Công tác văn phòng công ty cổ phần công nghệ gia linh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (292.24 KB, 54 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu........................................................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài..................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo................................................................................................3
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu..............................................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................................3
7. Bố cục của đề tài.............................................................................................................4
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY .......................................5
CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ GIA LINH........................................................................................5
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ
Gia Linh..............................................................................................................................8
1.1.1. Chức năng.................................................................................................................8
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................................8
1.1.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................................10
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh..............................................................................13
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng hành chính tổng hợp..........................................13
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng hành chính tổng hợp..................15
1.2.2.1 Chức năng.............................................................................................................15
1.2.2.2 Nhiệm vụ...............................................................................................................16
1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng hành chính tổng hợp...................................................17
1.2.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Hành chính
tổng hợp. ..........................................................................................................................18
PHẦN II: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ......................................22
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ GIA LINH...................................................................22
2.1. Tổng quan về phòng hành chính tổng hợp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh
...........................................................................................................................................22
2.1.1. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng hợp....................................................22
2.1.2. Vị trí và cách bố trí, sắp xếp phòng làm việc tại bộ phận văn thư của Công ty......23
2.2. Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh ....23
2.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến..........................................................................23
2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi.............................................................................29
2.2.3. Xây dựng và ban hành văn bản...............................................................................34
2.2.4. Việc sử dụng con dấu tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh...........................35
2.2.5 Lập hồ sơ và lưu hồ sơ.............................................................................................36
PHẦN III: KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................................................38
3.1. Đánh giá chung về công tác văn thư của Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh......38
3.1.1. Thuận lợi của công tác văn thư và những kết quả đạt được...................................38
3.3.2. Khó khăn và những điểm chưa đạt được của công tác văn thư tại Công ty............39
3.2. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Công
nghệ Gia Linh....................................................................................................................40
3.3. Đề xuất, kiến nghị......................................................................................................40
KẾT LUẬN...............................................................................................................................45
LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................................46
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................................47
PHỤ LỤC..................................................................................................................................48
Lê Thị Tuyết
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Lê Thị Tuyết
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu đòi hỏi của con
người ngày càng cao. Kiến thức nhân loại ngày càng tích lũy và nhân rộng,
chúng được lưu giữ trên các vật mang tin rất đa dạng; nhằm để truyền đạt lại
kiến thức đó cho các thế hệ nối tiếp và bảo quản chúng.
Sự hiểu biết, trình độ khả năng chuyên môn là đòi hỏi không thể thiếu của
mỗi người. Tuy nhiên, hiện nay chỉ chú trọng vào việc học lý thuyết ở trường
mà đôi khi quên mất phải thực hành - một điều hết sức quan trọng. Mối quan hệ
giữa học và hành một lần nữa được nhấn mạnh qua câu: “Học đi đôi với hành”.
Với phương châm gắn liền lý luận với thực tiễn trong công tác đào tạo của
trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị văn phòng nói riêng:
lấy lí luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực
tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lí
luận.
Để đáp ứng được phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện
Kế hoạch thực tập ngành nghề Quản trị văn phòng năm 2012 - 2016 tại các cơ
quan, đơn vị, tổ chức. Việc thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công
việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lí thuyết đã được học khi còn ngồi
trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đó cũng là dịp để cho
sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một
thủ thư, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp
phục vụ cho công tác sau này.
1. Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay “ Cạnh tranh” là vấn đề
quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Do đó mọi doanh nghiệp nói chung
và Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh nói riêng nếu muốn doanh nghiệp
mình tồn tại và phát triển lâu dài, bền vững thì phải thường xuyên, tích cực tạo
dựng vun đắp cho các mối quan hệ, mà phương tiện để thực hiện các mối quan
hệ đó chính là văn bản, giấy tờ.
Lê Thị Tuyết
1
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn bản, giấy tờ chính là cầu nối giữa doanh nghiệp này với doanh
nghiệp khác, giữa các tổ chức kinh tế với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân
dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng…Qua các văn bản, giấy tờ các doanh
nghiệp sẽ hiểu và xích lại gần nhau trong các mối quan hệ làm ăn. Chính vì vậy
mà văn thư là một trong những công tác không thể thiếu được đối với quản lý
nhà nước và quản lý sản xuất kinh doanh. Nếu tổ chức tốt công tác văn thư sẽ
giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành có hiệu quả mọi hoạt động sản xuất
kinh doanh. Ngoài ra công tác văn thư còn là cơ sở vững chắc đảm bảo cho việc
giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng
suất, chất lượng, đúng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo
giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị tra cứu, giải quyết công việc
trước mắt và nghiên cứu sử dụng lâu dài.
Sau một thời gian thực tập và nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Công nghệ
Gia Linh là một Công ty đang trên đà phát triển lớn mạnh. Số lượng văn bản,
giấy tờ đi và đến ngày càng tăng. Vì vậy công tác văn thư có vị trí quan trọng và
cần thiết cho mọi hoạt động của Công ty. Hiện nay Công ty đã có nhiều cố gắng
từng bước hoàn thiện công tác văn thư, song công tác này vẫn còn nhiều bất cập.
Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư
em đã chọn đề tài tìm hiểu về “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Công
ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh” để viết bài báo cáo tốt nghiệp cho mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu của đề tài nhằm đạt được những mục đích sau:
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư
- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư tại Công ty Cổ
phần Công nghệ Gia Linh, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra
những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với Công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần
Công nghệ Gia Linh.
Lê Thị Tuyết
2
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty đặc biệt là công tác
lưu trữ
- Công tác lưu trữ tại Công ty Cổ Phần Công nghệ Gia Linh. Trong đó đi
sâu nghiên cứu các nghiệp vụ của công ty này:
+ Quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản nội bộ
+ Tổ chức lập hồ sơ hiện hành, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
+ Xây dựng và ban hành văn bản
+ Quản lý và sử dụng con dấu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư tại Công ty Cổ phần
Công nghệ Gia Linh nhằm hoàn thiện công tác này và phần nào đó giúp Công ty
nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư nói riêng và hoạt động của
Công ty nói chung.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, e đã sử dụng những nguồn tài liệu sau:
- Bài giảng môn tổ chức và quản trị văn phòng – Thạc sĩ Trần Thị
Ngà.
- Tập bài giảng Nghiệp vụ văn thư – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Tập bài giảng Soạn thảo văn bản – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Internet.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Trước đây có rất nhiều đề tài nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư
trong Công ty, tuy nhiên chưa có đề tài nào nghiên cứu về thực trạng công tác
văn thư trong Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh.
6. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài em đã sử dụng các phương pháp sau để
nghiên cứu công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh:
Lê Thị Tuyết
3
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp mô tả
7. Bố cục của đề tài
Nội dung của đề tài gồm các phần sau:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ
Gia Linh
Phần II: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Công
nghệ Gia Linh
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Lê Thị Tuyết
4
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ GIA LINH
Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh là doanh nghiệp hoạt động trong
lĩnh vực tin học, điện tử, tự động hóa, viễn thông theo giấy phép đăng ký kinh
doanh 0103022666 được Sở kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày
6/3/2008. Vốn điều lệ: 1.800.000 đồng ( Một tỉ tám trăm triệu Việt Nam đồng)
Địa chỉ trụ sở chính: Số 2 ngõ 392, phố Bạch Mai, phường Bạch Mai,
quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Điện thoại: 04.6288713
Email:
Fax: 04.6288713
Website:
Logo:
Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh với hoạt động là vĩnh vực Công
nghệ thông tin. Ngành, nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty bao gồm:
- Dịch vụ sửa chữa, cài đặt, bảo trì, bảo dưỡng, bảo mật, bảo đảm hoạt
động của hệ thống thông tin, các thiết bị điện tử, tin học viễn thông;
- Sản xuất, mua bán, lắp đặt các thiết bị khoa học kỹ thuật, thiết bị điện tử,
điện tử, điện lạnh, tin học, thiết bị điện tử viễn thông, các hệ thống tự động hóa
phục vụ công tác quản lý, kinh doanh, thí nghiệm và sản xuất;
- Sản xuất mua bán phần mềm công nghệ thông tin;
- Sản xuất mua bán thiết kế và phát triển Website và các hoạt động thương
mại điện tử, đại lý dịch vụ Internet (Không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình);
Trãi qua, hơn 7 năm xây dựng và phát triển, Công ty Cổ phần Công nghệ
Gia Linh đã và đang phấn đấu trở thành công ty lớn mạnh về công nghệ với
những mục tiêu, tiêu chí đặt ra:
Lê Thị Tuyết
5
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Tầm nhìn
- Trở thành nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ hàng đầu ở Việt Nam về
các sản phẩm: Thiết bị mạng LAN, Tổng đài điện thoại, Camera giám sát, báo
động, báo cháy, hệ thống kiểm soát vào ra, hệ thống xếp hàng tự động, hệ thống
truyền hình.
- Mang lại cho khách hàng những sản phẩm và ứng dụng có hiệu quả cao,
chi phí đầu tư hợp lý, chất lượng tốt, hoạt động ổn định.
* Tiêu chí hoạt động
- Tôn chỉ: khách hàng là sự sống còn của Công ty
- Xây dựng uy tín công ty bằng chất lượng và giá trị sản phẩm
- Liên tục xây dựng và củng cố văn hóa công ty
* Cam kết
- Cam kết chỉ cung cấp các sản phẩm thật, chính hãng – không bán hàng
nhái, hàng kém chất lượng.
- Chúng tôi cam kết cung cấp cho khách hàng sản phẩm chất lượng cao và
dịch vụ chu đáo bằng kinh nghiệm thực tế và phong cách làm việc chuyên
nghiệp.
