Công tác văn phòng Hội Nông dân Việt Nam pptx

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM
TS. Nguyễn Lệ Nhung
1
PHẦN I
TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM
1. Vị trí, chức năng
- Vị trí: Là cơ quan trực thuộc của Hội Nông dân Việt Nam, có chức năng
tham mưu giúp TW Hội, trực tiếp là giúp Ban Chấp hành và Thường trực tổ chức
điều hành công việc lãnh đạo của TW Hội;
- Chức năng tham mưu giúp TW Hội, trực tiếp là giúp ban thường vụ và
thường trực TW Hội tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của TW Hội, đồng thời
là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo của TW Hội.
2. Nhiệm vụ
- Giúp TW Hội xây dựng và thực hiện chương trình công tác; xây dựng quy
chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; tổ chức quá trình làm việc chuẩn bị
quyết định, ra quyết định, tổ chức thực hiện và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực
hiện các nghị quyết, chỉ thị của TW Hội.
- Làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ trong hệ thống các cơ quan TW Hội;
- Bảo đảm các điều kiện vật chất phục vụ sự lãnh đạo của TW Hội
- Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho văn phòng Hội cấp dưới
3. Tổ chức bộ máy
1 Chánh văn phòng, 2-3 Phó chánh văn phòng
Phòng Tổng hợp
Phòng văn thư lưu trữ
Phòng hành chính quản trị
Phòng thi đua
4. Chế độ làm việc của Văn phòng Hội
- Theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ tập thể lãnh đạo trên 1 số công tác
quan trọng

5. Quan hệ công tác của Văn phòng Hội
- Văn phòng chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của BTV TW Hội;
1
TS. Trung tâm Nghiên cứu Khoa học, cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
1
- Chánh, phó văn phòng và chuyên viên tổng hợp dự 1 số hội nghị theo quy
chế làm việc của TW Hội;
- Với các ban chức năng trực thuộc TW Hội là quan hệ phối hợp.
PHẦN II
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
I. CÔNG TÁC VĂN THƯ
- Khái niệm Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn
giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối
với công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan.
- Vị trí Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong
hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù lớn hay
nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn
giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao
đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày.
Đặc biệt đối với văn phòng Hội là cơ quan trực tiếp giúp các cấp Hội tổ chức
điều hành bộ máy, đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo,
công tác văn thư lại càng quan trọng - nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn
phòng.
Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi dây
chuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận
trong cơ quan với lãnh đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan đó với các
cơ quan cấp trên và cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặc hoạt
động không đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của nhà máy.

- Tác dụng Công tác văn thư có tác dụng rất lớn trong hoạt động của các cơ
quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể.
Công văn giấy tờ là phương tiện quản lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp cho
lãnh đạo cơ quan qua công văn giấy tờ chỉ đạo được chính xác, hiệu quả, không sót
việc, chậm việc. Ngược lại công tác văn thư làm không tốt sẽ dẫn đến tình trạng cán
bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành hoạt động kém hiệu quả. Mặt khác, công tác
văn thư bao gồm nhiều việc, nhiều khâu, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận,
công tác văn thư tốt hay xấu không chỉ ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà có
những việc ảnh hưởng chung đến toàn ngành, toàn quốc, nhất là những cơ quan mà
hoạt động của nó ảnh hưởng trong phạm vi cả nước.
2
Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của các cơ quan,
giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ. Công tác văn thư không tốt dẫn đến quan liêu giấy tờ.
Trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, những việc quan trọng cần thiết phải tài
liệu hoá đầy đủ, còn những việc không cần thiết thì không nên ban hành văn bản.
Việc ban hành quá nhiều văn bản không cần thiết, gửi tràn lan, chất lượng văn
bản không cao gây lãng phí giấy tờ, lãng phí nhân lực, tiền của.
- Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước.
Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả những chủ trương
"tuyệt mật" đều được phản ánh qua công văn giấy tờ. Việc giữ gìn bí mật các chủ
trương, đường lối là điều cực kỳ quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư: quản lý
chặt chẽ, gửi đúng đối tượng, không để thất lạc, mất mát công văn giấy tờ là nhằm
tăng cường giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước.
- Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
Tài liệu ở văn thư là nguồn bổ sung thường xuyên và chủ yếu cho lưu trữ. Nếu
công tác văn thư làm tốt, mọi công việc của cơ quan đều được tài liệu hoá, bảo đảm
đầy đủ thể thức, giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp vào
lưu trữ đúng quy định thì lưu trữ sẽ có đủ tài liệu, có điều kiện để tiến hành các khâu
nghiệp vụ, sắp xếp tài liệu khoa học, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày
cũng như lâu dài về sau.

- Nội dung công tác văn thư bao gồm các công việc
Nội dung công việc Người thực hiện
- Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc
họp, hội nghị
chuyên viên, cán bộ
- Sửa và duyệt bản thảo chuyên viên, thủ trưởng
- Đánh máy, in nhân viên đánh máy
- Trình ký văn thư
- Ký thủ trưởng
- Đóng dấu, quản lý con dấu chặt chẽ, sử
dụng con dấu đúng quy định
văn thư
- Vào sổ và làm thủ tục gửi đi văn thư
- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu văn thư
- Nhận, vào sổ công văn đến văn thư
- Phân phối công văn đến thủ trưởng
- Chuyển giao công văn đến văn thư
- Theo dõi giải quyết công văn đến
+ Theo dõi giải quyết về nội dung thủ trưởng
3
+ Theo dõi thời gian giải quyết văn thư
- Lập hồ sơ tất cả những người liên quan đến công
văn giấy tờ
- Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tất cả những người có hồ sơ
2. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
1. Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ
chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh
tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số
chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý
đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Tổ

chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội được sử dụng con dấu không có hình
Quốc huy (Đ. 4), việc quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan tổ chức được
thực hiện theo quy định của Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm
2001 và Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 - 4 – 2004 của Chính phủ
2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và
đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những
quy định sau:
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền;
d) Không được đóng dấu khống chỉ.
3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay
của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn
được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
c). Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
d). Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
đ). Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức
hoặc tên của phụ lục.
e). Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
được thực hiện theo quy định của Thủ trưởng cơ quan.
4
Tóm lại: Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật
thiết với nhau; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác. Trong
toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham gia, từ thủ trưởng đến cán

bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư Vì vậy để làm tốt công tác văn thư mọi người cần
xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt phần việc của mình.
Trong một cơ quan, cán bộ văn thư tiến hành công tác chuyên môn như: tiếp
nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn
đến; trình ký và đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi; cấp phát giấy đi
đường, giấy giới thiệu; quản lý con dấu.
Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải quyết công
văn đến. Tất cả các cán bộ có liên quan đến công văn giấy tờ đều có nhiệm vụ bảo
vệ tài liệu, sắp xếp tài liệu đã giải quyết thành hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan
đúng quy định.
III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ
*Tài liệu lưu trữ
- Khái niệm: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ
khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí
nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ
các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. Tài liệu
lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa
học của loài người.
- Đặc điểm:
- Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ.
- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản.
- Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản,
nghiên cứu và sử dụng theo những quy định chặt chẽ, thống nhất của Đảng, Nhà
nước.
- Căn cứ vào nội dung và đặc điểm kỹ thuật làm ra tài liệu có thể chia tài liệu
thành ba loại hình cơ bản: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu
ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình.
* Công tác lưu trữ
- Khái niệm: Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức
quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội.

- Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ sau:
- Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu.
- Phân loại (chỉnh lý) tài liệu.
- Xác định giá trị tài liệu.
5
- Thống kê, bảo quản tài liệu.
- Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.
- Ở nước ta công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất,
thể hiện:
* Quản lý tài liệu
- Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam vào bảo
quản trong mạng lưới kho lưu trữ cấp uỷ đảng từ TW đến huyện, quận, thị và đặt
dưới sự quản lý thống nhất của Cục lưu trữ Văn phòng TW Đảng.
- Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong mạng
lưới các trung tâm lưu trữ, các phòng, kho lưu trữ từ TW đến địa phương và đặt dưới
sự quản lý thống nhất của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước Bộ nội vụ.
* Việc quản lý chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được phân cấp như sau:
- Ở các cơ quan Đảng, Đoàn thanh niên và các tổ chức chính trị xã hội do Cục
lưu trữ Văn phòng TW Đảng.
- Ở các cơ quan Nhà nước do Cục văn thư và lưu trữ nhà nước.
* Mục đích: bảo đảm sự thống nhất về nghiệp vụ, tạo điều kiện sử dụng triệt để
và có hiệu quả tài liệu lưu trữ Đảng và Nhà nước.
IV. MỐI QUAN HỆ GIỮA CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ
khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau:
- Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu văn
thư. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổ sung
cho kho lưu trữ.
- Tài liệu trong một cơ quan làm ra bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn
bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ tạo điều kiện

thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác.
- Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình
trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi
phục và lập lại hồ sơ.
- Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh trong công
tác văn thư.
PHẦN III
THẨM QUYỀN BAN HÀNH VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN
6
I. THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ theo Điều lệ và quy chế làm việc của cơ quan trung ương Hội Nông
dân Việt Nam, thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan lãnh đạo Hội các cấp như
sau:
1) Các cơ quan lãnh đạo cấp trung ương
- Đại hội đại biểu toàn quốc của Hội ban hành: Điều lệ Đảng, nghị quyết, quy
chế, thông báo, tuyên bố, lời kêu gọi, báo cáo
- Ban Chấp hành Trung ương Hội ban hành: nghị quyết, quyết định, kết luận,
quy chế, quy định, thông báo, lời kêu gọi, báo cáo.
- Ban Thường vụ Hội ban hành: nghị quyết, quyết định, hướng dẫn, thông báo,
báo cáo.
2) Các cơ quan lãnh đạo Hội cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
- Đại hội đại biểu cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành: Nghị
quyết, quy chế, thông báo.
- Ban chấp hành cấp tỉnh, thành phố ban hành: Nghị quyết, quyết định, quy
chế, quy định, thông báo, báo cáo.
- Ban thường vụ cấp tỉnh, thành phố ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị,
quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo.
3) Các cơ quan lãnh đạo hội cấp huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc
tỉnh
- Đại hội cấp huyện ban hành: Nghị quyết, quy chế, thông báo.

- Ban chấp hành huyện ban hành: Nghị quyết, quyết định, quy chế, quy định,
thông báo, báo cáo.
- Ban thường vụ huyện ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy
định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo.
4) Các cơ quan lãnh đạo hội cấp cơ sở
- Đại hội ban hành: Nghị quyết.
- Ban chấp hành cơ sở ban hành: Nghị quyết, quyết định, quy chế, quy định,
thông báo, báo cáo.
- Ban thường vụ cơ sở ban hành: Nghị quyết, quyết định, quy định, quy chế,
thông báo, báo cáo.
5. Ngoài các văn bản được ban hành theo thẩm quyền nêu trên, tổ chức, cơ
quan hội các cấp, tùy tình hình được quyền ban hành các loại văn bản như: kế
hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, tờ trình, công văn, biên bản.
II. THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM
7
Văn bản của Hội Nông dân Việt Nam là loại hình tài liệu ghi lại kết quả của
quá trình hoạt động của Hội. Văn bản của Hội còn là phương tiện, công cụ chủ yếu,
phổ biến để thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp Hội, để tổ chức các mối liên
hệ thống nhất trong Hội từ trung ương đến cơ sở.
Văn bản của Hội còn là một trong những phương tiện tin cậy để chuyển tải nội
dung và phương pháp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, vận động, thuyết phục, v.v của
Hội, tạo thành mối quan hệ bền chắc giữa Hội với nông dân, giữa trung ương với
các địa phương, giữa các cơ quan Hội với các cấp, các ngành. Văn bản của Hội còn
là căn cứ tin cậy cho công tác kiểm tra việc thực hiện chủ trương, đường lối của
Đảng.
Văn bản của Hội là cứ liệu, bằng chứng tin cậy để nghiên cứu lịch sử, nghiên
cứu lý luận, tổng kết hoạt động thực tiễn của Hội.
I. Khái niệm, các thành phần thể thức văn bản
- Khái niệm: Thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam bao gồm các thành
phần cần thiết của văn bản được trình bày đúng quy định để bảo đảm giá trị pháp lý

