Công tác văn phòng UBND thị xã phúc yên, tỉnh vĩnh phú
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (881.19 KB, 44 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..........................................................................................................................1
2.Mục tiêu của đề tài......................................................................................................................2
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................................................2
4.Nguồn tài liệu tham khảo............................................................................................................2
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu...........................................................................................................2
6.Phương pháp nghiên cứu............................................................................................................3
7.Bố cục của đề tài..........................................................................................................................3
Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THỊ XÃ
PHÚC YÊN, TỈNH VĨNH PHÚC......................................................................4
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh
Phúc................................................................................................................................................4
1.1.1.Vị trí địa lý và hành chính.......................................................................................................4
1.1.1.Chức năng của UBND Thị xã Phúc Yên...................................................................................6
1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thị xã Phúc Yên..................................................................7
1.1.3.Cơ cấu tổ chức.......................................................................................................................8
1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND Thị
xã Phúc Yên.....................................................................................................................................9
1.1.4.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND Thị xã Phúc Yên.................................................9
1.1.5.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND Thị xã Phúc Yên........12
1.2.2.1. Vị trí, chức năng...............................................................................................................12
1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................................................................12
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................14
1.1.6.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng...........14
Phần II................................................................................................................16
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ................................................................16
2.1. Công tác soạn thảo văn bản...................................................................................................16
2.2. Công tác quản lý văn bản.......................................................................................................18
2.2.1. Quy trình công tác quản lý văn bản đi.................................................................................18
2.2. Quy trình công tác quản lý văn bản đến................................................................................26
2.3. Công tác quản lý con dấu.......................................................................................................30
2.4. Công tác lập Hồ sơ.................................................................................................................31
PHẦN III............................................................................................................32
Tạ Thị Trang
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................32
3.1. Đánh giá chung......................................................................................................................32
3.1.1. Ưu điểm..............................................................................................................................32
3.1.2. Hạn chế...............................................................................................................................34
3.2. Đề xuất kiến nghị...................................................................................................................36
KẾT LUẬN........................................................................................................38
PHỤ LỤC...........................................................................................................40
PHỤ LỤC
Tạ Thị Trang
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội. Nó có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi
cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước. Trong các cơ quan đơn vị công
tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động
quản lý Hành chính thông qua các văn bản- Tài liệu. Làm tốt công tác công văn,
giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính
xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nứơc cũng có sự phát triển để phù
hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ, trong lĩnh vực quản
lý hành chính, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi
cơ quan. Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công
nghệ thông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn
phòng không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ
giảm tải nhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai
trò, vị trí trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức
nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy
hay tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ. Do đó,
công tác văn thư tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức.
Sau khi học xong lý thuyết của của chuyên ngành quản trị văn phòng tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và được thực tập 2 thắng tại văn phòng UBND
thị xã Phúc Yên, tôi nhận thấy công tác văn thư vẫn còn một số vấn đề tồn tại
như về chuyên môn còn nhiều hạn chế, lãnh đạo chưa quan tâm nhiều đến công
tác văn thư nên cần phải chỉ rõ tầm quan trọng của công tác văn thư đối với
hoạt động quản lý chung của Uỷ ban. Với mong muốn được đóng góp một phần
nhỏ bé những kiến thức được trang bị ở trường và những trải nghiệm thực tế
trong thời gian thực tập tại đây nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn
Tạ Thị Trang
1
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thư tại UBND thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc nên tôi đã chọn chủ đề “Thực
trạng công tác văn thư tại Văn phòng UBND thị xã Phúc yên” làm báo cáo thực
tập tốt nghiệp.
2. Mục tiêu của đề tài
Đưa ra những kiến nghị, đề xuất nhằm thực hiện các khâu nghiệp vụ trong
công tác văn thư được chính xác, đầy đủ, đúng quy trình theo quy định của nhà
nước tại văn phòng UBND thị xã Phúc Yên.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu những quy trong công
tác văn thư tại Văn phòng UBND thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc
- Phạn vi nghiên cứu: Văn phòng UBND thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc
4. Nguồn tài liệu tham khảo
-Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
-Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan;
-Quyết định số 164/QĐ-UBNDngày 16 tháng 7 năm 2012 của Chủ tịch
UBND thị xã Phúc Yên về việc ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của
UBND thị xã Phúc Yên
-Theo Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Văn phòng UBND thị xã Phúc
Yên
- Giáo trình công tác văn thư lưu trữ
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ, tieeuu
biểu nhất là các công trình sau:
- Báo cáo Công tác Văn thư – Lưu trữ và quản trị văn phòng của Văn
phòng ủy ban nhân dân Huyện Vĩnh Tường của tác giả Đỗ Thị Thơm….
