luận văn lưu trữ học Công tác văn thư của văn phòng hđnd & ubnd huyện thanh trì

MỤC LỤC
Stt Nội dung Trang
1
LỜI NÓI ĐẦU
04
2
A. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND
HUYỆN THANH TRÌ
05
3 I. Những vấn đề chung về UBND và Văn phòng HĐND & UBND
Huyện Thanh Trì
05
4 1. Giới thiệu khái quát về UBND Huyện Thanh Trì 05
5 1.1. Quá trình hình thành và hoạt động của UBND huyện Thanh Trì 05
6 1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Thanh Trì 05
7 1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND Huyện Thanh Trì 08
8 2. Vai trò của Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì 09
9 2.1. Vai trò của Văn phòng 09
10 2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND HuyệnThanh Trì 10
11 2.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND &
UBND Huyện Thanh Trì
14
12 II. Tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND
Huyện Thanh Trì
16
13 1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Văn
phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì
17
14 1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư 17
15 1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư 17
16 1.3. Công tác Văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng 18

17 2. Quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư 18
18 2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
Văn thư
18
19 2.2. Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư 19
20 2.3. Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư 19
21 3. thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác Văn thư 19
22 3.1. Tình hình ban hành văn bản của UBND và Văn phòng HĐND&
UBND Huyện Thanh Trì
19
23 3.1.1. Tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn bản 20
24 3.1.2. Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản 21
25 3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 25
26 3.2.1. Việc trình ký văn bản 25
27 3.2.2. Đóng dấu văn bản 25
28 3.2.3. Đăng ký văn bản đi 26
29 3.2.4. Chuyển giao văn bản đi 29
30 3.2.5. Lập tập lưu văn bản 30
31 3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 31
32 3.3.1. Tiếp nhận văn bản 31
33 3.3.2. Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến 32
34 3.3.3. Đăng ký văn bản đến 33
35 3.3.4. Trình ký văn bản đến 35
36 3.3.5. Sao văn bản 36
37 3.3.6. Chuyển giao văn bản đến 37
38 3.3.7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 37
39 3.4. Lập hồ sơ hiện hành 38
40 3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của văn phòng HĐND &
UBND Huyện Thanh Trì
39

41 3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách 40
42 4. Một số nhận xÐt khai quát chung về công tác Lưu trữ 42
43 4.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ 42
44 4.2. Về công tác thu thập, bổ sung và giao nép tài liệu vào lưu trữ 42
45 4.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 43
46 4.4. Công tác bảo quản tài liệu 43
47 4.5. Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu 43
48
B. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ THU HOẠCH BẢN THÂN
44
49 I. Nội dung thực tập 44
50 II. Thu hoạch bản thân 44
51
C. NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
VĂN PHÒNG HĐND& UBND HUYỆN THANH TRÌ. NHỮNG Ý KIẾN
ĐÓNG GÓP, KIẾN NGHỊ
45
52 I. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ 45
53 1. Những thuận lợi 45
54 2. Những khó khăn 46
55 II. Những ý kiến đóng góp và kiến nghị 46
56 1. Đối với công tác Văn thư 47
57 2. Đối với công tác Lưu trữ 47
58
KẾT LUẬN
48
PHỤ LỤC
Stt
01
02

03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
Nội dung
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Tây Hồ
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi
Mẫu và cách đăng ký văn bản đi
Mẫu bì văn bản
Mẫu mục lục văn kiện
Mẫu dấu đến
Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến
Mẫu và cách đăng ký văn bản đến
Mẫu phiếu ý kiến xử lý
Mẫu thể thức sao văn bản
Sơ đồ trang thiết bị phòng Văn thư
Trang
8
14
28
29
30
31

33
34
35
36
37
41
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại lịch sử nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò quan trọng cho
sự phát triển của xã hội và con người. Theo dòng chảy của thời gian, thế giới luôn có
sự vận động và phát triển không ngừng. Nhu cầu tìm lại quá khứ, hiểu biết hiện tại và
khám phá những điều mới mẻ là một tất yếu luôn tồn tại trong xã hội. Tài liệu là một
nguồn thông tin không thể thiếu nhằm phục vụ hoạt động của xã hội và con người.
Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương tiện khác nhau. Trong đó văn
bản giấy tờ là một phương tiện chủ yếu và phổ biến nhất. Thông tin bằng văn bản
được thực hiện nhờ công tác Văn thư của mỗi cơ quan.
Văn bản là công cụ quản lý Nhà nước phổ biến của các cấp lãnh đạo. Là
phương tiện để các cấp, các ngành, các cơ quan thuộc mọi lĩnh vực trao đổi thông tin;
phục vụ hoạt động của các cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều
hành trong cơ quan được thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản.
Được sự đồng ý của Văn phòng HĐND & UBND huyện Thanh Trì. Em được
đÕn thực tập tại Văn phòng UBND Huyện Thanh Trì từ ngày 16/11 đến ngày
16/12/2006. Trong suốt quá trình thực tập, em đã nhận được sự giúp đỡ của các cô,
các chú, các anh chị là nhân viên Văn phòng. Được sự hướng dẫn nhiệt tình của cán
bộ Văn thư và Lưu trữ ở đây, em đã được tập sự làm những công việc thuộc chuyên
môn nghiệp vụ của người cán bộ văn thư cũng như làm quen với công tác văn phòng.
Em xin được bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trường và các thầy cô đã tạo điều
kiện cho em đi thực tập. Để em có cơ hội trau dồi kiến thức, vận dụng lý thuyết vào
thực tiễn một cách linh hoạt hơn. Cảm ơn các cô, các chú và các anh chị trong Văn
phòng UBND Huyện Thanh Trì đã chỉ bảo nhiệt tình trong quá trình em thực tập,
giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu và đi sâu vào thực tế công việc. Từ đó em càng

vững tin và có tinh thần yêu nghề hơn.
Kết quả thực tập của em được thể hiện trong bản báo cáo này. Đây là toàn bộ
sản phẩm mà em tiếp thu được trong gần 01 tháng thực tập tại Văn phòng HĐND &
UBND huyện Thanh Trì về nghiệp vụ văn thư. Mặc dù nhận được sự giúp đỡ của
thầy cô còng nh cán bộ hướng dẫn thực tập. Tuy nhiên không tránh khỏi những thiếu
sót trong bài báo cáo này. Vì vậy em mong được sự góp ý của các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thanh Trì, tháng12 năm 2006
Học viên
Phạm Thị Thu Hà

A - TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG
HĐND & UBND HUYỆN THANH TRÌ
I - NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG
HĐND & UBND HUYỆN THANH TRÌ
1. Giới thiệu khái quát về UBND Huyện Thanh Trì.
1.1. Quá trình hình thành và hoạt động của UBND Huyện Thanh Trì.
UBND huyện Thanh Trì là một đơn vị hành chính thuộc UBND Thành phố Hà
Nội.
∗ Địa giới hành chính: Huyện Thanh Trì nằm ở phía Nam của thủ đô
+ Phía Đông giáp Gia Lâm - Hưng Yên
+ Phía Tây giáp tỉnh Hà Tây
+ Phía Nam giáp tỉnh Hà Tây - Hưng Yên
+ Phía Bắc giáp Quận Thanh Xuân - Hoàng Mai
Hiện nay toàn huyện có 178156 nhân khẩu với diện tích tự nhiên là 6292,71
ha.
Là mét Huyện thuần tuý là nông nghiệp nhưng được Đảng, Chính quyền cùng
với các Sở, Ban, Ngành Thành phố quan tâm giúp đỡ. UBND Huyện đã thực hiện tốt
nhiệm vụ quản lý nhà nước trên địa bàn ở mọi lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, chính trị, xã
hội, an ninh quốc phòng…

UBND Huyện Thanh Trì luôn đẩy mạnh mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội và
có mối quan hệ cộng tác với UBND Thành phố, các Sở, Ban, Ngành Thành phố,
Đảng bé Huyện, HĐND Huyện và UBND các phường trên địa bàn.
1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Thanh Trì
UBND Huyện Thanh Trì hoạt động trên cương vị là một tổ chức cấp quận,
huyện và có quy mô bộ máy lớn. Là một cơ quan quản lý nhà nước thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HĐND và UBND
ngày 26 tháng 11 năm 2003. Bộ máy UBND Huyện ThanhTrì là toàn bộ hệ thống các
thành viên và các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến.
∗ Tổ chức bộ máy:
+ 01 Chủ tịch
+ 02 Phó Chủ tịch
+ 01 Chánh Văn phòng
+ 02 Phó Văn phòng
+ Các uỷ viên
Bộ máy của UBND Huyện Thanh Trì hoạt động theo Quyết định sè
31/2004/QĐ-UB ngày 30 tháng 8 năm 2004 của UBND quận về việc phân công công
tác của các thành viên UBND Huyện Thanh Trì nhiệm kỳ 2004 - 2009.
a. Chủ tịch UBND Huyện Thanh Trì:
- Là người lãnh đạo , điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND Huyện
- Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng Huyện, Hội đồng nghĩa vụ quân
sự. Hội đồng phối hợp công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật Huyện, Hội
đồng giải phóng mặt bằng, trưởng ban chỉ đạo thi hành án…
- Xử lý các vấn đề có liên quan đến các ngành: công an, toà án, viện kiểm sát
nhân dân, đội thi hành án, ban chỉ huy quân sự và phòng thống kê Huyện.
- Chủ trì các phiên họp của UBND huyện, đảm bảo mối quan hệ với thành
phè , quận uỷ, HĐND Huyện, Toà án nhân dân Huyện, Viện kiểm sát nhân dân
Huyện, Uỷ ban mặt trận tổ quốc Huyện, Liên đoàn lao động Huyện và các đoàn thể
nhân dân Huyện.
- Trực tiếp phụ trách các phòng: Phòng Tổ chức chính quyền, Kế hoạch - Kinh

tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án….
b. Phó Chủ tịch UBND Huyện
UBND quận Huyện Thanh Trì có 02 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch ,
trong đó 01 Phó Chủ tịch phụ trách về Văn xã, 01 Phó Chủ tịch phụ trách về Kinh tế
và Đô thị. Các Phó Chủ tịch làm việc theo sự phân công của Chủ tịch và có nhiệm vị
chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng, ban chuyên môn của UBND Huyện.
Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể UBND Huyện, HĐND Huyện
về những quyết định, những ý kiến chỉ đạo điều hành, những kết quả công việc thuộc
các lĩnh vực được phân công. Cùng tập thể UBND Huyện chịu trách nhiệm về hoạt
động của UBND Huyện trước UBND Thành phè, Huyện uỷ và HĐND Huyện
∗ Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã:
Chịu trách nhiệm trực tiếp về chức năng quản lý nhà nước trên các hoạt động
về văn hoá - xã hội trên địa bàn Huyện, trực tiếp quản lý các đơn vị: phòng Văn hoá
thông tin, Trung tâm thể dục thể thao, phòng GD & ĐT, phòng LĐTB & Xã Hội, uỷ
ban dân số kế hoạch hóa gia đình, uỷ ban chăm sóc và bảo vệ trẻ em , bảo hiểm, công
tác tôn giáo, thông tin đại chóng.
∗ Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế và Đô thị:
Chịu trách nhiệm trực tiếp về quản lý nhà nước về công tác thu chi ngân sách,
hoạt động kinh tế, tài chính, nông nghiệp, công nghiệp, giao thông công chính, khoa
học công nghệ, thương mại, doanh nghiệp, du lịch, quản lý đất đai, xây dựng trên địa
bàn Huyện, địa chính, quản lý thị trường, quản lý đô thị, ban quản lý dự án.
c. Các phòng ban chuyên môn trực thuộc
UBND Huyện Thanh Trì gồm 12 phòng ban sau:
1. Văn phòng UBND Huyện
2. Phòng Tổ chức chính quyền
3. Phòng Thanh tra Huyện
4. Phòng Lao động Thương binh và Xã hội
5. Phòng Tư pháp
6. Phòng Giáo dục và Đào tạo
7. Trung tâm Y tế

