BÁO cáo KIÊN tập: Công tác Văn thư tại văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã Đồng Phong, huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (177.55 KB, 30 trang )
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT
MỤC LỤC........................................................................................1
PHỤ LỤC........................................................................................2
DANH MỤC VIẾT TẮT.................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................1
Phần I :.............................................................................................5
Khái quát về Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong............................5
1.Lịch sử hình thành, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
xã Đồng Phong...............................................................................................................5
1.1 Khái quát chung về xã Đồng Phong.........................................................................5
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Đồng Phong.. .5
PHẦN II............................................................................................7
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐỒNG
PHONG.............................................................................................7
1. Công tác Văn thư của UBND xã Đồng Phong...........................................................7
2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư......................................................................7
3. Hoạt động quản lý của UBND xã Đồng Phong..........................................................8
4. Hoạt động nghiệp vụ văn thư tại UBND xã Đồng Phong........................................10
Phần 3.............................................................................................17
Báo cáo kết quả kiến tập tại UBND xã Đồng Phong và đề xuất,
kiến nghị.........................................................................................17
3.1 Kết quả kiến tập tại UBND xã Đồng Phong..........................................................17
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư ở UBND xã Đồng Phong.
......................................................................................................................................18
3.3 Một số kiến nghị đối với cơ quan UBND xã Đồng Phong và khoa Văn thư – Lưu
trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội............................................................................21
KẾT LUẬN....................................................................................23
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................24
PHẦN PHỤ LỤC.............................................................................1
PHỤ LỤC 1......................................................................................2
PHỤ LỤC
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC VIẾT TẮT
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân
Công nghiệp hóa – hiện đại hóa
Văn thư – lưu trữ
Đại học
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
HĐND
UBND
CNH-HĐH
VT-LT
ĐH
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong tình hình phát triển của xã hội hiện nay cùng với bước phát triển
nhảy vọt của khoa học công nghệ - thông tin, công việc trao đổi thông tin của
các cơ quan doanh nghiệp ngày càng cao, và thông tin trao đổi ngày càng đòi
hỏi tính chính xác, nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả. Để làm được điều đó,
các cá nhân làm công tác trao đổi thông tin cần có chuyên môn nghiệp vụ,
phải được đào tạo một cách khoa học và hệ thống.
Công tác Văn phòng nói chung và công tác Văn thư nói riêng luôn giữ
vai trò then chốt, một mắt xích quan trọng trong sự nghiệp quản lý của các cơ
quan tổ chức Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội nói chung và các đơn vị
doanh nghiệp trong và doanh nghiệp nước ngoài. Đồng thời song hành với
công cuộc đổi mới, toàn dân, toàn diện và quá trình CNH – HĐH của đất
nước nếu công tác văn thư được làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quá
trình giải quyết công việc tại các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác,
mang lại hiệu quả cao. Tránh tình trạng quan liêu giấy tờ, mất mát tài liệu
quan trọng đối với cơ quan, đảm bảo quá trình cung cấp thông tin cho lãnh
đạo.
Trong công tác hành chính Nhà nước thì Văn thư là trung tâm điều
hành, phối hợp mọi hoạt động của cơ quan. Hoạt động văn thư là một trong
những yếu tố chủ quan quyết định sự tồn tại phát triển vững mạnh của cơ
quan, văn thư hoạt động hiệu quả giúp cơ quan hoạt động có chất lượng hiệu
quả, tăng khả năng chạnh tranh chủ động trong quá trình hội nhập và nâng cao
vị thế của cơ quan.
Văn thư được ví như chiếc phin pha café, bởi vì văn thư là trung tâm
nhận thông tin và xử lý thông tin, tất cả các thông tin bằng văn bản hoặc các
phương tiện khác nhau đều được văn thư kiểm tra sàng lọc và tìm ra những
thông tin chính xác, tin cậy nhất để đưa ra những kết quả tốt phục vụ cho quá
trình hoạt động của cơ quan. Văn thư không chỉ là đơn vị quản lý giấy tờ , hồ
sơ, sổ sách tài liệu mà trở thành một bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
1
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trưởng cơ quan trong quá trình điều hành, lãnh đạo để thực hiện chức năng
nhiệm vụ của cơ quan.
Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với
thực tiễn” nhằm giúp cán bộ Văn thư – Lưu trữ trong tương lai nắm vững
được kiến thức lý thuyết đã được học trên ghế nhà trường vào thực tế công
việc, từ đó hoàn thiện kỹ năng làm việc của mình, để đúng với phương châm
của nhà trường “ học thật, thi thật để ra đời làm thật”. Với phương châm như
vậy, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã dành một khoảng thời gian để tổ chức
cho học viên đi kiến tập tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm nâng
cao nghiệp vụ sau này khi ra trường.
