Công tác văn thư tại văn phòng cục nghệ thuật biểu diễn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (272.24 KB, 42 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................2
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................2
2. Mục tiêu đề tài............................................................................................................................2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..................................................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo............................................................................................................3
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..........................................................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................4
Phần I....................................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................................5
CỦA CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN...........................................................5
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Nghệ thuật biểu diễn................5
1.1.1. Vị trí và chức năng................................................................................................................5
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.........................................................................................................5
1.1.3 Cơ cấu tổ chức.......................................................................................................................8
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Cục Nghệ
thuật biểu diễn...............................................................................................................................9
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng....................................................................................9
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.............................................9
1.2.2.1. Vị trí, chức năng.................................................................................................................9
1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.........................................................................................................9
1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức..................................................................................................................11
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng....................12
PHẦN II..............................................................................................................16
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI........................................................16
VĂN PHÒNG CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN.........................................16
2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Cục Nghệ thuật biểu diễn............................................16
2.1.1. Công tác văn thư tại Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn.................................................16
2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư tại Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn......................17
2.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn..................18
2.3. Công tác soạn thảo văn bản...................................................................................................18
2.3.1. Tổ chức soạn thảo văn bản.................................................................................................18
Hà Hữu Giáp
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3.2. Quy trình soạn thảo văn bản...............................................................................................18
2.3. Quản lý và giải quyết văn bản................................................................................................20
2.3.2 Quản lý văn bản đi...............................................................................................................24
2.5. Quản lý con dấu.....................................................................................................................27
2.5.1. Quản lý và sử dụng con dấu................................................................................................27
2.5.2. Bảo quản các loại con dấu...................................................................................................27
2.6. Lập hồ sơ hiện hành...............................................................................................................27
Phần III..............................................................................................................30
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................30
3.1. Đánh giá chung......................................................................................................................30
3.1.1. Ưu điểm..............................................................................................................................30
3.1.2 Hạn chế................................................................................................................................31
3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................................................32
3.2. Đề xuất, kiến nghị..................................................................................................................33
KẾT LUẬN........................................................................................................35
PHỤ LỤC...........................................................................................................36
Hà Hữu Giáp
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong Khoa Quản trị
văn phòng -Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình dạy dỗ, truyền đạt kiến
thức trong những năm em học tập, tích lũy tri thức tại Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền
tảng cho quá trình viết báo cáo thực tập mà còn là hành trang quí báu để em
bước vào đời một cách vững chắc và tự tin.
Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban Lãnh đạo Cục Nghệ
thuật biểu diễn, các Cô, Chú, Anh, Chị trong Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu
diễn đã nhiệt tình chỉ bảo và tạo điều kiện cho em học hỏi, trau dồi và phát huy
vốn kiến thức trong suốt quá trình thực tập.
Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công
trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong Cục
Nghệ thuật biểu diễn luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp
trong công việc.
Sinh viên thực hiện
Hà Hữu Giáp
Hà Hữu Giáp
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác Văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các
tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan
trọng trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng
cái tên mới là công tác Văn thư. Công tác Văn thư ngày càng khẳng định vị trí
quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng
cơ quan nói riêng. Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo
cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản
lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng. Công tác quản lý Nhà
nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn
khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng
văn bản. Công tác Văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn
bí mật của Đảng, Nhà nước Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt
động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau
trong cơ quan. Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
kiện làm tốt công tác Lưu trữ
2. Mục tiêu đề tài.
Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư. Phân tích, đánh giá
thực trạng các hoạt động văn thư, tại Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn thấy
rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và đưa
ra những kiến nghị nhằm giải quyết hạn chế trong công tác văn thư tại Cục Nghệ
thuật biểu diễn.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
-Đối tượng
Công tác văn thư trong hoạt động văn phòng tại văn phòng Cục Nghệ
thuật biểu diễn.
-Phạm vi nghiên cứu
Hà Hữu Giáp
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác văn thư trong hoạt động văn
phòng tại văn phòng Cục nghệ thuật biểu diễn 5 năm trở lại đây (2011 – 2016)
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Bài làm có tham khảo những báo cáo tốt nghiệp của các cựu sinh viên.
Ngoài ra còn một số tài liệu khác như:
- Giáo trình Nghiệp vụ công tác Văn thư, trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
NXB Giao thông vận tải;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Thông tư 21/2012/TT-BCA quy định về con dấu của các cơ quan chức
danh nhà nước.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính
phủ về Công tác văn thư.
- Thông tư số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005
của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Có rất nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề này nhưng mỗi đề tài lại có
những chủ thể khác nhau để nghiên cứu như:
- Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường Đại học
bách khoa Hà Nội, Lê thi Hoài.
