Quy trình tuyển dụng tại công ty TNHH thượng hải thực trạng và giải pháp

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BẢNG CHÚ THÍCH CHỮ VIẾT TẮT
STT
1

Từ viết tắt
AT-VSLĐ

2

BHLĐ

Bảo hộ lao động

3

BHXH

Bảo hiểm xã hội

4

HĐLĐ

Hợp đồng lao động

5

QTNL

Quản trị nhân lực

6

TCHC

Tổ chức hành chính

7

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

Tên cụm từ viết tắt
An toàn – vệ sinh lao động

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, trong giai đoạn đang khó khăn về kinh tế, đã có rất nhiều các
doanh nghiệp, công ty phá sản và đứng trong tình trạng vô cùng khó khăn.
Muốn vượt qua được điều đó và đưa doanh nghiệp, công ty của mình thoát khỏi
tình trạng này và đi lên phát triển thì mỗi doanh nghiệp cần phải có các chiến
lược sử dụng các nguồn lực của mình một cách phù hợp và có hiệu quả. Nhất là
phải sử dụng và tận dụng được nguồn lực con người.
Mỗi doanh nghiệp, công ty tồn tại và phát triển được là dựa trên ba yếu tố
chính, đó là: Khoa học – kỹ thuật, Vốn và Nguồn lực con người. Ngày nay với
sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật khiến cho sản xuất phát triển
thuận lợi. Nhưng đó không phải là yếu tố thành công chính mà yếu tố để đưa
đến thành công chính là nguồn lực con người. Chỉ con người mới có thể sản
xuất ra và sử dụng những máy móc trang, thiết bị hiện đại và sử dụng nguồn vốn
sao cho có hiệu quả. Nếu doanh nghiệp biết tạo lập sử dụng tốt nguồn này thì đó
là một lợi thế rất lớn so với các doanh ngiệp khác trên thị trường. Nhưng làm thế
nào để có thể giữ vững và phát huy nguồn nhân lực con người một cách tốt
nhất?. Thì đây là một câu hỏi lớn đặt ra với công tác quản trị nhân lực nói chung
và các nhà quản lý nhân lực nói riêng.
Công việc đầu tiên và trước hết để có một đội ngũ lao động có chất lượng đó
là công tác tuyển dụng. Công tác tuyển dụng có hiệu quả thì mới có được một
đội ngũ lao động giỏi, mà trong công tác tuyển dụng thì quy trình tuyển dụng lại

là một khâu vô cùng quan trọng quyết định kết quả tuyển dụng.
Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết quan tâm và chú trọng đến
vấn đề trên. Vì vậy để nâng cao chất lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh,
để nâng cao chất lượng trong công tác quản trị nhân lực, công tác tuyển dụng
nhân lực để có nguồn nhân lực có chất lượng trình độ cao, có đạo đức. Thì công
việc này được đặt lên hàng đầu.
Mỗi loại hình doanh nghiệp lại có quá trình tuyển dụng khác nhau miễn là
phù hợp. Trong công ty nhà nước thì quá trình tuyển dụng nó cũng khác với
Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

3

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công ty nước ngoài và công ty tư nhân . Vì vậy tôi quyết định chọn đề tài : “
Quy trình tuyển dụng tại Công ty TNHH Thượng Hải: Thực trạng và giải
pháp ” để làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Đưa ra cơ sở lý luận về tuyển dụng và quy trình tuyển dụng, sự cần thiết
phải áp dụng.
- Tìm hiểu thực trạng quy trình tuyển dụng tại Công ty TNHH Thượng
Hải trong thời gian qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như
những hạn chế của quy trình.
- Trên cơ sở nghiên cứu những lý luận và thực trạng của quy trình tuyển
dụng của công ty, để từ đó tìm ra những ưu điểm và những mặt còn tồn tại để đề

xuất một số biện pháp và khuyến nghị mong một phần nào đó có thể giúp ích và
góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng công tác tuyển dụng, giúp cho công ty có
một đội ngũ lao động có chất lượng cao.
3. Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian: 2014 - 2015
- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác tuyển dụng tại Công ty
TNHH Thượng Hải.
4. Lịch sử nghiên cứu
Đã có rất nhiều các bài viết, công trình nghiên cứu, luận văn tốt nghiệp,
báo cáo thực tập về đề tài tuyển dụng như: Báo cáo thực tập của bạn Nguyễn Thị
Quỳnh Tiên, Trường Học viện hành chính Quốc gia viết về đề tài “Tuyển dụng
nhân lực tại Sở Nội vụ Quận 11”. Hay luận văn tốt nghiệp của bạn Nguyễn
Trường Sơn, Lớp Quản trị nhân lực K7 của Trường Đại học kinh tế Quốc dân
viết về đề tài “Hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty cổ phần may Sơn
Hà”…
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa
giúp tôi tiến hành nghiên cứu Đề tài “Quy trình tuyển dụng tại Công ty TNHH
Thượng Hải:thực trạng và giải pháp”

Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

4

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin và đọc tài liệu từ thực tế.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: từ những số liệu thực tế từ đó phân
tích tổng hợp lại, về số lượng thông qua các bảng biểu và các văn bản mà công
ty đã ban hành (được sử dụng ở phần thực trạng).
- Phương pháp so sánh: so sánh số liệu giữa các bộ phận, các công ty
khác.
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 03 chương:
Chương 1:Cơ sở lý luận về công tác và quy trình tuyển dụng nhân lực.
Chương 2:Thực trạng quy trình tuyển dụng tại Công ty TNHH Thượng
Hải.
Chương 3:Giải pháp và Khuyến nghị về quy trình tuyển dụng tại Công
ty TNHH Thượng Hải.

Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

5

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VÀ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC
1.1.Một số vấn đề lý luận về công tác tuyển dụng nhân lực.

1.1.1.Khái niệm của tuyển dụng.
 Khái niệm tuyển dụng.
Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần đảm bảo duy trì nhân lực một
cách đầy đủ. Muốn có nhân lực thì doanh nghiệp phải thực hiện việc tuyển dụng,
do đó mà tuyển dụng nhân lực là công tác hết sức quan trọng, là một trong
những ưu tiên hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Vậy nhân lực, tuyển dụng là gì?
 Nhân lực: là nguồn lực trong mỗi con người, bao gồm cả thể lực, trí
lực và tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội, tức là tất
cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng
xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp.
 Tuyển dụng nhân lực: là quá trình tìm kiếm, thu hút ứng viên từ
những nguồn khác nhau đến tham gia dự tuyển vào các vị trí còn trống trong tổ
chức và lựa chọn trong số họ những người đáp ứng tốt yêu cầu công việc đặt ra.
Tuyển dụng nhân lực bao gồm hai hoạt động: tuyển mộ, tuyển chọn
 Tuyển mộ:
Theo giáo trình quản trị nhân lực của truồng kinh tế quốc dân thì :“Tuyển
mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ, khả năng, đặc điểm
phù hợp với yêu cầu của mỗi chức danh công việc còn trống ở tổ chức từ lực
lượng lao động xã hội và lao động bên trong tổ chức đến đăng ký, nộp đơn tìm
việc hay tham gia dự tuyển vào vị trí đó“ [1, tr 93].
Như vậy bản chất của tuyển mộ chính là những hoạt động của tổ chức để
người có nhu cầu tìm việc làm có được thông tin về nhu cầu tuyển mộ của tổ
chức, rồi từ đó họ sẽ xác định được nơi nào đang cần tuyển mộ và làm hồ sơ
tham gia làm ứng cử viên. Nếu thông tin tuyển mộ càng rộng, càng có ấn tượng
thì sẽ kích thích đượi càng nhiều những người có nhu cầu đến với tổ chức, tổ
chức sẽ có thêm sự lựa chọn. Vì tuyển mộ là một quá trình cho nên càn phải
thiết kế, xây dựng, lựa chọn và thực hiện hết sức khoa học, chính xác. Có như
Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

6

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vậy tổ chức mới thực hiện được mục tiêu tuyển mộ đề ra.
Tuyển mộ thành công chính là điều kiện cần để bước vào giai đoạn tuyển
chọn lao động.
 Tuyển chọn
Tuyển chọn là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác
nhau dựa vào các yêu cầu của công việc để tìm được những người phù hợp với
các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển
mộ [1,tr 105].
Mục tiêu của tuyển chọn là làm sao chọn được người phù hợp nhất với
công việc trên tổng số người tham gia tuyển mộ. Các nhà tuyển dụng sẽ sử dụng
nhiều phương pháp khác nhau để sàng lọc ứng viên qua từng bước, cách thức
khác nhau để tìm ra được ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc. Đây là khâu
quan trọng giúp cho nhà quản trị có được những quyết định tuyển dụng đúng
đắn nhất. Một quyết định tuyển chọn chính xác sẽ giúp cho tổ chức tìm được
những con người có kĩ năng phù hợp góp phàn vào sự phát triển lâu dài của tổ
chức.
Tuyển được nhân viên, kí hợp đồng thử việc chưa hẳn đã xong quá trình
tuyển dụng. Nếu không thực hiện các hoạt động tiếp nhận cho nhân viên mới
công tác tuyển dụng chưa phải là hoàn chỉnh.
1.1.2. Vai trò của tuyển dụng.
Công tác tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp có một ý nghĩa cực kỳ
to lớn, có tính chất quyết định đến sự thành bại của mỗi doanh nghiệp. Tuyển

dụng nhân sự có tác động trực tiếp đến doanh nghiệp, đến người lao động và xa
hơn còn tác động đến sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
 Đối với doanh nghiệp
Thứ nhất việc tuyển dụng có hiệu quả sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một
đội ngũ lao động lành nghề, năng động, sáng tạo, bổ sung nguồn nhân lực phù
hợp với yêu cầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuyển dụng có tầm
quan trọng rất lớn đối với doanh nghiệp vì nó là khâu đầu tiên của công tác quản
trị nhân lực, chỉ khi làm tốt khâu tuyển dụng mới có thể làm tốt các khâu tiếp
Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

