Công tác văn phòng HĐND – UBND thành phố cao bằng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT
- UBND

:

Ủy ban nhân dân

- HÐND

:

Hội đồng nhân dân

- TB – XH

:

Thương binh – xã hội

- TN – MT

:

Tài nguyên – Môi trường

- GD – ÐT

:

Giáo dục – Đào tạo

- NN&PTNN

:

Nông nghiệp và phát triển

- VH – TT

:

- TC – KT

:

Phan Thị Hồng Hạnh

nông thôn
Văn hóa – Thông tin
Tài chính – Kế toán

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Phan Thị Hồng Hạnh

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo thực tập này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, em
xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: Ban giám hiệu, các giảng viên của
trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình giảng dạy trong những năm qua,
không chỉ truyền đạt những kiến thức kỹ năng cơ bản mà còn trang bị cho em
đạo đức văn phòng và tinh thần của một cán bộ, công chức tương lai. Xin được
cảm ơn cô ThS. Lâm Thu Hằng đã tận tình hướng dẫn cho quá trình thực tập để
em có thể xây dựng và hoàn thiện báo cáo. Xin chân thành cảm ơn đến HĐND –
UBND thành phố Cao Bằng, cán bộ công chức công tác tại Văn phòng HĐND –
UBND thành phố Cao Bằng đã tạo điều kiện, giúp đỡ, tin tưởng em trong suốt
quá trình kiến tập tại cơ quan em có thể hoàn thành những công việc cụ thể và
trao dồi được nhiều kiến thức thực tiễn, nâng cao được kĩ năng của bản thân./.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 11 tháng 3 năm 2016
NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO

Phan Thị Hồng Hạnh

Phan Thị Hồng Hạnh

3

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, bộ máy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở bất cứ một
cơ quan hay tổ chức nào. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp
nhà nước quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư là hoạt động quang trọng trong hoạt động quản lý của tất
cả các cơ quan, tổ chức Nhà nước. Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng
văn bản, phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo quản lý và điều hành các công việc của
cơ quan.
Ngày nay, công tác văn thư càng khẳng định được tầm quan trọng trong
hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và các cơ quan nói riêng. Công tác văn
thư được thực hiên tốt sẽ giúp cho lãnh đạo xử lý các thông tin một cách chính
xác, kịp thời, bảo đảm bảo mật cơ quan và đạt hiệu quả hạn chế quan liêu giấy
tờ, giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động
của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.
Suốt quá trình học tập và rèn luyện tại Đại học Nội vụ Hà Nội, em đã
được nhà trường, các thầy cô cùng quý cơ quan nơi đơn vị thực tập tạo điều
kiện; trong suốt thời gian thực tập, từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/3/2016 tại

Văn phòng HĐND - UBND Thành phố Cao Bằng, mặc dù còn bỡ ngỡ và lúng
túng trong công việc nhưng nhận được sự tận tình giúp đỡ của các cán bộ văn
phòng em đã được làm quen với công việc của một công chức Nhà nước và đã
đạt được những yêu cầu cũng như mục đích của đợt thực tập mà nhà trường
mong muốn mang lại cho sinh viên. Nhận thức được tầm quan trọng của công
tác văn thư đối với sự phát triển của đất nước, thấy được những bất cập còn tồn
đọng trong công tác văn thư tại Văn phòng nên em chọn chuyên đề “Tổ chức
công tác văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND thành phố Cao Bằng”.
2. Mục tiêu của đề tài
Báo cáo thực tập với đề tài đã chọn nhằm đạt được các mục tiêu chính sau:
Phan Thị Hồng Hạnh

4

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Khảo sát công tác văn phòng của HĐND – UBND Thành phố Cao Bằng;
- Nghiên cứu, mô tả cách thức tổ chức công tác văn thư trong cơ quan
HĐND – UBND Thành phố;
- Đánh giá được thực trạng tổ chức công tác văn thư của HĐND - UBND
thành phố Cao Bằng;
- Tìm ra các nguyên nhân của những hạn chế còn tồn tại trong cách tổ
chức công tác văn thư của cơ quan;
- Đưa ra những kết quả đã đạt được trong quá trình thực tập tại Văn
phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng.

3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư;
Phạm vi nghiên cứu: HĐND – UBND thành phố Cao Bằng.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Các loại văn bản quy định về công tác văn thư.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác văn thư nhằm nâng cao
hoạt động quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước, nhưng mỗi tác giả lại đưa
ra những góc nhìn khác nhau. Những bài viết nãy đã đóng góp rất lớn trong
công tác nhìn nhận của các cơ quan hành chính cũng như các đơn vị sự nghiệp
trong công tác văn thư.
6. Phương pháp nghiên cứu
Với các phương pháp nghiên cứu chủ yếu: Quan sát, phân tích, tổng hợp,
thống kê, đánh giá, so sánh…
7. Bố cục của đề tài
Với sự giúp đỡ của cán bộ Văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao
Bằng, em đã hoàn thành tốt các công việc được giao. Em đã hoàn thành bài báo
cáo thực tập có nội dung gồm 3 phần:
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND
THÀNH PHỐ CAO BẰNG
Phần II. CHUYÊN ĐỀ: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN
Phan Thị Hồng Hạnh

5

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHÒNG CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG
Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Tuy nhiên trong quá trình thực tập, việc áp dụng những kiến thức đã được
học vào công việc thực tiễn còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm chưa nhiều, đây là
một trong những kết quả đầu tiên đánh giá bước trưởng thành của em sau quãng
thời gian học tập và rèn luyện tại trường. Vì vậy trong thời gian thực tập cũng
như trong bản báo cáo thực tậpkhông tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em
kính mong nhận được sự thông cảm, góp ý, chỉ bảo, nhận xét của nhà Trường,
Khoa Quản trị Văn phòng cùng các thầy giáo, cô giáo và các cán bộ, lãnh đạo
Văn phòng để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn, giúp cho em có thêm được
những kinh nghiệm quý báu trong công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho
những bước đi tiếp theo trong tương lai.