và giá trị thực tiễn của văn bản.
- Các thành phần thể thức
+ Các thành phần thể thức bắt buộc
Mỗi văn bản chính thức của Hội Nông dân Việt Nam bắt buộc phải có đủ 7
thành phần thể thức sau đây:
- Tên cơ quan ban hành văn bản (tác giả văn bản),
- Số và ký hiệu văn bản,
- Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,
- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,
- Phần nội dung văn bản,
- Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,
- Nơi nhận văn bản.
+ Các thành phần thể thức bổ sung
Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, đối với từng văn bản cụ thể, tùy theo
nội dung và tính chất, có thể bổ sung các thành phần thể thức sau đây
- Dấu chỉ mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật),
- Dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc, hoả tốc có hẹn giờ),
- Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, bản thảo và tài liệu hội nghị,
Các thành phần thể thức bổ sung do người ký văn bản quyết định.
+ Bản chính, bản sao và các thành phần thể thức bản sao
8
- Bản chính là bản hoàn chỉnh, đúng thể thức, có chữ ký trực tiếp của người có
thẩm quyền và dấu của cơ quan ban hành.
- Bản sao là bản sao lại nguyên văn hoặc trích sao một phần nội dung từ bản
chính. Văn bản sao dưới mọi hình thức đều phải đảm bảo đủ các thành phần thể thức
bản sao sau đây:
+ Tên cơ quan sao văn bản,
+ Số và ký hiệu bản sao,
+ Địa điểm và ngày, tháng, năm sao văn bản,
+ Các chỉ dẫn loại bản sao,

+ Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan sao văn bản,
+ Nơi nhận bản sao.
II. Cách trình bày các thành phần thể thức
1. Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc
* Tên cơ quan ban hành văn bản
- Văn bản của Đại hội toàn quốc, đại hội các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn
bản như sau :
+ Đại hội đại biểu toàn quốc của Hội Nông dân Việt Nam
Ví dụ : ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC
lần thứ . . .
*
- Văn bản của Hội từ Trung ương đến cơ sở ghi tên cơ quan ban hành văn bản
như sau:
+ Văn bản của Ban Chấp hành Trung ương Hội, Ban Thường vụ, ghi chung là
HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
*
* Số và ký hiệu văn bản
- Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ 01 của mỗi loại văn bản của TW
Hội, Ủy ban kiểm tra, các ban tham mưu giúp việc ban hành trong một nhiệm kỳ của
Hội. Nhiệm kỳ của Hội được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội toàn quốc
bầu Ban Chấp hành lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội toàn quốc bầu Ban Chấp
hành lần sau. Số văn bản viết bằng số Ả rập (1, 2, 3 )
Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo thể loại văn
bản của cơ quan chủ trì trong việc soạn thảo văn bản đó.
9
- Ký hiệu văn bản gồm hai nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơ
quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản.
Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu ngang
nối (-), giữa tên loại và tên cơ quan trong ký hiệu có dấu sổ chéo (/).

Vị trí trình bày: Số và ký hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban
hành văn bản.
Ví dụ HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM
VĂN PHÒNG
*
Số 127 - CV/VP
c. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Địa điểm ban hành văn bản:
+ Văn bản của các cơ quan Hội cấp Trung ương và cấp tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố hoặc thị xã tỉnh lỵ
mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở.
+ Văn bản của các cơ quan Hội cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
và của xã, phường, thị trấn thì địa điểm ban hành văn bản là tên riêng của huyện,
quận, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn đó.
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó. Những
ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số không (0) đứng trước và phải ghi đầy đủ
ngày tháng năm
* Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
- Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản đó, như: nghị quyết, chỉ thị,
quyết định, v.v
- Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của
nội dung văn bản. Trong trích yếu nội dung một số loại văn bản có ghi tên cơ quan
ban hành văn bản đó.
Ví dụ : CHỈ THỊ
về triển khai thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở, cơ quan
Vị trí trình bày: Tên loại văn bản và trích yếu nội dung được trình bày chính
giữa trang giấy, phía dưới ngày, tháng, năm ban hành và số - ký hiệu văn bản bằng
chữ in hoa đứng và là chữ lớn nhất trong văn bản. Riêng công văn, trích yếu nội
dung được trình bày dưới số và ký hiệu bằng chữ in thường, nghiêng cỡ chữ nhỏ
hơn chữ trình bày nội dung.

Ví dụ: Số 124- CV/VP
Về chế độ bồi dưỡng độc hại cho cán bộ lưu trữ
* Phần nội dung văn bản
10
Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản.
Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại văn bản.
* Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành
- Chữ ký, thể thức đề ký:
+ Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản
được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên người ký. Người ký
không được dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn bản.
+ Đối với văn bản của các Hội, thể thức đề ký là T/M (thay mặt).
Ví dụ 1: T/M BAN CHẤP HÀNH
CHỦ TỊCH
Ví dụ 2: T/M BAN THƯỜNG VỤ
PHÓ CHỦ TỊCH
+ Đối với văn bản của văn phòng do cấp trưởng ký trực tiếp. Nếu cấp phó được
phân công hoặc ủy quyền ký thay thì thể thức đề ký là K/T (ký thay).
Ví dụ : Ký trực tiếp: CHÁNH VĂN PHÒNG
Ký thay: K/T CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
+ Đối với một số văn bản được ban chấp hành trung ương hội hoặc thủ trưởng
cơ quan hội ủy quyền ký thì ghi thể thức đề ký là T/L (thừa lệnh). Người được ủy
quyền trực tiếp ký thừa lệnh không ủy quyền lại cho người khác ký thay.
Ví dụ 1: Chánh Văn phòng được ủy quyền trực tiếp ký:
T/L BAN THƯỜNG VỤ
CHÁNH VĂN PHÒNG
Ví dụ 2: Phó Chánh văn phòng nếu được ủy quyền trực tiếp ký
T/L BAN THƯỜNG VỤ
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