7

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

theo.
Thứ hai tuyển dụng tốt giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu kinh
doanh hiệu quả nhất, bởi vì tuyển dụng tốt tức là tìm ra người thực hiện công
việc có năng lực, phẩm chất để hoàn thành công việc được giao. Từ đó nâng cao
hiệu quả kinh doanh, phát triển đội ngũ, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh
trong điều kiện toàn cầu hóa.
Thứ ba chất lượng của đội ngũ nhân sự tạo ra năng lực cạnh tranh bền
vững cho doanh nghiệp, tuyển dụng nhân sự tốt góp phần quan trọng vào việc
tạo ra “đầu vào” của nguồn nhân lực, nó quyết định đến chất lượng, năng lực,
trình độ cán bộ nhân viên, đáp ứng đòi hỏi nhân sự của doanh nghiệp.
Thứ tư tuyển dụng nhân sự tốt giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng chi phí

kinh doanh và sử dụng có hiệu quả nguồn ngân sách của doanh nghiệp.
Thứ năm tuyển dụng nhân sự tốt cho phép doanh nghiệp hoàn thành tốt kế
hoạch kinh doanh đã định.
Như vậy tuyển dụng nhân sự có tầm quan trọng rất lớn đối với doanh
nghiệp, đây là quá trình “đãi cát tìm vàng”, nếu một doanh nghiệp tuyển dụng
nhân viên không đủ năng lực cần thiết, những sản phẩm cá nhân theo đúng yêu
cầu công việc thì chắc chắn sẽ ảnh hưởng xấu và trực tiếp đến hiệu quả hoạt
động quản trị và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó dẫn đến tình
trạng không ổn định về mặt tổ chức, thậm chí nguồn gốc gây mất đoàn kết, chia
rẽ nội bộ, gây xáo trộn trong doanh nghiệp, lãng phí chi phí kinh doanh…
Tuyển dụng nhân viên không phù hợp sau đó lại sa thải họ không những
gây tốn kém cho doanh nghiệp mà còn gây tâm lý bất an cho các nhân viên
khác. Do vậy ngay khâu đầu tiên này cần có sự xem xét kỹ lưỡng để tránh tình
trạng kể trên.
 Đối với người lao động
Thứ nhất tuyển dụng nhân sự giúp cho người lao động trong doanh nghiệp
hiểu rõ thêm về triết lý, quan điểm của các nhà quản trị, từ đó sẽ định hướng cho
họ theo những quan điểm đó.
Thứ hai tuyển dụng nhân sự tạo ra không khí thi đua, tinh thần cạnh tranh
Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

8

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trong nội bộ những người lao động của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả
kinh doanh.
 Đối với xã hội
Việc tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp giúp cho việc thực hiện các
mục tiêu kinh tế - xã hội: người lao động có việc làm, có thu nhập, giảm bớt
gánh nặng xã hội như thất nghiệp và các tệ nạn xã hội khác. Đồng thời việc
tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp còn giúp cho việc sử dụng nguồn lực của
xã hội một cách hữu ích nhất.
Tóm lại tuyển dụng nhân sự là một công việc rất quan trọng, nhà quản trị
giỏi phải trực tiếp theo dõi và thực hiện những công đoạn quan trọng trong quy
trình tuyển dụng nhân sự.
1.2. Quy trình của tuyển dụng nhân lực
Tuyển dụng nhân lực gồm hai hoạt động là tuyển mộ, tuyển chọn. Dưới
đây là quy trình cụ thể cách thực hiện từng hoạt động trên.
1.2.1. Quy trình tuyển mộ nhân lực:
Sơ đồ 1.1: Quy trình tuyển mộ
Xác định chiến lược
tuyển mộ

Tìm kiếm người xin việc

Đánh giá quá trình
tuyển mộ

Bước 1: Xác định chiến lược tuyển mộ.
- Lập kế hoạch tuyển mộ: Trong hoạt động tuyển mộ, tổ chức cần xác
định xem cần tuyển mộ bao nhiêu người cho từng vị trí cần tuyển. Cơ sở để lập
được kế hoạch tuyển mộ ta cần dựa vào kế hoạch nhân lực và việc thiết kế, phân
tích công việc của tổ chức, từ đó ta đưa ra được tỷ lệ tuyển chọn
- Xác định nguồn tuyển và phương pháp tuyển: Để tuyển mộ được đủ số

lượng và chất lượng người lao động vào các vị trí còn thiếu, Tổ chức sẽ cân
Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

9

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhắc, lựa chọn từ nguồn nào, phương pháp nào tùy vào ưu, nhược điểm của các
nguồn tuyển dụng.
Xác định nơi tuyển và thời gian tuyển mộ: Nơi tuyển là yếu tố quyết định
sự thành công của quá trình tuyển. Và tùy thuộc vào chất lượng lao động cần
tuyển, các nhà tuyển dụng sẽ chọn địa điểm phù hợp.
Bước 2: Tìm kiếm người xin việc.
Sau khi xây dựng chiến lược tuyển mộ và lập kế hoạch tuyển mộ. Những
nhà tuyển dụng cần phải thông tin, thông báo cho những ứng viên thấy được nhu
cầu tuyển dụng của doanh nghiệp mình là như thế nào. Xây dựng một hình ảnh
đẹp về tổ chức, truyền tải đến những ứng viên nếu làm việc tại đây, với mục đích
tạo ra hưng phấn cho ứng viên mau chóng liên lạc với nhà tuyển dụng. Tuy
nhiên khi đưa các thông tin và hình ảnh về tổ chức, không được phép đưa những
thông tin không trung thực bởi khi những thông tin không trung thực bị bại lộ, tổ
chức sẽ mất uy tín.
Cần đưa các yếu tố kích thích để thu hút người lao động nộp đơn xin vào
tổ chức. Nếu chính sách về lương và thưởng của tổ chức là tốt, có thể đưa những
yếu tố này ra công khai để kích thích người lao động.
Các nhà tuyển dụng cần phải lựa chọn kỹ lưỡng những cán bộ tuyển mộ,

