MỤC LỤC
A. LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đất nước đang trên con đường đổi mới, nền tảng để nền kinh tế phát triển
vững mạnh là hệ thống chính trị của Đảng và Nhà nước phải ổn định và không
ngừng phát triển. Để giúp cho công tác quản lý và điều hành của bộ máy quản lý
Nhà nước các cấp nói chung và các công ty nói riêng ngày càng đạt được hiệu quả
cao hơn thì công tác Văn phòng và Văn thư Lưu trữ giữ một vị trí rất quan trọng
trong công tác tham mưu giúp việc cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của đất nước trên mọi mặt của xã hội; Đồng
thời thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về việc đẩy mạnh “cải cách hành
chính”. Đặc biệt là từ khi đất nước ta chính thức ra nhập tổ chức Thương mại thế
giới (WTO) Thì công tác văn phòng càng phải thể hiện rõ vị trí, chức năng, vai trò
và tầm quan trọng của mình, đòi hỏi phải ngang tầm với các ngành khoa học khác.
Được sự đồng ý tiếp nhận của Thường trực Uỷ ban Nhân dân (UBND) quận
Liên Chiểu, thành phố Đà Nẵng, em đã đến thực tập tại văn phòng cơ quan về công
tác Văn thư - Lưu trữ.
Được thực tập tại UBND quận Liên Chiểu - Thành phố Đà Nẵng là một
niềm vinh dự đối với em, đây cũng là mong muốn được thực hành những lý thuyết
được học trong nhà trường nhằm nâng cao nghiệp vụ của bản thân. Trong thời gian
thực tập em đã được sự giúp đỡ tận tình của các bác, các chú trong ban lãnh đạo,
đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
2. Nội dung thực tập
- Thực tập cần nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và các mối
quan hệ của cơ quan thực tập;
- Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước;
- Nắm được thủ tục hành chính, thể chế hành chính liên quan đến cơ quan;
- Thực hành các kỹ năng hành chính đúng với vai trò của một công chức trong
cơ quan hành chính Nhà nước với yêu cầu cụ thể mà cơ quan thực tập giao cho.
3. Kết cấu báo cáo
Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mở đầu và kết luận báo cáo này được
trình bày theo 3 chương sau:
Chương 1: Khảo sát tổ chức bộ máy, văn thư lưu trữ của Ủy Ban Nhân Dân
Quận Liên Chiểu.
Chương 2: Thực hành nghiệp vụ tại Văn Phòng Ủy Ban Nhân Dân Quận Liên
Chiểu.
Chương 3: Kết luận và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công
tác văn thư lưu trữ tại Ủy Ban Nhân Dân Quận Liên Chiểu.
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT TỔ CHỨC BỘ MÁY, VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN LIÊN CHIỂU
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND Quận Liên Chiểu.
1.1.1 Chức năng của Văn phòng.
- Văn phòng HĐND - UBND quận Liên Chiểu là cơ quan chuyên môn của
UBND quận, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt động
hàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của HĐND&UBND.
- Văn phòng HĐND - UBND quận Liên Chiểu là cơ quan tham mưu, tổng
hợp và phối hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, và UBND
quận; bố trí công chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp UBND quận thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua
khen thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc phòng.
- Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc và con dấu
riêng.
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND&UBND, Chủ tịch
UBND đảm bảo chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định pháp luật của
Nhà nước.
- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND quận, UBND và Chủ tịch
UBND quận, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc
HĐND, UBND quận và UBND các phường thực hiện chương trình công tác đó.
- Theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề
án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội,
Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý
kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó.
- Thẩm tra các đề án của cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận và UBND
cấp xã, phường trình UBND quận quyết định hoặc để UBND quận trình cấp có
thẩm quyền quyết định. Trong trường hợp đề án chưa đảm bảo yêu cầu về nội
dung, hình thức, thể thức và trình tự theo quy định của pháp luật, quy chế của
UBND quận quy định, Văn phòng đề nghị các cơ quan chủ đề án bổ sung, hoàn
chỉnh. Nếu đề nghị không được cơ quan chủ đề án nhất trí thì Văn phòng báo cáo
Chủ tịch UBND quận quyết định.
- Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa UBND, Chủ tịch UBND với
HĐND, các ban của HĐND quận, với UBMTTQ và các Đoàn thể, các cơ quan trực
thuộc UBND thành phố, các cơ quan của cấp trên đóng trên địa bàn thành phố.
- Phối hợp với Thanh tra thành phố giúp TT.HĐND-UBND thành phố trong
việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy
định của pháp luật.
- Tổ chức việc công bố, truyền đạt các quy định của Pháp luật, Nghị quyết của
HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND quận và của cấp trên đến các ngành, các
cấp và Chủ tịch UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong
thành phố thực hiện Nghị định, Quyết định, Chỉ thị đó.
- Tổ chức phục vụ hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên họp UBND quận,
các cuộc họp và làm việc với TT.HĐND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố với
các cơ quan, các ban của HĐND và cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các
Đoàn thể với Chủ tịch HĐND-UBND cấp xã, phường với đại biểu HĐND tỉnh.
