CÔNG tác văn THƯ tại UBND HUYỆN TRIỆU sơn

Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà
MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................4
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................2
2.Mục tiêu của đề tài.....................................................................................2
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..................................................................2
4.Nguồn tài liệu tham khảo...........................................................................2
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu..........................................................................3
6.Phương pháp nghiên cứu............................................................................3
7.Bố cục của đề tài.........................................................................................3
Phần 1.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN
TRIỆU SƠN.........................................................................................................4
1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện
Triệu Sơn.......................................................................................................4
1.1.1. Đặc điểm tình hình chung....................................................................4
1.1.2.Chức năng , nhiệm vụ của UBND Huyện Triệu Sơn...........................5
1.1.3.Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( Phụ lục 01 )......................................................7
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan.........................................................................................7
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng..................................................8
1.2.1.1. Tổ chức của văn phòng.....................................................................8
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng........12
1.2.2.1.Vị trí, chức năng..............................................................................12

1.2.2.2Nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................13
Trần Thị Hợp
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức................................................................................17
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
vănphòng.....................................................................................................17
PHẦN 2: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ...............................................26
2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan...................................................26
2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.........................26
2.2.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của
UBND huyện Triệu Sơn..............................................................................26
2.2.2. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ
quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.......................31
2.3.Về quy trình quản lý và giải quyết văn bản...........................................33
2.3.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi........................33
2.3.2. Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến..............36
2.3.3. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành........................................................37
1.3.4Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu trong UBND huyện...................46
2.4. Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện
Triệu Sơn.....................................................................................................48
2.4.1. Các hình thức văn bản UBND huyện Triệu Sơn có thẩm quyền ban
hành một số thể loại văn bản như sau:........................................................48
2.4.2. Số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây:....................................48
2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong các cơ quan.
.....................................................................................................................49

2.5.1. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.........49
2.5.2. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư .
.....................................................................................................................49
PHẦN 3.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................50
3.1. Đánh giá chung.....................................................................................50
3.3.1. Ưu điểm.............................................................................................51
Trần Thị Hợp
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
3.3.2. Hạn chế..............................................................................................51
3.3.3 Nguyên nhân.......................................................................................54
3.3.4 Đề xuất, kiến nghị...............................................................................54
KẾT LUẬN CHUNG........................................................................................56
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Trần Thị Hợp
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT
stt
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Tên viết tắt
LĐTB-XH
TC- KH
NN-PTNT
TNMT
HĐND- UBND
KT-XH
CP
TTLT-BNV
VPCP
VHTT-DL
GD-ĐT

Tên
Lao động thương binh - xã hội
Tài chính- kế hoạch

Nông nghiệp- Phát triển nông thôn
Tài nguyên môi trường
Hôị đồng nhân dân- ủy ban nhân dân
Kinh tế xã hội
Chính phủ
Thông tư liên tịch- Bộ Nội Vụ
Văn phòng chính phủ
Văn hóa thể thao và du lịch
Giáo dục và đào tạo

Trần Thị Hợp
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà
LỜI NÓI ĐẦU

Văn phòng là bộ phận quản lý không thể thiếu trong bộ hành chính trong
các cơ quan nhà nước và những tổ chức đặc biệt với thời kì công nghiệp hóa
hiện dại hóa đất nước văn phòng còn đóng vai trò quan trọng. Hơn nữa bộ phận
văn phòng có trách nhiệm thu thập, xử lí và tổng hợp thông tin, tham mưu phục
vụ lãnh đạo. Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Công
tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển, tạo mọi điều
kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng trường đại học Nội
Vụ, em được thầy cô giảng dạy đồng thời qua Tìm hiểu đã biết được những đặc
điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quản trị văn phòng. Nhằm

trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức và kĩ năng trong quá trình tổ chức và
thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan tổ chức, trường Đại
học Nội Vụ Hà Nội đó tổ chức một đợt thực tập cho sinh viên khoa Quản trị văn
phòng tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp
sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc đúng với
phương châm mà nhà trường đã đề ra.Trong quá trình thực tập em đã được tìm
hiểu và học hỏi rất nhiều về công tác văn phòng và các công tác liên quan như
văn thư lưu trữ.
Kết thúc đợt thực tập, em có thêm rất nhiều thông tin, kiến thức bổ ích về
lĩnh vực văn phòng đặc biệt là về công tác văn thư trong cơ quan,do đó em xin
lựa chọn chuyên đềTổ chức công tác văn thư trong cơ quan.