vì họ là những người đại diện cho tổ chức, những ứng viên luôn coi họ là hình
mẫu. Để thu hút, tìm kiếm được nhiều ứng vien thì phải lựa chọn những cán bộ
có đủ phẩm chất, đạo đức, am hiểu công việc chuyên môn, có những kỹ năng
tuyển dụng cần thiết…
Thiết kế nội dung và hình thức thông báo là bước quan trọng để đảm bảo
thu hút sự quan tâm của các ứng viên.
Nội dung thông báo cần cung cấp một cách đầy đủ, rõ ràng và chi tiết các
thông tin sau:
1, Quảng cáo về công ty, công việc để người xin việc hiểu rõ hơn về uy
tín, tính hấp dẫn trong công việc.
2, Các chức năng, trách nhiêm, nhiệm vụ chính trong công việc để người
xin việc có thể hình dung được công việc mà họ dự định xin tuyển.
Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

10

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3, Quyền lợi nếu ứng viên được tuyển như lương bổng, cơ hội được đào
tạo, thăng tiến, môi trường làm việc…
4, Các hướng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ, cách thức liên hệ với
công ty…
Bước 3: Đánh giá quá trình tuyển mộ.
Sau khi kết thúc một quá trình tuyển mộ,tổ chức cần đánh giá theo các nội
dung sau:

1, Số ứng viên được thu hút có đảm bảo yêu cầu hay không? Nếu số ứng
viên được thu hút quá ít thì nguyên nhân tại đâu? Làm thế nào để khắc phục
được tình trạng này?
2, Tỷ lệ tuyển chọn và tỷ lệ sàng lọc đặt ra như vậy đã hợp lý chưa? Có
thể giảm tỷ lệ sàng lọc xuống thấp hơn mà vẫn không ảnh hưởng đến chất lượng
tuyển chọn hay không?
3, Kinh phí cho tuyển mộ có quá cao hay không? Nếu kinh phí bỏ ra quá
cao, làm thế nào để giảm kinh phí mà vẫn đảm bảo chất lượng và hiệu quả tuyển
mộ?
4, Việc quảng cáo tuyển mộ đã thực sự hiệu quả chưa? Có đáp ứng được
mục tiêu đặt ra của tổ chức không?
5, Các ứng viên đã được đối xử công bằng chưa? Có điểm nào chưa công
bằng? Khắc phục bằng cách nào?
6, Các thông tin thu thập đã đảm bảo đủ độ tin cậy cho xét tuyển hay chưa?
7, Các tiêu chuẩn dùng để loại bỏ người xin việc đã hợp lý chưa? Các tiêu
chuẩn này đã bao quát hết các trường hợp cần loại bỏ chưa? Nếu cần chỉnh sửa
hoặc bổ sung thì tiêu chuẩn nào cần chỉnh sửa? Cần bổ sung thêm tiêu chí nào?
Sau khi đã tiến hành đánh giá ,tổ chức cẫn xem xét cụ thể từng vấn đề và đề ra
các giải pháp khắc phục. Các nội dung của chiến lược tuyển mộ và các hoạt động
tuyển mộ sẽ được thiết kế lại để lần tuyển mộ sau đạt hiệu quả hơn.

Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

11

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.2. Quy trình tuyển chọn nhân lực:
Quy trình tuyển chọn gồm có 9 bước như sau.
Sơ đồ1.2: Quy trình tuyển chọn
Tiếp đón và nhận hồ sơ
Phỏng vấn sơ bộ
Kiểm tra, trắc nghiệm
Phỏng vấn tuyển chọn
Khám sức khỏe
Phỏng vấn của lãnh đạo
Kiểm tra thông tin
Tham quan, giới thiệu công việc
Ra quyết định tuyển dụng

1.3. Các nguồn và phương pháp của tuyển dụng
1.3.1. Các nguồn của tuyển dụng.
 Nguồn tuyển dụng bên trong tổ chức: là nguồn ứng viên đang làm việc
Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

