bộ tài liệu tập huấn công tác văn phòng của đoàn thanh niên cộng sản hồ chí minh

Danh mục tài liệu
Hội nghị Công tác Văn phòng toàn quốc năm 2006

1- Chơng trình Hội nghị.
2- Báo cáo công tác Văn phòng từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII
đến nay.
3- Công tác văn bản của Đoàn; hớng dẫn một số kỹ năng soạn thảo văn bản
trong hệ thống Đoàn thanh niên.
4- Công tác văn th, lu trữ.
5- Công tác tổ chức, quản trị văn phòng; lễ tân giao tiếp.
6- Hớng dẫn một số quy trình, thủ tục trong công tác thi đua, khen thởng.
7- Công tác quốc tế thanh niên.
8- Quy định chế độ thông tin, báo cáo trong hệ thống Đoàn TNCS Hồ Chí
Minh.
9- Quy chế thi đua khen thởng của Ban Chấp hành Trung ơng Đoàn.
10- Hớng dẫn thực hiện Quy chế thi đua khen thởng của Ban Chấp hành
Trung ơng Đoàn.

đoàn tncs Hồ chí minh
Ban chấp hành trung ơng Hà Nội, ngày 08 tháng 6 năm 2006
***
Chơng trình
Hội nghị công tác Văn phòng toàn quốc năm 2006

* Thời gian: Từ ngày 08 đến ngày 10 tháng 6 năm 2006.
* Địa điểm: Khách sạn La Thành, Hà Nội. (Ban tổ chức sẽ đón tiếp
đại biểu về dự Hội nghị từ 14h00 ngày 7/6/2006).
1- Ngày thứ nhất: 08/10/2006
* Buổi sáng:
- Từ 7h30 đến 8h30, khai mạc hội nghị
+ Tuyên bố lý do giới thiệu đại biểu

+ Phát biểu khai mạc của Ban Bí th Trung ơng Đoàn
- Từ 8h30 đến 11h30
+ Một số vấn đề về tình hình thanh niên, công tác Đoàn và phong trào
TTN trong giai đoạn hiện nay; Báo cáo công tác Văn phòng từ sau Đại hội
Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay.
+ Nghỉ tra.
* Buổi chiều: từ 13h30 đến 17h00.
- Điểm danh, văn nghệ đầu giờ.
- Công tác văn bản của Đoàn, hớng dẫn một số kỹ năng soạn thảo văn
bản trong hệ thống Đoàn thanh niên; một số quy định về chế độ thông tin báo
cáo trong hệ thống của Đoàn; công tác thi đua, khen thởng.
2- Ngày thứ hai: 09/10/2006
* Buổi sáng: từ 8h đến 11h30.
- ổn định tổ chức, điểm danh, văn nghệ đầu giờ.
- Công tác văn th, lu trữ.
- Nghỉ giải lao.
- Công tác quản trị, lễ tân, giao tiếp.
2
- Nghỉ tra.
* Buổi chiều: từ 13h30 đến 17h00.
- Đi thăm quan (Ban tổ chức sẽ thông báo địa điểm sau)
3- Ngày thứ ba: 10/6/2006
- Buổi sáng: từ 8h đến 11h30.
- ổn định tổ chức, điểm danh, văn nghệ đầu giờ.
- Công tác Quốc tế Thanh niên.
- Nghỉ giải lao.
- Tổng kết
- Liên hoan, chia tay.
- Buổi chiều: Từ 14h00 các đại biểu trả phòng về địa phơng, đơn vị.

3
Báo cáo
Hoạt động Công tác Văn phòng từ sau
Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay

Tài liệu hội nghị công tác Văn phòng toàn quốc tháng 6/2006
Phần thứ nhất
Kết quả công tác Văn phòng
từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay
Văn phòng Đoàn thanh niên các cấp có chức năng chính là tham mu,
giúp việc và phục vụ các cơ quan lãnh đạo của Đoàn trong việc chỉ đạo, điều
hành mọi mặt công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi ở cơ sở và cơ quan
chuyên trách các cấp của Đoàn. Trớc yêu cầu, đòi hỏi ngày càng cao của công
tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi trong giai đoạn mới, việc tăng cờng
nâng cao chất lợng công tác Văn phòng là yêu cầu tất yếu và là nhiệm vụ
quan trọng của Ban Thờng vụ Đoàn các cấp.
Từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay, công tác Đoàn và
phong trào thanh thiếu nhi cả nớc tiếp tục có bớc phát triển mới, thu hút tập
hợp ngày càng đông thanh thiếu nhi tích cực tham gia các phong trào hành
động cách mạng của tuổi trẻ, vào tổ chức Đoàn, Hội, Đội. Bên cạnh việc đổi
mới nội dung, phơng thức hoạt động của Đoàn, công tác Văn phòng Đoàn
thanh niên các cấp cũng đợc quan tâm chú trọng hơn; công tác tham mu, giúp
việc; công tác phục vụ; công tác bảo đảm nội vụ; công tác thông tin, báo cáo,
văn th, lu trữ đợc đổi mới, góp phần tích cực vào thành công chung của công
tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi cả nớc.
Kết quả công tác Văn phòng từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ
VIII đến nay đợc đánh giá khái quát cụ thể nh sau:
1- Vai trò tham mu của Văn phòng đối với Ban Thờng vụ, Ban
Chấp hành Đoàn các cấp trong công tác điều hành hoạt động của cơ
quan chuyên trách, trong chỉ đạo công tác Đoàn và phong trào thanh

thiếu nhi ở địa phơng, đơn vị đợc khẳng định và từng bớc đợc nâng cao.
Thực hiện Nghị quyết Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII và chơng
trình công tác Đoàn và phong trào TTN hàng năm, công tác của Văn phòng
Trung ơng Đoàn và Văn phòng Đoàn các cấp đã có bớc phát triển mới, luôn
tích cực, chủ động trong việc xây dựng chơng trình công tác; thông tin tổng
hợp phục vụ nhiệm vụ lãnh đạo, chỉ đạo; soạn thảo, chỉnh lý, thẩm định và
nâng cao chất lợng các văn bản chỉ đạo; chuẩn bị nội dung và các điều kiện về
4
cơ sở vật chất phục vụ các hội nghị, các hoạt động, các kỳ họp của Ban Thờng
vụ, Ban Chấp hành; tiếp nhận và xử lý các loại văn bản đi, đến; tham mu giải
quyết những vấn đề liên quan đến công tác Đoàn và đoàn viên, thanh thiếu
nhi, có thể khẳng định các nội dung trong việc tham mu, tổng hợp, trong
việc phục vụ sự chỉ đạo và hoạt động của Văn phòng Đoàn các cấp thời gian
qua đã góp phần quan trọng vào việc thực hiện thắng lợi các chơng trình,
nhiệm vụ công tác của các cấp bộ Đoàn. Bên cạnh đó, hệ thống văn phòng
cùng với các ban, đơn vị chức năng khác tham mu và tổ chức triển khai, thực
hiện tới cơ sở nhiều chủ trơng, Nghị quyết, kết luận của Ban Thờng vụ, Ban
Chấp hành Đoàn các cấp, đặc biệt là các chủ trơng, nghị quyết của Ban Thờng
vụ, Ban Chấp hành Trung ơng Đoàn, nh: Nghị quyết của Ban Chấp hành
Trung ơng Đoàn về Tăng cờng, củng cố và mở rộng mặt trận đoàn kết, tập
hợp thanh niên vì Dân giầu, nớc mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn
minh; về công tác cán bộ Đoàn trong thời kỳ mới; về tăng cờng vai trò của
Đoàn thanh niên trong việc tham gia vận động, hỗ trợ và tổ chức cho thanh
niên tham gia phát triển kinh tế; về tăng cờng công tác giáo dục của Đoàn
trong giai đoạn hiện nay; về xây dựng tổ chức Đoàn, Hội trong các doanh
nghiệp ngoài quốc doanh; về đổi mới công tác đào tạo, bồi dỡng cán bộ Đoàn,
Hội, Đội; về tăng cờng chỉ đạo và phát triển lực lợng TNXP trong thời kỳ
mới; về công tác hớng nghiệp, t vấn, dạy nghề, giới thiệu và giải quyết việc
làm cho thanh niên; về công tác quốc tế thanh niên phục vụ tiến trình chủ
động hội nhập kinh tế Quốc tế; về công tác đoàn kết, tập hợp thanh niên và