Trần Thị Hợp

1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Nội
1.
Lý do chọn đề tài

Trường Đại học Nội vụ Hà

Kết thúc thời gian thực tập tại cơ quan em đã học hỏi được rất nhiều kinh
nghiệm và hiểu rõ hơn về văn phòng và các nghiệp vụ liên quan trong đó có
công tác văn thư – lưu trữ. Công tác văn thư: là một hoạt động của bộ máy quản
lý, bao gồm toàn bộ công việc về tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; lập và
lưu các hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan.

Tổ chức việc tiếp nhận tất cả các văn bản (kể cả điện, fax) từ các nguồn
đến; đăng ký chuyển giao và theo dõi quá trình vận hành các văn bản đến, là bộ
phận không thể thiếu và tách rời trong bất cứ cơ quan nào.
2.

Mục tiêu của đề tài

Hiểu rõ tổ chức công tác văn thư là gì? Mục tiêu của tổ chức công tác văn
thư trong cơ quan là gì và nó đã, đang và sẽ được thực hiện như thế nào trong cơ
quan.
3.

Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu về công tác văn thư của UBND huyện Triệu Sơn
Phạm vi nghiên cứu :công tác văn thư của Ubnd huyện Triệu Sơn
4.

Nguồn tài liệu tham khảo

1.1. Nghị định số110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư quy định nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ .
1.2. Giáo trình lý luận và phương pháp công tác văn thư – tác giả PGS
Vương Đình Quyền.
1.3. Nghị định số 110/2004 NĐ-CP ngày 08 -4-2004 của chính phủ về
công tác văn thư.
1.4. Luật lưu trữ
1.5. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19-01-2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
1.6. Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 16/5/2005

của BộNội vụ và văn phòng chính phủ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
Trần Thị Hợp

2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Nội
1.7. Trang sử vàng của ủy ban.

Trường Đại học Nội vụ Hà

1.8. Văn bản và lưu trữ học đại cương – tác giả Vương Đình Quyền ( chủ
biên) , Nguyễn Văn Hàm, NXB Giáo dục, Hà Nội, 1996.
1.9.Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ
1.10.Công tác văn thư.
5.

Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Trước đây đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư như:
Công tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001-2000 của TS. Nguyễn Lệ Nhung, hay Ebook tin học hóa công tác văn thư
lưu trữ và thư viện của Dương Văn Khảm, Lê Văn Năng.
6.

Phương pháp nghiên cứu

Công tác văn thư: là một hoạt động của bộ máy quản lý, bao gồm toàn bộ
công việc về tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; lập và lưu các hồ sơ hình
thành trong hoạt động của cơ quan.Tổ chức việc tiếp nhận tất cả các văn bản (kể
cả điện, fax) từ các nguồn đến; đăng ký chuyển giao và theo dõi quá trình vận
hành các văn bản đến
Công tác văn thư là một lĩnh vực cụ thể tuy nhiên nó bao gồm nhiều công
việc cụ thể do đó để nghiên cứu về chuyên đề này ta có thể sử dụng Phương
pháp thu thập thông tin, thống kê, điều tra.
7.

Bố cục của đề tài

Phần 1. Khảo sát công tác văn phòng tại cơ quan
Phần 2. Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư
Phần 3. Kết luận và đề xuất kiến nghị

Trần Thị Hợp

3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
Phần 1.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN
TRIỆU SƠN
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
Huyện Triệu Sơn
1.1.1. Đặc điểm tình hình chung

Triệu Sơn là một huyện bán sơn địa , nằm ở phái Tây Nam của tỉnh Thanh
Hóa,cách thành phố Thanh Hóa 20km về phía Tây
Phía Bắc giáp huyện Thọ Xuân;
Phái Nam giáp huyện Như Thanh, Nông Cống;
Phía tây giáp huyện Thường xuân;
Phía Đông giáp huyện Đông Sơn;

