Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp, tiếp dân tại UBND huyện nam đàn

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
Phần I....................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NAM ĐÀN. .3
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Nam Đàn........................................................................................................3
1.Vài nét về UBND huyện Nam Đàn............................................................3
2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện....3
2.1.Chức năng:...............................................................................................3
2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn:..............................................................................4
2.3.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn:..........................................5
II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác văn phòng của
UBND huyện Nam Đàn.................................................................................6
1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng.........................................................6
1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng..............6
1.1.1.Chức năng :...........................................................................................6
1.1.2. Nhiệm vụ:............................................................................................6
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn.....8
1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn
phòng.............................................................................................................8
2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn..............9
2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu
trữ:.................................................................................................................9
2.2. Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác..........................9
2.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Nam Đàn.11
2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của

UBND huyện Nam Đàn...............................................................................11
2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện
Nam Đàn......................................................................................................13
2.3.2.1. Ưu điểm..........................................................................................13
2.3.2.2.Nhược điểm.....................................................................................13
2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND
huyện. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá....................13
2.3.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện.. . .13
2.3.3.2. So sánh các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND
huyện Nam Đàn với quy định hiện hành; nhận xét, đánh giá.....................15
2.4.Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản............................15
2.4.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập
hồ sơ hiện hành của UBND huyện Nam Đàn..............................................15
2.4.1.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi.....................15
2.4.1.2.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến...................17
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.4.1.3. Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện...........19
2.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị.......................19
2.4.2.1. Ưu điểm..........................................................................................19
2.4.2.2. Nhược điểm:...................................................................................19
2.5.Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn.....................20
2.5.1.Tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn.....................................20

2.5.2.Nhận xét về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn..................20
2.5.2.1. Ưu điểm..........................................................................................20
2.5.2.2. Nhược điểm....................................................................................21
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Văn
phòng HĐND-UBND huyện Nam Đàn.......................................................21
3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của
văn phòng....................................................................................................21
3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu......21
3.2.2.1. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm
việc của Văn phòng.....................................................................................21
3.2.2.2. Mô hình văn phòng mới tối ưu.......................................................22
3.3. Tìm hiểu phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của
UBND huyện Nam Đàn. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại.23
PHẦN 2...............................................................................................................26
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...............................................................................26
LỜI CAM ĐOAN..............................................................................................26
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT............................................................................27
LỜI MỞ ĐẦU....................................................................................................28
1.Lý do chọn đề tài......................................................................................28
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:...........................................................29
3.Mục tiêu nghiên cứu:................................................................................29
4.Lịch sử nghiên cứu:..................................................................................29
5.Phương pháp nghiên cứu:.........................................................................29
6.Đóng góp của đề tài ( Mục đích nghiên cứu)...........................................29
7.Cấu trúc của đề tài:...................................................................................29
Chương 1............................................................................................................31
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP,.........31
TIẾP DÂN..........................................................................................................31
1.1. Một số khái niệm về kỹ năng giao tiếp, tiếp dân..................................31

1.1.1. Khái niệm về kỹ năng giao tiếp.........................................................31
1.1.2. Khái niệm về kỹ năng tiếp dân..........................................................31
1.2. Nội dung của kỹ năng giao tiếp, tiếp dân.............................................31
1.2.1. Nội dung của kỹ năng giao tiếp.........................................................31
1.2.2. Nội dung của kỹ năng tiếp dân..........................................................32
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.3. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp, tiếp dân...................................32
1.3.1. Kỹ năng giao tiếp...............................................................................32
1.3.2. Kỹ năng tiếp dân................................................................................32
1.4. Các văn bản của nhà nước về kỹ năng giao tiếp, tiếp dân....................32
Chương 2............................................................................................................34
THỰC TRẠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN...................................34
TẠI UBND HUYỆN NAM ĐÀN......................................................................34
2.1. Kỹ năng giao tiếp..................................................................................34
2.1.1. Bản chất của giao tiếp........................................................................34
2.1.2. Vai trò, chức năng của giao tiếp........................................................34
2.1.3. Các nguyên tắc giao tiếp....................................................................35
2.1.4. Các hình thức giao tiếp......................................................................38
2.1.5. Các kỹ năng giao tiếp........................................................................39
2.1.5.1. Kỹ năng nghe:.................................................................................39
2.1.5.2. Kỹ năng nói:...................................................................................40
2.1.5.3. Kỹ năng viết...................................................................................41

2.1.5.4. Kỹ năng phản hồi............................................................................41
2.1.5.5. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại....................................................42
2.2. Kỹ năng tiếp dân...................................................................................44
2.2.1. Mục đích, ý nghĩa của hoạt động tiếp dân.........................................44
2.2.2. Nguyên tắc tiếp dân:..........................................................................45
2.2.3. Tổ chức hoạt động Tiếp dân..............................................................45
2.2.3.1. Tiếp công dân thường xuyên..........................................................45
2.2.3.2. Tiếp công dân định kỳ....................................................................46
2.2.3.3. Tiếp công dân đột xuất...................................................................46
2.2.3.4. Những trường hợp được từ chối tiếp công dân..............................46
2.2.3.5. Quy trình Tiếp công dân:................................................................47
2.2.3.6. Thực trạng tiếp công dân tại UBND huyện Nam Đàn...................48
2.2.4. Kỹ năng tổ chức hoạt động Tiếp dân.................................................49
2.2.4.1. Tổ chức Cơ sở vật chất...................................................................49
2.2.4.2. Tổ chức nguồn nhân lực:................................................................49
2.2.4.3. Tổ chức thời gian tiếp công dân tại UBND huyện Nam Đàn........50
2.2.4.4. Tổ chức cơ chế tiếp công dân.........................................................50
2.2.5. Các kỹ năng xã giao trong hoạt động tiếp dân..................................51
2.2.6. Kỹ năng nghe.....................................................................................51
2.2.7. Kỹ năng nói.......................................................................................52
2.2.8. Kỹ năng phản hồi...............................................................................52
Chương 3............................................................................................................54
NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUA KỸ NĂNG...........54
GIAO TIẾP, TIẾP DÂN TẠI UBND HUYỆN NAM ĐÀN...........................54
3.1. Ưu điểm................................................................................................54
3.1.1. Về kỹ năng giao tiếp..........................................................................54
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.1.2. Về kỹ năng tiếp dân...........................................................................54
3.2. Nhược điểm..........................................................................................55
3.2.1. Về kỹ năng giao tiếp..........................................................................55
3.2.2. Về kỹ năng tiếp dân...........................................................................55
3.3. Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kỹ năng giao tiếp, tiếp dân
tại UBND huyện Nam Đàn..........................................................................56
3.3.1. Về kỹ năng giao tiếp..........................................................................56
3.3.2. Về kỹ năng tiếp dân...........................................................................56
KẾT LUẬN........................................................................................................57
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................59
Phần 3. PHỤ LỤC.............................................................................................60