- Đề tài Công tác văn thư tại văn phòng ubnd xã lai uyên, huyện Bến Cát,
tỉnh Bình Dương của Nguyễn Thị Kim Ngọc
- Khóa luận Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự
Tạ Thị Trang
2
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bộ Tư pháp của Nguyễn Quốc Hỷ
6. Phương pháp nghiên cứu
Báo cáo sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: phương pháp phân
tích, tổng hợp, so sánh, thống kê và phương pháp duy vật biện chứng
7. Bố cục của đề tài
Gồm 3 phần:
phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của ubnd thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh
Phúc
phần 2: Tổ chức công tác văn thư
phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Tạ Thị Trang
3
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần 1:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THỊ XÃ PHÚC YÊN,
TỈNH VĨNH PHÚC
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
Thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc.
1.1.1. Vị trí địa lý và hành chính
Thị xã Phúc Yên là một đô thị cổ đã có lịch sử phát triển trên 100 năm và có
sự thay đổi cấp bậc, đơn vị hành chính khá nhiều. Địa phận thị xã Phúc Yên nằm
cạnh Quốc lộ 2, có đường sắt Hà Nội - Lào Cai chạy qua; cách sân bay quốc tế Nội
Bài 8km, cách Tp. Hà Nội 30km.
Thị xã Phúc Yên chính thức được thành lập vào ngày 31/10/1905 và là
tỉnh lỵ của tỉnh Phúc Yên. Phạm vi của thị xã lúc đó gồm đất của 3 làng Đạm
Xuyên, Tháp Miếu và Tiền Châu. Trong kháng chiến chống Pháp, Phúc Yên
chuyển thành Thị trấn, sau đó, được tái lập thành thị xã từ ngày 1/2/1955. Ngày
26/6/1976, một lần nữa, Phúc Yên chuyển thành thị trấn thuộc huyện Yên Lãng,
Tạ Thị Trang
4
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tỉnh Vĩnh Phú. Khi huyện Yên Lãng sáp nhập với huyện Bình Xuyên thành
huyện Mê Linh thì Phúc Yên là huyện lỵ của Mê Linh. Năm 1978, Phúc Yên
cùng huyện Mê Linh sáp nhập về thành phố Hà Nội. Năm 1991, Phúc Yên cùng
huyện Mê Linh chuyển về tỉnh Vĩnh Phú và năm 1997 chuyển về tỉnh Vĩnh
Phúc. Ngày 9/12/2003, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 153/NĐ-CP thành
lập Thị xã Phúc Yên trên cơ sở tách huyện Mê Linh và Thị xã Phúc Yên chính
thức đi vào hoạt động theo địa giới hành chính mới từ 1/1/2004.
Từ khi được thành lập đến những năm 60 của thế kỷ trước, Phúc Yên luôn
là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá - xã hội của tỉnh Vĩnh Phúc. Nhân dân
Phúc Yên luôn thể hiện tinh thần yêu nước, cách mạng và đã có những đóng góp
to lớn cho sự nghiệp giải phóng dân tộc, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Đô thị
Phúc Yên phát triển mạnh sau khi tỉnh Vĩnh Phúc được tái lập. Với sự quan tâm
của tỉnh, với cơ chế thu hút đầu tư đúng đắn, được các tầng lớp nhân dân đồng
tình ủng hộ. . Phúc Yên đã trở thành địa chỉ hấp dẫn thu hút đầu tư của nhiều
doanh nghiệp trong và ngoài nước; trong đó có những tập đoàn kinh tế nổi tiếng
hàng đầu thế giới như Toyota, Honda. . . Chính sự có mặt của các doanh nghiệp
lớn đã làm thay đổi nhanh chóng cơ cấu kinh tế trên địa bàn thị xã, đưa Phúc
Yên trở thành vùng kinh tế trọng điểm của tỉnh. Nhiều năm qua, thị xã luôn đạt
tốc độ tăng trưởng kinh tế cao. Cơ cấu kinh tế hiện nay là: Công nghiệp - dịch
vụ - nông nghiệp. Trong đó, giá trị sản xuất công nghiệp trên địa bàn chiếm 7580% giá trị sản xuất công nghiệp của tỉnh. Tổng thu ngân sách trên địa bàn 9
năm (2004-2012) đạt gần 60 nghìn tỷ đồng, chiếm hơn 80% tổng thu ngân sách
của tỉnh.
Cùng với sản xuất công nghiệp, lĩnh vực du lịch cũng có bước phát triển
mạnh. Nhiều dự án đã và đang được đầu tư, khai thác có hiệu quả như sân golf
Đại Lải, khu nghỉ dưỡng Flamingo, nhiều trung tâm thương mại, cơ sở dịch vụ
trong thị xã và xung quanh khu vực hồ Đại Lải. . . Hệ thống kết cấu hạ tầng kỹ
thuật được quan tâm đầu tư xây dựng đồng bộ, nhất là về giao thông, điện, cấp
nước sinh hoạt, xử lý chất thải. . . Thị xã có hệ thống giáo dục khá hoàn chỉnh từ
bậc mầm non đến đại học.
