Báo cáo thực tập quản trị văn phòng: Thực trạng và giải pháp thực hiện công tác văn thư của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................. 1
CHƯƠNG I................................................................................................................. 5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN............................................5
2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê........................5
1.1.1. Chức năng của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê:................................................................................5
1.1.2. Nhiệm vụ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê:..................................................................................5
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê (xem phụ lục 2)................................................6
3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bệnh viện Đa khoa
huyện Cẩm Khê....................................................................................................................................................6
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng............................................................................................................6
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng: (Xem Phụ lục 3)......................................6
4.Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyên Cẩm Khê:..................................................8
3.1. Tìm hiểu công tác văn thư:............................................................................................................................9
3.2. Công tác lưu trữ:..........................................................................................................................................10
3.3. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyện
Cẩm Khê:............................................................................................................................................................11
3.4 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác:...............................................................................12
3.5 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.................................................................................13
3.5.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Bệnh viện:..................................13
3.5.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của bệnh viện:.........................................................14
3.5.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí bệnh viện. So sánh với quy định hiện hành và
nhận xét, đánh giá:..............................................................................................................................................16
3.5.4. Theo quy định hiện hành văn bản soạn thảo theo trình tự như sau:.........................................................16
3.6. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản:..................................................................................17
3.6.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan
(Xem các phụ lục 6; 9; 11 )................................................................................................................................18

3.6.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê...............................................18
3.7. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê........................................................18
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan............................................19
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng:......................................19
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề
xuất mô hình văn phòng mới tối ưu (Xem phụ lục 4)........................................................................................19
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của bệnh
viện Đa khoa huyện Cẩm Khê:...........................................................................................................................20

CHƯƠNG II.............................................................................................................. 21
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ...................................................................21
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN CẨM KHÊ.......................................................21
1.Khái niệm Công tác Văn thư...........................................................................................................................21
2. Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:...................................................................21
2.1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Phòng Tổ chức – Hành chính...............22
2.1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư.........................................................................................................22
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư....................................................................................................22
2.1.3. Công tác Văn thư dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng...........................................................................23
2.2. Quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ..............................................................................................23
2.2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ................................23
2.2.2. Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư........................................................................24
2.2.3. Tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư.........................................................25
2.3. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác Văn thư............................................................................25
2.3.1. Tình hình soạn thảo văn bản, duyệt văn bản............................................................................................25
2.3.2. Tình hình ban hành văn bản của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê....................................................27

Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.................................................................................................27
2.3.3.1 Việc trình ký văn bản.............................................................................................................................27
2.3.3.2. Đóng dấu văn bản đi..............................................................................................................................28
2.3.3.3. Đăng ký văn bản đi (Xem phụ lục 7)....................................................................................................28
2.3.3.4. Chuyển giao văn bản đi.........................................................................................................................28
2.3.3.5. Lập tập lưu văn bản...............................................................................................................................28
2.3.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến..............................................................................................29
2.3.4.1. Tiếp nhận văn bản.................................................................................................................................29
2.3.4.2. Đăng ký văn bản đến:............................................................................................................................30
2.3.4.3.Trình văn bản đến:..................................................................................................................................30
2.3.4.4. Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị:........................................................................................30
2.3.4.5. Phân phối chuyển giao văn bản:............................................................................................................30
2.3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu phòng Tổ chức – Hành chính – Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm
Khê.....................................................................................................................................................................30
2.3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư..............................................................................................31
2.4. Nhận xét về công tác Văn thư.....................................................................................................................31
2.4.1. Thuận lợi...................................................................................................................................................32
2.4.2. Khó khăn..................................................................................................................................................32
2.4.3. Ý kiến đóng góp, kiến nghị......................................................................................................................33

CHƯƠNG III............................................................................................................. 35
GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ......................................................35
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN CẨM KHÊ.......................................................35
3.1. Đánh giá chung............................................................................................................................................35
3.1.1. Ưu điểm....................................................................................................................................................35

3.1.2. Nhược điểm..............................................................................................................................................36
3.1.3. Nguyên nhân.............................................................................................................................................36
3.2. Đề xuất, kiến nghị........................................................................................................................................37

PHỤ LỤC................................................................................................................. 40

Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của
cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - chính trị xã hội, các doanh nghiệp…
Trong đó Văn thư là bộ phận không thể thiếu có nhiệm vụ quan trọng trong hoạt
động của văn phòng. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên nền tảng đào tạo cán
bộ văn thư, văn phòng lâu đời, uy tín trong cả nước. Xuất phát từ nhu cầu của xã
hội và năng lực đáp ứng của Nhà trường, năm 2012, Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã ra quyết định số 214/QĐ-ĐHNV ngày 24 tháng 04 năm 2012 thành lập
Khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Với phương châm đào tạo “Học đi đôi với hành” Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị văn phòng nói riêng: lấy lý luận gốc, làm cơ
sở cho thực tiễn và ngược lại là thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật
mới và làm phong phú thêm kho tàng lý luận.
Do vậy, Khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện Kế hoạch thực tập cho
sinh viên thuộc hệ Đại học liên thông khóa 2014 - 2016 tại các cơ quan, đơn vị,

