Tìm hiểu thực tế các CTKT ngân hàng, so sánh thiết kế của các ngân hàng thương mại và cho nhận xét

0

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
KHOA NGÂN HÀNG

BÀI THẢO LUẬN
KẾ TOÁN NGÂN HÀNG I
Chủ đề 5:Tìm hiểu thực tế các CTKT ngân hàng,
so sánh thiết kế của các ngân hàng thương mại và cho nhận xét

MỤC LỤC


1

LỜI MỞ ĐẦU ..................................................................................................................... 2
1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT ................................................................................................... 3
1.1.

Một số vấn đề chung về CTK ngân hàng ........................................................... 3

1.2.

Khái quát chung về chứng từ điện tử.................................................................. 4

2. THỰC TRẠNG SỬ DỤNG CTKT CỦA CÁC NHTM VIỆT NAM .......................... 4
2.1.

Các CTKT thường xuyên sử dụng...................................................................... 4

2.2.

So sánh thiết kế một số CTKT của các NHTM ................................................ 11

2.3.

CTKT được sử dụng trong nghiệp vụ cho vay tại Techcombank .................... 14

3. PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ VÀ KHUYẾN NGHỊ CỦA NHÓM ............................... 19
3.1.

Phân tích, đánh giá............................................................................................ 19

3.2.

Khuyến nghị của nhóm ..................................................................................... 19

KẾT LUẬN ....................................................................................................................... 20
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................. 21


2

LỜI MỞ ĐẦU

Chứng từ kế toán (CTKT) là tài liệu chính để ghi chép sổ sách kế toán, là bằng
chứng chứng minh trong kế toán, là kết quả của sự phát triển của kế toán. CTKT ngân
hàng cũng vậy, dù trải qua nhiều bước thay đổi theo sự biến chuyển của ngành ngân hàng
(NH), nhưng ở giai đoạn nào cũng không thể phủ nhận vai trò to lớn trong việc là bằng
chứng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành, là cơ sở để hạch toán
vào sổ sách.

Qua thời gian, xu hướng sử dụng chứng từ điện tử sẽ là xu hướng của tương lai.
Nó mở ra triển vọng ứng dụng công nghệ thông tin một cách triệt để và đồng bộ trong NH.
Tuy nhiên, cũng như mọi lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin khác, vấn đề an ninh,
bảo mật luôn là thách thức gay gắt cần vượt qua.
Nắm chắc thực trạng triển khai và yêu cầu bức thiết của thời đại công nghệ hiện
đại, khi mà nhịp sống con người ngày càng sôi động và thức thời, chúng tôi đưa ra những
tìm hiểu nhỏ để góp phần phục vụ công tác kế toán nói chung và CTKT trong NH nói
riêng phát triển hơn.


3

1.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1.

Một số vấn đề chung về CTKT ngân hàng

1.1.1. Khái niệm
CTKT NH là các bằng chứng chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ của các nghiệp vụ
kinh tế đã và đang diễn ra tại NH, là cơ sở để hoạch toán.
1.1.2. Phân loại
 Theo tính chất pháp lý:
- Chứng từ gốc: là căn cứ pháp lý chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh và đã hoàn thành, được lập ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Chứng từ ghi sổ: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế
toán, được lập trên chứng từ gốc hoặc chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ.
 Theo mục đích sử dụng:

- Chứng từ tiền mặt
- Chứng từ chuyển khoản
- Bảng kê các loại
- Giấy báo liên hàng
- Lệnh chuyển tiền sử dụng trong chuyển tiền điện tử
- Các chứng từ hoạch toán tài sản và chứng từ ngoại bảng
 Theo nguồn gốc
- Chứng từ gốc do khách hàng (KH) lập
- Chứng từ gốc do tổ chức tín dụng (TCTD) khác lập
- Chứng từ gốc do Ngân hàng lập
1.1.3. Nguyên tắc lập chứng từ
- Ngay sau khi nghiệp vụ KT phát sinh
- Lập đúng mẫu quy định, ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác
- Trên chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của bên liên quan.
- Đối với chứng từ lập nhiều lần thì nội dung phải trùng khớp.


