Công tác văn thư tại văn phòng hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân HUYỆN ĐÀ BẮC
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (512.44 KB, 61 trang )
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC................................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................4
DANH MỤC VIẾT TẮT.........................................................................................5
PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài..............................................................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài..........................................................................................................................1
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.......................................................................................................1
4. Nguồn tài liệu tham khảo.................................................................................................................1
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu...............................................................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu................................................................................................................3
7. Bố cục đề tài....................................................................................................................................3
Phần I........................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND
HUYỆN ĐÀ BẮC....................................................................................................4
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan.................................................4
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan......6
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.........................................................................................6
1.2.1.1. Công tác tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân huyện....................................................6
1.2.1.2. Văn phòng trong việc thực hiện chức năng hậu cần cho Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc......7
1.2.1.3. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Ủy ban nhân dân huyện Đà
Bắc (phụ lục 03)...................................................................................................................................7
1.2.1.4. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị (Hội thảo, cuộc họp) của Ủy ban nhân dân huyện Đà
Bắc (phụ lục 04)...................................................................................................................................7
1.2.1.5. Sơ đồ hóa công tác tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện (phụ
lục 05)..................................................................................................................................................8
1.2.1.6. Công tác Lưu trữ của cơ quan.................................................................................................8
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng................................................................9
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng.......................13
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm..........................................................................................................13
1.2.3.2. Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.....................................................13
Phần II....................................................................................................................22
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ.........................................22
2. 1. Tổng quan về công tác văn thư...................................................................................................22
2.1.1. Khái niệm công tác văn thư......................................................................................................22
2.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư..........................................................................................22
2.1.2.1. Vị trí:.....................................................................................................................................22
2.1.2.2. Ý nghĩa:................................................................................................................................22
2.1.3. Những yêu cầu đối với công tác Văn thư.................................................................................23
2.1.3.1. Nhanh chóng.........................................................................................................................23
2.1.3.2. Chính xác...............................................................................................................................24
2.1. 3.3. Bí mật...................................................................................................................................24
2.1.3.4. Hiện đại.................................................................................................................................24
2.1.4. Hình thức tổ chức Văn thư.......................................................................................................25
2.1.5. Nội dung của công tác văn thư.................................................................................................25
2.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc.................26
2.2.1. Tổ chức quản lý về công tác văn thư........................................................................................26
2.2.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.....................................................................................26
2.2.3. Công tác xây dựng và ban hành văn bản..................................................................................26
2.2.4. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan..........................................29
2.2.5. Quản lý và giải quyết văn bản của văn phòng UBND huyện Đà Bắc.........................................32
2.2.6. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, đơn vị............36
2.2.7. Quản lý và sử dụng con dấu.....................................................................................................38
PHẦN III................................................................................................................40
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ............................................................40
3.1. Đánh giá chung về công tác hành chính văn phòng của Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc.
...........................................................................................................................................................40
3.1.1. Ưu điểm...................................................................................................................................40
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
3.1.2. Hạn chế:...................................................................................................................................41
3.1.3. Nguyên nhân............................................................................................................................43
3.2. Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm................................................44
PHẦN PHỤ LỤC...................................................................................................48
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
LỜI CẢM ƠN
Cùng với việc đổi mới, nâng cao chất lượng dạy và học, đồng thời thực hiện
câu châm ngôn “học đi đôi với hành”, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức
cho sinh viên đi thực tập nhằm củng cố kiến thức, nâng cao nhận thức về chuyên
môn và làm quen với thực tế.
Thực hiện theo chương trình của Khoa Quản trị Văn phòng, em đã bước vào
kỳ thực tập kéo dài hai tháng tại Văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân
huyện Đà Bắc. Để hoàn thành được đợt thực tập cũng như đề tài này, em đã nhận
được rất nhiều sự quan tâm giúp đỡ.
Trước tiên em được chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong trường Đại
học Nội vụ Hà Nội và các thầy, cô trong Khoa Quản trị Văn phòng đã trực tiếp
giảng dạy, truyền đạt cho em những kiến thức kinh nghiệm trong quá trình học tập.
Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo – Giảng viên hướng dẫn
- Thạc sỹ Lâm Thu Hằng, người đã tận tình hướng dẫn và tạo điều kiện tốt nhất để
em có thể hoàn thành bài báo cáo này.
Em xin cảm ơn các cô chú, anh chị trong cơ quan đặc biệt là cô Đinh Thị
Khuyến – cán bộ hướng dẫn trong suốt quá trình thực tập của em.
Cuối cùng em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ nhiều phía để
bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Bàn Thị Mai
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
DANH MỤC VIẾT TẮT
Cụm từ viết tắt
UBND
HĐND
Cụm từ đầy đủ
ỦY BAN NHÂN DÂN
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động
quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong văn phòng công tác văn thư
chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong
guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan đơn vị. Như vậy công tác văn thư gắn
liền với hoạt động của các cơ quan được xem như một bộ phận quản lý Nhà nước
có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức.
Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư trong hoạt
động của bộ máy quản lý Nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức nói riêng.
Em đã quyết định chọn đề tài “Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân
- Ủy ban nhân dân” . Đây cũng là vấn đề mà Văn phòng HĐND –UBND đang đặc
biệt quan tâm.
2. Mục tiêu của đề tài
- Khảo sát về công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng HĐND –
UBND.
- Tìm hiểu về công tác văn thư.
- Đánh giá thực trạng về tình hình công tác hành chính văn phòng của Văn
phòng HĐND - UBND đặc biệt là công tác văn thư để thấy được điểm mạnh và
hạn chế từ đó đưa ra một số giải pháp để khắc phục nhược điểm và phát huy ưu
điểm.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Công tác Văn phòng, Công tác văn thư của Văn phòng HĐND
– UBND huyện Đà Bắc
- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
1
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2012 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
- Nghị đinh 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.
- Nghị định số 110/2013/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2004 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011.
- Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB
Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2005.
Ngoài ra bài báo cáo còn tham khảo từ một số báo cáo của khóa trước, trên
các website.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.
Lĩnh vực này đã có một số công trình khoa học đã được đăng tải trên các
giáo trình, sánh chuyên khảo, luận văn, tạp chí...như:
- Lê Văn In – Phạm Hưng, Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính,
NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1998.
- Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB
Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2005.
- Cục Lưu trữ Nhà nước, Cẩm nang công tác văn thư. Báo cáo kết quả đề tài
cấp ngành. Hà Nội, 1998.
- Cục Lưu trữ Nhà nước. Công tác Văn thư – Lưu trữ. Nxb. Chính trị quốc
gia, Hà Nội, 1999.
- PGS.TS Dương Văn Khảm. Công tác Văn thư – Lưu trữ. Nxb. Văn hóa –
Thông tin, Hà Nội, 2006.
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
2
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
6. Phương pháp nghiên cứu.
Báo cáo chủ yếu sử dụng phương pháp: Phương pháp thống kê, phương
pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh và khảo sát thực tế
trong quá trình giải quyết những vấn đề đặt ra của tiểu luận.
7. Bố cục đề tài.
Hai tháng thực tập, em đã tổng kết lại quá trình tìm hiểu của em tại Văn
phòng Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện Đà Bắc thành bài báo cáo thực
tập. Ngoài phần mở đầu thì bản báo cáo gồm các phần sau:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc
Phần II: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Phần Phụ Lục.
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
3
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND
HUYỆN ĐÀ BẮC
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
a) Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức
và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân
sách địa phương.
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương.
- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó;
+ Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
4
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
+ Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
+ Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn;
- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
+ Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;
- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
+ Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện.
+ Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao.
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế, kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh.
- Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
+ Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống thiên tai, bão lụt.
- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân
dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân.
+ Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
5
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật.
+ Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tuyên truyền, giáo dục, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;
+ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
+ Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
+ Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước.
- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
+ Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính.
c) Cơ cấu tổ chức (phụ lục 01)
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của cơ quan
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.2.1.1. Công tác tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân huyện
Văn phòng luônchủ động xây dựng chương trình công tác năm của cơ quan,
kiến nghị đề xuất đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng
kiến, các phương pháp tối ưu, những chiến lược, sách lược, và các giải pháp hữu
hiệu cho lãnh đạo cơ quan trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác
ngắn hạn, dài hạn, hàng năm để đạt kết quả cao nhất. Đồng thời Văn phòng còn
tham mưu cho lãnh đạo về việc sắp xếp nhân sự trong cơ quan một cách phù hợp
nhất, tổng hợp thông tin nhanh, kịp thời và chính xác nhất để cáo cho lãnh đạo về
hoạt động của cơ quan.