Với diện tích 292,2 km2 , dân số 20 vạn người, gồm 3 dân tộc:
Kinh,Mường và Thái. Đơn vị hành chính có 35 xã và 01 thị trấn trong đó có 04
xã miền núi.
Tình hình kinh tế xã hội trong huyện có những chuyển biến tích cực, nền
kinh tế duy trì tốc độ tăng trưởng cao, hầu hết các chỉ tiêu trong lĩnh vực kinh tế
đều hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra, tình hình an ninh quốc phòng đuoẹc
giữ vững, ổn định
Nghị định 37/2014/NĐ-CP ngày 05/05/2014 của Chính phủ quy định tổ
chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, xã, thành phố trực
thuộc tỉnh .quyết định của UBND tỉnh về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện.
UBND huyện triệu sơn gồm có 01 Chủ tịch UBND và 03 Phó chủ tịch
UBND, 12 phòng chuyên môn và 03 đơn vị sự nghiệp trực thuộc.
Trần Thị Hợp

4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
Các phòng chuyên môn gồm: Văn phòng HĐND – UBND, thanh tra

huyện, phòng Tư Pháp, phòng Công Thương, Phòng Nội Vụ, Phòng LĐTB-XH.
Phòng TC-KH, Phòng TNMT , phòng VH- TT, Phòng NN và PTNT, Phòng Y
Tế, phòng Giáo Dục và Đào tạo.
1.1.2. Chức năng , nhiệm vụ của UBND Huyện Triệu Sơn
UBND huyện do Hội đồng nhân dân ( HĐND ) cùng cấp bầu ra, gồm có
chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện . UBND chịu trách nhiệm báo cáo
công tác trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên trực tiếp quản lý.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực :
Trong lĩnh vực kinh tế
- Xây dựng kế hoạch phát triển kt-xh hàng năm trình HĐND cùng cấp
thông qua để UBND tỉnh phê duyệt tổ chức việc kiểm tra thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách huyện, quyết toán ngân
sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách đại phương trong trường hợp
cần thiết trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND cơ quan tài chính
cấp trên trực tiếp quản lý.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra, UBND
các xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra nghị quyết của HĐND
cấp xã , thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quuy định của pháp
luật.
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế xã hội của xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp thủy lợi và đất đai
- Xây dựng trình HĐND cùng cấp thông qua các cơ chế khuyến khích
phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các
chương trình đó.
- Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ
cấu kinh tế phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản.
- Thực hiện giao đất cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân,hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật.
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn.

- Xây dựng quy hoạch thủy lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các công tình thủy
Trần Thị Hợp

5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
lợi vừa và nhỏ , quản lí mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
- Tham mưu cho UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch kế hoạch
phát triển công nghiệp tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện.
- Xây dựng và phát triển cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ
ở các xã , thị trấn.
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến
nông lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND
tỉnh.
Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vận tải
- Tổ chức lập trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền tổ chức lập trình
duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư
nông thôn trên đại bàn huyện, quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã
được duyệt.
- Quản lý, khai thác và sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp.
- Quản lí việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng , tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý

đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn huyện.
- Quản lí việc khái thác , sản xuất , kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của UBND tỉnh.
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ du lịch, và kiểm tra
việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại và dịch vụ .
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt đọng thương
mại và dịch vụ.
Trong lĩnh vực văn hóa, xã hội
Trần Thị Hợp

6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
- Xây dựng các chương trình đề án, phát triển văn hóa giáo dục, thông tin
thể dục, thể thao, y tế , phát thanh trên địa bàn huyện, và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học , trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ
chức các trường mầm non, thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy
chế thi cử.
- Quản lí các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong
trào về văn hóa – thông tin, thể dục thể thao, bảo vệ và phát huy giá trị các di

tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý.
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế các trung tâm y tế, trạm y
tếchỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân, phòng chống dịch bệnh,
bảo vệ và chăm sóc người già , người có công với cách mạng, người tàn tật , trẻ
mồ côi không nơi nương tựa.
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm.
- Tổ chức, chỉ đạo dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động, tổ
chức thực hiện phong trào xóa đói giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ thiện,
nhân đạo.
- Quản lý Nhà nước về Công tác thanh niên.
Trong lĩnh vực khoa học công nghệ , tài nguyên và môi trường
-Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương.
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt.
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hóa trên địa bàn
huyện, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
1.1.3.Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( Phụ lục 01 )
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của cơ quan
Trần Thị Hợp

