Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Công Thương Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng Hóa.
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (260.35 KB, 30 trang )
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN HOẰNG HÓA................................................................3
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Hoằng hóa.....3
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa.................................3
1.1.Chức năng:................................................................................................................................3
1.2. Nhiệm vụ quyền hạn :..............................................................................................................3
2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa............................................................8
II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của phòng công
thương............................................................................................................................................9
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.........................................................................................9
1.1.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng phòng công thương.........................................................9
1.1.1.Chức năng:.............................................................................................................................9
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:........................................................................................................10
1.1.3. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................................11
1.2.Việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân (lãnh đạo đơn vị, nhân viên) trong văn phòng.....12
1.2.1.Lãnh đạo văn phòng............................................................................................................12
1.2.2. Nhân viên văn phòng..........................................................................................................12
1.3.Danh mục các văn bản quản quản lí về công tác văn thư lưu trữ do cơ quan ban hành. ( Hiện
tại cơ quan chưa có văn bản quy định về Quản lý công tác văn thư lưu trữ)...............................13
1.3.1.Nguyên nhân........................................................................................................................14
1.3.2.Nhận xét..............................................................................................................................14
1.3.3.Khó khăn..............................................................................................................................15
2. Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của phòng công thương...........................16
2.1. Các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây được căn
cứ theo Sổ đăng ký công văn đi như sau : ....................................................................................16
Sinh viên: Lê Thị Chung
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với các quy định
hiện hành......................................................................................................................................17
2.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của văn phòng phòng công thương................18
3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan.........................19
3.1. Những trang thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến trong văn phòng...........................19
3.2. Vẽ sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng. Nhận xét những ưu điểm và
hạn chế. Vẽ một sơ đồ cách bố trí hợp lý hơn..............................................................................19
3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mền được sử dụng trong công tác văn phòng của
cơ quan.........................................................................................................................................21
III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT..............................................................................................................22
A.Nhận xét,đánh giá chung về những ưu,nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của
phòng công thương. ....................................................................................................................22
1. Công tác quản trị văn phòng.....................................................................................................23
2. Công tác văn thư.......................................................................................................................23
3. Công tác lưu trữ.......................................................................................................................24
II. ĐỀ XUẤT....................................................................................................................................25
1. Đề xuất về nhân sự...................................................................................................................25
2. Đề xuất về cơ sở vật chất..........................................................................................................25
3. Đề xuất về việc đăng kí văn bản đi, đến, soạn thỏa văn bản.....................................................25
4. Đề xuất về công tác lưu trữ......................................................................................................25
5. Đề xuất cách trang trí văn phòng..............................................................................................26
Kết luận.........................................................................................................................................27
Sinh viên: Lê Thị Chung
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây, trước tình hình đổi mới của đất nước cùng với
sự phát triển của khoa học công nghệ xã hội đã không ngừng đi lên. Cùng với đó
là cải cách hành chính trong các bộ máy nhà nước. Công tác văn phòng đóng vai
trò và vị trí quan trọng trong các cơ quan hành chính. Ngày càng khẳng định
được vị thế của mình trong việc thực hiện hiệu quả hoạt động lãnh đạo của cơ
quan các cấp trong các lĩnh vực như tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo.
Quản trị văn phòng là nghành đòi hỏi phải có vốn kiến thức sâu rộng, lĩnh
vực chuyên môn cao, vì thế dù chúng ta đã được đào tạo bài bản về lĩnh vực
chuyên môn nghiệp vụ nhưng vẫn chưa có kiến thức thực tế trong xã hội. Nắm
bắt được tình hình thực tế của xã hội, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã tổ
chức kỳ kiến tập cho chúng em khoảng thời gian từ ngày 11 tháng 5 năm 2015
đến ngày 7 tháng 6 năm 2015.
Nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng tôi được trải nghiệm thực tế ở các
cơ quan nhà nước trong thời gian kiến tập của mình nhằm nâng cao chất lượng
đào tạo, mục tiêu, và để sinh viên nắm vững kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn
của mình giữa lí thuyết và thực hành tại cơ quan nhà nước.Đây là nền tảng vững
chắc, là tiền đề để thực hiện tốt chuyên đề văn phòng. Kỳ kiến tập này còn là
bước chuẩn bị cần thiết nhằm tạo đà cho cho chúng tôi tự tin hơn trong khoảng
thời gian còn lại học ở trường và trước khi bước vào con đường lập nghiệp rộng
lớn phía trước.
Được sự đồng ý của Nhà trường và Khoa quản tri văn phòng tôi đã có
điều kiện kiến tập tại phòng Công Thương Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng Hóa.