Phan Thị Hồng Hạnh

6

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ
CAO BẰNG
1. Điều kiện tự nhiên
Cao Bằng có diện tích tự nhiên 6.690,72 km². Phía Bắc và Đông Bắc giáp

tỉnh Quảng Tây (Trung Quốc), có đường biên giới dài 333,125 km; phía Tây
giáp tỉnh Hà Giang và Tuyên Quang; phía Nam giáp tỉnh Bắc Kạn; phía Đông
Nam giáp tỉnh Lạng Sơn. Cao Bằng là một tỉnh miền núi vùng cao biên giới, xa
các trung tâm kinh tế lớn của vùng Đông Bắc và cả nước.
Tháng 9/2012, Thị xã Cao Bằng thành lập thêm hai phường ( Duyệt Trung
và Hòa Chung), đưa tổng số phường lên 8/11 đơn vị hành chính trực thuộc và
thành lập Thành phố Cao Bằng trực thuộc tỉnh (Nghị quyết số 60/NQ-CP ngày
25/9/2012 của Chính Phủ), với tổng diện tích đất tự nhiên: 10.762,81 ha; dân số:
84.421 người.
Thành phố Cao Bằng là thành phố miền núi, địa hình dạng lòng máng
thuộc vùng hợp lưu của sông Bằng và sông Hiến. Thành phố Cao Bằng là trung
tâm của tỉnh Cao Bằng có đường Quốc lộ 3 nối từ Thái Nguyên, Bắc Cạn lên,
đường Quốc lộ 4 nối từ Lạng Sơn lên, giao cắt qua địa bàn thành phố, thông
tuyến tới cửa khẩu Tà Lùng và Cửa khẩu Sóc Giang. Thành phố Cao Bằng có
nhiều lợi thế trong việc mở rộng giao thương với các tỉnh trong nước và với
Trung Quốc, là điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế theo hướng hội nhập,
công nghiệp hóa hiện đại hóa.
Thành phố Cao Bằng gồm các dân tộc Tày, Nùng, Mông, Kinh,... Sống rải
rác và xen kẽ trên khắp địa bàn. Ngôn ngữ giao tiếp chủ yếu bằng tiếng Tày, Nùng,
Kinh. Có truyền thống tôn thờ tổ tiên và các danh nhân có công với dân tộc.
2. Tình hình Kinh tế - Xã hội.
Năm 2015 nhìn chung: tình hình kinh tế, xã hội của thành phố tiếp tục
phát triển và ổn định, mức tăng trưởng đạt khá. Sản xuất nông nghiệp cơ bản đạt
theo kế hoạch; kiểm soát tốt dịch bệnh; hoạt động kinh doanh dịch vụ trên địa
bàn tiếp tục phát triển để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng của người
dân; văn hóa xã hội có nhiều biến chuyển tích cực, chất lượng giáo dục, đào tạo,
công tác dạy và học được nâng lên, tỷ lệ học sinh bỏ học giảm, bảo đảm thực
Phan Thị Hồng Hạnh

7

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện chế độ chính sách với người có công, người nghèo, cận nghèo, đồng bào
dân tộc thiểu số; tổ chức tốt các ngày lễ, kỷ niệm lớn của dân tộc và của địa
phương; nhân dân tiếp tục cuộc vận động thực hành tiết kiệm trong việc tang lễ,
cưới xin theo định hướng xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư; công tác dân
tộc và tôn giáo được quan tâm chú trọng. Công tác tiếp dân giải quyết khiếu nại tố
cáo cải cách hành chính thực hành tiết kiệm, phòng chống tham nhũng được tăng
cường; giữ vững quốc phòng an ninh; đảm bảo trật tự và an toàn xã hội. Cụ thể:
• Về kinh tế:
- Tốc độ phát triển kinh tế đạt 14,9%, trong đó:
+ Công nghiệp đạt 14,6%;
+ Dịch vụ, thương mại đạt 26%;
+ Nông lâm ngư nghiệp đạt 4,1%.
- Thu nhập bình quân đầu người đạt 25,37 (triệu đồng/người);
- Cơ cấu kinh tế như sau:
+ Công nghiệp chiếm 30;
+ Dịch vụ thương mại chiếm 29,5%;
+ Nông lâm ngư nghiệp chiếm 40,5%.
- Giá trị sản xuất nông nghiệp đạt 48,5 (triệu đồng/ha);
- Tổng sản lượng lương thực có hạt là 2997,1 tấn;
- Giá trị sản xuất CN&TTCN đạt 34310 triệu đồng;
- Thu ngân sách đạt 181580 triệu đồng;
•

Về xã hội - môi trường:
- Tỷ suất sinh là 0,01%;
- Tỷ lệ hộ nghèo còn 2,69%;
- Trường chuẩn quốc gia là 05 trường;
- Duy trì phổ cập giáo dục tiểu học đạt 13/13 xã, phường;
- Số bác sĩ/1vạn dân là 20 bác sĩ;
- Hộ gia đình văn hóa đạt 90%;
- Cơ quan đơn vị văn hóa đạt 92,1%;
- Giữ tỷ lệ che phủ rừng đạt 72%;
- Tỷ lệ dân dùng nước sinh hoạt là 100%.
Phan Thị Hồng Hạnh

8

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I.