4

1.2.

Khái quát chung về chứng từ điện tử

1.2.1. Khái niệm
Là chứng từ đảm bảo đầy đủ các nội dung của CTKT, và được thể hiện dưới dạng
dữ liệu điện tử, được mã hóa không thay đổi trong quá trình truyền qua mạng hoặc các vật
đưa tin.
1.2.2. Điều kiện sử dụng
- Công nghệ hiện đại
- Hành lang pháp lý phù hợp

- Trình độ quản lý cao
- Hệ thống bảo mật cao
1.2.3. Đặc điểm
- Lưu trữ khối lượng lớn và lâu dài
- Thời gian tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác
- Luân chuyển an toàn, nhanh chóng
- Phục vụ các nghiệp vụ NH hiện đại.
THỰC TRẠNG SỬ DỤNG CTKT CỦA CÁC NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI

2.

(NHTM) VIỆT NAM
2.1.

Các CTKT thƣờng xuyên sử dụng

2.1.1. Chứng từ gốc kiêm ghi sổ
 Ủy nhiệm thu
Ủy nhiệm thu là giấy ủy nhiệm đòi tiền do người thụ hưởng phát hành gửi vào
ngân hàng phục vụ mình nhờ thu hộ tiền người mua hàng hóa, dịch vụ.


5

 Ủy nhiệm chi
Ủy nhiệm chi là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo
mẫu do ngân hàng quy đinh, gửi cho ngân hàng nơi mà mình mở tài khoản yêu cầu trích
một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.

 séc

Séc là chứng từ khẳng định người được ghi tên có quyển đến ngân hàng đã chỉ
định để nhận tiền mặt từ tài khoản của người viết séc


6

2.1.2. chứng từ ghi sổ
 Bản sao kê ngân hang
Bản sao kê ngân hàng là bảng kê các giao dịch trong ngày của một ngân hàng đối
với một tài khoản của KH đặt tại ngân hàng này.

 Thẻ thanh toán
Thẻ thanh toán là một phương thức thanh toán mà người sử hữu thẻ có thể dùng để
thanh toán tiền mua hàng hóa dịch vụ hay rút tiền mặt tự động thông qua máy đọc thẻ hay
các máy rút tiền tự động.
Có hai loại thẻ chính là : Thẻ tín dụng ( Credit Card) và Thẻ ghi nợ ( Debit Card)
Thứ nhất : Thẻ tín dụng là thẻ cho phép chủ thẻ thực hiện giao dịch thẻ trong phạm
vi hạn mức tín dụng đã được cấp theo thỏa thuận với tổ chức phát hành thẻ. Đây là loại
thẻ tiêu tiền của ngân hàng, ngân hàng sẽ cho khách hàng vay một số tiền và tiêu trong
phạm vi số tiền đó.


7

Thứ hai: thẻ ghi nợ là thẻ cho phép chủ thẻ thực hiện giao dịch thẻ trong phạm vi
số tiền trên tài khoản tiền gửi thanh toán chủ thẻ mở tại một tổ chức cung ứng dịch vụ
thanh toán được phép nhận tiền gửi không kỳ hạn. Thẻ này chủ yếu được dùng để rút tiền
và thanh toán mua sắm tại nơi có máy cả thẻ.

 Giấy báo có

Giấy báo có là thông báo của ngân hàng về việc trên tài khoản của KH đã được ghi
tăng mà không liên quan tới ủy nhiệm thu.


8

 Giấy báo nợ
Giấy báo nợ là thông báo của ngân hàng về việc ghi giảm số tiền trên tài khoản của
KH mà không liên quan đến ủy nhiệm chi.