Trong thời gian kiến tập em đã nhận được sự giúp đỡ của lãnh đạo cơ quan, sự
quan tâm hướng dẫn của cán bộ văn phòng, các thầy cô giáo bộ môn chuyên
nghành của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp em cố gắng và nâng cao
năng lực công tác, vận dụng những kiến thức đã học trên ghế nhà trường vào
thực tế công việc của người cán bộ văn phòng tương lai.
Nội dung bài báo cáo kiến tập của em gồm hai phần :
Sinh viên: Lê Thị Chung
1 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I – Khảo sát văn phòng của cơ quan của phòng Công Thương Uỷ
ban nhân dân Huyện Hoằng Hóa.
Phần II – Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Toàn bộ bài báo cáo trên là những kiến thức em đã được học ở nhà trường
và đưa ra áp dụng thực tế khi tiến hành kiến tập. Tại kì kiến tập này em đã được
sự giúp đỡ chỉ đạo tận tình của cán bộ Văn phòng, được sự quan tâm của khối
Uỷ ban và được đảm nhiệm thực hành một số công việc theo đúng chuyên
ngành của mình mà em đã được học và trang bị trước kì kiến tập. Từ đó đã giúp
em áp dụng được những kiến thức đã học trong hai năm vừa qua tại trường để
đến với cơ quan trực tiếp làm những công việc cụ thể, rèn luyện cho em những
kỹ năng nghề nghiệp, hiểu rõ công tác văn phòng, tầm quan trọng của văn phòng
theo chuyên nghành mà hiệ tại em đang theo học.
Trong thời gian kiến tập bản thân em đã có nhiều cố gắng nhưng không
thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế và khó khăn nhất định. Vì vậy em rất
mong nhận được sự góp ý của các cán bộ trong văn phòng, các thầy cô giáo để
bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô Trường Đại Học Nội
Vụ Hà Nội, lãnh đạo, cán bộ, công chức, cán bộ phòng Công Thương Uỷ ban
nhân dân Huyện Hoàng Hóa đã giúp đỡ em trong thời gian vừa qua. Rèn cho em
những kỹ năng độc lập, giải quyết cong việc của người cán bộ, nhân viên văn
phòng trong tương lai.
Em xin trân thành cảm ơn.
Hoằng Hóa, ngày tháng năm 2015
SINH VIÊN
LÊ THỊ CHUNG
Sinh viên: Lê Thị Chung
2 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN HOẰNG HÓA.
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban
nhân dân huyện Hoằng hóa.
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân Huyện
Hoằng hóa
1.1.Chức năng:
-Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
-Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
-Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.2. Nhiệm vụ quyền hạn :
*Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
Sinh viên: Lê Thị Chung
3 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
*Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
* Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.
Sinh viên: Lê Thị Chung
4 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt.
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn.
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
* Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây.
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây.
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
Sinh viên: Lê Thị Chung
5 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử.
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình.
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm.
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây.
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
*Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
Sinh viên: Lê Thị Chung
6 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương.
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo.
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt.
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương.
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
* Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây.
Sinh viên: Lê Thị Chung
7 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân.
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn.
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật.
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây.
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban n n dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên.
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa hiện nay
được thể hiện cụ thể như sau:
Sinh viên: Lê Thị Chung
8 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
II.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của phòng công thương.
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
1.1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng phòng công thương.
1.1.1. Chức năng:
- Phòng Công Thương thuộc Uỷ ban nhân dân huyện hoặc Phòng Kinh tế
thuộc Uỷ ban nhân dân quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là
Uỷ ban nhân dân cấp huyện) là cơ quan chuyên môn có chức năng tham mưu,
giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về công thương ở
địa phương (đối với những lĩnh vực khác thuộc Phòng Công Thương hoặc
Phòng Kinh tế do Bộ quản lý ngành tương ứng hướng dẫn).
- Phòng Công Thương hoặc Phòng Kinh tế (sau đây gọi chung là Phòng)
có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự quản lý trực tiếp
của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng
dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Công Thương.
Sinh viên: Lê Thị Chung
9 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Trình Uỷ ban nhân dân cấp huyện dự thảo quyết định, chỉ thị; quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm về phát triển công thương trên địa
bàn; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành
chính thuộc lĩnh vực công thương.
- Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện dự thảo các văn bản về lĩnh
vực công thương thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
huyện.
- Giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc
thẩm định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm
quyền của Phòng theo quy định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban
nhân dân cấp huyện.
- Giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh
tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các hội và tổ
chức phi chính phủ trên địa bàn thuộc lĩnh vực công thương theo quy định của
pháp luật.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực
công thương.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công thương cho cán bộ, công
chức xã, phường, thị trấn trên địa bàn.
- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn
nghiệp vụ của Phòng.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình
thực hiện nhiệm vụ hoạt động sản xuất - kinh doanh của ngành công thương
theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Công Thương.
- Tổ chức, hướng dẫn và thực hiện chính sách khuyến khích các tổ chức
kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân đầu tư phát triển công nghiệp, mở rộng sản xuất kinh doanh; tổ chức các hoạt động dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ, cung
Sinh viên: Lê Thị Chung
10 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cấp thông tin, xúc tiến thương mại và đào tạo nguồn nhân lực cho các cơ sở sản
xuất - kinh doanh thuộc lĩnh vực công thương.
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, thanh tra việc thi
hành pháp luật về hoạt động công thương trên địa bàn; giải quyết khiếu nại, tố
cáo; phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong hoạt động công thương trên địa
bàn theo quy định của pháp luật và phân cấp của Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
- Quản lý biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen
thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ,
công chức, viên chức và người lao động thuộc Phòng theo quy định của pháp
luật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
- Quản lý tài chính, tài sản của Phòng theo quy định của pháp luật và
phân cấp của Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân cấp huyện giao và
theo quy định của pháp luật.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
- Phòng Công Thương có Trưởng phòng và không quá 3 Phó Trưởng
phòng;
-Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân cấp huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng;
-Các Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước
pháp luật về nhiệm vụ được phân công;
Việc bổ nhiệm Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng do Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân cấp huyện quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Uỷ
ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và theo quy định của pháp luật. Việc miễn
nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối với
Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng thực hiện theo quy định của pháp luật.
- Biên chế hành chính của Phòng Công Thương do Uỷ ban nhân dân cấp
huyện quyết định trong tổng biên chế hành chính của huyện được Uỷ ban nhân
dân cấp tỉnh giao.
Sinh viên: Lê Thị Chung
11 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Ông : Trần Văn Lợi - Trưởng phòng
Ông : Nguyễn Xuân Thu - Phó phòng
Ông : Hoàng Ngọc Dự - Phó phòng
- Cơ cấu tổ chức. ( Phụ lục 1)
1.2. Việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân (lãnh đạo đơn vị, nhân
viên) trong văn phòng.
Nhân viên trong văn phòng bao gồm lãnh đạo văn phòng và nhân viên
văn phòng.
1.2.1. Lãnh đạo văn phòng.
*Lãnh đạo văn phòng phụ trách công tác văn phòng chung và chịu trách
nhiệm tâm mưu tổng hợp ban hành các laoij văn bản. Đồng thời có trách nhiệm
tổ chức đôn đốc thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng
*Đồng thời còn thực hiện các nhiệm vụ như:
-Thừa lệnh Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện ký các văn bản của chính cơ
quan mình. Tham mưu tổng hợp các bản thảo công văn quyết định, chỉ thị và các
văn bản quan trọng khác trước khi trình kí lãnh đạo cấp trên phê duyệt;
- Tổ chức triển khai thực hiện các chế độ chính sách của Đảng, pháp luật
của nhà nước và sự chỉ đạo cấp trên đối với văn phòng;
- Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của văn phòng.
1.2.2. Nhân viên văn phòng.
Phụ trách công tác lưu trữ.
- Công chức được phân công phụ trách nhiệm vụ thu thập, hoàn chỉnh và
bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu lưu trữ của văn phòng công thương một cách
khoa học, phục vụ kịp thời cho việc khai thác, nghiên cứu, đảm bảo an toàn, bí
mật tài liệu theo đúng quy trình hiện hành.
- Thực hiện các cuộc điều tra báo cáo thống kê theo chương trình công
tác của chi cục thống kê huyện và cung cấp số liệu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của
Uỷ ban nhân dân huyện.
- Nguồn số liệu thu thập chủ yếu dựa vào báo cáo chuyên ngành, khi cần
thiết có thể điều tra thực tế tại các Uỷ ban xã.
Sinh viên: Lê Thị Chung
12 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Lưu trữ có hệ thống và cung cấp số liệu thống kê về tình hình phát triển
của phòng công thương.
1.3. Danh mục các văn bản quản quản lí về công tác văn thư lưu trữ
do cơ quan ban hành. ( Hiện tại cơ quan chưa có văn bản quy định về Quản
lý công tác văn thư lưu trữ).
*công tác văn thư
-Là hoạt động bảo đảm thong tin băng văn bản phục vụ công tác quản lí
gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lí, giải quyết
văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, là toàn bộ các công
việc quản lí văn , tiếp nhận, chuyển giao và xử lí văn bản trong hoạt động của cơ
quan đơn vị.
-công tác văn thư có vai trò rất quan trọng, bảo đảm thông tin cho hoạt
động của cơ quan, giúp cho việc giải quyết mọi công việc được nhanh tróng,
chính xác hiệu quả cao, bảo đảm bảo đúng pháp luật đúng quy tắc, chế độ.