Được sự phân công của Khoa Văn thư – Lưu trữ và sự đồng ý tiếp nhận
của lãnh đạo cơ quan, em đã có cơ hội kiến tập tại Văn phòng HĐND UBND xã Đồng Phong, huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình. Qua thời gian kiến
tập tại địa phương với sự quan tâm, giúp đỡ của lãnh đạo, cán bộ công chức
trong UBND xã Đồng Phong em đã có cơ hội được tiếp xúc và làm quen với
nghiệp vụ công tác Văn thư. Giúp cho em củng cố thêm kiến thức đã học và
tiếp cận thực tế, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, hiểu rõ hơn mô
hình quản lý công tác Văn phòng và tình hình tổ chức công việc của một cán
bộ Văn thư trong cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và trong UBND xã
Đồng Phong nói riêng, tạo cho bản thân có thêm niềm say mê, nhiệt huyết
đối với ngành nghề của mình. Khi tìm hiểu về công tác Văn thư ở UBND xã
Đồng Phong, em đã được các cán bộ ở đây hướng dẫn cụ thể các thao tác
nghiệp vụ, được tiếp xúc với các loại văn bản của cơ quan,…. Ban đầu do còn
bỡ ngỡ nên em đã gặp nhiều khó khăn trong quá trình kiến tập, song với sự
giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan đến thời điểm hiện tại em đã
nắm vững các nghiệp vụ và có những kinh nghiệm quý báu để giải quyết kịp
thời những sự cố xẩy ra trong quá trình giải quyết công việc.
Với thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em
những bài học kinh nghiệm thực tế quý giá để bổ sung vào phần nghiệp vụ
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
2
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyên môn của mình, dưới sự hướng dẫn giúp đỡ của cán bộ Văn phòng
trong đợt thực tập, sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo cơ quan em đã hoàn
thành tốt đợt kiến tập của mình.
Có thể nói đợt kiến tập đã giúp em cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiến
thức của mình, trưởng thành hơn sau đợt kiến tập tại cơ quan, được sự hướng
dẫn giúp đỡ của các cán bộ trong cơ quan cùng vốn kiến thức được trang bị
tại trường, em quyết định chọn đề tài “Công tác Văn thư tại văn phòng Ủy
Ban Nhân Dân xã Đồng Phong – Thực trạng và giải pháp”. Chỉ khi thực hiện
tốt công tác văn thư mới có thể thực hiện hoàn thành tốt công tác văn thư lưu
trữ, hơn thế công tác văn thư là một phần không thể thiếu đối với quá trình
hoạt động và phát triển của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước nên em đã
chọn đề tài này để tìm hiểu thực tế.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết
hợp với lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại thời gian kiến tập.
Báo cáo gồm 3 phần:
Phần 1: Giới thiệu vài nét khái quát về UBND xã Đồng Phong, huyện
Nho Quan, tỉnh Ninh Bình
Phần 2: Thực trạng công tác văn thư ở cơ quan UBND xã Đồng Phong
Phần 3: Báo cáo kết quả kiến tập tại UBND xã Đồng Phong và đề xuất,
kiến nghị.
Vì thời gian kiến tập có hạn nên trong thời gian kiến tập và viết báo cáo
em không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được được sự chỉ dẫn
tận tình cùng với ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo để em được hoàn thiện
hơn trong lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ. Mong rằng những kinh nghiệm
thực tế em đúc rút trong thời gian thực tập vừa qua sẽ giúp em có thêm niềm
tin vào bản thân cũng như vào ngành học mà em đã lựa chọn.
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo HĐND – UBND xã Đồng Phong,
cán bộ nhân viên HĐND – UBND xã Đồng Phong đã giúp đỡ em trong thời
gian kiến tập tại cơ quan trong thời gian quavà các thầy cô giáo trong khoa
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
3
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn thư – Lưu trữ, Trường đại học Nội Vụ Hà Nội đã giúp em hoàn thành tốt
nhiệm vụ trong thời gian thực tập tại cơ quan.
Em xin chân thành cảm ơn!.
Đồng Phong, ngày 23 tháng 5 năm 2015
Học viên
Hoàng Thanh Trang
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
4
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I :
Khái quát về Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong
1. Lịch sử hình thành, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của UBND xã Đồng Phong.
1.1 Khái quát chung về xã Đồng Phong.
Đồng phong là 1 xã trung du, nằm ở huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình.
Được thành lập theo Quyết định số 199/QĐ ngày 22/7/1964 trên cơ sở tách từ
xã Gia Lâm, xã này nằm trên quốc lộ 12B nối thành phố Tam Điệp với thị
trấn Nho Quan đi các tỉnh Hòa Bình, Sơn La. Trụ sở cách trung tâm thành
phố Ninh Bình 28km, tổng diện tích 5,95 km2 , dân số 4679 người.
• Về địa giới:
- Phía đông giáp xã Lạng Phong, Nho quan Và thị trấn Nho Quan
- Phía nam giáp xã Văn Phong, Nho Quan
- Phía tây giáp xã Yên Quang, Nho Quan
- Phía bắc giáp xã Phú Sơn, Nho Quan và tỉnh Hòa Bình
• Về địa hình:
Xã Đồng Phong chủ yếu là địa hình núi đá vôi, địa hình bị chia cắt, các
loại đất trên địa bàn có độ phì nhiêu từ trung bình đến khá thuận lợi cho việc
phát triển nông lâm nghiệp nhất là trồng cây dài ngày
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
xã Đồng Phong.
Ủy ban nhân dân xã là cơ quan hành chính Nhà Nước ở địa phương
hoạt động theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003
A) Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Đồng Phong.
Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong do cơ quan HĐND cùng cấp bầu ra,
là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà Nước cấp
trên.
Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong thực hiện chức năng quản lý nhà
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
5
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nước ở địa phương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm
đảm bảo thực hiện chủ trương chính sách trên địa bàn, góp phần bảo đảm sự
chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương
tới cơ sở.
(Ban hành kèm theo mục III – Điều 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117
của Luật số 11/2013/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2013 về tổ chức Hội đồng
nhân dân và ủy ban nhân dân)
B) Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đồng Phong.
(xem phụ lục 1)
Căn cứ vào tình hình và đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấp
trên, UBND xã Đồng Phong có cơ cấu tổ chức như sau:
Chủ tịch UBND phụ trách chung, khối kinh tế - tài chính, xây dựng cơ
sở hạ tầng, khoa học - công nghệ, nhà đất và tài nguyên - môi trường.
Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa - xã hội và các lĩnh vực xã hội
khác.
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
6
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐỒNG PHONG
1. Công tác Văn thư của UBND xã Đồng Phong.
Công tác Văn thư của UBND xã Đồng Phong được tổ chức theo mô
hình tập trung, mọi văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan đều tập trung vào một đầu mối duy nhất là Văn phòng cơ quan. Là
một cơ quan nhà nước cấp địa phương, UBND xã Đồng Phong hằng ngày giải
quyết các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. Bộ phận Văn
thư có vai trò không nhỏ trong hoạt chung của cơ quan. Vì vậy, công tác văn
thư của UBND xã đang dần hoàn thiện hóa, bước đầu có những thay đổi nhất
định.
Công tác Văn thư ở UBND xã Đồng Phong được thực hiện khá nghiêm
túc, góp phần giải quyết công việc của văn phòng cũng như các ban chuyên
môn trực thuộc UBND xã được làm tốt, nhanh chóng, đúng chính sách, đúng
chế độ đảm bảo giữ gìn bí mật Nhà nước, của cơ quan. Giảm bớt được những
giấy tờ không cần thiết và tránh được việc lợi dụng văn bản cơ quan để làm
những việc trái với pháp luật và quy định của Nhà nước.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản khi ban hành đều
được giữ lại bản gốc ở bộ phận văn thư làm bản lưu, phục vụ việc tra tìm,
nghiên cứu khi cần thiết của các cá nhân đơn vị.
Nhìn chung đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư cũng như
công việc diễn ra tại UBND xã Đồng Phong cho thấy công tác văn thư ngày
càng được chú trọng và hiện đại hóa hơn, khẳng định vài trò, vị trí không thể
thiếu được công tác văn thư ở UBND xã Đồng Phong nói riêng cũng như hầu
hết các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung.
2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.
Bởi tính chất đặc thù của công việc ở UBND tiếp nhận và ban hành văn
bản hành chính vì vậy có một đội ngũ cán bộ co trình độ chuyên môn vững
vàng, có những hiểu biết về cơ quan, về chức năng nhiệm vụ quyền hạn của
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
7
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cơ quan Nhà nước cấp địa phương. Văn phòng HĐND - UBND xã Đồng
Phong chịu trách nhiệm chung về công tác văn thư tại Ủy ban xã, xây dựng
chương trình công tác, lịch làm việc tuần, tháng, quý; tổ chức các kỳ họp của
HĐND và UBND, các khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư – Lưu trữ.
Tại UBND xã Đồng phong có 2 công chức làm công tác văn phòng,
trong đó 01 công chức làm công tác Văn phòng – Thống kê, 01 công chức
làm công tác Văn thư – Lưu trữ. Đều có trình độ Trung cấp hành chính Văn
phòng, có đủ năng lực và kiến thức nghiệp vụ để đảm bảo hoạt động độc lập,
hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
3. Hoạt động quản lý của UBND xã Đồng Phong.
Lãnh đạo UBND xã Đồng Phong luôn quan tâm chỉ đạo kịp thời để
công tác văn thư được thực hiện hoàn thiện, phù hợp với yêu cầu thực tế của
công việc, phục vụ kịp thời các yêu cầu của lãnh đạo ủy ban và các ban
chuyên môn trực thuộc xã. Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại
UBND xã Đồng Phong được thể hiện trong biệc áp dụng các văn bản của
Đảng và Nhà nước về công tác văn thư và việc xây dựng ban hành các văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của cơ quan UBND.
Hiện nay Nhà Nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức công tác
văn thư ở cơ quan Nhà nước và các tổ chức như:
• Luật lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội
• Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư ( đăng trên công báo số 09 ngày 17 tháng 4 năm
2004)
• Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23 tháng 3 năm 2002 của Chính
Phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà Nước (đăng trên
công báo sô 22 ngày 20 tháng 5 năm 2005)
• Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ
về quản lý và sử dụng con dấu (đăng trên công báo số 36 năm 2001)
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
8
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Bộ
Nội Vụ về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
• Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính...
Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để UBND xã Đồng Phong nói riêng và
các cơ quan tổ chức văn thư nói chung đi vào nề nếp và có hiệu quả. Trên cơ
sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà Nước và Chính phủ và các văn
bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước, UBND xã Đồng Phong đã ban
hành 1 số văn bản nhằm hoàn thiện và nâng cao hơn nữa công tác văn thư
UBND xã. Cụ thể:
UBND xã Đồng Phong đã xây dựng và ban hành Quy định ban hành
quy chế về công tác Văn thư – Lưu trữ ngày 18 tháng 5 năm 2010 theo hướng
dẫn thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính. Đây chính là bản quy chế quy định khá cụ
thể chi tiết về hướng dẫn của công tác văn thư tại cơ quan. Cùng với đó là quy
định về chế tài xử phạt đối với các hành vi vi phạm về hoạt động của công tác
văn thư và lưu trữ.
Đây là minh chứng sinh động nhất cho sự quan tâm sâu sắc về chỉ đạo
của lãnh đạo UBND xã Đồng Phong về công tác văn thư của UBND đã tạo
thành hành lang cơ sở pháp lý thực hiện cũng như tổ chức công tác văn thư
của UBND xã Đồng Phong. Thể hiện nhận thức của lãnh đạo xã đối với công
tác văn thư, đây là cơ sở tiền đề tốt cho việc thực hiện tôt tổ chức công tác
văn thư của xã ở hiện tại và tương lai.
Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế của UBND xã Đồng Phong, số
lượng văn bản được ban hành về hướng dẫn chỉ đạo và hướng dẫn chung của
công tác văn thư còn ít. Hiện chưa có bất cứ 1 quy định nào về lập hồ sơ, lập
danh mục hồ sơ cũng như giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, chưa có bản
danh mục hồ sơ chính thức.
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
9
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Hoạt động nghiệp vụ văn thư tại UBND xã Đồng Phong.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo hoạt động của cơ quan,
công văn giấy tờ là một trong những những phương tiện quan trọng và chủ
yếu để tiến hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước.
Hoạt động nghiệp vụ văn thư bao gồm các quy trình:
- Xây dựng và ban hành văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu
Tuy nhiên, em sẽ đi sâu tìm hiểu quy trình quản lý và giải quyết văn
bản ở UBND xã Đồng Phong để có thể hiểu rõ hơn nghiệp vụ ở cơ quan
UBND xã cấp địa phương nói chung và UBND xã Đồng Phong nói riêng.
Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến là một trong những nhiệm vụ
chính cơ bản nhất của công tác văn thư, nó phản ánh đầy đủ và chân thực nhất
về trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ làm công tác văn thư. Thông
qua đó văn bản được quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo an ninh cho tài liệu tránh
tình trạng thất thoát thông tin.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết
văn bản đi , quản lý và giải quyết văn bản đến.
A) Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
(phụ lục 2)
Căn cứ vào các quy định của Chính phủ, tỉnh , huyện và quy chế của
UBND xã và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn Thư Lưu trữ Nhà nước ngày
18/7/2005. Văn phòng UBND xã Đồng Phong đã tổ chức giải quyết văn bản
đi một cách chặt chẽ, khoa học, nghiêm túc.
Văn bản đi ở cơ quan UBND cấp xã chủ yếu là văn bản hành chính, sau
khi được kiểm tra kỹ lưỡng về mặt thể thức,hình thức trình bày văn bản, nội
dung văn bản sẽ trình cho lãnh đạo ký và chuyển về văn thư ghi số, ngày
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
10
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tháng văn bản, đóng dấu văn bản phù hợp sau đó tiến hành ban hành chuyển
phát văn bản, theo dõi quá trình giải quyết văn bản, sắp xếp và bảo quản văn
bản đã phát hành.
Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi của Văn phòng
UBND xã Đồng Phong được bộ phận Văn thư tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Cán bộ soạn thảo đồng thời là người đánh máy kiểm tra văn
bản lại lần cuối cùng trước khi tiến hành in ấn văn bản.
Bước 2: Trình ký
Sau khi in văn bản ra giấy cán bộ soạn thảo trình văn bản cho Phó chủ
tịch xem xét, kiểm tra sau đó ký nháy lên bên phải của dấu kết thúc văn bản
(./.).
Bước 3: Ghi số và ngày tháng văn bản
Sau khi văn bản được ký, cán bộ soạn thảo đưa văn bản qua bộ phận
văn thư để lấy số cho văn bản. Tất cả các văn bản đi của HĐND – UBND
được đánh số theo hệ thống chung của cơ quan do văn thư thống nhất quản lý.
Bước 4: Nhân bản
Sau khi văn bản được lấy số và ghi ngày, tháng, năm văn thư tiến hành
nhân bản bằng cách photo văn bản theo đúng số lượng cán bộ soạn thảo chỉ
định.
Bước 5: Đóng dấu văn bản
Sau khi nhân bản đúng số lượng cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu.
Bước 6: Đăng ký văn bản đi
Tất cả các văn bản đi được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ văn bản đi.
Bước 7: Chuyển giao văn bản đi
Sau khi đăng ký công văn đi cán bộ văn thư tiến hành chuyển giao văn
bản theo đúng nơi nhận đã ghi trong từng văn bản.
Việc chuyển giao văn bản đi được tiến hành qua các hình thức sau:
- Chuyển giao văn bản cho các ban đảng, cá nhân trong nội bộ cơ quan
được gửi trực tiếp không bỏ vào phong bì.