tổ chức từ ngày 04/07/2016 đến 28/8/2016.
Thực tập là thời gian để cho sinh viên làm quen công việc tại cơ quan,
đơn vị, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi ngồi trên ghế nhà
trường vào công việc thực tế trên cơ quan. Đây là dịp sinh viên củng cố, tổng
hợp lại kiến thức, tập luyện phẩm chất đạo đức của nhà quản trị, là cơ hội cho
sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp, phục vụ cho công việc
sau này.
Qua đây, Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, cùng tất cả các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, giúp
đỡ cho em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu.
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên Tổ chức –
Hành chính, Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê đã dành thời gian để hướng
dẫn em trong suốt thời gian thực tập và giúp em hoàn thành bài báo cáo này.
Mặc dù có nhiều cố gắng, nhưng bài báo cáo này của em không tránh khỏi
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

1

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô giáo và các bạn!
Em xin chân thành cảm ơn!
Lý do chọn đề tài
Trong tình hình phát triển của Đất nước hiện nay thì việc khảo sát và đề ra
phương hướng hoạt động của Phòng Hành chính – Tổng hợp trong mỗi cơ quan

là vô cùng cấp thiết.
Chính vì vậy, em chọn đề tài: “ Thực trạng và giải pháp thực hiện công
tác văn thư của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê” để nghiên cứu.
Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Các bài báo, tạp trí về VT-LT, một số bài báo cáo về công tác văn phòng
của Sinh viên Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. Sinh viên trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đối tượng, giới hạn phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo là Thực trạng và giải pháp thực
hiện công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê; Phòng Hành
chính; công tác Văn thư của Văn phòng.
Phạm vi nghiên cứu là Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê. Tuy nhiên, để
hoàn thiện được bài báo cáo, đề tài cũng tập trung nghiên cứu một số vấn đề liên
quan đến cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê.
Do thời gian còn hạn hẹp, trình độ học vấn còn nhiều hạn chế, khả năng
vận dụng các nguồn tư liệu hết sức khó khăn, cho nên bài báo cáo của em còn
nhiều thiếu xót và chỉ dừng ở mức nghiên cứu khảo sát.
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Tìm hiểu và khảo sát toàn bộ hoạt động của công tác văn phòng của Bệnh
viện Đa khoa huyện Cẩm Khê.
Nghiên cứu, phân tích về tổ chức công tác Văn thư của cơ quan, từ đó tìm
ra những kết quả đạt được, những hạn chế còn đang tồn tại và nguyên nhân của
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

2

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

những hạn chế đó.
Trên cơ sở của lý luận, thực tiễn và đánh giá đúng đắn về thực trạng công
tác văn thư để đưa ra những đề xuất, kiến nghị các giải pháp có tính khả thi cao
áp dụng cho cơ quan trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động trong thời gian tới.
Trên cơ sở lý luận và thực tiễn đánh giá đúng đắn về thực trạng kỹ năng
soạn thảo văn bản của cơ quan.
Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
1.1.

Phương pháp luận

Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa học.
Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và
thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn
diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra.
1.2.

Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài báo cáo đã sử dụng
một số phương pháp nghiên cứu như sau:
- Phương pháp nghiên cứu điều tra thực tế; Phương pháp thống kê;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp;
- Phương pháp khảo cứu tài liệu;
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài:
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của Bệnh viện.
- Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác văn thư của cơ quan.

- Tạo tiền đề cho việc làm tốt công tác lưu trữ.
- Kết quả nghiên cứu tình hình thực tế của báo cáo sẽ góp phần làm cơ sở
nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư.
- Những dữ liệu về thực tiễn hoạt động của phòng Tổ chức – Hành chính có
thể làm tài liệu tham khảo giúp nhà quản lý có những định hướng xây dựng
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

3

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chính sách cho thực tế hoạt động công tác văn thư.
Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục bài
báo cáo được chia bố cục 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng tại cơ quan;
Phần II: Chuyên đề tự chọn: Thực trạng và giải pháp công tác văn thư tại
Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê;
Phần III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Bệnh
viện Đa khoa huyện Cẩm Khê.

Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

4

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
Giới thiệu Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê:
Với truyền thống hơn 50 năm thành lập và phát triển, Bệnh viện Đa khoa
huyện Cẩm Khê tiền thân là Trung tâm y tế huyện Cẩm Khê được thành lập vào
năm 1956.

Ngay từ ban đầu thành lập cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu

nhưng đến nay Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê có cơ sở vật chất khang
trang, với 01 dãy nhà 7 tầng, 09 dãy nhà 2 tầng, 02 dãy nhà 3 tầng với đầy đủ
tiện nghi và trang thiết bị phục vụ tốt cho nhân viên làm việc và công tác khám,
chữa bệnh cho nhân dân. Nguồn nhân lực từ vài trục cán bộ từ khi hình thành
đến nay (số liệu năm 2016) tổng số cán bộ lên tới 320 cán bộ. (Xem Phụ lục 1 –
Sơ đồ tổng thể bệnh viện).
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bệnh
viện Đa khoa huyện Cẩm Khê
1.1.1. Chức năng của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê:
Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê là tổ chức đơn vị sự nghiệp trực
thuộc Sở Y tế tỉnh Phú Thọ là cơ sở khám, chữa bệnh, chăm sóc và bảo vệ sức
khỏe cho nhân dân. Bệnh viện có đội ngũ cán bộ chuyên môn, trang thiết bị và
cơ sở hạ tầng phù hợp.
1.1.2. Nhiệm vụ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê:

Cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh:
Tiếp nhận tất cả các trường hợp người bệnh từ ngoài vào hoặc từ các cơ
sở y tế chuyển đến để cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh nội trú hoặc ngoại trú.
Tổ chức khám và sức khoẻ và chứng nhận sức khoẻ theo quy định của
Nhà nước.
Có trách nhiệm giải quyết toàn bộ bệnh thông thường về nội khoa và các
trường hợp cấp cứu về ngoại khoa.
Tổ chức chuyển người bệnh lên tuyến trên khi vượt quá khả năng của
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

5

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bệnh viện.
Đào tạo cán bộ y tế:
Bệnh viện là cơ sở thực hành cho các trường cao đẳng, lớp trung học y tế.
Nghiên cứu khoa học về y học:
Tổ chức tổng kết, đánh giá các đề tài và chương trình về chăm sóc sức
khoẻ ban đầu.
Nghiên cứu áp dụng y học cổ truyền và các phương pháp chữa bệnh
không dùng thuốc.
Chỉ đạo tuyến dưới về chuyên môn kỹ thuật:
Lập kế hoạch và chỉ đạo tuyến dưới (phòng khám đa khoa, y tế cơ sở)
thực hiện các phác đồ chuẩn đoán và điều trị.

Phòng bệnh:
Phối hợp với các cơ sở y tế dự phòng thường xuyên thực hiện nhiệm vụ
phòng bệnh và phòng dịch.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê (xem phụ lục
2)
3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng: (Xem
Phụ lục 3)
Chức năng của Phòng Hành chính – Tổ chức
- Phòng Hành chính – Tổng hợp được thành lập theo Quyết định 120/QĐBV ngày 08 tháng 9 năm 2010 của Giám đốc Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm
Khê với vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Phòng Tổ chức – Hành chính là đơn vị thuộc Bệnh viện Đa khoa huyện
Cẩm Khê, có chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc thực hiện quản lý về
công tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính;
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

6

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thi đua khen thưởng, pháp chế; thông tin, tổng hợp của bệnh viện; điều phối hoạt
động của các đơn vị thuộc bệnh viện theo chương trình, kế hoạch làm việc.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Tổ chức – Hành chính

• Thực hiện công tác hành chính
Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
bệnh viện để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của bệnh viện đến các đơn vị và cá nhân trong
toàn Trường;
Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong bệnh viện (Nội
quy cơ quan, quy chế văn hoá công sở,quy chế sử dụng hội trường, phòng họp,
nhà khách,…) theo quy định;
Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Bệnh viện; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định
của bệnh viện và của Nhà nước;
Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê;
Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu… Tiếp nhận,
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của bệnh viện;
Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động
hợp đồng của bệnh viện theo ủy nhiệm của Ban Giám đốc;
Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của bệnh viện; phối hợp với
các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của bệnh viện; thông báo thành phần, thời gian,
địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của bệnh viện.
Thực hiện công tác y tế, mua bảo hiểm ý tế, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh
an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ ban đầu cho công chức, viên chức,
người lao động trong bệnh viện;
Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong bệnh viện;

Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

7

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức, viên chức, người lao động.
• Công tác thi đua, khen thưởng và công tác pháp chế
Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của bệnh viện;
Tổ chức theo dõi và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối với công
chức, viên chức, người lao động trong bệnh viện;
Tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đề nghị xét phong tặng
các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;
Thực hiện công tác pháp chế của bệnh viện: Tuyên truyền phổ biến giáo
dục pháp luật cho công chức, viên chức, người lao động trong bệnh viện; kiểm
tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản; thẩm định các quy định, quy chế, quy tắc, nội
quy trong Trường bảo đảm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
• Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp
Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất
về các nhiệm vụ của bệnh viện theo quy định;
Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác và
theo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám đốc;
Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám đốc;
Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại, máy fax, email trong bệnh
viện;
Công tác văn thư, lưu trữ trong đơn vị.
(Xem phụ lục số
• Thừa lệnh Giám đốc ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân
cấp quản lý của Giám đốc;

• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí của phòng Tổ
chức – Hành chính: (Xem phụ lục 5)
4. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa
huyên Cẩm Khê:
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

8

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.1. Tìm hiểu công tác văn thư:
Được sự quan tâm của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê, của Phòng Tổ
chức - Hành chính – tình hình công tác Văn thư dần được đảm bảo.
Theo quy chế làm việc của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê thì Văn
thư hoạt động theo cơ chế “Một cửa”. Vì vậy, mọi văn bản, giấy tờ của Bệnh
viện Đa khoa huyện Cẩm Khê dù ở bất cứ nguồn nào thì cũng đều phải tập trung
tại Phòng Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản.
Đối với những văn bản không được đăng ký tại Phòng tiếp nhận và Văn
thư thì chuyển cho Giám đốc và Phó Giám đốc chịu trách nhiệm giải quyết. Tất
cả các văn bản do Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê và các đơn vị trực thuộc
Bệnh viện làm ra đều phải tổng hợp về Văn thư để làm thủ tục ban hành.
Hiện nay, Phòng Tổ chức – Hành chính Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm
Khê có 01 cán bộ làm công tác Văn thư. Cán bộ Văn thư của Phòng Hành chính
– Tổng hợp được đào tạo nghiệp vụ về Văn thư – Lưu trữ nên thực hiện công tác