12

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trong tổ chức nhưng có nhu cầu tuyển mộ vào những vị trí tổ chức đang tuyển

dụng. Tổ chức cần quan tâm đến nguồn này để kích thích sự phấn đấu vươn lên
và sự gắn bó của người lao động đối với tổ chức.
 Nguồn tuyển dụng bên ngoài tổ chức: là lực lượng bên ngoài xã hội
như: sinh viên mới ra trường, những người đang tìm kiếm việc làm, người thất
nghiệp và lưc lượng lao động đang làm việc cho tổ chức cá nhân khác, song mức
độ thỏa mãn công việc không cao muốn tìm cơ hội phát triển mới.
1.3.2.Các phương pháp của tuyển dụng.
 Đối với nguồn tuyển dụng bên trong tổ chức:
Thứ nhất, Thông báo thông qua bản tin nội bộ.
Thứ hai, Niêm yết tại trụ sở cơ quan, tại cổng cơ quan tại các hàng lang
nơi có đông người qua lại.
Thứ ba, Thông báo thông qua văn bản đến đơn vị của tổ chức và yêu cầu
đơn vị thông báo cho nhân viên.
Thứ tư, Thông báo thông qua các cuộc họp giao ban, yêu cầu những
người di họp giao ban về thông báo cho nhân viên.
Thứ lăm, Thông báo bằng văn bản đến các đơn vị của tổ chức, yêu cầu
đơn vị báo cho nhân viên.
Thứ sáu, Thông qua sự giới thiệu của tổ chức và đề xuất của các bộ phận
phòng ban.
Thứ bảy, Thông qua các webside và hệ thống email nội bộ
 Đối với nguồn tuyển dụng bên ngoài tổ chức:
Thứ nhất, Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như: truyền
hình, báo đài, tạp chí, trên các trang rao vặt, hay thông qua trung tâm giới thiệu
việc làm.
Thứ hai, Thông qua sự giới thiệu của các nhân viên trong tổ chức.
1.4. Sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng
Nhân tố quan trọng tạo nên tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức
chính là con người. Một tổ chức mà sở hữu cho mình một đội ngũ lao động tài
giỏi thì ắt hẳn tổ chức đó sẽ dễ dàng đạt được thành công. Chính vì thế, khi một
Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

13

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tổ chức làm tốt công tác tuyển dụng thì tổ chức đó sẽ tìm kiếm được những
người lao động có trình độ phù hợp với yêu cầu công việc. Điều này cũng có
nghĩa là tổ chức đó sẽ đạt được những thành công hết sức to lớn trong hoạt động
sản xuất kinh doanh của mình.
Nếu doanh nghiệp tuyển phải lao động có trình độ thấp, hoặc những lao
động được tuyển vào nhưng không làm đúng trình độ chuyên môn đào tạo thì
hiện tượng này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp, gây lãng phí trong sử dụng lao động, làm tăng chi phí cho việc
đào tạo lại,qua đó tiết kiệm được thời gian và chi phí đào tạo lại.
Khi càng có nhiều người tham gia xin việc thì doanh nghiệp càng có cơ
hội lựa chọn lao động có trình độ cao và hiệu quả công việc sẽ được nâng cao.
Lao động có trình độ chuyên môn cao thì khả năng thực hiện công việc của
người lao động đó được tốt hơn. Đây là một thuận lợi trong việc đánh giá thực
hiện công việc của tổ chức. Ngoài ra, hoạt động tuyển dụng cũng ảnh hưởng đến
hoạt động trả lương của doanh nghiệp. Tuyển được lao động chất lượng tốt thì
lao động đó sẽ đòi hỏi mức thù lao cao tương xứng với trình độ và vị trí công
việc mà họ đảm nhận.

Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

14

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 2
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH
THƯỢNG HẢI
2.1.Tổng quan về Công ty TNHH Thượng Hải.
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.
Công ty TNHH Thượng Hải được thành lập ngày 05 tháng 02 năm 2010
Đây là công ty gia đình tiền thân là hộ kinh doanh cá thể tư nhân, sau thời hoạt
động đã phát triển thành công ty TNHH Thượng Hải. Địa chỉ tại thôn 8, xã
Hưng Khánh, huyện Trấn Yên, tỉnh Yên Bái.
Ngành, nghề kinh doanh chính là:
- Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ, sản xuất sản phầm từ tre, nứa, rơm, rạ và
vật liệu tết bện.
- Bán buôn, kinh doanh phân bón thuốc trừ sâu.
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
- Sản xuất, chế biến chè.
Sau thời gian hoạt động sản xuất và kinh doanh hiện công ty TNHH
Thượng Hải cũng tạo được môt số thành tựu nhất định về nhiều mặt.
Lợi nhuận qua các năm đều trên 5 tỉ, đóng góp một phần không nhỏ cho
việc giải quyết vấn đề việc làm cho người dân trên địa bàn. Và đóng góp một
phần vào ngân quỹ cho địa phương cũng như xã hội
2.1.2. cơ cấu tổ chức.

Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

15

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

16

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty TNHH Thượng Hải
Chủ tịch công ty