2.1.3. Chứng từ gốc
 Hợp đồng tín dụng
Việc cho vay của tổ chức tín dụng và KH vay phải được lập thành hợp đồng tín
dụng. Hợp đồng tín dụng phải có nội dung về điều kiện vay, mục đích sử dụng vốn vay,


9

phương thức cho vay, số vốn vay, lãi suất, thời hạn cho vay, hình thức bảo đảm, giá trị tài
sản bảo đảm, phương thức trả nợ và những cam kết khách được các bên thỏa thuận

 Giấy đề nghị vay vốn


10

Giấy đề nghị vay vốn là một trong những thủ tục để KH vay vốn của ngân hàng.
Trong đó thể hiện những thông tin cơ bản của người đi vay về năng lực pháp luật dân sự
và năng lực hành vi dân sự, năng lực tài chính, nguồn trả nợ.

11

2.2.

So sánh thiết kế một số CTKT của các NHTM

2.2.1. Ủy nhiệm chi
 Giống nhau:
Đầy đủ các mục bắt buộc như: số tiền bằng chữ, bằng số, chữ kí của các bên theo
đúng quy định (ngân hàng gửi tiền, ngân hàng nhận tiền, đơn vị trả tiền), nội dung thanh
toán, các thông tin cần thiết của KH
Đều làm ra thành các liên để một cho KH bằng giấy than và một ngân hàng giữ
làm chứng từ thì bằng giấy thường
 Khác nhau
Tiêu thức so

BIDV

Agribank

sánh
1. Hình thức

Nền xanh chữ xanh đậm

Nền trắng chữ đen

2. Phí

Có thể hiện phí dịch vụ trên tờ ủy

Không ghi phí dịch vụ lên tờ ủy

nhiệm chi

nhiệm chi

3. Nội dung

- Không có phần như của Agribank. - Có phần dành cho ngân hàng
- Yêu cầu ghi rõ chi nhánh lập
chứng từ

ghi là phần tài khoản nợ, có
của KH nhằm kiểm tra số dư
KH

- Trong mục thông tin của KH,
ngân hàng yêu cầu KH ghi đủ các

- Không cần ghi tên chi nhánh

thông tin cá nhân như số CMT,

lập chứng từ

ngày cấp, số tài khoản …

- Không yêu cầu các thông tin

cá nhân mà chỉ yêu cầu ghi số
tài khoản của 2 bên và tên ngân

4. Số liên sử dụng 3 liên

2 liên


12

2.2.2. Giấy nộp tiền
 Giống nhau
Trên 2 chứng từ nộp tiền đều quy định rõ các khoản mục bắt buộc như chủ tài
khoản, số tiền bằng chữ và bằng số, địa chỉ, chữ kí xác định trách nhiệm của những người
liên quan….
Chia làm 2 bản 1 gốc ngân hàng giữ và bản giấy than do KH giữ
NH có trách nhiệm lưu giữ bản gốc và thực hiện chuyển tiền cho KH vào tài khoản.
 Khác nhau
Tiêu chí phân loại
1. Hình thức

BIDV
- Nền giấy trắng, chữ đỏ

Agribank
- Nền giấy trắng chữ xanh

- Thứ tự trình bày các mục khác - Thứ tự trình bày các mục
nhau

khác nhau

2. Tên ngân hàng chi Mỗi ngân hàng chi nhánh đều Tất cả các chi nhánh làm
nhánh

có sẵn mẫu chứng từ riêng trên chung một mẫu giấy nộp
đó đã ghi rõ tên chi nhánh.

3. Nội dung

tiền.

- Không ghi sẵn sứ mệnh của - Ghi sứ mệnh của ngân
ngân hàng trên chứng từ

hàng trên bộ chứng từ.

4. Các đối tượng liên - Chỉ bao gồm KH, giao dịch - Bao gồm KH, giao dịch


13

quan tới chứng từ

viên và kiểm soát viên.