- Chúng tôi luôn cung cấp các điều kiện vật chất và môi trường làm việc
tốt nhất cho cán bộ công nhân viên nhằm khuyến khích sự sáng tạo và phát triển.
- Chúng tôi liên tục tìm tòi, nghiên cứu các sản phẩm công nghệ mới và
xây dựng các mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, các đối tác nước ngoài để có
sự hỗ trợ tốt và ổn định.
* Năng lực cạnh tranh
- Từ khi Công ty thành lập, hệ thống Điện – Mạng là sản phẩm chủ đạo
của công ty. Vì vậy với thời gian đội ngũ cán bộ có rất nhiều kinh nghiệm trong
việc triển khai, thực hiện các dự án.
- Được xây dựng trên cơ sở đội ngũ các cán bộ được đào tạo chính quy,
tại các trường đại học, cao đẳng.
- Có thể giá cả chưa tốt – nhưng chất lượng dịch vụ hỗ trợ trước và sau
Lê Thị Tuyết
6
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bán hàng là tốt nhất.
* Sản phẩm dịch vụ
- Hệ thống điện mạng
- Hệ thống Camera giám sát
- Hệ thống chấm công điện tử và kiểm soát ra vào bằng thẻ, vân tay
- Hệ thống báo động chống đột nhập, báo cướp
- Hệ thống truyền hình
- Hệ thống xếp hàng tự động….
- Phát triển phần mềm và tích hợp với các hệ thống trên
* Mạng lưới đại lý và khả năng đáp ứng diện rộng
- Chúng tôi có mạng lưới đại lý cung cấp sản phẩm ở cả 3 miền gồm các
thành phố: Hà nội, Hải Phòng, Thanh Hóa, Vinh, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh.
- Chúng tôi có thể cung cấp, lắp đặt hệ thống Camera giám sát trên cả
nước.
- Với các thành phố/ tỉnh lân cận – giá lắp đặt được cộng thêm chi phí đi
lại, lưu trú.
* Đội ngũ cộng tác viên, Outsourcing
- Đội ngũ cộng tác viên, Outsourcing luôn sẵn sàng hỗ trợ, cung cấp các
dịch vụ về thi công, lắp đặt thiết bị,
- Với đội ngũ cộng tác viên, Outsourcing có kinh nghiệm và chất lượng
cao chúng tôi yên tâm về tiến độ dự án đã cam kết với khách hàng. Bên cạnh đó,
giảm được tối đa chi phí văn phòng, nhân công nhưng vẫn đáp ứng được chất
lượng công việc.
* Khách hàng tiêu biểu
- Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng
- Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam
- Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
- Ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam
- Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam
Lê Thị Tuyết
7
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đại sứ Quán Lào tại Việt Nam
- Các dự án ODA Việt Nam cấp cho nước bạn Lào
- Công ty TNHH YAMAHA MOTO Việt Nam
- Công ty Cổ phần chứng khoán Công nghiệp Việt Nam
- Tổng công ty đầu tư và kinh doanh vốn nhà nước
- Công ty TNHH May mặc ARTIF Việt Nam
- Công ty CP Phụ tùng Ô TÔ ASC
Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh với sứ mệnh và tầm nhìn của mình
trong tương lai mong muốn sử dụng tri thức ứng dụng công nghệ, song hành với
khát vọng phát triển không ngừng nhằm mang lại lợi ích chính đáng cho thành
viên Công ty và có đóng góp thiết thực cho xã hội.
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
Cổ phần Công nghệ Gia Linh
1.1.1. Chức năng
Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh là doanh nghiệp hoạt động trong
lĩnh vực tin học, điện tử, tự động hóa, viễn thông theo giấy phép đăng ký kinh
doanh 0103022666 được Sở kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày
6/3/2008.
- Tổ chức sản xuất và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký với cơ
quan chức năng Nhà nước.
- Thực hiện theo đúng quy định của Bộ lao động – Thương binh và Xã hội
về việc ký kết các hợp đồng lao động, đồng thời ưu tiên sử dụng lao động có tri
thức về công nghệ.
- Tìm kiếm và ký kết các hợp đồng kinh tế với các đối tác trong và ngoài
nước.
- Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Công ty từng bước phát sản xuất kinh doanh cả về chiều rộng lẫn chiều
sâu. Từ ngày thành lập 2008 đến nay Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh đã
Lê Thị Tuyết
8
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trở thành công ty đứng đầu về Công nghệ thông tin. Với lực lượng cán bộ nhân
viên nhiệt tình, nhiệt huyết khoảng 100 người có thể đáp ứng được nhu cầu sản
xuất và kinh doanh dịch vụ công nghệ.
- Mục tiêu dài hạn trở thành một Công ty Thương mại điện tử vĩ đại do
người Việt Nam làm chủ.
- Trở thành nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ hàng đầu ở Việt Nam về
các sản phẩm Thiết bị mạng Lan, Tổng đài điện thoại, Camera giám sát, báo
động, báo động, báo cháy, hệ thống kiểm soát ra vào, hệ thống xếp hàng tự
động. Được người bán hàng đánh giá là hiệu quả và dễ dàng với chi phí tối ưu.
