Công tác văn phòng công ty cổ phần hưng Quốc

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU.............................................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................................3
PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG
QUỐC.........................................................................................................................................4
I. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần
Hưng....................................................................................................................................4
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty...............................................................5
2. Cơ cấu tổ chức của Công ty............................................................................................5
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
phòng HCNS.......................................................................................................................6
1.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của phòng HCNS...............6
1.1 Trong công tác Văn thư - Lưu trữ: ...............................................................................6
1.1.1 Các bước soạn thảo và ban hành văn bản..................................................................6
1.1.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của công ty...................................................9
1.1.3 Sử dụng và quản lý con dấu.....................................................................................11
2. Trong lĩnh vực tuyển dụng và thực hiện các chế độ chính sách cho cán bộ, nhân viên
công ty...............................................................................................................................12
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng HCNS của Công ty Cổ
phần Hưng Quốc...............................................................................................................13
2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng HCNS...................................................13
2.2 Cơ cấu tổ chức của phòng HCNS công ty..................................................................16
2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng HCNS.........................................................................16
2.2.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc.....................................................................16
PHẦN II KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ............................................22
I. Kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần Hưng Quốc......................23
1.Kỹ năng ứng xử..............................................................................................................24

2. Kỹ năng giao tiếp..........................................................................................................32
3. Văn hóa trang phục.......................................................................................................39
4. Bài trí công sở...............................................................................................................40
PHẦN II....................................................................................................................................43
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ................................................................................43
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng, kỹ năng
giao tiếp và văn hóa công sở của Công ty Cổ phần Hưng Quốc.......................................43
1.Ưu điểm..........................................................................................................................43
2.Nhược điểm....................................................................................................................47
II. Giải pháp......................................................................................................................49
PHẦN III. KẾT LUẬN.......................................................................................................53
PHẦN IV PHỤ LỤC..............................................................................................................54

Trịnh Văn Hưng

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại phát triển theo xu hướng toàn cầu hóa như hiện nay. Chúng
ta đang sống trong một môi trường hiện đại, chuyên nghiệp. Chính điều đó đòi
hỏi cho chúng ta cần phải trang bị những điều kiện tốt nhất để chinh phục những
công việc từ cơ bản nhất đến phức tạp nhất.
Cùng với sự chuyển mình phát triển mạnh mẽ của đất nước, cơ quan
doanh nghiệp luôn luôn phải thay đổi để tìm cho mình một hướng đi đúng đắn,
một sự thích nghi nhảy bén sao cho phù hợp với mọi hoàn cảnh của nền kinh tế,

để có một bệ phóng vững chắc vươn ra thị trường trong nước và quốc tế. Để có
một bệ phóng vững chắc đó thì mọi cơ quan, doanh nghiệp phải có một bộ máy
hoàn thiện, một khâu hành chính năng động, sáng tạo để giúp cơ quan, doanh
nghiệp quản lý, lãnh đạo, điều hành và không ngừng đổi mới.
Nhận thấy được tầm quan trọng của Văn phòng trong xu thế phát triển
hiện tại và tương lai của đất nước. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo
khối lượng sinh viên khá lớn chuyên về công tác Hành chính, trong đó có ngành
Quản trị Văn phòng để đáp ứng nhu cầu của xã hội. Trong thời gian đào tạo của
các trường chuyên nghiệp nói chung và trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng,
thực tập ngành nghề là một khâu vô cùng quan trọng không thể thiếu, vì đây là
quá trình giúp sinh viên có thời gian trải nghiệm thực tế để có thể tự học hỏi trực
tiếp, tiếp thu và tích lũy kiến thức, hiểu hơn về chuyên ngành mình đang theo
học. Chính vì vậy với phương châm giáo dục của Đảng “Học đi đôi với hành, lý
luận gắn liền thực tiễn”. Sau khi hoàn thành chuơng trình đào tạo,Nhà trường đã
giành một khoảng thời gian để tổ chức cho sinh viên đi thực tập ngành nghề
nhằm giúp cho sinh viên - cán bộ văn phòng trong tương lai vận dụng một cách
tốt nhất, hiệu quả nhất những kiến thức lý thuyết đã học tại trường vào các công
việc thực tiễn tại các công ty, doanh nghiệp và các cơ quan Hành chính Nhà
nước….
Qua đợt thực tập này là cơ hội để sinh viên vận dụng những lý thuyết đã
học trên ghế nhà trường để áp dụng vào nghiệp vụ chuyên môn quản trị văn
phòng, từ đó học hỏi được những kinh nghiệm thực tế để nâng cao năng lực của
Trịnh Văn Hưng

1

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bản thân.
Thực tập là một quãng thời gian vô cùng quan trọng và quý giá đối với bất
cứ ngành nghề đạo tạo nào. Nó giúp cho mỗi sinh viên áp dụng những kiến thức
đã học vào công việc, qua đó không còn bỡ ngỡ sau khi ra trường đi làm thực tế.
nó còn giúp cho mỗi sinh viên tích lũy cũng như được kinh nghiệm của người
hướng dẫn ở cơ quan, doanh nghiệp. qua đợt thực tập còn đánh giá được linh
động, sang tạo, thích nghi đối với công việc của từng sinh viên trong quá trình
giải quyết công việc thực tế.
Được sự đồng ý của Nhà trường và Khoa Quản trị văn phòng, em đã được
giới thiệu tới Công ty Cổ phần Hưng Quốc để thực tập với thời gian từ
20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015 để hiểu rõ và tiếp xúc với ngành nghề mình
đang theo học.
Những ngày đầu thực tập không tránh khỏi những bỡ ngỡ, lúng túng
nhưng em đã nhanh chóng hòa nhập được với môi trường làm việc công sở.
Trong quá trình kiến tập em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của Nhà trường,
dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của Khoa Quản trị văn phòng, đồng thời được sự
chỉ bảo tận tình của cán bộ hướng dẫn và các cô chú, anh chị trong Phòng Hành
chính - Nhân sự của Công ty Cổ phần Hưng Quốc đã giúp em nhanh chóng làm
quen với công việc cũng như trong giao tiếp, giúp em thấy tự tin hơn để em
hoàn thành tốt kì kiến tập ngành nghề.
Sau một thời gian thực tập em đã được va chạm công việc thực tiễn qua
đó học hỏi và tích lũy cho mình được nhiều kinh nghiệm hơn, có được cái nhìn
khách quan, đầy đủ và trung thực nhất về ngành nghề của mình; giúp em bước
đầu rèn luyện tốt tư duy khoa học trong khâu giải quyết công việc, đồng thời
phát triển được các kỹ năng trong giao tiếp qua những cuộc họp và đón tiếp
khách đến cơ quan. Được làm việc trong môi trường thực tiễn hòa đồng, thân
thiện, năng động sáng tạo nên em có cơ hội tiếp xúc, học hỏi sự sáng tạo và các