5. Chi phí dịch vụ

Được in rõ ràng trên chứng từ Không được in trên chứng
gốc

viên, thủ quỹ và kiểm soát

từ gốc

2.2.3. Giấy rút tiền
 Giống nhau:
Trên 2 chứng từ nộp tiền đều quy định rõ các khoản mục bắt buộc như chủ tài
khoản, số tiền bằng chữ và bằng số, địa chỉ, chữ kí xác định trách nhiệm của những người
liên quan….
Chia làm 2 liên, liêngốc ngân hàng giữ và bản giấy than do KH giữ.
Các chi nhánh đều chung một mẫu giấy rút tiền.
 Khác nhau:
Tiêu thức so sánh
1. Phí

Vietcombank

Agribank

Có thể hiện phí dịch vụ trên

Không ghi phí dịch vụ trên

giấy rút tiền (ở phần dành

giấy rút tiền

cho ngân hàng)
2. Nội dung

- Có thêm phần ghi dành

- Không có phần ghi dành

riêng cho ngân hàng

riêng cho Ngân hàng.

3. Các đối tượng liên

- Kế toán trưởng, chủ tài

- KH, thủ quỹ, giao dịch

quan đến chứng từ

khoản, người nhận tiền

viên, kiểm soát

- Tại phần cho ngân hàng


14

còn có thanh toán viên, kiểm
soát, thủ quỹ, giám đốc

2.3.

CTKT đƣợc sử dụng trong nghiệp vụ cho vay tại Techcombank
Quy trình cho vay ở Techcombank cũng tuân thủ theo các bước của một quy trình

tín dụng nói chung, bao gồm 6 bước. Trong mỗi bước, Techcombank tuân thủ các chuẩn
mực trong chế độ CTKT nói chung và các quy định riêng của ngân hàng. Theo đó, các
chứng từ được sử dụng được chia thành loại là chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
Chứng từ gốc bao gồm: giấy đề nghị vay vốn của KH, hợp đồng tín dụng, khế ước
vay tiền hoặc đơn xin vay kiêm giấy nhận nợ (trong cho vay từng lần), dự án (phương án
sản xuất kinh doanh), tờ trình thẩm định; các cam kết thế chấp tài sản hoặc bảo lãnh bằng
tài sản, cũng như những chứng từ gốc về tài sản bảo đảm (TSBĐ), là căn cứ để hạch toán
ngoại bảng.
Chứng từ ghi sổ bao gồm: những chứng từ dùng trong thanh toán như séc lĩnh tiền
mặt, ủy nhiệm chi, séc thanh toán, giấy yêu cầu nhập ngoại bảng…
Các chứng từ được sử dụng như là những căn cứ cho việc thực hiện hợp đồng tín
dụng giữa ngân hàng và KH, là căn cứ để hạch toán nội bảng, ngoại bảng, xác định kết
quả kinh doanh trong kì của ngân hàng.
Cụ thể, chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ cho vay của
Techcombank được thể hiện:
2.3.1. Lập hồ sơ tín dụng


15

Các chứng từ sử dụng bao gồm: giấy đề nghị vay vốn của KH, tài liệu chứng minh
năng lực pháp lí, tài liệu thuyết minh vay vốn, hồ sơ tài sản đảm bảo, phương án, dự án
sản xuất kinh doanh.
Các chứng từ này đều do KH lập, gửi lên cho cán bộ tín dụng. Sau khi hồ sơ được
xét duyệt cho vay, chúng sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán cho vay để lưu trữ.
2.3.2. Thẩm định tín dụng

