Công tác hành chính văn phòng của văn phòng huyện uỷ yên phong
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (401.13 KB, 74 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
MỤC LỤC
SV: Nguyễn Thị Hoài
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT
Cụm từ viết tắt
Cụm từ đấy đủ
BTV
Ban thường vụ
BCHTW
Ban Chấp hành Trung ương
BDCT
Bồi dưỡng chính trị
GVHD
Giảng viên hướng dẫn
HUV
Huyện ủy viên
MTTQ
Mặt trận Tổ quốc
UBKT
Uỷ ban kiểm tra
CN. UBKT
Chủ nhiệm Uỷ ban kiểm tra
XDĐ
Xây dựng Đảng
CBCC
Cán bộ công chức
SV: Nguyễn Thị Hoài
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, ngồn nhân lực vừa có
chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý
tại các cơ quan còn thiếu.
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của Nhà trường
Khoa Quản trị văn phòng thành lập ngày 24/4/2014 theo Quyết định số
214/QĐ-ĐHNV của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trên cơ sở tách
ra từ Khoa Hành chính văn phòng (giai đoạn năm 2001 - 2004) và Khoa Hành
chính văn phòng và Thông tin Thư viện (giai đoạn năm 2004 - 2008). Với
phương châm đào tạo của Khoa: “Đào tạo theo nhu cầu xã hội:đào tạo cái gì xã
hội và doanh nghiệp cần chứ không phải đào tạo cái gì mình có”. Giúp người học
phát huy hết những năng lực tiềm ẩn của chính mình với một văn hoá giáo dục
hiện đại; cung cấp cho người học chương trình đào tạo về chất lượng cao về
khoa học quản trị - hành chính văn phòng góp phần phát triển nguồn nhân lực
phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước trong bối cảnh hội
nhập kinh tế quốc tế.
Để đáp ứng được phương châm đó Khoa Quản trị văn phòng đã đưa ra Kế
hoạch thực tập tốt nghiệp cho sinh viên tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Chuyến
thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng
những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào
công việc thực tế tại cơ quan. Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp
lại kiến thức, tập rượt, rèn luyện phẩm chất đqạo đức của một quản trị viên, là
cơ hội cho sinh viên đúc kết những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho
công tác sau này.
Với thời gian thực tế là 10 tuần (bắt đầu từ ngày 04/04/2106 đến ngày
11/3/2016), thời gian thực tập tuy ngắn nhưng được sự giúp đỡ của GVHD và
CBHD đã tạo cơ hội cho tôi áp dụng lý thuyết được trang bị vào công tác thực
SV: Nguyễn Thị Hoài
3
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
tiễn. Trong suốt thời gian thực tập, tôi đã có cơ hội thực hành các công việc văn
phòng như một nhân viên thực thụ, qua đó tôi đã tự rèn luyện được kỹ năng làm
việc và nang cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nhiệm vụ, từ đó nhận
thưc rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng.
Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của CBHD,
các nghiệp vụ Văn phòng, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công sở
của tôi đã được cải thiện rất nhiều – đó là kết quả lớn nhất mà tôi đã đạt được
trong chuyến đi thực tập này.
Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, các thầy, cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng và đặc biệt
là cô Lâm Thu Hằng đã trực tiếp hướng dẫn, trang bị cho chúng tôi những kiến
thức cơ bản và kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn trong công tác Văn phòng. Đồng
thời tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới lãnh đạo Văn phòng Huyện ủy huyện
Yên Phong và tất cả các bác, cô, chú, anh, chị là chuyên viên đang công tác tại cơ
quan đã hướng dẫn cho tôi về các nghiệp vụ chuyên môn trong văn phòng.
Và bài báo cáo này sẽ không hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ của
CBHD chị Mẫn Quỳnh Giang – cán bộ Văn thư-Lưu trữ của cơ quan, đã tận tụy
truyền dạy kiến thức cho tôi trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành tốt
chuyến thực tập này.
Vì thời lượng và kiến thức có hạn, nên trong khuôn khổ của bài báo cáo
này không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Vì vậy, rất mong nhận được sự
chỉ bảo và đóng góp ý kiến từ các thầy, cô giáo trong Trường và các bác, cô, chú,
anh, chị trong Huyện ủy để tôi hoàn thành tốt bài bào cáo và tự hoàn thiện bản
thân.
1. Lý do chọn đề tài
Nhằm mục đích tìm hiểu thực tế về các thủ tục Hành chính văn phòng,
công tác Văn phòng và các kỹ năng mềm của nhân viên, cán bộ mà Huyện ủy Yên
Phong đang áp dụng có mang lại hiệu quả cao hay không ?. Tôi đã chọn đề tài
SV: Nguyễn Thị Hoài
4
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
“Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở” cho chuyên đề báo cáo tốt nghiệp của mình.
Hy vọng rằng có thể vận dụng kiến thức đã học vào thực tế và tích luỹ thêm kinh
nghiệm, trao dồi học hỏi thêm về chuyên môn.
2. Mục tiêu nghiên cứu
– Hệ thống cơ sở lý luận về các thủ tục Hành chính và công tác văn phòng.
– Hệ thống các kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong công tác Văn
phòng.
– Phân tích tình hình thực tế tại Huyện ủy huyện Yên Phong.
– Rút ra nhận xét cùng một số giải pháp
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài
– Công tác tổ chức, điều hành của Huyện ủy huyện Yên Phong
- Kỹ năng giao tiếp ứng xử, văn hóa của nhân viên Văn phòng huyện ủy.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
– Đề tài dựa vào các tài liệu thu thập được từ Văn phòng Huyện ủy huyện
Yên Phong.
– Một số bài báo cáo của khóa trước.
– Các tài liệu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước và một số quy định
của cơ quan.