cách làm việc của các nhân viên trong công ty và rút ra được những điểm mạnh
cũng như điểm yếu của bản than, từ đó để có những bước đi đúng đắn để hoàn
thiện bản thân.
Trịnh Văn Hưng

2

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian thực tập, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Nhà
trường, thầy cô giáo và toàn thể các cô chú, anh chị trong Công ty cổ phần Hưng
Quốc đã luôn nhiệt tình giúp đỡ em hiểu rõ hơn về ngành nghề của mình cũng
như hoàn thành tốt kì thực tập của mình.
Sau khi kết thúc thời gian thực tập, đã thu thập thông tin, tài liệu dựa
trên những yêu cầu của Nhà trường, của Khoa đề ra cũng như sự hướng dẫn
nhiệt tình của Khoa Quản trị văn phòng cùng những trải nghiệm thực tế trong
thời gian thực tập tại phòng Hành chính của công ty. Em đã tổng kết lại thành
bài báo cáo này với các nội dung như sau:
Phần I

Khảo sát công tác văn phòng – Phòng HCNS Công ty Cổ

phần Hưng Quốc
Phần II

Kỹ năng giao tiếp và Văn hóa công sở ở công ty

Phần III

Kết luận và đề xuất kiến nghị

phần IV Phụ lục
Em đã rất cố gắng tìm hiểu và thu thập thông tin, tài liệu nhưng do sự
giới hạn về thời gian và hiểu biết về lý luận cũng như thực tiễn còn nhiều hạn
chế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự
đóng góp ý kiến của thầy cô để em có thể hoàn thiện và rút kinh nghiệm từ bài
báo cáo.
Em xin chân thành cảm ơn
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2016

Sinh viên

TRỊNH VĂN HƯNG

Trịnh Văn Hưng

3

Lớp ĐH QTVP K1C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
PHẦN I

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN HƯNG QUỐC

I. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Công ty Cổ phần Hưng
* Giới thiệu vài nét về công ty
TÊN CÔNG TY :

CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC

TÊN GIAO DỊCH :

HUNG QUOC JOINT STOCK COMPANY

TÊN VIẾT TẮT :

HUNG QUOC., JSC

ĐỊA CHỈ

SỐ A8, TT BGD & ĐT, P. XUÂN LA, Q. TÂY HỒ,

:

ĐIỆN THOẠI
FAX

:

:

TP. HÀ NỘI
04. 3759 1064
04. 3759 0228

GIẤY ĐKKD SỐ :

0102051677

GIÁM ĐỐC :

TRẦN NGỌC TUẤN

EMAIL



:

KINH NGHIỆM :

06 NĂM

BIÊN CHẾ :

371 NGƯỜI

Công ty cổ phần Hưng Quốc là một doanh nghiệp hạch toán độc lập theo
Luật doanh nghiệp thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Công ty cổ phần
Hưng Quốc là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực Tư vấn xây
dựng, Hoạt động đo đạc bản đồ, Quản lý đất đai, Tư vấn môi trường.
Đến nay, Công ty đã tham gia thiết kế, giám sát nhiều công trình có quy
mô vừa và lớn. Trước cơ chế thị trường và sự đổi mới chung của cả nước, Công
ty đã không ngừng nâng cao bồi dưỡng trình độ khoa học kĩ thuật và nghiệp vụ
chuyên môn trong quản lý.
Với vốn điều lệ ban đầu là 9.000.000.000 đồng.
Mệnh giá cổ phần: 100.000 đồng
Tổng số cổ phần: 90.000
Công ty đã từng bước phát triển để trở thành một trong những công ty lớn
mạnh và thu hút sự quan tâm cũng như đầu tư của khách hàng.
- Tư vấn lập quy hoạch sử dụng đất, Hoạt động đo đạc bản đồ cho đội ngũ
Trịnh Văn Hưng

4

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cán bộ và nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
- Điều này đã tạo cho Công ty có uy tín và có chỗ đứng vững chắc trên thị

trường.
- Các công trình Công ty tư vấn, thiết kế đều đảm bảo chất lượng, kỹ mỹ
thuật, đáp ứng được yêu cầu cao của các chủ đầu tư nên Công ty đã được các
chủ đầu tư đánh giá cao.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty
Theo giấy đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần Hưng Quốc ngày 18
tháng 10 năm 2006 thì công ty hoạt động kinh doanh đa ngành nghề như:
- Tư vấn xây dựng
- Hoạt động đo đạc bản đồ,
- Quản lý đất đai,
- Tư vấn môi trường
- Quản lý chuyên ngành về khảo sát, lập dự án, lập thiết kế kỹ thuậtcác
công trình đo đạc và bản đồ
- Xây dựng cơ sở dữ liệu đo đạc và bản đồ, lập hồ sơ địa chính, cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất.
-Bảo toàn và phát triển vốn của chủ sở hữu giao, vốn tự bổ sung, sử dụng
hợp lý các nguồn lực, tối đa hóa lợi nhuận, tích lũy và phát triển công ty. và một
số ngành nghề khác phù hợp với năng lực của công ty, được chủ sở hữu nhà
nước chấp thuận theo quy định của Pháp luật.
2. Cơ cấu tổ chức của Công ty
- Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC
- Tên Công ty viết bằng tiếng nước ngoài: HUNG QUOC., JOINT
STOCK COMPANY.
- Trụ sở Công ty: Số A8, Tập thể Bộ GD & ĐT, ngõ 291(cuối ngõ) Lạc
Long Quân, P.Xuân La, Q.Tây Hồ, Thành phố Hà Nội.
Cơ cấu tổ chức công ty gồm:
• Hội đồng quản trị
• Ban giám đốc
Trịnh Văn Hưng