Hiện nay, trên địa bàn có 1 trường đại học, 5 trường cao đẳng, 1 trường
trung học chuyên nghiệp; có 4 bệnh viện lớn, 9 trung tâm thương mại; tỷ lệ lao
động phi nông nghiệp đạt gần 80%. Tốc độ tăng trưởng kinh tế của Phúc Yên
Tạ Thị Trang
5
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cao hơn mặt bằng chung của tỉnh, thu ngân sách trên địa bàn thị xã chiếm tỷ
trọng cao trong tổng thu ngân sách toàn tỉnh. Cơ cấu kinh tế trên địa bàn thị xã
chuyển dịch mạnh theo hướng tăng giá trị sản xuất ngành công nghiệp, dịch vụ.
Hiện nay, Phúc Yên là đơn vị dẫn đầu về phát triển công nghiệp của tỉnh Vĩnh
Phúc.
Các lĩnh vực văn hoá - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng hệ thống
chính trị của thị xã Phúc Yên trong những năm qua cũng đạt được những kết quả
và thành tựu to lớn. Đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân từng bước được
cải thiện và nâng cao.
Trong Chương trình tổng thể xây dựng và phát triển đô thị tỉnh Vĩnh Phúc
đến năm 2030 và tầm nhìn đến năm 2050, thị xã Phúc Yên sau khi được công
nhận đô thị loại III sẽ phấn đấu trở thành thành phố trong giai đoạn 2016-2020.
Giai đoạn 2021-2030, sẽ hình thành thành phố Vĩnh Phúc trên cơ sở hợp nhất
các thành phố Vĩnh Yên, thị xã mới Bình Xuyên và thành phố Phúc Yên. Trong
quy hoạch phát triển đô thị Vĩnh Phúc đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2050,
Phúc Yên được xác định là vùng kinh tế trọng điểm, hạt nhân đô thị của thành
phố Vĩnh Phúc, một trong những trọng điểm về du lịch, dịch vụ, giáo dục - đào
tạo của Vĩnh Phúc.
Thị xã Phúc Yên gồm 10 xã, phường
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Phường Xuân Hòa
Phường Đồng Xuân
Phường Trưng Trắc
Phường Trưng Nhị
Phường Hùng Vương
Phường Phúc Thắng
Xã Cao Minh
Xã Nam Viêm
Xã Tiền Châu
Xã Ngọc Thanh
1.1.1. Chức năng của UBND Thị xã Phúc Yên
UBND Thị xã tổ chức và chỉ đạo thi hành hiến pháp, luật, các văn bản của
cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp. UBND cấp trên
chỉ đạo hoạt động của UBND cấp dưới trực tiếp. Trong phạm vi nhiệm vụ,
quyền hạn do pháp luật quy định, UBND ra quyết định, chỉ thị và tổ chức thực
hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
Tạ Thị Trang
6
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thị xã Phúc Yên
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND trong việc thực hiện quản lý Nhà
nước:
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông, lâm, nghiệp,
ngư, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mai - dịch vụ, văn hoá, giáo dục,
y tế, khoa học, công nghệ và môi trường; thể dục – thể thao, báo chí phát thanh
và các lĩnh vực xã hội khác; quản lý Nhà nước về đất đai và các nguồn tài
nguyêSn thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất
lượng sản phẩm hàng hoá.
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,
luật, các văn bản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp trong
cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và
công dân ở địa phương.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ
nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu
phương quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân ở địa
phương, quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và
lợi ích hợp pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm
hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ
công chức viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, công tác bảo hiểm xã hội theo
sự phân cấp của Chính phủ.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án dân sự ở địa phương theo quy
định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định
của pháp luật.
Tạ Thị Trang
7
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Chủ tịch
Phó chủ tịch
Phó chủ tịch
Văn phòng
Phòng LĐTBXH
HĐND & UBND
Phòng Nội vụ
Phòng Tư pháp
Phòng tài chính-
Phòng kinh tế
Kế hoạch
Phòng giáo dục
Phòng VH-TT
Phòng y tế
Phòng Thanh tra
Ban Giải phóng
Phòng quản lý đô thị
mặt bằng
Phòng Tài nguyên –
Phòng Thống Kê
Môi trường
Hình 1:Sơ đồ cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dân thị xã Phúc Yên
Ngoài ra còn có các đơn vị trực thuộc như:
• Ban quản lý khu du lịch đại lải
• Đài truyền thanh
• Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng
• Trung tâm giới thiệu việc làm
• Trung tâm văn hoá thông tin
• Hội chữ thập đổ
Tạ Thị Trang
8
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Hội người mù
• Hội nạn nhân chất độc màu da cam điôxin
• Hội bảo trợ khuyết tật và trẻ em mồ côi
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của UBND Thị xã Phúc Yên
1.1.4. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND Thị xã Phúc Yên
Nguồn lực con người luôn là nhân tố cơ bản, quan trọng quyết định cho
sự thành công của bất cứ công việc nào. Do vậy, bên cạnh sự hỗ trợ đắc lực của
các trang thiết bị văn phòng hiện đại, hiệu quả công việc của văn phòng còn phụ
thuộc phần lớn vào đội ngũ cán bộ, công chức thực thi công vụ cũng như năng
lực tổ chức, điều hành của lãnh đạo văn phòng.