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
6
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
Văn phòng đã chủ động tham mưu giúp lãnh đạo trong quản lý điều hành
hoạt động của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ. Tham mưu chuẩn bị tốt nội dung
các cuộc họp của Lãnh đạo. chủ động tham mưu nhằm đổi mới phương pháp lãnh
đạo và lề lối làm việc; cùng lãnh đạo và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ tăng
cường đi cơ sở để giúp cơ sở kịp thời tháo gỡ vướng mắc trong thực hiện chương
trình công tác hàng năm của cơ sở; chủ động tham mưu cho lãnh đạo tổ chức các
cuộc kiểm tra về thực hiện chương trình, kế hoạch công tác thanh tra, kiểm tra
chuyên đề về giải quyết khiếu nại, tố cáo; kịp thời tổng hợp báo cáo theo quy định
giúp lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động của cơ quan.
1.2.1.2. Văn phòng trong việc thực hiện chức năng hậu cần cho Ủy ban
nhân dân huyện Đà Bắc.
Văn phòng là nơi cung cấp đầy đủ, kịp thời cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như
các phương tiện, trang thiết bị, tài chính, bảo quản tài liệu, công văn giấy tờ ….
Văn phòng HĐND – UBND đã thực hiện chức năng hậu cần thông qua các
nhiệm vụ sau:
- Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cơ quan;
- Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làm
việc cho cơ quan;
- Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan;
- Tổ chức phục vụ chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan;
- Thực hiện công tác bảo vệ cho cơ quan;
- Thực hiện công tác vệ sinh, môi trường làm việc của cơ quan;
- Thực hiện công tác y tế, chăm lo đời sống cán bộ trong cơ quan;
- Thực hiện nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết;
- Đảm bảo giao tiếp đối nội, đối ngoại;
- Quản lý tài khoản của văn phòng.
1.2.1.3. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc (phụ lục 03)
1.2.1.4. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị (Hội thảo, cuộc họp) của Ủy
ban nhân dân huyện Đà Bắc (phụ lục 04)
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
7
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
1.2.1.5. Sơ đồ hóa công tác tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Ủy
ban nhân dân huyện (phụ lục 05)
1.2.1.6. Công tác Lưu trữ của cơ quan
Kho lưu trữ tài liệu huyện Đà Bắc trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND
huyện được thành lập theo Quyết định số 110/QĐ-UB ngày 13/5/1992 của UBND
huyện Đà Bắc.
Văn bản quản lý về công tác lưu trữ của cơ quan bao gồm: Quy chế công
tác văn thư - lưu trữ, quy chế về sử dụng tài liệu và nội quy mượn tài liệu tại kho
Lưu trữ.
Về biên chế: Bố trí 01 cán bộ nữ kiêm cả Văn thư và Lưu trữ. Vì chỉ có một
cán bộ kiêm nên công việc không được xử lý một cách triệt để, văn bản, giấy tờ
cho vào kho không được xử lý gọn gàng.
Các thiết bị chuyên dùng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được trang
bị đầy đủ (chỉ mới trang bị các thiết bị như : giá, tủ, cặp 3 dây, bìa hồ sơ. Còn dụng
cụ bảo quản tài liệu máy hút bụi, máy điều hòa ... chưa trang bị).
UBND huyện Đà Bắc đã bố trí 01 phòng trong trụ sở làm việc của UBND
huyện làm Kho lưu trữ, với diện tích Kho là 30m2 vừa dùng làm kho lưu trữ vừa là
phòng đọc, được trang bị đầy đủ giá, tủ, hộp để đựng tài liệu (6 giá đôi đựng tài
liệu với chiều dài 6,4m, 1 tủ trưng bày tư liệu và cặp ba dây), bình chữa cháy…
đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu.
