PHÂN TÍCH ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH NN MTV CƠ KHÍ HÀ NỘI
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.41 MB, 106 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
------------------------------------------------------
HOÀNG ANH TUẤN
PHÂN TÍCH ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH NN
MTV CƠ KHÍ HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SỸ KỸ THUẬT
QUẢN TRỊ KINH DOANH
HÀ NỘI – 2013
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
LỜI CAM ĐOAN
Tác giả của đề tài “Phân tích đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát
hệ thống sản xuất tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Nhà nước Một thành viên
Cơ khí Hà Nội ” xin cam đoan đây là công trình do tác giả nghiên cứu các tài liệu,
thu thập các thông tin của môi trường vĩ mô, môi trường ngành và quan sát, nghiên
cứu thực trạng kiểm soát hệ thống sản xuất tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Nhà
nước Một thành viên Cơ khí Hà nội, nhìn ra điểm mạnh điểm yếu trong công tác
kiểm soát để từ đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất
cho Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Nhà nước Một thành viên Cơ khí Hà nội với
mong muốn nâng cao hiệu quả trong sản xuất, giảm chi phí, giúp cho công ty có cơ
hội phát triển vững chắc trong tương lai. Đề tài này hoàn toàn không sao chép của
bất kỳ ai.
Hoàng Anh Tuấn
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
MỤC LỤC
Trang
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................ 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SẢN XUẤT VÀ KIỂM SOÁT HỆ
THỐNG SẢN XUẤT ..................................................................................... 4
1.1. Khái niệm về hệ thống sản xuất ........................................................... 4
1.1.1. Khái niệm sản xuất ....................................................................... 4
1.1.2. Đặc điểm của sản xuất hiện đại .................................................... 5
1.1.3. Khái niệm quản trị sản xuất và tác nghiệp .................................... 6
1.1.4. Mục tiêu của quản trị sản xuất...................................................... 8
1.2. Khái niệm và tầm quan trọng của kiểm soát trong quản lý ................... 9
1.2.1 Khái niệm kiểm soát....................................................................... 9
1.2.2. Mục đích cơ bản của kiểm soát ..................................................... 9
1.2.3. Tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát ................................... 10
1.3. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất, chức năng, nhiệm vụ và nội
dung của quá trình kiểm soát hệ thống sản xuất. ....................................... 11
1.3.1. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất ....................................... 11
1.3.2. Các chức năng của kiểm soát hệ thống sản xuất ......................... 11
1.3.3. Nhiệm vụ và nội dung của kiểm soát hệ thống sản xuất .............. 13
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát hệ thống sản xuất và các phương
hướng hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất.......................................... 26
1.4.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát hệ thống sản xuất ............ 26
1.4.2. Các phương hướng hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất ....... 28
Kết luận cuối chương 1............................................................................. 29
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN
XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH NN MTV CƠ KHÍ HÀ NỘI.....................30
2.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà
Nội ........................................................................................................... 30
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH NN MTV Cơ
khí Hà Nội ............................................................................................ 30
2.1.2. Tổ chức nhân sự của Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội .... 33
2.2. Phân tích thực trạng về kiểm soát hệ thống sản xuất tại Công ty TNHH
NN MTV Cơ khí Hà Nội .......................................................................... 36
2.2.1. Giới thiệu bộ máy kiểm soát hệ thống sản xuất của Công ty TNHH
NN MTV Cơ khí Hà Nội........................................................................ 36
2.2.2. Các quy định chung về hoạt động kiểm soát hệ thống sản xuất của
Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà nội................................................ 37
2.2.3. Giới thiệu các chính sách về khen thưởng, kỷ luật trong hệ thống
sản xuất của Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội .......................... 41
Hoàng Anh Tuấn
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
2.3. Phân tích thực trạng trong hoạt động thống kê tác nghiệp các thông tin
kiểm soát hệ thống sx của Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà nội ........ 42
2.3.1. Bộ máy thực hiện chức năng thống kê tác nghiệp. ...................... 42
2.3.2. Hệ thống các loại sổ sách, báo cáo, các chỉ tiêu kiểm soát và
người tham gia báo cáo. ....................................................................... 45
2.3.3. Quy định nộp báo cáo, lưu báo cáo, thời gian và nơi nhận ......... 55
2.3.4. Các phương tiện hỗ trợ hoạt động thống kê tác nghiệp sản xuất. 55
2.4. Phân tích thực trạng công tác kiểm tra - phân tích thông tin trong kiểm
soát hệ thống sản xuất tại Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội ........ 56
2.4.1. Bộ máy tham gia công tác kiểm tra, phân tích hoạt động sản xuất
của Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội ...................................... 567
2.4.2. Thực trạng chất lượng công tác kiểm tra .................................... 60
2.4.3. Mức độ sai lệch so sánh giữa định mức kế hoạch với thực hiện sản
xuất của công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội.................................. 61
2.4.4. Mức độ quan tâm tới kết quả của việc kiểm tra - phân tích quá
trình sản xuất của các lãnh đạo ............................................................ 64
2.5. Phân tích các quy định, kỷ luật chung về kiểm soát hệ thống sản xuất
và việc thực hiện các quy định đó tại Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà
nội ............................................................................................................ 64
Kết luận chương 2 .................................................................................... 66
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG
SẢN XUẤT CHO CÔNG TY TNHH NN MTV Cơ khí Hà nội ................... 67
3.1. Định hướng phát triển của Công ty TNHH NN Một thành viên Cơ khí
Hà Nội ...................................................................................................... 67
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất cho Công ty
TNHH NN MTV Cơ khí Hà nội ............................................................... 67
3.2.1. Giải pháp 1: Hoàn thiện hệ thống sổ sách, báo cáo tại Công ty
TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội ............................................................ 68
3.2.2. Giải pháp 2: Hoàn thiện bộ máy, cơ cấu tổ chức kiểm soát hệ
thống sản xuất tại Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội .................. 74
3.2.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện hệ thống các định mức, kế hoạch sản xuất
tại Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội .......................................... 82
3.2.4. Giải pháp 4: Hoàn thiện hệ thống thông tin kiểm soát tại Công ty
TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội ............................................................ 84
3.2.5. Giải pháp 5: Hoàn thiện chính sách kỉ luật và khen thưởng tại
Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội ............................................... 87
Kết luận và kiến nghị ................................................................................... 90
Tài liệu tham khảo .................................................................................... 91
PHỤ LỤC................................................................................................. 92
Hoàng Anh Tuấn
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Nền sản xuất vật chất luôn phát triển cùng với nền văn minh của con người, yếu
tố vật chất luôn là cốt lõi của mọi hình thái kinh tế, hoạt động sản xuất vật chất làm
cho khoa học phát triển qua những cải tiến phát minh, sáng chế trong sản xuất.