- Giúp TT.HĐND dự thảo Nghị quyết kỳ họp của HĐND thành phố, quản lý,
lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu các kỳ họp HĐND, phiên họp của TT.HĐND-
UBND các ban của HĐND và Chủ tịch UBND quận Liên Chiểu.
- Giúp UBND quận Liên Chiểu tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các điều
kiện phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo thành phố đón tiếp các đoàn trong và ngoài tỉnh
đến thăm, làm việc tại thành phố theo quy định của Nhà nước.
- Quản lý, tổ chức biên chế, cán bộ công chức Hành chính, tài sản của Văn
phòng HĐND-UBND quận theo quy định của Nhà nước.
- Thực hiện nhiệm vụ, công tác khác được UBND và Chủ tịch UBND quận
cũng như thành phố phân công theo sự cần thiết hoặc do UBND, Chủ tịch UBND
quận, thành phố ủy nhiệm.
- Ngoài ra, Văn phòng HĐND-UBND quận Liên Chiểu còn có trách nhiệm
giúp đỡ Văn phòng HĐND-UBND các xã, phường về chuyên môn, nghiệp vụ công
tác văn phòng.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế và chế độ làm việc của Văn phòng
Văn phòng HĐND-UBND quận Liên Chiểu tổ chức và làm việc theo chế độ
Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng và 2 Phó Văn phòng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa
– Xã hội và phụ trách lĩnh vực kinh tế) giúp việc cho Chánh Văn phòng. Chánh
Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thành phố về việc thực hiện
nhiệm vụ của văn phòng. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Chánh Văn phòng do Chủ
tịch UBND quận quyết định sau khi thống nhất với TT.HĐND thành phố. Việc bổ
nhiệm, miễn nhiệm các Phó Văn phòng do chủ tịch UBND quận quyết định theo sự
đề nghị của Chánh Văn phòng và sau khi đã thống nhất. Để thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình Văn phòng phân công nhiệm vụ thành các bộ phận sau: Tổng
hợp, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, Văn thư - Lưu trữ, Kế toán – Tài vụ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND-UBND thành phố
Bộ phận
Tổng hợp
Bộ phận Kế
toán
Bộ phận
Văn thư
Bộ phận Phục
vụ
Phó Văn phòng
Kinh tế
Phó Văn phòng
Văn hóa – Xã hội
Chánh Văn phòng
Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND quận thuộc biên chế của Nhà nước do
UBND thành phố giao chỉ tiêu hàng năm trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng
HĐND-UBND quận Liên Chiểu. Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ mỗi giai đoạn, dựa
vào số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ và công chức do UBND thành phố giao
chỉ tiêu biên chế hàng năm, Chánh Văn phòng có thể đề nghị UBND quận đổi cơ
cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng cho phù hợp.
* Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng UBND
quận Liên Chiểu
Ngoài việc thực hiện các quy định tại trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc
của Ủy viên UBND quận Liên Chiểu, UBND quận giao cho Chánh Văn phòng
HĐND - UBND quận (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng) còn có nhiệm vụ sau:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt
động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND quận và các báo
cáo khác của UBND quận theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND quận Liên Chiểu.
2. Giúp UBND quận và Chủ tịch UBND quận kiểm tra, đôn đốc các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND quận, UBND các xã, phường thực hiện các chương
trình, kế hoạch công tác của UBND quận, thành phố.
3. Xây dựng, trình UBND quận thông qua và giúp UBND quận kiểm tra, đôn
đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND.
4. Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung của UBND, tổ chức việc thu
thập và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch , Phó
Chủ tịch UBND quận Liên Chiểu.
5. Tham mưu cho Chủ tịch UBND quận tổ chức thực hiện Quyết định
181/2003/QD-TTg ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành
Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương; tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của
UBND quận.
6. Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của
HĐND, Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND
quận Liên Chiểu.
7. Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, UBND và
Chủ tịch UBND quận Liên Chiểu.
8. Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND
quận hoặc thành phố giao.
1.2 Khảo sát về tình hình công tác văn thư của Văn phòng.
1.2.1 Nhận xét về mô hình tổ chức văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan
Nhà nước. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác và năng suất. Nội dung của công tác văn thư bao gồm:
Xây dựng văn bản; Quản lý và giải quyết văn bản; Bảo quản và sử dụng con dấu.
Văn phòng UBND Quận Liên Chiểu có một nhân viên văn thư nhưng nhân
viên này chỉ có nhiệm vụ đánh máy, in sao văn bản và hỗ trợ công việc cho cán bộ
văn phòng. Các cán bộ văn phòng của UBND quận đều có trình độ đại học và kiêm
nhiệm công tác văn thư. Tuy nhiên công tác văn thư của cơ quan lại không tập
trung mà chia ra cho mỗi cán bộ một phần việc. Các khâu nghiệp vụ của văn thư
không được thực hiện đầy đủ, sơ sài thiếu các loại sổ như sổ đăng ký văn bản đi
bưu điện.
Công tác văn thư lưu trữ của văn phòng UBND quận chịu sự quản lý trực
tiếp của chủ tịch HĐND và chủ tịch UBND quận Liên Chiểu.