7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.2.1.1. Tổ chức của văn phòng
Trong nền kinh tế thị trường hiện đại hóa làm cho nền kinh tế tăng trưởng
nhanh buộc tất cả chúng ta phải phát triển theo tiến trình đó.
Những khái niệm cơ bản về văn phòng:
Lí luận và thực tiễn đã chứng minh rằng, ngày nay trong nền kinh tế thị
trường đa dạng hóa hiện đại hóa tất bật của công ty hay doanh nghiệp nào muốn
hòa nhập và theo kịp nền kinh tế đều không thể không có vị trí của căn phòng.
Đặc biệt khi nước Việt Nam đang gia nhập WTO đã mở ra những cơ hội lớn để
phát triển và không ít những thách thức và khó khăn để có thể tồn tại và phát
triển đúng hướng.Vì thế mổi doanh nghiệp phải tìm cho mình một vị trí thế
mạnh trên thị trường để có sức cạnh tranh và khả năng phát triển.
Hơn bao giờ hết, các nhà quản lý doanh nghiệp là người biết đón nhận
thời cơ, linh hoạt, nhạy bén và sáng tạo và nắm bắt được nhiều thông tin một
cách chính xác, nhanh chóng. Công việc này phần lớn dựa vào hoạt động của
văn phòng trong doanh nghiệp.
Tùy theo quy mô doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn phòng
có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp có thẩm quyền
hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh nghiệp nhỏ thì có văn
phòng hành chính. Từ nội dung trên có một số khái niệm cơ bản về văn phòng
với một góc độ khác nhau như sau.
Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức.
Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
các hoạt động tham mưu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
Ngoài ra văn phòng còn được hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ
quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan.

Tóm lại: văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị là
Trần Thị Hợp

8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm
hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về
hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt đông của cơ quan được
thông suốt và hiệu quả.
Chức năng của văn phòng
Văn phòng là một bộ phận tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị, bởi vậy
nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một bộ phận nào thông qua mối
quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại tức là nó vận động theo quy luật
và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống và các hoạt động có ý
thức, mục tiêu, chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường.
Văn phòng có các chức năng chung như phục vụ sự lãnh đạo điều hành
của lãnh đạo cơ quan cụ thể là thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin đảm bảo điều
kiện vật chất, kỹ thuật cho sự hoạt động của công ty, tức là chăm lo công tác hậu
cần, quản trị cho toàn bộ cơ quan.
Có hai nhóm chức năng chính: chức năng tham mưu tổng hợp và chức
năng hậu cần, chức năng tổ chức hội nghị.
Chức năng tham mưu tổng hợp:
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác
văn phòng.
Văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình kế hoạch công tác, đề

xuất chủ trương chính sách và công tác quản lý của cơ quan trong từng thời kỳ,
tham mưu cho lãnh đạo đề ra quyết định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ
chức thực hiện quyết định, tham mưu cho lãnh đạo những phương án, giải pháp
xử lý những tình huống cụ thể.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đói tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ
một cách nhịp nhàng, khoa học.
Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh
vực, có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định kịp thời chính xác mọi vấn
Trần Thị Hợp

9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
đề.Điều đó vượt khả năng thực hiện của các nhà quản lý. Do đó đòi hỏi phải có
một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trươc hết là công tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt
động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công tác
tham mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương
đồi với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thường đặt bộ phận tham mưu
tại văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin
bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin
theo quy tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có
các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính
chuyên môn như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán…Để có được những
thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương

án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống
nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp.
Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi
thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp
cho lãnh đạo doanh nghiệp.
Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý
của lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ như: Xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp.
Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ
chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn công tác cho lãnh đạo về công tác
soạn thảo văn bản…
Văn phòng UBND huyện Triệu Sơn do Chánh Văn phòng lãnh đạo, điều
hành và có 2 Phó Chánh Văn phòng giúp việc cho Chánh Văn phòng. Chánh
Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn
nhiệm, kỷ luật theo quy định của pháp luật.
Văn phòng UBND huyện Triệu Sơn làm việc theo chế độ thủ trưởng,
Chánh Văn phòng là thủ trưởng cơ quan Văn phòng, chịu trách nhiệm quản lý
Trần Thị Hợp