5

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Hội đồng cố vấn
+ Phòng hành chính nhân sự
+ Phòng kế hoạch dự án
+ Ban quản lý dự án
+ Phòng tài chính kế toán
Các nhân sự chủ chốt của Công ty. ( xem phụ lục I )
Các phòng ban và các bộ phận khác của Công ty được thành lập, giải thể
theo quyết định của Hội đồng Quản trị hoặc Giám đốc Công ty.
Các phòng ban, bộ phận của Công ty tư vấn và hoạt động trên các lĩnh
vực chính như khảo sát địa hình, đo đạc địa chính, địa hình, tư vấn lập quy
hoạch, giao đất, dịch vụ đất đai, thiết kế công trình, giao thông, thủy lợi…
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Cổ phần Hưng Quốc ( Phụ lục II )
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của phòng HCNS.
1. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của
phòng HCNS
Căn cứ theo Quyết định số 10/QĐ-HQ ngày 11/7/2006 của Giám đốc
công ty về việc “Quy định, chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của phòng HCNS.
1.1 Trong công tác Văn thư - Lưu trữ:
Phòng HCNS giúp Lãnh đạo công ty tổ chức thực hiện, quản lý các
nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ của công ty.

Với sự cố gắng, tận tụy, đoàn kết và ý thức trách nhiệm của tập thể cán
bộ, nhân viên, Phòng HCNS luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của lãnh đạo
công ty giao. Như vậy, có thể thấy vai trò của Phòng HCNS trong việc thực hiện
chức năng tham mưu, tổng hợp cho Công ty Cổ phần Hưng Quốc là rất quan
trọng. Bất kỳ, phòng,đơn vị nào của Công ty Cổ phần Hưng Quốc đều phải thực
hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần, giúp lãnh đạo công ty
có thể hoạch định, tổ chức được những sự kiện quan trọng, quản trị được nguồn
nhân sự trong công ty và giám sát được tất cả mọi hoạt động của công ty.
1.1.1 Các bước soạn thảo và ban hành văn bản
Trịnh Văn Hưng

6

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức:
Ưu điểm:
Phòng HCNS đã đảm bảo việc trình bày văn bản hành chính theo đúng
thể thức và kỹ thuật trình bày quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, văn bản ban hành có đầy
đủ 9 thành phần thể thức bắt buộc là Quốc hiệu; tên cơ quan ban hành văn bản;
số ký hiệu văn bản; địa danh, ngày tháng năm; tên loại và trích yếu nội dung văn
bản; nội dung văn bản; chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ
quan; nơi nhận văn bản. Ngoài ra còn một số thể thức bổ sung khác như: dấu chỉ

mức độ mật, khẩn, dấu chỉ dẫn phạm vi đối tượng phổ biến, dấu thu hồi, địa chỉ
giao dịch, văn bản trình bày theo đúng quy định về khổ giấy, kiểu chữ, cỡ chữ.
Nhược điểm:
Tuy các văn bản do phòng HCNS ban hành văn bản đều đúng thể thức và
kỹ thuật trình bày, nhưng trong quá trình soạn thảo văn bản cán bộ, chuyên viên
cũng không thể tránh khỏi những sai sót nhất định như: quá trình đánh máy còn
có sai sót, ngôn từ chưa đạt yêu cầu về câu chữ.
- Phần số ký hiệu của một số công văn hành chính vẫn còn sai tên loại (Ví
dụ: Công văn “số: 24/CV-NV Về việc duyệt quỹ tiền lương của cán bộ, nhân
viên 6 tháng cuối năm 2015”)
- Phần Trích yếu nội dung dòng kẻ dưới dài hơn mức quy định, một số
văn bản còn thiếu đường kẻ dưới.
Một số văn ban sai thể thức của công ty ( Phụ lục III )
b.Kỹ thuật trình bày văn bản
Ưu điểm:
Thứ nhất, Các văn bản soạn thảo theo đúng mục đích, yêu cầu đề ra.
Thứ hai, Các cán bộ, chuyên viên trực tiếp soạn thảo văn bản tương đối
đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị mình.
Thứ ba, Văn bản soạn thảo mang đậm tính khuôn mẫu quy định sẵn của
Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trịnh Văn Hưng

7

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hành chính và văn bản quy định của cơ quan.
Thứ tư, Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn ngữ hành chính chuẩn, văn
phong mang đậm văn phong hành chính.
Nhược điểm:
Tuy rằng văn phong và ngôn ngữ dùng trong các văn bản do phòng ban
hành mang đậm tính chất hành chính nhưng không thể tránh khỏi có những văn
bản có ngôn ngữ đời thường.
c. Quy trình soạn thảo
Ưu điểm:
Thứ nhất, cán bộ, nhân viên thực hiện công tác soạn thảo văn bản đều
nắm vững kiến thức về kỹ thuật trình bày văn bản từ bố cục, từ ngữ diễn đạt đến
nội dung văn bản.
Thứ hai, Văn bản sau khi đã dự thảo đều được trình lên Trưởng phòng
duyệt qua về nội dung và văn phòng duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày
trước khi ký ban hành
Văn bản soạn thảo và ban hành theo đúng quy trình của bước như sau:
+ Xác định mục đích, giới hạn văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện
văn bản.
+ Chọn tên loại văn bản sao cho văn bản đó thể hiện tốt nhất những nội
dung trên và thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của phòng HCNS công ty.
+ Tiến hành thu thập và xử lý thông tin để xây dựng văn bản.
+

Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản.