5 . Lịch sử vấn đề nghiên cứu
- Hiện nay, giao tiếp và văn hóa công sở đã trở thành một vấn đề nổi bật
trong các cơ quan hành chính nhà nước. Nhà nước cũng đã có quy chế quy định
cụ thể về văn hóa công sở, giúp cho các cơ quan thực hiện tốt chức năng, nhiệm
vụ của mình.
- Đã có khá nhiều tác giả đã tìm hiều và nghiên cứu về vấn đề nổi bật này
và cũng đã thu được nhiều kết quả đáng kể.
Tuy nhiên, vấn đề áp dụng nó vào trong đời sống thực tế hay nói cách
khác là áp dụng vào trong công sở hành chính nước ta hiện nay vẫn còn rất
SV: Nguyễn Thị Hoài
5
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
nhiều khó khăn vướng mắc. Mặc dù cán bộ, công chức trong cơ quan hành chính
nhà nước đã hiểu quy chế quy định những gì, cần phải thực hiện ra sao nhưng
việc thực hiện không đúng vẫn còn tồn tại làm cho việc thực hiện quy chế văn
hóa nơi công sở không có gì đổi mới. Chúng ta phải làm thế nào để giải quyết tốt
những vấn đề đặt ra một cách hiệu quả nhất để xây dựng một nền văn minh
công sở tiền tiến những đậm đà bản sắc dân tộc trong tương lai.
Và nhằm nâng cao kiến thức của bản thân về lĩnh vực văn hóa công sở để
giúp ích cho công việc sau này. Chính vì lẽ đó mà tất cả những người đã nghiên
cứu về vấn đề này thấy rằng mình cần phải đi sâu vào tìm hiểu các chính sách
pháp luật để làm rõ hơn các vấn đề văn hóa công sở hiện nay, tìm ra ưu khuyết
điểm trong việc áp dụng và thực hiện quy chế trong quản lý và xử lý trên cơ sở
đó đề xuất những giải pháp và tìm ra một hướng đi cụ thể.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết bằng phân tích, tổng hợp, thống kê
dựa trên các nguồn tư liệu như: các văn bản quy phạm pháp luật, những quy
định có liên quan của nhà nước từ TW đến địa phương, những tư liệu có sẵn liên
quan đến vấn đề nghiên cứu.
- Phương pháp phỏng vấn: Dựa trên bản đề cương phỏng vấn sâu đã lập
tiến hành phỏng vấn các CB, CC và người dân trực tiếp đến liên hệ giải quyết
công việc tại các bộ phận, tổ chức.
- Phương pháp quan sát: quan sát, ghi nhận và phân tích những tình
huống giao tiếp giữa CB, CC với nhân dân tại phòng tiếp dân huyện và một số
phòng chuyên môn thuộc Huyện ủy theo những nguyên tắc, chuẩn mực, phương
pháp vận dụng hiệu quả các kỹ năng giao tiếp hành chính nêu tại phần cơ sở lý
luận.
- Phương pháp xử lý, phân tích số liệu: phân tích, tổng hợp, thống kê, so
sánh các số liệu định tính và định lượng thu được trong quá trình nghiên cứu để
đánh giá, kết luận.
SV: Nguyễn Thị Hoài
6
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
7. Bố cục của đề tài
Bố cục dề tài gồm 3 phần:
Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan thực tập.
Phần 2: Chuyên đề tự chọn: “Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công
sở”.
Phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP
PHẦN 1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
Yên Phong là một huyện ở phía tây Bắc tỉnh Bắc Ninh. Đây là một huyện
nằm ven sông Cầu với nhiều làng quan họ được UNESCO công nhận là di sản văn
hóa phi vật thể.
Huyện Yên Phong được tái lập theo Nghị định 60/2007/NĐ-CP của Chính
phủ, hiện trạng đơn vị hành chính của Huyện có 13 xã, 01 thị trấn; diện tích đất
tự nhiên là là 112,5 km2 , là huyện có diện tích lớn của tỉnh Bắc Ninh, dân số là
134.600(năm 2004). Yên Phong nằm ở phía Tây Bắc tỉnh Bắc Ninh, phía Đông
giáp với thành phố Bắc Ninh, phía Đông Nam giáp với thị xã Từ Sơn, phía Bắc
huyện là sông Cầu, qua bên kia sông là các huyện Hiệp Hòa, Việt Yên của tỉnh
Bắc Giang, phía Tây giáp với các huyện Sóc Sơn, Đông Anh của Hà Nội. Nhận
được sự ưu ái về mặt tự nhiên và có truyền thống cần cù, sáng tạo, năng động
trong lao động, kiên cương bất khuất trong chiến tranh. Nhờ những yếu tố đó
mà ngày nay kinh tế huyện Yên Phong được phát triển theo hướng công nghiệp
hóa- hiện đại hóa toàn diện, cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tăng tỉ trọng
công nghiệp và dịch vụ, giảm tỉ trọng nông nghiệp hợp lí. Nền kinh tế của huyện
Yên Phong đang trên đà phát triển mạnh.
1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy
Yên Phong
SV: Nguyễn Thị Hoài
7
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Huyện ủy là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng bộ giữa hai nhiệm kỳ
Đại hội, có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện các mặt công tác của Đảng bộ và hệ
thống chính trị của huyện được quy định tại Điều lệ Đảng và Hiến pháp.
Huyện uỷ chịu trách nhiệm trước Tỉnh ủy, trước Đảng bộ và nhân dân
trong huyện về lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện đường lối, chính sách của Đảng,
pháp luật của nhà nước; các chỉ thị, nghị quyết của TW, của tỉnh và nghị quyết
Đại hội Đảng bộ huyện, đảm bảo kết hợp tốt các lợi ích của huyện với của tỉnh
và cả nước; nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật và nghĩa vụ với nhà nước; lãnh
đạo chính quyền làm tốt chức năng quản lý nhà nước trên địa bàn huyện.