8. Phòng Kế hoạch - Kinh tế
9. Phòng Tài chính
10. Phòng Tài nguyên Môi trường
11. Phòng Xây dựng đô thị
12. Phòng Văn hoá thông tin - Thể dục thể thao
Các phòng hoạt động theo chức năng nhiệm vụ riêng của mình theo sự lãnh
đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch; giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.
Ngoài ra còn có các Hội: Hội Cựu chiến binh, Hội Người cao tuổi, Hội chữ thập đỏ,
Hội Luật gia. Hội Nông dân, Hội Phụ nữ và các đội: Đội Quản lý thị trường, Đội thi
hành án, Đội Thanh tra và các Đoàn thể.
1.3. chc nng nhờm v v quyn hn ca UBND Huyn Thanh Trỡ
UBND Huyn Thanh Trỡ vi t cỏch l c quan hnh chớnh nh nc, thi hnh
qun lý cỏc lnh vc kinh t, chớnh tr, vn húa, xó hi, an ninh, quc phũng trờn lónh
th ca mỡnh theo Hin phỏp, Lut, Phỏp lnh, Ngh quyt caUBND Huyn v cỏc
c quan cp trờn.
a. Chc nng:
- Phỏt trin kinh t, cụng nghip, nụng nghip, thng nghip, vn hoỏ, xó hi,
giỏo dc, y t v dch v du lch;
- V thu chi ngõn sỏch ca i phng; - Về thu chi ngân sách của điạ phơng;
- V tuyờn truyn giỏo dc phỏp lut, kim tra vic thi hnh phỏp lut; - Về
tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;
- Bo m an ninh chớnh tr, trt t an ton xó hi;
- V phũng chng thiờn tai, bo v ti sn nh nc ca cỏc t chc v cụng
dõn, bo v cỏc quyn t do dõn ch ca nhõn dõn;
- V cụng tỏc thi hnh ỏn, gii quyt n th khiu ni. - Về công tác thi
hành án, giải quyết đơn th khiếu nại.
b. Nhim v v quyn hn:
UBND Huyn Thanh Trỡ thc hin nhim v ch o iu hnh cỏc chng
trỡnh cụng tỏc tun, thỏng, quý, nm; qun lý, hng dn cỏc phng trong hot ng
qun lý nh nc theo lut t chc HND v UBND. UBND Huyn tho lun tp th

v quyt nh theo a s cỏc vn sau:
- Xõy dng chng trỡnh, k hoch phỏt trin KT-XH, an ninh quc phũng di
hn v hng nm ca Huyn. K hoch u t v xõy dng cỏc cụng trỡnh trng im
ca Huyn trỡnh HND Huyn quyt nh.
- Xõy dng chng trỡnh cụng tỏc hng nm ca UBND Huyn, cỏc bin phỏp
thc hin Nghi quyt ca HND Huyn v kinh t, xó hi, an ninh, quc phũng;
thụng qua cỏc bỏo cỏo ca UBND Huyn trc khi trỡnh HND Huyn
- Xõy dng quy ch lm vic ca UBND Huyn, cụng tỏc t chc b mỏy v
thc hin ch qun lý cỏn b theo phõn cp v quy nh ca nh nc. B nhim,
min nhim, khen thng, k lut i vi cỏc tp th v cỏ nhõn do UBND Huyn
trc tip qun lý;
- Kt lun nhng v vic khiu ni, t cỏo cú liờn quan n cỏn b ch cht do
UBND Huyn qun lý hoc nhng v vic phc tp theo quy nh ca Lut khiu ni
t cỏo;
- Kim im, ỏnh giỏ cụng tỏc ch o, iu hnh ca tp th v mi cỏ nhõn
thnh viờn UBND Huyn hng nm.
- Nhng vn khỏc m phỏp lut quy nh thuc thm quyn ca UBND
Huyn hoc nhng vn m ch tch UBND Huyn thy cn thit phi a ra ly ý
kin ca tp th.
2. Vai trũ, c cu t chc, chc nng, nhim v v quyn hn ca Vn
Phũng HND & UBND Huyn Thanh Trỡ.
2.1. Vai trũ ca Vn phũng UBND Huyn Thanh Trỡ
Vn phũng l b mỏy giỳp vic cho th trng c quan trong cụng tỏc lónh
o, qun lý, iu hnh thc hin chc nng nhim v ca c quan.
Là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND Huyện, Văn phòng HĐND &
UBND Huyện Thanh Trì chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực
HĐND và UBND Huyện. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, tham mưu giúp
việc cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; là mắt xích của các mối quan hệ công tác của
UBND Huyện. Vì thế Văn phòng có vai trò trọng điểm, cần thiết đối với UBND
Huyện. Văn phòng làm việc khoa học giúp UBND Huyện hoạt động có hiệu quả hơn.

Thấy rõ điều đó nên UBND Huyện đặc biệt quan tâm đến sự phát triển của
Văn phòng, xây dựng một bộ máy văn phòng gồm đầy đủ biên chế nhân sự, điều kiện
trang thiết bị làm việc đạt hiệu quả. Văn phòng HĐND &UBND Huyện Thanh Trì
hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có con dấu và tài khoản riêng đảm bảo tư cách
pháp nhân.
2.2. Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì:
Tuỳ theo tính chất, quy mô tổ chức của mỗi cơ quan mà Văn phòng được tổ
chức mang tính chất riêng cho phù hợp. Nằm trong quy môlớn của UBND Huyện,
Văn phòng HĐND & UBND có đầy đủ các bộ phận biên chế nhân viên cần thiết để
đảm bảo hoạt động một cách độc lập nhưng tác động đến sự vận hành chung của
UBND Huyện. Văn phòng hoạt động dưới sự điều hành của Chủ tịch và các Phó Chủ
tịch.
Hiện nay, Văn phòng HĐND & UBND Huyện ThanhTrì có 138 cán bộ, nhân
viên, trong đã 31 cán bộ nhân viên biên chế và 107 nhân viên hợp đồng.
- Về trình độ:
+ Tỷ lệ tốt nghiệp Sau Đại học, Đại học và Cao đẳng là 102/138
chiếm 74%
+ Tốt nghiệp Trung cấp là + Tèt nghiÖp Trung cÊp lµ
20/138 chiếm 14,5%
+ Tốt nghiệp THPT và THCS là 16/138 chiếm 11,5%
- Về chuyên môn đào tạo:
Trong số nhân sự Văn phòng thì có 9 người được đào tạo chuyên ngành Luật,
còn lại là chuyên ngành Kế toán và Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ…
Bộ máy của Văn phòng UBND Huyện bao gồm các bộ phận với số lượng nhân
sự như sau:
+ Chỏnh Vn phũng: 01 ngi
+ Phú Vn phũng: 02 ngi
+ Bộ phn Tham mu tng hp: 05 ngi + Bộ phận Tham mu tổng hợp:
05 ngời
+ Bộ phn K toỏn Ti v: 02 ngi + Bộ phận Kế toán Tài vụ: 02 ngời