+ Trình bản thảo để Trưởng phòng HCNS duyệt và cho ý kiến chỉ đạo để
hoàn thiện văn bản.
+ Nhân bản văn bản để chuẩn bị ban hành.
+ Hoàn thiện văn bản để ban hành.

Nhược điểm:
Quy trình soạn thảo văn bản còn rườm rà, nhiều khâu làm cho công việc
bị ảnh hưởng rất nhiều đặc biệt là về thời gian triển khai.
d. Ban hành văn bản.
Trịnh Văn Hưng

8

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Một số văn bản do công ty ban hành ( Phụ lục IV )
Các hình thức văn bản và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây.
( Phụ lục V)
Nhìn chung, số lượng văn bản công ty cổ phần Hưng Quốc ban hành là ít,
phần nhiều là các Quyết định và công văn hành chính. Những văn bản số lượng
ban hành là rất ít, không đáng kể là giấy giới thiệu, biên bản.
Ưu điểm:
Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của Trưởng phòng hay
Phó phòng được quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo; Văn bản được ban
hành nhanh chóng, kịp thời.
Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm thì việc ban hành văn bản của phòng HCNS
vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm cần được khắc phục. Nhiều văn bản ban hành
sát nút với thời gian quy định, người báo cáo tổng hợp số liệu sẽ gặp nhiều khó
khăn.

1.1.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của công ty
a. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành
(kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyền nội bộ và văn bản mật) do phòng
phát hành được gọi chung là văn bản đi. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết
văn bản đi của phòng HCNS công ty như sau:
Bước 1: Cán bộ phòng HCNS được giao nhiệm vụ có trách nhiệm soạn
thảo văn bản
Bước 2: Ban lãnh đạo công ty kiểm tra, ký nháy vào một trong các văn
bản gốc và chịu trách nhiệm nội dung văn bản.(Lãnh đạo đơn vị ký nháy sau chữ
cuối cùng của nội dung văn bản)
Bước 3: Cán bộ phòng HCNS chuyển văn bản trình ký đến Phòng Lãnh
đạo công ty.
Bước 4: Trưởng phòng HCNS kiểm tra, ký nháy và chịu trách nhiệm về
thể thức văn bản
Trịnh Văn Hưng

9

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bước 5: Cán bộ phòng HCNS trình ký Ban Giám đốc theo lĩnh vực được
phụ trách
Bước 6:Văn bản Ban Giám đốc đã ký chuyển về phòng HCNS, đóng dấu,
vào sổ theo dõi, lưu 1 văn bản gốc (văn bản có 3 chữ ký) các văn bản còn lại trả

về đơn vị để làm thủ tục gửi văn bản tới các đơn vị trong, ngoài phòng HCNS.
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của phòng HCNS công
ty có những ưu và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
Thứ nhất, Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của phòng Hành
chính thực hiện đúng theo quy định của Công ty Cổ phần Hưng Quốc; tạo điều
kiện quản lý thống nhất hệ thống văn bản ban hành trong phòng nói riêng cũng
như trong công ty nói chung.
Thứ hai, Công tác soạn thảo văn bản được phân công rõ ràng cho từng
chuyên viên nên hạn chế được tối đa những sai lệch về nội dung văn bản vì những
chuyên viên này có trình độ chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực hoạt động của
mình.
Thứ ba, Khi một văn bản của phòng được gửi đi nhiều cơ quan, đơn vị, cá
nhân khác nhau thì chuyên viên phụ trách văn thư của phòng sẽ tiến hành nhân
bản các văn bản đó sao cho đủ số lượng.
Thứ tư, Cán bộ Văn thư đăng ký các thông tin về văn bản chính xác rất
thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết.
Thứ năm, Cách đăng ký và sắp xếp văn bản theo tên loại cũng góp phần
làm cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng và chính xác.
Nhược điểm:
Trình tự kiểm tra văn bản còn có nhiều khâu nên làm cho công việc bị
gián đoạn mất nhiều thời gian để có thể tiến hành thực hiện được văn bản đó.
b. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành
(kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến
phòng gọi chung là văn bản đến.
Trịnh Văn Hưng

10

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của phòng HCNS.
Bước 1: Cán bộ phòng HCNS chịu trách nhiệm tiếp nhận và phân loại
văn bản gửi đến trình Trưởng/Phó phòng HCNS
Bước 2: Trưởng/Phó phòng HCNS phê duyệt Văn bản trước khi chuyển
đến các đơn vị, cá nhân.
Bước 3:Cán bộ phòng HCNS vào sổ theo dõi, lưu bản gốc tại văn phòng
Bước 4: Cán bộ phòng HCNS chuyển văn bản tới các đơn vị, cá nhân theo
đúng phê duyệt của Trưởng/Phó phòng HCNS.
Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến của phòng HCNS có những ưu
và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
Cán bộ phòng HCNS đã làm theo đúng các bước quy định của pháp luật.
Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và giải quyết văn
bản đã góp phần ngày càng hiện đại hoá công tác văn thư cả về cán bộ và các
nghiệp vụ.
Nhược điểm:
Sử dụng phần mềm quản lý văn bản tuy thuận tiện và nhanh chóng nhưng
khi mạng bị lỗi thì không thể sử dụng được, hoặc do các sự cố khách quan như
mất điện, máy tính có virus thì không thể tiến hành công việc như dự tính ban
đầu, làm cho văn bản có thể bị giải quyết chậm hoặc không kịp tiến độ thời gian
và tốn cả kinh phí cho việc thực hiện công tác đó.
1.1.3 Sử dụng và quản lý con dấu
Con dấu có vai trò quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu đóng

vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức; khẳng định tính
chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản do các cơ quan, tổ chức và các chức
danh Nhà nước ban hành. Chình vì vậy, Nhà nước đã đề ra nhiều quy định về
vấn đề này thông qua các văn bản quản lý như sau: (1) Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
(2) Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính
Trịnh Văn Hưng