1.2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản.
1.2.2.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.
Hiện nay UBND quận chưa có quy định cụ thể về soạn thảo và ban hành văn
bản quản lí nhà nước. Những quy định về quy trình, thủ tục được thực hiện theo
các văn bản hiện hành của Nhà nước như:
- Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân;
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND;
- Các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ có liên
quan đến soạn thảo và ban hành văn bản.
- Vấn đề trên cũng được quy định trong Quy chế làm việc của HĐND và UBND
1.2.2.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý.
- Về văn bản quy phạm pháp luật: Theo điều 19 luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật năm 1996 và Điều 11, Điều 41, của Luật tổ chức HĐND và
UBND năm 2003, UBND ban hành văn bản Quyết định, Chỉ thị.
- Ngoài ra UBND quận còn ban hành các loại văn bản hành chính như:
+ Văn bản cá biệt: Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt
Ví dụ: Quyết định về việc xử phạt vi phạm hành chính; Chỉ thị về việc đẩy
nhanh tiến độ thi công đoạn đường liên đô thị.
+ Văn bản hành chính thông thường: Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, tờ trình,
công văn, hợp đồng, công điện, biên bản, các loại giấy tờ như: giấy giới thiêụ, giấy
nghỉ phép, giấy đi đường, một số phiếu của văn thư ( Phiếu gửi, phiếu báo).
1.2.2.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
a. Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật: quy trình soạn thảo và
ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND quận được thực theo các quy
định trong các văn bản sau:
- Luật Ban hành VBQPPL của Hội đồng nhân dân và UBND
- Nghị định 91/2006/NĐ-CP.
b. Đối với văn bản quản lí nhà nước không mang tính chất QPPL được thực
hiện theo quy trình chung như sau:
- Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo: Khi cần giải quyết công việc của bộ phận
nào bằng văn bản thủ trưởng cơ quan sẽ giao nhiệm vụ và truyền đạt nội dung văn
bản cho cán bộ thuộc bộ phận đó soạn thảo.
- Thảo văn bản: khi nhận nhiệm vụ cán bé sẽ tiến hành đánh máy soạn thảo
văn bản đảm bảo đúng nội dung và thể thức mà thủ trưởng truyền đạt.
- Duyệt bản thảo: Cán bộ chuyên môn chuyển bản thảo lên thủ trưởng để
duyệt nội dung. Thủ trưởng sẽ chỉnh sửa trực tiếp vào bản thảo đánh máy đó.
- Đánh máy và in văn bản: căn cứ vào file bản thảo lưu trong máy tính cán
bộ chỉnh sửa theo ý kiến của thủ trưởng và in văn bản.
- Trình ký: Sau khi cán bộ đánh máy xong thì xem qua rồi trình lên thủ
trưởng cơ quan để thủ trưởng ký duyệt. Trước khi thủ trưởng ký thì phải xem
người đánh văn bản đã đánh đúng nội dung chưa, có sai sót về mặt từ ngữ hay còn
sót nội dung không, nếu chính xác thì thủ trưởng sẽ ký văn bản ban hành.
- Đóng dấu và làm thủ tục gửi đi: Khi đã có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo,
văn bản được chuyển cho bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (số, kí hiệu,
ngày tháng năm), sao văn bản đủ số lượng rồi mới đóng dấu, sắp xếp lưu văn bản
- Ban hành văn bản: Sau khi đã hoàn thành đầy đủ quy trình soạn thảo văn
bản, văn bản sẽ mang tính pháp lí và có giá trị thực thi đối với các đối tượng có
liên quan. UBND sẽ tiến hành triển khai văn bản ( ban hành văn bản ).Trong quá
trình áp dụng văn bản vẫn luôn luôn phải theo dõi kết quả và phát hiện kịp thời
những sai sót, hạn chế để uốn nắn, bổ sung và sửa đổi.
* Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
SƠ ĐỒ 1: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
CỦA UBND QUẬN LIÊN CHIỂU
Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
Thảo văn bản
Duyệt bản thảo
Dánh máy và in văn bản
Trình ký
Đóng dấu và làm thủ tục gửi đi
Phổ biến, tổ chức thực hiện văn
bản theo dõi kết quả của văn bản để
kịp thời phát hiện sai sót để hạn chế,
uốn năn, sửa đổi
1.2.2.4 Thống kê số lượng văn bản được ban hành trong 5 năm.
Hàng năm UBND quận Liên Chiểu ban hành hàng ngàn văn bản gồm: Chỉ thị,
Quyết định, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, công văn, giấy mời.
Bảng 1: BẢNG THỐNG KÊ CÁC LOẠI VĂN BẢN CỦA UBND PHƯỜNG THANH
LƯƠNG BAN HÀNH TỪ NĂM 2009-2013
Ơ
Tên loại
Năm
Chỉ
thị
Quyết
Định
Thông
Báo
Báo
cáo
Tê
trình
Công
văn
Giấy
mời
2009 22 219 226 231 297 365 561
2010 27 235 281 239 304 381 588
2011 34 188 249 258 277 356 455
2012 415 284 301 288 315 379 598
2013 56 300 312 396 352 381 628
1.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.