xây dựng tổ chức Đoàn, Hội khu vực đô thị; đoàn kết tập, hợp thanh niên lao
động tự do; về công tác kiểm tra của Đoàn,
Đến nay, hầu hết văn phòng Đoàn cấp tỉnh, thành đã có bộ phận làm
công tác tổng hợp, tham mu do Chánh, Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách, có
từ 1 đến 3 cán bộ chuyên làm công tác tổng hợp; số cán bộ làm công tác tổng
hợp tham mu của Văn phòng Đoàn các tỉnh, thành Đoàn, Đoàn trực thuộc
từng bớc đợc củng cố, kiện toàn và nâng cao chất lợng.
Tuy nhiên, Công tác tham mu, giúp việc của hệ thống Văn phòng Đoàn
các cấp còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế:
- Công tác tham mu của Văn phòng ở một số địa phơng, đơn vị còn
lúng túng, thụ động hoặc mất cân đối giữ các mảng công tác, ít đợc quan tâm
đầu t về thời gian cũng nh đội ngũ cán bộ, phạm vi tham mu còn hạn chế,
thiếu tính bao quát chung.
- Chất lợng công tác tham mu ở một số địa phơng còn thấp, còn nặng
về phần thông tin, tính khái quát, tổng kết cha cao, đặc biệt cha quan tâm
nhiều đến việc thông tin các mô hình, điển hình mới của địa phơng, cơ sở; cha
đầu t nhiều trong việc nghiên cứu để gắn công tác Đoàn và phong trào thanh
thiếu nhi với việc cụ thể hoá các chủ trơng, nghị quyết của Đảng, Nhà nớc,
các ngành, đoàn thể sát với tình hình thực tế tại địa phơng, đơn vị. Văn phòng
5
Đoàn các cấp còn hạn chế trong việc tiếp cận các đối tợng thanh thiếu nhi và
sự phối hợp với các ban chuyên môn trong công tác tham mu.
Nguyên nhân:
- Nhiều cấp bộ Đoàn cha thật sự quan tâm đầu t chỉ đạo và tạo điều
kiện trong việc nâng cao chất lợng công tác tham mu, giúp việc của Văn
phòng.
- Do đặc thù đội ngũ cán bộ Đoàn luân chuyển nhanh dẫn tới tình trạng
thiếu những cán bộ, chuyên viên có khả năng và kinh nghiệm làm công tác
tham mu, tổng hợp; đội ngũ cán bộ mới, trẻ còn thiếu kinh nghiệm, ít đợc tập
huấn, đào tạo cơ bản, ít có điều kiện đi thực tiễn tại cơ sở,

- Vai trò định hớng, giúp đỡ về nghiệp vụ và phối hợp của Văn phòng
Trung ơng Đoàn đối với Văn phòng các cấp bộ Đoàn, mà trực tiếp là Văn
phòng Đoàn cấp tỉnh còn hạn chế, cha thờng xuyên.
2- Công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống Đoàn có chuyển biến
tích cực về nội dung, hình thức và chất lợng; về số lợng, đối tợng, phạm vi
thông tin, góp phần tích cực trong công tác chỉ đạo và xây dựng các chủ
trơng công tác của các cấp bộ Đoàn; đáp ứng nhu cầu thông tin cho cơ sở
và cán bộ, ĐVTN.
- Văn phòng Đoàn các cấp đã duy trì và thực hiện tốt chế độ thông tin,
báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, báo cáo năm. Ngoài các báo
cáo định kỳ, các đơn vị đã chú trọng các báo cáo chuyên đề về phong trò thi
đua, các mặt công tác, các hoạt động lớn, các mô hình, điển hình ở cơ sở; một
số địa phơng đã duy trì tốt chế độ thông tin theo tuần về Trung ơng. Hình thức
thông tin có nhiều đổi mới, đa dạng hơn. Đến nay, hầu hết các tỉnh, thành
Đoàn đều duy trì và phát huy tốt các loại tờ tin công tác thanh niên, thông tin
trong Đoàn, tài liệu sinh hoạt chi đoàn. Nhiều địa phơng, đơn vị đã phát hành
tài liệu sinh hoạt theo tháng, quý tới tận chi đoàn.
- Cùng với việc tăng cờng về số lợng thông tin, báo cáo, chất lợng
thông tin, báo cáo cũng từng bớc đợc nâng cao, góp phần phục vụ tốt hơn cho
công tác lãnh đạo, chỉ đạo; đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu thông tin định
hớng, hớng dẫn cơ sở. Đa số các thông tin, báo cáo đã phản ánh đợc thực chất
tình hình công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi ở địa phơng, cơ sở về
kết quả, hạn chế, yếu kém trong chỉ đạo, và triển khai thực hiện nhiệm vụ của
các cấp bộ Đoàn.
- Việc tổng hợp và báo cáo số liệu kết quả công tác Đoàn và phòng trào
thanh thiếu nhi từng bớc đợc cải tiến, hoàn thiện và tin học hoá, phục vụ đắc
6
lực cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp bộ Đoàn, đặc biệt là cấp Trung
ơng.
Tuy nhiên, công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống Đoàn còn một số