-Công tác văn thư sẻ đảm bảo giữ bí mật cho Đảng, nhà nước, ngăn chặn
việc sử công văn giấy tờ con dấu của cơ quan để làm việc phi pháp
-Công tác văn thư có nề nếp sẻ làm giảm bớt công văn, giấy tờ không cần
thiết, tiết kiệm công sức và tiền của của cơ quan .
-Công tác văn thư còn giúp cho việc lưu trữ tài liệu cần thiết phục vụ cho
việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt củng như lâu dài.
-Theo nghị định 110/2004/ND-CP ngày 08/04/2004 nội dung của công tác
văn thư gồm các công tác sau.
+Tổ chức quản lí và xử lí văn bản đến
+Tổ chức quản lí và chuyển giao văn bản đi
+Tổ chức quản lí văn bản nội bộ và công văn mật
+Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu
+Công tác hồ sơ và danh mục hồ sơ
* Công tác lưu trữ : là toàn bộ hoạt động nhằm gìn giữ, bỏa quản văn bản
tài liệu. Công tác lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có
giá trị hoạt động của cơ quan tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu cần
thiết.
- Lưu trữ gồm có:
Sinh viên: Lê Thị Chung
13 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ
thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu được tiếp nhận từ các đơn vị
thuộc các cơ quan tổ chức.
+lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài
và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các
nguồn tài liệu khác.
+Công tác lưu trữ được thực hiện theo nghị định số 111/2004/NĐ-CP
ngày 08/04/2004 cảu chính phủ .
- Những nội dung chủ yếu của công tác lưu trữ:
+Phân loại tài liệu lưu trữ
+Xác định tài liệu lưu trữ
+Bổ xung thu nhập tài liệu lưu trữ
+Thống kê tài liệ lưu trữ
+Chỉnh lí tài liệu lưu trữ
+Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệ lưu trữ
1.3.1. Nguyên nhân.
- Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của Bộ máy quản
lý nói chung. Trong văn phòng công tác Văn thư không thể thiếu được và là nội
dung quan trọng chiếm một phần nội dung hoạt độngvăn phòng. Công tác văn
thư gắn liền với hoạt đọng của cơ quan được xem như một bộ phận quản lý Nhà
nước. Vì vậy một cán bộ văn phòng làm công tác Văn thư đòi hỏi phải có nghiệp
vụ và chuyên môn.
- Phòng công thương Uỷ ban nhân dân huyện do cán bộ văn phòng quản
lý mô hình tổ chức văn thư tập trung tất cả các khâu nghiệp vụ của công tác Văn
thư như: Soạn thảo, giải quyết văn bản đều xây dựng ở văn phòng.
- Tất cả các Văn bản tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi cũng như các
văn bản đến mà cơ quan khác gửi đến để chỉ đạo, thực hiện đều phải thông qua
Văn phòng cơ quan.
Do vậy cơ quan chưa ban hành được các văn bản quản lý về công
tác văn thư.
1.3.2. Nhận xét.
• Thuận lợi.
- Nhìn chung hình thức tổ chức văn thư tập trung ở văn phòng phòng
công thương là hợp lý vì nó cho phép giảm bớt chi phí cho việc thực hiện các
Sinh viên: Lê Thị Chung
14 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn thư cải tiến tổ chức lao động của người làm công tác văn thư và trong một
số trường hợp, tạo điều kiện cho việc chuyên môn hóa đảm bảo sự thống nhất
trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
- Với mô hình tổ chức Văn thư ở phòng công thương đã đem lại hiệu quả
cao trong công tác văn thư, cũng như hoạt động của cơ quan, đảm bảo cung cấp
đầy đủ các thông tin cho lãnh đạo góp phần làm cho bộ máy của Uỷ ban nhân
dân hoạt động được đạt hiệu quả cao nhất. Từ đó cũng góp phần vào việc phát
triển kinh tế- xã hội ở địa phương.
- Tuy cơ quan chưa có văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ
nhưng Cơ quan đã triển khai thực hiện theo các văn bản quy định về Quản lý
công tác văn thư- lưu trữ của các cơ quan cấp trên, của Cục Văn thư Lưu trữ, các
nghị định của Chính Phủ, Bộ, Ban- ngành như:
+Nghị định 110/2014/ND-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư. Quy định chi tiết thi hành một số điều, pháp lệnh lưu trữ quốc gia và
các văn bản khác của Cục Lưu Trữ của Uỷ ban nhân dân tỉnh và huyện.
+ Tuy cha có văn bản quy định rõ ràng nhưng Cơ quan đã ban hành các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và quản lý về Văn thư- lưu trữ.