Ở bước này, chứng từ được sử dụng là tờ trình thẩm định của cán bộ tín dụng
(CBTD)
2.3.3. Ra quyết định tín dụng.
Chứng từ được sử dụng là Hợp đồng tín dụng
Sau các bước tiến hành xem xét và quyết định cho vay, kế toán tiếp nhận công việc
từ bộ phận tín dụng là quản lý hồ sơ, theo dõi phần thu nợ và lãi sau khi đã giải ngân(một
liên HĐTD được giao cho KH, 1 liên giao cho bộ phận kế toán lưu giữ), từ đó có thông
tin phản hồi về tình trạng chấp hành kỉ luật tài chính của KH đối với ngân hàng, chuyển
lại cho cán bộ tín dụng tiến hành đôn đốc thu nợ, thu lãi hoặc gia hạn, chuyển nợ quá hạn
hoặc ngừng giải ngân.
Kế toán nhận được hồ sơ từ bộ phận tín dụng chuyển đến, thì phải có trách nhiệm
kiểm tra, kiểm soát trước khi giải ngân. Cụ thể tại Techcombank quy trình kiểm tra kiểm
soát hồ sơ trước giải ngân của bộ phận kế toán như sau
- Kiểm nhận hồ sơ cho vay, đối chiếu đúng đủ danh mục hồ sơ cho vay, có ghi cụ
thể từng loại giấy tờ (cái nào là bản gốc, cái nào là bản sao), kế toán cho vay có trách
nhiệm kiểm soát và quản lí theo quy định cho vay hiện hành
- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ cho vay.
- Phải theo đúng mẫu đã ban hành tại các quy đinh của Techcombank
- Sự khớp đúng giữa các yếu tố trên hợp đồng tín dụng với các giấy tờ khác trong
bộ hồ sơ cho vay như tên KH vay vốn, số tiền cho vay (bằng số, bằng chữ), thời gian cho
vay, lãi suất, kì hạn trả nợ.
HĐTD phải có đủ chữ kí và dấu theo quy định, chữ kí và dấu của KH vay vốn (chữ
kí của giám đốc và kế toán trưởng nếu là doanh nghiệp, công ty), KH có đăng kí mẫu dấu,
chữ kí. Chữ kí và dấu của giám đốc NH Techcombank (hoặc người ủy quyền) đều phải


16

khớp đúng với chữ kí và mẫu dấu đăng kí tại phòng kế toán, chữ kí của CBTD cho vay và
của trưởng phòng tín dụng.

2.3.4. Giải ngân
Trong bước này, các CTKT được sử dụng là: giấy nhận nợ, phiếu chi cho vay của
ngân hàng hoặc chứng từ nhận tiền vay như giấy lĩnh tiền mặt, séc, ủy nhiệm chi.
Chuyên viên ban kiểm soát và hỗ trợ kinh doanh kiểm tra điều kiện giải ngân và
đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo phê duyệt, sau đó thực hiện nhập liệu hạch
toán phát tiền vay trên hệ thống Globus.
Khi KH nhận tiền vay, KH sẽ lập 3 liên giấy nhận nợ và hợp đồng tín dụng, kế
toán tiến hành kiểm tra chứng từ và giấy nhận nợ, chứng từ nhận tiền vay (ủy nhiệm chi,
giấy lĩnh tiền mặt). Tiến hàng giải ngân phát tiền vay từ tài khoản giải ngân hoặc chuyển
khoản tùy theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
Trong đó, cần lưu ý, giấy lĩnh tiền mặt phải do người đứng tên vay trên hợp đồng
tín dụng và ký giấy nhận nợ & cam kết trả nợ (đối với KH thể nhân) hoặc thủ quỹ công ty
(đối với KH pháp nhân) đứng tên lĩnh tiền và ký nhận tiền vay. Ủy nhiệm chi phải do chủ
tài khoản ký tên và đóng dấu (đối với pháp nhân). Chữ kí, dấu (nếu có) trên chứng từ
nhận tiền vay của KH phải khớp đúng với chữ kí trên hợp đồng tín dụng hoặc chữ kí, mẫu
dấu đã đăng kí tại Techcombank.
Chẳng hạn, đối với giải ngân bằng tiền mặt, Techcombank thực hiện qua các bước:
giao dịch viên lập phiếu và treo (hold) giao dịch -> quỹ chính kiểm tra và “commit” giao
dịch -> lãnh đạo duyệt giao dịch -> quỹ chính chi tiền.
2.3.5. Thu nợ gốc, nợ lãi
Các CTKT được sử dụng trong bước này là các chứng từ được lập khi ra quyết
định cho vay, chứng từ của bước giải ngân và giấy báo nợ, giấy báo có. Trong đó, mặt
sau của giấy nhận nợ được dùng để theo dõi nhận tiền vay và trả nợ.
Kế toán cho vay căn cứ vào kì hạn trả nợ trên hợp đồng tín dụng, lập giấy báo nợ
đến hạn theo mẫu quy định gửi cho CBTD để đôn đốc thu nợ. Giấy báo nợ phải được lập
và gửi tới KH trước kì hạn trả nợ tối thiểu là 10 ngày.