- Trở thành biểu tượng giúp người bán gia tăng doanh số bán hàng dựa
vào Internet
- Trở thành biểu tượng giúp người bán gia tăng doanh số bán hàng dựa
vào Internet
- Mang lại cho khách hàng những sản phẩm và ứng dụng có hiệu quả cao,
chi phí đầu tư hợp lý, chất lượng tốt, hoạt động ổn định.
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty với
phương châm phát triển doanh thu năm sau cao hơn năm trước ít nhất đạt 40%
doanh thu. Làm tốt nghĩa vụ với Nhà nước về nộp đầy đủ các khoản tiền cho
ngân sách Nhà nước dưới hình thức thuế thu nghập doanh nghiệp
- Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, làm tốt công tác quản lý lao
động, đảm bảo công bằng trong thu nhập, bồi dưỡng để không ngừng nâng cao
nhiệm vụ, tri tuệ, công nghệ cho cán bộ nhân viên của Công ty.
- Thực hiện tốt những cam kết hợp trong hợp đồng kinh tế với những đơn
vị đảm bảo đúng tiến độ công việc. Quan hệ tốt với khách hàng, tạo uy tín tốt
với khách hàng đem về lợi nhuộn và doanh số cao cho Công ty.
- Làm tốt công tác bảo đảm an toàn, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường.
- Đảm bảo các phúc lợi đối với nhân viên trong công ty.
- Thực hiện phúc lợi đối với xã hội và cộng đồng.
- Đối với từng nhiệm vụ của công ty đề ra, hiện nay công đang áp dụng
Lê Thị Tuyết
9
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chính sách đào tạo nhân tài. Công ty hết sức chú trọng đến công tác đào tạo
nguồn nhân lực thông qua xây dựng và ban hành quy chế đạo tạo và phát triển
nguồn nhân lực. Công ty thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng
ngắn hạn tại Công ty và cử cán bộ tham ra các khóa học chuyên đề như: Cisco,
IBM, AMP, Planet…nhằm mục đích chuyên nghiệp hóa đội ngũ kĩ thuật viên trẻ
đem lại niềm tin hoàn toàn về khả năng công nghệ của công ty với khách hàng.
Hiện nay công ty đang chú trọng đào tạo nguồn nhân lực như đào tạo sau đại
học, đào tạo CEO…để đáp ứng phát triển kinh doanh của công ty. Thêm vào đó
công ty rất chú trọng yếu tố con người, liên tục tuyển dụng tăng cường thêm
nhân viên kinh doanh cũng như kỹ thuật viên có trình độ và tay nghề đạt tầm
chuyên nghiệp.
Với phương châm kinh doanh “ Khách hàng là cốt lõi cho sản phẩm –
dịch vụ” Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh đang và phát triển nhiều công
nghệ mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngày một tốt hơn.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Bộ máy quản lý và tổ chức của Công ty được áp dụng theo hình thức trực
tuyến chức năng nhằm đáp ứng kịp thời thông tin, số liệu cho các cấp lãnh đạo
và ngược lại các chỉ thị, mệnh lệnh từ lãnh đạo sẽ được truyền đạt trực tiếp, rõ
ràng và nhanh chóng đến những người tổ chức thực hiện. Cơ cấu này phần nào
thích ứng được với sự biến đổi của thị trường và làm giảm gánh nặng trong công
tác quản lý của giám đốc.
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công ty, cơ cấu tổ chức xây dựng
theo mô hình sau:
- Đại hội đồng cổ đông: Tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ
quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần, có quyền quyết định loại cổ phần,
bầu, bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại và giải thể công
ty, quyết định mua lại tổng số cổ phần …..
Đại hội đồng cổ đông họp thường niên hoặc bất thường, ít nhất một năm
họp một lần. Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn
Lê Thị Tuyết
10
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đề sau đây:
+ Báo cáo tài chính hàng năm;
+ Báo cáo của Hội đồng quản trị đánh giá thực trạng công tác quản lý
kinh doanh ở công ty;
+ Báo cáo của ban kiểm soát về quản lý công ty của HĐQT, Giám đốc;
+ Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần;
+ Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền.
- Hội đồng quản trị : Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội đồng cổ
đông của công ty bầu ra , có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi
vấn đề liên quan đến mục đích , quyền lợi của công ty, quyết định chiến lược
của công ty,quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được
quyền chào bán của từng loại ,quyết định huy động thêm vốn,bổ nhiệm ,miễn
nhiệm ,cách chức Giám đốc ...
Hội đồng quản trị bao gồm 5 thành viên:
+ Ông Nguyễn Văn Bình
+ Bà Đặng Thanh Lan
+ Ông Trần Đức Phú
+ Ông Nguyễn Đức Tân
+ Bà Nguyễn Thị Sao
- Chủ tịch Hội đồng quản trị là ông Nguyễn Văn Bình. Chủ tịch Hội đồng
quản trị có các quyền và nhiệm vụ như:
+ Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị;
+ Tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc
họp; triệu tập và chủ toạ cuộc họp Hội đồng quản trị;
+ Tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng quản trị;
+ Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản
trị;
+ Chủ toạ họp Đại hội đồng cổ đông;
+ Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định.