tốt, đạt hiệu quả, thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ
để nâng cao tay nghề.
Với vị trí quan trọng trong cơ quan nên phòng Văn thư được bố trí làm
việc tại một phòng riêng có nhiều trang thiết bị cần thiết cho quá trình làm việc
như: máy tính, máy in, máy phô tô.
Nhiệm vụ chủ yếu của Văn thư đó là:
•
•

Soạn thảo và ban hành văn bản:
Thảo văn bản.
Duyệt văn bản.
Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản.
Ký văn bản.
Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt

động của các cơ quan, tổ chức.
- Quản lý văn bản đi.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
• Quản lý và sử dụng con dấu.
- Các loại con dấu.
- Bảo quản con dấu.
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

9

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Sử dụng con dấu.
3.2. Công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả những
vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học,
bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu
nhu cầu cá nhân.
Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động
của bộ máy cơ quan, đơn vị.
a.

Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan là hệ thống các biện pháp có

liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc tài liệu vào lưu trữ cơ quan và
phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quy
định của Nhà nước và theo Quy chế bệnh viện của Chính phủ năm 1997.
Đối với kho lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê nguồn bổ sung
chủ yếu là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các Phòng
chức năng và Khoa chuyên môn thuộc đơn vị.
Theo Nghị định số 42/CP của Chính phủ tài liệu kết thúc công việc được 1
năm phải tiến hành nộp vào lưu trữ cơ quan được 1 năm phải tiến hành nộp vào
lưu trữ cơ quan, cuối mỗi năm cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ và các cán
bộ công tác khác có liên quan đến công văn, giấy tờ phải kiểm tra lại toàn bộ
đang giữ phải nộp vào bộ phận văn thư của cơ quan.
Tuy nhiên, trên thực tế Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê chưa làm tốt
việc giao nộp tài liệu đúng thời hạn, tài liệu còn để lại tại các phòng, khoa trong
tình trạng bó gói, lộn xộn, không có hệ thống để nộp vào lưu trữ cơ quan. Tài

liệu chung thường được cất giữ ở phòng Tổ chức – Hành chính nhiều năm liên
tục, văn bản của phòng nào, thì phòng đó cất giữ, việc nộp vào lưu trữ cơ quan
đối với văn bản hành chính không thường xuyên, liên tục.
Nhưng đối với Hồ sơ bệnh án là loại tài liệu chuyên môn quan trọng của cơ
quan thì được vào sổ hồ sơ bệnh án theo số thứ tự lưu trữ thống nhất. Theo quy
định mỗi một khoa viết riêng một sổ, đánh số lưu trữ từ số 01 đến hết năm, theo
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

10

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thứ tự từng tháng, các khoa phải gửi hồ sơ bệnh án không quá 24h trong ngày
cho phòng Kế hoạch - Tổng hợp để nhân viên vào sổ. Bên cạnh đó thì việc lục
tìm tài liệu từng tháng rồi bó lại cũng mất khá nhiều thời gian. Phòng lưu trữ hồ
sơ bệnh án diện tích hẹp nên cách sắp xếp, bố trí không khoa học gây khó khăn
trong quá trình sử dụng tài liệu và đôi khi còn thất lạc, mất hồ sơ bệnh án.
Tài liệu nộp vào kho lưu trữ gồm bản chính, bản sao có giá trị như bản
chính của các văn bản pháp lý nhà nước được hình thành trong quá trình hoạt
động của các phòng ban, đơn vị, của bệnh viện. Thực tế ở bệnh viện thông
thường lại nộp bản sao, bản chính giữ lại, đến khi thúc dục mới đem nộp nhưng
không đầy đủ. Đây là hạn chế ảnh hưởng tới công tác chỉnh lý tài liệu không đủ
để lập hồ sơ.
Số lượng tài liệu được giao nhận được tính bằng mét, giá đối với khối tài
liệu được lập hồ sơ sơ bộ ghi rõ số lượng cặp hộp và lượng hồ sơ.

Việc giao nhận tài liệu không theo mẫu biên bản giao nhận tài liệu.
3.3. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư,
lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê:
Tổng hợp Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê cho thấy cán bộ Văn thư
thực hiện các văn bản do các cơ quan ban hành như: Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục
văn thư và lưu trữ Nhà nước… ban hành nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ.
Cụ thể như:
- Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11 năm
2011 về Luật lưu trữ;
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về ban
hành và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