Sinh viên: Đinh Thị Thúy

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội( tiền thân là Trường Trung học Văn thư
Lưu trữ Trung ương I) được thành lập vào năm 1971, qua các thời kỳ phát triển
và đổi tên thành trường Đại học Nội vụ Hà Nội như hiện nay.Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc
dân, trực thuộc Bộ Nội vụ; có chức năng tổ chức đào tạo,bồi dưỡng nguồn nhân
lực có trình độ Đại học, cao đẳng, bồi dưỡng nghiệp vụ các ngành nghề : Quản
trị Văn phòng, Quản trị Nhân lực,Văn thư - Lưu trữ, Quản lý Văn hóa,Quản lý
Nhà nước,…
Thực tập tốt nghiệp là một nội dung rất quan trọng trong chương trình học
của bất cứ một trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp nào. Cũng
như các Trường đào tạo khác Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luôn coi chủ
trương thực tập tốt nghiệp là một giai đọan trọng yếu trong quá trình Đào tạo
nhằm khép kín quy trình đào tạo cán bộ thực hành – có lý luận để sinh viên có
thể tiếp xúc và làm quen với môi trường làm việc.
Với ý nghĩa như vậy, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh
viên đi thực tập. Quá trình thực tập nhận được sự chỉ đạo chung của nhà trường,
giáo viên hướng dẫn của Khoa Quản trị văn phòng. Mục đích của đợt thực tập là
giúp sinh viên vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học tại trường đưa
vào áp dụng thực tiễn tại cơ quan; là tiền đề để sinh viên đến các cơ quan đi thực
tập tự tin trong giao tiếp, và có kinh nghiệm thực tế đưa vào trong bài học của
mình. Và thông qua thực tập ngành nghề thì sinh viên sẽ biết vận dụng lý thuyết
để rèn luyện kỹ năng thực hành, nâng cao tay nghề để sau khi ra trường có thể
hoàn thành tốt công việc được giao.
Trong suốt thời gian 2 tháng thực tập tại UBND huyện Nam Đàn( từ ngày
04 tháng 7 năm 2016 đến ngày 28 tháng 8 năm 2016), ngoài sự nỗ lực của bản
thân thì tôi còn nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của
thầy, cô giáo cùng các cô, chú, các anh chị trong UBND huyện nói chung và tại
Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn nói riêng đã giúp tôi hoàn thành bài
báo cáo này. Qua quá trình thực tập giúp tôi hiểu ra rằng công tác Văn phòng là
công tác mang tính chuyên môn nghiệp vụ cao; vì vậy, đòi hỏi phải có kiến thức
vững vàng trong nhiều lĩnh vực, luôn chủ động và sáng tạo trong công việc,
không ngừng học tập trao dồi kiến thức để hoàn thành tốt công việc được giao.
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

1

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nội dung báo cáo thực tập gồm 3 phần :
Phần I. Khảo sát công tác văn phòng tại UBND huyện Nam Đàn
Phần II. Chuyên đề thực tập: Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp, tiếp dân tại
UBND huyện Nam Đàn
Phần III. Phụ lục
Nhân đây tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các cô, chú, các anh, chị
trong Văn phòng HĐND - UBND huyện Nam Đàn, đặc biệt là chị Nguyễn Thị
Trà – Phó Chánh Văn phòng đã giúp tôi trong việc tìm hiểu kỹ năng giao tiếp,
tiếp dân; chị Nguyễn Thị Sen, anh Dương Văn Tuấn – chuyên Viên phòng
Tổng hợp, chị Nguyễn Thị Thủy- Chuyên viên Văn thư, chị Hoàng Thị Nga Cán bộ Lưu trữ UBND huyện Nam Đàn đã hướng dẫn tận tình cho tôi cũng như
cho tôi những tài liệu để hoàn thiện bài báo cáo, giúp đỡ để tôi hoàn thành tốt
hoàn thành tốt đợt thực tập cũng như bài báo cáo này.
Tôi rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của thầy, cô giáo trong nhà
trường cùng toàn thể lãnh đạo, cán bộ của cơ quan để bài báo cáo được hoàn
thiện hơn, giúp cho tôi có thêm những kinh nghiệm quý báu trong công việc và
quá trình giải quyết công việc sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Nam Đàn, ngày 28 tháng 8 năm 2016
Sinh viên thực tập

Đinh Thị Thúy

Sinh viên: Đinh Thị Thúy

2

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I.

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NAM ĐÀN
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Nam Đàn
1.Vài nét về UBND huyện Nam Đàn
Nam Đàn là huyện đồng bằng nửa đồi núi, kẹp bởi hai dãy núi Đại Huệ và
Thiên Nhẫn, cách trung tâm Thành phố Vinh 20km về phía Tây, phía Đông
giáp huyện Hưng Nguyên và huyện Nghi Lộc, phía Tây giáp huyện Thanh
Chương, phía Bắc giáp huyện Đô Lương, phía Nam giáp huyện Hương Sơn và
huyện Đức Thọ thuộc tỉnh Hà Tĩnh; huyện có Quốc lộ 46, đường 15A và sông
Lam chạy qua. Có diện tích tự nhiên là 29.500ha kéo dài từ 18o 34’ đến 18o 47’
vĩ Bắc và trải rộng từ 105o 24’ đến 105o 37’ kinh Đông, dân số 155.470 người,
mật độ trung bình 516 người/km2, có 72.000 lao động. Toàn huyện có 23 xã và
1 thị trấn với 332 xóm, trong đó có 5 xã miền núi, 13 xã, thị có giáo dân.
Nam Đàn là huyện anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân và người dân
trên quê hương của Chủ tịch Hồ Chí Minh vĩ đại. Trong những năm qua Đảng
bộ và nhân dân Nam Đàn đã đoàn kết phấn đấu, khắc phục khó khăn tạo ra

nhiều tiến bộ quan trọng trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội – quốc phòng và an
ninh: Kinh tế tiếp tục chuyển dịch đúng hướng và có bước tăng trưởng khá, văn
hóa xã hội có nhiều chuyển biến tích cực, quốc phòng an ninh được giữ vững,
trật tự an toàn xã hội được đảm bảo, hoạt động của hệ thống chính trị có nhiều
tiến bộ.
UBND huyện Nam Đàn:
• Địa chỉ: Khối Phan Bội Châu, thị trấn Nam Đàn, huyện Nam Đàn, tỉnh
Nghệ An
• Điện thoại: 0383.822.150 Fax: 0383.822.111
• Website: />2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
2.1.Chức năng:
- UBND huyện Nam Đàn do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước
HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. Chịu trách nhiệm thi hành Hiến
pháp, Luật các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của
HĐND, UBND tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ.
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