+ Bộ phn T phỏp: 04 ngi + Bộ phận T pháp: 04 ngời
+ Bộ phn Tip dõn v tip nhn h s hnh chớnh: 02 ngi + Bộ phận Tiếp dân
và tiếp nhận hồ sơ hành chính: 02 ngời
+ B phn Thi ua + Bộ phận Thi đua Khen thng: 01 ngi
+ B phn Hnh chớnh qun tr: 18 ngi + Bộ phận Hành chính quản trị: 18
ngời
+ B phn Vn th Lu tr: 03 ngi + Bộ phận Văn th Lu trữ: 03 ngời
Theo quy ch lm vic ca Vn phũng HND & UBND Huyn Thanh Trỡ, cỏc
b phn thc hin chc nng nhim v sau:
a. Chỏnh Vn phũng:
L ngi ng u, lónh o iu hnh mi hot ng ca Vn phũng,chu
trỏch nhim trc Thng trc HND v UBND huyn v ton b cụng tỏc ca Vn
phũng. T chc ch o cỏn b cụng chc nhõn viờn trong Vn phũng. Trc tip ph
trỏch cụng tỏc t chc b mỏy v nhõn s ca Vn phũng, b phn chuyờn viờn tng
hp, k toỏn ti v, cụng ngh thụng tin, thi ua khen thng, hnh chớnh qun tr.
Chc nng nhim v c th ca Chỏnh Vn phũng:
- Bố trớ, sp xp nhõn s ca Vn phũng phự hp vi nng lc v chuyờn mụn
cụng tỏc ;
- Dự tho cỏc chng trỡnh, ch o iu hnh cụng tỏc ca Vn phũng theo cỏc
chng trỡnh, k hoch cụng tỏc ca HND v UBND Huyn;
- Theo dừi, tng hp v bỏo cỏo kp thi tỡnh hỡnh, phc v cho vic ch o
ca Thng trc HND, Ch tch, cỏc Phú Ch tch. Truyn t cỏc ngh quyt,
quyt nh, ch th, cỏc ý kin ch o ca Thng trc HND v UBND Huyn;
- Chun b y ni dung phc v cỏc cuc hp thng xuyờn v t xut
ca HND, UBND Huyn, ca cỏc on i biu Thnh ph theo dừi tham mu
cụng tỏc thi ua khen thng;
- Xp lch cụng tỏc tun v lch tip dõn cho Thng trc HND, Ch tch,
Phú Ch tch v cỏc u viờn UBND Huyn;
- Ký cỏc vn bn theo s u nhim ca Thng trc HND v UBND Huyn;
- Chỉ đạo công tác quản trị, là chủ tài khoản điều hành thu chi ngân sách của

Văn phòng;
- Quản lý công tác. Phó Văn thư – Lưu trữ.
b. Phó Văn phòng
Là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân về các
nhiệm vụ được phân công, trực tiếp phụ trách bé phận Tư pháp, tiếp dân và giải quyết
khiếu nại tố cáo công tác văn bản, văn thư – lưu trữ.
Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì có 02 Phó Văn phòng, một Phó
Văn phòng phụ trách hành chính quản trị và một Phó Văn phòng phụ trách Tư pháp –
Văn thư lưu trữ.
∗ Phó Văn phòng phụ trách Hành chính quản trị:
Quản lý các mặt hành chính thuộc Văn phòng nh giao dịch, phòng họp, phòng
máy, điện nước, bảo vệ, lái xe… phục vụ hoạt động của Văn phòng và UBND được
thông suốt.
∗ Phó Văn phòng phụ trách Tư pháp –Văn thư lưu trữ:
Thực hiện công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật; tham gia xây dựng và
quản lý văn bản pháp quy của Huyện; công tác tiếp dân; tham mưu giải quyết khiếu
nại tố cáo thuộc thẩm quyền của UBND Huyện; thực hiện công tác hộ tịch, chứng
thực; quản lý công tác văn thư lưu trữ.
Các Phó Văn phòng được ký các văn bản theo sự uỷ quyền của UBND Huyện
và một số văn bản theo sự phân công và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân
công của Chánh Văn phòng.
c. Nhiệm vụ các bộ phận:
∗ Bé phận Tham mưu – tổng hợp:
Các chuyên viên thuộc bộ phận này được Chánh Văn phòng phân công theo
dõi, giúp việc thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND Huyện trên
các lĩnh vực: tổng hợp, thi đua khen thưởng, nội chính, kinh tế, quản lý xây dựng đô
thị, văn hoá, xã hội, tôn giáo.
∗ Bé phận Kế toán – tài vụ:
- Lập dự toán cấp phát chi tiêu tài chính của HĐND, UBND Huyện, lập các
phòng, ban, ngành thuộc quỹ lương Văn phòng quản lý;

