Công tác văn thư tại phòng quản lý – tổng hợp viện công nghệ thông tin việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (595.42 KB, 64 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................................3
2.Mục tiêu của đề tài...........................................................................................................3
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu....................................................................................3
4.Nguồn tài liệu tham khảo ................................................................................................4
5.Phương pháp nghiên cứu..................................................................................................4
6.Bố cục của đề tài..............................................................................................................5
PHẦN I.................................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP.......6
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ
thông tin..............................................................................................................................6
1.1.1 Sự ra đời ....................................................................................................................6
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Viện Công Nghệ Thông Tin....................7
1.1.3 Ban lãnh đạo ..............................................................................................................8
1.1. 4 Cơ cấu tổ chức ..........................................................................................................8
1.1.5 Các hoạt động thường xuyên của Viện......................................................................9
1.1.6 Những thành tựu nổi bật của Viện Công Nghệ Thông Tin........................................9
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
Viện Công nghệ thông tin.................................................................................................10
1.2.1. Khảo sát về công tác văn thư..................................................................................12
1.2.1.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm).......12
1.2.1.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiêm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo
thực hiện công tác văn thư của cơ quan............................................................................13
1.2.2. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ...........................................15
1.3 Tìm hiểu vị trí chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu và quyền hạn của phòng Quản lý tổng
hợp – Viện công nghệ thông tin........................................................................................16
1.3.1 Vị trí và chức năng...................................................................................................16
1.3.2. Nhiệm vụ.................................................................................................................17
1.3.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý tổng hợp...........................................................19
PHẦN II..............................................................................................................33
CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN.................................................................................33
2.1. Tìm hiểu về công tác Văn thư của Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông
tin......................................................................................................................................33
2.1.1 Mô hình tổ chức văn thư..........................................................................................33
2.1.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện..................................................34
2.1.3. Công tác quản lý văn bản........................................................................................38
2.1.4 Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.........................................................49
2.1.5 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị...............................................50
2.1.5.1 Nội dung lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu của mỗi hồ sơ......................................50
2.1.5.2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan...........................................51
2.1.5.3. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành
...........................................................................................................................................52
PHẦN III............................................................................................................52
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................53
3.1 Đánh giá chung ..........................................................................................................53
3.1.1 Ưu điểm....................................................................................................................53
3.1.2 Nhược điểm..............................................................................................................54
3.2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm..................54
KẾT LUẬN........................................................................................................56
PHỤ LỤC...........................................................................................................58
PHỤ LỤC
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn phòng là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác quản lý tổ chức điều hành hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác
văn phòng sẽ đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ quản lý
của mỗi cơ quan, góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác,
chất lượng.
Trong công cuộc đổi mới, thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nước. Làm tốt công tác văn phòng, cắt bỏ tốt các thủ tục hành chính rườm già,
không thật sự cần thiết để góp phần thúc đẩy công việc được giải quyết nhanh
chóng, hiệu quả nhất đang là vấn đề đặt ra đối với Đảng và Nhà nước.
Xuất phát từ tinh thần đào tạo, học hỏi và áp dụng nhằm nâng cao hiệu
suốt công việc đồng thời để góp phần đổi mới, HĐH bộ măt Văn phòng nói
chung thì việc đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng có đầy đủ phẩm
chất, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ là yêu cầu cần thiết của thực tế cần triển
khai thực hiện có hiệu quả. Đây cũng là lý do vì sao sau khi được tiếp thu kiến
thức cơ bản về lý luận, sinh viên các trường ĐH, CĐ nói chung cũng như
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng được nhà trường cho phép liên hệ thực
tập tại cơ quan để bồi dưỡng tiếp thu kinh nghiệm trên cơ sở đó vận dụng linh
hoạt những kiến thức đã được học trong trường vào thực tế công việc.
Là một trong những trường đào tạo có uy tín về chuyên ngành thuộc lĩnh
vực khoa học xã hội. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất chú trọng việc đào tạo
kỹ năng, trang bị những kiến thúc cần thiết không chỉ trên lý luận mà còn dựa
trên cơ sở thực tế để sinh viên sau khi trường có đầy đủ hành trang và các kỹ
năng cần thiết cho quá trình làm việc thực tế sau này. Hàng năm trường đều giới
thiệu các sinh viên đi thực tập tại các đơn vị hành chính hoặc các doanh nghiệp
trên cả nước, để các sinh viên có cơ hội cọ sát thực tế, tiếp thu thêm các kiến
thức bổ ích mà trong sách vở không có được.
Được sự phân công của Khoa “ Quản trị văn phòng ”và được sự đồng ý
tiếp nhận của Ban Quản lý Phòng “ Quản lý tổng hợp”- Viện công nghệ thông
tin – Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Em đã đến thực tập tại Phòng “
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
1
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quản lý tổng hợp – Viện công nghệ thông tin” có trụ sở tại số 18 đường Hoàng
Quốc Việt – Cầu Giấy - Hà Nội từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/03/2016.
Trong thời gian thực tập tại Viện công nghệ thông tin - Viện Hàn lâm
Khoa học công nghệ Việt Nam. Em hiểu rằng đợt thực tập này là một thời gian
rất quý báu để em có thể tiếp thu thêm nhiều kiến thức cũng như kinh nghệm
quý báu. Để thực hiện tốt kế hoạch thực tập của trường đề ra, bản thân em phải
nỗ lực không ngừng để vừa hoàn thành nhiệm vụ thực tập tại cơ quan đồng thời
phải gắn kết, sâu chuỗi được những lý thuyết đã học tại trường vào thực tế công
việc mốt cách thuần thục nhất.
Tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học
vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô trong trường và các
cán bộ, công chức trong cơ quan. Em đã hoàn thành công việc thực tập của
mình một cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới thầy cô giáo của Khoa
Quản trị Văn phòng, các cán bộ, công chức phòng “ Quản lý tổng hợp – Viện
công nghệ thông tin " - Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam đã giúp đỡ
em hoàn thành đợt thực tập này. Mặc dù bản thân em có nhiều cố gắng, xong do
thời gian có hạn, vốn kiến thức còn hạn chế nên bản báo các thực tập của em
không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng
góp của thầy cô và các cán bộ, công chức phòng Quản lý tổng hợp – Viện công
nghệ thông tin - Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam để bản báo cáo
của em được hoàn chỉnh tốt hơn.
Em xin trân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2016
Sinh viên
Hoàng Thị Thu
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
2
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh
của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan tổ chức với những quy
mô lớn nhỏ, các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ quan, tổ
chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng
cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức.
Trong bất kì cơ quan tổ chức nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan
trọng giữa các doanh nghiệp các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân. Vì
vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị
hành chính sự nghiệp, bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối
là bộ phận văn thư lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả.
Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác
văn thư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá
trình thực tập tại Viện Công nghệ thông tin em xin chọn đề tài : “ Tìm hiểu về
công tác văn thư của Viện Công nghệ thông tin – Viện Hàn lâm khoa học và
công nghệ Việt Nam”
2. Mục tiêu của đề tài.
Đề tài của bài thực tập tốt nghiệp nhằm đạt được những mục tiêu nghiên
cứu sau:
- Tìm hiêu những vấn đề cơ bản của công tác văn thư
- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư tại Viện công nghệ
thông tin, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần
nghiên cứu và giải quyết đối với Văn thư Viện.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo thực tập tốt nghiệp về
văn thư và thực tiễn các hoạt động văn thư tại Viện Công nghệ thông tin – Viện
Hàn lâm khoa học công nghệ Việt Nam bao gồm :
-
Nghiên cứu lịch sử hình thành
Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Viện Công nghệ thông tin.
Thực trạng hoạt động của Văn phòng Viện công nghệ thông tin.
Đánh giá các hoạt động của Văn thư tại Viện về ưu điểm và hạn chế .
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
3
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Nguồn tài liệu tham khảo .
* Tài liệu để hoàn thành bài báo cáo được lấy ở một số nguồn tài liệu.
1. Tài liệu qua Internet:
+ Website của Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam;
/>+ Website của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam;
/>+ Bách khoa Toàn thư mở.
2. Tài liệu bằng văn bản.
+ Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam;
+ Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 của Viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ VN về việc Ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ;
+ Thông tư số 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.;
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi
một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;
+ Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng
dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;
+ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;
+ Ngoài ra để hoàn thành bài báo cáo, tác giả còn tham khảo một số bài
báo cáo thực tập của các khóa trước chuyên ngành Quản trị Văn phòng, tại
Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ hà Nội.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
4
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
-
Phương pháp duy vật biện chứng.
Phương pháp quan sát.
Phương pháp điều tra khảo sát.
Phương pháp thông kê.
6. Bố cục của đề tài.
* Báo cáo gồm có 3 phần chính.
Phần I. Khảo sát công tác Văn phòng của Viện Công nghệ Thông tin Việt
Nam.
Phần II. Tìm hiểu về công tác Văn thư tại Phòng Quản lý – Tổng hợp
Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam.
Phần III. Kết luận và đề xuất, kiến nghị.
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
5
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Viện Công nghệ thông tin
Địa chỉ:
Nhà A3 - Số 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: (+84)(4) 3756.4405
Fax:(+84)(4) 3756.4217
Email:
Website: www.ioit.ac.vn
1.1.1 Sự ra đời
Thành lập theo Quyết định số 246/CP ngày 27/12/1976 với tên Viện
Khoa học Tính toán và Điều khiển. Năm 1989 đổi tên là Viện Tin học. Các đơn
vị tiền thân:
Phòng Máy tính thành lập năm 1968.
Ban Điều khiển học thành lập năm 1973.
Năm 1993 cùng với Trung tâm nghiên cứu hệ thống và quản lý, Trung
tâm toán ứng dụng và tin học (thành phố Hồ Chí Minh) hợp nhất thành Viện
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
6
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công nghệ Thông tin (CNTT).
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động KHCN số 207, ngày 10/12/1993
của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường.
Viện là đơn vị nghiên cứu, triển khai và ứng dụng công nghệ thông tin
lớn nhất ở Việt Nam.
Viện có 200 cán bộ với hơn 50 tiến sĩ khoa học và tiến sĩ, hơn 20 giáo
sư và phó giáo sư.
Viện là trung tâm mạng của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Viện có Công ty NetNam cung cấp, triển khai các giải pháp, dịch vụ về mạng và
Internet.
Viện là đơn vị đào tạo tiến sĩ về công nghệ thông tin lớn nhất cả nước.
Viện đã đào tạo hơn 50 tiến sĩ cho các trường Đại học, Viện nghiên cứu và Bộ
ngành ở Việt Nam. Hàng năm số nghiên cứu sinh của Viện thường xuyên trên
30 người.