Kho Lưu trữ UBND huyện Đà Bắc đã xây dựng được quy chế về sử dụng tài
liệu và nội quy mượn tài liệu tại kho. Hình thức tổ chức sử dụng chủ yếu là tài liệu
thường được cung cấp dưới dạng Photocopy hoặc sao y bản chính, không cho
mượn bản chính, trường hợp cần bản chính để làm việc hoặc đem đi công chứng
thì phải làm phiếu mượn tài liệu trong đó nêu mục đích mượn tài liệu, các tài liệu
cần mượn và thời gian sử dụng, có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Văn phòng thì
cán bộ lưu trữ mới cung cấp. Thực tế ở Kho lưu trữ UBND huyện Đà Bắc chỉ mới
xây dựng được công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ. Việc ứng dụng công nghệ thông
tin vào tra tìm tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ huyện chưa thực hiện. Trong 2 năm
2010, 2011 Kho lưu trữ UBND huyện đã cung cấp tài liệu cho 411 lượt người, số
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
8
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
lượng tài liệu đưa ra sử dụng là 500 văn bản và một số hồ sơ.
Nhìn chung công tác tổ chức sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ UBND huyện
Đà Bắc đã dần đi vào nề nếp, tuy chưa xây dựng được các công cụ tra cứu khoa
học và chưa bố trí các trang thiết bị đầy đủ cho công tác này, nhưng với lòng nhiệt
tình, tận tụy phục vụ của cán bộ lưu trữ, nên công tác tổ chức tra cứu tài liệu tương
đối đảm bảo.
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu ở kho lưu trữ UBND huyện Đà Bắc còn
đơn giản vì ở đây chưa có phòng đọc riêng, số lượng độc giả khai thác sử dụng
không nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của cấp ủy, các cán bộ làm công
tác nghiên cứu tổng hợp, lấy tư liệu lịch sử hoặc muốn tham khảo mới có yêu cầu.
Bên cạnh đó việc phối hợp giữa Văn phòng HĐND và UBND huyện và các
phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện công tác lưu trữ
chưa nhịp nhàng, dẫn đến ở các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện văn
bản không được lưu trữ và lập hồ sơ hàng năm còn tồn tại, các văn bản mới nhất về
công tác lưu trữ không được cập nhật kịp thời ví dụ như cơ quan vẫn chưa cập nhật
Luật lưu trữ 01/2011/QH13 để áp dụng vào thực tế.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.
a) Chức năng:
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc
của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân huyện và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
HĐND, UBND huyện.
Văn phòng HĐND và UBND huyện có chức năng tham mưu tổng hợp cho
HĐND và UBND huyện về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu về chỉ đạo,
điều hành cho Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động
của HĐND, UBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND huyện.
Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng
và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Tham mưu, giúp Thường trực HĐND huyện tổ chức hoạt động của HĐND,
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
9
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
các ban của HĐND huyện, đại biểu HĐND huyện theo quy định của pháp luật và
thẩm quyền của HĐND huyện, cụ thể:
+ Phối hợp với các ban của HĐND huyện, giúp thường trực HĐND huyện
chuẩn bị báo cáo, chương trình, nội dung kỳ họp HĐND huyện. Tổ chức soạn thảo
các văn bản do Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND giao trực tiếp.
+ Giúp Thường trực HĐND huyện, UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn trong việc tham
mưu chuẩn bị các văn bản báo cáo chuyên đề do thường trực HĐND, UBND
huyện giao và tham gia đóng góp ý kiến về thủ tục, thẩm quyền và nội dung trong
quá trình sọan thảo văn bản trước khi trình HĐND, thường trực HĐND và UBND
huyện xem xét, quyết định.
+ Tổ chức phục vụ các kỳ họp HĐND huyện, phiên họp và làm việc của
Thường trực HĐND huyện.
+ Tham mưu tổ chức và thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát của Thường
trực HĐND và các ban HĐND huyện, tiếp xúc cử tri trước và sau kỳ họp HĐND.
- Tham mưu giúp UBND huyện chỉ đạo, điều hành chung, thống nhất của bộ
máy hành chính nhà nước ở địa phương theo quy định của pháp luật và thẩm quyền
của UBND huyện, cụ thể:
+ Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, phòng, ban thuộc UBND
huyện, UBND các xã, thị trấn thực hiện các Chương trình, Kế hoạch công tác của
UBND huyện.