Lê Thị Tuyết
11
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Ban Giám đốc: Điều hành , quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của
công ty bao gồm văn phòng chính ở Hà Nội và các chi nhánh các tỉnh khác.
+ Giám đốc công ty: - Giám đốc: Ông Nguyễn Văn Bình
Bà Đặng Thị Lan
Do hội đồng quản trị cử ra, là đại diện pháp nhân của công ty, là người
điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu sự giám sát của Hội
đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về
việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
+ Phó Giám đốc : Ông Trần Đức Phú
Bà Nguyễn Đức Tân
Bà Nguyễn Thị Sao
Phó giám đốc: Phó giám đốc công ty là người giúp việc giám đốc và chịu
trách nhiệm thực hiện các công việc được phân công uỷ quyền và báo cáo các
công việc được giao. Phó giám đốc được giao phụ trách điều hành công việc sản
xuất – kinh doanh hệ thống cửa hàng của công ty.
Là người trực tiếp điều hành công ty, là đại diện pháp nhân của công ty
trước pháp luật,chịu trách nhiệm trước công ty và Nhà nước về mọi hoạt động
của công ty.
Thay mặt Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh khi Giám đốc đi
vắng ,là người giúp việc cho Giám đốc ,trực tiếp phụ trách từng mảng công việc
cụ thể.
- Phòng Hành chính tổng hợp: Quản lý con dấu, dụng cụ, thiết bị hành
chính văn phòng, tiếp khách, phục vụ đời sống cán bộ nhân viên, quản lý công
văn đi và công văn đến.
- Phòng Tài chính kế toán: Theo dõi các khoản thu ,chi, xác định kết quả
kinh doanh,các khoản nộp ngân sách. Hạch toán và kiểm tra kế toán của các
đơn vị trực thuộc.
- Phòng Kế hoạch, Ban quản lí dự án: Là phòng tham mưu cho Giám đốc
trong việc tìm kiếm ,đấu thầu ,lập dự toán công trình trong thời gian công
Lê Thị Tuyết
12
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tytham gia vào việc dự thầu cho đến khi thắng thầu. Đồng thời có trách nhiệm
lập kế hoạch tiến độ thi công ,chuẩn bị mặt bằng,theo dõi nghiệm thu khối lượng
công việc hoàn thành ,bảo vệ quyết toán trước bên A,cục đầu tư,tài chính và các
cơ quan có thẩm quyền.
- Phòng Kỹ thuật, trung tâm thiết kế và tư vấn giám sát :
Nhiệm vụ của các phòng này là đảm bảo kỹ thuật công trình,giám sát
tiến độ thi công, tham mưu cho Giám đốc, trong các công tác có liên quan đến
vật tư ,kỹ thuật ,xe, máy thi công , an toàn lao động.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công Nghệ Gia Linh: (phụ
lục 1)
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng hành chính tổng hợp
Hiện nay phòng hành chính với số lượng nhân viên 9 người, những nhân
viên này đều là những nhân viên có chất lượng, và qua xét tuyển kỹ càng với
trình độ được đào tạo qua các trường đại học cao đẳng, có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ cao. Nói chung với số lượng công việc hiện nay thì với số lượng
người như trên là tương đối phù hợp. Với chế độ một thủ trưởng quản lý, điều
hành trực tiếp các nhân viên cùng với sự điều hành gián tiếp của phó phòng
hành chính đã dần củng cố bộ máy văn phòng hoàn thiện với các chức năng
tham mưu, tổng hợp, hậu cần.
*Về nhân sự của phòng hành chính.
- Kết cấu độ tuổi của lãnh đạo và nhân viên phòng hành chính tương đói
trẻ vì vậy dễ học hỏi những tiến bộ của khoa học kỹ thật trong các nghiệp vụ
quản lý, nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao năng suất lao động.
- Lãnh đạo là người có kinh nghiệm, chuyên môn cao, có năng lực quản
lý điều hành.
- Đội ngũ nhân viên trẻ nhiệt tình trong công việc, nhanh nhẹn được đào
tạo chính quy, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao giúp lãnh đạo giải quyết
Lê Thị Tuyết
13
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhanh chóng chính xác các vấn đề liên quan.
- Luôn có ý thức tự quản lý, chịu khó học hỏi kinh nghiệm từ các đơn vị
bạn thông qua các buổi giao lưu, hội thảo chuyên ngành mà công ty tổ chức
hàng năm.
- Có ý thức sáng tạo, đưa ra ý kiến khả thi trong việc thực hiện các nghiệp
vụ chuyên môn.