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND THÀNH
PHỐ CAO BẰNG
1.1.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của HĐND – UBND
thành phố Cao Bằng

1.1.1. Chức năng
UBND do HĐND bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan Nhà nước cấp trên.
HĐND – UBND thành phố Cao Bằng là cơ quan chịu trách nhiệm chấp
hành Hiến pháp, Pháp luật của Nhà nước và các văn bản dưới luật và Nghị
Quyết chỉ đạo sự phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng trên địa bàn
thành phố.
HĐND – UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước
từ Trung ương đến cơ sở.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- HĐND – UBND thành phố Cao Bằng có nhiệm vụ trong việc thực hiện
quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp,
ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá,
phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác; quản lý Nhà nước về đất đai
và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác; quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo
lường chất lượng sản phẩm hàng hoá;
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
Luật, các văn bản của Chính Phủ và Nghị quyết, Quyết định của UBND tỉnh
Cao Bằng, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân
trên địa bàn thành phố;
- Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội; thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện
chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính
Phan Thị Hồng Hạnh

9

Lớp ĐH QTVP K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sách hậu phương quân đội và chính sách đối với lực lượng vũ trang nhân dân
trên địa bàn thành phố;
- Phòng chống thiên tai; bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội; bảo vệ tình trạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và
lợi ích hợp pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm giả
và các tệ nạn xã hội khác;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương; đào tạo đội
ngũ viên chức Nhà nước và cán bộ xã, phường; Bảo hiểm xã hội theo sự phân
cấp của Chính Phủ;
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định của
pháp luật; tổ chức việc thu, chi ngân sách của thành phố theo quy định của pháp
luật; phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, kịp thời
các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương;
- HĐND – UBND thành phố Cao Bằng thực hiện việc quản lý địa giới
hành chính, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước tỉnh Cao Bằng.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
HĐND – UBND thành phố Cao Bằng hoạt động trên cơ sở Luật Tổ chức
chính quyền địa phương ban hành ngày 19 tháng 6 năm 2015 và quy chế hoạt
động của HĐND - UBND thành phố. Để hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm
vụ của mình, HĐND – UBND thành phố Cao Bằng sắp xếp tổ chức bộ máy làm
việc như sau:
Thường trực HĐND – UBND thành phố Cao Bằng có: 01 Chủ tịch, 03
Phó chủ tịch;
Các phòng ban (22 phòng ban) chuyên môn như sau:

•
•
•
•
•
•
•
•

Văn phòng HĐND và UBND thành phố
Phòng Nội vụ
Phòng Kinh tế
Phòng Dân tộc
Phòng Tư pháp
Thanh tra
Phòng Tài chính – Kế hoạch
Phòng Lao động Thương Binh – xã hội
Phan Thị Hồng Hạnh

10

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
•
•
•
•
•

•
•
•
•
•
•
•
•
•

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phòng Giáo dục – Đào tạo
Phòng Quản lý đô thị
Phòng Y tế
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Văn hóa Thông tin
Trung tâm Văn hóa thể thao
Đội trật tự đô thị
Trạm Khuyến nông - khuyến lâm
Đài Truyền thanh truyền hình
Ban quản lý Dự án và giải phóng mặt bằng
Ban quản lý dự án “đầu tư và phát triển miền núi phía Bắc”(WB)
Văn phòng Đăng kí quyền sử dụng đất
Công an
Ban chỉ huy quân sự
Chủ tịch HĐND - UBND thành phố phụ trách chung công tác lãnh đạo,
chỉ đạo, quản lý điều hành các lĩnh vực công tác của HĐND – UBND thành phố.
Chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Ban thường vụ Thành ủy và các hoạt động
thuộc chức năng, nhiệm vụ của HĐND – UBND thành phố. Là người đứng đầu

Ban chấp hành Đảng bộ chịu trách nhiệm cao nhất, toàn diện trước Ban chấp
hành, Ban thường vụ và Thường trực Thành ủy, cùng Ban chấp hành Đảng bộ
thành phố.
Phó chủ tịch phụ trách văn hóa xã hội: Giúp Chủ tịch chỉ đạo, điều hành
các lĩnh vực: Giáo dục; y tế; văn hóa; thể thao; Thông tin - Truyền thông, truyền
thanh – truyền hình, Lao động – Thương binh xã hội, Dân số - Kế hoạch hóa gia
đình; Bảo hiểm xã hội; dân tộc; các tổ chức hội quần chúng – nghề nghiệp, thực
hiện các chương trình mục tiếu quốc gia, xóa đói giảm nghèo và việc làm phòng
chống tệ nan xã hội, giáo dục quốc phòng – an ninh, giáo dục pháp luật, chương
trình hỗ trợ phát triển, chỉ đạo công tác xây dựng cơ bản thuộc phạm vi phân
công phụ trách. Trực tiếp chỉ đạo văn phòng HĐND và UBND thành phố, Chủ
tịch các Hội đồng, trưởng các ban của thành phố theo linh vực phân công phụ
trách và một số việc khác do Chủ tịch phân công. Được Chủ tịch Ủy quyền lãnh
đạo công việc của HĐND – UBND thành phố khi Chủ tịch đi vắng.
Phó Chủ tịch giúp Chủ tịch chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Tài
nguyên, môi trường, đô thị; nông lâm nghiệp – kiểm lâm, khuyến nông khuyến
Phan Thị Hồng Hạnh

