao đổi dữ liệu tăng lên.
Các switch dùng trong thiết kế được chia làm hai loại, các switch dùng cho
kết nối với máy chủ và các switch dùng kết nối với hệ thống máy trạm. Các switch
này đều có hỗ trợ bảo mật, hỗ trợ voice/video, khả năng định tuyến với nhiều giao
thức khác nhau. Bên cạnh đó, các switch cần hỗ trợ khả năng quản lý thông qua
phần mềm, điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp mở rộng nhu cầu sử
dụng, khi số lượng switch tăng lên.
g) Router
Việc kết nối giữa Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước với các Trung tâm lưu
trữ Quốc gia cũng như với hệ thống Internet bên ngoài được thực hiện bằng cách
sử dụng router. Các kết nối mạng diện rộng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
được chia làm hai loại: kết nối giữa Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các
Trung tâm lưu trữ Quốc gia và kết nối giữa Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước với
Internet.
2. Phần mềm ứng dụng: Giải pháp cho việc xây dựng các ứng dụng tập
trung: Hiện nay, việc xây dựng các ứng dụng tập trung dựa trên 2 mô hình chủ yếu
là mô hình Client/Server và mô hình Web.

16

Mô hình Client/Server: Dữ liệu được tập trung trên máy chủ và được xử lý
trên đó, người khai thác CSDL từ máy trạm sử dụng giao diện Client tương tác với
ứng dụng Server được cài trên máy chủ. Mô hình này có điểm mạnh là khả năng
kết hợp được cả sức mạnh của máy chủ và cả tính thân thiện dễ sử dụng và dễ phát
triển trên máy trạm. Tuy nhiên tính phổ biến của chương trình này không cao, vì
muốn sử dụng CSDL trên máy chủ phải cài đặt chương trình Client trên máy trạm.
Mô hình Web: Giống như mô hình Client/Server, đối với mô hình Web dữ
liệu được tập trung trên máy chủ và việc xử lý dữ liệu được đặt tập trung trên
Server. Các ứng dụng dựa trên Web triển khai đơn giản hơn nhiều so với các ứng
dụng thông thường, người sử dụng chỉ cần cài đặt một trình duyệt Web. Thông
thường trên bất cứ máy tính nào cũng có sẵn khi cài đặt hệ điều hành Windows.
Khả năng liên kết giữa các trang Web, giữa các ứng dụng này với ứng dụng khác
làm cho các ứng dụng Web mềm dẻo và linh hoạt hơn rất nhiều so với các ứng
dụng thông thường. Công nghệ lập trình Web cho phép người lập trình xử lý tất cả
các dạng dữ liệu thuận lợi trong một ứng dụng. Đặc biệt, mô hình Web còn cho
phép người dùng có thể truy cập CSDL trên máy chủ bất kỳ lúc nào và không phụ
thuộc vị trí hay máy tính sử dụng.
Để phục vụ khai thác trực tuyến cần xây dựng các dịch vụ:
- Dịch vụ tìm kiếm dữ liệu;
- Dịch vụ đáp ứng nội dung theo yêu cầu;
- Dịch vụ triển lãm trực tuyến;
- Dịch vụ nội dung trên các thiết bị di động và viễn thông khác;
- Dịch vụ cổng thông tin.
Các dịch vụ công xây dựng trong hệ thống được xây dựng hướng đến công
nghệ Portal.
17

Trong số các tên gọi chưa được chuẩn hóa “cổng giao tiếp điện tử” là một
tên gọi được đề xuất trong quá trình nghiên cứu về Portal để áp dụng. Một số tên
gọi gần tương đương với thuật ngữ “Portal” là: cổng thông tin điện tử, cổng giao
tiếp điện tử, cổng giao dịch điện tử. Trong khuôn khổ của báo cáo này, Portal được
xây dựng cho hệ thống thông tin của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước được hiểu
theo nghĩa “Công giao tiếp điện tử” và đáp ứng được các tính năng như sau:
- Giao diện web;
- Tích hợp được thông tin từ các nguồn dữ liệu bên ngoài, và từ các hệ thống
khác;
- Có công cụ tìm kiếm mạnh;
- Có thư mục phân loại;
- Có các công cụ quản trị nội dung mạnh;
- Có khả năng tùy biến, cá nhân hóa cho từng người dùng hoặc từng lớp đối
tượng người dùng;
- Khả năng quản lý, khai thác một khối lượng thông tin lớn từ hàng triệu đến
hàng trăm triệu trang văn bản;
- Đăng nhập một cửa;
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ.
3. Giải pháp bảo mật
Trong môi trường mạng, phải có sự bảo đảm rằng những dữ liệu có tính bí
mật phải được cất giữ riêng sao cho chỉ có người có thẩm quyền mới được phép
truy cập. Bảo mật thông tin là việc làm quan trọng và việc bảo vệ hoạt động mạng
cũng có tầm quan trọng không kém. Nhiệm vụ của người quản trị mạng chính là
bảo đảm cho mạng luôn là một công cụ làm việc an toàn, đáng tin cậy, không hề bị
18