+Hàng năm cơ quan tiến hành thu hồi các văn bản ở các phòng, ban,
nghành về nộp- lưu tại văn phòng ủy ban. Văn phòng có trách nhiệm thống kê,
tổng hợp, xây dựng các phông lưu trữ phù hợp theo quy định của Pháp luật để
phân loại hồ sơ và tiến hành nộp lưu.
Do đó đã đạt được những kết quả tốt trong việc thực hiện những nhiệm vụ
công tác văn thư – lưu trữ, góp phần phục vụ tốt nhiệm vụ quản lý nhà nước trên
địa bàn.
1.3.3. Khó khăn.
-Với mô hình tổ chức văn thư của phòng công thương vẫn còn tồn tại một
số hạn chế: Công tác phục vụ bản lưu đôi khi chưa kịp thời do cán bộ Văn thư
phải kiêm nhiệm một số công việc khác và số lượng công việc cũng tương đối
nhiều. Vì vậy việc tồn tại những hạn chế là việc không thể tránh khỏi.
-Cơ quan chưa bố trí được cán bộ chuyên trách còn phải kiêm nghiệm,
điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư chưa có khu chuyên dụng,
Sinh viên: Lê Thị Chung
15 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chỉ có tủ đựng hồ sơ, tài liệu lưu trữ dẫn đến tốn diện tích, không gian làm việc
bị thu hẹp …
- Không có phòng làm việc riêng cho cán bộ Văn thư –Lưu trữ, công tác
đào tạo bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ cán bộ văn thư lưu trữ còn chưa đầy
đủ, có thể đây chính là nghuyên nhân dẫn đến làm hạn chế công tác văn thư lưu
trữ của cơ quan. Do vậy cơ quan chưa ban hành được các loại văn bản quản lý
về công tác văn thư lưu trữ.
2. Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của phòng công
thương.
2.1. Các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10
năm trở lại đây được căn cứ theo Sổ đăng ký công văn đi như sau :
Bảng thống kê các văn bản ban hành chính và số lượng bản căn cứ Sổ
đăng ký công văn đi.
Bảng Thống kê các loại văn bản hành chính và số lượng
văn bản căn cứ số đăng ký công văn đi
Tên loại văn Số lượng văn bản hàng năm ban hành
2010
2011
2012 2013
bản ban hành 2009
1
Quyết định
40
47
50
51
63
2
Tờ trình
15
21
20
14
19
3
Công văn
13
9
15
22
27
4
Báo cáo
11
23
41
50
35
5
Giấy mời
12
30
27
44
31
6
Kế hoạch
20
21
29
36
41
7
Thông báo
17
30
25
43
58
Tổng Cộng
128
181
207
260 274
STT
2014
65
32
30
53
25
56
63
324
Trên đây là Bảng thống kê các văn bản hành chính mà phòng công thương
đã ban hành trong 06 năm gần đây, được lưu trữ lại cho tới thời điểm hiện tại.
Sinh viên: Lê Thị Chung
16 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Do tính đặc thù của cơ quan là phòng ban trong Uỷ ban nhân dân huyện nên cơ
quan ít ban hành văn bản hơn so với các cơ quan cấp trên và công tác lưu trữ
văn bản đi còn chưa thực sự được chặt chẽ nên số lượng lưu lại còn rất ít. Trong
những năm gần đây, khi công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chuyên môn về
công tác Văn thư –lưu trữ được chú ý và nâng cao chất lượng cho nên văn bản đi
mới thực sự được ghi chép và lưu trữ chặt chẽ, đúng quy trình, thủ tục và quản lí
khoa học hơn nên số lượng văn bản những năm gần đây nhiều hơn so với những
năm trước.
2.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của
cơ quan so với các quy định hiện hành.
-Trong quá trình kiến tập tại cơ quan em đã được đọc và tham khảo rất
nhiều văn bản do cơ quan ban hành như : Quyết đinh, Công văn, Tờ trình…
Nhìn chung các văn bản do cơ quan ban hành đều tuân thủ và được thực hiện
theo quy định hiện hành ( thực hiện theo Thông tư 01 của Bộ Nội vụ ban hành
ngày 19 tháng 01 năm 2011 về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính).