* Dấu cơ quan ban hành:
Dấu cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan
ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng, ngay ngắn và
trùm lên khoảng từ 1/3 đến 1/4 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có mầu đỏ tươi theo
quy định của Bộ Nội vụ.
- Nơi nhận: là tên cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm nhận văn bản để thi
hành, để giải quyết, để theo dõi, để biết, v. v và để lưu. Cần ghi rõ mục đích gửi
văn bản đối với từng nơi nhận.
11
2. Các thành phần thể thức bổ sung
Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tùy theo nội dung và tính chất của
từng văn bản cụ thể, người ký văn bản có thể quyết định bổ sung các thành phần thể
thức sau đây:
* Dấu chỉ mức độ mật
Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức: mật (C), tối mật (B) và tuyệt mật (A).
* Dấu chỉ mức độ khẩn
Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn và hoả tốc.
* Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị
- Đối với văn bản cần phải chỉ dẫn phạm vi phổ biến thì phải ghi hoặc đóng
các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp như: "thu hồi", "xong hội nghị trả lại",
"xem xong trả lại", "không phổ biến", "lưu hành nội bộ"v.v
Các văn bản nếu có quy định không được phổ biến hoặc phạm vi sử dụng trên
các phương tiện thông tin đại chúng thì thường được ghi rõ "Không đăng báo, đài" ở
phía dưới, chính giữa trang cuối cùng của văn bản.
- Đối với các văn bản được các cơ quan tham mưu, giúp việc dự thảo nhiều lần
thì phải ghi đúng, đủ chỉ dẫn về dự thảo. Chỉ dẫn về dự thảo gồm tên cơ quan dự
thảo và "dự thảo lần thứ "
- Các văn bản của các cơ quan khác được sử dụng tại hội nghị thì đóng dấu
hoặc đánh máy rõ chỉ dẫn "Tài liệu hội nghị ngày ".
* Ký hiệu chỉ người đánh máy, tên tệp văn bản và số lượng bản phát hành.

PHẦN IV
QUẢN LÝ VĂN BẢN
1. Yêu cầu
- Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành và lưu giữ công văn đi, đến vào bộ phận
văn thư cơ quan.
- Hợp lý hoá quá trình luân chuyển công văn đi và đến; theo dõi chặt chẽ việc
giải quyết công văn, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc.
- Quản lý chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật công văn tài liệu; bảo quản sạch sẽ,
thu hồi đầy đủ và đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi.
- Lập hồ sơ đầy đủ, phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác; nộp lưu hồ sơ và sổ
sách vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn.
2. Tổ chức quy trình công văn đi
12
1) Đánh máy và nhân sao văn bản
Bản gốc tài liệu khi đưa đánh máy, in để phát hành cần phải bảo đảm đầy đủ
những thành phần thể thức văn bản như: tên cơ quan ban hành, địa điểm, ngày tháng
năm; số và ký hiệu; tên loại và trích yếu; người ký; nơi nhận; độ mật, độ khẩn; thời
hạn thu hồi (nếu có); số lượng bản cần đánh máy hoặc in (gồm số bản phát hành, số
bản lưu và số bản dự phòng cần thiết) và phải có chữ ký duyệt của người ký văn
bản.
Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của đồng chí phụ trách đơn vị có
bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu về số lượng bản
và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày.
Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh
thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy.
Khi giao nhận tài liệu đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm.
Sổ giao nhận tài liệu đánh máy giúp người đánh máy theo dõi được công việc,
bảo đảm thực hiện đúng yêu cầu của người đưa bản thảo. Giúp các đồng chí phụ
trách quản lý được công việc của người đánh máy và văn phòng phẩm của cơ quan.
Người đánh máy, in phải đảm bảo chính xác về nội dung, đáp ứng yêu cầu về

số lượng bản và thời hạn đánh máy, trình bày đúng thể thức văn bản và đúng tiêu
chuẩn kỹ thuật (sạch, đẹp, cân đối).
Trong khi đánh máy, nếu thấy có điểm nào chưa rõ, người đánh máy không
được tự ý sửa chữa mà báo cáo với người giao bản thảo hoặc trưởng phòng hành
chính để giải quyết.
Người đánh máy có trách nhiệm dò soát, bảo đảm bản đánh máy đúng như bản
thảo. Văn bản thuộc đơn vị nào thì đồng chí phụ trách đơn vị đó hoặc cán bộ theo
dõi việc ấy soát lại nội dung lần cuối cùng trước khi trình ký.
Cần ghi rõ số lượng bản, tên file, tên người đánh máy, in, đọc soát vào phía
dưới, góc trái, cuối văn bản (dưới nơi nhận).
Đối với tài liệu mật, cần cử người đánh máy riêng, sau khi đánh máy, in xong
phải kiểm tra, huỷ bỏ các tờ giấy nến, những trang đánh máy, in thừa, hỏng.
2) Trình ký, đóng dấu: các văn bản trước khi trình cấp ủy, lãnh đạo cơ quan ký
chính thức đều phải đưa chánh văn phòng kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn
bản. Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức văn bản lần cuối và trình
thủ trưởng ký. Đối với những cơ quan có nhiều tài liệu nên quy định về thời gian xin
chữ ký thủ trưởng trong ngày (trừ những trường hợp đặc biệt).
Cán bộ văn thư được giao trách nhiệm giữ dấu, phải tự tay mình đóng dấu vào
văn bản. Căn cứ vào quy định về quyền hạn ký văn bản của cơ quan, văn thư kiểm
13
tra, đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu, nếu thấy có gì khác nhau phải
kịp thời báo cáo với đồng chí có trách nhiệm xem xét giải quyết. Dấu đóng trùm lên
khoảng 1/3 - 1/4 chữ ký về phía bên trái.
Tuyệt đối không được đóng dấu vào văn bản chưa có chữ ký hoặc chữ ký
không hợp lệ (người ký không đủ thẩm quyền ký văn bản). Không được đóng dấu
vào giấy trắng, giấy giới thiệu chưa ghi nội dung,
Cán bộ văn thư phải quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng đúng quy định của cơ
quan. Khi người giữ dấu nghỉ (dài ngày), cơ quan phải cử người khác thay và có
biên bản bàn giao rõ ràng.
3) Đăng ký công văn đi