đe doạ bởi bất kỳ hiểm hoạ nào. An toàn hệ thống và bảo mật dữ liệu là một trong
các điều kiện tiên quyết bảo đảm cho việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ
khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ. Vì vậy, cần phải có các phương án bảo mật dữ

liệu hợp lý bảo đảm tính an toàn cho dữ liệu cũng như hệ thống khi đưa vào triển
khai thực tế.
3.1. Bảo mật bằng hệ thống firewall
Một hệ thống thông tin quan trọng luôn phải đối mặt với những đe dọa gây
mất mát dữ liệu. Bên cạnh các nguyên nhân khách quan như hỏng hóc thiết bị, mất
điện, còn có các nguyên nhân do những truy nhập trái phép của người dùng. Vì thế,
giải pháp xây dựng một trung tâm dữ liệu hoàn chỉnh cần trang bị các giải pháp an
toàn dữ liệu thích hợp để bảo đảm ngăn ngừa các truy nhập trái phép. Hệ thống
firewall là một phần không thể thiếu góp phần thực hiện mục đích này.
Firewall thực hiện ngăn cách hệ thống server với các truy nhập trái phép từ bên
ngoài đến dữ liệu lưu trữ trên server. Yêu cầu của hệ thống firewall là phải ngăn ngừa
được các truy nhập trái phép nhưng vẫn không làm giảm tốc độ truy nhập và trao đổi
dữ liệu của người dùng hợp lệ. Nói cách khác, firewall phải bảo đảm cho việc trao đổi
thông tin trên mạng diễn ra bình thường.
Hệ thống firewall có thể dựa trên các phần mềm firewall chuyên dụng
(CheckPoint) hoặc có thể dùng các thiết bị phần cứng chuyên dụng cho firewall
(các sản phẩm firewall của Cisco, Nokia...). Các firewall phần cứng chuyên dụng
có các bộ xử lý dành riêng cho công việc của mình nên thường có tốc độ cao hơn
so với các firewall sử dụng phần mềm cài trên các hệ điều hành thông thường.
Để thực hiện quản lý dùng firewall, các firewall được sử dụng phải hỗ trợ
nhiều giao diện kết nối để có thể phân vùng các khu vực quản lý thành nhiều vùng

19


khác nhau. Các firewall càng có nhiều giao diện thì càng cung cấp cho người dùng
nhiều tùy chọn trong việc phân vùng quản lý.
Bên cạnh việc thực hiện kiểm soát truy nhập vào ra, nhiều firewall còn hỗ
trợ khả năng mã hóa tạo mạng riêng ảo (Virtual Private Network - VPN) dùng cho
trao đổi qua Internet. Các tiêu chí về VPN cũng là một chỉ tiêu để đánh giá chất

lượng của các firewall khác nhau.
Yêu cầu đối với hệ thống firewall dùng cho hệ thống khai thác trực tuyến tài
liệu lưu trữ:
- External Firewall: cung cấp ít nhất ba giao diện (dùng cho kết nối Internet,
kết nối với hệ thống mạng LAN và vùng DMZ).
- Internal Firewall: có ít nhất hai giao diện dùng phân chia Internal LAN và
External LAN.
- Các firewall có khả năng mở rộng để hỗ trợ thêm nhiều giao diện khi cần.
- Có khả năng hỗ trợ phân chia và quản lý VLAN
- Hỗ trợ việc tạo và quản lý VPN với thông lượng cao, hỗ trợ nhiều kết nối
VPN đồng thời.
- Khả năng bảo mật: hỗ trợ nhiều cơ chế bảo mật khác nhau, hỗ trợ các
chuẩn IKE và IPSec, hỗ trợ mã hóa DES 56 bit, 3DES 168 bit và AES 256 bit. Hỗ
trợ cơ chế AAA với các giao thức TACACS+ và RADIUS.
- Hỗ trợ SNMP và syslog giúp có thể hoạt động với các sản phẩm quản trị
mạng của nhiều hãng.
3.2. Nội quy bảo mật
Mỗi người sử dụng hợp pháp chỉ được truy cập vào hệ thống theo thẩm
quyền thông qua quyền được cấp và mã nhận dạng trên mạng cục bộ cũng như đối
20


với truy cập từ xa. Mỗi người dùng phải chịu trách nhiệm về nội dung dữ liệu do
mình cập nhât. Dữ liệu cần được sao lưu và cất giữ theo quy chế bảo mật. Nên sử
dụng các thiết bị công nghệ thông tin (CNTT) có độ tin cậy, chất lượng cao và phải
có đủ thiết bị dự phòng. Cần phải có một quy chế sử dụng hệ thống một cách an
toàn, tăng cường phòng chống virus tin học và an toàn dữ liệu; quản lý tốt các
phiên truyền dữ liệu, sử dụng các biện pháp nén, mã hoá dữ liệu trên đường truyền;
xây dựng một số phương án phản ứng trước các tình huống có thể xảy ra đối với hệ
thống.