- Thực hiện kiểm quỹ, tạm ứng, hoàn ứng và thanh quyết toán còng nh các dự
án mua sắm, sữa chữa trang thiết bị theo quy định của Nhà nước;
- Quản lý nhập xuất tài chính tài sản, kiểm tra chứng từ và kiểm kê tài khoản
theo định kỳ để báo cáo lên cấp trên.
∗ Bé phận Tư pháp:
- Thực hiện quản lý thống nhất các văn bản quy phạm pháp luật của HĐND,
UBND Huyện;
- Soạn thảo, tham gia soạn thảo các văn bản pháp quy theo sự phân công của
Thường trực HĐND và UBND Huyện;
- Tổ chức truyên truyền giáo dục pháp luật trên địa bàn Huyện;
- Thực hiện công tác hộ tịch, chứng thực;
- Hướng dẫn và tổ chức hoạt động của tổ hoà giải cơ sở.
∗ Bé phận Tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ hành chính:
- Thường trực, hướng dẫn công dân đến yêu cầu, kiến nghị, khiếu nại với
Thường trực HĐND, UBND Huyện;
- Tiếp nhận các đơn thư tố cáo của công dân để báo cáo Phó Văn phòng phụ
trách tham mưu giải quyết những việc thuộc thẩm quyền UBND Huyện;
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để tham mưu cho HĐND, UBND xử lý, trả
lời đơn thư, khiếu nại, tố cáo.
∗ Bộ phận Thi đua – khen thưởng:
Thực hiện mảng thi đua trong công tác còng nh các các hoạt động khác của cán
bộ, nhân viên . Theo dõi các phong trào mà UBND Huyện tổ chức để xác định mức
khen thưởng. Giúp cấp trên nhận định thành tích công tác của các đơn vị và cá nhân
qua hàng năm.
∗ Bé phận Hành chính – quản trị:
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc cán bộ công chức trong UBND Huyện chÊp
hành nghiêm các quy định, nội quy của cơ quan;
- Quản lý và lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị ,đảm bảo phương tiện, cơ
sở vật chất phục vụ cá hoạt động của UBND;
- Tổ chức công tác lễ tân phục vụ HĐND và UBND;

- Bảo vệ an toàn và vệ sinh môi trường cơ quan;
- Lưu chuyển công văn của HĐND và UBND đảm bảo kịp thời, an toàn và bí
mật mội dung các văn bản.
∗ Bé phận Văn thư – Lưu trữ:
+ Nhiệm vụ của cán bộ văn thư:
- Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ tài liệu của HĐND, UBND
Huyện đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính Nhà nước;
- Quản lý và viết các loạ - Qu¶n lý vµ viÕt c¸c lo¹i giấy giới thiệu, giấy mời;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ- CP
ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
+ Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ:
- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu giữ
cac loại tài liệu của HĐND và UBND Huyện;
- Thống kê đầy đủ cac loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng sổ
thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả;
- Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưa vào
kho lưu trữ, tham mưu việc huỷ tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo đúng quy định.
2.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND &
UBND Huyện Thanh Trì.
Mỗi cơ quan có một cơ cấu tổ chức khác nhau. Bởi chức năng nhiệm vụ và
quyền hạn của mỗi cơ quan là khac nhau. Là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND
Huyện, Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì hoạt động theo nguyên tắc thủ
trưởng dưới sự điều hành trực tiếp toàn diện của Thường trực HĐND và UBND
Huyện. Văn phòng HĐND & UBND Huyện có những chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn riêng thể hiện vị trí quan trọng của mình.
a. Chức năng:
Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì là một văn phòng quản trị lớn
của UBND quận, thực hiện hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và hành chính
quản trị.
∗ Chức năng tham mưu tổng hợp:

- Nghiên cứu, đề xuất tham mưu, tổng hợp cho lánh đạo điều hành công việc
có hiệu quả. Chủ tịch UBND là người chỉ đạo chung mọi lĩnh vực. Song Chủ tịch
không thể nắm chắc những đặc trưng, tính chất công việc và các hoạt động một cách
thường xuyên. Vì vậy, bộ phận Tham mưu tổng hợp thuộc Văn phòng đã giúp đỡ sự
lãnh đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch.
- Chức năng tham mưu tổng hợp thể hiện thông qua việc xây dựng chương
trình làm việc cho UBND; chuẩn bị báo cáo về hoạt động của UBND, theo dõi đôn
đốc các phòng ban chuyên môn trong việc xây dựng các đề án.
- Tham gia ý kiến về nội dung và hình thức văn bản trong quá trình soạn thảo,
tổ chức thống nhất việc ban hành văn bản và tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ
của UBND Huyện.
∗ Chức năng hành chính quản trị:
- Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đi lại để
phục vô tốt hoạt động của UBND Huyện;
- Giúp lãnh đạo, các phòng ban thực hiện tốt mọi công việc và hoàn thành
những nhiệm vụ được giao theo nguyên tắc và quy định của UBND Huyện.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và đôn đốc theo dõi, báo cáo kịp
thời cho Thường trực HĐND và UBND tình hình thực hiện các chương trình kế
hoạch công tác của đơn vị trực thuộc. Xây dựng chương trình công tác hàng năm,
quý, tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của UBND;
- Đảm bảo thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác chỉ
đạo, điều hành của Thường trực HĐND và UBND Huyện;
- Tổ chức truyền đạt các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, các kiến nghị chỉ đạo
của Thường trực HĐND và UBND Huyện đồng thời kiến nghị những biện pháp cần
thiết nhằm thúc đẩy việc thực hiện các nhiệm vụ đạt hiệu quả;
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBND Huyện, đảm
bảo đúng trình tự, thủ tục, hình thức. Tổ chức văn thư lưu trữ bảo mật thông tin, hồ
sơ, công văn giấy tờ theo quy định;
- Tổ chức thực hiện các mối quan hệ làm việc giữa Thường trực HĐND và

UBND Huyện với các đơn vị trong và ngoài quận, các mối quan hệ đối nội, đối
ngoại;
- Tiếp cán bộ và nhân dân đến liên hệ công tác hoặc khiếu nại với Thường trực
HĐND và UBND Huyện;
- Tổ chức phục vụ các cuộc họp của HĐND, Thường trực HĐND và UBND
Huyện. Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho Thường trực, các phòng,
ban, ngành, các đoàn thể thuộc Huyện công tác;
- Sử dụng có hiệu quả tài sản và công sản được giao, quản lý tài khoản chi trả
lương và chăm lo đời sống cho cán bộ, công chức hành chính thuộc UBND Huyện và
phòng ban;
- Nghiên cứu đề xuất UBND Huyện ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền
các quy dịnh về thủ tục hành chính trong việc xử lý công việc và quản lý công văn,
giấy tờ trong UBND và các đơn vị trực thuộc.
∗ Chế độ làm việc:
- Cán bộ nhân viên Văn phòng thực hiện chế độ làm việc theo giê hành chính.
Ngoài ra còn có thể đi làm ngoài giê hoặc các ngày lễ, ngày nghỉ nếu có yêu cầu;
- Hàng tuần vào 16h ngày thứ 6 các bộ phận họp kiểm điểm đánh giá kết quả
công tác và báo cáo với lãnh đạo Văn phòng;
- Báo cáo tình hình công tác hàng tuần lên Chủ tịch, các Phó Chủ tịch thông
qua giao ban. Báo cáo hành tháng lên Thường trực HĐND và UBND Huyện về tình
hình thực hiện nhiệm vụ và xin ý kiến chỉ đạo.
∗ Mối quan hệ công tác:
- Văn phòng chịu sự chỉ đạo của UBND Huyện trên cở chức năng nhiệm vụ
được phân công. Là đầu mối quan hệ công tác giữa UBND Huyện với Mặt trận Tổ
quốc, các đoàn thể nhân dân thuộc quận, với các phòng, ban, ngành chức năng và cá
phường, xã.
- Văn phòng có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho Thường trực HĐND Huyện,
là đấu mới liên hệ công tác giữa HĐND Huyện với UBND Huyện và các ban của
HĐND;
- Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với chi bộ cơ quan UBND Huyện về kết