10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
và chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của Văn phòng;
+ Các bộ phận trực thuộc Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn
phòng về mọi hoạt động của bộ phận mình theo chức năng nhiệm vụ tại Quy
định này và các nhiệm vụ cụ thể do Lãnh đạo Văn phòng giao;

+ Chuyên viên làm việc theo sự chỉ đạo, giao việc của Chủ tịch, các Phó
Chủ tịch, Thường trực HĐND huyện theo sự quản lý chuyên môn của Lãnh đạo
Văn phòng huyện trong công tác tổ chức xử lý thông tin, tổng hợp tình.
+ Chế độ ban hành văn bản của UBND huyện
- Chánh Văn phòng thống nhất việc ban hành các hình thức văn bản của
UBND huyện từ khâu soạn thảo, trình ký đến khâu ban hành. Người đứng đầu
cơ quan soạn thảo phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản
do cơ quan mình soạn thảo, sau khi soạn thảo phải thông qua Chánh Văn phòng
hoặc Phó Chánh Văn phòng kiểm tra về nội dung, thể thức văn bản và ký tắt vào
văn bản mới trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch huyện ký ban hành. Bộ phận Văn
thư chỉ được phép xử lý những văn bản sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh,
Phó Chánh Văn phòng;
- Các Hội nghị HĐND, UBND huyện, giao ban hàng tuần giữa Chủ tịch
với các Phó Chủ tịch UBND huyện và Chánh, Phó Chánh Văn phòng do Chuyên
viên tổng hợp ghi biên bản. Các Hội nghị chuyên đề do Chuyên viên theo dõi
lĩnh vực chuyên môn đó ghi biên bản và soạn thảo thông báo kết luận hội nghị,
chậm nhất 3 ngày sau phải có thông báo kết quả Hội nghị.
1.2.1.2.Hoạt động của công tác hành chính Văn phòng
- Khi Chánh Văn phòng đi công tác, vắng mặt trong thời gian quá 03 ngày
làm việc thì Chánh Văn phòng ủy quyền cho một Phó Chánh Văn phòng điều
hành. Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy quyền tạm thời thay thế
điều hành hoạt động của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước HĐND - UBND,
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện và Chánh Văn phòng khi thực hiện nhiệm
vụ được giao. Hết thời gian ủy quyền, Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm
báo cáo lại những công việc đã xử lý, đang xử lý cho Chánh Văn phòng được
Trần Thị Hợp

11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập
Nội
biết để tiếp tục theo dõi và điều hành.

Trường Đại học Nội vụ Hà

- Sáng thứ hai hàng tuần, Chánh, Phó Chánh Văn phòng, Chuyên viên
tổng hợp giao ban với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và các ngành;
- Mỗi tháng 1 lần Lãnh đạo Văn phòng sinh hoạt với cán bộ, công chức để
thống nhất công việc nội bộ của Văn phòng;
- Mỗi quý cơ quan Văn phòng phối hợp với Chi ủy, Công đoàn và các
đoàn thể trong cơ quan để thông báo tình hình công tác, sinh hoạt chuyên đề
hoặc phổ biến các chủ trương chính sách mới của Đảng và Nhà nước;
- Cuối năm tổ chức hội nghị cán bộ, công chức để tổng kết công tác
chuyên môn, tổng kết công tác thi đua – khen thưởng và phát động cán bộ công
chức thực hiện nhiệm vụ công tác trong năm tới.
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Chức năng của văn phòngHĐND& UBND huyện Triệu Sơn
1.2.2.1.Vị trí, chức năng
+ Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp
cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều
hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa
phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân.
Đối với các huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện

chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc.
+ Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên
chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành
Trần Thị Hợp

12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Nội
phố.

Trường Đại học Nội vụ Hà

1.2.2.2Nhiệm vụ và quyền hạn
Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân
+ Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch
công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân
huyện. Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã,
thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị
trấn theo quy định của pháp luật;
+ Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện
theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột
xuất được giao theo quy định của pháp luật.

+ Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,
các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân
huyện;
+ Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủy
ban nhân dân cấp xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách.
+ Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trước khi trình Ủy ban
nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét, quyết định.
+ Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối
quan hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện ủy, Thường trực
Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp
huyện, và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn
địa phương.
+ Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân
Trần Thị Hợp

13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
dân huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có
liên quan. Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năng
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên
môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn
+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính,

lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân huyện.
+ Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện.
+ Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân xã, thị trấn về
nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước
theo quy định của pháp luật.
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện
theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
+ Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Ủy ban
nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các tổ chức có liên quan
theo quy định của Ủy ban nhân dân huyện.
+ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của cơ quan.
+ Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân huyện.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện giao.
Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng
Trần Thị Hợp

14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
nhân dân huyện, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có
các nhiệm vụ sau đây:
+ Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiện
chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt.
+ Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công
việc chung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của
Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng
nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy
kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên
hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt động
đối ngoại.
+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức
phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân
dân và Ban của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị
tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng
nhân dân, cuộc họp Ban của Hội đồng nhân dân.
+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xây
dựng báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo
cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh
Nghị quyết của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn
thiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân.
+ Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát;
theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận
giám sát.

+ Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử
lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải
Trần Thị Hợp

15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân.
+ Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng
nhân dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến,
kiến nghị của cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết.
+ Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp
vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường
trực Hội đồng nhân dân thành phố.
+ Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại
biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết quả
bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã, thị trấn.
+ Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân
trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho
đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.
+ Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và
huyện, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn
thể ở địa phương.

+ Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự toán kinh phí hoạt động
hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân dân.
+ Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân
dân và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân
thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân dân.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân giao.

Trần Thị Hợp

16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Nội
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức

Trường Đại học Nội vụ Hà

1. Nguyễn Trung Thành- chánh Văn Phòng
2. Lê Xuân Khoa- p.chánh văn phòng
3.Lê Đăng Huy- P. chánh văn phòng
4. Lê Thị Nga- Nhân viên Văn thư
5. Hà Thị Quỳnh- chuyên viên văn phòng
6. Lê Huy Chiến – Nhân viên bảo vệ
7. Lê Đình Linh- Nhân viên lái xe
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong vănphòng

Nguyễn Trung Thành - Chánh văn phòng
+Chánh Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Chủ
tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện trong các lĩnh vực: Giáo dục và Đào
tạo; Văn hoá, thể thao, Du lịch; Thông tin, truyền thông; Lao động, Thương
binh và Xã hội; Y tế và chế độ chính sách liên quan Bảo hiểm xã hội; Ban đại
diện Hội đồng quản trị Ngân hàng chính sách xã hội; hoạt động của các Hội
thuộc lĩnh vực nêu trên.
+ Theo dõi hoạt động của các cơ quan trong lĩnh vực được phân công
gồm: Văn hoá, thể thao và Du lịch; Giáo dục và Đào tạo; Lao động, Thương
binh và Xã hội; Y tế; Thông tin và Truyền thông: Bảo hiểm xã hội huyện; Ngân
hàng chính sách xã hội; Đài Phát thanh và Truyền hình; các Hội thuộc quản lý
nhà nước của các ngành nêu trên ( Liên hiệp hội Văn học Nghệ thuật; hội cựu
giáo chức, Ban đại diện hội người cao tuổi, Hội khuyến học, Hội Cựu thanh niên
xung phong...).
+ Chủ trì, phối hợp với các chuyên viên liên quan làm đầu mối chuẩn bị
nội MTTQVN huyện, Thường trực HĐND huyện, Đoàn Đại biểu huyện; các
buổi làm việc của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện với các đoàn thể nhân
dân cấp huyện;
+ Tham mưu công tác xây dựng cơ bản của các cơ quan, đơn vị và lĩnh
Trần Thị Hợp

17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
vực được phân công phụ trách; tham mưu việc cho chủ trương đầu tư, chủ
trương liên quan đến tài chính của lĩnh vực văn hóa, xã hội.