- Đề tài Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn
thiện công tác văn thư – Lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng,
Nguyễn thị Thanh.
Bên cạnh đó là một số tài liệu làm cơ sở nghiên cứu như:
-Văn bản hiện hành về công tác văn thư lưu trữ, Nghiêm Kỳ Hồng( chủ
biên), Nxb Lao động, Hà Nội, 1996; Cục Lưu trữ Nhà nước,
-Công tác văn thư lưu trữ, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội 1999; Vương
Đình Quyền,
-Lý luận và phương pháp công tác Văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà
Hà Hữu Giáp
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nội, 2005.
6. Phương pháp nghiên cứu
-
Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp thống kê
Phương pháp so sánh
Phương pháp phân tích, tổng hợp
7.Bố cục của đề tài
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng Cục Nghệ thuật biểu
diễn.
Phần II: Tổ chức công tác văn thư tại văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Hà Hữu Giáp
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Nghệ
thuật biểu diễn
1.1.1. Vị trí và chức năng
Cục Nghệ thuật biểu diễn là tổ chức thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du
lịch có chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng thực hiện quản lý nhà nước về hoạt
động biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu
hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu và lĩnh vực văn
học; được Bộ trưởng giao trách nhiệm chỉ đạo và hướng dẫn hoạt động phát
triển sự nghiệp nghệ thuật biểu diễn và văn học trong cả nước theo chủ trương,
đường lối của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước.
Cục Nghệ thuật biểu diễn có con dấu riêng, có tài khoản tại Kho bạc Nhà
nước.
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Trình Bộ trưởng dự thảo văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động biểu
diễn nghệ thuật; trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành,
kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu và lĩnh vực văn học.
- Trình Bộ trưởng chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn, năm
năm và hàng năm về nghệ thuật biểu diễn và lĩnh vực văn học.
- Tổ chức thực hiện, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật; chiến lược, quy hoạch các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước
về nghệ thuật biểu diễn sau khi được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; tuyên
truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin hoạt động quản lý nhà nước về
nghệ thuật biểu diễn và lĩnh vực văn học.
- Trình Bộ trưởng quy định điều kiện cho tổ chức và cá nhân trong nước
liên doanh, liên kết, hợp tác với nước ngoài về nghệ thuật biểu diễn và văn học;
kế hoạch tài trợ, đặt hàng sáng tác, dàn dựng chương trình, tiết mục, vở diễn mới
có sử dụng ngân sách nhà nước đối với hoạt động nghệ thuật biểu diễn và văn
Hà Hữu Giáp
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
học.
-Trình Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp giấy phép:
+ Cho các tổ chức thuộc cơ quan Trung ương mời tổ chức, cá nhân nước
ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang;
+ Cho các tổ chức, cá nhân Việt Nam ra nước ngoài biểu diễn nghệ thuật,
trình diễn thời trang;
+ Tổ chức cuộc thi người đẹp có quy mô toàn quốc; cuộc thi người đẹp,
người mẫu quốc tế tổ chức tại Việt Nam.
- Cấp giấy phép:
+ Tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang cho các tổ chức
thuộc cơ quan Trung ương;
+ Cho cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài vào Việt Nam
biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi
hình ca múa nhạc, sân khấu;
+ Tổ chức thi người đẹp có quy mô vùng, ngành, đoàn thể trung ương; thi
người mẫu toàn quốc;
+ Cho cá nhân Việt Nam tham dự các cuộc thi người đẹp, người mẫu
quốc tế;
+ Phê duyệt nội dung bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu;
+ Phổ biến các tác phẩm âm nhạc, sân khấu sáng tác trước năm 1975 tại
các tỉnh phía Nam và tác phẩm của người Việt Nam đang sinh sống và định cư ở
nước ngoài sáng tác.
- Cấp nhãn kiểm soát cho các tổ chức lưu hành, kinh doanh bản ghi âm,
ghi hình ca múa nhạc sân khấu theo quy định của pháp luật.
- Cấp, đình chỉ, thu hồi thẻ hành nghề cho nghệ sĩ, người mẫu lĩnh vực
nghệ thuật biểu diễn.
- Đình chỉ, thu hồi hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền thu hồi giấy phép
cấp cho tổ chức, cá nhân hoạt động biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang;
thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa
nhạc, sân khấu vi phạm các quy định của pháp luật.
Hà Hữu Giáp
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đình chỉ, thu hồi tác phẩm âm nhạc, bài hát, tiết mục, vở diễn có nội
dung trái với chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà
nước.
- Hướng dẫn và kiểm tra việc cấp phép biểu diễn nghệ thuật, trình diễn
thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi
hình ca múa nhạc, sân khấu trên phạm vi toàn quốc.