Tất cả các văn bản chính thức của cơ quan gửi đi đều phải tập trung thống nhất
ở phòng văn thư hoặc bộ phận văn thư cơ quan để cho số và đăng ký vào sổ.
Đăng ký công văn đi: số công văn được đánh bằng chữ số Ảrập theo từng thể
loại văn bản và theo nhiệm kỳ cấp hội.
Tuỳ theo số lượng công văn đi của cơ quan trong một nhiệm kỳ để sử dụng số
lượng sổ đăng ký cho phù hợp. Những thể loại có số lượng nhiều như: quyết định và
quy định (đánh chung một hệ thống số), công văn có thể dùng sổ riêng. Các thể loại
khác số lượng ít có thể dùng chung một sổ, trong đó chia ra nhiều phần, mỗi phần
đăng ký một loại.
- Các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường đăng ký riêng.
Sổ đăng ký công văn đi có tác dụng quản lý chặt chẽ tài liệu, theo dõi để cho số
văn bản chính xác, là căn cứ để tra tìm tài liệu ở văn thư và nộp lưu tài liệu vào lưu
trữ cơ quan. Vì vậy yêu cầu phải đăng ký đúng và đầy đủ các cột mục trong sổ, chữ
viết rõ ràng, trình bày sạch đẹp.
Sổ đăng ký công văn đi cần in sẵn, theo mẫu thống nhất của Cục lưu trữ Văn
phòng Trung ương với độ dày 200 trang, trước khi sử dụng phải được đồng chí phụ
trách ký và đóng dấu cơ quan vào trang đầu.
Ngoài phương pháp đăng ký công văn đi bằng sổ, hiện nay ở văn thư cơ quan
đã sử dụng máy tính để đăng ký và quản lý công văn đi theo chương trình phần mềm
quản lý công văn đi trên mạng.
4) Làm thủ tục gửi công văn đi
Tất cả các tài liệu cần phát hành đều do văn thư làm thủ tục gửi đi theo đúng
nơi nhận đã ghi trong tài liệu. Để tránh gửi sót hoặc trùng lặp tài liệu, mỗi cơ quan
cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận tài liệu. Danh sách các đầu mối
phải trình Chánh văn phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối.
Việc làm thủ tục gửi công văn đi cần đảm bảo yêu cầu sau:
14
- Công văn đi phải được gửi đi ngay sau khi đã có chữ ký hợp lệ của người có
thẩm quyền ký văn bản và đã được đóng dấu cơ quan.
- Các công văn khi gửi đi phải đúng với nơi nhận đã ghi trong văn bản.

Trên phong bì cần ghi rõ ràng, đầy đủ tên cơ quan gửi, số và ký hiệu tài liệu,
tên và địa chỉ cơ quan hoặc người nhận.
Những tài liệu có yêu cầu về độ khẩn phải bảo đảm đến nơi nhận đúng thời
gian quy định.
Đối với tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật, cần ghi rõ tên nơi nhận vào phía trên
trang đầu văn bản. Khi gửi phải kèm theo phiếu gửi và làm hai bì, bì ngoài ghi như
tài liệu thường, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật (hoặc
đóng dấu ký hiệu chỉ độ mật: A-tuyệt mật, B-tối mật, C-mật). Những tài liệu tuyệt
mật chỉ người có tên mới được mở bì phải dùng dấu "Riêng người có tên mở bì".
Khi giao nhận tài liệu gửi đi qua đường bưu điện hay chuyển trực tiếp đều phải
vào sổ chuyển và có ký nhận đầy đủ, rõ ràng.
Mỗi tài liệu phát hành chính thức đều lưu lại một bản giấy tốt, chữ rõ do các
đồng chí lãnh đạo ký trực tiếp bằng mực tốt. Đối với những loại quan trọng như:
NQ, QĐ, CT, BC và những tài liệu cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, sự việc
lưu hai bản. Bản thảo cuối cùng (bản gốc) những tài liệu quan trọng và các bản có
bút tích của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của cơ quan sửa chữa về nội dung cần
lưu giữ lâu dài cùng bản chính. Đối với bản gốc những loại tài liệu khác phải lưu lại
một năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết.
Tất cả các bản lưu công văn đi đều do văn thư lập thành hồ sơ và hết năm giao
nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định
5) Theo dõi, kiểm tra và thu hồi công văn đi
Sau khi gửi tài liệu đi, văn thư có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra nhằm kịp thời
phát hiện những trường hợp chậm trễ, thất lạc để xử lý. Cách kiểm tra có thể qua
điện thoại, thông qua phiếu gửi hoặc định kỳ hàng tháng gửi bản thống kê
Những tài liệu hoả tốc, thượng khẩn, tối mật, tuyệt mật cần tổ chức theo dõi
chặt chẽ việc chu chuyển để kịp thời nắm chắc kết quả giao, nhận tài liệu. Hàng
tháng, quý, 6 tháng, năm, văn thư tổng hợp số liệu công văn đi, trong đó phân tích số
lượng cụ thể từng loại; nêu rõ tình trạng chậm trễ, thất lạc, kết quả trả lời, báo cáo
với lãnh đạo để đôn đốc, điều hành công việc.
Đối với những văn bản có quy định thu hồi cần thu hồi đầy đủ và đúng hạn.