+ Phối hợp xây dựng chương trình công tác (tuần, tháng, quý, năm) của
Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đốc các
ngành, Uỷ ban nhân dân các xã, thành phố thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác thuộc ngành, lĩnh vực được phân công theo dõi.
+ Chuẩn bị giấy mời họp và kiểm tra, đôn đốc việc chuẩn bị tài liệu trình
phiên họp Uỷ ban nhân dân huyện theo quy định về lĩnh vực được phân công
theo dõi; dự thảo Thông báo kết luận của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND
huyện tại phiên họp ban hành đúng nội dung và thời gian quy định.
+ Phối hợp với các phòng chuyên môn và các chuyên viên liên quan đôn
đốc các cơ quan chủ trì soạn thảo các văn bản, đề án được phân công phụ trách,
đảm bảo chất lượng, kịp thời theo chương trình công tác của Uỷ ban nhân dân
huyện ; thẩm tra các văn bản soạn thảo trước khi trình Ủy ban nhân dân tỉnh,
đồng thời theo dõi, đôn đốc tình hình thực hiện kết luận của Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân tỉnh tại các phiên họp Uỷ ban nhân dân tỉnh, cuộc họp Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và kết luận tại các buổi làm việc khác của
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh đối với lĩnh vực được phân công
theo dõi.
+ Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan kịp thời thu thập thông tin từ
báo chí và các nguồn thông tin khác về hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND
tỉnh, Chủ tịch UBND huyện cũng như các sự kiện nổi bật về chính trị, kinh tế,
văn hoá, xã hội để báo cáo Chủ tịch UBND huyện; phối hợp với các đơn vị liên
quan theo dõi, đôn đốc việc xử lý các vấn đề báo chí nêu theo ý kiến chỉ đạo của
Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện.
+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện giữ mối liên hệ phối hợp và
theo dõi hoạt động của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể.
+ Phối hợp với các cơ quan chuyên môn, các phòng và chuyên viên liên
quan chuẩn bị báo cáo, nội dung chuyên đề của lãnh đạo huyện làm việc với các
Trần Thị Hợp

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
đoàn công tác của Nhà nước, Chính phủ và lãnh đạo các ngành Trung ương về
thăm và làm việc với huyện; các báo cáo liên quan công tác chỉ đạo, điều hành
theo yêu cầu của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện .
+ Phối hợp với các phòng chuyên môn khác thực hiện các nhiệm vụ liên
quan.
+ Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chánh văn phòng.
Lê Xuân Khoa- Phó chánh văn phòng
Giúp Chánh Văn phòng quản lý công tác hành chính, lưu trữ, quản trị,
quản lý cơ sở vật chất, các hoạt động dịch vụ, tài vụ của Văn phòng; đảm bảo
các điều kiện về vật chất - kỹ thuật phục vụ công tác của TT. HĐND, UBND và
Văn phòng HĐND-UBND huyện; Chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra việc bảo
vệ an toàn cơ quan văn minh, xanh - Sạch - Đẹp.
Phó Chánh Văn phòng là người được Chánh Văn phòng ủy quyền, trực
tiếp chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động thuộc lĩnh vực hành chính , đối nội, đối
ngoại của văn phòng và của UBND huyện, tổ chức đón tiếp khách đến liên hệ
làm việc với Chủ tịch, các phó Chủ tịch và Chánh Văn phòng, tổ chức phục vụ
ăn, nghỉ cho khách đến làm việc, phục vụ hậu cần các cuộc Hội nghị do Chủ
tịch, các phó Chủ tịch và Chánh Văn phòng triệu tập. Xây dựng kế hoạch công
tác và dự trù kinh phí hoạt động cho các bộ phận có liên quan của Văn phòng.
Quản lý tổ chức, nhân sự của Văn phòng cũng như các tài sản hiện có, theo dõi
sửa chữa và đề nghị mua sắm mới nếu thấy cần thiết.
Lê Đăng Huy- Phó Chánh Văn Phòng
Trưởng tổ Cải cách Hành chính của huyện, chỉ đạo việc tiếp nhận và giải
quyết hồ sơ Hành chính theo yêu cầu cải cách thủ tục hành chính. Trong quá

trình thực hiện, giải quyết công việc có vấn đề mới phát sinh, hoặc có đề xuất
phải xin ý kiến của Chánh Văn phòng.
Thực hiện các công việc theo quy định:
- Thực hiện tốt và bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các
hoạt động của Hội đồng nhân dân, Quyền Chủ tịch Hội đồng nhân dân lâm thời
Trần Thị Hợp