3

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- UBND huyện Nam Đàn là một bộ phận của hệ thống cơ quan hành
chính Nhà nước, chịu sự quản lý trực tiếp của UBND tỉnh Nghệ An và chịu sự
lãnh đạo thống nhất của Chính phủ. UBND thực hiện chức năng quản lý nhà

nước ở địa phương, đảm bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển Kinh tế,
Văn hóa - Xã hội, củng cố Quốc phòng – An ninh và thực hiện các chính sách
trên địa bàn huyện.
2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Xây dựng, trình HĐND huyện quyết định các nội dung sau và tổ chức
thực hiện các nghị quyết của HĐND huyện:
+ Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của
HĐND huyện. Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ về quốc phòng, an
ninh; biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội
phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham
nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ
chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích
hợp pháp khác của công dân trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.
+ Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện.
+ Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu,
chi ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách huyện; điều chỉnh dự
toán ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán
ngân sách địa phương.
+ Quyết định biện pháp phát triển hệ thống giáo dục mầm non, tiểu học và
trung học cơ sở; biện pháp phát triển sự nghiệp văn hóa, thông tin, thể dục, thể
thao; biện pháp bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phòng, chống dịch bệnh,
thực hiện chính sách dân số, kế hoạch hóa gia đình; biện pháp phát triển việc
làm, thực hiện chính sách ưu đãi đối với người có công với cách mạng, chính
sách bảo trợ xã hội, xóa đói, giảm nghèo; biện pháp bảo đảm việc thực hiện
chính sách dân tộc, tôn giáo trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển
kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,
nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng
điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài
nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên

Sinh viên: Đinh Thị Thúy

4

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện. Phân cấp, ủy quyền cho UBND xã, cơ quan,
tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện.
2.3.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn:
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ vào tình hình đặc điểm cụ thể mà UBND huyện Nam Đàn có cơ
cấu tổ chức như sau: UBND huyện Nam Đàn là đơn vị hành chính cấp huyện
loại II nên cơ cấu tổ chức gồm có: 01 Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịch và 16 phòng,
ban chuyên môn. Phân công nhiệm vụ của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND
huyện Nam Đàn dựa theo Quyết định số 4425/QĐ-UBND ngày 07/7/2016 của
UBND huyện Nam Đàn( Phụ lục 10)
-Chủ tịch: Ông Đinh Xuân Quế
Lãnh đạo, chỉ đạo điều hành quản lý mọi mặt hoạt động của UBND
huyện; trực tiếp theo dõi và chỉ đạo các phòng, ban cơ quan: Văn phòng UBND
huyện, phòng Tài chính và Kế hoạch, Tư pháp, Thanh tra, Nội vụ.
-Phó Chủ tịch Thường trực: Ông Nguyễn Hồng Sơn
Thay mặt Chủ tịch chủ trì và điều phối hoạt động chung của UBND
huyện khi Chủ tịch vắng mặt hoặc Chủ tịch ủy quyền; báo cáo Chủ tịch những

công việc đã được giải quyết khi Chủ tịch về; được Chủ tịch ủy quyền làm
người phát ngôn cho báo chí; thực hiện các công việc do Chủ tịch phân công.
Theo dõi và chỉ đạo các phòng ban và cơ quan: Ban quản lý các dự án đầu tư
xây dựng huyện, phòng Văn hoá và Thông tin, Y tế, Giáo dục - Đào tạo, Lao
động Thương binh và xã hội, Trung tâm Dân số Kế hoạch hóa gia đình.
-Phó Chủ tịch phụ trách Nông Lâm: Ông Hồ Sỹ Hải
Giúp Chủ tịch theo dõi công tác Quản lý đất đai – môi trường; quản lý
xây dựng cơ bản thuộc lĩnh vực phụ trách.( Theo dõi chỉ đạo, xây dựng kế hoạch
đầu tư, phê duyệt thiết kế dự toán); chủ trì tiếp công dân theo sự phân công của
Chủ tịch; thực hiện các công việc do Chủ tịch phân công. Theo dõi và chỉ đạo
các phòng ban và cơ quan: Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Văn
phòng nông thôn mới, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký
quyền sử dụng đất, Phòng Kinh tế & Hạ tầng; Chi cục Thống kê.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, UBND huyện Nam Đàn đã thành lập
các phòng, ban chức năng thực hiện chức năng công tác tham mưu cho lãnh đạo
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

5

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

về mặt công tác chuyên môn, và hoạt động theo chế độ thủ trưởng gồm: Văn
phòng HĐND – UBND; Phòng Tài chính - Kế hoạch; Phòng Y tế; Phòng Lao
động Thương binh - Xã hội; Phòng Kinh tế & Hạ tầng; Phòng Tài nguyên và
Môi trường; Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn; Phòng Văn hóa

Thông Tin; Phòng Thanh tra huyện; Phòng Giáo dục và Đào tạo; Phòng Tư
pháp; Phòng Nội Vụ; Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất; Chi cục Thống
kê; Trung tâm Dân số kế hoạch hóa gia đình; Văn phòng Nông thôn mới.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn( Phụ lục 1)
II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác văn phòng
của UBND huyện Nam Đàn
1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
1.1.1.Chức năng :
Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn là cơ quan tham mưu, tổng
hợp giúp HĐND, UBND cấp huyện như sau:
-Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các đại
biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND giao.
- Tổ chức hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND chỉ đạo, điều hành
các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà nước; giúp Chủ tịch UBND
cấp huyện tổ chức điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn
cấp huyện, HĐND và UBND cấp xã để thực hiện chương trình, kế hoạch của
UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện.
- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND cấp huyện, tham mưu giúp UBND cấp huyện về công tác ngoại vụ.
1.1.2. Nhiệm vụ:
- Xây dựng, trình Chủ tịch UBND huyện chương trình, kế hoạch công tác
hàng năm của UBND huyện, tham mưu giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, UBND
chỉ đạo triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch đã được duyệt
- Tham mưu giúp UBND, Chủ tịch UBND ra các quyết định quản lý: Tổ
chức thu nhận thông tin từ các nguồn, báo cáo của các đơn vị, văn bản của cấp
trên. Tổng hợp, xử lý thông tin thu nhận được, báo cáo để Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch có thêm cơ sở ra các Quyết định quản lý. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện
các quyết định quản lý của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch.
- Tham mưu, làm đầu mối giúp Chủ tịch và UBND trong việc theo dõi các