- Xây dựng kế hoạch hợp tác, giao lưu về nghệ thuật biểu diễn với các
quốc gia, các tổ chức quốc tế và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
- Đề xuất với Bộ trưởng cử các nghệ sĩ, ban, nhóm, đoàn nghệ thuật đi
biểu diễn ở nước ngoài hoặc tham gia các cuộc thi, liên hoan nghệ thuật quốc tế.
- Thẩm định nội dung, chất lượng chương trình nghệ thuật có yếu tố nước
ngoài theo quyết định của Bộ trưởng.
- Thẩm định các chương trình, dự án do nước ngoài tài trợ cho lĩnh vực
văn học, nghệ thuật biểu diễn và tổ chức thực hiện theo quyết định của Bộ
trưởng.
- Tổ chức hoặc phối hợp tổ chức hoạt động biểu diễn nghệ thuật và các
hoạt động dịch vụ văn hóa theo quyết định của Bộ trưởng.
- Định hướng cho các đơn vị nghệ thuật Trung ương nghiên cứu, sưu tầm,
giữ gìn và phát huy vốn nghệ thuật truyền thống của dân tộc, tiếp thu tinh hoa
nghệ thuật của các nước trên thế giới để xây dựng tiết mục, vở diễn phục vụ
khán giả trong và ngoài nước.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa
học - công nghệ, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về nghệ
thuật biểu diễn, văn học; tham gia xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ chức danh,
cấp bậc kỹ thuật cho cán bộ, viên chức và lao động ngành nghệ thuật biểu diễn.
- Phối hợp xây dựng cơ chế hoạt động của tổ chức dịch vụ công, phí, lệ
phí về lĩnh vực nghệ thuật biểu diễn trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ
chức thực hiện theo quy định.
- Giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước về nội dung hoạt động của các hội, tổ
chức phi chính phủ về nghệ thuật biểu diễn và văn học theo quy định của pháp
Hà Hữu Giáp
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
luật.
- Trình Bộ trưởng quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp phòng
ngừa, ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về hoạt động biểu diễn nghệ
thuật; trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh
bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu và lĩnh vực văn học.
- Về văn học:
+ Giúp Bộ trưởng quản lý công tác sáng tác, lý luận phê bình, quảng bá,
tuyên truyền các tác phẩm văn học theo quy định của pháp luật;
+ Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền cơ chế, chính sách, tạo điều kiện
cho văn học phát triển phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của đất nước;
+ Phối hợp với Hội chuyên ngành về văn học và các bộ, ngành liên quan
tổ chức các cuộc thi sáng tác, đặt hàng các tác phẩm văn học;
+ Theo dõi công tác bồi dưỡng, đào tạo nhà văn trẻ.
- Kiểm tra, phối hợp thanh tra; kiến nghị, xử lý sai phạm và giải quyết
khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật.
- Đề xuất khen thưởng và xử lý kỷ luật đối với đơn vị, cá nhân trong hoạt
động nghệ thuật biểu diễn và văn học theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nội dung cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch
của Bộ.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chính sách, chế độ đối với
cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Cục;
quản lý, sử dụng tài chính, tài sản và các nguồn lực khác được giao theo quy
định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
- Cục trưởng, các Phó Cục trưởng.
- Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:
+ Văn phòng Cục;
+ Phòng Kế toán, Tài chính;
+ Phòng Nghệ thuật;
Hà Hữu Giáp
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Phòng Quản lý biểu diễn;
+ Phòng Quản lý băng đĩa;
+ Phòng Văn học.
- Tổ chức sự nghiệp trực thuộc:
+ Tạp chí Nghệ thuật biểu diễn;
+ Trung tâm tổ chức biểu diễn nghệ thuật.
Cục trưởng Cục Nghệ thuật biểu diễn chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch và trước pháp luật về nhiệm vụ, quyền hạn
được giao của Cục; có trách nhiệm quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các
phòng, tổ chức sự nghiệp trực thuộc; sắp xếp, bố trí cán bộ, công chức, viên
chức và người lao động theo đúng cơ cấu chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ; xây
dựng và ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Cục.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cục Nghệ thuật biểu diễn xem tại phụ lục 01)
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Cục Nghệ thuật biểu diễn
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn được tổ chức và bố trí một cách
khoa học giữa các phòng trong văn phòng. Hoạt động của văn phòng luôn ổn
định và hoàn thành tốt các công việc được Lãnh đạo Cục giao.
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
1.2.2.1. Vị trí, chức năng
Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn là phòng trực thuộc Cục có chức
năng tham mưu, giúp việc cho Cục trưởng thực hiện quản lý nhà nước về hoạt
động biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu
hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu và lĩnh vực văn
học.
Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn không có con dấu và tài khoản
riêng.Trụ sở đóng tại 32 Nguyễn Thái Học, Ba Đình, Hà Nội.
1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Giúp Cục trưởng xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần, tháng,
Hà Hữu Giáp
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quỹ, năm của Cục.
- Xây dựng chương trình kế hoạch công tác dài hạn và hàng năm của Văn
phòng trình Cục trưởng và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
- Về công tác tổ chức cán bộ:
+ Tham mưu giúp Cục trưởng và thực hiện công tác về tổ chức bộ máy,
biên chế, quản lý CBCCVC và người lao động của Cục theo phân cấp của Bộ
trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;
+ Thực hiện các chế độ chính sách đối với CBCCVC và nguwoif lao động
trong Cục;
+ Thực hiện nhiệm vụ thống kê, báo cáo số lượng, chất lượng công chức,
viên chức theo quy định của pháp luật;
+ Lưu trữ hồ sơ của CBCCVC và người lao động, hồ sơ nội vụ theo quy
định;
+ Công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
- Về công tác tổng hợp, thi đua – khen thưởng, cải cách thủ tục hành
chính:
+ Chuẩn bị các bài báo cáo, tài liệu phục vu cho công tác sơ kết, tổng kết;
công tác báo cáo tuần, tháng quỹ, năm và các cuộc họp giao ban của Cục;
+ Theo dõi và thực hiện công tác Thi đua – khen thưởng của Cục và tổng
kết công tác thi đua – khen thưởng của ngành nghệ thuật biểu diễn;
+ Theo dõi việc xét tặng danh hiệu NSND, NSƯT; Giải thưởng Hồ Chí
Minh và giải thưởng cấp nhà nước trong lĩnh vực văn học, nghệ thuật;
+ Thực hiện nội dung cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch
của Cục.
- Về công tác văn thư – lưu trữ:
+ Thực hiện công tác văn thư tiếp nhận công văn đến, công văn đi; đảm
bảo thông tin liên lạc kịp thời trong và ngoài Cục; công tác quản lý hồ sơ lưu
trữ, bảo quản và sử dụng tài liệu theo quy định;
+ Quản lý và sử dụng con dấu của Cục theo quy định của pháp luật.
- Về công tác quản trị:
Hà Hữu Giáp
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Thực hiện các công việc về hậu cấn, chuẩn bị phòng họp, công tác hành
chính cho hoạt động của Lãnh đạo và CNVC của Cục;
+ Thực hiện quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa các loại máy móc trang thiết
bị, vật tư đang sử dụng tại Cục;
+ Thực hiện công tác bảo vệ, vệ sinh, đảm bảo kỷ luật, kỷ cương theo nội
quy làm việc của cơ quan; dảm bảo phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên
tai; giữ gìn an ninh trật tự, cảnh quan môi trường trụ sở cơ quan.
+ Lái xe, bảo dưỡng xe dảm bảo an toàn việc đưa, đón Lãnh đạo Cục đi
công tác và những nhiệm vụ khác được giao .
- Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước và hoạt động sự
nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ của Cục được giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống xác lập chính thức các bộ phận cấu thành
của một tổ chức, thể hiện các mối quan hệ trong quản lý và điều hành của một
cơ quan, tổ chức, đơn vị. Cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ về lãnh đạo-điều
hành, về chức năng-nhiệm vụ, về phân công-phối hợp, về quyền hạn của bộ máy
cũng như của từng bộ phận trong bộ máy đó.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan, tổ chức được hiểu là hệ thống xác
lập các bộ phận cấu tạo nên một văn phòng; với chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho
từng bộ phận và các mối quan hệ trong công tác giữa các bộ phận đó.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng xem phụ lục 02)
Cơ cấu Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn
- 01Chánh Văn phòng;
- 02 Phó Chánh Văn phòng;
- 02 nhân viên tạp vụ;
- 02 nhân viên Văn thư – lưu trữ;
- 03 nhân viên lái xe;
- 03 bảo vệ;
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính;
Hà Hữu Giáp
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bộ phận tổng hợp.
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong văn phòng
Bản mô tả công việc
Chức vụ, bộ phận
Chánh văn phòng
Nhiệm vụ, công việc
Chánh Văn phòng là người được Cục trưởng bổ
nhiệm theo văn bản thỏa thuận của Vụ trưởng Vụ
tổ chức cán bộ.Chánh Văn phòng là người điều
hành công việc và chịu trách nhiệm trước Cục
trưởng về việc thựchiện nhiệm vụ của Văn phòng;
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc và phải bao cáo
công việc, trước Cục trưởng, Phó Cục trưởng phụ
trách.