1.2.3.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Tất cả mọi văn bản của UBND quận Liên Chiểu trước khi ban hành phải
được kiểm tra kỹ nhằm hạn chế việc ban hành những văn bản kém hiệu lực thi
hành hoặc chưa đầy đủ, chưa đúng về thể thức và nội dung văn bản.
* Đăng ký văn bản đi.
Văn bản sau khi đã được lãnh đạo UBND ký ban hành sẽ được chuyển xuống
văn phòng để cán bộ quản lý sổ văn bản đi xác định là công văn hay quyết định
để sử dụng sổ đăng ký loại văn bản đó ( báo cáo, kế hoạch đều đăng ký vào sổ
công văn) tiếp theo cán bộ sẽ hoàn chỉnh về mặt thể thức (số ký hiệu, ngày
tháng). Các văn bản thường được sao đủ số lượng gửi đi sau đó mới đóng dấu
cơ quan. UBND Quận sử dụng 02 sổ đăng ký văn bản đi đó là sổ đăng ký quyết
định đi và sổ công văn đi, mẫu 2 sổ giống nhau chỉ khác tên sổ.
* Chuyển giao văn bản đi.
Những văn bản đi của cơ quan ban hành ra đều được gửi đi ngay sau khi
hoàn tất các thủ tục đăng ký.
Đối với những văn bản “ mật ”, “ khẩn ” phải đóng dấu chỉ mức độ “ mật ”,
“ khẩn ” để đảm bảo quá trình thực thi.
- Các hình thức chuyển giao gồm có:
UBND Quận có nhân viên văn thư chuyên văn bản. Văn bản chuyển trong
cơ quan văn thư chuyển trực tiếp, chuyển ra ngoài cơ quan thì văn bản sẽ được cho
vào phong bì, chuyển đến các khu dân cư, đơn vị, ban ngành, các UBND Quận,
Phường thuộc thành phố Đà Nẵng thì nhân viên văn thư sẽ dùng phương tiện cá
nhân đi chuyển, nếu văn bản chuyển đi xa thì chuyển qua đường bưu điện.
* Sắp xếp và bảo quản tập lưu:
Tất cả các văn bản do UBND Quận Liên Chiểu ban hành chỉ lưu 1 bản ở văn
thư. Cán bộ văn thư sắp xếp văn bản theo số, ngày tháng ban hành văn bản.
1.2.3.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả giấy tờ tài liệu gửi đến UBND quận bằng các con đường sau: Bưu
điện, thư tay, qua trang Web chỉ đạo, cán bộ đi công tác cầm về sau khi nhận văn
bản cán bộ văn phòng phải xem xét có phải của cơ quan mình hay không, nếu
không phải thì trả lại ngay sau đó phân loại xử lý văn bản theo các trường hợp như:
Văn bản có dấu hoả tốc, thượng khẩn , khẩn và giấy mời phải bóc bì ngay và trình
lãnh đạo giải quyết kịp thời. Các văn bản khác thì xử lý bình thường.
* Tổ chức tiếp nhận, phân loại văn bản đến.
- Tiếp nhận văn bản: Tất cả văn bản đều phải qua văn phòng
- Kiểm tra, phân loại: kiểm tra số lượng văn bản, kiểm tra địa chỉ nơi nhận
văn bản, tránh nhầm lẫn, nếu gửi nhầm thì gửi trả lại ngay.
* Trình văn bản đến
Sau khi kiểm tra, phân loại bóc bì văn bản đến cán phụ trách văn phòng phải
chuyển văn bản lên thủ trưởng cơ quan xem xét nội dung sau đó bút phê vào góc
trái phía trên, dưới số ký hiệu văn bản ý kiến phân phối và chỉ đạo.
* Đăng ký văn bản đến.
UBND Quận sử dụng 01 sổ đăng ký chung.
Căn cứ vào bút phê của thủ trưởng cán bộ Văn phòng vào sổ: Ghi số đến,
ngày đến vào văn bản theo số thứ tự ghi liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến 31/12
năm đó, Cuối cùng là sao văn bản, sau khi sao lưu lại bản chính.
* Chuyển giao văn bản đến:
Sau khi văn bản đã sao cán bộ Văn phòng căn cứ vào bút phê của lãnh đạo
để chuyển văn bản đi. Nhân viên văn thư tùy vào hình thức cụ thể để lựa chọn hình
thức chuyển giao hợp lý nhất.
Riêng đối với việc giải quyết và chuyển giao văn bản khẩn, mật, hỏa tốc
được cán bộ Văn thư Văn phòng xử lý kịp thời, đúng thời gian quy định chuyển
ngay đến các đơn vị, các cá nhân trong thời gian ngắn nhất.
* Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến:
- Giải quyết văn bản đến: Đây là khâu nghiệp vụ quan trọng nhất trong toàn
bộ quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan. Chính vì vậy
cán bộ Văn phòng phải nghiên cứu, xem xét, giải quyết nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
- Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến: Để giải quyết văn bản đến của cơ
quan được chủ động, đạt hiệu quả cao, văn phòng UBND quận tiến hành theo dõi
việc giải quyết văn bản đến của cơ quan có đúng quy định hay không, từ đó có cơ
sở đôn đốc, nhắc nhở các cán bộ giải quyết văn bản đúng thời gian quy định.