hạn chế:
- Một số địa phơng, đơn vị thờng xuyên không có hoặc chậm báo cáo
kết quả các hoạt động theo định kỳ quy định, báo cáo còn nặng về liệt kê
thành tích, kể nể, thiếu lôgic, hình thức văn bản cha đúng quy định, chất lợng
thông tin thấp, không phản ánh đợc thực trạng, không mạnh dạn chỉ ra những
tồn tại, yếu kém ở cơ sở.
- Việc thu thập thông tin, tổng hợp số liệu ở một số cấp bộ Đoàn cha đ-
ợc quan tâm, đầu t đúng mức, còn tình trạng báo cáo số liệu một cách tuỳ
tiện, chạy theo thành tích. Nhiều số liệu không chính xác, độ tin cậy thấp,
thậm chí có những số liệu không tồn tại trên thực tế. Ban Thờng vụ Đoàn
nhiều địa phơng, đơn vị ít quan tâm đến việc kiểm tra các số liệu, không phân
công trách nhiệm cụ thể, thờng phó mặc, giao trách nhiệm này cho Văn
phòng.
- Một số yêu cầu báo cáo nhanh, báo cáo chuyên đề của Trung ơng
Đoàn cha đợc các tỉnh, thành Đoàn thực hiện nghiêm túc, chất lợng báo cáo
còn hạn chế, nhiều chủ trơng công tác còn chậm thông tin đến cơ sở.
- Việc áp dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác thông tin, báo cáo
còn nhiều hạn chế, đến nay các văn bản trong hệ thống Đoàn thanh niên vẫn
truyền tải gửi đi chủ yếu qua đờng bu điện, nhiều địa phơng còn cha có trang
Website và nối mạng.
3- Công tác phục vụ từng bớc đợc đổi mới, với phơng châm hớng về
cơ sở, tăng cờng tham mu, đề xuất khai thác các nguồn lực phục vụ phong
trào.
- Công tác tài chính, quản trị ngày càng đi vào nề nếp, đã thực hiện tốt
việc thực hành tiết kiệm trong chi tiêu, giảm tối đa các chi phí hành chính, tập
trung mọi nguồn lực cho chỉ đạo và tổ chức các hoạt động Đoàn tại cơ sở;
quan tâm đầu t kinh phí, phơng tiện cho cán bộ đi cơ sở, Bên cạnh đó, văn
phòng Đoàn các cấp đã chủ động tăng cờng phối hợp với các ban, ngành hữu
quan khai thác các nguồn lực phục vụ công tác Đoàn và phong trào TTN ở cơ
sở; đồng thời từng bớc hiện đại hoá cơ sở vật chất, phơng tiện góp phần nâng

cao chất lợng tham mu, cải thiện điều kiện làm việc và đời sống của cán bộ
Đoàn cơ quan chuyên trách; phục vụ tốt hơn các hoạt động lớn tập trung, các
hội nghị, các hoạt động lễ tân của cơ quan
7
- Công tác văn th, lu trữ đợc quan tâm chỉ đạo từng bớc thống nhất
trong hệ thống Đoàn thanh niên, đảm bảo kịp thời, chính xác và thông suốt
thông tin từ Trung ơng tới cơ sở và ngợc lại. Đồng thời phục vụ ngày càng tốt
hơn cho việc chỉ đạo của Ban Thờng vụ Đoàn các cấp, cũng nh công tác
nghiên cứu, khai thác phục vụ công tác cho cán bộ.
Tuy nhiên, công tác văn th, lu trữ ở nhiều cấp bộ Đoàn cha đợc chú
trọng đầu t đúng mức, còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, cán bộ,
chuyên môn, nghiệp vụ, kinh phí và điều kiện cơ sở vật chất cho các hoạt
động còn gặp nhiều khó khăn, trong khi các hoạt động của các cấp bộ Đoàn
ngày càng tăng về số lợng cũng nh quy mô tổ chức, gây khó khăn rất nhiều
đối với công tác phục vụ của Văn phòng Đoàn các cấp. Bên cạnh đó, Văn
phòng Đoàn ở một số địa phơng còn thiếu năng động, hành chính hoá, vận
dụng máy móc các chế độ, chính sách, ít khai thác các nguồn lực từ bên
ngoài, dẫn tới tình trạng thờng xuyên thiếu kinh phí phục vụ các hoạt động, đi
cơ sở, không cải thiện đợc đời sống cũng nh điều kiện làm việc của cán bộ
Đoàn cơ quan chuyên trách. Việc tham mu cho Thờng trực ở một số địa ph-
ơng trong điều tiết kinh phí, cơ sở vật chất phục vụ cho phong trào còn hạn
chế, thiếu cụ thể và đồng bộ.
4- Tổ chức bộ máy văn phòng Đoàn các cấp thờng xuyên đợc kiện
toàn, củng cố, đảm bảo tính kế thừa và ổn định, gắn bó với phong trào
TTN.
- Ngay sau đại hội Đoàn các cấp và Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ
VIII, Ban Thờng vụ Đoàn các cấp đã quan tâm củng cố tổ chức, tăng cờng đội
ngũ cán bộ làm công tác văn phòng, đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm tổng hợp,
cán bộ làm công tác tham mu. Đến nay, nhìn chung tổ chức bộ máy, cán bộ
của văn phòng Đoàn các cấp đã đợc củng cố, kiện toàn ổn định.

- Bộ máy của Văn phòng Trung ơng Đoàn hiện nay có 8 phòng và đơn
vị chức năng, gồm: Tổng hợp- Thi đua; Hành chính - Lu trữ; Quản trị; Đội xe;
Ytế; Tài vụ; Phòng công tác Đoàn phía Nam và Nhà khách thanh niên, với 85
cán bộ, công nhân viên. Văn phòng Đoàn cấp tỉnh, thành Đoàn, Đoàn trực
thuộc thờng có bộ phận tổng hợp, hành chính, quản trị, tài vụ với số cán bộ từ
5- 12 ngời.
Tuy nhiên, bộ máy văn phòng Đoàn các cấp nhìn chung còn cha đủ
mạnh; hoạt động còn mang tính hành chính, ít gắn với cơ sở và đối tợng thanh
niên. Nhiều địa phơng cha xây dựng đợc Quy chế hoạt động của Văn phòng
nên việc xác định chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong mối quan hệ với
các ban, đơn vị chức năng ở nhiều nơi cha rõ ràng, hoặc là tuyệt đối hoá văn
phòng, hoặc là xem nhẹ văn phòng nh bộ máy hành chính. Một số địa phơng,
đơn vị còn coi văn phòng chủ yếu mang tính hành chính, sự vụ, nên việc tổ
8
chức bộ máy, sắp xếp cán bộ cha hợp lý, đội ngũ cán bộ làm công tác tham
mu, giúp việc còn thiếu, yếu, chắp vá và bất hợp lý.
5- Công tác Thi đua- Khen thởng tiếp tục đợc đổi mới, gắn bó với cơ
sở, là động lực thúc đẩy các phong trào thi đua của tuổi trẻ.
- Công tác thi đua - khen thởng của Đoàn đợc các cấp bộ Đoàn ngày
càng quan tâm theo hớng tăng cờng đổi mới, hớng mạnh các phong trào thi
đua, phong trào hành động cách mạng về cơ sở, kịp thời phát hiện, biểu dơng,
khen thởng những điển hình, nhân tố mới ở cơ sở. Quy trình, đối tợng, thủ
tục, hình thức, tiêu chuẩn khen thởng đợc đổi mới căn bản, thông qua đó kịp
thời điều chỉnh phù hợp với Luật Thi đua khen thởng của Nhà nớc và Quy chế
thi đua khen thởng của Ban Thờng vụ Trung ơng Đoàn khoá VIII. Các thủ tục
làm khen thởng đợc tiến hành nhanh hơn, chính xác hơn, đúng ngời, đúng
việc. Việc biểu dơng các gơng điển hình tiến tiến qua các buổi gặp mặt, liên
hoan, qua các phơng tiện thông tin đại chúng, đợc chú trọng, góp phần nhân
rộng các điển hình, cổ vũ mạnh mẽ phong trào thi đua ở cơ sở.
- Từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay, Ban Thờng vụ