quả thực hiện các nghị quyết, thông tri, chỉ thị của Trung ương, Thành phè, Huyện
uỷ, HĐND và UBND Huyện;
- Văn phòng phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Huyện uỷ để thực hiện nhiệm
vô chung đạt hiệu quả;
- Quan hệ công tác với các đoàn thể nh: Công đoàn, Đoàn Thanh niên để có
hoạt động tốt.
II. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND &
UBND HUYỆN THANH TRÌ
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan. Là mắt xích nối
liền mọi hoạt động trong và ngoài cơ quan; giúp văn phòng thực hiện tốt chức năng
nhiệm vụ của mình.
Nội dung công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng và ban hành văn bản;
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản;
- Bảo quản và sử dụng con dấu.
Đây là nội dung công viẹc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn phòng.
Nhờ công tác văn thư mà viẹc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảm
bảo chính xác, kịp thời. Giúp cơ quan giải quyết công việc một cách nhanh chóng,
chính xác có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể thức
và nội dung văn bản. Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về tệ nạn quan liêu giấy
tờ, đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của cơ quan, cung cấp
nguồn tài liệu cho lưu trữ cơ quan.
Nh vậy công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, cần thiết đối với một cơ quan
nói chung và văn phòng nói riêng. Xác định được điều đó nên UBND và Văn phòng
HĐND & UBND Huyện Thanh Trì luôn chú trọng xây dựng và phát triển công tác
văn thư. Đảm bảo công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật và khoa học.
1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác văn thư của Văn phòng
HĐND & UBND Huyện Thanh Trì.
1.1. Tình hình tổ chức công tác văn thư:

Được sù quan tâm của UBND, của Văn phòng HĐND & UBND nên tình hình
công tác văn thư khá đảm bảo.
Theo quy chế làm việc của Văn phòng HĐND & UBND Huyện thì văn thư
được tổ chức làm việc theo cơ chế “ Một cửa”.
Vì vậy, mọi văn bản giấy tờ đến UBND dù bất cứ nguồn nào cũng đều phải tập
trung tại phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao.
Với những văn bản đến không được đăng ký tại phòng tiếp nhận hồ sơ và văn
thư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm giải quyết.
Tất cả những văn bản do UBND và các đơn vị thuộc UBND quận làm ra cũng
đều phải tổng hợp về văn thư để làm thủ tục ban hành.
1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư:
Hiện nay, Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì có 02 cán bộ làm
công tác văn thư. Theo quy chế làm việc của Văn phòng thì có 01 cán bộ chuyên tổ
chức quản lý văn bản đi, 01 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đến.
Cán bộ văn thư của Văn phòng được đào tạo về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và
có trình độ đại học nên thực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả. Lại được bồi dưỡng
chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề qua các líp chính quy và tại chức do Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức.
Với bị trí quan trọng trong cơ quan nên văn thư được bố trí làm việc tại một
phòng riêng có đủ các trang thiết bị phục vụ công tác. Đặc biệt là được trang bị 02
máy vi tính cài phần mềm quản lý văn bản theo hệ thống của UBND Thành phố.
Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ Văn thư đó là:
- Tiếp nhận và phát hành các loại công văn , giấy tờ, tài liệu của HĐND,
UBND Huyện đảm bảo đúng quy trình, thể thức của các văn bản hành chính nhà
nước;
- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu, giấy mời;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ.
Nhìn chung cả hai cán bộ văn thư đều làm tốt công việc của mình theo sự phân
công. Đảm bảo các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi và đến nhanh chóng,

chính xác và khoa học. Góp phần cho mọi hoạt động của UBND được thông suốt.
1.3. Công tác văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng:
Công tác văn thư của UBND Huyện Thanh Trì do Chánh Văn phòng trực tiếp
chỉ đạo, điều hành. Bởi văn thư là mảng lớn và quan trọng trong hoạt động của văn
phòng. Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm chung về công tác văn thư – lưu
trữ đối với cấp trên.
2. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư
2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư
của Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì
Còng nh các lĩnh vực công tác khác, công tác vưn thư của Văn phòng HĐND
& UBND nhận được sự quan tâm của các cấp, các ngành bằng những văn bản chỉ đạo
hướng dẫn nghiệp vụ công tác.
Qua quá trình thực tập, khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng cho
thấy cán bộ văn thư thực hiện theo những văn bản do các cơ quan như: Chính phủ,
Bộ Nội vụ, Ban tổ chức Cán bộ chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước… ban
hành nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ. Cụ thể một số văn bản sau:
- Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính ohủ về quy định và quản lý sử
dụng con dấu;
- Thông tư liên tịch số 32/TT- LB ngày 30/12/1993 của Bộ Nội vụ- Ban tổ
chức cán bộ chính phủ về hướng dẫn thi hành Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993;
- Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/4/2001 của Chính phủ về Công tác
văn thư;
- Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu;
- Văn bản số 64/VTLTNN- VP ngày 14/9/2004 của Văn phòng Cục Văn thư
Lưu trữ Nhà nước về thông báo giới thiệu trang thiết bị văn thư, lưu trữ và sách
nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ;
Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thời và khoa
học thì Văn phòng UBND Huyện Thanh Trì còng có quy định và quy chế làm việc
cho bộ phận văn thư- lưu trữ.