Viện là đơn vị chủ trì Tạp chí hàng đầu chuyên ngành “Tin học và điều
khiển học“.
Viện là đơn vị chủ trì Hội thảo quốc gia thường niên “ Những vấn đề
chọn lọc công nghệ thông tin và truyền thông “.
Viện đã được Chính phủ lựa chọn xây dựng và điều hành Phòng thí
nghiệm trọng điểm về Công nghệ mạng và Đa phương tiện.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Viện Công Nghệ
Thông Tin.
•
Nghiên cứu các vấn đề cơ bản của tin học, cơ sở toán học, tự động hóa
và kỹ thuật của công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin trong các hệ
thống kinh tế - xã hội và trong tự động hoá sản xuất.
•
Thiết kế, chế tạo các sản phẩm của CNTT và tự động hóa, đặc biệt là
các sản phẩm phần mềm.
•
Triển khai ứng dụng các kết quả nghiên cứu trong sản xuất đời sống,
chuyển giao công nghệ tiên tiến thuộc các lĩnh vực nói trên.
•
Thẩm định, tư vấn và dịch vụ kỹ thuật các đề án, dự án trong lĩnh vực
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
7
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CNTT.
•
Chế tạo thử nghiệm các sản phẩm CNTT và tự động hóa dựa trên các
kết quả nghiên cứu KHCN của Viện.
•
Biên soạn giáo trình, đào tạo cán bộ nghiên cứu KHCN về CNTT.
•
Tổ chức hợp tác quốc tế trong lĩnh vực CNTT.
1.1.3 Ban lãnh đạo
LÃNH ĐẠO VIỆN QUA CÁC THỜI KỲ
1. GS. TSKH. Bạch Hưng Khang, Viện trưởng: 1993-2002
2. PGS. TS. Nguyễn Gia Hiểu, Phó Viện trưởng: 1993-1998
3. PGS. TS. Lê Hải Khôi, Phó Viện trưởng: 1997-2002, Viện trưởng:
2002-2006
4. TS. Vũ Văn Khiết, Phó Viện trưởng: 2001-2003
5. PGS. TS. Lương Chi Mai, Phó Viện trưởng: 2001 - 2013
6. PGS. TS. Vũ Đức Thi, Phó Viện trưởng: 2003-2006, Phụ trách Viện,
Q. Viện trưởng: 2006 - 2010
7. PGS.TS. Thái Quang Vinh, Phó Viện trưởng: 2007- 2010, Viện trưởng
2010 đến nay
8. Ths. Nguyễn Thị Lê Thu, Phó Viện trưởng 2009 - 2014
9. TS. Nguyễn Trường Thắng, Phó Viện trưởng 12/2012 đến nay
10. TS. Nguyễn Đức Dũng, Phó Viện trưởng 8/2014 đến nay.
1.1. 4 Cơ cấu tổ chức .
* Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin bao gồm ban lãnh đạo Viện,
Hội đồng khoa học và các phòng chuyên môn, trong đó ban lãnh đạo bao gồm:
+ Viện trưởng: TS.NCVC. Nguyễn Trường Thắng.
+ Phó Viện trưởng: ThS.NCVC. Nguyễn Thu Anh.
+ Phó Viện trưởng: TS. NCVC Nguyễn Đức Dũng.
Hội đồng khoa học có 20 thành viên gồm ban lãnh đạo :
+ Chủ tịch: PGS.TS. Lương Chi Mai.
+ Phó chủ tịch: PGS.TS. Thái Văn Vinh.
+ Phó chủ tịch: PGS.TS. Đặng Văn Đức
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
8
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Thư ký: TS. Nguyễn Như Sơn.
Viện có 01 Trung tâm, 02 đơn vị quản lý nghiệp vụ và 18 phòng chuyên
môn thực hiện các chức năng Quản lý và nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực
Công nghệ thông tin.
*Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện Công Nghệ Thông Tin
(Xem phụ lục 1)
1.1.5 Các hoạt động thường xuyên của Viện.
•
- Đào tạo tiến sĩ về CNTT, TĐH kết hợp đào tạo đại học và cao học với
các trường ĐH Công nghiệp Hà Nội, ĐH Thái Nguyên và ĐH Công nghệ Hà
Nội.
•
- Tham gia đấu thầu và thực hiện các hợp đồng triển khai ứng dụng
CNTT, TĐH ở các Bộ, ngành và các địa phương.
•
- Thực hiện các đề tài khoa học các loại: đề tài KHCN cấp nhà nước, đề
tài NCCB cấp nhà nước, đề tài cấp Viện KHCNVN và các đề tài cấp cơ sở.
•
- Thực hiện hợp tác khoa học với các trường ĐH và các viện nghiên cứu
nước ngoài.
•
- Tổng hợp và nhận dạng tiếng Việt.
•
- Nghiên cứu và triển khai ứng dụng các hệ thống nhúng, các hệ thống
không dây và các hệ thống đo lường điều khiển tự động.
•
- Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu đa phương tiện phục vụ cho việc
thiết kế phát triển các hệ thống thông tin địa lý, các hệ mô phỏng sử dụng công
nghệ thực tại ảo…
•
- Nghiên cứu phát triển các công nghệ tính toán hiện đại: tính toán lưới
và điện toán đám mây…
•
- Thực hiện dự án của EU về Thiết kế và xây dựng hệ thống tin học quản
lý các trường học (SREM).