-Thể thức và kỹ thuật trình bày là cách thể hiện của các yếu tố cấu thành
của văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo văn
bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
-Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan đều đảm bảo theo
yêu cầu của Thông tư số 01/2011/TT-BNV bao gồm 09 yếu tố thể thức chính và
các yếu tố thể thức kèm theo, tuân thủ về cơ chữ, phông chữ, kiểu chữ:
- Thể thức : 09 yếu tố
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ;
+ Số, ký hiệu của văn bản;
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành;
+ Địa danh,ngày, tháng, năm ban hành
văn bản;
+ Tên loại và trích yếu nội + Nội dung văn bản;
dung văn bản;
+ Chức vụ, họ ên và chữ ký + Dấu của cơ quan, tổ chức;
của người có thẩm quyền;
+ Nơi nhận
Sinh viên: Lê Thị Chung
17 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-Ngoài ra còn có Dấu chỉ mức độ khẩn, mật( đối với những văn bản loại
khẩn, mật) ; Địa chỉ, email và các thông tin của cơ quan ban hành.
- Mặc dù, đội ngũ cán bộ công chức trực tiếp soạn thảo văn bản được đào
tạo, bồi dưỡng tương đối cơ bản nhưng một số văn bản hành chính được ban
hành không tránh khỏi những sai sót thường gặp trong văn bản như : lỗi chính
tả, cỡ chữ phần nơi nhận, ngôn ngữ văn phong sử dụng trong văn bản chưa được
hay hoặc phần canh lề chưa chuẩn.
2.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của văn phòng
phòng công thương.
-Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước tiến hành
soạn thảo văn bản, quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn bản hành chính được
xây dựng trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó.
-Thời gian kiến tập tại cơ quan, cũng như em đã được lãnh đạo giao trực
tiếp soạn thảo văn bản và tham gia trong cả quá trình từ soạn thảo đến lúc ban
hành, em xin được trình bày khái quát các bước để ban hành được một văn bản
tại cơ quan mà em đã từng được trải nghiệm như sau:
Bước 1. Chuẩn bị soạn thảo.
+ Xác định mục đích, lí do của việc ban hành văn bản;
+Lựa chọn tên loại văn bản cho phù hợp với văn bản;
+Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến văn bản cần soạn thảo;
Bước 2. Xây dựng đề cương chi tiết và viết bản thảo.
+Đế cương là những ý chính có trong văn bản thể hiện ở các gạch đầu
dòng, viết bản thảo hay dự thảo cho văn bản cần soạn thảo;
+ Sửa chữa và bổ sung vào bản thảo;
Bước 3. Duyệt bản thảo.
+Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình lãnh đạo
cơ quan ký và ban hành;
Bước 4. Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành văn bản.
+Hoàn thành dự thảo lần cuối, đánh máy, in ấn, kiểm tra lại văn bản và
trình ký chính thức.( Nếu khi duyệt bản thảo lãnh đạo không có ý kiến chỉnh sửa
hoặc thay đổi).
+ Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền của cơ quan, cán bộ văn
thư có nhiệm vụ hoàn thiện thể thức, kỹ thuật và làm thủ tục ban hành văn bản
theo quy định của pháp luật.
Sinh viên: Lê Thị Chung
18 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong
cơ quan
3.1. Những trang thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến trong văn
phòng.
- Có thể hiểu trang thiết bị văn phòng là toàn bộ máy móc, trang thiết bị
có liên quan đến công việc nhằm đáp ứng nhu cầu làm việc của cơ quan, phục
vụ tốt nhất cho công việc chuyên môn.
- Qua quan sát và tìm hiểu thì Phòng công thương cũng như một số cơ
quan nhà nước khác cũng có một số trang thiết bị văn phòng để đảm bảo cho
công tác văn phòng như:
+ Máy in;
+ Máy fax;
+Điều hòa;
+Văn phòng phẩm;
+ Các bảng biểu mẫu;
+ Bàn làm việc có cây xanh;
+ Máy photos;
+ Máy tính;
+Gía, tủ chứa đựng hồ sơ, tài liệu;
+ Quạt trần;
+ Mạng internet-Nối mạng cục bộ;
- Ngoài ra văn phòng phòng công thương còn được trang thiết bị như bàn
ghế, bảng thông báo, hộp đựng con dấu… và các trang thiết bị khác nhằm phục
vụ cho hoạt động của cơ quan. Phòng công thương còn là nơi thí điểm trong xây
dựng văn phòng xanh. Để có một môi trường làm việc hiệu quả nhất. Các trang
thiết bị và cây xanh trong phòng được bố trí, sắp xếp một cách hợp lí nhằm
thuận lợi cho công việc với tiêu chí : dễ làm, dễ nhìn, dễ thấy.
3.2. Vẽ sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng.
Nhận xét những ưu điểm và hạn chế. Vẽ một sơ đồ cách bố trí hợp lý hơn.
• Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng phòng
công thương. ( phụ lục 02).
• Nhận xét.
- Văn phòng là bộ mặt của cơ quan. Vì vậy việc bố trí phòng làm việc
khoa học cho văn phòng là một yếu tố rất quan trọng, nhận thức rõ điều này
phòng công thương đã rất quan tâm chú trọng việc bố trí phòng làm việc khoa
học để cán bộ, nhân viên Văn phòng làm việc hiệu quả, tăng tối đa năng suất lao
động.