Qua thời gian thực tập, được tiếp xúc làm việc với những đồng chí đã có
thâm niên trong việc trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của Văn phòng
UBND thị xã Phúc Yên, em đã học hỏi được nhiều bài học quý báu về phương
pháp cũng như kinh nghiệm tổ chức điều hành công việc.
Một là: Để hoạt động của bất kỳ một cơ quan hay tổ chức nào đi vào nề
nếp đều cần phải có một bản Quy chế làm việc của Văn phòng nói riêng và của
các phòng ban khác nói chung. Bản quy chế làm việc cần phải được xây dựng
một cách khoa học, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng đối với từng cán bộ
chuyên viên thuộc cơ cấu tổ chức của văn phòng. Quy chế nếu được xây dựng
chặt chẽ thì sẽ là cơ sở để cán bộ văn phòng phát huy hết vai trò, trách nhiệm
của bản thân trong công việc. Mặt khác, đây còn là thước đo để Lãnh đạo sở và
Văn phòng kiểm tra hiệu quả công việc đã giao cho cán bộ.
Tại sở nội vụ nói chung và Văn phòng UBND thị xã nói riêng việc xây
dựng quy chế được Ban lãnh đạo rất quan tâm vì qua đây cán bộ công nhân viên
trong cơ quan có cơ sở tạo dựng phong cách, lề lối làm việc đúng trách nhiệm,
quyền hạn.
Ngay từ khi mới tái lập năm 1991, UBND tỉnh ra Quyết định số 102-QĐUB ngày 18 tháng 4 năm 1992 ban hành quy chế làm việc của Văn phòng
UBND thị xã Phúc Yên. Hiện nay Văn phòng sở đang thực hiện quy chế làm
việc theo QĐ số 647 ngày 05 tháng 04 năm 2007 của UBND tỉnh, bản quy chế
Tạ Thị Trang
9
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
này được xây dựng khoa học, tỷ mỉ chi tiết gồm 07 chương và 22 điều
Chương I: Quy định chung
Chương II : Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng.
Chương III: Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
Chương IV: Trách nhiệm phạm vi giải quyết công việc và quan hệ công
tác của Chánh văn phòng và các Phó Chánh văn phòng.
Chương V: Chế độ công tác, lề lối làm việc.
Chương VI: Mối quan hệ của Văn phòng.
Chương VII: Khen thưởng, kỷ luật.
Hai là: Người lãnh đạo luôn phải giữ thế chủ động trong điều hành hoạt
động chung kể cả khả năng xảy ra tình huống bị động cũng phải biến thành chủ
động. Vì vậy yêu cầu đầu tiên, nguyên tắc làm việc không thể thiếu của người
lãnh đạo văn phòng là phải là phải có kế hoạch từ trước, dự trù mọi khả năng có
thể xẩy ra và các xử lý ra sao?
VD : Khi tiếp dân để giải quyết khiếu nại, tố cáo của cơ quan thì cần điều
tra xem thì người kiện có đúng tên, tuổi và địa chỉ không hay mạo danh? Vấn đề
đi kiện chính xác đến đâu? Đã đựoc giải quyết lần nào chưa? Nếu chưa thì vì
sao? Nếu có thì vấn đề chưa thoả đáng là gì?
Trong trường hợp bị động thì người lãnh đạo cần thể hiện khả năng nắm
bắt tình hình và quản lý của mình: Công việc này liên quan đến vấn đề gì? Gồm
những việc nào? Những ai có thể tham gia vào việc này? Trách nhiệm của từng
cá nhân ra sao? Người lãnh đạo cần điều hoà, phối hợp hoạt động giữa các bộ
phận và cá nhân sao cho đảm bảo công việc thực hiện một cách trôi chảy nhất.
Ba là: Bộ máy hoạt động và thủ tục hành chính của một cơ quan bất kỳ có
ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả và chất lượng công việc chung. Nếu bộ máy
được tổ chức theo đúng yêu cầu công việc sẽ phát huy hiệu quả và nguồn lực
con người. Ngược lại nếu bộ máy cồng kềnh, cán bộ chuyên viên nên sẽ không
biết trách nhiệm của mình đến đâu, công việc giải quyết qua nhiều khâu dẫn tới
chất lượng kém hiệu quả, chậm trễ.
Thủ tục hành chính cũng đóng vai trò quan trọng trong giải quyết công
Tạ Thị Trang
10
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc, nếu các thủ tục nhanh gọn mà vẫn đảm bảo tính chính xác thì khách đến
liên hệ, giao dịch không mất thời gian, mà công việc cơ quan được tiến hành
nhanh, không bị ùn tắc. Đối với UBND thị xã Phúc Yên thì việc cải cách bộ
máy, cải cách thủ tục hành chính là mục tiêu hàng đầu đang được ban lãnh đạo
cơ quan quan tâm, chỉ đạo sâu sắc (thành lập một ban chuyên nghiên cứu, theo
dõi về công tác này do đồng chí Chủ tịch UBND thị xã Phúc Yên làm trưởng
ban).