•
- Thực hiện các hợp đồng xây dựng, nâng cấp và triển khai ứng dụng các
chương trình quản lý ngân sách của Bộ Tài chính.
•
- Hợp đồng gia công phần mềm cho Nhật Bản.
1.1.6 Những thành tựu nổi bật của Viện Công Nghệ Thông Tin.
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
9
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
•
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện nhiều đề tài nghiên cứu cơ bản và KHCN cấp Nhà nước
trong lĩnh vực CNTT và tự động hóa, phục vụ các lĩnh vực quản lý, KT-XH và
an ninh quốc phòng.
•
- Thiết kế, xây dựng, triển khai nhiều hệ thống quản lý, điều hành và an
toàn thông tin tại các cơ quan của Đảng, Chính phủ, các Bộ/Ngành ở Trung ương
và địa phương.
•
Đào tạo: Viện là đơn vị đào tạo tiến sĩ tin học và tự động hoá hàng đầu ở
Việt Nam. Viện cũng kết hợp đào tạo Thạc sĩ với nhiều trường Đại học trên cả
nước.
•
- Hợp tác quốc tế: Hợp tác chặt chẽ với các trường đại học và viện
nghiên cứu của Nhật Bản, Hoa Kỳ, Hàn Quốc, Châu Âu và một số quốc gia Châu
Á khác.
* Một số sản phẩm phần mềm:
1.VnDOCR – phần mềm nhận dạng chữ Việt in
2.MarkRead – phần mềm nhập tự động phiếu điều tra
3.VnOnline – phần mềm nhận dạng chữ viết tay trực tuyến cho Tablet PC
4.VnVoice – hệ thống tổng hợp tiếng Việt
5.- Các hệ thống đo và điều khiển từ xa ứng dụng trong công nghiệp
6.- Dịch vụ tạo các chip đặc chủng cho các sản phẩm đo lường và điều khiển
7.PopMap – Hệ thông tin địa lý trợ giúp quyết định trong các hoạt động
dân số
8.- Ứng dụng dịch vụ hỗ trợ đối tượng nộp thuế trên mạng máy tính
9.- Mô hình và công cụ phát triển các hệ thống thông tin phục vụ quản lý
hành chính
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Viện Công nghệ thông tin.
+ Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp.
Một trong các yếu tố ảnh hưởng lớn tới hoạt động của cơ quan, đơn vị là ý
chí của người lãnh đạo. Sự thành bại của công việc phụ thuộc nhiều vào mức độ
đúng đắn trong quyết định quản lí của lãnh đạo. Để góp phần giúp lãnh đạo đưa
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
10
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ra các quyết định quản lí đúng đắn công tác tham mưu của văn phòng đóng vai
trò hết sức quan trọng
Văn phòngthực hiện chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Viện về các lĩnh
vực nhằm điều hành bộ máy tổ chức của cơ quan, giúp Lãnh đạo Viện thực hiện
đúng quy chế làm việc và chương trình công tác, giảm bớt công việc cho Lãnh
đạo Viện. Cụ thể như sau:
- Tham mưu cho lãnh đạo đẩy mạnh công tác đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng,
để nâng cao trình độnghiệp vụ của cán bộ, công chức.
- Tham mưu tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. VD: Văn
phòng – Lãnh đạo Văn phòng đã tham mưu cho Lãnh đạo Viện trong việc ban
hành các văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cho
toàn Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam như: Quyết định số 2306/QĐKHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội
Việt Nam ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa
học xã hội Việt Nam. Quyết định Ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
- Tham mưu trong việc tổ chức quản lý, quy trình thủ tục xây dụng và ban
hành văn bản.
- Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy chế mới cần thiết cho cơ quan,
Văn phòng.
- Văn phòng tổng hợp và xử lý thông tin chính xác, kịp thời từ nhiều
nguồn khác nhau để tổng hợp và tham mưu cho Lãnh đạo sẽ đảm bảo tính khách
quan khi thực hiện công việc, giúp cho hoạt động của cơ quan và các đơn vị tiến
hành liên tục, thông suốt, giúp Lãnh đạo Viện nắm bắt được tình hình hoạt động
của cơ quan cụ thể và thường xuyên, từ đó đưa ra những quyết định quản lý đúng
đắn, phù hợp với tình hình thực tiễn
- Tham mưu cho Lãnh đạo về việc nhận xét, đánh giá thi đua khen thưởng
của các phòng, ban.
- Tham mưu (Xây dựng kế hoạch) trong việc tổ chức các chuyến đi công
tác cho lãnh đạo Viện khoa học công nghệ thông tin
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
11
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tham mưu trong việc tổ chức các hội nghị, hội thảo, các cuộc hội họp
quan trọng.
+Trong công tác giúp việc và đảm bảo hậu cần:
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc theo tuần, tháng, quý ,
năm cho các đơn vị phòng ban trực thuộc Viện khoa học công nghệ thông tin.
- Luôn dõi theo, chú ý, đôn đốc trợ giúp các phòng ban đơn vị về công
việc, chương trình, kế hoạch.
- Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách đến Viện trong phạm vi
quyền hạn cho phép, không vượt quá giới hạn mà Viện đã qui định.
- Đăm bảo cơ sở vật chất như phòng làm việc, trang thiết bị, máy móc…
VD như hệ thống máy tính của các phòng ban trong Viện đã quá cũ, lỗi thời
không đáp ứng được yêu cầu công việc. Văn phòng xẽ tham mưu cho lãnh đạo
Viện thay mới hệ thống máy tính đó để nâng cao hiệu quả công việc.