Chính vì vậy văn minh loài người mới đạt đến trình độ như ngày hôm nay.
Trong nền kinh tế tri thức như hiện nay tỷ trọng nền kinh tế dịch vụ đang chiếm
một tỷ trọng rất lớn nhưng nó luôn cần một nền móng vững chắc để phát triển đó
chính là sản xuất vật chất.
Hơn lúc nào hết khi trình độ khoa học kỹ thuật của con người đạt tới đỉnh cao
cộng với sự toàn cầu hoá giúp cho những thành tựu khoa học đó đến được với từng
cá nhân trên khắp thế giới nhờ chuyển giao công nghệ.
Sự cạnh tranh khốc liệt khi sân chơi có nhiều đối thủ khiến các doanh nghiệp sản
xuất phải không ngừng đầu tư nghiên cứu từ công nghệ cho đến khoa học quản lý
nhằm cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với giá thành thấp nhất
mới có thể tồn tại và phát triển được.
Ngành sản xuất cơ khí chính xác, máy móc công cụ, kết cấu thép và công nghệ
đúc chỉ tính riêng trên thị trường Hà Nội đã có rất nhiều doanh nghiệp trong và
ngoài nước tham gia. Mức độ cạnh tranh ngày càng khốc liệt, nhưng nhu cầu của thị
trường không tăng nhiều theo mức độ gia tăng của các nhà sản xuất. Do đó đề tài:
“PHÂN TÍCH ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT
HỆ THỐNG SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ
NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ HÀ NỘI” sẽ giúp cho công ty hoàn thiện
hệ thống kiểm soát sản xuất trên các quan điểm khoa học hơn, phù hợp hơn với thời
đại, và hơn nữa nó sẽ giúp công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội có được những
sản phẩm chất lượng tốt, đảm bảo tiến độ với giá thành cạnh tranh so với các đối
thủ trong ngành, điều đó có nghĩa là công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội sẽ dần
tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước và ngoài nước.
Hoàng Anh Tuấn
1
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
2. Mục đích nghiên cứu đề tài:
Mục đích nghiên cứu của đề tài là phân tích và đánh giá thực trạng trong công
tác kiểm soát hệ thống sản xuất của công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nôi hiện
tại, trên cơ sở đó đề xuất những biện pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát sản xuất
của công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội nhằm tạo cho công ty có cơ hội phát
triển vững chắc trong tương lai. Đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ trong thời kỳ
hội nhập Quốc tế.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động của hệ thống kiểm soát sản xuất công ty
TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội.
- Phạm vi nghiên cứu: Các hoạt động liên quan tới kiểm soát hệ thống sản xuất
của công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội trong khoảng thời gian từ năm 2009
đến năm 2012, từ đó đưa ra các giải pháp cụ thể tập trung vào những vấn đề nhằm
hoàn thiện hệ thống kiểm soát sản xuất tại Công ty.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Để có cơ sở phân tích, đánh giá và đề ra giải pháp hoàn thiện kiểm soát hệ thống
sản xuất tại Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội, luận văn sử dụng các phương
pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp nghiên cứu thu thập thông tin: Các số liệu phục vụ cho luận văn
được thu thập từ các phòng chức năng của Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Hà
Nội: Phòng Bán hàng & Kinh doanh Xuất nhập khẩu, Phòng Kế toán Thống kê Tài
chính, Trung tâm Quản lý sản xuất, Phòng cung ứng vật tư…, các website của Tổng
Công ty Máy và thiết bị Công nghiệp, Bộ Công thương…
Phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh trên cơ sở điều tra, quan sát thực tế và
các số liệu thống kê thu thập thông tin từ sách, tài liệu nghiên cứu chuyên ngành có
liên quan để đánh giá tình hình một cách sát thực, làm cơ sở vững vàng để đưa ra
những nhận xét và đề xuất các giải pháp thực hiện.
Hoàng Anh Tuấn
2
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
5. Kết cấu của luận văn:
Luận văn gồm 3 chương, cụ thể như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về sản xuất và kiểm soát hệ thống sản xuất.
Chương 2: Phân tích thực trạng kiểm soát hệ thống sản xuất tại công ty TNHH
NN MTV Cơ khí Hà Nội.
Chương 3: Một số đề xuất hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất cho công ty
TNHH NN MTV Cơ khí Hà Nội.
Kết luận.
Hoàng Anh Tuấn
3
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SẢN XUẤT VÀ KIỂM SOÁT
HỆ THỐNG SẢN XUẤT
1.1. Khái niệm về hệ thống sản xuất
1.1.1. Khái niệm sản xuất
Theo quan niệm phổ biến trên thế giới thì sản xuất được hiểu là: “quá trình tạo
ra sản phẩm hoặc dịch vụ ” [6, 1].
Một hệ thống sản xuất sử dụng các yếu tố đầu vào là nguyên vật liệu thô, tinh,
con người, máy móc thiết bị, nhà xưởng, kỹ thuật công nghệ, tiền mặt và các nguồn
tài nguyên khác để chuyển đổi nó thành sản phẩm hoặc dịch vụ. Sự chuyển đổi này
là hoạt động trọng tâm và phổ biến của hệ thống sản xuất. Mối quan tâm hàng đầu
của các nhà quản trị hệ thống sản xuất là các hoạt động chuyển hoá của sản xuất.
Đầu vào
- Nguyên nhân lực
- Nguyên liệu
- Công nghệ
- Máy móc, thiết bị
- Tiền vốn
- Khoa học và nghệ
thuật quản trị
Đầu ra
Chuyển hoá
- Hàng hoá
- Dịch vụ
- Biến đổi
- Tăng thêm giá trị
Sơ đồ 1-1: Quá trình sản xuất [6, 1]
Như vậy, về thực chất sản xuất chính là quá trình chuyển hoá các yếu tố đầu
vào, biến chúng thành các sản phẩm hoặc dịch vụ ở đầu ra. Ta có thể hình dung quá
trình này như trong sơ đồ 1-1.