3.3. Sử dụng phần mềm bảo mật chuyên dụng cho việc kiểm tra và ngăn
chặn truy cập trái phép
Sử dụng phần mềm bảo mật chuyên dụng được cài trên máy chủ Firewall và
máy chủ bảo mật nhằm ngăn chặn, xác thực thông tin truy cập từ bên ngoài vào hệ
thống.
3.4. Sử dụng công nghệ mã hóa khóa công khai (PKI) và IPSEC
Công nghệ mã hóa khóa công khai cho các giao dịch điện tử trên internet và
IPSEC cho các giao dịch trong mạng nội bộ LAN, WAN, để bảo vệ dữ liệu đã được
lưu trữ trong CSDL và an toàn cho các phiên trao đổi dữ liệu.
Công nghệ mã hóa khóa công khai PKI: Các dữ liệu được trao đổi dưới dạng
(file văn bản, email…) được xác thực về tính toàn vẹn và nguồn gốc tài liệu, và an
toàn khi sử dụng công nghệ chữ ký số, và mã hóa dữ liệu theo chuẩn RSA với độ
lớn lên tới 1024 bit. PKI là hạ tầng mạnh, cho việc bảo vệ mạng riêng ảo (VPN)
Công nghệ IPSEC: Các máy chủ, trong mạng LAN, WAN được bảo vệ và
phòng tránh tối đa khả năng truy cập trái phép trong mạng LAN, WAN. Công nghệ
IPSEC cũng cho phép mã hóa dữ liệu đối các giao dịch trong mạng LAN, WAN,
và điều quan trọng là IPSEC trong suốt với ứng dụng sẵn có, điều này có nghĩa là

21


việc mã hóa dữ liệu của ứng dụng, được IPSEC thực hiện mà không cần nhờ bất kỳ
sự can thiệp nào của ứng dụng.
III. KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ
Tổ chức khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ hiện nay nhiều nước đã thực
hiện. Ở Việt Nam vấn đề khó khăn là đầu tư ban đầu theo các chương trình, đề án
và đầu tư thường xuyên hằng năm. Để khắc phục vấn đề này, hiện nay Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước đang phối hợp cùng các cơ quan hữu quan đề nghị Nhà
nước cho phép triển khai thực hiện một số đề án. Trong đó có Đề án "Phát huy giá
trị tài liệu lưu trữ Quốc gia", một trong những nội dung quan trọng của Đề án là

xác định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và danh mục tài liệu sử dụng rộng rãi.
Ngoài ra cần phải xây dựng các định mức trong lưu trữ, ban hành chế độ lệ phí
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ (bao gồm cả lệ phí khai thác trực tuyến) phù hợp
với thực tế, từ đó có chính sách đầu tư thường xuyên cho các quy trình nghiệp vụ
thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng trong đó có
việc biên mục, cập nhật thông tin, bảo trì hệ thống thường xuyên hàng năm. Trên
cơ sở đó có thể phục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả hơn, đáp
ứng yêu cầu Pháp lệnh lưu trữ quốc gia là "Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được
khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội, trừ tài liệu l ưu
trữ thuộc danh mục bí mật Nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm".

22


Chính phủ điện tử và một số đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin trong
ngành lưu trữ trong môi trường Chính phủ điện tử
Ths. Lê Văn Năng
Có nhiều định nghĩa về “Chính phủ điện tử”, ở đây chúng tôi chỉ đưa ra khái
niệm mang tính tương đối như sau: “Chính phủ điện tử” là môi trường quản lý,
trong đó Chính phủ sử dụng các công nghệ mới trong hoạt động để làm cho người
dân/doanh nghiệp tiếp cận các thông tin và dịch vụ công do Chính phủ cung cấp
một cách thuận tiện, cải thiện chất lượng dịch vụ công và mang lại cơ hội tốt hơn
cho người dân/doanh nghiệp trong cuộc sống, trong sản xuất, kinh doanh, trong
việc đóng góp các ý kiến với các cơ quan của Chính phủ...
1. Mục đích của Chính phủ điện tử
- Người dân có thể đóng góp ý kiến dễ dàng hơn đối với Chính phủ;
- Người dân sẽ nhận được các dịch vụ công tốt hơn từ các cơ quan, tổ chức
chính phủ bất kỳ lúc nào (24h x 7 ngày) tại bất kỳ đâu (tại nhà, công sở, trạm điện
thoại,...) và vì bất kỳ lý do gì;
- Người dân sẽ nhận được nhiều dịch vụ tích hợp hơn từ các cơ quan Chính