Văn phòng có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của cơ quan, là
bộ phận trực tiếp thực hiện chức năng tam mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo
hậu cần. Văn phòng thực hiện tốt chức năng này thì cơ quan mới có thể hoạt
động nhịp nhang và đạt hiệu quả cao trong công việc.
1.2.1. Khảo sát về công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin băng vản bản phục vụ
cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo, quản lí, điều hành các hoạt đông của cơ quan, tổ
chức.
Công tác văn thư bao gồm các hoạt động chính như: Xây dựng và ban
hành văn bản, quản lí văn bản đi – đến, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan, quản lí và sử dụng con dấu.
1.2.1.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu,
nhược điểm).
Trong quá trình thực tập, em nhận thấy Viện Công nghệ thông tin đã áp
dụng mô hình tổ chức văn thư hỗn hợp, trong Viện vừa có bộ phận Văn thư –
Hành chính thuộc Phòng Quản ly tổ chức trực thuộc Văn phòng, bộ phận này
phụ trách chung công tác Văn thư của toàn Viện, vừa có bộ phận Văn thư trong
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
12
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các đơn vị trong Viện.
Tổ chức công tác văn thư theo hình thức hỗn hợp có rất nhiều điểm ưu việt
song cũng có một số điểm hạn chế cần phải khắc phục.
+ Ưu điểm:
- Tạo ra tính chuyên môn hóa trong quá trình tổ chức, giải quyết công việc.
- Tạo sự thống nhất trong công tác quản lí, xây dựng và ban hành văn bản,
quản lí văn bản đi – đến, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lí
và sử dụng con dấu.
- Giảm bớt khối lượng và áp lực công việc cho văn thư cơ quan.
- Hiệu quả công việc được nâng lên do công việc được giải quyết kịp thời.
- Xác định rõ trách nhiệm cho từng bộ phận tạo điều kiện cho công tác
quản lí được dễ dàng.
- Nâng cao tinh thần tự giác và trách nhiệm của nhân viên.
+ Nhược điểm:
- Trong quá trình giải quyết một số công việc sẽ liên quan đến nhiều phòng
ban gây ra khó khăn, không chủ động trong công việc.
- Bộ máy cồng kềnh.
- Tốn nhiều chi phí cho nhân lực, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn
thư.
1.2.1.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiêm của lãnh đạo văn phòng
trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Là một cơ quan ngang bộ, các công việc phải giải quyết hàng ngày thường
rất quan trọng. Vì vậy khối lượng văn bản được ban hành ở Viện Công nghệ
thông tin là tương đối lớn. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư
đối với hoạt động của cơ quan. Lãnh đạo Viện nói chung và Lãnh đạo Văn phòng
nói riêng đặc biệt quan tâm và có các biện pháp chỉ đạo phù hợp để công tác văn
thư hoạt động hiệu quả.
+ Lãnh đạo đã ban hành, phổ biến các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công
tác văn thư:
- Trong công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
13
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chánh Văn phòng đã ban hành Quyết định số 634/QĐ-VP ngày 25 tháng 6
năm 2008 của Văn phòng Viện Khoa học công nghệ Việt Nam về việc Ban hành
Quy trình Ban hành Văn bản( đến nay vẫn còn hiệu lực) đã giúp cho việc xây
dựng và ban hành văn bản được thuận lợi
Lãnh đạo văn phòng còn chỉ đạo cán bộ văn thư thực hiện đúng quy định
tại Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Ngoài ra văn bản
trước khi được ban hành phải kiểm tra nghiêm túc về thể thức và kĩ thuật trình
bày.
- Trong công tác quản lí văn bản đi – đến.
Văn bản đi: Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ cho cán bộ văn thư quản lí
chăt chẽ tất cả các văn bản đi. Mọi văn bản đi đều phải được đăng ký tại bộ phận
văn thư để nhân viên kiểm tra thể thức, làm thủ tục phát hành.
Văn bản đến: Chánh Văn phòng đã ban hành Quyết định số 1001/QĐ-VP
ngày 09 tháng 9 năm 2008 của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ
Việt Nam về việc ban hành Quy trình Quản lí văn bản đến Viện Hàn lâm Khoa
học công nghệ Việt Nam(đến nay vẫn còn hiệu lực). Việc ban hành quyết định
này giúp cho hoạt động quản lí và giải quyết văn bản đến được dễ dàng, nhanh
chóng và hiệu quả.
- Trong công tác quản lí và sử dụng con dấu.
Chánh văn phòng đã ban hành Quyết định số 1710/QĐ-VP ngày 21 tháng
12 năm 2007 của văn phòng Viện Khoa học công nghệ Việt Nam về việc ban
hành Quy chế quản lí Văn bản, quản lí và sử dụng con dấu do Văn phòng Viện
Khoa học công nghệ Việt Nam quản lí (đến nay vẫn còn hiệu lực) giúp cho công
tác quản lí và sử dụng con dấu đúng quy định của pháp luật.
-Trong công tác lập hồ sở hiện hành:
Lãnh đạo Văn phòng đã rất chú trọng đến việc theo dõi và có các ý kiến
chỉ đạo giúp hồ sơ tài liệu được đầy đủ, ít bị phân tán, thất lạc.
+ Lãnh đạo Văn phòng luôn có ý thức cập nhật và bổ biến các văn bản mới
của Nhà nước quy định về công tác văn thư, cho nên công tác văn thư của Viện
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
14
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
luôn được làm theo đúng quy định của pháp luật.