Huyện uỷ lãnh đạo bằng nghị quyết và chủ trương của các hội nghị
Huyện ủy thông qua hoạt động chỉ đạo của BTV Huyện uỷ. Những vấn đề phải
đưa ra tập thể Huyện uỷ thảo luận và quyết định về:
1. Phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp và chính sách lớn về quy
hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn và hàng năm, kế hoạch ngân
sách của huyện, chủ trương thu, chi ngân sách hàng năm.
2. Những vấn đề có quan hệ đến đời sống vật chất, tinh thần; văn hoá – xã
hội của nhân dân; những vấn đề mới quan trọng về cơ chế, chính sách kinh tế,
quan hệ sản xuất liên quan đến nhiều mặt của địa phương.
3. Những vấn đề quan trọng về quốc phòng - an ninh, về xây dựng Đảng,
chính quyền, MTTQ và các đoàn thể nhân dân trong huyện .
4. Quán triệt và bàn các chủ trương, biện pháp thực hiện nghị quyết của
BCHTW, nghị quyết, chỉ thị của Bộ Chính trị, của tỉnh uỷ mà thấy cần thiết phải
đưa ra Huyện uỷ thảo luận.
5. Bàn và quyết định những vấn đề mà Điều lệ Đảng quy định như: Bầu
BTV, Bí thư, phó Bí thư, UBKT, CN.UBKT Huyện ủy; ban hành quy chế làm việc
của Huyện ủy, Quy chế làm việc của UBKT Huyện ủy; xét thi hành kỷ luật và đề
nghị thi hành kỷ luật đảng viên thuộc diện cấp ủy huyện quản lý; phân công
nhiệm vụ cho cấp ủy huyện phụ trách khối, ngành, xã –thị trấn; chuẩn bị văn
SV: Nguyễn Thị Hoài
8
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
kiện Đại hội, nhân sự Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện khoá mới . . .
6. Tổng kết công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện uỷ; tự phê bình và phê
bình theo sự chỉ đạo của cấp trên và theo định kỳ hàng năm.
7. Nghe báo cáo tình hình hoạt động của Ban Thường vụ Huyện uỷ hàng
quý và của Uỷ Ban kiểm tra Huyện uỷ theo định kỳ 6 tháng, 1 năm.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Huyện ủy Yên Phong (phụ lục 01)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Văn phòng Huyện uỷ Yên Phong
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong
* Chức năng
- Văn phòng Huyện uỷ là cơ quan tham mưu, tổng hợp của Huyện uỷ mà
trực tiếp và thường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực Huyện uỷ trong tổ
chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các cơ quan
tham mưu; tham mưu, đề xuất về chủ trương, biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo của
cấp ủy đối với lĩnh vực kinh tế – xã hội, nội chính, đối ngoại trong huyện; nguyên
tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng bộ.
- Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của Huyện uỷ và các cơ quan chuyên
trách tham mưu giúp việc Huyện ủy, bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cấp
uỷ; là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo của cấp uỷ huyện.
* Nhiệm vụ
- Nghiên cứu, đề xuất:
+ Xây dựng chương trình công tác của Ban chấp hành, Ban Thường vụ,
Thường trực Huyện uỷ; phối hợp với Ban Tổ chức Huyện ủy giúp Ban chấp hành,
Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ xây dựng và tổ chức quy chế làm việc.
+ Tham mưu, đề xuất, tổ chức thực hiện công tác đối ngoại của Huyện uỷ.
+ Sơ kết, tổng kết thực tiễn về công tác Văn phòng cấp uỷ.
SV: Nguyễn Thị Hoài
9
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
- Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, giám sát:
+ Đảm bảo công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Huyện uỷ; chế độ
cung cấp thông tin cho các ban, các đoàn thể, cấp uỷ viên và các tổ chức; theo
dõi, đôn đốc các chi, đảng bộ cơ sở, các cơ quan trực thuộc Huyện ủy, MTTQ, các
đoàn thể và các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ thông tin báo cáo cấp ủy theo
quy định.
+ Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi; quản lý,
khai thác mạng công nghệ thông tin; thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực
hiện chế độ bảo vệ bí mật của Đảng.
+ Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiểm tra, giám sát việc thực hiện
nhiệm vụ công tác văn phòng và công tác tài chính – kế toán cho các chi, đảng
bộ cơ sở.
- Thẩm định, thẩm tra:
+ Đề án của các cơ quan, tổ chức trước khi trình Ban Thường vụ, Ban
chấp hành và Thường trực về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban
hành và thể thức văn bản của đề án.
+ Nội dung các đề án thuộc lĩnh vực kinh tế – xã hội, nội chính trước khi
trình Ban Thường vụ, Thường trực (nếu được Ban Thường vụ, Thường trực
giao).
- Phối hợp:
+ Tham gia, phối hợp với các cơ quan liên quan nghiên cứu, đề xuất, tham
mưu cho cấp ủy huyện ban hành một số đề án, chỉ thị, nghị quyết, chương trình
hành động để triển khai, thực hiện tốt nghị quyết của Đại hội Đảng bộ huyện và
các chỉ thị, nghị quyết của cấp trên về phát triển kinh tế – xã hội, nội chính; tham
gia ý kiến với cơ quan nhà nước trong việc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của
Đảng về phát triển kinh tế – xã hội ở địa phương.
+ Tham gia, phối hợp với Ban Tổ chức Huyện uỷ trong việc quản lý tổ chức
bộ máy, cán bộ, biên chế Văn phòng.
SV: Nguyễn Thị Hoài
10
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
+ Phối hợp với các Ban xây dựng Đảng, chi, đảng bộ cơ sở trực thuộc
Huyện uỷ tham mưu giúp Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ chỉ đạo, kiểm
tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết định, quy
định, quy chế của Trung ương, Tỉnh uỷ và huyện về kinh tế – xã hội, nội chính; việc
thực hiện chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của Đảng bộ.