11

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về chi tiết

thi hành một số điều về Luật lưu trữ;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/ năm 2004 của Chính phủ về
công tác Văn thư.
Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thời và
chính xác, khoa học thì Phòng Tổ chức – Hành chính Bệnh viện Đa khoa huyện
Cẩm Khê còn có quy định và quy chế làm việc cho bộ phận văn thư.
3.4 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác:
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của đơn vị để phòng Tổ chức –
Hành chính xây dựng nội dung chương trình, kế hoạch công tác không bị trái
thẩm quyền.
- Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: đó là các chủ trương, chính
sách của Đảng và Nhà nước, của Bộ Y tế trong từng thời kỳ.
- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được giao hoặc yêu cầu Sở
Y tế, Bộ Y tế
- Căn cứ vào đề nghị của các khoa phòng, bộ phận.
- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc: đặc điểm
tình hình chung của Bệnh viện trên lĩnh vực chuyên môn, nhân sự, tài chính, đào
tạo....
- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan, tổ chức: kinh
phí; phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực có trong khoảng thời gian
thực hiện chương trình, kế hoạch.
Các quy trình xây dựng chương trình công tác.
Bước 1: Yêu cầu các đơn vị gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc
thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan.
Bước 2: Xây dựng dự thảo lịch công tác tuần, quý, tháng năm.
Bước 3: Lấy ý kiến góp ý
Bước 4: Thông qua lịch công tác.
Bước 5: Ban hành, sao gửi các cơ quan, đơn vị để thực hiện; lưu trữ theo
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

12

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quy định.
Quy trình kê hoạch công tác
Quy trình lập kế hoạch gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch. Đây
là giai đoạn tìm kiếm thông tin, nắm bắt cơ hội.
Bước 2: Xác định mục tiêu – Cần phải xác định cụ thể và chính xác.
Bước 3: Phân tích nguồn lực
- Xác định sự hỗ trợ từ cấp trên (chủ trương, chính sách, quy định hiện
hành của Đảng và Nhà nước);
- Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về thời gian, kinh phí, nhân lực,
phương tiện…
- Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội,
môi trường…
Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây dựng hệ thống các hoạt
động để thực hiện các mục tiêu.
Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện
Hàng tuần phòng Tổ chức lập lịch công tác tuần gửi các khoa phòng trên
hệ thông văn bản quản lý điều hành. (Xem phụ lục 12)
- Phòng Tổ chức – Hành chính căn cứ vào chức năng lập công tác kế
hoạch công tác năm, kế hoạch công tác tháng.
3.5 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

3.5.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí
của Bệnh viện:
Thẩm quyền ban hành văn bản của Bệnh viện dựa vào cơ cấu, chức năng,
nhiệm vụ của Bệnh viện và do cấp trên quản lý. Căn cứ vào đó để ban hành theo
đúng thẩm quyền.
Thủ trưởng các Phòng, Ban đều có quyền ban hành văn bản theo chức
năng, nhiệm vụ, mà Giám đốc giao. Khi ban hành văn bản đều phải thông qua
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

13

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giám đốc và được Giám đốc duyệt, ký vào văn bản thì mới được phát hành các
văn bản đến các đơn vị trong cơ quan. Nếu Giám đốc đi vắng uỷ quyền cho Phó
Giám đốc ký vào những văn bản thuộc quyền của mình. Và ký thay phải đề là
ký thay (KT).
Ví dụ:
KT. GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC
Tuỳ theo tính chất của công việc mà Trưởng các Phòng được ký vào những
văn bản khi mà Giám đốc và Phó Giám đốc đi vắng thì thể thức ký phải là thừa
lệnh.
Ví dụ:

TL. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH.
3.5.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của bệnh viện:
Ưu điểm:
Nói chung, văn bản được soạn thảo cẩn thận về nội dung và áp dụng theo
hướng dẫn của Thông tư liên tịch số 55/2005/BNV-VPCP ngày 06/5/2005
của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ. Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
Tuy nhiên, cơ quan còn có những tồn tại sau:
Nhược điểm:
Thói quen soạn thảo cũ không tuân thủ đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy
định hiện hành.
Qua tìm hiểu, có những văn bản sau trích yếu nội dung không sử dụng
đường gạch ngang, nét liền chiều dài bằng ½ - 1/3 dòng chữ theo quy định tại
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

14

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thông tư 01/2011/TT-BNV.
Hợp đồng không được ghi số và ký hiệu văn bản,
Công văn là văn bản không có tên loại, trong quá trình soạn thảo cán bộ ghi
ký hiệu không đúng.

Còn tồn tại những văn bản có nhiều lỗi về thể thức như phần “Nơi
nhận”sai cỡ chữ, không viết nghiêng, đậm theo quy định. (Xem phụ lục 15)
Kỹ thuật soạn thảo văn bản:
Văn bản của Bệnh viện phải đảm bảo đầy đủ 6 nguyên tắc kỹ thuật soạn
thảo vì vậy mà văn bản có giá trị cao hơn, tuy nhiên còn một số hạn chế sau:
+ Kết cấu nội dung văn bản;
+ Diễn đạt các quy định;
+ Khâu xử lý và hoàn thiện đối với văn bản quy phạm pháp luật còn hạn chế;
+ Nhầm lẫn năm ban hành văn bản;
+ Lời văn trong văn bản còn chưa thực sự phù hợp.
+ Cách trình bày các yếu tố của văn bản chưa đúng thể thức.
Ví dụ: Quyết định về trích lập quỹ cơ quan (Xem phụ lục 15)
Nhìn chung, văn bản của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê còn nhiều sai
sót về cả nội dung và hình thức. Cán bộ trong quá trình soạn thảo văn bản của cơ
quan ban hành đều theo đúng thẩm quyền. Tuy nhiên, các đơn vị tổ chức theo
thói quen cũ khi soạn thảo ban hành văn bản còn những thiếu xót, chưa đúng thể
thức như viết in, viết đậm tuỳ tiện, không có đường gạch dưới trích yếu nội
dung, sau Quyết định không có dấu hai chấm, sau Điều là dấu hai chấm, “nơi
nhận” không in nghiêng, cỡ chữ không đúng, sau mỗi nơi nhận có dấu hai
chấm, tên Giám đốc dưới phần ký văn bản viết đậm… Đây là những lỗi sai cơ
bản chưa đúng với quy định trong Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06 tháng 5 năm 2005, mà ngay trong Công văn 673/SYT-VP Hướng dẫn về việc
soạn thảo văn bản của Sở Y tế tỉnh Phú Thọ ngày 25 tháng 9 năm 2008 đã chỉ
dẫn rất rõ vấn đề này, nhưng trong quá trình thực tập em nhận thấy nhiều lỗi sai
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