Giám đốc

Phòng Kinh doanh

Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

Phòng Sản xuất

Phòng Kỹ thuật

17

Phòng Tổ chức
hành chính

Phân xưởng Sản
xuất chè

Phân xưởng sản
xuất gỗ

Kho phân xưởng
sx, cb chè

Kho phân xưởng
sx, cb gỗ

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.3. Tổ chức công tác Quản trị nhân lực
a, Giới thiệu tổng quan về hệ thống chính sách, quy chế, quy trình và
biểu mẫu sử dụng trong công tác quản trị nhân lực
Cán bộ quản trị nhân lực có các đề xuất ý kiến đóng góp cho lãnh đạo cấp
trên soạn thảo ra các chính sách, thủ tục có liên quan đến vấn đề quản trị nguồn
nhân lực trong tổ chức. Các chính sách tổng hợp các ý kiến, phác thảo thành văn
bản rồi trình lên cấp trên phê duyệt và sau đó ban hành cho các phòng, bộ phận
của tổ chức để phổ biến cho toàn bộ nhân viên được biết và thực hiện. Các chính
sách được đưa ra đều dựa trên những quy định của pháp luật và phù hợp với đặc
thù, loại hình kinh doanh của Công ty. Các hệ thống chính sách QTNL mà công
ty đang áp dụng thực hiện:
Thứ nhất, Các quy định về chức năng nhiệm vụ, quy chế hoạt động và nội
quy lao động, quy trình làm việc của các bộ phận, phòng ban.
Thứ hai, Các chính sách về chế độ lương bổng, thưởng, phụ cấp, phúc lợi,
thăng tiến gồm các quy định về điều kiện tăng lương phân phối quỹ tiền lương,
xét thưởng và các điều kiện được khen thưởng, mức trả các loại phụ cấp và phúc
lợi khác cho nhân viên dựa trên quy định của Nhà nước đối với doanh nghiệp
nhà nước.
Thứ ba, Các chính sách đào tạo quy định các loại hình đào tạo, tham gia
huấn luyện, các chế độ ưu đãi khuyến khích nhân viên học thêm các văn bằng
chứng chỉ để nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn.
Nhìn chung hệ thống chính sách, quy chế, quy trình biểu mẫu sử dụng
trong công tác QTNL của công ty tuy đã được công ty xây dựng nhưng nhiều
bản còn sơ sài, chưa mang tính cụ thể; có nhiều loại văn bản công ty chưa tự
soạn thảo mà chỉ lấy nguyên các Thông tư, Quyết định của Nhà nước để sử dụng
trong quản lý, điều hành.
b, Bộ máy thực hiện nhiệm vụ chuyên trách công tác quản trị nhân lực
Thứ nhất, Tên gọi: Phòng Tổ chức hành chính
Thứ hai, Chức năng: tham mưu cho Giám đốc trong công tác cán bộ, tổ chức
bộ máy sản xuất, tổ chức, biên chế nhân sự (mô hình tổ chức, quy hoạch nhân

Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

18

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sự, định biên định mức, tuyển dụng…), đào tạo, tiền lương; thực hiện những chế
độ chính sách (hợp đồng lao động, BHXH, và các chế độ lao động khác…);
quản lý duy trì các chế độ nề nếp lao động, quản lý và thực hiện công tác thi đua
khen thưởng, các hoạt động đoàn thể, quản lý và thực hiện công tác nội vụ, công
tác văn phòng, bảo vệ an ninh chính trị nội bộ, xây dựng cơ bản. Như vậy có thể
thấy, chức năng, nhiệm vụ của phòng TCHC không chỉ chuyên về công tác nhân
sự mà ghép với mảng hành chính, quản trị tổng hợp.
Thứ ba,Tổng số cán bộ nhân viên của phòng: 8 người. Trong đó, số cán bộ
nhân viên chuyên trách công tác QTNL là 4 người.
So sánh với tổng số lao động trong đơn vị (156 người) thì có thể thấy số
lượng cán bộ phụ trách công tác QTNL ở đây rất ít nhưng họ hầu hết có kinh
nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này nên quá trình giải quyết các công việc hầu
như ít gặp khó khăn. Duy chỉ trong những khoảng thời gian cao điểm như cuối
năm mới xảy ra hiện tượng quá tải công việc.
Thứ tư, Năng lực cán bộ đảm nhiệm công tác QTNL được thể hiện qua bảng
sau:
Bảng 2.2: Bảng thông tin cán bộ đảm nhiệm công tác QTNL
Họ tên

Tuổi

Giới

Trần Thị Lan
Lê Quốc vũ
Ninh Thanh

53
30
28

tính
Nữ
Nam
Nam

Hùng
Hoàng Thị Kim

23

Nữ

Trình độ

Chuyên môn

Kinh

Cao đẳng
Cao đẳng
Đại học

Quản trị nhân lực
Quản trị nhân lực
Điện lực

nghiệm
8 năm
5 năm
5 năm

Cao đẳng

Kế toán

1 năm

Tuyến
(Nguồn: Phòng TCHC)
Nhận xét: Trên thực tế, cán bộ phụ trách công tác QTNL của công ty
không được đào tạo chuyên môn về QTNL. Chỉ có 2 người tốt nghiệp ngành
Quản trị nhân lực là có thể dễ nắm bắt, thực hiện được nhiều công việc thuộc
công tác QTNL hơn. Tuy nhiên đội ngũ này hầu hết đã có kinh nghiệm nhiều
năm làm việc nên hiện nay họ có thể thực hiện khá tốt các chức năng, nhiệm vụ
Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