- Đội ngũ lãnh đạo văn phòng có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn
nghiệp vụ cao, nhậy bén, phân tích tương đối chính xác sự ảnh hưởng của thị
trường đến hoạt động của công ty.
* Về phương thức quản lý
- Trong quá trình điều hành, tổ chức hoạt động của phòng hành hính đều
được thực hiện theo quy chế, nội quy mà công ty đã đề ra.
- Được sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty nên đang dần củng cố vị trí,
tầm quan trong của mình trong sự vận động của công ty trong giai đoạn hiện nay
như: thường xuyên nhắc nhở, động viên nhân viên hăng say làm việc, có tinh
thần trách nhiệm, mở các lớp nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, tổ chức cho
nhân viên tha, gia các buổi giao lưu, học hỏi tại các buổi hội thảo trao đổi kinh
nghiệm giữa các doanh nghiệp.
- Mặt khác trưởng phòng cũng quan tâm đến tâm lý, đời sống của nhân
viên, thường xuyên động viên chia sẻ, tạo điều kiện, giúp đỡ về vật chất cũng
như tinh thần.
- Trưởng, phó phòng luôn tỏ ra là những tấm gươn trong công việc, có
thái độ nghiêm túc khi làm việc nhưng lại thân thiết cởi mở trò chuyện vơi nhân
viên trong giờ giải lao. Chính quan hệ đó làm cho khối văn phòng trong công ty
trở lên vứng chắc, đoàn kết, giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao.
* Trang thiết bị làm việc.
- Nhìn chung trang thiết bị làm việc của phòng hành chính tương đối đầy
đủ, hiện đại đảm bảo phục vụ công việc chuyên môn, công tác quản lý, điều
hành của Công ty. Tuy nhiên vấn còn những thiết bị lạc hậu:
Lê Thị Tuyết
14
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Việc đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phòng và công tác quản
lý điều hành trong thời gian tới cần được quan tâm, đầu tư đúng mức. Kết nối
mạng nội bộ, tăng tốc độ truyền phát dữ liệu, nâng cấp các thiết bị tin học và kết
nối mạng ADSL phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin, học hỏi kiến thức trên
mạng phục vụ công việc.
Các nghiệp vụ được thực hiện theo đúng quy định, quy chế, nội quy của
công ty, nhưng trong một số trường hợp nó trở lên cứng nhắc, không linh hoạt
như: việc tiếp nhận các giấy tờ, tài liệu mà bưu điện chuyển tới thì nhất thiết
phải là nhân viên văn thư ký nhận. Điều này sẽ không thuận tiện trong trong
trường hợp nhân viên văn thư bận giải quyết công việc cùng lãnh đạo hoặc
phòng ban khác.
- Những tồn tại của trang thiết bị và sơ đồ bố trí nơi làm việc đã được nêu
ra trong quá trình phân tích các yếu tố trong văn phòng đánh giá khái quát lại
như sau:
- Một số trang thiết bị còn lạc hậu, không đảm bảo chất lượng như: máy
photo tài liệu, giá kê tài liệu bằng gỗ dễ bị mỗi mọt, bàn ghế chưa đồng bộ.
- Cách bố trí sơ đồ làm việc chưa hợp lý, các bàn làm việc của nhân viên
được bố trí không có vách ngăn ảnh hưởng tới sự tập trung công việc, nhất lá khi
có khách dễ nẩy sinh việc nói chuyên riêng trong giờ làm việc.
- Các nghiệp vụ văn phòng được thực hiện theo đúng quy định, quy chế,
nội quy của Công ty, nhưng trong một số trường hợp nó trở lên cứng nhắc,
không linh hoạt như: việc tiếp nhận các giấy tờ, tài liệu mà bưu điện chuyển tới
thì nhất thiết phải là nhân viên văn thư ký nhận. Điều này sẽ không thuận tiện
trong trong trường hợp nhân viên văn thư bận giải quyết công việc cùng lãnh
đạo hoặc phòng ban khác.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng hành chính
tổng hợp
1.2.2.1 Chức năng
Phòng Hành chính tổng hợp là đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần Công
Lê Thị Tuyết
15
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghệ Gia Linh có chức năng:
- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc Công ty và tổ chức thực hiện các
việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao
động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự
theo luật và quy chế công ty.
- Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong Công ty thực hiện nghiêm túc nộ
quy, quy chế công ty
- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc Công ty
- Là đơn vị quản lý, cơ sở vật chất – kỹ thuật, thực hiện công tác hành
chính và phục vụ hậu cần tại Công ty.
1.2.2.2 Nhiệm vụ
* Công tác văn phòng:
- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin. Xử
lý các thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng.
- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến
Công ty. Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình
- Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của Công ty.
- Soạn thảo văn bản, trình giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại và
phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó.
- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính
xác, kịp thời, an toàn.
- Công tác tổ chức, chế độ chính sách: giải quyết các vấn đề liên quan đến
nhân sự theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cụ thể là:
+ Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao
động.
+ Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định
và quy chế Công ty.
+ Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Công ty.