15

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

về nội dung và hình thức trong văn bản do cơ quan ban hành. (Xem phụ lục 15 ).
3.5.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí bệnh
viện. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá:
Văn bản có vị trí quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan, nó
vừa là thông tin của hoạt động quản lý và là sản phẩm của hoạt động quản lý.
Văn bản do lao động của tập thể và cá nhân, cán bộ chuyên viên làm ra, sản
phẩm này đảm bảo chất lượng sẽ có tác động tích cực đối với hoạt động của cơ
quan. Hiểu rõ tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản, nên
quá trình soạn thảo và ban hành văn bản của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm
Khê được lãnh đạo và cán bộ chuyên viên thực hiện nghiêm túc đúng quy trình
soạn thảo văn bản hiện hành của Nhà nước ban hành theo Quyết định số 32/QĐBV ngày 13/8/2007 của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê về ban hành mẫu
các văn bản của đơn vị.
3.5.4. Theo quy định hiện hành văn bản soạn thảo theo trình tự như sau:
Bước 1: Cán bộ chuyên môn căn cứ vào yêu cầu công việc được giao, xác
định công việc đó cần phải ban hành văn bản hay không nếu thấy cần thiết thì
chọn tên loại văn bản, dự kiến văn bản ban hành và trình lãnh đạo.
Bước 2: Thu thập các thông tin liên quan đến vấn đề, sự việc mà nội dung
văn bản sẽ đề cập đến.
Bước 3: Xây dựng đề cương; Đối với văn bản quan trọng như “Tờ trình
nâng cấp nhà Điều hành Bệnh viện Đa khoa Cẩm Khê” cần tham khảo thêm ý
kiến trước khi trình đề cương cho lãnh đạo duyệt, ký và cho ý kiến chỉ đạo.
Bước 4: Tiến hành soạn thảo căn cứ vào đề cương cán bộ chuyên môn tiến
hành soạn thảo.
Bước 5: Duyệt bản thảo. Sau khi soạn xong phải trình lãnh đạo duyệt bản
thảo.

Bước 6: Đánh máy văn bản, chỉ khi nào có chữ ký tắt của người ký vào văn
bản nhân viên đánh máy mới được đánh máy văn bản.
Bước 7: Hoàn thiện văn bản, trước khi trình ký, cán bộ soạn thảo văn bản
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

16

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phải đọc lại, nếu phát hiện còn sai sót thì sửa lại kịp thời, nếu văn bản không có
gì sai sót, người soạn thảo là lãnh đạo phòng sẽ ký tắt vào cuối văn bả, nếu là
chuyên viên trình lãnh đạo ký, sau đó chuyển Trưởng phòng Tổ chức – Hành
chính kiểm tra lại lần cuối cùng mới trình Giám đốc hoặc người được uỷ quyền
ký ban hành.
So sánh và đánh giá quy định hiện hành của bệnh viện và nhận xét các
bước trong quy trình soạn thảo văn bản của bệnh viện:
Văn bản của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê ban hành chưa được đúng
quy trình đã được định, các đơn vị, tổ chức soạn thảo đảm bảo đúng thể thức và
nội dung nhưng soạn thảo văn bản theo đúng quy trình có thuận lợi sau:
• Ưu điểm:
Với quy trình soạn thảo văn bản chặt chẽ như vậy cộng với những cán bộ
được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản của cơ quan đều là những người có kinh
nghiệm lâu năm trong công tác soạn thảo văn bản mà cơ quan ban hành trong
những năm qua đều đúng thẩm quyền. Tất cả các bước của kỹ thuật soạn thảo
văn bản phải được thực hiện một cách tuần tự, nhịp nhàng, chuẩn xác và được

thể hiện một cách rõ ràng, chuẩn xác, đầy đủ nhất trong lĩnh vực quy phạm pháp
luật.
•