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
11
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đối với các văn bản chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức thì
văn bản được gấp 3 bỏ vào phong bì do cán bộ văn thư chuyển giao trực tiếp
- Đối với văn bản chuyển phát qua bưu điện văn bản cán bộ văn thư bỏ
vào phong bì và dán tem rồi gửi bưu điện.
Bước 8: Lưu văn bản đi
Các văn bản được ban hành đều được lưu lại ít nhất một bản do cán bộ
văn thư quản lý, bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, số nhỏ ở dưới số
lớn ở trên.
Nhìn chung quy trình quản lý và giải quyết văn bản đã được văn thư cơ
quan tổ chức chặt chẽ, nghiêm túc và đúng quy định. Tuy nhiên, bên cạnh đó
còn một số hạn chế thiếu sót nhỏ về thể thức văn bản nhưng tôi tin rằng
những thiếu sót đó sẽ nhanh chóng được khắc phục để công tác quản lý văn
bản đi được tốt hơn, hiệu quả hơn. Một số nhược điểm của quy trình quản lý
và giải quyết văn bản đi của UBND xã Đồng Phong:
- Có nhiều văn bản được ban hành quá muộn, cán bộ văn thư gặp khó
khăn trong việc đảm bảo chuyển giao văn bản kịp thời và chính xác.
- Tất cả các văn bản chuyển đi đều không được ký nhận.
- Không lập sổ đăng ký văn bản đi nội bộ.
- Cán bộ văn thư không lập sổ đăng ký riêng cho văn bản mật đi mà
đăng ký chung vào sổ đăng ký văn bản đến.
- Việc theo dõi chuyển phát văn bản đi chưa được chặt chẽ. Cán bộ văn
thư gọi điện tới các thành phần nhận văn bản hoặc không theo dõi.
- Đối với văn bản chuyển phát qua bưu điện: Cán bộ văn thư chỉ năm
số lượng và đăng ký chung vào sổ đăng ký công văn đi chứ không lập sổ “sổ
gửi văn bản đi bưu điện”.
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
12
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Mẫu số đăng ký văn bản đi của UBND xã Đồng Phong
0ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐỒNG PHONG
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm:....................
Từ ngày ....... đến ngày...............
Từ số ......... đến số...................
Quyển số:...........
• Phần đăng ký văn bản đi:
Số,
Ngày
Tên loại và
Người
Nơi
Đơn vị
Số lượng Ghi
ký
tháng
trích yếu nội
ký
nhận
người
văn bản
chú
hiệu
văn
dung văn bản
văn bản
nhận bản
văn
bản
bản
(1)
(2)
(7)
(8)
lưu
(3)
(4)
(5)
(6)
b) Quản lý và giải quyết văn bản đến
(phụ lục 3)
Văn bản đến cơ quan là tất cả văn bản của mọi cơ quan tổ chức, đơn vị
cá nhân bên ngoài gửi đến cơ quan qua nhiều con đường khác nhau có thể
trực tiếp do cán bộ đi họp mang về, qua đường bưu điện, Fax, qua mạng,...
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến ở UBND xã Đồng Phong
tuân theo trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định 09/2010/NĐCP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi và bổ sung một số điều
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
13
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
Tại bộ phận văn thư UBND xã Đồng Phong văn bản đến được tổ chức
và giải quyết theo các bước sau:
- Bước 1: Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến
Văn thư tiếp nhận văn bản từ mọi nguồn như từ bưu điện; các cơ quan,
tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp... Khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra
số lượng, tình trạng bì thư và nơi nhận sau đó tiến hành phân loại sơ bộ văn
bản đến.
Sau khi văn bản được phân loại sơ bộ cán bộ văn thư xử lý như sau:
- Đối với những văn bản ghi đích danh người nhận, ghi rõ tên các ban
đảng trong cơ quan, văn bản chỉ các mức độ mật thì không bóc bì và đăng ký
vào sổ văn bản đến ghi rõ “phong bì không bóc”.
VD:
Kính gửi: Đ/c Lê Trọng Bính
Chủ tịch xã Đồng Phong, huyện Nho Quan,
tỉnh Ninh Bình
VD:
Kính gửi:
Ban Tư pháp hộ tịch
UBND xã Đồng Phong, huyện Nho
Quan, tỉnh Ninh Bình
- Đối với những văn bản gửi đến toàn thể cơ quan thì cán bộ văn thư
tiến hành bóc bì và đăng ký vào sổ công văn đến, đăng ký chung cho tất cả
các loại văn bản đến.
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
14
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
VD:
Kính gửi:
HĐND – UBND xã Đồng Phong
Huyện Nho Quan, Tỉnh Ninh Bình
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
Đối với những văn bản không dược bóc bì thì cán bộ văn thư chuyển
trực tiếp cho người nhận.
Đối với những văn bản được phép bóc bì sau khi đăng ký cán bộ văn
thư kịp thời trình cho người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối,
giải quyết.
Bước 3: Sao và chuyển giao văn bản đến
Sau khi có chỉ đạo của người có thẩm quyền cán bộ văn thư tiến hành
sao văn bản đến (nếu cần), hầu hết các văn bản đến được sao y bản chính.
Việc chuyển giao văn bản đến các cá nhân, ban đảng trong cơ quan do
cán bộ văn thư trực tiếp chuyển.
+ Mẫu dấu đến của văn phòng UBND xã Đồng Phong
UBND XÃ ĐỒNG PHONG
ĐẾN Số:................................