Với những văn bản này giúp cán bộ văn thư của Văn phòng có thêm hiểu biết
về nghiệp vụ, vận dụng vào công việc để có hiệu quả cao mà lại theo đúng quy định.
2.2. Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư
Công tác văn thư đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Chánh Văn phòng và Phó
Văn phòng. Cứ mỗi năm, UBND Huyện Thanh Trì lại tiến hành kiểm tra công tác
văn thư một lần. Cách kiểm tra không theo định kỳ mà thường tiến hành bất ngờ
nhằm xem hoạt động nghiệp vụ văn thư thế nào. Điều này đòi hỏi cán bộ văn thư phải
luôn đề cao trách nhiệm của mình, làm việc nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà
nước, của HĐND và UBND Huyện đề ra. Tạo nên và gìn giữ một nề nếp làm việc
thống nhất.
2.3.Tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư
Để đánh giá công tác văn thư, hàng năm Văn phòng HĐND & UBND Huyện
Thanh Trì tổ chức sơ kết 6 tháng đầu năm và tổng kết công tác văn thư lưu trữ năm
để báo cáo lên HĐND và UBND Huyện. Qua việc này giúp cán bộ văn thư rót ra
kinh nghiệm với những gì còn tồn tại đồng thời có phương hướng đề nghị lên cấp
trên với những điểm cần thiết để phục vụ trong công tác của mình.
Cán bộ văn thư của Văn phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc
trực tiếp việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư của các xã thuộc Huyện theo sự hướng
dẫn của Chánh Văn phòng.
3. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác văn thư
3.1. tình hình ban hành văn bản của UBND và Văn phòng HĐND &
UBND Huyện Thanh Trì
Văn bản là một phương tiện dùng để truyền đạt thông tin chủ yếu và mang tính
pháp lý cao. Đồng thời là công cụ để cấp trên điều hành cấp dưới, cấp dưới trình lên
cấp trên và các sở, ban, ngành trao đổi thông tin với nhau.
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn
do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình
thức nhất định và được đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau.
Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của
UBND Huyện. Chính vì vậy, công tác xây dựng và ban hành văn bản được thực hiện

ngay từ khi mới thành lập quận theo quy định của HĐND và UBND. Văn bản là sản
phẩm của cả tập thể hay của riêng 1 cá nhân nhưng đều được xây dựng và ban hành
theo quy định của Văn phòng HĐND & UBND Huyện.
3.1.1.Tổ chức soạn thảo, duyệt và đánh máy văn bản
∗ Tổ chức soạn thảo:
Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng
nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của UBND Huyện. Chánh Văn phòng và Phó Văn
phòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo và ban hành văn
bản. Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì có một đội ngò chuyên viên
thuộc khối Văn xã, kinh tế giúp việc cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Chánh Văn
phòng, các Phó Văn phòng trong quá trình soạn văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ
lĩnh vực được giao.
Công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND & UBND Huyện đảm bảo
đúng và đầy đủ các thông tin về thể thức, nội dung còng nh thẩm quyền ban hành.
Việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị bản thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu và phạm vi đối
tượng điều chỉnh của văn bản . Căn cứ thẩm quyền ban hành để xây dựng bản thảo
cho phù hợp. Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao và được thủ
trưởng phê duyệt;
Bước 2. Tiến hành thu thập các thông tin cần thiết có liên quan đến văn bản
ban hành;
Bước 3. Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương trước khi soạn
thảo;
Bước 4. Tiến hành soạn thảo văn bản, khi soạn thảo thì người được giao trách
nhiệm soạn thảo sẽ căn cứ vào đề cương để soạn. Trong quá trình soạn thảo phải tổ
chức xin ý kiến các đơn vị có liên quan để đảm bảo tính thực thi của văn bản;
Bước 5. Sửa chữa và duyệt bản thảo: sau khi hoàn thành bản thảo, người soạn
phải trình thủ trưởng đơn vị xin ý kiến xử lý và ký duyệt. Những văn bản liên quan
nhiều ngành, nhiều lĩnh vực thì phải giữ lại bản thảo để các đơn vị cùng trao đổi;
Bước 6. Hoàn thiện văn bản: sau khi Chánh Văn phòng ký tắt vào bản thảo tức

là bản thảo đã được duyệt. Cán bộ soạn văn bản hoàn thiện nội dung và thể thức văn
bản theo đúng quy định của pháp luật.
∗ Duyệt văn bản:
Sau khi bộ phận chuyên viên của Văn phòng hoặc các đơn vị thuộc văn phòng
hoàn thành bản thảo. Chánh Văn phòng là người xem xét và phê duyệt trước khi
xuống phòng đánh máy và ban hành.
∗ Đánh máy văn bản:
Đánh máy là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư để hoàn thành một
văn bản trước khi làm thủ tục phát hành.
Văn phòng HĐND & UBND có một phòng máy riêng gồm hai nhân viên
chuyên đánh máy và in Ên. Mọi văn bản sau khi được Chánh Văn phòng duyệt đều
chuyển xuống phòng máy để đánh máy. Việc đánh máy được thực hiện theo đúng
quy định về hình thức của văn bản. Song vẫn tồn tại một số sai sót về lỗi chính tả và
cách trình bày thể thức.
3.1.2. Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản
∗ Thẩm quyền ban hành văn bản:
Văn bản của UBND Huyện Thanh Trì phục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước
thuộc phạm vi chức năng của mình. Theo thẩm quyền ban hành văn bản, UBND và
Văn phòng UBND Huyện Thanh Trì được ban hành 02 loại văn bản:
+ Văn bản quy phạm pháp luật;
+ Văn bản quản lý nhà nước thông thường.
- Các phòng, ban, ngành thuộc UBND Huyện không có thẩm quyền ban hành
các văn bản quy phạm phấp luật. Để giải quyết các công việc chuyên môn theo chức
năng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ chức hoạt
động chỉ được ban hành các văn bản hành chình thông thường.
- Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì có quyền ban hành văn bản
quản lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định. Văn bản
do Văn phòng ban hành để chỉ đạo công tác các đơn vị cơ sở.
∗ Nội dung văn bản:
Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạt mục