11

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lâm, thú y, bảo vệ thực vật, thống kê; chỉ đạo công tác xây dựng cơ bản thuộc
phạm vi vân công phụ trách, Hội đồng quản trị ngân hàng chính sách xã hội.
Trưởng ban chỉ huy phòng chống lụt bão, giảm nhẹ thiên tai; Trưởng ban đại

diện Hội đồng quản trị ngân hàng chính sách xã hội. Chủ tịch Hội đồng, trưởng
ban chỉ đạo của thành phố theo lĩnh vực liên quan được phân công phụ trách và
một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch phân công.
Phó Chủ tịch giúp Chủ tịch chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác:
Ngành công thương, dịch vụ; Tài chính – kế hoạch, ngân hàng nông nghiệp và
phát triển; kho bạc, thuế; quản lý thị trường Kinh tế đối ngoại, kinh tế cửa khẩu;
chỉ đạo công tác xây dựng cơ bản thuộc phạm vi phân công phụ trách. Giúp Chủ
tịch, Chủ tịch Hội đồng, Trưởng các ban chỉ đạo của thành phố theo các lĩnh vực
liên quan được phân công phụ trách và một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch phân
công.
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn HĐND – UBND thành phố
Cao Bằng:
(xem phụ lục 01)
1.2.

Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
HĐND – UBND thành phố Cao Bằng
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
Địa chỉ: Số 32, phố Đàm Quang Trung, phường Hợp Giang, TP Cao

Bằng;
SĐT: 0263860193
Email:
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và
UBND thành phố.
• Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND và UBND thành phố là cơ quan giúp việc của Thường
trực HĐND và UBND thành phố, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND
về hoạt động của UBND, tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo điều hành
của Chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của

Phan Thị Hồng Hạnh

12

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương. Đảm bảo cơ sở vật chất,
kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND thành phố.
• Nhiệm vụ
Văn phòng HĐND và UBND thành phố có nhiệm vụ xây dựng chương
trình công tác của cơ quan, chuẩn bị báo cáo về hoạt động của HĐND và UBND
thành phố, biên tập, quản lý hồ sơ, biên bản các kỳ họp của HĐND và UBND
thành phố, phối hợp với các ngành chức năng soạn thảo và hoàn chỉnh các đề án,
Nghị Quyết, Quyết định, Chỉ thị trình HĐND và UBND thành phố để ban hành.
Thống nhất về việc ban hành các văn bản của HĐND và UBND, Chủ tịch
HĐND và UBND thành phố, theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn trong
việc chuẩn bị các đề án được phân công để trình cấp có thẩm quyền.
Thường xuyên cung cấp và xử lý thông tin kịp thời, chính xác để phục vụ
cho công tác lãnh đạo của HĐND và UBND thành phố, giúp lãnh đạo cơ quan
thực hiện các chế độ thông tin báo cáo lên cấp trên.
Thực hiện tốt các mối quan hệ làm việc giữa HĐND và UBND thành phố,
Chủ tịch UBND với Thường trực Thành ủy, nhân dân trong thành phố.
• Cơ cấu tổ chức
Văn phòng HĐND và UBND thành phố có số lượng nhân sự gồm 20
người, trong đó có 01 Chánh văn phòng, 02 phó chánh văn phòng, 05 chuyên

viên, 02 viên chức biệt phái, 01 cán bộ hợp đồng, 02 kế toán, 01 văn thư, 01 lưu
trữ, 01 tạp vụ, 02 lái xe, 02 bảo vệ.
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND thành phố.
(Xem phụ lục 02)
1.3.

Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng.
Việc giao nhiệm vụ cho cán bộ của Văn phòng HĐND – UBND được

thực hiện theo Quy chế làm việc của Phòng.
1. Đồng chí Vũ Văn Đệ - Chánh văn phòng.
Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung và toàn diện mọi hoạt động, nhiệm vụ,
công tác của văn phòng; thực hiện chức năng giúp UBND thành phố điều hành,
Phan Thị Hồng Hạnh

13

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phối hợp các hoạt động chung của các phòng, ban, UBND các xã, phường, tham
mưa giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND thành phố trong công tác chỉ đạo,
điều hành; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND-UBND.
Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác và các công việc chính sau:
- Trực tiếp lập lịch công tác tuần, dự thảo chương trình công tác, kế hoạch