1.2.3.4.Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là khâu nghiệp vụ quan trọng
cuối cùng của công tác Văn thư và là mắt xích nối liền công tác Văn thư với Lưu trữ.
Văn phòng UBND quận Liên Chiểu không tổ chức lập hồ sơ hiện hành mà
các bộ phận có liên quan đến tài liệu tuỳ theo công việc mà tiến hành đưa tài liệu
vào lưu trữ. Khi tổ chức Hội nghị, Hội thảo, giải quyết vụ việc cụ thể như đơn thư,
khiếu kiện thì tất cả các văn bản hình thành ra trong quá trình làm việc sẽ được tập
hợp lại thành hồ sơ và lưu tại tủ tài liệu của văn phòng.
1.2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Cán bộ Văn phòng quận Liên Chiểu quản lý dấu Quốc huy, dấu chức danh,
dấu họ tên, dấu chứng thực, dấu chỉ mức độ “ mật ”, “ khẩn ”, “ hỏa tốc ”.
Vậy việc quản lý con dấu của UBND quận thực hiện đúng theo Nghị định
58/2001/NĐ-CP năm 2001 của Chính Phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu
và các văn bản pháp luật hiện hành. Văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm
quyền thì cán bộ văn phòng xã đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Trước
khi đóng dấu, văn phòng phải kiểm tra lại lần cuối chữ ký của người có thầm
quyền ký văn bản.
Cán bộ Văn phòng Quận nhìn chung đã thực hiện tốt việc bảo quản và sử
dụng con dấu, thường xuyên vệ sinh con dấu và cất giữ trong tủ.
CHƯƠNG 2: THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN
NHÂN DÂN QUẬN LIÊN CHIỂU
2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Soạn thảo một số loại văn bản:
a. Văn bản quyết định
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Thành phố ĐÀ NẴNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
_______________ __________________________
Số : /QĐ-UBND TP. Đà Nẵng, ngày tháng. .năm 2014
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy định phương thức đặt hàng thực hiện dịch vụ vệ sinh
môi trường trên địa bàn thành phố ðà Nẵng.
________________
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11
năm 2003;
Căn cứ Nghị định số 130/2013/Nð-CP ngày 16/10/2013 của Chính phủ về sản
xuất, cung ứng sản phẩm dịch vụ công ích;
Căn cứ Thông tư số 06/2008/TT-BXD ngày 20 tháng 3 năm 2008 của Bộ Xây
dựng về việc hướng dẫn phương pháp lập và quản lý giá dự toán dịch vụ công ích
đô thị;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tài Nguyên và Môi trường thành phố Đà Nẵng
tại Tờ trình số 146/TTr-STNMT ngày 12 tháng 02 năm 2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành Quy định phương thức đặt hàng thực hiện dịch vụ vệ sinh
môi trường trên địa bàn thành phố Đà Nẵng kèm theo Quyết định này.
Điều 2. Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm tổ chức triển
khai, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quyết định này.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay
thế Quyết định số 27/2008/QĐ-UBND ngày 14 tháng 5 năm 2008 của UBND
thành phố về việc ban hành Quy định về quản lý, cấp phát và thanh toán dịch vụ vệ
sinh môi trường đô thị theo hình thức đặt hàng trên địa bàn thành phố.
Điều 4. Chánh Văn phòng UBND thành phố; Giám đốc các Sở: Tài nguyên và
Môi trường, Tài chính, Tư pháp, Lao động - Thương binh và Xã hội, Xây dựng,
Giao thông vận tải; Giám đốc Kho bạc Nhà nước Đà Nẵng; Cục trưởng Cục Thuế
thành phố Đà Nẵng và Thủ trưởng các ñơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành
Quyết định này./.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Văn Hữu Chiến
b.Văn bản Thông báo
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
QUẬN LIÊN CHIỂU Độc lập –Tự do – Hạnh phúc
_______________
__________________________
Số: ……/TB-UBND Thành phố Đà Nẵng, ngày tháng năm 2014
THÔNG BÁO
Về việc thực hiện Chỉ thị 06/CT-UBND ngày 27/5/2014 của UBND thành phố
Đà Nẵng đến Cộng tác viên Trang TTĐT UBND quận Liên Chiểu.
Căn cứ Chỉ thị 06/CT-UBND ngày 27/5/2014 của UBND thành phố Đà
Nẵng Về việc nghiêm cấm sử dụng hộp thư điện tử công cộng trong hoạt động
công vụ của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, nay
BBT Trang TTĐT UBND quận Liên Chiểu thông báo đến đến các Cộng tác viên:
1. Không sử dụng các hộp thư công cộng như Yahoo mail, Gmail… để gửi
tin bài về BBT (và sẽ không gửi được theo mục 4 a của Chỉ thị 06/CT-UBND).