Qua Báo cáo số 33/ BC – UBND ngày 12 tháng 04 năm 2007 về việc kết
quả thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước năm 2006, phương hướng
nhiệm vụ năm 2007 tỉnh Vĩnh Phúc, qua đó chúng ta có thể thấy rằng công cuộc
cải cách hành chính ở đây được thực hiện trên quy mô rộng (có cả các Sở, ban,
ngành đến UBND các cấp) bước đầu mang lại lợi ích như: Nguồn vốn thu hút
đầu tư tăng; các chính sách xã hội giải quyết cho người dân được nhanh chóng;
việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ( đất, nhà ở, phương tiện giao thông…)
được thực hiện nhanh gọn tránh phiền hà đi lại nhiều lần .
Bốn là: Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, chức năng của mình, Văn
phòng cần tạo mối quan hệ với các phòng, ban trong cơ quan để các bộ phận có
sự phối hợp nhịp nhàng, góp phần đưa chủ trương chính sách của Lãnh đạo cơ
quan khi ban hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Năm là: Luôn phát huy tinh thần dân chủ trong mọi hoạt động của Văn
phòng có như vậy Ban lãnh đạo mới nắm bắt được ý kiến, nguyện vọng và giải
quyết những vấn đề vướng mắc, tồn đọng, những khó khăn của cán bộ chuyên
viên. Qua đó nâng cao tinh thần đoàn kết tạo sự nhịp nhàng trong phối hợp giải
quyết công việc tại Văn phòng UBND thị xã. Hàng tuần có họp hội ý giải quyết
công việc trong tuần, 1 tháng toàn Văn phòng họp giữa Ban lãnh đạo và cán bộ
chuyên viên, 3 tháng họp toàn cơ quan với Ban lãnh đạo sở.
Sáu là: Tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ Văn
phòng, tiến tới chuyên môn hoá đội ngũ cán bộ Văn phòng theo đúng ngành
nghề được đào tạo, nhằm đầu tư một cách tốt nhất yêu cầu mới trong công việc.
Cán bộ được đào tạo ở chuyên ngành nào cần sắp xếp làm đúng công việc
Tạ Thị Trang
11
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyên môn, đúng trình độ và có kỹ năng kết hợp với các thiết bị hỗ trợ để nâng
cao năng suất công việc. Tại Văn phòng UBND thị xã Phúc Yên việc chuyên
môn hoá được thực hiện khá tốt.
Ví dụ : Chánh Văn phòng thường tổ chức những đợt tập huấn để củng cố
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ tin học để theo kịp với sự phát triển
của công nghệ thông tin, có thể sử dụng được hệ thống trang thiết bị văn phòng
ngày càng tinh vi, hiện đại.
Ví dụ : Trước đây cán bộ văn thư làm việc tại Văn phòng UBND thị xã
học trung cấp Văn thư lưu trữ, sau đó đã được Ban lãnh đạo cử đi học tại Học
viện Hành chính quốc gia để được đào tạo nâng cao hơn về trình đó chuyên môn
nghiệp vụ.
1.1.5. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
UBND Thị xã Phúc Yên
1.2.2.1. Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND&UBND Thị xã Phúc Yên là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND Thị xã Phúc Yên, tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động
của UBND; tham mưu, giúp UBND Thị xã về công tác dân tộc; tham mưu cho
Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin
phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước trên
địa bàn thị xã; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
HĐND&UBND Thị xã.
1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng HĐND và UBND thị xã có chức năng tham mưu tổng hợp
giúp HĐND và UBND thị xã về hoạt động của HĐND và UBND thị xã; tham
mưu giúp Chủ tịch UBND thị xã về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND thị
xã; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND thị xã
và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kĩ thuật cho hoạt
động của HĐND và UBND thị xã.
Đối với thị xã có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống nhưng chưa đủ tiêu
chí để thành lập cơ quan làm công tác dân tộc, Văn phòng HĐND và UBND
Tạ Thị Trang
12
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tham mưu, giúp UBND thị xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác
dân tộc.
Văn phòng HĐND và UBND thị xã có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
• Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban
của UBND, các đại biểu HĐND thị xã và tham mưu một số công việc do Chủ
tịch HĐND thị xã giao.
• Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND thị xã trong chỉ
đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ
tịch UBND thị xã tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND thị xã, HĐND và UBND cấp xã, để thực hiện nhiệm
vụ, chương trình công tác của Chủ tịch UBND thị xã; tham mưu giúp UBND thị
xã về công tác ngoại vụ và dân tộc; đồng thời tham mưu giúp UBND thị xã thực
hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
• Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, năm
của Thường trực HĐND, UBND thị xã. Theo dõi đôn đốc, kiểm tra thực hiện
chương trình, kế hoạch và công tác phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND thị xã và HĐND, UBND cấp xã.
• Quản lý thống nhất các văn bản của Thường trực HĐND và UBND thị
xã theo đúng quy định trong việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, chuyển
giao kịp thời và bảo mật.
• Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Thường trực HĐND và UBND thị xã; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản
quy phạm pháp luật của HĐND, UBND thị xã và của cấp trên; giữ mối quan hệ
phối hợp giữa Thường trực HĐND, UBND thị xã với Thường trực cấp uỷ cùng
cấp, UBMTTQ Việt Nam thị xã và các tổ chức đoàn thể thị xã.
• Thu nhập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,
chỉ đạo điều hành của HĐND và UBND, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND
thị xã theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất
về tình hình hoạt động cuat HĐND và UBND thị xã.
• Trình UBND thị xã các chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức thực
Tạ Thị Trang
13
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng
HĐND và UBND thị xã.
• Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm
quyền; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống
lãng phí trong quản lý của Văn phòng HĐND và UBND thị xã.
• Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND thị xã.
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức
- Lãnh đạo Văn phòng gồm có: Chánh văn phòng và 03 Phó Chánh văn
phòng
- Các tổ trực thuộc:
+ Tổ hành chính gồm: Bảo vệ, lái xe, tạp vụ, nhà ăn.
+ Tổ tổng hợp gồm: Cán bộ tổng hợp, văn thư, lưu trữ, phô tô, đánh máy.
+ Tổ kế toán, thủ quỹ, tin học.
+ Tổ bộ phận 1 cửa điện tử liên thông.
1.1.6. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong văn phòng
• Chánh văn phòng: Đ/c Nguyễn Văn Huyến
- Chánh Văn phòng là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Thường
trực HĐND, lãnh đạo UBND, Chủ tịch UBND thị xã và trước pháp luật về toàn
bộ hoạt động của văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức đã được quy định.
- Được Chủ tịch UBND thị xã ủy quyền chủ tài khoản các hoạt động của
TT HĐND, lãnh đạo UBND thị xã.
- Được thừa lệnh Chủ tịch UBND thị xã ký các giấy triệu tập họp, các văn
bản sao lục, thông báo ý kiến kết luận của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch thị xã gửi
các cấp, các ngành của thị xã để thực hiện.
- Xem xét và xử lý công văn, tài liệu, thông tin gửi đến TT HĐND, lãnh
đạo UBND thị xã hàng ngày, tổng hợp báo cáo với TT HĐND, lãnh đạo UBND
thị xã hoặc chuyển cho các bộ phận của văn phòng xử lý cụ thể. Quản lý và chịu
Tạ Thị Trang
14
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trách nhiệm về công tác phát hành các văn bản của HĐND, UBND thị xã và của
văn phòng.
- Chánh Văn phòng ủy quyền cho các Phó văn phòng phụ trách một số
lĩnh vực. Khi Chánh văn phòng đi công tác vắng thì ủy quyền cho một số đồng
chí Phó văn phòng làm nhiệm vụ thường trực để giải quyết, xử lý công việc
thuộc thẩm quyền của Chánh văn phòng.
• Phó Chánh văn phòng: Đ/c Nguyễn Mạnh Linh, Đ/c Phạm Hồng
Quang, đ/c Phạm Văn Thuỷ
Trách nhiệm, quyền hạn của các Phó Chánh văn phòng:
- Được Chánh văn phòng phân công theo dõi chuyên trách một số lĩnh
vực công tác của văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng, trước
pháp luật về những nhiệm vụ được phân công và những công việc do mình giải
quyết.
- Thực hiện chế độ làm việc dưới sự giao nhiệm vụ của Thường trực
HĐND, lãnh đạo UBND thị xã đồng thời theo sự phân công của Chánh văn
phòng. Ngoài ra đồng chí Phó văn phòng được phân công một số mặt công tác
ổng định nhưng có thể phân công giải quyết một số công việc phát sinh đột xuất
của văn phòng.
- Hàng tuần, tháng, quý khi giải quyết công việc xong hoặc còn những tồn
tại cần phải giải quyết tiếp thuộc lĩnh vực mình theo dõi, phụ trách trao đổi lại
với Chánh văn phòng để tổng hợp và thống nhất ý kiến để báo cáo TT HĐND,
lãnh đạo UBND thị xã. Đối với công việc cần gấp phải báo cáo kịp thời và xin ý
kiến chỉ đạo của Chánh văn phòng.
- Các Phó Chánh văn phòng được ký thay Chánh văn phòng các văn bản
thuộc thẩm quyền của Chánh văn phòng theo lĩnh vực công tác được phân công
hoặc được ủy quyền.
• Cán bộ văn phòng:
+ Tổ hành chính gồm: 06 đồng chí
+ Tổ tổng hợp gồm: 04 đồng chí
+ Tổ kế toán, thủ quỹ, tin học gồm: 02 đồng chí
Tạ Thị Trang
15
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Tổ bộ phận 1 cửa điện tử liên thông gồm: 08 đồng chí
• Mối quan hệ công tác:
- Chánh văn phòng phụ trách chung và một số lĩnh vực cụ thể, các Phó
Chánh văn phòng phụ trách từng lĩnh vực công tác do Chánh văn phòng phân
công.