công tác hàng tháng, quý, năm của thường trực HĐND-UBND thành phố;
- Theo dõi công tác của Khối Nội chính của UBND thành phố (bao gồm:
Công tác Nội vụ, Công an, Quân sự);
- Chủ tài khoản, quản lý sử dụng kinh phí và tài sản của văn phòng, ký
duyệt các khoản chi tiêu, ký các hợp đồng kinh tế, xin chủ trương của Thường
trực UBND thành phố khi mua sắm các loại tài sản, trang thiết bị văn phòng, sửa
chữa trụ sở;
- Chịu trách nhiệm tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, công tác đón, tiếp
khách;
- Trực tiếp quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND thành phố;
- Thường xuyên giữ mối liên hệ với văn phòng HĐND-UBND tỉnh Cao
Bằng. Phối hợp hoạt động với Văn phòng Thành ủy, các tổ chức đoàn thể của
thành phố;
- Giúp việc trực tiếp cho đồng chí Lương Tuấn Hùng – Chủ tịch UBND
thành phố.
2. Đồng chí Đoàn Anh Tuấn – Phó Chánh Văn phòng.
Giúp chánh văn phòng điều hành công tác văn phòng và một số công việc
chuyên môn theo phân công của Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước
Chánh văn phòng phụ trách theo dõi khối Kinh tế ngành.
- Theo dõi, tổng hợp, rà soát, thẩm định các đề án, phương án, dự án, và
các văn bản của các phòng: Quản lý đô thị; Tài nguyên – Môi trường; Trung tâm
phát triển quỹ đất và GPMB; ban Quản lý dự án đầu tư và xây dựng; đội Quản
lý trật tự đô thị thành phố báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Chủ tịch
UBND và Phó Chủ tịch (phụ trách );
Phan Thị Hồng Hạnh

14

Lớp ĐH QTVP K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Làm thư kí ghi biên bản các phiên họp, hội nghị và soạn thảo các thông
báo kết luận có liên quan đến lĩnh vực kinh tế ngành của UBND thành phố;
- Chủ tài khoản thứ hai, được ký các thủ tục khi Chánh Văn phòng đi
công tác hoặc nghỉ phép;
- Giúp việc trực tiếp cho đồng chí Nguyễn Quốc Trung – Phó Chủ tịch
UBND thành phố.
3. Đồng chí Lê Thị Thanh Nga – Phó Chánh Văn phòng.
- Trực tiếp phụ trách công tác Tiếp dân, nhận và xử lý đơn thư khiếu nại,
tố cáo của tổ chức và công dân;
- Tham gia tiếp dân định kỳ hàng tháng của UBND thành phố. Tổng hợp
các ý kiến chỉ đạo, ra thông báo kết luận cho từng kỳ tiếp công dân;
- Trực tiếp theo dõi phụ trách bộ phận “Một cửa” của UBND thành phố;
- Làm thư ký ghi biên bản các phiên họp, hội nghị và soạn thảo các thông
báo kết luận có liên quan đến lĩnh vực phụ trách của UBND thành phố;
- Theo dõi, tổng hợp, rà soát, thẩm định các văn bản của phòng Tư pháp,
Thanh Tra Thành phố, báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Chủ tịch
UBND và Phó Chủ tịch (phụ trách). Giữ mối liên hệ với những cơ quan: Tòa án
nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Thi hành án dân sự, Hội Luật gia Thành phố.
4. Đồng chí Lê Kim Duyên – Chuyên viên
- Phụ trách tham mưa toàn bộ công tác Dân tộc của Thành phố;
- Phụ trách công tác lễ tân, phối hợp với đồng chí Kế toán giúp Chánh văn
phòng xây dựng kế hoạch và thực hiện công tác mua sắm tài sản, trang thiết bị
phục vụ hoạt động yêu cầu công tác. Chịu trách nhiệm tổ chức công tác đối nội,
đối ngoại, công tác đón, tiếp khách. Báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình
Phó Chủ tịch UBND (phụ trách);

- Trực tiếp thực hiện các chế độ đảm bảo an ninh, phòng chống cháy nổ,
vệ sinh trong văn phòng và phối hợp với Văn phòng thành ủy và các đơn vị liên
quan thực hiện những nội dung trên;
- Làm các thủ tục trình duyệt các khoản thu, chi của văn phòng theo đúng
quy định.
Phan Thị Hồng Hạnh

15

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

5. Đồng chí Vũ Linh Nhâm – Chuyên viên
- Tổng hợp, soạn thảo báo cáo kinh tế - xã hội tháng, quý, 6 tháng, năm,
báo cáo đột xuất của UBND Thành phố;
- Làm thư ký ghi biên bản các phiên họp thường kỳ, hội nghi có nội dung
tổng hợp của Thường trực UBND Thành phố;
- Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu tổng hợp của Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch UBND Thành phố do Chủ tịch, Các Phó Chủ tịch UBND thành phố hoặc
lãnh đạo văn phòng phân công;
- Theo dõi, tổng hợp, rà soát, thẩm định các văn bản của phòng Tài kính –
Kế hoạch, phòng Kinh tế (lĩnh vực công nghiệp, thương mại, dịch vụ), phòng
Quản lý thị trường, Ban Quản lý chợ, báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi
trình Chủ tịch và Phó Chủ tịch (phụ trách). Tổng hợp, giúp việc cho Thường
trực UBND thành phố, lãnh đạo văn phòng đối với một số công việc khác khi
được phân công. Giữ mối liên hệ với phòng Thống kê Thành phố.