Theo nghĩa rộng, sản xuất bao hàm bất kỳ hoạt động nào nhằm thoả mãn nhu
cầu của con người. Phân loại các hoạt động sản xuất theo ba bậc: sản xuất bậc 1, sản
xuất bậc 2 và sản xuất bậc 3. [6, 1-2]
Hoàng Anh Tuấn
4
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
- Sản xuất bậc 1 (sản xuất sơ chế): là hình thức sản xuất dựa vào khai thác tài
nguyên thiên nhiên hoặc là những hoạt động sử dụng các nguồn tài nguyên có sẵn,
còn ở dạng tự nhiên như khai thác quặng mỏ, khai thác dầu khí, khai thác lâm sản,
đánh bắt hải sản, trồng trọt.
- Sản xuất bậc 2 (công nghiệp chế biến): là hình thức sản xuất, chế tạo, chế
biến các loại nguyên liệu thô hay tài nguyên thiên nhiên biến thành hàng hoá như gỗ
chế biến thành bàn ghế, quặng mỏ chế biến thành sắt thép... Sản xuất bậc 2 bao gồm
cả việc chế tạo các bộ phận cấu thành dùng để lắp ráp thành sản phẩm tiêu dùng và
sản phẩm công nghiệp.
- Sản xuất bậc 3: (công nghiệp dịch vụ): Cung cấp hệ thống các dịch vụ nhằm
thoả mãn nhu cầu đa dạng của con người. Trong nền sản xuất bậc 3, dịch vụ được
sản xuất ra nhiều hơn các hàng hoá hữu hình. Các nhà sản xuất công nghiệp được
cung cấp những điều kiện thuận lợi và dịch vụ trong phạm vi rộng lớn. Các công ty
vận tải chuyên chở sản phẩm của các nhà máy sản xuất từ nhà máy đến các nhà bán
lẻ. Các nhà buôn bán và nhà bán lẻ cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng cuối cùng.
Ngoài ra còn nhiều loại dịch vụ khác như: bốc dỡ hàng hoá, bưu điện, viễn thông,
ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, y tế, giáo dục, nhà hàng, khách sạn...
1.1.2. Đặc điểm của sản xuất hiện đại.
Quản trị sản xuất ngày nay ngày càng được các nhà quản trị cấp cao quan tâm,
coi đó như là một vũ khí cạnh tranh sắc bén. Sự thành công chiến lược của doanh
nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào sự đánh giá, tạo dựng, phát triển các nguồn lực từ
chức năng sản xuất. Sản xuất hiện đại có những đặc điểm sau:
- Thứ nhất, sản xuất hiện đại yêu cầu phải có kế hoạch hợp lý, khoa học, có đội
ngũ kỹ sư giỏi, công nhân được đào tạo tốt và thiết bị hiện đại.
- Thứ hai, quan tâm ngày càng nhiều đến thương hiệu và chất lượng sản
phẩm. Đây là một tất yếu khách quan khi mà tiến bộ kỹ thuật ngày càng phát triển
với mức độ cao và yêu cầu của cuộc sống ngày càng nâng cao.
Hoàng Anh Tuấn
5
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
- Thứ ba, càng nhận thức rõ con người là tài sản quý nhất của công ty. Yêu cầu
ngày càng cao của quá trình sản xuất, cùng với sự phát triển của máy móc thiết bị,
vai trò năng động của con người trở nên chiếm vị trí quyết định cho sự thành công
cho trong các hệ thống sản xuất.
- Thứ tư, sản xuất hiện đại ngày càng quan tâm đến vấn đề kiểm soát chi phí.
Việc kiểm soát chi phí được quan tâm thường xuyên hơn trong từng chức năng,
trong mỗi giai đoạn quản lý.
- Thứ năm, sản xuất hiện đại dựa trên nền tảng tập trung và chuyên môn hoá
cao. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật đã làm các công ty thấy rằng
không thể tham gia vào mọi lĩnh vực, mà cần phải tập trung vào lĩnh vực nào mình
có thế mạnh để giành vị thế cạnh tranh.
- Thứ sáu, sản xuất hiện đại cũng thừa nhận yêu cầu về tính mềm dẻo của hệ
thống sản xuất. Sản xuất hàng loạt, quy mô lớn đã từng chiếm ưu thế làm giảm chi
phí sản xuất. Nhưng khi nhu cầu ngày càng đa dạng, biến đổi càng nhanh thì các
đơn vị vừa và nhỏ, độc lập mềm dẻo có vị trí thích đáng.
- Thứ bảy, sự phát triển của cơ khí hoá trong sản xuất từ chỗ thay thế cho lao
động nặng nhọc, đến nay đã ứng dụng nhiều hệ thống sản xuất tự động điều khiển
bằng chương trình.
- Thứ tám, mô phỏng các mô hình toán học được sử dụng rộng rãi để hỗ trợ
cho việc ra các quyết định sản xuất – kinh doanh. [6, 2].
1.1.3. Khái niệm quản trị sản xuất và tác nghiệp.
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế tham gia các hoạt động sản xuất kinh doanh
nhằm cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ thoả mãn nhu cầu thị trường và thu về cho
mình một khoản lợi nhuận nhất định. Mỗi doanh nghiệp là một hệ thống có mối
quan hệ chặt chẽ với môi trường bên ngoài và có cấu trúc bên trong gồm nhiều phân
hệ khác nhau. Để thực hiện mục tiêu của mình, mỗi doanh nghiệp phải tổ chức tốt
các bộ phận cấu thành nhằm thực hiện các chức năng cơ bản. Sản xuất là một trong
những phân hệ chính có ý nghĩa quyết định đến việc tạo ra sản phẩm và cung cấp
Hoàng Anh Tuấn
6
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
dịch vụ cho xã hội. Quản lý hệ thống sản xuất sản phẩm, dịch vụ là chức năng,
nhiệm vụ cơ bản của từng doanh nghiệp. Hình thành, phát triển và tổ chức điều
hành tốt là cơ sở và yêu cầu thiết yếu để mỗi doanh nghiệp có thể đứng vững và
phát triển trên thị trường. “Quản trị sản xuất chính là quá trình thiết kế, hoạch
định, tổ chức điều hành và kiểm tra theo dõi hệ thống sản xuất nhằm thực hiện
mục tiêu sản xuất đã đề ra”.