17

Kế toán cho vay căn cứ vào các chứng từ: giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi từ tài khoản
tiền gửi hoặc giấy báo có liên hàng để hạch toán việc thu nợ KH. Chứng từ thu nợ phải
gửi cho KH 1 liên.
Chẳng hạn, đối với thu nợ bằng tiền mặt, Techcombank thực hiện qua các bước
sau: Giao dịch viên tín dụng lập phiếu và treo (hold) giao dịch, in phiếu và chuyển xuống
quỹ chính -> quỹ chính kiểm tra thông tin, chứng từ, số tiền KH trả nợ, thu tiền mặt và
“commit” giao dịch -> lãnh đạo phê duyệt -> quỹ chính giao chứng từ cho KH.
Khi tiền hành thu nợ gốc, nợ lãi, kế toán cho vay ghi ngày thu lãi, số chứng từ, số
tiền thu lãi (trong hạn, quá hạn) vào phụ lục hợp đồng tín dụng (số vay vốn) và cập nhật
dữ liệu trên máy tính.
2.3.6. Gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn
Các chứng từ được sử dụng là: giấy đề nghị gia hạn nợ, hợp đồng tín dụng (sử
dụng mặt sau), khế ước nhận nợ, phiếu chuyển nợ quá hạn.
Hàng tháng, kế toán chủ động thông báo cho cán bộ tín dụng về số nợ trên từng
khế ước của các KH mình phụ trách từ 10-15 ngày trước khi đến hạn để cán bộ tín dụng
kịp thời đôn đốc trả nợ đúng hạn.
Trường hợp nợ đến hạn nhưng KH chưa trả nợ do nguyên nhân khách quan như
thiên tai, giá cả biến động không có lợi cho tiêu thụ sản phẩm và các nguyên nhân bất khả
kháng khác, KH phải có giấy đề nghị gửi tới NH trước hạn để NH xem xét quyết định.
Khi Giám đốc NH phê duyệt giấy đề nghị gia hạn thì kế toán cho vay sẽ đóng dấu
khắc sẵn (hoặc ghi chú dòng) “gia hạn lần…kỳ…” ở phần trên cùng mặt trước của hợp
đồng tín dụng để tiện trong việc theo dõi những hợp đồng đã gia hạn nợ.
 Chuyển nợ quá hạn:
Đến hạn trả nợ ngày cuối cùng của các kỳ hạn trả nợ được phân kỳ trong HĐTD
hoặc ngày trả nợ cuối cùng của HĐTD nếu KH vay vốn không trả được nợ, không được
gia hạn nợ thì kế toán cho vay lập chứng từ hạch toán chuyển sang tài khoản nợ quá hạn
thích hợp đồng thời lập thông báo chuyển nợ quá hạn gửi cho CBTD để thông báo cho
KH.
Khi chuyển trạng thái nợ quá hạn, kế toán cho vay lập phiếu chuyển khoản để hạch
toán các tài khoản nợ quá hạn tương ứng với thời gian quá hạn.