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
+ Dự kiến chương trình và thành phần phiên họp UBND thường kỳ, đột xuất
trình Chủ tịch UBND huyện quyết định.
- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND huyện theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng hệ thống dữ liệu, bảo mật, lưu trữ hồ sơ tài liệu, biên bản các kỳ
họp HĐND, phiên họp của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của
pháp luật.
- Giúp UBND huyện quản lý tổ chức, điều hành Bộ phận Tiếp nhận và trả
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
10
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
kết quả của huyện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
- Tham mưu giúp UBND huyện và chịu trách nhiệm theo dõi thực hiện và
kiểm tra Quy chế làm việc của UBND huyện, của các phòng, ban chuyên môn
huyện, của UBND các xã, thị trấn và các quy chế liên tịch của UBND huyện với
Mặt trận, các đoàn thể huyện và các cơ quan chức năng khác trên địa bàn huyện.
- Thực hiện chế độ trách nhiệm ủy nhiệm của Chủ tịch HĐND và Chủ tịch
UBND huyện đối với Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện:
+ Tổ chức truyền đạt các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của
Nhà nước.
+ Thừa lệnh Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND ký ban hành các văn bản
hành chính nhà nước thông thường theo sự ủy nhiệm của Chủ tịch HĐND, Chủ
tịch UBND huyện và theo quy định của pháp luật.
- Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, UBND và
Chủ tịch UBND huyện.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ,
công chức thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện quản lý tài chính, tài sản cơ quan theo quy định của pháp luật.
- Phối hợp với Thanh tra huyện tham mưu cho UBND, Chủ tịch UBND
huyện trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch HĐND, UBND huyện và
đồng chí Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách Văn phòng giao.
c) Cơ cấu tổ chức
- Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện gồm có Chánh Văn phòng
và một Phó Chánh Văn phòng, làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế
độ thủ trưởng.
Chánh Văn phòng HĐND và UBND chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND,
Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao và toàn bộ họat động của Văn phòng.
Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi một số
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
11
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn
phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng.
Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm,
từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn
phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật.
- Giúp việc cho Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng có các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ sau:
+ Bộ phận tổng hợp.
+ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.
+ Bộ phận Văn thư - Lưu trữ.
+ Bộ phận Hành chính - Quản trị.
d) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (Phụ lục 02)
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
12
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong văn phòng.
1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm
+ Chánh văn phòng
+ Phó chánh văn phòng
+ Chuyên viên tổng hợp
+ Nhân viên tạp vụ
+ Cán bộ văn thư – lưu trữ
+ Chuyên viên Kế toán
+ Nhân viên lái xe
+Nhân viên bảo vệ
+ Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả
1.2.3.2. Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng
a) Chánh văn phòng
Bản mô tả công việc của Chánh văn phòng
- Giới thiệu chung
+ Vị trí: Chánh Văn phòng
+ Mã số công viêc: 001
+ Hệ số lương: 4,0
+ Đơn vị trực thuộc: Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc
* Nhiệm vụ
Chánh văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn
phòng, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng theo đúng quy định của
HĐND pháp luật.
Giúp lãnh đạo HĐND và Chủ tịch UBND huyện xây dựng chương trình
công tác của HĐND và UBND huyện. Tổng hợp xây dựng báo cáo năm của
UBND huyện.
Quản lý và chịu trách nhiệm vê phát hành tất cả các văn bản của HĐND –
UBND huyện.
Thừa lệnh lãnh đạo HĐND – UBND huyện ký kết luận, thông báo của Chủ
tịch (Phó chủ tịc thay mặt Chủ tịch) HĐND- UBND huyện đối với một số công
việc cụ thể, ký giấy giới thiệu, các công văn hành chính, giao dịch, mời họp của
HĐND – UBND huyện, được ký vào các văn bản trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch
HĐND – UBND huyện ký.