+ Phối hợp với các cơ quan tư pháp giúp Ban Thường vụ, Thường trực
Huyện uỷ chỉ đạo công tác nội chính, xử lý các vụ việc, vụ án nghiêm trọng, phức
tạp ở địa phương theo quy định.
+ Phối hợp với các cơ quan chức năng nhà nước trong việc quản lý quy
hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản; đầu tư dự án cho cơ quan Đảng theo
đúng quy định của pháp luật.
- Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ
giao:
+ Tiếp nhận và xử lý đơn thư gửi đến Huyện uỷ; kiến nghị với Thường
trực Huyện uỷ xử lý những đơn, thư có nội dung quan trọng; theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết một số đơn, thư được Thường trực Huyện uỷ giao. Phối hợp với
các cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân.
+ Tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy
định, quy chế của cấp ủy cấp trên; tình hình hoạt động của các cơ quan chuyên
trách tham mưu giúp việc Huyện ủy và các chi, đảng bộ cơ sở trực thuộc huyện
ủy. Giúp Huyện uỷ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất.
+ Quản lý, tổ chức khai thác tài liệu, phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị – xã hội theo quy định; giúp
Huyện uỷ chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư,
lưu trữ.
+ Là đại diện chủ sở hữu tài sản của Đảng bộ; trực tiếp quản lý tài chính,
tài sản, chi tiêu ngân sách Đảng. Đảm bảo điều kiện vật chất và các trang thiết
bị phục vụ hoạt động của cấp uỷ; bảo đảm tài chính và cơ sở vật chất khác cho
SV: Nguyễn Thị Hoài
11
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
cơ quan trực thuộc Huyện uỷ theo sự phân công, phân cấp.
+ Tổ chức quản lý, khai thác, ứng dụng, bảo vệ mạng thông tin diện rộng
của Đảng bộ; hướng dẫn công nghệ thông tin cho các cơ quan chuyên trách
tham mưu, giúp việc Huyện ủy và các Chi, Đảng bộ cơ sở.
+ Là đầu mối giúp Thường trực Huyện uỷ xử lý công việc hàng ngày; phối
hợp, điều hoà chương trình công tác của đồng chí Bí thư, các Phó bí thư và một
số hoạt động của các đồng chí Uỷ viên Ban Thường vụ để thực hiện quy chế làm
việc, chương trình công tác; phối hợp, điều hoà hoạt động các cơ quan tham
mưu phục vụ hoạt động của Huyện uỷ.
+ Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội Đảng bộ huyện; hội nghị Ban chấp
hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy triệu tập; các cuộc làm việc của
đồng chí Bí thư, Phó bí thư Huyện uỷ.
+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Ban Thường vụ, Thường trực
giao.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức
Phụ lục 02
2.2 Các vị trí công việc trong Văn phòng Huyện ủy Yên Phong
2.2.1 Nhân sự trong Văn phòng Huyện ủy
* Lãnh đạo văn phòng
- Đồng chí Nguyễn Hữu Quản – Chánh văn phòng.
- Đồng chí Nghiêm Quang Ý – Phó Chánh văn phòng.
* Các chuyên viên, cán bộ phụ trách các bộ phận
- Đồng chí Kiều Văn Việt – Chuyên viên tổng hợp – công nghệ thông tin –
cơ yếu.
- Đồng chí Mẫn Quỳnh Giang – Cán bộ văn thư – lưu trữ.
- Đồng chí Nguyễn Thị Điển – Cán bộ kế toán.
- Đồng chí Nguyễn Thị Hương Loan – Nhân viên đánh máy, thủ quỹ, tạp
vụ.
SV: Nguyễn Thị Hoài
12
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
- Đồng chí Bùi Văn Hội, đồng chí Nguyễn Khắc Tiệp – Lái xe.
- Nhân viên bảo vệ.
- Nhân viên cấp dưỡng.
- Nhân viên vệ sinh.
2.2.2 Mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng Huyện
ủy
Văn phòng Huyện ủy Yên Phong làm việc theo chế độ Thủ trưởng chế.
Nhiệm vụ phân công cụ thể của từng cá nhân trong phòng như sau:
* Lãnh đạo văn phòng
1. Chánh văn phòng Huyện ủy: phụ trách chung
Là người điều hành mọi hoạt động của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước
Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy và Văn phòng Tỉnh ủy toàn bộ hoạt động
của Văn phòng Huyện ủy. Thực hiện nhiêm vụ sau:
- Tham mưu cho BCH, BTV trực tiếp là Thường trực Huyện ủy duy trì quy
chế làm việc của cấp ủy. Phối hợp điều hòa và thống nhất hoạt động với các Ban
XDĐ, chị bộ, công đoàn khối Đảng và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND
huyện dưới sự chỉ đạo của Thường trực Huyện ủy. Xây dựng và theo dõi thực
hiện chương trình công tác định kỳ hàng năm, 6 tháng, quý, tháng của BCH, BTV
và nội dung giao ban tuần của Thường trực Huyện ủy.
- Chuẩn bị nội dung, ghi biên bản tham mưu nghị quyết, thông báo, kết
luận các hội nghị BTV và giao ban Thường trực Huyện ủy. Thẩm định, chỉnh lý
và hoàn thiện các chương trình, đề án, báo cáo các chuyên đề trước khi trình
cấp có thẩm quyền ký và ban hành; biên tập các báo cáo quý, 6 tháng đầu năm,
tổng kết năm về công tác xây dựng Đảng, đoàn thể; báo cáo những công việc
ban thường vụ Huyện ủy giải quyết hàng quý, báo cáo kiểm điểm sự lãnh đạo
của BTV Huyện ủy và các văn bản dự thảo của BCH, BTV Huyện ủy.