18

2.3.7. Các chứng từ liên quan đến bảo đảm tiền vay
Techcombank có thể tiến hành cho vay không có tài sản đảm bảo, tuy nhiên, hình
thức này chỉ chiếm số nhỏ, còn lại là cho vay có tài sản đảm bảo. Hồ sơ liên quan đến
TSĐB được yêu cầu cung cấp và phê duyệt trước khi ra quyết định cho vay, bao gồm:
hợp đồng bảo đảm tiền vay, hồ sơ liên quan đến chúng như giấy chứng nhận quyền sở
hữu TSBĐ, tài sản hình thành trong tương lai, hợp đồng bảo lãnh, thế chấp, tín chấp,…và
được cán bộ tín dụng thẩm định, sau khi được phê duyệt sẽ giao cho bộ phận kế toán cho
vay tiếp nhận và lưu trữ trong suốt thời gian thực hiện HĐTD.
2.3.8. Các nguyên tắc lập CTKT cho vay
Chứng từ được lập ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kể cả do KH hay ngân
hàng lập.
Chứng từ dùng trong hạch toán kế toán là hệ thống bản chứng từ do ngân hàng quy
định, thống nhất in ấn và phát hành. Các yếu tố của chứng từ khi lập phải ghi đầy đủ,
không bỏ trống. Các chứng từ có nhiều liên phải kịp lồng 1 lần để đảm bảo sự khớp đúng
giữa các liên. Không sửa chữa, tẩy xóa chứng từ.
Chứng từ phải có đầy đủ chữ kí của các bên liên quan.
2.3.9. Luân chuyển, kiểm soát và lƣu trữ chứng từ
Quá trình hoàn thành việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại
Techcombank phải trải qua các khâu: lập hoặc tiếp nhận chứng từ, kiểm soát, xử lí nghiệp
vụ, hạch toán vào các loại sổ sách thích hợp, tổ chức bảo quản. Sự vận động đó của chứng
từ được gọi là luân chuyển chứng từ.
Về kiểm soát chứng từ, thực hiện qua hai khâu là: kiểm soát của nhân viên xử lí
nghiệp vụ, bao gồm kiểm soát của thanh toán viên, các nhân viên tín dụng, thủ quỹ. Nội
dung kiểm soát bao gồm: tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ như: mẫu mực, các yếu tố
ghi trên chứng từ, mẫu dấu, mẫu chữ kí, số hiệu tài khoản, ghi nợ, ghi có, số dư tài khoản,
nội dung nghiệp vụ kinh tế. Thứ hai là khâu kiểm soát của kiểm soát viên hoặc kế toán

trưởng, nhằm kiểm soát một lần nữa chứng từ.
Sau khi hoàn thành việc kiểm soát, tất cả những người có trách nhiệm kiểm soát
chứng từ phải kí tên vào đúng chỗ quy định trên chứng từ.


19

Trải qua nhiều khâu, chứng từ được lưu trữ một cách khoa học. Chứng từ gốc sẽ
được lưu trữ trong hồ sơ vay vốn của người vay để theo dõi thu hồi nợ. Chứng từ ghi sổ
được đóng thành tập theo từng ngày, còn gọi là tập nhật kí chứng từ và cho vào phòng lưu
trữ. Tại đây có một bộ phận chuyên quản lí chứng từ lại có những quy định cụ thể cho
việc sử dụng chứng từ, tra soát chứng từ tránh xảy ra mất mát, sửa chữa sai mục đích.
 Đánh giá
Quy trình kế toán cho vay của Techcombank được thiết lập chặt chẽ, được các cấp
kiểm soát duyệt trên chứng từ cũng như trên hệ thống để đảm bảo cho việc hạch toán và
kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ ngay từ bước đầu giúp hạn chế sai sót. Ngoài
ra các cán bộ kế toán cũng chủ động nghiên cứu phối hợp với cán bộ tín dụng một cách
chặt chẽ nhằm giải quyết thu hồi nợ quá hạn, chống thất thu cho ngân hàng.
Bên cạnh những mặt tích cực thì quy trình cũng có một số hạn chế sau. Hệ thống
chứng từ còn nhiều phức tạp, đối với những món vay có giá trị nhỏ, kế toán khi thu lãi
mất nhiều thời gian làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tăng chi phí về thủ tục
hành chính không cần thiết cho ngân hàng và đồng thời cũng làm ảnh hưởng tới thời gian
của KH.
3.

PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ VÀ KHUYẾN NGHỊ CỦA NHÓM

3.1.