Sinh viên: Đinh Thị Thúy

6

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đơn vị, phòng, ban chuẩn bị các đề án, phương án, dự án của UBND bao gồm:
Lập chương trình, kế hoạch xây dựng các đề án, phương án, dự án trình UBND
huyện quyết định.Thông báo cho các đơn vị, cá nhân có liên quan triển khai xây
dựng các Đề án, Phương án, Dự án theo chương trình kế hoạch đã phê
duyệt.Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các đề án, phương án, dự án được cấp có
thẩm quyền phê duyệt.
- Xây dựng các báo cáo định kỳ và đột xuất về kết quả thực hiện nhiệm vụ
của UBND huyện, cụ thể: Yêu cầu các đơn vị liên quan cung cấp thông tin, báo
cáo phục vụ cho công tác tổng hợp, tham mưu của Văn phòng. Làm báo cáo
định kỳ hàng tháng, báo cáo quý, 6 tháng, năm và đột xuất gửi UBND tỉnh,
Huyện ủy, HĐND, UBND huyện và các Cơ quan liên quan theo chế độ quy
định. Dự thảo báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động điều hành của UBND huyện
trình UBND và Chủ tịch phê duyệt.
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại trụ sở HĐND, UBND huyện.
- Thành lập Ban Tiếp dân trực thuộc Văn phòng; phối hợp với Thanh tra
huyện và các phòng ban giúp Thường trực HĐND và UBND huyện trong việc tổ
chức tiếp công dân, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định
của pháp luật
- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ hành chính tại trụ sở Cơ quan HĐND,

UBND huyện, bao gồm: Chuẩn bị báo cáo, tài liệu phục vụ các cuộc họp giao
ban của lãnh đạo. Là đơn vị duy nhất phát hành các loại văn bản của UBND
huyện (lấy số và dấu do Văn phòng quản lý). Làm đầu mối tổ chức các hội nghị,
hội thảo, các buổi lễ, các buổi tiếp khách theo quy chế làm việc của UBND
huyện. Cấp các loại giấy tờ hành chính cho cán bộ, công chức, viên chức tại Cơ
quan HĐND, UBND huyện theo quy định của pháp luật. Tổ chức mua cung cấp
báo, tạp chí và các ấn phẩm khác cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các phòng
ban trong cơ quan. Quản lý và sử dụng con dấu của HĐND, UBND huyện, dấu
tên của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, dấu bảo mật và các dấu hành chính khác
theo quy định.
- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại tại UBND huyện, thực hiện mối
liên hệ giữa Cơ quan với cấp trên, cấp dưới, với các Cơ quan tổ chức khác và
công dân, cụ thể: Làm đầu mối dự thảo các văn thư giao tiếp của Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch với các Cơ quan tổ chức. Làm đầu mối tiếp khách đến làm việc với
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

7

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND huyện.
Làm đầu mối chuẩn bị các nội dung giải trình của UBND trước cử tri và
HĐND.
- Quản lý, vận hành, khai thác mạng thông tin của cơ quan UBND, tổ
chức thực hiện phần mềm eOffice trong điều hành quản lý hành chính Nhà

nước.
- Quản lý tài sản, kinh phí, thực hiện quy chế dân chủ trong cơ quan đảm
bảo tiết kiệm, có hiệu quả.
- Ban hành một số quy định cụ thể trong hoạt động của cơ quan.
- Đảm bảo các điều kiện cần thiết cho cơ quan hoạt động tốt, đảm bảo hậu
cần cho hoạt động của công sở liên quan đến tài chính, trang thiết bị, phương
tiện như xe, điện, nước, nhà ăn....
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn
Văn phòng HĐND-UBND huyện là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND
huyện, làm việc theo chế độ Thủ trưởng, Cơ cấu tổ chức Văn phòng gồm có:
-01 Chánh Văn phòng và 03 Phó Văn phòng giúp việc Chánh Văn phòng
điều hành một số lĩnh vực trong thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng được phân
công.( Hiện tại có 1 Phó Chánh văn phòng làm nhiệm vụ tăng cường ở cơ sở:
Chủ tịch UBND xã Nam Giang)
- Các cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ: Tổng hợp, Văn Thư - Lưu trữ, Tài
vụ, Tạp vụ, Lái xe, Nhà ăn, In ấn photo tài liệu, Bảo vệ, Quản trị mạng.
- Số lượng biên chế, chế độ chính sách đặc thù đối với cán bộ, công chức,
viên chức thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện do UBND, Chủ tịch UBND
huyện quy định.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn
( Phụ lục 2)

1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong văn phòng
Vị trí việc làm là công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệp
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

8

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoặc chức vụ quản lý tương ứng; là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơ
cấu viên chức để thực hiện tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong đơn vị
sự nghiệp công lập. Việc xác định vị trí việc làm là một bước chuyển từ quản lý
đội ngũ cán bộ, công chức theo hệ thống chức nghiệp sang quản lý đội ngũ cán
bộ, công chức trên cơ sở kết hợp giữa tiêu chuẩn chức danh với vị trí việc làm.
Thực hiện Luật số 22/2008/QH12 ngày 13/11/2008 của Quốc hội về Luật
công chức, viên chức; Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2014 của Chính
phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức thì Văn phòng HĐND- UBND
huyện Nam Đàn đã xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc
cho các vị trí trong văn phòng.
Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng( Phụ lục 3)
=> Xác định vị trí việc làm và mô tả các vị trí đã giúp CBCC nắm được vị
trí cũng như công việc của mình và thực hiện theo những nhiệm vụ quy định đó;
đồng thời giúp lãnh đạo dễ quản lý, phân công công việc đúng từng vị trí
2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn
2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ:
- Công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn được thực hiện
theo các Văn bản của Nhà nước như:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác Văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa
đổi bổ sung một số điều của nghị định 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản hành chính; Luật Lưu trữ năm 2011; Thông tư
04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế
công tác Văn thư – Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
-Văn bản của UBND huyện Nam Đàn quản lý về công tác Văn thư- Lưu trữ:
Quyết định số 193 /QĐ-UBND ngày 07/02/2013 của UBND huyện Nam
Đàn ban hành quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ.( Phụ lục 10)
2.2. Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác
Xây dựng chương trình công tác là yêu cầu đầu tiên của một cách làm
việc khoa học, đảm bảo cho công việc của cơ quan được thống nhất, tránh chồng
chéo, lẫn lộn, phát huy tối đa trí tuệ, tính sáng tạo của cán bộ nhân viên trong cơ
quan.
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