Chánh Văn phòng có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm của phòng và
chương trình, kế hoạch công tác của Cục, Trưởng
phòng tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác trình Cục trưởng phê duyệt.Chỉ đạo công
việc xây dựng chương trình kế hoạch công tác của
công chức và người lao động thuộc phòng
- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình
kế hoạch công tác của phòng đã được duyệt, đêìu
hành các hoạt động theo tiến độ đã được xác định,
đảm bảo chất lượng công việc;
- Trực tiêp thực hiện những công việc quan trọng
những công việc chính của phòng; phân công hợp
lý, phù hợp tiêu chuẩn nghiệp vụ các chức danh
Phó Trưởng phòng, công chức và người lao động
thuộc phòng; sắp xếp và sự dụng có hiệu quả các
thiết bị và nguồn nhân lực khác;
Hà Hữu Giáp
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Báo cáo định kỳ tuần, tháng, quỹ, 6 tháng, năm
và báo cáo đột xuất các mặt công tác của phòng
trước Lãnh đạo Cục.Tổ chức đánh giá sơ kết, tổng
kết,đánh giá kết quả công tác và bàn chương trình,
biện pháp công tác thời gian tiếp theo của phòng;
- Phối hợp với các trưởng phòng khác và thủ
trưởng các đơn vị thuộc Cục trong việc thực hiện
các nhiệm vụ liên quan;
- Đề nghị khen thưởng, công chức, người lao
động của phòng;
-Quản lý công chức và người lao động thuộc
phòng; quản lý hồ sơ, tài liệu, tài sản của cơ quan
Phó Chánh Văn phòng
giao cho phòng sử dụng.
Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn
phòng điều hành công việc của các bộ phận được
giao phụ trách, được Lãnh đạo Cục hoặc Chánh
Văn phòng phân công phụ trách một số công việc
và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về
nhiệm vụ được phân công;
Trong phạm vi được phân công Phó Chánh Văn
phòng có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
-Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công
tác trình Chánh Văn phòng phê duyệt và tổ chức
thực hiện; báo cáo đề xuất ý kiến và xử lý công
việc phát sinh trong phạn vi được phân công phụ
trách, dảm bảo chất lượng công việc;
- Trực tiếp thực hiện những công việc chính của
phòng, sắp xếp và sự dụng có hiệu quả các nguồn
nhân lực của lĩnh vực công việc được phân công
phụ trách;
Hà Hữu Giáp
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tham gia có ý kiến với Chánh Văn phòng trong
việc điều hành công việc của phòng, phối hợp với
các phòng khác trong việc thực hiện công việc có
liên quan;
- Khi Chánh Văn phòng đi vắng, Phó Chánh Văn
phòng được Chánh Văn phòng ủy quền chịu trách
nhiệm điều hành công việc của phòng và quyết
định những vấn đề thuộc phạm vi được ủy quyền,
chịu trách nhiệm và báo cáo trước Cục trưởng,
Phó Cục trưởng phụ trách và Chánh Văn phòng
Bộ phận tổng hợp
về những công việc đã giải quyết.
Thực hiện các chức năng thu thập, xử lý và tổng
hợp thông tin.Cung cấp các số liệu tổng hợp thống
Tổ lái xe
kê cho Lãnh đạo Cục và Lãnh đạo văn phòng.
Tổ lái xe có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Nhận sự điều động xe trực tiếp của Lãnh đạo
Cục và Chánh Văn phòng;
- Đảm bảo sự an toàn cho các chuyến đi;
Văn thư – lưu trữ
- Bảo dưỡng, tu sửa phương tiện theo định kỳ.
02 nhân viên văn thư đảm nhiệm các công tác văn
thư giấy tờ của Cục Nghệ thuật biểu diễn như:
tiếp nhận, đăng kí và chuyển giao văn bản đến,
đăng kí và chuyển giao văn bản đi, thực hiện
photo in ấn tài liệu, phân chia báo tạp chí cho các
đơn vị, lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, kiểm tra về
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và
thể thức của văn bản Cục trước khi ban hành.
- Tiếp nhận các hồ sơ của đơn vị, cá nhân xin cấp
trả kết quả giải quyết thủ
phép biểu diễn và các thủ tục có liên quan và kiểm
tục hành chính
tra sơ bộ hồ sơ trước khi trình Cục trưởng;
- Trả kết quả cho các đơn vị cá nhân làm thủ tục
hành chính;
Hà Hữu Giáp
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Tổ bảo vệ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng các văn bản, báo cáo khi được giao.