Phân tích, đánh giá

CTKT được sử dụng là bằng chứng của các nghiệp vụ phát sinh do đó nó luôn phải

được lập một cách chính xác, đúng quy định. Hiện nay mỗi loại chứng từ trong các ngân
hàng đều có những mẫu quy định riêng dễ dàng cho người lập.
Nghiệp vụ kế toán là nghiệp vụ thường xuyên diễn ra của các ngân hàng, vì vậy nó
rất dễ xảy ra sai sót và gian lận. Do đó việc xây dựng quy trình sử dụng CTKT trong các
nghiệp vụ ngân hàng là điều tất yếu.
Mặc dù sổ sách chứng từ đã được cải thiện khá nhiều, nhưng vẫn còn vận hành thủ
công, số lượng chứng từ không giảm. Các ngân hàng vẫn còn áp dụng máy móc mà chưa
xem xét đến tính đầy đủ, nhanh gọn trong các nghiệp vụ. Nhiều ngân hàng yêu cầu nhiều
thủ tục chứng từ rờm rà không cần thiết ảnh hưởng đến nhu cầu của KH.
3.2.

Khuyến nghị của nhóm
Để tăng tính hiệu quả trong việc sử dụng CTKT và đảm bảo tính pháp lý theo quy

định, nhóm đưa ra một số khuyến nghị sau các ngân hàng:


20

Thứ nhất,CTKT được lập theo mẫu hoặc mang tính hướng dẫn hoặc mang tính bắt
buộc, nó là cơ sở để hoạch toán, ghi sổ, lưu trữ theo quy định nhà nước nên nhất thiết phải
hoàn thiện sao cho chứng từ mang tính đồng bộ, chuẩn chung nhất cho tất cả các doanh
nghiệp, Bộ, ngành có liên quan nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp.
Thứ hai, trong điều kiện lập và hoạch toán chứng từ cần có phần mềm hỗ trợ để
việc sử dụng CTKT trở lên dễ dàng hơn
Thứ ba, các giao dịch liên quan đến chứng từ cần được thực hiện nhanh chóng,
ngắn gọn, không rườm rà, phải đầy đủ các chỉ tiêu, thông tin cần thiết.
Thứ tư, các ngân hàng cần hoàn thiện hệ thống công nghê, để thực hiện các nghiệp

vụ kế toán thông qua chứng từ điện tử để hạn chế số lượng chứng từ và tiết kiệm thời
gian.
Thứ năm, đối với cán bộ tín dụng cần có nghiệp vụ chuyên môn, đạo đức nghề
nghiệp và trách nhiệm để hướng dẫn KH.
Thứ sáu, nhà nước cần hoàn thiện hành lang pháp lý phù hợp, ổn định để đảm bảo
tính minh bạch, pháp lý chứng từ.

KẾT LUẬN
Bài viết đã trình bày thực trạng vềCTKT mà các NHTM hiện nay thường sử
dụng.Bài viết lấy Techcombank làm một ngân hàng ví dụ để tìm hiểu về chứng từ cho vay
trong kế toán ngân hàng. Cùng với lý luận về CTKT ngân hàng, bài viết trình bày khá bao
quát thực trạng chứng từ điện tử và chứng từ cho vay, cũng như các rào cản gặp phải
trong tương lai của quá trình hiện đại hóa chứng từ. Từ đó kiến nghị một số giải pháp
thiết thực nhất. Bước đi vững chắc nhất là phải kết hợp được tất cả các nỗ lực của nền
kinh tế, từ đó quá trình hoàn thiện mới diễn ra nhanh chóng và vững bền. Trong phạm vi
nghiên cứu và trình độ năng lực có hạn, báo cáo sẽ có những thiếu sót nhất định, rất mong
được sự đóng góp của các thầy cô và các bạn.


21

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thúy Lan, 2007. Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ kế toán cho vay tại ngân
hàng Techcombank
2. QĐ 196/QĐ-TTg, QĐ 307/QĐ-NH2, QĐ 44/ QĐ-TTg
3. Sổ tay tín dụng Techcombank 2005
4. Ths. Đinh Đức Thịnh - Ths Nguyễn Hồng Yến, 2012. Giáo trình kế toán ngân hàng,
Học viện Ngân hàng.
5. Website :
/> /> /> />