2. Sử dụng Hệ thống thư điện tử thành phố Đà Nẵng ()
để gửi tin bài. Đơn vị, cá nhân nào chưa có hộp thư điện tử thành phố Đà Nẵng thì
Lập phiếu Yêu cầu (theo mẫu) gửi về UBND quận (qua Văn phòng UBND) để
UBND quận đề xuất Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp hộp thư điện tử thành
phố Đà Nẵng. Trong thời gian chưa có hộp thư điện tử thành phố Đà Nẵng, đề nghị
Cộng tác viên gửi tin bài qua mục Trao đổi nội bộ tại phần mềm QLVBĐH (Văn
phòng không giấy) tại địa chỉ vpkg.lienchieu.danang.gov.vn đến bbtlienchieu
(BBT Trang TTĐT).
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Dương Thành Thị
c.Văn bản công văn: Công Văn số: …. /UBND-TNMT ngày…./…./2013 của
UBND quận Liên Chiểu Về việc tổ chức các hoạt động hưởng ứng ngày môi
trường thế giới (5/6) 2013.
ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN LIÊN CHIỂU
Số … /UBND-TNMT
Về việc tổ chức các hoạt động
hưởng ứng ngày môi trường
thế giới (5/6) 2013
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
TP Đà Nẵng, ngày….Tháng… năm 2013
Kính gửi:
- Phòng, ban, ngành, đoàn thể quận;
- UBND các phường;
- Các tổ chức, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trên địa bàn quận.
Thực hiện Công văn số 1944/UBND-NN1 ngày 25/5/2013 của UBND thành
phố Đà Nẵng về việc tổ chức các hoạt động hưởng ứng Ngày Môi trường thế giới
năm 2013. Chủ đề ngày Môi trường Thế giới 5/6/2013 mà Liên hợp quốc phát
động là “Kinh tế xanh: Có vai trò của bạn ?” (Green Economy: Does it include you
?), nhấn mạnh vài trò, trách nhiệm của mỗi tổ chức, cá nhân để xây dựng nền kinh
tế xanh hướng tới sự phát triển bền vững cho nhân loại. Chủ đề này cũng thể hiện
sự hưởng ứng một cách thiết thực năm Quốc tế về Năng lượng bền vững 2013 do
Liên hiệp Quốc phát động.
Để thiết thực hưởng ứng ngày Môi trường Thế giới năm 2013, đồng thời tạo
ra ý thức trách nhiệm của mỗi tổ chức, cá nhân trong phong trào bảo vệ môi
trường, UBND huyện yêu cầu các Phòng, ban, ngành, đoàn thể huyện; UBND các
xã, thị trấn; Các tổ chức, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trên địa bàn huyện thực
hiện tốt một số nhiệm vụ sau:
1. Tổ chức các chiến dịch tuyên truyền bảo vệ môi trường, đặc biệt là các
nội dung liên quan đến chủ đề Kinh tế Xanh phù hợp với từng ngành, lĩnh vực và
địa phương mình; Khuyến khích các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng sản xuất sạch
hơn, tiết kiệm năng lượng, sử dụng công nghệ tiên tiến tiêu hao ít nhiên liệu, thân
thiện với môi trường…
2. Tổ chức các hoạt động cụ thể, thiết thực như: Mít tinh, ra quân vệ sinh
môi trường tại các khu dân cư, khu vực công cộng, ra quân làm vệ sinh môi trường
tại các làng, thôn, bản, giải phóng các khu vực ô nhiễm, tồn đọng về rác thải, nước
thải tại các khu dân cư ở nông thôn trên địa bàn huyện, hoàn thành việc xây dựng
rãnh thoát nước, nắp đạy theo chỉ đạo của UBND thành phố, quận; Phát động
phong trào trồng cây phủ xanh đất trống, đồi trọc, khu vực công cộng… treo băng
zôn, pano, áp phích, khẩu hiệu tuyên truyền Ngày Môi trường thế giới 05/6/2013
với chủ đề “Kinh tế xanh; Có vai trò của bạn”…. trên các đường phố chính, nơi
đông người qua lại, tại trụ sở cơ quan, đơn vị….
3. Tổ chức tuyên dương, khen thưởng kịp thời những tổ chức, cá nhân có
nhiều thành tích trong bảo vệ môi trường nhân sự kiện Ngày Môi trường Thế giới
năm 201.
4. Giao phòng Tài nguyên và Môi trường chủ động phối hợp với các phòng,
ban, ngành, các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức các hoạt động thiết thực về bảo
vệ môi trường để hưởng ứng ngày môi trường thế giới năm 2013; đôn đốc, hướng
dẫn các tổ chức, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trên địa bàn quận, UBND các
phường tích cực hoạt động hưởng ứng đảm bảo kịp thời, hiệu quả.
UBND quận yêu cầu các phòng, ban, ngành, đoàn thể; UBND các phường
chủ động xây dựng kế hoạch triển khai, phối hợp với phòng Tài nguyên và Môi
trường tổ chức các hoạt động tuyên truyền hưởng ứng ngày Môi trường Thế giới
năm 2013 đạt hiệu quả cao. Kết quả triển khai thực hiện tổng hợp, báo cáo bằng
văn bản gửi về UBND quận Liên Chiểu qua phòng Tài nguyên và Môi trường
trước ngày 15/6/203 để tổng hợp báo cáo UBND thành phố, sở Tài nguyên và Môi
trường. (Các cơ quan, đơn vị có tên trong danh sách kèm theo Công văn này nhận
băng zôn tuyên truyền tại phòng Tài nguyên và Môi trường vào ngày 04/6/2013).