Cũng giống như những phân hệ khác, hệ thống sản xuất bao gồm nhiều yếu tố
cấu thành, có mối quan hệ khăng khít, chặt chẽ với nhau. Toàn bộ phân hệ sản xuất
được biểu diễn bằng sơ đồ sau đây:
Đột biến
Ngẫu nhiên
Quá trình biến đổi
Đầu vào
Đầu ra
Thông tin
Phản hồi
Thông tin
Kiểm tra
Phản hồi
Sơ đồ 1-2: Hệ thống sản xuất/tác nghiệp [2, 6]
Yếu tố trung tâm của quản trị sản xuất là quá trình biến đổi. Đó là quá trình chế
biến, chuyển hoá các yếu tố đầu vào thành hàng hoá hoặc dịch vụ mong muốn, đáp
ứng nhu cầu của xã hội. Kết quả hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào
việc thiết kế, tổ chức và quản lý quá trình biến đổi này.
Các yếu tố đầu vào rất đa dạng gồm có nguồn tài nguyên thiên nhiên, con người,
công nghệ, kỹ năng quản lý và nguồn thông tin. Chúng là điều kiện cần thiết cho bất
kỳ quá trình sản xuất hoặc dịch vụ nào. Muốn quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp có hiệu quả cần phải tổ chức, khai thác, sử dụng các yếu tố nguồn lực
đầu vào hợp lý, tiết kiệm nhất.
Hoàng Anh Tuấn
7
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
Đầu ra chủ yếu gồm hai loại là sản phẩm và dịch vụ. Đối với hoạt động cung cấp
dịch vụ, đầu ra được thể hiện dưới nhiều dạng khó nhận biết một cách cụ thể như
trong sản xuất. Ngoài những sản phẩm và dịch vụ được tạo ra sau mỗi quá trình sản
xuất, dịch vụ còn có các loại phụ phẩm khác có thể có lợi hoặc không có lợi cho
hoạt động sản xuất kinh doanh, đôi khi đòi hỏi phải có chi phí rất lớn cho việc xử
lý, giải quyết chúng, chẳng hạn: phế phẩm, chất thải......
Thông tin phản hồi là một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống sản xuất của
doanh nghiệp. Đó là những thông tin ngược cho biết tình hình thực hiện kế hoạch
sản xuất trong thực tế của doanh nghiệp.
Các đột biến ngẫu nhiên làm rối loạn hoạt động của toàn bộ hệ thống sản xuất
dẫn đến không thực hiện được những mục tiêu dự kiến ban đầu. Chẳng hạn thiên
tai, hạn hán, lũ lụt, chiến tranh, hoả hoạn .v.v.....
Nhiệm vụ của quá trình sản xuất và dịch vụ là thiết kế và tổ chức hệ thống sản
xuất nhằm biến đổi đầu vào thành các yếu tố đầu ra sau mỗi quá trình biến đổi,
nhưng với một lượng lớn hơn lượng đầu tư ban đầu. Giá trị gia tăng là yếu tố quan
trọng nhất, là động cơ hoạt động của các doanh nghiệp và mọi tổ chức, cá nhân có
liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giá trị gia
tăng là nguồn gốc tăng của cải và mức sống của toàn xã hội; tạo ra nguồn thu nhập
cho tất cả các đối tượng có tham gia đóng góp vào hoạt động của doanh nghiệp như
những người lao động, chủ sở hữu, cán bộ quản lý và là nguồn tái đầu tư sản xuất
mở rộng, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp. [2, 5-7]
1.1.4. Mục tiêu của quản trị sản xuất.
Các doanh nghiệp tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục tiêu
sinh lời. Lợi nhuận tối đa là mục tiêu chung nhất, mục tiêu cuối cùng của bất kỳ
doanh nghiệp nào khi đầu tư tiền của và sức lực vào các hoạt động kinh doanh trên
thị trường. Quản trị sản xuất đồng thời với tư cách là tổ chức quản lý sử dụng các
yếu tố đầu vào và cung cấp đầu ra phục vụ nhu cầu của thị trường. Vì vậy, mục tiêu
tổng quát đặt ra là đảm bảo thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng trên cơ sở sử
Hoàng Anh Tuấn
8
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
dụng hiệu quả nhất các yếu tố sản xuất. Nhằm thực hiện mục tiêu này, quản trị sản
xuất có các mục tiêu cụ thể sau:
Bảo đảm chất lượng sản phẩm và dịch vụ theo đúng yêu cầu của khách
hàng.
Giảm chi phí sản xuất tới mức thấp nhất để tạo ra một đơn vị đầu ra.
Rút ngắn thời gian sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.
Xây dựng hệ thống sản xuất của doanh nghiệp có độ linh hoạt cao.
Các mục tiêu cụ thể này gắn bó chặt chẽ với nhau, tạo ra sức mạnh tổng hợp,
nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. [2, 7-8]
1.2. Khái niệm và tầm quan trọng của kiểm soát trong quản lý
1.2.1. Khái niệm kiểm soát.
- “Kiểm soát là quá trình áp dụng các cơ chế và phương pháp nhằm đảm bảo
các hoạt động và kết quả đạt được phù hợp với những mục tiêu, kế hoạch đã
định và các chuẩn mực đã đặt ra của tổ chức“ [3, 381]
- “Kiểm soát là việc dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các kế hoạch đã
định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của cấp dưới“ [3, 381]
1.2.2. Mục đích cơ bản của kiểm soát.
- Henry Fayol đã khẳng định: “Trong ngành kinh doanh, sự kiểm soát gồm có
việc kiểm chứng xem mọi việc có được thực hiện theo như kế hoạch đã được vạch
ra, với những chỉ thị những nguyên tắc đã được ấn định hay không. Nó có nhiệm vụ
vạch ra những khuyết điểm và sự sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự tái phạm. Nó
đối phó với mọi sự vật, con người và hành động”.
Goctr cho rằng: “Sự hoạch định quản trị tìm cách thiết lập những chương trình
thống nhất, kết hợp và rõ ràng” và còn “Sự kiểm soát bắt buộc các công việc phải
theo đúng kế hoạch”.
Từ những quan điểm nói trên về kiểm soát có thể rút ra mục đích cơ bản của
kiểm soát là:
Hoàng Anh Tuấn
9
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
Xác định rõ những mục tiêu, kết quả đã đạt được theo kế hoạch đã định.
Xác định và dự đoán những biến động trong lĩnh vực cung ứng đầu vào, các
yếu tố chi phí sản xuất cũng như thị trường đầu ra.
Phát hiện chính xác, kịp thời những sai xót xảy ra và trách nhiệm của các bộ
phận có liên quan trong quá trình thực hiện, quyết định, mệnh lệnh, chỉ thị.
Tạo điều kiện thực hiện một cách thuận lợi các chức năng: uỷ quyền, chỉ huy
và thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân.
Hình thành hệ thống thống kê báo cáo với những biểu mẫu có nội dung chính
xác, thích hợp.
Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản lý nhằm mục tiêu đã
định, trên cơ sở nâng cao hiệu suất công tác của từng bộ phận, từng cấp, từng cá
nhân trong bộ máy quản trị kinh doanh. [3, 381 – 382]
1.2.3. Tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát.
- Từ những thập niên 90 của thế kỷ XX, kiểm soát đã trở thành công cụ được
các nhà quản trị sử dụng để giám sát nhân viên dưới quyền và kiểm soát các hoạt
động của chính họ.
- Nhờ kiểm soát mà đo được mức độ chính xác, sự phù hợp của các quyết định,
các mục tiêu chiến lược, chiến thuật đã được hoạch định của doanh nghiệp.
- Nhờ kiểm soát mà đánh giá được kết quả đã đạt được, duy trì các hoạt động
đang tiến hành, phát hiện nguyên nhân sai sót từ đó điều chỉnh các quyết định trong
tương lai.
- Thông qua các tài liệu kiểm soát, nhà quản trị sẽ có được hệ thống thông tin
đầy đủ, cập nhật để làm căn cứ hoạch định mục tiêu cho tương lai.
Tóm lại: Sự cần thiết của kiểm soát nảy sinh từ ý muốn của những người hoạch
định và ra quyết định, muốn biết kết quả thực hiện những mệnh lệnh, quyết định của
cấp dưới, qua đó thẩm định, mức độ chính xác, tính khả thi của những mục tiêu đã
hoạch định.
Hoàng Anh Tuấn
10
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
- Ngoài ra, tính tất yếu của kiểm soát cần xuất phát từ mối liên hệ tương tác giữa
các hoạt động trong doanh nghiệp. Kiểm soát có ý nghĩa to lớn trong việc phối hợp
các hoạt động quản trị từ: xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược, xác lập cơ cấu tổ
chức, tạo động lực kích thích động cơ của người lao động trong doanh nghiệp.
1.3. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất, chức năng, nhiệm vụ và nội dung
của quá trình kiểm soát hệ thống sản xuất.
1.3.1. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất.
Kiểm soát sản xuất bao gồm có các nội dung chính là: thống kê, kiểm tra, phân
tích và điều chỉnh các quyết định sản xuất, nó là giai đoạn cuối cùng của quản lý sản
xuất. Nền tảng để thực hiện các công việc được bắt đầu từ thống kê tác nghiệp.
Nhiệm vụ quan trọng của thống kê là phản ánh khách quan và kịp thời các hoạt
động sản xuất, thu được các thông tin có độ tin cậy cao về tiến trình thực hiện các
kế hoạch sản xuất của các bộ phận sản xuất, tình hình đảm bảo tất cả các nguồn lực
để kiểm soát kịp thời và điều chỉnh tiến trình sản xuất đang diễn ra, nâng cao chất
lượng quản trị sản xuất nói chung. [1, 1]
1.3.2. Các chức năng của kiểm soát hệ thống sản xuất.
Kiểm soát hệ thống sản xuất bao gồm có ba chức năng đó là: Thống kê, kiểm
tra, phân tích và điều chỉnh thực hiện vai trò phản hồi trong quá trình sản xuất.
- Chức năng thống kê tác nghiệp tiến hành:
Vào sổ các dữ liệu phản ánh hoạt động của các bộ phận sản xuất theo quy định,
tích luỹ, phân loại, hệ thống hoá lại các dữ liệu đó. Những dữ liệu của thống kê tác
nghiệp sẽ được sử dụng trong quá trình kiểm tra, phân tích và điều chỉnh ở các bước
tiếp theo. Yêu cầu cần đảm bảo cho các nhà quản trị sản xuất các thông tin: đầy đủ,
kịp thời và chính xác nhằm đánh giá chính xác quá trình sản xuất và có thể kịp thời
đưa ra các tác động điều chỉnh.
- Chức năng kiểm tra và phân tích:
Hoàng Anh Tuấn
11
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
Đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị các thông tin phân tích để từ đó có
thể đưa ra các quyết định điều chỉnh quá trình sản xuất. Trong quá trình kiểm tra và
phân tích đó cần thiết phải tiến hành phân tích và đánh giá toàn diện các đối tượng
quản lý, phân tích các nguyên nhân phát sinh các sai lệch giữa tiến trình thực tế so
với kế hoạch, tìm ra những tiềm năng của hệ thống sản xuất, đưa ra các phương án
khác nhau của các quyết định quản lý nhằm điều chỉnh quá trình sản xuất (ví dụ: khi
điều chỉnh lịch trình sản xuất, có thể xem xét các phương án sử dụng các tiềm năng
bên trong và huy động các nguồn lực bên ngoài để đảm bảo hiệu quả cao nhất cho
quá trình sản xuất).
Nhiệm vụ cơ bản của chức năng kiểm tra đó là: thông báo kịp thời cho các nhà
quản trị biết về những phát sinh trong quá trình sản xuất bằng cách so sánh các dữ
liệu về tình trạng thực tế với kế hoạch và các định mức quy định. Trong quá trình đó
cần làm rõ ý nghĩa của những sai lệch và đưa ra các dự báo về khả năng có thể thực
hiện các chương trình sản xuất mà không cần thực hiện các tác động điều chỉnh lên
tiến trình sản xuất. Trong trường hợp có khả năng đó xảy ra thì có thể coi như
những sai lệch là không đáng kể. Để đưa ra được các quyết định điều chỉnh có hiệu
quả các nhà quản trị cần phải biết được nguyên nhân thực sự của các phát sinh, mức
độ ảnh hưởng đến tiến trình sản xuất, và khả năng có thể loại bỏ những sai lệch đó
nhằm đạt được những kết quả mong muốn trong thời hạn đề ra.
Chuẩn bị thông tin phân tích, phản ánh hoạt động của đối tượng quản lý sẽ thực
hiện trong quá trình phân tích hoạt động sản xuất. Thông tin phân tích cần chứa
đựng các dữ liệu về tình hình thực hiện chương trình sản xuất (kế hoạch sản xuất),
các nguyên nhân và các nhân tố gây ra các rối loạn trong quá trình sản xuất, các
tiềm năng có thể khai thác. Trong quá trình phân tích đó có thể phân tích những bất
cập của kế hoạch sản xuất và sự không phù hợp của những định mức đang sử dụng.
Thông tin phân tích được tích luỹ và sử dụng nhằm làm rõ quy luật diễn ra của quá
trình sản xuất, dự báo các tình huống của sản xuất với mục tiêu đưa ra các cảnh báo
về sự phát triển bất lợi và loại trừ các tổn thất có thể xảy ra.