phủ, bởi các cơ quan này sẽ phối hợp một cách hiệu quả hơn với nhau;
- Người dân sẽ có được thông tin một cách tốt hơn vì họ có thể nhận được
các thông tin cập nhật toàn diện về các chính sách và dịch vụ của Chính phủ.
2. Một số giải pháp về công nghệ thông tin để tiến tới “Chính phủ điện
tử”
Trong môi trường “Chính phủ điện tử”, người dân có thể bị phân hoá nhanh
chóng thành hai nhóm: nhóm những người có kỹ năng và có công cụ để sử dụng
các công nghệ mới và nhóm những người không có những điều kiện nói trên. Mục
đính của “Chính phủ điện tử” là đưa mọi người xích lại gần nhau, chứ không phải
23


tách họ ra, do vậy Chính phủ phải hoạch định kế hoạch tổng thể, chương trình và lộ
trình để khắc phục những bất cập này như:
- Tạo điều kiện truy cập Internet công cộng cho những ai, vì lý do nào đó
không có khả năng truy cập Internet tại nhà riêng;
- Sử dụng các chương trình giáo dục và thông tin công cộng để giúp những
người dân dù trẻ hay già sử dụng được các công nghệ mới.
Trong giai đoàn đầu của “Chính phủ điện tử”, người dân có thể thực hiện
được những việc sau:
- Đăng ký thông tin điện tử với Chính phủ;
- Tiến hành giao dịch tài chính với các cơ quan Chính phủ qua phương tiện
điện tử;
- Điền và gửi toàn bộ các mẫu giấy tờ từ một nơi trên trang Web của Chính
phủ;
- Đóng góp ý kiến về các chính sách của Chính phủ qua Internet;
- Giảm thời gian trong các giao dịch tài sản bởi thông tin về đất đai đã được
điện tử hoá và các giao dịch có thể được tiến hành qua các phương tiện điện tử;
- Thông báo về thay đổi địa chỉ, qua đó chỉ một lần cập nhật trên Internet có
thể bảo đảm việc thông báo tự động cùng lúc tới nhiều cơ quan Chính phủ.

Để đạt được các mục tiêu trên, cần phải thực hiện qua các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Phát hành/phân phối thông tin.
Giai đoạn 2: Giao dịch hai chiều chính thức.
Giai đoạn 3: Tạo lập các cổng truy cập đa chiều.
Giai đoạn 4: Cá nhân hoá các cửa dịch vụ.

24


Giai đoạn 5: Phân cụm các dịch vụ công.
Giai đoạn 6: Hoàn thành việc tích hợp các dịch vụ công.
3. Cơ sở hạ tầng thông tin quản lý phục vụ tin học hoá của các cơ quan
Chính phủ hướng tới “Chính phủ điện tử”
Khái niệm về nền kinh tế tri thức: khi thông tin và tri thức trở thành một
dạng sản phẩm hàng hoá có giá trị cao trong nền kinh tế quốc dân thì những hàng
hoá này tạo ra giá trị thặng dư rất lớn, hơn nữa nó được kết tinh trong giá trị sản
xuất của tất cả các sản phẩm hàng hoá vật chất khác và có các đặc trưng sau:
- Về dạng kết cấu hạ tầng của nền kinh tế tri thức là kết cấu hạ tầng thông tin
quốc gia;
- Về dạng sản phẩm: sản phẩm của kinh tế tri thức có hình thái thông tin, vì
vậy cả 2 thuộc tính (giá trị và giá trị sử dụng) của loại hàng hoá sản phẩm này đều
có ý nghĩa lớn trong sự phát triển nền kinh tế dựa trên tri thức;
- Về dạng nguyên liệu: để tạo ra sản phẩm của hàng hoá này là các loại
thông tin được số hoá;
- Về dạng lao động: ở đây đòi hỏi phải là loại hình lao động lành nghề được
đào tạo công phu.
Chiến lược điện tử hoá hoạt động quản lý được coi là bộ phận không thể
tách rời của chiến lược phát triển kinh tế xã hội ở các quốc gia. Trên cơ sở đó
nhanh chóng hình thành cơ sở hạ tầng thông tin quản lý của Chính phủ nhằm:
- Trợ giúp quá trình chỉ đạo điều hành của Chính phủ trong hoạch định chính

sách, phân tích tiến trình thực thi chính sách, kịp thời điều chỉnh định hướng chính
sách quản lý một cách hữu hiệu;

25