Sinh viên: Lê Thị Chung
19 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bên cạnh đó văn phòng Uỷ ban được bố trí hợp lý, hài hòa giữa nội thất
và các trang thiết bị văn phòng. Ngoài ra còn bố trí khu vực phía ngoài dành cho
dân đến giao dịch và làm việc với phòng công thương. Qua đó thể hiện một văn
phòng khá khoa học và đầy đủ thiết bị làm việc.
a. Ưu điểm
- Văn phòng phòng công thương là nơi tham mưu cho Uỷ ban nhân dân
huyện giúp cho Uỷ ban nhân dân hoạt động quản lí tốt các chuyên ngành chính
của mình vì vậy với cách bố trí văn phòng làm việc như vậy sẽ giúp lãnh đạo
văn phòng dễ dàng quản lý và giải quyết công việc chuyên môn, thuận tiện trong
công việc tiếp dân một cách tốt nhất và mang lại hệu quả cao trong công việc.
- Văn phòng được bố trí ở tầng 2, không gian thoáng mát thuận tiện cho
các công việc tiếp dân, xử lý công việc.
- Màu sắc trang trí văn phòng có gam màu xanh nhạt nhẹ nhàng, đúng
như tiêu chí văn phòng xanh. Làm tinh thần sảng khoái, phấn trấn tăng hiệu quả
làm việc. Cơ quan có quy định rõ ràng thời gian làm việc và chế độ làm việc,
chế độ nghỉ ngơi cho cán bộ,nhân viên.
- Việc bố trí phòng làm việc khoa học và tiện lợi rất quan trọng vì vậy
văn phòng rất quan tâm đến việc bố trí đồ dùng trong văn phòng làm việc đảm
bảo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, để việc sử dụng các trang thiết bị đồ dùng và
tài liệu trong văn phòng một cách tốt nhất.
b.Nhược điểm.
-Do phòng công thương được xây dựng cách đây khá lâu nên không gian
cũng như diện tích không còn phù hợp với hoàn cảnh công việc hiện nay. Với
không gian chật hẹp sẽ ảnh hưởng đến kết quả làm việc, không thuận tiện cho
việc giao dịch, giấy tờ văn bản dễ có khả năng nhầm lẫn.
- Phòng công thương còn nhiều hạn chế như: Các trang thiết bị phục vụ
cho công việc còn thiếu như : Máy hủy tài liệu… và trang thiết bị quá cũ, thiếu
các trang thiết bị bảo quản tài liệu như máy hút bụi,kho tài liệu, máy báo động
khi có cháy.
c. Phương án đề xuất.
- Phòng công thương khắc phục nhược điểm trên để năng xuất lao động
đạt hiệu quả tối đa bằng các có kế hoạch làm tường ngăn cách giữa các bộ phận,
Sinh viên: Lê Thị Chung
20 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhưng đó vẫn chỉ là giải pháp tình thế, cần phải có văn phòng riêng cho các bộ
phận thì hiệu quả công việc mới cao.
- Để nhằm nâng cao và phát triển phong công thương cần có vốn để xây
dựng, mua sắm các trang thiết bị cần thiết cho công việc
- Ngoài ra yếu tố con người cũng rất quan trọng trong văn phòng, luôn tạo
mọi điều kiện cho cán bộ văn phòng được học tập, nâng cao nghiệp vụ quan lý
văn phòng và làm việc tốt hơn. Từ đó tạo được sự hài hòa giữa con người làm
việc và không gian làm việc.
* Sơ đồ cách bố trí hợp lí hơn (Phụ lục 03)
3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mền được sử dụng
trong công tác văn phòng của cơ quan.
- Trong thời đại hiện nay với những thành tựu công nghệ tin học, máy tính
và công nghệ thông tin, truyền thông đã làm cho hoạt động văn phòng thay đổi
căn bản.Việc ứng dụng phần mền trong phòng công thương hiện nay đã được áp
dụng triệt để.Tuy còn rất nhiều hạn chế nhưng về cơ bản văn phòng đã áp dụng
được các phần mền tiện ích cho việc phục vụ công việc.
-Phần mền Bộ ứng dụng Office:
Bộ phần mềm Microsoft Office luôn là một bộ phận không thể thiếu đối
với mỗi chiếc máy tính văn phòng. Cách tốt nhất vẫn là mang theo bên mình các
ứng dụng văn phòng gọn nhẹ như Office 2007 Portable.
Đây là ứng dụng có tính tương thích cao và đặc biệt là bản portable cũng
được trang bị khá đầy đủ tính năng văn phòng thường dùng.