- Thừa lệnh BTV, Huyện ủy ký các Thông báo, Chương trình công tác
tháng, Công văn, giấy mời và một số văn bản khác của cấp ủy do Thường trực,
SV: Nguyễn Thị Hoài
13
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
BTV Huyện ủy ủy quyền; ký các văn bản của Văn phòng Huyện ủy ban hành.
- Tham mưu giúp cấp ủy theo dõi công tác đối ngoại, tài chính Đảng của
BTV, Thường trực Huyện ủy. Được ủy quyền cuả Thường trực Huyện ủy làm chủ
tài khoản, có trách nhiệm quản lý, điều hành tài chính ngân sách của cơ quan
Huyện ủy.
- Phụ trách công tác tổ chức cán bộ của Văn phòng Huyện ủy: phân công
các đ/c Phó Chánh văn phòng, chuyên viên, cán bộ văn phòng phụ trách một số
lĩnh vực công tác. Uỷ quyền chỉ đạo, giải quyết, xử lý công việc hàng ngày thuộc
thẩm quyền của Chánh văn phòng cho một đ/c Phó Chánh văn phòng khi đ/c
Chánh văn phòng đi công tác từ 02 ngày trở lên.
2. Phó Chánh văn phòng Huyện ủy: Phụ trách lĩnh vực thông tin –
tổng hợp.
Thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi, tham mưu với Thường trực Huyện ủy công tác thông tin, tổng
hợp. Biên tập các báo cáo tuần, báo cáo tháng của Huyện ủy và các báo cáo:
tháng, quý, 6 tháng đầu năm và báo cáo tổng kết năm của Văn phòng Huyện ủy .
- Dự, ghi biên bản và tham, mưu nghị quyết, thông báo, kết luận tại cấc
hội nghị BCH đảng bộ huyện, hội nghị cán bộ chủ chốt của huyện.
- Thừa lệnh BTV Huyện ủy ký các báo cáo tuần, các văn bản khác của cấp
ủy khi được ủy quyền. Ký các báo cáo định kỳ và một số văn bản khác của Văn
phòng Huyện ủy có liên quan đến lĩnh vực phụ trách.
- Tham mưu giúp cấp ủy theo dõi lĩnh vực khối nội chính và tiếp công dân,
xử lý, giải quyết đơn thư khiếu nại – tố cáo của công dân.
- Chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ đối với các cán bộ, chuyên viên bộ phận tổng
hợp công nghệ thông tin- cơ yếu, văn thư – lưu trữ, đánh máy.
- Chịu trách nhiệm trước đ/c Chánh văn phòng và các quy định của Đảng,
pháp luật của Nhà nước về những công việc, lĩnh vực được phân công phụ trách.
3. Phó Chánh văn phòng Huyện ủy; Phụ trách công tác hành chính –
SV: Nguyễn Thị Hoài
14
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
quản trị.
Thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi, quản lý cơ sở vật chất, các tài sản của cơ quan Huyện ủy. Kiểm
tra thẩm định việc quyết toán ngân sách hàng năm cho các Ban xây dựng Đảng.
Chỉ đạo xây dựng báo cáo công tác tài chính Đảng hàng năm với BTV Huyện ủy,
Văn phòng Tỉnh ủy theo quy định của Điều lệ Đảng.
- Chuẩn bị các điều kiện vật chất, phục vụ các cuộc hội họp của cấp ủy,
BTV cấp ủy và hội nghị khác của Huyện ủy.
- Soạn thảo và ký thay Chánh văn phòng một số văn bản của của Văn
phòng Huyện ủy thuộc lĩnh vực phụ trách.
- Trực tiếp bố trí, sắp xếp phương tiện đi công tác (xe ô tô) cho các đồng
chí Thường trực Huyện ủy và các đồng chí UV.BTV – Trưởng các Ban đảng(theo
quy định).
- Chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ đối với cán bộ, nhân viên thuộc bộ phận tài
vụ, lái xe, điện nước, bảo vệ, cấp dưỡng, vệ sinh.
- Chịu trách nhiệm trước đ/c Chánh văn phòng và các quy định của Đảng,
pháp luật cảu Nhà nước về những công việc, lĩnh vực được phân công phụ trách.
* Các chuyên viên, cán bộ phụ trách các bộ phận
1. Chuyên viên tổng hợp – công nghệ thông tin– cơ yếu.
- Nghiên cứu, nắm bắt và xử lý thông tin theo chức năng báo cáo kịp thời
phục vụ lãnh đạo văn phòng về các lĩnh vực công tác xây dựng Đảng, đoàn thể
và hoạt động cảu các khối nội chính, kinh tế, văn hóa – xã hội và các nôi dung
khác…. Tham mưu với lãnh đạo Văn phòng tổng hợp và dự thảo các báo cáo
định kỳ của Huyện ủy, của Văn phòng khi lãnh đạo văn phòng giao.
- Đôn đốc các cao quan, đơn vị xây dựng các chương trình, đề án, báo cáo
để báo cáo với BTV Huyện ủy.
- Tiếp công dân, nhận và xử lý đơn thư gửi đến Huyện ủy, báo cáo với lãnh
đạo Văn phòng; đôn đốc cơ sở và các phòng, ban, ngành chức năng của huyện
SV: Nguyễn Thị Hoài
15
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
trả lời đơn thư tố cáo khiếu nại của công dân.
- Chuẩn bị maket trang trí, lao đài phục vụ các hội nghị của cấp ủy. Theo
dõi số lượng, thành phần đại biểu và việc chấp hành giờ giấc cảu các đại biểu dự
Hội nghị BCH, Hội nghị cán bộ chủ chốt,…
- Khai thác, quản lý hoạt động mạng Internet, mạng thông tin diện rộng
của Huyện ủy. Thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc yêu cầu của ngành quy định
trong hoạt động cơ yếu. Tổ chức trực đúng chế độ đảm bảo thông tin thông suốt,
an toàn bảo mật.
- Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn, bảo trì, duy tu, bảo dưỡng máy móc
thiết bị kỹ thuật, máy vi tính trong cơ quan Huyện ủy.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo văn
phòng giao.
2. Cán bộ văn thư – lưu trữ.
- Tham mưu các loại báo cáo, công văn và các loại văn bản khác liên quan
đến công tác văn thư – lưu trữ theo quy định của Cục lưu trữ VP TW Đảng và
của Văn phòng Tỉnh ủy.
- Thẩm định thể thức văn bản của Huyện ủy trước khi Thường trực và
lãnh đạo Văn phòng Huyện ủy ký.
- Cập nhật vào sổ theo dõi các loại văn bản đi, đến và chuyển các tài liệu,
văn bản, báo chí hàng ngày đúng địa chỉ nơi nhận.
- Có trách nhiệm photo, sao lục các loại văn bản của cấp trên, của Huyện
ủy, Văn phòng các Ban XDĐ. Quản lý và sử dụng máy photo. Mở sổ theo dõi việc
photo tài liệu cảu Văn phòng và các Ban XDĐ. Cùng với nhân viên đánh máy
đảm bảo việc đánh máy các văn bản của Thường trực và lãnh đạo Văn phòng
Huyện ủy.
- Phụ trách kho lưu trữ, có trách nhiệm bảo quản, sắp xếp, lưu trữ tài liệu
đầy đủ, ngăn nắp, khoa học theo đúng quy định, đảm bảo cho việc sử dụng tài
liệu lâu dài và sưu tầm nghiên cứu khi cần.
SV: Nguyễn Thị Hoài
16
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
- Hướng đãn các chi, đảng bộ cơ sở, các Ban XDĐ, Trung tâm BDCT, MTTQ
Và các đoàn thể của huyện lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định.
- Quản lý con dấu của Huyện ủy và Văn phòng Huyện ủy.
- Cùng với nhân viên tạp vụ tiếp tân khi có khác đến liên hệ và làm việc với
Thường trực Huyện ủy.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo văn
phòng giao.
3. Cán bộ kế toán.
- Lập dự toán thu, chi ngân sach của Đảng; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc,
quản lý thu chi Đảng phí đối với các chi, đảng bộ cơ sở. Tổng hợp lập dự trù kinh
phí và thanh quyết toán kịp thời. Theo dõi, kiểm tra sổ sách, chứng từ hợp lệ
trước khi trình đ/c chủ tài khoản duyệt chi.
- Tham mưu báo cao tài chính của Huyện ủy và các văn bản có liên quan
đến lĩnh vực tài chính kế toán. Hướng dẫn các Ban XDĐ, cán bộ Văn phòng
Huyện ủy hoàn thiện các chứng từ thanh quyết toán đảm bảo đúng, đủ theo quy
định.
- Phối hợp với đ/c thủ quỹ định kỳ hàng tháng tổng hợp tình hình thu chi
và quản lý tiền mặt của Huyện ủy và Văn phòng Huyện ủy, báo cáo lãnh đạo Văn
phòng và Thường trực Huyện ủy.
- Lập thực đơn và theo dõi, quản lý việc chế biến thực phẩm phục vụ các
cuộc hội nghị, các cuộc tiếp khách của Huyện uyrvaf cơ quan khác (nếu nhờ Văn
phòng Huyện ủy chuẩn bị).
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo văn
phòng giao.
4. Nhân viên đánh máy, thủ quỹ, tạp vụ.
- Đánh máy những văn bản của Thường trực Huyện ủy, lãnh đạo Văn
phòng Huyện ủy khi được giao. Phối hợp với cán bộ văn thư – lưu trữ tiến hành
in ấn, sao lục tài liệu.
SV: Nguyễn Thị Hoài
17
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
- Là người quản lý kho, quỹ tiền mặt của cơ quan, có trách nhiệm mở sổ
theo dõi và quản lý chặt chẽ, rõ ràng quỹ tiền mặt, cấp phát đúng chế độ, đảm
bảo chi đúng, chi đủ, tiết kiệm hiệu quả.
- Cùng với kế toán đảm bảo kinh tế kinh phí chi tiêu theo yêu cầu của
Thường trực Huyện ủy; các chế độ tiền lương, bảo hiểm, các khoản phải chi …
của Văn phòng Huyện ủy và các Ban XDĐ theo quy định. Phối hợp với đồng chí
kế toán định kỳ hang tháng tổng hợp tình hình thu chi và quản lý tiền mặt của
Huyện ủy và Văn phòng Huyện ủy, báo cáo lãnh đạo Văn phòng và Thường trực
Huyện ủy.
- Tổ chức phục vụ nước uống các cuộc Hội nghị; khi khách đến liên hệ làm
việc với Thường trực Huyện ủy, bố trí chỗ nghỉ, nước uống phục vụ các đoàn
khách (nếu khách nghỉ lại).
- Quản lý bảo quản, các phòng họp, phòng khách; vệ sinh phòng của
Thường trực Huyện ủy, các phòng họp, phòng khách, cầu thang, hành lang và
khu vệ sinh chung của dãy nhà Thường trực.
- Mua sắm các nhu yếu phẩm cần thiết, các trang thiết bị, phương tiện làm
việc phục vụ Thường trực Huyện ủy và Văn phòng Huyện ủy.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo văn
phòng giao.
5. Nhân viên lái xe.
- Có trách nhiệm lái xe phục vụ nhu cầu công tác của Thường trực Huyện
ủy và các nhu cầu khác khi có ý kiến của Thường trực Huyện ủy hoặc của lãnh
đạo Văn phòng bảo đảm an toàn.
- Quản lý, giữ gìn và định kỳ tu bổ, bảo dưỡng xe, chuẩn bị đầy đủ xăng
dầu trước khi đi công tác.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo văn
phòng giao.