11

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phủ về quản lý và sử dụng con dấu; (3) Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Phòng HCNS công ty luôn thực hiên theo đúng quy định của pháp luật về
việc sử dụng con dấu
− Chỉ được đóng dấu lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
ban lãnh đạo công ty.
− Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
quy định.
− Khi đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
− Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do Ban lãnh đạo
ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên

công ty hoặc tên phụ lục
Ưu điểm:
Thứ nhất, tại phòng HCNS công ty, chuyên viên văn thư đều thực hiện
theo đúng quy định của pháp luật và quy định của công ty về công tác quản lý và
sử dụng con dấu.
Thứ hai, con dấu của phòng được để đúng nơi quy định và các tủ đựng
dấu của phòng đều có khoá để đảm bảo an toàn cho con dấu.
Thứ ba, trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu tại phòng được thực hiện
nghiêm túc, đầy đủ, đúng nhiệm vụ được giao.
Thứ tư, dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy
định.
Nhược điểm:
Thứ nhất, vẫn còn tình trạng đóng dấu không đúng quy định, dấu đóng chèn
lên toàn bộ chữ ký, dấu đóng chưa đúng chiều.
Thứ hai, mang dấu ra ngoài mà nhiều CBNV phòng HCNS không xin
phép...
2. Trong lĩnh vực tuyển dụng và thực hiện các chế độ chính sách cho
cán bộ, nhân viên công ty.
Trịnh Văn Hưng

12

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phòng HCNS giúp lãnh đạo công ty về công tác tuyển dụng, sử dụng

người lao động và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhân viên trong công ty.
Quản lý hồ sơ, tài liệu của CBNV trong công ty.
Tham mưu cho Lãnh đạo công ty về các hình thức khen thưởng cũng
như hình thức xử lý các trường hợp vi phạm.
Phòng HCNS tham mưu cho lãnh đạo của cơ quan về chế độ chính
sách cho cán bộ, nhân viên công ty. Phòng Hành chính luôn là nơi thu thập, xử
lý và tổng hợp thông tin về chế độ chính sách của cán bộ, nhân viên trong công
ty. Vì vậy, phòng Hành chính là đơn vị nắm rõ nhất tình hình cán bộ, nhân viên
của công ty một cách cụ thể và tổng quát nhất.

2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng HCNS
của Công ty Cổ phần Hưng Quốc.
2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng HCNS
a, Chức năng.
Văn phòng có chức năng tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo công ty
trong các lĩnh vực công tác như: văn thư – lưu trữ; hành chính quản trị; tổ chức
quản lý lao động; chế độ tiền lương và đào tạo; quản lý tài sản; an ninh bảo vệ;
phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường trụ sở cơ quan Công ty và các công
tác khác có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được lãnh đạo công ty giao.
Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban
Giám đốc và người lao động trong Công ty.
Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc Công ty
Chịu trách nhiệm về công tác tổ chức HCNS toàn Công ty.
Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho Công ty
Giúp giám đốc nắm bắt và tổng hợp và xử lí thông tin; phản ánh tình hình
hoạt động của Công ty
Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội
quy, quy chế của công ty.
b, Nhiệm vụ.
Cũng như chức năng của mình, văn phòng cũng có những nhiệm vụ quan

Trịnh Văn Hưng

13

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trọng trong các lĩnh vực như quản lý công tác văn phòng; công tác tổ chức, chế
độ chính sách; công tác phục vụ và bảo vệ.
• Nhiệm vụ công tác văn phòng
- Tiếp nhận, tổng hợp và xử lý thông tin theo chức năng, nhiệm vụ của
văn phòng cơ quan.
- Chuẩn bị hội trường, phòng họp phục vụ các cuộc đại hội, hội họp;
chuẩn bị phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty làm việc, tiếp khách hàng ngày.
- Soạn thảo văn bản và photo tài liệu phục vụ công tác HCNS của Công
ty
- Quản lý, xử lý công văn đi, công văn đến, tổ chức thực hiện công tác
văn thư và lưu trữ tài liệu; quản lý sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước;
quản lý hồ sơ pháp nhân và hồ sơ, tài liệu của Công ty.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Công ty và đôn đốc thực
hiện chương trình, kế hoạch đó; sắp xếp chương trình, lịch làm việc hàng tuần,
tháng, quý, năm của Công ty
- Phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, tiếp
khách trong Công ty
- Thực hiện đóng dấu các văn bản theo chức năng của bộ phận theo đúng
quy định quản lý văn bản và quản lý con dấu của Công ty và của Pháp luật.

- Tiếp nhận, vào sổ theo dõi và phát hành công văn đi, đến, thư từ báo chí
theo địa chỉ quy định về quản lý văn băn.
• Nhiệm vụ tổ chức và thực hiện chính sách công ty
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, quản lý nguồn nhân lực của công ty.
- Quản lý và tổ chức cán bộ nhân viên trong công ty.
- Phục vụ tốt trong công tác hành chính để Ban Giám đốc thuận tiện
trong việc chỉ đạo, điều hành; các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt
- Đề xuất và tổ chức thực hiện quy hoạch cán bộ, đề bạt, bổ nhiệm, miễn
nhiễm, nâng lương cho cán bộ nhân viên theo phân cấp của Công ty tại Quy
định của Nhà nước.
- Nghiên cứu, đề xuất phương án cơ cấu tổ chức Công ty: Tổ chức bộ
Trịnh Văn Hưng

14

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

máy, thành lập mới, giải thể, sát nhập, tách chia…các đơn vị, bộ phận phù hợp
tình hình thực tế Công ty.
- Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện phương án sắp xếp, cải tiến tổ
chức sản xuất và quản lý theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Dự trù kinh phí hàng năm, quý; dự kiến phương pháp hạn mức kinh
phí, cân đối chi phí hàng quý, năm.
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng của công ty để chi trả tiền
lương, thưởng cho cán bộ nhân viên trong công ty