- Chức năng điều chỉnh các quyết định sản xuất:
Hoàng Anh Tuấn
12
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
Thực hiện các công việc như đưa ra các quyết định, các biện pháp nhằm loại trừ
các sai lệch, rối loạn trong quá trình sản xuất. Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng không
phải thực hiện sự điều chỉnh để đạt mục tiêu ban đầu bằng bất cứ giá nào vì như thế
sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất. [1, 2-5]
1.3.3. Nhiệm vụ và nội dung của kiểm soát hệ thống sản xuất.
1.3.3.1. Nhiệm vụ và nội dung của thống kê tác nghiệp sản xuất:
Nhiệm vụ quan trọng của thống kê là phản ánh khách quan và kịp thời các
hoạt động sản xuất, thu được các thông tin có độ tin cậy cao về tiến trình thực
hiện các kế hoạch sản xuất của các bộ phận sản xuất, tình hình đảm bảo tất cả
các nguồn lực để kiểm soát kịp thời và điều chỉnh tiến trình sản xuất đang diễn
ra, nâng cao chất lượng quản trị sản xuất nói chung.
Thống kê tác nghiệp sản xuất cần phải bao quát được tất cả các đối tượng quản
lý: từ khâu chuẩn bị sản xuất, đến các khâu sản xuất chính, phụ và phụ trợ, tất cả
các nguồn lực sản xuất (máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, nhân lực...), tiêu thụ sản
phẩm hoàn chỉnh... Và điều đó có nghĩa là cần thiết thống kê tác nghiệp sản xuất
phải phản ánh đầy đủ và kịp thời các phương diện hoạt động của doanh nghiệp.
Ví dụ như: thông tin dành cho nhà quản trị tác nghiệp về chuẩn bị sản xuất cần
phải có: về tình hình thực hiện kế hoạch chuẩn bị sản xuất trên toàn doanh nghiệp
và cho từng bộ phận sản xuất, từng người thực hiện, các thống kê về sự tương thích
với các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, chi phí nhân công, thời gian thực chạy
của các máy móc thiết bị sản xuất, thống kê về tình hình thực hiện các biện pháp
nhằm ứng dụng kỹ thuật mới, tình hình chuẩn bị sản xuất các sản phẩm mới, tăng
chất lượng các sản phẩm đang sản xuất. Trong lĩnh vực đảm bảo vật tư và kỹ thuật
cho sản xuất cần thiết có: thông tin về thực hiện các kế hoạch cung ứng nguyên vật
liệu, bán thành phẩm mua ngoài, thông tin về sự vận động của dòng vật chất trong
các xưởng và sử dụng chúng trong sản xuất, ...
Thống kê tác nghiệp sản xuất bao gồm tính toán theo các nguyên công của quy
trình công nghệ chế tạo tại các xí nghiệp: vận động của đối tượng lao động trong
Hoàng Anh Tuấn
13
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
các kho của các xưởng, trong tổng kho, tính toán về sự chuyển giao giữa các kho,
thông tin về phế phẩm sản xuất, thời gian ngừng lãng phí của máy móc thiết bị,
công nhân, thông tin về số lượng sản phẩm sản xuất ra, tình hình thực hiện kế hoạch
sản xuất tại các phân xưởng, thông tin về số lượng bán thành phẩm trong sản xuất.
Trong quá trình lập các kế hoạch điều độ sản xuất (tác nghiệp) cần phải có thông tin
về tiến trình thực của sản xuất.
Thông tin về tiến trình sản xuất không chỉ phục vụ cho lập kế hoạch sản xuất
mà còn được sử dụng để kiểm soát và điều chỉnh quá trình sản xuất. Nói chung
ngay cả những hệ thống sản xuất rất ổn định thì vẫn có trường hợp xảy ra các thay
đổi, phát sinh trục trặc và cần thiết phải điều chỉnh lại các kế hoạch sản xuất đã lập
ra. Ví dụ như: cung cấp thiếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sản xuất cho các
kho, xuất hiện các sai hỏng hàng loạt chất lượng sản phẩm, thiếu vắng công nhân, vi
phạm thời hạn sửa chữa các máy móc, thiết bị công nghệ...
Để quản lý hiệu quả sản xuất cần có các dữ liệu về hoạt động của các phân
xưởng, bộ phận sản xuất phụ, sản xuất các công cụ, dụng cụ sản xuất, tiến hành các
hoạt động vận tải, sửa chữa... các thông số của thống kê tác nghiệp không chỉ cần
phản ánh quá trình sản xuất đang diễn ra mà còn cần ghi lại tất cả các thay đổi, sai
lệch với các kế hoạch, các định mức, có nghĩa là phản ánh về tình hình của quá trình
sản xuất, cụ thể như:
- Sản lượng đạt được trong thực tế của từng phân xưởng, bộ phận sản xuất trong
đơn vị theo sản phẩm và giá trị.
- Chuyển động của các đối tượng lao động trong quá trình sản xuất, tình trạng
bán thành phẩm.
- Lượng phế phẩm trong sản xuất, các tổn thất phát sinh do ngừng máy móc,
thiết bị và công nhân.
- Số lượng tại các kho và sự vận động của dòng vật chất qua các kho...
Nền tảng thông tin kiểm soát và phân tích là các số liệu thực về tiến trình sản
xuất, các thông tin về kế hoạch và các thông tin định mức tra cứu. Các định mức
có thể liệt kê như: mức thời gian sản phẩm, định mức phục vụ máy móc, thiết bị
Hoàng Anh Tuấn
14
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
công nghệ, định mức sử dụng công suất máy (phụ tải máy), định mức tiêu hao
nguyên vật liệu, năng lượng điện... Từ đó có thể thấy, thống kê tác nghiệp cũng
đồng nghĩa với thu thập thông tin về kết quả làm việc của các xí nghiệp, bộ phận
sản xuất, trong một khoảng thời gian nhất định để kiểm tra và điều chỉnh quá trình
sản xuất ở bước tiếp theo. Những thông tin này còn được tổng hợp lại và dùng với
mục đích hoạch định sản xuất trong các giai đoạn dài hơn: cho các tháng, các quý...
Như vậy trong hệ thống quản lý doanh nghiệp thống kê tác nghiệp đóng vai
trò:
- Là nguồn thu nhận liên tục các thông tin về kết quả làm việc của nhà máy
nói chung và từng các thành phần nói riêng, về tình hình đảm bảo vật tư và các
nguồn lực khác cho quá trình sản xuất.