6. Nhân viên bảo vệ.
SV: Nguyễn Thị Hoài
18
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
- Thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bảo vệ theo quy định
số 03-QĐ/VP, ngày 31/5/2013 của Văn phòng Huyện ủy về tổ chức bộ máy,
nhiệm vụ, quyền hạn và chế độ của tổ bảo vệ cơ quan.
- Đảm bảo giữ gìn an ninh trật tự, công tác phòng cháy, chữa cháy trong
cơ quan; vệ sinh khu trước cổng cơ quan; định kỳ tuần/lần rửa bể cá non bộ …
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo văn
phòng giao.
7. Nhân viên cấp dưỡng.
- Tổ chức phục vụ sinh hoạt cơm cho các hội nghị do cấp ủy triệu tập,
khách của Thường trực Huyện ủy và các Ban XDĐ (khi có yêu cầu) của các cơ
quan, đơn vị (sâu khi có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng) đảm bảo chất lượng và
vệ sinh ATTP; phục vụ các đ/c cán bộ trong cơ quan Huyện ủy có nhu cầu ăn
cơm trưa.
- Quản lý tài sản và các vật dụng khác của nhà ăn. Vệ sinh sạch sẽ, gọn
gang khu vực bếp và nhà ăn.
8. Nhân viên vệ sinh.
- Có trách nhiệm quét dọn toàn bộ khuôn viên Huyện ủy từ cổng bảo vệ
vào trong khuôn viên cơ quan Huyện ủy, lúc nào cũng phải đảm bảo sạch sẽ. Thu
dọn rác sạch sẽ sau khi quét dọn. Nhổ cỏ, vun xới các bồn cây trong cơ quan
Huyện ủy.
- Phụ giúp nhà bếp khi Huyện ủy có hội nghị và khách.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo văn
phòng giao.
SV: Nguyễn Thị Hoài
19
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
2.3. Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong
2.3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư lưu trữ
của cơ quan
Văn thư- lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan, tổ chức công tác văn thư - lưu trữ luôn được quan tâm, bởi nó
là công tác đảm bảo hoạt động quản lí Hành chính thông qua các văn bản- tài liệu.
Nhận thức rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư- lưu trữ trong các cơ
quan vì vậy mỗi cơ quan đều cho xây dựng và ban hành văn bản quy định về công
tác văn thư- lưu trữ của cơ quan mình để việc đảm bảo cung cấp thông tin nhanh
chóng, chính xác, đảm bảo tính bí mật của mỗi cơ quan. Như vậy có thể nói là mỗi
cơ quan hay những công ty có quy mô lớn đều có các văn bản do cơ quan mình ban
hành quy định về công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan mình và Huyện uỷ Yên
Phong cũng không ngoại lệ cũng có những văn bản quy định về công tác giấy tờ
này.
Số lượng văn bản đi – đến của Huyện ủy thay đổi theo nhiệm kỳ.
Số lượng văn bản đến nhiệm kỳ 2005-2010 so với nhiệm kỳ 2010- 2015 như sau:
Số lượng văn bản
đến
Tổng
Nhiệm kỳ 2005-2010
2005
2006
2007
394
336
458
2236
2008
503
2009
545
Nhiệm kỳ 2010-2015
2010
2011
2012
570
436
426
2379
2013
502
2014
445
Số lượng văn bản đi nhiệm kỳ 2005-2010 so với nhiệm kỳ 2010-2015 như sau:
Tên loại văn bản
Quyết định
Báo cáo
Thông báo
Công văn
Kế hoạch
Tổng
Nhiệm kỳ 2005-2010
455
292
670
444
385
2246
Nhiệm kỳ 2010-2015
470
543
750
1005
315
3083
Sở dĩ số lượng văn bản đi- đến của Văn phòng huyện ủy thay đổi là do:
- Văn phòng là trung tâm và cầu nối giữa các hoạt động của Huyện ủy.
- Tình hình khu vực như :
SV: Nguyễn Thị Hoài
20
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
+ Mở rộng kinh tế, phát triển các Khu công nghiệp;
+ An ninh trật tự;
+ Tệ nạn xã hội;
+ Lấn chiếm đất đai …
- Các chính sách của Đảng và Nhà nước.
2.3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Hiện nay có 3 loại mô hình tổ chức công tác văn thư:
Văn thư tập trung: tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và
theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào
sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc đều tập
trung ở Văn phòng cơ quan.
Văn thư phân tán: các nội dung công việc trên được tiến hành phân tán ở
Văn phòng cơ quan và ở từng đơn vị chuyên môn.
Văn thư hỗn hợp: kết hợp cả hai hình thức trên. Một số công việc như
đánh máy, in, nhận và gửi công văn giấy tờ thì tập trung giải quyết ở Văn phòng
cơ quan, còn những việc khác vừa tiến hành ở Văn phòng cơ quan, vừa ở các
đơn vị chuyên môn.
Huyện ủy Yên Phong tổ chức công tác văn thư theo mô hình: Văn thư hỗn
hợp.
2.3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản của cơ quan
Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản của Huyện ủy được tuân thủ
theo Quyết định số 31 – QĐ/TW, Quyết định ban hành quy định về thể loại, thẩm
quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng. Cụ thể như:
Theo Điều 8 Quyết định số 31 – QĐ/TW : Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp
huyện, quận, thị, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp huyện)
1- Đại hội đại biểu đảng bộ các cấp huyện ban hành:
a. Đại hội
SV: Nguyễn Thị Hoài
21
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
- Nghị quyết
- Quy chế
- Thông báo
b. Đoàn chủ tịch
- Thông báo
- Báo cáo
c. Đoàn thư ký
- Báo cáo
d. Ban thẩm tra tư cách đại biểu
- Báo cáo
2- Ban Chấp hành đảng bộ huyện (gọi tắt là Huyện ủy) ban hành:
- Nghị quyết,
- Quyết định,
- Kết luận,
- Quy chế,
- Quy định,
- Thông báo,
- Báo cáo.