9

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khi xây dựng kế hoạch công tác cần phải ưu tiên những công việc trọng
tâm, những nhiệm vụ chính để làm trước, tránh bỏ sót và không đạt hiệu quả.
Xây dựng kế hoạch công tác phải phù hợp với chủ trương, chính sách, đường lối
của Đảng, pháp luật của Nhà nước và phải có thời gian để chuẩn bị, từ đó công
việc mới đạt được hiệu quả.
Kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và
phương thức thực hiện các mục tiêu định hướng đó của cơ quan tổ chức trong
một thời gian nhất định. Để cho quá trình vận hành hoạt động của HĐNDUBND, Văn phòng và các phòng, ban trong cơ quan hoạt động có hiệu quả, thì

phòng Tổng hợp thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác thường kỳ(
năm, tháng, tuần)
Văn phòng HĐND - UBND huyện có trách nhiệm tham mưu cho UBND
trong việc xây dựng, điều chỉnh, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác
này. Trong quá trình xây dựng chương trình công tác, Văn phòng phải phối hợp
chặt chẽ với Văn phòng Huyện ủy để không xảy ra tình trạng chồng chéo hoạt
động giữa Bí thư, Phó Bí thư Huyện ủy; Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND huyện;
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện.
+ Kế hoạch công tác năm gồm những nhiệm vụ, giải pháp của UBND
huyện trên các lĩnh vực công tác trong năm, báo cáo, đề án về cơ chế chính sách,
kế hoạch thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của UBND huyện, Chủ tịch
UBND huyện hoặc trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong năm. Chương
trình công tác năm sau được chuẩn bị và lập vào quý cuối cùng của năm trước.
+ Kế hoạch công tác tháng là cụ thể hoá kế hoạch công tác quý được quy
định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc cần bổ sung, điều
chỉnh trong tháng. Chương trình công tác tháng được chuẩn bị và lập vào tuần
cuối cùng của tháng trước
+ Lịch công tác tuần gồm các công việc mà Chủ tịch và Phó Chủ tịch giải
quyết hàng ngày trong tuần. Lịch công tác tuần được chuẩn bị và lập vào ngày
cuối cùng của tuần trước.
Quy trình xây dựng các chương trình, kế hoạch này tuân theo các bước:
-Bước 1: Các phòng, ban đăng ký chương trình công tác
Văn phòng yêu cầu các phòng, ban đăng ký những việc ở UBND huyện
thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo cơ quan. Những việc này cần phải
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

10

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đưa vào chương trình công tác chung của UBND huyện
-Bước 2: Xây dựng bản thảo
Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu thập
được từ các đơn vị, Văn phòng tổng hợp và xây dựng bản thảo chương trình
công tác chung của UBND huyện.
-Bước 3: Lấy ý kiến góp ý, hoàn thiện bản dự thảo
Sau khi xây dựng bản thảo, Văn phòng gửi bản dự thảo tới các phòng,
ban để lấy ý kiến đóng góp về chương trình công tác của UBND huyện. Khi
nhận được những ý kiến đóng góp của các phòng, ban, Văn phòng chỉnh sửa lại
bản dự thảo hoàn chỉnh.
-Bước 4: Chánh Văn phòng duyệt lại chương trình công tác
-Bước 5: Trình ký lãnh đạo UBND và hoàn thiện thủ tục ban hành
-Bước 6: Ban hành văn bản
=>Nhận xét về công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác của
UBND huyện Nam Đàn:
-Ưu điểm: Việc xây dựng chương trình công tác dựa trên công việc trong
cơ quan đã đảm bảo cho lãnh đạo điều hành công việc được thống nhất, tránh
chồng chéo, mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của
UBND. Giúp cơ quan chủ động công việc không bỏ sót việc, phân bổ hợp lý về
quỹ thời gian, tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí, thực hiện hiệu quả các
nhiệm vụ đề ra. Giúp mỗi người có trách nhiệm hơn với công việc của mình.
Đây là cơ sở bình xét năng lực làm việc của văn phòng UBND huyện;
-Nhược điểm: Chưa có quỹ thời gian dự trữ để đề phòng những công việc
đột xuất xảy ra. Đôi khi do lãnh đạo bận họp hoặc việc đột xuất chương trình
công tác chưa tiến hành theo đúng dự kiến. Khi có bổ sung, thay đổi chương

trình công tác thì bộ phận, đơn vị chưa đề nghị bằng văn bản(tờ trình) để thủ
trưởng cơ quan đồng ý thay đổi chương trình.
Sơ đồ hóa công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác của
UBND huyện Nam Đàn( Phụ lục 4)
2.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Nam Đàn
2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản
lý của UBND huyện Nam Đàn
UBND huyện Nam Đàn có thẩm quyền ban hành tất cả các văn bản hành
chính thông thường như: Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Công văn,
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

11

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Kế hoạch, Giấy mời,...
Qua việc phân công công việc, trách nhiệm của Lãnh đạo UBND huyện
Nam Đàn thì cũng có sự phân công về thẩm quyền ban hành các hình thức văn
bản của UBND huyện, cụ thể:
- Chủ tịch UBND huyện: Ký các văn bản quan trọng, các văn bản xin ý
kiến chỉ đạo của UBND tỉnh, Thường trực, Ban Thường vụ Huyện uỷ; các văn
bản về tổ chức, bộ máy, cán bộ: Kế hoạch phát triển KTXH, quốc phòng an
ninh, trật tự an toàn xã hội; đối ngoại; ngân sách huyện hằng năm; công tác thi
đua khen thưởng; quy chế và lề lối làm việc của UBND; địa giới hành chính;
kêu gọi đầu tư, phê duyệt chủ trương đầu tư và quyết định đầu tư, kết quả đấu