Nhược điểm:
Thực tế ở Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê quy trình soạn thảo văn bản

rất đơn giản. Đối với văn bản chung thuộc thẩm quyền phòng Tổ chức – Hành
chính thì Trưởng phòng trực tiếp thu thập, xử lý thông tin và soạn thảo văn bản
rồi trình Thủ trưởng cơ quan duyệt và ký. Đối với văn bản thuộc chuyên môn
của phòng Kế hoạch – Tổng hợp, hoặc Kế toán – Tài vụ thì Trưởng phòng trực
tiếp soạn thảo rồi trình lên lãnh đạo duyệt và ký (cũng có những văn bản thông
qua phòng Tổ chức – Hành chính).
3.6. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản:
- Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê thực hiện đúng quy trình quản lý và
giải quyết văn bản đến theo quy định của pháp luật.
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

17

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.6.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến;
lập hồ sơ hiện hành của cơ quan (Xem các phụ lục 6; 9; 11 )
3.6.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm

Khê.
Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn
bản đi đối với công tác Văn thư. Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hằng
ngày và mục đích lâu dài, các văn bản đi của cơ quan được lưu lại 2 bản: một
bản lưu ở văn thư, một bản giao cho các đơn vị soạn thảo. Các bản lưu này được
sắp xếp một cách khoa học, dễ tra tìm.
Trong quá trình thực tập tại cơ quan thì em nhận thấy rằng công tác quản
lý bản lưu của cơ quan được tổ chức khá tốt, đảm bảo các văn bản được ban
hành ra đều được giữ lại để phục vụ cho hoạt động hằng ngày của cơ quan.
Tuy nhiên, việc lập tập lưu còn chưa được tiến hành đầy đủ, còn tình
trạng văn bản cho vào bỏ gói rồi cho vào lưu trữ.
3.7. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm
Khê
Văn bản quản lý công tác lưu trữ:
- Quy chế bệnh viện số1895/1997/QĐ-BYT trong đó có quy chế lưu trữ
hồ sơ bệnh án.
- Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11 năm
2011 về Luật lưu trữ;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về chi
tiết thi hành một số điều về Luật lưu trữ;
Số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ
- Cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ tại Bệnh viện
Đa khoa huyện Cẩm Khê.
- Chỉ có kho lưu trữ hồ sơ bệnh án, lưu trữ tài liệu kế toán, chưa có kho
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

18

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lưu trữ văn bản giấy tờ thông thường phát sinh trong hoạt động của cơ quan.
- Phương tiện bảo quản các loại hồ sơ bệnh án gồm các kệ sắt, chứng từ
kế toán đựng trong thùng nhôm./.
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của
văn phòng:
• Ưu điểm:
Phòng Tổ chức – Hành chính Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê được
trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho quá trình làm việc: Máy tính, máy
in, máy scan, máy Fax, điện thoại bàn, Máy phôto tài liệu, điều hòa nhiệt độ,
quạt điện, tủ đựng hồ sơ tài liệu…
Vị trí thuận lợi, diện tích phòng rộng, không gian thoáng mát tạo, có cây
xanh không khí làm việc thoải mái.
• Nhược điểm:
Phòng Tổ chức – Hành chính được giao nhiệm vụ tiếp dân, giải quyết các
khiếu nại của bệnh nhân.
Cách bố trí phòng làm việc chưa khoa học, phòng làm việc lộn xộn, chưa
có tính chuyên nghiệp, trong phòng còn lưu giữ nhiều văn bản, giấy tờ từ nhiều
năm mà chưa xác định giá trị để lưu trữ hoặc tiêu huỷ. Bên cạnh đó, còn có
những trang thiết bị văn phòng cũ, hỏng, chưa sắp xếp được vị trí được cất giữ

tại phòng. Chính vì vậy, làm mất đi tính chuyên nghiệp vốn có của văn phòng.
• Phương pháp tối ưu phòng làm việc khoa học:
Để có phòng làm việc khoa học ở Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê rất
đơn giản, bởi trang thiết bị, cơ sở vật chất đầy đủ. Nhưng cần có phương pháp
tối ưu hoá phòng làm việc khoa học. Cách sắp xếp phòng làm việc khoa học,
loại bỏ những vật dụng không cần thiết, có thể chuyển vào kho để có không gian
sạch đẹp hơn.
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

19

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu (Xem phụ
lục 4)
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng
trong công tác văn phòng của bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê:
- Phần mềm quản lý tổng thể Bệnh viện (Trong đó có quản lý công tác
văn thư; quản lý nhân sự); (Xem phụ lục 13)
- Phầm mềm hệ thống Văn bản Quản lý điều hành (phần mềm trực tuyến):
Được triển khai từ 01/01/2016 trong hệ thống ngành Y tế tỉnh Phú Thọ và các cơ
quan trong tỉnh Phú Thọ (Xem phụ lục 14).
- Phần mềm kê khai Bảo hiểm xã hội;
Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại.