6. Đồng chí Nguyễn Như Quỳnh – Phó Trạm trưởng trạm Khuyến nông – Khuyến
lâm Thành phố (viên chức biệt phái).
- Tham mưu trực tiếp giúp cho thường trực phụ trách lĩnh vực xây dựng
Nông thôn mới, lĩnh vực nông, lâm nghiệp;
- Theo dõi, tổng hợp công tác thẩm tra, rà soát, thẩm định các đề án,
phương ám, dự án và các văn bản của phòng Kinh tế (lĩnh vực nông - Lâm
nghiệp), Trạm Khuyến nông – Khuyến lâm, Trạm Thú y,Trạm Bảo vệ thực vật,
Hạt Kiểm lâm thành phố. Báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Chủ tịch
UBND và Phó Chủ tịch (phụ trách) thẩm định các dự thảo văn bản của các đơn
vị trên báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Phó Chủ tịch (phụ trách);
- Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu tổng hợp của Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch UBND thành phố do Chủ tịch hoặc lãnh đạo văn phòng phân công theo lĩnh
vực được phụ trách;
- Trực tiếp giúp việc cho đồng chí Nông Thị Chầm – Phó Chủ tịch UBND
Thành phố.
7. Đống chí La Việt Hùng – chuyên viên.
Phan Thị Hồng Hạnh

16

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Soạn thảo các văn bản giải quyết của UBND, thẩm tra, rà soát, thẩm
định các đề án, phương án và các văn bản của phòng Giáo dục và Đào tạo;
phòng Văn hóa – TT, Trung tâm Văn hóa thể thao thành phố, Đài phát thanh

truyền hình thành phố;
- Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu tổng hợp của Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch UBND thành phố do Chủ tịch hoặc lãnh đạo văn phòng phân công theo lĩnh
vực được phụ trách;
- Báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Phó Chủ tịch (phụ trách);
- Trực tiếp giúp việc cho đồng chí Lâm Đức Xuân – Phó Chủ tịch UBND
thành phố và giúp việc cho các đồng chí Thường trực HĐND thành phố.
8. Đồng chí Vũ Thị Thúy Bình – Phó Chủ tịch Hội Chữ Thập đỏ Thành phố (viên
chức biệt phái).
- Phụ trách tham mưu công tác Chữ Thập Đỏ thành phố;
- Phụ trách kiểm ra công tác theo dõi, tổng hợp, rà soát, thẩm định các đề
án, phương án, dự án và các văn bản của phòng Lao động – TBXH, Y tế, Bảo
hiểm xã hội, Trung tâm Y tế Thành phố, Trung tâm Dân số - KHHGĐ thành phố
báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Phó Chủ tịch UBND (phụ trách);
- Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu tổng hợp của Chủ tịch, Các Phó Chủ
tịch UBND thành phố do Chủ tịch hoặc lãnh đạo văn phòng phân công theo lĩnh
vực được phụ trách;
- Làm thư ký ghi biên bản các phiên họp, hội nghị và soạn thảo các thông
báo kết luận có liên quan đến lĩnh vực chính sách xã hội của UBND thành phố;
- Soạn thảo các văn bản giải quyết của Thường trực HĐND, ghi biên bản,
tổng hợp hồ sơ, ra thông báo, kết luận trong các kỳ họp giao ban hoặc khi giám
sát lại các cơ quan, đơn vị của Thường trực HĐND. Cung cấp thông tin phục vụ
quản lý và hoạt động của HĐND;
- Trực tiếp giúp việc cho đồng chí Nguyễn Quốc Trung – Phó Chủ tịch
UBND thành phố và giúp việc cho đồng chí Ủy viên Thường trực HĐND thành
phố.
9. Đồng chí Đinh Văn Giáp – chuyên viên.
Phan Thị Hồng Hạnh

17

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trực quầy tiếp nhận và trả hồ sơ lĩnh vực xây dựng tại bộ phận “Một
cửa” của thành phố;
- Trực tiếp phụ trách phần mềm eOffice của Văn phòng HĐND – UBND
thành phố;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực
phân công.
10. Đồng chí Nông Thị Ngân Hà – Chuyên viên.
- Trực tại quầy tiếp nhận và trả hồ sơ cấp giấy phép kinh doanh tại bộ
phận “Một cửa” của thành phố;
- Phối hợp với đồng chí Đinh Văn Giáp phụ trách phần mềm Eoffice của
Văn phòng HĐND – UBND thành phố;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo văn phòng phụ trách lĩnh vực
phân công.
11. Đồng chí Trần Thị Thùy Linh – Cán bộ hợp đồng.
Trực tại quầy tiếp nhận và trả hồ sơ lĩnh vực đất đai tại bộ phận “Một
cửa” của thành phố.
12. Đồng chí Hoàng Thạch Yến – Kế toán.
- Đảm bảo kinh phí hoạt động thường xuyên của Thường trực HĐND –
UBND, văn phòng hoặc những nhiệm vụ phát sinh trong công tác lãnh, chỉ đạo
của Thường trực HĐND – UBND thành phố;
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng dự toán và quyết toán thu chi tài chính
theo đúng quy định. Đảm bảo thực hiện tốt quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan;

- Quản lý, theo dõi trên sổ sách và tổng hợp tình hình tăng, giảm tài sản cố
định, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ phục vụ nghiệp vụ chuyên môn của văn
phòng. Chủ động tham mưa, đề xuất việc kiểm kê, thanh lý tài sản công theo
quy định;
- Giám sát việc thu chi của chủ tài khoản và người được ủy quyền theo
chế độ hiện hành. Tổng hợp, báo cáo lãnh đạo văn phòng về tình hình sử dụng
kinh phí quản lý tài sản của văn phòng theo quy định. Phụ trách tham mưu giúp
chánh văn phòng quản lý công sản, lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa phương
Phan Thị Hồng Hạnh