thầu, chỉ định thầu về xây dựng cơ bản trên địa bàn; đất đai, khoáng sản, môi
trường; công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo.
- Phó Chủ tịch Thường trực: Ký thay Chủ tịch các văn bản thuộc lĩnh vực
phụ trách (trừ những văn bản thuộc thẩm quyền Chủ tịch ký): Giáo dục - Đào
tạo, Văn hoá, Thể thao, Thông tin truyền thông, gia đình, du lịch; Bưu chính;
Viễn thông, Lao động Thương binh và Xã hội, bảo trợ trẻ em, xoá đói giảm
nghèo, giải quyết việc làm, xuất khẩu lao động, bảo trợ xã hội; Ngân Hàng chính
sách XH, Dân số KHHGĐ; chữ thập đỏ; Truyền thanh truyền hình, Y tế; giáo
dục quốc phòng; Ban quản lý các dự án ĐTXD huyện.
- Phó Chủ tịch Nông Lâm: Ký thay Chủ tịch các văn bản thuộc lĩnh vực
phụ trách (trừ những văn bản thuộc thẩm quyền Chủ tịch ký): Nông nghiệp,
khuyến nông, thuỷ lợi, phòng chống bão lụt, lâm nghiệp, công tác thú y, công
tác bảo vệ thực vật, giống, vật tư cho sản xuất, định canh định cư, quản lý hợp
tác xã; chuyển nhượng đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; chương
trình mặt trận quốc gia về Nông thôn mới; công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ thương mại, khoa học công nghệ, làng nghề, giao thông.
- Chánh Văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch các văn bản công văn, thông báo,
giấy mời họp,… khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch có chỉ đạo, các giấy giới thiệu, giấy đi
đường, sao y, sao lục và các văn bản theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo huyện.
- Phó Chánh Văn phòng ký thay Chánh Văn phòng các văn bản thuộc lĩnh
vực phân công.
- Các phòng, ban chuyên môn có trách nhiệm soạn thảo các văn bản thuộc
phạm vi của mình, trình ký với Lãnh đạo phụ trách trực tiếp.
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

12

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

=> Phân công cụ thể về thẩm quyền ban hành đã giúp cho Lãnh đạo
UBND huyện biết được phạm vi thẩm quyền ký của mình, các phòng biết được
cấp trên trực tiếp của mình để thực hiện; tránh gây ra tình trạng ký không đúng
thẩm quyền, sai thẩm quyền ký.
2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND
huyện Nam Đàn
2.3.2.1. Ưu điểm
Nhìn chung các văn bản của UBND huyện tuân thủ theo Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và
Thông tư số 01/2010/TT-BNV ngày 19/ 01/2010 về hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản gần
đúng theo quy định, gồm có 09 thành phần cơ bản đối với cả văn văn bản Quy
phạm pháp luật và văn bản Hành chính thông thường; ngoài ra còn một số thành
phần bổ sung khác như: dấu chỉ mức độ mật khẩn, thể thức sao văn bản,... Kỹ
thuật trình bày văn bản như khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, vị trí các
thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết khác đã được
UBND huyện áp dụng trình bày khá tốt. Kỹ thuật trình bày văn bản nhìn chung
đảm bảo tính chính xác, khoa học, tính pháp lý chân thực và tính thẩm mỹ.
2.3.2.2.Nhược điểm
Nhìn chung các văn bản của UBND huyện đều đảm bảo thể thức và kỹ
thuật trình bày, tuy nhiên bên cạnh đó cũng có một số nhược điểm:
Ví dụ: Tại công văn số 1452/UBND-VX ngày 31/8/2016 về việc phối hợp
tổ chức các hoạt động văn hóa văn nghệ với Học viện Cảnh sát nhân dân( Xem
tại phụ lục..)
Gạch chân dưới phần quốc hiệu tiêu ngữ chưa đẹp, chưa căn chỉnh Quốc

hiệu tiêu ngữ và địa danh ngày tháng năm. Ở phần Kính gửi trình bày sai quy
định. Các phần 1 thì sau 1,2,3 là dấu chấm( 1.), chứ không phải dấu gạch ngang
như vậy( 1-).Nơi nhận cũng chưa đảm bảo, còn có khoảng cách trên dưới ở nơi
nhận và “như trên”
- Một số văn bản chưa đúng thể thức: căn lề,cỡ chữ,kiểu chữ chưa đúng,..
2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của
UBND huyện. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
2.3.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện.
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

13

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước được sắp xếp một cách
khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác
soạn thảo văn bản, theo đúng chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động.
Hằng ngày văn phòng HĐND - UBND huyện được lãnh đạo UBND
huyện phân công soạn thảo các văn bản với số lượng tương đối lớn. Đó có thể là
Công văn, Giấy mời, Quyết định, Thông báo,...; tùy theo từng loại, tùy theo tính
chất nội dung của từng văn bản mà quy trình soạn thảo và ban hành có thể phức
tạp hoặc đơn giản ở những mức độ khác nhau, song nhìn chung quy trình soạn
thảo và ban hành một văn bản dù phức tạp hay đơn giản thì cũng được tuân thủ
theo đúng quy định của cơ quan, của nhà nước và đều phải tuân theo các bước
cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị
Phân công soạn thảo văn bản : phân công cho các phòng, ban hoặc các cá
nhân soạn thảo văn bản; Xác định mục đích văn bản, đối tượng và phạm vi áp
dụng của văn bản; Xác định tên loại văn bản; Thu thập và xử lý thông tin, loại
bỏ những thông tin không cần thiết.
Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
Đề cương văn bản được xác định trên cơ sở những vấn đề được xác định
trong mục đích và giới hạn của văn bản; Đề cương văn bản phải thể hiện rõ bố
cục của văn bản và khái quát được những ý tưởng hoặc quy phạm dự định đưa
vào các phần hoặc chương,mục của văn bản; Viết bản thảo phải bám sát đề
cương, phân chia dung lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Sử
dụng linh hoạt các từ, cụm từ liên kết các câu, đoạn để văn bản trở thành thể
thống nhất, trọn vẹn về cả nội dung lẫn hình thức; Kiểm tra, rà soát bản thảo về:
bố cục, nội dung, thể thức, về sử dụng ngôn ngữ, diễn đạt, trình bày.
Bước 3: Ký, duyệt văn bản
- Phòng, ban, cá nhân soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản
lên cấp trên để xem xét thông qua;
- Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ :Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo
văn bản; Bản dự thảo; Văn bản thẩm định( nếu có ); Bản tập hợp ý kiến tham
gia( nếu có); Các văn bản, giấy tờ khác có liên quan( nếu có)
- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp( Trưởng hoặc Phó) duyệt nội dung bản thảo.
- Chánh văn phòng( Phó Chánh văn phòng) duyệt thể thức và tính pháp lý.
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