Trung ơng Đoàn đã xét tặng: 57.959 bằng khen, bằng công nhận; 23.363 kỷ
niệm chơng Vì thế hệ trẻ; 17.821 huy chơng danh dự; 2.908 huy hiệu phụ
trách giỏi; 18.411 huy hiệu thanh niên tiên tiến; 1.218 huy hiệu tuổi trẻ sáng
tạo; 1.610 kỷ niệm chơng Đoàn thanh niên; 486 huy hiệu tuổi trẻ dũng cảm;
2.821 cơ các loại; 128 bức trớng, cùng nhiều huân chơng bậc cao, Huân ch-
ơng lao động, Bằng khen của chính phủ và các bộ, ngành cho các tập thể, cá
nhân có thành tích xuất sắc trong học tập, công tác. So với thời gian cùng kỳ
của nhiệm kỳ VII, các hình thức khen thởng của Đoàn đều tăng về số lợng từ
2-3 lần, mở rộng về đối tợng mà chủ yếu là thanh thiếu nhi và các tập thể
thanh thiếu nhi xuất sắc.
Tuy nhiên, Công tác Thi đua - Khen thởng của Đoàn còn nhiều khó
khăn, hạn chế: ở một số địa phơng, đơn vị, cán bộ chủ chốt của Đoàn cha
nhận thức đầy đủ về công tác Thi đua- Khen thởng, dẫn tới việc tiến hành
công tác Thi đua- Khen thởng thiếu khoa học, không đúng quy trình, chỉ quan
tâm đến vấn đề khen thởng theo thành tích, ít quan tâm đến nội dung thành
tích đó; cha coi thi đua là động lực to lớn của phong trào thi đua mà chỉ xem
nh là công việc hành chính của văn phòng. Một số tiêu chuẩn, hình thức, nội
dung khen thởng còn cha đúng quy định và phù hợp với tình hình thực tế, cha
gắn chặt với phong trào thi đua của Đoàn; việc phát hiện và nhân rộng các
nhân tố mới, điển hình còn ít. Còn biểu hiện quá quan tâm đến phần thởng
kèm theo làm giảm ý nghĩa của các hình thức khen tặng. Đội ngũ cán bộ làm
công tác thi đua- khen thởng của các tỉnh, thành Đoàn còn mỏng, luân chuyển
nhanh, trình độ nghiệp vụ còn nhiều hạn chế.
9
Tóm lại, từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay, các cấp
bộ Đoàn đã quan tâm chỉ đạo xây dựng và củng cố tổ chức, bộ máy Văn
phòng Đoàn các cấp, chất lợng công tác Văn phòng từng bớc đợc nâng cao,
góp phần đổi mới công tác lãnh đạo, chỉ đạo; tổ chức ngày càng hiệu quả
công tác Đoàn và phong trào TTN ở cơ sở. Công tác tham mu tiếp tục đợc đầu
t; công tác thông tin, báo cáo có nhiều chuyển biến tích cực, thiết thực và đa

dạng hơn, đáp ứng tốt hơn đòi hỏi của công tác chỉ đạo và tổ chức các hoạt
động của Đoàn; cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của Văn phòng ngày
càng đợc quan tâm đầu t. Tuy nhiên, công tác văn phòng vẫn còn bộc lộ nhiều
hạn chế, bất cập, mộ số địa phơng, đơn vị còn nhận thức cha đúng về vị trí,
vai trò, chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng, cha quan tâm chăm lo
xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng;
cha tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mu, giúp Ban Thờng
vụ, Ban Chấp hành Đoàn các cấp tổ chức điều hành công việc. Cán bộ văn
phòng, nhất là đội ngũ cán bộ, chuyên viên làm công tác tổng hợp, nghiên
cứu, tham mu còn thiếu và yếu; điều kiện và phơng tiện làm việc còn lạc hậu;
việc tập huấn, bồi dỡng kỹ năng, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ văn phòng
Đoàn các cấp cha đợc quan tâm thờng xuyên.
Phần thứ hai
Mục tiêu, phơng hớng công tác văn phòng
trong giai đoạn mới
Công tác văn phòng là tổng thể các biện pháp, giải pháp về tham mu,
giúp việc và phục vụ các cơ quan lãnh đạo, cơ quan chuyên trách của Đoàn
thanh niên các cấp. Trong giai đoạn mới, công tác văn phòng đứng trớc những
khó khăn và yêu cầu sau:
1- Yêu cầu đối với công tác tham mu, giúp việc và phục vụ ngày càng
cao; phơng thức hoạt động và yêu cầu của công tác Đoàn và phong trào TTN
ngày càng đa dạng, phong phú về mức độ, quy mô, phạm vi, đối tợng, trong
khi điều kiện đáp ứng của văn phòng là có hạn, cả về cán bộ, điều kiện cơ sở
vật chất, kinh phí.
2- Chế độ, chính sách của Đảng, Nhà nớc không ngừng đợc hoàn thiện
và đổi mới; nhu cầu, lợi ích của TTN luôn phát triển, trong khi khả năng nhận
thức, khả năng vận dụng, áp dụng vào thực tiễn trong công tác tham mu, giúp
việc của đội ngũ cán bộ văn phòng có hạn, bộ máy nhiều nơi còn hành chính,
kém hiệu quả.
3- Năng lực cán bộ, điều kiện thông tin, cơ sở vật chất, phơng tiện hoạt