Tổ bảo vệ có trách nhiệm sau:
+Gìn giữ trật tự, an toàn tại cơ quan;
+ Trông coi tài sản của cơ quan;
+ Chấm công các CBCCVC trong cơ quan;
+ Trực ca theo sự phân công,
Hà Hữu Giáp
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
VĂN PHÒNG CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN
2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Cục Nghệ thuật biểu diễn
2.1.1. Công tác văn thư tại Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn
Công tác văn thư được coi là một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước
của mỗi cơ quan, tổ chức. Có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà
nước vì nó cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục
vụ cho hoạt động quản lý, điều hành cơ quan. Góp phần giải quyết công việc của
cơ quan nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật nhà nước, hạn chế được bệnh
quan liêu, giấy tờ.
Do tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý và điều
hành ở các cơ quan nên lãnh đạo Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu rất quan tâm,
kiểm tra, đôn đốc công tác văn thư dựa vào các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của
nhà nước và quy chế làm việc của cơ quan như:
Tuân thủ nghiêm các quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
đã được áp dụng tại Cục nghệ thuật biểu diễn.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ
về công tác văn thư;
Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Công văn số 425/2005/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến;
Công văn số 260/2005/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn
thư lưu trữ cơ quan;
Công tác văn thư tại Cục nghệ thuật biểu diễn được tổ chức theo mô hình
tập trung nên văn bản được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư cơ quan.
Hà Hữu Giáp
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư tại Văn phòng Cục Nghệ
thuật biểu diễn
Để quản lý và chỉ đạo công tác văn thư ở cơ quan mình, Chánh Văn
phòng đã phân công công việc và trách nhiệm cụ thể cho từng cán bộ, công
chức, nhân viên trong Văn phòng thực hiện công tác văn thư như sau:
a. Đối với Chánh Văn phòng
Được phân công các công việc cụ thể sau:
Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc việc thực hiện công tác văn thư ở đơn vị mình.
Chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về công tác văn thư ở đơn vị mình.
- Tổ chức soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực đơn vị mình phụ trách.
- Có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến ở đơn vị
mình.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của đơn vị mình vào lưu trữ cơ quan.
b. Đối với các cán bộ nhân viên trong Văn phòng
- Giải quyết kịp thời các văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo phòng
- Tham gia vào việc soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm được
phân công
- Lập hồ sơ các công việc mà mình làm để nộp vào lưu trữ
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản tài liệu của cơ quan
c. Đối với cán bộ văn thư
Trực tiếp thực hiện tất cả các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư, cụ
thể:
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến theo đúng các quy định
của pháp luật.
- Quản lý các loại giấy tờ như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu
- Lập sổ và bảo quản các loại sổ sách: Sổ quản lý văn bản đi, đến
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
- Quản lý, bảo quản và đóng các loại con dấu vào văn bản
Như vậy, công tác văn thư ở văn phòng Cục nghệ thuật biểu diễn được
hoạt động chặt chẽ và co hiệu quả.
Hà Hữu Giáp
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại văn phòng Cục Nghệ
thuật biểu diễn
Hiện nay tại Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn có 02 cán bộ văn thư đã
được đào tạo nghiệp vụ văn thư, có nhiều năm kinh nghiệm và làm việc theo
đúng quy định của pháp luật.
Cán bộ văn thư làm việc tại phòng riêng có cơ sở vật chất, trang thiết bị
phục vụ cho công việc.
2.3. Công tác soạn thảo văn bản
2.3.1. Tổ chức soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản của cơ quan là công tác tổ chức thu thập thông tin,
xây dựng dự thảo văn bản chính thức. Công tác soạn thảo văn bản là quá trình
xác lập vấn đề cần văn bản hóa; xác định thể lại văn bản, phạm vi đối tượng,
thời gian và hiệu lực của văn bản. Thu thập xử lý thông tin, xây dựng dự thảo
đến sửa chữa hoàn chỉnh bản dự thảo, trình duyệt nội dung và nhân bản văn bản
ban hành.
Hàng ngày số lượng văn bản soạn thảo tại Cục là rất lớn. Văn bản được
ban hành nhằm hướng tới hoạt động quản lý nhà nước. Chính vì vậy khi soạn
thảo văn bản cán bộ luôn chú ý đến:
-
Xây dựng mục đích yêu cầu viết văn bản ” Viết cái gì?”
Xác định nội dung văn bản ” Viết về cái gì?”
Xác định đối tượng tiếp nhận văn bản ” Viết cho ai, ai xem?”
Thu thập, chọn lọc tài liệu tham khảo và quan trọng nhất đó chính là
tính khả thi của văn bản, một vă bản ban hành có tính khả thi sẽ góp phần rất lớn
trong việc quản lý của người lãnh đạo.