14

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Lãnh đạo cơ quan( Chủ tịch và các Phó Chủ tịch phụ trách từng lĩnh
vực) duyệt và ký ban hành.
Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản.
Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy( hoặc in ), soát lại văn bản. Sau
khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện thể thức và
làm thủ tục ban hành : Ghi số ngày tháng năm ban hành văn bản; Vào sổ văn
bản đi, sổ lưu; Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành; Đóng dấu cơ quan; Làm
các thủ tục ban hành; Lưu văn bản theo quy định hiện hành( Lưu bản gốc tại
Văn thư)
Sơ đồ hóa công tác soạn thảo và ban hành văn bản( Phụ lục 5)
2.3.3.2. So sánh các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của
UBND huyện Nam Đàn với quy định hiện hành; nhận xét, đánh giá.
- So sánh: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện
Nam Đàn được thực hiện theo những quy định của Nhà nước. Theo Điều 7
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thì các
bước của việc soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện đã đúng theo yêu
cầu của Nhà nước, tuy nhiên các bước được triển khai chi tiết, chia thành các
bước nhỏ hơn so với các bước trong quy định nhưng tất cả đều tuân theo các
bước mà Thông tư đã đề ra.
-Nhận xét, đánh giá:
+ Quy trình soạn thảo văn bản thực hiện đúng theo quy định của nhà nước;
các phòng, ban, cá nhân soạn thảo đã tuân thủ theo trình tự các bước soạn thảo.
+ Đã thực hiện tốt quy trình soạn thảo văn bản quản lý, các bước trong
quy trình rất cặn kẽ, chi tiết, cụ thể và đảm bảo cho việc ban hành một văn bản.
+ Việc xử lý thông tin tốt đã giúp những văn bản lập ra không bị chồng
chéo, lặp thông tin và có những văn bản phù hợp với chính sách của Nhà nước,

phù hợp với thực tế và có tính chân thực cao,
+ Việc làm tốt quy trình soạn thảo văn bản đã giúp có những văn bản
chính xác, đúng về thể thức, văn phong, ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu.
2.4.Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
2.4.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản
đến; lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Nam Đàn
2.4.1.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

15

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn bản đi của UBND huyện Nam Đàn bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn
bản nội bộ và văn bản mật) do UBND huyện ban hành ra để thực hiện hoạt động
quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được gửi tới
các đối tượng có liên quan.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND huyện Nam Đàn:
Sau khi văn bản được kiểm duyệt và ký chính thức thì chuyển giao cho
văn thư cơ quan, cán bộ văn thư cơ quan thực hiện các công việc sau:
-Ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản
+ Tất cả văn bản đi của UBND huyện được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan do Văn thư thống nhất quản lý; trừ một số trường hợp pháp luật có
quy định khác. Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được

thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành; việc ghi ngày, tháng, năm của
văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9
Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Đăng ký văn bản đi: Các văn bản của UBND huyện được đăng ký vào
Sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan chung.
- Nhân bản các văn bản đủ số lượng: Văn bản đi được nhân bản theo
đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian
quy định. Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản
1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
-Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Văn
bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày
văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn
bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
Chuyển giao văn bản đi trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác hoặc chuyển
phát văn bản đi qua Bưu điện hoặc chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua
mạng.
- Lưu văn bản đã phát hành: lưu 02 bản: 01 bản gốc lưu tại Văn thư và 01
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

16

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc; bản gốc lưu tại Văn thư
phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Nhận xét:
-Ưu điểm: Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND huyện
được quản lý rất chặt chẽ trong từng khâu, do đó mà các khâu xử lý văn bản đi
không chồng chéo, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng từ soạn thảo văn bản
cho đến gửi văn bản đi, lưu hồ sơ. Công tác soạn thảo được phân công rõ ràng
cho từng chuyên viên đơn vị phụ trách lĩnh vực. Do vậy, người soạn thảo có thể
nắm chắc được chức năng nhiệm vụ từng lĩnh vực của từng đơn vị hoạt động
tránh được tình trạng sai lệch nội dung văn bản.
-Nhược điểm: Soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo, việc kiểm tra
thể thức, nội dung văn bản phải qua lại giữa các bước mất thời gian và tiến độ
giải quyết công việc chậm. Tất cả các văn bản đi phát hành được đăng ký theo
từng sổ riêng, tuy nhiên việc đăng ký bên trong sổ của văn thư rất sơ sài
Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi( Phụ lục 6)
2.4.1.2.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật,…) và đơn, thư gửi đến UBND huyện.
Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến thì UBND huyện thực hiện:
-Tiếp nhận văn bản đến: Văn thư tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số
lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì
không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi
trên bì( đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư tiếp nhận
văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải
lập biên bản với người chuyển văn bản.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:

+ Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi cho UBND huyện.
+ Loại không bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật

hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong UBND huyện thì Văn
thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là
văn bản liên quan đến công việc chung của UBND huyện thì cá nhân nhận văn
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

17

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
-Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến: Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng
ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến
trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và
qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu
“Đến”. Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi
đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận
mà không phải đóng đấu “Đến”.
- Đăng ký văn bản đến: UBND huyện Nam Đàn đăng ký văn bản đến
bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
- Trình, chuyển giao văn bản đến: Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư
phải trình kịp thời cho Lãnh đạo UBND huyện xem xét và cho ý kiến phân phối,
chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và

chuyển giao ngay sau khi nhận được. Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có
thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải
quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối
tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Khi nhận
được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo
thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.Lãnh đạo
UBND huyện giao cho Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm
thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Đối với văn bản đến có
dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại
nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Nhận xét:
-Ưu điểm: Quy trình xử lý văn bản đến khá chặt chẽ thuận lợi cho việc áp
dụng ISO vào chương trình quản lý văn bản. Văn thư nhập văn bản đến để lấy
số cũng giống như nhập số văn bản đi, khi tra tìm sẽ nhanh và chính xác. Văn
thư ghi ý kiến xử lý vào trong phần mềm khi tra tìm lại văn bản sẽ biết đơn vị
nào chịu trách nhiệm giải quyết văn bản, không thể chối bỏ công việc
-Nhược điểm: Trình tự giải quyết văn bản ở các khâu phải chuyển qua lại
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