động, khả năng tiếp cận cơ sở và tham mu giải đáp những vấn đề do thực tiễn
Công tác Đoàn và phong trào TTN đặt ra còn nhiều hạn chế, cha đáp ứng yêu
cầu tình hình hiện nay.
10
4- Yêu cầu trẻ hoá và chuẩn hoá công tác cán bộ ngày càng cao, trong
khi đội ngũ cán bộ văn phòng nói chung ổn định, độ tuổi khá cao so với cán
bộ phong trào, ít có điều kiện học tập nâng cao trình độ do đặc thù công việc
hoặc ít có điều kiện tiếp cận cơ sở.
Xuất phát từ những đặc điểm, tình hình khó khăn ở trên, mục tiêu công
tác Văn phòng trong giai đoạn mới là: không ngừng nâng cao chất lợng công
tác tham mu, giúp việc và phục vụ cơ quan lãnh đạo, cơ quan chuyên trách
của Đoàn thanh niên các cấp, đáp ứng ngày càng cao yêu cầu công tác Đoàn
và phong trào TTN trong giai đoạn mới .
Từ mục tiêu trên, phơng hớng chung công tác Văn phòng Đoàn các
cấp trong giai đoạn mới là:
1- Nâng cao trình độ, kỹ năng, nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ Văn
phòng các cấp bộ Đoàn, góp phần đổi mới phơng thức lãnh đạo, chỉ đạo và tổ
chức công tác Đoàn và phong trào TTN cả nớc.
2- Đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy Văn phòng Đoàn các cấp theo h-
ớng tinh gọn, rõ chức năng, nhiệm vụ, phù hợp với chủ trơng hớng về cơ sở,
gắn với ĐVTN, nâng cao hiệu quả, chất lợng hoạt động.
3- Từng bớc hiện đại hoá công tác Văn phòng, tăng cờng cơ sở vật chất,
các điều kiện làm việc, điều kiện hoạt động của các cấp bộ Đoàn.
Phần thứ ba
Nội dung, giải pháp nâng cao chất lợng, hiệu quả
hoạt động Văn phòng Đoàn thanh niên các cấp
trong giai đoạn mới
1- Về nhận thức:
Các cấp bộ Đoàn và văn phòng Đoàn các cấp cần nhận thức đúng và
đầy đủ về vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và công tác Văn phòng,

coi đó là bộ phận tham mu, cơ quan giúp việc trực tiếp lãnh đạo Đoàn các
cấp. Tránh quan niệm coi văn phòng chỉ thuần tuý là bộ máy hành chính. Các
tỉnh, thành Đoàn, Đoàn, Đoàn trực thuộc cần tiến hành tổng kết công tác Văn
phòng từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay nhằm đánh giá
những kết quả đạt đợc, tìm ra nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế, từ đó
đề ra các giải pháp đổi mới công tác văn phòng cho nhiệm kỳ tới.
2- Về tổ chức bộ máy:
11
Văn phòng Đoàn các cấp cần chủ động sắp xếp bộ máy, xác định rõ vai
trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, bố trí đội ngũ cán bộ phù hợp từng bộ phận,
chú trọng đầu t trong công tác cán bộ, điều kiện làm việc cho bộ phận làm
công tác tham mu, tổng hợp, nghiên cứu; bổ xung những cán bộ có khả năng
và kinh nghiệm, trởng thành từ cơ sở, đợc đào tạo cơ bản về công tác thanh
vận làm công tác tổng hợp, tham mu; tạo điều kiện tối đa để đội ngũ cán bộ
làm công tác tham mu đi cơ sở, nắm tình hình cơ sở; tăng cờng đào tạo, bồi d-
ỡng, tập huấn cho đội ngũ cán bộ Văn phòng, đảm bảo nâng cao chất lợng
công tác tham mu của văn phòng Đoàn các cấp.
3- Về công tác cán bộ:
Ban Thờng vụ Đoàn các cấp cần lựa chọn những cán bộ có khả năng
tổng hợp, có kinh nghiệm về công tác Đoàn, Hội, Đội, có trình độ quản lý và
am hiểu về đờng lối, chính sách của Đảng, Nhà nớc làm công tác văn phòng.
Tăng cờng đào tạo, tập huấn nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm cho đội ngũ cán
bộ văn phòng các cấp. Trung ơng Đoàn nghiên cứu để định kỳ tổ chức hội
nghị tập huấn, hội nghị chuyên đề về công tác văn phòng cho cấp tỉnh, thành
Đoàn, Đoàn trực thuộc; các tỉnh, thành Đoàn, Đoàn trực thuộc tổ chức tập
huấn cho cấp huyện và cơ sở. Tăng cờng các hình thức hớng dẫn về chuyên
môn, nghiệp vụ, về những vấn đề mới trong công tác văn phòng từ Trung ơng
tới cơ sở, giới thiệu những mô hình hoạt động có hiệu quả để nhân rộng. Việc
đánh giá chất lợng, hiệu quả hoạt động công tác văn phòng cần đợc tiến hành
định kỳ, thờng xuyên tại các hội nghị giao ban cụm thi đua hàng năm.

4- Nâng cao chất lợng công tác thông tin 2 chiều trong hệ thống
Đoàn:
- Các thông tin, báo cáo phải đảm bảo về mặt thời gian, phản ánh đúng,
sinh động tình hình hoạt động tại cơ sở, mạnh dạn nêu những khó khăn, hạn
chế ở cơ sở cần đợc tháo gỡ; tăng cờng khả năng tham mu, đề xuất, kiến nghị
cho công tác lãnh, chỉ đạo. Đổi mới và nâng cao chất lợng các báo cáo nhanh,
báo cáo chuyên đề.
- Tăng cờng thu thập thông tin, tập hợp và xử lý số liệu kết quả hoạt
động từ cơ sở, nâng cao độ chính xác, tin cậy của số liệu báo cáo, tránh tình
trạng chạy theo thành tích, số liệu ảo, thiếu chính xác. Các phụ lục số liệu cần
đợc Ban Thờng vụ Đoàn các cấp xem xét, thống nhất và ban hành.
- Từng bớc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác điều hành, chỉ
đạo và hoạt động công tác Văn phòng.
5- Nâng cao chất lợng công tác phục vụ chỉ đạo và tổ chức hoạt
động của các cấp bộ Đoàn:
12
- Tăng cờng, nâng cao chất lợng công tác văn th, lu trữ, quản lý tài liệu,
đảm bảo thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng và thực hiện theo nguyên tắc
bảo mật theo quy định. Quan tâm đầu t điều kiện cơ sở vật chất, con ngời cho
công tác lu trữ, đảm bảo tính thống nhất, kịp thời, thuận tiện và chính xác.
Tăng cờng quản lý nguồn kinh phí phục vụ cho phong trào theo hớng tập
trung cho cơ sở, bảo đảm tốt nhất các điều kiện cho cán bộ đi cơ sở và tổ chức
các hoạt động ở cơ sở.
6- Tăng cờng xây dựng mối quan hệ phối hợp hoạt động với các
ban, đơn vị, các tổ chức trong và ngoài cơ quan:
- Văn phòng các cấp cần chủ động xây dựng mối quan hệ hoạt động với
các ban, đơn vị chuyên môn trong cùng cơ quan; đồng thời mở rộng quan hệ
phối hợp với các cấp, các ngành hữu quan, các tổ chức, đoàn thể tranh thủ sự
ủng hộ, tăng cờng khai thác các nguồn lực cho hoạt động của Đoàn, từng bớc
hiện đại hoá điều kiện làm việc tại cơ quan chuyên trách của Đoàn, cải thiện

đời sống cho cán bộ Đoàn
Văn phòng Trung ơng Đoàn
13
Hớng dẫn
Thể thức văn bản của Đoàn TNCS hồ chí minh