Nơi nhận:
-TT UBND quận (B/c);
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
- Như kính gửi;
- Lưu VP.
(Đã ký)
Dương Thành Thị
d. Văn bản kế hoạch: Kế hoạch Ban hành Biểu giá tiêu thụ nước sạch sinh
hoạt và phê duyệt Phương án giá tiêu thụ nước sạch cho các mục đích khác
trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
QUẬN LIÊN CHIỂU Độc lập –Tự do – Hạnh phúc
_______________
__________________________
Số: ……/TB-UBND Thành phố Đà Nẵng, ngày tháng năm 2014
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Biểu giá tiêu thụ nước sạch sinh hoạt và phê duyệt Phương án giá
tiêu thụ nước sạch cho các mục đích khác trên địa bàn thành phố Đà Nẵng
__________________________
UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng
11 năm 2003;
Căn cứ Nghị định số 177/2013/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2013 của
Chính phủ qui định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số ñiều của Luật giá ;
Căn cứ Nghị định số 177/2007/NĐ-CP ngày 11 tháng 7 năm 2007 của Chính
phủ về sản xuất, cung cấp và tiêu thụ nước sạch ;
Căn cứ Nghị định số 124/2011/NĐ-CP ngày 28 tháng 12 năm 2011 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị ñịnh 177/2007/NĐ-CP ngày 11
tháng 7 năm 2007 của Chính phủ ;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 75/2012/TTLT-BTC-BXD-BNNPTNT ngày 15
tháng 5 năm 2012 của liên Bộ Tài chính, Xây dựng, Nông nghiệp và Phát triển
Nông thôn hướng dẫn nguyên tắc, phương pháp, xác ñịnh và thẩm quyền quyết
ñịnh giá tiêu thụ nước sạch tại các ñô thị, khu công nghiệp và khu vực nông thôn;
Căn cứ Thông tư số 88/2012/TT-BTC ngày 28 tháng 5 năm 2012 của Bộ Tài
chính về việc ban hành khung giá tiêu thụ nước sạch sinh hoạt;
Căn cứ Thông tư số 54/2013/TT-BTC ngày 04 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tài
chính về việc quản lý, sử dụng và khai thác công trình cấp nước sạch nông thôn tập
trung ;
Thực hiện thông báo kết luận của Thường trực Hội đồng nhân dân thành phố
tại Công văn 1191/HĐND-KTNS Căn cứ Nghị quyết số 43/2013/NQ-HĐND ngày
09 tháng 01 năm 2014 và theo ñề nghị của Giám ñốc Sở Tài chính tại Công văn số
183/STS- GCS ngày 23 tháng 01 năm 2014;
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành Biểu giá tiêu thụ nước sạch sinh hoạt của các hộ dân cư trên
địa bàn thành phố ðà Nẵng cụ thể như sau:
1. Biểu giá tiêu thụ nước sạch sinh hoạt của các hộ dân cư trên địa bàn thành
phố ( trừ địa bàn xã Hoà Phú, huyện Hoà Vang ) như sau:
Lượng nước sạch sử dụng sinh
hoạt mỗi hộ/tháng
Đơn giá (đồng/ m
3
)
Khu vực nông thôn Khu vực đô thị
Mức 10 m
3
đầu tiên
3000 4000
Từ 10 m
3
đến 30 m
3
3600 4800
Trên 30 m
3
4500 6000
2. Giá nước sạch sinh hoạt cung cấp trên địa bàn xã Hoà Phú, huyện Hoà Vang
a) Giá tiêu thụ nước sạch sinh hoạt hộ dân cư là 2000đồng/m
3
và không tính giá
bậc thang.
b) Đối với các hộ đồng bào dân tộc Phú Túc: không thu tiền sử dụng nước sạch
sinh hoạt trong hạn mức 07m
3
/hộ/tháng , từ 07m
3
trở lên thu theo đơn giá
2000đồng/m
3
/tháng.
3. Đơn giá tiêu thụ nước sạch sinh hoạt nêu tại khoản 1, khoản 2 điều này đã
bao gồm thuế giá trị gia tăng .
Điều 2. Phê duyệt phương án giá tiêu thụ nước sạch tối đa áp dụng cho các
mục đích khác ở khu vực đô thị và nông thôn trên địa bàn thành phố cụ thể như
sau:
STT Mục đích sử dụng nước sạch Đơn giá đồng/m
3
01 Các cơ quan hành chính,
đơn vị sự nghiệp
6.800
02 Hoạt động sản xuất vật chất 8.900
03 Kinh doanh dịch vụ 13.500
- Đơn giá trên đây đã bao gồm thuế giá trị gia tăng
Điều 3. Trách nhiệm của các đơn vị cung cấp nước sạch trên địa bàn
thành phố:
1.Thực hiện ñúng mức giá tiêu thụ nước sạch sinh hoạt do UBND thành phố
ban hành tại điều 1 Quyết định này
2. Tự quyết định mức giá tiêu thụ nước sạch cho các mục đích sử dụng khác
nhưng được vượt mức giá tối đa do UBND thành phố phê duyệt tại Điều 2
3. Chịu trách nhiệm và chi phí đầu tư đồng bộ đến điểm đấu nối với khách
hàng sử dụng nước, bao gồm cả đồng hồ đo nước. Trường hợp đồng hồ đo nước do
khách hàng yêu cầu lắp đặt sau điểm đấu nối đã được xác định thì chi phí vật tư,
lắp đặt từ điểm đấu nối đến điểm lắp đặt đồng hồ do khách hàng sử dụng nước chi
trả, sau khi đã có thoả thuận, thống nhất với đơn vị cấp nước.