đích gì, xem có thiết thực với tình hình thực tế xã hội yêu cầu hay không.
Người soạn văn bản và thủ trưởng đơn vị soạn phải chịu trách nhiệm trước
UBND quận về nội dung văn bản do mình, đơn vị mình tham mưu soạn thảo. Nội
dung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Pháp luật
cũng như đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc. Văn phong dùng trong văn bản phải
súc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu.
∗ Thể thức văn bản:
Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần: quốc
hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và trích yếu nội
dung, nội dung văn bản, nơi nhận và thể thức đề ký.
Hầu hết, các văn bản do UBND Huyện Thanh Trì ban hành đều đảm bảo đầy
đủ các thành phần thể thức kể trên. Tuy nhiên, còn một số văn bản chưa được trình
bày theo tiêu chuẩn Việt Nam.
Cụ thể về thể thức văn bản của UBND Huyện Thanh Trì :
+ Quốc hiệu:
Quốc hiệu được trình bày ở góc trên bên phải, dòng đầu, trang đầu của văn
bản. Dòng trên trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH đứng đậm, dòng dưới chữ
Vn.Time đứng đậm, cỡ chữ 13, có dòng kẻ ngang bên dưới.
Ví dô: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tù do - Hạnh phóc
+ Tác giả văn bản:
Tác giả văn bản là tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên,
bên trái, dòng đầu, trang đầu của văn bản bằng phông chữ Vn.TimeH cỡ 13 đứng
đậm.
- Nếu là văn bản của UBND thì tác giả được trình bày:
UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN THANH TRÌ
Nếu là văn bản của Văn phòng thì tác giả được trình bày:
UBND HUYỆN THANH TRÌ
VĂN PHÒNG

- Nếu là văn bản của các phòng, ban trực thuộc thì dòng trên là tên cơ quan
và dòng dưới là tên tác giả:
UBND HUYỆN THANH TRÌ UBND HUYỆN THANH TRÌ
PHÒNG TƯ PHÁP PHÒNG TÀI CHÍNH
+ Số và ký hiệu văn bản:
- Sè và ký hiệu văn bản của UBND Huyện Thành Trì được đánh theo thứ tự từ
số 01 cho đến hết đối với từng loại văn bản ban hành hàng năm. Số thứ tự được đánh
bằng chữ số ảrập.
- Ký hiệu của văn bản là chữ viết tắt của thêt loại văn bản và đơn vị ban hành
văn bản, được trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 13.
- Giữa số và ký hiệu có gạch chéo, giữa thể loại và đơn vị ban hành văn bản có
gạch nối.
Ví dô:
Văn bản của UBND: 16/QĐ- UBND
Văn bản của Văn phòng: 20/TB- VP
Văn bản không có tên loại: 59/UB - VP
- Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì có thêm năm ban hành văn bản:
Ví dô: 36/2006/QĐ- UBND
+ Địa danh và ngày tháng văn bản:
- Địa danh là tên địa phương nơi UBND Huyện đóng trụ sở
- Ngày tháng văn bản là ngày tháng năm ban hành văn bản
- Địa danh và ngày tháng văn bản của UBND Huyện Thanh Trì được trình bày
dưới phần quốc hiệu bằng phông chữ Vn.Time, cỡ chữ 14 nghiêng.
Ví dô: Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2006
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
- Tên loại được trình bày ở giữa, dưới phần địa danh ngày tháng văn bản bằng
phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 14 đứng đậm.
- Trích yếu nội dung văn bản là câu tóm tắt nội dung văn bản ngắn gọn, súc
tích,dễ hiểu, được trình bày dòng dưới tên loại văn bản với phông chữ Vn.Time, cỡ
chữ đứng đậm.

Ví dô: QUYẾT ĐỊNH
V/v thành lập BCĐ chuyển đổi cây trồng vật nuôi Huyện Thanh Trì
- Đối với những văn bản không có tên loại hay con gọi là công văn thì trích yếu
nội dung được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản bằng phông chữ Vn.Time,
cỡ chữ 12 in nghiêng.
Ví dô:
V/v giải quyết đơn thư của công dân.
+ Nội dung văn bản:
Đây là phần chính của văn bản để trình bày các thông tin một cách cụ thể, rõ
ràng phục vụ giải quyết công việc mà văn bản nói đến. Nội dung văn bản của UBND
Huyện Thanh Trì được trình bày ngắn gọn nhưng chính xác và dễ hiểu.
+ Nơi nhận văn bản:
Nơi nhận văn bản được trình bày ở dưới nội dung văn bản, cách từ 2 đến 3
dòng về phía bên trái bằng phông chữ Vn.Time, cỡ chữ 12.
Ví dô:
Nơi nhận:
- UBND Thành phố;
- Như điều 3;
- Lưu VT.
Đối với văn bản là công văn thì nơi nhận được ghi cả ở phần dưới nội dung văn
bản nh nói trên và cả ở phần đầu của nội dung văn bản, ở giữa và dưới phần địa danh
ngày tháng.
Ví dô:
Kính gửi : UBND xã Ngò Hiệp
+ Thể thức đề ký và chữ ký:
- Thể thức đề ký là thẩm quyền và chức vụ của người ký văn bản;
- Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản. Chữ ký và thể
thức đề ký được trình bày ở dưới phần nội dung văn bản cách từ 2 đến 3 dòng về phía
bên phải, ngang hàng với phần nơi nhận;
- Thể thức đề ký được trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 13 đứng

đậm.
Ví dô:
+ Văn bản do Chủ tịch UBND ký:

TM. UBND HUYỆN THANH TRÌ
CHỦ TỊCH
Trần Văn Huy
+ Văn bản do Phó Chủ tịch ký:
TM. UBND HUYỆN THANH TRÌ
KÝ THAY CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lã Thị Bích Nhung
- Văn bản của Văn phòng ban hành và do Chánh Văn phòng ký:
VĂN PHÒNG HĐND& UBND HUYỆN THANH TRÌ
CHÁNH VĂN PHÒNG
Trần Văn Hiếu
- Văn bản của các phòng do trưởng phòng ký:
PHÒNG TƯ PHÁP HUYỆN THANH TRÌ
TRƯỞNG PHÒNG
Phạm Đức Quỳnh
3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Số lượng văn bản phát hành của UBND Huyện Thanh Trì tăng dần theo từng
năm, mỗi năm UBND Huyện làm ra khoảng 5000 văn bản. Việc tổ chức quản lý và