Ngày:...................
...........................
Chuyển:
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
15
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của UBND xã Đồng Phong
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐỒNG PHONG
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:....................
Từ ngày ....... đến ngày...............
Từ số ......... đến số...................
Quyển số:...........
+ Phần đăng ký văn bản đến:
Ngày
Số
đến
đến
(1)
(2)
Tác giả
(3)
Số, ký
Ngày
Tên loại
Đơn vị
Ký
Ghi
hiệu
tháng
và trích
hoặc
nhận
chú
yếu nội
người
dung
(6)
nhận
(7)
(8)
(9)
(4)
(5)
Trên thực tế, công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở văn phòng
UBND xã Đồng Phong cũng được thực hiện đúng quy định, tuy nhiên cũng
có 1 số hạn chế như không có sổ theo dõi giải quyết văn bản nên không nắm
bắt được tiến độ giải quyết công việc. Việc chuyển giao văn bản của cán bộ
văn thư – lưu trữ gửi các ban ngành, đoàn thể nhưng không có sổ ký nhận
chuyển giao văn bản do đó trong trường hợp mất mát thất lạc thì cán bộ văn
thư phải chịu trách nhiệm.
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
16
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần 3
Báo cáo kết quả kiến tập tại UBND xã Đồng Phong và đề xuất, kiến nghị.
3.1 Kết quả kiến tập tại UBND xã Đồng Phong
Trong quá trình kiến tập tại bộ phận văn thư – lưu trữ ở UBND xã
Đồng Phong, nhận được sự quan tâm hướng dẫn tận tình của cán bộ văn thư
của cơ quan dựa, vào tình hình thực tế và năng lực của bản thân đã phân công
cho em trực tiếp thực hiện một số khâu nghiệp vụ trong quản lý và giải quyết
văn bản và quản lý, sử dụng con dấu.
* Nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản
Trong nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản em được tham gia vào
quá trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến. Tất cả văn bản đến đều tập
trung thống nhất tại văn thư UBND xã Đồng Phong, sau khi tiếp nhận văn bản
đến từ nhiều nguồn khác nhau sẽ tiến hành phân loại văn bản. Nếu là thư cho
các cá nhân trong đơn vị, cơ quan hoặc sách báo thì tiến hành chuyển giao
cho cá nhân, đơn vị nhận. Còn nếu là văn bản gửi chung cho cơ quan thì tiến
hành bóc bì văn bản đến.
Sau khi bóc bì văn bản văn thư cơ quan giao cho em tiến hành đăng ký
văn bản đến, đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến. Vì văn bản đến từ nhiều
nguồn khác nhau như qua đường bưu điện, chuyển tay, qua máy fax…. Với
nhiều dạng văn bản khác nhau như bản chính, sao y bản chính nên văn thư cơ
quan hướng dẫn em cách đóng dấu đến sao cho chính xác nhất.
Tại UBND xã Đồng Phong chỉ có 02 sổ đăng ký văn bản đến, 01 sổ
đăng ký công văn đến của UBND, 01 sổ đăng ký văn bản đến của HĐND.
* Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu
Mặc dù con dấu của cơ quan do văn thư giữ gìn bảo quản sử dụng
nhưng trong một số trường hợp như có nhiều công việc quan trọng nên em
vẫn được giao nhiệm vụ đóng dấu văn bản, đóng dấu văn bản đến và một số
loại văn bản đi.
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
17
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Một số công việc khác:
Trong quá trình thực tập tại UBND xã Đồng Phong được sự chỉ đọa
hướng dẫn tận tình của cán bộ Văn thư, em đã làm quen được với công việc
hành chính trong văn phòng cũng như tác phong của nhân viên văn phòng, có
them sự tự tin, sự linh hoạt trong giao tiếp:
- Tổ chức chuẩn bị cho hội nghị, hội thảo của UBND xã Đồng Phong.
- Soạn thảo văn bản
- Cung cấp thông tin.
- Xây dựng kế hoạch công tác.
Ngoài ra, như phân loại sắp xếp các văn bản đi đã được lưu lại tại cơ
quan theo số thứ tự và ngày tháng năm của văn bản sau đó để vào các ô tủ tài
liệu.
Đóng ghim cho tài liệu, văn bản
Trực điện thoại cơ quan
Và một số công việc liên quan khác như công tác hậu cần, pha chè….
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư ở
UBND xã Đồng Phong.
Công tác văn thư là công việc không thể thiếu trong hoạt động của các
cơ quan. Nội dung công tác văn thư gồm rất nhiều công việc và liên quan đến
nhiều người, nhiều bộ phận.
Nhìn chung công tác văn thư ở UBND xã Đồng Phong đã đi vào nề nếp
và có những thành tích tốt. Do cán bộ văn thư – lưu trữ phải kiêm nhiệm
nhiều công việc nên việc tập trung cho công tác Văn thư vẫn còn gặp nhiều
hạn chế.