- Là phương tiện kiểm soát hàng ngày và mang tính hệ thống tiến trình thực
hiện các chương trình sản xuất (kế hoạch) và thực hiện kịp thời các điều chỉnh
cần thiết.
- Là nguồn dữ liệu để phân tích kinh tế và phát hiện các tiềm năng để nâng
cao hiệu quả sản xuất và dự báo về phát triển sản xuất.
Tất cả những điều trên được đảm bảo chỉ khi tổ chức hợp lý hệ thống thống kê
tác nghiệp trên toàn bộ quy mô của doanh nghiệp. Các phương tiện có thể dùng cho
thống kê tác nghiệp là các thiết bị đo lường - kiểm tra được kết nối với máy tính cá
nhân và hệ thống mạng máy tính để cung cấp cho các nhà quản trị thông tin đầy đủ,
cập nhật và chính xác. Các đặc điểm tổ chức sản xuất sẽ ảnh hưởng quan trọng đến
các nguyên tắc xây dựng hệ thống thống kê tác nghiệp sản xuất cũng như trình độ
phát triển trong sử dụng công nghệ thông tin.
Hệ thống thống kê tác nghiệp cần phải trả lời các yêu cầu sau:
+ Có khả năng tác nghiệp cao trong thu thập và sử dụng thông tin. Về thực tế
cần thiết đảm bảo có thông tin trong thời gian thực (có thông tin trực tiếp ngay
sau khi kết thúc đăng ký và ghi lại).
+ Loại bỏ sự trùng lặp trong công việc ở mỗi mắt xích của hệ thống.
+ Loại bỏ các thông tin thừa cho người sử dụng.
Hoàng Anh Tuấn
15
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
+ Tối thiểu các số liệu lưu dữ.
+ Đảm bảo khả năng tổng hợp thông tin theo mức độ cần thiết của những
người quản lý.
+ Tối thiểu các lao động thủ công trong thực hiện các tài liệu thống kê sơ cấp.
+ Nâng cao trách nhiệm của những người vào dữ liệu thống kê.
Trong toàn doanh nghiệp và trong từng phân xưởng cần giải quyết nhiệm vụ tính
toán các chỉ tiêu sau: thực hiện các chương trình sản xuất tại các bộ phận theo
từng tháng, quý, năm, theo hai đơn vị: sản phẩm và giá trị, phân chia quỹ lương
cho các xí nghiệp, các bộ phận sản xuất, sự nhịp nhàng của tiến trình sản xuất,
mức độ bán thành phẩm, thời gian còn lại để thực hiện các đơn đặt hàng, phế
phẩm theo số lượng và giá trị, năng suất và tiền lương cho từng nhóm lao động,
giá thành sản phẩm, thời gian thực tế bỏ ra, thực hiện chương trình sản xuất và
các kế hoạch tác nghiệp tại các xí nghiệp, bộ phận sản xuất theo các ca, ngày,
tuần, tình hình thực hiện các đơn hàng xuất khẩu, thực hiện các kế hoạch dự
trữ, tình hình chuyển giao các chi tiết sản phẩm giữa các kho, số lượng tồn kho
thực tế, số lượng thừa, thiếu chi tiết...
• Thứ tự đăng ký và chế biến các thông tin:
+ Đăng ký các thông tin sơ cấp về tình trạng sản xuất tại hệ thống máy tính
của phân xưởng.
+ Tổng hợp thông tin ở các phân xưởng và chuyển cho quản đốc phân xưởng,
bộ phận điều độ sản xuất và đưa về trung tâm máy tính chung của Doanh
nghiệp.
Để tổ chức hiệu quả hệ thống thống kê tác nghiệp cần thiết phải giải quyết bài
toán hệ thống mã hoá và mã hoá thông tin (mã hoá các sản phẩm, chi tiết cấu
thành, các nguyên công công nghệ, các vật tư, nguyên vật liệu sản xuất, các bán
thành phẩm, phân xưởng, bộ phận sản xuất, máy móc thiết bị công nghệ, các
nhóm lao động theo các nghề khác nhau,...)
• Lựa chọn các chỉ tiêu phản ánh quá trình sản xuất:
Hoàng Anh Tuấn
16
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
Trong quá trình đánh giá cần thiết phải đánh giá đầy đủ quá trình sản xuất.
Những đặc điểm khách quan về dòng chảy của quá trình sản xuất, đó là các chỉ tiêu
kinh tế. Các chỉ tiêu đó có thể thuộc vào các loại định tính và định lượng.
Một số ví dụ về các chỉ tiêu tổng hợp được sử dụng để kiểm soát quá trình sản
xuất:
+ Ở cấp Doanh nghiệp: sản lượng sản xuất tính theo đơn vị sản phẩm và theo
giá trị, sản lượng sản xuất theo từng chủng loại sản phẩm trong danh mục sản xuất
tính theo đơn vị sản phẩm và theo giá trị, số lượng người lao động, quỹ lương, giá
thành sản phẩm.
+ Ở cấp phân xưởng: sản lượng sản xuất tính theo đơn vị sản phẩm và theo giá
trị. Sản lượng sản xuất theo từng chủng loại sản phẩm trong danh mục sản xuất tính
theo đơn vị sản phẩm và theo giá trị. Số lượng người lao động, quỹ lương, giá thành
sản phẩm xuất xưởng, chi phí sản xuất.
+ Ở cấp tổ đội sản xuất: số lượng công nhân, sản lượng sản phẩm sản xuất,
năng suất lao động từng công nhân trong một ca, một ngày, chi phí sản xuất.
Việc lựa chọn tập hợp các chỉ tiêu này cũng là một nhiệm vụ phức tạp bởi phải
thoả mãn yêu cầu phản ánh đầy đủ quá trình sản xuất nhưng đồng thời phải tối thiểu
hoá, dễ thống kê, tính toán và có khả năng tổng hợp theo mỗi cấp quản lý, không
được trùng lặp nhau. Quy mô kiểm soát cũng cần tương ứng với các nhu cầu của hệ
thống quản lý và phân tích thông tin. [1, 5-10]
1.3.3.2. Nhiệm vụ và nội dung của giai đoạn kiểm tra, phân tích
- Nhiệm vụ và nội dung của kiểm tra.
Trong quá trình kiểm tra có thể chia ra các giai đoạn:
+ So sánh giá trị thực của những chỉ tiêu kiểm soát với các giá trị kế hoạch.
