Quản trị công tác văn thư tại UBND huyện quảng xương – tỉnh thanh hóa – thực trạng và giải pháp

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: “Quản trị công tác văn thư tại UBND huyện Quảng
Xương – tỉnh Thanh Hóa – Thực trạng và giải pháp”
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM
KHOA KINH TẾ - CS3
GVHD : Th.S PHẠM VĂN THẮNG
SVTH : LÊ XUÂN HƯNG
MSSV : 09020463
LỚP : CDQT11TH
CHƯƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN
PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. VĂN PHÒNG
Khái niệm về văn phòng
Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành
của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kĩ
thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó
Vị trí, vai trò của Văn phòng

Là trung tâm thực hiện quá trình quản lí điều hành của cơ
quan, đơn vị

Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối
ngoại.

Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo….
CHƯƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN
PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. VĂN PHÒNG
Hoạt động chủ yếu của văn phòng

Làm việc với các ngành, địa phương, các đoàn đến làm việc
tại địa phương; lưu trữ.
Nhiệm vụ của công tác văn phòng

Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ
quan, đơn vị

Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của
cơ quan đơn vị

Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin…
CHƯƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN
PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.2. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn
bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước,
các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đợn vị vũ trang.
Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư

Tiếp nhận giải quyết văn bản đến.

Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi.

Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan.

Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan

Tổ chức và sử dụng con dấu
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI

UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA
2.1. QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

Hiểu rõ cơ cấu tổ chức, hoạt động, chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn, quy chế làm việc của UBND Huyện Quảng
Xương.

Biết cách phân loại sổ ; cho số văn bản; vào sổ văn bản các
loại văn bản đến, đi theo từng bộ phận, ban ngành….

Trực tiếp tham gia kiểm tra thể thức văn bản, đóng dấu văn
bản khi văn bản đầy đủ yêu cầu.

Biết cách sử dụng các loại máy : Máy photocopy, máy fax,
máy scan, máy in….
Những công việc em đã làm được qua thời gian thực tập cụ
thể đó là :
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA
2.2. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN QUẢNG
XƯƠNG VÀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
2.2.1. ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI HUYỆN
QUẢNG XƯƠNG

Vị trí địa lý, điều kiện tự
nhiên

Đặc điểm kinh tế, xã hội

Mục tiêu phát triển kinh tế

2012
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA
2.2.2. UBND huyện Quảng Xương
Sơ đồ tổ chức
bộ máy
UBND huyện
Quảng
Xương:
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA
2.2.3. VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG

Vị trí, chức năng

Nhiệm vụ

Tổ chức bộ máy
Chánh VP
P. Chánh VP
Kế toán,
tài vụ
Bộ phận”một
cửa”
Văn thư-
lưu trữ
Bộ phận
phục vụ
CB thư kí
tổng hợp

- Đối với các cơ quan cấp tỉnh
- Với các cơ quan liên quan trong Huyện
- Với chi bộ, chi ủy văn phòng HĐND và UBND Huyện:

Mối quan hệ công tác
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA
2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND
HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA
2.3.1. Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện quảng
xương – thanh hóa

Cách bố trí cán bộ, phòng làm việc và trang thiết bị trong
phòng Văn thư

Tổ chức công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương -
Tỉnh Thanh Hoá
2.3.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN
QUẢNG XƯƠNG, THANH HÓA

Những mặt đạt được

Những mặt còn tồn tại
CHƯƠNG 3 : KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG
CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
3.1. TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
3.1.1. Phân loại rõ ràng từng loại sổ đăng ký văn bản.

Dù đã được phân loại khá rõ ràng cho từng loại văn bản cả

văn bản đi và văn bản đến, tuy nhiên những sổ đăng ký văn
bản chung vẫn chiếm số lượng khá lớn.

Khi tiến hành rà soát, tra cứu thông tin về các Báo cáo hay
kế hoạch nói riêng, cán bộ văn thư sẽ mất rất nhiều thời
gian lật, giở sổ để thống kê số dành cho Báo cáo, Kế hoạch
hay Thông báo.
CHƯƠNG 3 : KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG
CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
3.1.2. Lập sổ ký nhận văn bản đến rõ ràng

Khi nhận văn bản đến từ nhân viên bưu điện, cán bộ văn thư chỉ
ký nhận từ sổ nhân viên bưu điện chứ chưa có sổ để nhân viên
bưu điện chứng nhận.

Khi ký nhận cán bộ văn thư cũng chưa thống kê số văn bản
được nhận
3.1.3. Lập phiếu trình lãnh đạo, phòng ban chuyên môn khi có
văn bản đến

Khi văn bản đến được chuyển qua cho Chánh văn phòng để phân
giao nhiệm vụ, cán bộ văn thư UBND huyện Quảng Xương
không có phiếu trình lãnh đạo.

Những việc tưởng đơn giản nhưng có thể hạn chế phần lớn sai sót
trong quá trình thực thi công vụ.
CHƯƠNG 3 : KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG
CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG

3.1.4. Dùng phần mềm quản lý, lưu văn bản đến, đi

Việc quản lý, giải quyết văn bản của UBND huyện Quảng
Xương mới chỉ đơn giản được thực hiện thông qua sổ sách, giấy
tờ.

Rất nhiều huyện, thị, thành đã ứng dụng phần mềm này vì rất
nhiều lợi ích mà nó mang lại. vì vậy, UBND huyện Quảng
Xương có thể cử cán bộ đi tập huấn về sử dụng phần mềm, cũng
như cập nhật chương trình về phục vụ quản lý văn bản.
3.1.5. Có sổ lưu các giấy mời họp
Giấy mời họp của UBND huyện Quảng Xương những năm gần
đây không được lưu lại vào sổ theo dõi, mà đưa trực tiếp lên cổng
thông tin điện tử của Huyện.
CHƯƠNG 3 : KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG
CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
3.1.6. Thanh tra, kiểm tra

Tổ chức kiểm tra theo đợt

Cần có chế tài xử lý:
3.1.7. Đối với cán bộ trực tiếp tham gia công tác văn thư

Mở lớp tập huấn, bồi dưỡng

Cần có cán bộ chuyên trách

Có những chính sách đãi ngộ
Công tác văn thư ở Văn phòng UBND huyện Quảng

Xương đã và đang thực hiện có hiệu quả, góp phần không
nhỏ vào sự thành công trong hoạt động của cả UBND
Huyện. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, cho
đến nay vẫn còn nhiều vấn đề trong lĩnh vực này còn chưa
được giải quyết thoả đáng. Nó đòi hỏi cần có sự cải tiến,
chấn chỉnh để phù hợp với tình hình hiện nay.