19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
huyện, Ủy ban nhân dân lâm thời, Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân
lâm thời huyện và của Văn phòng.
- Quản lý tài sản, tài chính, cơ sở vật chất cơ quan, quản lý cán bộ công
chức và thực hiện đầy đủ chính sách đối với cán bộ, công chức trong cơ quan,
theo quy định hiện hành của pháp luật.
Lê Thị Nga – Văn thư lưu trữ
+ Tiếp nhận, đăng kí, chuyển công văn đi, đến theo quy định của Nghị
định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư.
+ Phân loại, lưu trữ tài liệu của HĐND&UBND, tài liệu của các ngành,
các cấp gửi đến.
+ Quản lí chặt chẽ, bí mật tài liệu; Trực điện thoại theo quy định.
+ Lập hồ sơ đầy đủ theo quy định để phục vụ kịp thời các yêu cầu
của HĐND&UBND và các phòng, ban ngành khai thác tài liệu và lưu trữ đúng
thời hạn quy định; xây dựng danh mục hồ sơ, cập nhật lưu trữ vào máy tính theo
yêu cầu của công tác cải cách hành chính và tin học hóa.
+ Quản lý và sử dụng con dấu của HĐND, UBND, Văn phòng và các loại

dấu đúng theo quy định; chỉ đóng dấu văn bản khi đã đảm bảo thể thức, nội
dung, vào số, ngày, tháng, năm và có chữ kí của Lãnh đạo đảm bảo đúng quy
trình ban hành văn bản
+ Hỗ trợ tạp vụ tiếp khách khi cần thiết; thực hiện một số nhiệm vụ khác
được Lãnh đạo Văn phòng phân công
+ Chịu trách nhiệm trước UBND huyện - HĐND huyện về công tác văn
phòng. Phối hợp điều hòa hoạt động công tác với các phòng ban, ngành, đoàn
thể thuộc Đảng ủy - HĐND - UBND xã, nhằm thực hiện tốt sự chỉ đạo điều
hành của Đảng ủy - HĐND - UBND xã. Lập sổ và quản lý công văn đi - đến.
Lập hồ sơ lưu trữ tài liệu.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
+ Nhận lịch và bố trí địa điểm cho các hội nghị của huyện
+ Làm một số nhiệm vụ được Chủ tịch UBND huyện giao
Trần Thị Hợp

20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
Hà Thị Quỳnh - Chuyên viên văn phòng
Chuyên viên Văn phòng làm việc vừa theo chế độ thủ trưởng (chịu sự
điều hành và kiểm tra trực tiếp của Chánh, Phó Văn phòng), vừa chịu trách
nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và lãnh đạo Văn phòng HĐNDUBND huyện.
Chuyên viên được dự các cuộc họp do UBND huyện triệu tập, dự các
cuộc họp có liên quan các ngành, địa phương mời; dự và tham gia thảo luận các
vấn đề có liên quan đến hoạt động chung của Văn phòng; đề xuất các giải pháp
nhằm cải tiến lề lối làm việc, quy trình quản lý và mối quan hệ làm việc giữa các

bộ phận thuộc Văn phòng; được tham gia thảo luận, bàn bạc các vấn đề có liên
quan đến chế độ phúc lợi, khen thưởng của cơ quan;
Chuyên viên Văn phòng được liên hệ trực tiếp với các bộ phận khác
trong cơ quan để sưu tập, sao chụp tài liệu, đăng ký điều xe phục vụ công tác đột
xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng. Ngoài ra, còn phải thực hiện một số
nhiệm vụ như:
- Giúp Phó Văn phòng phụ trách nghiên cứu-tổng hợp dự thảo chương
trình công tác thuộc các lĩnh vực phụ trách của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; phối
hợp với bộ phận hành chính để đề xuất, chuẩn bị tốt tài liệu theo chương trình
công tác của UBND huyện.
- Tham dự đầy đủ các cuộc hội nghị của UBND huyện và Văn phòng triệu
tập, ghi biên bản các cuộc họp và ý kiến kết luận của lãnh đạo nhằm làm tham
mưu cho Văn phòng ban hành thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo UBND
huyện.
- Thực hiện một số nhiệm vụ do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và lãnh đạo
Văn phòng phân công.
Bảng mô tả công việc của chánh văn phòng
1. Giới thiệu chung
Vị trí
Lãnh đạo trực tiếp
Bộ phận
Trần Thị Hợp

Chánh văn phòng
Chủ tịch UBND huyện
Hành chính
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A