+ Lãnh đạo Văn phòng còn rất chú trọng cho các nhân viên làm công tác
văn thư thường xuyên được đi tập huấn năng cao trình độ.
Tuy công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo văn phòng về công tác văn
thư đã đạt được nhiều thành công song vẫn còn những hạn chế cần phải khắc
phục như công tác chỉ đạo nhiều khi chậm, công tác kiểm tra nhiều khi còn lỏng
lẻo.
1.2.2. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Lãnh đạo đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với
các hoạt động của Việnvà là nguồn tài liệu nộp vào lưu trữ nhà nước vì vậy lãnh
đạo Viện đãquan tâm chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc và ban hành nhiều văn bản quy
định về các nghiệp vụ Lưu trữ giúp cho hoạt động Lưu trữ đi vào nề nếp hơn.
- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được tiến hành tương đối tốt, phần
lớn các phòng ban đã có ý thức tự giác giao nộp tài liệu theo quy định. Tài liệu
không bị phân tán, đảm bảo thu thập tài liệu theo khối phông lưu trữ.
- Đa số tài liệu thu về được chỉnh lí và lập thành hồ sơ luôn
- Việc xác định giá trị tài liệu đã được tiến hành chặt chẽ hơn. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu được thành lập để xác định chính xác giá trị tài liệu lưu
trữ trước khi quyết định hủy các tài liệu hết giá trị.
- Tài liệu được bảo quản trong điều kiện tương đối tốt.
- Việc phụ vụ khai thác, tra cứu tài liệu luôn được phục vụ nhanh chóng,
kịp thời và chính xác.
Nhờ có được sư quan tâm của Lãnh đạo Viện nói chung và Lãnh đạo Văn
phòng nói riêng ma công tác lưu trữ của Viện công nghệ thông tin đã có nhiều
tiến bộ và đạt được những kết quả nhất định. Hiên nay trong kho lưu trữ của Viện
có rất nhiều tài liệu có giá trị phục vụ cho công tác nghiên cứu của cán bộ, công
chức trong Viện cũng như các nhà khoa học nghiên cứu về lĩnh vực khoa học xã
hội trong cả nước.
Nhưng bên cạnh đó công tác chỉ đạo vẫn còn một số các hạn chế như do
Lãnh đạo thường xuyên phải đi công tác cho nên công tác chỉ đạo, điều hành
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
15
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công việc nhiều khi còn chưa kịp thời làm chậm tiến độ giải quyết công việc,
mặc dù ban hành nhiều văn bản nhưng việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện các văn
bản đó chưa được thực hiện tốt.
Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam đã ban hành một số văn bản
chỉ đạo về công tác lưu trữ và vẫn còn hiệu lực thi hành đến hiện nay như:
- Quyết định số 2306/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch
Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam ban hành Quy chế Công tác văn
thư, lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam.
- Quyết định số 2329/ QĐ-KHXH ngày 31 tháng 12 năm 2014 của Chủ
tịch Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam về việc ban hành Bảng thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam.
Các quy chế, nội quy về công tác lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học công
nghệ Việt Nam được thực hiện theo Luật Lưu trữ.
1.3 Tìm hiểu vị trí chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu và quyền hạn của
phòng Quản lý tổng hợp – Viện công nghệ thông tin.
1.3.1 Vị trí và chức năng
Phòng Quản lý Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Viện Công nghệ Thông tin
Việt Nam chó chức năng giúp Chủ tịch Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam
(sau đây gọi tắt là Chủ tịch Viện) trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt
động chung của Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam; giúp Chủ tịch Viện điều
hòa, phối hợp hoạt động của các đơn vị, phòng ban thuộc Viện Công nghệ
Thông tin Việt Nam; tổ chức thực hiện công tác hành chính, lưu trữ; quản lý tài
chính, tài sản của các đơn vị tài chính thuộc Phòng Quản lý Tổng hợp; bảo đảm
phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Lãnh đạo
Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam, các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện và
khối Văn phòng dân Đảng.
Phòng Quản lý Tổng hợp có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam và
tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng theo quy định của nhà nước.
Phòng Quản lý Tổng hợp có Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí
Minh. Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh có con dấu riêng, có tài
khoản tiền Việt nam và tại khoản ngoại tệ tại ngân hàng theo quy định của nhà
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
16
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nước.
1.3.2. Nhiệm vụ.
* Phòng Quản lý Tổng hợp có những nhiệm vụ sau đây:
1. Xây dựng, trình Chủ tịch Viện kế hoạch công tác dài hạn, 5 năm và
hàng năm của Phòng Quản lý Tổng hợp; tham gia xây dựng chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 5 năm và hàng năm của Viện Công nghệ
Tjhoong tin Việt Nam.
2. Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong các
lĩnh vực thuộc phạm vi, quyền hạn của Phòng Quản lý Tổng hợp; tham gia thảm
định, góp ý các dự án, dự thảo văn bản do Chủ tịch Viện giao.
3. Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề
án, văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Quản lý Tổng
hợp.
4. Đảm bảo công tác pháp chế và tổ chức thực hiện các chỉ thị, quyết định
của Chủ tịch Viện liên quan đến trách nhiệm của Phòng Quản lý Tổng hợp.
5. Chủ trì, phối hợp với các đơn có liên quan thực hiện công tác tổng hợp,
báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của
Việm theo quy định của Nhà nước và của Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam.