3. Tổ chức quy trình công văn đến
1) Tiếp nhận công văn đến
15
Tất cả công văn tài liệu, đơn thư khiếu tố của các cơ quan, cá nhân gửi đến cơ
quan bằng đường bưu điện, chuyển trực tiếp hay do cán bộ đi công tác đem về hoặc
do phân phát trong hội nghị đều phải tập trung thống nhất ở phòng hoặc bộ phận văn
thư cơ quan để đăng ký vào sổ.
Khi tiếp nhận công văn đến, bộ phận văn thư phải kiểm tra kỹ các thành phần
ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có), đối chiếu cẩn thận số và ký hiệu ghi trên bì với
sổ giao nhận rồi mới ký nhận.
Sau khi tiếp nhận, nếu có công văn khẩn phải ưu tiên làm thủ tục trước và
chuyển ngay đến người giải quyết.
Khi mở bì phải cẩn thận, tránh để sót hoặc làm rách tài liệu. Đối chiếu kỹ số và
ký hiệu tài liệu trong bì với số và ký hiệu ghi ngoài bì, nếu có sự nhầm lẫn cần kịp
thời báo cáo với đồng chí phụ trách để xử lý. Trường hợp cần thiết thì lập biên bản
thông báo cho nơi gửi và yêu cầu kiểm tra lại.
Văn thư không mở những bì tài liệu gửi đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu
"Riêng người có tên mở bì".
Văn thư được trả lại nơi gửi những tài liệu gửi đến không đúng thể thức như:
thiếu dấu, thiếu chữ ký, thiếu trang, quá mờ, nhàu nát
2) Đóng dấu đến và đăng ký công văn đến
a. Đóng dấu đến
Mỗi công văn, tài liệu gửi đến cơ quan đều tập trung tại văn thư để thống nhất
đăng ký vào sổ công văn đến và đóng dấu đến. Dấu đến đóng vào góc trái, trang
đầu, dưới số và ký hiệu. Những bì tài liệu đến, văn thư không được phép mở bì thì
đóng dấu đến vào bì và sau khi đóng dấu đến, cán bộ văn thư có trách nhiệm ghi đầy
đủ các yếu tố vào dấu đến.
b. Đăng ký công văn đến
Tuỳ theo số lượng công văn, tài liệu gửi đến cơ quan trong năm nhiều hay ít mà
cán bộ văn thư cơ quan sử dụng số lượng sổ đăng ký công văn đến cho hợp lý. Số

công văn đến được đánh theo năm và theo từng sổ.
Sổ đăng ký công văn đến giúp cho việc quản lý, tra tìm và theo dõi quá trình
giải quyết công văn đến. Do vậy, khi phân chia tài liệu vào sổ cần chính xác; vào sổ
đầy đủ, đúng các cột mục, chữ viết rõ ràng, trình bày sạch, đẹp
Ngoài phương pháp sử dụng sổ để đăng ký công văn đến, hiện nay nhiều cơ
quan Hội ở Trung ương và ở tỉnh, thành phố đã sử dụng máy tính để đăng ký công
văn đến theo chương trình phần mềm quản lý công văn đến trên mạng máy tính.
3) Phân phối, theo dõi giải quyết công văn đến
16
Tất cả công văn, tài liệu đến sau khi đã đăng ký vào sổ, cán bộ văn thư chuyển
cho đồng chí Chánh hoặc Phó chánh văn phòng để xem xét và quyết định việc phân
phối. Sau đó văn thư đăng ký tiếp vào cột "Người nhận" trong sổ công văn đến rồi
làm thủ tục chuyển giao. Việc chuyển giao công văn đến cần được đăng ký đầy đủ
vào sổ chuyển và có ký nhận rõ ràng.
Các công văn, tài liệu cần luân chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ
người này sang người khác hay chuyển ra ngoài cơ quan đều phải qua văn thư làm
thủ tục chuyển tiếp và văn thư có trách nhiệm theo dõi chặt chẽ việc luân chuyển tài
liệu đến. Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm theo dõi việc giải quyết về nội dung công
văn.
Những công văn đến cần sao phải có ý kiến phê duyệt của Chánh Văn phòng.
Sau khi sao gửi, bản chính được lưu lại ở văn thư.
Những công văn của các nơi gửi đến xin ý kiến, hoặc công văn có yêu cầu về
thời hạn giải quyết, văn thư cần vào sổ theo dõi riêng và có trách nhiệm giúp đồng
chí phụ trách nhắc các bộ phận trong cơ quan về thời hạn giải quyết công văn và kịp
thời báo cáo những trường hợp chậm trễ để lãnh đạo quan tâm đôn đốc việc giải
quyết. Khi công việc được giải quyết xong, văn thư ghi rõ kết quả vào sổ theo dõi
đồng thời kết thúc quá trình theo dõi
PHẦN V
XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ, LẬP HỒ SƠ
VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

I. Xây dựng danh mục hồ sơ
1. Khái niệm:
Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn
thư (hoặc một nhiệm kỳ) của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn
bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định.
2. Tác dụng:
- Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ trong cơ quan được chủ động, hợp lý, chính
xác và có chất lượng.
- Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị và
công việc của từng cán bộ nhân viên.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với
việc lập hồ sơ.
- Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
3. Cách xây dựng và sử dụng danh mục hồ sơ
17
* Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ
- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và công
việc của từng cán bộ.
- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quan
- Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị
hoặc danh mục hồ sơ của năm (hoặc nhiệm kỳ) trước và bảng thời hạn bảo quản tài
liệu của cơ quan.
- Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan giao dịch,
thời gian (xem phần phương pháp lập hồ sơ).
* Cách làm danh mục hồ sơ: có hai cách
- Cách 1: Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan dự kiến danh mục hồ sơ cho từng
đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi các đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ văn thư,
lưu trữ giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ các đơn vị, bổ sung, hoàn
chỉnh thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành.
Cách làm này có thể tiến hành tương đối nhanh nhưng khó khăn trong việc dự