+ Lưu giữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác
Lê Thị Tuyết
16
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật,
HĐ lương, khoa học kỹ thuật
+ Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ cho
người lao động
- Công tác bảo hộ lao động.
+ Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu
vực văn phòng và công cộng.
+ Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ
lao động trong toàn Công ty theo quy chế
+ Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ và đột
xuất, cấp cứu tai nạn laô động
- Công tác bảo vệ:
+ Bảo vệ tài sản Công ty và tài sản người lao động trong địa phận Công
ty.
+ Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn Công ty.
+ Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai,
hỏa hoạn.
+ Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự.
+ Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng. Phối hợp cùng
các bộ phận duy trì thời gian làm việc.
- Công tác phục vụ:
+ Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong công ty.
+ Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng
+ Đảm nhận công tác nấu cơm phục vụ bữa ăn công nghiệp
1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng hành chính tổng hợp
* Cơ cấu tổ chức bao gồm:
- Lãnh đạo văn phòng: Trưởng, phó phòng
- Bộ phận Văn thư
- Bộ phận Lưu trữ
Lê Thị Tuyết
17
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bộ phận Tài chính
- Bộ phận Hành chính tổ chức
- Bộ phận hậu cần
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trưởng phòng là người đứng
đầu văn phòng, là thủ trưởng của văn phòng. Trưởng phòng phụ trách chung,
chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của phòng đã được
phân công trước giám đốc công ty.Có thẩm quyền quyết định tất cả công tác của
văn phòng.
Sơ đồ cơ cấu, tổ chức của Phòng hành chính tổng hợp (xem phụ lục 2)
1.2.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong
Phòng Hành chính tổng hợp.
* Trưởng phòng: (số lượng 01 người)
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc công ty. Kiểm tra, đôn
đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
- Quản lý nhân nhân lực của phòng. Phân công cụ thể nhiệm vụ các nhiệm
vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giám đốc
Công ty.
- Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,
nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật .....
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ.
+ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể .
+ Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động
+ Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ
+ Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như Công ty
+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên
+ Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của Công ty
Lê Thị Tuyết
18
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Đối nội, đối ngoại
+ Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo Công ty
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc Công ty
+ Tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong các lĩnh vực trên
+ Thừa lệnh giám đốc ký tên đóng dấu Công ty các loại văn bản đã được
giám đốc ủy quyền: giấy giới thiệu khám chũa bệnh, giấy công tác của CBCNV
và khách, giấy giới thiệu công tác và các văn bản giải quyết các công việc hành
chính khác.
* Phó phòng: ( số lượng 01 người)
Phó phòng có nhiệm vụ:
- Tham mưu đề xuất công tác hành chính, quản lý cơ sở của Ban giám đốc
và Trưởng phòng
- Giúp việc cho Trưởng phòng
* Nhân viên tổ chức, hành chính: ( số lượng 01 người)
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
- Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ
- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện chế độ ốm
đau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn công ty
- Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động
- Định mức lao động
- Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn Công ty (trừ hồ sơ cá nhân,
Bảo hiểm xã hội)
- Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu Công ty.
- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
- Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khi
trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền.
Lê Thị Tuyết
19
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong các lĩnh vực trên
* Bộ phận văn thư – lưu trữ: (số lượng 02 người)
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
- Bảo quản và sử dụng con dấu Công ty theo quy chế
- Phân phát công văn của Công ty và cấp trên
- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong các lĩnh vực trên
* Bộ phận Thư kí: (số lượng 01 người)
- Tốc ký và soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông tin liên quan.
- Thực hiện và trả lời các cuộc điện thoại, sắp lịch hẹn.
- Tiếp khách hàng khi cần thiết.
- Xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến.
- Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Lên chương trình và thời gian cho các cuộc họp, các hoạt động xã hội
khác.
- Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp v.v…
* Bộ phận đánh máy photo copy: (số lượng 01 người)
- Đánh máy các văn bản trong nội bộ cơ quan
- In sao, nhân bản văn bản, tài liệu
- Có trách nhiệm quản lý tốt các thiết bị máy vi tính, máy in, máy photo...
- Giữ bí mật các nội dung tài liệu và thực hiện nghiêm chỉnh các quy định
về bảo mật đối với tài liệu.
* Bộ phận tài vụ: (số lượng 01 người)
Đảm bảo thực hiện thu - chi đúng nguyên tắc tài chính, sổ sách, các loại
chứng từ theo quy định rõ ràng, sạch đẹp, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo
tài chính, kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định hàng tháng.
* Nhân viên bảo vệ, tạp vụ, điện nước, lái xe
Lê Thị Tuyết
20
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
- Bảo vệ tài sản Công ty và tài sản người lao động trong địa phận Công ty.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn Công ty.
- Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏa
hoạn.
- Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng. Phối hợp cùng
các bộ phận duy trì thời gian làm việc.