- Tổ chức các lớp học, đào tào bồi dưỡng cho nhân viên công ty.
- Giải quyết các chế độ chính sách đối với nhân viên công ty theo quy
định của pháp luật và công ty như: chế độ bảo hiểm, chế độ thất nghiệp…
• Nhiệm vụ trong công tác phục vụ và bảo vệ
- Quản lý việc mua sắm và bảo vệ các loại tài sản, cơ sở vật chất của
Công ty…
- Tổ chức kiểm tra và chủ động thanh tra theo đơn thư, theo kế hoạch đã
được giám đốc phê duyệt.
- Tổ chức thanh tra theo đơn thư, ngăn chặn những hành vi gây thất
thoát, phương hại đến lợi ích của Công ty.
- Cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận, thực hiện quản lý văn
phòng phẩm theo đúng chế độ.
- Tổ chức công tác y tế, tạp vụ và các công tác khác thuộc phạm vi hành
chính quản trị.
- Xây dựng, quản lý công tác an ninh, tự vệ, bảo vệ nội bộ của Công ty.
- Quản lý các hô sơ tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO-2008, các Hồ sơ pháp lý của Công ty theo chức năng quy định của
phòng.
- Tổ chức chỉ đạo, giám sát các hoạt động của các lực lượng Bảo vệ
nhằm đảm bảo trật tự an toàn của các đơn vị trong công ty.
- Phối hợp làm việc với các cơ quan hữu quan trong công tác giữ gìn trật
tự an ninh khu vực và an toàn xã hội trên địa bàn hoạt động của các đơn vị trực
Trịnh Văn Hưng

15

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thuộc công ty.

2.2 Cơ cấu tổ chức của phòng HCNS công ty
Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng thì một trong những
yếu tố quan trọng nhất đó chính là phải có một đội ngũ cán bộ chuyên môn,
nhiệt tình với công việc và được phân công công việc rõ ràng, phù hợp với khả
năng, trình độ của cán bộ. Vì vậy việc thiêt lập một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, hiệu
quả là cơ sở để tiến hành mọi công việc của văn phòng, cơ quan theo đúng chức
năng và thẩm quyền được giao. Nhận thức được tầm quan trọng của việc cơ cấu,
sắp xếp, tổ chức nhân sự nên ngay từ đầu văn phòng công ty đã chú trọng phân
công và sắp xếp công việc khá linh hoạt, rõ ràng, có tính độc lập cao nhưng vẫn
đảm bảo mối liên hệ trong công tác. Được thể hiện sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy
của văn phòng Công ty cổ phần Hưng Quốc như sau:

2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng HCNS
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng HCNS ( phụ luc VI )
Trưởng phòng
Nguyễn Danh Hiệu

Phó phòng
Nguyễn Thanh Thủy

Nhân viên
phụ trách lưu
trữ

Nhân viên phụ

trách chế độ, đãi
ngộ

Nhân viên lái xe

Nhân viên y tế

Nhân viên
bảo vệ

2.2.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí nhằm thực hiện đúng chức
năng, nhiệmvụ của Phòng HCNS được quy định.
Bản mô tả công viêc của Trưởng phòng HCNS
Trịnh Văn Hưng

16

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bộ phận
Phòng Hành chính nhân sự
Họ và tên
Nguyễn Danh Hiệu
Chức danh

Trưởng phòng HCNS
Mã công việc
HQ - HC
Cán bộ quản lý trực tiếp
Ban giám đốc
Bản mô tả công việc này áp dụng cho trưởng phòng HCNS để thực hiện
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
+ Nhiệm vụ và quyền hạn
Giúp giám đốc công ty tổ chức và giám sát mọi hoạt động chung của
Công ty.
Quản lý, điều hành, giám sát và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty
về mọi hoạt động của văn phòng và các lĩnh vực được phân công theo chức
năng.
Tổ chức và xây dựng các chương trình công tác, lịch làm việc hàng tuần,
hàng quý, hàng năm cho công ty
Tư vấn cho giám đốc Công ty về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Truyền đạt các thông tin xuống cấp dưới cho ban lãnh đạo
Đề xuất với Giám đốc những hình thức khen thưởng, khích lệ tinh thần
cán bộ nhân viên và kiến nghị xử lý, hình thức xử lý các trường hợp vi phạm kỉ
luật công ty.
Được phép ký các văn bản thuộc chức năng khi được giám đốc uỷ quyền
kí trực tiếp
Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
Chịu trách nhiệm tham mưu các công việc liên quan đến các lĩnh vực như:
+ Tuyển dụng lao động, bố trí và phân công lao động, chấm dứt hợp đồng
lao động.
+ Giải quyết các chế độ chính sách đối với nhân viên như giải quyết các
loại bảo hiểm, thực hiện chế độ khen thưởng và kỷ luật theo quy định công ty.
+ Tham gia vào các công tác có tính đột xuất do sự chỉ đạo của ban giám
đốc.

Bản mô tả công việc của Phó phòng HCNS
Trịnh Văn Hưng

17

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bộ phận
Họ và tên
Chức danh
Mã công việc
Cán bộ quản lý trực tiếp
+ Trách nhiệm

Phòng HCNS
Nguyễn Thị Thanh Thủy
Phó phòng HCNS
HQ - PHC
Ban giám đốc và Trưởng phòng

Tùy thuộc vào yêu cầu thực tế, khả năng và sự phân công của Trưởng
phòng có thể chia sẻ một số công việc với Trưởng phòng. Quản lý và giám sát
thực hiện thủ tục hành chính của Công ty trong việc chăm lo cho đời sống Công
– Nhân – Viên trong Công ty.
Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật

tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
Thay mặt trưởng phòng trực tiếp điều hành và quản lý Nhân viên hậu
cần, nhân viên Bảo vệ và nhân viên sản xuất phụ.
Thay mặt cho Trưởng phòng tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ, nội
quy quy định của Công ty; kiểm tra và đề xuất việc kỷ luật Công – Nhân – Viên
vi phạm nội quy, quy định của Công ty.
+ Quyền hạn:
Có toàn quyền phân công và chỉ đạo nhân viên trong phòng về lĩnh vực
hành chính khi Trưởng phòng vắng mặt.
Đề xuất Trưởng phòng xử lý các sai phạm của Công – Nhân – Viên căn
cứ nội quy Công ty và pháp luật của Nhà nước.
Xây dựng kế hoạch và giám sát nhân viên trực thuộc thực hiện công việc.
Có quyền quyết trong kế hoạch công việc (đã trình Trưởng phòng ký ) và tham
mưu phương pháp quản lý với Trưởng phòng.