2.3.2. Quy trình soạn thảo văn bản
- Quy trình soạn thảo văn bản
Căn cứ tính chất, nội dung công việc cần soạn thảo mà Lãnh đạo Cục giao
việc soạn thảo văn bản đã được thực hiện tương đối tốt tại văn phòng Cục Nghệ
thuật biểu diễn. Các chuyên viên tham gia soạn thảo đã tuân thủ theo đúng quy
định của nhà nước như Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Thông tư 01/2011/TTBNV… Có thể mô tả quy trình soạn thảo văn bản của Văn phòng theo các bước
Hà Hữu Giáp
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sau:
Bước 1: Xác định hình thức, nội dung, độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản
Sau khi nhận được yêu cầu của lãnh đạo về việc ban hành văn bản, các
cán bộ chuyên viên phải xác định rõ tên loại văn bản, nội dung văn bản có tầm
quan trọng như thế nào, xác định mức độ văn bản khẩn, mật; nơi trực tiếp nhận
văn bản là cơ quan, đơn vị nào?
Bước 2. Thu thập, xử lý văn bản có liên quan
Nguồn thông tin là một trong những yếu tố rất cần thiết trong quá trình
soạn thảo văn bản, nhờ nó mà các chuyên viên nắm bắt được những thong tin
cần thiết phục vụ cho quá trình soạn thảo. Bao gồm: nguồn thông tin pháp lý( ý
kiến chỉ đạo của cơ quan cấp trên, các văn bản hành chính của cơ quan), thông
tin thực tế công việc, những nguồn tin thông qua internet… Từ đó tiếp thu, xử lý
nguồn thông tin và đưa vào văn bản.
Bước 3. Viết bản thảo
Đối với những văn bản phức tạp hay đơn giản thì đều phải lập đề cương,
khái quát được những nội dung cơ bản mà văn bản đề cập đến. Đối với những
văn bản có tính chất quan trọng thì đề xuất với lãnh đạo tham khảo ý kiến của
các cơ quan, tỏ chức hoặc đơn vị có liên quan đến nội dung văn bản. Nghiên cứu
tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 4. Duyệt bản thảo
Sau khi văn bản được soạn thảo xong thì cán bộ chuyên trách thực hiện
trình Lãnh đạo văn phòng ký nháy chịu trách nhiệm về nội dung về thể thức và
tính pháp lý của văn bản. Sau khi phê duyệt về nội dung và thể thức thì lãnh đạo
cơ quan ký ban hành.
Bước 5. Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản
Sau khi mọi công đoạn của văn bản được hoàn tất đầy đủ về mặt nội dung
và thể thức, có đầy đủ các thành phần chữ ký theo quy định của nhà nước. văn
bản được chuyển đến phòng văn thư để đăng ký vào sổ, văn thư ghi số, ngày
tháng năm ban hành văn bản đăng ký vào sổ. Thực hiện các bước chuyển giao
văn bản đi và lưu văn bản đi theo quy định, thông thường lưu hai bản, một bản
Hà Hữu Giáp
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lưu lại tập lưu văn thư cơ quan, một bản lưu trong hồ sơ công việc ở đơn vị soạn
thảo.
*So với quy định hiện hành
Theo Thông tư 04/2013/TT- BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ
Nội vụ về Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,
tổ chức. Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và mức độ khẩn, mật; nơi nhận văn
bản;
Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
Bước 3: Soạn thảo văn bản;
Bước 4: Xin ý kiến của lãnh đạo cơ quan, đơn vị có liên quan;
Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản.
Bước 6: Ký ban hành văn bản
Có thể thấy quy trình soạn thảo văn bản của văn phòng Cục Nghệ thuật
biểu diễn tương đối đáp ứng đầy đủ thao tác được ban hành trong quy chế Công
tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ. Theo Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16
tháng 04 năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
các cơ quan tổ chức thì quy trình soạn thảo văn bản chỉ trải qua 05 bước. Như
vậy quy trình soạn thảo văn bản của văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn chưa
khoa học và thu gọn, gây khó khăn cho việc soạn thảo văn bản, vì vậy cần đổi
mới các bước soạn thảo văn bản, nâng cao hơn nữa hiệu quả, chất lượng văn
bản.
2.3. Quản lý và giải quyết văn bản
2.3.1 Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được
chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư đến cơ quan, tổ chức.