(D thảo)
Căn cứ Hớng dẫn số 41 HD/VPTW, ngày 28 tháng 5 năm 2004 của
Văn phòng Trung ơng Đảng về thể thức văn bản của Đảng; Thông t liên tịch
số 55/2005/TTLT- BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 giữa Bộ Nội vụ và
Văn phòng Chính phủ về hớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Căn cứ Quyết định số 547 QĐ/TƯĐTN ngày 28/10/1999 của Ban Bí th Trung
ơng Đoàn ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức
văn bản của Đoàn, Văn phòng Trung ơng Đoàn hớng dẫn thể thức văn bản
của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh thống nhất trong hệ thống của Đoàn từ Trung -
ơng đến cơ sở nh sau:
I- các thành phần thể thức bắt buộc
1- Tiêu đề: "Đoàn TNCS Hồ Chí Minh"
Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đoàn, tiêu đề trên
văn bản của Đoàn là : "Đoàn TNCS Hồ Chí Minh".
Tiêu đề đợc trình bày góc trái, dòng đầu, trang đầu, bằng chữ in hoa
đứng, chân phơng (ô số 1 - mẫu 1). Dới tiêu đề là tên cơ quan văn bản.
Ví dụ:
Đoàn TNCS Hồ chí minh
2- Tên cơ quan ban hành văn bản: tên cơ quan ban hành văn bản là
thành phần thể thức xác định tác giả văn bản. Tên cơ quan ban hành đợc ghi
nh sau:
a- Văn bản của Đại hội Đoàn các cấp: ghi tên cơ quan ban hành văn
bản là Đại hội Đoàn cấp đó; ghi rõ Đại hội đại biểu hay Đại hội toàn thể đoàn
viên theo thời gian của nhiệm kỳ.

- Đại hội Đoàn toàn quốc
Ví dụ:
Đại hội đại biểu toàn quốc
Nhiệm kỳ
- Đại hội các tỉnh, thành Đoàn và Đoàn trực thuộc Trung ơng
14

Ví dụ:
Đoàn TNCS Hồ chí minh tỉnh Nam Định
Đại hội đại biểu nhiệm kỳ
Đoàn TNCS Hồ chí minh Hàng không Việt nam
Đại hội đại biểu nhiệm kỳ
- Đại hội cấp huyện, thị (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) và tơng đ-
ơng.
Ví dụ:
Đoàn TNCS Hồ chí minh huyện chơng Mỹ
Đại hội đại biểu nhiệm kỳ
- Đại hội Đoàn thanh niên cấp cơ sở.
Ví dụ: + Đại hội đại biểu:
Đoàn TNCS Hồ chí minh x Minh quangã
Đại hội đại biểu nhiệm kỳ
+ Đại hội toàn thể đoàn viên:
Đoàn TNCS Hồ chí minh phờng Yết kiêu
Đại hội nhiệm kỳ
b- Văn bản từ Trung ơng đến các cơ sở ghi tên cơ quan ban hành văn
bản nh sau:
- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thờng vụ và Ban Bí th Trung ơng
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh ghi chung là:
Ban Chấp hành Trung ơng
- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thờng vụ các tỉnh, thành Đoàn và

Đoàn trực thuộc ghi chung là: Ban Chấp hành tỉnh (Thành phố hoặc
ngành), trong đó, có thể viết tắt đối với cụm từ Ban Chấp hành: BCH và cụm
từ thành phố: TP.
Ví dụ:
BCH TP Hà nội
Bch tỉnh Tuyên quang
15
Ban TN Quân đội và Ban TN Công an, thực hiện theo hớng dẫn và chỉ
đạo chung của Tổng cục Chính trị Quân đội nhân dân Việt Nam và Tổng cục
Xây dựng lực lợng Công an nhân dân.
- Văn bản của Ban Chấp hành huyện, quận Đoàn và tơng đơng hoặc
Ban Thờng vụ huyện, quận Đoàn và tơng đơng ghi chung là Ban Chấp hành
(BCH) huyện, thị, quận.
Ví dụ:
Đoàn TNCS Hồ chí minh TP Hà Nội
Ban CHấp hành Huyện Từ Liêm
- Văn bản của Ban tham mu giúp việc BCH Trung ơng Đoàn, BCH tỉnh,
thành Đoàn và Đoàn trực thuộc Trung ơng.
+ Cấp Trung ơng:
Ví dụ: Văn bản của Ban Tổ chức
Đoàn TNCS Hồ chí minh
Ban chấp hành trung ơng
***
Ban tổ chức
+ Cấp tỉnh:
Ví dụ: Văn bản của Ban T tởng- Văn hoá các tỉnh, thành Đoàn.
Đoàn TNCS Hồ chí minh
BCH tỉnh Thanh hoá
***
Ban t tởng - văn hoá

Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên (nếu có) đợc
trình bày ở trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề (ô số 2 mẫu 1). Tên cơ
quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên đều viết bằng chữ in hoa đứng,
phía dới có 3 dấu sao (***) để phân cách với số ký hiệu.
- Văn bản do nhiều cơ quan ban hành, thì ghi đầy đủ tên cơ quan cùng
ban hành văn bản đó, giữa tên các cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-).
Ví dụ: Văn bản liên ban: Ban Tổ chức và Ban T tởng Văn hoá.
16
Đoàn TNCS Hồ chí minh
Ban chấp hành trung ơng
***
Ban tổ chức - ban t tởng văn hoá
3- Số và ký hiệu văn bản.
a- Số văn bản là số thứ tự đợc ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn
bản của Đoàn ban hành trong một nhiệm kỳ. Nhiệm kỳ của Đoàn đợc tính từ
ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội Đoàn lần này đến hết ngày bế mạc Đại
hội Đoàn kế tiếp. Số văn bản viết bằng chữ số ả Rập (1,2,3 ).
Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản đợc ghi theo cùng
loại văn bản của một trong số cơ quan tham gia ban hành văn bản đó.
b- Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản
và tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản.
Ký hiệu văn bản đợc viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu không có
dấu ngang nối (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan trong ký hiệu có dấu
gạch chéo (/).
Số và ký hiệu đợc trình bày cân đối dới tên cơ quan ban hành văn bản
(ô số 3- mẫu 1).
Ví dụ:
Đoàn TNCS Hồ chí minh
Ban chấp hành trung ơng
***

Văn Phòng
Số: 168 TB/VP
4- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
a- Văn bản của các ban, đơn vị cấp Trung ơng và của cấp tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ơng: ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố
hoặc tên thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở. Văn bản của
cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và cấp xã, phờng, thị trấn thì địa
điểm ban hành văn bản là tên riêng của quận, huyện, thị xã, thành phố, phờng,
thị trấn đó.
b- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: là ngày ký chính thức văn bản
đó. Ngày dới mùng 10 và tháng dới tháng 3 là ghi thêm số không (0) đứng tr-
ớc và viết đầy đủ các từ ngày , tháng , năm , Không dùng các dấu chấm
17
(.), hoặc dấu nối ngang (-), hoặc dấu gạch chéo (/), v.v. để thay thế các từ
ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản.
Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản đợc trình bày ở trang
đầu, phía phải. Giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu
phẩy (ô số 4- mẫu 1).
Ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2006
* Chú ý: Riêng các văn bản liên tịch với các ngành Nhà nớc thì các
phần tiêu đề, cơ quan, số, ký hiệu văn bản đợc quy định nh sau:
- Tiêu đề đợc trình bày ở góc phải, dòng đầu, trang đầu; có gạnh chân
theo độ dài bằng hàng chữ số 2.
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt namã
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Tên cơ quan ban hành văn bản: Ghi đầy đủ tên các cơ quan cùng ban
hành văn bản đó, giữa tên các cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-); ghi ở góc
trái trang đầu, dòng đầu bằng chữ in hoa đứng, chân phơng. Dới đó là số và
ký hiệu văn bản.