6. Giúp Lãnh đạo Viện điều hành và quản lý các hoạt động của Viện
Công nghệ Thông tin Việt nam:
+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu
đó trước khi trình Chủ tịch Viện xem xét, giải quyết;
+ Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện Công nghệ
Thông tin đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan và theo dõi, đôn đốc
việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo đó; sắp xếp, bố trí chương trình làm việc
của Lãnh đạo Viện Công nghệ Thông tin;
+ Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Viện theo quy định của Nhà
nước và của Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam;
+ Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Viện Công nghệ
Thông tin với các cơ quan cấp trên, các đơn vị trực thuộc, các ngành, địa
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
17
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phương và các cơ quan, tổ chức khác;
+ Tổ chức các cuộc họp, làm việc với các đơn vị; chủ trì hoặc phối hợp
với các đơn vị liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu và các điều
kiện để Lãnh đọa Viện đi công tác hoặc tham gia các hội nghị, hội thảo.
7. Về công tác Hành chính, lưu trữ:
+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo
mật thông tin, tài liệu của cơ quan Viện Công nghệ Thông tin theo quy định của
nhà nước và của Viện Công nghệ Thông tin;
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cong tác hành chính, lưu trữ của các
đơ vị thuộc Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam.
8. Thực hiện công tác lễ tân của Viện, phối hợp đớn tiếp các đoàn khách
quốc tế; tổ chức và phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện;
sắp xếp, bố trí địa điểm họp cho các đơn vị thuộc Viện.
9. Quản ký cơ sở hạ tầng, tài sản, cơ sở vật chất của Viện giao cho Phòng
Quản lý Tổng hợp. Giúp Chủ tịch Viện trong việc thực hiện các tác sửa chữa,
xây dựng cơ bản của cơ quan Viện Công nghệ Thông tin.
10. Bảo đảm phương tiện đi lại, cung cấp điện nước, thông tin liên lạc và
các điều kiện làm việc khác của cơ quan Viện; thực hiện công tác: y tế, an toàn
thực phẩm, về sinh môi trường, bảo vệ, an ninh trật tự, an toàn, phòng chống
cháy nổ, quốc phòng, dân quân tự vệ trong Viện Công nghệ Thông tin Việt
Nam.
11. Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, nguồn kinh phí nước ngoài tài
trợ, các nguồn khinh phí khác và thực hiện công tác kế toán – tài chính theo
phân cấp của Viện Công nghệ Thông tin và theo quy định của Nhà nước.
12. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc và các
Quy chế khác của Viện Công nghệ Thông tin theo quy định.
13. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và hạ tầng hệ thống mạng
trong các lĩnh vực công tác của Phòng Quản lý Tổng hợp.
14. Thực hiện việc sơ kết, tổng kết chế độ báo cáo, thống kê về các lĩnh
vực công tác của Phòng Quản lý Tổng hợp theo quy định của Nhà nước.
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
18
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
15. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và quản lý công chức, viên
chức, người lao động của Phòng Quản lý Tổng hợp theo quy định của Nhà nước
và của Viện Công nghệ Thông tin.
16. Thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao.
1.3.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý tổng hợp.
Trưởng phòng : TS: Nguyễn Thu Anh.
Phó trưởng phòng : Nguyễn Thế Công.
Danh sách các cán bộ trong phòng.
1. Nguyễn Thu Anh – Trưởng phòng;
2. Trần Đức Minh – Phó Trưởng phòng;
3. Nguyễn Thế Công – Phó Trưởng phòng;
4. Chu Thị Phương Chính – Chuyên viên;
5. Phạm Thị Thảo – Chuyên Viên;
6. Nguyễn Ngọc Tân – Chuyên Viên;
7. Nguyễn Văn Hợp – Chuyên Viên;
8. Trần Thị Liễu – Chuyên Viên;
9. Vũ Thị Thanh Thảo – Chuyên Viên;
10. Nguyễn Thị Vân – Chuyên Viên;
11. Vũ Thị Minh Nguyệt – Chuyên Viên;
12. Nguyễn Thị Hồng Nhung – Chuyên Viên;
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
19
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.4 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong
văn phòng .
a. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp – Nguyễn
Thu Anh.
CHỨC DANH
TRƯỞNG PHÒNG QUẢN LÝ – TỔNG HỢP
Là lãnh đạo Phòng Quản lý Tổng hợp, thủ trưởng trực tiếp
Vị trí chức trách
của Phòng, giúp Lãnh đạo Viện quản lý, điều hành và tổ
chức thực nhiệm vụ được Lãnh đạo cấp trên giao cho
Phòng.
Chịu trách nhiệm trước Viện trưởng, Phó Viện trưởng,
Trách nhiệm
lãnh đạo cấp trên, và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động
của Phòng và việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Trực tiếp lãnh đạo Phòng giúp Lãnh đạo cấp trên thực hiện
các công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trị
Nhiệm vụ
hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụ
khác do lãnh đạo Viện giao.
1. Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng và những công việc
khác do Viện trưởng, Phó Viện trưởng giao;
2. Phụ trách chung về hoạt động của Phòng và trực tiếp chỉ
Nhiệm vụ cụ thể
đạo công tác cán bộ, tài chính, kế hoạch;
3. Phân công các Phó phòng và chuyên viên, nhân viên
thực hiện nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc
nhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao;
4. Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do chuyên
viên văn thư chuyển đến;
5.Chuẩn bị các chương trình hội nghị, các cuộc họp do
Viện tổ chức;
6. Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
20
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghị trước khi lưu trữ; các cuộc họp triển khai và công bố
kết luận;
7. Cung cấp thông tin cho các đơn vị, phòng ban theo chỉ
đạo của lãnh đạo cấp trên;
8. Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng các đơn vị
chuyên môn để xử lý những vấn đề có liên quan đến những
công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các phòng;
9. Giúp Lãnh đạo cấp trên kiểm tra, đôn đốc các phòng
nghiệp vụ thực hiện các quy định về công tác nghiên cứu;
10. Vận động Cán bộ trong toàn thể Viện xây dựng, giữ
gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo
đức và văn hóa công vụ trong Viện. Thay mặt tập thể công
chức, nhân viên Phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơ
quan về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công
tác; các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả
công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công
chức, nhân viên Phòng;
11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng – phó
Viện trưởng giao phó.
1. Được lãnh đạo Viện ủy quyền làm chủ tài khoản. Ký các
chứng từ thu (nếu có) và chứng từ chi theo ủy quyền của
lãnh đạo; xác nhận chi phụ cấp làm việc ngoài giờ, ngày lễ,
ngày nghỉ đối với các công việc mang tính đột xuất, cấp
bách và có thời gian nhất định; duyệt chi tạm ứng; duyệt
Quyền hạn
cấp phát văn phòng phẩm; kinh phí hoạt động;…cho các đơn
vị chuyên môn nghiệp vụ;
2. Được Lãnh đạo ủy quyền ký thừa lệnh một số văn bản
thuộc thẩm quyền;
3. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, điều động …
đối với công chức các đơn vị thuộc Viện;
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
21
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm
việc cho công chức, nhân viên Phòng.
1. Báo cáo trực tiếp cho: Viện trưởng, Phó Viện trưởng;
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Viện trưởng, Phó Viện
Quan hệ công trưởng, lãnh đạo cấp trên;
tác
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, đơn vị trong
Viện;
4. Với các Phòng, đơn vị giải quyết khiếu nại, tố cáo. Chủ
động phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi
nhiệm vụ được lãnh đạo Viện giao phó;
5. Với Lãnh đạo cấp trên khi được Lãnh đạo Viện phân
công phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi
nhiệm vụ của Phòng..
b. Bảng mô tả công việc của Phó Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp –
Nguyễn Thế Công, Trần Đức Minh.
CHỨC DANH
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG QUẢN LÝ - TỔNG HỢP
Phó Trưởng phòng là lãnh đạo phòng Quản lý Tổng hợp,
Vị trí chức trách
giúp Trưởng Phòng điều hành một số mặt công tác theo
phân công của Trưởng phòng.
Trong phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng giao, Phó
Trách nhiệm
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, trước
lãnh đạo cấp trên về về toàn bộ kết quả hoạt động được
giao.
1. Công tác tài chính:
- Lập dự toán và quyết toán kinh phí hằng năm, dự toán chi
tiêu cụ thể hằng năm theo quy định;
- Đảm bảo chi tiêu theo Quy chế chi tiêu nội bộ và yêu cầu
của lãnh đạo Viện; chấp hành và thực hiện đúng chế độ tài
chính, thanh toán, quyết toán, kiểm kê, báo cáo với Viện
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
22
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hàn lâm theo quy định;
- Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ thực hiện đúng, kịp
thời và chính xác các chế độ, chính sách, nâng lương,
chuyển ngạch, bảo hiểm, … đối với cán bộ Viện;
- Hàng tháng, quý, sáu tháng, năm phải báo cáo Trưởng
phòng tình hình hoạt động tài chính của Viện. Thực hiện chế
độ kiểm quỹ tiền mặt theo đúng quy định.
2. Công tác Văn thư – Lưu trữ:
- Đảm bảo công tác nhận và cập nhật vào chương trình theo
dõi trên máy vi tính các loại công văn đi - đến. Công văn
đến chuyển cho Trưởng phòng xử lý trong ngày, công văn đi
sau khi ký tên và đóng dấu phát hành phải nhanh chóng gửi
Nhiệm vụ
bưu điện chuyển đi (hoặc trực tiếp chuyển cho người nhận,
cơ quan nhận);
- Đảm bảo cập nhật tên hồ sơ lưu trữ vào chương trình theo
dõi trên máy vi tính. Thực hiện công tác tiếp nhận, quản lý,
lưu trữ bảo mật đúng quy định của Nhà nước, không để xảy
ra mất mát hoặc thất lạc hồ sơ; cung cấp hồ sơ, tài liệu kịp
thời cho lãnh đạo và các phòng ban, phòng chuyên môn
nghiệp vụ khi có yêu cầu phục vụ công tác.
3. Công tác lái xe, bảo vệ, phục vụ:
- Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo và các phòng
chuyên môn nghiệp vụ. Đảm bảo an toàn tuyệt đối khi tham
gia giao thông. Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng xe, đảm
bảo phục vụ kịp thời trong công tác;
- Trang bị phương tiện làm việc cho các đồng chí lãnh đạo,
các phòng nghiệp vụ. Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở
làm việc, tài sản, thiết bị của cơ quan. Chuẩn bị chu đáo cơ
sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị. tiếp khách;
- Phối hợp với các phòng thanh tra, phòng chuyên môn
Sinh viên : Hoàng Thị Thu
23
Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D