- Hàng tuần, sau khi giao ban với Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND thị
xã, Chánh văn phòng và các Phó Chánh văn phòng tổ chức họp giao ban để
kiểm tra tiến độ, đôn đốc giải quyết công việc, trao đổi và bàn biện pháp triển
khai công việc theo yêu cầu chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thị
xã và những công việc trọng tâm của cơ quan, đồng thời phân công nhiệm vụ
cho các đ/c lãnh đạo và các bộ phận của văn phòng để thực hiện.
- Trong quá trình công tác, Chánh văn phòng thường xuyên giữ mối liên
hệ với Đảng ủy và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan trong việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ được giao. Tạo điều kiện để các tổ chức đoàn thể trong cơ quan
vận động các thành viên thực hiện tốt nhiệm vụ, chấp hành các chủ trương,
chính sách, pháp luật của Nhà nước, tham gia xây dựng các phong trào văn
nghệ, thể dục - thể thao, xây dựng cơ quan văn hóa, giám sát các hoạt động của
cơ quan về tình hình thực hiện chương trình công tác, quy chế dân chủ, quy chế
làm việc của cơ quan.
Phần II
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
2.1. Công tác soạn thảo văn bản
Cán bộ, viên chức có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để thay thế
cho việc soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy chữ cơ học và đem lại nhiều
hiệu quả cao trong quá trình làm việc cũng như tạo nên tính khoa học, hiện đại,
Tạ Thị Trang
16
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tin học hoá công tác văn phòng. Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích nhất định để làm ra văn bản
nhằm mục đích cụ thể. Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được
xây dựng trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đói với văn bản đó.
Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn
thảo nhanh chóng, chính xác và thiết thực. Tại Văn phòng Bộ quy trình soạn
thảo văn bản được tuân thủ theo trình tực gồm 06 bước sau:
+ Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn
bản từ đó xác định được hình thức phù hợp. Khi có yêu cầu soạn thảo về văn
bản thì chuyên viên soạn thảo phải trả lời được các câu hỏi: xây dựng để phản
ánh vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì? Và nội dung của văn bản thể hiện
như thế nào cho hợp lý?... từ đó sẽ xác định được tên loại, thể thức và nội dung
thích hợp.
+Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan: đây là công việc quan
trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu thập thông tin tốt,
chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp với
thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các yếu tố thông tin là văn bản đó phải
có đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế phù hợp với nội dung văn bản ban
hành.
+Bước 3: Soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức theo yêu cầu;
+Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ
trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan;
nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
+Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản: sau khi văn bản được soạn thảo
xong, chuyên viên trình lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung văn bản đã hợp lý
chưa.
+Bước 6: làm thủ tục phát hành và lưu văn bản.
Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cá nhân, đơn vị soạn thảo phải
tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. Tại Bộ KH&CN, việc
Tạ Thị Trang
17
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
soạn thảo văn bản luôn được Lãnh đạo quan tâm và đưa ra văn bản hướng dẫn rõ
ràng, cụ thể thuận tiện cho việc xác định những bước cần thực hiện trong quá
trình soạn thảo văn bản.
Việc quy định soạn thảo văn bản của Bộ dựa trên các quy định chung về
kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện hành mà pháp luật quy định, đảm bảo tính khoa
học, logic, chuyên nghiệp cũng như tính thẩm mỹ cho văn bản.
- Trong quá trình hoàn thiện văn bản, người soạn thảo có thể sửa chữa, bổ
sung câu, chữa hoặc chuyển đổi các phần, đoạn khác nhau trong văn bản để tạo
nên một bản thảo sạch dệp mà không tốn nhiều thời gian như soạn thao bằng
chép tay hay máy đánh chữ cơ học.
- Việc trình bày văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài đặt phông
chữ, kiểu chữ khác nhau và kỹ thuật nén, in đậm, in nghiêng…
- Đối với các văn bản được mẫu hoá được cài đặt vào máy tính, khi cần
soạn thảo hình thức văn bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và
thực hiện việc soạn thảo nội dung văn bản (hoặc điền nội dung văn bản) theo
mẫu gồm một số văn bản sau: giấy mời; giấy giới thiệu; các loại quyết định
(quyết định bổ nhiệm cán bộ, quyết định điều động, thuyên chuyển cán bộ,
quyết định nâng bậc lương…); công điện; các văn bản chuyên môn…
- Tạo nên sự thống nhất giữa các yếu tố trong quá trình soạn thảo văn bản.
Việc quy định soạn thảo văn bản của Bộ dựa trên các quy định chung về
kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện hành mà pháp luật quy định, đảm bảo tính khoa
học, logic, chuyên nghiệp cũng như tính thẩm mỹ cho văn bản.