(Sơ đồ quản lý và giải quyết văn bản đến xem phụ lục 03)
a, Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến
Tất cả văn bản đến Cục Nghệ thuật biểu diễn đều tập trung tại văn thư cơ
Hà Hữu Giáp
20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan. Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra sơ bộ về số lượng
tình trạng bì,nơi nhận. Khi văn thư phát hiện thiếu bì, bì không nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn muộn hơn thời gian ghi trên bì đối với văn bản
có dấu ”hỏa tốc”, ”hỏa tốc hẹn giờ”, ”thượng khẩn” thì phải báo cao ngay với
Chánh Văn phòng để xử lý, trường hợp cần thiết phải lập biên bản và yêu cầu
người chuyển giao văn ký.
b, Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
* Phân loại văn bản đến
- Văn bản đến của cơ quan được phân thành 2 loại: loại thư nhất là văn
bản bao gồm: quyết định, công văn, phiếu phối hợp xử lý công việc, tờ trình,
báo cáo...loại thứ hai là thư riêng, sách báo tài liệu loại này vănthư chuyển thẳng
tới cán bộ, cá nhân có liên quan.
- Đối với văn bản mật văn thư cơ quan bóc bì và đăng kí vào sổ văn bản
mật riêng đảm bảo bí mật về thông tin.
* Bóc bì văn bản đến
Văn thư cơ quan tiến hành bóc bì văn bản đến sau khi đã kiểm tra, phân
loại sơ bộ văn bản đến một cách cẩn thận, tỉ mỉ đã đáp ứng được các yêu cầu về
bóc bì văn bản sau:
- Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn văn thư cơ quan tiến hành
bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn
bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa
ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng
chứng.
Hà Hữu Giáp
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư đều được văn thư cơ
quan được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến. Đối với văn bản đến được
chuyển qua Fax và qua mạng văn thư tiến hành photo và đóng dấu đến. Những
văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ
chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì được văn thư chuyển cho nơi nhận mà
không phải đóng đấu “Đến”.
- Mẫu dấu đến của Cục nghệ thuật biểu diễn
50mm
CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN
ĐẾNSố………………..
30mm
Ngày…………….
Chuyển………….
Dấu đến được văn thư cơ quan được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng
giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích
yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng,
năm ban hành văn bản và được ghi nội dung của dấu đến.
Nhận xét: mẫu đấu đến của cơ quan đã cũ không phù hợp với mẫu dấu
đến theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 của Bộ Nội vụ thiếu
phần lưu hồ sơ số.
c, Đăng kí văn bản đến
Văn bản đến được văn thư cơ quan đăng kí bằng file word trên hệ thống
máy tính ở đó có 1 hệ thống các file cơ sở dữ liệu là tên loại của các văn bản
được đăng kí như: quyết định, công văn đến, giấy mời…các file này nằm trong
file công văn đến theo từng năm được lưu ở ổ c của máy tính.
Nội dung của sổ đăng kí văn bản trên file word như sau:
Hà Hữu Giáp
22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tên loại Đơn vị
Ngày
đến
(1)
Số đến Tác giả
(2)
(3)
Số, ký
Ngày
và trích
hoặc
Ký
hiệu
tháng
yếu nội
người
nhận
(5)
dung
(6)
nhận
(7)
(8)
(4)
Ghi chú
(9)
Văn bản mật và văn bản gửi đích danh cá nhân, tổ chức được văn thư lập
bằng sổ ghi truyên thống.
d, Sao văn bản đến
Tất cả các văn bản đến của văn bản đến đều được văn thư cơ quan sao ra
trước khi trình Cục trưởng nhằm mục đích lưu giữ văn bản khi Cục trưởng giữ
lại văn bản không trả lại cho văn thư.Khi đó văn thư lấy bản sao làm bản lưu cho
hồ sơ.
e, Trình văn bản đến
Văn bản đến sau khi được đóng đấu đến, đăng kí văn bản đến được văn
thư cơ quan trình lên Cục trưởng xem xét và cho ý kiến chỉ đạo.
f, Sao và chuyển giao văn bản đến
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Cục trưởng văn thư tiến hành sao lưu văn
bản và chuyển giao văn bản cho các cá nhân, tổ chức theo ý kiến chỉ đạo của
Cục trưởng. Văn bản có ý kiến chỉ đạo sẽ thay cho văn bản được sao trước đó
làm bản lưu.
Văn thư cơ quan đã chuyển giao văn bản đáp ứng các yêu cầu khi chuyển
giao đó là: nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ.
g, Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Do khối lượng công việc, văn bản đến của Cục rất nhiều vì vậy việc theo
dõi, đôn đốc văn bản đến của văn thư đối với các cá nhân, đơn vị gần như là
không có. Sự giải quyết đều phụ thuộc vào tính tự giác, tính trách nhiệm của các
cá nhân, đơn vị.
Nhận xét:
- Ưu điểm: Công tác quản lý và giải quyết văn đến tại phòng văn thư cơ
Hà Hữu Giáp
23
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