18

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tiện, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu công tác của Thường trực và Văn phòng
HĐND – UBND thành phố.
13. Đồng chí Đinh Thị Hương Ly – Văn thư.
- Thực hiện nghiêm túc quy trình xử lý văn bản, tiếp nhận, quản lý toàn bộ
công văn đi, đến, phát hành các văn bản của HĐND – UBND thành phố và của
Văn phòng theo đúng địa chỉ, đúng quy định của nhà nước. Chuyển giao nhanh
chóng, đầy đủ, kip thời, chính xác công văn đến, thư báo đến Thường trực
HĐND – UBND, lãnh đạo văn phòng;
- Quản lý con dấu, cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường, bảo quản hồ sơ, tài
liệu đầy đủ, đúng quy định, thực hiện nguyên túc công tác bảo mật;
- Quản lý, sắp xếp, lưu trữ tài liệu đảm bảo khoa học theo năm, kết thúc

năm bàn giao cho nhân viên lưu trữ để đưa vào kho lưu trữ.
14. Đồng chí Lý Thị Đàn – nhân viên đánh máy, in ấn, lưu trữ.
- Quản lý kho lưu trữ của văn phòng HĐND – UBND thành phố, trực tiếp
thu nhập tài liệu, chỉnh lý phân loại tài liệu, hoàn chỉnh hồ sơ, hệ thống hóa tài
liệu trong kho lưu trữ, bảo quản, giữ gìn bí mật tài liệu, tổ chức phụ vụ khai thác
tài liệu trong kho lưu trữ hiệu quả;
- Thực hiện công việc in ấn, pho to văn bản theo đúng quy định về thể
thức của văn bản, đảm bảo chính xác, đúng số lượng;
- Phụ trách việc chỉnh lý tài liệu trong kho lưu trữ.
15. Đồng chí Đinh Đăng Hải – Đội Trưởng đội Bảo vệ.
Phụ trách Đội bảo vệ của cơ quan thực hiện công việc thường trực bảo vệ
cơ quan trong và ngoài giờ hành chính, đảm bảo các chế độ an ninh, nội vụ,
phòng chống cháy nổ…( Hàng tuần xây dựng lịch phân công trực tiếp của bộ
phận bảo vệ đảm bảo an toàn công sở 24/24 giờ). Sửa chữa, thay thế các thiệt bị
điện, nước của cơ quan.
16. Đồng chí Đàm Văn Cẩm – Nhân viên Bảo vệ.
Thực hiện dự phân công của đồng chí đội trưởng Đội bảo vệ của cơ quan,
trong công tác thường trực bảo vệ cơ quan trong và ngoài giờ hành chính, đảm
bảo các chế độ an ninh, nội vụ, phòng chống cháy nổ…( Hàng tuần xây dựng
Phan Thị Hồng Hạnh

19

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lịch phân công trực tiếp của bộ phận bảo vệ đảm bảo an toàn công sở 24/24 giờ).
Sửa chữa, thay thế các thiệt bị điện, nước của cơ quan.
17.Đồng chí Hoàng Hải Bình và đồng chí Mai Trường Giang - lái xe.
Phụ trách và lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên, trực tiếp
sửa dụng, bảo quản xe ô tô 11A 000.77 ( đ/c Giang), xe ô tô 11B 007.57 và xe
11A 001.08 ( đ/c Bình) phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND – UBND
theo sự điều hành của lãnh đạo văn phòng, có trách nhiệm giữ gìn, bảo đảm an
toàn phương tiện, sử dụng tiết kiệm xăng dầu.
18. Đồng chí Nông Thị Diễm Anh – Kế toán – Kiêm thủ quỹ.
Phối hợp với đồng chí Hoàng Thạch Yến giúp chánh văn phòng xây dựng
dự toán và quyết toán thu chi tài chính theo đúng quy định. Đảm bảo thực hiên
tốt quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan. Kiêm kế toán của 04 đơn vị: phòng Nội
vụ, phòng Dân tộc, Đội Trật tự đô thị, Đài truyền thanh truyền hình thành phố.
19. Đồng chí Phương Thị Nguyệt Minh – Nhân viên phục vụ.
- Làm công tác lễ tân, phục vụ nước uống, làm công tác vệ sinh trong
phòng làm việc của thường trực HĐND – UBND thành phố và lãnh đạo văn
phòng, phòng tiếp công dân (trong những ngày tiếp công dân), phòng tiếp
khách, phòng họp, hội trường của Thường trực HĐND – UBND thành phố; làm
công tác vệ sinh trong phòng họp, hội trường, khu vực hành lang và các nhà vệ
sinh thuộc khối UBND thành phố;
- Chăm sóc cây cảnh trong phòng làm việc của Thường trực HĐND –
UBND thành phố, lãnh đạo Văn phòng và khu vực hành lang, tiền sảnh của cơ
quan.
Phần II.
CHUYÊN ĐỀ: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG
CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG
1.1. LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
2.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản,
tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản, qản lý và sửa dụng con dấu trong các cơ

Phan Thị Hồng Hạnh

20

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách,
pháp luật của Đảng và Nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan tổ chức, các
ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do
cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn
bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho
quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến
dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung
cổ; đặc biệt dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà
nước.
2.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư
• Vai trò của công tác văn thư:
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung, là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Trong văn
phòng công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt
động của văn phòng và là một mắt xích trong bộ máy hoạt động quản lý của cơ
quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan,
được xem là một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý Nhà nước.