3- Ban Thường vụ huyện ủy ban hành:
- Nghị quyết,
- Quyết định,
- Chỉ thị
- Kết luận,
- Quy chế,
- Quy định,
- Thông tri,
- Hướng dẫn,
- Thông báo,
SV: Nguyễn Thị Hoài
22
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
- Báo cáo.
2.3.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan
Văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp
dùng để ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hoặc những ký hiệu nhất
định. Trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý hành chính nhà
nước nói riêng, văn bản đóng vai trò là một công cụ hữu hiệu để truyền đạt các
mệnh lệnh, các thông tin và các quyết định quản lý từ chủ thể quản lý đến các
đối tượng quản lí để thực lý để thực hiện các mục tiêu mà chủ thể quản lý đã đề
ra.
Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết
ghi lại hoạt động của các tổ chức Đảng, do các cấp ủy, tổ chức, cơ quan có thẩm
quyền của Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương.
Chính vì vậy, bên cạnh việc đảm bảo về mặt nội dung thì cơ quan hoặc
người có thẩm quyền khi soạn thảo và ban hành văn bản cũng cần đảm bảo về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Tuy nhiên trên thực tế, khi soạn thảo văn
bản các cơ quan thường quan tâm về mặt nội dung văn bản hơn là về thể thức
của văn bản nên dẫn đến tình trạng thể thức văn bản không được thực hiện
thống nhất và đồng bộ trong các cơ quan, tổ chức. Điều này đã có những ảnh
hưởng nhất định đến chất lượng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản
nói riêng và công tác văn thư nói chung của mỗi cơ quan, tổ chức.
Như vậy, để đảm bảo công tác soạn thảo và ban hành văn bản thì Văn
phòng Trung ương Đảng đã ban hành Hướng dẫn số 11 – HD/VPTW, hướng dẫn
về thể thức văn bản của Đảng để thực hiện thống nhất trong các cấp ủy, tổ chức,
cơ quan đảng như sau:
•
•
•
•
•
•
Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam” ;
Tên cơ quan ban hành văn bản;
Số và ký hiệu văn bản;
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản;
Nội dung văn bản;
SV: Nguyễn Thị Hoài
23
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
•
•
•
Khoa Quản trị văn phòng
Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành;
Nơi nhận văn bản;
Dấu chỉ mức độ mật, khẩn (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
Hướng dẫn này còn quy định về kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: khổ
giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể
thức văn bản, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác.
Huyện ủy Yên Phong là cơ quan chịu sự quản lí trực tiếp của Đảng cộng
sản Việt Nam nên văn bản của cơ quan ban hành chủ yếu các văn bản quy phạm
pháp luật và các loại giấy tờ hành chính về thể thức của hai loại văn bản này thì
đầy đủ tất cả các thành phần đã quy định và lấy nó làm thước đo độ chính xác
của văn bản do cơ quan mình ban hành.
Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông
thường thì:
- Đối với loại công văn hành chính ngoài các thành phần thể thức bắt
buộc phải có thì có thể ghi thêm địa chỉ giao dịch của cơ quan vào cuối văn bản,
gồm các yếu tố thông tin như: địa chỉ cơ quan, số điện thoại, số Fax, Email, số
Telex… trình bày bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
- Đối với các công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy
chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy gới thiệu, giấy mời, giấy nghỉ phép, giấy đi
đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thử công, không bắt buộc
phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ
chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện thoại; số Telex; địa chỉ Trang thông tin
điện tử (website) và và biểy tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.
Tóm lại, công tác soạn thảo văn bản của cơ quan đều tuân thủ đúng theo
quy định của pháp luật hiện hành.
2.3.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ
quan. So sánh với quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá
Văn phòng huyện ủy Yên Phong chủ yếu ban hành các văn bản hành chính
thông thường trong việc giải quyết những công việc thường ngày trong giới hạn
SV: Nguyễn Thị Hoài
24
Lớp QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của văn phòng huyện ủy cho phép. Vì vậy mà
khi giải quyết một công việc nào đó thì các chủ thể, cá nhân, đơn vị soạn thảo
văn bản phải nắm rõ trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của Văn
phòng Huyện ủy Yên Phong. Việc nắm rõ trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành
văn bản là rất quan trọng bởi vì một mặt nó đảm bảo tính hợp pháp, hợp hiến
của văn bản, mặt khác nó là điều kiện quan trọng quyết định tới chất lượng của
văn bản khi ban hành.Mỗi cơ quan có các quy trình soạn thảo riêng của mình,
quy trình soản thảo văn bản của Văn phòng huyện ủy Yên Phong được khát quát
như sau:
- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan,
tổ chức giao cho 1 đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì
soan thảo văn bản.
Bước 1: Thu thập và xử lý thông tin;
Bước 2: Soạn thảo văn bản;
Bước 3: Duyệt, ký văn bản;
Bước 4: Ban hành văn bản.
Một số văn bản do Huyện uỷ Yên Phong và Văn phòng Huyện ủy Yên Phong
ban hành
STT
Số, Kí hiệu văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung
Ngày tháng văn
bản
01
74-QĐ/HU
Về việc kiện toàn Ban Chỉ đạo công tác Tôn giáo huyện Yên
Phong
02/3/2016
02
09-KH/HU
Kế hoạch tổ chức gặp mặt những người con quê hương nhân
dịp đầu năm Bính Thân 2016
19/02/2016
03
27-TB/HU
Thông báo kết luận của Thường trực Huyện ủy về việc đồng
ý chủ trương cho phép kiện toàn Ban chi ủy, Bí thư chi bộ
Văn phòng HĐND-UBND huyện, nhiệm kỳ 2015-2020
20/01/2016
04
11-CTr/HU
Chương trình công tác tháng 3 /2016
29/02/2016
SV: Nguyễn Thị Hoài
25
Lớp QTVPK1B