Công tác văn thư là công việc thường xuyên và liên tục, đây là công
việc được đào tạo theo chuyên ngành nên bản thân em đã cố gắng hoàn thành
tốt nhiệm vụ, đồng thời dựa trên những tìm hiểu thực tế về công tác văn thư
của UBND xã Đồng Phong em xin đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm
hoàn thiện công tác văn thư của UBND xã Đồng Phong trong thời gian tới,
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
18
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tạo điều kiện phát huy vai trò to lớn của công tác văn thư phục vụ cho quá
trình quản lý, điều hành và giải quyết công việc của lãnh đạo UBND đồng
thời góp phần ổn định chính trị, phát triển kinh tế xã hoi, đảm bảo an ninh
quốc phòng trên địa bàn xã ngày một tốt hơn.
Trong những giải pháp dưới đây em xin đi sâu vào hoàn thiện các văn
bản chỉ đạo về thực hiện công tác văn thư và xây dựng đội ngũ cán bộ làm
công tác văn thư mà không đi sâu vào các khâu nghiệp vụ bởi cho cùng thì
con người là trung tâm của vũ trụ, của vạn vật. Vì vậy nếu có sự quan tâm chỉ
đạo tốt của các cấp lãnh đạo thì nghiệp vụ văn thư mới được thực hiện đúng
và khoa học đảm bảo cho công tác văn thư được thực hiện tốt.
• Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư.
Như đã nói ở trên, con người là trung tâm là một yếu tố quan trọng, nó
quyết định tới thành bại của mọi công việc và phát triển bền vững của lĩnh
vực đó, công tác văn thư không phải là ngoại lệ. Để công tác văn thư ở đây
được hoàn thiện hơn thì vấn đề chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác văn
thư là vấn đề cần thiết, quan trọng mang tính chất quyết định. Nếu cán bộ văn
thư có cách tổ chức thực hiện khoa học, tối ưu thì mọi công việc được hoàn
thành nhanh chóng.
Để công tác văn thư nói chung và các khâu nghiệp vụ của công tác văn
thư nói riêng được thực hiện tốt thì cần hoàn thiện đội ngũ làm công tác văn
thư.
• UBND xã cần có chế tài khen thưởng và xử phạt rõ ràng đối với cán
bộ làm công tác văn thư của cơ quan để họ thấy được quyền lợi và trách
nhiệm trong hoạt động xây dựng và hoàn thiện làm công tác văn thư tại cơ
quan.
• Hằng nằm cán bộ văn thư của cơ quan nên được cử đi đào tạo nghiệp
vụ theo chương trình đào tạo của Nhà nước.
• Tự bản thân mỗi cán bộ văn thư phải không ngừng học hỏi để trau dồi
bản thân, nâng cao trình độ chuyên môn của mình làm tốt côn g tác văn tư
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
19
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hơn nữa.
Đây là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và hoàn thiện đội ngũ cán
bộ làm công tác văn thư vì vậy trong thời gian tới lãnh đạo UBND xã Đồng
Phong cần quan tâm thực hiện hơn nữa. Chỉ khi nào yếu tố con người được
quan tâm, chú trọng đào tạo thì công tác văn thư của UBND xã Đồng Phong
nói riêng và công tác văn thư của các cơ quan hành chính nhà nước Viêt Nam
nói chung mới phát huy được sức mạnh, giá trị và tầm quan trọng của mình
đối với xã hội.
• UBND xã Đồng Phong cần tăng cường chỉ đạo và hoàn thiện hệ
thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư.
• Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác văn thư
Hiện nay các cán bộ lãnh đạo đã có ý thức và hiểu biết đầy đủ về công
tac văn thư vì vậy mục đích của biện pháp này nhằm nâng cao hơn nữa nhận
thức của các cấp lãnh đạo về công tác văn thư lưu trữ của UBND cấp xã. Giúp
cho việc chỉ đạo công tác văn thư ngày một tốt hơn bằng việc chú trọng xây
dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo công tác văn thư ở UBND
cấp xã. Vì sự quan tâm của các cấp lãnh đạo là một yếu tố vô cùng quan trọng
quyết định trực tiếp tới cách tổ chức và hoạt động của công tác văn thư tại
UBND xã Đồng Phong.
• Hoàn thành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư của UBND cấp
xã
UBND cấp xã cần ban hành bản danh mục hồ sơ và các quy định về lập
hồ sơ đối với công việc của mình mà cán bộ đó chịu trách nhiệm giải quyết.
Xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về thực hiện công tác văn
thư; việc thực hiện này cần căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, các kế
hoạch trước đó. Trong đó kế hoạch cần đề ra được mục tiêu cụ thể và các
bước cần thực hiện.
Cần ban hành quyết định về tổ chức thanh tra, kiểm tra định kỳ đối với
việc thực hiện công tác văn thư tại UBND xã.
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
20
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trên đây là toàn bộ những giải pháp đề xuất chủ yếu nhằm hoàn thiện
công tác văn thư đối với UBND xã Đồng Phong, hy vọng trong tương lai đây
sẽ là cơ sở cho việc xây dựng và hoàn thiện công tác văn thư của UBND xã
trong thời gian tới. Và là nguồn tư liệu tham khảo đối với việc tổ chức công
tác văn thư của UBND cấp xã nói chung, với cơ quan tổ chức mà công tác
văn thư chưa được hoàn thiện cũng có thể xem đây là nguồn tư liệu tham
khảo thiết thực.