18

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiều lần. Văn thư sau khi trình thì mới lấy số, ngày tháng văn bản đến do đó
khó theo dõi được các văn bản đến, văn bản có thể bị mất hoặc thất lạc.
Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến( Phụ lục 7)
2.4.1.3. Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc hoặc có cùng đặc trưng tên loại, tác giả… hình thành trong quá trình
giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Lập hồ sơ là một khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, nếu giải
quyết xong công việc mà chưa lập hồ sơ thì xem như chưa hoàn thành công việc.
Quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Nam Đàn:
-Mở hồ sơ.
-Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ.
-Phân chia đơn vị bảo quản; sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản.
-Biên mục hồ sơ: đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc,
viết bìa hồ sơ.
Sơ đồ hoá quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan ( Phụ lục 8)
2.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị
2.4.2.1. Ưu điểm
- Công tác lập hồ sơ hiện hành ở UBND huyện Nam Đàn đã được thực
hiện theo các quy định của Nhà nước như : Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính
phủ ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004; Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10
của Ủy ban thường vụ quốc hội ban hành ngày 04 tháng 4 năm 2001.
- Tổ chức thu thập và sắp xếp hồ sơ, tài liệu của HĐND-UBND sản sinh ra một
cách khoa học, hợp lý, có thứ tự ngăn nắp; hầu hết các hồ sơ tài liệu được phân loại theo
từng mảng nên rất thuận lợi trong việc tra tìm và bảo quản tài liệu.
- Công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện theo từng tháng để đảm
bảo các văn bản được lưu trữ cẩn thận, tránh thất lạc văn bản và phục vụ cho
việc tìm kiếm văn bản dễ dàng, thuận lợi. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác

lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt và lâu dài của cơ quan
2.4.2.2. Nhược điểm:
-Có nhiều văn bản các phòng chưa giao nộp cho văn thư đúng thời hạn để
văn thư lập hồ sơ theo đúng thời gian quy định nên còn thiếu nhiều tài liệu trong
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

19

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

một số lĩnh vực để lập hồ sơ.
-Một số tài liệu được phân chia cho đơn vị bảo quản, chỉnh lý, sắp xếp nên khó
bảo quản, thông kê.
2.5.Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn
2.5.1.Tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề về lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Hiện nay, việc tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn được thực hiện
theo các quy định của Nhà nước như Luật Lưu trữ 2011; Công văn số
298/VTLTNN-NVTW ngày 08/5/2013 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước về
việc báo cáo tình hình công tác Văn thư – Lưu trữ và Quyết định số 193/QĐUBND ngày 07/02/2013 của UBND huyện Nam Đàn ban hành quy chế công tác
VT-LT.
- Số lượng cán bộ Lưu trữ gồm có 01 cán bộ.

- Diện tích kho là: 10m2.
- Tình trạng kho: Kho lưu trữ được cán bộ phụ trách Lưu trữ thường
xuyên lau chùi, quét dọn sạch sẽ. Giá đựng tài liệu chắc chắn, đảm bảo.
- Phương tiện bảo quản: gồm 03 giá đựng tài liệu( mỗi giá có 3 tầng, kích
thước là 400 x 3600 x 2200), các hộp đựng tài liệu( đối với các tài liệu đã được
chỉnh lý), và cặp 3 dây( đối với các tài liệu chưa được chỉnh lý), 01 quạt trần.
+Đã chỉnh lý tài liệu từ năm 1977 đến năm 2013: Lập được 3426 hồ sơ,
tương đương với 85 mét giá, số hộp bảo quản là 1065 hộp. Đồng thời đã loại ra
được một khối lượng tài liệu hết giá trị, không có giá trị, tài liệu trùng thừa,
ngoài phông,... tương đương là 48 mét giá, và tiến hành tiêu hủy theo đúng quy
định của pháp luật.
+Tài liệu từ năm 2014 đến nay đang được CB Lưu trữ thực hiện chỉnh lý.
2.5.2.Nhận xét về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn
2.5.2.1. Ưu điểm
- Việc tổ chức lưu trữ được thực hiện theo đúng quy trình, quy định của
nhà nước, của UBND huyện.
- Tài liệu lưu trữ được bảo quản tốt.Tài liệu đã được chỉnh lý tốt phục vụ
cho việc bảo quản, tìm kiếm dễ dàng.
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

20

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Cán bộ Lưu trữ có trình độ và chuyên môn nghiệp vụ nên công việc diễn ra

dễ dàng thuận lợi; thực hiện tốt công tác phân loại theo đúng quy trình, quy định.
- Công tác tổ chức và sử dụng tài liệu ở UBND huyện Nam Đàn tiến hành
các thủ tục khai thác theo đúng luật định như viết phiếu yêu cầu khai thác và có
ký nhận đầy đủ.
2.5.2.2. Nhược điểm
- Do các phòng, ban nộp tài liệu mượn về cho Văn phòng muộn nên gây
ra khó khăn trong việc phân loại, sắp xếp và chỉnh lý tài liệu.
- Cơ quan chưa có phòng đọc riêng cho để phục vụ khai thác, sử dụng.
- Kho lưu trữ ở tầng 3 nên khó khăn trong việc vận chuyển, khai thác, sử
dụng tài liệu. Kho lưu trữ diện tích còn nhỏ, so với lượng tài liệu hiện tại thì
đang đủ nhưng trong tương lai thì không đủ.
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong Văn phòng HĐND-UBND huyện Nam Đàn
3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phòng.
Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn gồm có 12 phòng phục vụ
cho công tác hoạt động chung: 01 phòng của Chánh Văn phòng, 03 phòng của
Phó Chánh Văn phòng( hiện tại có 01 phòng của Phó Chánh Văn phòng đang đi
tăng cường cơ sở nên tạm thời không sử dụng), 01 phòng Văn thư, 01 phòng
Tổng hợp, 01 phòng Kế toán, 01 phòng Photo, 01 Nhà ăn, 01 phòng Bảo vệ, 01
phòng Lưu trữ, 01 phòng kho.

Trong đó, trang thiết bị văn phòng gồm có:
STT
1
2
3
4

Trang thiết bị Số lượng(Cái) STT Trang thiết bị

Máy tính
09
5 Điện thoại
Máy in
07
6 Quạt, Điều hòa
Máy photo
03
7 Tủ đựng tài

Số lượng(Cái)
05
15Q, 6ĐH
20

liệu
Máy scan
01
8 Bàn ghế
40( Bộ)
3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng

làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.
3.2.2.1. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng
Sinh viên: Đinh Thị Thúy

21

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A