- Số văn bản: áp dụng nh phần số của văn bản liên cơ quan; ghi ngay d-
ới tên các cơ quan ban hành văn bản.
- Ký hiệu văn bản: Ngoài việc ghi chữ viết tắt của thể loại văn bản cần
ghi thêm LT (liên tịch).
- Địa điểm, ngày tháng ban hành văn bản áp dụng nh mục 4; ghi ngay
dới tiêu đề văn bản phía phải.
* Ví dụ:
Bộ giáo dục và đào tạo -
Trung ơng đoàn TNCS Hồ chí minh
___________________________________
Số: 10/2003/ NQLT-BGD&ĐT- TWĐ
Cộng Hoà x hội chủ nghĩa việt namã
Độc Lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 17 tháng 3 năm 2003
5- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.
a- Tên loại văn bản: là tên gọi của thể loại văn bản do cấp bộ Đoàn ban
hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại văn bản, trừ công văn.
18
b- Trích yếu nội dung văn bản: là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ
đề của nội dung văn bản. Trong trích yếu nội dung của một số loại văn bản có
ghi tên tác giả của văn bản đó.
Tên loại văn bản đợc trình bày chính giữa bằng chữ in hoa đứng. Trích
yếu nội dung văn bản đợc trình bày dới tên loại văn bản bằng chữ in thờng
đứng, đậm (ô số 5a - mẫu 1).
Ví dụ:
Chỉ thị
Về việc
Riêng công văn thì trích yếu nội dung đợc ghi dới số và ký hiệu bằng
chữ in thờng, nghiêng (ô số 5b - mẫu1).

Ví dụ:
Số: 34/TWĐTN
"V/v giới thiệu thanh niên
tiêu biểu năm 2006"
6- Phần nội dung văn bản
Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của
văn bản. Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại của văn bản.
Phần nội dung văn bản đợc trình bày dới phần tên loại và trích yếu nội
dung (ô số 6 - mẫu 1)
7- Chữ ký, thể thức đề ký, thẩm quyền ký và dấu cơ quan ban hành
a - Chữ ký, thể thức đề ký
- Chữ ký: Thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của ngời ký đối với văn
bản đợc ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên ngời ký. Ngời
ký không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn bản chính thức
(nên dùng mực màu đen).
- Thể thức đề ký: Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo (Ban Bí th,
Ban Thờng vụ, Ban Chấp hành Trung ơng Đoàn, Đại hội Đoàn toàn quốc, các
cơ quan lãnh đạo cấp dới), ghi thể thức đề ký là TM. (thay mặt).
19
Ví dụ:
TM. Ban Chấp hành tỉnh đoàn
Bí th
(Chữ ký)
Nguyễn Văn A
TM. Ban thờng vụ tỉnh đoàn
Phó Bí th thờng trực
(Chữ ký)
Nguyễn Văn B
TM. Đoàn chủ tịch Đại hội
(chữ ký)

Nguyễn Văn C
+ Đối với văn bản của các ban tham mu giúp việc các cơ quan lãnh đạo
do cấp trởng ký trực tiếp. Nếu cấp phó đợc phân công hoặc đợc uỷ quyền ký
thay ghi thể thức đề ký là KT. (ký thay).
Ví dụ:
Chánh Văn phòng Trung ơng Đoàn
(Chữ ký)
Nguyễn Huy Lộc
KT. Chánh Văn phòng Trung ơng Đoàn
Phó chánh Văn phòng
(Chữ ký)
Vũ Đăng Minh
20
+ Đối với một số văn bản đợc cơ quan lãnh đạo của Đoàn hoặc Thủ tr-
ởng cơ quan uỷ quyền ký, ghi thể thức đề ký là TL. (Thừa lệnh). Ngời đợc
uỷ quyền trực tiếp ký không uỷ quyền cho ngời khác ký thay.
Ví dụ:
Chánh Văn phòng đợc uỷ quyền trực tiếp ký
TL. Ban thờng vụ tỉnh đoàn
Chánh Văn phòng
(Chữ ký)
Nguyễn văn T
b- Thẩm quyền ký ban hành văn bản:
- Bí th cấp bộ Đoàn thay mặt BCH, BTV Đoàn cấp đó ký các Nghị
quyết, quyết định và các văn bản quan trọng của BCH, BTV Đoàn cùng cấp.
- Phó Bí th hoặc Uỷ viên Ban Thờng vụ thờng trực thay mặt BCH, BTV
ký các chỉ thị, thông tri, thông báo, kết luận, báo cáo, chơng trình, kế hoạch
và các văn bản khác của BCH, BTV Đoàn, các Nghị quyết liên tịch khi hai
bên không yêu cầu ngời đứng đầu ký; các văn bản đợc Bí th uỷ quyền.
- Chánh Văn phòng đợc uỷ quyền ký thừa lệnh BCH, BTV Đoàn các

văn bản công văn, thông báo, báo cáo, công văn giao dịch của BCH, BTV; các
công điện, các văn bản sao, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy công tác và một số
văn bản khác khi đợc Bí th với t cách Thủ trởng cơ quan, đơn vị uỷ quyền ký
thừa lệnh.
c- Dấu cơ quan ban hành:
Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền
của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay
ngắn, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 đến 1/4 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu
có màu đỏ tơi theo quy định của Bộ Nội vụ.
Thể thức đề ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành văn bản đợc trình bày
bên phải, dới phần nội dung văn bản (các ô số 7a, 7c - mẫu 1).
21
d- Chữ ký, thể thức đề ký và sử dụng dấu đối với văn bản Đại hội và
biên bản.
- Văn bản Đại hội:
+ Văn bản của Đại hội Đoàn hoặc Đoàn Chủ tịch Đại hội Đoàn các cấp
ban hành do Đoàn chủ tịch phân công ngời ký.
+ Văn bản đợc đóng dấu Đoàn Chủ tịch Đại hội Đoàn. Trờng hợp
không có dấu Đoàn Chủ tịch Đại hội thì dùng dấu của BCH Đoàn để xác nhận
chữ ký của ngời thay mặt Đoàn Chủ tịch Đại hội ký.
- Biên bản:
+ Đại hội Đoàn, hội nghị và các cuộc họp của các cơ quan lãnh đạo của
Đoàn, Hội nghị văn phòng, các ban, triệu tập đều ghi biên bản chi tiết và làm
bản kết luận của hội nghị hoặc biên bản kết luận của hội nghị.
Bản kết luận hoặc biên bản kết luận của hội nghị phải đợc ngời chủ trì
hoặc tham gia chủ trì hội nghị ký xác nhận nội dung.
Chữ ký của ngời xác nhận nội dung biên bản đợc trình bày ở góc phải,
phía dới của trang cuối biên bản. Chữ ký của ngời ghi biên bản đợc trình bày
ở góc trái, phía dới của trang cuối biên bản.
Ví dụ:

Ngời ghi biên bản Chủ trì Hội nghị

(Ký)
(Ký)

Nguyễn Văn K Nguyễn Văn M
+ Đóng dấu biên bản: Các biên bản sau khi hoàn chỉnh và có chữ ký
xác nhận nội dung đều đợc đóng dấu nh mọi văn bản khác. Dấu đóng trên
biên bản là dấu của cơ quan tổ chức Đại hội hoặc hội nghị (Dấu Đoàn Chủ
tịch Đại hội hoặc dấu của BCH Đoàn cùng cấp).
Đối với biên bản từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai (các trang
biên bản đợc xếp so le, đóng 1 lần để khuôn dấu thể hiện ở các mép trang
giấy liên tiếp nhau).
8- Nơi nhận văn bản: Nơi nhận văn bản là cá nhân hoặc cơ quan đợc
nhận văn bản với mục đính và trách nhiệm cụ thể nh để báo cáo, để biết, để
theo dõi, để thi hành, để lãnh đạo thực hiện, và để lu.
22
- Đối với công văn thì nơi nhận đợc ghi trực tiếp sau các cụm từ kính
gửi và Đồng kính gửi (nếu có) trên phần nội dung văn bản (ô số 8a- mẫu
1) và còn đợc ghi nh các loại văn bản có tên gọi khác (ô số 8b - mẫu 1).
- Đối với các loại văn bản khác thì nơi nhận đợc trình bày tại góc trái d-
ới phần nội dung văn bản (ô số 8b - mẫu 1).
II- Các thành phần thể thức bổ sung:
Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ theo nội dung và tính chất
từng văn bản cụ thể, ngời ký văn bản có thể quyết định bổ sung các thành
phần sau đây :
1- Dấu chỉ mức độ mật (theo 1 mức: mật).
Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và đợc trình bày phía
dới số và ký hiệu văn bản (ô số 9 - mẫu 1).
2- Dấu chỉ mức độ khẩn

Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức: khẩn, thợng khẩn và hoả tốc.
Dấu chỉ mức độ khẩn đợc trình bày ở dới dấu chỉ mức độ mật (ô số 10-
mẫu 1).
3- Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị
- Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng lần dự thảo. Chỉ
dẫn về dự thảo gồm: tên cơ quan dự thảo, và dự thảo lần thứ đợc trình bày
dới số và ký hiệu (ô số 12 - mẫu 1).
- Văn bản đợc sử dụng tại hội nghị do cấp bộ Đoàn triệu tập thì ghi chỉ
dẫn Tài liệu hội nghị ngày đợc trình bày ở phía dới địa điểm và ngày
tháng năm ban hành văn bản (ô số 11- mẫu 1).
- Ký hiệu chỉ ngời đánh máy, tên tệp văn bản và số lợng bản phát hành
đợc ghi tại lề trái chân trang.
III- Bản sao và các thành phần thể thức bản sao.
1- Các loại bản sao.
Có 3 loại bản sao:
23
- Sao nguyên bản chính: Là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ
quan ban hành bản chính đó nhân sao và phát hành.
- Sao lục: là bản sao lại toàn bộ văn bản của cơ quan khác do cơ quan
nhận văn bản đợc phép nhân sao và phát hành.
- Bản trích sao: là bản sao lại 1 phần nội dung từ bản chính do cơ quan
ban hành bản chính hoặc cơ quan lu trữ đang quản lý bản chính thực hiện.
2- Các hình thức sao.
- Sao thông thờng: là hình thức sao bằng cách viết hay đánh máy lại nội
dung cần sao.
- Sao photocoppy: là hình thức sao chụp lại văn bản bằng máy
photocoppy, máy Fax hoặc các thiết bị chụp ảnh khác.
3- Thể thức bản sao và cách trình bày.
Để đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải
có đủ các thành phần thể thức bản sao và đợc trình bày phía đờng phân cách

với nội dung đợc sao (đờng 13- mẫu2) nh sau:
- Tên cơ quan sao văn bản trình bày ở trên cùng, góc trái, dới đờng
phân cách (ô số 14 - mẫu 2).
- Số và ký hiệu bản sao: các bản sao đợc đánh số chung theo nhiệm kỳ;
ký hiệu các loại bản sao đợc ghi là BS (bản sao). Số và ký hiệu bản sao trình
bày dới tên cơ quan sao (ô số 15 - mẫu 2).
- Địa điểm, ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày trên cùng, góc phải,
dới đờng phân cách (ô 16 - mẫu 2).
- Chỉ dẫn loại bản sao: Tuỳ thuộc vào loại bản sao để ghi: Sao nguyên
văn bản chính, hoặc Sao lục, hoặc Trích sao từ bản chính số ngày
của .
Chỉ dẫn loại bản sao đợc trình bày dới địa điểm và ngày, tháng, năm
sao (ô số 17 - mẫu 2).
- Chữ ký, thể thức đề ký bản sao và dấu cơ quan sao đợc trình bày dới
chỉ dẫn bản sao (ô số 18 - mẫu 2).
- Nơi nhận bản sao nếu cần có thể ghi rõ mục đích sao gửi nh: để thi
hành, phổ biến, vv nơi nhận bản sao đợc trình bày dới số và ký hiệu sao (ô số
19 - mẫu 2).
24
IV- Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản
1- Văn bản đợc đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thớc 210 x
297mm (trên khổ giấy A4).
Các loại văn bản nh giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển
có thể đợc trình bày trên giấy khổ A5 (148 x 210 mm) hoặc trên giấy in sẵn.
a- Kiểu trình bày
Văn bản quy phạm và văn bản hành chính thờng trình bày theo chiều
dài của trang giấy khổ A4 (định hớng bản in theo chiều dài).
Trờng hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhng không đợc làm
bằng các phụ lục riêng thì văn bản có thể đợc trình bày theo chiều rộng của
trang giấy (định hớng văn bản theo chiều rộng).

b- Định lề trang văn bản ( đối với khổ giấy A4)
- Trang mặt trớc:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dới: cách mét dới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm.
- Trang mặt sau (nếu in 2 mặt)
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dới: cách mét dới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm.
2- Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ 2 phải đánh số trang
bằng chữ số ả Rập cách mép dới trang giấy 25mm ở góc phải.
3- Những văn bản có 2 phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ
lục bằng chữ số La Mã.
4- Đối với các văn bản đợc soạn thảo bằng máy vi tính để chế bản thì
vận dụng một số kiểu (font) chữ, cỡ chữ theo mẫu 3 của hớng dẫn này.
5- Những văn bản, văn kiện của Đoàn in thành sách, đăng báo, in
trên tạp chí không trình bày theo yêu cầu kỹ thuật này.
25