kiến các hồ sơ cụ thể vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm vững chức năng,
nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nắm được yêu cầu nghiên cứu của từng cán bộ mới
dự kiến được danh mục hồ sơ sát hợp.
- Cách 2: Từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương trình, kế
hoạch công tác trong năm và kinh nghiệm của các năm (hoặc nhiệm kỳ) trước, dự
kiến những hồ sơ mình cần lập trong năm (hoặc nhiệm kỳ), đưa cho cán bộ phụ
trách đơn vị góp ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến danh mục
hồ sơ của các cán bộ trong đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ
trùng lặp hoặc không cần thiết) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn
thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ của các
đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp ) thành bản danh
mục hồ sơ chung của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành.
Cách làm này có ưu điểm: danh mục hồ sơ lập được sẽ đầy đủ, chính xác hơn
nhưng để bảo đảm hoàn thành đúng thời gian và có chất lượng, cán bộ văn thư, lưu
trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh mục hồ sơ. Văn
phòng cơ quan cần có kế hoạch cụ thể kiểm tra, đôn đốc thường xuyên các đơn vị.
Danh mục hồ sơ mỗi năm (nhiệm kỳ) làm một lần vào cuối năm (nhiệm kỳ)
trước hoặc vào đầu năm (nhiệm kỳ). Những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng,
nhiệm vụ ít thay đổi, cần đầu tư thời gian làm danh mục hồ sơ lần đầu, những năm
(nhiệm kỳ) sau chỉ điều chỉnh, bổ sung một số hồ sơ cụ thể cho phù hợp với nhiệm
vụ, chương trình công tác năm (nhiệm kỳ) đó và tiếp tục sử dụng.
- Cách sử dụng danh mục hồ sơ
18
Danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng phê duyệt cần sao thành nhiều bản: Chánh
văn phòng, trưởng phòng hành chính, mỗi người giữ 1 bản để theo dõi, kiểm tra, đôn
đốc việc lập hồ sơ.
Cán bộ văn thư giữ một bản để theo dõi lập những hồ sơ thuộc phần mình phụ
trách đồng thời theo dõi để ghi vào mục lưu hồ sơ trong dấu đến (khi đóng vào công
văn đến) và cột lưu hồ sơ trong sổ đăng ký công văn đi, đến.
Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập trong năm

(nhiệm kỳ) mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị đồng thời làm cơ sở để theo
dõi, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ và thu hồ sơ về lưu trữ.
Văn phòng sao (hoặc trích sao) gửi mỗi đơn vị trong cơ quan một bản để thực
hiện.
Cán bộ nghiên cứu căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình phải lập những hồ
sơ gì, để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ (như trong danh
mục hồ sơ). Trong quá trình giải quyết công việc tài liệu thuộc hồ sơ nào đưa vào tờ
bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ sẽ kết thúc khi công việc được giải quyết xong hoặc hết
năm văn thư.
Một số điểm cần lưu ý
- Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước nên có thể có trường hợp chưa sát với
thực tế, vì vậy trong quá trình giải quyết công việc nếu có những vấn đề mới nảy
sinh cần bổ sung ngay vào danh mục (trong danh mục cần để một số hồ sơ trống để
dự phòng).
- Cuối năm (nhiệm kỳ) nếu có trường hợp hồ sơ đã dự kiến trong danh mục
nhưng trong thực tế không thực hiện công việc, không lập được hồ sơ thì ghi vào cột
ghi chú trong danh mục hồ sơ: không hình thành hồ sơ.
- Nếu hết năm (nhiệm kỳ) công việc chưa giải quyết xong, chưa kết thúc hồ sơ
thì ghi vào cột ghi chú trong danh mục hồ sơ: chuyển sang năm (nhiệm kỳ) sau.
Tóm lại: Danh mục hồ sơ đóng vai trò rất quan trọng và thiết thực trong công
tác lập hồ sơ. Vì vậy, để danh mục hồ sơ phát huy tác dụng, tạo điều kiện thuận lợi
cho cán bộ trong cơ quan thực hiện được dễ dàng, khi xây dựng cần nghiên cứu kỹ,
làm dần từng bước, tránh làm qua loa, đại khái, hình thức. Qua từng năm (nhiệm kỳ)
đều có rút kinh nghiệm để điều chỉnh, bổ sung danh mục hồ sơ ngày càng hoàn
chỉnh hơn.
II. Lập hồ sơ
1. Khái niệm
* Khái niệm hồ sơ: là một tập tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau về một
vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc trưng nhất định
như: tên gọi, tác giả, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc

phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc một cá nhân.
Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản.
19
* Khái niệm lập hồ sơ: là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị
và nhiệm vụ cụ thể được giao, dựa vào danh mục hồ sơ của cơ quan (nếu có) hoặc
dựa trên một số đặc trưng phổ biến giống nhau của tài liệu mà tập hợp tài liệu được
sản sinh trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc, từng người
hoặc từng tập tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu hàng ngày và lâu dài về
sau.
* Vị trí
- Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải quyết xong
công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc.
- Công tác lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ
và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
* Tác dụng của hồ sơ
- Tra tìm nhanh chóng, là căn cứ chính xác để giải quyết công việc hàng ngày
kịp thời, không để sót việc, chậm việc, nâng cao hiệu quả công tác.
- Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật, không để mất mát, thất lạc tài liệu.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên
cứu hàng ngày và lâu dài về sau.
2. Trách nhiệm lập hồ sơ
Điều 21 điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm
theo nghị định 142 - CP của Phủ Thủ tướng ngày 28-9-1963 đã quy định: "Cán bộ,
nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên
môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải
lập hồ sơ về công việc mình đã làm".
Có quy định trên là vì cán bộ trực tiếp giải quyết công việc là người hiểu rõ
hơn ai hết về công việc mình đã làm, biết được quá trình phát sinh, phát triển và kết
thúc của sự việc và những loại tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công
việc nên có điều kiện để thu thập đầy đủ tài liệu đưa vào hồ sơ. Do đó, hồ sơ lập ra