-Phần mềm gõ tiếng Việt
Soạn thảo các văn bản có nội dung bằng tiếng Việt gần như là công việc
bắt buộc với tất cả nhân viên văn phòng. Do đó bộ gõ tiếng Việt là một trong
những công cụ không thể thiếu trên USB
Với bộ gõ tiếng Việt, hiện người dùng văn phòng thường sử dụng 2 phần
mềm là Unikey và Vietkey. Unikey là ứng dụng miễn phí còn Vietkey thì phải
đăng ký thì mới sử dụng được, tuy nhiên Vietkey lại hỗ trợ nhiều ngôn ngữ
-Ứng dụng nén và giải nén tập tin
Thêm một công cụ không thể thiếu trong hành trang của bạn chính là bộ
công cụ nén/giải nén Winrar. Hẳn bạn cũng biết mặc định, Windows chỉ hỗ trợ
Sinh viên: Lê Thị Chung
21 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giải nén các tập tin có phần mở rộng là *.zip. Điều này khá bất tiện khi mà tập
tin có phần mở rộng không được hỗ trợ như rar, CAB..
Với phiên bản portable, bạn có thể yên tâm làm việc với gần như mọi định
dạng nén từ ZIP, RAR, GZIP cho đến định dạng ISO, TAR hay ARJ. Ứng dụng
portable này còn hỗ trợ mã hóa bảo vệ các file nén những dữ liệu quan trọng.
- Ưng dụng phục hồi dữ liệu.
Recuva là ứng dụng hỗ trợ hoàn hảo trong trường hợp bạn vô tình xóa mất
dữ liệu hoặc sau khi sử dụng các công cụ “dọn dẹp” hệ thống khác như
CCleaner, Revo Uninstaller hoặc PC Decrapifier. có cả phiên bản 32 cũng như
64-bit. Ứng dụng này cũng có thể phục hồi các dữ liệu bị xóa, khôi phục các file
Word chưa kịp lưu và còn có thể khôi phục dữ liệu đã được định dạng (format).
• Nhận xét
Các phần mền tiện ích nêu trên đã bước đầu mang lại về những hiệu quả
nhất định.Giúp văn phòng ngày càng phát triển và hội nhập với công nghệ thông
tin.
III.
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT.
A. Nhận xét,đánh giá chung về những ưu,nhược điểm trong công tác
hành chính văn phòng của phòng công thương.
Sinh viên: Lê Thị Chung
22 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-Sau thời gan làm quen và thực hiện một số công việc thực tế tại văn
phòng. Được sự chỉ đạo nhiệt tình của các ban lãnh đạo, nhân viên văn phòng,
cán bộ của các phòng ban em đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và đã có trải
nghiệm thực tế về sự cần thiết của công tác văn phòng. Đây là yếu tố quan trọng
giúp em thành công trên con đường sự nghiệp của em sau này.
-Sau đây là một số nhận xét chung về công tác văn phòng của cơ quan
1. Công tác quản trị văn phòng.
- Văn phòng đã thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp, tổ chức phục
vụ trực tiếp hoạt động, quản lí, chỉ đạo, điều hành của ủy ban nhân dân huyện.
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch, phối hợp theo dõi đôn đốc hoạt
động của phòng mình quản lí. Thực hiện tiếp nhận và xử lí thông tin nhanh
chóng.
- Văn phòng thực hiện đơn giản hóa thủ tục hành chính theo cơ chế mở
của.
- Cán bộ nhân viên văn phòng được tạo điều kiện học tập và nâng cao
trình đọ chuyên môn.
2. Công tác văn thư
- Nhìn chung công tác văn thư của văn phòng đã được thực hiện tốt, công
tác văn thư được bảo đảm đúng các quy định của nhà nước, các bước được tiến
hành theo đúng quy trình nhiệm vụ của văn thư.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được làm rất tốt, đúng quy trình
và thaamr quyền ban hành văn bản. Quy trình ban hành văn bản rất khoa học và
tính chuyên môn cao.
- Công tác quản lí và xử lí văn bản đi đã thực hiện tốt, các vấn đề phát
sinh được xử lí kịp thời. Cán bộ văn thư có nhiều kinh nghiệm và được đào tạo
đúng chuyên nghành nên đã tổ chức được việc quản lí và giải quyết văn bản đáp
ứng nhu cầu giải quyết của cơ quan.
- Công tác quản lí và giải quyết văn bản đến được thực hiện tốt, văn bản
đến sau khi được tiếp nhận, phân loại được chuyển giao nhanh chóng phục vụ
cho công tác giải quyết văn bản kịp thời và nhanh chóng.
Sinh viên: Lê Thị Chung
23 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