3.3 Một số kiến nghị đối với cơ quan UBND xã Đồng Phong và
khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
* Đối với cơ quan UBND xã Đồng Phong
Để góp phần chung vào sự nghiệp đổi mới của đất nước, cũng như
công tác văn thư ở UBND xã Đồng Phong được thực hiện tốt hơn nữa, phát
huy sức mạnh của mình trên cơ sở ưu điểm được phục những hạn chế, tồn tại.
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND- UBND xã Đồng Phong được
đi sâu vào thực tế và đi nghiên cứu, em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm
hoàn thiện hơn nữa công tác văn thư trong thời gian tới:
• Lãnh đạo UBND xã cần quan tâm bố trí phòng văn thư trong một
không gian rộng hơn để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.Tăng cường đầu
tư cơ sở vật chất để phục vụ cho công tác văn thư.
• Cần đánh giá đúng mức tầm quan trọng của công tác văn thư tại
UBND xã tránh tình trạng cán bộ làm công tác văn thư, kiêm nhiệm cả những
công việc khác.
• Tăng cường đẩy mạnh công tác tin học, ứng dụng công nghệ thông tin
dựa trên nền tảng những ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại.
• Trong các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư cần có một hệ thống
văn bản quản lý chặt chẽ hơn nữa đặc biệt là công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan.
• Hằng năm cần cử cán bộ văn thư đi đào tạo nâng cao trình độ, nghiệp
vụ chuyên môn trong công tác Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý.
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
21
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Cần tiến hành lập hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư và hướng dẫn
các ban chuyên môn lập hồ sơ về các công việc mà mình được phân công giải
quyết.
* Đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Trong quá trình học tập tại nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ nên tạo
nhiều điều kiện cho sinh viên đi thực tế thực hành nhiều hơn để sinh viên nắm
vững hơn các khâu nghiệp vụ. Không còn lúng túng khi tiếp xúc với thực tế.
Hiện nay trang thiết bị của nhà trường phục vụ thực hành các nghiệp vụ
văn thư còn khá thiếu thốn như máy tính, hệ thống máy chiếu cũ và mờ, máy
photo, các phầm mềm hỗ trợ cho công tác văn thư chưa được cập nhật... Nhà
trường nên mua sắm thêm các trang thiết bị để phục vụ công tác dạy và học
tốt hơn.
Trên đây là một số kiến nghị của bản thân em trong đợt kiến tập thực tế
tại văn phòng UBND xã Đồng Phong vừa qua. Em kính mong Ban lãnh đạo
cơ quan quan tâm, xem xét đến những đề xuất của em để công tác văn thư của
cơ quan UBND xã Đồng Phong ngày càng phát triển hơn nữa để góp một
phần công sức vào sự phát triển tiến bộ trong công tác văn thư của cơ quan
UBND xã Đồng Phong nói riêng cũng như trong công cuộc xây dựng đất
nươc thời kỳ đổi mới nói chung.
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
22
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KẾT LUẬN
Trên đây là toàn bộ thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Đồng
Phong mà em có dịp tìm hiểu và khảo sát trong thời gian kiến tập. Thực trạng
trên đã giúp em có cái nhìn đầy đủ và toàn diện về cách thức tổ chức, thực
hiện công tác Văn thư của cơ quan UBND cấp xã nói chung cũng như thực
trạng công tác Văn thư của UBND xã Đồng Phong nói riêng.
Qua đó, em đã có cái nhìn đầy đủ hơn và sâu sắc hơn về những kỹ năng
nghiệp vụ của mình đã được học; có điều kiện so sánh, đối chiếu những điểm
khác biệt giữa lý thuyết và thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức lý luận của
mình. Đồng thời cũng thấy được sự đa dạng, phong phú và thấy được những
khó khăn, hạn chế của công việc và của bản thân; thấy được sự đan xen giữa
nhiều yếu tố để hoàn thành công việc. Ngoài ra, em cũng tích luỹ được khá
nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình làm việc và xây dựng tổ chức công
tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, giúp ích cho quá trình khi ra làm việc thực
tế ở các cơ quan, tổ chức sau tốt nghiệp. Những kết quả trong bản báo cáo này
là quá trình tìm hiểu và làm việc nghiêm túc của trong suốt quá trình kiến tập
tại UBND xã Đồng Phong.
Tuy nhiên thời gian thực kiến tập cũng chưa đủ để em có thể áp dụng
những kiến thức đã học vào thực tiễn. Do chưa có điều kiện đi sâu vào nghiên
cứu, tìm hiểu nên những gì em trình bày trong bản báo cáo không tránh khỏi
những hạn chế. Rất mong nhận được sự góp ý chân thành của các thầy, cô và
các bạn để bản báo cáo được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy, cô
trong khoa Văn thư – Lưu trữ, lãnh đạo UBND xã Đồng Phong, các cán bộ
văn phòng, các cán bộ đang công tác tại UBND xã Đồng Phong đã tạo điều
kiện cho em hoàn thành bản báo cáo này.
Kính chúc các đồng chí lãnh đạo UBND xã và toàn thể cán bộ nhân
viên trong Ủy ban luôn có sức khoẻ dồi dào và thành công trong công việc.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Học viên
Hoàng Thanh Trang
Sinh viên: Hoàng Thanh Trang
23
Lớp: LT. Văn thư Lưu trữ K6A