+ Xác định ý nghĩa và mức độ sai lệch.
Trong giai đoạn đầu chúng ta cần so sánh các số liệu thực về quá trình sản xuất
đã thu được trong bước thống kê tác nghiệp với các số liệu về kế hoạch, xác định
Hoàng Anh Tuấn
17
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
những sai lệch tuyệt đối, tương đối, truyền thông tin đến những nhà quản trị tương
ứng.
Trong giai đoạn thứ hai cần xác định mức độ cho phép của các sai lệch mà
không làm phá vỡ các chỉ tiêu kế hoạch. Khi xác định rằng các sai lệch là đủ lớn để
tiến hành các can thiệp điều chỉnh thì trong từng trường hợp cụ thể các nhà quản lý
thường sử dụng những kinh nghiệm cá nhân và kinh nghiệm của các chuyên gia và
có thể những cảm nhận của chính mình. Trong trường hợp phát sinh một loạt các sai
lệch trên các chỉ tiêu khác nhau thì cần thiết phải đưa ra các dự báo tác nghiệp về
quá trình sản xuất và kết quả thực hiện các chương trình sản xuất, đánh giá phương
án thực hiện kế hoạch sản xuất mà không có sự can thiệp vào quá trình sản xuất.
Nhiệm vụ và nội dung của phân tích hoạt động sản xuất.
Nhiệm vụ phân tích hoạt động sản xuất có thể chia ra làm ba giai đoạn sau:
+ Giai đoạn một:
Xác định nguyên nhân và những đối tượng chịu lỗi gây ra những sai lệch giữa
thực tế và kế hoạch, làm rõ các tiềm năng sản xuất:
Những nguyên nhân có thể chia ra thành hai nhóm: bên trong và bên ngoài. Bên
ngoài không phụ thuộc vào hoạt động của các đối tượng quản lý, (ví dụ như: mất
điện, chậm cung ứng nguyên vật liệu,...), còn bên trong: dừng máy móc, thiết bị,
thiếu công nhân, vi phạm mức tiêu hao các nguồn lực đã quy định... Trong mỗi
trường hợp cụ thể cần tìm rõ nguyên nhân và đối tượng chịu lỗi, là người chịu trách
nhiệm về những tổn thất cho quá trình sản xuất, ví dụ như: máy ngừng thì có thể là
do thợ không cung ứng đủ nguyên vật liệu tị bộ phận sản xuất.
Trong quá trình phân tích các nguyên nhân có thể sử dụng mô hình mối quan hệ
nhân - quả. Cùng với tiến trình phân tích hoạt động sản xuất thì rất cần thiết làm rõ
các tiềm năng sản xuất để từ đó xây dựng giải pháp hợp lý hoá sử dụng các nguồn
lực sản xuất và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Hoàng Anh Tuấn
18
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
+ Giai đoạn hai:
Xây dựng các quan hệ nhân - quả phát sinh trong quá trình sản xuất, xác định
các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu hoạt động sản xuất và đo lường ảnh hưởng của
chúng:
Để tìm nguyên nhân đã ảnh hưởng đến các chỉ tiêu của hoạt động sản xuất và
làm rõ những nhân tố gây ảnh hưởng xấu đến việc đạt các mục tiêu kế hoạch của
sản xuất thì rất cần thiết phải xây dựng mô hình mối quan hệ nhân - quả phát sinh
giữa các tham số trong quá trình sản xuất. Mô hình này cần phải đưa vào các chỉ
tiêu chính mà đã sử dụng để đánh giá quá trình sản xuất. (Mô hình hay sơ đồ nhân
quả có thể xây dựng theo sơ đồ xương cá ISHIKAWA - công cụ của quản lý chất
lượng để truy tìm các lỗi và nguyên nhân của lỗi).
Ví dụ cho phần mối quan hệ nhân - quả tại phân xưởng gia công cơ khí:
Hoàng Anh Tuấn
19
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
Mức độ hoàn thành
chương trình sản xuất theo
chủng loại sản phẩm
Sản xuất sản
phẩm A
Sản xuất sản
phẩm B
Công nhân dừng
(nhàn rỗi)
Máy bị dừng
Không đủ kế
hoạch sản xuất
Thiếu
công nhân
Hỏng công cụ
sản xuất
Tai nạn
Sản xuất
hỏng
Sửa chữa ngoài
kế hoạch
Thiếu nguyên
vật liệu
Thiếu dụng cụ
sản xuất
Mất điện
Chất lượng
nguyên vật liệu
thấp
Tay nghề và ý thức
công nhân kém
Hỏng công cụ ,
dụng cụ sản xuất
Sơ đồ 1-3. Mức độ hoàn thành chương trình sản xuất theo chủng loại
sản phẩm tại phân xưởng gia công cơ khí [1, 8]
Hoàng Anh Tuấn
20
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sỹ kỹ thuật
Viện Kinh tế và Quản lý
- Ta cũng có thể tìm nguyên nhân và kết quả của công việc theo sơ đồ xương cá
ISHIKAWA:
Không có kế hoạch
làm việc cụ thể
Chất lượng
phụ gia
Chậm cung cấp
NVL
Năng
suất lò
nung
clanke
Chất lượng
NVL chính
Ý thức làm việc
của công nhân
Tình trạng máy
móc không tốt
Kỷ luật không nghiêm
của nhà máy
Sự đôn đốc, kiểm tra của
quản đốc, trưởng ca
Mức trách nhiệm thấp, thiếu
sự kiểm soát từ cấp trên
Sơ đồ 1 - 4. Sơ đồ kiểm soát năng xuất lò nung clanke
trong nhà máy sản xuất xi măng [1, 9]
+ Giai đoạn ba:
Chuẩn bị các thông tin phân tích cần thiết để đưa ra các quyết định điều chỉnh
sản xuất.
Các nhà quản trị cần phải có đầy đủ các thông tin về đối tượng quản lý và các
công cụ đánh giá hậu quả những quyết định của mình lên các chỉ tiêu của hoạt động
sản xuất, hiệu quả sản xuất. Để đưa ra các quyết định về điều chỉnh quá trình sản
xuất thì các nhà quản trị cần sử dụng thông tin phân tích về nguyên nhân đã dẫn đến
các sai lệch, sự sẵn có các tiềm năng sản xuất để giảm rối loạn sản xuất. Quá trình
lựa chọn các quyết định điều chỉnh có thể thể hiện theo sơ đồ sau: [1, 14]
Hoàng Anh Tuấn
21
Cao học Quản trị kinh doanh