- Bơm nước lên bể phục vụ sản xuất, vệ sinh của Công ty
- Bảo quản các dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai và tài sản công
cộng
- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
- Quản lý nhân lực của tổ, lên lịch, đôn đốc các nhân viên thực hiện nhiệm
vụ trực bảo vệ. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của tổ trước giám đốc và
trưởng phòng
- Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự trong toàn Công
ty.
- Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phòng chống cháy nổ
thiên tai
- Là cán bộ chủ chốt trong lực lượng xung kích phòng chống cháy nổ,
thiên tai
Quyền hạn:
- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong các lĩnh vực trên
Lê Thị Tuyết
21
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ GIA LINH
Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh là doanh nghiệp hoạt động trong
lĩnh vực công nghệ thông tin. Ngành, nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty bao
gồm:
- Dịch vụ sửa chữa, cài đặt, bảo trì, bảo dưỡng, bảo mật, bảo đảm hoạt
động của hệ thống thông tin, các thiết bị điện tử, tin học viễn thông;
- Sản xuất, mua bán, lắp đặt các thiết bị khoa học kỹ thuật, thiết bị điện tử,
điện tử, điện lạnh, tin học, thiết bị điện tử viễn thông, các hệ thống tự động hóa
phục vụ công tác quản lý, kinh doanh, thí nghiệm và sản xuất;
- Sản xuất mua bán phần mềm công nghệ thông tin;
- Sản xuất mua bán thiết kế và phát triển Website và các hoạt động thương
mại điện tử, đại lý dịch vụ Internet (Không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình).
Trong nhiều năm qua Công ty đã có những cố gắng không ngừng nhằm
nâng cao chất lượng sản phẩm, qua đó nâng cao doanh thu, nâng cao đời sống
cho cán bộ công nhân viên và đóng góp nhiều hơn nữa cho đất nước và xã hội.
Xuất phát từ những mục tiêu đó Ban lãnh đạo Công ty đã không ngừng chăm lo
tới công tác văn phòng của cơ quan đặc biệt là công tác văn thư, bởi đây chính là
một trong những công tác không thể thiếu đối với các cơ quan quản lý Nhà nước
nói chung và Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh nói riêng. Công tác văn thư
là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý phục vụ
cho yêu cầu quản lý của Công ty. Mục đích chính của công tác văn thư là đảm
bảo thông tin cho quản lý, ghi chép, lưu trữ tài liệu về mọi mặt hoạt động của cơ
quan có chuẩn mực pháp lý và hiệu quả. Công tác văn thư là một trong những
nhiệm vụ cơ bản thuộc phòng hành chính tổng hợp. Mọi hoạt động của bộ phận
văn thư đều thông qua sự chỉ đạo trực tiếp của phòng hành chính tổng hợp
2.1. Tổng quan về phòng hành chính tổng hợp tại Công ty Cổ phần Công
nghệ Gia Linh
2.1.1. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng hợp.
Lê Thị Tuyết
22
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
( Sơ đồ xem phụ lục 2)
2.1.2. Vị trí và cách bố trí, sắp xếp phòng làm việc tại bộ phận văn
thư của Công ty.
Vị trí đặt phòng làm việc được xem như là một trong những yếu tố ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc. Khi bố trí phòng làm việc
Công ty đã chú ý đảm bảo thuận tiện, giải quyết công việc được nhanh chóng,
khoa học và nhất là đã dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, tính chất
công việc của từng phòng để phân chia hợp lý.
Những phòng thường xuyên làm việc, giao dịch với khách hàng hay các
cơ quan ngoài thì được bố trí ở tầng 1 nhưng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây
lắp điện phòng tổ chức hành chính được tách làm hai, một phòng là phòng tổ
chức chuyên quản lý hồ sơ nhân sự được đặt trên tầng 2, phòng còn lại là phòng
văn thư đảm nhiệm các nghiệp vụ hành chính văn phòng, văn thư – lưu trữ, hậu
cần…
* Cách thức tổ chức bố trí phòng văn thư tại Công ty
Sau khi đã chọn được vị trí đặt phòng làm việc thì bước tiếp theo là nghệ
thuật bài trí, sắp xếp các phương tiện, trang thiết bị, dụng cụ trong phòng sao
cho đảm bảo tính thẩm mỹ, thuận tiện cho tiến hành công việc được liên tục dây
chuyền giảm thiểu những di chuyển không cần thiết. Toàn bộ sơ đồ dưới đây là
cách bố trí phòng làm việc của tổ văn thư của Công ty.
(Sơ đồ bố trí phòng văn thư phụ lục 3)
2.2. Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Công
nghệ Gia Linh
2.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Những văn bản, giấy tờ từ cơ quan ngoài gửi đến Công ty gọi tắt là “văn
bản đến”.
Về nguyên tắc: Mọi văn bản giấy tờ gửi đến Công ty gồm văn bản, thư từ,
chỉ thị, quyết định, thông báo…do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên
nơi gửi mang đến đều phải thông qua bộ phận văn thư để đăng ký, vào sổ, quản
Lê Thị Tuyết
23
Lớp Quản trị Văn phòng K1A