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
13
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
- Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của UBND huyện
- Tham mưu giúp UBND huyện chỉ đạo, điều hành chung, thống nhất của bộ
máy hành chính nhà nước ở địa phương theo quy định của pháp luật và thẩm quyền
của UBND huyện
- Phối hợp với Thanh tra huyện tham mưu cho UBND, Chủ tịch UBND
huyện trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật.
- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn công tác văn phòng đối với cán bộ văn
phòng các xã, thị trấn.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch HĐND, UBND huyện và
đồng chí Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách Văn phòng giao.
* Quyền hạn: - Thừa ủy quyền lãnh đạo ký thay khi được giao nhiệm vụ
- Hưởng các chế độ theo quy định của Nhà nước.
* Yêu cầu:
- Bằng đại học về ngành quản trị văn phòng
- 5 năm kinh nghiệm về quản trị văn phòng
- Có trình độ khái quát cao
- Có kiến thức sâu rộng các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội…
- Có khả năng phán đoán và xử lý tình huống nhanh.
b) Phó Chánh Văn phòng
Bản mô tả công việc của Phó Chánh văn phòng
- Giới thiệu chung :
+ Vị trí: Phó Chánh văn phòng
+ Mã số công việc: 002
+ Hệ số lương: 3,0
+ Cấp trên trực tiếp: Chánh văn phòng
+ Đơn vị trực thuộc: Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc
* Nhiệm vụ cụ thể:
- Giúp Chánh văn phòng bảo đảm các điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt
động của Thường trực HĐND – UBND, các phòng ban chuyên môn liên tục và
hiệu quả
- Thay thế điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện thực
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
14
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
hiện nhiệm vụ của quyền Chánh văn phòng trong thời gian Chánh văn phòng đi
vắng.
- Khi có công văn mời họp của Thường trực HĐND – UBND huyện, khách
đến làm việc, chủ động chỉ đạo bộ phận phục vụ bố trí phòng họp, nơi ăn, cho đại
biểu theo đúng quy định và sự chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện.
- Giúp Chánh văn phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng nơi làm
việc trang bị tài sản cho các phòng ban đổi mới khang trang đảm bảo số lượng,
thẩm mỹ và hiệu quả.
- Chủ động theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động và kết quả hoạt động các
lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng tổng hợp, báo cáo tình hình
định kỳ hàng tháng, hàng quý.
- Thừa ủy quyền của Chánh Văn phòng tiếp nhận, xử lý, nắm chắc nội dung
chủ yếu các văn bản đến HĐND và HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND
huyện, đồng thời giúp Chánh Văn phòng đôn đốc, nhắc việc bảo đảm thực hiện nội
dung báo cáo và triển khai kế hoạch, lịch công tác.
- Tổng hợp đầy đủ, chính xác, chủ trì tổng hợp báo cáo tháng, quý, 6 tháng,
năm và các báo cáo tổng kết theo chỉ đạo của cấp ủy, cấp trên, các lĩnh vực kinh tế,
văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, các chuyên đề.
- Cập nhật, thông báo danh mục các văn bản mới phát hành của Chính phủ,
Bộ ngành Trung ương đến Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND, ký sao lục các văn bản.
- Thừa lệnh Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND huyện và thay Chánh
Văn phòng ký ban hành các văn bản theo sự ủy nhiệm của lãnh đạo.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác phát sinh do Chánh Văn phòng phân công.
* Quyền hạn:
- Được quyền thực hiện nhiệm vụ sau đó báo cáo lại cho cấp trên trực tiếp và
chịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc tương ứng.
- Được hưởng chế độ theo quy định của Nhà nước.
* Yêu cầu: Tốt nghiệp đại học các chuyên ngành: Hành chính – Quản trị,
Luật, quản trị doanh nghiệp, nhân sự…
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
15
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tại các vị trí tương đương;
- Có khả năng bao quát công việc tốt;
- Có tinh thần trách nhiệm cao.