4. Có kế hoạch phát triển nguồn, mạng lưới phân phối nước đáp ứng nhu
cầu tiêu dùng của nhân dân, nâng cao chất lượng dịch vụ cấp nước; đồng thời,
thường xuyên theo dõi kiểm tra tình hình tiêu thụ nước sạch, thu tiền nước đúng
giá quy định, kịp thời có biện pháp khắc phục tình trạng thất thoát nước và chống
thất thu tiền nước; đẩy mạnh tổ chức tuyên truyền để nâng cao ý thức, trách nhiệm
của các tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tiết kiệm nước và chống thất thóat
nước.
5. Đối với phương án giá nước sạch cho sinh hoạt và các mục đích khác do
Công ty TNHHMTV Cấp nước Đà Nẵng cung cấp đã có dự kiến chi phí mua nước
thô và tiền điện chạy máy bơm nước thô từ đập An Trạch về Nhà máy nước Cầu
Đỏ. Hằng năm, nếu không xảy ra tình trạng hạn hán hoặc chi phí mua nước thô,
tiền điện thấp hơn chi phí Phương án tính vào giá nước do Sở Tài chính thẩm ñịnh,
đề xuất tại Công văn số 2248/STC- GCS ngày 12/12/2013 thì Công ty TNHHMTV
Cấp nước Đà Nẵng có trách nhiệm nộp ngân sách số tiền chênh lệch thừa so với
chi phí đã tính vào Phương án giá nước ñể quản lý, hỗ trợ đầu tư xây dựng, sữa
chữa các hạng mục cấp nước trên ñịa bàn thành phố.
Điều 4. Sở Tài chính có trách nhiệm chủ trì:
1. Phối hợp với Sở Xây dụng, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn và
các cơ quan đơn vị liên quan :
a) Tổ chức tuyên truyền trên các phương tiện thông tin ñại chúng và hướng
dẫn thực hiện Quyết định này; kiểm tra việc thực hiện giá tiêu thụ nước sạch sinh
hoạt và việc xây dựng, quyết định, áp dụng giá tiêu thụ nước sạch cho các mục
đích sử dụng khác trên ñịa bàn thành phố, kịp thời tham mưu cho UBND thành
phố xử lý các vướng mắc phát sinh.
b) Xác nhận chi phí mua nước thô và tiền điện thực tế phát sinh tại Công ty
TNHHMTV Cấp nước Đà Nẵng theo định ký 06 tháng, năm và báo cáo, đề xuất
UBND thành phố thu nộp ngân sách số tiền chênh lệch thừa hằng năm( nếu có) so
với phương án giá nước, đề xuất hỗ trợ đầu tư xây dựng, sữa chữa các hạng mục
cấp nước theo khoản 5, điều 3 Quyết định này.
2. Phối hợp các cơ quan liên quan để thẩm ñịnh và báo cáo đề xuất UBND
thành phố xem xét quyết định cấp bù kinh phí cho Công ty TNHH MTV Khai thác
thuỷ lợi Đà Nẵng theo đúng quy định và thực tế phát sinh hằng năm.
Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và
được áp dụng từ kỳ hoá đơn thu tiền nước tháng 02 năm 2014 trở đi, thay thế
Quyết định số 46/2010/QĐ-UBND ngày 20 tháng 12 năm 2010 của UBND thành
phố Đà Nẵng về ban hành Biểu giá tiêu thụ nước sạch sinh hoạt và phê duyệt
Phương án giá tiêu thụ nước sạch cho các mục đích khác trên địa bàn thành phố Đà
Nẵng.
Điều 6.Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố; Giám đốc các
Sở: Tài chính, Xây dựng Nông nghiệp và phát triển nông thôn; Chủ tịch UBND
các quận, huyện, Giám đốc Công ty TNHHMTV Cấp nước Đà Nẵng,Công ty
TNHH MTV Khai thác thuỷ lợi Đà Nẵng; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, đơn vị
có liên quan và các đối tượng sử dụng nước sạch trên địa bàn thành phố chịu trách
nhiệm thi hành quyết định này ./.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Võ Duy Khương
e. Văn bản tờ trình
UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: ……/QĐ-UBND Đà Nẵng, ngày tháng năm 2014
QUYẾT ĐỊNH
V/v Phê duyệt Tổng mặt bằng quy hoạch chi tiết tỉ lệ 1/500 Trường THCS
Lương Thế Vinh, phường Hòa Minh quận Liên Chiểu