Việc soạn thảo văn bản tại Bộ được tuân thủ theo đúng các bước trong
quy trình trên, đảm bảo tính thống nhất, chuyên môn hoá nâng cao chất lượng
công tác nghiệp vụ văn phòng. Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp phần cung
cấp thông tin nhanh chóng cho Lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc
cũng như trong hoạt động quản lý, tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ,
nhân viên soạn thảo.s
2.2. Công tác quản lý văn bản
2.2.1. Quy trình công tác quản lý văn bản đi
Tạ Thị Trang
18
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
(Phụ lục 1)
Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy trình sau đây:
Trách nhiệm thực hiện
Cán bộ được phân
công /phụ trách đơn vị
Trình tự công việc
Soạn thảo văn
bản đi
Tài liệu, biểu mẫu
liên quan
Thông tư
55/2005/TTLT- BNVVPCP
Cán bộ văn thư
Kiểm tra
thể thức
Chủ tịch/Phó chủ
tịch/Chánh văn
phòng/Phó chánh văn
phòng
Cán bộ văn thư
Cán bộ văn thư/
Cán bộ được phân công
Cán bộ văn thư
Tạ Thị Trang
Duyệt, ký
Đăng ký và làm
thủ tục ban hành
Sổ công văn đi
Sổ công văn đi
Gửi văn bản đi
Lưu hồ sơ
19
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,
tháng của văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót, yêu cầu cá nhân, đơn vị soạn thảo khắc
phục. Trường hợp không thống nhất được với cá nhân, đơn vị soạn thảo, Văn
thư báo cáo Chánh Văn phòng để xem xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
• + Ghi số của văn bản
• Tất cả văn bản đi của UBND thị xã Phúc Yên được ghi số theo hệ
thống số chung do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác.
• Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
• Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
• + Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
• Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Bước 2: Đăng ký văn bản
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Bộ gồm:
+ Sổ đăng ký văn bản đi (văn bản hành chính thông thường);
+ Sổ đăng ký quyết định (quyết định hành chính cá biệt);
+ Sổ đăng ký văn bản chuyên ngành;
+ Sổ đăng ký văn bản mật;
(Phụ lục 3)
- Văn bản đi được đăng ký trên phần mềm quản lý văn bản của UBND
Thị xã Phúc yên theo cơ sở dữ liệu sau:
Tạ Thị Trang
20
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Ngay sau khi Chánh Văn phòng ( Lãnh đạo Văn phòng) ký duyệt văn
bản đi, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo phải gửi bản mềm cho Văn thư (người
được giao cập nhật thông tin về văn bản)
Văn thư chỉ đóng dấu vào các văn bản đi khi các yêu cầu về mặt thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được đảm bảo đúng theo quy định.
+ Văn thư cập nhật các thông tin của văn bản cụ thể như sau:
Giao diện phần mềm quản lý văn bản đi
- Trước tiên vào trang chủ của UBND thị xã Phúc Yên theo địa chỉ
“iphucyen.vinhphuc.gov.vn” và đăng nhập tài khoản đã được cấp cho mỗi cán
bộ văn thư làm công tác đăng ký văn bản đi trên phần mềm quản lý văn bản. Sau
đó click chuột vào mục “quản lý văn bản” rồi chọn “văn bản đi” rồi điền các
thông tin sau:
+Số ký hiệu văn bản;
+ Ngày tháng của văn bản: ngày tháng đăng ký văn bản tại văn thư;
+Mức độ mật của văn bản gồm: thường, mật và tuyệt mật;
+Loại văn bản gồm: công văn, thông báo, quyết định.....;
+Đơn vị soạn thảo;
+Trích yếu nội dung của văn bản: tóm tắt ngắn gọn làm nổi bật nội dung
văn bản,
Tạ Thị Trang
21
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+Người ký: để xác định thẩm quyền cũng như trách nhiệm của người ký;
+Nơi nhận, người nhận: để theo dõi và kiểm soát việc chuyển giao văn bản;
+Số bản, số tờ;
+Người ký tắt;
+Ghi chú;
Sau khi văn thư cập nhật thông tin đầy đủ về văn bản trên giao diện sẽ
xuất hiện như sau:
Sau khi điền đầy đủ thông tin trong các ô trên, cán bộ văn thư chỉ cần kích
chuột vào ô “phát hành” thì văn bản đã được đăng ký và phát hành tới các cơ
quan đơn vị liên quan. Khi đó, văn bản đi vừa cập nhật sẽ hiển thị những thông
tin sau: ngày, tháng văn bản; số, ký hiệu văn bản; trích yếu nội dung; nơi nhận,
người nhận; đơn vị soạn thảo; số bản, số tờ; người ký.
- Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp truyền thống
(đăng ký bằng sổ đăng ký công văn đi), đồng thời đăng ký trên máy tính vào
phần mềm quản lý văn bản để tiện cho quá trình giải quyết công việc
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Nhân bản
+ Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở
Tạ Thị Trang
22
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không
liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để
lưu ở Văn thư;
+ Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức
thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội
dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng,
không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời
gian quy định.
+ Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo UBND và được
thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của UBND thị xã Phúc Yên và
quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3
năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà
nước.
- Đóng dấu cơ quan
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ
tươi theo quy định.
+ Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên UBND
thij xã Phúc Yên hoặc tên của phụ lục.
+ Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
- Đóng dấu độ khẩn, mật
+ Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC,
Tạ Thị Trang
23
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