Trịnh Văn Hưng

18

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bản mô tả công việc của nhân viên phụ trách lưu trữ
Bộ phận
Phòng HCNS
Chức danh

Nhân viên phụ trách lưu trữ
Mã công việc
PTLT
Cán bộ quản lý trực tiếp
Trưởng/Phó phòng HCNS
+ Là cán bộ chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư – lưu trữ của công
ty.
+Tham gia phục vụ các cuộc họp, hội nghị của công ty bao gồm các công
việc chuẩn bị cuộc họp, hội nghị.
+ Quản lý và sử dụng hiệu quả các trang thiết bị kĩ thuật phục vụ cho
công tác văn thư – lưu trữ.
+ Quản lý và sử dụng con dấu của công ty.
+ Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty.
+ Phân phát các loại văn bản của công ty như công văn, quyết định, báo
cáo, giấy mời đến những nhân viên….
Kiểm tra, rà soát văn bản của công ty; lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu
của công ty.
Bản mô tả công việc của nhân viên phụ trách chế độ, đãi ngộ.
Bộ phận
Chức danh
Mã công việc
Cán bộ quản lý trực tiếp
Là nhân viên giúp Trưởng phòng

Phòng HCNS
Nhân viên phụ trách chế độ đãi ngộ
CĐĐN
Trưởng/Phó phòng HCNS
quản lí công tác chế độ cho người lao

động
Quản lý hồ sơ tài liệu của cán bộ nhân viên trong công ty.
Tham mưu cho Trưởng phòng về công tác tuyển dụng, sử dụng người lao
động và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhân viên trong công ty.
Tham mưu cho Trưởng phòng các hình thức khen thưởng, khuyến khích
tinh thần cán bộ công nhân viên cũng như hình thức xử lí những trường hợp vi
phạm kỉ luật.
Bản mô tả công việc của nhân viên y tế
Bộ phận
Chức danh
Trịnh Văn Hưng

Phòng HCNS
Nhân viên y tế
19

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Mã công việc
NVYT
Cán bộ quản lý trực tiếp
Trưởng/Phó phòng HCNS
+ Có nhiệm vu chăm sóc sức khỏe cho cán bộ và nhân viên trong
công ty
+ Thực hiện các cuộc tuyên truyền phòng chống dịch, an toàn vệ

sinh, an toàn thực phẩm
+ Thực hiện công tác về thu tiền mà mua bảo hiểm y tế, bảo hiểm
thân thể cho nhân viên công ty.
Quản lý và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về bảo hiểm ( ốm
đau, tai nạn lao động, nghỉ thai sản, thôi việc, nghỉ hưu ) cho người lao động.
Bản mô tả công việc của nhân viên lái xe
Bộ phận
Phòng HCNS
Chức danh
Nhân viên lái xe
Mã công việc
NVLX
Cán bộ quản lý trực tiếp
Trưởng/Phó phòng HCNS
Là nhân viên lái xe cho lãnh đạo công ty, bảo quản và sửa chữa xe đảm
bảo cho ô tô được vận hành liên tục.
Mua sắm xăng dầu, quản lý việc sử dụng xăng dầu, các phụ tùng thay
thế và báo cáo hoạt động, quyết toán xăng dầu hàng tháng.
Bản mô tả công việc của nhân viên bảo vệ
Bộ phận
Phòng HCNS
Chức danh
Nhân viên bảo vệ
Mã công việc
NVBV
Cán bộ quản lý trược tiếp
Trưởng/Phó phòng HCNS
− Theo dõi chính xác tài sản, vật tư xuất ra khỏi công ty. Mọi tài sản xuất
ra khỏi nhà trường phải có phiếu xuất hoặc giấy đồng ý cho xuất của Giám đốc.
− Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phân công ty.

Ví dụ như máy móc trang thiết bị của công ty; phương tiện đi lại của nhân viên
công ty.
− Theo dõi người ra vào công ty.
− Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, Công – Nhân - Viên đưa xe vào
đúng vị trí quy định.
− Chủ động phát hiện để phòng chống các hành vi phá hoại hoặc đe dọa
Trịnh Văn Hưng

20

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phá hoại cơ sở vật chất, kỹ thuật của nhà trường.
− Kiểm tra các thiết bị PCCC, đảm bảo công tác PCCC
− Kiên quyết không cho CBNV và khách có mùi rượu, bia, mang chất nổ,
hung khí… vào cơ quan

Trịnh Văn Hưng

21

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

PHẦN II

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ

Công sở là môi trường để tổ chức, cơ quan thực hiên cơ chế điều
hành,thực hiện, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản để
thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà
nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao.
Công sở là môi trường giao tiếp giữa các tầng lớp trong xã hội như giao tiếp với
nhân dân, với cơ quan, ngang cấp và cấp trên. Trong giao tiếp công sở, cơ sở hạ
tầng làm nền hộ cho quá trình làm việc và giao tiếp của con người. Con người là
yếu tố tiên quyết cho sự phát triển cũng như ghi dấu những thành tựu của cơ
quan, tổ chức trong quá trình thực hiện.
Văn hoá là toàn bộ những hoat động sáng tạo và giá trị của nhân dân một
nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng
nước và giữ nước. Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân
tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục
tập quán, lối sống và lao động.
Văn hóa công sở là tổng hợp của hệ thống các giá trị vật chất và giá trị
tinh thần được các thành viên trong các tổ chức bảo tồn, duy trì và phát huy từ
quá khứ đến hiện tại, là thành quả trí tuệ sáng tạo của con người trải qua các nền
văn minh khác nhau, với các hình thái kinh tế – xã hội khác nhau, thể hiện bản
chất nhà nước và bản sắc dân tộc của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn lịch sử
nhất định. Văn hoá công sở giống như bất cứ loại hình văn hoá nào khác, là một
loạt hành vi và quy ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ
tương tác của mình với những người khác trong xã hội.
Giao tiếp là vấn đề có ý nghĩa thực tiễn rất lớn vì giao tiếp đóng vai trò rất
lớn trong sự phát triển của con người. đồng thời giao tiếp còn thể hiện nhân