19

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được giao.
2.1.4.Định hướng phát triển công tác quản trị nhân lực tại đơn vị
Trong thời gian tới, Công ty sẽ tiếp tục phát triển công tác tuyển dụng.
Điều này đòi hỏi bộ phận phụ trách về nhân lực mà cụ thể là phòng TCHC phải
tích cực hoạt động hơn, phải tìm tòi, tham mưu cho cấp lãnh đạo những phương
án thu hút, phát triển và duy trì nguồn nhân lực hiệu quả. Một số vấn đề cần
quan tâm đó là:
Tiếp tục nghiên cứu mô hình tổ chức sản xuất tinh giản gọn nhẹ, sắp xếp
bố trí lao động hợp lí; xây dựng, bổ sung các nội quy, quy chế, để quản lý, điều
hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả; thực hiện đào tạo, đào tạo lại một số
ngành nghề và tuyển mới lao động có trình độ kĩ thuật thích hợp bổ sung cho
sản xuất.
Có chính sách khuyến khích trả lương phù hợp với từng người, từng
nhóm công việc.
Chú trọng nhiều hơn nữa đến công tác tuyển dụng tại doanh nghiệp.
Thường xuyên cập nhập những thông tin của thị trường, đào tạo và tuyển dụng
một cách hợp lý nhất.
2.2.Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty TNHH Thượng
Hải.
2.2.1.Thực trạng công tác tuyển dụng tại công ty
Hiện nay với sự khó khăn về mặt kinh tế, cũng như sự biến động của thị
trường thì công tác tuyển dụng lại càng quan trọng. Tuyển dụng phải làm sao
tìm được người tài, phù hợp với công việc mà khi thực hiện tuyển dụng ít tốn

kém nhất mà vẫn mang lại hiệu quả cao. Mỗi công ty lại có một quy trình tuyển
dụng khác nhau. Sau đây là quy trình tuyển dụng của Công ty TNHH Thượng
Hải:

Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

20

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng tại Công ty TNHH Thượng Hải
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Kiểm tra trình độ chuyên môn
Thử việc
Ký kết hợp đồng lao động
TUYỂN MỘ
TUYỂN CHỌN

(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
a, Thực trạng hoạt động tuyển mộ


Xác định nhu cầu tuyển dụng

Hàng năm sau khi Ban Giám đốc đưa ra quyết định về chiến lược kinh
doanh của những năm tới sẽ tiến hành kế hoạch hoá nguồn nhân lực cần tuyển
dụng. Phòng TCHC tiến hành tổ chức, bố trí thực hiện công tác tuyển dụng sao
cho có hiệu quả nhất.
Trước hết, căn cứ vào hoạch định chính sách nhân sự đầu năm của Công

Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

21

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ty và theo dõi các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để có thể đánh
giá, phát hiện kịp thời những công việc, những bộ phận cần phải bổ sung nhân
viên để đáp ứng được mục tiêu của từng giai đoạn. Ngoài ra, phòng TCHC cũng
luôn thông qua các bộ phận, các phiếu yêu cầu của các bộ phận về việc cần
thuyên giảm hay điều động hoặc nhu cầu tăng nhân sự của các bộ phận đó. Khi
nhận được các yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, phòng TCHC có trách
nhiệm tổng hợp và trình Giám đốc xem xét, ký duyệt. Sau khi ký duyệt, Giám
đốc sẽ giao cho phòng TCHC thực hiện việc tuyển dụng. Như vậy, việc xác
định nhu cầu tuyển dụng này rất xác thực với yêu cầu của công việc vì các bộ
phận đó trực tiếp điều hành nên họ sẽ là những người hiểu rõ hơn ai hết cần
tăng hay cần giảm nhân viên.


Thông báo tuyển dụng

Sau khi xác định tiêu chuẩn đáp ứng công việc đối với ứng viên, bộ phận
nhân sự ra thông báo tuyển dụng. Công ty thường thông báo chủ yếu bằng các
hình thức: thông báo trên bảng tin tại công ty, đăng tin trên báo chí hoặc qua các
phương tiện thông tin đại chúng, liên hệ trực tiếp qua các đơn vị, người giới
thiệu lao động. Nội dung của thông báo tuyển dụng của công ty thường bao gồm
các nội dung: tên công ty, vị trí công việc cần tuyển dụng, yêu cầu trình độ
chuyên môn, trình độ văn hóa, độ tuổi, giới tính, sức khỏe, kinh nghiệm, các văn
bản, giấy tờ cần thiết. Trong bản thông báo cũng ghi rõ thời hạn nhận hồ sơ, địa
chỉ liên hệ. Việc thông báo tuyển dụng được thực hiện cụ thể như sau:
Đối với lao động quản lý, công ty tuyển dụng chủ yếu từ nguồn nội bộ,
bằng cách cân nhắc các vị trí khác trong công ty từ các hồ sơ lưu trữ (cán bộ
nhân sự sẽ xem xét thông qua các văn bằng, chứng chỉ, quá trình làm việc được
nghiên cứu từ hồ sơ), đánh giá mức độ phù hợp với yêu cầu của chức danh cần
tuyển, từ đó lựa chọn người cần tuyển mà không thực hiện tuyển dụng từ nguồn
bên ngoài công ty.
Đối với các loại lao động khác, công ty thông báo tuyển dụng cả nguồn
nội bộ và nguồn bên ngoài. Nguồn nội bộ chủ yếu là người quen của cán bộ
công nhân viên trong công ty, còn vùng tuyển dụng bên ngoài được khoanh
Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