được hợp lý, chính xác, có chất lượng cao; đồng thời sẽ phục vụ thiết thực cho bản
thân cán bộ đó trong quá trình giải quyết công việc.
- Để thực hiện đúng điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ,
mỗi cán bộ, nhân viên cần xác định trách nhiệm phải lập hồ sơ những công việc
mình làm; coi đó là một việc làm thường xuyên hàng ngày, từ đó có ý thức lưu giữ
tài liệu, giải quyết xong công việc đưa ngay tài liệu vào hồ sơ.
- Đối với các đồng chí lãnh đạo có thư ký riêng, thư ký có trách nhiệm lập hồ
sơ những tài liệu của thủ trưởng. Các đồng chí lãnh đạo khác, có trách nhiệm lập
những hồ sơ thuộc phần việc mình phụ trách.
- Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập đầy đủ các tập lưu công văn đi, hồ sơ hội
nghị cơ quan, hội nghị ngành do cơ quan tổ chức. Ở các cấp hội, văn thư có trách
20
nhiệm lập hồ sơ Đại hội, hội nghị Ban chấp hành, Ban thường vụ và hội nghị cán bộ
do cấp hội triệu tập.
3. Yêu cầu lập hồ sơ
1) Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị
2) Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ
hoàn chỉnh
3) Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị
4. Phương pháp lập hồ sơ
1) Hình thành hồ sơ (Mở hồ sơ)
a. Đối với cơ quan đã xây dựng danh mục hồ sơ, cần dựa vào danh mục hồ sơ
để đưa tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ).
b. Đối với những cơ quan chưa xây dựng danh mục hồ sơ, từng cán bộ nhân
viên cần căn cứ vào nhiệm vụ của mình và dựa vào 6 đặc trưng sau để hình thành hồ
sơ.
- Đặc trưng tên gọi
- Đặc trưng vấn đề
- Đặc trưng tác giả:
- Đặc trưng cơ quan giao dịch

- Đặc trưng địa dư:
- Đặc trưng thời gian
Tóm lại: Có 6 đặc trưng để hình thành hồ sơ, khi lập hồ sơ cần vận dụng linh
hoạt, ngoài đặc trưng chính cần kết hợp một số đặc trưng khác để lập hồ sơ. Trong
thực tế thường áp dụng phổ biến 4 đặc trưng: tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian.
2) Phân chia đơn vị bảo quản:
Để thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ khai thác, mỗi hồ sơ (đơn vị bảo
quản) không nên dày quá 200 trang (đơn vị bảo quản là đơn vị để thống kê trong lưu
trữ).
Sau khi đã thu thập đủ tài liệu đưa vào hồ sơ, cần loại những giấy nháp, tư liệu
tham khảo, những tài liệu trùng, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ. Nếu khối lượng
tài liệu trong hồ sơ nhiều quá 200 trang nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn
vị bảo quản.
Khi phân chia thành các đơn vị bảo quản, cần dựa vào mối liên hệ về nội dung,
thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý. Ví dụ:
- Nếu quyết định nhân sự trong một năm hoặc một nhiệm kỳ nhiều nên dựa vào
nội dung để phân chia thành các đơn vị bảo quản
+ Quyết định về việc tiếp nhận, điều động cán bộ.
+ Quyết định về việc xếp lương.
21
+ Quyết định về việc khen thưởng.
+ Quyết định về việc kỷ luật.
+
- Nếu công văn trong một năm nhiều nên dựa vào thời gian để chia thành hai
đơn vị bảo quản:
+ Công văn từ tháng 1 đến tháng 6.
+ Công văn từ tháng 7 đến tháng 12.
- Hồ sơ Đại hội nếu nhiều tài liệu nên dựa vào giá trị tài liệu để phân chia ra
các đơn vị bảo quản
+ Tài liệu chuẩn bị Đại hội.

+ Các tài liệu chính trong Đại hội.
+ Các bản tham luận của đại biểu.
+ Tài liệu về bầu cử.
+ Phiếu bầu.
+ Tài liệu về phục vụ Đại hội.
+ Thư chúc mừng, quyết tâm thư gửi Đại hội.
+
3) Sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản
Sau khi đã phân chia các đơn vị bảo quản (ĐVBQ) cần sắp xếp tài liệu trong
từng ĐVBQ, bảo đảm mối liên hệ giữa các tài liệu với nhau, phản ánh vấn đề rõ
ràng, thuận tiện cho tra tìm, nghiên cứu. Có các cách sắp xếp tài liệu như sau:
-Sắp xếp theo số thứ tự công văn:
- Sắp xếp theo ngày, tháng, năm của tài liệu.
-Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc:
- Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tài liệu
- Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả
- Sắp xếp theo vần chữ cái.
Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp tài liệu
- Nếu trong ĐVBQ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì để bảo
quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc: nơi bảo quản phim, ảnh đó, ghi rõ ký
hiệu tra tìm).
- Trong ĐVBQ mỗi tài liệu chỉ cần giữ 1 bản, chọn bản chính có đầy đủ thể
thức, giấy tốt, chữ rõ.
- Các chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết năm, xếp vào năm mà nội
dung tài liệu nói đến.
22
- Các chương trình, kế hoạch công tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội
dung tài liệu nói đến. Ví dụ: Kế hoạch công tác 5 năm 2005 - 2010 xếp vào năm
2005.
- Các báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu nói

đến. Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác 5 năm 2005 – 2010 xếp vào năm 2010.
4) Biên mục đơn vị bảo quản
Việc biên mục gồm: đánh số trang, viết mục lục tài liệu, viết chứng từ kết thúc,
viết bìa hồ sơ.
III. Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Hồ sơ lập xong cần được kiểm tra lại, thống kê vào mục lục hồ sơ. Vào đầu
năm sau, các đơn vị tập trung những hồ sơ đã giải quyết xong, kiểm tra, hoàn chỉnh
hồ sơ và tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
Những hồ sơ mà cán bộ cần giữ lại một thời gian để nghiên cứu phải làm thủ
tục mượn lại.
Khi giao nhận hồ sơ cần lập biên bản.
Tóm lại: Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ là khâu quan trọng của công
tác văn thư. Mỗi cán bộ, cơ quan cần làm tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày và
nghiên cứu lâu dài về sau. Đồng thời tạo điều kiện thuận tiện để quản lý hồ sơ tài
liệu.
23