- Tránh tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin
do lượng thông tin không ngừng tăng lên;
- Phần mềm đáp ứng được nhu cầu nhanh chóng, chính xác;
- Nhiều cơ quan do phương tiện xử lý thông tin lạc hậu dẫn đến tình trạng
chỉ xử lý được những tài liệu hồ sơ do chính mình sản sinh ra trong một năm,
mặc dù văn bản vẫn còn nằm trong tủ hoặc các văn bản pháp quy đã được đăng
trên Công báo, nhưng người ta vẫn không nhớ hết những văn bản, những thông
tin cần thiết trước khi ban hành văn bản mới dẫn đến việc xây dựng ban hành
văn bản còn bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí còn mâu thuẫn nhau.
Sử dụng phần mềm giảm thiểu đáng kể số lượng giấy tờ sản sinh trong quá
trình hoạt động tại các khoa phòng. Văn bản đi đến xử lý trực tiếp trên phần
mềm Quản lý văn bản đến từng cá nhân, bộ phận có liên quan. Tiết kiệm chi phí
in ấn, chuyển phát nhanh, đi lại của cán bộ. Có thể kiểm tra văn bản ở mọi lúc
mọi nơi mà cán bộ không cần đến nơi làm việc.
Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và công
tác lưu trữ là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay.

Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

20

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN CẨM KHÊ
1. Khái niệm Công tác Văn thư
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn
vị Vũ trang Nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức). Từ khái
niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, đơn
vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không
nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chừng
mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước.
Công tác văn thư đóng vai trò hết sức quan trọng, được thể hiện ở những
điểm sau:
Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa cơ quan, tổ chức, quần chúng
nhân dân và các cơ quan với nhau. Công tác văn thư góp phần nâng cao chất
lượng và hiệu quả công việc, đảm bảo tính hiệu lực pháp lý của văn bản.
Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy quản lý của Phòng Hành
chính – Tổng hợp. Cho nên, làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết
công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học, đảm bảo được bí mật
của cơ quan.
2. Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:
- Soạn thảo và ban hành văn bản:
- Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Đây là hoạt động chiếm phần lớn trong hoạt động của Văn phòng. Nhờ
công tác văn thư mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảm
bảo chính xác, kịp thời. Giúp cơ quan giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

21

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể thức và nội dung
của văn bản. Tránh khỏi sai lầm và những sai lầm về tệ nan quan liêu giấy tờ,
đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của cơ quan, cung cấp
nguồn tư liệu cho lưu trữ cơ quan.
Như vậy, công tác Văn thư đóng một vai trò rất quan trọng, cần thiết đối
với một số cơ quan nói chung và Văn phòng nói riêng. Xác định được điều đó
nên phòng Tổ chức – Hành chính luôn chú trọng xây dựng và phát triển công
tác Văn thư. Đảm bảo công tác Văn thư nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, bí
mật và khoa học.
2.1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của
Phòng Tổ chức – Hành chính
2.1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư
Được sự quan tâm của bệnh viện, của Phòng Tổ chức – Hành chính nên
tình hình công tác Văn thư luôn đảm bảo.
Theo quy chế làm việc của bệnh viện thì Văn thư hoạt động theo cơ chế
“Một cửa”. Vì vậy,mọi văn bản, giấy tờ dù ở bất cứ nguồn nào thì cũng đều phải
tập trung tại Phòng Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao
văn bản.
Đối với những văn bản không được đăng ký tại Phòng tiếp nhận và Văn
thư thì chuyển cho Giám đốc và Các Phó Giám đốc chịu trách nhiệm giải quyết.
Tất cả các văn bản do bệnh viện làm ra đều phải tổng hợp về Văn thư để làm thủ

tục ban hành.
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư
Hiện nay, Phòng Tổ chức – Hành chính có 01 cán bộ làm công tác Văn
thư. Cán bộ Văn thư của Phòng Hành chính – Tổng hợp được đào tạo nghiệp vụ
về Văn thư – Lưu trữ nên thực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả, thường xuyên
được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề.
Với vị trí quan trọng trong cơ quan nên phòng Văn thư được bố trí làm
việc tại một phòng riêng có nhiều trang thiết bị cần thiết cho quá trình làm việc
như: máy tính, máy in, máy phô tô.
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

22

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhiệm vụ chủ yếu của Văn thư đó là:
•
•

Soạn thảo và ban hành văn bản:
Thảo văn bản.
Duyệt văn bản.
Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản.
Ký văn bản.
Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt

động của các cơ quan, tổ chức.
- Quản lý văn bản đi.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
• Quản lý và sử dụng con dấu.
- Các loại con dấu.
- Bảo quản con dấu.
- Sử dụng con dấu.
2.1.3. Công tác Văn thư dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng
Công tác Văn thư của Bệnh viện do Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính
trực tiếp chỉ đạo, điều hành. Văn thư là bộ phận và quan trọng trong hoạt động
của văn phòng.
Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm chung về công tác Văn thư –
Lưu trữ đối với cấp trên.
2.2. Quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ
2.2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
Văn thư – Lưu trữ
Công tác Văn thư đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích nâng
cao hiệu quản công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng
nhu cầu thực tế của Tổ chức – Hành chính. Công tác Văn thư luôn được quan
tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của Lãnh đạo, cán bộ Văn phòng đã làm rất tốt
công tác này.
Thực hiện Thông tư liên tịch Số: 55/2005/TT-BNV/VPCP ngày
06/05/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kyc thuật trình bày văn
bản; Nghị đinh số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư…
Phòng Tổ chức – Hành chính luôn quan tâm đến việc cử cán bộ đi tập huấn
chuyên môn nhằm nâng cao chất lượng cán bộ vào mỗi năm.
Sinh viên: Lê Thị Hải Anh

23

Lớp: ĐHLT. QTVP K14B