22

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vùng tại địa bàn hoạt động của đơn vị hoặc các tỉnh lân cận.
Nhận xét: Các bản thông báo tuyển dụng của công ty đều theo một mẫu
nhất định. Nhìn chung trong thông báo cũng đã đề cập được một số vấn đề liên
quan trực tiếp đến kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ, độ tuổi và có ưu tiên con em
cán bộ công nhân viên của Công ty. Tuy nhiên, có thể thấy trong thông báo các
nhiệm vụ mà người lao động phải thực hiện khi đảm nhận vị trí công việc này
còn quá chung chung, chưa được đưa ra một cách cụ thể; quyền lợi, điều kiện
thực hiện công việc của người lao động cũng không được nhắc đến. Điều này
dẫn đến tình trạng nhiều ứng viên thực sự có khả năng sẽ đánh giá không cao về
công ty nên họ sẽ không tham gia ứng tuyển, đồng thời thưc tế nhiều ứng viên
không phù hợp với vị trí đó cũng vẫn tham gia ứng tuyển. Do công ty nằm ở
vùng quê nên khả năng thu hút người có trình độ cao vẫn còn thấp, chủ yếu vẫn
là lao động phổ thông. Nguồn tuyển dụng không được phong phú
b, Thực trạng hoạt động tuyển chọn.


Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

Tất cả các hồ sơ xin việc gửi đến công ty đều được ghi vào sổ xin việc, có
phân loại chi tiết cho tiện việc sử dụng sau này. Cán bộ tuyển dụng sẽ lập hồ sơ
cá nhân cho từng ứng viên.
Hình thức công ty tiếp nhận hồ sơ xin việc của các ứng viên là nộp hồ sơ
bản cứng tại địa chỉ trụ sở của công ty.
Sau khi đã nhận hồ sơ, Phòng TCHC tiến hành lựa chọn hồ sơ xin việc.
Đây là bước rất quan trọng để có thể xem xét hồ sơ có phù hợp với công việc
hay không và loại bớt những hồ sơ không phù hợp giảm tỷ lệ chọi vào các vòng
sau. Các hồ sơ dự tuyển được sàng lọc theo các yêu cầu sau:
1, Hồ sơ có đầy đủ các giấy tờ theo thông báo tuyển dụng.

2, Lý lịch phải rõ ràng, có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
3, Có đủ bằng cấp theo yêu cầu.
4, Giấy khám sức khỏe có chứng nhận đủ sức khỏe để làm việc.
5, Các loại giấy tờ chứng nhận là đối tượng ưu tiên.
Khi kiểm tra hồ sơ, phòng TCHC phải loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu
Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

23

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cầu, lập danh sách những hồ sơ đạt yêu cầu theo thứ tự ưu tiên có bằng cấp,
chuyên môn, kinh nghiệm cao hơn và các điều kiện ưu tiên khác do Ban Giám
đốc đưa ra cho mỗi lần tuyển dụng.

Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

24

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bảng 2.3: Kết quả tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ dự tuyển
giai đoạn 2013 – 2015:
Đơn vị tính: người
Kết quả hồ sơ
Số lượng cần tuyển
Số lượng hồ sơ đủ tiêu chuẩn dự tuyển

Năm 2013 Năm 2014
43
30

Năm 2015
36

46

36

47

Tỷ lệ

1.06

1.20

1.30

(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)

Nhận xét: Thông qua các tiêu chí được chuẩn bị sẵn đã giúp công ty chủ
động hơn trong tuyển dụng. Tỷ lệ tuy không cao nhưng vẫn đủ nguồn tuyển cho
công ty. Bên cạnh đó công ty có sự linh hoạt trong phỏng vấn tuyển dụng giúp
ứng viên thể hiện được các kỹ năng và tính sáng tạo của bản thân. Tuy nhiên bản
thân các tiêu chí dùng để đánh giá ứng viên đôi khi không đảm bảo chất lượng
hoặc không đủ thông tin trong vấn đề sàng lọc ứng viên.
Ở bước này cán bộ tuyển dụng cần phải rất chú ý để tránh bỏ sót các hồ sơ
phù hợp. Với các hồ sơ không phù hợp cũng không nên loại bỏ ngay mà cần
phải xem xét lại và để vào hồ sơ lưu trữ nhân sự của công ty để phục vụ cho
những lần tuyển dụng sau, đây sẽ là nguồn nên xem xét trước tiên.


Kiểm tra trình độ chuyên môn

Khi đã chọn được hồ sơ của các ứng cử viên, phòng TCHC tiến hành tiến
hành lên kế hoạch để kiểm tra các ứng viên. Ở khâu này thường do chuyên viên
tuyển dụng của phòng đảm nhiệm và tổ chức.
Việc kiểm tra trình độ chuyên môn sẽ do phòng TCHC và các cán bộ
chuyên môn được các bộ phận có liên quan trong Công ty cử đến theo đề nghị
của của phòng TCHC, được phòng Kỹ thuật duyệt. Ở bước này, Công ty sẽ
phỏng vấn hoặc yêu cầu ứng viên làm các bài thi lý thuyết tùy vào nhu cầu trình
độ cần tuyển.
Quá trình phỏng vấn sẽ chủ yếu tập trung vào kiểm tra trình độ chuyên
môn của ứng viên ngoài ra còn sơ bộ xác định tính cách, khả năng, nhận thức,
Sinh viên: Ninh Thị Thu Hằng

25

Lớp: ĐHLT.QTNL 14B