•

Ý nghĩa của công tác văn thư:
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cấp thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
nói chung. Công tác quản lý đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết. Thông tin
phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông
tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về nội dung công
việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác
quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những
thông tin mang tính pháp lý.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
Phan Thị Hồng Hạnh

21

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu,
giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản
lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng như
hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu

trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung
văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần
thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ
quan một cách chân thực.
Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, tạo điều
kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên vào các
kho lưu trữ lịch sử là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu
trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần tổ chức tốt
việc lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ
lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy
nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các khâu
nghiệp vụ. Ngược lại nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy
đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho công tác
lưu trữ trong việc tiến hành các khâu nghiệp vụ, làm cho giá tài liệu tại các kho
lưu trữ lịch sử ở mức thấp.
Yêu cầu của công tác văn thư
Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở
các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn giấy tờ
phải đảm bảo những yêu cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi
về nhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó
công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:
• Yêu cầu nhanh chóng:
Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây
dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản
Phan Thị Hồng Hạnh

22

Lớp ĐH QTVP K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh
chóng mọi công việc của cơ quan;
Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết
văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan; đồng
thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản.
• Yêu cầu chính xác:
Trong quá trình thực hiện, yêu cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư phải
đảm bảo các yếu tố sau:
+ Chính xác về nội dung văn bản, tức là nội dung văn bản phải chính xác
tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn
chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng;
+ Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản ban hành phải có đầy đủ các
thành phần do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn do
Nhà nước quy định;
+ Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ, yêu cầu về tính chính xác
phải được quán triệt một cách đầy đủ các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn
bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện
đúng thể loại văn bản.
• Yêu cầu bí mật:
Trong nội dung văn bản đi, văn bản đến của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi, danh mục bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy trong
quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết, xử lý văn bản phải
đảm bảo giữ gìn bí mật;
Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của
cơ quan. Về khía cạnh nhất định yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải

thể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới của cơ quan hoặc
chưa được ban hành thành văn bản.
• Yêu cầu hiện đại hoá:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu
Phan Thị Hồng Hạnh

23

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho
công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất,
chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay trước hết nói đến ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện trang bị các thiết
bị văn phòng.
2.1.3. Yêu cầu đối với cán bộ thực hiện công tác văn thư
•

Về phẩm chất chính trị
Điều đầu tiên đòi hỏi cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị. Do
hằng ngày cán bộ văn thư phải tiếp xúc với những văn bản có thể nắm được
những hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội,
có nhiều văn bản, hoạt động cần giữ bí mật. Chính vì vậy mà cán bộ văn thư cần
phải có những phẩm chất chính trị như: Lòng trung thành đối với cơ quan, tổ

chức chính trị - xã hội; tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng,
giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất kỳ tình huống nào; chấp hành
nghiêm chỉnh pháp luật của nhà nước, coi việc chấp hành luật là nghĩa vụ của
mình; rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị nâng cao trình độ hiểu biết
về Đảng, về nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên.

•

Về chuyên môn nghiệp vụ
Cán bộ văn thư cần phải thể hiện chuyên môn nghiệp vụ trên hai mặt: lý
luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.
Về lý luận nghiệp vụ: Cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ về
công tác văn thư, phải hiểu được nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều
kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Tuy nhiên, người cán bộ văn thư phải
có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận của mình trong quá trình công tác,
từng bước rèn luyện để hoàn thiện bản thân và hoàn thiện lý luận nghiệp vụ về
công tác văn thư.
Về kỹ năng thực hành: cán bộ văn thư cần phải có kỹ năng thực hành một
cách trung thực và chính xác. Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công
tác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà
Phan Thị Hồng Hạnh

24

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

còn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ.
Do tính chất của công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của các cơ quan,
tổ chức chính trị- xã hội không những phải có các yêu cầu cơ bản trung thực,
thẳng thắn, nhanh nhẹn, thật thà,…mà còn cần phải có những yêu cầu khác như:
•

Tính cơ mật
Tính cơ mật ở người cán bộ văn thư được thể hiện đó là sự kín đáo, có ý
thức giữ gìn bí mật. Bất cứ trong hoàn cảnh nào khi ra khỏi phòng làm việc
không được để văn bản, tài liệu trên bàn, những ghi chép có nội dung quan trọng
không được vứt vào sọt rác; luôn cảnh giác tránh lộ bí mật của cơ quan, tổ chức
Đảng, tổ chức chính trị-xã hội.

•

Tính tỷ mỉ
Do tính chất công việc mà người cán bộ văn thư cần phải có tính tỉ mỉ đến
từng chi tiết. Bất cứ công việc nào đều phải thực hoàn chỉnh đến từng chi tiết
nhỏ, không đươc bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt là với
những công việc như thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển
những lời nhắn v.v….

•

Tính thận trọng
Trước xử lý một nhiệm vụ nào đó, cán bộ văn thư phải hết sức thận trọng,
đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong các cơ quan, tổ chức
Đảng, tổ chức chính trị-xã hội về công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn
bản giả mạo, những vấn đề về việc sử dụng con dấu không đúng quy định. Tính

thận trọng sẽ giúp cho cán bộ văn thư tránh những sai lầm nghiêm trọng.

•

Tính ngăn nắp, gọn gàng
Cán bộ văn thư hằng ngày phải tiếp xúc với các văn bản, giấy tờ, nội dung
công việc lại phức tạp, nếu không được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp thì sẽ ảnh
hưởng đến công việc. Mặt khác, phòng làm việc của cán bộ văn thư là nơi đến
liên hệ công tác, tra tìm tài liệu, đóng dấu văn bản…nếu không được gọn gàng
và ngăn nắp sễ có ảnh hưởng không tốt đến cán bộ văn thư.

• Tính nguyên tắc
Phan Thị Hồng Hạnh

25

Lớp ĐH QTVP K1A