- Có kiến thức sâu rộng về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội…
- Đảm bảo kỹ năng cứng và kỹ năng mềm tốt.
c) Bộ phận tổng hợp
Bản mô tả công việc của bộ phận tổng hợp
- Giới thiệu chung:
+ Vị trí việc làm: Chuyên viên tổng hợp
+ Mã số công việc: 003
+ Hệ số lương: 3,0
+ Cấp trên trực tiếp: Chánh văn phòng
+ Đơn vị trực thuộc: Văn phòng UBND huyện
* Nhiệm vụ:
Có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chương trình công tác của UBND huyện,
tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất, đề xuất, biên tập các đề án, các văn bản
giúp HĐND – UBND huyện trong việc chỉ đạo các cấp, quốc phòng theo chức
năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
Bô phận tổng hợp được lãnh đạo văn phòng phân công trực tiếp theo dõi một
số lĩnh vực của các ngành kinh tế tổng hợp.
* Quyền hạn: - Được hưởng chế độ theo quy định của nhà nước
- Được quyền thực hiện nhiệm vụ sau đó báo cáo lại cho cấp
trên trực tiếp và chịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc tương ứng.
* Yêu cầu: - Tốt nghiệp Đại học trở lên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý
kinh tế, hành chính.
- Có đầu óc bao quát tốt.
- Có 2 năm trở lên kinh nghiệm về ngành
d) Văn thư – lưu trữ
Bản mô tả công việc của văn thư – lưu trữ
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
16
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
- Giới thiệu chung:
+ Vị trí: Cán bộ văn thư
+ Mã số công việc: 004
+ Hệ số lương: 2,1
+ Cấp trên trực tiếp: Chánh văn phòng
+ Đơn vị trực thuộc: Văn phòng UBND huyện
*Nhiệm vụ:
- Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách
chính xác, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành của
Thường trực HĐND – UBND và của Văn phòng.
- Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của Thường trực HĐND –
UBND huyện và của Văn phòng trước khi phát hành, quản lý và sử dụng các loại
con dấu theo quy địh hiện hành của Nhà nước và của cơ quan.
- Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo đúng
quy định chung, văn bản in phải rõ và đẹp.
- Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản lý chặt
chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy định.
* Quyền hạn:
- Có quyền từ chối tiếp nhận công văn đến nếu không đảm bảo đúng thủ tục
quy định
- Có quyền từ chối phát hành công văn đi nếu sai với quy định của nhà nước.
- Được quyền thực hiện nhiệm vụ sau đó báo cáo lại cho cấp trên trực tiếp và
chịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc tương ứng.
* Yêu cầu: - Có bằng Trung cấp trở lên thuộc lĩnh vực Hành chính văn
phòng, Lưu trữ văn thư, thư ký văn phòng.
- Có kiến thức về công tác hành chánh.
- Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo tốt.
- Sử dụng thành thạo Word, Excel.
- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, thư ký.
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
17
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
d) Kế toán
Bản mô tả công việc của kế toán
- Giới thiệu chung:
+ Vị trí: Chuyên viên Kế toán
+ Mã số công việc: 005
+ Hệ số lương: 3,0
+ Cấp trên trực tiếp: Chánh văn phòng
+ Đơn vị trực thuộc: Văn phòng UBND huyện
- Nhiệm vụ:
+ Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được
cấp, được tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các
khoản kinh phí, các khoản thu tại đơn vị.
+ Lập dự toán, chấp hành dự toán thu chi Ngân sách Nhà nước, nguồn tài
trợ, nguồn khác trong phạm vi được cấp thẩm quyền giao hàng năm
+ Tham gia công tác kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quản lưu
trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định.
+ Lập và đề xuất phân bổ dự toán cho hoạt động của các đơn vị trình Lãnh
đạo phê duyệt sau khi dự toán của cơ quan được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Tổng hợp, phân tích số liệu tài chính, kế toán (tháng, quý, năm...) và đề
xuất các giải pháp thực hiện cho Lãnh đạo cơ quan trong công việc điều hành, chỉ
đạo, quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí đúng nội dung, tiến độ, quy định.
+ Thực hiện quản lý về mặt giá trị các tài sản của cơ quan.
+ Lập và nộp báo cáo tài chính định kỳ theo đúng quy định.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do thủ trưởng giao
* Quyền hạn: + Được quyền thực hiện nhiệm vụ sau đó báo cáo lại cho cấp
trên trực tiếp và chịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc tương ứng.
+ Được hưởng chế độ theo quy định của nhà nước.