cách, tâm lý của con người hình thành trong giao tiếp với những người xung
quanh.
Kỹ năng giao tiếp là những yếu tố thể hiện cách ứng xử, vận dụng những
kinh nghiệm đối đáp với các mối quan hệ xung quanh.
Nhận thấy tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp cũng như văn hóa công
Trịnh Văn Hưng

22

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sở. Các cơ quan, tổ chức đã áp dụng văn hóa công sở vào cơ quan của mình để
xây dựng những quy chế, quy định tạo ra những nề nếp, kỷ luật của cơ quan.
Giúp cho cơ quan, tổ chức kiểm soát tốt quá trình làm việc cũng như cách ứng
xử của mọi người với nhau.
Việc áp dụng Văn hoá công sở vào các cơ quan, tổ chức không chỉ giúp
cho con người làm việc hiệu quả mà còn thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán
bộ, công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ
văn hoá của mỗi người. Để bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động
của các cơ quan hành chính nhà nước, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quy
chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước (tại Quyết định số
129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007), có hiệu lực thi hành từ ngày 5/9/2007. Quy
chế gồm 3 chương, 16 điều quy định chi tiết nội dung, phạm vi, đối tượng điều
chỉnh và các nguyên tắc thực hiện;quy định việc thực hiện văn hóa công sở phải
thực hiện theo các nguyên tắc:

Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế xã
hội,
Phù hợp với định hướng xậy dựng đội ngũ cbcc chuyên nghiệp, hiện đại.
Trên cơ sở đó, đối với hoạt động của công ty Cổ phần Hưng Quốc, Giám
đốc công ty cũng đã ban hành “Quy chế văn hóa công sở của công ty Cổ phần
Hưng Quốc” (kèm theo Quyết định số 54/QĐ-HQ ngày 26/2/2008). theo quy
chế này các nhân viên trong công ty từ cấp trên đến cấp dưới trong khi làm việc,
tiếp xúc với khách hàng, giao tiếp phải hết sức lịch sự, nghiêm túc phải tôn trọng
khách hàng; quy định cụ thể về trang phục, việc đeo thẻ khi thực hiện công việc,
bố trí sắp xếp phòng làm việc... ngoài ra còn cấm 1 số điều như cấm hút thuốc lá
tại cơ quan, không nói tục tại cơ quan.

I. Kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần Hưng
Quốc
Văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần Hưng Quốc là sự biểu hiện giữa các
mối quan hệ bên trong và bên ngoài của công ty: quan hệ giữa cấp trên – cấp dưới,
quan hệ giữa thành viên – thành viên và quan hệ giữa CBNV với khách hàng.
Trịnh Văn Hưng

23

Lớp ĐH QTVP K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới: quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới
xây dựng trên sự dân chủ, bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau. Những giá trị đó được

biểu hiện trong việc lựa chọn cấp trên của mình bằng việc tín nhiệm và bầu cử.
cứ 4 năm công ty lại có một cuộc họp bầu cử các vị trí then chốt như: phó giám
đốc, các trưởng phòng, các tổ trưởng của các đơn vị thi công…
- Quan hệ giữa thành viên – thành viên trong công ty: Quan hệ này bao gồm
ứng xử của hành viên này với thành viên khác ở các bộ phận khác nhau trong công
sở và trong cùng một bộ phận. Công ty luôn có phương châm “ đoàn kết là sức
mạnh đi đến sự thành công” từ đó các thành viên trong công ty từ vị trí cao nhất
đến thấp luôn thương yêu, đùm bọc, giúp đỡ lẫn nhau, tinh thần xây dựng một tập
thể đoàn kết vững mạnh, tôn trọng nhân cách của nhau, là “làm theo năng lực,
hưởng theo lao động”, đánh giá cao vai trò của phụ nữ trong công ty.
- Quan hệ giữa công ty với khách hàng: Quan hệ này được biến đổi theo
các hình thái kinh tế – xã hội nhất định. Ngày nay các giá trị về tính phục vụ
cộng đồng, phục vụ cho lợi ích của nhân dân được thể hiện qua sự ứng xử tốt
đẹp của cán bộ với nhân dân.
Văn hóa công sở được hình thành bởi các cá nhân trong công sở. trong đó
đội ngũ cán bộ, nhân viên trong công ty là yếu tố quan trọng nhất cấu thành nen
văn hóa công sở.
Kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở của công ty được thể hiện thông qua
văn hóa ứng xử, văn hóa giao tiếp,văn hóa trang phục và cách bài trí công sở.

1.Kỹ năng ứng xử
Văn hóa là một trường nghĩa rộng bao hàm nhiều nét văn hóa đặc trưng
cho từng khía cạnh khác nhau mang tính khác biệt rõ rệt: văn hóa xã hội, văn
hóa gia đình, văn hóa ăn, văn hóa mặc, văn hóa giao tiếp….mỗi một văn hóa đều
có những vị trí và đặc điểm riêng biệt.
Văn hóa ứng xử có vai trò quan trọng trong đời sống của xã hội. nét đặc
trưng nổi bật nhất của văn hóa ứng xử là hành vi ứng xử, xử sự của con người
trong xã hội.
Văn hóa ứng xử là thế ứng xử, là sự thể hiện triết lý cuộc sống, các lối
Trịnh Văn Hưng

24

Lớp ĐH QTVP K1C