* Yêu cầu:
+ Tốt nghiệp Đại học ngành kế toán trở lên
+ Có sức khỏe tốt, có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực,
khách quan, cẩn trọng chịu khó, lịch sự, hòa nhã với mọi người.
e) Tổ lái xe:
Bản mô tả công việc của lái xe
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
18
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
- Giới thiệu chung:
+ Vị trí: Nhân viên lái xe
+ Mã số công việc: 006
+ Hệ số lương: 2,1
+ Cấp trên trực tiếp: Chánh văn phòng
+ Đơn vị trực thuộc: Văn phòng UBND huyện
* Nhiệm vụ:
+ Đảm bảo phương tiện đi lại bằng xe ô tô cho các hoạt động của Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND huyện và Văn phòng theo đúng quy định.
+ Quản lý xe theo đúng quy định, có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe sạch,
đẹp, bảo đảm an toàn tuyệt đối khi đưa xe vào sử dụng+ Lập kế hoạch sửa chữa,
thay thế phụ tùng cho từng xe đặc biệt là các xe đến thời kỳ trung tu, đại tu.
+ Có trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ ô tô
đảm bảo sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả.
+ Tổ chức phục vụ chu đáo, an toàn các đoàn khách của UBND huyện, của
Văn phòng.
+ Sử dụng xe đúng mục đích, tiết kiệm nguyên nhiên liệu; nghiêm cấm việc
ý điều xe, cho mượn xe khi chưa có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng.
+ Thực hiện chế độ ghi nhật trình, lý trình cụ thể vào lý lịch xe.
+ Tham mưu phương án huy động, bố trí xe phục vụ các đoàn công tác của
Trung ương, của Lãnh đạo huyện khi có yêu cầu.
+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo Uỷ ban nhân
dân huyện và lãnh đạo Văn phòng phân công.
* Quyền hạn: + Được quyền thực hiện nhiệm vụ sau đó báo cáo lại cho cấp
trên trực tiếp và chịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc tương ứng.
+ Được hưởng chế độ theo quy định của nhà nước
* Yêu cầu:
+ Có bằng lái xe ô tô
+ Có sức khỏe, nhanh nhẹn.
+ 2 năm trở lên về ngành lái xe
f) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
19
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
Bản mô tả công việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
- Giới thiệu chung:
+ Vị trí: Chuyên viên
+ Mã số công việc: 007
+ Hệ số lương: 3,0
+ Cấp trên trực tiếp: Chánh văn phòng
+ Đơn vị trực thuộc: Văn phòng UBND huyện Đà Bắc
- Nhiệm vụ:
- Tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, đơn vị được thực hiện bằng Phiếu biên nhận
hoặc ký sổ giao nhận hồ sơ (theo thoả thuận giữa 2 bên giao nhận).
- Nhập hồ sơ vào sổ tiếp nhận hàng ngày. Nếu sử dụng công cụ hỗ trợ là
phần mềm tin học quản lý hồ sơ thì phải nhập hồ sơ theo yêu cầu của chương trình.
- Chịu trách nhiệm chuyển hồ sơ đã nhận đến các Phòng chuyên môn chính
theo đúng quy trình, thời gian.
- Hướng dẫn, giải thích các yêu cầu về thủ tục hồ sơ, quy trình giải quyết,
thời gian giải quyết theo quy định của Đề án cải cách thủ tục hành chính theo cơ
chế “một cửa” cho tổ chức, đơn vị một cách tận tình, chu đáo với thái độ tôn trọng,
trên tinh thần phục vụ tốt nhất, nhanh nhất, thuận lợi nhất.
- Niêm yết công khai các nội dung hướng dẫn về điều kiện, trình tự, thủ tục
hành chính; thời gian giải quyết các hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm của Văn
phòng UBND huyện tại phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
- Tổ chức việc trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức, đơn vị theo đúng
thời hạn đã ghi trong Phiếu biên nhận.
- Phối hợp cùng các chuyên viên cập nhật các thông tin về hồ sơ, về quá
trình luân chuyển hồ sơ theo chương trình phần mềm tin học được cung cấp.
Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai
20
Lớp Quản trị Văn phòng K1b
